Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 3. Giả thuyết nghiên cứu 2 4. Mục tiêu nghiên cứu 3 5. Lịch sử nghiên cứu 3 6. Phương pháp nghiên cứu 4 7. Mục đích nghiên cứu 4 8. Cấu trúc của đề tài 5 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT 6 VỀ PHƯỜNG NHẬT TÂN , TÂY HỒ, HÀ NỘI 6 1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư 6 1.1. Khái niệm về công tác văn thư 6 1.2 . Vị trí, ý nghĩa ,vai trò công tác văn thư 6 1.3. Khái quát về UBND phường Nhật Tân – Tây Hồ - Hà Nội 10 1.3.1 Những nét khái quát về đặc điểm lịch sử địa lý, dân cư Phường Nhật Tân 10 1.3.2. Cơ cấu ,Chức năng, nhiệm vụ 11 Tiểu kết 24 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI PHƯỜNG NHẬT TÂN QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 25 2.1Thực trạng công tác văn thư tại phường Nhật Tân – Tây Hồ - Hà Nội 25 2.1.1. Cơ sở pháp lý 25 2.2. Chức năng, nhiệm vụ của phòng Văn thư của phường Nhật Tân – Tây Hồ - Hà Nội 27 2.3. Các hoạt động của công tác văn thư tại UBND phường Nhật Tân, quận Tây Hồ, Hà Nội 28 2.3.1. Thu giữ hồ sơ, văn bản, tài liệu 29 2.3.2. Quản lý vào bảo vệ tài liệu 29 2.3.3 Xác định giá trị tài liệu 30 2.3.4. Quản lý con dấu 30 2.4. Đánh giá về công tác tại phường Nhật Tân 31 2.4.1. Những ưu điểm 31 2.4.2. Những nhược điểm 32 2.4.3. Nguyên nhân hạn chế 32 Tiểu kết 33 Chương 3. CÁC PHƯƠNG PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI PHƯỜNG NHẬT TÂN – QUẬN TÂY HỒ - HÀ NỘI 34 3.1 Xây dựng, thiết lập những kế hoạch cho việc thực hiện công tác văn thư. 34 3.2 Chỉ đạo cụ thể cho việc thực hiện công tác văn thư. 34 3.3 Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, nhân viên 35 3.4 Nâng cao trang thiết bị cơ sở vật chất 39 Tiểu Kết 39 KẾT LUẬN 41 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 43
LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan nghiên cứu tơi, dựa tính cá nhân, tơi nghiên cứu, tìm tòi, khảo sát thực tế, tham khảo thông tin phương tiện thông tin đại chúng hay thông tin qua số liệu thực tế tình hình cơng tác văn thư Ủy Ban Nhân Dân Phường Nhạt Tân , Quận Tây Hồ, Thành phố Hà Nội để làm nghiên cứu Hà Nội, ngày tháng Sinh viên năm LỜI CẢM ƠN Lời em xin chân thành cảm ơn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội , Khoa Hành Học tạo điều kiện cho em dược học môn Nghiên cứu Khoa học để em có kiến thức sâu rông chuyên ngành em theo học Xin chân thành cảm ơn Tiến sĩ Lê Thị Hiền giảng viên mơn Nghiên cứu Khoa học tận tình hướng dẫn em nói riêng bạn nói chung, qua buổi học lớp nói chuyện thảo luận nghiên cứu khoa học ,cũng hướng dẫn chi tiết để em hoàn thành tiểu luận Bước đầu vào thực tế, tìm hiểu lĩnh vực Văn thư nghiên cứu khoa học, kiến thức em hạn hẹp nhiều bỡ ngỡ Vì vậy, khơng tránh khỏi thiếu sót em mong nhận ý kiến đóng góp quý báu quý Thầy Cô Sau cùng, em xin chúc Thầy Cô Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, khoa Quản Lý Nhà Nước đặc biệt cô Lê Thị Hiền giảng viên môn phương pháp nghien cứu khoa học sức khỏe , công tác tốt, để tiếp tục thực xứ mệnh cao đẹp truyền đạt kiến thức quý báu đến cho toàn sinh viên trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Trân trọng cảm ơn ! MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT .1 MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài .1 2.Đối tượng phạm vi nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu .2 Mục tiêu nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Mục đích nghiên cứu - Thực hành nâng cao kỹ làm nghiên cứu khoa học Cấu trúc đề tài .5 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ PHƯỜNG NHẬT TÂN , TÂY HỒ, HÀ NỘI Cơ sở lý luận công tác văn thư .6 1.1 Khái niệm công tác văn thư .6 1.2 Vị trí, ý nghĩa ,vai trò cơng tác văn thư * Vị trí * Ý nghĩa .6 * Vai trò 1.3 Khái quát UBND phường Nhật Tân – Tây Hồ - Hà Nội 1.3.1 Những nét khái quát đặc điểm lịch sử địa lý, dân cư Phường Nhật Tân 10 1.3.2 Cơ cấu ,Chức năng, nhiệm vụ 11 Tiểu kết 24 Chương 25 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI PHƯỜNG NHẬT TÂN QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI .25 2.1Thực trạng công tác văn thư phường Nhật Tân – Tây Hồ - Hà Nội .25 2.1.1 Cơ sở pháp lý 25 2.2 Chức năng, nhiệm vụ phòng Văn thư phường Nhật Tân – Tây Hồ - Hà Nội 27 2.3 Các hoạt động công tác văn thư UBND phường Nhật Tân, quận Tây Hồ, Hà Nội 28 2.3.1 Thu giữ hồ sơ, văn bản, tài liệu 29 2.3.2 Quản lý vào bảo vệ tài liệu 29 2.3.3 Xác định giá trị tài liệu .30 2.3.4 Quản lý dấu 30 2.4 Đánh giá công tác phường Nhật Tân 31 2.4.1 Những ưu điểm 31 2.4.2 Những nhược điểm 32 2.4.3 Nguyên nhân hạn chế 32 Tiểu kết 33 Chương 34 CÁC PHƯƠNG PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI PHƯỜNG NHẬT TÂN – QUẬN TÂY HỒ - .34 HÀ NỘI 34 3.1 Xây dựng, thiết lập kế hoạch cho việc thực công tác văn thư 34 3.2 Chỉ đạo cụ thể cho việc thực công tác văn thư 34 3.3 Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, nhân viên 35 3.4Nâng cao trang thiết bị sở vật chất 39 Tiểu Kết .39 KẾT LUẬN 41 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 43 BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Tên cụm từ viết tắt UBND Ủy ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân ĐTBD Đào tạo – bồi dưỡng CBCCVC Cán bộ, Công chức, Viên chức MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong trình xây dựng phát triển đất nước nói chung địa phương nói riêng cơng tác Văn thư –Lưu trữ đóng vai trò quan trọng hoạt động quản lý Nhà nước nói chung hệ thống trị nói riêng Cơng tác văn thư đời đòi hỏi khách quan việc bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu Nhà nước ta coi công tác ngành công tác quản lý nhà nước đồng thời mắt xích khơng thể thiếu máy quản lý Ngày yêu cầu công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, cơng tác văn thư có vai trò đặc biệt quan trọng lĩnh vực đời sống xã hội thơng tin có độ tin cậy cao nguồn gốc hình thành, đặc trưng pháp lý tính chất hoạt động quản lý hành nhà nước thể khía cạnh cụ thể sau: Cơng tác văn thư có vai trò quan trọng việc xây dựng thể chế nhà nước góp phần nâng cao chất lượng hiệu quả, hiệu lực hệ thống thể chế hành Thứ nhất, việc khai thác thông tin phục vụ soạn thảo, ban hành văn quản lý nhà nước nhiều nguồn khác nguồn thông tin từ tài liệu văn thư có vai trò quan trọng tính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi, nhanh chóng, tiết kiệm Nghiên cứu hệ thống văn quản lý nhà nước quy định vấn đề đó, để xác định vấn đề điều chỉnh, giải cách nào, hiệu nào, nhằm bảo đảm tính hệ thống, tính khả thi, sát hợp với thực tế văn Thứ hai, dựa thông tin để nghiên cứu tìm quy luật vận động, từ dự báo xu hướng phát triển vấn đề tương lai, vận động đối tượng chịu tác động văn soạn thảo Thứ ba, với việc nghiên cứu văn pháp luật hành trình xây dựng văn bản, cần phải nghiên cứu pháp luật liên quan đến nội dung văn giai đoạn trước, nhằm đánh giá thành công, thất bại văn bản, quy định Làm tốt công tác văn thư góp phần làm thúc đẩy cơng tác lưu trữ hành chính, văn phòng đạt hiệu cao; nâng cao hiệu hoạt động hành nhà nước, thúc đẩy nhanh q trình thực cơng tác cải cách hành Thực tốt cơng tác văn thư góp phần thực hành phát triển, đại hướng tới phục vụ nhân dân ngày mở rộng quyền công dân Tài liệu văn thư giữ vai trò to lớn mình, đặc biệt tiềm thông tin khứ thông tin dự báo tài liệu văn thư, lưu trữ, tổ chức tốt công tác văn thư góp phần tạo cơng vụ có hiệu quả, góp phần xây dựng hành đại quan tâm làm tốt công tác văn thư, phục vụ kịp thời, góp phần đảm bảo hoat động hành nhà nước thơng suốt Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra cơng việc cách có hệ thống Năng suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước ta 2.