Báo cáo kiến tập : KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN NHO QUAN

MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU 1 PHẦN NỘI DUNG 2 CHƯƠNG I :GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN NHO QUAN 2 1.Giới thiệu chung 2 1.1. Vị trí địa lý 2 1.2. Kinh tế 3 1.3. Du lịch 3 1.4. Văn hóa – Giáo dục 4 CHƯƠNG II:KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN NHO QUAN 5 1.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan và Văn phòng (Phòng Hành chính) 5 1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan 5 1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng (phòng Hành chính) 8 1.3.Nhận xét ưu điểm, nhược điểm và giải pháp 16 2.Soạn thảo và ban hành văn bản 17 2.1.Các loại văn bản cơ quan, tổ chức ban hành(văn bản đi) 17 2.2.Thẩm quyền ban hành văn bản 17 2.3.Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 18 2.4.Quy trình soạn thảo văn bản 18 2.5.Nhận xét ưu điểm, nhược điểm và giải pháp 18 3.Quản lý văn bản đi 19 3.1.Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn bản 19 3.2.Đăng ký văn bản 20 3.3.Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn 20 3.4. Làm thủ thục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 20 3.5. Lưu văn bản đi 21 3.6. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm và giải pháp 21 4. Quản lý và giải quyết văn bản đến 21 4.1. Tiếp nhận văn bản đến 22 4.2. Đăng ký văn bản đến 23 4.3. Trình, chuyển giao văn bản đến 23 4.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 23 4.5. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm và giải pháp 23 5. Quản lý và sử dụng con dấu 24 5.1. Các loại con dấu cơ quan 24 5.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu 24 5.3. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm và giải pháp 24 6. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 25 6.1. Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan, tổ chức 25 6.2. Phương pháp lập hồ sơ 25 6.3. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 25 6.4. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm và giải pháp 26 7. Tìm hiểu về nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp 26 7.1. Các quy định hiện hành của cơ quan về nghi thức nhà nước 26 7.2. Giao tiếp trong công sở 27 7.3. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm và giải pháp 27 8. Tìm hiểu về thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 28 8.1. Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức 28 8.2. Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng 28 8.3. Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 29 8.4. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm và giải pháp 29 PHẦN KẾT LUẬN 31 TÀI LIỆU THAM KHẢO 33 PHỤ LỤC 34

MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT HĐND UBND TTGDTX PTTH THPT DT TT CT SXKD HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN ỦY BAN NHÂN DÂN TRUNG TÂM GIÁO DỤC THƯỜNG XUYÊN PHỔ THÔNG TRUNG HỌC TRUNG HỌC PHỔ THÔNG DÂN TỘC THỊ TRẤN CHỦ TỊCH SẢN XUẤT KINH DOANH LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành báo cáo này, em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến chị Lê Phương Liên – Cán Phòng Văn thư anh, chị Văn Phòng UBND tận tình hướng dẫn suốt trình viết Báo cáo kiến tập Em chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô khoa Quản trị Văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tận tình truyền đạt kiến thức trình học tập Với vốn kiến thức tiếp thu trình học không tảng cho trình kiến tập mà hành trang giúp em trường có công việc tốt Em chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo HĐND-UBND Huyện Nho Quan Chánh Văn Phòng Nguyễn Xuân Trường cho phép tạo điều kiện thuận lợi để em kiến tập HĐND-UBND huyện Nho Quan-Tỉnh Ninh Bình Cuối em kính chúc quý Thầy, Cô dồi sức khỏe thành công nghiệp giảng dạy học tập Đồng thời, em xin kính chúc Cô, Chú, Anh, Chị HĐND-UBND huyện Nho Quan-Tỉnh Ninh Bình dồi sức khỏe, đạt nhiều thành công tốt đẹp công việc Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Nguyễn