MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG SĨ QUAN LỤC QUÂN 1 4 1.1.Cơ sở lý luận về công tác văn thư 4 1.1.1. Một số khái niệm 4 1.1.2. Nội dung của công tác văn thư 4 1.1.3. Vai trò của công tác văn thư 5 1.2. Khái quát về Trường Sĩ quan Lục quân1 5 1.2.1. Sự hình thành và phát triển 5 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ 7 1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Trường Sĩ quan Lục quân 1 7 Chương 2THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG SĨ QUAN 10 LỤC QUÂN 1 10 2.1. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư 10 2.1.1. Về tổ chức công tác văn thư tại Trường Sĩ quan Lục quân 1 10 2.1.2. Về cán bộ làm công tác văn thư 11 2.2. Tình hình thực hiện nội dung nghiệp vụ công tác văn thư tại Trường Sĩ quan Lục quân 1 11 2.2.1. Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đến 11 2.2.2. Quy trình xử lý văn bản đi 15 2.2.3. Tổ chức quản lý giải quyết các văn bản mật trong cơ quan 18 2.2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 18 2.2.5. Lập hồ sơ và lưu trữ 19 CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG SĨ QUAN LỤC QUÂN 1 21 3.1. Đánh giá thực trạng công tác văn thư của Trường Sĩ quan Lục quân 1 21 3.1.1. Những ưu điểm 21 3.1.2. Những mặt còn hạn chế 22 3.1.3. Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư tại Trường Sĩ quan Lục quân 1 23 3.1.3.1. Nâng cao trình độ của nhân viên văn thư 23 3.1.3.2. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư 23 3.1.3.3. Thường xuyên kiểm tra công tác văn thư 24 KẾT LUẬN 25 TÀI LIỆU THAM KHẢO 26 PHỤ LỤC
LỜI CAM ĐOAN Tôi thực đề tài “Công tác văn thư Trường Sĩ quan Lục quân 1” xin cam đoan công trình nghiên cứu thời gian qua Các số liệu đề tài xác thực Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm có không trung thực thông tin sử dụng công trình nghiên cứu Hà Nội, ngày tháng năm 2016 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài môn Phương pháp nghiên cứu khoa học nhận động viên hỗ trợ từ nhiều người Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn, kính trọng đến cô TS Lê Thị Hiền – Giảng viên học phần Phương pháp nghiên cứu khoa học tận tình dạy giúp hoàn thành tốt đề tài Tôi xin gửi lời cảm ơn đến thủ trưởng, đồng chí Trường Sĩ quan Lục quân tạo điều kiện cho tìm hiểu, thu thập tài liệu cách thuận lợi Trong trình nghiên cứu gặp nhiều khó khăn mặt khác trình độ nghiên cứu hạn chế nên dù cố gắng đề tài không tránh khỏi hạn chế thiếu sót Vì mong nhận góp ý từ thầy cô bạn để đề tài nghiên cứu hoàn thiện Tôi xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG SĨ QUAN LỤC QUÂN 1.1.Cơ sở lý luận công tác văn thư 1.1.1 Một số khái niệm .4 1.1.2 Nội dung công tác văn thư 1.1.3 Vai trò công tác văn thư 1.2 Khái quát Trường Sĩ quan Lục quân1 1.2.1 Sự hình thành phát triển 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ 1.2.3 Cơ cấu tổ chức Trường Sĩ quan Lục quân .7 Chương 10 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG SĨ QUAN 10 LỤC QUÂN 10 2.1 Tình hình tổ chức cán làm công tác văn thư .10 2.1.1 Về tổ chức công tác văn thư Trường Sĩ quan Lục quân 10 2.1.2 Về cán làm công tác văn thư 10 2.2 Tình hình thực nội dung nghiệp vụ công tác văn thư Trường Sĩ quan Lục quân 11 2.2.1 Tổ chức quản lý, giải văn đến 11 2.2.2 Quy trình xử lý văn .15 2.2.3 Tổ chức quản lý giải văn mật quan 18 2.2.4 Tổ chức quản lý sử dụng dấu .18 2.2.5 Lập hồ sơ lưu trữ 19 CHƯƠNG .20 GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG SĨ QUAN LỤC QUÂN 20 3.1 Đánh giá thực trạng công tác văn thư Trường Sĩ quan Lục quân .20 3.1.1 Những ưu điểm 20 3.1.2 Những mặt hạn chế 22 3.1.3 Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư Trường Sĩ quan Lục quân 22 3.1.3.1 Nâng cao trình độ nhân viên văn thư .23 3.1.3.2 