Đối tượng phạm vi nghiên cứu 2.1 Đối tượng nghiên cứu Thực trạng công tác văn thư Ủy Ban Nhân Dân phường Nhật Tân, Tây Hồ, Hà Nội 2.2 Phạm vi nghiên cứu - Không gian nghiên cứu: Khảo sát công tác văn thư UBND phường Nhật Tân, Tây Hồ, Hà Nội 2.3 Phạm vi nội dung - Thu giữ hồ sơ, văn bản, tài liệu - Quản lý dấu, xếphồ sơ, văn bản, tài liệu Giả thuyết nghiên cứu Hồ sơ, tài liệu tìm kiếm để biết thông tin thời gian trước Nếu cơng tác văn thư phường Nhật Tân quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội xây dựng, ban hành đạo hướng dẫn các văn quy phạm pháp luật công tác văn thư, xây dựng thực quy hoạch phát triển công tác văn thư, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, quản lý đào tạo bồi dưỡng cán công nhân, viên chức làm công tác văn thư, tăng cường sở vật chất, đặc biệt nâng cao nhận thức tri thức, vị trí, vai trò, ý nghĩa tầm quan trọng cơng tác văn thư để nâng cao hiệu văn thư việc sửa chữa, tìm kiếm, thu nhập thông tin dễ dàng thuận tiện Mục tiêu nghiên cứu - Tìm hiểu sở lý luận sở thực tiễn công tác văn thư - Tìm hiểu thực trạng cơng tác văn thư UBND phường Nhật Tân, Tây Hồ, Hà Nội thời gian qua Phân tích nguyên nhân thành tựu hạn chế công tác - Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn thư UBND phường Nhật Tân, Tây Hồ, Hà Nội Lịch sử nghiên cứu Có thể khẳng định cơng tác văn thư hoạt động khó khăn phức tạp đòi hỏi nhà quản lý phải có tầm hiểu biết sâu rộng lĩnh vực chun mơn cần thiết thơng thạo đặc điểm văn thư, tình hình phát triển địa phương Nói đến cơng tác văn thư có nhiều đề tài, cơng trình nghiên cứu khoa học đề cập Một số cơng trình khoa học tiêu biểu cơng tác văn thư, nêu sau: Đề tài : “Nghiên cứu sở khoa học bảo quản tài liệu Văn thư” Tác giả : Ths Nguyễn Thị Thúy Bình (cùng số Ths khác) Đề tài hồn thành cơng bố vào năm 2013 Nội dung đề tài chia làm chương: Chương : Sự hình thành, phát triển đặc điểm tài liệu văn thư Chương : Cơ sở khoa học bảo quản tài liệu văn thư Chương : Một số giải pháp, kiến nghị bảo quản tài liệu văn thư Việt Nam Cuốn sách: “Quản lý giải văn quan tổ chức” Tác giả: PGS.TS Nguyễn Minh Phương Xuất năm năm 2014 Nhà xuất Chính trị Quốc gia Nội dung sách phân chia thành bảy chương chính: Chương 1: Những vấn đề chung quản lý giải văn quan tổ chức Chương 2: Những nguyên tắc quản lý giải văn quan tỏ chức Chương 3: Quản lý giải văn đến quan tổ chức Chương 4: Quản lý giải văn quan, tỏ chức Chương 5: Lập hồ sơ hành nộp, lưu hồ sơ vào quan, tổ chức Chương 6: Quản lý giải văn phận giải thủ tục hành theo chế liên thơng quan hành nhà nước Chương 7: Quản lý giải văn quan tổ chức môi trường mạng Cuốn sách làm phong phú thêm kho tàng tư liệu, phục vụ công tác văn thư, lư trữ, văn phòng, thư ký Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp thu nhập thông tin trục tiếp: Quán sát - Phương pháp thu nhập thông tin gián tiếp:Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo.Nguồn tin từ mạng Internet.Thông tin từ báo cáo định kỳ UBND phường Nhật Tân, Tây Hồ, Hà Nội.Số liệu thống kê cụ thể UBND phường Nhật Tân, Tây Hồ, Hà Nội Mục đích nghiên cứu - Thực hành nâng cao kỹ làm nghiên cứu khoa học - Đề tài nghiên cứu góp phần chuẩn hóa công tác văn thư, nâng cao hiệu lục, hiệu việc bảo quản tài liệu, giúp công tác văn thư ngày nâng cao - Kết đạt đề tài sử dụng làm tài liệu tham khảo cho cán công tác văn thư UBND phường Nhật Tân, Tây Hồ, Hà Nội nói riêng cơng tác văn thư nói chung - Đề tài đưa giải pháp có ý nghĩa quan trọng việc nâng cao chất lượng công tác văn thư UBND phường Nhật Tân Tây Hồ, Hà Nội cơng tác văn thư nói chung Cấu trúc đề tài Ngoài phần lời mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo.đề tài cócấu trúc chia làm chương: Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ PHƯỜNG NHẬT TÂN , TÂY HỒ, HÀ NỘI Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI PHƯỜNG NHẬT TÂN, TÂY HỒ, HÀ NỘI Chương 3: CÁC PHƯƠNG PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG VĂN THƯ TẠI PHƯỜNG NHẬT TÂN, TÂY HỒ, HÀ NỘI thống theo quy định pháp luật hành 2.3.1 Thu giữ hồ sơ, văn bản, tài liệu Hàng năm, cộng chức cơng tác văn thư, lưu trữ UBND phường có nhiệm vụ hướng dẫn phận, cá nhân nộp hồ sơ, tài liệu cần giao nộp, - Thực thu hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào phòng cơng tác Văn thư phường Các nguồn nộp lưu: + Các quan cấp + Lãnh đạo HĐND UBND phường: Chủ tịch, phó chủ tịch + Các phận, cán bộ, công chức phụ trách lĩnh vực chun mơn + Các tổ chức đồn thể phường Thành