Luận văn thạc sĩ khoa học nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và quản lý hồ sơ điện tử tại trường đại học hải phòng

Mục tiêu đề tài Trƣớc những đòi hỏi về mặt lý luận và thực tiễn của công tác lập hồ sơ và bảo quản tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Trƣờng ĐHHP luận văn xác định những m

Mục tiêu đề tài

Trước yêu cầu lý luận và thực tiễn trong việc lập hồ sơ và bảo quản tài liệu của Trường ĐHHP, luận văn xác định các mục tiêu cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả công tác này.

- Xây dựng danh mục hồ sơ cho Trường ĐHHP để giúp cán bộ, giảng viên dựa vào bản danh mục hồ sơ lập đƣợc hồ sơ công việc

- Quản lý tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử thông qua phần mềm quản lý văn bản: qlvb.hpnet.

Nhiệm vụ của đề tài

Nghiên cứu về công tác lập hồ sơ hiện hành và danh mục hồ sơ là rất quan trọng trong quản lý hồ sơ và tài liệu điện tử Việc quản lý hồ sơ điện tử giúp tối ưu hóa quy trình lưu trữ và truy xuất thông tin, đồng thời nâng cao hiệu quả công việc Hệ thống quản lý hồ sơ điện tử cần được xây dựng và áp dụng một cách khoa học để đảm bảo tính chính xác và an toàn cho dữ liệu.

- Tìm hiểu các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ cơ cấu tổ chức Trường ĐHHP

Khảo sát 11 đơn vị chức năng của Trường ĐHHP nhằm đánh giá thực trạng công tác lập hồ sơ công việc và quản lý hồ sơ Mục tiêu là xây dựng một bản danh mục hồ sơ đầy đủ cho Trường ĐHHP.

- Thông qua phầm mềm quản lý văn bản: qlvb.hpnet của nhà trường để quản lý tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trường ĐHHP và từng phòng ban

- Khối lƣợng văn bản, tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động của trường

- Cách thức, lề lối làm việc Trường ĐHHP

Luận văn thạc sĩ Khoa học

- Phần mềm quản lý văn bản để quản lý văn bản, hồ sơ điện tử

Các văn bản quy định của Nhà nước quy định rõ về công tác lập hồ sơ, xây dựng danh mục hồ sơ và tài liệu điện tử, cũng như quản lý hồ sơ điện tử Những quy định này nhằm đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong việc lưu trữ, truy xuất thông tin, đồng thời thúc đẩy chuyển đổi số trong quản lý hồ sơ hành chính Việc tuân thủ các quy định này không chỉ giúp nâng cao chất lượng công tác quản lý mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu và sử dụng tài liệu điện tử trong các cơ quan Nhà nước.

- Văn bản của UBND thành phố Hải Phòng, Sở Nội vụ Hải Phòng về công tác văn thư, lưu trữ

- Các văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của Trường ĐHHP

- Thực trạng công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ tại Trường ĐHHP

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Công tác lập hồ sơ hiện hành và quản lý tài liệu luôn là chủ đề nóng tại các hội thảo về văn thư, lưu trữ Mặc dù đã có quy định từ năm 1963 về công tác này, nhưng hầu hết các cơ quan vẫn chưa thực hiện đầy đủ việc lập hồ sơ công việc.

Công tác lập hồ sơ hiệu quả và quản lý hồ sơ tốt là vấn đề được nhiều nhà khoa học, nhà nghiên cứu trong lĩnh vực hành chính, văn thư – lưu trữ quan tâm Các học viên cao học và sinh viên từ Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn – Đại học Quốc gia Hà Nội, Học viện Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cùng nhiều cơ sở đào tạo khác đã đề cập đến chủ đề này Nhiều công trình khoa học, bao gồm giáo trình, bài giảng, và các bài viết trên báo, tạp chí đã được thực hiện nhằm nâng cao hiểu biết lý luận và thực tiễn về quản lý hồ sơ.

Các bài giảng và giáo trình về công tác văn thư lưu trữ đang được sử dụng làm tài liệu học tập và nghiên cứu tại nhiều trường Đại học, Cao đẳng trên toàn quốc Nội dung này đã đề cập đến vấn đề lập hồ sơ hiện hành, trong đó có lý luận và phương pháp công tác văn thư do tác giả Vương Đình Quyền biên soạn và xuất bản.

Cuốn sách năm 2005 đã dành riêng Chương XIII để trình bày về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, cùng với nghiệp vụ công tác văn thư tại Trường Trung học Lưu trữ và nghiệp vụ Văn phòng I, xuất bản năm 2001.

Trên tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, nhiều chuyên luận và bài viết đã được công bố, trong đó có tác phẩm của Kiều Thị Ngọc Mai về công tác quản lý tài liệu và lập hồ sơ tại các cơ quan quản lý hành chính nhà nước, được đăng trong số 6 năm 2000 Bài viết này cung cấp những suy nghĩ quan trọng về quy trình lập hồ sơ và các vấn đề liên quan.

Uỷ ban Kiểm tra Trung ương của Tô Duy Nghĩa, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 2- 2002,

Luận văn thạc sĩ của học viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội đã nghiên cứu về công tác lập hồ sơ hiện hành, bao gồm các vấn đề liên quan đến việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan Bộ Cụ thể, luận văn của Nguyễn Xuân Trung (2009) phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp cho việc lập hồ sơ hiện hành, trong khi luận văn của Trịnh Thị Hà (2006) tập trung vào các ban Đảng trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương.

Công tác lập hồ sơ hiện hành đã được nghiên cứu với những lý luận chung như khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ, tài liệu, phương pháp lập hồ sơ, mục đích, ý nghĩa và yêu cầu Tuy nhiên, vấn đề này vẫn chưa được khai thác một cách sâu sắc và chi tiết Gần đây, một số luận văn thạc sĩ đã tập trung vào tình hình lập hồ sơ hiện hành tại các cơ quan Đảng và nhà nước, đề xuất giải pháp khắc phục và đổi mới Dù vậy, các công trình này chủ yếu chỉ đề cập đến công tác văn thư và lập hồ sơ tại các cấp ban Đảng và Bộ, mà chưa có nghiên cứu chuyên sâu nào về công tác này.

Để nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ trong cơ quan, cần thực hiện 10 giải pháp cụ thể nhằm cải thiện quy trình hoạt động cho từng cán bộ và nhân viên Các giải pháp này sẽ giúp tối ưu hóa việc lưu trữ thông tin, đảm bảo tính chính xác và minh bạch, đồng thời nâng cao trách nhiệm của từng cá nhân trong việc quản lý hồ sơ Việc áp dụng công nghệ thông tin và các phần mềm quản lý hiện đại cũng là yếu tố quan trọng để cải thiện hiệu suất làm việc và tiết kiệm thời gian.

Công tác lập hồ sơ hiện hành tại Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng – Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn Hà Nội vẫn chưa được thực hiện đầy đủ và hiệu quả Tài liệu nộp vào lưu trữ chủ yếu ở dạng phân loại sơ bộ và bó gói, dẫn đến tình trạng không đầy đủ Các nghiên cứu về danh mục hồ sơ và quản lý hồ sơ điện tử của sinh viên cần được chú trọng hơn để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ.

Các luận văn thạc sĩ tiêu biểu bao gồm: "Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và xác định danh mục tài liệu trong một hồ sơ của ngân hàng nhà nước Việt Nam" của Nguyễn Thị Trang Nhung, Hà Nội 2008; và "Xây dựng danh mục và xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến ở Sở Nội vụ" của Hoàng Tùng Phong, Hà Nội 2011.

Các khóa luận tốt nghiệp bao gồm những nghiên cứu quan trọng như xây dựng danh mục hồ sơ và xác định thành phần tài liệu cơ bản trong một số hồ sơ hiện hành tại Văn phòng Tập đoàn Bưu chính viễn thông Việt Nam.

Vào năm 2007, Thị Hằng tại Hà Nội đã tiến hành nghiên cứu nhằm xây dựng danh mục hồ sơ và xác định thành phần hồ sơ nhân sự tại Văn phòng Ủy ban Nhân dân tỉnh Vĩnh Phúc, do Dương Thị thực hiện.

Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Công tác lập hồ sơ hiện hành và quản lý tài liệu là vấn đề thường xuyên được thảo luận tại các hội thảo về văn thư, lưu trữ Mặc dù đã có quy định từ năm 1963 về việc lập hồ sơ trong Điều lệ công tác công văn và lưu trữ của Hội đồng Chính phủ, nhưng thực tế cho thấy hầu hết các cơ quan vẫn chưa thực hiện việc lập hồ sơ công việc một cách đầy đủ.

