ĐẠIHỌCQUỐCGIAHÀNỘI TRƢỜNGĐẠIHỌCKHOAHỌCXÃHỘIVÀNHÂNVĂN LLƯƯUUTTHHỊỊHHẰẰNNGG NNGHIGHIÊÊNNCCỨỨUUXXÂÂYYDDỰỰNNGGDDAANNHHMMỤỤCC HHỒỒSSƠƠVVÀÀQQUUẢẢNNLLÝÝHHỒỒSSƠƠĐĐIIỆỆ NNTTỬỬTTẠẠIITTRRƯƯỜỜNNGGĐĐẠẠIIHHỌỌCCHH Ả[.]
ĐẠIHỌCQUỐCGIAHÀNỘI TRƢỜNGĐẠIHỌCKHOAHỌCXÃHỘIVÀNHÂNVĂN - LƯƯUTHỊỊHẰẰNG NGHIÊNCỨỨU UXÂYDỰỰN NGDANHMỤỤC C HỒỒS SƠƠV VÀQUẢẢN NLÝHỒỒS SƠƠĐĐIIỆỆ NTỬỬT TẠẠIITRƯƯỜỜN NGĐĐẠẠIIHỌỌC CH ẢẢIIPHÒNG LUẬẬN NVĂĂN NTHẠẠC CSĨĨK KHOAHỌỌC C ĐẠIHỌCQUỐCGIAHÀNỘI TRƢỜNGĐẠIHỌCKHOAHỌCXÃHỘIVÀNHÂNVĂN - LƯƯUTHỊỊHẰẰNG NGHIÊNCỨỨU UXÂYDỰỰN NGDANHMỤỤ CHỒ SƠƠV VÀQUẢẢN NLÝHỒỒS SƠƠĐĐIIỆ CH ỒS NTỬỬT TẠẠIITRƯƯỜỜN NGĐĐẠẠIIHỌỌC C ỆN HẢẢIIPHỊNG Luậậ Lu nvăănthạạcsĩĩchunngành:Lưưu trữữMãsốố:60320301 Ngưườờihưướớngdẫẫnkhoahọọc:TS.NguyễễnLệệNhung LỜICAMĐOAN Tơic a m đoanluậnvănn y l cơngtrìnhnghiêncứuc ủ a riêngtơi.Trongluậ nvăncóthamkhảomộtsốkếtquảnghiêncứucủacácnhàkhoahọcv sửdụngmộtsốth ơngtintừcácvănbảnĐảng,Nhànƣớcxongđãcótríchdẫn.C ác sốliệu,thơngtinchứn gminhvàdẫnchứngtrongluậnvănl cậpnhật,đángtincậyvàđƣợcdẫnchứngrõràng, đầyđủ Tácgiả LƣuThịHằng MỤCLỤC MỤCLỤC .2 DANHMỤCCÁCCHỮVIẾT TẮT .5 Lýdochọnđềtài Mụctiêuđềtài Nhiệmvụcủađềtài .7 Đốitƣợngvàphạmvinghiêncứu Lịchsửnghiêncứuvấnđề Nguồntàiliệuthamkhảo 11 Phƣơngphápnghiêncứu 11 Đónggópcủađềtài 12 BốcụcLuậnvăn .12 CHƢƠNG1:KHÁIQUÁTCHỨCNĂNG,NHIỆMVỤ,CƠCẤUTỔ CHỨCVÀ THỰCTRẠNG CÔNGTÁCLẬPHỒSƠ,QUẢNLÝ HỒSƠ .12 1.1 Kháiquátchứcnăng, nhiệmvụ,cơcấutổchứcvàthànhphần, nộidung tàiliệuTrƣờngĐHHP 12 1.1.1 Chứcnăng,nhiệmvụvàcơcấutổchứcTrƣờngĐHHP 12 1.1.1.1 Chứcnăng,nhiệmvụTrƣờngĐHHP 12 1.1.1.2 .2.CơcấutổchứcTrƣờngĐạihọcHảiPhòng .14 1.1.2 Thànhphần,nộidungtàiliệuTrƣờngĐHHP 19 1.1.3 ÝnghĩatàiliệuTrƣờngĐHHP .21 1.2 Thựctrạngcôngtáclậphồsơ,quảnlýhồsơcủaTrƣờngĐHHP 24 1.2.1 Quyđịnh,hƣớngdẫnvềlậphồsơhiệnhànhvàquảnlýhồsơcủacác cơquannhànƣớccóthẩmquyền .24 1.2.2 TìnhhìnhcơngtáclậphồsơvàquảnlýhồsơTrƣờngĐHHP .25 1.2.2.1 CơngtáclậphồsơTrƣờngĐHHP .25 1.2.2.2 CôngtácquảnlýhồsơTrƣờngĐHHP .34 1.2.3 Nhậnxét,đánhgiácôngtáclậphồsơvàquảnlýhồsơTrƣờngĐHHP 371.2.3.1.