phần tài liệu cần thu vào phòng Văn thư Khối tài liệu HĐND phường + Hồ sơ, tài liệu bầu cử HĐND + Hồ sơ, tài liệu kỳ họp thường kỳ bất thường + Hồ sơ, tài liệu công tác tiếp dân + Tài liệu khác Khối tài liệu UBND phường + Tài liệu tổng hợp gồm công tác lãnh đạo, đạo + Tài liệu văn phòng thống kê + Tài liệu quân + Tài liệu tư pháp hộ tịch + Tài liệu địa xây dựng + Tài liệu tài kế tốn + Tài liệu khác 2.3.2 Quản lý vào bảo vệ tài liệu Tài liệu phường phải bảo vệ, bảo quản an toàn kho lưu trữ Kho bảo quản tài liệu phải đáp ứng điều kiện bảo vệ, bảo quản tài liệu: + Phòng, kho phải bố trí độc lập trụ sở UBND phường 29 + Vị trí phòng, kho tránh nơi ẩm thấp + Kho phải có đủ tủ, giá, kệ, bìa, cặp tài liệu + Trang bị thiết bị phòng cháy chữa cháy Thực chế dộ vệ sinh kho, trì bảo vệ khỏi tác nhân phá hoại tài liệu 2.3.3 Xác định giá trị tài liệu Hội đồng xác định giá trị tài liệu - Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm: - Phó Chủ tịch UBND phường phụ trách văn phòng thống kê, Chủ tịch hội đồng; - Cơng chức làm công tác văn thư lưu trữ UBND phường, Ủy viên (kiêm thư kí hội đồng) - Nhiệm vụ Hội đồng xác định giá trị tài liệu - Hội đồng xác định giá trị tài liệu có nhiệm vụ tư vấn cho Chủ tịch UBND phường định thành phần hồ sơ; tài liệu giữ lại bảo quản thành phần tài liệu hết giá trị Việc xác định giá trị hết tài liệu phải đạt yêu cầu sau: Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn tài liệu bảo quản có thời hạn tính số lượng năm; Xác định tài liệu hết giá trị cần loại để tiêu hủy 2.3.4 Quản lý dấu - Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý dấu, sử dụng dấu theo quy định - Con dấu đóng lên văn giấy tờ sau có chữ ký cấp có thẩm quyền - Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ, khơng tùy tiện mang dấu theo người - Con dấu phường phải giao lại cho người có trách nhiệm, có trình độ chun mơn văn thư giữ, bảo quản chịu trách nhiệm trước pháp luật việc giữ đóng dấu 30 2.4 Đánh giá công tác phường Nhật Tân Công tác văn thư có vai trò quan trọng q trình hoạt động phát triển quan, đơn vị phường Nhật Tân Nhận thức rõ vai trò ý nghĩa đặc biệt công tác này, năm gần lãnh đạo phường Nhật Tân thường xuyên quan tâm đạo thực nghiêm túc quy định Nhà nước Có thể nói công tác văn thư phường trọng, quan tâm đổi để áp dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư đẩm bảo thực tốt cộng tác văn thư đêm lại hiệu định 2.4.1 Những ưu điểm Nhìn chung công tác văn thư phường Nhật Tân có đầy đủ loại sổ sách, giấy tờ, dấu theo quy định Nhà nước công tác văn thư Thứ nhất: Bố trí phòng làm việc cán văn thư hợp lý, thoáng mát trụ sở quan Thứ hai: Phòng văn thư trang bị đầy đủ thiết bị văn phòng như: bàn, tủ,… loại máy móc phục vụ cho cơng tác văn thư như: máy vi tính, máy in, máy photo văn đến, văn theo quy định Thứ ba: Việc xếp văn khoa học: văn ban hành trước xếp trước, văn ban hành sau xếp sau Thứ tư: Việc tổ chức, quản lý xếp cán lưu trữ thực cẩn thận xác, nguyên tắc Thứ năm: cán làm công tác văn thư phường: cán đào tạo chuyên ngành văn thư, có văn hướng dẫn nhiệm vụ cán phòng văn thư để người hồn thành tốt cơng tác văn thư Thứ sáu: phường Nhật Tân tổ chức thi đua, khen thưởng để cán có thêm động lực tinh thần đổi công tác văn thư cho phù hợp với công nghiệp hóa – đại hóa đất nước Thứ bảy: Các văn đến, văn phường Nhật Tân tổ chức theo hình thức tập trung, thống áp ứng yêu cầu thời gian 31 độ xác Thứ tám: việc văn thư từ khâu tiếp nhận văn bản, đóng dấu, lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, thu nhập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu cán văn thư thực tốt theo chuyên môn đào tạo Thứ chín: việc tổ chức bảo quản sử dụng tài liệu văn thư thực theo hướng dẫn cấp Thứ mười: cơng tác văn thư phường có phong thái làm việc ngiêm túc, hiệu nhanh nhạy để cán nâng cao trình độ thân giúp cho công tác văn thư phường ngày hiệu 2.4.2 Những nhược điểm Phường Nhật Tân thực tốt công tác văn thư Tuy nhiên, công tác văn thư phường Nhật Tân số hạn chế cần khắc phục kịp thời để công tác văn thư phường ngày