Để nâng cao hiệu quả trong công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, nhiều nhà khoa học, nhà nghiên cứu về hành chính, văn thư - lưu trữ đã tiến hành nghiên cứu và đề xuất giải pháp Các học viên cao học và sinh viên từ Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội, Học viện Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cùng nhiều cơ sở đào tạo khác cũng đã tham gia vào quá trình này Nhiều công trình khoa học, giáo trình, bài giảng, bài viết trên báo chí, cũng như các báo cáo tốt nghiệp và luận văn của sinh viên đã được thực hiện, góp phần làm phong phú thêm lý luận và thực tiễn trong lĩnh vực này.

Các bài giảng và giáo trình về công tác văn thư lưu trữ đang được sử dụng làm tài liệu học tập tại nhiều trường Đại học và Cao đẳng trên toàn quốc Trong đó, vấn đề lập hồ sơ hiện hành được đề cập rõ ràng, đặc biệt trong tác phẩm "Lý luận và phương pháp công tác văn thư" của tác giả Vương Đình Quyền, xuất bản năm

Vào năm 2005, cuốn sách đã dành Chương XIII để trình bày chi tiết về quy trình lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, cùng với nghiệp vụ công tác văn thư Nội dung này được phát triển từ Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ Văn phòng I, xuất bản năm 2001.

Trên tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, nhiều chuyên luận và bài viết đã được xuất bản, trong đó có tác phẩm của Kiều Thị Ngọc Mai với tiêu đề "Vài ý kiến về công tác quản lý tài liệu và lập hồ sơ ở cơ quan quản lý hành chính nhà nước" (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 6 – 2000) Bài viết này nêu ra một số suy nghĩ quan trọng về việc lập hồ sơ và quản lý tài liệu trong bối cảnh hành chính nhà nước.

Uỷ ban Kiểm tra Trung ương của Tô Duy Nghĩa, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 2- 2002,

Luận văn thạc sĩ từ Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội đã nghiên cứu công tác lập hồ sơ hiện hành Nghiên cứu của Nguyễn Xuân Trung (2009) tập trung vào việc lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan Bộ, phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp Tương tự, luận văn của Trịnh Thị Hà (2006) cũng khảo sát tình hình lập hồ sơ hiện hành tại các ban Đảng trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương, nhằm đưa ra những giải pháp khả thi cho vấn đề này.

Công tác lập hồ sơ hiện hành đã được nghiên cứu, nhưng chủ yếu chỉ ở mức lý luận chung như khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ, tài liệu, phương pháp lập hồ sơ, cùng với mục đích, ý nghĩa và yêu cầu của công tác này Tuy nhiên, vấn đề này chưa được khai thác một cách sâu sắc và cụ thể Gần đây, một số luận văn thạc sĩ đã đi sâu vào tình hình lập hồ sơ hiện hành tại các cơ quan Đảng và nhà nước, đưa ra giải pháp khắc phục và đổi mới công tác này Dù vậy, các nghiên cứu hiện tại vẫn chỉ dừng lại ở mức độ tổng quát về công tác văn thư và chưa có công trình nào đi sâu vào nghiên cứu riêng biệt về lập hồ sơ hiện hành của các cơ quan cấp ban Đảng và cấp Bộ.

Dưới đây là 10 giải pháp nhằm cải thiện công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ cho từng cán bộ, nhân viên trong cơ quan Những giải pháp này bao gồm việc áp dụng công nghệ thông tin để số hóa hồ sơ, xây dựng quy trình lập hồ sơ rõ ràng và dễ hiểu, đào tạo nhân viên về kỹ năng quản lý hồ sơ, thiết lập hệ thống lưu trữ khoa học, thường xuyên kiểm tra và đánh giá hiệu quả công tác hồ sơ, khuyến khích sự tham gia của cán bộ trong việc cải thiện quy trình, sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ chuyên dụng, đảm bảo an toàn thông tin và bảo mật hồ sơ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc truy cập và chia sẻ thông tin, và cuối cùng là cập nhật thường xuyên các quy định và chính sách liên quan đến quản lý hồ sơ.

Qua nghiên cứu thực tế và các bài viết, công tác lập hồ sơ hiện hành chưa được thực hiện đầy đủ, tài liệu lưu trữ chủ yếu ở dạng phân loại sơ bộ và không đầy đủ Đặc biệt, các công trình nghiên cứu về xây dựng danh mục hồ sơ và quản lý hồ sơ điện tử của sinh viên khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng – Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn Hà Nội cần được chú trọng hơn.

Các luận văn thạc sĩ tiêu biểu bao gồm: "Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và xác định danh mục tài liệu trong một hồ sơ của ngân hàng nhà nước Việt Nam" của Nguyễn Thị Trang Nhung, Hà Nội 2008; và "Xây dựng danh mục và xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến ở Sở Nội vụ" của Hoàng Tùng Phong, Hà Nội 2011.

Các khóa luận tốt nghiệp thường bao gồm những nghiên cứu quan trọng như xây dựng danh mục hồ sơ và xác định thành phần tài liệu cơ bản trong một số hồ sơ hiện hành tại Văn phòng Tập đoàn Bưu chính viễn thông Việt Nam.

Năm 2007, Thị Hằng tại Hà Nội đã thực hiện nghiên cứu nhằm xây dựng danh mục hồ sơ và xác định thành phần hồ sơ nhân sự tại Văn phòng Ủy ban Nhân dân tỉnh Vĩnh Phúc, do Dương Thị thực hiện.

Qua lịch sử nghiên cứu, các công trình đã tập trung vào việc xây dựng danh mục hồ sơ và quản lý hồ sơ, nhưng chủ yếu ở các cơ quan Bộ, Sở, Ngành Chưa

Phòng là đơn vị chịu trách nhiệm khảo sát và nghiên cứu, nhằm xây dựng danh mục hồ sơ và quản lý hồ sơ điện tử Hoạt động này không chỉ áp dụng cho trường mà còn cung cấp tài liệu tham khảo cho một số trường đại học khác.

Nguồn tài liệu tham khảo

Trong quá trình nghiên cứu vấn đề, chúng tôi đã sử dụng nguồn tài liệu tham khảo sau:

Các văn bản Nhà nước quy định rõ ràng về công tác lập hồ sơ hiện hành, bao gồm danh mục hồ sơ, văn bản điện tử và hồ sơ điện tử Ngoài ra, các quy định cũng đề cập đến việc quản lý hồ sơ điện tử nhằm đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả trong công tác lưu trữ thông tin.

- Các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ cơ cấu tổ chức của Trường ĐHHP

- Chương trình, kế hoạch công tác của Trường ĐHHP

- Các bài viết trên tạp chí văn thư lưu trữ, tạp chí quản lý Nhà nước

- Các công trình nghiên cứu khoa học liên quan đến lập hồ sơ công việc, xây dựng danh mục hồ sơ và quản lý hồ sơ điện tử

- Luận văn thạc sĩ của học viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn

Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn cùng với một số trường đại học khác cung cấp các giáo trình và sách chuyên khảo phục vụ cho việc học tập và giảng dạy Những tài liệu này đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng giáo dục và nghiên cứu trong lĩnh vực lưu trữ và quản trị văn phòng.

Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng tổng hợp nhiều phương pháp nghiên cứu:

- Phương pháp tiếp cận và phân tích hệ thống để thực hiện mục tiêu của luận văn

- Phương pháp phân tích và tổng hợp

- Phương pháp khảo sát thực tế

Đóng góp của đề tài

Dựa trên danh mục hồ sơ, các phòng có thể lập hồ sơ công việc một cách khoa học và hiệu quả Cán bộ văn thư có khả năng quản lý số lượng hồ sơ điện tử trong quá trình sử dụng phần mềm quản lý văn bản Đề tài này cũng tạo cơ sở để Trường ĐHHP ban hành quy định về lập hồ sơ hiện hành Nghiên cứu này sẽ là tài liệu tham khảo quý giá cho sinh viên chuyên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng trong quá trình học tập và nghiên cứu khoa học, đặc biệt khi chưa có điều kiện tiếp cận thực tế.

Bố cục Luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, phần nội dung của luận văn được bố cục thành 3 chương chính, bao gồm:

Chương 1 Khái quát chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và thực trạng công tác lập hồ sơ, quản lý hồ sơ Trường ĐHHP

Chương 2 Xây dựng danh mục hồ sơ Trường ĐHHP

Chương 3 Quản lý hồ sơ điện tử Trường ĐHHP

KHÁI QUÁT CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ, QUẢN LÝ HỒ SƠ

Khái quát chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và thành phần, nội dung tài liệu Trường ĐHHP

1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức Trường ĐHHP

1.1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ Trường ĐHHP

Chức năng của Trường ĐHHP bao gồm đào tạo đa cấp, đa ngành và đa lĩnh vực, đồng thời hoạt động như một trung tâm giáo dục và nghiên cứu.

