Bước đầu nghiên cứu xây dựng Danh mục hồ sơ của HĐND và UBND phường Xuân La nhiệm kì 2011 2016

6. Bố cục của đề tài Ngoài phần mở đầu và phần kết luận , nội dung của đề tài được chia làm 3 chương : Chương I : Cơ sở khoa học về xây dựng danh mục hồ sơ I. Cơ sở lý luận II. Cơ sở pháp lý III. Cơ sở thực tiễn IV. Nhận Xét Chương II : Chức năng nhiệm vụ , quyền hạn , cơ cấu tổ chức của HĐND , UBND phường Xuân La và thực trạng công tác văn thư lưu trữ của phường I, Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Ủy ban nhân dân phường Xuân La 1. Sự ra đời, vị trí địa lý và những thuận lợi, khó khăn của Ủy ban nhân dân phường Xuân La 2. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Ủy ban nhân dân phường Xuân La 2.1. Vị trí pháp lý của Ủy ban nhân dân phường Xuân La 2.2. Nhiệm vụ, thẩm quyền của Ủy ban nhân dân phường Xuân La 3. Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị trực thuộc 3.1 Cơ cấu tổ chức và hoạt động của Ủy ban nhân dân phường Xuân La 3.1.1. Hoạt động của Ủy ban nhân dân phường Xuân La 3.1.2 Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân phường Xuân La 3.2 Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các đơn vị trực thuộc 3.2.1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường 3.2.2. Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân phường 3.2.3. Các ủy viên Ủy ban 3.2.4. Các cán bộ chuyên môn 3.2.5. Các bộ phận khác 3.2.6. Các Ban chuyên môn II. Thực trạng công tác văn thư của UBND phường Xuân La: 1. Tr×nh tù, thñ tôc x©y dùng vµ ban hµnh v¨n b¶n 2. C«ng t¸c qu¶n lý v¨n b¶n 2.1. Sæ v¨n b¶n ®i, ®Õn 2.2. ChÕ ®é lËp hå s¬, giao nép hå s¬, tµi liÖu vµo lu tr÷ c¬ quan 2.3. C«ng t¸c qu¶n lý vµ sö dông con dÊu 3. T×nh h×nh thùc hiÖn nghiÖp vô lu tr÷ 4. Nhận xét Chương III. Xây dựng Danh mục hồ sơ của HĐND và UBND phường Xuân La nhiệm kỳ 20112016 I . Các nguyên tắc và phương pháp xây dựng DMHS của UBND 1. Khái niệm 2. Tácdụng 3. Cơ sở để xây dựng danh mục hồ sơ 4. phương pháp xây dựng danh mục hồ sơ II . Thành phần và cấu trúc của danh mục hồ sơ 1. Cấu trúc của danh mục hồ sơ 2. Các thành phần của danh mục hồ sơ III . Danh mục hồ sơ của UBND phường Xuân La IV. Cách sử dụng danh mục hồ sơ

Trang 1

Danh mục từ viết tắt

HĐND : Hội Đồng Nhân Dân

UBND : Ủy Ban Nhân Dân

Trang 2

A.MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Nhà nước, hiểu theo nghĩa pháp luật, là một tổ chức xã hội đặc biệt củaquyền lực chính trị được giai cấp thống trị thành lập nhằm thực hiện quyền lựcchính trị của mình Gắn với nhà nước là hoạt động quản lý, nó cùng song song tồntại phát triển và tồn vong cùng với nhà nước

Để nhà nước của mình thực hiện đúng vai trò là phục vụ lợi ích của giai cấpcầm quyền thì nhà nước đó phải có một cơ cấu tổ chưc bộ máy hợp lý từ trungương đến địa phương, quản lý nhà nước là phải quản lý từ cấp nhỏ nhất cho đếncấp lớn nhất Hiện nay nhà nước ta có bộ máy quản lý từ cấp xã (phường), cấphuyện (thành phố), cấp tỉnh (thành phố trực thuộc trung ương), đến cấp Trungương

Chủ tịch Hồ Chí Minh đã từng nói ‘ Cấp xã là cấp gần gũi nhân dân nhất,

là nền tảng của hành chính Cấp xã làm được việc thì mọi việc đêu xong xuôi ’ trích thư gửi Ủy Ban Nhân Dân tỉnh và huyện ba tỉnh Bắc Ninh, Bắc Giang, Lạng Sơn Ngày 09 tháng 02 năm 1948 Như thế có thể thấy rằng chính quyền cấp xã là

cấp quan hệ gần nhất, trực tiếp với nhân dân, là nơi đầu tiên giải quyết các yêu cầuchính đáng của nhân dân, tạo điều kiện cho công dân thực hiện quyền và nghĩa vụcủa mình, đồng thời đó cũng là nơi thực hiện các đường lối, chủ trương pháp luậtcủa đảng và nhà nước và thông qua đó nhà nước thực hiện đúng vai trò của mình làphục vụ lợi ích của giai cấp cầm quyền (giai cấp vô sản – đại đa số tầng lớp nhândân trong cả nước)

Văn bản giấy tờ là phương tiện quan trọng của hoạt động quản lý, bởi không

ai có thể nói suông và bắt người ta thực hiện mệnh lệnh của mình một cách tuyệtđối nhất là trong quản lý nhà nước Văn bản giấy tờ cũng là phương tiện để các cơquan hành chính nhà nước thực hiện chức năng nhiệm vụ quyền hạn của mình, đó

là nguồn tài nguyên quý báu của dân tộc, là nguồn sử liệu quý báu cho thế hệ sau,

vì thế để ủy ban nhân dân ( UBND ) cấp xã (phường ) thực hiện tốt vai trò và vị trícủa mình thì nên chú trọng vào công tác quản lý văn bản công văn giấy tờ, hay nóichung là công tác văn thư lưu trữ ở cấp xã (phường)

Nói đến công tác văn thư là nói đến những công việc liên quan đến văn bảngiấy tờ, trong đó có soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lí giải quyết vănbản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động của các

cơ quan,tổ chức Nếu thiếu một trong những nội dung trên thì công tác văn thưchưa thể nói là hoàn thiện và điều đó sẽ làm ảnh hưởng đến nhiều lĩnh vực hoạtđộng khác của cơ quan Trong số những nội dung của công tác văn thư thì có thểnói công việc lập hồ sơ là tương đối quan trọng Bời vì văn bản giấy tờ hình thànhrất nhiều trong quá trình hoạt động của cơ quan, việc tổ chức khoa học tài liệu làcần thiết cho nhu cầu sử dụng tài liệu của các cá nhân, đơn vị cũng như cho côngtác lưu trữ của cơ quan Để tổ chức được khoa học tài liệu thì việc lập được danhmục hồ sơ (DMHS) cho khối tài liệu đó là rất quan trọng Có thể nói lập (DMHS)

Trang 3

là công việc đầu tiên để tiền hành lập hồ sơ và chất lượng của hồ sơ phụ thuộc vàochất lượng của (DMHS) được lập.

Tuy nhiên, thực tế hiện nay ở các cơ quan, đơn vị cấp xã, các cán bộ chuyênmôn chưa nhìn nhận một cách đúng đắn về vai trò của (DMHS), do đó hầu hết các

cơ quan, đơn vị không tiến hành lập (DMHS) hoặc nếu có được lập thì chỉ mangtính chất đối phó Bởi vậy mà chất lượng của (DMHS) không đảm bảo đầy đủnhững tiêu chuẩn mà một (DMHS) cần có

UBND phường Xuân La là nơi có vị trí quan trọng trong cơ cấu của UBNDquận Tây Hồ, tuy nhiên cũng như một số cơ quan cấp xã khác thì vấn đề xây dựngdanh mục hồ sơ ở đây chưa thực sự được quan tâm và chú ý, vì thế chưa có ai tìmhiểu hay nghiên cứu về vấn đề này ở cơ quan, thực tế để giúp cơ quan có cái nhìntoàn diện hơn, tổng quan hơn về công tác văn thư lưu trữ và toàn bộ hoạt động của

cơ quan thì chúng tôi đã chọn đề tài là: Bước đầu nghiên cứu xây dựng Danh

mục hồ sơ của HĐND và UBND phường Xuân La nhiệm kì 2011- 2016

2 Đối tượng nghiên cứu đề tài

- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Hội đồng nhân dân

và Ủy ban nhân dân phường Xuân La

3 Mục tiêu và phạm vi nghiên cứu:

* Mục tiêu cơ bản của đề tài này là:

- Bước đầu xây dựng được bản Danh mục hồ sơ của Hội đồng nhân dân và

Ủy ban nhân dân phường Xuân La

* Phạm vi nghiên cứu của đề tài là:

- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Hội đồng nhân dân

và Ủy ban nhân dân phường Xuân La

4 Lịch sử vấn đề nghiên cứu:

Nghiên cứu về công tác lập DMHS đã được đề cập đến rất nhiều trong cácsách giáo trình, sách hướng dẫn nghiệp vụ và các bài viết đăng trên tạp chí Văn thưlưu trữ, trong các đề tài nghiên cứu khoa học, các khóa luận sinh viên Tuy nhiên

để vấn đề này nghiên cứu thành một đề tài khoa học thì hầu như là chưa có, vànghiên cứu cụ thể về một cơ quan cấp xã thì lại càng chưa có Vậy nên đề tài màchúng tôi nghiên cứu là hoàn toàn mới

5 Phương pháp nghiên cứu:

Để hoàn thành đề tài khoa học này, chúng tôi đã sử dụng một số phươngpháp như:

- Phương pháp biện chứng của chủ nghĩa Mác – Lênin: Chủ nghĩa duy vậtbiện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử;

- Phương pháp luận lưu trữ học: bao gồm nguyên tắc lịch sử, nguyên tắctoàn diện và tổng hợp;

- Phương pháp thống kê;

Trang 4

- Phương pháp phân tích và tổng hợp: là phương pháp mà chúng tôi vậndụng trong suốt quá trình thực hiện đề tài Dựa trên những thông tin đã thu được,chúng tôi tiến hành phân tích tổng hợp, từ đó đưa ra những nhận xét, đánh giá mộtcách cụ thể, khoa học;

- Phương pháp điều tra khảo sát, trao đổi trực tiếp với lãnh đạo và cán bộphụ trách công tác lưu trữ ở UBND Với phương pháp này, các số liệu, nhận xétđược đưa ra trong đề tài có được tính thực tiễn và tính khách quan

2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Ủy ban nhân dân phường Xuân La

