ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN --- PHẠM THỊ THU HIỀN NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ VÀ CHUẨN HÓA HỒ SƠ TÀI LIỆU CỦA ỦY VIÊN BỘ CHÍNH TRỊ, BAN BÍ
Trang 1ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-
PHẠM THỊ THU HIỀN
NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ VÀ CHUẨN HÓA HỒ SƠ TÀI LIỆU CỦA ỦY VIÊN
BỘ CHÍNH TRỊ, BAN BÍ THƯ THUỘC DIỆN GIAO NỘP VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG
LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lưu trữ học
Hà Nội - 2015
Trang 2ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-
PHẠM THỊ THU HIỀN
NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ VÀ CHUẨN HÓA HỒ SƠ TÀI LIỆU CỦA ỦY VIÊN
BỘ CHÍNH TRỊ, BAN BÍ THƯ THUỘC DIỆN GIAO NỘP VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG
Luận văn thạc sỹ chuyên ngành: Lưu trữ học
Mã số: 60320301
Người hướng dẫn khoa học: TS Nguyễn Lệ Nhung
Hà Nội - 2015
Trang 3Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi Trong luận văn có tham khảo một số kết quả nghiên cứu của các nhà khoa học, các bạn học viên, các đồng nghiệp và sử dụng một số thông tin trong các văn bản của Đảng và Nhà nước nhưng đã được chú thích
Công trình này chưa được tác giả nào công bố
TÁC GIẢ
Phạm Thị Thu Hiền
Trang 4MỤC LỤC
Trang số
MỞ ĐẦU
1- Lý do chọn đề tài……… 5
2- Mục tiêu của đề tài……… 7
3- Đối tượng, phạm vi nghiên cứu ……… 7
4- Nhiệm vụ nghiên cứu……… 7
5- Lịch sử nghiên cứu vấn đề……… 8
6- Phương pháp nghiên cứu……… 14
7- Nguồn tài liệu tham khảo……… 15
8- Đóng góp của đề tài……… 15
9- Bố cục của luận văn……… 16
Chương 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ VÀ CHUẨN HÓA HỒ SƠ CỦA CÁC ỦY VIÊN BỘ CHÍNH TRỊ, UỶ VIÊN BAN BÍ THƯ 18 1.1- Một số khái niệm 18
1.1.1- Hồ sơ……… 18
1.1.2- Danh mục hồ sơ……… 19
1.1.3- Lập hồ sơ ……… 20
1.1.4- Chuẩn hoá hồ sơ……… 21
1.2- Cơ sở pháp lý cho việc lập hồ sơ hiện hành và xây dựng danh mục hồ sơ, chuẩn hoá hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư………
22
1.3- Căn cứ, yêu cầu và ý nghĩa, vai trò của việc xây dựng danh mục hồ sơ và 28
Trang 5chuẩn hoá hồ sơ tài
liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ
1.3.1- Căn cứ của việc lập danh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ ……… 28 1.3.2- Yêu cầu của việc xây dựng danh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ ……… 32 1.3.3- Ý nghĩa, vai trò của Danh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ 35 Chương 2- THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ HÌNH THÀNH TRONG QUÁ TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC ỦY VIÊN BỘ CHÍNH TRỊ, ỦY VIÊN BAN BÍ THƯ.
39
2.1- Trách nhiệm, quyền hạn, lề lối làm việc của cá nhân các Uỷ viên Bộ Chính trị, Ủy viên Ban Bí thư………
39
2.1.1- Trách nhiệm, quyền hạn của Ủy viên Bộ Chính trị, Ủy viên Ban Bí thư………
39
2.1.2- Trách nhiệm, quyền hạn của các Ủy viên Bộ chính trị là Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ, Chủ tịch Quốc hội………
40
2.1.3- Chế độ làm việc của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Ủy viên Ban Bí thư
40
2.2- Đặc điểm thành phần, nội dung, ý nghĩa của tài liệu hình thành trong quá
trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư……….
41
2.2.1- Về thành phần tài liệu……… 41
2.2.3- Ý nghĩa tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên
Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư
45
2.3- Thực trạng công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư vào Lưu trữ cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng………
48
Trang 62.3.1- Khối lượng hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các
Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư đã giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan Văn phòng Trung ương ………
48 2.3.2- Về chất lượng hồ sơ, tài liệu khi giao nộp……… 49
2.3.3- Nhận xét, đánh giá……… 52
Chương 3: XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ, CHUẨN HOÁ HỒ SƠ HÌNH THÀNH TRONG QUÁ TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC UỶ VIÊN BỘ CHÍNH TRỊ, ỦY VIÊN BAN BÍ THƯ 59 3.1- Các căn cứ để xây dựng Danh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ……… 59
3.2- Xây dựng Danh mục hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư………. 61
3.2.1- Quy trình xây dựng Danh mục hồ sơ 61
3.2.2- Phương pháp xây dựng Danh mục hồ sơ tài liệu hình thành trong trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư
64 3.3- Chuẩn hoá hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư……….