13 khoa học và chuyển giao công nghệ đóng vai trò quan trọng trong sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa và mở rộng hợp tác quốc tế, nhằm cung cấp nguồn nhân lực chất lượng cao cho vùng Duyên Hải Bắc Bộ và toàn quốc.

Nhiệm vụ là những công việc cụ thể được giao trong quá trình thực hiện chức năng, trong khi quyền hạn phản ánh vị trí và vai trò của từng cá nhân, đơn vị Trường ĐHHP, với chức năng đào tạo đa cấp, đa ngành và đa lĩnh vực, có nhiều nhiệm vụ và quyền hạn lâu dài, phù hợp với từng giai đoạn phát triển.

Tổ chức tuyển sinh và đào tạo cần phối hợp chặt chẽ với gia đình để quản lý người học hiệu quả Đồng thời, trường học nên xây dựng các chương trình khuyến khích giảng viên và sinh viên tham gia vào các hoạt động xã hội phù hợp với ngành nghề đào tạo và nhu cầu thực tiễn Để nâng cao chất lượng đào tạo, nhà trường cần tăng cường các điều kiện đảm bảo chất lượng, thực hiện tự đánh giá và chịu sự kiểm định từ các cơ quan có thẩm quyền.

Tổ chức các hoạt động khoa học và công nghệ, bao gồm ứng dụng, phát triển và chuyển giao công nghệ, là rất quan trọng Đồng thời, việc liên kết trong nước và hợp tác quốc tế với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, y tế sẽ nâng cao chất lượng đào tạo Mục tiêu là gắn kết đào tạo với nhu cầu sử dụng, phục

Xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu về đội ngũ công chức, viên chức cùng các hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ là rất quan trọng Điều này giúp dự báo nhu cầu nguồn nhân lực, từ đó đào tạo nguồn nhân lực phù hợp với yêu cầu xã hội Nhờ đó, nhà trường sẽ nâng cao ưu thế trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo.

Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn là những phạm trù rõ ràng, quy định các công việc phải thực hiện theo pháp luật trong từng lĩnh vực cụ thể Tại Trường ĐHHP, các đơn vị hiểu rõ công việc của mình, từ đó mỗi cá nhân tự chịu trách nhiệm để hoàn thành mục tiêu chung của trường Dựa vào đó, cán bộ văn thư có thể đánh giá và xác định các hồ sơ cần thiết, tạo ra danh mục hồ sơ chính xác và khoa học, phản ánh đầy đủ nhiệm vụ của từng cá nhân, đơn vị và toàn trường.

1.1.1.2 Cơ cấu tổ chức Trường Đại học Hải Phòng

- Ban Giám hiệu (Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng)

- Hội đồng khoa học và đào tạo trường, các Hội đồng tư vấn do Hiệu trưởng thành lập

- Các đơn vị chức năng, bao gồm

Các phòng chức năng hỗ trợ Hiệu trưởng trong việc quản lý bao gồm: Phòng Tổ chức Cán bộ, Phòng Chính trị và Công tác Học sinh – Sinh viên, Phòng Tài chính – Kế toán, Phòng Hành chính – Quản trị, Phòng Quản lý thiết bị, Phòng Đào tạo, Phòng Quản lý khoa học, Phòng Hợp tác và Đào tạo quốc tế, Phòng Thanh tra Pháp chế, Phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng, và Phòng Bảo vệ.

+ Các khoa có chức năng tham mưu, giúp Hiệu trưởng, quản lý phục vụ đào tạo: Khoa Đào tạo thường xuyên; khoa Đào tạo sau đại học;

Các đơn vị hỗ trợ Hiệu trưởng trong công tác quản lý và phục vụ đào tạo bao gồm Trung tâm phát triển đào tạo, Ban Quản lý Ký túc xá và Thư viện.

+ Các đơn vị đặc thù khác có chức năng tham mưu, giúp HIệu trưởng quản lý: Tram Y tế; Ban Quản lý Dự án xây dựng

+ Các đơn vị chức năng khác do Hiệu trưởng quyết định thành lập, giải thể theo quy định của pháp luật hoặc khi thấy cần thiết

Chúng tôi đã chọn 11 phòng chức năng để nghiên cứu và xây dựng danh mục hồ sơ cho Trường ĐHHP, bao gồm: Phòng Đào tạo, Phòng Quản lý Khoa học, Phòng Hợp tác và Đào tạo Quốc tế, Phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng, Phòng Tổ chức Cán bộ, Phòng Chính trị và công tác HSSV, Phòng Kế hoạch Tài chính, Phòng Hành chính Quản trị, Phòng Quản lý Thiết bị, Phòng Thanh tra Pháp chế, và Phòng Bảo vệ.

* Chức năng, nhiêm vụ của từng phòng Trường ĐHHP

Phòng Đào tạo có chức năng quản lý Nhà nước về hoạt động đào tạo, bao gồm việc xây dựng và ban hành quy định liên quan, kiểm tra và đánh giá các chương trình đào tạo Phòng cũng tổ chức biên soạn, thẩm định và lựa chọn giáo trình, tài liệu giảng dạy, lập kế hoạch đào tạo, đăng ký khối lượng học tập, và xét quy chế học vụ Ngoài ra, phòng còn phối hợp với các đơn vị trong trường để hỗ trợ đào tạo các ngành học, thúc đẩy hợp tác quốc tế và nghiên cứu khoa học.

Phòng Quản lý khoa học có chức năng tham mưu và đề xuất trong việc chỉ đạo, quản lý các hoạt động nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ của trường Nhiệm vụ của phòng bao gồm xây dựng phương hướng và kế hoạch nghiên cứu dài hạn, thành lập các hội đồng chuyên ngành để xét duyệt và đánh giá các đề tài nghiên cứu, cũng như báo cáo định kỳ về tình hình hoạt động nghiên cứu Bên cạnh đó, phòng cũng tổ chức giới thiệu các thành tựu khoa học, áp dụng tiến bộ khoa học vào công tác đào tạo và tổ chức các hội thảo, hội nghị khoa học quy mô trong và ngoài trường.

Phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng có nhiệm vụ quản lý công tác tuyển sinh, đánh giá kết quả học tập và thực hiện kiểm định chất lượng giáo dục.

Nhiệm vụ của Thường trực hội đồng tuyển sinh bao gồm việc tổ chức các kỳ thi THPT Quốc gia, tuyển sinh cho các hình thức vừa làm vừa học, văn bằng 2 và liên thông Đồng thời, hội đồng cũng cần triển khai các hoạt động nhằm đảm bảo chất lượng đào tạo và thực hiện kiểm định chất lượng Ngoài ra, việc xây dựng và thực hiện các kế hoạch hàng năm, trung hạn và dài hạn để duy trì chất lượng đào tạo là rất quan trọng.

Thực trạng công tác lập hồ sơ, quản lý hồ sơ của Trường ĐHHP

1.2.1 Quy định, hướng dẫn về lập hồ sơ hiện hành và quản lý hồ sơ của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền

*Văn bản của Nhà nước

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định về công tác văn thư, đặc biệt là trong Mục 3 Chương 3, nêu rõ ba điều liên quan đến việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ của cơ quan, tổ chức Nội dung chính bao gồm quy định về việc lập hồ sơ hiện hành, các yêu cầu đối với hồ sơ được lập, quy trình giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành, và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức trong công tác này.

Luật Lưu trữ, được Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua vào ngày 01/01/2011 và có hiệu lực từ ngày 01/07/2011, quy định rõ trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của cơ quan.

Việc xây dựng và ban hành văn bản chỉ đạo về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành đã được chú trọng, đáp ứng yêu cầu công tác của các cơ quan Đảng và Nhà nước Tuy nhiên, công tác văn thư và lập hồ sơ của các tổ chức chính trị - xã hội vẫn chưa được quy định trong các văn bản nghiệp vụ.

*Văn bản của UBND thành phố Hải Phòng

Công văn số 6267/UBND-NC ngày 26/8/2013 được ban hành nhằm triển khai thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2014 của Bộ Nội vụ Thông tư này hướng dẫn các cơ quan, tổ chức xây dựng quy chế công tác văn thư và lưu trữ, đảm bảo quản lý tài liệu một cách hiệu quả và hợp pháp Việc thực hiện quy chế này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả công việc mà còn bảo vệ thông tin quan trọng của tổ chức.

