MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT A. MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng nghiên cứu đề tài 2 3. Mục tiêu và phạm vi nghiên cứu: 2 4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề: 3 5. Phương pháp nghiên cứu: 3 6. Bố cục của đề tài 3 B.NỘI DUNG 6 CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ CHO HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN LA 6 I. Khái niệm, cơ sở và phương pháp xây dựng Danh mục hồ sơ. 6 1. Khái Niệm 6 2. Cơ sở và cách phân loại danh mục hồ sơ 8 2.1. Cơ sở xây dựng danh mục hồ sơ. 8 2.2. Các loại danh mục hồ sơ : 8 2.3. Căn cứ lựa chọn loại hình danh mục hồ sơ 8 3. Phương pháp xây dựng danh mục hồ sơ 9 II. Thành phần và cấu trúc của danh mục hồ sơ 9 1. Cấu trúc của danh mục hồ sơ 9 2. Các thành phần của danh mục hồ sơ 11 III. Nội dung của việc lập danh mục hồ sơ 12 1. Xây dựng khung đề mục 12 2. Xác định những hồ sơ cần lập, Đơn vịngười lập và dự kiến tiêu đề hồ sơ. 13 3. Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ 14 4. Đánh số, kí hiệu các đề mục và hồ sơ 14 CHƯƠNG II. CƠ SỞ THỰC TIỄN CỦA VIỆC XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ CHO HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN LA 15 I. Lịch sử hình thành và phát triển của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phường Xuân La 15 1. Vị trí pháp lý của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phường Xuân La. 15 2. Lịch sử hình thành và phát triển của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phường Xuân La. 15 II. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phường Xuân La 17 1. Nhiệm vụ, thẩm quyền của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phường Xuân La 17 2. Hoạt động của Hội đông nhân dân và Ủy ban nhân dân phường Xuân La. 18 III. Hệ thống tổ chức của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phường Xuân La. 19 1. Cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân và Hội đồng nhân dân phường Xuân La. 19 1.1. Về số lượng: 19 1.2. Về chất lượng: 20 2. Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các đơn vị trực thuộc 20 2.1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường 20 2.2. Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân phường 21 2.3. Các ủy viên Ủy ban 22 2.4. Các cán bộ chuyên môn 22 2.5. Các bộ phận khác 24 2.6. Các Ban chuyên môn 25 IV. Thực trạng công tác văn thư của UBND phường Xuân La 26 1. Soạn thảo văn bản 27 2. Quản lý và giải quyết văn bản đi 28 2.1. Kiểm tra về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản 28 2.2. Trình kí văn bản 28 2.3.Ghi số, ngày, tháng, đóng dấu cơ quan và các loại dấu khác 28 2.3.1. Ghi số, ngày, tháng 28 2.3.2. Đóng dấu văn bản đi 29 2.4. Đăng ký văn bản đi 29 2.5. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 29 2.6. Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưu văn bản. 31 3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 31 3.1. Tiếp nhận và kiểm tra văn bản đến. 31 3.2. Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến. 32 3.2.1. Phân loại, bóc bì văn bản đến. 32 3.2.2. Đóng dấu đến, ghi ngày đến, ngày tháng đến 32 3.3. Đăng kí văn bản đến. 33 3.4. Trình văn bản đến. 33 3.5. Sao văn bản đến. 34 3.6. Chuyển giao văn bản đến. 34 3.7. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 34 4.Nhận xét 35 CHƯƠNG III. DANH MỤC HỒ SƠ CỦA HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN LA 36 I. Danh mục hồ sơ của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phường Xuân La 36 II. Cách sử dụng danh mục hồ sơ 48 C. KẾT LUẬN 49 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 51 PHỤ LỤC 53
MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT HĐND Hội Đồng Nhân Dân UBND Ủy Ban Nhân Dân DMHS Danh mục hồ sơ A MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Nhà nước, hiểu theo nghĩa pháp luật, tổ chức xã hội đặc biệt quyền lực trị giai cấp thống trị thành lập nhằm thực quyền lực trị Gắn với nhà nước hoạt động quản lý, song song tồn phát triển tồn vong với nhà nước Để nhà nước thực vai trị phục vụ lợi ích giai cấp cầm quyền nhà nước phải có cấu tổ chưc máy hợp lý từ trung ương đến địa phương, quản lý nhà nước phải quản lý từ cấp nhỏ cấp lớn Hiện nhà nước ta có máy quản lý từ cấp xã (phường), cấp huyện (thành phố), cấp tỉnh (thành phố trực thuộc trung ương), đến cấp Trung ương Chủ tịch Hồ Chí Minh nói “cấp xã cấp gần gũi nhân dân nhất, tảng hành Cấp xã làm việc việc xong xi” trích thư gửi Ủy Ban Nhân Dân tỉnh huyện ba tỉnh Bắc Ninh, Bắc Giang, Lạng Sơn Ngày 09 tháng 02 năm 1948 Như thấy quyền cấp xã cấp quan hệ gần nhất, trực tiếp với nhân dân, nơi giải yêu cầu đáng nhân dân, tạo điều kiện cho công dân thực quyền nghĩa vụ mình, đồng thời nơi thực đường lối, chủ trương pháp luật đảng nhà nước thơng qua nhà nước thực vai trị phục vụ lợi ích giai cấp cầm quyền (giai cấp vô sản – đại đa số tầng lớp nhân dân nước) Văn giấy tờ phương tiện quan trọng hoạt động quản lý, khơng nói sng bắt người ta thực mệnh lệnh cách tuyệt đối quản lý nhà nước Văn giấy tờ phương tiện để quan hành nhà nước thực chức nhiệm vụ quyền hạn mình, nguồn tài nguyên quý báu dân tộc, nguồn sử liệu quý báu cho hệ sau, để ủy ban nhân dân ( UBND ) cấp xã (phường ) thực tốt vai trị vị trí nên trọng vào cơng tác quản lý văn cơng văn giấy tờ, hay nói chung công tác văn thư lưu trữ cấp xã (phường) Nói đến cơng tác văn thư nói đến công việc liên quan đến văn giấy tờ, có soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lí giải văn bản, lập hồ sơ hành nhằm đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quan, tổ chức Nếu thiếu nội dung cơng tác văn thư chưa thể nói hồn thiện điều làm ảnh hưởng đến nhiều lĩnh vực hoạt động khác quan Trong số nội dung công tác văn thư nói cơng việc lập hồ sơ tương đối quan trọng Bởi văn giấy tờ hình thành nhiều trình hoạt động quan, việc tổ chức khoa học tài liệu cần thiết cho nhu cầu sử dụng tài liệu cá nhân, đơn vị cho công tác lưu trữ quan Để tổ chức khoa học tài liệu việc lập danh mục hồ sơ (DMHS) cho khối tài liệu quan trọng Có thể nói lập (DMHS) công việc để tiền hành lập hồ sơ chất lượng hồ sơ phụ thuộc vào chất lượng (DMHS) lập Lập danh mục hồ sơ cơng việc khó thực đồng thời lại có tác dụng lớn hoạt động quan như: - Tạo điều kiện cho việc lập hồ sơ quan chủ động, hợp lý, xác có chất lượng - Giúp cán lãnh đạo nắm tồn cơng việc, quan, đơn vị công việc cán nhân viên - Nâng cao tinh thần trách nhiệm cán bộ, nhân viên quan việc lập hồ sơ - Quản lý chặt chẽ tài liệu để giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Tuy nhiên, thực tế quan, đơn vị cấp xã, cán chun mơn chưa nhìn nhận cách đắn vai trị (DMHS), hầu hết quan, đơn vị không tiến hành lập (DMHS) có lập mang tính chất đối phó Bởi mà chất lượng (DMHS) không đảm bảo đầy đủ tiêu chuẩn mà (DMHS) cần có UBND phường Xuân La nơi có vị trí quan trọng cấu UBND quận Tây Hồ, nhiên số quan cấp xã khác vấn đề xây dựng danh mục hồ sơ chưa thực quan tâm ý, chưa có tìm hiểu hay nghiên cứu vấn đề