Báo cáo kiến tập : KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN NHO QUAN

MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU 1 PHẦN NỘI DUNG 2 CHƯƠNG I :GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN NHO QUAN 2 1.Giới thiệu chung 2 1.1. Vị trí địa lý 2 1.2. Kinh tế 3 1.3. Du lịch 3 1.4. Văn hóa – Giáo dục 4 CHƯƠNG II:KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN NHO QUAN 5 1.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan và Văn phòng (Phòng Hành chính) 5 1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan 5 1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng (phòng Hành chính) 8 1.3.Nhận xét ưu điểm, nhược điểm và giải pháp 16 2.Soạn thảo và ban hành văn bản 17 2.1.Các loại văn bản cơ quan, tổ chức ban hành(văn bản đi) 17 2.2.Thẩm quyền ban hành văn bản 17 2.3.Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 18 2.4.Quy trình soạn thảo văn bản 18 2.5.Nhận xét ưu điểm, nhược điểm và giải pháp 18 3.Quản lý văn bản đi 19 3.1.Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn bản 19 3.2.Đăng ký văn bản 20 3.3.Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn 20 3.4. Làm thủ thục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 20 3.5. Lưu văn bản đi 21 3.6. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm và giải pháp 21 4. Quản lý và giải quyết văn bản đến 21 4.1. Tiếp nhận văn bản đến 22 4.2. Đăng ký văn bản đến 23 4.3. Trình, chuyển giao văn bản đến 23 4.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 23 4.5. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm và giải pháp 23 5. Quản lý và sử dụng con dấu 24 5.1. Các loại con dấu cơ quan 24 5.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu 24 5.3. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm và giải pháp 24 6. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 25 6.1. Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan, tổ chức 25 6.2. Phương pháp lập hồ sơ 25 6.3. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 25 6.4. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm và giải pháp 26 7. Tìm hiểu về nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp 26 7.1. Các quy định hiện hành của cơ quan về nghi thức nhà nước 26 7.2. Giao tiếp trong công sở 27 7.3. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm và giải pháp 27 8. Tìm hiểu về thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 28 8.1. Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức 28 8.2. Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng 28 8.3. Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 29 8.4. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm và giải pháp 29 PHẦN KẾT LUẬN 31 TÀI LIỆU THAM KHẢO 33 PHỤ LỤC 34

MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

LỜI CẢM ƠN

PHẦN MỞ ĐẦU 1

PHẦN NỘI DUNG 2

CHƯƠNG I : GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN NHO QUAN 2

1 Giới thiệu chung 2

1.1 Vị trí địa lý 2

1.2 Kinh tế 3

1.3 Du lịch 3

1.4 Văn hóa – Giáo dục 4

CHƯƠNG II: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN NHO QUAN 5

1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan và Văn phòng (Phòng Hành chính) 5