Công văn số 5596/UBND-NC ngày 30/7/2014 đề cập đến việc chấn chỉnh và nâng cao hiệu quả trong công tác lập hồ sơ công việc Văn bản nhấn mạnh tầm quan trọng của việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử Mục tiêu là đảm bảo quy trình lưu trữ được thực hiện một cách khoa học và hiệu quả, góp phần vào việc quản lý thông tin và tài liệu một cách tối ưu.

Quyết định số 693/QĐ - UBND ngày 03 tháng 4 năm 2015 của UBND Thành phố Hải Phòng đã ban hành các quy định về công tác văn thư và lưu trữ trên địa bàn thành phố Quy định này nhằm mục tiêu nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu, bảo đảm an toàn thông tin và phục vụ tốt hơn cho công tác hành chính tại Hải Phòng.

*Văn bản của Sở Nội vụ và Chi cục Văn thư lưu trữ thành phố Hải Phòng

Công văn số 2350/SNV-VTLT ngày 18/9/2014 hướng dẫn quy trình lập hồ sơ công việc và quy định về việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử Văn bản này nhằm đảm bảo việc quản lý, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ được thực hiện đúng quy định, góp phần nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại các cơ quan.

Công văn số 23/CCVTLT-QLVTLT ngày 25/01/2013 của Chi cục Văn thư - Lưu trữ hướng dẫn thực hiện Nghị định số 01/2013/NĐ-CP và Thông tư số 07/2012/TT-BNV, nhằm đảm bảo quy trình quản lý văn bản và lưu trữ hiệu quả.

- Kế hoạch số 258/KH-CCVTLT ngày 13/11/2014 công tác văn thư, lưu trữ 5 năm 2016-2020

1.2.2 Tình hình công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ Trường ĐHHP

1.2.2.1 Công tác lập hồ sơ Trường ĐHHP

Hồ sơ được hiểu là tập hợp các văn bản và tài liệu liên quan đến một sự việc, vấn đề hoặc đối tượng cụ thể Những tài liệu này có thể có một hoặc nhiều đặc điểm chung, hình thành trong quá trình thực hiện nhiệm vụ và chức năng của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân.

Hồ sơ là tập hợp các văn bản liên quan đến một vấn đề, sự việc hoặc một người, được hình thành trong quá trình giải quyết hoặc kết hợp dựa trên những điểm tương đồng về hình thức, như loại văn bản, tác giả và thời gian ban hành.

Hồ sơ là tập hợp các tài liệu liên quan đến một vấn đề, sự việc, hoặc đối tượng cụ thể, có đặc điểm chung, được hình thành trong một khoảng thời gian nhất định.

26 trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân [8, Tr.2]

Lập hồ sơ vào thứ hai là quá trình tổ chức và sắp xếp các văn bản, tài liệu được tạo ra trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc, tuân theo những nguyên tắc và phương pháp cụ thể.

Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành là nhiệm vụ bắt buộc của cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc Việc này đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài liệu, đồng thời hỗ trợ cho công tác tra cứu và xử lý thông tin sau này.

*Tác dụng của việc lập hồ sơ đối với Trường ĐHHP

Việc lập hồ sơ hiện hành do cán bộ, giảng viên thực hiện song song với quá trình giải quyết công việc, nhằm đảm bảo rằng các văn bản và tài liệu phản ánh chính xác công việc đã thực hiện Điều này giúp nâng cao chất lượng hồ sơ khi được nộp vào lưu trữ, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu cần thiết.

Việc lập hồ sơ là rất quan trọng đối với cán bộ, công chức, giúp họ nắm rõ thành phần, nội dung và khối lượng văn bản cần thiết trong quá trình giải quyết công việc Điều này không chỉ tránh tình trạng phân tán và thất lạc tài liệu, mà còn hỗ trợ các cán bộ, giảng viên mới trong việc tiếp cận công việc Nhờ vào hồ sơ công việc, họ có thể tự hiểu và thực hiện các bước cần thiết mà không cần sự hướng dẫn từ người khác.

Những vấn đề chung về danh mục hồ sơ

2.1.1 Khái niệm về danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ là danh sách các loại hồ sơ mà cơ quan, đơn vị sẽ lập trong năm, bao gồm thời hạn bản quan và tên người lập.

2.1.2 Cơ sở để xây dựng danh mục hồ sơ

- Các văn bản quy định về chức năng nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức, quy chế làm việc của nhà trường

- Các văn bản về phân công nhiệm vụ của lãnh đạo quản lý, cán bộ, công chức, viên chức của Ban Giám hiệu

- Quy chế tổ chức hoạt động của Ban Giám hiệu và các phòng chức năng

- Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm của nhà trường

Căn cứ vào những cơ sở trên chúng tôi thu thập đƣợc một số văn bản phục vụ cho việc xây dựng danh mục hồ sơ Trường ĐHHP

1 Quyết định số 12/QĐ - BGH ngày 11 tháng 2 năm 2014 về việc phân công nhiệm vụ công tác đối với các đồng chí trong Ban Giám hiệu Trường ĐHHP

2 Quyết định số 161/QĐ – ĐHHP ngày 29 tháng 8 năm 2014 của Hiệu trưởng Trường Đại học Hải Phòng về việc ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Trường ĐHHP

3 Webside http.//www.dhhp.edu.vn

4 Nhiệm vụ năm học 2015 – 2016 Trường ĐHHP

Qua việc tìm hiểu nội dung cơ bản về danh mục hồ sơ, chúng tôi đã khảo sát thực tế tại Trường ĐHHP và đưa ra danh mục hồ sơ cho 11 phòng Danh mục này sẽ giúp cán bộ văn thư hành năm triển khai công việc đến từng phòng, đồng thời hỗ trợ cán bộ và giảng viên lập hồ sơ công việc hiệu quả.

2.1.3 Phương pháp xây dựng danh mục hồ sơ

Phương pháp xây dựng danh mục hồ sơ nói chung

Có hai phương pháp xây dựng danh mục hồ sơ:

Cán bộ văn thư tiến hành xây dựng dự thảo danh mục hồ sơ của trường, sau đó thu thập ý kiến đóng góp từ các phòng, ban và cá nhân để hoàn thiện dự thảo Cuối cùng, dự thảo sẽ được trình lên lãnh đạo văn phòng hoặc phòng hành chính để xin chữ ký phê duyệt từ người đứng đầu.

Vào thứ hai, các phòng sẽ lập danh mục hồ sơ theo hướng dẫn nghiệp vụ văn thư Cán bộ văn thư sẽ tổng hợp danh mục hồ sơ của trường, thực hiện bổ sung và chỉnh sửa cần thiết Nếu hoàn thiện dự thảo, danh mục này sẽ được trình lên người đứng đầu cơ quan quản lý để ban hành.

Trường ĐHHP, trực thuộc UBND thành phố Hải Phòng, hiện đang gặp nhiều khó khăn trong việc lập hồ sơ và thu thập tài liệu lưu trữ, mặc dù có 11 phòng chức năng Để cải thiện hiệu quả thu thập tài liệu, chúng tôi đã quyết định áp dụng phương pháp mà văn thư sẽ là người lập danh mục hồ sơ, sau đó gửi đến các đơn vị để họ có thể sắp xếp một cách hợp lý và hiệu quả hơn.

2.1.4 Xây dựng khung đề mục, khung phân loại của danh mục hồ sơ

Khung đề mục của danh mục hồ sơ được thiết lập dựa trên cơ cấu tổ chức hoặc lĩnh vực hoạt động của cơ quan Mỗi cơ quan cần căn cứ vào tình hình thực tế để lựa chọn khung đề mục danh mục hồ sơ phù hợp, nhằm đảm bảo hiệu quả trong công tác quản lý.

Để lập hồ sơ đầy đủ, chính xác và thuận tiện, các cơ quan với cơ cấu tổ chức ổn định và chức năng rõ ràng nên áp dụng khung đề mục hồ sơ theo cơ cấu tổ chức Ngược lại, các cơ quan có cơ cấu tổ chức phức tạp và không ổn định cần xây dựng khung đề mục hồ sơ dựa trên lĩnh vực hoạt động của mình.

Theo cơ cấu tổ chức, cần lấy tên các đơn vị trong cơ quan làm tiêu đề; còn theo lĩnh vực hoạt động, nên sử dụng tên các lĩnh vực chính của cơ quan làm đề mục lớn cho danh mục hồ sơ.

Trong mỗi đề mục lớn, có các đề mục nhỏ liên quan đến chức năng và nhiệm vụ của đơn vị, phù hợp với khung đề mục theo cơ cấu tổ chức Ngoài ra, cũng có những vấn đề thuộc phạm vi một lĩnh vực hoạt động, tương ứng với khung đề mục theo lĩnh vực hoạt động.