76 3.3.1- Mức độ, cấp độ chuẩn hóa hồ sơ 76
3.3.2- Chuẩn hoá thành phần tài liệu trong hồ sơ 78
3.3.3- Phương pháp xây dựng tiêu chuẩn cơ sở………. 86
3.4- Một số giải pháp để ứng dụng Danh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ trong thực tiễn………. 88
KẾT LUẬN ……… 93
TÀI LIỆU THAM KHẢO ……… 95
PHỤ LỤC ……… 100
Trang 7BẢNG CHỮ VIẾT TẮT DÙNG TRONG LUẬN VĂN
Trang 8MỞ ĐẦU
1- Lý do chọn đề tài
Trong những năm gần đây nhu cầu của cán bộ, đảng viên, các nhà nghiên cứu đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng gia tăng Trước tình hình đó đòi hỏi các nhà quản lý lưu trữ cần phải tăng cường hoạt động nhằm nâng cao chất lượng các kho lưu trữ Một trong những yếu tố ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng các kho lưu trữ đó là chất lượng hồ sơ, tài liệu của các nguồn nộp lưu khi giao nộp vào các kho Lưu trữ
Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị,
Uỷ viên Ban Bí thư là một trong những thành phần quan trọng của Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và là một trong những nguồn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng Quyết định số 270-QĐ/TW của Ban Bí thư Trung ương Đảng ngày 6/12/2014 về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam đã khẳng định: “Tài liệu về thân thế, sự nghiệp và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh, các lãnh tụ tiền bối của Đảng, các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, đồng thời là cán bộ lãnh đạo chủ chốt của Nhà nước, của các tổ chức chính trị - xã hội…” [15, tr.1] là thành phần tài liệu của Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam
Trong nhiều năm qua, với chức năng “giúp Chánh Văn phòng Trung ương Đảng tham mưu cho Trung ương Đảng quản lý Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; trực tiếp quản lý Kho Lưu trữ Trung ương Đảng” [78, tr.1], Cục Lưu trữ, Văn phòng Trung ương Đảng đã có rất nhiều cố gắng trong việc thu thập, lập hồ sơ
và quản lý, bảo quản khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư Đến nay, Lưu trữ cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng đã thu thập được tài liệu của 84 Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư Khối tài liệu này được thu thập và bổ sung hàng năm, với hàng nghìn cặp tài liệu theo quy định giao nộp hàng năm và theo quy chế thu hồi tài liệu do Ban Bí thư quy định Tuy nhiên công tác thu thập tài liệu cũng như chất lượng hồ
Trang 9sơ, tài liệu của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư khi giao nộp vào Lưu trữ cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng vẫn còn những tồn tại, hạn chế nhất định: Nhiều Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư, đặc biệt là Ủy viên Bộ Chính trị đồng thời là thủ trưởng các cơ quan nhà nước chưa giao nộp tài liệu về Lưu trữ cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng, có cá nhân giao nộp tài liệu nhưng
số lượng quá ít, thành phần tài liệu thiếu không thể lập một phông lưu trữ độc lập (cụ thể là tình trạng 18 phông tài liệu chưa có số phông hiện đang lưu tại Lưu trữ lịch sử) Tài liệu giao nộp trong tình trạng lộn xộn, chưa được phân loại, sắp xếp thành hồ sơ, thậm chí có trường hợp còn trong tình trạng bó gói, ẩm mốc Thành phần tài liệu giao nộp chủ yếu là khối tài liệu do Văn phòng Trung ương Đảng sao gửi đến hoặc do các cơ quan, các cấp uỷ đảng gửi đến cá nhân để báo cáo, để biết Những nhóm tài liệu quan trọng phản ánh công việc mà các Ủy viên Bộ Chính trị,
Uỷ viên Ban Bí thư chủ trì xử lý, tài liệu về các chuyến đi công tác ở trong và ngoài nước, bài nói, bài phát biểu, tài liệu liên quan đến cá nhân, gia đình, dòng họ… hầu như còn thiếu hoặc chưa được chú ý thu thập, lập hồ sơ và giao nộp đầy
