Nghiên Cứu Xây Dựng Danh Mục Hồ Sơ Và Quản Lý Hồ Sơ Điện Tử.docx

ĐẠIHỌCQUỐCGIAHÀNỘI TRƢỜNGĐẠIHỌCKHOAHỌCXÃHỘIVÀNHÂNVĂN LLƯƯUUTTHHỊỊHHẰẰNNGG NNGHIGHIÊÊNNCCỨỨUUXXÂÂYYDDỰỰNNGGDDAANNHHMMỤỤCC HHỒỒSSƠƠVVÀÀQQUUẢẢNNLLÝÝHHỒỒSSƠƠĐĐIIỆỆ NNTTỬỬTTẠẠIITTRRƯƯỜỜNNGGĐĐẠẠIIHHỌỌCCHH Ả[.]

Lýdochọnđềtài

TrườngĐạihọcHảiPhònglàtrườngđạihọccônglậpthuộch ệ thốnggiá odụcquốcdâncủanướcCộnghòaxãhộichủnghĩaViệtNam.Trườnglàđơnvịs ựnghiệpcônglập,cótƣcáchphápnhân,cócondấuriêngvàđƣợcmởtàikhoản tạicácngânhàng,khobạcNhànước.Trườngchịusựquảnlýtoàndiện,trựctiế pcủaUBNDthànhphốHảiPhòng.Vớivịtrí,vaitròquantrọngnhƣhiệnnayTr ƣờngĐHHPsảnsinhrakhốilƣợngtàiliệukhálớnvàcó giátrị.Nhƣngtàiliệu hìnhthànhtrongquátrìnhhoạtcủatrườngtừkhithànhlậpđếnnayluônởdạngb ógói,thấtlạcvàmấtmát.Việclậphồsơnóiriêngvàcôngtác vănthư,lưutrữcủanhàtrườngnóichungcònyếu,chưacónhữngquyđịnhcụth ểđểhoànthiện.Thêmvàođónhàtrườngsửdụngphầnmềmquảnlývănbản/ quảnlýhồsơdoUBNDthànhphốHảiPhòngcungcấpnhƣngviệcquảnlýhồsơđ iệntửchƣađƣợccụthể,rõràngvàkhoahọc. Đứng trướcthựctếtrênthìviệcxâydựngdanhmụchồsơvàquảnlýhồsơlàvôcùngcần thiếtvàcấpbáchhiệnnay.Trảiquanhiềugiaiđoạnpháttriểnnhƣngchođếnna ycôngtác lập hồsơ,quảnlý hồsơcủanhà trườngvẫncònlàvấnđềlớncầnđưarabànluậnbởichưatìmđượccáchthứch ợplý,chƣacócáinhìnđúngđắnđốivớitài liệu.Khốilƣợngtàiliệunhà trườngsảnsinhrahàngn ă m rấtlớn,cánbộ,giảngviênnhàtrườngchưanhậnth ứcđƣợch ế t tầmquantrọngcủatàiliệu. Đểnhữngtàiliệucógiátrịcủanhàtrườngđượclưugiữmộtcáchkhoahọc, khôngbịmất,thấtlạcvà làkhotàiliệuthamkhảovàtincậythìviệcxâydựngdanhmụchồsơvàquảnlýhồs ơlàviệccầnlàmngay.Chínhvìđiềuđóchúngtôichọnđềtài:“ Nghiêncứuxâyd ựngdanhmục hồsơvàquảnlýhồ sơđiệntửtạiTrườngĐạihọcHảiPhòng ”làmđềtàiluậnvănthạcsĩcủamình.

Mụctiêuđềtài

- Quảnlýtàiliệuđiệntử,hồsơđiệntử thôngquaphầnmềmquảnlývănbản:qlvb.hpnet.

Nhiệmvụcủađềtài

- Nghiêncứucácvănbảnvềcôngtáclậphồsơhiệnhành,danhmụchồsơ , quảnlý hồsơ,tàiliệuđiệntửvàquảnlýhồsơđiệntử.

- Khảosát11đơnvịchứcnăngthuộcTrườngĐHHPđ ể đưar a thựctrạngcôngt áclậphồsơcôngviệcvàquảnlýhồsơTrườngĐHHPđểxâydựngbảndanhmụchồs ơchoTrườngĐHHP.

- Thôngquaphầmmềmquảnlývănbản:qlvb.hpnetcủanhàtrườngđểquảnlýt àiliệuđiệntử,hồsơđiệntử.

- Chứcnăng,nhiệmvụ,c ơ cấutổchứcc ủ a TrườngĐHHPv à từngphòngban

- VănbảncủaUBNDthànhphốHảiPhòng,SởNộivụHảiPhòngvề côngtác vănthư,lưutrữ.

Côngtáclậphồsơhiệnhànhvàquảnlýtàiliệuluônlàvấnđềđƣợcđƣarabànluận ở cáccuộc hộithảo, hộinghịvềcông tácvănthư,lưutrữ.Mặcdùviệclập hồsơđƣợcquyđịnhtừnăm1963trongĐiềulệvềcôngtáccôngvăn,g i ấ y tờvàcôngtá clưutrữcủaHộiđồngChínhphủnhưngchođếnnaytrênthựctếởhầuhếtcáccơquan chƣalậpđƣợchồsơcôngviệcmộtcáchtrọnvẹn.

Làmgìvàbằngcáchnàođểcôngtáclậphồsơđạthiệuquảvàquảnlýtốthồs ơ l à vấnđ ề đƣợcrấtnhiềun h à khoahọc,nhànghiêncứuv ề hànhchính,vănthƣ– lưutrữ,họcviêncaohọcvàsinhviênTrườngĐạihọcKhoahọcxãhộivàNhânvăn– ĐạihọcQuốcgiaHàNội,HọcviệnHànhchínhQuốcgiaHồChíMinh,TrườngĐạihọc NộivụHàNộivàcáccơsởđàotạokhácđềcấpđến.Đãcónhữngcôngtrìnhkhoahọcma ngtínhlýluậnvàthựctiễnnhƣcácgiáotrình,bàigiảng,cácbàiviếtđăngtrêncácbáo,tạ pchí,cácbáocáotốtnghiệpvàluậnvănsinhviên, họcviêncaohọc,

Cácbàigiảng,cácgiáotrìnhvềcôngtácvănthưlưutrữđangđượcsửdụnglàmt àiliệuhọctập,nghiêncứucủamộtsốtrườngĐạihọc,Caođẳngtrênc ả nướcđ ã đềc ậ p đếnvấnđ ề lậph ồ s ơ hiệnhànhnhƣ:L ý luậnv à phươngphápcôngtácvănthưcủ atácgiảVươngĐìnhQuyềnxuấtbảnnăm

TrêntạpchíVănthưlưutrữViệtNamđãcónhiềuchuyênluận,bàiviếtc ủ a mộts ốtácgiảnhƣ:Vàiýkiếnvềcôngtácquảnlýtàiliệuvàlậphồsơởcơquanquảnlýhànhc hínhnhànướccủaKiềuThịNgọcMai,TạpchíLưutrữViệtNam,số6–

Luận vănthạcsĩcủahọcviêncaohọcKhoaLưutrữhọcvàQuảntrịvănphòng,TrườngĐạihọ cKhoahọcxãhộivàNhânvăn,ĐạihọcQuốcgiaHàNộicũngđãnghiêncứuvềcôngtá clậphồsơhiệnhành:Vấnđềlậphồsơhiệnhànhvànộplưuhồsơtàiliệuvàolưutrữcơ quanBộ- thựctrạngvàgiảipháp(luậnvănthạcsĩcùaNguyễnXuânTrung,HàNội2009).Lậph ồsơhiệnhànhở cácbanĐảngtrựcthuộcBanChấphànhTrungương,Thựctrạngvàgi ảipháp(LuậnvănThạcsĩTrịnhThịHà, HàNội, 2006).

Cóthểthấyrằngcôngtáclậphồsơhiệnhànhđãđƣợcđƣaranghiêncứunhƣngởnh ữnglýluậnchungvềcông táclậphồ sơhiệnhànhnhư:Kháiniệmh ồ sơ,kháiniệmlậphồsơ,tàiliệucũngnhưphươngph áplậphồsơ,mụcđích,ýnghĩavàyêucầulậphồsơ.Nhƣngvấnđềnàychƣathựcsựđƣợc quantâmmộtcáchsâusắc,chitiếtvàcụthể.Thờigiangầnđâycómộtsốluậnvănthạcsĩ đãnghiêncứusâuhơnvềvấnđềnàynhƣnghiêncứuvềtìnhhìnhlậph ồ sơ hiệnhànhở cơquanĐảng(cácbanĐảngtrựcthuộcBanchấphànhTrungươngĐảng)vàc á c c ơ q uannhànước( c á c bộ)vàđưar a giảiphápnhằmkhắcphụccũngnhưđổimớiđốivớic ôngtácnày.Song,cáccôngtrìnhchỉđƣaranghiêncứuchungvềcôngtácvănthƣ,hayv iệclậphồsơhiệnhànhc ủ a cáccơquancấpbanĐảng,cấpBộmàchƣacócôngtrìnhnào nghiêncứu vềmộtcơquancụthểnhằmđƣaragiảipháplàmchocôngtáclậphồsơvàquảnlýhồs ơtrongquátrìnhhoạtđộngđốivớitừngcánbộ,từngnhânviêntrongcơquan.

Quaviệctìmhiểuvềthựctếcũngnhƣcácbàiviếttrêntạpchí,luậnvănthìcôngtác lậphồsơhiệnhànhvẫnchưađượcthựchiệnđầyđủvàtốt,tàiliệunộpvàolưutrữởdạn gphânloạisơbộ,bógóivàkhôngđầyđủ. Đốivớicácc ô n g trìnhnghiêncứuv ề xâydựngdanhmụch ồ s ơ v à quảnlýhồ sơđiệntửcủahọcviên,sinhviênkhoaLưutrữhọcvàQuảntrịvănphòng–

Cácluậnvănthạcsĩcónhữngcôngtrìnhnhƣ:Nghiêncứuxâydựngdanhmụch ồsơ vàxácđịnhdanhmụctàiliệutrongmộthồsơcủangânhàngnhànướcViệtNam,Nguyễ nThịTrangNhung,HàNội2008.Xâydựngdanhmụcvàxácđịnhthờihạnbảoquảnhồ sơ,tàiliệuhìnhthànhphổbiếnở SởNộ i vụ,HoàngTùngPhong,HàNội2011.

Cáckhóaluậntốtnghiệpcónhữngcôngtrìnhnhƣsau:Nghiêncứuxâydựngdan hmụchồsơvàxácđịnhthànhphầntàiliệucơbảntrongmộtsốhồs ơ hiệnhànhtạiVănp hòngTậpđoànBưuchínhviễnthôngViệtNam,TrầnThịHằng,HàNội2007.Nghiênc ứuxâydựngdanhmụchồsơvàxácđịnhthànhphầnhồsơnhânsựtạiVănphòngUBN DtỉnhVĩnhPhúc,DươngThịBíchThủy,HàNội2009.

Qualịchsửnghiêncứuvấnđềchothấycácnộidungnghiêncứuvàtrìnhbàytrong xuấtbảnphẩm,các đềtài, luậnvănthạcsĩ,khóaluậntốtnghiệp,bàiviếttraođổitrênc ác báo,tạpchíđãtậptrung nghiêncứuvấnđềmộtcáchkháiquáthoặcnghiêncứuởmộtcơquancụthểhoặcmộtk híacạnhcủavấnđ ề xâydựngdanhmụchồsơvàquảnlýhồsơ.Tuynhiên,theokhảosát chƣacócôngtrìnhnghiêncứunàonghiêncứuvấnđềnàyởđơnvịsựnghiệpmàchủyế uở c á c cơquanBộ,S ở , Ngànhvìv ậ y chúngtôichọnĐạihọcHải

- Cácgiáotrình,sáchchuyênkhảophụcvụcôngt ác họctậpv àgiảngd ạ y củaK hoaLưutrữhọcvàQuảntrịvănphòng,TrườngĐạihọcKhoahọcxãhộivàNhânvănv àmộtsốtrườngđạihọckhác.

Dựavàodanhmụchồsơcácphònglậpđƣợchồsơcôngviệcchomìnhmộtcáchk hoahọc.Cánbộvănthƣtrongquátrìnhsửdụngphầnmềmquảnlývănbảncóthểquả nlýđƣợcsốlƣợnghồsơđiệntửhìnhthànhtrongquátrìnhsửdụng.Ngoàir a ,đềtàilà mcơsở để TrườngĐHHPbanhànhquyđịnhvềlậphồsơhiệnhành.Côngtrìnhnghiê ncứunàycóthểlàmtàiliệut h a m khảogiúpchoviệcnghiêncứucủasinhviênchuyê nngànhLưutrữhọcv à Quảntrịvănphònglàmtàiliệuthamkhảotrongquátrìnhnghiê ncứukhoahọc,họctậpkhichƣacóđiều kiệntiếpcậnthựctế.

Ngoàiphầnmởđ ầ u , k ế t luậnv à phụl ụ c , phầnnộidungcủaluậnvănđƣợcbốc ụcthành3chươngchính,baogồm:

Chương1.Khái quátchứcnăng,nhiệmvụ,cơcấutổchứcvàthựctrạngcôngtáclậphồsơ,quảnlýhồsơTr ƣờngĐHHP.

Chương2.XâydựngdanhmụchồsơTrườngĐHHP.Chương3.Qu ảnlýhồsơđiệntửTrườngĐHHP

CHƯƠNG1 KHÁIQUÁTCHỨCNĂNG,NHIỆMVỤ,CƠCẤUTỔCHỨCVÀTHỰCTR Ạ N G CÔNGTÁCLẬPHỒSƠ,QUẢNLÝHỒSƠTRƯỜNGĐHHP

1.1 Kháiquátchứcnăng, nhiệmvụ,cơcấutổchứcvàthànhphần,nội dungtàiliệuTrườngĐHHP

Chứcnăngl à kháiniệmtổngquátxuyênsuốtq u á trìnhhoạtđộngđ ể thựchiệnn hữngviệcmàcóthểlàmđược.TrườngĐHHPcóchứcnăngđàot ạ o đ a cấp,đangành,đ a lĩnhvực,trungt â m g i á o dụcđàotạo,nghiêncứu khoahọc,chuyểngiaocôngnghệphụcvụsựnghiệpcôngnghiệphóa,hiệnđ ạ i hóavà mởrộnghợptácquốctếcungcấpnguồnnhânlựcchấtlƣợngcaochovùngDuyênHảiB ắcBộvàcảnước.

Nhiệmvụlàcáicụthể,thựchiệntrongquátrìnhthựchiệnchứcnăngtứcl à những việc đƣợc giaovàphảilàm.Quyền hạn lànhữngviệcđƣợclàmtheov ị trí,vaitròcủatừngcánhân,đơnvị.

Nhàtrường luônxácđịnhtầmnhìn,xâydựngchiếnlượcvàkếhoạchđểpháttriểnnhà trườngqua từng giaiđoạnbằngcáckếhoạch dàihạn,trunghạnv à kếhoạchhàngnăm;đưaranhiềumụctiêu,chươngtrìnhgiáodụ cđểtổchứcgiảngdạyvàhọctậpthậttốt;xácđịnhvàcấpvănbằng,chứngchỉtheot h ẩ m quyền.BêncạnhđóTrườngĐHHPluônxâydựngvàpháttriểnđộingũcôngchức,viên chứcvàgiảngviênđủvềsốlƣợng,mạnhvềchấtlƣợngđồngthờipháthiệnvàbồidƣỡn gnhântàitrongđộingũcôngchứcviênchứcvàngườihọccủatrường.