2.1 Vị trí pháp lý của Ủy ban nhân dân phường Xuân La

2.2 Nhiệm vụ, thẩm quyền của Ủy ban nhân dân phường Xuân La

3 Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị trực thuộc

3.1 Cơ cấu tổ chức và hoạt động của Ủy ban nhân dân phường Xuân La

3.1.1 Hoạt động của Ủy ban nhân dân phường Xuân La

3.1.2 Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân phường Xuân La

3.2 Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các đơn vị trực thuộc

3.2.1 Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường

3.2.2 Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân phường

3.2.3 Các ủy viên Ủy ban

3.2.4 Các cán bộ chuyên môn

3.2.5 Các bộ phận khác

3.2.6 Các Ban chuyên môn

II Thực trạng công tác văn thư của UBND phường Xuân La:

Trang 5

1 Trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản

2 Công tác quản lý văn bản

2.1 Sổ văn bản đi, đến

2.2 Chế độ lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lu trữ cơ quan

2.3 Công tác quản lý và sử dụng con dấu

3 Tình hình thực hiện nghiệp vụ lu trữ

3 Cơ sở để xõy dựng danh mục hồ sơ

4 phương phỏp xõy dựng danh mục hồ sơ

II Thành phần và cấu trỳc của danh mục hồ sơ

1 Cấu trỳc của danh mục hồ sơ

2 Cỏc thành phần của danh mục hồ sơ

III Danh mục hồ sơ của UBND phường Xuõn La

IV Cỏch sử dụng danh mục hồ sơ

B.NỘI DUNG CHƯƠNG I:Cơ sở khoa học về xõy dựng danh mục hồ sơ

I, Cơ sở lý luận

Trang 6

Lê Nin đã từng nói: “ Đối với một việc cũ hay mới đều phải thu thập tất cả tài liệu văn kiện lại một cách có hệ thống để lúc nào cần tìm những cái cần thiết là thấy ngay được dễ dàng.” Trích Lê Nin toàn tập, tập 36, trang570, bản trung văn Nhà xuất bản nhân dân năm 1956.

Như vậy theo Lê Nin là lập hồ sơ là công việc rất quan trọng trong công tácvăn thư của cơ quan , tổ chức Lập hồ sơ là công tác có tính chất khoa học nhấtđịnh, để đảm bảo tính khoa học này cần phải quán triệt nguyên tắc cơ bản của việclập hồ sơ là đảm bảo mối liên hệ hữu cơ của lập tài liệu văn kiện theo sự hìnhthành khách quan của tài liệu văn kiện

Cũng như thế để hồ sơ được thống kê một cách khoa học và thuận tiện chocông tác tra tìm , nghiên cứu Đồng thời để có căn cứ lập hồ sơ một cách tổng quantoàn diện, giúp lãnh đạo cơ quan nắm rõ được mọi mặt hoạt động của cơ quan tổchức Sau khi hồ sơ đã được lập và đưa vào lưu trữ, nhưng nếu chỉ để như thế thìkhi tra tìm phân loại sẽ gặp nhiều khó khăn, vì thế nên có phương pháp thông kêcác loại hồ sơ một cách khoa học nhất

Danh mục hồ sơ là bản thống kê có hế thống các hồ sơ dự kiến lập trongnăm văn thư của một cơ quan, một đơn vị, kèm theo kí hiệu và thời hạn bảo quảncủa mỗi hồ sơ và được xây dựng theo một chế độ đã quy định

Điều 25, bản điều lệ của nhà nước về công tác văn thư lưu trữ năm 1969 có

nói rõ: “Xác định hồ sơ lưu trữ của quốc gia là tài sản lịch sử quý báu của nhà nước, do đó phải tổ chức thống nhất , quản lý và tập trung bảo quản như các vật

tư quý báu khác.”

Như vậy Hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan tổ chức, phản ảnhmọi mặt hoạt động của cơ quan tổ chức đó Vì thế nó được coi là tài liệu quý báu,

và cần được quản lý một cách thống nhất Muốn quản lý nó một cách khoa học vàthống nhất thì nên thống kê theo phương pháp khoa học Hay nói cách khác là phảilập bản Danh mục hồ sơ để thống kê hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơquan, tổ chức

Theo Nguyễn Xuân Nung- bàn về công tác lập danh mục hồ 1970-N1-tr 12-15 thì:

sơ//VTLT-“Công tác lập danh mục hồ sơ là một trong những khâu công tác cần thiết của bộ môn văn thư Công tác này gắn liền với công tác lập hồ sơ và phải đi trước lập hồ sơ một bước Nói một cách khái quát công tác lập danh mục hồ sơ là công tác kê hoạch hóa việc lập hồ sơ của cơ quan trong năm sắp tới.”

“Danh mục hồ sơ là bản kế hoạch kê khai cụ thể các loại hồ sơ cần lập của

cơ quan hay một đơn vị tổ chức trong cơ quan trong một năm để hướng dẫn cán

bộ làm công tác công văn giấy tờ lập hồ sơ cho đúng và đầy đủ.”

Theo Võ Chiến Thắng – Mấy ý kiến nhỏ chung quanh vấn đề lập danh mục

hồ sơ//VTLT-1970-N1 tr25-26 thì :

“Lập danh mục hồ sơ hàng năm trong một cơ quan là một trong những điều kiện để năm rõ tình hình, kế hoạch công tác của cơ quan trong năm, để quản lý

Trang 7

công văn giấy tờ được chặt chẽ, và là cơ sở để lập hồ sơ nộp lưu được hoàn chỉnh.”

Khi nói về tác dụng của lập danh mục hồ sơ thì Nguyễn Xuân Nung Có viếtrằng :

- Lập Danh mục hồ sơ giúp chỉ đạo công tác lập hồ sơ của cán bộ làm côngtác công văn giấy tờ được tốt và chủ động , không trùng thừa

- Lập danh mục hồ sơ giúp cán bộ văn thư lưu trữ nắm được các loại hồ sơcần lập trong năm của cơ quan, đơn vị

- Lập danh mục hồ sơ giúp cán bộ lãnh đạo nắm được công việc và các loại

hồ sơ của mỗi cán bộ để phục vụ cho việc nghiên cứu, giải quyết công việc hàngngày

- Danh mục hồ sơ là căn cứ để hướng dẫn và kiểm tra việc lập hồ sơ từ đầunăm tới cuối năm

Trong M y ý ki n nh chung quanh v n ấy ý kiến nhỏ chung quanh vấn đề lập danh mục hồ sơ, Võ ến nhỏ chung quanh vấn đề lập danh mục hồ sơ, Võ ỏ chung quanh vấn đề lập danh mục hồ sơ, Võ ấy ý kiến nhỏ chung quanh vấn đề lập danh mục hồ sơ, Võ đề lập danh mục hồ sơ, Võ ập danh mục hồ sơ, Võ l p danh m c h s , Võục hồ sơ, Võ ồ sơ, Võ ơ, VõChi n Th ng ã nêu ra m t m u danh m c h s , ây l c n c ến nhỏ chung quanh vấn đề lập danh mục hồ sơ, Võ ắng đã nêu ra một mẫu danh mục hồ sơ, đây là căn cứ để ta xây đ ột mẫu danh mục hồ sơ, đây là căn cứ để ta xây ẫu danh mục hồ sơ, đây là căn cứ để ta xây ục hồ sơ, Võ ồ sơ, Võ ơ, Võ đ à căn cứ để ta xây ăn cứ để ta xây ứ để ta xây để ta xây ta xây

d ng m u danh m c h s nh hi n nay: ựng mẫu danh mục hồ sơ như hiện nay: ẫu danh mục hồ sơ, đây là căn cứ để ta xây ục hồ sơ, Võ ồ sơ, Võ ơ, Võ ư hiện nay: ện nay:

Họ vàtên vàngườilập

Ghichú

- Theo Luật số: 01/2011/QH13 luật lưu trữ quốc gia thì tài liệu lưu trữ là :

Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ

chức, cá nhân

Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổsách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghihình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký,hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tinkhác

Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa

học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ

Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc,bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp

- Theo tập bài giảng về xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ của trường Đại họcNội Vụ Hà Nội thì :

Trang 8

Danh mục hồ sơ là bảng kê có hệ thống các hồ sơ dự kiến lập trong năm vănthư của một cơ quan, một đơn vị, kèm theo ký hiệu và thời hạn bảo quản của mỗi

hồ sơ và được xây dựng theo một chế độ đã quy định

II Cơ Sở Thực Tiễn

Nhà nước ta đang ngày càng quan tâm đến công tác văn thư-lưu trữ, thể hiệnbằng việc các văn bản quy phạm pháp luật chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các khâunghiệp vụ về công tác văn thư, cũng như kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tácnày ở các cơ quan hành chính nhà nước, ví dụ:

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của chính phủ vềcông tác văn thư

Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 09 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ

về hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bay văn bản hành chính

Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của cục văn thưlưu trữ nhà nước về hướng dẫn quản lý văn bản đi đến

Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 hướngdẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản

Nghị định 09/2012/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của chính phủ sửađổi bổ sung một số điều của nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm

2004 của chính phủ về công tác văn thư

Nghị định số 58/2011/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của chính phủ vềquản lý và sử dụng con dấu

Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của chính phủ sửađổi bổ sung một số điều của nghị định số 58/2011/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm

2001 của chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu

Thông tư số 07/2012/TT-BCA ngày 05 tháng 02 năm 2010 của bộ công anquy định chi thực hiện một số điều của nghị định số 58/2011/NĐ-CP ngày 24tháng 8 năm 2001 của chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu đã được sửa đổi bổsung một số điều theo nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 củachính phủ

Thông tư liên tịch số : 07/2002/TT-LT ngày 06/5/2002 của liên bộ công an

và ban tổ chức cán bộ chính phủ ( nay là bộ nội vụ ) hướng dẫn thực hiện một sốquy định tại nghị định số Nghị định số 58/2011/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001của chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu

Thông tư số 08/2003/TT-BCA ngày 12/5/2003 của Bộ Công An hướng dẫnmẫu dấu, tổ chức khắc dấu, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu của cơquan, tổ chức theo nghị định số Nghị định số 58/2011/NĐ-CP ngày 24 tháng 8năm 2001 của chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu

Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội Vụ hướng dẫnchức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức văn thư, lưu trữ bộ, cơ quanngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ và UBND các cấp

Trang 9

Ngoài ra nhà nước còn ban hành nhiều văn bản quy phạm quy phạm phápluật để hướng dẫn về công tác này ngày càng được thực hiện tốt hơn

UBND phường Xuân La là một cơ quan quản lý nhà nước cấp xã, phường.Đồng thời đây cũng là một nơi có vị trí quan trọng trong cơ cấu tổ chức của UBNDquận Tây Hồ Công tác văn thư lưu trữ ở đây nhìn chung đã có nhiều bước tiếnmới Giúp cải thiện hoạt động văn thư lưu trữ ở đây Tuy đã có nhiều biến chuyển,nhưng do vẫn là cơ quan cấp xã phường, lại đang trong quá trình đô thị hóa mạnhnên công tác văn thư chưa thực sự được chú trọng như những công tác và cácngành khác, do đó cũng không tránh khổi những yếu kém trong công tác văn thư-lưu trữ ở đây