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư 23 3.1.3.3 Thường xuyên kiểm tra công tác văn thư .24 KẾT LUẬN .24 TÀI LIỆU THAM KHẢO 26 PHỤ LỤC 27 MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Công tác văn thư phận gắn liền với hoạt động đạo, điều hành công việc quan, tổ chức Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt Cũng điều mà công tác văn thư quan, tổ chức ngày quan tâm nhiều Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước quan đơn vị Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết Thông tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nguồn thông tin chủ yếu nhất, xác thông tin văn Về mặt nội dung công việc xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản lý Nhà nước mà văn phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lí Làm tốt công tác văn thư góp phần giải công việc quan nhanh chóng, xác, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước; hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng việc lợi dụng văn Nhà nước để làm việc trái với pháp luật.Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Công tác văn thư hoạt động quan hành Nhà nước đạt nhiều thành tích đáng kể, đáp ứng yêu cầu mặt đời sống kinh tế - xã hội Tuy nhiên bên cạnh kết đạt tồn số hạn chế Là sinh viên lớp QTVA15A thời gian học tập, rèn luyện trang bị kiến thức chuyên môn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội e có kiến thức định công tác văn thư Nhưng học phải đôi với hành, kiến thức lý thuyết học lớp phải áp dụng vào thực tế Tuy nhiên giới hạn thời gian lực nên e tập trung nghiên cứu “Công tác văn thư Trường Sĩ quan Lục quân 1” Đây vấn đề quan tâm có vai trò quan trọng công tác quản lý, điều hành Trường Sĩ quan Lục quân 1 Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Công tác văn thư Trường Sĩ quan Lục quân - Phạm vi nghiên cứu: + Không gian: Trường Sĩ quan Lục quân + Thời gian: Năm 2015 Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp thu thập thông tin, trực tiếp quan sát - Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp phân tích tổng hợp số liệu + Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo; + Nguồn tin từ mạng Internet; + Thông tin từ báo cáo định kỳ Trường Sĩ quan Lục quân - Phương pháp phân tích đánh giá so sánh tài liệu thu thập với phần lý luận quy định nhà nước, quan, tổ chức, xác định điểm mạnh, hạn chế nguyên nhân hạn chế Từ đưa số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư Trường Sĩ quan Lục quân - Phương pháp tổng hợp kết luận chung Lịch sử nghiên cứu Có thể khẳng định công tác văn thư hoạt động khó khăn phức tạp đòi hỏi phải có hiểu biết chuyên môn kinh nghiệm thực tế Nói đến công tác văn thư có nhiều đề tài, công trình gnghieen cứu khoa học đề cập Chúng ta khái quát số công trình nghiên cứu sau: - Cuốn sách”Quy định pháp luật soạn thảo văn công tác văn thư lưu trữ” TS Nghiêm Kỳ Hồng, Nxb Lao động năm 2006 - Giáo trình Nghiệp vụ văn thư Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Giáo trình lý luận công tác văn thư Giáo sư Vương Đình Quyền - Hỏi đáp công tác văn thư, lập hồ sơ lưu trữ hồ sơ quan Nhà nước, TS Nguyễn Thi Hà, Nxb Chính trị Quốc gia Trên sở kế thừa kết nghiên tác giả tình hình thực tiễn, đề tài nghiên cứu em làm rõ nọi dung công tác văn thư Trường Sĩ quan Lục quân Mục tiêu nghiên cứu - Tìm hiểu số vấn đề lý luận chung công tác văn thư - Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư Trường Sĩ quan Lục quân thời gian qua, phân tích nguyên nhân ưu điểm hạn chế công tác - Đề xuất số giải pháp nhằm khắc phục khuyết điểm , hạn chế đồng thời nâng cao hiệu công tác văn thư Trường Sĩ quan Lục quân nói riêng quan hành nhà nước nói chung Giả thuyết nghiên cứu Nếu Trường Sĩ quan Lục quân nâng cao trình độ công tác văn thư theo quy