đạt hiệu là: Thứ nhất: việc chuyển giao từ phận văn thư sang phận lưu trữ phận lưu trữ sang phận khác không ký vào sổ bàn giao nên đơi có số tài liệu bị thất lạc không đến nơi nhận Thứ hai ;một số gái, kệ tủ có dấu hiệu bị mối mọt chưa xếp hợp lý Thứ ba ;cơng tác thống kê văn định chậm chưa tốt, đơi có sai sót Thứ tư ; cán cơng tác văn thư chưa cẩn thân cơng tác văn thư có số hồ sơ, tài liệu bị gấp mép bị nhàu nát có dính bẩn Thứ năm ; tài liệu lưu trữ số bị bó gọn, lộn xộn số chưa xếp giá, dễ bị rơi 2.4.3 Nguyên nhân hạn chế Thứ nhất: cán làm cơng tác văn thư lơ việc bảo quản hồ sơ, tài liệu để tài liệu bị bẩn nhàu nát Thứ hai: việc đầu tư vào trang thiết bị, vật dụng cho công tác văn thư chưa quan tâm Thứ ba: cơng tác vệ sinh, lau chùi phòng văn thư, lưu trữ chưa quan 32 tâm nhiều, dẫn đến hồ sơ, tài liệu bị bụi bẩn Đó số nguyên nhân dẫn đén hạn chế công tác văn thư phường Nhật Tân Những nguuên nhân cần phải khắc phục sửa chữa để công tác văn thư phường ngày phát huy hiệu quả, để đóng góp phần khơng nhỏ vào việc nâng cao hiệu công tác văn thư Tiểu kết Sau tìm hiểu thực trạng cơng tác văn thư Phường Nhật Tân , quận Tây Hồ, Hà Nội đánh giá thực trạng đó, tơi hiểu rõ vai trò quan trọng cơng tác văn thư trình lao động phát triển phường Với ưu điểm sở vật chất: thiết bị văn phòng, máy vi tính, máy in để theo quy định ngành, cách xếp tài liệu văn đến, văn đi… Đội ngũ cán văn phòng nhiệt huyết có nhiều sáng tạo cơng tác văn thư phường Ngồi ưu điểm nhiều ưu điểm khác tơi trình bày Tuy đạt thành tựu định hạn chế khắc phục công tác văn thư Như việc chuyển giao tự phận văn thư sang phận lưu trữ; tài liệu lưu giữ không lưu trữ cẩn thận dẫn đến việc nhàu nát, sở vạt chát dành cho phòng văn thư sơ sài, nhân viên cán người trẻ, việc sáng tạo nhiệt huyết, song tuổi tác trẻ nên chưa có kinh nghiệm việc quản lý lưu giữ hồ sơ Tơi tìm nguyên nhân hạn chế đó, mong phòng văn thư phường Nhật Tân , quận Tây Hồ, Hà Nội có biện pháp để phát huy ưu điểm khắc phục điều tồn 33 Chương CÁC PHƯƠNG PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI PHƯỜNG NHẬT TÂN – QUẬN TÂY HỒ HÀ NỘI 3.1 Xây dựng, thiết lập kế hoạch cho việc thực công tác văn thư Trên sở văn quy phạm pháp luật, văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác Văn thư, Lưu trữ để từ rà soát hành văn sau: Quy trình soạn thảo ban hành văn Lập danh mục hồ sơ quan Danh mục thành phần tài liệu quan, đơn vị, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử Xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu Lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ, tài liệu Xây dựng quy chế công tác Văn thư, Lưu trữ 3.2 Chỉ đạo cụ thể cho việc thực cơng tác văn thư - Phối hợp với Đồn Thanh tra công tác Nội vụ tiến hành kiểm tra việc thực quy định công tác văn thư, lưu trữ phường Nhật Tân - Thực công tác tổ chức cán văn thư, lưu trữ Gồm có: Tổ chức văn thư, lưu trữ, biên chế, trình độ cơng chức, viên chức thực chế độ cộng chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ theo quy định - Thực hoạt động nghiệp vụ lưu trữ - Thực quy định về: thu nhập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu văn thư phường Nhật Tân - Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu văn thư - Tổ chức tuyên truyền phổ biến Luật Văn thư, nghị định số 01/2013/NĐCP ngày 03/01/2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều luật Văn thư, quy định pháp luật hành văn hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư đến đồn thể cán cơng nhân viên chức, nhằm 34 nâng cao vai trò, tầm quan trọng công tác văn thư phường Nhật Tân - Công tác thu nhập, giao nộp hồ sơ tài liệu vào phòng văn thư quan; - Tiếp tục khảo sát, thống kê số lượng tài liệu tồn đọng chỉnh lý, xây dựng kế hoạch thu nhập, kinh phí chỉnh lý bảo quản an toàn tài liệu - Cải tạo, nâng cấp xây dựng phòng văn thư đảm bảo yêu cầu kỹ thuật để bảo quản an toàn tài liệu - Trang bị đầy đủ phương tiện thiết yếu để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu theo yêu cầu ngành Thực vệ sinh kho, khử trùng tài liệu, phòng