ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN LLƯƯUU TTHHỊỊ HHẰẰNNGG NNGGHHIIÊÊNN CCỨỨUU XXÂÂYY DDỰỰNNGG DDAANNHH MMỤỤCC HHỒỒ SSƠƠ VVÀÀ QQUUẢẢNN LLÝÝ HHỒỒ SSƠƠ ĐĐIIỆỆNN TTỬỬ TTẠẠI[.]
Header Page of 107 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - LƯU THỊ HẰNG NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNG LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC HÀ NỘI - 2016 Footer Page of 107 Header Page of 107 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - LƯU THỊ HẰNG NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNG Luận văn thạc sĩ chuyên ngành: Lưu trữ Mã số: 60 32 03 01 Người hướng dẫn khoa học: TS Nguyễn Lệ Nhung HÀ NỘI - 2016 Footer Page of 107 Header Page of 107 LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan luận văn cơng trình nghiên cứu riêng tơi Trong luận văn có tham khảo số kết nghiên cứu nhà khoa học sử dụng số thông tin từ văn Đảng, Nhà nƣớc xong có trích dẫn Các số liệu, thông tin chứng minh dẫn chứng luận văn cập nhật, đáng tin cậy đƣợc dẫn chứng rõ ràng, đầy đủ Tác giả Lƣu Thị Hằng Footer Page of 107 Header Page of 107 MỤC LỤC MỤC LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Lý chọn đề tài Mục tiêu đề tài Nhiệm vụ đề tài Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu vấn đề Nguồn tài liệu tham khảo 11 Phƣơng pháp nghiên cứu 11 Đóng góp đề tài 12 Bố cục Luận văn 12 CHƢƠNG 1: KHÁI QUÁT CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ, QUẢN LÝ HỒ SƠ 12 1.1 Khái quát chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức thành phần, nội dung tài liệu Trƣờng ĐHHP 12 1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Trƣờng ĐHHP 12 1.1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ Trƣờng ĐHHP 12 1.1.1.2 Cơ cấu tổ chức Trƣờng Đại học Hải Phòng 14 1.1.2 Thành phần, nội dung tài liệu Trƣờng ĐHHP 19 1.1.3 Ý nghĩa tài liệu Trƣờng ĐHHP 21 1.2 Thực trạng công tác lập hồ sơ, quản lý hồ sơ Trƣờng ĐHHP 24 1.2.1 Quy định, hƣớng dẫn lập hồ sơ hành quản lý hồ sơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền 24 1.2.2 Tình hình cơng tác lập hồ sơ quản lý hồ sơ Trƣờng ĐHHP 25 1.2.2.1 Công tác lập hồ sơ Trƣờng ĐHHP 25 1.2.2.2 Công tác quản lý hồ sơ Trƣờng ĐHHP 34 Footer Page of 107 Header Page of 107 1.2.3 Nhận xét, đánh giá công tác lập hồ sơ quản lý hồ sơ Trƣờng ĐHHP 37 1.2.3.1 Ƣu điểm 38 1.2.3.2 Nhƣợc điểm 38 Tiểu kết chƣơng 41 CHƢƠNG 42 XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ TRƢỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNG 42 2.1 Những vấn đề chung danh mục hồ sơ 42 2.1.1 Khái niệm danh mục hồ sơ 42 2.1.2 Cơ sở để xây dựng danh mục hồ sơ 42 2.1.3 Phƣơng pháp xây dựng danh mục hồ sơ 43 2.1.4 Xây dựng khung đề mục, khung phân loại danh mục hồ sơ 43 2.2 Danh mục hồ sơ Trƣờng ĐHHP 44 Tiểu kết chƣơng 65 CHƢƠNG 66 QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TRƢỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNG 66 3.1 Khái niệm tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử 66 3.2 Giới thiệu phần mềm quản lý văn bản/ quản lý hồ sơ 68 3.2.1 Các nút chức phần mềm phục vụ công tác quản