Nhàtrườngtăngcườngc á c điềukiệnđ ả m b ả o chấtlượngv à khôngngừngn ângcaochấtlƣợngđàotạo,đồngthờitựđánhgiáchấtlƣợngvàchịus ự kiểmđịnhchấtl ƣợngcủacơquancóthẩmquyền.

Tổchứccáchoạtđộngkhoahọcvàcôngnghệ;ứngdụng,pháttriểnvàchuyểngi aocôngnghệ.Liênkếttrongnướcvàthựchiệnhợptácquốctếvớicáctổchứckinhtế,gi áodục,vănhóa,ytếnhằmnângcaochất lƣợng đàotạo,gắnđàotạovớisửdụng,phụcvụsựnghiệppháttriểnvàbổsungnguồntàichí nhchotrường.

Xâydựng,quảnlýdữliệuv à s ử dụngcơs ở d ữ liệuvềđộingũcôngchức,viênch ức,cáchoạtđộngđàotạo,khoahọcvàcôngnghệ,thamgiadựbáonhucầunguồnnhânl ựcnhằmđàotạonguồnnhânlựcđápứngmọinhuc ầ u xãhộigiúpnhàtrườngngàycàn gcóưuthếtronglĩnhvựcgiáodụcđàot ạ o

Nhƣvậy,chúngtacóthểthấyrằngchứcnăng,nhiệmvụvàquyềnhạn làphạmtrùrõràng,quyđịnhnhữngviệccóthểlàmvàphảilàmdựatrênquyđịnhcủap hápluậttheotừnglĩnhvựccụthể.TrườngĐHHPthuộclĩnhvựcgiáo dụcvàđàotạotừchứcnăng,nhiệmvụvàquyềnhạncủanhàtrườngmỗiđơnvịnắmđượ ccôngviệccủađơnvịmìnhvàgiaochomỗicánhântựchịutráchnhiệmvềcôngviệcđểh oànthànhmụctiêusứmệnhchungcủatrường.Cũngdựavàođâycánbộvănthưcóthể đánhgiávàđịnhlƣợngđƣợcnhữnghồ sơnàosẽđƣợchìnhthànhđểđƣarađƣợcbảnd anhmụchồsơchínhxácvàkhoahọcnhất,phảnánhrõràngvàđầyđủnhấtnhiệmvụcủat ừngcánhânnóiriêng,đơnvịvàtoàntrườngnóichung.

+Cácphòngcóchứcnăngthammưu,giúpHiệutrưởngquảnlýgồm:PhòngTổ chứcCánbộ;phòngChínhtrịvàCôngtácHọcsinh–Sinhviên;phòngTàichính– Kếtoán;phòngHànhchính–

Quảntrị;phòngQuảnlýthiếtbị;phòngĐàotạo;phòngQuảnlýkhoahọc;phòngHợpt ácvàđàotạoquốctế;phòngThanhtraPhápchế;phòngKhảothívàĐảmbảochấtlƣợn g;phòngBảovệ.

+Cáckhoacóchứcnăngthammưu,giúpHiệutrưởng,quảnlýphụcvụđàotạo:K hoaĐàotạothườngxuyên; khoaĐàotạosauđạihọc;

+Cácđơn vịcóchứcnăngthammưu,giúpHiệutrưởngquảnlý phụcvụđàotạo:Trungtâmpháttriểnđàotạo;banQuảnlýKýtúcxá;Thƣviện.

+Cácđơnvịđặcthùkháccóchứcnăngthammưu,giúpHIệutrưởngquảnlý:T ramY tế;BanQuảnlýDựánxâydựng.

Vớiđ ề tàiluậnvănn à y chúngtôilựachọn1 1 phòngchứcnăngđ ể nghiêncứu, xâydựngdanhmụchồsơchoTrườngĐHHP:PhòngĐàotạo;phòngQuảnlýKhoa học;phòngHợptácvàĐàotạoQuốctế;phòngKhảothív à Đảmbảochấtlƣợng;phòng TổchứcCánbộ;phòngChínhtrịvàcôngtácHSSV;phòngKếhoạchTàichính;phòng HànhchínhQuảntrị;phòngQuảnl ý Thiếtbị;phòngThanhtraPhápchế;phòngBảovệ

- PhòngĐàotạocóchứcnăng:Thựch i ệ n quảnlýNhànướcv ề hoạtđộngđàotạ o.ĐểthựchiệnchứcnăngquảnlýNhànướcvềhoạtđộngđàotạophòngĐàotạocónhiệ mvụ:Xâydựng,banhànhcácquyđịnhvềhoạtđộngđaotạo,kiểmtra,đánhgiáviệcthự chiệncácchươngtrìnhđàotạo.Cùngvớic á c phòngliênquantổchứcbiênsoạn,thẩm địnhvàlựachọngiáotrình,tàiliệugiảngdạy;tổchứcvàlậpkếhoạchdàotạo,đăngkýk hốilƣợnghọctập,xét quychếhọcvụ,cảnhcáokếtquảhọctập,chuyểnchươngtrìnhđàotạovàloạihìnhđàot ạo;phốihợpvớicácđơnvịliênquantrongtrườngtổchứccáchoạtđộnghỗtrợđàotạoc ácngànhhọc,hợptácquốctếvànghiêncứukhoahọc.

- VớiphòngQuảnlýkhoahọcthìchứcnănglà:Thammưu,đ ề xuất,tổnghợptro ngviệcchỉđạo,quảnlýcáchoạtđộngnghiêncứukhoahọc,ứngdựngvàchuyểngiaocô ngnghệcủatrường. ĐểthựchiệnchứcnăngcủamìnhphòngQuảnlýkhoahọccónhiệmvụ:

+Xâydựngphươnghướng,k ế hoạchnghiêncứukhoahọcv à côngnghệdàihạ nvàtừngnăm,làmthủtụcthànhlậpcáchộiđồngchuyênngànhđểxétduyệt,nghiêm thuvàđánhgiácácđềtàinghiêncứukhoa học, đánhgiákết quảnghiêncứukhoahọccủacánbộ,giảngviênvàHSSV,địnhkỳbáoc á o tìnhhìnhhoạtđộngnghiêncứukhoahọccủanhàtrườnglêncấptrên;

+Tổchứcgiớithiệucácthànhtựukhoahọcvàcôngnghệtrongvàngoàitrường,á pdụngc á c tiếnbộkhoahọcvàocôngt á c đàotạochuyênmôn,nghiệpvụsảnxuấtvàđ ờisống;tổchứccáccuộchộithảo,hộinghịkhoahọcc ó quymôtrongvàngoàiphạmvitr ƣờng.

- PhòngKhảothívàĐảmbảochấtlƣợngcóchứcnăng:Thựchiệnquảnlývềcô ngtáctuyểnsinh,đánhgiákếtquảhọctập,kiểmđịnhv àđảmbảochấtlƣợng.

+Nhiệmvụđặtralà:ThườngtrựchộiđồngtuyểnsinhcáckỳthiTHPTQuốcgia,t uyểnsinhhìnhthứcvừalàmvừahọc,tuyểnsinhvănbằng2,liênthông;triển khaicáchoạtđộngđảmbảochấtlƣợngđàotạovàkiểmđịnhchấtlƣợngđàotạo;xâydự ngvàthựchiệncáckếhoạchhàngnăm,trunghạnvàdài hạnđảmbảochấtlƣợngđàotạ o.

KếthợpvớicácphòngHợptácvàđàotạoquốctế,Quảnlýkhoahọc,Đàotạotr ongviệctuyểnsinh,đàotạotrongnướcvàngoàinướcđồngthờiứngdụngtiếnbộkhoa họccôngnghệtrongcôngtáctuyểnsinh,đàotạovàc ấp vănbằng,chứngchỉcủanhàtr ƣờng.

Tàichính:Làphòngcóchứcnăngthammưu,tổnghợp,đềxuất thựchiệnquảnlýcôngtáctàichính củatrường.Đồngthờilậpkế quảnlýcơsởvậtchất,trangthiết hoạchquảnlý,phânphối,giámsátthuvàchicácnguồnkinhphí,tàisản,vậtt ƣ k ỹ thuật,thựchiệnthanhquyếttoántheochếđộvàquyđịnhhiệnhànhcủaNhànướcvềt àichính. Đểhoànthànhtốtchứcnăngcủamìnhnhiệmvụđặtr avớiphònglà:Xâydựngkế hoạchdàihạn,ngắnhạn,từngquý,từngthángvềchitiêucủanhàtrường;kếthợpvớiv ớicácphòngtrongtrườngthựchiệnthuhọcphí,lệphú,xétcấphọcbổng,giảiquyêtchế độtiềnlương,chếđộphụcấpchocánb ộ , giảngviên.

Quảntrị:Chứcnăngquảnlýcôngtáchànhchính,quảnlýtàisản,sửachữakếtcấuhạtầ ng;khaithácsửdụngcácthiếtbịvàCSVC,phụcv ụ hoạtđộnggiảngdạy,họctậpv à nghiêncứuhọct ậ p củatrường.

+Nhiệmvụphòngcần thựchiệngồm:Phânloại,vàosổlưutrữcáccôngvăn,thưbáochí,tàiliệutừcácnơigửiđ ến,trìnhHiệutrưởngvàchuyểnđếnc á c đơnvịchứcnăngđểxửlý,giảiquyết.Tổchức lưutrữ,bảomậtcácloạivănbảntheoquyđịnh;chịutráchnhiệmvềtínhpháplýcủac ácvănbảnvàc á c quyđịnhvềthủtụchànhchínhtrongphạmvitoàntrường.

Quảnlývàsửdụngcondấutheoquyđịnhcủaphápluật,cácloạigiấy tờinsẵntiêuđề,cungcấpgiấygiớithiệu,giấyđiđườngchocánbộcôngchứcđ icôngt ác,xácnhậnngườingoàiđếncôngtáctạitrường.

Quảnlý,bảodưỡngtoànbộhệthốngcơsởhạtầngcủanhàtrường.Thựchiệnkếho ạchvàđiềuhànhngườiláivàcácxeôtôphụcvụcáclĩnhvựchoạtđộngcủatrườngtheoq uyđịnhchung.

- PhòngQuảnlýthiếtbịvớichứcnăng bị,phươngtiệnmáymócphụcvụnhiệmvụđàotạo,nghiêncứukhoahọcvà triểnkhaicáchoạtđộngứngdụng,chuyểngiaocôngnghệ;phụcvụnhiệmvụ đàotạo,nghiêncứukhoahọc. ậpkếhoạchxácđịnhnhucầutrangbịcủacác

+Nhiệmvụđặtralà:L đơnvịtừngnămvàdàihạnvềthiếtbị,phươngtiện,vậttưkỹthuậtphụcvụ hoạtđộnggiảngdạy,họctập,NCKHv à c á c yêucầukhácđểtrìnhduyệt.

Quảnlývàsửdụngcóhiệuquảphòngmáytính,thiếtbịtrìnhchiếuphụcvụ côngtáchọctập, giảngdạy, NCKHvà cáchộinghị,hộihọp.

PhòngTổchứccánbộ:PhòngTổchứccánbộcóchứcnăngquảnlý,triểnkhaitổchứcth ựchiệncácnhiệmvụvềcôngtáctổchức, cánbộ.

Vớichứcnăngquảnlýv à tuyểndụngcôngchứcviênchứctheoquyđịnhcủaNhà nướcvàtheophâncấpthẩmquyềnquyếtđịnh;thammưuvàrac á c loạiv ă n bảnv ề đi ềuđộng,luânchuyển,b ổ nhiệm,miễnnhiệm,khenthưởng,kỷluậtvàthựchiệncácc hếđộ,chínhsáchkhácđốivớicôngchức,viênchức;Sắpxếpcánbộ,giảngviênvàocácn gạch,bậc,chứcdanhphùhợpvớikhảnăng,trìnhđộtheoquyđịnh;thựchiệncácchín hsách,chếđộtiềnlương,phụcấp, tiềnthưởngvềthựchiệnchế độbảo hiểmytếđốivớicán bộ,giảngviên.

Côngtáchọcsinhsinhviêncóchứcnăng:Tổnghợp,t h a m mưu,đềxuấtgiúpHiệutrư ởngtrongviệcđiềuhành,quảnlý,triểnkhaic á c hoạtđộngvềcáclĩnhvực,chínhtrịtƣt ƣởng,vănhóađốivớicánbộcôngchứcvàHSSV.Đểhoànthànhchứcnăngcủamìnht hìnhiệmvụcủaphòngl à : Tổchứccácđợtsinhhoạtchínhtrịnhằmnângcaonhậnthức tưtưởngvàphẩmchấtđạođứcchocánbộ,giảngviênvàHSSV.Xâydựngkếhoạch,n ôidung,chươngtrìnhbiệnphápcôngtácHSSV;q u ả n l ý vàtiếpnhậnhồsơHSSVđồn gthờithựchiệnchếđộhọcbổng,họcphí,trợcấpxãhội,vayvốingânhàngcủaHSSVth eoc h ế đ ộ chínhs á c h hiệnhành;p h ố i hợpvớic á c phòngliênquangiảiquyếtc ác t hủtụchànhchínhliênquanđếnquyềnlợi,nghĩavụvàchếđộchínhsáchcủaHSSV.

Phápchếc ó chứcnăng:Tổchứctriểnkhaihoạtđộngthanhtra,kiểmtranhằmđảmbảo việcthihànhphápluậtbảovệquyềnv à lợiíchhợpphápcủacánbô,giảngviêntrongtr ƣờng;phổbiếnkiếnthứcphápluậtchocánbộ,giảngviênvàHSSV;kiếnnghị,điềuchỉ nh,bổsunghoànthiệncácvăn bảndotrườngbanhànhtheođúngquyđịnh củaphápluật. Đểthựchiện chứcnăngcủamìnhphòngcónhiệmvụ:Xâydựngchươngtrình,kếhoạchthanhtrakiể mtra;làđầumốitiếpnhậnvàgiảiquyếtcácđơnt h ƣ khiếunại,tốcáocủacánbộ,giảng viên,HSSVvàcôngdâncóliênquan;phốihợpvớicácphòngliênquantổchứctuyêntru yền,phổbiếnphápluật

- PhòngBảoVệ:Cóchứcnăngquảnlý,chỉđạotriểnkhaitổchứcthựchiệncáchoạ tđộngvềcôngtácđảmbảoanninh,trậttựan toàntoàntrường.

Nhiệmvụđặtra làxâydựngkế hoạchv àt ổ chứctriểnkhaithựchiệnbảovệanto àn,phòngchốngtrộmcắpgâyrốitrậttựtrongkhuvựclàmviệc,họctâptrongkítúcxá sinhviên;chùtrìgiảiquyếtcáccôngviệcliênquanđếncôngtác bảovệtínhmạngvàtàisảncủatậpthểvàcánhântrongphạmvitrườngquảnlý.

Nhƣvậythôngqua việctìmhiểuchứcnăng,nhiệmvụcủatrườngvàcácphòngtrựcthuộcchúngtôihiểuđư ợccôngviệcchungcủatrườngvàtừngphòngcụthểđểtừđóbiếtđượckhốilượngtàili ệuhìnhthànhgiúpcôngtácxâydựngdanhmụchồsơđƣợcthuậnlợivàphùhợpvớith ựctế,phảnánhđầyđủvàrõnhâtquátrìnhhoạtđộngcủanhàtrườngquatừng giaiđoạn.

QuaviệckhảosátthựctếchúngtôithấyrằngtrongquátrìnhhoạtđộngTrườngĐHHPsảnsinhrakhốilƣợnglớntàiliệuphụcvụchocôngtácquảnl ý, giảngdạyvàhọc tậpcủatrường.DođặcthùlàgiáodụcvàđàotạonênTrườngĐHHPchủyếusản sinh rabaloạitàiliệuchínhbaogồm:Tàiliệuhànhchính,tàiliệuchuyênmônvàtàiliệukho ahọckỹthuật.

