Báo cáo nghiên cứu khoa học : Công tác văn thư – lưu trữ tại văn phòng chính phủ

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 2 3. Giả thuyết khoa học 2 4. Lịch sử nghiên cứu 2 5. Mục đích nghiên cứu 4 6. Phương pháp nghiên cứu 4 7. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 4 8. Cấu trúc đề tài 4 CHƯƠNG 1: NGHIÊN CỨU, KHẢO SÁT TÌNH HÌNH CÔNG TÁC 5 VĂN THƯ VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ 5 1.1 Công tác văn thư 5 1.1.1. Phân loại văn bản đến 6 1.1.2. Xử lý văn bản đến 6 1.1.3. Ban hành văn bản 7 1.1.4. Quản lý và lưu văn bản 8 1.2 Công tác lưu trữ 8 1.2.1. Tài liệu của các vụ nghiên cứu 9 1.2.2. Chế độ bảo quản tài liệu tại các đơn vị thuộc Văn phòng Chính phủ 11 1.2.3. Chế độ sử dụng tài liệu lưu trữ 11 1.3 Tổ chức khoa học tài liệu của Văn phòng Chính phủ 12 Tiểu kết 12 Chương 2: NGHIÊN CỨU VÀ BIÊN SOẠN LỊCH SỬ ĐƠN VỊ 13 HÌNH THÀNH PHÔNG VÀ LỊCH SỬ PHÔNG LƯU TRỮ CỦA 13 VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ 13 2.1. Lịch sử đơn vị hình thành phông tại cơ quan 13 2.2.1. Giai đoạn 1: Từ 1945 đến tháng 71981 có tên gọi là Văn phòng Phủ Thủ tướng 13 2.2.2. Giai đoạn 2: Từ tháng 71981 đến tháng 91992 đổi tên thành Văn phòng Hội đồng Bộ trưởng 13 2.2.3. Giai đoạn 3: Từ tháng 101992 đến nay có tên gọi là Văn phòng Chính phủ 14 2.2. Lịch sử phông tài liệu của Văn phòng Chính phủ 14 Tiểu kết 15 CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU 16 PHÔNG LƯU TRỮ VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ 16 3.1. Giai đoạn chuẩn bị 16 3.2. Giai đoạn trực tiếp chỉnh lý 16 3.3. Giai đoạn tổng kết 17 Tiểu kết 17 KẾT LUẬN 18 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 19 PHỤ LỤC 20

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan bài nghiên cứu khoa học đề tài “Công tác văn thư –lưu trữ tại Văn Phòng Chính Phủ” là của cá nhân tôi Nếu có điều gì sai trái, tôixin hoàn toàn chịu trách nhiệm

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU 1

1.Lý do chọn đề tài 1

2.Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 2

3.Giả thuyết khoa học 2

4.Lịch sử nghiên cứu 2

5.Mục đích nghiên cứu 4

6.Phương pháp nghiên cứu 4

7.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 4

8.Cấu trúc đề tài 4

CHƯƠNG 1: NGHIÊN CỨU, KHẢO SÁT TÌNH HÌNH CÔNG TÁC 5

VĂN THƯ VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ.5 1.1 Công tác văn thư 5