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan 5

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng (phòng Hành chính) 8

1.3 Nhận xét ưu điểm, nhược điểm và giải pháp 16

2 Soạn thảo và ban hành văn bản 17

2.1 Các loại văn bản cơ quan, tổ chức ban hành(văn bản đi) 17

2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản 17

2.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 18

2.4 Quy trình soạn thảo văn bản 18

2.5 Nhận xét ưu điểm, nhược điểm và giải pháp 18

3 Quản lý văn bản đi 19

3.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn bản 19

3.2 Đăng ký văn bản 20

3.3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn 20

3.4 Làm thủ thục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 20

3.5 Lưu văn bản đi 21

3.6 Nhận xét ưu điểm, nhược điểm và giải pháp 21

4 Quản lý và giải quyết văn bản đến 21

4.1 Tiếp nhận văn bản đến 22

4.2 Đăng ký văn bản đến 23

4.3 Trình, chuyển giao văn bản đến 23

4.4 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 23

4.5 Nhận xét ưu điểm, nhược điểm và giải pháp 23

5 Quản lý và sử dụng con dấu 24

5.1 Các loại con dấu cơ quan 24

5.2 Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu 24

5.3 Nhận xét ưu điểm, nhược điểm và giải pháp 24

6 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 25

6.1 Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan, tổ chức 25

6.2 Phương pháp lập hồ sơ 25

6.3 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 25

6.4 Nhận xét ưu điểm, nhược điểm và giải pháp 26

7 Tìm hiểu về nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp 26

7.1 Các quy định hiện hành của cơ quan về nghi thức nhà nước 26

7.2 Giao tiếp trong công sở 27

7.3 Nhận xét ưu điểm, nhược điểm và giải pháp 27

8 Tìm hiểu về thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 28

8.1 Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức 28

8.2 Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng 28

8.3 Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 29

8.4 Nhận xét ưu điểm, nhược điểm và giải pháp 29

PHẦN KẾT LUẬN 31

TÀI LIỆU THAM KHẢO 33

PHỤ LỤC 34

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành bài báo cáo này, em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến chị LêPhương Liên – Cán bộ Phòng Văn thư và các anh, chị trong Văn Phòng UBND

đã tận tình hướng dẫn trong suốt quá trình viết Báo cáo kiến tập

Em chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô trong khoa Quản trị Văn phòngTrường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tận tình truyền đạt kiến thức trong quá trìnhhọc tập Với vốn kiến thức được tiếp thu trong quá trình học không chỉ là nềntảng cho quá trình đi kiến tập mà còn là hành trang giúp em khi ra trường có mộtcông việc tốt hơn

Em chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo HĐND-UBND Huyện Nho Quan vàchú Chánh Văn Phòng Nguyễn Xuân Trường đã cho phép và tạo điều kiệnthuận lợi để em kiến tập tại HĐND-UBND huyện Nho Quan-Tỉnh Ninh Bình

Cuối cùng em kính chúc quý Thầy, Cô dồi dào sức khỏe và thành côngtrong sự nghiệp giảng dạy và học tập Đồng thời, em xin kính chúc các Cô, Chú,Anh, Chị trong HĐND-UBND huyện Nho Quan-Tỉnh Ninh Bình luôn dồi dàosức khỏe, đạt được nhiều thành công tốt đẹp trong công việc

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên

Nguyễn Thị Dung

PHẦN MỞ ĐẦU

Như chúng ta đã biết bất kỳ một cơ quan nào cũng đều có Văn phòng.Vănphòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành củaban lãnh đạo một cơ quan , đơn vị Văn phòng là địa điểm giao tiếp đối nội vàđối ngoại của cơ quan đơn vị.Hiện nay nước ta đang bước vào thời kì

“Công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước”, nên công tác văn thư cũng đóng gópmột phần rất lớn vào công tác xây dựng đất nước thêm giàu mạnh Mỗi cơ quan,văn phòng đều phải thực hiện những chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Do đó,văn phòng là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể của từng cơquan Văn phòng cũng là yếu tố được quan tâm như một trọng điểm quan trọngtrong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng

Là một sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội với chuyên ngành làQuản trị Văn phòng, tôi đã được thầy cô giảng dạy hướng dẫn rất nhiều về côngtác Văn phòng và các công việc liên quan tới hoạt động của Văn phòng như:Văn thư – Lưu trữ, Kế toán, hành chính Văn phòng,…Bên cạnh đó, thông quatìm hiểu tôi phần nào cũng hiểu được chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cáchọa động của Văn phòng phục vụ cho công việc sau này của tôi, đồng thời lầnkiến tập này Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tạo điều kiện cho sinh viênchúng tôi tiếp cận với những công việc của Quản trị Văn phòng một cách thực tếnhất, rèn luyện thêm cho sinh viên các kỹ năng: Giao tiếp, Nghe, nhằm nângcao trình độ cho sinh viên đúng với phuong châm: “ Học đi đôi với hành”