Tàiliệuhànhchínhlàtàiliệucónộidungphảnánhnhữnghoạtđộngvềt ổ chứcv àquảnlýcủacáccơquantrêncácmặtchínhtrị,kinhtế,vănhoá,khoahọc,quânsự,ngo ạigiao, TrườngĐHHPl à đơnvịhànhchínhs ự nghiệptrựcthuộcUBNDthànhphố HảiphòngquảnlývềmặthànhchínhvàB ộ giáodụcđàot ạ o quảnlývềmặtchuyênmô nn ê n trongquátrìnhhoạtđộngsảnsinhrakhốilƣợnglớntàiliệuhànhchínhnộidungp hảnánhmọihoạt độngcủa nhà trườngđặcbiệtvềcôngtác giáodụcvàđàotạocủa trườngv í dụnhư:

Tàiliệuchuyênmônlàtàiliệuchuyênsâuvềmộtlĩnhvựcnhấtđịnh,TrườngĐ HHPcókhốilƣợngt à i liệuchuyênmônlà c á c bàithicủasinhviên.Cácsáchgiáotrì nhvềcácngànhđạotạocủatrường.

Tàiliệukhoahọck ỹ thuậtlàtàiliệucónộidungphảnánhcáchoạtđộngvềnghiên cứukhoahọc;phátminh,sángchế;thiếtkếx â y dựngc á c côngtrìnhxâydựngcơbản;t hiếtkếchếtạocácsảnphẩmcôngnghiệp;điềut r a khảo sát tàinguyênthiênnhiênnhƣ:địachất,khí tƣợngthuỷvăn,trắcđịa,bảnđồ, Trongquátrìnhhoạtđộngthìtàiliệukhoahọckỹthu ậtcủatrườngbaogồm:

- Tàiliệuxâydựngcơbản:gồmthuyếtminhcáccôngtrình,cácbảnvẽvềxâydự ngphònghọc,tườngrào,trungtâmthểchấtcủanhàtrường,… Đâylàkhốitàiliệulớnnhấtcủatrườnghiệnnaybởihàngnămcóhàngnghìnc á c khóaluậntốtnghiệpcủasinhviên,hàngtrămcôngtrìnhnghiêncứukhoahọccáccấpc ủacánbộ,giảngviênvàsinhviênnhàtrườngphảnánhhoạtđộngnghiêncứukhoahọc củac á n b ộ , giảngviênv à HSSVnhàtrường.Bêncạnhđócòncócácbàibáotrêncác tạpchícủatrongvàngoàinước,xuấtbảntạpchíkhoahọc.

Quabảngthốngkêchúngtathấyrằngkhốilượngtàiliệuhàngnămcủanhàtrườn gngàymộttăng.Trong3nămsốlƣợngvănbảnđếntăngkhoảnghơn100vănbản,sốlƣ ợngvănbảnđităngkhoảng500vănbản.

Nhƣvậyvớisốlƣợnglớnvănbảnchứađựngrấtnhiềuthôngtinquantrọng,cầnt hiếtvàđángtincậythìnhàtrườngcầncósựquantâmvànhữngbiệnphápphùhợpđểtà iliệunhàtrườngpháthuytốiđagiátrịphụcvụtốtcôngtácquảnlý,giảngdạyvàhọctậpc ủanhàtrường.

1.1.3.ÝnghĩatàiliệuTrườngĐHHP Ýnghĩatàiliệulànhữngvaitròquantrọngmàtàiliệumanglại.TrườngĐHHPlàt rườngđạihọc cônglậptrựcthuộcUBNDthànhphốHảiPhòng, trườngcó11phòngchứcnăng,3trungtâm,3trườngthựchànhvàgần20khoavớihơ n800cánbộ,giảngviênvàhơn12.000sinhviênthuộccác hệnênkhốilƣợngtàiliệusả nsinhratrongquátrinhhoạtđộnglàrấtlớnvàcóýnghĩavôcùngquantrọngđốivớiTrƣ ờngĐHHPnóiriêngvàthànhphốnóichung.

TàiliệuTrườngĐHHPphảnánhtoànbộlịchsửhìnhthành,pháttriểnvềc á c mặt hoạtđộngcủanhàtrường.Khốitàiliệunàyđã,đangvàsẽgópphầnquantrọngtrongsự nghiệpxâydựngnhàtrường.

Trướchếtvớihoạtđộngquảnlýcủanhàtrường:Từhoạtđộngđàotạođãsảnsin hr a hệthốngcácvănb ả n tàiliệugồm:Nghịquyết,Kếhoạch,Chươngtrình,Quyếtđị nhvềmọimặtnhƣtổchứcbộmáy,vềnhânsự,vềmởmãngànhđàotạo,liênkếtđàotạo,

…nhữngloạivănbản, tàiliệunàychứar ấ t nhiềuthôngtinlàcăncứkhôngthểthiếuđểlãnhđạoracácquyết địnhphụcvụhoạtđộngquảnlý,điềuhànhvàpháttriểntrường.Hàngngày,hànggiờ

BanGiámhiệu,cáccánbộ quảnlýcủa nhàtrườngthườngxuyênsửdụngnhữngthôngtintrongtàiliệuđ ể đưaraphướnghư ớng,hoạchđịnhcácchươngtrình,kếhoạchphùhợpvớithựctế nhƣviệcmởrộngthêmcácngànhphùhợpnhucầuxãhộivàcắtbớtnhữngmãngànhkhô ngphùhợpđểtrườngpháttriểnổn địnhvàbền vững.Bêncạnhđó,tàiliệunhàtrườngcòngiúp

BanGiámhiệubanhànhcácloạivănbảnquảnlýchophùhợp.Tàiliệudonhàtrườngs ảnsỉnhracònlàbằngchứnggiúpBanGiámhiệunhàtrườngcóthểdựavàođóđểthanht ra,kiểmtra cáccánbộ, giảngviênkhicầnthiết.

TàiliệuTrườngĐHHPcóýnghĩatolớntrongviệcnghiêncứukhoahọcvàhọc tập.Tàiliệuhìnhthànhtừcáccôngtrìnhnghiêncứukhoahọccáccấp,cácbàibáođăng trêntạpchí,cácluậnv ă n , đồá n tốtnghiệpcủasinhviên, Đâyl à nguồntàiliệuthamk h ả o quýgiáđ ể cánbộ,giảngviênv à HSSVnhàtrườngmởrộngthêmkiếnthứcđểgi ảngdạyvàhọctập,cáccán bộ,giảngviêncókiếnthứcvềchuyênmônvàkhaohọcđểmởrộngbàigiảnggiúpsinhvi ênhiểuhơnđồngthờigiúpsinhviênNCKHmanglạithànhtựulớnchotrường.Sinhviê ncóthêmkiếnthứcđểhọctập,nghiêncứuvàtíchl ũ y chomìnhnhiềukinhnghiệmtron gcáchthứcNCKH.

Tàiliệukhoahọckỹthuậtc ó tínhk ế thừac a o v ì t h ế trongnghiênkhoahọcv iệcthamkhảocáccôngtrìnhnghiêncứuđitrướcgầnlàmộtyêuc ầ u bắtbuộc.Hầuhết cácđềtàinghiêncƣúkhoahọctrêntừnglĩnhvựccụt h ể , đềuphảitìmhiểuvềtìnhhìnhv ànhữngkếtquảnghiêncứucóliênquanc ủ a nhữngngườiđitrước.Trườngcórấtnhiề ucácđềtàinghiêncứukhoahọcđ ã đƣợcứngdụngtrong thựctế,cácbàiviếttrêntạpchí khoahọcvề tựnhiên,xãhộivàkỹthuật đâylànguồntàiliệuquýđể nhàtrườngkếthừavàpháthuytốiđagiátrịtạorabướcquantrọngtronglĩnhvựcNCKH củanhàtrường. Đốivớimỗicánbô,giảngviênvàHSSVthìnguồntàiliệunàylạivôcùngquan trọngbởiđểcóthểhọctập,nghiêncứukhoahọcvàgiảngdạytốtthìnghiêncứukhoahọ clàmộtphầnkhôngthểthiếutrongcôngtácđàotạo

TàiliệuTrườngĐHHPcóýnghĩalịchsửlớnbởithôngquakhốilượngtàiliệuhì nhthànhnhàtrườngnghiêncứulịchsửxâydựngvàpháttriểnnhàtrường,xâydựngđ ượchìnhảnhnhàtrườngquacácthờikỳ.Việcxâydựnghìnhảnhcóýnghĩarấtlớnbởit ừhìnhảnh,truyềnthốngnhàtrườngđểmởrộngquanhệhợptác,liênkếtvớicáctrường trongnướcvàcáctrườngnướcngoàitronglĩnhvựcđàotạo,nghiêncứukhoahọcđồng thờinângcaovịthế,u y tín.Việcxâydựnglịchsửnhàtrườnggiúpcánbộ,giảngviênv àHSSVhiểuđƣợcquátrìnhhìnhthànhvàpháttriển,quađópháthuytruyềnthốnghọct ậpvàgiảngdạytốthơn.

Từnhữngýnghĩanêutrênchúngtathấy,tàiliệuTrườngĐHHPcầnđượcthut hậpvàbảo quảnmộtcáchđầyđủđểpháthuyhếtgiátrịphụcvụ vàđápứngyêucầudạyvàhọccủacácthếhệthầyvàtrònhàtrường.

C P ngày08/4/2004củaChínhphủvềcôngtácvănthƣdành3ĐiềucủaMục3trongCh ương3quyđịnhvềlậphồsơ,giaonộphồsơtàiliệuvàolưutrữcơquan,tổchức.Trong đóđềcậpđếnnộidungviệclậphồsơhiện hànhvàyêucầuđốivớihồsơđượclập;giaonộpt à i liệuvàolưutr ữ hiệnhànhcủac ơ q uan,tổchứcvà tráchnhiệmđốivớicôngtáclậphồsơ,giaonộptàiliệuvàolưutrữhiện hành;

- LuậtLưutrữđượcQuốchộinướcCộnghòaXãhộichủnghĩaViệtNamthôn gquangày01/01/2011(cóhiệulựctừngày01/7/2011)quyđịnhvềtráchnhiệmlậphồs ơvànộplưuhồsơ,tàiliệuvàolưutrữcơquan;

Việcxâydựng,banhànhvănbảnchỉđạo,hướngdẫnnghiệpvụvềlậphồsơvànộ plưuhồsơ,tàiliệuvàolưutrữhiệnhànhởcáccơquan,tổchứcĐảngvàNhànướcđãđư ợcquantâmđúngmứcvàcơbảnđápứngyêucầucôngtáccủacơquan,đơnvị.Tuynhiê n,côngtácvănthƣcũngnhƣcôngtáclậphồsơhiệnhànhcủacáctổchứcchínhtrị- xãhộichƣađƣợcquyđịnhtrongcácvănbảnnghiệpvụ.

BNVngày16/4/2014củaBộNộivụhướngdẫnxâydựngq u y chếcôngtácvănthư,l ƣutrữcủacáccơquan,tổchức.

NCngày30/7/2014vềviệcchấnchỉnh,nângc a o hiệuquảcôngtáclậphồsơcôngviệc vàgiaonộphồsơ,tàiliệuvàolưutrữcơquan,lưutrữlịchsử.

- Quyếtđịnhsố693/QĐ-UBNDngày03tháng4năm

VTLTngày18/9/2014vềviệchướngdẫnlậphồsơcôngviệcvàgiaonộphồsơ,tàiliệuv àolưutrữcơquan,lưutrữlịchsử.

- Côngvănsố23/CCVTLT-QLVTLTngày25/01/2013củaChicụcVănt h ƣ - LưutrữvềviệchướngdẫnthựchiệnNghịđịnhsố01/2013/NĐ-

Kháiniệmhồsơcórấtnhiềucáchhiểukhácnhau:Hồsơlàtậphợpcácvănbản, tàiliệucóliênquanvớinhauvềmộtsựviệc,mộtvấnđề,mộtđốitƣợng,hoặccó một,hoặcmộtsốđặcđiểmhìnhthànhtrongquátrìnhgiảiquyếtcôngviệcthuộcchứcn ăng, nhiệmvụcủamộtcơquan,tổchứchoặcmộtcánhân.[6,Tr.187]

Hồsơlàmộttậpvănbản(hoặcmộtvănbản)cóliênquanvềmộtvấnđề,sựviệc( haymôtngười)hìnhthànhtrongquátrìnhgiảiquyếtvấnđề,sựviệcđóhoặcđược kết hợplạidocónhữngđiểmgiống nhauvề hìnhthức nhƣcùngloạivănbản, cùngtác giả,cùngthờigianbanhành.[19, Tr.333]

Hồsơlàmộttậptàiliệucóliênquanvớinhauvềmộtvấnđề,mộtsựviệc,mộtđố itƣợngcụthểhoặccómộtđặcđiểmchung,hìnhthànhtrongquá trìnhtheodõi,giảiquyếtcôngviệcthuộcphạmvichứcnăng,nhiệmvụcủac ơ quan,t ổchức,cánhân.[8,Tr.2]

Thứhailậphồsơlàviệctậphợpvàsắpxếpvănbản,tàiliệuhìnhthànhtrongquátrìn h theo dõi,giảiquyếtcông việcthànhhồsơtheonhữngnguyêntắcvàphươngphápnhấtđịnh.[13,Tr.2]

Trướchếtviệclậphồsơhiệnhànhdocánbộ,giảngviêntrựctiếpgiảiquyếtcôngviệclập; đƣợctiếnhànhđồngthờivớiquátrìnhgiải quyếtcôngviệc.Việclậphồsơhiệnhànhđảmbảovănbản,tàiliệuphảnánhđúngcôngviệ c,chấtlượnghồsơkhinộpvàolưutrữđạtyêucầu.

- Việclậphồsơgiúpchocánbộ,côngchứcnắmchắcthànhphần,nộidungvàkhố ilƣợngvănbảnhìnhthànhkhigiảiquyếtcôngviệc,tránhđƣợctìnhtrạngphântán,thấtlạ ctàiliệu;việclậphồsơcôngviệcsẽgiúpchocáccánbộ,giảngviênmớitiếpxúccôngviệc, khitiếnhànhthựchiệncôngviệcsẽhiểuđƣợccầnphảixâydựngnhữngvănbảnnàohoặc cácbướctriểnkhaicôngviệcmàkhôngcầnphảicóngườihướngdẫn.

Côngtáclậphồsơnhằmquảnlýđượctoànbộcôngviệccủatrường,phânloạivănbản,c ôngvăn,giấytờmộtcáchkhoahọc,hợplý,quảnlýhồsơđượcchặtchẽ,lưugiữnhữngh ồsơcầnthiết,cógiátrị,tránhviệclậphồsơtrùnglặphoặccôngviệcquantrọngnhƣngk hôngđƣợclậpthànhhồsơ;lậphồsơtốtsẽtạođiềukiệnthuậnlợichoviệcgiaonộpnhững hồsơcógiátrịvàolưutrữnhàtrường.

TrướchếtlànhậnthứcvàchỉđạocủaBanGiámhiệunhàtrườngđốivớicôngtác vănthưlưutrữ:Lãnhđạonhàtrườngchưathậtsựhiểuhếtvait r ò vàtầmquantrọngcủa côngtácvănthư,lưutrữnênchưaquantâmvàđầutưđúngmứcchocôngtácnày.Nga yvềmặttưtưởngthìtrongđộingũBanGiámhiệunhàtrườngđãkhôngcoitrọngvàkh ôngchỉđạođểđưaranhữngq u y địnhchocôngtácvănthư,lưutrữđivàonềnếpmàlu ônlàmtheothóiquenhìnhthànhtừrấtlâu.Dokhôngchútrọngvàquantâmthườngx uyênđếncôngtácnàynênnhàtrườngchưabanhànhđượcnhiềuvănbản quyđịnhvềcôngtácvănthư,lưutrữ.Trongkhiđó,dođặcthùcôngtác nàyrấtcầnsực h ỉ đạotừlãnhđạonhàtrườngđểthayđổivềmặttưtưởngcủatoànthểc ánb ộ, giảngviênnhàtrường.