1.1.1 Phân loại văn bản đến 6

1.1.2 Xử lý văn bản đến 6

1.1.3 Ban hành văn bản 7

1.1.4 Quản lý và lưu văn bản 8

1.2 Công tác lưu trữ 8

1.2.1 Tài liệu của các vụ nghiên cứu 9

1.2.2 Chế độ bảo quản tài liệu tại các đơn vị thuộc Văn phòng Chính phủ .11

1.2.3 Chế độ sử dụng tài liệu lưu trữ 11

1.3 Tổ chức khoa học tài liệu của Văn phòng Chính phủ 12

*Tiểu kết 12

Chương 2: NGHIÊN CỨU VÀ BIÊN SOẠN LỊCH SỬ ĐƠN VỊ 13

HÌNH THÀNH PHÔNG VÀ LỊCH SỬ PHÔNG LƯU TRỮ CỦA 13

VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ 13

2.1 Lịch sử đơn vị hình thành phông tại cơ quan 13

2.2.1 Giai đoạn 1: Từ 1945 đến tháng 7/1981 có tên gọi là Văn phòng Phủ

Thủ tướng 13

2.2.2 Giai đoạn 2: Từ tháng 7/1981 đến tháng 9/1992 đổi tên thành Văn phòng Hội đồng Bộ trưởng 13

2.2.3 Giai đoạn 3: Từ tháng 10/1992 đến nay có tên gọi là Văn phòng Chính phủ 14

2.2 Lịch sử phông tài liệu của Văn phòng Chính phủ 14

Tiểu kết 15

CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU 16

PHÔNG LƯU TRỮ VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ 16

3.1 Giai đoạn chuẩn bị 16

3.2 Giai đoạn trực tiếp chỉnh lý 16

3.3 Giai đoạn tổng kết 17

Tiểu kết 17

KẾT LUẬN 18

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 19

PHỤ LỤC 20

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Công tác văn thư - lưu trữ là một trong những khâu không thể thiếu trongnghiệp vụ hành chính của bất kỳ cơ quan nào, là phần quan trọng trong hoạtđộng quản lý, nó ảnh hưởng không nhỏ đến tính kịp thời, tính nhanh nhạy vàchính xác cũng như hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý Do đó việc quản lýcông tác văn thư trong các cơ quan nhà nước là điều rất cần thiết Công tác vănthư – lưu trữ là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việccủa các cơ quan, tổ chức, là cơ sở để triển khai phổ biến công việc, lưu trữ thôngtin và tài liệu của một cơ quan Thông qua việc tiếp nhận văn bản đến và chuyểnvăn bản đi, đóng dấu văn bản công việc trong cơ quan sẽ diễn ra theo một quytrình hợp lý, đảm bảo tính hiệu quả cao Là khâu trung gian kết nối giữa các đơn

vị, các bộ phận trong và ngoài cơ quan, bộ phận văn thư trở thành trung tâm gắnkết , liên hệ, phối hợp trong công việc, là đầu mối đầu tiên tiếp nhận văn bản, xử

lý, sàng lọc thông tin, giúp cho ban lãnh đạo giải quyết công việc nhanh chóng,chính xác, tiết kiệm thời gian, đảm bảo giải quyết đúng thẩm quyền

Hoạt động văn thư rất phức tạp, nó đòi hỏi người làm văn thư phải có tinhthần trách nhiệm cao, phải cẩn thận và tỉ mỉ trong công việc Trong thời kỳ côngnghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước như hiện nay cùng với chủ trương đẩy mạnhcải cách hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan,đặc biệt là trong hệ thống văn bản quản lý hành chính nhà nước, công tác vănthư lưu trữ trở thành một trong những yêu cầu có tính cần thiết Đứng trướcthách thức của thời đại mới, với sự phát triển và đi lên của đất nước, dưới sự chỉđạo của ban lãnh đạo VPCP, quản lý công tác văn thư không ngừng được tăngcường, áp dụng những biện pháp mới nhằm hoàn thiện về mọi mặt công tácquản lý sao cho vừa đảm bảo tính khoa học, tính hiệu quả, vừa nâng cao nănglực và trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ, công nhân viên chức làm côngtác văn thư

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư- lưu trữ, là sinh viênchuyên ngành khoa Văn thư- Lưu trữ, vấn đề công tác lưu trữ rất cần thiết và

quan trọng, giúp ích cho tôi trong việc học tập và công tác Hơn nữa, vốn yêuthích từ lâu, đây chính là cơ hội để bộc sở thích của tôi.