quan, thực tế để giúp quan có nhìn tồn diện hơn, tổng quan cơng tác văn thư lưu trữ toàn hoạt động quan Do chúng tơi chọn đề tài : Xây dựng Danh mục hồ sơ cho Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân phường Xuân La năm 2013 Đối tượng nghiên cứu đề tài - Văn bản, tài liệu hình thành hoạt động UBND phường Xuân La Mục tiêu phạm vi nghiên cứu: * Mục tiêu đề tài là: - Xây dựng Danh mục hồ sơ Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân phường Xuân La * Phạm vi nghiên cứu đề tài là: - Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân phường Xuân La - Văn bản, tài liệu hình thành hoạt động UBND phường Xuân La Lịch sử nghiên cứu vấn đề: Nghiên cứu công tác lập DMHS đề cập đến nhiều sách giáo trình, sách hướng dẫn nghiệp vụ viết đăng tạp chí Văn thư lưu trữ, đề tài nghiên cứu khoa học, khóa luận sinh viên Tuy nhiên để vấn đề nghiên cứu thành đề tài khoa học chưa có, nghiên cứu cụ thể quan cấp xã lại chưa Vậy nên đề tài mà nghiên cứu hoàn toàn Phương pháp nghiên cứu: Để hoàn thành đề tài khoa học này, sử dụng số phương pháp như: - Phương pháp biện chứng chủ nghĩa Mác – Lênin: Chủ nghĩa vật biện chứng chủ nghĩa vật lịch sử; - Phương pháp luận lưu trữ học: bao gồm nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp; - Phương pháp thống kê; - Phương pháp phân tích tổng hợp: phương pháp mà chúng tơi vận dụng suốt q trình thực đề tài Dựa thông tin thu được, chúng tơi tiến hành phân tích tổng hợp, từ đưa nhận xét, đánh giá cách cụ thể, khoa học; - Phương pháp điều tra khảo sát, trao đổi trực tiếp với lãnh đạo cán phụ trách công tác lưu trữ UBND Với phương pháp này, số liệu, nhận xét đưa đề tài có tính thực tiễn tính khách quan Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu phần kết luận, nội dung đề tài chia làm chương: Chương I: Cơ sở lí luận xây dựng danh mục hồ sơ cho Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân phường Xuân La I Khái niệm, sở phương pháp xây dựng Danh mục hồ sơ Khái Niệm Cơ sở cách phân loại danh mục hồ sơ 2.1 Cơ sở xây dựng danh mục hồ sơ 2.2 Các loại danh mục hồ sơ 2.3 Căn lựa chọn loại hình danh mục hồ sơ Phương pháp xây dựng danh mục hồ sơ II Thành phần cấu trúc danh mục hồ sơ Cấu trúc danh mục hồ sơ Các thành phần danh mục hồ sơ III Nội dung việc lập danh mục hồ sơ Xây dựng khung đề mục Xác định hồ sơ cần lập, Đơn vị/người lập dự kiến tiêu đề hồ sơ Dự kiến thời hạn bảo quản hồ sơ Đánh số, kí hiệu đề mục hồ sơ Chương II Cơ sở thực tiễn việc xây dựng Danh mục hồ sơ cho Hội đồng nhân dân ủy ban nhân dân phường Xuân La I, Lịch sử hình thành phát triển Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân phường Xuân La Vị trí pháp lý Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân phường Xuân La Lịch sử hình thành phát triển Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân phường Xuân La II Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Ủy ban nhân dân phường Xuân La Nhiệm vụ, thẩm quyền Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân phường Xuân La Hoạt động Hội đông nhân dân Ủy ban nhân dân phường Xuân La III Hệ thống tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân phường Xuân La Cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân phường Xuân La 1.1 Về số lượng 1.2 Về chất lượng Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu đơn vị trực thuộc 2.1 Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường: 2.2 Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân phường 2.3 Các ủy viên Ủy ban 2.4 Các cán chuyên