định Bộ Quốc phòng đảm bảo chất lượng tiến độ thời gian công việc từ chuyên nghiệp khoa học giúp đồng chí trình giải công việc đem lại hiệu quả, nhanh chóng, xác Đóng góp đề tài - Đề tài nghiên cứu góp phần chuẩn hoá, nâng cao hiệu lực, hiệu công tác văn thư Trường Sĩ quan Lục quân - Kết đạt đề tài sử dụng làm tài liệu tham khảo cho đồng chí làm công tác văn thư quan, đơn vị Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu đề tài có cấu trúc chương kết luận Chương 1: Cơ sở lý luận công tác văn thư tổng quan Trường Sĩ quan Lục quân Chương 2: Thực trạng công tác văn thư Trường Sĩ quan Lục quân Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư Trường Sĩ quan Lục quân CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG SĨ QUAN LỤC QUÂN 1.1.Cơ sở lý luận công tác văn thư 1.1.1 Một số khái niệm Văn thư khái niệm dùng để toàn công việc liên quan đến soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải văn bản, lập hồ sơ hành nhằm đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quản lý quan tổ chức Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho hoạt động quản lý quan nhà nước, tổ chức trị, kinh tế, xã hội, đơn vị vũ trang Là hoạt động công việc vấn đề xây dựng văn giải văn hình thành hoạt động quan Các văn hình thành công tác văn thư phương tiện thiết yếu cho hoạt động quan đạt hiệu Công tác văn thư hoạt độnggắn liền với văn giấy tờ hình thành hoạt động quan tổ chức, công tác văn thư hoạt động khởi đầu bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu hình thành hoạt động quan tổ chức, lập hồ sơ, quản lý sử dụng dấu 1.1.2 Nội dung công tác văn thư Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị - xã hội,các đơn vị vũ trang nhân dân Trong năm năm gần nghiệp vụ công tác văn thư có bước phát triển, đáp ứng yêu cầu cải cách Hành nhà nước *Các nghiệp vụ công tác văn thư: - Quản lý giải văn đến + Tiếp nhận kiểm tra sơ văn + Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến + Vào máy đăng ký văn đến + Trình văn đến + Sao văn đến + Chuyển giao văn lưu văn -Quản lý giải văn + Kiểm tra văn + Đăng ký đóng dấu văn + Chuyển theo dõi văn + Lưu đính văn -Lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan + Giúp thủ trưởng lập danh mục hồ sơ hướng dẫn lập danh mục hồ sơ + Hoàn chỉnh tập lưu văn để nộp vào lưu trữ quan -Quản lý sử dụng dấu + Bảo quản an toàn dấu quan loại dấu khác 1.1.3 Vai trò công tác văn thư Công tác văn thư đóng vai trò quan trọng, cần thiết nói chung văn phòng nói riêng Xác định điều nên Trường Sĩ quan Lục quân trọng xây dựng phát triển công tác văn thư, đảm bảo công tác văn thư nhanh chóng, xác, bí mật khoa học Trong hoạt động động quản lý hành nhà nước nay, lĩnh vực hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành gắn liền với văn có nghĩa gắn liền việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn Do vai trò công tác văn thư hoạt động quản lý quan trọng -Giúp cán quan nâng cao hiệu suất công việc giải xử lý nhanh chóng, đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân -Góp phần bảo vệ bí mật thông tin có liên quan đến quan, tổ chức bí mật quốc gia Nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư góp phần bảo đảm cho hoạt động hành nhà nước thông suốt.Nhờ góp phần nâng cao hiệu quản lý thúc đẩy nhanh chóng công cải cách hành 1.2 Khái quát Trường Sĩ quan Lục quân1 1.2.1 Sự hình thành phát triển Ngày 15/4/1945, chấp hành Nghị Hội nghị Quân cách mạng Bắc Kỳ Chỉ thị lãnh tụ Hồ Chí Minh, Trường Quân kháng Nhật - tiền thân Trường Sĩ quan Lục quân ngày thành lập Sự đời Trường Quân kháng Nhật, đáp ứng kịp thời nhiệm vụ đào tạo cán quân sự, trị làm nòng cốt xây dựng lực lượng vũ trang nhân dân, chuẩn bị Tổng khởi nghĩa giành quyền nước Đồng thời, đặt móng cho nghiệp đào tạo cán quân đội Đảng sau