Hiện nay có rất nhiều cơ quan nhận thức rõ tầm quan trọng của bản danhmục hồ sơ đến công tác văn thư nói riêng và hoạt động của cả một cơ quan, tổchức nói chung Vì thế đã có một số cơ quan xây dựng cho riêng mình một bảndanh mục hồ sơ tương đối hoàn thiện và giúp cải thiện công tác văn thư-lưu trữ nóichung và giúp công tác lập hồ sơ được tốt và khoa học hơn, góp phân nâng caohiệu quả hoạt động cho cơ quan, tổ chức đó

Để giúp UBND thực sự đưa công tác văn thư vào nề nếp khoa học, thì nêntiến hành xây dựng một bản danh mục hồ sơ, để giúp công tác lập hồ sơ được cảithiện, tài liệu được nộp lưu đúng thời hạn , giúp ích cho hoạt động của cơ quan tổchức

CHƯƠNG II.Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của HĐND, UBND phường Xuân La và thực trạng công tác văn thư lưu trữ của phường

VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN LA

I, Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Ủy ban nhân dân phường Xuân La

1 Sự ra đời, vị trí địa lý và những thuận lợi, khó khăn của Ủy ban nhân dân phường Xuân La

Trang 10

Xuân La là một phường trực thuộc quận Tây Hồ, Hà Nội, Việt Nam PhườngXuân La nằm ở phía tây của hồ Tây Đây là vùng đất cổ của Hà Nội, nổi tiếng vớicác ngôi chùa: Khai Nguyên, Thiên Niên, Vạn Niên, Ức Niên và gần đây là nghềtrồng đào.

Xã Xuân La được thành lập trong thời kì kháng chiến chống Pháp trên cơ sởsáp nhập các làng Quán La xã, Quán La sở, Xuân Tảo sở và Vệ Hồ Khi thành lập,

xã Xuân La thuộc quận Lãng Bạc, sau thuộc huyện Ngoại thành

Sau khi Hà Nội được giải phóng vào năm 1954, xã Xuân La thuộc quận Vcủa ngoại thành Hà Nội Từ năm 1961, xã Xuân La thuộc huyện Từ Liêm

Ngày 28/10/1995, Chính phủ có Nghị định 69-CP về việc thành lập QuậnTây Hồ - thành phố Hà Nội Xuân La từ một xã của huyện Từ Liêm chuyển thànhphường của Quận Tây Hô theo Nghị đinh số 69-CP ngày 28/10/1995 của Chínhphủ và Quyết định số 3631/QĐ-UB ngày 29/10/1995 của UBND Thành phố HàNội

Phường Xuân La có vị trí địa lý như sau: Phía đông giáp phường Quảng An(ranh giới trên hồ Tây), phường Bưởi, quận Tây Hồ và phường Nghĩa Đô, quậnCầu Giấy Phía nam giáp phường Nghĩa Đô, quận Cầu Giấy và xã Cổ Nhuế, huyện

Từ Liêm Phía tây giáp xã Xuân Đỉnh, huyện Từ Liêm Phía bắc giáp các phườngPhú Thượng và Nhật Tân, quận Tây Hồ

Phường Xuân La có diện tích 235,074 ha (khoảng 2,351 km2), có 2.462 hộvới 18.903 nhân khẩu, được chia làm 08 cụm dân cư với 49 tổ dân phố Mật độ dân

số trung bình khoảng 8.040 người/1 km2 Cơ cấu dân cư khá đa dạng, trong đó sốlao động nông nghiệp chiếm tỷ lệ khá cao trên 40%

* Thuận lợi:

Những năm gần đây, phường Xuân La là địa bàn có tốc độ đô thị hóa nhanh,

cơ cấu kinh tê, nhất là hoạt động kinh tế nông nghiệp có sự chuyển đổi, giá trị sảnxuất, kinh doanh, dịch vụ ngày càng tăng Một loạt các dự án phát triển đô thị đượctriển khai cùng lúc trên địa bàn Nhiều khu chung cư, khu tái định cư, các côngtrình văn hóa thể thao, công trình phúc lợi công cộng được xây dựng, tạo sự thayđổi mạnh về hạ tầng cơ sở, từng bước tạo nên diện mạo đô thị mới ở phía Tây HồTây Kinh tế ổn định đã và đang góp phần làm cho đời sống vật chất và tinh thầncủa nhân dân được cải thiện và nâng lên rõ rệt Bên cạnh đó, cơ cấu dân cư cũng cónhững biến đổi: Số lượng dân cư tăng cơ học nhanh, hình thành các khu dân cưmới (các khu chung cư, tái định cư) Thành phần dân cư chủ yếu là cán bộ côngchức cơ quan Nhà nước, lực lượng vũ trang

* Khó khăn:

Nếp sống đô thị chưa hình thành rõ, còn ảnh hưởng bởi quan hệ cộng đồnglàng xã Cơ chế thị trường có tác động rõ rệt tới quan hệ xã hội và ảnh hưởng tớihoạt động lãnh đạo, điều hành và quản lý Nhà nước của UBND phường

Quá trình đô thị hóa nhanh, nhiều dự án sử dụng đất, thu hẹp diện tích đấtsản xuất nông nghiệp, chỉ còn lại khoảng trên 30 ha, trong đó nhiều khu đất sản

Trang 11

xuất nông nghiệp bị chia nhỏ, nằm xen kẽ trong các dự án, không đủ điều kiện đểtiếp tục canh tác Số lao động nông nghiệp dôi dư nhiều Cần phải chuyển đổi nghề

để sinh sống Nảy sinh một số vấn đề xã hội như: tranh chấp về đất đai, tài sản,

Tệ nạn xã hội nảy sinh và có chiều hướng gia tăng nhất là tệ nạn về ma túy; vấn đềtôn giáo, tín ngưỡng và một số vấn đề khác có ảnh hưởng, tác động trực tiếp tớihoạt động quản lý nhà nước của chính quyền địa phương như: điều chỉnh địa giớihành chính, phân chia quản lý các khu dân cư, công tác quản lý đất đai, giải quyếtcác vấn đề do lịch sử để lại liên quan đến đất di tích, đất công,

Việc triển khai các dự án đô thị diễn ra nhanh, cùng lúc song lại thiếu tínhtổng thể, dẫn đến sự thiếu chặt chẽ trong quản lý quy hoạch, tạo ra sự không đồng

bộ về kết cấu hạ tầng, làm ảnh hưởng đến đời sống sinh hoạt của nhân dân Chế độchính sách giải phóng mặt bằng còn có những bất cập, chưa đáp ứng yêu cầu thực

tế dẫn tới nhân dân trong khu vực giải phóng mặt bằng khiếu kiện nhiều, Mặtkhác chế độ chính sách đối với đội ngũ cán bộ công chức phường và cán bộ giúpviệc ở tổ dân phố chưa thỏa đáng, mối quan hệ công tác giữa các cơ quan chứcnăng chuyên môn và các tổ chức trong hệ thống chính trị nói chung còn có nhữnghạn chế Tất cả những vấn đề trên đều có ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt độngđiều hành quản lý của Ủy ban nhân dân phường

2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Ủy ban nhân dân phường Xuân La

2.1 Vị trí pháp lý của Ủy ban nhân dân phường Xuân La

Căn cứ theo Điều 123 Hiến pháp năm 1992: “Uỷ ban nhân dân do Hội đồngnhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chínhNhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bảncủa các cơ quan Nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân.”

Căn cứ theo Điều 2 Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dânnăm 2003:

“Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hộiđồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trướcHội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bảncủa cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấpnhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cốquốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, gópphần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từtrung ương tới cơ sở.”

Như vây, Ủy ban nhân dân phường là cơ quan hành chính Nhà nước ở địaphương, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân; chịu trách nhiệm thi hànhcác Nghị quyết của Hội đồng nhân dân và báo cáo công việc trước Hội đồng nhândân cùng cấp và Ủy ban nhân dân cấp trên Ủy ban nhân dân chịu sự giám sát củaHội đồng nhân dân và đôn đốc của thường trực Hội đồng nhân dân

Trang 12

2.2 Nhiệm vụ, thẩm quyền của Ủy ban nhân dân phường Xuân La

Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật tổ chức Hộiđồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003, các văn bản của cơ quan Nhà nướccấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm đảm bảo thực hiệnchủ trương, biện pháp phát triển kinh tế xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh vàthực hiện các chính sách khác trên địa bàn

Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước Hội đồng nhândân cùng cấp và Ủy ban nhân dân cấp trên trực tiếp

Theo Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003: Ủyban nhân dân có nhiệm vụ quản lý Nhà nước đối với các lĩnh vực khác nhau củađời sống địa phương, thực hiện việc tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việcchấp hành nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp tại các cơ quan Nhà nước,

tổ chức xã hội; bảo đảm an ninh, an toàn trật tự xã hội; thực hiện nhiệm vụ xâydựng quốc phòng toàn dân; quản lý hộ khẩu, hộ tịch ở địa phương; phòng chốngthiên tai, bảo vệ tài sản của Nhà nước, của công dân; chống tham nhữn, buôn lậu,làm hàng giả, các tệ nạn xã hội; quản lý tổ chức, biên chế, lao động tiền lương, đàotạo viên chức, bảo hiểm xã hội, tổ chức thi hành án ở các địa phương; tổ chức chỉđạo việc thu ngân sách địa phương; phối hợp với các thường trực Hội đồng nhândân chuẩn bị nội dung các kỳ họp của Hội đồng nhân dân; xây dựng các đề án trìnhHội đồng nhân dân xét duyệt và quyết định

3 Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị trực thuộc

3.1 Cơ cấu tổ chức và hoạt động của Ủy ban nhân dân phường Xuân La

3.1.1 Hoạt động của Ủy ban nhân dân phường Xuân La

Ủy ban nhân dân phường hoạt động theo Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và

Ủy ban nhân dân năm 2003 thực hiện theo Nghị định số 121/2003/NĐ-CP ngày21/10/2003; Nghị định 107/2004/NĐ-CP ngày 01/4/2004 của Chính phủ, các vănbản quyết định của Thủ tướng Chính phủ và quy định cụ thể của Hội đồng nhândân, Ủy ban nhân dân cấp trên và Hội đồng nhân dân cùng cấp đối với một số lĩnhvực

Các thành viên của Ủy ban nhân dân không nhất thiết phải là Đại biểu Hộiđồng nhân dân, kết quả bầu các thành viên của Ủy ban nhân dân phải được Chủtịch Ủy ban nhân dân cấp trên trực tiếp phê chuẩn Số lượng thành viên của Ủy bannhân dân phương có từ 03 đến 05 thành viên

Ủy ban nhân dân thảo luận tập thể và quyết định theo đa số các vấn đề:Chương trình làm việc của Ủy ban nhân dân; Kế hoạch phát triển Kinh tế xã hội,

dự toán ngân sách, quyết toán ngân sách hàng năm và quỹ dự trữ của địa phương;

Kế hoạch huy động nhân lực, tài chính để giải quyết các vấn đề cấp bách ở địaphương trình Hội đồng nhân dân quyết định; Các biện pháp thực hiện Nghị quyếtcủa Hội đồng nhân dân về kinh tế xã hội, thông qua váo cáo của Ủy ban nhân dântrước khi trình Hội đồng nhân dân; Đề án thành lập mới, sáp nhập, giải thể các cơ

Trang 13

quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân và địa giới hành chính ở địa phương(Điều 124 Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003).