Thựctiễntrongcôngtácsoạnthảovănbảncủanhàtrườngđãnóilênđượccác hnhìnnhậnv à thóiquenlàmviệcc ủ a nhàtrường.Tùyvàotừngchứcnăngvànhiệmv ụcủamỗiphòngmàcánbộphòngđósẽsoạnthảovănbản,saukhisoạnthảoxongcánbộ sẽtrìnhtrưởngphònghoặcphótrưởngphòngkýnháyduyệtvềmặtnộidungvàchuyê nviênsoạnthảovănbảncótráchnhiệmtrìnhBanGiámhiệuphụtráchkỳvàđƣaxuống vănthƣlấysố.Vớicáchthứcsoạnthảovănnàyvănbảnsaivềmặtthểthứcrấtnhiềubởiv ănbảntrướckhitrìnhkýkhôngđượccánbộvănthưkiểmtravềmặtthểthứcmàđưathẳn glênBanGiámhiệuký.Lềlốilàmviệcnàyđãđƣợchìnhthànhtừrấtlâuvàhiệnnay vẫndiễnrađiềunàysẽlàmchovănbảnTrườngĐHHPthiếutínhpháplývàgiátrịkh ôngcaođốivớicơquan,đơnvịnhậnđƣợcvănbản.Cánbộsoạnthảovănbảnchƣahiểu đƣợcvaitrò,tầmquantrọngcủaviệcsoạnthảođúng thểthứcmặcdù đãđượccánbộvănthưnhắcnhởnhưngd o nhàtrườngchưacóquyđịnhcụthểviệcdu yệtthểthứcvănbảntrướckhitrìnhký,vănbảnkhi đượckýđưaxuống vănthƣdùbiếtsainhƣngvẫnđóng dohiểuđƣợccáchthứclàmviệcvàlongạikhiđãcóchữkýkhông đóngsẽlàg â y khódễvàsáchnhiễuđồngnghiệp.

Trongviệcbanhànhvănbản TrườngĐHHPtiếnhànhnhưsau:Văn bảns a u khisoạnthảocómộtsốphònglàmhaibảngốc,mộtsốphònglàmmộtbảngốc Saukhitrìnhkývănthƣgiữmộtbản,phòngsoạnthảogiữmộtbảns a u đóđơnvịsoạnt hảonhânbảnvàpháthànhvàgửicácđơnvị,cơquanliênquangiảiquyết.Mộtsốphòng soạnthảolàmhaibảngốc,mộtsốphòngc h ỉ làmmộtbảngốc.Nênvănthƣgiữmộtbả nnênphòngsoạnthảosẽkhôngcònbảnlưuđiềunàygâynênsự khôngthốngnhấttron gviệclưuvănbảngiữacácphòng trongtrườngđiềunàygâykhókhănchocôngtáclập hồsơvàthutàiliệuđốivớicánbộvănthƣ.

Trongviệclưugiữtàiliệuđivàđếncủacácphòngcũngdiễnrakhôngtheonềnếp Cánbộ,giảngviênđểchungtấtcảcácloạitàiliệucùngvớinhaut ạ o thànhbó.Đâylàth óiquenđãcótừlâuvàănsâuvàotiềmthứccủamỗic á n bộ ,giảngviênnênkhicầncácc ánbộ,giảngviêntìmrấtkhóg ây tìnhtrạngđìnhtrệtrongcôngviệcthậmchímộtsốc ánbộphòngkhithấynhiềumanghủybớtđimàkhôngbiếtđâulàvănbảncầnlưugiữđể phụcvụchínhmìnhvàphụcvụmụcđíchchungcủanhàtrường.

Cuốihàngnăm,khicánbộvănthƣđithuthậphồsơ,tàiliệuthìcáccánbộkhônggi aonộpđƣợctàiliệuvàchorằngtấtcảtàiliệulàcủamìnhlàquantrọngcứ đểởcácbókhinàocầnthìtìm trongđósẽcóngaychứgiaonộpchoc án bộvănthƣsẽbịmấthoặckhicầnthìphảiđixađ ểlấy.Cánbộcácphòngchỉgiaonộpnhữngt à i liệul à bảnphoto,thậmc h ỉ l à nhữngtà iliệukhôngphảnánhđƣợcchứcnăng,nhiệmvụcủamìnhđiềunàygâykhókhănrấtlớ nchocánbộlàmcôngtácvănthưlưutrữkhilàmnhiệmvụcủamình.

QuaviệcnắmđượclềlốilàmviệccủaBanGiámhiệuvàcánbộ,giảngviênTrườ ngĐHHPđốivớitàiliệuhìnhthànhtrongquátrìnhhoạtđộngthì chúngtathấyrằngvănbản,tàiliệuTrườngĐHHPkhôngđảmbảovềmặtthểthứctheoq uyđịnhhiệnhành,tàiliệukhôngsắpxếpkhoahọcbởithiếusựhiểubiếtvềcôngtácvă nthưlưutrữ.

Bướcmộtlàmởhồsơ:Ngườimởhồsơlàcôngchức,viênchứcđượcgiaonhiệmvụ.L ấymộttởbìadocánbộvănthƣcơquanphátsauđócăncứvàocôngviệccụthểcủamình vàđiềucácyếutốthôngtinlênbìahồsơnhƣ:Sốkýhiệuhồsơ, tiêuđềhồsơ,nămmởhồsơ.

- Bướchailàthuthậpvănbảnđưavàhồsơ:Thuthậpkịpthời,đầyđủt à i liệuhìn hthànhtrongquátrìnhgiảiquyếtcôngviệcđểđƣavàohồsơ;tàiliệuđƣavàohồsơphải làbảnchính,bảngốchoặcbảnsaocógiátrịnhƣbảnchính;tàiliệuvềviệcnàophảiđƣợc đƣavàđúnghồsơcủaviệcđókhôngđƣanhầmvàohồsơkhác.

- Bướcbalàkếtthúchồsơ:Khicôngviệcgiảiquyếtxongthìhồsơđượckếtthú c,ngườilậphồsơcótráchnhiệm:Kiểmtramứcđộđầyđủcủavănbản,tàiliệucótrong hồsơ,nếuthiếucầnbổsungchođủ;xemxétloạirakhỏihồsơbảntrùng,bảnnháp, bảnthảonếuđãcóbảnchính.

+Sắpxếpcácvănbản,tàiliệutronghồsơ:Đểcốđịnhtrậttựvănbản,tàiliệu,đả mbảomốiquanhệgiữatàiliệuvớinhau,làmchohồsơphảnánhvấnđề,sựviệcmộtcác hrõràng.Tùytừnghồsơmàcócáchsắpxếpchophùhợpnhƣ:Sắpxếptheotrìnhtựgiải quyếtcôngviệchoặctheothờigian,tênloại,tácgiảvănbản.Dùsắpxếptheocáchnàoth ìcũngcầnphảnánhcôngviệcvàlôgichợplý.

+Biênmụchồsơ:Chỉbiênmụchồsơkhicôngviệcđãgiảiquyếtxonghoặcvụviệ ckếtthúc.Trướckhibiênmụcchúngtôikiểmtralạilầncuốicácvănbảntàiliệutronghồ sơ,nếuthấythiếuthìthuthập,bổsungchođầyđủ,kiểmtralạivàsắpxếpcácvănbảntro nghồsơ.Việcbiênmụchồsơgồm:

+Đánhsốtờđểcốđịnhvịtrícácvănbảntronghồsơ,đảmbảokhôngbịthấtlạcv àtratìmđƣợcnhanhchóng.Khiđánhsốtờdùngbútchìđenđểđánhbêngócphảimỗiv ănbản,đánhtừsốtờđầutiênđếncuốicùngcótrongh ồ sơhoặcđơnvịbảoquản.

+Viếtmụclụcvănbảnnhằmhệthốngcácvănbản,tàiliệuvàvịtrísắpxếpcủachú ngtronghồsơ.Viếtmụclụcvănbản,tàiliệulàghicácthôngtintừ vănbản,tàiliệucótro nghồsơvàotờmụclụcvănbản,tàiliệunhằmthốngk ê vàcốđịnhthứtựnhữngvănbản,t àiliệuđƣợcsắpxếp,đánhsố.Cấnviếtđ ầ y đủchínhxáccácthànhphầncầnthiếtcủav ănbảnvàomụclụchồsơ.Mụclụcvănbản,tàiliệunếunhiềutrangphảiđánhsốtrangriê ngvàđặtởđầuhồsơngaysautờbìa.

Chúngtathấyrằngđểlậphồsơhoànchỉnh,khoahọcphảitiếnhànhđầyđ ủtừngb ƣớcvàmỗicánbộ,giảngviênphảitựlậphồsơcôngviệcchomình. Quakhảosátthựctếtại11phòngcủaTrườngĐHHPchúngtôithấyrằngc á c phò ngnàyvẫnchƣalậpđƣợchồsơcôngviệcchomình. Đểthamgiahọccaohọctheodiệnnhàtrườngcửđihọcthìhồsơgồmcócácloại vănbảnsau:

Nhữngloạiv ă n bảnl i ê n quanđếnviệcđihọccaohọccủamộtgiảngviêntrongtr ườngvàc ó t h ể lậpthànhmộthồsơ,trongkhihàngnămn h à trườngcókhoảng50cán bộ,giảngviênthamgiahọcthạcsĩ,20cánbộ,giảngviênthamgianghiêncứusinhthìđãc ókhoảng70hồsơđượchìnhthànhmàđ ây chỉlàmộtmảnghoạtđộngnhỏcủanhàtrườ ng.Tàiliệunghiêncứukhoa họccủatrườngchiếmkhốilượnglớnrấtlớn.Hàngnăm,nhàtrườngcóhàngnghìnkhó aluậntốtnghiệp,đồántốtnghiệpcủasinhviêncáchệchínhquy,tạichứcv à liênthôn g.Hàngtrămđ ề t à i nghiêncứukhoahọcc ủ a cánbộ,giảngviênvàsinhviêntừđềtàicấ p trungươngcấpthànhphố,cấptrườngvàcấpkhoa,phòng.Cácbàibáoviếttrêntạpchí khoahọccủanhàtrường.

Tấtcảcácloạitàiliệunàyluônởtrongtìnhtrạngchấtđống,bógóivàn ằ m rảirá cở cácphòngkhôngđƣợcsắpxếp,bảoquản.Hainămgầnđây,cuốimỗinămcánb ộvănthưđếntừngđơnvịhướngdẫnvàthutàiliệutheochủtrươngcủanhàtrườngđềra Tàiliệuthuđƣợclàtrùngthừavàkhôngcóg i á trịcaobởicácphòngchỉnộpnhữngtàili ệupháthànhchungtoàntrườngmàphòngnàocũngcókhôngphảnánhđượcchứcnăn g,nhiệmvụcủatừngphòng.Điềunày gâyrakhókhănrấtlớnchoviệcquảnlýhồsơcủacảcánbộvănt h ư vàc á n b ộlưut r ữ ki êmnhiệmcủanhàtrường.B ở i tàiliệuthuvềkhônglậpđượchồsơmàchỉởdạngtậpl ưuvănbảnmàtậplưuvănbảnthìcánbộvănthưđãcóbảngốc.

Hiệnnayở11phòngchứcnăngcủanhàtrườngcókhoảng50mtàiliệuchưađượ cnộplưuvềbộ phậnlưutrữvàchưađượclập hồsơvàchỉnhlýđểđƣavàokhaithácsửdụng.Nhữngtàiliệunàycótừnhữngnăm200 0trởlạiđây.

- Trướchếtlàýthứcvàtráchnhiệmcủacánbộ,giảngviên:Khảosátthựctếch othấytrong11phòngcó02phòngcóýđịnhlậphồsơ,sắpxếphồsơvàbảoquảntàiliệuc ủamìnhlàphòngTổchứccánbộvàphòngChínhtrịcôngtáchọcsinhsinhviêncònchín phòngkhônglậphồ sơcôngviệccủamình.Bởi,cáccánbộởnhữngphòngchorằngđól àviệccủacánbộvănthƣchứkhôngphảinhiệmvụcủamình.Vănbảntrongquátrìnhgiả iquyếtcôngviệckhôngđƣợcsắpx ế p theothứt ự màđ ể ngổnngangv à chungvàovới nhauởtấtcảcácloạiởtrênbànlàmviệccảgiấynháp,giấynhớvàgiấyin.Hơnnữacán bộcủa11phòngtrênkhôngđượcbộphậnvănthưđưachobìah ồ sơcôngviệcvàhướn gdẫncáchghicácbướccầnlậphồsơmàchỉđượchướngdẫnquamộtsốvănbảncủaN hànướcbanhành.Bởithựctế,cáccánbộ,giảngviênkhôngnắmđượccácbướccầnlà mcủaviệclậphồsơsaochokhoahọcnêntàiliệukhigiảiquyếtxongkhôngcònquantrọn gvớicánbộcácphòng.Cuốimỗinăm,khidọnphòngsẽhủytheocáchriêngcủamỗingƣ ời.

Tronghaiđơnvịcóýđịnhlậphồsơthìcũngchƣalậpđƣợchồsơhoànchỉnhmàchỉ sắpxếpgọngàngvàngănnắphơn,cóýthứchơntrongviệcbảov ệ tàiliệucủamìnhđƣa vàocáccặp,hộpkhicầnthìtratìmthuậnlợihơn.Bởicánbộcủahaiphòngchobiếtkhô ngđược hướng dẫncụthể,cũngkhôngc ó bìahồsơmẫuđểlậphồsơcôngviệcmàchỉtựýthứcđƣợcvait ròcủatàiliệuvàxếpgọngàngđểkhicóviệccầntìmthìsẽdễthấyhơn.

Thiếtnghĩởmộttrường đạihọccóq u y môl ớ n v àđộingũcánbộcótrìnhđộch uyênmônkhácaomàchƣahiểuhếtđƣợctầmquantrọngcủaviệclậphồsơcôngviệclà mộtvấnđềcầnphảixemxétvàđâylàthựctrạngđãcótừ lâuởTrườngĐHHP.

- Thứhailàbộphậnvănthưnhàtrường:Quakhảosátchúngtôinhậnt h ấ y donh àtrườngcóhơn800cánbộ,giảngviênvàhơn10nghìnsinhviênvớihaicánbộvănthư: mộtvănthƣphụtráchquảnlývàsửdụngcondấu,mộtcánbộvănthƣphụtráchquảnlý vănbảnđi–đến;phầnmềmquảnlývăn bản củanhàtrườngvàkiêmnhiệmcôngtáclưutrữ.Vớikhốilượngcôngviệchàngngàycủ amình,hàngngàyhaicánbộphảilấyhơnchụcsốvănbảnđicácloại,cậpnhậtvàophần mềmvàtrangwebđểđưathôngtinvàđóngrấtnhiềudấuphụcvụhoạtđộngcủanhàtrườ ng.Vìvậy,cánbộvănthưkhôngcóthời gianđểđitừngđơnvịhướng dẫnlậphồ sơhơnnữatrìnhđộchuyênmôncủacánbộvănthưchưađảmbảođểhướngdẫnlậphồ sơ.Bởivìtronghai cánbộvănthƣthìmộtcánbộvănthƣcótrìnhđộtrungcấpvănthƣđánhmáy,cókinhn ghiệmtrongviệcbảoquảncondấunhưnglạikhôngcókinhnghiệmtrongviệchướngd ẫnlậphồsơcôngviệc.Cònmộtcánbộlàcửnhântinhọcđanghọctrungcấpvănthƣch ưacókinhnghiệmtrongcôngtácvănthư,lưutrữnênchưađảmnhậnđượcviệchướn gdẫnlậphồsơcôngviệcvàquảnlýhồsơcủatrường.

