Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và quản lý hồ sơ điện tử tại trường đại học hải phòng

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - LƯU THỊ HẰNG NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNG LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC HÀ NỘI - 2016 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - LƯU THỊ HẰNG NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNG Luận văn thạc sĩ chuyên ngành: Lưu trữ Mã số: 60 32 03 01 Người hướng dẫn khoa học: TS Nguyễn Lệ Nhung HÀ NỘI - 2016 LỜI CAM ĐOAN Tơi cam đoan luận văn cơng trình nghiên cứu riêng tơi Trong luận văn có tham khảo số kết nghiên cứu nhà khoa học sử dụng số thông tin từ văn Đảng, Nhà nước xong có trích dẫn Các số liệu, thông tin chứng minh dẫn chứng luận văn cập nhật, đáng tin cậy dẫn chứng rõ ràng, đầy đủ Tác giả Lưu Thị Hằng MỤC LỤC MỤC LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Lý chọn đề tài Mục tiêu đề tài Nhiệm vụ đề tài Đối tượng phạm vi nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu vấn đề Nguồn tài liệu tham khảo Error! Bookmark not defined Phương pháp nghiên cứu Error! Bookmark not defined Đóng góp đề tài Error! Bookmark not defined Bố cục Luận văn Error! Bookmark not defined CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ, QUẢN LÝ HỒ SƠError! Book 1.1 Khái quát chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức thành phần, nội dung tài liệu Trường ĐHHP Error! Bookmark not defined 1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Trường ĐHHPError! Bookmark not def 1.1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ Trường ĐHHP Error! Bookmark not defined 1.1.1.2 Cơ cấu tổ chức Trường Đại học Hải PhòngError! Bookmark not defined 1.1.2 Thành phần, nội dung tài liệu Trường ĐHHPError! Bookmark not defined 1.1.3 Ý nghĩa tài liệu Trường ĐHHP Error! Bookmark not defined 1.2 Thực trạng công tác lập hồ sơ, quản lý hồ sơ Trường ĐHHPError! Bookmark n 1.2.1 Quy định, hướng dẫn lập hồ sơ hành quản lý hồ sơ quan nhà nước có thẩm quyền Error! Bookmark not defined 1.2.2 Tình hình công tác lập hồ sơ quản lý hồ sơ Trường ĐHHPError! Bookmark n 1.2.2.1 Công tác lập hồ sơ Trường ĐHHP Error! Bookmark not defined 1.2.2.2 Công tác quản lý hồ sơ Trường ĐHHP Error! Bookmark not defined 1.2.3 Nhận xét, đánh giá công tác lập hồ sơ quản lý hồ sơ Trường ĐHHPError! Book 1.2.3.1 Ưu điểm Error! Bookmark not defined 1.2.3.2 Nhược điểm Error! Bookmark not defined Tiểu kết chương Error! Bookmark not defined CHƯƠNG Error! Bookmark not defined XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNGError! Bookma 2.1 Những vấn đề chung danh mục hồ sơ Error! Bookmark not defined 2.1.1 Khái niệm danh mục hồ sơ Error! Bookmark not defined 2.1.2 Cơ sở để xây dựng danh mục hồ sơ Error! Bookmark not defined 2.1.3 Phương pháp xây dựng danh mục hồ sơ Error! Bookmark not defined 2.1.4 Xây dựng khung đề mục, khung phân loại danh mục hồ sơError! Bookmark 2.2 Danh mục hồ sơ Trường ĐHHP Error! Bookmark not defined Tiểu kết chương Error! Bookmark not defined CHƯƠNG Error! Bookmark not defined QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNGError! Bookmark no 3.1 Khái niệm tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử Error! Bookmark not defined 3.2 Giới thiệu phần mềm quản lý văn bản/ quản lý hồ sơError! Bookmark not defined 3.2.1 Các nút chức phần mềm phục vụ công tác quản lý hồ sơ điện tử Error! Bookmark not defined 3.2.2 Nhiệm vụ cán văn thư việc sử dụng phần mềmError! Bookmark not 3.3 Quản lý hồ sơ điện tử Trường ĐHHP Error! Bookmark not defined 3.3.1 Mục đích quản lý hồ sơ điện tử với Trường ĐHHPError! Bookmark not defined 3.3.2 Nội dung quản lý hồ sơ điện tử Error! Bookmark not defined 3.3.3 Bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử Error! Bookmark not defined 