lý hồ sơ điện tử 68 3.2.2 Nhiệm vụ cán văn thƣ việc sử dụng phần mềm 69 3.3 Quản lý hồ sơ điện tử Trƣờng ĐHHP 71 3.3.1 Mục đích quản lý hồ sơ điện tử với Trƣờng ĐHHP 71 3.3.2 Nội dung quản lý hồ sơ điện tử 72 3.3.3 Bảo quản tài liệu lƣu trữ điện tử 76 3.3.4 Khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ điện tử 77 Tiểu kết chƣơng 78 KẾT LUẬN 79 Footer Page of 107 Header Page of 107 TÀI LIỆU THAM KHẢO 81 PHỤ LỤC 84 Footer Page of 107 Header Page of 107 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT ĐHHP: Đại học Hải Phòng UBND: Uỷ ban nhân dân HSSV: Học sinh sinh viên NCKH: Nghiên cứu khoa học Footer Page of 107 Header Page of 107 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trƣờng Đại học Hải Phòng trƣờng đại học công lập thuộc hệ thống giáo dục quốc dân nƣớc Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Trƣờng đơn vị nghiệp công lập, có tƣ cách pháp nhân, có dấu riêng đƣợc mở tài khoản ngân hàng, kho bạc Nhà nƣớc Trƣờng chịu quản lý toàn diện, trực tiếp UBND thành phố Hải Phòng Với vị trí, vai trị quan trọng nhƣ Trƣờng ĐHHP sản sinh khối lƣợng tài liệu lớn có giá trị Nhƣng tài liệu hình thành q trình hoạt trƣờng từ thành lập đến ln dạng bó gói, thất lạc mát Việc lập hồ sơ nói riêng cơng tác văn thƣ, lƣu trữ nhà trƣờng nói chung cịn yếu, chƣa có quy định cụ thể để hồn thiện Thêm vào nhà trƣờng sử dụng phần mềm quản lý văn bản/quản lý hồ sơ UBND thành phố Hải Phòng cung cấp nhƣng việc quản lý hồ sơ điện tử chƣa đƣợc cụ thể, rõ ràng khoa học Đứng trƣớc thực tế việc xây dựng danh mục hồ sơ quản lý hồ sơ vô cần thiết cấp bách Trải qua nhiều giai đoạn phát triển nhƣng công tác lập hồ sơ, quản lý hồ sơ nhà trƣờng vấn đề lớn cần đƣa bàn luận chƣa tìm đƣợc cách thức hợp lý, chƣa có nhìn đắn tài liệu Khối lƣợng tài liệu nhà trƣờng sản sinh hàng năm lớn, cán bộ, giảng viên nhà trƣờng chƣa nhận thức đƣợc hết tầm quan trọng tài liệu Để tài liệu có giá trị nhà trƣờng đƣợc lƣu giữ cách khoa học, không bị mất, thất lạc kho tài liệu tham khảo tin cậy việc xây dựng danh mục hồ sơ quản lý hồ sơ việc cần làm Chính điều chúng tơi chọn đề tài: “Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ quản lý hồ Footer Page of 107 Header Page of 107 sơ điện tử Trường Đại học Hải Phòng” làm đề tài luận văn thạc sĩ Mục tiêu đề tài Trƣớc địi hỏi mặt lý luận thực tiễn công tác lập hồ sơ bảo quản tài liệu hình thành trình hoạt động Trƣờng ĐHHP luận văn xác định mục tiêu sau: - Xây dựng danh mục hồ sơ cho Trƣờng ĐHHP để giúp cán bộ, giảng viên dựa vào danh mục hồ sơ lập đƣợc hồ sơ công việc - Quản lý tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử thông qua phần mềm quản lý văn bản: qlvb.hpnet Nhiệm vụ đề tài - Nghiên cứu văn công tác lập hồ sơ hành, danh mục hồ sơ, quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử quản lý hồ sơ điện tử - Tìm hiểu văn quy định chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Trƣờng ĐHHP - Khảo sát 11 đơn vị chức thuộc Trƣờng ĐHHP để đƣa thực trạng công tác lập hồ sơ công việc quản lý hồ sơ Trƣờng ĐHHP để xây dựng danh mục hồ sơ cho Trƣờng ĐHHP - Thông qua phầm mềm quản