TrườngĐHHPtừkhithànhlậpđếnnayvẫnchưalậpđượchồsơcôngviệcvàch ƣathuthậpđƣợctàiliệumàtàiliệuluônởtrongtìnhtrạngbó,gói,mấtvàthấtlạc.Chỉcó cáctậplưuvănbảnđivàvănbảnđếnởbộphậnvănthư,nhưngsốlượngtàiliệunàykh ôngnhiềuvàchưađượcthốngkêcụthểđểdướidạngcặp,hộpvàlưutạibộphận.Hơnn ữa,quakhảosátthựctếchúngtôithấyrằngkhốilượngtậplưuvănbảnđivàvănbảnđến ởbộphậnvănthưlưutừnăm2009đếnnay.Từnăm2009theoquyđịnhcủaNhànướcv ềviệck i ể m trachéocôngtácvănt h ư lưut r ữ trongcácc ơ quanhànhchínhNhànướ c,đơnvịsựnghiệpđượcsựhướngdẫnvàgópýcủachicụclưutrữthànhphốHảiPhòng vàcácđơnvịđikiểmtranhàtrườngmớitriểnkhaiviệcvănthư lưumộtbảngốc.

ThứbalàtráchnhiệmcủaBanGiámhiệuvàphòngHànhchínhQuảntrị:Đểcôngtácl ậphồsơcôngviệcđivàonềnếpthìsựchỉđạocủaBangiámhiệunhàtrườnglàtiềnđềv àvôcùngquantrọng.Nhƣngquaviệct ì m hiểu,phỏngvấnlãnh đạonhà trườngđốivớicôngtácvănthư,lưutrữnóichung,côngtáclậphồsơcôngviệcnóiriêng thìlãnhđạochưathựcsựquant â m vàđầutưchocôngtácnày.BanGiámhiệunhàtrườ ngchưađầutưcơsởvậtchâtchocôngtácvănthưlưutrữ,nhàtrườngvẫnchưacókhol ƣutrữhiệnhành,chƣamuabìahồsơgiaochocánbộđểcánbộcăncứvàođólậphồsơcô ngviệcchomình.Lãnhđạonhàtrườngkhôngcóbiệnpháp,cáchthứctuyêntruyềnvăn bảnchỉđạocủaTrungương,UBNDthànhphốvềvềcông tácvănthưlưutrữ,khôngđưarađượctráchnhiệmcủamỗicánhântrongcôngtáclập hồsơ.BanGiámhiệunhàtrườngchưathựcsựhiểuhếtvaitrò,tầmquantrọngcủacô ngtácnàynênsựchỉđạochƣađƣợcquyếtliệtvàtriệtđ ể.

BanGiámhiệunhàtrườngcũngđãchỉđạobanhànhmộtsốvănbảnq uy địnhtro ngcôngt á c v ă n thư,lưutr ữ nóichung.Hiệnnay,n h à trườngchưacóquyđịnhcụth ểtrongviệclậphồsơcôngviệcnêncôngtácnàyvẫnchƣađƣợcquantâmthíchđáng. NhàtrườnggiaochophòngHànhchính-

Quảntrịphụtráchquảnlýcôngtácvănthư,lưutrữnhưnglãnhđạophòngkhônghiểuv ềcôngtácvănthư,lưutrữnênthammưuchưahợplý.Lãnh đạophòngchƣaphổbiến,triểnkhaicácvănbảnmới,chƣachỉđạođƣợccôngtáclậphồ sơtạicácphòng,chưacóchủtrươngxâydựngkholưutrữhiệnhành.Mọiviệcliênqu anđếncôngtácvănthư,lưutrữgiaohếtchobộphậnvănthưchịutráchnhiệm.Cót h ể nóirằnglãnhđạophòngHànhchínhQuảntrịtrêndanhnghĩalàquảnlý,t h a m mưuvềc ông tác văn thư,lưutrữnhưng thựctếthìkhôngquan tâmđếncôngtácnày.Đâylàmộttrởngạilớnđốivớibộphậnvănthƣbởikhilãnhđạ okhôngchỉđạothìkhôngd ám mạnhdạnđƣar a c á c biệnphápđ ể hoànthiệncôngtác này.Dokhôngcósựthanhtra,kiểmtranênbộphậnvănthƣcũngkhôngchủđộngthực hiệncáccôngviệcvốnđãthànhnếptừlâucủanhàtrường.

Quảnlýlàmộtkháiniệmrấtrộngthểhiệnởtừnglĩnhvựckhácnhauthìs ẽ cócáchh iểukhácnhau.Theonghĩachungnhấtthìquảnlýlàsựtácđộngc ủ a chủthểquảnlýlên đốitƣợngquảnlýnhằmđạtđƣợcmụctiêuquảnlý.Việctácđộngtheoc á c h nàocòntu ỳthuộcvàoc á c gócđộkhoahọckhácnhau,cáclĩnhvựckhácnhaucũngnhƣcáchtiếpc ậncủangườinghiêncứu.

Quảnlýhồsơbaogồmviệcsắpxếp,thiếtkếvàxemxétlạicácvănbản,hồsơtrong tổchức.Nóliênquanđếnviệcphốihợpcácnhiệmvụ,quảnlý,bảoquản, tiêuhủytrongsựhoạtđộngcủamộttổchức.[19,Tr.1]

- Quảnlýtốthồsơ sẽ giúpcánbộ,giảngviênTrườngĐHHPt r a cứuthôngtin nhanhchóng,chínhxácđểkịpthờicungcấpthôngtintincậygiảiquyêtcôngviệcđạthi ệuquảcaonhất.

- Quảnlýhồsơmộtcáchkhoahọc,bàibảngiúpcôngtáclưutrữnhàtrườngđiv àonềnnếp,khôngmấtnhiềukinhphíchoviệcchỉnhlý,sắpxếplạihồsơ,tàiliệuđểbộ phậnlưut r ữ tiếnhànhc á c khâunghiệpvụlưutrữnhằmphụcvụtốtchocôngtáckhait hác,tracứuphụcvụtốtnhấtviệctratìmt à i liệuchocánbộ,giảngviênnângcaohiệusuấ tvàchấtlƣợngcông việccủamình.

Việcquảnlýhồsơphụ thuộcvàoviệccólậpđƣợchồ sơhaykhông,bởikhilậpđƣợchồsơmớiquảnlýđƣợchồsơ.Thựctếchothấyviệcquảnlýhồsơ làkhô ngcóbởicánbộ,giảngviêncácphòngkhônglậphồsơ,cánbộvănthƣdokhôngcós ự quantâm,c h ỉ đạonêncũngkhôngthựchiệntốtviệchướngdẫn,đưabìahồsơchocánb ộ,giảngviên.DođặcthùTrườngĐHHPl à đơnvịsựnghiệpphụcvụsựnghiệpgiáodụ cvàđàotạonêncó02phòngcủabộphậnnhỏquảnlýđiểmcủasinhviênlàphòngĐàotạ ovàphòngKhảothívàĐảmbảochấtlƣợngnhƣngviệcquảnlýbàithikhôngđƣợcquả nlýchặtc h ẽ khoahọc.Saukhigiảngviênchấmxong,bàithisẽđƣợcc ấ t g i ữ riêngởmộtkho,khicókhiếunạicủasinhviênviệctìmlạibàithiđểxemđ i ể m làvôcù ngkhókhăn,thêmvàođóthìviệctiêuhủybàithikhôngtheoq u y địnhlàthành lập hộiđồngtiêuhủymàcánbộphụtráchlưugiữbàithitựý tiêuhủytheonhữngcáchriêngc ủamình.

BêncạnhđóthìviệcquảnlýhồsơsinhviêndophòngChínhtrịvàCôngt á c họcsin hsinhviênchịutráchnhiệm.Quatìmhiểuthựctếchúngtôithấyrằngviệcquảnl ýhồsơ họcsinh,sinhviêncóphầnkhoahọchơn,bởikhisinhviênnhậphọchồsơsẽcóđầyđủgi ấytờcầnthiếtnhư:họcbạ,giấykhaisinh,bằngtốtnghiệpTHPTsẽđượclưutronghồs ơtheotêncủatừngsinhviênvàđƣợcsắpxếp,bảoquảnởtủtrongphòng.

- Đểquảnlýtốthồsơthìtrướctiêncầnphânloạihồsơ:Hồsơcórấtnhiềuloạikhác nhau,h ồ sơcôngviệcđượcgiữlại, xác địnhgiátrịvàchuyểnvàolưutrữnhà trường phụcvụquátrìnhkhaithác,sửdụng củacánbộ,giảngviên.

- Thứhaiquảnlýhồsơ là phảiđánhgiáđƣợcgiátr ịcủahồsơ.Việcđánhg i á ở cácmứcđ ộ giát r ị củatàiliệu,hồs ơ phảidựatrênc ơ s ở c á c nguyêntắc,phươngphá p,tiêuchuẩndokhoahọclưutrữđềranhưxácđịnhthờihạnbảoquảnchotừngloạitàiliệ u,hồsơkhácnhau;xácđịnhtàiliệu,hồsơ cógiátrịlịchsửđểđưavàolưutrữlịchsửbảoq uảnvĩnhviễn;xácđịnhtàiliệuhếtgiáotrịbảoquảnđểtiêuhủy.

- Thứbalàchỉnhlý,sắpxếpchuẩnmựctronghồsơ:Đâylàsựkếthợpmộtcáchc hặtchẽvàhợplýcáckhâunghiệpvụcủacôngtáclậphồsơđểtổchứckhoahọccáctàiliệ utronghồsơnhằmbảmđảman toànv à s ử dụngchúnghiệuquảnnhất.

- Thứt ư l à thốngk ê hồsơ:Thốngk ê hồs ơ l à á p dụngc á c côngcụ,phươngti ệnchuyênmôn,nghiệpvụđểnắmđƣợcchínhxácthànhphần,nội dung,sốlƣợngtàiliệutronghồsơvàcơsởvậtchất,kỹthuậtcủahệthốngbảoquảntàil iệu,hồsơcủanhàtrường.

- Thứnămlàbảoquảnhồsơ,tàiliệu:Làápdụngcácbiệnphápkhoahọckỹthu ậtđểbảovệantoànvàkéodàituổithọtàiliệu,hồsơnhằmphụcv ụtốtnhấtchoviệckhait hác,sửdụngtrướcmắtvàlâudài.ĐốivớiTrườngĐHHPthìcầnphải:Xâydựngquych ếcôngtácvănthư,lưutrữ;nộiquysửdụnghồsơ,tàiliệu;chếđộlàmvệsinhthườngxu yênvàđộtxuất;xâydựngnộiquyphònghỏa;c hếđộnhiệtđộ,độẩmphùhợptừngmùa cụthể;khaithácsửdụnghồsơtàiliệu.

Quaviệctìmhiểulýluậnvềcôngtáclậphồsơvàquảnlýhồsơchúngtôithấyrằn gviệclậphồsơvàquảnlýhồsơlàviệclàmrấtquantrọngvàhaicôngtácnàylàsựkếth ừacủanhau.Muốnquảnlýtốthồsơthìviệclậphồsơ phảitiếnhànhkhoahọcvàdomỗic ánbộphụtráchcôngviệccủamìnhcótráchnhiệmlậphồsơ.

Nhƣvậy,quaviệcđi từngphòng khảosátvàphỏngvấntrựctiếpviệclậph ồ sơvàquảnlýhồsơở11phòngvớihơn100cá nbộ,giảngviênchúngtôicóthểkhẳngđịnhrằngtrườngĐHHP chƣalậpđƣợchồcôngviệc,quảnlýhồs ơ rấtlỏnglẻo.Đâylàmộtthựctếmàchúngtacầ nnhìnnhậnvàđánhgiámộtcáchkháchquanđểtừđóđƣarađƣợcgiảipháphợplýkh ắcphụcdầntìnhtrạngđ ã ă n sâuvàoc á c h l à m v i ệ c , cáchnhìnnhậncủacánbộ,giản gviênTrườngĐHHPtrongcôngtáclậphồsơvàquảnlýhồsơ.

Trảiqua55nămxâydựngvàpháttriểnđãcórấtnhiềuvănbảnchỉđạo,hướngdẫn củaNhànước,địaphươngvàngànhnhưngcôngtáclậphồsơcôngviệccủanhàtrườn gđếnnaychưađượccảicách.TiềnthâncủatrườnglàTrườngTrungcấpsưphạmsauđó l à TrườngCaođẳngsưphạm,TrườngĐại họctàichứcvà naylàTrườngĐHHPđàotạođa ngành,đa lĩnhvực.Khốilượngvănb ảnngàycàngnhiềucùngvớisựpháttriểncủanhàtrườngnhưngcôngtáclậphồsơvẫn khôngcógìthayđổiđâylàmộtthựctếđángbuồnvàcầnđƣợcchấnchỉnhtrongthờigia ntới.

Dướiđâychúngtôi xinđưaramộtsốnhậnxét,đánhgiácôngtáclập hồs ơ vàquảnlýhồsơTrườngĐHHPsaukhikhảosátthựctếvàđưarathựctrạngvềc ôngtácnàycủanhàtrường.

NhìnchungTrườngĐHHPđãcósựquantâm,chỉđạovềcôngtáclậphồsơhiệ nhànhđốiv ớ i c á c đơnvịtrựcthuộcthểhiệnở c á c v ă n bảnhướngdẫnvàviệckiểmt ra,đônđốcthựchiệnnhƣbanhànhQuychếcôngtácsoạnthảovàbanhànhvănbảnhà nhchính,thôngbáovềviệcthunộptàiliệuvàcónhắcđếnviệcmỗicánhâncầnphảilập hồsơcôngviệccủamình.Đãcửcánbộvănthƣđếntừngđơnvịthunộptàiliệuđểchỉnhl ývàquảnlýhồsơchotốthơn.

Mộtsốcánbộ,giảngviêntuychƣalậpđƣợchồsơnhƣngcóýthứcbảovệtàiliệu củamìnhđểkhicầnthìcóchứkhônghủy tàiliệuđi.Mộtsốđơnvịn h ƣ phòngTổchứcc á n bộ,phòngChínhtrịcôngtácHSSVđ ã c ó ý thứctrongviệccầnlậphồsơcôngviệcnhằm thuậnlợichomìnhtrongviệctratìmvăn bản,tàiliệu Mỗiphòngcủa nhà trườngđãcótủđểmỗicánhân bảoquảntàiliệucủamình.Bêncạnhnhữngưuđiểmtrên,côngtáclậphồsơhiệnhànhở TrườngĐHHPcònrấtnhiềunhượcđiểmcầnkhắcphục.

Khôngítcánbộ,giảngviêncủamộtsốphòngnhƣ:Hợptácvàđàotạovàhợptác quốctế,Quảnlýthiếtbị,Thanhtraphápchế,Quảnlýkhoahọcchƣanhậnthứcđƣợct ráchnhiệm,ýnghĩavàtầmquantrọngcủalậphồsơhiệnhànhvàtráchnhiệmcủamì nhđốivớicôngviệcnày.Mặcdùđãđƣợc nhắcnhởnhƣngcáccánbộ,giảngviênkhôngquantâmvàchorằngcánbộvănthƣgâ yphiềnhà,sáchnhiễu.Dođó,hồsơkhôngđƣợclậpgâyrấtnhiềukhókhăntrongquátrì nhgiảiquyếtcôngviệc,quảnlývănbản,khaithácvàs ử dụngtàiliệu.Đặcbiệtvẫncònc ócánbộ,giảngviênkhônggiaonộptàiliệumặcdùcánbộvănthưnhàtrườngđếntrựcti ếptừngđơnvịthuthập.