3.3.4 Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử Error! Bookmark not defined Tiểu kết chương Error! Bookmark not defined KẾT LUẬN Error! Bookmark not defined TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC Error! Bookmark not defined DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT ĐHHP: Đại học Hải Phòng UBND: Uỷ ban nhân dân HSSV: Học sinh sinh viên NCKH: Nghiên cứu khoa học PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trường Đại học Hải Phịng trường đại học cơng lập thuộc hệ thống giáo dục quốc dân nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Trường đơn vị nghiệp cơng lập, có tư cách pháp nhân, có dấu riêng mở tài khoản ngân hàng, kho bạc Nhà nước Trường chịu quản lý toàn diện, trực tiếp UBND thành phố Hải Phịng Với vị trí, vai trị quan trọng Trường ĐHHP sản sinh khối lượng tài liệu lớn có giá trị Nhưng tài liệu hình thành trình hoạt trường từ thành lập đến ln dạng bó gói, thất lạc mát Việc lập hồ sơ nói riêng công tác văn thư, lưu trữ nhà trường nói chung cịn yếu, chưa có quy định cụ thể để hồn thiện Thêm vào nhà trường sử dụng phần mềm quản lý văn bản/quản lý hồ sơ UBND thành phố Hải Phòng cung cấp việc quản lý hồ sơ điện tử chưa cụ thể, rõ ràng khoa học Đứng trước thực tế việc xây dựng danh mục hồ sơ quản lý hồ sơ vô cần thiết cấp bách Trải qua nhiều giai đoạn phát triển công tác lập hồ sơ, quản lý hồ sơ nhà trường vấn đề lớn cần đưa bàn luận chưa tìm cách thức hợp lý, chưa có nhìn đắn tài liệu Khối lượng tài liệu nhà trường sản sinh hàng năm lớn, cán bộ, giảng viên nhà trường chưa nhận thức hết tầm quan trọng tài liệu Để tài liệu có giá trị nhà trường lưu giữ cách khoa học, không bị mất, thất lạc kho tài liệu tham khảo tin cậy việc xây dựng danh mục hồ sơ quản lý hồ sơ việc cần làm Chính điều chọn đề tài: “Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ quản lý hồ sơ điện tử Trường Đại học Hải Phòng” làm đề tài luận văn thạc sĩ Mục tiêu đề tài Trước đòi hỏi mặt lý luận thực tiễn công tác lập hồ sơ bảo quản tài liệu hình thành trình hoạt động Trường ĐHHP luận văn xác định mục tiêu sau: - Xây dựng danh mục hồ sơ cho Trường ĐHHP để giúp cán bộ, giảng viên dựa vào danh mục hồ sơ lập hồ sơ công việc - Quản lý tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử thông qua phần mềm quản lý văn bản: qlvb.hpnet Nhiệm vụ đề tài - Nghiên cứu văn công tác lập hồ sơ hành, danh mục hồ sơ, quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử quản lý hồ sơ điện tử - Tìm hiểu văn quy định chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Trường ĐHHP - Khảo sát 11 đơn vị chức thuộc Trường ĐHHP để đưa thực trạng công tác lập hồ sơ công việc quản lý hồ sơ Trường ĐHHP để xây dựng danh mục hồ sơ cho Trường ĐHHP - Thông qua phầm mềm quản lý văn bản: qlvb.hpnet nhà trường để quản lý tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử Đối tượng phạm vi nghiên cứu * Đối tượng nghiên cứu - Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Trường ĐHHP phòng ban - Khối lượng văn bản, tài liệu sản sinh trình hoạt động trường - Cách thức, lề lối làm việc Trường ĐHHP - Phần mềm quản lý văn để quản lý văn bản, hồ sơ điện tử * Phạm vi nghiên cứu - Các văn quy định Nhà nước nói chung công tác lập hồ sơ, xây dựng danh mục hồ sơ tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử - Văn UBND thành phố Hải Phịng, Sở Nội vụ Hải Phịng cơng tác văn thư, lưu trữ - Các văn hình thành trình hoạt động Trường ĐHHP - Thực trạng công tác lập hồ sơ quản lý hồ sơ Trường ĐHHP Lịch sử nghiên cứu vấn đề Công tác lập hồ sơ hành quản lý tài liệu vấn đề đưa bàn luận hội thảo, hội nghị công tác văn thư, lưu trữ Mặc dù việc lập hồ sơ quy định từ năm 1963 Điều lệ công tác công văn, giấy tờ công tác lưu trữ Hội đồng Chính phủ thực tế hầu hết quan chưa lập hồ sơ công việc cách trọn vẹn Làm