lý văn bản: qlvb.hpnet nhà trƣờng để quản lý tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử Đối tượng phạm vi nghiên cứu * Đối tƣợng nghiên cứu - Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Trƣờng ĐHHP phòng ban - Khối lƣợng văn bản, tài liệu sản sinh trình hoạt động trƣờng - Cách thức, lề lối làm việc Trƣờng ĐHHP Footer Page of 107 Header Page 10 of 107 - Phần mềm quản lý văn để quản lý văn bản, hồ sơ điện tử * Phạm vi nghiên cứu - Các văn quy định Nhà nƣớc nói chung cơng tác lập hồ sơ, xây dựng danh mục hồ sơ tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử - Văn UBND thành phố Hải Phòng, Sở Nội vụ Hải Phịng cơng tác văn thƣ, lƣu trữ - Các văn hình thành trình hoạt động Trƣờng ĐHHP - Thực trạng công tác lập hồ sơ quản lý hồ sơ Trƣờng ĐHHP Lịch sử nghiên cứu vấn đề Công tác lập hồ sơ hành quản lý tài liệu vấn đề đƣợc đƣa bàn luận hội thảo, hội nghị công tác văn thƣ, lƣu trữ Mặc dù việc lập hồ sơ đƣợc quy định từ năm 1963 Điều lệ công tác công văn, giấy tờ công tác lƣu trữ Hội đồng Chính phủ nhƣng thực tế hầu hết quan chƣa lập đƣợc hồ sơ cơng việc cách trọn vẹn Làm cách để công tác lập hồ sơ đạt hiệu quản lý tốt hồ sơ vấn đề đƣợc nhiều nhà khoa học, nhà nghiên cứu hành chính, văn thƣ – lƣu trữ, học viên cao học sinh viên Trƣờng Đại học Khoa học xã hội Nhân văn – Đại học Quốc gia Hà Nội, Học viện Hành Quốc gia Hồ Chí Minh, Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội sở đào tạo khác đề cấp đến Đã có cơng trình khoa học mang tính lý luận thực tiễn nhƣ giáo trình, giảng, viết đăng báo, tạp chí, báo cáo tốt nghiệp luận văn sinh viên, học viên cao học, Các giảng, giáo trình cơng tác văn thƣ lƣu trữ đƣợc sử dụng làm tài liệu học tập, nghiên cứu số trƣờng Đại học, Cao đẳng nƣớc đề cập đến vấn đề lập hồ sơ hành nhƣ: Lý luận phương pháp công tác văn thư tác giả Vƣơng Đình Quyền xuất năm Footer Page 10 of 107 Header Page 72 of 107 Hình 02: Thêm văn đến - Cập nhật văn đi: Việc cập nhật văn tùy vào nhu cầu đơn vị mà cán văn thƣ cập nhật không thiết văn cập nhật Việc cập nhật văn tạo tiền đề lập hồ sơ điện tử để quản lý đƣợc tốt Sau scan cán văn thƣ đăng nhập vào phần mềm, sau ấn vào nút “VB đi” nhấn vào nút “thêm mới” nhƣ hình 03 Hình 03:Cập nhật văn 70 Footer Page 72 of 107 Header Page 73 of 107 Sau điền thơng tin cần thiết văn ấn vào nút “cập nhật” văn mục văn đến Văn văn thƣ cập nhật chủ yếu để lấy liệu lập hồ sơ cơng việc phần mềm Hình 04: Thêm văn Với đề tài luận văn chúng tơi tìm hiểu việc quản lý hồ sơ điện tử thông qua phần mềm quản lý văn 3.3 Quản lý hồ sơ điện tử Trƣờng ĐHHP 3.3.1 Mục đích quản lý hồ sơ điện tử với Trường ĐHHP Trƣớc thực trạng công tác lập hồ sơ, công tác quản lý văn Trƣờng ĐHHP nhƣ nêu chƣơng tháng 5/2015 Phịng Hành – Quản trị tham mƣu với Ban Giám hiệu phối hợp Trung tâm thông tin thuộc UBND thành phố Hải Phòng đƣa phần mềm quản lý văn bản/quản lý hồ sơ có tên HP – eOFFICE vào sử dụng nhằm mục đích ứng dụng cơng nghệ thơng tin công tác văn thƣ lƣu trữ đồng thời quản lý tốt hồ sơ dƣới dạng điện tử phần mềm Quản lý hồ sơ điện tử giúp lãnh đạo nhà trƣờng biết đƣợc kết làm