Ủy ban nhân dân mỗi tháng họp ít nhất một lần Các quyết định của Ủy bannhân dân phải được quá nửa tổng số thành viên Ủy ban nhân dân biếu quyết tánthành

Ủy ban nhân dân phường làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, pháthuy vai trò tập thể, đề cao trách nhiệm cá nhân và tinh thần chủ động, sáng tạo củaChủ tịch, Phó chủ tịch, Ủy viên Ủy ban nhân dân Có sự phân công rõ ràng, cụ thểquyền hạn, trách nhiệm của mỗi thành viên Ủy ban nhân dân phường trong chỉđạo, điều hành lĩnh vực công tác được phân công Mỗi việc chỉ được giao mộtngười phụ trách và chịu trách nhiệm chính Mỗi thành viên Ủy ban nhân dânphường chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực được phân công về việc chỉ đạo, điềuhành, kiểm tra và kết quả thực hiện các nhiệm vụ được Chủ tịch Ủy ban nhân dânphường phân công trước Hội đồng nhân dân và cùng các thành viên khác của Ủyban nhân dân chịu trách nhiệm tập thể về kết quả hoạt động của Ủy ban nhân dânphường trước Đảng ủy phường, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân Quận vàQuận ủy

Chấp hành sự chỉ đạo, điều hành của cơ quan Nhà nước cấp trên, sự lãnhđạo của Đảng ủy, sự giám sát của Hội đồng nhân dân phường, tuân thủ pháp luật

và đảm bảo lợi ích của nhân dân; phối hợp chặt chẽ giữa Ủy ban nhân dân phườngvới Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể nhân dân phường trong quá trình triển khaithực hiện mọi nhiệm vụ

Giải quyết các công việc của công dân và tổ chức theo đúng pháp luật, đúngthẩm quyền và phạm vi trách nhiệm; đảm bảo công khai, minh bạch, kịp thời vàhiệu quả; theo đúng trình tự, thủ tục, thời hạn theo quy định và chương trình, kếhoạch công tác của Ủy ban nhân dân phương

Cán bộ, công chức của Ủy ban nhân dân phương phải sâu sát với cơ sở, lắngnghe mọi ý kiến đóng góp của nhân dân, có ý thức học tập để nâng cao trình độ,từng bước đưa hoạt động của Ủy ban nhân dân phường ngày càng chính quy, hiệnđại vì mục tiêu xây dựng chính quyền cơ sở vững mạnh, nâng cao đời sống củanhân dân

3.1.2 Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân phường Xuân La

* Về số lượng:

Căn cứ theo quy định của Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhândân năm 2003 và quy định về cơ cấu tổ chức đối với Ủy ban nhân dân cấp phường,trên cơ sở tình hình thực tế, thành viên Ủy ban nhân dân phường Xuân La hiện nay

có 05 đồng chí độ tuổi trung bình 48 tuổi, 4/5 đồng chí tham gia Ban chấp hànhĐảng bộ phường, trong đó có 02 đồng chí là Ủy viên Thường vụ Đảng ủy phường

Thực hiện quyết định số 77/2006/QĐ-TTg ngày 13/4/2006 của Thủ tướngChính phủ về việc ban hành Quy chế làm việc mẫu của Ủy ban nhân dân xãphường, thị trấn Ủy ban nhân dân phường đã có quyết định số 03/2006/QĐ-

Trang 14

UBND ban hành Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân phường Xuân La, Ủy bannhân dân phường cũng đã ban hành quyết định số 105 ngày 10/8/2006 phân côngcông tác của các thành viên Ủy ban nhân dân phường, cụ thể như sau:

+ 01 Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường - Phụ trách chung

+ 02 Phó chủ tịch - Giúp Chủ tịch phụ trách khối Văn hóa - Xã hội và khốiKinh tế - Xây dựng đô thị cùng một số việc khác được phân công

+ 02 Ủy viên Ủy ban nhân dân:

 01 Ủy viên phụ trách An ninh trật tự - Trưởng công an phương

 01 Ủy viên phụ trách Quân sự địa phương

 01 Cán bộ Văn hóa - Xã hội

 01 Cán bộ phụ trách bộ phận tiếp nhận giải quyết thủ tục hành chính theo

cơ chế “Một cửa”

 04 Cán bộ Thanh tra xây dựng

* Về chất lượng:

* Về trình độ lý luận chính trị:

+ Cao cấp: 01 (Chủ tịch Ủy ban nhân dân)

+ Trung cấp: 08 (Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Phó chủ tịch Hội đồng nhândân, 02 Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân và 04 cán bộ chuyên môn của Ủy ban nhândân phường)

Trang 15

+ Ở các khu dân cư có 150 cán bộ tổ dân phố và các chi hội đoàn thể, đa số

là cán bộ nghỉ hưu nhiệt tình tham gia công tác, được quần chúng tín nhiệm Nhiềuđồng chí có kinh nghiệm công tác vận động quần chúng Đây là đội ngũ cán bộ cóvai trò nòng cốt trong việc thực hiện các chức năng nhiệm vụ của phường

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân phường Xuân La được trình bày tạiPhụ lục I

3.2 Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các đơn vị trực thuộc

3.2.1 Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường:

- Thực hiện các nhiệm vụ được quy định tại Quy chế làm việc của Ủy bannhân Phụ trách chung, trực tiếp lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các hoạt động củathành viên Ủy ban nhân dân phường, các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhândân; cùng tập thể Ủy ban nhân dân phường chịu trách nhiệm về hoạt động của Ủyban nhân dân trước Quận ủy, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân quận và Đảng

ủy, Hội đồng nhân dân phường

- Trực tiếp phụ trách và thực hiện các nhiệm vẹ sau: Công tác tổ chức, cànbộ; Công tác nội chính; Thanh tra; Tư pháp; Công an; Quân sự; Cải cách hànhchính; Công tác quản lý địa giới hành chính; Quy hoạch đô thị và đầu tư xây dựng

cơ bản; Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội; Quản lý thu chi ngân sách địa phương;Quản lý tài chính và là chủ tài khoản ngân sách Ủy ban nhân dân

- Là Chủ tịch Hội đồng thi đua khen thưởng phường, Hộ dồng kê khai cấpGiấy chứng nhận nhà đất, Hội đồng nghĩa vụ quân sự, Hội đồng phối hợp công táctuyên truyền chống lụt bão và tìm kiếm cứu nạn, Ban chỉ đạo thi hành án, Ban chỉđạo chống tham nhũng, Trưởng Ban chỉ đạo chống thất thu ngân sách, Ban chỉ đạochống tham nhũng, Trưởng Ban chỉ đạo 197 phường, Trưởng Ban tư vấn thuếphường Là Chủ tịch các Hội đồng, Trưởng các ban chỉ đạo khác được thành lậptheo chương trình, kế hoạch công tác đột xuất trong lĩnh vực công tác được phâncông phụ trách

- Chủ trì các phiên họp của Ủy ban nhân dân phường, đảm bảo mối quan hệgiữa Ủy ban nhân dân phường với thường trực Hội đồng nhân dân phương vàQuận ủy, Ủy ban nhân dân quận, Mặt trận tổ quốc và các đoàn thể nhân dân

3.2.2 Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân phường:

Hiện tại phường được bố trí 02 Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân phụ trách lĩnhvực công tác theo phân công của Chủ tịch và chịu trách nhiêm các nhân về tổ chứcthực hiện công việc được giao như:

- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác trọng tâm tháng, quý, năm theolĩnh vực được phân công báo cáo với Chủ tịch Ngoài ra, khi được ủy quyền, điềuhành công tác chung và ký các văn bản thuộc thẩm quyền khi Chủ tịch đi vắng

- Xử lý các giấy tờ hành chính thông thường, các quyết đinh xử lý vi phạmhành chính, các quyết định giải quyết Khiếu nại - tố cáo trong lĩnh vực được phâncông

Trang 16

- Tham dự đầy đủ các phiên họp của Ủy ban nhân dân phường, chuẩn bị cácnội dung trong lĩnh vực quản lý theo sự phân công để đưa ra theo luận tại tập thể

Ủy ban nhân dân, điều hành triển khai các chương trình, kế hoạch được giao theochỉ đạo

- Phụ trách các lĩnh vực cụ thể như: Công tác quản lý văn hóa - xã hội, thôngtin tuyên truyền, giáo dục, y tế, tư pháp hòa giải, lao động thương binh xã hội, xóađói giảm nghèo, tư vấn thuế, bảo vệ cham sóc trẻ em, vệ sinh môi trường và vệsinh an toàn thực phẩm, (Đối với Phó chủ tịch phụ trách Văn hóa - Xã hội)

- Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch, tập thể Ủy ban nhân dân và Hội đồngnhân dân phương về công tác quản lý Nhà nước trên các lĩnh vực sau: Phát triểnkinh tế phường, kinh tế Hợp tác xã; Công tác giao thông số thị, quản lý nhà đất;Công tác giải phóng mặt bằng; Công tác khoa học công nghệ, Tài nguyên môitrường, (Đối với Phó chủ tịch phụ trách Kinh tế - Đô thị)

3.2.3 Các ủy viên Ủy ban:

* Ủy viên phụ trách Công an:

+ Chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn theo sự chỉ đạo, phân côngcủa ngành dọc cấp trên, xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác bảo vệ anninh chính trị, giữ gìn trật tự an toàn xã hội trên địa bàn Thực hiện các nhiệm vụđược quy định tại Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân phường Xuân La

+ Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân, tập thể Ủy ban nhândân và Hội đồng nhân dân phường về công tác an ninh chính trị, trật tự an toàn xãhội trên địa bàn phường Là Thường trực Ban chỉ đạo 197 quận, Ban chỉ đạo phòngchống AIDS và các tệ nạn ma túy, mại dâm Tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhândân chỉ đạo và đảm bảo việc tổ chức trong lĩnh vực được phân công

+ Tham dự đầy đủ các phiên họp của Ủy ban nhân dân phường, chuẩn bị cácnội dung trong lĩnh vực quản lý theo sự phân công để đưa ra thảo luận tại tập thể

Ủy ban nhân dân phường

* Ủy viện phụ trách Quân sự:

+ Chỉ đạo thực hiện công tác giáo dục quốc phòng địa phương, xây dựng lựclượng vũ trang, lực lượng dự bị động viên, đăng ký quản lý nguồn động viên Chỉđạo thực hiện công tác tuyển quân và động viên quân dự bị trên địa bàn phường,các nhiệm vụ được quy đinh tại Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân phương

+ Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân, tập thể Ủy ban nhândân và Hội đồng nhân dân phường về công tác xây dựng và củng cố quốc phòngđịa phương Là Thường trực Hội đồng nghĩa vụ quân sự phường, Thường trực Banchỉ huy phòng chống lụt bão và tìm kiếm cứu nạn; Chỉ đạo lực lượng quân sựphường phối hợp với cơ quan Công an phường trong công tác đảm bảo an ninhchính trị, trật tự an toàn xã hội

Trang 17

+ Tham dự đầy đủ các phiên họp của Ủy ban nhân dân phường, chuẩn bị cácnội dung trong lĩnh vực quản lý theo sự phân công để đưa ra thảo luận tại tập thể

3.2.4 Các cán bộ chuyên môn:

* Văn phòng:

+ Thường trực, tiếp nhận, đăng ký, lưu chuyển các văn bản của cấp trên, cácngành, báo cáo của Ủy ban phường về các phòng, ban của Ủy ban nhân dân quận,cấp trên Đăng ký vào sổ để theo dõi theo quy định lưu trữ hồ sơ

+ Chuẩn bị mọi mặt cho các Hội nghị của Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhândân như: Tổng hợp tình hình, dự thảo văn bản; chuẩn bị kinh phí, phương tiện vàghi biên bản hội nghị; báo cáo kết quả thực hiện tháng, quý, năm các ngành, ban và

+ Giúp Chủ tịch xây dựng lịch công tác tuần, tháng và báo cáo Chủ tịch xemxét các Quyết định Giúp Chủ tịch phối hợp công tác giữa các thành viên Ủy ban

và các ban ngành đoàn thể, thực hiện kế hoạch công tác

+ Quản lý, trang bị cơ sở vật chất, xem xét đề xuất sửa chữa, bổ sung kịpthời Chịu trách nhiệm bảo quản, giữ gìn con dấu của Ủy ban nhân dân phường.Thực hiện quy định về thủ tục trình ký văn băn

+ Bố trí lịch tiếp dân, tiếp nhận đơn thư của công dân, xem xét thẩm quyền,khả năng và bộ phận giải quyết, viết giấy hẹn thời gian trả lời

+ Hàng tuần, tháng, quý, năm báo cáo cho Chủ tịch và Văn phòng Ủy bannhân dân phường để tổng hợp báo cáo cấp trên

* Địa chính:

+ Tham mưu cho Chủ tịch về quản lý đất đai, nhà ở Nắm chắc văn bản củacác cấp về quản lý đất đai, xây dựng Tổ chức tuyên truyền, thông báo rộng rãi cácvấn đề về Luật đất đai, các quy định về quản lý đất đai, nhà ở của cấp trên theothẩm quyền

+ Quản lý các văn bản, sổ sách, tài liệu, bản đồ thuộc lĩnh vực quản lý sửdụng đất và quản lý nhà ở Tổng hợp báo cáo tháng, quý năm về biến động đất đai,nhà ở trên địa bàn

+ Tổ chức vận động nhân dân thực hiện các quy định về quản lý đất đai, trật

tự xây dựng đô thị Tạo điều kiện và hướng dẫn công dân làm hồ sơ xin phép xâydựng đúng thủ tục

Trang 18

* Tư pháp - Hộ tịch:

+ Tổ chức việc tuyên truyền phổ biến và thực hiện Pháp luật ở cơ sở GiúpChủ tịch xem xét văn bản, giấy tờ về giải quyết khiếu nại, tố cáo Xây dựng vănbản quy định về trình tự, thủ tục giải quyết

+ Tham mưu giúp cho Chủ tịch, Phó chủ tịch tổ chức ban hòa giải, tổ chứchòa giải, giải quyết mâu thuẫn, tranh chấp, khiếu nại tố cáo của nhân dân kịp thời,đúng thẩm quyền

+ Soạn thảo các văn bản quản lý của Ủy ban nhân dân phường, đảm bảo banhành đúng pháp luật Phụ trách công tác hộ tịch, quản lý việc khai sinh, khai tử vàđăng ký kết hôn Hướng dẫn thủ tục trình tự và tổ chức thực hiện

* Văn hóa - Xã hội:

+ Tiếp nhận các văn bản chủ trương của cấp trên, Đảng ủy, Hội đồng nhândân, Ủy ban nhân dân, các ban ngành đoàn thể Tổ chức tuyên truyền rộng rãi chonhân dân nắm rõ, chấp hành và thực hiện

+ Giúp Phó chủ tịch các mặt hoạt động về công tác Văn hóa - Thể dục thểthao - Y tế - Giáo dục

+ Giúp Chủ tịch trong các lĩnh vực quản lý Văn hóa - Di tích: tôn tạo, tu sửa,tuyên truyền giáo dục thực hiện chính sách tín ngưỡng và văn hóa

+ Phối hợp với Mặt trận Tổ quốc, các đoàn thể, cụm dân cư triển khai thựchiện Nếp sống văn minh - Gia đình văn hóa, phòng chống tệ nạn xã hội

3.2.5 Các bộ phận khác:

- Quản lý trật tự đô thị - xây dựng đô thị:

+ Tuyên truyền hướng dẫn nhân dân thực hiện các chủ trương, đường lối,các quy định của Nhà nước về quản lý trật tự đô thị Kiểm tra và tham mưu giúp

Ủy ban nhân dân phường xử lý các trường hợp xây dựng vi phạm quy định

+ Làm đúng thủ tục cấp trên quy định về xây dựng cơ bản Giám sát, chịutrách nhiệm về tiến độ thi công, đảm bảo chất lượng của các công trình xây dựngtrên dịa bàn trong phạm vi phụ trách, được phân công

- Lao động - Thương binh xã hội:

+ Nắm tính hình đối tượng gia đình chính sách, thương binh liệt sĩ trên địabàn Hướng dẫn lập danh sách, hoàn chỉnh thủ tục hồ sơ xét duyệt chế độ ưu đãicho các đối tượng Thực hiện tốt việc tuyên truyền chính sách về thương binh liệt

sĩ, về ưu đãi cách mạng đảm bảo đúng đối tượng, đúng chế độ

+ Nắm số liệu lực lượng lao động, phối hợp giải quyết việc làm, vay vốn,giới thiệu việc làm

- Chuyên trách dân số - Gia đình - Trẻ em:

+ Chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các chương trình bảo vệ, chăm sóc vàgiáo dục trẻ em theo quy chế hoạt động của Ủy ban Dân số - Gia đình - Trẻ em

Trang 19

quận Tây Hồ Phục trách theo dõi công tác Dân số - Kế hoạch hóa giá đình, việc tổchức thực hiện triển khai Pháp lệnh dân số trên địa bàn.

+ Thường xuyên theo dõi, nắm chắc tình hình số liệu trẻ em trên địa bàn.Xây dựng kế hoạch thực hiện các chương trình bảo vệ, chăm sóc và giáo dục trẻem

+ Phối hợp với các ngành, đoàn thể, cụm dân cư thực hiện quản lý và chămsóc trẻ em có hoàn cảnh khó khăn đặc biệt Tổ chức các hoạt động vui chơi giải trí,quản lý trang thiết bị sân chơi cho trẻ em

- Bộ phận giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa”:

+ Chịu trách nhiệm tiếp nhận, phân loại và xử lý hồ sơ và trả kết quả giảiquyết các thủ tục hành chính của công dân theo quy định bao gồm chứng thực,công chứng các loại tài liệu theo phân cấp

- Các cán bộ hiệp quản:

+ Các cán bộ hiệp quản là các cán vộ chuyên ngành hưởng lương của các cơquan chuyên ngành xuống làm việc trực tiếp tại phường: 02 cán bộ của Chi cụcThuế, 01 cán bộ quản lý trật tự xây dựng dô thị Quận tăng cường

3.2.6 Các Ban chuyên môn:

- Đê thực hiện tốt các công việc thường xuyên và đột xuất, Ủy ban nhân dânphường Xuân La đã củng cố thành lập các ban chuyên môn do Chủ tịch Ủy bannhân dân hoặc Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân trực tiếp phụ trách cán bộ chuyênmôn trực tiếp thực hiện nhiệm vụ gồm:

+ Ban Tài chính

+ Ban Tư pháp - Hòa giải

+ Ban chỉ đạo 197

+ Ban Văn hóa - Xã hội

+ Ban Thanh tra nhân dân

+ Ban chỉ huy Phòng chống lụt bão và tìm kiếm cứu nạn

+ Ban Thực hiện pháp lệnh người có công (Ban chính sách)

+ Ban Dân số - Gia đình và trẻ em

+ Ban chỉ đạo Phòng chống ma túy, mại dâm, HIV - AIDS

+ Ban chỉ đạo Chăm sóc sức khỏe ban đầu

+ Ban Quản lý di tích

- Và các Hội đồng:

+ Hội đồng Nghĩa vụ quân sự

+ Hội đồng Thi đua - Khen thưởng

+ Hội đồng Tư vấn Thuế

Trang 20

+ Hội đồng Tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật

II Thực trạng công tác văn thư của UBND phường Xuân La:

1 Trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản

+ Tổ chức quản lý văn bản đi:

Quy trình soạn thảo văn bản được thực hiện theo đúng quy định, các văn bảnsoạn thảo đảm bảo nội dung bám sát với yêu cầu chỉ đạo điều hành, ngôn ngữ rõràng, mạch lạc, đúng với ngôn ngữ quản lý hành chính Văn bản được soạn thảođúng thể thức, ít nhầm lẫn, sai sót, việc in ấn đánh máy đảm bảo đúng yêu cầu tiếnđộ

* Soạn thảo văn bản: Cán bộ chuyên môn soạn thảo văn bản sau đó trìnhlãnh đạo ký (theo quyền hạn được phân công)