Qua đợt kiến tập này tôi đã lĩnh hội được thêm rất nhiều kiến thức, thôngtin cũng như kinh nghiệm bổ ích Đồng thời, tôi cũng dần định hình được phongcách làm việc tại cơ quan Nhà nước, các hoạt động điều hành, làm việc của một

cơ quan, tổ chức Bên cạnh đó, tôi cũng rèn luyện cho mình được các kỹ năngmềm, khéo léo trong các công việc của mình sau này

PHẦN NỘI DUNGCHƯƠNG I : GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN

DÂN HUYỆN NHO QUAN

1 Giới thiệu chung

Thị trấn Nho Quan là huyện lỵ của huyện Nho Quan, tỉnh Ninh Bình Thịtrấn này cùng với thị trấn Phát Diệm là 2 thị trấn của Ninh Bình được quy hoạch

để trở thành thị xã trong giai đoạn 2015 - 2020 Thị trấn Nho Quan nằm trêngiao điểm quốc lộ 12B và tỉnh lộ 479, cách thành phố Ninh Bình 31 km

Thị trấn Nho Quan được thành lập từ năm 1953 trên cơ sở tách ra từ

xã Lạng Phong Hiện tại, Thị trấn này rộng 2,8126 km2 và có 8623 nhân khẩu

(tháng 11/2008).

Thị trấn Nho Quan dưới thời Pháp thuộc là phủ lỵ của phủ Nho Quan.Trước cách mạng tháng 8/1945, phố Nho Quan thuộc xã Lạng Phong, tổng Lạng

Phong (sau này là huyện Nho Quan) Đến năm 1953, phố Nho Quan được chia

tách từ xã Lạng Phong để thành lập thị trấn Nho Quan thuộc huyện Nho Quan.Tuy trải qua nhiều thay đổi về địa giới hành chính và tên gọi nhưng thị trấn NhoQuan luôn là thị trấn, huyện lỵ, trung tâm chính trị, kinh tế, văn hoá xã hội củahuyện, có ảnh hưởng lớn đến việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế- xã hội của toànhuyện

HĐND – UBND huyện Nho Quan nằm ở Phố Phong Lạc – Thị trấn Nho

Quan – Huyện Nho Quan – Tỉnh Ninh Bình (Số điện thoại : 3.866.555 Số Fax:

3.866.555).

1.1 Vị trí địa lý

Nho Quan có diện tích tự nhiên gần 460 km² và dân số 148.514 người,trong đó đồng bào dân tộc thiểu số chiếm 17%, chủ yếu là người dân tộc Mườngvới 17%.Nho Quan gồm có thị trấn Nho Quan và 26 xã

Nho Quan có dòng sông Bôi nối với sông Hoàng Long ra sông Đáy.Ngoài ra còn có sông Lạng và sông Bến Đang Huyện có quốc lộ 12B, 45, tỉnh

lộ 438, 477, 492 chạy qua

Địa hình huyện Nho Quan hầu hết là đồi núi, bao gồm các xã phía TâyBắc và Tây Nam và phía Bắc huyện, bên cạnh đó còn có một số xã thuộc bánsơn địa và đồng chiêm trũng Địa hình thấp dần từ Bắc xuống Nam, từ Tây sangĐông, độ cao so với mặt nước biển từ +3 đến +5 độ Rừng Nho Quan chiếm20% diện tích tự nhiên, có nhiều cây cối và cầm thú có giá trị Rừng đồi chạydài tới 40 km từ Xích Thổ, Thạch Bình đến Sơn Hà, Quảng Lạc.

1.2 Kinh tế

Nho Quan có các đô thị sau: Thị trấn Nho, Thị trấn Rịa, Thị trấn Ngã baAnh Trỗi, Thị trấn Gia Lâm Nho Quan có các chợ sau là được xếp hạng chợloại 2, 3 ở Ninh Bình: Chợ Đế - Xã Gia Tường, Chợ Đồng Phong - Xã ĐồngPhong, Chợ Lạc - Xã Xích Thổ, Chợ Lam - Xã Sơn Thành, Chợ Na - Xã GiaLâm, Chợ Ngã Ba Anh Trỗi - Xã Quỳnh Lưu, Chợ Nho Quan - Thị Trấn NhoQuan, Chợ Rịa - Xã Phú Lộc, Chợ Vĩnh Khương - Xã Quảng Lạc