việc cán bộ, giảng viên thông qua hồ sơ điện tử nhanh chóng, thuận lợi 71 Footer Page 73 of 107 Header Page 74 of 107 Cán văn thƣ ngƣời trực tiếp quản lý hồ sơ điện tử, việc quản lý giúp cán văn thƣ nắm đƣợc hồ sơ phòng, hƣớng dẫn trực tiếp phịng lập hồ sơ thơng qua việc mở ứng dụng phần mềm cần thiết Quản lý hồ sơ điện tử giúp cán văn thƣ dựa vào làm cuối hàng năm thu hồ sơ, tài liệu giấy đƣợc thuận lơi Việc quản lý hồ sơ điện tử làm theo dõi số lƣợng hồ sơ nộp phòng, quy trách nhiệm cụ thể cá nhân, đơn vị không giao nộp hồ sơ giấy Ngoài việc quản lý hồ sơ điện tử tốt làm điều kiện thuận lợi cán văn thƣ cung cấp thông tin xác, kịp thời cho lãnh đạo nhà trƣờng cần thiết Nhƣ nhờ có phần mềm quản lý văn bản/quản lý hồ sơ điện tử, cán văn thƣ lập đƣợc hồ sơ phần mềm, theo dõi đƣợc q trình hoạt động tồn trƣờng cung cấp thơng tin cần thiết, cấp bách đƣợc xác kịp thời 3.3.2 Nội dung quản lý hồ sơ điện tử Qua khái niệm quản lý hồ sơ điện tử thấy việc quản lý hồ sơ điện tử bao gồm: tạo lập hồ sơ phần mềm; Sửa đổi nội dung phần mềm thay đổi trạng thái phần mềm * Tạo lập hồ sơ phần mềm Tạo lập hồ sơ phần mềm dựa vào công cụ có sẳn phần mềm để tạo lập hồ sơ Để tạo lập đƣợc hồ sơ phần mềm cán văn thƣ tiến hành bƣớc sau: Bƣớc 1: Cán văn thƣ đăng nhập vào tài khoản (Hình 01) Bƣớc 2: Ấn vào nút “Hồ sơ công việc”, cửa sở 72 Footer Page 74 of 107 Header Page 75 of 107 Hình 05: Hồ sơ công việc Bƣớc 3: Ân vào nút “tạo hồ sơ mới” cửa sổ nhƣ hình 06 Hình 06: Cửa sổ đăng nhập thơng tin hồ sơ Bƣớc 4: Điền thông tin mục “thông tin hồ sơ công việc” bao gồm: Tiêu đề hồ sơ: Tên hồ sơ đƣợc viết gắn gọn phản ánh toàn nội dung hồ sơ Ví dụ: Hồ sơ 1: Hồ sơ việc cử cán bộ, giảng viên nghiên cứu sinh Liên Bang Nga theo học bổng hiệp định năm 2015 Hồ sơ 2: Hồ sơ việc báo cáo công tác tuyển sinh THPT Quốc gia năm 2015 73 Footer Page 75 of 107 Header Page 76 of 107 Hồ sơ 3: Hồ sơ việc xét khen thƣởng kỷ niệm chƣơng nghiệp giáo dục năm 2015 Nội dung hồ sơ: Bao gồm cơng việc giải hồ sơ Ví dụ nhƣ với Hồ sơ nội dung hồ sơ bao gồm: Thông báo tuyển sinh nghiên cứu sinh du học Nga theo học bổng hiệp định; đơn xin tham dự tuyển sinh du học Nga cán bộ; công văn việc cử cán tham dự; thông báo trúng tuyển Bộ giáo dục đạo tạo; định trƣờng cử cán nghiên cứu sinh Nga; cam kết cán đƣợc cử học Ngày tạo hồ sơ: Ngày cán văn thƣ tạo hồ sơ Ví dụ: Hồ sơ đƣợc tạo lập ngày 20/2/2015, ngày hồ sơ bắt đầu Hạn xử lý hồ sơ: Căn vào trình giải cơng việc ghi hạn xử lý hồ sơ Ví dụ: hạn kết thúc xử lý hồ sơ ngày 16/6/2015 Lãnh đạo phụ trách: Ngƣời trực tiếp đƣợc giao đạo cơng việc Ví dụ: Vũ Đức Văn – Trƣởng phịng Tổ chức Cán Chuyên viên xử lý hồ sơ: Ngƣời đƣợc giao giải cơng việc Ví dụ: Nguyễn Đức Cƣờng – Chuyên viên phụ trách làm hồ sơ cho thạc sĩ, tiến sĩ Ý kiến lãnh đạo: Ý kiến Ban Giám hiệu trình giải hồ sơ Ví dụ: Hiệu trƣởng đạo hồn thành hồ sơ tiến độ Chuyên viên phối hợp: Cán văn thƣ theo dõi q trình giải cơng Ví dụ: Nguyễn Thị Thu Hồi – cán văn thƣ phụ trách quản lý phần mềm Bƣớc 5: Lƣu hồ sơ thêm văn liên quan vào hồ sơ: Sau “lƣu hồ sơ ” cửa sổ mục “văn hồ sơ” “trao đổi ý kiến” Văn