Đối với văn bản QPPL của HĐND có hiệu lực khi được HĐND phường biểuquyết thông qua; đối với văn bản QPPL của UBND trước khi có hiệu lực ban hànhphải gửi bản dự thảo tới các ngành thành viên liên quan, các cán bộ ủy viênUBND, trưởng các đoàn thể để trưng cầu đóng góp ý kiến

* Trình văn bản đi:

- Đối với văn bản thông thường, nội dung không phức tạp thì trình văn bản

in đã được kiểm tra kỹ

- Đối với văn bản có nội dung phức tạp, khi trình ký phải kèm theo các vănbản có liên quan để người ký thẩm tra lại nội dung văn bản

Khi trình ký văn bản có thể do cán bộ Văn phòng UBND phường trình hoặc

do cán bộ chuyên môn thực hiện nhưng bắt buộc phải qua Văn phòng UBNDphường để theo dõi, kiểm tra, quản lý

* Xem xét thể thức, ghi số, ghi ngày tháng: Cán bộ Văn phòng UBNDphường rà soát lần cuối tất cả các yếu tố về thể thức theo quy định hiện hành.Những văn bản không đủ thể thức phải sửa lại khi chuyển giao đến các đơn vị cóliên quan

Mỗi văn bản được ghi một số và một ngày tháng nhất định, tính từ số 01ngày 01 tháng 01 đến số cuối cùng là ngày 31 tháng 12 hàng năm

* Đóng dấu văn bản đi: Dấu của cơ quan chỉ được phép đóng vào các vănbản có chữ ký hợp lệ, tức là chữ ký của Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND phường

Trang 21

Dấu đóng vào văn bản rõ ràng, dấu chỉ được đóng trùm lên từ một phần tư đến mộtphần ba chữ ký về phái bên trái

* Đăng ký văn bản đi: Đây là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khichuyển giao văn bản đến các đơn vị liên quan UBND phường tiến hành đăng kývăn bản bằng máy tính, đồng thời vào sổ quản lý văn bản đi

* Chuyển giao văn bản đi: Việc chuyển giao văn bản đi đảm bảo chính xác,đúng đối tượng và kịp thời

* Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưu: mỗi một văn bản doUBND phường ban hành đều lưu 01 bản chính tại Văn phòng UBND phường, sốlượng văn bản hàng năm của UBND phường được lưu theo tên loại văn bản

2 Công tác quản lý văn bản

2.1 Sổ văn bản đi, đến

UBND phường thực hiện đăng ký văn bản theo phần mềm để quản lý vănbản đi, đến

Năm 2009 phường đã tiếp nhận 1357 văn bản đến

- Khi nhận được văn bản của bất kỳ đối tượng nào gửi đến thì cán bộ Vănphòng UBND phường đều xem xét phân loại, đăng ký, giải quyết kịp thời, chínhxác và thống nhất theo quy định hiện hành

- Văn bản đến cơ quan thì sẽ do chánh văn phòng xem xét và cho ý kiếnphân phối và gửi trực tiếp cho các phòng ban có trách nhiệm Tuy nhiên nếu như

có văn bản gửi đến mà sao chuyển cho các nhiều đơn vị, phòng ban trong cơ quanthì văn thư cơ quan sẽ sao chép và gửi cho các phòng ban nhưng bản chính sẽ đượcgiữ lại tại văn thư cơ quan và được lưu trong tập lưu văn bản đến

- Sau khi nhận được văn bản chỉ đạo, điều hành của Quận, được sự phâncông chỉ đạo của lãnh đạo, cán bộ chuyên môn thực hiện đúng chức năng nhiệm vụsoạn thảo văn bản để tham mưu tổ chức triển khai thực hiện Trong quá trình thựchiện, cán bộ chuyên môn thực hiện quản lý văn bản lưu trữ theo hồ sơ vụ việc, bảnchính lưu tại văn thư của ủy ban

- Đối với văn bản đến: Uỷ ban nhân dân phường Xuân La lưu trữ theo thờigian và phân làm 3 loại: Loại văn bản do quận gửi đến; Loại văn bản do Thành phốgửi đến; Loại văn bản do các đơn vị khác gửi đến Cuối năm tiến hành lập mục lụcvăn bản và đóng sổ

- Văn bản đi của cơ quan được tập trung tại văn thư cơ quan và đươc thựchiện đúng các khâu nghiệp vụ Bản gốc của văn bản đi được lưu tại văn thư cơquan và lưu trong tập lưu văn bản đi Tuy nhiên ở đây có điều bất cập trong khâuquản lý văn bản đi là không có sổ chuyển giao văn bản đi, vì thế nhiều khi văn bản

đã đến các phòng ban rồi nhưng bị thất lạc và không có bằng chứng hay minhchứng để chứng tỏ rằng văn bản đã đến từng phòng ban, đơn vị Hầu hết các cán

bộ văn phòng ở đây làm việc theo kinh nghiệm là chính, cứ người này nối tiếp kinh

Trang 22

nghiệm mà người trước để lại nên có một số sai sót nhỏ trong các khâu quản ký vàgiải quyết văn bản đi, đến

- Đối với văn bản đi: Uỷ ban nhân dân phường Xuân La lưu trữ theo tên loạivăn bản Cuối năm tiến hành lập mục lục văn bản bao gồm các nội dung: Số thứ tự,

Số ký hiệu văn bản, ngày tháng văn bản, tác giả văn bản, tên loại và trích yếu nộidung, tờ số, ghi chú

UBND phường đã trang bị tủ sắt để lữu trữ bảo quản tài liệu, đặc biệt vớicác tài liệu lưu trữ lâu dài được bảo quản an toàn và thuận tiện

2.2 Chế độ lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan:

Hiện nay ở UBND phường Xuân La thì chưa lập được hồ sơ công việc màhầu hết các văn bản giấy tờ sau khi đã giải quyết xong công việc thì bó vào mộttập và đưa vào kho lưu trữ vì thế công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơquan của UBND phường là rất kém

Hiện nay tài liệu trong kho lưu trữ của phường đang bị bó gói, chất đống,chưa được phân loại cụ thể rất khó cho công tác tra tìm và nghiên cứu trước mắtcũng như lâu dài

2.3 Công tác quản lý và sử dụng con dấu:

- Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư lưu trữ của UBNDphường thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu, đượcgiao cho 01 cán bộ Văn phòng UBND phường và đóng dấu tại cơ quan

- Cán bộ Văn phòng UBND phường thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ:+ Dấu phải để tại cơ quan UBND phường và phải được quản lý chặt chẽ + Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép của lãnh đạo ủyban

+ Tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của đơn vị

+ Chỉ đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người

có thẩm quyền Không đóng dấu khống chỉ

+ Thực hiện đúng việc đóng dấu văn bản theo quy định hiện hành

3 Tình hình thực hiện nghiệp vụ lưu trữ:

Các nội dung thuộc về công tác lưu trữ hiện nay tuy đã được UBND Phườngquan tâm và đề cập đến, nhưng chưa có sự quan tâm đúng mực và thích đáng nêncông tác văn thư lưu trữ ở đây còn có nhiều bất cập

4 Nhận xét

Nhìn chung công tác văn thư –lưu trữ ở UBND phường Xuân La được thựchiện khá tốt, đầy đủ các khâu nghiệp vụ , tuy nhiên UBND lại chưa chú trọng đếncông tác lập hồ sơ công việc, sau khi các công việc đã được giải quyết xong thì hầuhết là được lưu lại tại các phòng ban, nhưng lại chưa được lập thành hồ sơ công

Trang 23

việc hoàn chỉnh, thế nên văn bản tài liệu khi đưa vào kho lưu trữ hầu hết là rời rạc,

bó gói, chất đống, và dễ bị thất lạc, đến khi cần tra tìm văn bản của nhiều nămtrước thì đó là 1 điều khó

Hiện nay kho lưu trữ của UBND phường Xuân La cũng chưa được chú trọng

để bảo vệ khối văn bản tài liệu có trong kho lưu trữ Vì thế tài liệu trong kho khôngđược bảo quản một cách tốt nhất để có thể phục vụ cho công tác tra cứu, nghiêncứu trước mắt và lâu dài của cơ quan

Thiết nghĩ nên có sự chú trọng hơn nữa đối với công tác xây dựng hồ sơ vàkho lưu trữ của UBND để văn bản tài liệu là nguồn tài nguyên quý giá của dân tộcchứ không phải chỉ là giấy tờ văn bản thông thường

Chương III Xây dựng Danh mục hồ sơ của HĐND và UBND phường Xuân

2 Tác dụng:

- Tạo điều kiện cho việc lập hồ sơ trong cơ quan được chủ động, hợp lý, chính

xác và có chất lượng

Trang 24

- Giúp cán bộ lãnh đạo nắm được toàn bộ công việc, của cơ quan, đơn vị vàcông việc của từng cán bộ nhân viên.

- Nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong cơ quan đối vớiviệc lập hồ sơ

- Quản lý chặt chẽ tài liệu và là căn cứ để giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

3 Phân loại Danh mục hồ sơ:

3.1 Các loại danh mục hồ sơ :

- Danh mục hồ sơ toàn ngành : là danh mục hồ sơ của một ngành như: Vănhóa, Giáo Dục, Dân số, Giao thông… Khi xây dựng danh mục hồ sơ toàn ngành từtrung ương đến địa phương đều phải áp dụng để lập hồ sơ đối với cơ quan tổ chứcmình Hiện nay ở nước ta chưa có danh mục hồ sơ toàn nhành của một ngành nào

cụ thể Vì đây là công việc khó thực hiện và thống nhất

- Danh mục hồ sơ tổng hợp : là loại danh mục hồ sơ của một cơ quan chủquản lớn như Bộ, Tổng cục, UBND tỉnh……

- Danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị, tổ chức: là danh mục hồ sơ của một

cơ quan đơn vị khác như: các cục, vụ, viện, UBND xã, phường……

3.2 Căn cứ lựa chọn loại hình danh mục hồ sơ

Việc lập danh mục hồ sơ theo loại nào phụ thuộc vào :

- Tổ chức công tác văn thư lưu trữ của cơ quan tập trung, phân tán, hay hỗnhợp

- Cơ cấu tổ chức bộ máy của cơ quan, đơn vị đơn giản hay phức tạp

- Khối lượng văn bản hình thành nên trong quá trình hoạt động của cơ quanTrong thực tế hiện nay thì hầu hét các cơ quan đều xây dựng danh mục hồ sơtheo đơn vị, tổ chức Mỗi cơ quan, tổ chức tự xây dựng một bản danh mục hồ sơriêng

4 Cơ sở để xây dựng danh mục hồ sơ

Để xây dựng được danh mục hồ sơ đúng, phù hợp với nội dung hoạt độngcủa cơ quan công ty cần căn cứ vào:

- Chức năng, nhiệm vụ, chương trình công tác của cơ quan, đơn vị và côngviệc của từng cán bộ

- Lề lối làm việc, chế độ hội nghị, báo cáo, tổ chức văn thư của cơ quancông ty

- Các loại tài liệu đã hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn

vị hoặc danh mục hồ sơ của năm trước và bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơquan

Trang 25

- Các đặc trưng lập hồ sơ: tên gọi, vấn đề, tác giả, địa dư, cơ quan giao dịch,thời gian

- Kinh nghiệm làm việc của từng cán bộ, công chức, viên chức trong cơquan nói chung và của cán bộ lập danh mục hồ sơ nói riêng

- Các văn bản tài liệu quy định thời hạn bảo quản của nhà nước quy định vềthời hạn bảo quản các văn bản tài liệu hình thành trong hoạt động cua cơ quan tổchức

5 Phương pháp xây dựng danh mục hồ sơ :

Cách làm này có thể tiến hành tương đối nhanh nhưng khó khăn trong việc

dự kiến các hồ sơ cụ thể vì nó đòi hỏi cán bộ văn thư, lưu trữ phải nắm vững chứcnăng, nhiệm vụ cụ thể của từng cán bộ, nắm được yêu cầu nghiên cứu của từng cán

bộ mới dự kiến được danh mục hồ sơ sát hợp

* Cách 2: Từng cán bộ nghiên cứu căn cứ vào nhiệm vụ, chương trình, kếhoạch công tác trong năm và kinh nghiệm của các năm trước, dự kiến những hồ sơmình cần lập trong năm, đưa cho cán bộ phụ trách đơn vị góp ý kiến Cán bộ phụtrách đơn vị tập hợp các bản dự kiến danh mục hồ sơ của các cán bộ trong đơn vị(bổ sung những hồ sơ còn thiếu, bỏ những hồ sơ trùng lặp hoặc không cần thiết)thành bản danh mục hồ sơ của đơn vị Cán bộ văn thư, lưu trữ có trách nhiệm giúpvăn phòng cơ quan tập hợp danh mục hồ sơ của các đơn vị (bổ sung những hồ sơcòn thiếu, bỏ những hồ sơ trùng lặp ) thành bản danh mục hồ sơ chung của cơquan, trình thủ trưởng xét duyệt và ban hành

Cách làm này có ưu điểm: danh mục hồ sơ lập được sẽ đầy đủ, chính xáchơn nhưng để bảo đảm hoàn thành đúng thời gian và có chất lượng, cán bộ vănthư, lưu trữ cần chủ động hướng dẫn nghiệp vụ, phương pháp lập danh mục hồ sơ.Văn phòng cơ quan cần có kế hoạch cụ thể kiểm tra, đôn đốc thường xuyên cácđơn vị

Danh mục hồ sơ mỗi năm làm một lần vào cuối năm trước Những cơ quan

có tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ ít thay đổi, cần đầu tư thời gian làm danhmục hồ sơ lần đầu, những năm sau chỉ điều chỉnh, bổ sung một số hồ sơ cụ thể chophù hợp với nhiệm vụ, chương trình công tác năm đó và tiếp tục sử dụng

II Thành phần và cấu trúc của danh mục hồ sơ

1 Cấu trúc của danh mục hồ sơ

Cấu trúc của danh mục hồ sơ gồm có 3 phần :

Trang 26

- Phần đầu gồm : Quốc hiệu ( đối với cơ quan nhà nước ), Tiêu đề ‘ĐẢNGCỘNG SẢN VIỆT NAM’ (đối với cơ quan đảng ), tên cơ quan, tổ chức, tên củadanh mục, năm

- Phần thứ hai : là phần thống kê các hồ sơ Đây là phần quan trọng nhất,phần được trình bày thành các cột

- Phần thứ ba : là phần tổng hợp danh mục hồ sơ, chữ ký của người có thẩmquyền ban hành

Mẫu danh mục hồ sơ

Tên cơ quan chủ quản

Tên cơ quan (đơn vị)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Người lập hồ

 Bản danh mục này có……… hồ sơ bao gồm

Hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn

Hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài

Hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời

Trang 27

Người lập Ghi chú Cách trình bày các cột mục trong phần thống kê của nội dung danh mục hồsơ.

- Cột số 1 : số thứ tự hồ sơ : đánh số liên tục cho toàn bản danh mục hồ sơ,bắt đầu từ số 01 cho đến số n (số n là số của hồ sơ cuối cùng trong danh mục hồsơ)

- Cột số 2: Ghi số ký hiệu của hồ sơ là số thứ tự của hồ sơ cần lập trong 2năm của tất cả các bộ phận, cá nhân Số đánh liên tục từ 01 cho đến hết bằng số ảrập, giũa các bộ phận có số dự phòng Ký hiệu hồ sơ là chữ viết tắt tên bộ phận cátrách nhiệm lập hồ sơ ghi trong danh mục

- Cột số 3: Tiêu đề hồ sơ, cột này chỉ tên cơ quan đơn vị có trách nhiệm lập

hồ sơ theo thứ tự, đơn vị nào có tầm quan trọng xếp lên trên (tên đơn vị đó viếtbằng chữ in hoa, thứ tự dùng chữ số la mã, tiếp đến ghi tiêu đề hồ sơ)

- Tiêu đề hồ sơ là câu văn khái quát nội dung cơ bản của những văn bản tậphợp trong hồ sơ Nếu có 3 đến 4 năm văn bản trở xuống thì có thể kể tên, 4 nămvăn bản trở lên thì gọi là tập văn bản Nếu hồ sơ có nhiều tác giả thì kể tên tác giả

có vị trí quan trọng lên trên, có 4 tác giả trở lên thì khái quát tác giả đó Hiện nay,trong các cơ quan nhà nước đang sử dụng 1 số dạng mẫu tiêu đề sau:

Mẫu 1: Tên loại tài liệu – vấn đề thời gian tác giả ( mẫu này áp dụng chủ yếucho hồ sơ mà trong đó có các hình thức văn bản như chương trình, kế hoạch, báocáo thường kỳ

Mẫu 2: Tên loại văn bản – tác giả vấn đề thời gian thường áp dụng chonhững hồ sơ mà trong đó có những báo cáo chuyên đề, tập quyết định, công văncủa cơ quan

Mẫu 3: Dùng cho văn phòng – tập lưu văn bản thời gian tác giả áp dụng chotất cả tập lưu văn bản của cơ quan

Mẫu 4: Hồ sơ hội nghị - vấn đề địa điểm thời gian

- Cột số 4: thời hạn bảo quản

Là thời gian hồ sơ được giữ lại trong lưu trữ cơ quan hoặc lưu trữ nhà nước,đơn vị tính là năm và có mức độ sau:

Mức 1: Vĩnh viễn cao nhất - 100 năm

Mức 2: Lâu dài - 70 năm

Trang 28

Thấp nhất – 1 năm đánh giá lại

5 năm đánh giá lại

- Cột 5: Nơi và họ, tên người lập hồ sơ : ai giả quyết công việc gì thì sẽ lập

hồ sơ công việc của người đó

- Cột 6: ghi chú : hồ sơ mật , hồ sơ chuyển từ năm trước sang chuyển sangnăm sau nếu hồ sơ chưa giải quyết xong hoặc mới bổ sung

3 Nội dung của việc lập danh mục hồ sơ:

 Theo mặt hoạt động : Lấy các lĩnh vực hoạt động lớn của UBND phườnglàm mục lớn của danh mục, trong các đề mục lớn có các đê mục nhỏ, lànhững vấn đề trong phạm vi từng mặt (lĩnh vực) hoạt động Các đề mụclớn, nhỏ được sắp xếp thao trình tự từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến

cụ thể

Lưu ý : tùy chọn theo cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của mỗi đơn vị

mà quyết định lựa chọn khung đề mục danh mục hồ sơ cho phù hợp, đảm bảo việclập hồ sơ đầy đủ, chính xác, thuận tiện

3.2 Xác định những hồ sơ cần lập, Đơn vị/người lập và dự kiến tiêu đề hồ sơ.

- Những hồ sơ cần lập trong năm, đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm lập

hồ sơ được xác định dựa vào căn cứ: chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổchức của cơ quan, đơn vị Đặc biệt là chương trình kế hoach công tác năm củaUBND phường, Nhiệm vụ cụ thể của từng cá nhân trong mỗi đơn vị

- Đơn vị cá nhân được giao nhiệm vụ theo dõi, giải quyết công việc nào thì

có trách nhiệm lập hồ sơ trong lĩnh vực mà mình phụ trách

- Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải phản ánh khái quát đầy đủnội dung của công việc trong hồ sơ

Trang 29

- Các yếu tố thông tin của tiêu đề hồ sơ gồm: Tên loại văn bản, tác giả vănbản, nội dung, địa điểm, thời gian Trật tự các yếu tố thông tin có thể thay đổi tùytheo từng loại hồ sơ.

- Một số cách viết tiêu đề hồ sơ:

 Tên loại văn bản- nội dung- thời gian- tác giả: áp dụng đối cới các loại

hồ sơ là chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác, báo cáo thường kỳcủa cơ quan đơn vị

Ví dụ : Chương trình, báo cáo, kế hoạch công tác năm 2012 của UBND phườngXuân La năm 2012

 Tên loại văn bản – tác giả- nội dung- thời gian: áp dụng đối với các hồ

sơ là chương trình, báo cáo chuyên đề như: kế hoạch của UBNDphường Xuân La về tuyên truyền bầu xử HĐND các cấp nhiệm kì2011-2016

Ví dụ : Quyết định của UBND phường Xuân La về khen thưởng, kỉ luật cán bộ,công chức năm 2012

 Hồ sơ hội nghị- nội dung- tác giả- địa điểm- thời gian: áp dụng đốivới các hồ sơ hội nghị

Ví dụ: Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác chính quyền năm 2010 của UBNDphường ngày 26/01/2011

 Hồ sơ- vấn đề- địa điểm- thời gian: áp dụng đối với các loại hồ sơ vụviệc mà trong quá trình giải quyết lưu trữ đầy đủ

Ví dụ: hồ sơ giải quyết tranh chấp đất đai của UBND phường Xuân La năm 2012

 Tập lưu- tác giả- thời gian: áp dụng với những hồ sơ mà các vụ việctrong hồ sơ rời rạc, nhưng có chung một số đặc điểm

Ví dụ : Tập lưu quyết định của UBND phường Xuân La năm 2012

3.3 Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ:

Căn cứ để dự kiến thời hạn bảo quản :