Thị Dung PHẦN MỞ ĐẦU Như biết quan có Văn phòng.Văn phòng máy làm việc tổng hợp trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành ban lãnh đạo quan , đơn vị Văn phòng địa điểm giao tiếp đối nội đối ngoại quan đơn vị.Hiện nước ta bước vào thời kì “Công nghiệp hóa, đại hóa đất nước”, nên công tác văn thư đóng góp phần lớn vào công tác xây dựng đất nước thêm giàu mạnh Mỗi quan, văn phòng phải thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Do đó, văn phòng máy tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể quan Văn phòng yếu tố quan tâm trọng điểm quan trọng việc nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Là sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội với chuyên ngành Quản trị Văn phòng, thầy cô giảng dạy hướng dẫn nhiều công tác Văn phòng công việc liên quan tới hoạt động Văn phòng như: Văn thư – Lưu trữ, Kế toán, hành Văn phòng,…Bên cạnh đó, thông qua tìm hiểu phần hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn họa động Văn phòng phục vụ cho công việc sau tôi, đồng thời lần kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tạo điều kiện cho sinh viên tiếp cận với công việc Quản trị Văn phòng cách thực tế nhất, rèn luyện thêm cho sinh viên kỹ năng: Giao tiếp, Nghe, nhằm nâng cao trình độ cho sinh viên với phuong châm: “ Học đôi với hành” Qua đợt kiến tập lĩnh hội thêm nhiều kiến thức, thông tin kinh nghiệm bổ ích Đồng thời, dần định hình phong cách làm việc quan Nhà nước, hoạt động điều hành, làm việc quan, tổ chức Bên cạnh đó, rèn luyện cho kỹ mềm, khéo léo công việc sau PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I : GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN NHO QUAN Giới thiệu chung Thị trấn Nho Quan huyện lỵ huyện Nho Quan, tỉnh Ninh Bình Thị trấn với thị trấn Phát Diệm thị trấn Ninh Bình quy hoạch để trở thành thị xã giai đoạn 2015 - 2020 Thị trấn Nho Quan nằm giao điểm quốc lộ 12B tỉnh lộ 479, cách thành phố Ninh Bình 31 km Thị trấn Nho Quan thành lập từ năm 1953 sở tách từ xã Lạng Phong Hiện tại, Thị trấn rộng 2,8126 km2 có 8623 nhân (tháng 11/2008) Thị trấn Nho Quan thời Pháp thuộc phủ lỵ phủ Nho Quan Trước cách mạng tháng 8/1945, phố Nho Quan thuộc xã Lạng Phong, tổng Lạng Phong (sau huyện Nho Quan) Đến năm 1953, phố Nho Quan chia tách từ xã Lạng Phong để thành lập thị trấn Nho Quan thuộc huyện Nho Quan Tuy trải qua nhiều thay đổi địa giới hành tên gọi thị trấn Nho Quan thị trấn, huyện lỵ, trung tâm trị, kinh tế, văn hoá xã hội huyện, có ảnh hưởng lớn đến việc thúc đẩy phát triển kinh tế- xã hội toàn huyện HĐND – UBND huyện Nho Quan nằm Phố Phong Lạc – Thị trấn Nho Quan – Huyện Nho Quan – Tỉnh Ninh Bình (Số điện thoại : 3.866.555 Số Fax: 3.866.555) 1.1 Vị trí địa lý Nho Quan có diện tích tự nhiên gần 460 km² dân số 148.514 người, đồng bào dân tộc thiểu số chiếm 17%, chủ yếu người dân tộc Mường với 17%.Nho Quan gồm có thị trấn Nho Quan 26 xã Nho Quan có dòng sông Bôi nối với sông Hoàng Long sông Đáy Ngoài có sông Lạng sông Bến Đang Huyện có quốc lộ 12B, 45, tỉnh lộ 438, 477, 492 chạy qua Địa hình huyện Nho Quan hầu hết đồi núi, bao gồm xã phía Tây Bắc Tây Nam phía Bắc huyện, bên cạnh có số xã thuộc bán sơn địa đồng chiêm trũng Địa hình thấp dần từ Bắc xuống Nam, từ Tây sang Đông, độ cao so với mặt nước biển từ +3 đến +5 độ Rừng Nho Quan chiếm 20% diện tích tự nhiên, có nhiều cối cầm thú có giá trị Rừng đồi chạy dài tới 40 km từ Xích Thổ, Thạch Bình đến Sơn Hà, Quảng Lạc 1.2 Kinh tế Nho Quan có đô thị sau: Thị trấn Nho, Thị trấn Rịa, Thị trấn Ngã ba Anh Trỗi, Thị trấn Gia Lâm Nho Quan có chợ sau xếp hạng chợ loại 2, Ninh Bình: Chợ Đế - Xã Gia Tường, Chợ Đồng Phong - Xã Đồng Phong, Chợ Lạc - Xã Xích Thổ, Chợ Lam - Xã Sơn Thành, Chợ Na - Xã Gia Lâm, Chợ Ngã Ba Anh Trỗi - Xã Quỳnh Lưu, Chợ Nho Quan - Thị Trấn Nho Quan, Chợ Rịa - Xã Phú Lộc, Chợ Vĩnh Khương - Xã Quảng Lạc Kinh tế- xã hội huyện năm gần có nhiều khởi sắc, tốc độ tăng trưởng kinh tế bình quân năm trở lại đạt 10,7% Năm 2008, giá trị