Kế thừa, phát huy giá trị lịch sử truyền thống tốt đẹp mà hệ Lục quân xây đắp nên, Nhà trường không ngừng đổi mới, nâng cao chất lượng đào tạo, đáp ứng yêu cầu huấn luyện, sẵn sàng chiến đấu chiến đấu; xây dựng quy đơn vị Đội ngũ cán bộ, giảng viên, nhân viên trưởng thành mặt; hệ thống sở vật chất, trang thiết bị dạy học bảo đảm tốt, ngày đại; cảnh quan ngày khang trang, đẹp Môi trường giáo dục, văn hóa phát triển lành mạnh, phong phú, nôi đào tạo cán có uy tín Quân đội ta Bảy mươi năm xây dựng, chiến đấu, trưởng thành, Nhà trường đào tạo 82 khóa học, 78 khóa tốt nghiệp trường với 10 vạn cán bộ, chất lượng đào tạo không ngừng nâng lên Cán trường thực tốt chức trách, nhiệm vụ, phát huy tốt phẩm chất, lực huy chiến đấu huấn luyện, quản lý đội, đáp ứng kịp thời nguồn cán huy cho đơn vị Nhiều đồng chí cống hiến, hy sinh trọn đời cho Tổ quốc; 300 đồng chí trở thành tướng lĩnh, cán cao cấp, giữ vị trí quan trọng quan Đảng, Nhà nước, Quân đội; 36 đồng chí tuyên dương danh hiệu “Anh hùng Lực lượng vũ trang nhân dân” “Anh hùng Lao động”; nhiều đồng chí trở thành nhà khoa học, văn nghệ sĩ tiếng, nhà giáo ưu tú, vận động viên cấp quốc gia quốc tế; hàng nghìn cán bộ, giáo viên Nhà trường đào tạo trở thành lực lượng nòng cốt xây dựng học viện, nhà trường toàn quân; 34 nghìn học viên học viện, trường sĩ quan khu vực phía Bắc học tập, rèn luyện Nhà trường; hàng chục vạn lượt học sinh, sinh viên bồi dưỡng kiến thức quân sự, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ giáo dục quốc phòng Đảng Thành tựu công tác đào tạo cán Nhà trường, góp phần quan trọng nghiệp giải phóng dân tộc, bảo Theo ý kiến Hiệu trưởng/Chánh Văn phòng nhân viên văn thư nhân văn để chuyển cho phận phòng, khoa, đơn vị có liên quan f, Chuyển giao văn lưu văn Thực theo quy định Nhà trường trình phân phối văn nhân viên văn thư tận tay chuyển văn đến phòng, khoa, đơn vị có liên quan để giải không nhờ cá nhân, phận chuyển hộ nhận hộ văn đến Nội dung sổ chuyển giao văn đến: Ngày Tên người chuyển quan đơn vị Số văn ghi phong bì Số lượng bì Độ mật Ngày, giờ, tên ký nhận 2.2.2 Quy trình xử lý văn a, Kiểm tra văn Tất văn bả,tài liệu cá nhân, phòng, khoa, đơn vị Trường gửi tới cá nhân, đơn vị Trường gọi văn Các loại văn Nhà trường ban hành như: Quyết định, kế hoạch, biên bản, hợp đồng, báo cáo, giấy mời, giấy giới thiệu, thông báo, quy định,… Để thuận tiện cho công việc giải nhanh chóng hiệu Trường Sĩ quan Lục quân văn phòng, khoa, đơn vị phòng, khoa, đơn vị tự soạn thảo theo nội dung yêu cầu thể thức quy định Nhân viên vản thư soạn thảo văn Ban Giám hiệu văn Văn phòng Phụ trách đơn vị giao soạn thảo văn kiểm tra, ký nháy vào bên cạnh kết thúc nội dung văn bản, chịu trách nhiệm độ xác nội dung tính pháp lý văn Sau soạn thảo xong văn chuyển lên cho nhân viên văn thư Nhân viên văn thư uỷ quyền Chánh Văn phòng, kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày Nếu không đạt yêu cầu chuyển trả lại đơn vị người soạn thảo văn sửa Nếu đạt yêu cầu nhân viên văn thư ký nháy vào cuối nơi nhận Văn thư trình Hiệu trưởng, Chánh Văn phòng văn có đủ chữ 15 ký xác nhận nội dung thể thức văn b,Đăng ký đóng dấu văn - Đăng ký Văn sau Thủ trưởng nhà trường xem xét, định chuyển xuống Ban Bảo mật Lưu trữ Nhân viên văn thư Ban có trách nhiệm kiểm tra lần cuối thể thức, nội dung kỹ thuật trình bày văn để kịp thời phát sai sót thông báo cho đơn vị người soạn thảo văn sửa chữa trước làm thủ tục đăng ký, ban hành Nhân viên văn thư ghi số, thời gian ban hành vào văn Số văn ghi liên tục từ số 01 ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 năm Vào sổ đăng ký văn nhập thông tin vào sở liệu máy tính theo theo Biểu ghi đăng nhập thông tin văn -Đóng dấu Khi văn có chữ ký hợp lệ nhân viên văn thư tiến hành đóng dấu quan, đơn vị ban