Với những lý do trên, tôi đã chọn đề tài “ Công tác văn thư- lưu trữ tạiVăn Phòng Chính Phủ”

2 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài

 Đối tượng nghiên cứu: công tác văn thư - lưu trữ tại VPCP

 Giới hạn nghiên cứu: công tác văn thư - lưu trữ tại VPCP

 Phạm vi nghiên cứu: VPCP

 Thời gian: 2014-2015

 Không gian nghiên cứu: khảo sát công tác văn thư - lưu trữ tại VPCP

 Giới hạn nội dung: Nội dung công tác lưu trữ bao gồm công tác thuthập tài liệu; công tác bảo quản tài liệu lưu trữ; công tác phục vụ khai thác, sửdụng tài liệu

3 Giả thuyết khoa học

Nếu phương pháp nghiên cứu hợp lý, khoa học và chú trọng việc bảoquản tài liệu thì công tác lưu trữ tài liệu ngày càng được nâng cao, phù hợp với

xu thế của xã hội

4 Lịch sử nghiên cứu

Công tác lưu trữ ra đời đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổchức sử dụng tài liệu Nhà nước ta luôn coi công tác này là một ngành hoạt độngtrong công tác quản lý nhà nước đồng thời là một mắt xích không thể thiếu đượctrong bộ máy quản lý của mình Ngày nay, những yêu cầu mới của công tácquản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác VTLT cần được xem xét từ nhữngyêu cầu đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, bởi thông tin trong tài liệu lưutrữ là loại thông tin có dự báo cao, dạng thông tin cấp một, đã được thực tiễnkiểm nghiệm, có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, do đặc trưng pháp lý,tính chất làm bằng chứng lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định

Công tác VTLT sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan.Chính vì vậy Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản về công tác VTLT để làm cơ

sở pháp lý cho công tác này tạo sự thống nhất chung về nghiệp vụ VTLT Cụ

 Pháp lệnh của Ủy Ban Thường Vụ Quốc Hội số UBTVQH 10 ngày 28 tháng 12 năm 2000 về bảo vệ bí mật Nhà nước.

30/2000/PL- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chínhphủ về công tác văn thư

 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghịđịnh số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tácvăn thư

 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008

 Nghị định 24/2009/NĐ-CP ngày 05/03/2009 của Chính phủ quy địnhchi tiết và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm

 Thông tư liên tịch 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của Bộnội vụ và VPCP hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chínhphủ quy định về chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ

 Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướngdẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ của cơquan

Những tài liệu trên là những gợi ý quý báu có giá trị tham khảo, kế thừa

giúp tôi tiến hành nghiên cứu đề tài: “ Công tác văn thư- lưu trữ tại Văn phòng

Chính phủ”

5 Mục đích nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu góp phần nâng cao hiệu quả trong công tác văn thư- lưutrữ tài liệu tại VPCP Kết quả đạt được của đề tài có thể sử dụng làm tài liệutham khảo cho cán bộ làm công tác lưu trữ

6 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài được nghiên cứu trên cơ sở những nguyên lý cơ bản của Chủ nghĩaMac- Lenin, tư tưởng Hồ Chí Minh, những quy định của Nhà nước về công tácvăn thư và thực tiễn công cuộc đẩy mạnh cải cách hành chính nước ta hiện nay.Bên cạnh đó trong bài tập lớn này tôi còn sử dụng một số phương pháp nghiêncứu thực tiễn như:

 Phương pháp hệ thống

 Phương pháp phân tích số liệu thống kê

 Phương pháp tính và tổng hợp dữ liệu

 Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo

 Nguồn tin từ mạng Internet

 Thông tin từ báo cáo định kỳ của VPCP

7 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Tìm hiểu cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn về công tác VTLT Tìm hiểuthực trạng công tác văn thư- lưu trữ tài liệu tại VPCP năm 2014-2015, phân tíchnguyên nhân, những hạn chế của công tác

Chương 2 Nghiên cứu và biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông

và lịch sử phông lưu trữ của Văn phòng Chính phủ

Chương 3 Tổ chức công tác chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ Văn phòng Chính phủ