Ƣ uđiểm38 1.2.3.2.Nhƣợcđiểm 38 Tiểukếtchƣơng1 41 CHƢƠNG2 42 XÂYDỰNGDANHMỤCHỒSƠTRƢỜNGĐẠIHỌCHẢIPHÒNG 42 2.1 Nhữngvấnđềchungvềdanhmụchồsơ 42 2.1.1 Kháiniệmvềdanhmụchồsơ 42 2.1.2 Cơsởđểxâydựngdanhmụchồsơ 42 2.1.3 Phƣơngphápxâydựngdanhmụchồsơ 43 2.1.4 Xâydựngkhungđềmục, khungphânloạicủadanhmụchồsơ 43 2.2.DanhmụchồsơTrƣờngĐHHP .44 Tiểukếtchƣơng2 65 CHƢƠNG3 66 QUẢNLÝHỒSƠĐIỆNTỬTRƢỜNGĐẠIHỌCHẢIPHÒNG 66 3.1 Kháiniệmtàiliệuđiệntử,hồsơđiệntử .66 3.2 Giớithiệuphầnmềmquảnlývănbản/quảnlýhồsơ 68 3.2.1 Cácnútchứcnăngcủaphầnmềmphụcvụcôngtácquảnlýhồsơđiệntử .68 3.2.2 Nhiệmvụcủacánbộvănthƣtrongviệcsửdụngphầnmềm 69 3.3 QuảnlýhồsơđiệntửTrƣờngĐHHP 71 3.3.1 MụcđíchquảnlýhồsơđiệntửvớiTrƣờngĐHHP 71 3.3.2 Nộidungquảnlýhồsơđiệntử .72 3.3.3 Bảoquảntàiliệulƣutrữđiệntử .76 3.3.4 Khaithác,sửdụngtàiliệulƣutrữđiệntử 77 Tiểukếtchƣơng3 78 KẾTLUẬN 79 TÀILIỆUTHAMKHẢO .81 PHỤLỤC 84 DANHMỤCCÁCCHỮ VIẾTTẮT ĐHHP:ĐạihọcHảiPhòngUBND :UỷbannhândânHSSV:Họcsinhs inh viênNCKH:Nghiêncứukhoahọc PHẦNMỞĐẦU Lýdochọnđềtài TrƣờngĐạihọcHảiPhịnglàtrƣờngđạihọccơnglậpthuộch ệ thốnggiá odụcquốcdâncủanƣớcCộnghịaxãhộichủnghĩaViệtNam.Trƣờnglàđơnvịs ựnghiệpcơnglập,cótƣcáchphápnhân,cócondấuriêngvàđƣợcmởtàikhoản tạicácngânhàng,khobạcNhànƣớc.Trƣờngchịusựquảnlýtồndiện,trựctiế pcủaUBNDthànhphốHảiPhịng.Vớivịtrí,vaitrịquantrọngnhƣhiệnnayTr ƣờngĐHHPsảnsinhrakhốilƣợngtàiliệukhálớnvàc ó giátrị.Nhƣngtàiliệu hìnhthànhtrongqtrìnhhoạtcủatrƣờngtừkhithànhlậpđếnnaylnởdạngb ógói,thấtlạcvàmấtmát.Việclậphồsơnóiriêngvàcơngtác vănthƣ,lƣutrữcủanhàtrƣờngnóichungcịnyếu,chƣacónhữngquyđịnhcụth ểđểhồnthiện.Thêmvàođónhàtrƣờngsửdụngphầnmềmquảnlývănbản/ quảnlýhồsơdoUBNDthànhphốHảiPhịngcungcấpnhƣngviệcquảnlýhồsơđ iệntửchƣađƣợccụthể,rõràngvàkhoahọc Đứng trƣớcthựctếtrênthìviệcxâydựngdanhmụchồsơvàquảnlýhồsơ làvơcùngcần thiếtvàcấpbáchhiệnnay.Trảiquanhiềugiaiđoạnpháttriểnnhƣngchođếnna ycơngtác lập hồsơ,quảnlý hồsơcủanhà trƣờngvẫncịnlàvấnđềlớncầnđƣarabànluậnbởichƣatìmđƣợccáchthứch ợplý,chƣacócáinhìnđúngđắnđốivớitài liệu.Khốilƣợngtàiliệunhà trƣờngsảnsinhrahàngn ă m rấtlớn,cánbộ,giảngviênnhàtrƣờngchƣanhậnth ứcđƣợch ế t tầmquantrọngcủatàiliệu Đểnhữngtàiliệucógiátrịcủanhàtrƣờngđƣợclƣugiữmộtcáchkhoahọc, khơngbịmất,thấtlạcvà làkhotàiliệuthamkhảovàtincậythìviệcxâydựngdanhmụchồsơvàquảnlýhồs ơlàviệccầnlàmngay.Chínhvìđiềuđóchúngtơichọnđềtài:“Nghiêncứuxâyd ựngdanhmục hồsơvàquảnlýhồ sơđiệntửtạiTrườngĐạihọcHảiPhịng”làmđềtàiluậnvănthạcsĩcủamình Mụctiêuđềtài Trƣớcnhữngđịihỏivềmặtlýluậnvàthựctiễncủacơngtáclậphồsơv bảoquả