chống mối mọt theo quy định 3.3 Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, nhân viên - Văn phòng phường quan hệ thống ban cấp ủy, đặt quản lý, đạo trực tiếp thường trực phường; có nhiệm vụ tham mưu, giúp việc trực tiếp cho phường, mà trực tiếp, thường xuyên ban thường vụ thường trực Tham mưu, giúp việc tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, đạo, phối hợp hoạt động quan tham mưu, giúp việc; tham mưu, đề xuất chủ trương, sách thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, đối ngoại; nguyên tắc, chế độ quản lý tài chính, tài sản đảng bộ; trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, đạo phường - Là quan tham mưu, giúp việc phường công tác thông tin điều hành, nên mối quan hệ mật thiết mang tính thường xuyên, xuất phát từ đặc điểm quản lý thông tin, việc cung cấp điều kiện vật chất, kỹ thuật phục vụ cho trình quản lý điều hành - Với vị trí, vai trò văn phòng cấp phường vậy, chất lượng đội ngũ cán văn phòng cấp ủy có vị trí quan trọng chất lượng cơng tác lãnh đạo, đạo cấp ủy đảng Đội ngũ cán văn phòng phường Nhật Tân bao gồm: Lãnh đạo văn phòng; cán nghiên cứu, tổng hợp lĩnh vực (chuyên viên); văn thư, lưu trữ; tài vụ… số nhân viên phục vụ Với vị trí, nhiệm vụ đặc thù, vai trò đội ngũ cán văn phòng thể cụ thể mặt sau: đội ngũ tham mưu trực tiếp cho phường, ban thường vụ 35 Vì vậy, cán văn phòng phường người trực tiếp tiếp nhận chủ trương, sách, để tư duy, tham mưu cho công tác lãnh đạo, đạo thường trực, cấp ủy; tham mưu, giúp việc cho ban thường vụ, thường trực, cụ thể hóa chủ trương, sách Đảng, Nhà nước vào công tác lãnh đạo địa phương theo thẩm quyền giao Đội ngũ cán văn phòng cầu nối để tiếp nhận chủ trương, tham mưu lãnh đạo truyền đạt chủ trương đến ban, ngành, tổ chức triển khai thực sống, triển khai thành phong trào hành động quần chúng - Xây dựng đội ngũ cán phòng văn thư phường Nhật Tân, đòi hỏi có quan tâm mức có tầm nhìn chiến lược, để xây dựng đội ngũ cán đồng bộ, vừa hồng vừa chuyên, đáp ứng yêu cầu thời kỳ đẩy mạnh cơng nghiệp hố, đại hố, thực tốt nhiệm vụ trị giao -Trong thời gian qua, đội ngũ cán văn phòng cấp phường quan tâm xây dựng, phẩm chất trị, trình độ, lực cơng tác nâng cao rõ rệt, chất lượng hoạt động văn phòng nâng cao bước Các cán bộ, nhân viên nhận thức sâu sắc, đề triển khai thực nhiều chủ chương giải pháp công tác cán bộ, tạo nên đội ngũ cán nói chung đội ngũ cán văn phòng huyện ủy nói riêng có chất lượng, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ Đội ngũ cán văn phòng cấp phường hồn thành chức trách, nhiệm vụ giao, thể kết thực nhiệm vụ thuộc lĩnh vực phâ lãnh đạo quan cần quan tâm nũa đến cơng tác văn phòng , văn thư quan nơi tập trung nhiều công việc quan trọng quan tăng cương kiểm tra hoạt động hành cơng tác xây dựng ban hành văn quan cách nghiêm ngặt theo quy định nhằm tránh tình trạng hoạt động làm việc theo hình thức cầm chừng đối phó thiếu trách nhiệm xử lý nghiêm minh hành vi làm sai trái với trách nhiệm thẩm quyền đồng thời khen ngợi gương nghiêm chỉnh chấp hành nội quy , quy định , nhiệm vụ giao đồng thời tổng kết rút kinh nghiệm sai sót vướng mắc cần giải - Tuy nhiên, so với yêu cầu, chất lượng phận đội ngũ cán 36 Phường nhiều vấn đề cần quan tâm, chất lượng tham mưu hạn chế, thiếu tính chủ động; phần lớn cán văn phòng phường chưa đào tạo chun mơn, nghiệp vụ nên làm việc chủ yếu theo kinh nghiệm; phận thiếu nhiệt tình, thiếu tinh thần trách nhiệm cơng tác; cấu tuổi đời, trình độ chưa hợp lý; phong cách làm việc quan liêu, chưa nhạy bén, thiếu tính khoa học Những hạn chế ảnh hưởng định đến hoạt động lãnh đạo, đạo cấp uỷ, đòi hỏi phải tiếp tục phát huy ưu điểm, khắc phục yếu tạo nên bước chuyển biến chất lượng đội ngũ cán Trong thời kỳ mới, nhiệm vụ trị đặt ngày nặng nề, khó khăn phức tạp Để hồn thành tốt nhiệm vụ trị, cấp ủy đảng phải khơng ngừng nâng cao chất lượng đội ngũ cán tương xứng; có nâng cao chất lượng đội ngũ cán văn phòng thực vấn đề cấp bách Để nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, năm tới cần thực đồng giải