Nhàtrườngchưabanhànhđượcnhữngvănbảnhướngdẫn,quyđịnh cụthểvềcôngtácvănthư,lưutrữcủatrườngnóichungvàcôngtáclậphồsơv à quảnlýh ồsơnóiriêng.Cánbộ,giảngviênchƣanhậnthứchếtđƣợcvait r ò , tầmquantrọngcủ acôngtáclậphồsơhiệnhànhvàchƣabiếtlậphồsơcầnlàmnhữngcôngviệcgìnênrấtl úngtúngvànghĩrằnglậphồsơcôngviệckhôngphảiviệccủamìnhmàlàcủacánbộlàm côngtácvănthư,lưutrữ.Vìthế,tàiliệulúcnàocũngởtrongtìnhtrạngbógói,nằmrải rácởtừngphòngvàkhôngđƣợcquảnlýchặtchẽ.

PhòngHànhchính–Quảntrịđơnvịphụtráchcôngtácvănthư,lưu trữnhưngchưapháthuyhếtvaitrò,tráchnhiệmcủamình,chưacósựhướngdẫn,kiểm tra,đônđốc,nhắcnhởthườngxuyênvàtriệtđểđốivớicácđơnvị.B ê n cạnhđóthìcánb ộvănthưnhàtrườngkhônghọcđúngchuyênngànhvănt h ư lưutrữ Trong haicánbộ thìmộtcánbộhọctrungcấpđánhmáytừphotochuyểnsangvàmộtcánbộhọcđạihọcti nnênchưahiểurõvềcôngtácvănthư,lưutrữchỉlàmnữngviệcthườngngàylàđóngd ấuvàchuyểngiaovănbảnquaphầnmềmchứchưahướngdẫncácphònglậphồsơvà chƣatriểnkhai việc đƣa bìa hồsơchocác đơnvịđểcácphòngcóýthứchơn trongcôngtáclậphồsơ.

Thiếucáchìnhthứckhenthưởng,xửphạtcụthểtrongviệcthựchiệncôngtácn ày.Mấynămtrởlạiđây,cán bộvănthƣsaukhithuthậptàiliệuđãnộpbáocáokếtquảviệclậphồsơhiệnhành,trongđ ócónênrõtìnhhìnhcôngt á c lậph ồ s ơ cácphòngcònyếukém,chƣal à m h ế t tráchn hiệmc ủ a mình.Bêncạnhđótrongcáccuộchọpgiaobannộichínhcũngđãđƣarasựyếukémcô ngtácvănthư,lưutrữtoàntrườngnóichungvàcôngtáclậphồsơnóiriêng.Nhưnglãnh đạonhàtrườngchưacócácbiệnphápmạnhđểbiểudươngkhenthưởngnhữngphòn g,cánhânđãthựchiệntốtvàphêbình,nhắcnhởhaytínhvàothànhtíchthiđuacuốinăm đốivớinhữngphòng,cánhânchƣathựchiệntốtviệclậphồsơhiệnhành.

Quađây,chúngtôithấyr ằ n g TrườngĐHHPc ầ n cóbiệnphápkhắcphụctìnht rạngyếukémtrongcôngtácvănthư,lưutrữnóichungvàcôngtácl ậ p hồsơhiệnhànhc ủanhàtrườngnóiriêngđểgiátrịtàiliệucủanhà trườngpháthuyhếtvaitròcủamìnhgópphầnvàoviệcxâydựngvàpháttriểnnhàtrư ờngngàymộtlớnmạnhnhƣmụctiêuđãđềra.

Nhƣvậy,quaviệckhảosátđƣarathựctrạng,nhậnxétvàđánhgiácôngt á c lậphồ sơhiệnhànhtạiTrườngĐHHPchúngtôithấyrằngcôngtáclậphồs ơ hiệnhànhlàcông việcđãbị lãngquêntừkhithànhlậptrườngquacácthờik ỳ chođếnnayđiềunàylàmảnhhưởngrấ tlớnđếnhoạtđộngchungcủatoàntrường.Dođó,việcxâydựngdanhmụchồsơlàhết sứccầnthiết,xácđịnhđâylàviệclàmquantrọngvàthườngxuyênhiệnnaygiúpchoc ôngtácvănthư,lưutrữnhàtrườngbắtđầuđivàonềnếp.

Quaviệctìmhiểuchứcnăng,nhiệmvụ,cơcấutổchứcvàkhảosátthựctế tìnhhìn htàiliệuvàthựctrạngcôngtáclập hồsơTrườngĐHHPchúngtôithấyrằngTrườngĐHHPsảnsinhrakhốilượngrấtlớn ,đadạngvềloạihình,phongphúvềnộidung.Đặcbiệt,tàiliệunhàtrườngphảnánhrõvà đầyđủnhấtquátrìnhpháttriểncủanhàtrường,thểhiệnmọimặthoạtđộngtrêntấtc ả c áclĩnhvực.Nguồntàiliệuhìnhthànhtrongquátrìnhhoạtđộngcủanhàtrườngl à nguồ ntàiliệuđángtinc ậ y v à c ó giátrịcao.TuynhiênTrườngĐHHPchưa lậpđượchồsơvàchưaquảnlýđượchồsơ.Mặcdùcórấtnhiêuvănbảnhướngdẫncủatr ungươngvàđịaphươngnhưngnhàtrườngvẫnlúngtúng vàchưahiểuhếtvai tròtầmquan trọngcủacôngtáclập hồsơvàquảnlýh ồ s ơ Nhàtrườngchưacó sựhướngdẫnvàbiệnphápcụthểđểcôngtácnàyđivàonềnếp.Đứngtrướcthựctrạngt rênthìviệcxâydựngdanhmụchồsơv à quảnlýhồsơđiệntửlàviệclàmcấpbáchhiện nay,giúpnhàtrườngdựavàodanhmụchồsơlậpđượchồsơchotừngcánhân,từng phòngcụthể.Việcquảnlýhồs ơ điệnt ử dựatrênphầnmềmq u ả n lývănb ả n củanh àtrườnggiúpviệctheodõiquátrìnhgiảiquyếtcôngviệcđượcchặtchẽ.Đồngthờiviệc quảnlýhồsơđiệntửgiúpcánbộvănthƣcuốinămdựavàođóthuh ồ sơgiấycácđơnvịđ ƣợcthuậnlợi.

Danhmụchồsơcórấtkháiniệmkhácnhau:Danhmụchồsơlàbảngthốngkêc óhệthốngcáchồsơdựkiếnphảilậptrongmộtnămcủamộtcơquan,tổchứcđểhướn gdẫnviệclậphồsơ.[6,Tr.120]

- Cácv ă n b ả n q u y địnhv ề chứcnăngnhiệmvụquyềnh ạ n , cơc ấ u tổchức,q uychếlàmviệccủanhàtrường.

- Cácvănbảnvềphâncôngnhiệmvụcủalãnhđạoquản lý,cánbộ,côngchức,viênchứccủaBanGiámhiệu.

BGHngày11tháng2năm2014vềviệcphâncôngnhiệmvụcôngtácđốivớicácđồng chítrongBanGiámhiệuTrườngĐHHP.

2 Quyếtđịnhsố161/QĐ– ĐHHPngày29tháng8năm2014củaHiệutrưởngTrườngĐạihọcHảiPhòngvềviệ cbanhànhQuychếtổchứcvàhoạtđộngcủaTrườngĐHHP.

3 Webside.http.//www.dhhp.edu.vn.

11phòngđểdựavàođócán bộ vănthƣhànhnămcóthểtriểnkhaiđếntừngphòng,dựavàobảndanhmụcđócáccán bộ,giảngviêncóthểlậpđƣợchồsơcôngviệcchomình.

2.1.3.PhươngphápxâydựngdanhmụchồsơPh ƣơn gphápxâydựngdanhmụchồsơnóichung.Cóhaiphươ ngphápxâydựngdanhmụchồsơ:

- Thứnhấtcánbộvănthưxâydựngdựthảodanhmụchồsơcủatrườnglấyý kiến đónggópcủacácphòng,b a n ,c á nhânhoànthiệnd ựthảo,trìnhlãnhđạovănphòngho ặcphònghànhchínhđểtrìnhngườiđứngđầukýbanhành.

- Thứhaicácphòngd ự kiếndanhmụchồs ơ củađơnv ị mìnhtheohướngdẫnng hiệpvụvănthư,cánbộvănthưtổnghợpthànhdanhmụchồsơcủatrường,bổsung,chỉ nhsửa(nếuhoànthiệndựthảo,trìnhngườiđứngđầuc ơquanquảnlýbanhành).

Lựachọnphươngphápx â y dựngdanhmụch ồ s ơ TrườngĐHHP:TrườngĐ HHPlàđơnvịsựnghiệptrựcthuộcUBNDthànhphốHảiPhòng.Trườngcó11phòng chứcnăngnhưngviệclậphồsơvàthuthậptàiliệulưut r ữ còngặprấtnhiềuhạnchế.C hínhvìthế,đểgiúpviệcthuthậptàiliệuvàolưutrữphụcvụkhaitháchiệuquảchúngtôil ựachọnphươngphápthứnhấttứclàvănthưlàngườilậpradanhmụchồsơsauđógửi đếncácđơnvịđểcácđơnvịtheođósắpxếphợplývàhiệuquảhơn.

Khung đềmụccủadanhmụchồsơ đƣợcxâydựng theocơcấutổchứchoặctheolĩnhvựchoạtđộngcủacơquan.Căncứtìnhhìnhthựctếc ủamỗic ơquanđểchọnkhungđềmụcdanhmụchồsơchophùhợp,bảođảmviệc lậphồsơđƣợcđầyđủ,chínhxácvàthuậntiện.Nhữngcơquancócơcấutổchứcổnđịn h,chứcnăng,nhiệmvụcủacácđơnvịđƣợcphânđịnhrõràngthìá p dụngkhungđềmục danhmụchồsơtheocơcấutổchức.Nhữngcơquancócơcấutổchứcphứctạp,khôngổ nđịnh,khôngrõràngthìxâydựngkhungđ ề mụcdanhmụchồsơtheolĩnhvựchoạtđộn g.

Nếutheocơcấutổchứcthìlấytêncácđơnvịtrongcơquan;theolĩnhvựchoạtđộ ngthìlấytêncáclĩnhvựchoạtđộngchủyếucủacơquanlàmđềmụclớn(cácphần)của danhmụchồsơ.

Trongtừngđềmụclớnbaogồmcácđềmụcnhỏlàcácvấnđềthuộcchứcnăn gnhiệmvụcủađơnvị- đốivớikhungđềmụctheocơcấutổchức.hoặclàcácvấnđềtrongphạmvimộtlĩnhvực hoạtđộng-đốivớikhungđềmụctheolĩnhvựchoạtđộng.

Trongmỗiđềmụcnhỏ,cáchồsơđƣợcsắpxếptheotrìnhtựtừchungđếnriêng, từtổnghợpđếncụthể,cókếthợpvớivịtrívàtầmquantrọngcủahồsơ.ĐốivớiTrườn gĐHHPcócơcấutổchứcổnđịnhthìchúngtôichọnx â y dựngkhungđềmụcdanhmụ chồsơtheocơcấutổchức

Trongkhuônkhổluậnvăntốtnghiệpthạcsĩ,chúngtôidựthảobảndanhmụchồsơ năm2016củaTrườngĐHHPtrêncơsởkhảosátchứcnăng,nhiệmv ụ vàthựctếtàiliệu hìnhthành trongquátrìnhhoạtđộngcủatrường.

Sốvàkýhiệuh ồsơ Tiêu đềmụcvàtiêuđề hồsơ

Thời hạnbảo quản Đơnvị/ ngườil ậphồ sơ

TậpvănbảnhướngdẫncủaB ộ GDĐT,U BNDTPHảiPhòng,SởGDĐTchỉđạo,h ƣớngdẫncôngtácđàotạo.

HS nguyênt ắc Đ/ CKhiê m,Đ/ CToàn

02.ĐT Hồsơvềviệcxinmởmãngànhđàotạohệt rungcấpchínhquynăm2016 20năm Đ/ CKhiêm

Hồs ơ v ề việct h à n h lậpc á c nhómth ựctậpchosinhviênnămthứ3vàthứ4n ăm2016

CLa nAn 09.ĐT Hồsơvềviệcthànhlậpcácđoànthanhtrat h hựctậpcủasinhviênc á c 10năm Đ/C lớpsƣphạmnăm2016 Khiêm

Tậpv ă n bảnQuyđịnhviệccấpvănbằng, chứngchủcủaB ộ GDĐTv à SởGDĐT

Hồsơvềviệcxácminhbằngtốtnghiệp,bả ngđiểmc h o sinhviênđ ã tốtnghiệptừnă m2013trởvềtrước,năm2016.

II.PHÒNGKHẢOTHÍVÀĐẢMB ẢOCHẤTLƢỢNG 1.Côngtácquảnlý,đảmbảochấtlƣợn g

Tậpv ă n bảnc ủ a B ộ GDĐTv à UBN DTvềviệchướngdẫnquychếđàotạo, quychếchấmthivàrađềthi

07.KT&ĐBCL Biênbảncáccuộchọpgiaobanhàngthán gđảmbảochấtlƣợngnăm2016 5năm Đ/ CThắng

Vănbảnv ề việcthẩmt r a v ă n bằngcủa sinhviêncáclớpchínhquyđãratrườngn ăm2016.

09.KT&ĐBCL Hồs ơ v ề việckiểmđịnhviệcr a đ ề thicủ agiảngviênnăm2016.

Hồs ơ v ề việcthànhl ậ p Hộiđồngtuyển sinhđạihọcnăm2016 20năm Đ/

Hồsơvềviệcthànhlậpcácban:Banđềth i,coithi,chấmt h i , cơsởvậtchấtnăm20 16.

Hồs ơ v ề việcthànhlậpHộiđồngtuyểns inhk ỳ thiliênthôngt ừ Caođẳnglênđạih ọcnăm2016.

Hồs ơ v ề việcchấmphúckhảocủathísin htrongk ỳ thiliênthôngn ă m 2016 10năm Đ/

Tậpvănbảnvềhướngdẫn,quyđịnhcủa Bộgiáodụcđàotạo,S ở Khoahọcvàcôn gnghệtrongcôngtácnghiêncứukhoahọ c.

Hồs ơ v ề việcphêduyệtđ ề tàiNCKHc ấ p trườngcủaTS.VũThịLoan– giảngviênkhoaGiáodụcChínhtrị,năm2 016

05.QLKH Biênbảnnghiệmt h u bàithảoluậnchuyê nđề cáckhoanăm2016 20năm Đ/CHà

07.QLKH Hồsơv ề thànhlậpbanbiêntậptạpchíkh oahọcnăm2016 20năm Đ/

Thôngbáov ề việcviếtbàitrênt ạ p chík hoahọcTrườngĐHHPhàngtháng,năm 2016.

Quyếtv ề việcphêduyệtc á c đ ề tạiNC KHsinhviêncấpThànhphốnăm2016 20năm Đ/

VănbảnvềtổchứccácHộinghịsinhviên NCKHt ạ i TrườngĐHHPn ă m 2016 20năm Đ/CHà

Tậpvănbảnquyđịnhvềhợptácquốctế,li ênkếtđàotạovớinướcngoàic ủ a Bộgiá odụcv à đàotạo,Cụcđ à o tạovớinướcn goài,S ở ngoạivụ.