ntàiliệuhìnhthànhtrongqtrìnhhoạtđộngcủaTrƣờngĐHHPluậnvănxácđịnhnhữ ngmụctiêusau: - XâydựngdanhmụchồsơchoTrƣờngĐHHPđểgiúpcánbộ,giảngviêndựavà obảndanhmụchồsơlậpđƣợchồsơcơngviệc - Quảnlýtàiliệuđiệntử,hồsơđiệntử thơngquaphầnmềmquảnlývănbản:qlvb.hpnet Nhiệmvụcủađềtài - Nghiêncứucácvănbảnvềcơngtáclậphồsơhiệnhành,danhmụchồs , quảnlý hồsơ,tàiliệuđiệntửvàquảnlýhồsơđiệntử - Tìmhiểucácvănbảnquyđịnhvềchứcnăng,nhiệmvụcơcấutổchứcTrƣờngĐ HHP - Khảosát11đơnvịchứcnăngthuộcTrƣờngĐHHPđ ể đƣar a thựctrạngcôngt áclậphồsơcôngviệcvàquảnlýhồsơTrƣờngĐHHPđ ể xây dựngbảndanhmụchồs ơchoTrƣờngĐHHP - Thôngquaphầmmềmquảnlývănbản:qlvb.hpnetcủanhàtrƣờngđểquảnlýt àiliệuđiệntử,hồsơđiệntử Đốitượngvàphạmvinghiêncứu * Đốitƣợngnghiêncứu - Chứcnăng,nhiệmvụ,c cấutổchứcc ủ a TrƣờngĐHHPv từngphịngban - Khốilƣợngvănbản,tàiliệusảnsinhratrongqtrìnhhoạtđộngcủatrƣờng - Cáchthức,lềlốilàmviệcTrƣờngĐHHP - Phầnmềmquảnlývănbảnđểquảnlývănbản,hồsơđiệntử * Phạmvinghiêncứu - CácvănbảnquyđịnhcủaNhànƣớcnóichungvềcơngtáclậphồsơ,x âydựng danhmụchồsơvàtàiliệuđiệntử,hồsơđiệntử - VănbảncủaUBNDthànhphốHảiPhịng,SởNộivụHảiPhịngv ề cơngtác vănthƣ,lƣutrữ - CácvănbảnhìnhthànhtrongqtrìnhhoạtđộngcủaTrƣờngĐHHP - Thựctrạngcơngtáclậphồsơvàquảnlýhồ sơtạiTrƣờngĐHHP Lịchsửnghiêncứuvấnđề Côngtáclậphồsơhiệnhànhvàquảnlýtàiliệuluônlàvấnđềđƣợcđƣarabànluận cáccuộc hộithảo, hộinghịvềcông tácvănthƣ,lƣutrữ.Mặcdùviệclập hồsơđƣợcquyđịnhtừnăm1963trongĐiềulệvềcôngtáccôngvăn,g i ấ y tờvàcơngtá clƣutrữcủaHộiđồngChínhphủnhƣngchođếnnaytrênthựctếởhầuhếtcáccơquan chƣalậpđƣợchồsơcơngviệcmộtcáchtrọnvẹn Làmgìvàbằngcáchnàođểcơngtáclậphồsơđạthiệuquảvàquảnlýtốthồs l vấnđ ề đƣợcrấtnhiềun h khoahọc,nhànghiêncứuv ề hànhchính,vănthƣ– lƣutrữ,họcviêncaohọcvàsinhviênTrƣờngĐạihọcKhoahọcxã hộivàNhânvăn– ĐạihọcQuốcgiaHàNội,HọcviệnHànhchínhQuốcgiaHồChíMinh,TrƣờngĐạihọc NộivụHàNộivàcáccơsởđàotạokhácđềcấpđến.Đãcónhữngcơngtrìnhkhoahọcma ngtínhlýluậnvàthựctiễnnhƣcácgiáotrình,bàigiảng,cácbàiviếtđăngtrêncácbáo,tạ pchí,cácbáocáotốtnghiệpvàluậnvănsinhviên, họcviêncaohọc, Cácbàigiảng,cácgiáotrìnhvềcơngtácvănthƣlƣutrữđangđƣợcsửdụnglàmt àiliệuhọctập,nghiêncứucủamộtsốtrƣờngĐạihọc,Caođẳngtrênc ả nƣớcđ ã đềc ậ p đếnvấnđ ề lậph s hiệnhànhnhƣ:L ý luậnv phươngphápcơngtácvănthưcủ atácgiảVƣơngĐìnhQuyềnxuấtbảnnăm