sản xuất công nghiệp đạt gần 30%, nông nghiệp đạt gần 42%, thương mại dịch vụ đạt 28%, thu ngân sách địa bàn đạt 57,66 tỷ đồng 1.3 Du lịch Huyện Nho Quan Nổi tiếng với Vườn Quốc gia Cúc Phương khu bảo tồn thiên nhiên, khu rừng đặc dụng nằm địa phận ranh giới khu vực Tây Bắc, châu thổ sông Hồng Bắc Trung Bộ thuộc ba tỉnh: Ninh Bình, Hòa Bình, Thanh Hóa Vườn quốc gia có hệ động thực vật phong phú đa dạng mang đặc trưng rừng mưa nhiệt đới Nhiều loài động thực vật có nguy tuyệt chủng cao phát bảo tồn Đây vườn quốc gia Việt Nam Vườn quốc gia Cúc Phương thành lập theo Quyết định số 72/TTg ngày 07/7/1962 Thủ tướng Chính phủ Quyết định số 139/CT ngày 09/5/1998 Chính phủ Vườn thuộc địa giới hành ba tỉnh: Ninh Bình (hầu hết xã Cúc Phương, phần xã Kỳ Phú, Văn Phương, Yên Quang huyện Nho Quan), Thanh Hóa (phần lớn núi đá vôi, núi đất, thung lũng xã Thạch Lâm, Thạch Yên, Thành Mỹ, Thành Yên huyệnThạch Thành), Hoà Bình (toàn rừng núi đá vôi xã Lạc Thịnh, Yên Lạc, Phú Lai, Yên Trị, Ngọc Lương huyện Yên Thủy, xã Yên Nghiệp, Ân Nghĩa thuộc huyện Lạc Sơn) Từ đến năm 2015, Nho Quan dự kiến tập trung thực dự án nâng cấp, hoàn chỉnh tuyến đường giao thông phục vụ cho tua du lịch; dự án tuyến hồ Yên Quang - đình Mống Lá (với sản phẩm du lịch vui chơi xe ngựa, du thuyền, câu cá); dự án du lịch đường sông Nho Quan - động Vân Trình tàu thuỷ, kết hợp xây dựng khu công viên vui chơi thể thao, giải trí thị trấn Nho Quan; đầu tư nâng cấp điểm di tích lịch sử khu cách mạng Quỳnh Lưu, nâng cấp đền Phủ Đồi, quy hoạch phục vụ khách du lịch tâm linh; dự án khách sạn thị trấn Nho Quan 1.4 Văn hóa – Giáo dục Chất lượng giáo viên 53,25% giáo viên mầm non Cơ sở vật chất : 43,35% phòng học mầm non xây dựng kiên cố; 55,42% phòng học tiểu học 94,85% phòng học trung học sở, 100% phòng học trung học phổ thông xây dựng kiên cố cao tầng; 90,8% giáo viên tiểu học; 94,14% giáo viên trung học sở 100% giáo viên trung học phổ thông đạt chuẩn Chất lượng giáo dục mặt ngày nâng cao tỷ lệ học sinh cuối cấp tốt nghiệp đạt từ 98 - 100%, toàn huyện phổ cập song trung học sở CHƯƠNG II: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN NHO QUAN Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức quan Văn phòng (Phòng Hành chính) 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan Ủy ban nhân dân quan hành nhà nước hệ thống hành Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam Đây quan thực thi pháp luật cấp: tỉnh, huyện, xã Các chức danh Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân cấp tương ứng bầu có nhiệm kỳ trùng với nhiệm kỳ Hội đồng nhân dân Người đứng đầu Ủy ban nhân dân Chủ tịch Ủy ban nhân dân, thường phó bí thư Đảng ủy Đảng Cộng sản Việt Nam cấp tương ứng Quyền hạn Ủy ban nhân dân quy định Hiến pháp nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân Ủy ban nhân dân cấp có quan giúp việc như: Sở (cấp tỉnh), Phòng (cấp huyện), Ban (cấp xã) a Chức Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân tổ chức hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ b Nhiệm vụ quyền hạn Quyết định biện pháp bảo đảm trật tự, an toàn xã hội, đấu tranh, phòng, chống tội phạm hành vi vi phạm pháp luật khác, phòng, chống quan liêu, tham nhũng phạm vi phân quyền; biện pháp bảo vệ tài sản quan, tổ chức, bảo hộ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, quyền lợi ích hợp pháp khác công dân địa bàn Huyện Quyết định quy hoạch phát triển hệ thống tổ chức khuyến công, khuyến nông, khuyến lâm, khuyến ngư, mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch, mạng lưới giao thông địa bàn Huyện theo quy định pháp luật; c Cơ cấu tổ chức Đây quyền địa phương cấp huyện, quận, thành phố trực thuộc tỉnh, thị xã Ủy ban nhân dân cấp huyện có từ đến thành viên, gồm: Chủ tịch, Phó Chủ tịch ủy viên Lãnh đạo Ủy ban nhân dân cấp huyện gồm: Chủ tịch, Phó Chủ tịch Người đứng đầu Ủy ban nhân dân cấp huyện Chủ tịch Ủy ban nhân dân, danh nghĩa Hội đồng nhân dân huyện sở lựa chọn, cử giúp việc cho HĐND Thông thường, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện đồng thời Phó Bí thư Huyện ủy Các quan giúp việc quyền địa phương cấp huyện thông thường gồm phòng, ban trực thuộc, bao gồm: - Văn phòng Ủy ban Nhân dân Phòng Tài - Kế hoạch Phòng Nội vụ Phòng Tài nguyên - môi trường Phòng Công thương Phòng Nông nghiệp – PTNT Phòng Tư pháp Phòng Giáo dục- Đào tạo Phòng Y tế Phòng Lao động- Thương binh xã hội Thanh tra huyện Phòng Văn hóa - thông tin Một số quan nhà nước cấp huyện bao gồm: - Chi cục Thuế Chi cục Thống kê Ban huy Quân Huyện Công an Huyện SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC UBND HUYỆN CHỦ TỊCH UBND (BÙI THỊ QUẾ) PHÓ CHỦ TỊCH UBND (TRỊNH ĐỨC HƯNG) PHÓ CHỦ TỊCH UBND (TRẦN VĂN SÍNH) PHÓ CHỦ TỊCH UBND (ĐINH VĂN TRANG) NÔNG NGHIỆP LAO ĐỘNG TB & XH KINH TẾ TÀI NGUYÊN & MÔI TRƯỜNG GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO VĂN HÓA THÔNG TIN Y TẾ THỐNG KÊ VĂN PHÒNG TÀI CHÍNH - KẾ HOẠCH NỘI VỤ THANH TRA TƯ PHÁP CÔNG AN QUAN SỰ 10 ngày tháng năm ban hành văn vào văn bản, sau đăng ký văn vào sổ đăng ký văn theo hệ thống số chung UBND thống quản lý (trừ - trường hợp pháp luật có quy định khác) Các loại văn bản: Quyết định, quy định, quy chế, hướng dẫn đăng ký vào - sổ theo ngày tháng theo năm ban hành văn Các loại văn hành khác đăng ký vào sổ riêng phù hợp với - tính chất công việc Văn mật đánh số có sổ riêng Theo nơi nhận ghi bên văn bản, cán văn thư nhân ra, sau đóng dấu quan ban hành văn có đầy đủ chữ ký cán chuyên môn người ban hành văn bản, văn giải công việc thông - thường gửi phong bì thông thường thông qua đường bưu điện Đối với văn mật(mật, tối mật, tuyệt mật), khẩn, hỏa tốc: trước gửi cán văn thư ghi ký hiệu theo quy định pháp luật ký hiệu văn mật, bên phong bì đóng dấu văn mật gửi nhanh theo mức độ văn cho văn không bị chậm hay có sai xót 3.2 Đăng ký văn - Đăng ký văn theo hình thức Sổ: Theo tính chất làm việc quan mà có cách chọn đăng ký theo sổ, UBND quan thuộc nhà nước, việc đăng ký văn mang đặc thù riêng, năm quan ban hành nhiều văn loại như: định, báo cáo, thông báo, Vì vậy, việc đăng ký văn vào sổ phương pháp đơn giản dễ thực hiện, thuận tiện cho việc quản lý sử dụng văn Bởi lẽ, điều kiện sở vật chất quan, tổ chức tùy vào trình độ, lực chuyên môn cán văn thư Đa số quan chọn cách đăng ký văn theo cách truyền - thống “đăng ký vào sổ” Đăng ký văn máy tính: Cách thường qua, tổ chức đặc thù sử dụng phương pháp này, ví dụ: quân đội, viễn thông, bưu điện,… văn quan, tổ chức quản lý nhiều văn nên dùng phương pháp quản lý nhiều văn bản, tài liệu, số liệu hơn, đỡ tốn thời gian tìm tài liệu có phần mềm riêng quản lý văn bảo mật hơn, tiện cho việc tra cứu, tìm tài liệu 20 3.3 Nhân bản, đóng dấu quan dấu mật, dấu khẩn - Trước nhân cán văn thư ghi số, ngày tháng năm ban hành văn - sau photo đủ số lượng người nhận ghi bên văn bản, lưu lại gốc Đóng dấu quan có đủ chữ ký người có thẩm quyền, chuyển phát gửi văn photo có dấu đỏ quan ban hành văn bàn, không đogs - dấu vào văn gốc Văn mật, khẩn phải đóng dấu bên phong bì, ghi ký hiệu theo quy định pháp luật, gửi theo mức độ loại văn 3.4 Làm thủ thục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn - Làm thủ tục chuyển phát: Thông thường sau nhân bản, đóng dấu quan dấu mật, khẩn ( có) cán văn thư chuyển phát văn theo - đường bưu điện, qua email máy Fax Theo dõi việc chuyển phát văn đi: Cán văn thư phải thường xuyên cập nhật thông tin với bên bưu điện người nhận có thông tin chưa nhận có sai xót trình gửi, trường hợp giấy mời văn thư trực tiếp gọi điện tới phòng ban phòng văn thư quan xác nhận thông tin Trường hợp chưa nhận phải gửi lại nhanh có thể, tránh ảnh hưởng tới công việc quan 3.5 Lưu văn - Cán văn thư trước lưu văn phải ghi số ngày, tháng năm ban - hành văn theo quy định Chỉ lưu văn gốc, không lưu sao, không đóng dấu, lưu không tránh - trường hợp bên nhận xin lại, đóng dấu quan Trường hợp có đính kèm phải lưu hết, lưu theo thứ ngày, tháng năm ban hành văn theo loại văn thuận tiện cho việc tra tìm 3.6 Nhận xét ưu điểm, nhược điểm giải pháp a Ưu điểm: Ưu điểm việc đăng