CMi nhLo an 03.HT&ĐTQT

05.HT&ĐTQT HồsơhợptácvớiMỹtronglĩnhvựcngônn gữ TiếngAnhnăm2016.

Hồsơv ề việctiếpnhậnsinhviênLàosan ghọctậptạiTrườngnăm2016 20năm Đ/CHà

12.HT&ĐTQT HSdựki ếnphát sinh

Hồs ơ v ề việct ổ chứcc á c buổih ọ c Ng hịquyếtchocánb ộ , giảngviênnăm201 6.

Vănbảnt ổ chứctuầncôngt á c h ọ c sinh –sinhviênđầukhóanăm2016 10năm Đ/

Hồs ơ v ề việcmởc á c lớphọcc ả m tình Đảngchocánbộ,giảngviênnăm2016 10năm Đ/

HồsơvềviệctổchứccuộcthiSống,làmv iệcvàhọctậptheogươngđạođứcHồC híMinh,năm2016.

Hồsơ vềviệcmiễn, giảmhọc phí củasinhviênnăm2016 10năm Đ/

07.KHTC Báocáocôngtáct à i chínhhàngtháng,nă m2016 10năm Đ/

08.KHTC Quyếtđịnhv ề việcthuh ọ c phícủasinhv g iêntheotínchỉnăm2016 10năm Đ/

Hồsơv ề việcchimuas ắ m thườngxuyê nnăm2016 20năm Đ/

Vănbảnchỉđạo,hướngdẫncủaBộgiáod ụcv à đàotạo,S ở GDĐTv ề côngtáctha nhtra.

02.TTPC Kếhoạchvềviệcthanht r a thihếthọcphầ nnămhọc2015–2016 10năm Đ/

Hồs ơ v ề việct ổ chứcc u ộ c thit ì m hiể uhiếnpháp,phápluậtcủacánbộ,giảngvi ênnăm2016.

TậpvănbảnchỉđạocủaBộgiáodụcvàđà otạo,UBNDTPHảiPhòng,SởnộivụHải Phòngvềcôngt á c tổ

Vănbảnq u y địnhvềchia,tách,sátnhậpc ácphòng,ban,khoaTrườngĐHHP 20năm Đ/

Hồsơvềviệccôngnhậnhoànthànhnhiệ mv ụ v à xéthếtt â p s ự đốivớicánbộ,gi ảngviênnăm2016.

Hồsơvềviệccửcánbộ,giảngviênđing hiêncứu,họct ậ p trongnướcnăm2016

Hồsơvềviệccửcánbộ,giảngviêntham g i a lớpt ậ p huấnquâns ự năm2016.

CPhú, đcToàn 25.TCCB Hồsơvềviệckhenthưởngsinhviêncóth ànhtíchxuấtsắctronghọctập 10năm Đ/C toànkhóahọcnămhọc2015–2016 Phú

Hồsơvềviệcthiđuacủacácđơnvịtrựct huộc6thángđầunăm,năm2016 10năm Đ/

Hồs ơ đ ề nghịtrungươngđoànTNCSH CMkhenthưởngcánbộ,giảngviêncóthà nhtíchxuấtsắctrongphongtràođoàncủa nhàtrườngnăm2016.

Hồsơ vềviệcnghỉhưuđốivớicánbộ,gi ảngviênnăm2016 70năm Đ/

IX PHÒNG HÀNH CHÍNH – QUẢN TRỊ

Hồsơvềviệckiểmtrachéocôngtácvănth ƣ– lưutrữcủacụmtrựcthuộcnguồnnộplưu v à o c h i cụcv ă n thưlưutrữthànhphốH ảiPhòngnăm2016.

08.HCQT Hồsơvềviệcmuavănphòngphẩmphụ cvụthihếthọckỳI,năm2016 5năm Đ/

01.BV Tậpvănbảnv ề phongtràoa n ninh,tổquố c.

02.BV Lịchtrựccácngàynghỉlễvànghỉtếttrong năm,năm2016 5năm Đ/CY

03.BV Kếhoạchtrựctạicáckhuvựctrongtrườn gnăm2016 5năm Đ/CY

Nhƣvậyquaviệckhảosáttìnhhìnhthựctếcôngtáclậphồsơcủa11phòng,dự avàochứcnăngnhiệmvụ,cơcấutổchứcvàmộtsốvănbảncủaTrườngĐHHP.Tìmhi ểunhữngvấnđềlýluậnvềxâydựngdanhmụchồsơchúngtôiđãđƣarabảndanhmụch ồsơđểdựavàođâycánbộ,giảngviêncủamỗiphòngcóthểlậpđƣợchồsơcôngviệc chomình.ĐiềunàygópphầnvàocôngcuộccảicáchcôngtáchànhchínhTrườngĐHHPnóichungv à côngtácvănthư,lưutrữnóiriêng.Thôngquabảndanhmụchồsơmỗi cánbộ,giảngviênchủđộnghơntronglậphồsơcôngviệcchomình.Bảndanhmụchồs ơtrêngópphầngiúptàiliệuTrườngĐHHPkhôngbịmấtmát,thấtl ạ c vàđưavàolưut rữnhàtrườnglàmnguồntàiliệuthamkhảotincậyvàquýgiáchocánbộ,giảngviênnhàt rường.Chúngtôihivọngrằngbảndanhmụchồsơsẽlàbướckhởiđầu,cộtmốcđánhgi ásựthayđổitoàndiệntrongcôngt á c vănthư,lưutrữTrườngĐHHP.

TheoLuậtliênbangNga“vềchữkýsốđiệntử”địnhnghĩatàiliệuđiệnt ử làtàiliệu màthôngtincủanóđượcthểhiệndướidạngsốđiệntử.

TrongTCNNquốcgiaNga52292,kháiniệmtàiliệuđiệntửđƣợcđịnhnghĩanh ưsau:Tàiliệuđiệntửlàhìnhthứcbiểudiễntàiliệudướidạngmộtt ậ p hợpnhữngsựth ựcởdạngđiệntửvàcủanhữngsựthựchiệnliênquanqualạitươngứngvớichúngtron gmôitrườngsố.

TheolưutrữquốcgiaMỹthìtàiliệuđiệntửđượcđịnhnghĩatàiliệuđiệntửlành ữngtàiliệuchứathôngtinsố, biểuđồvàbảnvănmàthôngtinđóc ó thểđƣợcghilạitrênbấtkỳvậtmangbằngmáynào (tứclàchứathôngtinb ấ t kỳđƣợcghikýlạiởdạngchỉcóthểxửlývớisựtrợgiúpcủam áyđiệntoán).

CụcVănthưvàLưutrữNhànước)thìtàiliệuđiệntửlàvậtmangtinđượctạolậpởdạ ngmàthôngtintrongđóđượctạora,đượcgửiđi,đượcnhậnvàđượclưut r ữ bằngphư ơngtiệnhoạtđộngdựatrêncôngnghệđiện,điệntử,kỹthuậtsố,t ừ tính,truyềndẫnkhôn gdây,quanghọc,điệntừhoặccôngnghệtươngtựhìnhthànhtrongquátrìnhhoạtđộng củacơquan, tổchức,cánhânhoặclàvậtmangtinmàthôngtintrongđóđƣợctạolậpbằngviệcbiếnđổ icácloạihìnhthôngtintrongđóđƣợctạolậpbằngviệcbiếnđổicáloạihìnhthôngtintrê ncácvậtmangtinkhácsangthôngtindùngtínhiệusố.

- Vănbảnvớicácđịnhdạng*doc,*docx,*xlsx,*pdf,…

- Ảnhvớicácđịnhdạng*jpg,*jpeg,*gif,*bitmap,*png,…

- Phim,âmthanhvớicácđịnhdạng:*mp3,*mp4,*avi,*flv,

HelenBarrettđãđƣarađịnhnghĩavềhồsơđiệntử(ePortfolio)nhƣsau:Hồsơđ iệnt ử sửdụngcôngnghệđiệntử,chophépnhữngngườixâydựnghồsơthuthậpvàtổc hứccácsảnphẩmdướidạngnhiềuloạiphươngtiệntruyềnthông(âmthanh, video, đồhọa,vănbản).

Hồsơđiệntử làtậphợpcáctàiliệuđiệntửcóliênquanvớinhauvềmộtvấn đề,mộtsựviệc,mộtđốitƣợngcụthểhoặccóđặcđiểmchung,hình thànhtrongquátrìnhtheodõi,giảiquyếtcôngviệcthuộcphạmvichứcnăng, nhiệmv ụ củacơquan, tổchứccánhân.[12,Tr.1]

Lậphồsơđiệntửlàviệcápdụngcôngnghệthôngtinnhằmliênkếcáctàiliệuđiệ ntửhìnhthànhtrongquátrìnhtheodõi,giảiquyếtcôngviệccủac ơ quan,tổchức,cánh ânthànhhồsơđiệntử[12,Tr.1]

Kháiniệmquảnlýcórấtnhiềucáchhiểukhácnhautùytừnglĩnhvựctronglĩnhv ựcquảnlýhồsơđiệntửchúngtacóthểhiểuquảnlýlàtácđộngc ủ a chủthểquảnlýlênđố itƣợngquảnlýmộtcáchgiántiếpv à trựctiếpnhằmthuđƣợcnhƣngdiễnbiến,thayđổit íchcực.

Phầnmềmquảnlývănbản/quảnlýhồsơTrườngĐHHPcótênHP– eOFFICEđượctruycậpdướiđịachỉ:http://qlvb.hpnet.vn.

+Vănbảnđi:Chứatoànbộvănbảnđicủanhàtrườngchùtrìsoạnthảo(saukhiđượ cduyệt,lấydấuvàđƣợcvănthƣđƣavàohệthống).

+Hồsơcôngviệc:Chứanhiềuhồsơkhác nhaudo vănthƣscanvàquảnlý(saukhicôngviệcgiảiquyếtxongsẽđƣợcscanđểquảnlý). +Tấtcả:ChứatoànbộvănbảnvănthưcậpnhậttrìnhHiệutrưởng.

Lãnhđạonhàtrường,lãnhđạocácphòngvàchuyênviên phụtráchcôngt ácvănthư,lưutrữởcácphòngsẽđượcsửdụngphầnmềmnày.Tùyt heochứcnăng,nhiệmvụmàphầnmềmsẽphânquyềncụthểviệcsửdụngtínhtăngtro ngphầnmềm.

Cánbộlàmcôngtácvănthưnhàtrường sẽlàđầumốitrongviệcđăngnhập,chuyểngiaovănbảnđi– đếncủatấtcảcácđơnvị.ĐồngthờicăncứvàoýkiếncủaHiệutrưởngquảnlýhồsơđiệ ntử,cuốihàngnămcăncứvàohồsơđiệntửthuhồgiờgiấytạicácđơnvị.

- ChuyểngiaovănbảnđếntrìnhHiệu trưởngduyệttrênphầnmềm:Sauđ i đăngnhậpvàotàikhoản,cánbộvănthưvàomục

“VBđ ế n ” rồi“thêmmới”vănbảnđến.Trongđóloạisổ,ngàynhậnvănbảnvàsốđế nđãđƣợcmặcđịnhtheongày.Cánbộvănthƣđiềnđầyđủthôngtinvănbảnđếnvàocá cmụccònlạitheo(hình02)vàấnvàonút“cậpnhật”.Saukhiấnnútcậpnhậtvănbảnsẽđ ượcchuyểnlênHiệutrưởngphêduyệt.

- Cậpnhậtvănbảnđi:Việccậpnhậtvănbảnđitùyvàonhucầucủatừngđơnvị màcánbộvănthƣsẽcậpnhậtchứkhôngnhấtthiếtvănbảnnàocũngcậpnhật.Việccập nhậtvănbảnđitạotiềnđềlậphồsơđiệntửđểquảnl ý đƣợctốtnhất.Saukhiscancánbộ vănthƣđăngnhậpvàophầnmềm,sauấ n vàonút“VBđi”vànhấnvàonút“thêmmới”n hƣhình03

Sauđóđiềncácthôngtincầnthiếtcủavănbảnrồiấnvàonút“cậpnhật”vănbảnsẽ ởmụcvănbảnđến.Vănbảnđivănthƣcậpnhậtchủyếuđểlấycăn cứdữliệulậphồsơcôngviệctrênphầnmềm.

Trướcthựctrạngcôngt á c lậphồs ơ , côngt á c quảnl ý vănbảncủaTrườngĐ HHPnhưđãnêuởchương3thìtháng5/2015PhòngHànhchính–

QuảntrịđãthammưuvớiBan GiámhiệuphốihợpTrungtâmthông tinthuộcUBNDthành phốHảiPhòngđãđƣaphầnmềmquảnlý vănbản/quảnlýhồsơc ó tênHP– eOFFICEvàosửdụngnhằmmụcđíchứngdụngcôngnghệthôngtintrongcôngtácvăn thưlưutrữđồngthờiquảnlýtốthơnhồsơdướidạng điệntửtrongphầnmềm.

Cánbộ vănthưlàngườitrựctiếpquảnlýhồsơđiệntử, việc quảnlýnàygiúpcánbộvănthưnắmđượchồsơcủacácphòng,hướngdẫntrựctiếpcác phònglậphồsơthôngquaviệcmởứngdụngphầnmềmkhicầnthiết.

Việcquảnlýhồsơđiệntửcònlàmcăncứtheodõisốlƣợnghồsơnộpcủ a mỗiph òng,quytráchnhiệmcụthểnhữngcánhân, đơnvịkhônggiaonộph ồ sơgiấy.

Ngoàiraviệcquảnlýhồsơđiệntửtốtcònlàmlàđiềukiệnthuậnlợicánbộvănthƣ cungcấpnhữngt h ô n g tinchínhxác,kịpthờicholãnhđạonhàtrườngkhicầnthiết. Nhƣvậynhờcóphầnmềmquảnlý vănbản/quảnlýhồsơđiệntử,cánbộvănthƣlậpđƣợchồsơtrênphầnmềm,theodõiđƣ ợcquátrìnhhoạtđộngcủatoàntrườngvàcungcấpnhữngthôngtincầnthiết,cấpbách đƣợcchínhxácvà kịpthời.

Quakháiniệmq u ả n lýhồs ơ điệnt ử chúngt a c ó thểthấyrằngviệcquảnlýhồs ơ điệntửb a o gồm:t ạ o lậph ồ s ơ trênphầnmềm;Sửađ ổ i nộidungtrênphầnmềmvàt hayđổi trạngtháitrênphầnmềm.

Tạolậphồsơtrênphầnmềmlàdựavàonhữngcôngcụcósẳntrênphầnmềmđể tạolậphồsơ. Đểtạolậpđượchồsơtrênphầnmềmcánbộvănthưtiếnhànhcácbướcsau:Bước1:Cán bộvănthƣđăngnhậpvàotàikhoản(Hình01)

Bước4:Điềncácthôngtintrongmục“thôngtinhồsơcôngviệc”baogồm: Tiêuđềhồsơ:Tênhồsơđƣợcviếtgắngọnphảnánhtoànbộnộidungtronghồsơ. Vídụ:Hồsơ1:Hồsơvềviệccửcánbộ, giảngviênđinghiêncứusinhởLiênBangNgatheohọcbổnghiệpđịnhnăm2015 Hồsơ2:HồsơvềviệcbáocáocôngtáctuyểnsinhTHPTQuốcgianăm

VídụnhƣvớiHồsơ1 thìnộidunghồsơbaogồm:Thôngbáotuyểnsinhnghiênc ứusinhduhọcNgatheohọcbổnghiệpđịnh;đơnxinthamdựtuyểnsinhduhọcNgacủa cánbộ;côngvănvềviệccử cánbộthamdự;thôngbáotrúngtuyểncủaBộgiáodụcvàđạotạo;quyếtđịnhcủatrườn gcửcánbộđ i nghiêncứusinhởNga;bảncamkếtcủacánbộđƣợccửđihọc.