Trong mỗi đề mục nhỏ, hồ sơ được sắp xếp từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, kết hợp với vị trí và tầm quan trọng của từng hồ sơ Đối với Trường ĐHHP, với cơ cấu tổ chức ổn định, chúng tôi đã lựa chọn xây dựng khung đề mục danh mục hồ sơ dựa trên cơ cấu tổ chức hiện có.

Danh mục hồ sơ Trường ĐHHP

Trong luận văn tốt nghiệp thạc sĩ, chúng tôi đã xây dựng danh mục hồ sơ năm 2016 của Trường ĐHHP dựa trên khảo sát chức năng, nhiệm vụ và thực tế tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của trường.

Số và ký hiệu hồ sơ Tiêu đề mục và tiêu đề hồ sơ

Thời hạn bảo quản Đơn vị/ người lập hồ sơ

Tập văn bản hướng dẫn của Bộ GDĐT, UBND TP Hải Phòng, Sở GDĐT chỉ đạo, hướng dẫn công tác đào tạo

HS nguyên tắc Đ/C Khiêm, Đ/C Toàn

02.ĐT Hồ sơ về việc xin mở mã ngành đào tạo hệ trung cấp chính quy năm 2016 20 năm Đ/C Khiêm

Văn bản quy định về hoạt động đào tạo, kiểm tra chương trình đào tạo của Hội đồng trường năm 2016

Hồ sơ về việc thành lập hội đồng xét tốt nghiệp đối với các lớp cuối khóa năm 2016

Văn bản về thời gian đào tạo các ngành kỹ thuật năm 2016 20 năm Đ/C

Hồ sơ về việc thành lập các hội đồng bảo vệ luận văn, đồ án tốt nghiệp cho sinh viên cuối khóa năm 2016

Hồ sơ về việc thành lập các nhóm thực tập cho sinh viên năm thứ 3 và thứ 4 năm 2016

Hồ sơ về việc thành lập hội đồng chấm thi tốt nghiệp cho sinh viên cuối khóa năm 2016

09.ĐT Hồ sơ về việc thành lập các đoàn thanh tra thực tập của sinh viên các 10 năm Đ/C

46 lớp sƣ phạm năm 2016 Khiêm

10 ĐT 1 Biên bản các cuộc họp giao ban đào tạo hàng tháng năm 2016 5 năm Đ/C Toàn

2 Hồ sơ về việc thành lập hội đồng thi cấp chứng chỉ tin học, ngoại ngữ theo chuẩn Châu Âu năm 2016

3 HS dự kiến phát sinh

Tập văn bản Quy định việc cấp văn bằng, chứng chủ của Bộ GDĐT và

Hồ sơ về việc xin cấp phôi bằng tốt nghiệp cho sinh viên chính quy theo chỉ tiêu năm 2016

Hồ sơ về việc cấp chứng chỉ giáo dục thể chất cho sinh viên chính quy năm 2016

Hồ sơ về việc xác minh bằng tốt nghiệp, bảng điểm cho sinh viên đã tốt nghiệp từ năm 2013 trở về trước, năm 2016

HS dự kiến phát sinh

II PHÒNG KHẢO THÍ VÀ ĐẢM

5 1 Công tác quản lý, đảm bảo chất lƣợng

Tập văn bản của Bộ GDĐT và UBND T về việc hướng dẫn quy chế đào tạo, quy chế chấm thi và ra đề thi

02.KT&ĐBCL Kế hoạch đào tạo năm học 2015 –

Văn bản về chương trình đào tạo năm

Hồ sơ về việc đào tạo sinh viên tham gia các kỳ thi Olympic trong nước năm 2016

Hồ sơ về việc quản lý phần mềm đào tạo năm 2016 10 năm Đ/C

Kế hoạch đào tạo, đảm bảo chất lƣợng năm 2016 20 năm Đ/C

07.KT&ĐBCL Biên bản các cuộc họp giao ban hàng tháng đảm bảo chất lƣợng năm 2016 5 năm Đ/C Thắng

Văn bản về việc thẩm tra văn bằng của sinh viên các lớp chính quy đã ra trường năm 2016

09.KT&ĐBCL Hồ sơ về việc kiểm định việc ra đề thi của giảng viên năm 2016

Báo cáo về chất lƣợng đào tạo, kiểm định chất lƣợng hàng năm, năm

Hồ sơ về việc thành lập Hội đồng tuyển sinh đại học năm 2016 20 năm Đ/C

Hồ sơ về việc thành lập các ban: Ban đề thi, coi thi, chấm thi, cơ sở vật chất năm 2016

Hồ sơ về việc thành lập Hội đồng tuyển sinh kỳ thi liên thông từ Cao đẳng lên đại học năm 2016

Hồ sơ về việc thành lập hội đồng thi chuẩn đầu ra ngoại ngữ và tin học năm 2016

Hồ sơ về việc chấm phúc khảo của thí sinh trong kỳ thi liên thông năm

Hồ sơ về việc thành lập hôị đồng tuyển sinh TCNN năm 2016 20 năm Đ/C

III PHÒNG QUẢN LÝ KHOA HỌC

1 1 Hoạt động nghiên cứu khoa học của giảng viên

Tập văn bản về hướng dẫn, quy định của Bộ giáo dục đào tạo, Sở Khoa học và công nghệ trong công tác nghiên cứu khoa học

HS Nguyên tắc Đ/C Minh; Đ/C Thủy

Hồ sơ về việc phê duyệt đề tài NCKH cấp trường của TS Vũ Thị Loan – giảng viên khoa Giáo dục Chính trị, năm 2016

03.QLKH Quyết định về việc phê duyệt các đề tại NCKH cấp Thành phố năm 2016

Quyết định về việc thành lập Hội đồng nghiệm thu giáo trình cấp Trường năm 2016

05.QLKH Biên bản nghiệm thu bài thảo luận chuyên đề các khoa năm 2016 20 năm Đ/C Hà

07.QLKH Hồ sơ về thành lập ban biên tập tạp chí khoa học năm 2016 20 năm Đ/C Minh

Thông báo về việc viết bài trên tạp chí khoa học Trường ĐHHP hàng tháng, năm 2016

Hồ sơ về việc thành lập hội đồng xét duyệt các bài viết trên tạp chí khoa học năm 2016

2 3 Nghiên cứu khoa học sinh viên

Tập văn bản về hướng dẫn, quy định về công tác nghiên cứu khoa học đối với sinh viên

12.QLKH Hồ sơ thành lập Hội đồng NCKH sinh viên cấp trường năm 2016 10 năm Đ/C Thủy

Tập văn bản về thành lập các nhóm NCKH cấp khoa của sinh viên năm

Quyết định về việc phê duyệt các đề tài NCKH của sinh viên cấp trường năm 2016

Quyết về việc phê duyệt các đề tại NCKH sinh viên cấp Thành phố năm

Hồ sơ về việc đƣa sinh viên tham gia các cuộc thi NCKH các trường sư phạm năm 2016

Văn bản về tổ chức các Hội nghị sinh viên NCKH tại Trường ĐHHP năm

Tập văn bản về thành lập các tiểu ban nghiệm thu đề tài NCKH sinh viên năm 2016

IV PHÒNG HỢP TÁC VÀ ĐÀO TẠO QUỐC TẾ

1 Công tác hợp tác quốc tế

Kế hoạch về việc hợp tác quốc tế với các nước trong và ngoài khu vực năm

Hồ sơ về việc hợp tác với Trung Quốc trong lĩnh vực đào tạo tiếng việt năm 2015

Vĩnh viễn Đ/C Sinh 04.HT&ĐTQT Hồ sơ về việc ký kết hợp tác với

Nhật Bản trong lĩnh vực mời chuyên gia giảng dạy tiếng nhật cho sinh viên nhà trường năm 2016

05.HT&ĐTQT Hồ sơ hợp tác với Mỹ trong lĩnh vực ngôn ngữ Tiếng Anh năm 2016

06.HT&ĐTQT Tập văn bản tuyển sinh đào tạo ngôn ngữ tiếng việt với Lào

Hồ sơ về việc tiếp nhận sinh viên Lào sang học tập tại Trường năm

Hồ sơ về tiếp nhận sinh viên Trung Quốc vào học tập tại Trường năm

Kế hoạch học tập của sinh viên nước ngoài năm 2016 Vĩnh viễn Đ/C Chung Oanh

Hồ sơ về việc cấp bằng cho sinh viên nước ngoài sang học tập tại Trường năm 2016

12.HT&ĐTQT HS dự kiến phát

V PHÒNG CHÍNH TRỊ - CÔNG TÁC HỌC SINH VIÊN

1 Công tác chính trị - tư tưởng

Hồ sơ về việc tổ chức các buổi học Nghị quyết cho cán bộ, giảng viên năm 2016

Văn bản tổ chức tuần công tác học sinh – sinh viên đầu khóa năm 2016 10 năm Đ/C

Hồ sơ về việc mở các lớp học cảm tình Đảng cho cán bộ, giảng viên năm 2016

Hồ sơ về việc tổ chức cuộc thi Sống, làm việc và học tập theo gương đạo đức Hồ Chí Minh, năm 2016