CHƯƠNG 1: NGHIÊN CỨU, KHẢO SÁT TÌNH HÌNH CÔNG TÁC

VĂN THƯ VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ

1.1 Công tác văn thư

Tại VPCP công tác Văn thư được tổ chức theo hình thức văn thư tập trungmột đầu mối và văn thư chuyên trách Trước đây, công tác văn thư là một tổnằm trong phòng Hành chính của cơ quan, từ năm 1979 trở lại đây đã được táchriêng thành một Phòng Văn thư thuộc Vụ Hành chính Hiện nay, công tác vănthư đã đi vào nề nếp và khoa học

Cán bộ, nhân viên văn thư ở đây nhìn chung đã tốt nghiệp đại học Với sựhiểu biết và được đào tạo cơ bản về nghiệp vụ ở trong và ngoài nước nên việc tổchức công tác văn thư rất khoa học

Về biên chế của phòng văn thư hiện có 11 người Mỗi đồng chí được phâncông công việc phù hợp với trình độ chuyên môn của từng cá nhân, chẳng hạn như:

 Người chuyên tiếp nhận vào sổ công văn đến

 Người chuyên phân phối tài liệu, công văn, báo chí

 Người chuyên vào sổ công văn đi

 Người chuyên làm về điện mật

Việc tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản của VPCP được quy định như sau:Phòng văn thư là đầu mối duy nhất tiếp nhận, làm các thủ tục cần thiết đốivới tất cả các loại công văn, tài liệu, bản fax, đơn thư khiếu tố được gửi đếntrình Chính phủ, Thủ tướng, các Phó Thủ tướng, Bộ trưởng, Chủ nhiệm VPCP

và chuyển đến các đồng chí có trách nhiệm giải quyết, hoặc các đơn vị thuộcVPCP để nghiên cứu trình Thủ tướng, các Phó Thủ tướng và lãnh đạo VPCPxem xét, quyết định

Những văn bản gửi thẳng hoặc đưa trực tiếp đến Thủ tướng, Phó Thủtướng, Bộ trưởng, Chủ nhiệm VPCP, sau khi có ý kiến của các đồng chí trên, bộphận thư ký giúp việc phải chuyển cho vụ Hành chính ( phòng văn thư) để xử lýtiếp theo Quy chế làm việc của VPCP

Những văn bản do các cán bộ, chuyên viên văn phòng nhận trực tiếp ởcác Bộ, ngành, địa phương cũng đều phải đưa đến phòng văn thư làm thủ tục

cần thiết để chuyển đến các đơn vị chức năng xử lý theo quy định.

Những bì công văn thuộc loại mật, tối mật, tuyệt mật và những bì có ghichỉ người có tên mới được bóc, phòng văn thư không được bóc chỉ đăng ký vào

sổ và chuyển đến người nhận hoặc người có trách nhiệm xử lý

Văn bản gửi đến VPCP được phân loại và chuyển giao như sau:

1.1.1 Phân loại văn bản đến

Văn bản đến được phân làm 3 loại:

 Loại văn bản vào sổ gồm: các bì văn bản thuộc loại mật, tối mật, tuyệtmật, giấy mời họp, đơn thư khiếu tố, văn bản của các cơ quan nước ngoài, vănbản có tính chất tham khảo của các cơ quan cấp dưới gửi

 Loại văn bản trả lại nơi gửi gồm: văn bản không đúng thủ tục hànhchính, nhàu nát, khó đọc, văn bản chưa được xử lý liên ngành hoặc không đúngchức năng và thẩm quyền giải quyết của Thủ tướng, các Phó Thủ tướng, VPCP

 Loại văn bản còn lại được cập nhật vào máy vi tính để quản lý, theo dõiquá trình xử lý và làm báo cáo hằng ngày trình Thủ tướng, các Phó Thủ tướng,