hành dấu mức độ mật, khẩn (nếu có) vào văn bản.Tuyệt đối không đóng dấu lên văn nội dung, chưa có chữ ký chữ ký không hợp lệ Căn vào “nơi nhận” văn nhân viên văn thư đóng dấu đủ số lượng xác định.Trường hợp vượt số lượng phải có ý kiến quan, khoa, đơn vị soạn thảo Ban Bảo mật Lưu trữ c, Chuyển theo dõi văn Văn sau đăng ký, đóng dấu nhân viên văn thư làm thủ tục gửi ngày, chậm ngày làm việc tiếp theo.Văn hẹn giờ, khẩn gửi trước, văn (không có độ mật) nhân viên văn thư chuyển đến nơi nhận Fax chuyển qua mạng truyền số liệu bảo mật theo quy định Tất văn quan, khoa, đơn vị gửi Nhà trường gửi phải gửi Ban Bảo mật Lưu trữ trước 10 hàng ngày để làm thủ tục gửi đi, sau 10 chuyển sang ngày làm việc -Thủ tục gửi văn Văn Nhà trường gửi nhiều phương thức như: văn gửi qua đường Quân bưu(trong Bộ Quốc phòng, Nhà trường); văn 16 gửi qua đường bưu điện; văn chuyển trục tiếp; chuyển fax, qua mạng truyền số liệu + Văn gửi trực tiếp: Người nhận văn ký nhận vào Sổ đăng ký văn + Văn gửi gián tiếp: Nhân viên văn thư phải cho vào bì dán kín, đăng kí vào sổ chuyển văn chuyển cho Quân bưu Bộ Quốc phòng + Thủ tục bì gửi văn bản: bì ghi tên quan gửi “TRƯỜNG SĨ QUAN LỤC QUÂN 1”, số văn tên quan, đơn vị nhận Những bì đựng văn có mức độ mật, mức độ khẩn đóng dấu độ mật, độ khẩn tương ứng -Văn gửi đến quan, đơn vị thẩm quyền giải nơi nhận quyền trả lại nơi gửi - Cán bộ, nhân viên giao soạn thảo, ban hành văn nhân viên văn thư Ban Bảo mật Lưu trữ có trách nhiệm theo dõi việc chuyển văn xử lý kịp thời trường hợp bị thất lạc, lộ, lọt thông tin, chậm thời gian giải d, Lưu đính văn -Lưu văn Mỗi văn phải lưu 02 bản, gốc lưu Ban Bảo mật Lưu trữ,bản gốc lưu quan, khoa, đơn vị soạn thảo văn bản, gốc nhân viên văn thư đóng dấu xếp lưu theo thứ tự đăng ký Cuối năm, nhân viên văn thư trích xuất phần mềm đăng ký văn máy tính của năm in đóng thành phục vụ cho công tác tra cứu -Đính văn Văn sai sót nội dung phải huy quan, đơn vị ban hành văn có hình thức văn tương đương để đính Văn Nhà trường ban hành có sai sót thể thức kỹ thuật trình bày Chánh Văn phòng thừa uỷ quyền huy Nhà trường để đính chính; văn quan, khoa, đơn vị ban hành người huy có trách nhiệm đính *Bìa sổ đăng kí văn nội dung sổ đăng ký văn (phụ lục 03) Nội dung sổ chuyển giao văn qua quân bưu qua bưu điện 17 Ngày tháng Số, kí hiệu văn Số lượng bì văn Nơi nhận văn Ký nhận đóng dấu 2.2.3 Tổ chức quản lý giải văn mật quan Đối với văn “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” Trường Sĩ quan Lục quân có thủ trưởng nhân viên văn thư uỷ quyền bóc văn trực tiếp làm nhiệm vụ đăng ký văn Đói với văn có nội dung quan trọng có dấu hiệu “mật” chuyển thiết phải kèm theo phiếu gửi để tiện cho việc kiểm tra ,theo dõi trình xử lý giải quyết.Sau văn chuyển theo thủ tục văn bình thường Nhân viên giao nhiệm vụ cung cấp phổ biến tài liệu mật thực quy định chế độ bảo mật Các quan, khoa, đơn vị có nhu cầu nghiên cứu, tìm hiểu tài liệu mật phải phép Chánh Văn phòng thủ trưởng quan có tài liệu mật 2.2.4 Tổ chức quản lý sử dụng dấu Dấu thành phần khẳng định, bảo đảm tính xác giá trị pháp lý văn Khi văn đóng dấu pháp nhân quan ban hành văn tất đối tượng có liên quan đến văn phải chịu trách nhiệm thi hành Với số lượng dấu lớn Trường Sĩ quan Lục quân việc quản lý sử dụng dấu thực cách chặt chẽ, nguyên tắc có tính bảo mật cao Nguyên tắc quản lý sử dụng dấu nhà trường: Nhân viên văn thư trực tiếp quản lý dấu Con dấu đặt tủ có khoá chắn để Ban Bảo mật Lưu trữ /Văn phòng Trường Sĩ quan Lục quân 1và nhân viên văn thư có trách nhiệ đóng dấu lên văn văn có chữ ký cấp có thẩm quyền Việc đóng dấu nhân viên văn thư giữ dấu thực hiện, không để người khác sử dụng cách tuỳ tiện Khi cần mang dấu quan để giải công việc phải có Quyết định văn Hiệu trưởng, có quan 18 tra bảo vệ Chỉ đóng dấu vào văn thể thức có chữ ký người thẩm quyền Đóng dấu văn phải rõ ràng, chiều, ngắn dùng mực dấu quy định Khi đóng dấu lên chữ ký phải đóng trùm lên 1/3 chữ ký phía bên trái.Trường hợp đóng dấu nhầm không đóng đè lên dấu cũ mà phải in, ký lại văn đóng dấu lại Khi đóng dấu phụ lục kèm theo văn trang phụ lục đóng dấu treo Đối với văn có nhiều trang phải dóng dấu giáp lai Nghiêm cấm đóng dấu khống lên văn (tức văn nội dung, chữ ký người có thẩm quyền) 2.2.5 Lập hồ sơ lưu trữ Văn sau giải xong tiến hành lập hồ sơ Mở hồ sơ: Căn vào bảng danh mục hồ sơ, nhân viên văn thư giao trách nhiệm phụ trách chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đềvào bìa Trong trình giải công việc có việc đột xuất mở thêm hồ sơ bổ sung tên hồ sơ vào danh mục hồ sơ Căn vào đặc trưng văn tài liệu để chia thành hồ sơ Các đặc trưng để lập hồ sơ bao gồm: Tên gọi, vấn đề, tác giả, thời gian… Sắp xếp tài liệu hồ sơ: Thông thường hồ sơ Trường Sĩ quan Lục quân xếp văn lưu theo thời gian ban hành văn Văn có số nhỏ, ngày tháng năm ban hành sớm xếp trước Văn có số lớn ban hành muộn xếp sau Biên mục hồ sơ: Trước biên mục hồ sơ, nhân viên văn thư kiểm tra lại lần cuối văn bản, tài liệu hồ sơ thiếu thu thập bổ sung cho đầy đủ Kiểm tra lại cách xếp bảo đảm trật tự khoa học Sau nhân viên văn thư đánh số tờ, ghi mục lục văn bản, viết chứng từ kết thúc viết bìa hồ sơ Cuối năm phòng, khoa , đơn vị tiến hành chuẩn bị tài liệu vào lưu trữ quan Đối với hồ sơ chưa kết thúc, chưa giải xong chưa nộp lưu, hồ sơ tiếp tục nghiên cứu làm thủ tục mược lại Khi nộp lưu nhân viên văn thư đối chiếu hồ sơ thực tế với mục lục hồ sơ nộp lưu kiểm tra xem xét hồ sơ, 19 hồ sơ chưa đạt yêu cầu đề nghị đơn vị, nhân sửa chứ, hoàn chỉnh TIỂU KẾT Như chương tìm hiểu đánh giá thực trạng công tác văn thư Trường Sĩ quan Lục quân 1.Từ năm tình hình tổ chức cán làm công tác văn thư, tình hình quản lý đạo công tác văn thư, nội dung nghiệp vụ công tác văn thư Trường Sĩ quan Lục quân CHƯƠNG GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG SĨ QUAN LỤC QUÂN 3.1 Đánh giá thực trạng công tác văn thư Trường Sĩ quan Lục quân 3.1.1 Những ưu điểm 20 Qua thời gian nghiên cứu, khảo sát tổ chức hoạt động Trường Sĩ quan Lục quân nói chung công tác văn thư nói riêng, nhận thấy công tác văn thư nhà trường tiến hành cách nhịp nhàng, đồng bộ, đáp ứng yêu cầu thực tế đặt ra, phục vụ đắc lực cho việc quản lý, cung cấp thông tin cách đầy đủ xác tuân thủ theo quy định Nhà nước Công tác xây dựng văn thực phòng, khoa, đơn vị giảm nhẹ khối lượng công việc cho phận văn thư Đối với việc quản lý văn đến, văn nhân viên văn thư thực theo quy định Bộ Quốc phòng Trường Sĩ quan Lục quân đề Do không xảy tình trạng thất lạc, bỏ sót văn trình đăng ký hay lưu trữ văn Các văn gửi đến nhà trường nhân viên văn thư xử lý nhanh chóng, kịp thời theo quy định Đối với văn mật nhân viên văn thư đảm bảo quản lý nghiêm ngặt theo quy định không để xảy tình trạng rò rỉ thông tin Trong hoạt động quản lý sử dụng dấu nhìn chung nhân viên văn thư chấp hành nghiêm chỉnh quy định nhà nước việc bảo quản sử dụng dấu Việc đóng dấu thực kỹ thuật không để xảy tình trạng đóng dấu sai quy định, đóng dấu khống chưa có chữ ký văn gốc Việc phân loại văn rõ ràng, giúp Ban giám hiệu Nhà trường quan, khoa, đơn vị cần tra cứu nhanh chóng, thuận tiện Các thủ tục tiến hành đầy đủ trước đóng dấu, ban hành văn Việc chuyển giao loại văn đi, đến thực nhanh chóng, phân loại độ “mật”, “khẩn” để chuyển giao kịp thời Các trang thiết bị cho phận văn thư tương đối đầy đủ: Máy vi tính, máy in, máy photo… Hệ thống trao đổi thông tin liên lạc đại hoá với máy điện thoại, máy fax… công việc nhân viên văn thư thuận tiện Trong trình hoạt động Trường Sĩ quan Lục quân chủ động xây dựng nội quy, quy chế làm