môn 2.5 Các phận khác 2.6 Các Ban chuyên môn IV Thực trạng công tác văn thư UBND phường Xuân La 1.Soạn thảo văn Quản lý giải văn 2.1 Kiểm tra thể thức kĩ thuật trình bày văn 2.2 Trình kí văn 2.3.Ghi số, ngày, tháng, đóng dấu quan loại dấu khác 2.3.1 Ghi số, ngày, tháng 2.3.2 Đóng dấu văn 2.4 Đăng ký văn 1.5 Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi: 2.6 Sắp xếp, bảo quản phục vụ sử dụng lưu văn Tổ chức quản lý giải văn đến 3.1 Tiếp nhận kiểm tra văn đến 3.2 Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến 3.2.1 Phân loại, bóc bì văn đến 3.2.2 Đóng dấu đến, ghi ngày đến, ngày tháng đến 3.3 Đăng kí văn đến 3.4 Trình văn đến 3.5 Sao văn đến 3.6 Chuyển giao văn đến 3.7 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 4.Nhận xét Chương III Danh mục hồ sơ Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân phường Xuân la I Danh mục hồ sơ Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân phường Xuân La II Cách sử dụng danh mục hồ sơ B.NỘI DUNG CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ CHO HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN LA I Khái niệm, sở phương pháp xây dựng Danh mục hồ sơ Khái Niệm Lê Nin nói: “ Đối với việc cũ hay phải thu thập tất tài liệu văn kiện lại cách có hệ thống để lúc cần tìm cần thiết thấy dễ dàng.” Trích Lê Nin toàn tập, tập 36, trang 570, trung văn Nhà xuất nhân dân năm 1956 Như theo Lê Nin lập hồ sơ công việc quan trọng công tác văn thư quan, tổ chức Lập hồ sơ cơng tác có tính chất khoa học định, để đảm bảo tính khoa học cần phải quán triệt nguyên tắc việc lập hồ sơ đảm bảo mối liên hệ hữu lập tài liệu văn kiện theo hình thành khách quan tài liệu văn kiện Cũng để hồ sơ thống kê cách khoa học thuận tiện cho công tác tra tìm, nghiên cứu Đồng thời để có lập hồ sơ cách tổng quan toàn diện, giúp lãnh đạo quan nắm rõ mặt hoạt động quan tổ chức Sau hồ sơ lập đưa vào lưu trữ, để tra tìm phân loại gặp nhiều khó khăn, nên có phương pháp thông kê loại hồ sơ cách khoa học Danh mục hồ sơ thống kê có hế thống hồ sơ dự kiến lập năm văn thư quan, đơn vị, kèm theo kí hiệu thời hạn bảo quản hồ sơ xây dựng theo chế độ quy định Điều 25, điều lệ nhà nước công tác văn thư lưu trữ năm 1969 có nói rõ: “Xác định hồ sơ lưu trữ quốc gia tài sản lịch sử quý báu nhà nước, phải tổ chức thống , quản lý tập trung bảo quản vật tư quý báu khác.” Như Hồ sơ hình thành hoạt động quan tổ chức, phản ảnh mặt hoạt động quan tổ chức Vì coi tài liệu q báu, cần quản lý cách thống Muốn quản lý cách khoa học thống nên thống kê theo phương pháp khoa học Hay nói cách khác phải lập Danh mục hồ sơ để thống kê hồ sơ hình thành hoạt động quan, tổ chức Theo Nguyễn Xuân Nung- bàn công tác lập danh mục hồ sơ//VTLT1970-N1-tr 12-15: “Công tác lập danh mục hồ sơ khâu công tác cần thiết môn văn thư Công tác gắn liền với công tác lập hồ sơ phải trước lập hồ sơ bước Nói cách khái qt cơng tác lập danh mục hồ sơ cơng tác kế hoạch hóa việc lập hồ sơ quan năm tới.” “Danh mục hồ sơ kế hoạch kê khai cụ thể loại hồ sơ cần lập quan hay đơn vị tổ chức quan năm để hướng dẫn cán làm công tác công văn giấy tờ lập hồ sơ cho đầy đủ.” Theo Võ Chiến Thắng – Mấy ý kiến nhỏ chung quanh vấn đề lập danh mục hồ sơ//VTLT-1970-N1-tr25-26: “Lập danh mục hồ sơ hàng năm quan điều kiện để năm rõ tình hình, kế hoạch cơng tác quan năm, để quản lý công văn giấy tờ chặt chẽ, sở để lập hồ sơ nộp lưu hồn chỉnh.” Khi nói tác dụng lập danh mục hồ sơ Nguyễn Xuân Nung Có viết : - Lập Danh mục hồ sơ giúp đạo công tác lập