Kinh tế- xã hội của huyện trong những năm gần đây đã có nhiều khởi sắc,tốc độ tăng trưởng kinh tế bình quân 5 năm trở lại đây đạt 10,7% Năm 2008, giátrị sản xuất công nghiệp đạt gần 30%, nông nghiệp đạt gần 42%, thương mạidịch vụ đạt trên 28%, thu ngân sách trên địa bàn đạt 57,66 tỷ đồng

1.3 Du lịch

Huyện Nho Quan Nổi tiếng với Vườn Quốc gia Cúc Phương là một khubảo tồn thiên nhiên, khu rừng đặc dụng nằm trên địa phận ranh giới 3 khu vựcTây Bắc, châu thổ sông Hồng và Bắc Trung Bộ thuộc ba tỉnh: Ninh Bình, HòaBình, Thanh Hóa Vườn quốc gia này có hệ động thực vật phong phú đa dạngmang đặc trưng rừng mưa nhiệt đới Nhiều loài động thực vật có nguy cơ tuyệtchủng cao được phát hiện và bảo tồn tại đây Đây cũng là vườn quốc gia đầutiên tại Việt Nam Vườn quốc gia Cúc Phương được thành lập theo Quyết định

số 72/TTg ngày 07/7/1962 của Thủ tướng Chính phủ và Quyết định số 139/CTngày 09/5/1998 của Chính phủ Vườn thuộc địa giới hành chính của ba

tỉnh: Ninh Bình (hầu hết xã Cúc Phương, một phần xã Kỳ Phú, Văn Phương,

Yên Quang của huyện Nho Quan), Thanh Hóa (phần lớn núi đá vôi, núi đất, thung lũng các xã Thạch Lâm, Thạch Yên, Thành Mỹ, Thành Yên của

huyệnThạch Thành), Hoà Bình (toàn bộ rừng núi đá vôi các xã Lạc Thịnh, Yên Lạc, Phú Lai, Yên Trị, Ngọc Lương của huyện Yên Thủy, xã Yên Nghiệp, Ân Nghĩa thuộc huyện Lạc Sơn).

Từ nay đến năm 2015, Nho Quan dự kiến tập trung thực hiện các dự ánnâng cấp, hoàn chỉnh các tuyến đường giao thông phục vụ cho các tua du lịch;

dự án tuyến hồ Yên Quang - đình Mống Lá (với sản phẩm du lịch là vui chơi

bằng xe ngựa, du thuyền, câu cá); dự án du lịch đường sông Nho Quan - động

Vân Trình bằng tàu thuỷ, kết hợp xây dựng khu công viên vui chơi thể thao, giảitrí thị trấn Nho Quan; đầu tư nâng cấp các điểm di tích lịch sử khu căn cứ cáchmạng Quỳnh Lưu, nâng cấp đền Phủ Đồi, quy hoạch phục vụ khách du lịch tâmlinh; các dự án khách sạn 3 sao ở thị trấn Nho Quan

1.4 Văn hóa – Giáo dục

Chất lượng giáo viên 53,25% giáo viên mầm non Cơ sở vật chất : 43,35%phòng học mầm non được xây dựng kiên cố; 55,42% phòng học tiểu học94,85% phòng học trung học cơ sở, 100% phòng học trung học phổ thông đượcxây dựng kiên cố cao tầng; 90,8% giáo viên tiểu học; 94,14% giáo viên trunghọc cơ sở và 100% giáo viên trung học phổ thông đạt chuẩn Chất lượng giáodục mọi mặt ngày càng được nâng cao tỷ lệ học sinh cuối cấp tốt nghiệp đạt từ

98 - 100%, toàn huyện đã phổ cập song trung học cơ sở

CHƯƠNG II:

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ

ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN NHO QUAN

1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan và Văn phòng (Phòng Hành chính)