Bộ trưởng, Chủ nhiệm, các Phó Chủ nhiệm VPCP

1.1.2 Xử lý văn bản đến

Chuyên viên theo dõi sau khi nghiên cứu nội dung, nếu văn bản chưa đủđiều kiện để xử lý, làm phiếu hoặc trả lại nơi gửi để thực hiện đúng quy chế làmviệc của CP và quy chế làm việc của VPCP

Những văn bản đã đủ điều kiện,chuyên viên làm thủ tục trình theo trình tự:

- Đối với văn bản trình Thủ tướng và Phó Thủ tướng Chính phủ giải quyết:+ Chuyên viên lập phiếu trình ( theo mẫu đã thống nhất quy định trongquy chế làm việc) để đính kèm hồ sơ trình Phiếu trình được ghi rõ ràng, sạch sẽ,tóm tắt nội dung vấn đề trình, đề xuất ý kiến giải quyết, ý kiến của trưởng đơn vị

bản chịu trách nhiệm rà soát lần cuối, thông qua phó Chủ nhiệm phụ trách lĩnhvực, sau đó trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm ký tắt trước khi Thủ tướng ký chínhthức Trường hợp Bộ trưởng, Chủ nhiệm đi vắng, phó Chủ nhiệm thường trực

ký Nếu phó Chủ nhiệm thường trực đều đi vắng thì phó Chủ nhiệm phụ tráchlĩnh vực ký

+ Riêng dự thảo các loại văn bản như Nghị quyết, Nghị định của CP, chỉthị, quyết định của Thủ tướng Chính phủ trước khi trình ký tắt phải được Vụtổng hợp rà soát về nội dung và hình thức, Vụ pháp chế rà soát về mặt pháp lý

- Đối với các văn bản trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm văn phòng và phó Chủnhiệm VPCP giải quyết:

+ Chuyên viên soạn thảo văn bản, Vụ trưởng ký tắt trước khi trình Bộtrưởng, Chủ nhiệm, phó Chủ nhiệm VPCP ký ban hành Riêng các văn bản nhưquyết định, thông tư của Bộ trưởng, Chủ nhiệm VPCP, chuyên viên soạn thảo,

Vụ trưởng ký tắt, phó Chủ nhiệm phụ trách lĩnh vực thông qua trước khi trình

Bộ trưởng, Chủ nhiệm ký chính thức

Hình thức thể thức các loại văn bản thực hiện theo thông tư 33/BT ngày10/01/1992 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm VPCP về hướng dẫn xây dựng và banhành của các cơ quan hành chính Nhà nước

Về thẩm quyền ký các loại văn bản của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ

và của VPCP thực hiện theo quyết định 494/TTg ngày 14/9/1994 của Thủ tướngChính phủ và quyết định 336/BT ngày 31/10/1994 của Bộ trưởng, Chủ nhiệmVPCP

Văn bản đến cần được xử lý kịp thời, nhanh chóng Thời gian xử lý vănbản đến được tính từ ngày phòng văn thư chuyển giao cho các đơn vị, đến ngàyvăn bản giải quyết

1.1.3 Ban hành văn bản

Tất cả các loại văn bản do VPCP phát hành nhân danh Chính phủ, Thủtướng Chính phủ, Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng và VPCP đều được tậptrung vào một đầu mối là phòng Văn thư để làm thủ tục sao in, phát hành

Việc ban hành văn bản thực hiện thoe các bước sau:

- Tất cả các loại văn bản sau khi được ký chính thức để ban hành, chuyênviên chịu trách nhiệm về việc làm phiếu yêu cầu phát hành, đăng ký độ mật, độkhẩn ( nếu có ) và số lượng bản cần sao in, chuyển cho phòng Văn thư để cho sốvào văn bản trước khi đưa cho phòng đánh mát nhân bản.

- Vụ Hành chính có trách nhiệm đánh máy, sao in đúng nội dung bảnthảo, đảm bảo đúng số lượng, chất lượng, thời gian yêu cầu

- Phòng Văn thư có trách nhiệm kiểm tra lại lần cuối về nơi nhận, sốlượng bản, độ mật, độ khẩn và làm các thủ tục phát hành, bảo đảm văn bản đúngthể thức, đúng pháp luật, tránh chồng chéo và các sai sót khác

1.1.4 Quản lý và lưu văn bản

Việc quản lý và giữ gìn hồ sơ, tài liệu không để thất lạc là trách nhiệm củamỗi cán bộ, chuyên viên VPCP Hết ngày làm việc, hồ sơ tài liệu được cất giữcẩn thận vào tủ

 Loại hồ sơ, tài liệu có các mức độ mật khác nhau phải được quản lýchặt chẽ theo chế độ bảo mật của Nhà nước Không được sao chụp lại hồ sơ, tàiliệu mật Không truyền hồ sơ, tài liệu mật bằng phương tiện máy fax, trườnghợp đặc biệt cần thiết phải được Bộ trưởng, Chủ nhiệm VPCP quyết định

 Phòng Văn thư lập sổ theo dõi hồ sơ, tài liệu mật, thực hiện kiểm tra,báo cáo kết quả định kỳ hàng quý cho lãnh đạo Văn phòng

 Không được sao chép, cung cấp ra ngoài cho những cơ quan, ngườikhông có trách nhiệm biết những hồ sơ, tài liệu đang xử lý, đã xử lý của CP,VPCP và các văn bản có ghi bút phê của Thủ tướng, các phó Thủ tướng Chínhphủ

 Thu thập tài liệu lưu trữ hàng năm của các tổ chức thuộc cơ quan

 Chỉnh lý tài liệu và lập phông lưu trữ các hồ sơ tài liệu của cơ quan

 Đăng ký các hồ sơ, lập tủ thẻ tra cứu và phục vụ khai thác công văn tàiliệu.

Về tổ chức cán bộ và trình độ chuyên môn, nghiệp vụ:

- Nhìn chung đội ngũ làm công tác VTLT của VPCP có nghiệp vụchuyên môn vững vàng

- Về danh mục tài liệu, thời hạn nộp tài liệu vào lưu trữ và chế độ bảoquản sử dụng tài liệu của cơ quan được quy định như sau:

Những tài liệu dưới đây của cơ quan được đưa vào lưu trữ cơ quan:

1.2.1 Tài liệu của các vụ nghiên cứu

 Hồ sơ công việc: Gồm toàn bộ tài liệu được hình thành từ khi bắt đầuđến khi kết thúc một sự việc; loại hồ sơ này thường gồm những tài liệu sau:

- Tờ trình hoặc đề án, công văn đề nghị của các Bộ, cơ quan ngang Bộ,

cơ quan thuộc CP, Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương,các đoàn thể nhân dân, tổ chức kinh tế xã hội… của các tổ công tác ( do Thủtướng thành lập ), của VPCP gửi CP, Thủ tướng Chính phủ

- Văn bản tham gia ý kiến của các ngành, các đơn vị có liên quan

- Biên bản ( hoặc trích dẫn biên bản ) các cuộc họp ( nếu có )

- Phiếu trình của chuyên viên và ý kiến giải quyết của lãnh đạo

- Các bản dự thảo của CP, Thủ tướng Chính phủ, VPCP giải quyết vấn

đề đó ( có ghi thứ tự các lần dự thảo )

- Văn bản của CP, Thủ tướng Chính phủ, VPCP ban hành

 Hồ sơ các cuộc họp: Các phiên họp CP, thường trực CP, các cuộc họpchuyên ngành khác do Thủ tướng triệu tập và các cuộc họp do Bộ trưởng, Chủnhiệm VPCP triệu tập gồm các tài liệu sau:

- Giấy mời họp

- Danh sách các thành viên họp

- Chương trình họp

- Các đề án, tờ trình, báo cáo, ý kiến phát biểu của các cơ quan, cá nhân

có liên quan đến cuộc họp

- Thông báo về kết quả cuộc họp