hồ sơ cán làm công tác công văn giấy tờ tốt chủ động, không trùng thừa - Lập danh mục hồ sơ giúp cán văn thư lưu trữ nắm loại hồ sơ cần lập năm quan, đơn vị - Lập danh mục hồ sơ giúp cán lãnh đạo nắm công việc loại hồ sơ cán để phục vụ cho việc nghiên cứu, giải công việc hàng ngày - Danh mục hồ sơ để hướng dẫn kiểm tra việc lập hồ sơ từ đầu năm tới cuối năm Trong Mấy ý kiến nhỏ chung quanh vấn đề lập danh mục hồ sơ, Võ Chiến Thắng nêu mẫu danh mục hồ sơ, để ta xây dựng mẫu danh mục hồ sơ nay: Số kí hiệu Tiêu đề hồ sơ Thuộc loại HC KHKT - Theo tập giảng xây dựng danh mục hồ sơ trường Đại học Nội Vụ Hà Nội : Danh mục hồ sơ bảng kê có hệ thống hồ sơ dự kiến lập năm quan, đơn vị, kèm theo ký hiệu thời hạn bảo quản hồ sơ xây dựng theo chế độ quy định Cơ sở cách phân loại danh mục hồ sơ 2.1 Cơ sở xây dựng danh mục hồ sơ Để xây dựng danh mục hồ sơ đúng, phù hợp với nội dung hoạt động quan cần vào: - Chức năng, nhiệm vụ, chương trình cơng tác quan, đơn vị công việc cán - Lề lối làm việc, chế độ hội nghị, báo cáo, tổ chức văn thư quan công ty - Các loại tài liệu hình thành trình hoạt động quan, đơn vị danh mục hồ sơ năm trước bảng thời hạn bảo quản tài liệu quan - Các đặc trưng lập hồ sơ: tên gọi, vấn đề, tác giả, địa dư, quan giao dịch, thời gian - Kinh nghiệm làm việc cán bộ, cơng chức, viên chức quan nói chung cán lập danh mục hồ sơ nói riêng - Các văn tài liệu quy định thời hạn bảo quản nhà nước quy định thời hạn bảo quản văn tài liệu hình thành hoạt động quan tổ chức 2.2 Các loại danh mục hồ sơ : - Danh mục hồ sơ toàn ngành: danh mục hồ sơ xây dựng cho ngành như: Văn hóa, Giáo Dục, Dân số, Giao thông… Khi xây dựng danh mục hồ sơ toàn ngành từ trung ương đến địa phương phải áp dụng để lập hồ sơ quan tổ chức Hiện nước ta chưa có danh mục hồ sơ toàn nhành ngành cụ thể Vì cơng việc khó thực thống - Danh mục hồ sơ tổng hợp: loại danh mục hồ sơ quan chủ quản lớn Bộ, Tổng cục, UBND tỉnh…… - Danh mục hồ sơ quan, đơn vị, tổ chức: danh mục hồ sơ quan đơn vị khác như: cục, vụ, viện, UBND xã, phường…… 2.3 Căn lựa chọn loại hình danh mục hồ sơ Việc lập danh mục hồ sơ theo loại phụ thuộc vào: - Tổ chức công tác văn thư lưu trữ quan tập trung, phân tán, hay hỗn hợp - Cơ cấu tổ chức máy quan, đơn vị đơn giản hay phức tạp - Khối lượng văn hình thành nên trình hoạt động quan nhiều hay UBND phường Xuân La năm 2013 Quân 71 02-TP Hồ sơ trợ giúp pháp lý cho đối tượng sách xã hội UBND phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Nguyễn Hoàng Quân 72 03-TP Hồ sơ đăng ký kết hôn UBND phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Phương Văn Sơn 73 04-TP Hồ sơ đăng kí khai sinh UBND phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Nguyễn Hoàng Quân 74 05-TP Hồ sơ đăng kí khai tử UBND phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Nguyễn Hoàng Quân 75 06-TP Hồ sơ giải tranh chấp dân UBND Phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Phương Văn Sơn 76 07-TP Hồ sơ cấp giấy xác nhận tình trạng nhân UBND phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Nguyễn Hoàng Quân 77 08-TP Tập lưu chứng thực từ UBND phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Nguyễn Hoàng Quân 78 09-TP Hồ sơ công tác thi hành án dân UBND phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Phương Văn Sơn 79 10-TP Hồ sơ giải đơn thư dân nguyện năm 2013 Vĩnh Viễn Nguyễn Tiến Đạt 80 11-TP 81 12-TP 42 82 13-TP 83 14-TP VI Văn Hoá Xã Hội a Văn hố Thơng Tin 84 01-VHTT Hồ sơ công tác kiểm tra hoạt động dịch vụ văn