pháp: Một ; Tạo điêù kiện thời gian hợp lý cho cán Văn thư – Lưu trữ học lớp bồi dưỡng nâng co nghiệp vụ Hai là; cần cụ thể hoá tiêu chuẩn chức danh, vị trí cơng việc; đánh giá bố trí, sử dụng chun mơn, trình độ, lực đội ngũ cán Tiêu chuẩn chức danh cần sát với tính chất đặc thù văn phòng cấp ủy, u cầu cán văn phòng phải có phẩm chất đạo đức tốt, lực trình độ chun mơn giỏi, kiến thức quản lý nhà nước tinh thông, nhanh nhạy, dám nghĩ, dám làm, dám chịu trách nhiệm Trên sở mơ tả vị trí việc làm, tăng cường quản lý nâng cao chất lượng công tác đánh giá, lựa chọn, bổ nhiệm kiểm tra, giám sát đội ngũ cán Ba là; đổi công tác tuyển chọn để thu hút người có trình độ, lực tốt vào làm cơng tác văn phòng; nâng cao chất lượng quy hoạch cán Do vậy, nâng cao chất lượng đội ngũ cán văn phòng huyện ủy phải gắn liền với việc xâydựng thực sách cán Bốn là; đổi nâng cao chất lượng đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán 37 bộ; phát huy tính tự giác, chủ động tự học, tự rèn thân cán văn phòng Trước hết làtừng cán tự giác, chủ động, tự học, tự rèn luyện Đào tạo, bồi dưỡng cán phải gắn chặt với quy hoạch, chức danh cán bộ, nội dung phù hợp với nhóm đối tượng, với phương châm "cơ bản, hệ thống thiết thực" Năm là; tăng cường quản lý, giám sát đội ngũ cán văn phòng; lãnh đạo ban thường vụ, đạo, giúp đỡ quan văn phòng cấp trên; thực tốt sách đội ngũ cán bộ; phát huy vai trò quyền đoàn thể nhân dân tham gia nâng cao chất lượng đội ngũ cán văn phòng phường Chú trọng nâng cao chất lượng quan làm công tác tổ chức cán bộ, bảo đảm thực tốt sách cán Hệ thống sách cán đòn bẩy, động lực thu hút người có đức, có tài thúc đẩy lực sáng tạo, lòng nhiệt tình góp phần xây dựng bảo đảm ổn định đội ngũ cán nói chung, - Cán bộ, cơng chức, viên chức Phòng Văn thư – Lưu trữ Bộ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật - Tại quan, tổ chức có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản trực thuộc Bộ có Văn phòng tuỳ theo khối lượng công việc công tác văn thư, lưu trữ lập Phòng Văn thư – Lưu trữ phận chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ - Tại quan, tổ chức có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản trực thuộc Bộ, khơng có văn phòng bố trí phận chun trách làm cơng tác văn thư, lưu trữ Cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ quan tổ chức phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ nghành công chức văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật Bộ văn phòng cấp ủy nói riêng Trong năm qua, hầu hết quan từ trung ương đến địa phương tổ chức phận lưu trữ bố trí nhân làm công tác lưu trữ theo thông tư hướng dẫn Các quan nhà nước từ trung ương đến địa phương bố 38 trí cán làm cơng tác lưu trữ Những cán làm công tác lưu trữ bố trí trước thơng tư 40 ban hành, chưa có trình độ chun mơn quan có kế hoạch đào tạo đào tạo lại nghiệp vụ lưu trữ việc tạo điều kiện cho cán tham gia học đại học chức, trung học chức học lớp nghiệp vụ ngắn hạn Đến nay, hầu hết cán lưu trữ quan nhà nước có trình độ chun mơn định song chưa đáp ứng yêu cầu công tác lưu trữ quan 3.4Nâng cao trang thiết bị sở vật chất - Hàng năm công tác tra, kiểm tra thường xuyên liên tục theo định kỳ sở vật chất phường có ý kiến đề xuất phương án kịp thời ,báo cáo cấp quan cấp quản lý xử lý tạo điều kiện tốt cho hoạt động cán nhan viên thự cách hiệu - Thực nghiêm túc , đưa quy định việc bảo quản trang thiết bị sở vật chất có để đảm bảo cơng việc thực hiệu Tiểu Kết Để nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ phường Nhật Tân , sở đề ra, xây dựng, thiết lập kế hoạch, đạo cụ thể cho việc thực công tác văn thư lưu trữ Việc ban hành văn hướng dẫn, đôn đốc, nhắc nhở công tác văn thư, lưu trữ quan Sở với đơn vị trực thuộc triển khai tiến độ chất lượng việc triển khai hoạt động văn thư, lưu trữ đạt hiệu Quy chế văn thư lưu trữ ban hành áp dụng cho khối quan Sở đơn vị trực thuộc Sở Thông qua việc nâng cao chất lượng công tác văn thư, Sở đề số giải pháp để nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, nhân viên Và hết muốn