việc khoa học, chi tiết đến công việc, chức danh 21 3.1.2 Những mặt hạn chế Bên cạnh ưu điểm công tác văn thư TrườngSĩ quan Lục quân tồn số hạn chế cần khắc phục để bước hoàn thiện công tác Nhân viên văn thư chưa đào tạo cách quy, trình độ chuyên môn nghiệp vụ hạn chế, bồi dưỡng thêm làm việc theo cảm tính, theo kiểu thói quen, bỏ qua số quy định gây khó khăn cho việc tra tìm tài liệu Việc quản lý văn nhiều tồn tại, quy định nộp tài liệu vào lưu trữ cuối năm số phòng, khoa, đơn vị thực chưa tốt, văn nằm rải rác phòng ban chức Khi cần tra tìm nhiều thời gian Công tác nộp hồ sơ phòng, khoa, đơn vị chưa tiến hành cách triệt để thực tế chung hầu hết đơn vị quan Nhà nước Khi văn tài liệu giải xong phòng, khoa, đơn vị không tiến hành nộp vào lưu trữ quan Đây vấn đề tồn lớn ngành lưu trữ nói chung Trường Sĩ quan Lục quân nói riêng *Nguyên nhân hạn chế: Trong năm gần Nhà trường quan tâm đến công tác văn thư, Nhà trường đầu tư cho lĩnh vực khía cạnh người sở vật chất kỹ thuật Tuy nhiên đầu tư chưa tương xứng với vai trò công tác văn thư hoạt động Nhà trường Cơ sơ vật chất hạn chế cách quản lý công việc chưa chặt chẽ Việc sử dụng công nghệ thông tin hạn chế chưa khai thác hết khả mà tin học đem lại cho công tác văn thư (khai thác thông tin mạng Internet chưa thực hiện…) Bên cạnh có vướng mắc nguyên nhân năm yếu tố người Nhân viên văn thư cán chuyên môn mà đào tạo ngắn hạn Do lực thi hành điều hành chưa đáp ứng yêu cầu công tác văn thư trình sử lý văn bản, nhân viên văn thư vào máy có tượng dùng ký hiệu tắt không theo quy định gây khó khăn việc tra tìm tài liệu 3.1.3 Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư Trường Sĩ 22 quan Lục quân Để công tác văn thư Trường Sĩ quan Lục quân hoạt động cách có hiệu nhằm thực mục tiêu chung đơn vị theo xu hướng công cải cách hành Chúng ta cần quan tâm mức đến công tác để phát huy tối đa hiệu Để làm điều trước hết cần đổi nhận thức vai trò công tác văn thư hoạt động quản lý Nhà trường 3.1.3.1 Nâng cao trình độ nhân viên văn thư Công tác văn thư Nhà trường tồn tại nhiều hạn chế chưa tập trung trọng, chưa tổ chức tương xứng với yêu cầu thực tế.Đẻ khắc phục hạn chế Nhà trường cần tiến hành kiểm tra nghiệp vụ chuyên môn nhân viên văn thư từ tổ chức đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ để nhân viên đáp ứng yêu cầu công việc Việc cử nhân viên văn thư học phải có trọng tâm trọng điểm, cần phải xác định nội dung ưu tiên bồi dưỡng đào tạo.Đối với nhân viên văn thư Trường Sĩ quan Lục quân để hoàn thành tốt công việc cần bồi dưỡng thêm kỹ soạn thảo văn bản,nâng cao khả khai thác sử dụng phương tiện kỹ thuật đại 3.1.3.2 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư Hiện cách mạng công nghệ thông tin diễn sôi động, tác động sâu sắc trực tiếp đến mặt hoạt động kinh tế, xã hội đất nước Phương hướng tin học hoá công tác văn thư xuất phát từ yêu cầu thực tế khả phát triển tương lai Sử dụng công nghệ thông tin cho phép nâng cao suất lao động nhân viên văn thư lên nhiều đồng thời giảm nhẹ sức lao động nhân viên văn thư ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư bảo đảm cung cấp thông tin cách xác, nhanh chóng cho cán lãnh đạo giúp lãnh đạo đưa định kịp thời, xác đắn Hiện máy vi tính sử dụng rộng rãi công tác văn thư từ việc soản thảo văn bản, đăng ký văn bản, lập hồ sơ văn giấy tờ đến tra cứu sử dụng tài liệu Qua thời gian nghiên cứu, khảo sát Ban Bảo mật lưu trữ Trường Sĩ quan Lục quân nhận thấy Nhà trường trang bị cho phận văn thư hệ thống máy 23 vi tính phần mềm quản lý văn đi, đến Tuy nhiên nhân vên văn thư khai thác số ứng dụng như: soạn thảo văn bản, in văn thảo, đăng ký quản lý văn đi,đến, lưu trữ hồ sơ máy tính Còn nghiệp vụ khác chưa trọng việc thu thập thông tin mạng Internet, nối mạng cục 3.1.3.3 