kí văn sổ UBND huyện Nho Quan dễ làm , Văn đăng ký vào sổ xác , đủ thể thức Cán b Văn thư thành thạo chuyên môn nghiệp vụ Nhược điểm:Bên cạnh việc dễ làm đăng ký Văn sổ lại gây khó khăn cho việc tra tìm : Mất thời gian , tốn công cần thiết 21 c Giải pháp:Để phục vụ mục đích giải công việc hàng ngày phục vụ mục đích lâu dài , Văn cuả tất quan phải lưu lại : Một lưu Văn thư, giao cho đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ công việc nhân viên soạn thảo Các lưu phải xếp cách khoa học, dẽ tra tìm Chuyển giao Văn Để đảm bảo công việc giải nhanh chóng hiệu , Văn sau có chữ ký người có thẩm quyền , làm thủ tục gửi đến nơi nhận Quản lý giải văn đến Theo số liệu thu thập loại văn đến tháng 1/2016 đến 6/2016 sau: STT TÊN LOẠI VĂN BẢN Thông báo Báo cáo Quyết định Kế hoạch Chỉ thị Phiếu chuyển Giấy xác nhận giấy chứng nhận Thông tư, thông tri Nghị 10 Đơn 11 Điện 12 Tờ trình 4.1 Tiếp nhận văn đến - SỐ LƯỢNG (văn bản) 84 107 243 131 28 Tiếp nhận , bóc bì văn bản: Qua khảo sát thấy việc tiếp nhận , bóc bì văn UBND huyện Nho Qua tiến hành tốt Nhân viên văn thư chịu trách - nhiệm tiếp nhận văn đến kiểm tra, phân loại văn đến Khi nhận văn , Nhân viên Văn thư kiểm tra cách cẩn thận xem phong bì có bị bóc trước không , kiểm tra xem có Văn gửi cho UBND huyện không, số lượng Văn có đầy đủ không , có bị rách thủng không Với trường hợp có sai sót Nhân viên văn thư báo cho Chánh Văn - phòng xử lí kịp thời Sau kiểm tra xong Nhân viên văn thư tiến hành phân hai loại loại 22 Văn cần đăng ký vào sổ loại thư từ riêng Việc bóc bì văn tiến hành cẩn thận Nhân viên Văn thư dùng kéo để bóc bì đảm bảo không dấu bưu điện, không làm số , kí hiệu ghi bì văn Nhân viên văn thư bóc bì Văn có dấu khẩn hay hoả tốc trước để đảm bảo nội dung văn giải kịp thời Với văn mật Uỷ ban huyện giao trách nhiệm bóc bì cho Chánh Văn phòng 4.2 Đăng ký văn đến Đóng dấu đến đăng ký văn vào sổ: Để tạo điều kiện cho việc quản lí Văn chặt chẽ , tất công văn đến quan nhân viên Văn thư đóng dấu đến ghi rõ ràng lên thông tin số đến, ngày tháng năm đến Số đến số thứ tự văn đến quan, đánh số từ 01 đến số cuối tất Văn đến Uỷ ban năm 4.3 Trình, chuyển giao văn đến Nhân viên Văn thư tiến hành đăng ký thông tin vào cột “ Nơi nhận , người nhận ” trực tiếp chuyển Văn đến tất phòng Ban, phận , cá nhân theo ý kiến cho Khi chuyển Văn đến Nhân viên Văn thư đến xin chữ ký vào cột “ ký nhận ” để đảm bảo tính nguyên tắc để quản lí Văn chặt chẽ đồng thời làm sở để làm tốt công tác kiểm tra , theo dõi việc giải Văn 4.4 Giải theo dõi, đôn đốc giải văn đến Các văn đến UBND huyện Nho Quan tổ chức giải nhanh chóng , chuyển đến phận có thẩm quyền việc chuyển công văn đảm bảo quy định , địa đơn vị , cá nhân Việc kiểm tra theo dõi công tác giải công văn thuộc thẩm quyền Chủ tịch với Chánh Văn phòng nhân viên Văn thư Nhân viên văn thư quan tâm việc giải văn đến cuả phận , có trở kịp thời văn chưa giải đặc biệt văn có dấu mật khẩn 4.5 Nhận xét ưu điểm, nhược điểm giải pháp 23 a Ưu điểm: Nhanh, xác quy trình theo quy định pháp luật b c quy định quan Nhược điểm: Đôi xảy sai xót, chậm muộn Giải pháp: Cần phải giải nhanh, thủ tục, ưu tiên văn có tính chất mật, khẩn giải trước trước trình lên lãnh đạo phòng ban liên quan phải cho vào phong bì đóng dấu mật khẩn Quản lý sử dụng dấu 5.1 Các loại dấu quan Các lại dấu quan bao gồm: - Dấu chức danh: Chủ tịch(Chủ tịch UBND &HĐND), phó chủ tịch, chánh - văn phòng phó chánh văn phòng,… Dấu văn đến, Dấu UBND Huyện Nho Quan Dấu văn phòng Dấu mời họp Dấu mật, khẩn, hỏa tốc Dấu “chỉ người có tên danh sách bóc bì” 5.2 Nguyên tắc quản lý sử dụng dấu - Dấu văn thư quản lý, giữ sử dụng dấu quan, xử lý văn - đến, đi, chuyển giao văn theo ý kiến đạo lãnh đạo cư quan Cán văn thư không mang dấu khỏi phòng, hay quan trừ - trường họp lãnh đạo yêu cầu Con dấu phải đóng theo quy định, xem xét văn trước đóng dấu quan, đóng dấu quy trình theo Nghị định số 58/2001/NĐ – CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Nghị định số 31/2009/ NĐ – CP ngày 01/4/2009 ngày 