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan

Ủy ban nhân dân là một cơ quan hành chính nhà nước của hệ thống hànhchính Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam Đây là cơ quan thực thi pháp luậttại các cấp: tỉnh, huyện, xã Các chức danh của Ủy ban nhân dân được Hội đồngnhân dân cấp tương ứng bầu ra và có nhiệm kỳ trùng với nhiệm kỳ của Hội đồngnhân dân Người đứng đầu Ủy ban nhân dân là Chủ tịch Ủy ban nhân dân,thường là phó bí thư Đảng ủy Đảng Cộng sản Việt Nam cấp tương ứng Quyềnhạn của Ủy ban nhân dân được quy định tại Hiến pháp nước Cộng hòa Xã hộichủ nghĩa Việt Nam và Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân

Ủy ban nhân dân các cấp có các cơ quan giúp việc như: Sở (cấp tỉnh), Phòng (cấp huyện), Ban (cấp xã).

a Chức năng

Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hộiđồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệmtrước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bảncủa cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấpnhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng

cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân tổ chức và hoạt động theo nguyêntắc tập trung dân chủ

b Nhiệm vụ và quyền hạn

Quyết định biện pháp bảo đảm trật tự, an toàn xã hội, đấu tranh, phòng,chống tội phạm và các hành vi vi phạm pháp luật khác, phòng, chống quan liêu,tham nhũng trong phạm vi được phân quyền; biện pháp bảo vệ tài sản của cơ

quan, tổ chức, bảo hộ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền

và lợi ích hợp pháp khác của công dân trên địa bàn Huyện

Quyết định quy hoạch phát triển hệ thống tổ chức khuyến công, khuyếnnông, khuyến lâm, khuyến ngư, mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch, mạnglưới giao thông trên địa bàn Huyện theo quy định của pháp luật;

c Cơ cấu tổ chức

Đây là chính quyền của các địa phương cấp huyện, quận, thành phố trựcthuộc tỉnh, thị xã Ủy ban nhân dân cấp huyện có từ 7 đến 9 thành viên, gồm:Chủ tịch, 3 Phó Chủ tịch và các ủy viên Lãnh đạo Ủy ban nhân dân cấp huyệngồm: Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Người đứng đầu Ủy ban nhân dân cấp huyện

là Chủ tịch Ủy ban nhân dân, trên danh nghĩa là do Hội đồng nhân dân huyện sởtại lựa chọn, cử ra giúp việc cho HĐND Thông thường, Chủ tịch Ủy ban nhândân huyện sẽ đồng thời là một Phó Bí thư Huyện ủy

Các cơ quan giúp việc của chính quyền địa phương cấp huyện thôngthường gồm các phòng, ban trực thuộc, bao gồm:

- Văn phòng Ủy ban Nhân dân

- Phòng Lao động- Thương binh xã hội

- Thanh tra huyện

- Phòng Văn hóa - thông tin

Một số cơ quan nhà nước ở cấp huyện như bao gồm:

- Chi cục Thuế

- Chi cục Thống kê

- Ban chỉ huy Quân sự Huyện

- Công an Huyện

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC UBND HUYỆN

TÀI CHÍNH - KẾ HOẠCH THỐNG KÊ

QUAN SỰ

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng

- Công tác bảo đảm cơ sở vật chất: Thuộc công tác này, văn phòng vừanghiên cứu, đề xuất ý kiến, vừa trực tiếp thực hiện công việc sau khi Uỷ ban có

ý kiến phê duyệt; văn phòng mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ tài sản,kinh phí, trang thiết bị kỹ thuật của Uỷ ban

- Tổ chức phục vụ hội nghị, lễ tân, khánh tiết và tiếp khách của cơ quan.Quản lý trụ sở cơ quan, vật tư, tài sản, các trang thiết bị phương tiện, tiện nghilàm việc; đảm bảo an ninh trật tự và vệ sinh môi trường trong cơ quan Thu vàquản lý sử dụng các loại phí, lệ phí theo quy định

b Nhiệm vụ và Quyền hạn

- Xây dựng chương trình, kế hoạch và báo cáo thực hiện chương trình,

kế hoạch công tác thường kỳ của cơ quan và của văn phòng Tổ chức họp giaoban và xếp lịch công tác tuần của cơ quan