2 Công tác học sinh – sinh viên

Hồ sơ về việc buộc thôi học của sinh viên các lớp chính quy năm 2016 10 năm Đ/C

Hồ sơ về việc cấp học bổng học kỳ I năm học 2015 - 2016 cho sinh viên khoa Giáo dục chính trị năm 2016

Hồ sơ về việc miễn, giảm học phí của sinh viên năm 2016 10 năm Đ/C Trang

Hồ sơ về việc xử lý vi phạm quy chế thi của sinh viên lớp Chế tạo máy K12, năm 2016

Hồ sơ về việc cho sinh viên bảo lưu tiếp tục học tập năm học 2015 -2016 10 năm Đ/C Xuân

Biên bản các cuộc họp giao ban nội chính năm 2016 20 năm Đ/C Hƣng 13.CT-

Báo cáo phong trào an ninh tổ quốc năm 2016

Báo cáo tổng kết công tác năm học

Thông báo về nội dung các cuộc họp giao ban nội chính hàng tháng năm

VI PHÒNG KẾ HOẠCH – TÀI CHÍNH

Tập văn bản của cơ quan TW và Sở Tài chính về công tác tài chính

02.KHTC Kế hoạch tài chính hàng năm 2016 Vĩnh viễn Đ/C Long

03.KHTC Kế hoạch thu – chi năm theo nguồn thu của nhà trường năm 2016

04 KHTC Kế hoạch chi theo ngân sách nhà nước cấp năm 2016

2 Công tác Tài chính – Kế toán

Biên bản kiểm kê Qũy tiền mặt theo quý năm 2016 5 năm Đ/C

07.KHTC Báo cáo công tác tài chính hàng tháng, năm 2016 10 năm Đ/C Hương

08.KHTC Quyết định về việc thu học phí của sinh viên theo tín chỉ năm 2016 10 năm Đ/C Long

Hồ sơ về việc duyệt chi các công trình xây dựng cơ bản thuộc ngân sách nhà nước năm 2016

Hồ sơ về việc chi mua sắm thường xuyên năm 2016 20 năm Đ/C

Hồ sơ về việc chi lao động thừa giờ cho giảng viên năm học 2015 – 2016 5 năm Đ/C

Hồ sơ về các khoản chi phát sinh không có trong kế hoạch tài chính năm 2016

13 KHTC Báo cáo công tác kế toán tài chính năm 2016

14.KHTC Bảng tổng hợp lương hàng tháng của cán bộ, giảng viên năm 2016

VII PHÒNG THANH TRA PHÁP CHẾ

Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Bộ giáo dục và đào tạo, Sở GDĐT về công tác thanh tra

02.TTPC Kế hoạch về việc thanh tra thi hết học phần năm học 2015 – 2016 10 năm Đ/C Thảo

Hồ sơ về việc thanh tra chấm thi học phần học kỳ I năm học 2015 – 2016 10 năm Đ/C

04.TTPC Hồ sơ về việc giải quyết đơn thƣ tố cáo của sinh viên năm 2016 5 năm Đ/C Hương

Kế hoạch thanh tra các kỳ thi chuẩn đầu ra tin học, ngoại ngữ của sinh viên năm 2016

06 TTPC Biên bản xử lý cán bộ coi thi vi phạm quy chế thi năm 2016 5 năm Đ/C Bảo

08.TTPC Kế hoạch pháp chế năm 2016

Hồ sơ về việc tổ chức cuộc thi tìm hiểu hiến pháp, pháp luật của cán bộ, giảng viên năm 2016

10.TTPC Văn bản phòng chống tham nhũng trong nhà trường năm 2016 20 năm Đ/C Bảo

11.TTPC Hồ sơ về việc kiểm định tính pháp lý của văn bản năm 2016

VIII.PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ

1 Công tác tổ chức cán bộ

Tập văn bản chỉ đạo của Bộ giáo dục và đào tạo, UBND TP Hải Phòng, Sở nội vụ Hải Phòng về công tác tổ

Văn bản quy định về chia, tách, sát nhập các phòng, ban, khoa Trường ĐHHP

Hồ sơ về việc đổi tên một số đơn vị

04.TCCB Hợp đồng lao động ngoài chỉ tiêu biên chế năm 2016 10 năm Đ/C Hồng

Hồ sơ về việc gia hạn thời gian giảng daỵ đối với cá nhân có học hàm Tiến sĩ năm 2016

Hồ sơ về việc bổ nhiệm cán bộ lãnh đạo năm 2016 70 năm Đ/C

Hồ sơ về việc bổ nhiệm lại chức vụ năm 2016 70 năm ĐG Đ/C Cường

Hồ sơ về việc công nhận hoàn thành nhiệm vụ và xét hết tâp sự đối với cán bộ, giảng viên năm 2016

Hồ sơ về việc thuyên chuyển công tác cán bộ năm 2016 70 năm ĐG Đ/C Hồng

Hồ sơ về việc xét nâng lương theo định kỳ cho cán bộ, giảng viên năm 2016 20 năm Đ/C

Hồ sơ về việc xét nâng lương trước thời hạn đối với cán bộ, giảng viên năm 2016

13.TCCB Hồ sơ về việc xét cấp phụ cấp đối với cán bộ, giảng viên năm 2016

Quyết định phụ cấp thâm niên nhà giáo theo định kỳ năm 2016

Quyết định nâng lương thường xuyên đối với cán bộ, giảng viên năm 2016 20 năm Đ/C

Quyết định nâng lương trước thời hạn đối với cán bộ, giảng viên đạt thành tích xuất sắc trong quá trình công tác năm 2016

3 Công tác đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ, giảng viên

Hồ sơ về việc cử cán bộ, giảng viên đi nghiên cứu, học tập ở nước ngoài năm 2016

Hồ sơ về việc cử cán bộ, giảng viên đi nghiên cứu, học tập trong nước năm 2016

Hồ sơ về việc cử cán bộ tham gia lớp đào tạo ngắn hạn năm 2016

Hồ sơ về việc cử cán bộ đi làm việc với các nước liên kết đào tạo năm

Hồ sơ về việc cử cán bộ, giảng viên tham gia lớp tập huấn quân sự năm

4 Công tác thi đua – khen thưởng

Văn bản Hướng dẫn công tác Thi đua khen thưởng của Bộ giáo dục và đào tạo, UBND thành phố Hải Phòng, Sở Nội vụ

HS nguyên tắc Đ/C Phú, đc Toàn

25.TCCB Hồ sơ về việc khen thưởng sinh viên có thành tích xuất sắc trong học tập 10 năm Đ/C

61 toàn khóa học năm học 2015 – 2016 Phú

Hồ sơ về việc thi đua lập thành tích xuất sắc chào mừng ngày nhà giáo Việt Nam 20/11 năm 2016

Hồ sơ về việc thi đua của các đơn vị trực thuộc 6 tháng đầu năm, năm

28.TCCB Hồ sơ thi đua của các đơn vị 6 tháng cuối năm, năm 2016

Hồ sơ khen thưởng chiến sĩ thi đua của cán bộ, giảng viên năm 2016 10 năm Đ/C

Hồ sơ đề nghị trung ƣơng đoàn TNCS HCM khen thưởng cán bộ, giảng viên có thành tích xuất sắc trong phong trào đoàn của nhà trường năm 2016

Hồ sơ về khen thưởng giảng viên và sinh viên trong kỳ thi Olympic Vật lý năm 2016

Hồ sơ về việc nghỉ hưu đối với cán bộ, giảng viên năm 2016 70 năm Đ/C

Hồ sơ về việc nghỉ hưởng chế độ Bảo hiểm xã hội năm 2016 70 năm Đ/C

IX PHÒNG HÀNH CHÍNH – QUẢN TRỊ

1 Công tác văn thư – lưu trữ

Tập văn bản hướng dẫn về công tác văn thư – lưu trữ của TW và Sở nội vụ

Hồ sơ kiểm tra chéo công tác văn thư – lưu trữ của cụm trực thuộc đã được nộp lưu tại Chi cục Văn thư Lưu trữ thành phố Hải Phòng năm nay Việc này nhằm đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong công tác quản lý hồ sơ, đồng thời nâng cao chất lượng dịch vụ lưu trữ tại địa phương.