- Căn cứ vào nội dung, tính chất của vụ việc được phản ánh trong hồ sơ

- Những hồ sơ về công vịêc thuộc chức năng, nhiệm vụ công tác trọng tâmhay đặc biệt của cơ quan sẽ có giá trị cao hơn do đó có thời hạn bảo quản lâu hơn

so với những hồ sơ phản ánh chức năng, nhiệm vụ

- Các hồ sơ có tính chất tổng hợp thường có thời hạn bảo quản lâu hơn các

hồ sơ về các vấn đề sự việc cụ thể

- Các quy định của pháp luật hiện hành có liên quan, các băn bản hướng dẫnchung về thời hạn bảo quản tài liẹu, về thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưutrữ lịch sử các cấp của cục văn thư lưu trữ nhà nước và bảng thời hạn bảo quản tàiliệu của cơ quan

3.4 Đánh số, kí hiệu các đề mục và hồ sơ:

Trang 30

dễ nhớ, giữa số và kí hiệu được ngăn cách bằng dấu gạch nối (-)

- Cách đánh số cho hồ sơ trong danh mục hồ sơ:

 Số hồ sơ được đánh liên tục trong toàn danh mục hồ sơ, bắt đầu từ số

01 Cuối mỗi đề mục để một vài số trống để ghi bổ sung những hồ sơphát sinh

Ví dụ : Văn phòng có 15 hồ sơ thì đánh số từ 01-VP đến 15-VP và có thể đến

18-VP ( từ số 15-18 là số trống để bổ sung hồ sơ ) Sau đó đánh tiếp cho các phòng từ

số 19 ví dụ tiếp theo văn phòng là quân sự thì sẽ bắt đầu là 19-QS… cứ tiếp tụcđánh liên tục cho đến khi hết hồ sơ trong danh mục

 Số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắtđầu từ số 01 Cuối mỗi đề mục để một vài số trống để ghi hồ sơ phátsinh

Ví dụ : Văn phòng có 20 hồ sơ và có 5 hồ sơ dự trù Ban quân sự có 35 hồ sơ và 4

hồ sơ dự trù Địa chính có 30 hồ sơ và 3 hồ sơ dự trù thì ta sẽ đánh như sau :

Đánh từ 01-VP đến 25-VP Sau đó đến quân sự thì bắt đầu là 01-QS đến 39-QS.Đến địa chính thì lại bắt đầu từ 01-ĐC đến 33-ĐC Cứ tiếp tục đánh chi đến khi hếtbản danh mục hồ sơ

III Danh mục hồ sơ của UBND phường Xuân La

ỦY BAN NHÂN DÂN

PHƯỜNG XUÂN LA CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh Phúc

DANH MỤC HỒ SƠ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN LA

NĂM 2013

Số Số , Ký Tiêu đề hồ sơ Thời hạn Người Ghi chú

Trang 31

TT hiệu hồ sơ Bảo quản lập

(Nhiệm kỳ 2011-2016)

Vĩnh viễn Nguyễn

Thị BíchLiên

02 02-HĐND Hồ sơ kì họp thứ XIX Hội

Đồng Nhân Dân phườngXuân La Khóa XIX

( Nhiệm kỳ 2011-2016)

Vĩnh Viễn Nguyễn

Thị bíchLiên

03 03-HĐND Quy chế hoạt động của Hội

Đồng Nhân Dân PhườngXuân la khóa XIX

(Nhiệm kỳ 2011-2016)

10 Năm Nguyễn

Thị BíchLiên

04 04-HĐND Chương trình, kế hoạch và

báo cáo về tiếp xúc cử tricủa Hội Đồng Nhân DânPhường Xuân La KhóaXIX

( Nhiệm kỳ 2011-2016)

50 Năm Nguyễn

Thị bíchLiên

báo cáo về giám sát hoạtđộng của đại biểu HộiĐồng Nhân Dân PhườngXuân La khóa XIX

( Nhiệm kỳ 2011-2016)

10 Năm Nguyễn

Thị bíchLiên

báo cáo công tác tháng, quýnăm 2013 của HĐNDphường Xuân La khóa XX (Nhiệm kỳ 2011-2016)

Thị BíchLiên

Trang 32

( Nhiệm kỳ 2011-2016)

Đồng Nhân Dân PhườngXuân la khóa XX

(Nhiệm kỳ 2011-2016)

10 Năm Nguyễn

Thị BíchLiên

báo cáo về tiếp xúc cử tricủa Hội Đồng Nhân DânPhường Xuân La Khóa XX ( Nhiệm kỳ 2011-2016)

50 Năm Nguyễn

Thị bíchLiên

báo cáo về giám sát hoạtđộng của đại biểu HộiĐồng Nhân Dân PhườngXuân La khóa XX

( Nhiệm kỳ 2011-2016)

10 Năm Nguyễn

Thị bíchLiên

báo cáo công tác tháng, quýnăm 2014 của HĐNDphường Xuân La khóaXXI

(Nhiệm kỳ 2011-2016)

Thị BíchLiên

12 12-HĐND Hồ sơ kì họp thứ XXI Hội

Đồng Nhân Dân phườngXuân La Khóa XXI

( Nhiệm kỳ 2011-2016)

Thị bíchLiên

Đồng Nhân Dân PhườngXuân la khóa XXI

(Nhiệm kỳ 2011-2016)

10 Năm Nguyễn

Thị BíchLiên

báo cáo về tiếp xúc cử tricủa Hội Đồng Nhân DânPhường Xuân La KhóaXXI

( Nhiệm kỳ 2011-2016)

50 Năm Nguyễn

Thị bíchLiên

báo cáo về giám sát hoạt

10 Năm Nguyễn

Thị bích

Trang 33

động của đại biểu HộiĐồng Nhân Dân PhườngXuân La khóa XXI

(Nhiệm kỳ 2011-2016)

Thị BíchLiên

Đồng Nhân Dân PhườngXuân la khóa XXII

(Nhiệm kỳ 2011-2016)

10 Năm Nguyễn

Thị BíchLiên

báo cáo về tiếp xúc cử tricủa Hội Đồng Nhân DânPhường Xuân La KhóaXXII

( Nhiệm kỳ 2011-2016)

50 Năm Nguyễn

Thị bíchLiên

báo cáo về giám sát hoạtđộng của đại biểu HộiĐồng Nhân Dân PhườngXuân La khóa XXII

( Nhiệm kỳ 2011-2016)

10 Năm Nguyễn

Thị bíchLiên

báo cáo công tác tháng, quýnăm 2016 của HĐNDphường Xuân La khóaXXIII

(Nhiệm kỳ 2011-2016)

Thị BíchLiên

22 22-HĐND Hồ sơ kì họp thứ XXIII Hội

Đồng Nhân Dân phườngXuân La Khóa XXIII

Thị bíchLiên

Trang 34

( Nhiệm kỳ 2011-2016)

Đồng Nhân Dân PhườngXuân la khóa XXIII

(Nhiệm kỳ 2011-2016)

10 Năm Nguyễn

Thị BíchLiên

báo cáo về tiếp xúc cử tricủa Hội Đồng Nhân DânPhường Xuân La KhóaXXIII

( Nhiệm kỳ 2011-2016)

50 Năm Nguyễn

Thị bíchLiên

báo cáo về giám sát hoạtđộng của đại biểu HộiĐồng Nhân Dân PhườngXuân La khóa XXIII

( Nhiệm kỳ 2011-2016)

10 Năm Nguyễn

Thị bíchLiên

Vĩnh Viễn Lê Thanh

Thủy

Trang 35

(Nhiệm kỳ 2011-2016)

33 03-VP Hồ sơ kỳ họp trình tại

HĐND Phường Xuân Lathường kỳ năm 2012

(Nhiệm kỳ 2011-2016)

Vĩnh Viễn

Lê ThanhThủy

34 04-VP Hồ sơ hội nghị sơ kết công

tác 06 tháng đầu năm 2012cuả UBND phường XuânLa

Vĩnh Viễn Trần Thị

Đoàn

36 06-VP Tập lưu Quyết định của

UBND phường Xuân Lanăm 2012

(Nhiệm kỳ 2011-2016)

Thuỷ

37 07-VP Tập lưu Báo cáo của

UBND Phường Xuân Lanăm 2012

(Nhiệm kỳ 2011-2016)

Thủy

38 08-VP Tập lưu Kế Hoạch của

(Nhiệm kỳ 2011-2016)

Thủy

39 09-VP Tập lưu Thông Báo của

41 11-VP Tập lưu Công Văn của

Thủy

Trang 36

(Nhiệm kỳ 2011-2016)

42 12-VP Hồ sơ về công tác khen

thưởng, kỷ luật, biên chếđối với cán bộ UBNDphường Xuân La năm 2012(Nhiệm kỳ 2011-2016)

(Nhiệm kỳ 2011-2016)

Vĩnh Viễn

Lê ThanhThủy

Đoàn

(Nhiệm kỳ 2011-2016)

Thuỷ

(Nhiệm kỳ 2011-2016)

Thủy

Trang 37

(Nhiệm kỳ 2011-2016)

Thủy

(Nhiệm kỳ 2011-2016)

Thủy

(Nhiệm kỳ 2011-2016)

Vĩnh Viễn

Lê ThanhThủy

tác 06 tháng đầu năm 2014cuả UBND phường Xuân

Đoàn

Trang 38

La(Nhiệm kỳ 2011-2016)

58 29-VP Hồ sơ hội nghị tổng kết

công tác năm 2014 củaUBND phường Xuân La(Nhiệm kỳ 2011-2016)

Đoàn

(Nhiệm kỳ 2011-2016)

Thuỷ

(Nhiệm kỳ 2011-2016)

Thủy

(Nhiệm kỳ 2011-2016)

Thủy

(Nhiệm kỳ 2011-2016)

Thủy

Đoàn

67 37-VP Chương trình, kế hoạch và

báo cáo công tác tháng, quý

Thủy

Trang 39

năm 2015 của UBNDphường Xuân La

(Nhiệm kỳ 2011-2016)

68 38-VP Hồ sơ kỳ họp trình tại

HĐND Phường Xuân Lathường kỳ 06 tháng năm2015

(Nhiệm kỳ 2011-2016)

Vĩnh Viễn

Lê ThanhThủy

Đoàn

(Nhiệm kỳ 2011-2016)

Thuỷ

(Nhiệm kỳ 2011-2016)

Thủy

(Nhiệm kỳ 2011-2016)

Thủy

(Nhiệm kỳ 2011-2016)

Thủy

Trang 40

(Nhiệm kỳ 2011-2016)

Thủy

(Nhiệm kỳ 2011-2016)

Vĩnh Viễn

Lê ThanhThủy

Đoàn

UBND phường Xuân La

Định dạng
Số trang	146
Dung lượng	2,09 MB