- Thu thập thông tin, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời đáp ứng nhucầu lãnh đạo quản lý, điều hành của thủ trưởng cơ quan

- Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị chuẩn bị, tổ chức các cuộc hộinghị, hội thảo, cuộc họp, cuộc làm việc của lãnh đạo cơ quan; Tổ chức việc ghibiên bản các cuộc họp, cuộc làm việc đó

- Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác thường kỳ:

Căn cứ yêu cầu, nhiệm vụ, văn phòng chủ động xây dựng chương trình,trình Chủ tịch UBND duyệt, ban hành Sau khi chương trình công tác được ban

hành, văn phòng có trách nhiệm giúp Chủ tịch UBND tổ chức thực hiện; Đônđốc các bộ phận công tác triển khai; Theo dõi tiến độ thực hiện; Cuối kỳ, vănphòng tổng hợp tình hình, viết báo cáo và tổ chức cuộc họp sơ kết, tổng kết thựchiện chương trình.

- Tổng hợp tình hình, báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tham mưu giúpUBND Huyện trong việc chỉ đạo thực hiện

Văn phòng giúp UBND Huyện tổ chức công tác thông tin và xử lý thôngtin; Phản ánh thường xuyên, kịp thời, chính xác tình hình các mặt công tác củacác xã trong địa bàn Huyện Công tác thông tin phải phục vụ đắc lực sự quản lý,chỉ đạo của UBND Huyện và việc giám sát của HĐND Công tác bảo đảm thôngtin của văn phòng tập trung vào các nội dung chủ yếu: Tổng hợp tình hình thựchiện kế hoạch kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng; …

- Tổ chức các cuộc họp, cuộc làm việc của UBND:

Ở UBND Huyện thường có các cuộc họp, cuộc hội nghị dưới đây: Họp

Uỷ ban; Họp giao ban của Chủ tịch và Phó Chủ tịch Uỷ ban; Cuộc họp của lãnhđạo Uỷ ban với các chánh văn phòng, phó chánh văn phòng và các thành viênkhác của HĐND khi có công việc cần giải quyết; Cuộc họp của lãnh đạo UBNDvới lãnh đạo các cơ quan đoàn thể trong xã…Trách nhiệm của văn phòng trongcác cuộc họp là tham mưu đề xuất các cuộc họp; Bố trí lịch các cuộc họp; Phốihợp với công chức có liên quan để xây dựng chương trình và chuẩn bị nội dung;Ghi biên bản cuộc họp

- Giúp UBND về công tác thi đua khen thưởng:

Căn cứ vào văn bản hướng dẫn của cơ quan nhà nước cấp trên, văn phòng

có trách nhiệm giúp UBND tổ chức thực hiện công tác thi đua khen thưởngtrong cơ quan UBND và các xã; Tổ chức hội nghị tổng kết, rút kinh nghiệm;Làm thủ tục đề nghị UBND khen thưởng theo thẩm quyền hoặc UBND đề nghịlên cấp trên khen thưởng những tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc trongphong trào thi đua

- Tổ chức công tác tiếp dân:

Theo quy định của UBND , văn phòng trực tiếp tiếp nhận đơn thư khiếu

nại của nhân dân gửi đến UBND Nghiên cứu, đề xuất ý kiến để lãnh đạoUBND trả lời nhân dân đúng với chủ trương, chính sách của đảng và nhà nước.Đồng thời, chuyển các đơn thư không thuộc thẩm quyền của UBND và hướngdẫn cho nhân dân đến các cơ quan có trách nhiệm giải quyết.