24/8/2001 Chính phủ sửa đổi, bố sung số điều nghị định số 58/2001/NĐ – CP ngày 24/8/2001 quản lý - sử dụng dấu bảo quản dấu Con dấu giữ gìn bảo quản cận thận sau sử dụng Khi cán văn thư phải có trách nhiệm cất dấu vào tủ, hộp đựng dấu tránh hay hư hại dấu 5.3 Nhận xét ưu điểm, nhược điểm giải pháp a Ưu điểm: Dấu UBND huyện Nho Quan bảo quản cẩn thận, lau chùi 24 , đặt vào ngăn tủ quan , có khoá tủ chắn Dấu đóng vào Văn có đầy đủ thông tin chữ ký hợp lệ Dấu đóng quy định b Nhà nước Nhược điểm: Chưa có tủ bảo quản dấu riêng, Uỷ ban nhân dân xã c Ngũ Hùng cần làm tốt việc bảo quản dấu quan Giải pháp: Trong quản lý bảo quản người cán văn thư không sử dụng vật cứng để cọ rửa dấu, mà phải ngâm vào xăng dùng chổi lông để rửa dấu Dấu Uỷ ban đựng vào hộp làm gỗ, cán văn thư làm xong việc cất vào tủ phải khoá lại chăc chắn, làm việc làm việc Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 6.1 Các loại hồ sơ hình thành quan, tổ chức Theo điều lệ ban hành kèm theo Nghị định 142/CP ngày 18/9/1963 Văn phòng phủ công tác công văn -giấy tờ quy định :” Cán , Nhân viên làm công tác công văn -giấy tờ cán làm công tác chuyên môn khác có việc liên quan đến công văn giấy tờ phải lập hồ sơ công việc làm” Công tác lập hồ sơ hành UBND huyện Nho Quan đảm bảo yêu cầu , tài liệu hồ sơ có liên quan chặt chẽ với nhau, Văn hồ sơ chủ yếu gốc nên hồ sơ lập có giá trị nghiên cứu dùng làm chứng pháp lí 6.2 Phương pháp lập hồ sơ Cứ sau công việc giải phòng , Ban chuyên môn , cá nhân lãnh đạo phải lập hồ sơ công việc Tuy nhiên có số phòng ban làm tốt , nhiều phận khác chưa làm tốt công tác Tuy quan có quy định lập hồ sơ hành công tác chưa thực tốt , số tài liệu nộp lưu tình trạng bó gói, chưa xếp , biên mục rõ ràng 6.3 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Các hồ sơ lập vào cuối năm nộp lưu vào phận Lưu trữ 25 quy định thời gian , tạo điều kiện làm tốt công tác Lưu trữ 6.4 Nhận xét ưu điểm, nhược điểm giải pháp a Ưu điểm: Với tài liệu lập hồ sơ, đảm bảo xếp gọn gàng, đánh b số thứ tự rõ ràng Hồ sơ biên mục cụ thể tên gọi nên dễ tra tìm Nhược điểm: Hầu hết tài liệu hoạt động Uỷ ban nhân dân Huyện chưa lập hồ sơ , việc làm ảnh hưởng đến việc thu nhập , bảo quản tài liệu tình trạng lộn xộn, lưu trữ chưa lập hốơ nên hạn chế việc tổ chức sử dụng tài c liệu , khó tìm gây khó khăn cho công tác chỉnh lý Giải pháp: Tài liệu bảo quản tủ hồ sơ có khoá cẩn thận Việc cho mượn tài liệu sử lý tốt, cán bộ, cá nhân Uỷ ban có nhu cầu mượn tài liệu phải đăng ký để làm thủ tục mượn tài liệu có nhắc nhở cá nhân mượn tài liệu phải trả lại thời gian quy định, hạn chế tình trạng mát tài liệu Tìm hiểu nghi thức nhà nước, kỹ giao tiếp Nghi thức nhà nước phải hiểu lễ nghi phương thức giao tiếp hoạt động quản lý nhà nước quy định văn pháp luật Nhà nước tập quán truyền thống dân tộc quốc tế mà bên quan hệ phải tham gia thực Giao tiếp không dừng lời ăn tiếng nói mà thể thông qua trang phục hàng ngày Bên cạnh vẻ đẹp tâm hồn hình thức góp phần đáng kể nhằm tôn vinh vẻ đẹp phẩm chất người Mỗi buổi sáng bạn đến trường trang phục đoán bạn Sự gọn gàng, thoát, lịch lãm cho bạn tự tin giao tiếp công việc, chiếm cảm tình người khác 7.1 Các quy định hành quan nghi thức nhà nước Nghi thức nhà nước nghi thức, tập tục có ngôn ngữ biểu đạt đặc thù thông qua hành động, cử để thể phong tục, tập quán văn hóa nhà nước Những vấn đề liên quan đến nghi thức nhà nước pháp luật quy 26 định cần phải thực nghiêm chỉnh, vấn đề khác có đủ điều kiện muồi ần phải quy định kịp thời sở đảm bảo tính truyền thống dân tộc không xa lạ với tập quán quốc tế Tuyên truyền sâu rộng cán bộ, công chức, nhân dân hiểu biết nghi thức nhà nước nhằm đảm bảo cho người, tầng lớp, lứa tuổi hiểu phận quan trọng, thiếu đời sống xã hội cấu thành nên văn hóa dân tộc 7.2 Giao tiếp công sở - Trong sống hàng ngày, người phải ứng phó với nhiều tình xảy ra, có không tình phức tạp khó xử Xã hội phát triển, nhu cầu văn hóa ứng xử ngày cao Ứng xử cách thông - minh, khôn khéo, tế nhị đạt tới mức độ nghệ thuật lại vấn đề