hóa quảng cáo UBND phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Hà Tiến Mạnh 85 02-VHTT Tập kế hoạch công tác thông tin truyền thông UBND phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Hà Tiến Mạnh 86 03-VHTT Hồ sơ cơng nhận di tích lịch sử danh thắng UBND phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Hà Tiến Mạnh 87 04-VHTT Hồ sơ UBND phường Xuân La phòng chống dịch bệnh năm 2013 Vĩnh viễn Nguyễn Thu Hằng 88 05-VHTT Hồ sơ tiêm chủng năm 2013 Vĩnh viễn Trần Thị Minh Lý 89 06-VHTT Vĩnh viễn Nguyễn Thị Dư 90 07-VHTT Hồ sơ UBND phường Xuân La công tác kế hoạch hóa gia đình năm 2013 Hồ sơ hoạt động hội khuyến học năm 2013 Vĩnh viễn 91 08-VHTT Hồ sơ hoạt động hội chữ thập đỏ phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Hoàng Minh Luật Nguyễn Văn Phúc 92 09-VHTT Hồ sơ hội nghị triển khai công tác dân số kế hoạch hố gia đình năm 2013 Vĩnh viễn Nguyễn Thị Dư 93 10-VHTT Hồ sơ hội nghị triển khai cơng tác phịng chống dịch cúm gia cầm năm 2013 Vĩnh viễn Nguyễn Thu Hằng 43 94 11-VHTT 95 12-VHTT 96 13-VHTT 97 14-VHTT 98 15-VHTT b Thương Binh Xã Hội 99 01-TBXH Hồ sơ giải việc làm UBND phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Ngơ Thị Hồ 100 02-TBXH Hồ sơ giải chế độ sách cho đối tượng người có cơng với cách mạng, người hưởng sách xã hội UBND phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Ngơ Thị Hồ 101 03-TBXH Hồ sơ cơng tác bảo trợ xã hội, bảo vệ trẻ em UBND phường Xn La năm 2013 20 năm Ngơ Thị Hồ 102 04-TBXH 103 05-TBXH 104 06-TBXH 105 07-TBXH 106 08-TBXH 107 09-TBXH VII Đô thị 44 108 01-ĐT Hồ sơ quản lý công tác xây dựng đô thị UBND phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Nguyễn Văn Dũng 109 02-ĐT Hồ sơ quản lý hạ tầng kỹ thuật đô thị UBND phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Nguyễn Văn Dũng 110 03-ĐT Hồ sơ quản lý đô thị theo quy hoạch UBND phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Nguyễn Văn Dũng 111 04-ĐT Hồ sơ quản lý thực công tác đầu tư xây dựng hạ tầng kỹ thuật đô thị hàng năm kế hoạch phát triển năm, năm, 10 năm theo nhiệm vụ UBND phường năm 2013 Vĩnh viễn Nguyễn Văn Dũng 112 05-ĐT Hồ sơ dự án đường bê tơng nước ngách 38/24 Xn La – Tây hồ - Hà Nội Vĩnh viễn Nguyễn Văn Dũng 113 06-ĐT Hồ sơ dự án cải tạo nâng cấp đường bê tơng nước ngách 36/32 đoạn cuối ngõ 36 đường Xuân La- Phường Xuân La Vĩnh viễn Nguyễn Văn Dũng 114 07-ĐT Hồ sơ dự án cải tạo nâng cấp nhà sinh hoạt khu dân cư số phường Xuân La Vĩnh viễn Nguyễn Văn Dũng 115 08-ĐT Hồ sơ dự án cải tạo nâng cấp đàì tưởng niệm liệt sỹ phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Nguyễn Văn Dũng 116 09-ĐT Hồ sơ quản lý xây dựng hệ thống đường UBND phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Nguyễn Văn Dũng 45 117 10-ĐT Hồ sơ quản lý cơng trình cộng cộng UBND phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Nguyễn Văn Dũng 118 11-ĐT Hồ sơ quản lý hệ thống giao thông cộng cộng địa bàn phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Nguyễn Văn Dũng 119 12-ĐT Hồ sơ quản lý hệ thống chiếu sáng đô thị địa bàn phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Nguyễn Văn Dũng 120 13-ĐT Hồ sơ quản lý cơng tác cấp nước đô thị UBND phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Nguyễn Văn Dũng 121 14-ĐT Hồ sơ cấp giấy phép xây dựng địa bàn phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Nguyễn Văn Dũng 122 15-ĐT Hồ sơ cơng tác an tồn vệ sinh lao động phòng chống cháy nổ địa bàn phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Nguyễn