đủ về Lưu trữ cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng
Trước thực trạng nêu trên, cần thiết phải có những đánh giá đầy đủ để tìm ra nguyên nhân của tồn tại, hạn chế, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng chất lượng hồ sơ, tài liệu của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư vào Lưu trữ cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng Đây thực sự là một vấn đề cấp bách hiện nay, nếu không có biện pháp kịp thời, theo thời gian những tài liệu quan trọng
về cuộc đời, sự nghiệp, thể hiện sự đóng góp quý báu của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư sẽ không được thu thập, lập hồ sơ đầy đủ, tài liệu giao nộp
về Lưu trữ cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng trong tình trạng thiếu hụt, rời lẻ
sẽ khó khăn cho thành lập các phông lưu trữ cá nhân sau này Một trong giải pháp quan trọng, thiết thực nhất trong giai đoạn hiện nay là nghiên cứu để xây dựng được danh mục hồ sơ và chuẩn hóa hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư, bởi có danh mục hồ sơ sẽ là căn cứ,
là công cụ quan trọng để giúp các trợ lý, thư ký Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban
Bí thư chú ý thu thập tài liệu để lập hồ sơ một cách đầy đủ nhất Với những lý do
Trang 10đã nêu ở trên, chúng tôi lựa chọn đề tài “Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và
chuẩn hoá hồ sơ tài liệu của Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư thuộc diện giao nộp vào lưu trữ cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng” để làm đề tài
luận văn thạc sỹ của mình Hy vọng với kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ được ứng dụng vào thực tiễn, góp phần tích cực trong việc nâng cao chất lượng hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư khi giao nộp vào Lưu trữ cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng
2- Mục tiêu của đề tài
- Nghiên cứu đề xuất nguyên tắc, phương pháp xây dựng danh mục hồ sơ, và chuẩn hoá hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư
- Nghiên cứu, đề xuất danh mục hồ sơ và chuẩn hoá một số hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư
3- Đối tượng - phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Với mục tiêu đặt ra, đối tượng nghiên cứu là các hồ
sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư đang bảo quản tại Kho Lưu trữ Trung ương; các văn bản quy định
về chức năng, nhiệm vụ, lề lối làm việc của các chức danh này; các văn bản của đảng và nhà nước, của Văn phòng Trung ương Đảng, Cục Lưu trữ… quy định, hướng dẫn về công tác lập hồ sơ hiện hành, về lập danh mục hồ sơ
- Phạm vi nghiên cứu: Danh mục hồ sơ và chuẩn hoá về mặt nội dung (xác định thành phần tài liệu) của một số hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư
4- Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
- Nghiên cứu cơ sở khoa học và kinh nghiệm thực tiễn của công tác lập Danh mục hồ sơ;
- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, lề lối làm việc của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư;
Trang 11TÀI LIỆU THAM KHẢO
1- Ban Bí thư, Chỉ thị số 187-QĐ/TW ngày 04/01/1971 về việc tập trung quản
lý những tài liệu văn kiện, tài liệu và hiện vật thuộc về lịch sử của Đảng và lịch sử cách mạng nước ta, Kho Lưu trữ Trung ương Đảng
2- Ban Bí thư, Quyết định số 47-QĐ/TW ngày 06/8/1984 về tăng cường quản
lý việc phát hành, lư giữ, thu hồi tài liệu, văn kiện của Đảng, Kho Lưu trữ Trung
ương Đảng
3- Ban Bí thư, Quyết định số 20-QĐ/TW ngày 23/9/1987 về Phông Lưu trữ
Đảng Cộng sản Việt Nam, Kho Lưu trữ Trung ương Đảng
4- Ban Bí thư, Quyết định số 22-QĐ/TW ngày 1/10/1987 về một số điểm về
công tác văn kiện và quản lý văn kiện của Ban chấp hành Trung ương Đảng, Kho