khó Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp, phụ huynh việc làm cần thiết Trong môi trường làm việc chuyên nghiệp nay, bên cạnh việc sáng tạo để tìm phương pháp làm việc đạt hiệu cao có cách tốt để xây dựng giá trị thân hình thành thói quen, lề lối làm việc, cách ứng xử hành vi văn minh, lịch môi trường sư - phạm Trong trang phục cần có thay đổi cho phù hợp với mùa, hợp với dáng vóc mình, tự làm trước mắt người khác giữ nét duyên dáng, đằm thắm lịch sự, không nên đơn điệu trang phục Trang phục mạnh cách giao tiếp đem lại hiệu cao 7.3 Nhận xét ưu điểm, nhược điểm giải pháp a Ưu điểm:Giữ gìn mối quan hệ tốt nhân viên quan, thắt chặt b mối quan hệ Nhược điểm: Trong công việc vấn vương chút tình cảm nên dẫn tới công việc không xác, công minh, lời nói chưa chuẩn xác làm c đoàn kết quan, tổ chức Giải pháp: Cần có phương pháp, cách cư xử quan lịch sự, hòa nhã, không nên gây đoàn kết công việc, cần có kỹ mềm công 27 việc sống hàng ngày làm việc Tìm hiểu thiết bị văn phòng, phần mềm ứng dụng công tác văn phòng 8.1 Các loại thiết bị văn phòng sử dụng hoạt động quan, tổ chức Văn phòng quan bố trí tầng khu nhà tầng khu nhà tầng gồm phòng riêng biệt: Phòng Chánh văn phòng tầng khu nhà tầng bên trái từ cổng vào, phó chánh văn phòng, cán văn phòng, phòng văn thư, phòng photo tầng khu nhà tầng, xếp theo mắt xích tiện cho quy trình giải công việc Tùy vào tính chất công việc mà phòng có cách bố trí xếp đặc thù, trang thiết bị gồm có: máy tính để bàn, máy in, máy Fax, máy điều hòa, điện thoại bàn, Ngoài ra, phòng có bàn ghế uống nước để tiếp khách trao đổi công việc Phòng photo phòng phục vụ cho việc photo, in ấn tài liệu, văn bản, giấy tờ nội quan, đặc biệt phục vụ chủ yếu cho công việc văn phòng văn thư,… Ngoài ra, văn phòng UBND huyện có bàn ghế, tủ đựng hồ sơ, tài liệu, văn lưu trữ qua năm, ….cách bày trí phòng có đặc thù riêng phục vụ cho trình làm việc, giải công việc quan 8.2 Quản lý sử dụng thiết bị văn phòng Mỗi phòng phải tự quản lý giữ gìn trang thiết bị phòng cách cẩn thận, tháng làm báo cáo kê khai tài sản lần lãnh đạo kịp thời xử lý bố trí trang thiết bị phục vụ cho trình giải công việc Trước sử dụng trang thiết bị cán văn phòng phải hiểu rõ nó, sử dụng trang thiết bị phù hợp với tính chấ công việc, tránh lạm dụng trang thiết bị công giải việc cá nhân Mỗi trang thiết bị quản lý hệ thống có cán chuyên môn quản lý, mát, hỏng phải trình lên lãnh đạo xin ý kiến đạo, người làm sai quy tắc bị kỷ luật, nhẹ bị khiển trách, làm hỏng, hư hại thiết bị phải đền cho quan, đơn vị 28 8.3 Các phần mềm ứng dụng công tác văn phòng Phần mềm Excel: Dùng để quản lý danh sách cán văn phòng, hay phận quan Phần mềm Word: Dùng để lưu trữ văn quan trọng quan, đơn vị, hay văn nội lưu hành quan Phần mềm lưu trữ số liệu, thu chi quan cán phòng Kế toán – Tổng hợp Microsoft Office Nhìn chung, phầm mềm quan chưa thực phổ biến, phần có cán chuyện môn máy tính, chưa có thiết bị để phục vụ cho công việc 8.4 Nhận xét ưu điểm, nhược điểm giải pháp a Ưu điểm: Các trang thiết bị trang bị đầy đủ tạo điều kiện tts cho cán làm việc Vị trí xếp trang thiết bị hợp lý, khoa học thuận lợi cho việc thu thập, xử lý giải công việc Hầu hết, trang thiết bị trang thiết bị đại thuận tiện cho việc trao đổi công việc nhân viên lãnh đạo, nhân viên quan với Trong phòng trang trí tạo b không gian thoải mái cho nhân viên làm việc Nhược điểm: Mặc dù trang thiết bị đại qua thời gian sử dụng lâu số máy gặp phải vài cố, làm gián đoạn trình giải công việc quan, phòng làm việc chưa thực bố trí khoa học, hợp lý, tài liệu xếp chưa nơi quy định, chưa có phòng lưu trữ hồ sơ riêng nên công việc nhiều chậm, ảnh hưởng tới khâu giải c ban hành văn quan Giải pháp: Bố trí, xếp lại trang thiết bị phòng cho hợp lý, để thuận tiện cho trình giải công việc Kiểm tra, bảo dưỡng máy móc thường xuyên tránh việc hư hỏng gây ảnh hưởng tới quy trình giải công việc Cần bố trí thêm phòng lưu trữ hồ sơ để tiện cho việc tra cứu tìm văn bản, tài liệu,… 29 PHẦN KẾT LUẬN Trong thời gian kiến tập UBND