Văn Dũng 123 16-ĐT Hồ sơ hội nghị triển khai công tác quản lý, quy hoạch đất đai năm 2013 đến năm 2016 Vĩnh viễn Phạm Minh Thu 124 17-ĐT Hồ sơ UBND phường Xuân La thống kê đất đai năm 2013 Vĩnh viễn Phạm Thu Minh 125 18-ĐT 126 19-ĐT 127 20-ĐT 128 21-ĐT 46 129 22-ĐT 130 23-ĐT • Bản danh mục có 130 hồ sơ bao gồm 79 Hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn 10 Hồ sơ có thời hạn bảo quản 41 Hồ sơ dự phòng Duyệt Địa danh… ngày….tháng…năm… TM UBND CHỦ TỊCH 47 II Cách sử dụng danh mục hồ sơ Danh mục hồ sơ thủ trưởng phê duyệt cần thành nhiều bản: Trưởng phịng hành giữ để theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ Cán văn thư giữ để theo dõi lập hồ sơ thuộc phần phụ trách đồng thời theo dõi để ghi vào mục lưu hồ sơ dấu đến (khi đóng vào cơng văn đến) cột lưu hồ sơ sổ đăng ký công văn đi, đến Cán lưu trữ giữ để nắm số lượng hồ sơ cần lập năm mà chuẩn bị bìa hồ sơ phát cho đơn vị đồng thời làm sở để theo dõi, hướng dẫn cán quan lập hồ sơ thu hồ sơ lưu trữ Phòng Tổ chức hành (hoặc trích sao) gửi phòng quan để thực Cán nghiệp vụ vào danh mục hồ sơ, xem phải lập hồ sơ gì, để chuẩn bị đầy đủ bìa, ghi tên hồ sơ, số ký hiệu hồ sơ (như danh mục hồ sơ) Trong q trình giải cơng việc tài liệu thuộc hồ sơ đưa vào tờ bìa ghi tên hồ sơ ấy, hồ sơ kết thúc công việc giải xong (hoặc hết năm văn thư tập lưu công văn đi) Vào đầu năm, sau cán văn thư danh mục hồ sơ cho phịng ban, cán chun mơn thuộc phịng ban tiến hành mở hồ sơ bắt đầu công việc Trong trình giải cơng việc, có cơng việc náo phát sinh cán chun mơn bổ sung ln vào danh mục hồ sơ để tiến hành công việc năm sau cách thuận lợi Vào thời điểm gần cuối năm cán văn thư thu lại danh mục hồ sơ có bổ sung cá phòng ban để tổng hợp dựa danh mục cũ để lập danh mục hồ sơ cho năm Thủ trưởng quan theo dõi công việc thông qua danh mục hồ sơ quan để có nhìn khách quan chân thực Ngồi cán cơng chức quan cịn phải đóng góp, dự thảo ý kiến vào danh mục hồ sơ quan để giúp danh mục hồ sơ sau lập xác sát thực với hoạt động quan tổ chức 48 C KẾT LUẬN Trong công kiến thiết, đổi đất nước, đưa nước ta trở thành nước cơng nghiệp nhà nước khơng trọng đến lĩnh vực kinh tê, văn hóa, xá hội … mà cịn phải trọng xây dựng cấu nhà nước hợp lý, Đồng thời quan tâm, chăm sóc để máy quản lý nhà nước thục hết chức nhiệm vụ Giúp cho nhà nước ta thực nhà nước vững mạnh UBND phường quan quản lý nhà nước quan trọng cấu UBND quận Tây Hồ, nơi tiếp xúc trực tiếp với nhân dân, nơi thấu hiểu nguyện vọng nhân dân công kiến thiết đất nước Hiện công tác UBND phường thực tốt Công tác văn thư lưu trữ UBND phường Xuân La tiến hành từ đời Công tác đóng góp nhiều cho phát triển tổ chức ngày có nhiều bước tiến Lập danh mục hồ sơ cơng việc khó, thời gian, có nhiều quan khơng lập danh mục hồ sơ cho quan họ nghĩ điều khơng cần thiết Tuy nhiên lập danh mục hồ sơ cơng tác văn thư lưu trữ quan trở nên dễ dàng hết Danh mục hồ sơ đóng vai trị quan trọng thiết thực cơng tác lập hồ sơ Vì để danh mục hồ sơ phát huy tác dụng mình, tạo điều kịên thuận lợi cho cán quan thực cơng việc dễ dàng xây dựng cần nghiên cứu kĩ càng, làm dần bước, tránh việc làm qua loa, đại khái Và phải biết rút kinh nghiệm để điều chỉnh, bổ sung để danh mục hồ sơ ngày hoàn chỉnh Qua trình nghiên cứu chúng em mạnh dạn đề xuất với UBND phường số nội dung, với hy vọng công tác Văn thư- Lưu trữ Phường ngày dần vào nề nếp theo kiến thức mà Thầy, Cô trang bị cho chúng em: Ban hành nội quy quy chế cơng tác văn thư có quy định rõ khâu