- Tham gia bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trong giao dịch giữa UBNDvới cơ quan, tổ chức, công dân theo cơ chế “một cửa”:

Cơ chế một cửa là cơ chế giải quyết công việc của một cơ quan hànhchính nhà nước, từ hướng dẫn, tiếp nhận giấy tờ, hồ sơ, giải quyết đến trả kếtquả được thực hiện tại một đầu mối là bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Nguyêntắc thực hiện cơ chế một cửa là: thủ tục hành chính đơn giản, rõ ràng, đúng phápluật, công khai, thuận tiện, nhanh chóng, nhận yêu cầu và trả kết quả tại một nơi

ý, văn phòng sắp xếp lịch làm việc

- Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc:

Cơ sở vật chất và phương tiện làm việc của UBND Huyện gồm có: Đấtđai, nhà cửa, phương tiện giao thông, trang thiết bị kỹ thuật, văn phòng phẩm

Văn phòng đề nghị về nhu cầu sử dụng đất đai, nhà cửa, trang thiết bị kỹthuật và phương tiện làm việc khác Trong trường hợp cụ thể, nếu được phâncông, văn phòng trực tiếp mua sắm Văn phòng trực tiếp quản lý, bảo dưỡng cáctài sản thuộc cơ quan UBND

- Quản lý và trực tiếp thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, hành chính củaUBND Công tác văn thư lưu trữ của UBND Huyện bao gồm:

Công tác hành chính của UBND Huyện bao gồm: Lễ tân, khánh tiết,

thường trực bảo vệ, liên lạc, điện thoại, tạp vụ Trách nhiệm của văn phòng đốivới công tác hành chính, văn thư, lưu trữ là tổ chức thực hiện các văn bản củacấp trên gửi cho UBND Biên soạn, trình lãnh đạo UBND ban hành văn bảnmới về công tác văn thư, lưu trữ, hành chính cho phù hợp với thực tế hoạt độngcủa UBND.

- Thực hiện công tác tổ chức - cán bộ:

Văn phòng giúp Chủ tịch UBND Huyện thực hiện nghiệp vụ công tác tổchức và cán bộ Trực tiếp quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, người lao động thuộcUBND Thống kê số lượng, chất lượng cán bộ, công chức và người lao độngthuộc thẩm quyền quản lý của UBND Huyện Giúp Chủ tịch UBND thực hiệnchế độ chính sách đối với cán bộ, công chức và người lao động

1 Nguyễn Xuân Trường Chánh văn phòng

Chịu trách nhiệm trước chủtịch, phó chủ tịch, phó chủtịch HĐND và UBND, đồngthời chịu trách nhiệm trướcpháp luật, thực hiện chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạnđược giao

2 Bùi Đào Hồng Phó chánh văn

phòng

Giúp việc cho chánh vănphòng, giúp chánh vănphòng điều hành các côngviệc được phân công và chịutrách nhiệm trước tránh vănphòng về các côn việc đượcgiao, thay chánh văn phòngquản lý công việc khi chánhvăn phòng đi công tác,…

3 Nguyễn Văn Nam Phó chánh văn

phòng

Phụ trách các công việc: phụtrách công tác văn thư, lưutrữ, tiếp dân, tham mưu chochánh văn phòng về các vănbản liên quan đến văn hóa,

xã hội, dân tộc, tôn giáo,…

4 Lê Trần Hương Phó chánh văn

phòng

Phụ trách công việc như:Tham mưu cho chánh vănphòng các công tác bày trítrang thiết bị, cơ sở vật chấttrong văn phòng, phụ trách