Lưu trữ Trung ương Đảng
5- Ban Bí thư, Quyết định số 89-QĐ/TW ngày 19/5/1989 về việc quản lý tập
trung tài liệu lưu trữ về thân thế, sự nghiệp và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh, Kho Lưu trữ Trung ương Đảng
6- Ban Bí thư, Quyết định số 94-QĐ/TW ngày 10/10/1989 về Phông Lưu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh, Kho Lưu trữ Trung ương Đảng
7- Ban Bí thư, Quyết định số 114-QĐ/TW ngày 20/10/1990 về việc tiếp nhận tài liệu, văn kiện của đồng chí Lê Đức Thọ, Cố vấn Ban Chấp hành Trung ương,
Kho Lưu trữ Trung ương Đảng
8- Ban Bí thư, Quyết định số 80-QĐ/TW ngày 01/12/1991 về việc thu thập và bảo quản tài liệu Phông đồng chí Nguyễn Văn Linh, Kho Lưu trữ Trung ương
Đảng
9- Ban Bí thư, Quy định số 108-QĐ/TW ngày 2/5/1996 một số điểm về bảo vệ
bí mật của Bộ Chính trị, Ban Bí thư, Kho Lưu trữ Trung ương Đảng
10- Ban Bí thư, Quyết định số 21-QĐ/TW ngày 19/10/2006 về chế độ giao ban
của đồng chí Thường trực Ban Bí thư với Văn phòng Trung ương Đảng, Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chủ tịch nước, Văn phòng Chính phủ, các ban đảng, đảng uỷ khối, Đảng đoàn Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các đoàn thể chính trị - xã hội trực thuộc Trung ương, Kho Lưu trữ Trung ương Đảng
11- Ban Bí thư, Quy chế 22-QĐ/TW ngày 19/10/2006 thu hồi tài liệu của
các đồng chí lãnh đạo Đảng và Nhà nước đã chuyển công tác khác, nghỉ hưu, từ trần, Kho Lưu trữ Trung ương Đảng
Trang 1212- Ban Bí thư, Quy định 210-QĐ/TW, ngày 06/03/2009 về Phông Lưu trữ
Đảng Cộng sản Việt Nam, Kho Lưu trữ Trung ương Đảng
13- Ban Bí thư, Quy định số 251-QĐ/TW ngày 31-7-2009 về chế độ báo cáo
Bộ Chính trị, Ban Bí thư, Kho Lưu trữ Trung ương Đảng
14- Ban Bí thư, Quy chế số 25-QĐ/TW ngày 18/7/2011 quy chế làm việc của
Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư khóa XI, Kho Lưu trữ Trung
ương Đảng
15- Ban Bí thư, Quy định 270-QĐ/TW, ngày 06/12/2014 về Phông Lưu trữ
Đảng Cộng sản Việt Nam, Kho Lưu trữ Trung ương Đảng
16- Bộ Chính trị, Quyết định số 295-QĐ/TW, ngày 23/3/2010 về việc ban hành
Quy chế quản lý thống nhất các hoạt động đối ngoại, Kho Lưu trữ Trung ương
Đảng
17- Bộ Công an, Thông tư số 09/2014/TT-BCA-A81 ngày 21/12/2014 quy định
danh mục bí mật nhà nước độ Mật của Trung ương Đảng và Văn phòng Trung ương Đảng, Tư liệu Cục Lưu trữ, Văn phòng Trung ương Đảng
18- Bộ Chính trị, Quyết định số 30-QĐ/TW ngày 25/8/2011 về việc phân công
Uỷ viên Bộ Chính trị, Ban Bí thư khoá XI, Kho Lưu trữ Trung ương Đảng
19- Bộ Khoa học công nghệ, Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2012
về việc công bố tiêu chuẩn quốc gia, Tư liệu Cục Lưu trữ, Văn phòng Trung ương
Đảng
20- Bộ Nội vụ, Thông tư số 07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý văn bản, lập
hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, Tư liệu Cục Lưu trữ, Văn
phòng Trung ương Đảng
21- Các vấn đề chung về tiêu chuẩn hoá (phần 1), Nhà quản lý.edu.vn,
24/01/2013
22- Chính phủ, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 về công tác văn
thư, Tư liệu Cục Lưu trữ, Văn phòng Trung ương Đảng
23- Chính phủ, Nghị định số 127/2007/NĐ-CP ngày 01/8/2007 quy định chi
tiết một số điều của Luật tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật, Tư liệu Cục Lưu trữ,
Văn phòng Trung ương Đảng
24- Cục Lưu trữ Nhà nước (1992), Từ điển thuật ngữ lưu trữ, Tư liệu Cục Lưu
trữ, Văn phòng Trung ương Đảng
25- Cục Lưu trữ, Văn phòng Trung ương Đảng (1990), Công tác lưu trữ và
công tác văn thư trong hệ thống tổ chức Đảng và Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh (các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn), Tư liệu Cục Lưu trữ, Văn phòng
Trung ương Đảng