Hồ sơ về việc báo cáo công tác văn thư – lưu trữ theo định kỳ năm 2016 20 năm Đ/C

04 HCQT Tập lưu sổ công văn đi- đến năm

06.HCQT Văn bản mua sắm cơ sở vật chất thường xuyên năm 2016 5 năm Đ/C Dũng

07.HCQT Hồ sơ về việc thành lập hội đồng thanh lý tài sản năm 2016 5 năm Đ/C Dũng

08.HCQT Hồ sơ về việc mua văn phòng phẩm phục vụ thi hết học kỳ I, năm 2016 5 năm Đ/C Nam

09.HCQT Văn bản sửa chữa, bảo dƣỡng xe định kỳ, năm 2016

X PHÒNG QUẢN LÝ THIẾT BỊ

1 Công tác quản lý thiết bị

Văn bản quy định về quản lý trang thiết bị của Trường

02.QLTB Kế hoạch mua sắm thiết bị phục vụ năm học 2015 – 2016 20 năm Đ/C Quang

03.QLTB Hồ sơ về việc quản lý hệ thống máy tính của Trường năm 2016 10 năm Đ/C Ninh

Hồ sơ về việc bảo dƣỡng, bảo trì định kỳ máy móc trang thiết bị của Trường năm 2016

Hồ sơ về việc mở thầu mua trang thiết bị cho xưởng thực hành kỹ thuật năm 2016

Hồ sơ về việc chỉ định thầu mua trang thiết bị cho xưởng thực hành kỹ thuật năm 2016

01.BV Tập văn bản về phong trào an ninh, tổ quốc

02.BV Lịch trực các ngày nghỉ lễ và nghỉ tết trong năm, năm 2016 5 năm Đ/C Y

03.BV Kế hoạch trực tại các khu vực trong trường năm 2016 5 năm Đ/C Y

04.BV Tham luận phong trào an ninh tổ quốc năm 2016

Qua khảo sát công tác lập hồ sơ tại 11 phòng của Trường ĐHHP, chúng tôi đã xây dựng danh mục hồ sơ dựa trên chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của nhà trường Danh mục này giúp cán bộ, giảng viên chủ động lập hồ sơ công việc, góp phần cải cách hành chính và công tác văn thư, lưu trữ Nhờ đó, tài liệu của Trường ĐHHP được bảo quản tốt hơn, tránh mất mát và thất lạc, trở thành nguồn tài liệu tham khảo tin cậy cho cán bộ, giảng viên Chúng tôi hy vọng danh mục hồ sơ sẽ đánh dấu sự thay đổi toàn diện trong công tác văn thư, lưu trữ tại Trường ĐHHP.

Khái niệm tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử

*Khái niệm tài liệu điện tử:

Về khái niệm tài liệu điện tử có rất nhiều cách hiểu khác nhau:

Theo Luật liên bang Nga về chữ ký số điện tử, tài liệu điện tử được định nghĩa là tài liệu có thông tin được thể hiện dưới dạng số.

Theo TCNN quốc gia Nga 52292, tài liệu điện tử được định nghĩa là hình thức biểu diễn thông tin dưới dạng tập hợp các sự thực điện tử và các mối quan hệ liên quan trong môi trường số.

Theo lưu trữ quốc gia Mỹ, tài liệu điện tử được định nghĩa là những tài liệu chứa thông tin số, biểu đồ và văn bản, có thể được ghi lại trên bất kỳ vật mang nào bằng máy móc Thông tin này chỉ có thể được xử lý với sự trợ giúp của máy tính.

Theo ThS Lê Văn Năng, Giám đốc Trung tâm Tin học – Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, tài liệu điện tử là vật mang tin được tạo lập dưới dạng thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng các công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự Tài liệu này có thể hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân, hoặc là kết quả của việc biến đổi các loại hình thông tin từ các vật mang tin khác sang thông tin dùng tín hiệu số.

Tài liệu điện tử rất đa dạng và phong phú về kích cỡ, ngôn ngữ và định dạng Các định dạng thường gặp là:

- Văn bản với các định dạng *doc,*docx,*xlsx,*pdf,…

- Ảnh với các định dạng *jpg,*jpeg,*gif,*bitmap,*png,…

- Phim, âm thanh với các định dạng: *mp3,*mp4,*avi,*flv,

- Web với các định dạng: *html,*php…

Ngoài các định dạng trên, các tập tin số còn có các định dạng khác, phụ thuộc vào phần mềm đƣợc sử dụng để tạo ra tập tin đó

*Khái niệm hồ sơ điện tử, lập hồ sơ điện tử

Helen Barrett định nghĩa hồ sơ điện tử (ePortfolio) là một công cụ sử dụng công nghệ điện tử, cho phép người dùng thu thập và tổ chức các sản phẩm đa dạng dưới nhiều hình thức truyền thông như âm thanh, video, đồ họa và văn bản.

Hồ sơ điện tử là tập hợp tài liệu điện tử liên quan đến một vấn đề, sự việc hoặc đối tượng cụ thể, được hình thành trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân.

Lập hồ sơ điện tử là việc sử dụng công nghệ thông tin để liên kết các tài liệu điện tử được tạo ra trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức và cá nhân, nhằm hình thành một hồ sơ điện tử hoàn chỉnh.

* Quản lý hồ sơ điện tử

Quản lý hồ sơ điện tử có thể được hiểu là sự tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý, bao gồm cả hình thức gián tiếp và trực tiếp, với mục tiêu tạo ra những diễn biến và thay đổi tích cực.

Quản lý hồ sơ điện tử là việc tạo lập, sửa đổi nội dung, thay đổi trạng thái hồ sơ

Giới thiệu phần mềm quản lý văn bản/ quản lý hồ sơ

3.2 1 Các nút chức năng của phần mềm phục vụ công tác quản lý hồ sơ điện tử

Phần mềm quản lý văn bản/quản lý hồ sơ Trường ĐHHP có tên HP – eOFFICE được truy cập dưới địa chỉ: http://qlvb.hpnet.vn

Hình 01: Đăng nhập vào phần mềm

Phần mềm quản lý hồ sơ điện tử bao gồm nhiều nút chức năng, trong đó nút "Văn bản đến" rất quan trọng Nút này lưu trữ toàn bộ văn bản đến, bao gồm các văn bản văn thư đã được Hiệu trưởng nhà trường phê duyệt và cập nhật.

Văn bản đi của nhà trường là tài liệu được soạn thảo và phê duyệt, sau đó được đóng dấu và đưa vào hệ thống văn thư.

Hồ sơ công việc bao gồm nhiều tài liệu khác nhau được quét và quản lý bởi văn thư Sau khi hoàn thành công việc, các hồ sơ sẽ được quét để lưu trữ và quản lý hiệu quả.

+ Tất cả: Chứa toàn bộ văn bản văn thư cập nhật trình Hiệu trưởng

+ Chƣa vào sổ: Chứa những văn bản chƣa đƣợc đánh số

+ Chờ phân phối: Là những văn bản Hiệu trưởng chưa phê duyệt

+ Đang xử lý: Chứa văn bản đã đƣợc phê duyệt và gửi các phòng, chuyên viên xử lý đƣợc giao nhiệm vụ tiến hành xử lý công việc

+ Hoàn thành: Gồm những văn bản đã xử lý xong

+ Qúa hạn: Chứa văn bản đã giao nhƣng chƣa xử lý xong theo thời gian quy định

+ Bị chuyển trả: Chứa văn bản chuyển nhầm đơn vị xử lý văn bản

+ Đƣợc đánh dấu: Chỉ văn bản có tầm quan trọng cần xử lý ngay

3.2.2 Nhiệm vụ của cán bộ văn thư trong việc sử dụng phần mềm

Cán bộ văn thư nhà trường đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và chuyển giao văn bản giữa các đơn vị Dựa trên chỉ đạo của Hiệu trưởng, cán bộ sẽ thực hiện việc quản lý hồ sơ điện tử và tổng hợp, thu hồi hồ sơ giấy vào cuối năm từ các đơn vị.

Cán bộ văn thƣ sau khi đăng nhập tên và mật khẩu vào sẽ sử dụng phần mềm với những nhiệm vụ sau:

Để chuyển giao văn bản đến trình Hiệu trưởng duyệt trên phần mềm, cán bộ văn thư cần đăng nhập vào tài khoản và truy cập mục “VB đến”, sau đó chọn “thêm mới” để nhập văn bản Các thông tin như loại sổ, ngày nhận và số đến sẽ được mặc định theo ngày hiện tại Cán bộ văn thư phải điền đầy đủ các thông tin còn lại và nhấn nút “cập nhật” Sau khi cập nhật, văn bản sẽ được gửi lên Hiệu trưởng để phê duyệt.