thực tốt kế hoạch, giải pháp việc cấp trang thiết bị đại, nâng cao chất lượng sở vật chất thiếu Nhà nước cần thực cân đối ngân sách, bố trí kinh phí đảm bảo cho 39 hoạt động công tác văn thư – lưu trữ phải ưu tiên kinh phí cho việc cải tạo, nâng cấp, bổ sung kho liệu, thiết bị sở vật chất: bàn, ghế, máy tính, hộp, giá, kệ,… bảo quản tài liệu cách có hiệu Đạt kết quan tâm lãnh đạo Sở lãnh đạo đơn vị trực thuộc cố gắng nỗ lực người trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ có trách nhiệm, nhiệt tình, tận tụy với cơng việc phân cơng 40 KẾT LUẬN Có thể khẳng định cơng tác văn thư có vai trò quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội Đối với quan tổ chức, công tác văn thư có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy quan tổ chức có chức nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh loại giấy tờ liên quan văn tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi văn gốc, để xác định việc xảy có giá trị pháp lý cao Việc soạn thảo văn quan trọng, việc lưu trữ thơng tin quan trọng nhiều.Văn ban hành phải thể loại, xác thẩm quyền ban hành, đầy đủ thành phần thể thức Đảng tổ chức trị - xã hội quy định, thực chế độ công tác văn thư khâu nghiệp vụ cụ thể đánh máy văn bản, đăng ký, chuyển giao quản lý văn Công tác văn thư thiếu hoạt động tất quan, tổ chức Các quan, tổ chức Đảng, tổ chức trị - xã hội dù lớn hay nhỏ, muốn thực chức năng, nhiệm vụ phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến chủ trương, sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại kiện, tượng xảy hoạt động hàng ngày Qua việc nghiên cứu công tác văn thư phường Nhật Tân, Quận Tây Hồ, Thành phố Hà Nội giúp tơi có kiến thức thực tế công tác văn thư phường Nhật Tân, qua việc làm nghiên cứu đó, tơi thấy thực tế diễn ra, ưu điểm, hạn chế phường tơi thấy phải làm để có môi trường tốt cho công tác văn thư làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thơng tin, góp phần nâng cao suất, chất lượng công tác quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội phòng chống tệ quan liêu giấy tờ Trong hoạt động quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội, từ việc đề chủ trương, sách, xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với quan cấp 41 trên, đạo quan cấp triển khai, giải công việc phải dựa vào nguồn thơng tin có liên quan Thơng tin đầy đủ, xác kịp thời hoạt động quan đạt hiệu cao, lẽ thông tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thơng tin chủ yếu nhất, xác thơng tin từ văn văn phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thơng tin mang tính pháp lý 42 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Thạc sỹ Nguyễn Thị Thúy Bình, năm 2013, “Nghiên cứu sở khóa học bảo quản tài liệu Văn thư” PGS.Ths Nguyễn Minh Phương, năm 2014, NXB Chính trị Quốc gia, “Quản lý giải văn quan tổ chức” Công văn số 3626/UBND-VX ngày 29/6/2015 Web tailieu.vn muc Văn thư Web vanthuluutru.com Lịch sử phường Nhật Tân, năm 2000, nxb Quốc gia Tài liệu văn thư UBND phường Nhật Tân năm 2015, nxb Quốc g Báo cáo công tác văn thư- lưu trữ ,năm 2014 UBND phường Nhật Tân Quyết Định 148/QD-UBND ngày 2/8/2013 Về việc phân công quyền hạn, nhiệm vụ, công tác cán bộ, công chức, nhân viên thuộc Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân; tổ trưởng, tổ phó tổ dân phố thuộc địa bàn phường Nhật Tân 43 ... THƯ TẠI PHƯỜNG NHẬT TÂN, TÂY HỒ, HÀ NỘI Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ PHƯỜNG NHẬT TÂN , TÂY HỒ, HÀ NỘI Cơ sở lý luận công tác văn thư 1.1 Khái niệm công tác văn thư Công. .. vậy, công tác văn thư tổ chức tất quốc gia giới hoạt động nhà nước quan tâm 24 Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI PHƯỜNG NHẬT TÂN QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 2.1 Thực trạng công tác văn thư. .. CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ PHƯỜNG NHẬT TÂN , TÂY HỒ, HÀ NỘI Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI PHƯỜNG NHẬT TÂN, TÂY HỒ, HÀ NỘI Chương 3: CÁC PHƯƠNG PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG VĂN THƯ