cách để cơng tác lập hồ sơ đạt hiệu quản lý tốt hồ sơ vấn đề nhiều nhà khoa học, nhà nghiên cứu hành chính, văn thư – lưu trữ, học viên cao học sinh viên Trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn – Đại học Quốc gia Hà Nội, Học viện Hành Quốc gia Hồ Chí Minh, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sở đào tạo khác đề cấp đến Đã có cơng trình khoa học mang tính lý luận thực tiễn giáo trình, giảng, viết đăng báo, tạp chí, báo cáo tốt nghiệp luận văn sinh viên, học viên cao học, Các giảng, giáo trình cơng tác văn thư lưu trữ sử dụng làm tài liệu học tập, nghiên cứu số trường Đại học, Cao đẳng nước đề cập đến vấn đề lập hồ sơ hành như: Lý luận phương pháp công tác văn thư tác giả Vương Đình Quyền xuất năm TÀI LIỆU THAM KHẢO Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền (1990): Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ Nhà xuất Đại học Trung học chuyên nghiệp, Hà Nội Trịnh Thu Hà (2006): Lập hồ sơ hành ban Đảng trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương, Thực trạng giải pháp, Hà Nội Trần Thị Hằng (2007): Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ xác định thành phần tài liệu số hồ sơ hành Văn phịng Tập đồn Bưu viễn thơng Việt Nam, Hà Nội Lê Tuấn Hùng (2004): Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn – giải pháp để hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý Bộ Khoa học Công nghệ, Hà Nội Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 Cục văn thư lưu trữ Nhà nước việc quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng Dương Văn Khảm (2011): Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Việt Nam, Nhà xuất Văn hóa thông tin, Hà Nội Kế hoạch số 258/KH-CCVTLT ngày 13/11/2014 công tác văn thư, lưu trữ năm 2016-2020 Luật lưu trữ (2011) Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 12 Kiều Thị Ngọc Mai(2000): Vài ý kiến công tác quản lý tài liệu lập hồ sơ Cơ quan quản lý hành nhà nước Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 10 TS Vũ Đăng Minh (2008): Xây dựng quy chế quản lý hồ sơ điện tử cán bộ, cơng chức Tạp chí Tổ chức nhà nước số 11 11 Tô Duy Nghĩa(2002): Một vài suy nghĩ việc lập hồ sơ vấn đề Uỷ ban Kiểm tra Trung ương Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 12 Nghị định số 01/2013/NĐ – CP ngày 03/01/2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Lưu trữ 13 Nghị định số 110/2004/NĐ - CP Chính phủ cơng tác văn thư 14 Nghị định số 09/2010/ NĐ – CP sửa đổi số điều Nghị định 110/2004/NĐ – CP Chính Phủ cơng tác văn thư 15 TS Nguyễn Lệ Nhung,Cẩm nang tài liệu lưu trữ điện tử, lược dịch 16 Nguyễn Thị Trang Nhung(2011): Nghiên cứu xây dựng Danh mục hồ sơ xác định Danh mục tài liệu hồ sơ ngân hàng nhà nước Việt Nam, Hà Nội 17 Vũ Thị Phụng(2008): Giá trị tài liệu lưu trữ trách nhiệm quan lưu trữ Việt Nam Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 12 18 Hoàng Tùng Phong(2011): Xây dựng danh mục xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến Sở Nội vụ, Hà Nội 19 Vương Đình Quyền(2005): Lý luận phương pháp công tác văn thư Nhà xuất Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội 20 Quyết định số 693/QĐ - UBND ngày 03 tháng năm 2015 UBND thành phố Hải Phòng việc Ban hành Quy định công tác văn thư, lưu trữ địa bàn thành phố Hải Phịng 21 Thơng tư số 09/2011/TT – BNV ngày 03 tháng năm 2011 Bộ Nội vụ Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức 22 Dương Thị Bích Thủy(2009):Nghiên cứu xây dựng Danh mục hồ sơ xác định thành phần hồ sơ nhân Văn phòng UBND tỉnh Vĩnh Phúc, Hà Nội 23 Tổ chức tiêu chuẩn Quốc tế(2001),Tiêu chuẩn 15489 10 24 Website: http://www.dhhp.edu.vn 25 Website: http://hicc.vn 26 Website: http://haiphong.gov.vn 27 Website: http://www.vanthuluutruhaiphong.gov.vn 28 Website: www.haiphong.gov.vn/sonoivu 29.Website: https://qlvb.hpnet.vn 11