Hình 02: Thêm mới văn bản đến

Việc cập nhật văn bản đi là cần thiết và phụ thuộc vào nhu cầu của từng đơn vị, không phải văn bản nào cũng cần được cập nhật Quá trình này giúp tạo điều kiện cho việc lập hồ sơ điện tử, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý Sau khi thực hiện quét văn bản, cán bộ văn thư sẽ đăng nhập vào phần mềm, chọn nút “VB đi” và nhấn vào “thêm mới” để tiến hành cập nhật.

Hình 03:Cập nhật văn bản đi

Sau khi điền đầy đủ thông tin cần thiết, hãy nhấn nút “cập nhật” để văn bản được chuyển đến mục văn bản đến Văn bản đi văn thư cập nhật chủ yếu nhằm mục đích cung cấp căn cứ dữ liệu cho việc lập hồ sơ công việc trên phần mềm.

Hình 04: Thêm mới văn bản đi

Với đề tài luận văn của mình chúng tôi tìm hiểu việc quản lý hồ sơ điện tử thông qua phần mềm quản lý văn bản này.

Quản lý hồ sơ điện tử Trường ĐHHP

3.3.1 Mục đích quản lý hồ sơ điện tử với Trường ĐHHP

Vào tháng 5/2015, Trường ĐHHP đã triển khai phần mềm HP – eOFFICE để cải thiện công tác lập hồ sơ và quản lý văn bản, sau khi nhận thấy những hạn chế trong quy trình hiện tại Phòng Hành chính – Quản trị đã phối hợp với Trung tâm thông tin thuộc UBND thành phố Hải Phòng, nhằm ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư lưu trữ và nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ điện tử.

Cán bộ văn thư đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý hồ sơ điện tử, giúp họ theo dõi và kiểm soát hồ sơ của các phòng ban Qua việc sử dụng ứng dụng phần mềm, cán bộ văn thư có thể hướng dẫn các phòng lập hồ sơ một cách hiệu quả và kịp thời.

Quản lý hồ sơ điện tử hỗ trợ cán bộ văn thư trong việc thu thập hồ sơ và tài liệu giấy một cách thuận lợi vào cuối mỗi năm.

Quản lý hồ sơ điện tử giúp theo dõi số lượng hồ sơ nộp của từng phòng và quy trách nhiệm cho những cá nhân, đơn vị không nộp hồ sơ giấy.

Quản lý hồ sơ điện tử hiệu quả không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ văn thư mà còn giúp cung cấp thông tin chính xác và kịp thời cho lãnh đạo nhà trường khi cần thiết.

Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ điện tử giúp cán bộ văn thư tạo lập hồ sơ một cách hiệu quả, theo dõi hoạt động toàn trường, và cung cấp thông tin cần thiết một cách chính xác và kịp thời.

3.3.2 Nội dung quản lý hồ sơ điện tử

Quản lý hồ sơ điện tử bao gồm các hoạt động chính như tạo lập hồ sơ trên phần mềm, sửa đổi nội dung và thay đổi trạng thái hồ sơ.

* Tạo lập hồ sơ trên phần mềm

Để tạo lập hồ sơ trên phần mềm, cán bộ văn thư cần sử dụng các công cụ có sẵn Đầu tiên, cán bộ văn thư sẽ đăng nhập vào tài khoản của mình (Hình 01) để bắt đầu quy trình tạo hồ sơ.

Bước 2: Ấn vào nút “Hồ sơ công việc”, sẽ hiện ra cửa sở

Hình 05: Hồ sơ công việc

Bước 3: Ân vào nút “tạo hồ sơ mới” cửa sổ sẽ hiện ra như hình 06

Hình 06: Cửa sổ đăng nhập thông tin hồ sơ

Bước 4: Điền các thông tin trong mục “thông tin hồ sơ công việc” bao gồm:

Tiêu đề hồ sơ: Tên hồ sơ đƣợc viết gắn gọn phản ánh toàn bộ nội dung trong hồ sơ

Ví dụ: Hồ sơ 1: Hồ sơ về việc cử cán bộ, giảng viên đi nghiên cứu sinh ở Liên Bang Nga theo học bổng hiệp định năm 2015

Hồ sơ 2: Hồ sơ về việc báo cáo công tác tuyển sinh THPT Quốc gia năm

Hồ sơ 3: Hồ sơ về việc xét khen thưởng kỷ niệm chương vì sự nghiệp giáo dục năm 2015

Nội dung hồ sơ: Bao gồm công việc giải quyết của hồ sơ

Hồ sơ 1 bao gồm các tài liệu quan trọng như thông báo tuyển sinh nghiên cứu sinh du học Nga theo học bổng hiệp định, đơn xin tham dự tuyển sinh của cán bộ, công văn cử cán bộ tham dự, thông báo trúng tuyển từ Bộ giáo dục và đào tạo, quyết định của trường cử cán bộ đi nghiên cứu sinh ở Nga, và bản cam kết của cán bộ được cử đi học.

Ngày tạo hồ sơ: Ngày cán bộ văn thƣ tạo hồ sơ

Ví dụ: Hồ sơ đƣợc tạo lập ngày 20/2/2015, ngày hồ sơ bắt đầu

Hạn xử lý hồ sơ: Căn cứ vào quá trình giải quyết công việc ghi hạn xử lý hồ sơ

Ví dụ: hạn kết thúc xử lý hồ sơ ngày 16/6/2015

Lãnh đạo phụ trách: Người trực tiếp được giao chỉ đạo công việc

Ví dụ: Vũ Đức Văn – Trưởng phòng Tổ chức Cán bộ

Chuyên viên xử lý hồ sơ: Người được giao giải quyết công việc

Nguyễn Đức Cường là chuyên viên phụ trách làm hồ sơ cho thạc sĩ và tiến sĩ, đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ sinh viên Ý kiến lãnh đạo từ Ban Giám hiệu được xem xét kỹ lưỡng trong quá trình giải quyết hồ sơ, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả.

Ví dụ: Hiệu trưởng chỉ đạo hoàn thành hồ sơ đúng tiến độ

Chuyên viên phối hợp: Cán bộ văn thƣ theo dõi quá trình giải quyết công

Nguyễn Thị Thu Hoài là cán bộ văn thư phụ trách quản lý phần mềm Sau khi lưu hồ sơ, cửa sổ sẽ hiển thị mục "văn bản trong hồ sơ" và "trao đổi ý kiến" để bạn có thể thêm văn bản liên quan vào hồ sơ.

Văn thƣ sẽ “thêm” vào văn bản liên quan, văn bản khác và thêm vào ý kiến xử nếu có và ấn nút “lưu hồ sơ” thêm một lần nữa

Trong quá trình giải quyết công việc, nếu thiếu bản cam kết của giảng viên, văn thư sẽ thực hiện việc quét và thêm tài liệu vào văn bản liên quan để lưu hồ sơ Việc này không chỉ hoàn thành tạo lập hồ sơ mới mà còn giúp cán bộ văn thư nắm rõ số lượng hồ sơ được hình thành trong hoạt động của nhà trường, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ.

Hình 07:Thêm văn bản vào hồ sơ

Để thay đổi trạng thái hồ sơ cán bộ văn thư, trước tiên truy cập vào mục “hồ sơ công việc”, sau đó chọn “sửa hồ sơ” Tiếp theo, trong mục “tình trạng xử lý”, ba trạng thái hồ sơ sẽ được hiển thị: chưa rõ, đang thực hiện, và đã hoàn thành Cán bộ văn thư cần chọn trạng thái phù hợp cho từng hồ sơ cụ thể.

Trạng thái hồ sơ thường xuyên thay đổi trong quá trình giải quyết công việc, và việc cập nhật trạng thái này là rất quan trọng Điều này giúp các bộ văn thư nắm bắt được hồ sơ nào đã được xử lý và hồ sơ nào còn đang chờ giải quyết.

Hình 08: Tình trạng xử lý hồ sơ

76 xử lý xong, hồ sơ nào ở tình trạng chƣa xử lý và đang sử lý

Tiêu đề	Luận Văn Thạc Sĩ Khoa Học Nghiên Cứu Xây Dựng Danh Mục Hồ Sơ Và Quản Lý Hồ Sơ Điện Tử Tại Trường Đại Học Hải Phòng
Tác giả	Lưu Thị Hằng
Người hướng dẫn	TS. Nguyễn Lệ Nhung
Trường học	Trường Đại Học Hải Phòng
Chuyên ngành	Lưu Trữ
Thể loại	luận văn thạc sĩ
Năm xuất bản	2016
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	86
Dung lượng	1,67 MB