Hạnxử lýhồsơ:Căncứ vàoquátrìnhgiảiquyếtcôngviệcghihạnxử lýhồsơ. Vídụ:hạnkếtthúcxửlýhồsơngày16/6/2015

Lãnhđạophụtrách:Ngườitrựctiếpđượcgiaochỉđạocôngviệc.Vídụ:Vũ ĐứcVăn–TrưởngphòngTổchứcCánbộ

Vídụ:NguyễnĐứcCường–Chuyênviênphụtráchlàmhồsơchothạcs ĩ , tiếnsĩ. Ýkiếnlãnhđạo:ÝkiếncủaBanGiámhiệutrongquátrìnhgiảiquyếthồsơ.

Vănthƣsẽ“thêm”vàovănbảnliênquan,vănbảnkhácvàthêmvàoýkiếnxửnếu cóvàấnnút“lưuhồsơ”thêmmộtlầnnữa.

*Thayđổitrạngtháihồsơ Đểthayđổi trạngtháihồsơcánbộvănthƣvàomục“hồsơcôngviệc”,s a u đóvàomục“sửahồsơ”,v àomục“tìnhtrạngxửlý”cửasổsẽhiệnrabatrạngtháihồsơgồm:chƣarõ;đangthựchiệ n;đãhoànthành,cánbộvănthƣchọntrạngtháiphùhợptừnghồsơkhácnhau.

Hình08:Tìnhtrạngxử lýhồsơ xửlýxong,hồ sơnàoởtìnhtrạngchƣaxửlývàđangsửlý.

Cóthểnóiviệcquảnl ý hồs ơ điệnt ử trênphầnmềmq u ả n lývănbản/ quảnlýhồsơđiệntửgiúpcánbộvănthƣtheodõiđƣợctìnhtrạnghiệntạicủahồsơ,biế tđƣợchồsơđãhoànchỉnhchƣa,cầnbổsungnhữnggìvànhắcnhởcánbộtrựctiếpgiao côngviệchoànthànhđểcánbộvănthƣscanđƣavàohồsơđiệntử.

Nếunhưởtàiliệugiấyviệcbảoquảntàiliệucầnphòng,kho,vàcácđiềukiệnđ ảmbảmtàiliệukhôngbịhƣhỏng,thìviệcbảoquảntàiliệuchínhl à đảmbảođộtincậy, tínhxácthựcvàcóthểởtrạngtháisẵnsàngchotiếpc ậ n khaithác,sửdụng. Độtincậycủatàiliệulưutrữđiệntửrấtquantrọngbởiđộtincậycủamộttàiliệu chínhlàkhảnăngcủatàiliệuđểlàmmộtbằngchứngđángtincậy.VớiTrườngĐH HPthìtàiliệutronghồsơđiệntửsẽđượcscantừbảng iấ yvàcódấuđỏdướidạngfile pdf.Cánbộvănthưlàngườitrựctiếptạorav à quảnlýhồsơđiệntửvìvậynhữngvănbản tronghồsơsaukhiđƣợcchỉnhsửa,banhànhsauđóscanđƣavàohồsơđiệntửnênhồsơ điệntửTrườngĐHHPlàtàiliệuđángtincậyđượcsửdụngthườngxuyênthaytàiliệu giấybởisựnhanhchóngvàtiệnlợicủatàiliệuđiệntử. Đốivớitàiliệuđiệntửngoàiđộtincậythìtínhxácthựclàmộtyếutốkhôngthểth iếubởitínhxácthựccủatàiliệudùngđểchỉsự bềnvữngquathờigiancủacácđặcđiể mbanđầucủatàiliệuđóxétvềkhíacạnhbốicảnh,cấutrúcvànộidung.Mộttàiliệuxá cthựclàtàiliệugiữlạiđƣợcđộtincậybanđầu(tínhnguyênbản)củanó[1,6].Tàiliệuđi ệntửTrườngĐHHPđượcscant ừ tàiliệugiấy(khitàiliệugiấyl àbảng ố c , bảnchính) v ì vậyluônở dạngfilepdfvàđƣợcgiaochovănthƣlậphồsơđiệntửvàquảnlýchặtchẽ nênluôngiữđượcđộtincậy.TàiliệuđiệntửTrườngĐHHPđượcquảnlý dướidạngfilepdfvàthôngquaphầnmềmquảnlývănbảndoUBNDthànhphốHảiPh òngcấpv ì vậyđ ộtinc ậ y và tínhx á c thựcr ấ t cao.Khic á n bộ,giảngviêncầnthìcánb ộvănthƣluôncungcấpđểphụcvụcôngtáchọctập,nghiêncứukhoahọcvàgiảiquyếtc ôngviệckhicần.

Tàiliệuởbấtkỳdạngvănbảngiấyhayvănbảnđiệntửthìmụcđíchcuốicùngvẫ nlàđápứngnhucầukhaithác,sửdụngkhicầnthiết.Bởinếun h ƣ chúngtadùcórấtnhi ềutàiliệuquýhiếmvàđộtincậycaonhấtnhƣngtà iliệuđókhôngđƣợckhaithácsửd ụng,khôngpháthuyđƣợcgiátrịthìtàiliệuđósẽlàtàiliệuchết.Khácvớitàiliệugiấytài liệulưutrữđiệntửđượckhaithácdướidạngcácfiledữliệu.Nếunhưởtàiliệugiấyng ƣờikhaithác,s ử dụngcầnphảiđếnnơiđểkhaithácvàsửdụngthìtàiliệuđiệntửkhiđ ãđ ả m bảođ ộ tinc ậ y v à tínhxácthựcthìthôngq u a việckếtnốimạnghoặcphầnmề mnàođóthìcon ngườicóthểdễdàngkhaithác,sửdụng tàiliệu.ĐốivớiTrườngĐHHPthìviệckhaitháctàiliệuđiệnt ử thôngquaphầnmềmqu ảnlývănbản.Khicácđơnvịcónhucầuthìchỉcầnliênhệtrựctiếpvớivănthưnhàtrườn gthìtàiliệuđósẽđượcchuyểnđếnngườicầnmộtcáchnhanhchóng,chínhxácvàkịpt hờimàngườikhaitháckhôngcầnđếntậnnơiđ ể tìmkiếm.

Dùởxacũngcóđƣợctàiliệuđángtincậymàcánbộ,giảng viêncần.ĐâylàmộttrongnhữngưuđiểmnổibậtcủatàiliệulưutrữđiệntửmàTrườn gĐHHPđãpháthuyđượcđểthỏamãnnhucầucủacánbộ,giảngviêntrongtrường.

QuađâychúngtacóthểthấyrằngviệckhaithácvàsửdụngtàiđiệntửTrườngĐ HHPthôngquaphầnmềm:https://qlvb.hpnet.vn đ ượcnhàtrườngpháthuytối đabởinhữnglợiíchmàphầnmềmnàymanglại.

Nhƣvậythôngquaphầnmềmquảnlývănbản/ quảnlýhồsơchúngtôiđ ã nêunênđượccácbướcquảnlýtàiliệu,hồsơđiệntửởTrườn gĐHHP.Việcquảnlýhồsơđiệntửgiúplãnhđạonhàtrườngtheodõiđượcquátrìnhgi ảiquyếtcôngviệccủacánbộ,giảngviên.Giúpcánbộvănthƣcăncứvàoh ồ sơđiệntử theodõiđƣợchồsơnàođãhoànthiện,hồsơnàochƣahoànthiệnđểtừđónhắcnhởcánb ộ,giảngviênhoànthiệncôngviệcđểScanđƣavàohồsơ.Quảnlýhồsơđiệntửgiúpchoc ánbộvănthưhướngdẫntrựctiếpcácphòngcáchlậphồsơcôngviệcbằnggiấythôngq ua việcchỉtrựctiếptrênphầnmềm.Quảnlýhồsơđiệntửgiúpcánbộvănthƣchủđộngh ơntrọngviệcđápứngyêucầukhaithácsửdụngtàiliệubởiđộtincậymàtàiliệuđiệnt ử manglại.Bêncạnhđócuốimỗinămcăncứvàođóthuhồsơ,tàiliệugiấyđƣợcchínhxá ctránhtìnhtrạngcácđơnvịkhônggiaonộphoặckhôngnộpđầyđủhồsơ, tàiliệu.

KẾTLUẬN Đốivớitấtcảcáccơquan,khiđượcthànhlậpcôngtácvănthư,lưutrữlàmộthoạt độngkhôngthểthiếu,bởicôngtácnàyphảiánhđầyđủvàtrungthựcnhấtquátrìnhl à m v i ệ c cũngnhưk ế t quảl à m v i ệ c củac ơ quanđó.TrườngĐHHPlàđơnvịsựnghiệ phoạtđộnglĩnhvựcđào tạo.Mọi hoạt độngc ủ a nhàtrườngđềuthểhiệnquacôngtácvănthư,lưutrữbởi“côngtácvănt hư làcủangõcủacơquan”.

Chínhvìthếlàmtốtcôngtácvănthư,lưutrữlàvấnđềđượcđặtrađốivớiTrườn gĐHHP.Quaquátrìnhkhảosátcôngtácvănthư,lưutrữchúngtôit h ấ y rằngcôngtác nàychưađượcnhàtrườngquantâmđúngmứcvìvậytàiliệuluônởtrongtìnhtrạngbó góivàmấtmát.Đặcbiệtcánbộnhàtrườnglúngtúngtrongcôngtáclậphồsơcôngviệc vàquảnlýtàiliệubởikhôngbiếtphảilàmnhƣthếnàovàbắtđầutừđầuđểtàiliệuđƣợ csắpsếpkhoahọc,khôngbịmấtmấtvàthấtlạc.

Vớilýdotrên,việcnghiêncứudanhmụchồsơvàquảnlýhồsơđiệntửđƣợcchúng tôichọnlàmđềtàicholuậnvănthạcsĩcủamình.Quanghiêncứuđềtàiđãđặtravàgiải quyếtđƣợcmộtsốvấnđềsau: Đềtàinghiêncứumộtcáchcóhệthốngmộtsốvấnđềlýluânvềcôngt á c lậphồsơ ,xâydựngdanhmụchồsơvàquảnlýhồsơ. Đềtàiđãkhảosáttrựctiếp11phòngtạiTrườngĐHHPvềcôngtáclậph ồ sơvàqu ảnlýhồsơ.Từkếtquảkhảosátnày,đềtàiđãđánhgiáđượcthựctrạng,phântíchưuđiểm ,hạnchếvàtìmranguyênnhâncủanhữnghạnchế. Đểkhắcphụcnhữngtồntạitrênchúngtôiđãxâydựngđƣợcdanhmụch ồ sơchoTrườngĐHHPvàđưaracáchthứcquảnlýhồsơđiệntửtrênphầnmềmđểdựavàođónh àtrườnglậpđược hồsơcôngviệcvàquảnlýtốthồsơđiệntử.

Thứnhất,lãnhđạoTrườngĐHHPđ ặ t côngt á c vănthư,lưut r ữ n ó i chung,c ôngtáclậphồsơcôngviệcnóiriênglànhiệmvụhàngngàyvàphảihoànthànhđểmỗic ánbộ,giảngviêncó ýthức,tráchnhiệm trongviệclập hồs ơ côngviệc.

Thứhai,nhàtrườngđưaranhữngchếtàicụthểkhicánbộ,giảngviênkhônglậph ồsơc ô n g việcn h ƣ cuốinămkhôngđƣợcbìnhx é t thiđuavìkhônghoànthànhnhiệ mvụ;khôngđượcnânglươngtrướcthờihạn,…

Thứtư,nhàtrườngmờigiảngviênchuyênngànhvănthư,lưutrữ,phốihợpvớiC hicụcvănthưlưutrữthànhphốHảiPhòngmởcácbuổitậphuấnvềcôngtácvănthư,l ƣutrữgiúpcánbộ,giảngviênhiểuhơnvềcôngtácnày. Thứnăm,lãnhđạophòngHànhchính–

Quảntrịvàcánbộphụtráchcôngtácvănthư,lưutrữcầncótráchnhiệmhơnđốivớicô ngviệcmìnhphụtráchbằngnhữngviệclàmcụthể:Thammưuđểbanhànhvănbảnhướ ngdẫnv ề côngtáclậphồsơ,cửcánbộphụtráchcôngtácvănthư,lưutrữđếntừngđơnv ịhướngdẫncụthể,

1 ĐàoXuânChúc,NguyễnVănHàm,VươngĐìnhQuyền(1990):Lýluậnvàthựctiễn côngtáclưutrữ.NhàxuấtbảnĐạihọcvàTrunghọcchuyênnghiệp,HàNội.

3 TrầnThịHằng(2007):Nghiêncứuxâydựngdanhmụchồsơvàxácđịnhthànhphần tàiliệucơbảntrongmộtsốhồsơhiệnhànhtạiVănphòngTậpđoànBưuchínhviễnthôn gViệtNam, HàNội

VTLTNNngày26/8/2015củaCụcvănthưlưutrữNhànướcv ề việcquảnl ý vănbản đ i , vănbảnđếnv à lậph ồ s ơ trongmôitrườngmạng.

6 DươngVănKhảm(2011):T ừ điểngiảithíchnghiệpvụvănthư,lưutrữViệtNam,N hàxuấtbảnVănhóathôngtin,HàNội.

9 KiềuThịNgọcMai(2000):Vàiýkiếnvềcôngtácquảnlýtàiliệuvàlậphồsơ ởCơqua nquảnlýhànhchínhnhà nước.Tạp chíLưutrữViệtNam,số6.

10 TS.VũĐăngMinh(2008):Xâydựngquychếquảnlýhồsơđiệntử vềcánb ộ , côngchức.TạpchíTổchứcnhànướcsố11.

11 TôDuyNghĩa(2002):MộtvàisuynghĩtrongviệclậphồsơvấnđềcủaUỷbanKiểmt raTrungương.TạpchíLưutrữViệtNam,số2.

14 Nghịđịnhsố09/2010/NĐ–CPsửađổimộtsốđiềuNghịđịnh110/2004/NĐ– CPcủaChínhPhủvềcôngtácvănthư.

16 NguyễnThịTrangNhung(2011):Nghiêncứuxây dựngDanhmụchồsơvàx á c địnhDanhmụctàiliệutrongmộthồs ơ củangânhàngnhà nướcViệtNam, HàNội.

17 VũThịPhụng(2008):Giátrịcủatàiliệulưutrữvàtráchnhiệmcủacáccơquanlưut rữViệtNam.TạpchíVănthưLưutrữViệtNam,số12.

19 VươngĐìnhQuyền(2005):Lýluậnvàphương phápcôngtácvăn thư.NhàxuấtbảnĐạihọcQuốcgiaHàNội, HàNội.

UBNDngày03tháng4năm2015củaUBNDthànhphốHảiPhòngvềviệcBanhànhQ uyđịnhcôngtácvănthư,lưutrữ trênđịabànthànhphốHảiPhòng.

BNVngày03tháng6năm2011củaBộNộivụQuyđịnhvềthờihạnbảoquảnhồsơ,tàili ệuhìnhthànhphổbiếntronghoạtđộngcủacơquan,tổchức.

22 DươngThịBíchThủy(2009):Nghiênc ứ u xâydựngDanhmụchồs ơ vàx á c định thànhphầnhồsơnhânsựtạiVănphòngUBNDtỉnhVĩnhPhúc,HàNội.

24 Website:http://www.dhhp.edu.vn

26 Website:http://haiphong.gov.vn

27 Website:http://www.vanthuluutruhaiphong.gov.vn

28 Website:www.haiphong.gov.vn/ sonoivu29.Website:https://qlvb.hpnet.vn

Lịchsửnghiêncứuvấnđề