Thường xuyên kiểm tra công tác văn thư Để đảm bảo công tác văn thư thực tốt số biện pháp Nhà trường cần phải thường xuyên tiến hành việc kiểm tra số văn chuyển đến, số văn mà Nhà trường ban hành số văn tài liệu lập hồ sơ có theo quy định hay không kịp thời điều chỉnh cho phù hợp TIỂU KẾT Như chương 3, nêu giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư Trường Sĩ quan Lục quân Trong đánh giá cụ thể thực trạng công tác văn thư Trường Sĩ quan Lục quân đưa giải pháp kiến nghị để từ giúp Trường Sĩ quan Lục quân hiểu rõ nguyên nhân ưu, nhược điểm Trường để sửa chữa theo quy định giúp cho công tác văn thư đạt hiệu tốt KẾT LUẬN Trong năm gần với yêu cầu cải cách hành đất nước phát triển nhanh chóng khoa học công nghệ đặc biệt hệ thống văn quản lý nhà nước Công tác văn thư trở thành yêu cầu có cấp thiết Nó không phương tiện ghi lại truyền đạt thông tin mà góp phần giúp lãnh đạo điều hành 24 công việc quan đơn vị cách kịp thời có hiệu quả, xác công việc Từ thực tế cho thấy công tác văn thư có vai trò thiếu hoạt động quản lý quan, tổ chức Công tác văn thư Trường Sĩ quan Lục quân năm qua có bước phát triển quan trọng tồn không hạn chế cần khắc phục Việc đổi ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư cho phép thay lao động thủ công tự động hoá nửa tự động hoá nhiều khâu công tác văn thư soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn bản, tra tìm cung cấp thông tin văn bản… Do đảm bảo thông tin đầy đủ xác, nhanh chóng, kịp thời; hỗ trợ đắc lực cho lãnh đạo quan việc định điều hành công tác đồng thời giúp đồng chí việc nghiên cứu giải công việc thuộc chức trách Nhờ hiệu hoạt động quản lý quan, đơn vị nâng đồng thời góp phần tạo nên phong cách, phương pháp làm việc khoa học, đại Những lợi ích nêu việc đổi công tác văn thư làm cho trình hoạt động quản lý Nhà trường tối ưu hoá so với trước nhiều Đây thực cách mạng công tác văn thư lưu trữ hoạt động quản lý chung ngành văn thư Do thời gian thực tế có hạn, thân e kỹ nghiệp vụ hạn chế nên nội dung báo cáo nghiên cứu khoa học chưa thật tốt, nội dung chuyên đề không tránh khỏi sai sót mong nhận đóng góp quý thầy cô bạn để nghiên cứu khoa học hoàn thiện 25 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Lê A, Đinh Thanh Huệ(1997), Tiếng Việt thực hành, Nxb Giáo dục Hà Nội Nguyễn Mạnh Cường(2008), Tập giảng kỹ thuật soạn thảo văn hành Nguyễn Ngọc Hiến (2005) Quản lý hành Nhà nước Nxb Giáo dục Đào tạo Quyết định số 5109/QĐ-LQ ngày 18/11/2013 Hiệu trưởng Trường Sĩ quan Lục quân ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ bảo mật tài liệu Trường Sĩ quan Lục quân Thông tư 91/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 Bộ trưởng Bộ Quốc phòng ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ bảo mật tài liệu Quân đội Thông tư số 92/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 Bộ trưởng Bộ quốc phòng Thông tư hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành quan, đơn vị Quân đội 26 PHỤ LỤC Phụ lục 01: Sơ đồ cấu tổ chức Trường Sĩ quan Lục quân Đảng uỷ Phó Hiệu trưởng Văn phòng Hiệutrưởng Phó Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng phòng 12 khoa ban trực thuộc Phó Hiệu trưởng 20 đơn vị Phụ lục 02 Bìa sổ đăng ký văn đến VĂN PHÒNG BAN BẢO MẬT – LƯU TRỮ SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm 2015 Quyển số:…… Từ ngày …… đến ngày …… Từ số ……… đến số ……… Hà Nội, năm 2015 Nội dung sổ sau: Số đến Số KH VB Ngày VB Độ Mật CQBH Trích yếu nội dung VB Cơ quan nhận Ghi Phụ lục 03 Bìa sổ đăng ký văn VĂN PHÒNG BAN BẢO MẬT – LƯU TRỮ SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN Đi Năm 2015 Quyển số:…… Từ ngày …… đến ngày …… Từ số ……… đến số ……… Hà Nội, năm 2015 Nội dung sổ đăng ký văn Số KH văn Ngày Công văn Cơ quan ban hành Trích yếu Cơ quan nhận Ghi