huyện Nho Quan giúp em trau dồi thêm kiến thức nhiều Đây khoảng thời gian ý nghĩa sinh viên năm thứ ba em.Qua việc học tập trường thực hành quan em thấy khác lý thuyết học công việc thực phải làm Nhờ mà em thực hiểu ý nghĩa câu “Học đôi với Hành” Ở trường, em thầy cô giảng dạy, truyền đạt kiến thức, giúp em có hiểu biết văn phòng, công tác văn thư lưu trữ kiến thức xã hội Còn quan, em thực hành, bắt tay vào làm việc (đóng dấu, xếp hồ sơ, tài liệu, vào sổ văn đến-đi,…), dựa sở học Cùng với giúp đỡ, hướng dẫn tận tình cô chú, anh chị quan UBND huyện Nho Quan Nhờ mà em phần nâng cao kiến thức, rèn luyện ý thức làm việc, hiểu mối quan hệ quan, phong cách làm việc, tương trợ hỗ trợ lẫn Lãnh đạo nhân viên, nhân viên với nhân viên Đặc biệt, kết hợp hài hòa thực tiễn lí luận để chuẩn bị tốt cho công việc sau trường có nhận thức rõ ràng vai trò công tác Văn phòng quan Qua đây, em xin chân thành cảm ơn trường Đại học Nội vụ nói chung khoa Quản trị văn phòng nói riêng tạo điều kiện cho chúng em kiến tập thực tế quan nhà nước để chúng em học hỏi thêm nhiều kiến thức kinh nghiệm quý báu, tự tin hơn, giúp ích nhiều đường tương lai sau Đồng thời em xin chân thành gửi lời cảm ơn tới UBND huyện Nho Quan nói chung Văn phòng UBND huyện nói riêng tiếp nhận, giúp đỡ tận tình bảo em thời gian kiến tập vừa qua Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn thầy Nguyễn Đăng Việt – giáo viên hướng dẫn kiến tập thầy cô giáo trường Đại học Nội vụ Hà Nội truyền đạt kiến thức để em hoàn thành tốt đợt kiến tập Và em gửi lời cảm ơn đến chị Lê Phương Liên – Cán Văn thư UBND huyện Nho Quan trực tiếp dạy giúp đỡ em thời gian qua 30 Trên báo cáo kiến tập em, em cố gắng để hoàn thành kinh nghiệm chưa nhiều, hiểu biết hạn chế lần áp dụng kiến thức học vào thực tế nên bỡ ngỡ tránh khỏi sai sót Vì vậy, kính mong thầy, cô giáo đóng góp ý kiến để em hoàn thiện tạp vào lần thực tập sau 31 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghị định số 58/2001/NĐ – CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Nghị định số 31/2009/ NĐ – CP ngày 01/4/2009 ngày 24/8/2001 Chính phủ sửa đổi, bố sung số điều nghị định số 58/2001/NĐ – CP ngày 24/8/2001 quản lý sử dụng dấu Văn hợp số 01/VBHN – BNV ngày 25/02/2005 Bộ Nội vụ công tác văn thư Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT – BNV – VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ Văn phòng phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bàyvăn Thông tư số 01/2011/TT – BNV ngày 19/01/2001 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức ký thuật trình bày văn hành Thông tư số 25/2001/TT – BTP ngày 27/12/2011 thể thức, kỹ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật phủ, thủ tướng phủ, trưởng, thủ trưởng quan ngang văn quy phạm pháp luật liên tịch 32 PHỤ LỤC 33 Phụ lục Stt DANH SÁCH CÁC LOẠI VĂN BẢN DO UBND BAN HÀNH (có văn kèm theo) Số, ký hiệu văn Tên loại trích yếu nội dung Ngày, tháng Người ký năm ban hành 624/UBND-CT V/v góp ý vào dự thảo đề xuất 01/6/2016 Trịnh Đức phương án phân cấp số nhiệm Hưng vụ Quản lý dự án đầu tư xây dựng 42/TB-UBND Thông báo dự kiến lịch công tác 10/6/2016 Nguyễn tháng 6/2016 Xuân Trường 118/BC-UBND Báo cáo kết thực kết luận 13/6/2016 Bùi Thị số 06-KL/BCSĐ nghị số Quế 04-NQ/BCSĐ ban cán Đảng UBND tỉnh Ninh Bình 60/GM-UBND Giấy mời 31/5/2016 Lê Trần Hương 1202/QĐ-UBND Quyết định việc phê duyệt kế 24/5/2016 Bùi Thị hoạch lựa chọn nhà thầu công Quế trình: Nhà học môn trường THCS Cúc Phương 69/KH-UBND Kế hoạch triển khai tháng hành 24/5/2016 Đinh Văn động trẻ em năm 2016 Trang 1204/QĐ-UBND Quyết định việc thành lập đội 24/5/2016 Đinh Văn tuyển bóng bàn tham gia giải bóng Trang bàn CLB cúp Liên đoàn tỉnh Ninh Bình năm 2016 02/CT-UBND 66/TTr-UBND Chỉ thị tổ chức bầu cử đại biểu quốc hội khóa XIV đại biểu HĐND cấp nhiệm kỳ 2016-2021 Tờ trình việc xin hỗ trợ kinh phí đầu tư xây dựng công trình: Xây dựng nhà văn hóa thông Đồi Tràng Địa điểm xã Sơn LaiHuyện Nho Quan-Tỉnh Ninh Bình 06/02/2016 Bùi Thị Quế 13/6/2016 Bùi Thị Quế 34