nghiệp vụ cụ thể UBND nên lập sổ chuyển giao văn để xác nhận văn đến đối tượng thời gian Chỉnh lý lại hết toàn văn tài liệu bị bó gói chất đống kho lưu trữ để công tác nghiên cứu dễ dàng thuân tiện cần thiết Nên tổ chức thường xuyên lớp bồi dưỡng kiến thức nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, viên chức quan để công tác văn thư lưu trữ quan thực quy định nhà nước 49 Nên có chế độ khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức, viên chức việc thực nội dung công tác văn thư- lưu trữ để nâng cao ý thức người quan công tác Không nên lưu “văn đến” văn thư quan mà cần chuyển đến cho cán chuyên môn để giải lưu hồ sơ công việc Ngay sau Bản DMHS Hội đồng khoa học góp ý, sửa chữa hoàn thiện, đề nghị Chủ tịch ban hành đưa vào áp dụng Đề tài “Bước đầu nghiên cứu, xây dựng danh mục hồ sơ HĐND UBND phường Xuân La Năm 2013” với mục tiêu xây dựng danh mục hồ sơ cho quan, để giúp cho mặt hoạt động quan nói chung, cơng tác văn thư- lưu trữ nói riêng dần vào nề nếp, khoa học hiệu Trong trình thực đề tài chúng em nhận hướng dẫn tận tình, chu đáo TS.Chu Thị Hậu- Trưởng Khoa VTLT; Chị Lê Thanh Thủy- Cán văn thư UBND phường, cán bộ, công chức UBND phường Xuân La Chúng em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ quý báu Đây kinh nghiệm, kết đáng trân trọng việc nghiên cứu khoa học mà chúng em mang theo sau tốt nghiệp trường Chúng em xin chân thành cảm ơn quan tâm, tạo điều kiện Đảng ủy, Ban Giám hiệu, Phòng Quản lý Khoa học - Sau Đại học giúp chúng em có điều kiện thực đề tài Xin chân thành cảm ơn./ 50 51 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bàn công tác lập danh mục hồ sơ – Nguyễn Xuân Nung//VTLT1970-N1-trg 12-15 Bàn phương pháp lập hồ sơ – Nguyễn Xuân Nung//VTLT-1969-N2tr 21-25 Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 08/7/2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước V/v hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến Luật tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân năm 2003 Mấy ý kiến nhỏ chung quanh vấn đề lập danh mục hồ sơ – Võ Chiến Thắng //VTLT-1970-N1-tr 25-26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác Văn thư Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác Văn thư Nghị định số: 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Nghị định số: 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu 10.Quyết định số 296-QĐ/TW ngày 30/3/2010 Ban Bí thư Trung ương Đảng mẫu dấu tổ chức Đảng 11.Quyết định số 77/2006/QĐ-TTg ngày 13/4/2006 Thủ tướng Chính phủ việc ban hành Quy chế làm việc mẫu Ủy ban nhân dân xã, thị trấn 12.Tập giảng xây dựng ban hành danh mục hồ sơ trường Cao Đẳng Nội Vụ Hà Nội 13.Thông tư liên tịch số 07/2002/TT-LT ngày 06/5/2002 Liên Bộ Công an Ban tổ chức Cán Chính phủ (nay Bộ Nội vụ hướng dẫn thực số quy định Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu 14.Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội Vụ - Văn phịng phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn 52 15.Thông tư số 07/2010/TT-BCA ngày 05/02/2010 Bộ Công an quy định chi tiết thi hành số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu sửa đổi, bổ sung số điều theo Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 16.Thông tư số: 01/2011/TT-BNV, ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình baỳ hành 53 PHỤ LỤC SƠ ĐỒ CỦA VĂN PHÒNG UBND PHƯỜNG XUÂN LA 5 4 5 54 Chú giải: Cửa Văn phòng Ghế Tủ Máy tính để bàn Bàn làm việc có tủ nhỏ Máy in Điện thoại để bàn Máy photocopy Cửa sổ 55