về các mảng an ninh, quốcphòng, thanh tra, tư pháp,

Phụ trách công việc: tổnghợp thu, chi của văn phòngtheo tuần, tháng, quý, năm

để báo cáo cho chánh vănphòng

8 Ngô Dương Dinh Cán bộ hành

chính

Thường xuyên giúp lãnh đạoliên hệ các phòng, ban trongHĐND & UBND

Dự các cuộc họp nếu đượcmời

9 Đồng Thị Minh Cán bộ kế toán 1

cửa

Thực hiện các báo cáo định

kỳ về tài chính với Sở Tàichính; báo cáo tài chínhcông khai trong hội nghị cán

bộ CNVC cơ quan hàngnăm

Thực hiện các nhiệm vụkhác do lãnh đạo Ban phâncông

10 Phạm Quan Quân Chuyên viên tổng

Tổng hợp văn bản, soạn thảovăn bản do phó chánh vănphòng yêu cầu,…

12 Đinh Công Minh

Viên chứcHĐND

Chịu trách nhiệm về quản lý,truyền đạt ý kiến của HĐNDđến các phòng ban

13 Đào Thị Thùy

Công chứcHĐND

Chịu trách nhiệm về quản lý,truyền đạt ý kiến của HĐNDđến các phòng ban, tiếpkhách,…

14 Nguyễn Đức Thành Cán bộ Văn thư

Các công việc như: chuyểnphát văn bản đi đến bưuđiện Chia báo, đóng dấu vàchuyển giao văn bản đến cholãnh đạo và các phòng, bantại HĐND & UBND

Trưởng ban Dân vận, phụtrách công tác dân quân tự

vệ, quân sự,…

17 Bùi Ngọc Hà Cán bộ Photo tài liệu, văn bản cho

văn phòng và các phòng, bankhác tại UBND

18 Lê Phương Liên Cán bộ văn thư Tiếp nhận, đăng ký Chuyển

công văn đến đi theo quyđịnh của Nghị định110/2004/NĐ-CP ngày08/4/2004 của Chính phủ vềcông tác văn thư

Quản lý con dấu, trực điệnthoại, đóng dấu văn bản khi

đã đủ các yêu cầu thể thức

và nội dung quy định

19 Đinh Tiến Hoàng Cán bộ kế toán

tổng hợp

Nhập dự toán thu, chi vàophầm mềm dành riêng, sau

đó làm bản word trình lênlãnh đạo

20 Nguyễn Thế Việt Cán bộ tiếp công

dân 1 cửa

Tổ chức quản lý và điềuhành hoạt động của bộ phận

“Một cửa” theo đúng Quychế hoạt động đã được banhành, nhiệm vụ gồm:

Tiếp tổ chức, công dân khi

tổ chức, công dân có yêu cầugiải quyết công việc thuộccác lĩnh vực giải quyết theo

cơ chế “Một cửa”

24 Nguyễn Thị Thu LĐHĐ Quét dọn, phục vụ nhà

khách

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG UBND HUYỆN

1.3 Nhận xét ưu điểm, nhược điểm và giải pháp

a Ưu điểm: Bộ máy cơ quan tổ chức là một thể thống nhất, giải quyết

công việc theo quy trình, giải quyết công việc nhanh, chính xác, mỗi nhân viênluôn có trách nhiệm giúp đỡ, trợ giúp lãnh đạo của mình hoàn thành công việc

b Nhược điểm: Ý thức trách nhiệm của một số ít cán bộ, nhân viên còn

chưa tốt, không biết hy sinh vì cái chung, làm việc còn thiếu tinh thần tráchnhiệm, kinh nghiệm và kỹ năng chưa thực sự đáp ứng được nhu cầu công việc

c Giải pháp: Lãnh đạo cơ quan nên cho các cán bộ đi học, đào tạo nâng

cao tay nghề về tin học và kỹ năng mềm trong xử lý công việc, nâng cao ý thức

trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong ủy ban….v.v

CHÁNH VĂN PHÒNG

(NGUYỄN XUÂN TRƯỜNG)

PHÓ CHÁNH

VĂN PHÒNG

(LÊ TRẦN HƯƠNG)

PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG

(NGUYỄN VĂN NAM)

PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG

(BÙI ĐÀO HỒNG)

Tiếp công dân và giải đáp các thắc mắc

Quản lý nhân sự trong văn phòng

Phụ trách thủ tục giấy tờ,

hồ sơ, lưu trữ và công tác văn thư

Quản lý công tác soạn thảo văn bản, chỉnh sửa văn bản

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ

sơ hành chính

Bộ phận tổng hợp, kế toán thu chi

Quản lý

trang thiết

bị văn

phòng