thƣ “thêm” vào văn liên quan, văn khác thêm vào ý kiến xử có ấn nút “lƣu hồ sơ” thêm lần 74 Footer Page 76 of 107 Header Page 77 of 107 Ví dụ: Trong q trình giải cơng việc cịn thiếu cam kết giảng viên văn thƣ scan sau thêm vào văn liên quan lƣu hồ sơ Nhƣ việc tạo lập hồ sơ hoàn thành, việc tạo lập hồ sơ giúp cán văn thƣ biết đƣợc hồ sơ đƣợc hình thành hoạt động nhà trƣờng điều tốt cho cơng tác quản lý hồ sơ Hình 07:Thêm văn vào hồ sơ *Thay đổi trạng thái hồ sơ Để thay đổi trạng thái hồ sơ cán văn thƣ vào mục “hồ sơ cơng việc”, sau vào mục “sửa hồ sơ”, vào mục “ tình trạng xử lý” cửa sổ ba trạng thái hồ sơ gồm: chƣa rõ; thực hiện; hoàn thành, cán văn thƣ chọn trạng thái phù hợp hồ sơ khác Trạng thái hồ sơ thay đổi theo tiến trình giải cơng việc Việc thay đổi trạng thái hồ sơ quan trọng giúp văn thƣ biết đƣợc hồ sơ Hình 08: Tình trạng xử lý hồ sơ 75 Footer Page 77 of 107 Header Page 78 of 107 xử lý xong, hồ sơ tình trạng chƣa xử lý sử lý Có thể nói việc quản lý hồ sơ điện tử phần mềm quản lý văn bản/quản lý hồ sơ điện tử giúp cán văn thƣ theo dõi đƣợc tình trạng hồ sơ, biết đƣợc hồ sơ hoàn chỉnh chƣa, cần bổ sung nhắc nhở cán trực tiếp giao cơng việc hồn thành để cán văn thƣ scan đƣa vào hồ sơ điện tử 3.3.3 Bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử Nếu nhƣ tài liệu giấy việc bảo quản tài liệu cần phòng, kho, điều kiện đảm bảm tài liệu khơng bị hƣ hỏng, việc bảo quản tài liệu đảm bảo độ tin cậy, tính xác thực trạng thái sẵn sàng cho tiếp cận khai thác, sử dụng Độ tin cậy tài liệu lƣu trữ điện tử quan trọng độ tin cậy tài liệu khả tài liệu để làm chứng đáng tin cậy Với Trƣờng ĐHHP tài liệu hồ sơ điện tử đƣợc scan từ giấy có dấu đỏ dƣới dạng file pdf Cán văn thƣ ngƣời trực tiếp tạo quản lý hồ sơ điện tử văn hồ sơ sau đƣợc chỉnh sửa, ban hành sau scan đƣa vào hồ sơ điện tử nên hồ sơ điện tử Trƣờng ĐHHP tài liệu đáng tin cậy đƣợc sử dụng thƣờng xuyên thay tài liệu giấy nhanh chóng tiện lợi tài liệu điện tử Đối với tài liệu điện tử độ tin cậy tính xác thực yếu tố khơng thể thiếu tính xác thực tài liệu dùng để bền vững qua thời gian đặc điểm ban đầu tài liệu xét khía cạnh bối cảnh, cấu trúc nội dung Một tài liệu xác thực tài liệu giữ lại đƣợc độ tin cậy ban đầu (tính ngun bản) nó[1,6] Tài liệu điện tử Trƣờng ĐHHP đƣợc scan từ tài liệu giấy (khi tài liệu giấy gốc, chính) ln dạng file pdf đƣợc giao cho văn thƣ lập hồ sơ điện tử quản lý chặt chẽ nên giữ đƣợc độ tin cậy Tài liệu điện tử Trƣờng ĐHHP đƣợc quản lý 76 Footer Page 78 of 107 Header Page 79 of 107 dƣới dạng file pdf thông qua phần mềm quản lý văn UBND thành phố Hải Phịng cấp độ tin cậy tính xác thực cao Khi cán bộ, giảng viên cần cán văn thƣ cung cấp để phục vụ công tác học tập, nghiên cứu khoa học giải công việc cần 3.3.4 Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử Tài liệu dạng văn giấy hay văn điện tử mục đích cuối đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng cần thiết Bởi nhƣ dù có nhiều tài liệu quý độ tin cậy cao nhƣng tài liệu khơng đƣợc khai thác sử dụng, khơng phát huy đƣợc giá trị tài liệu tài liệu chết Khác với tài liệu giấy tài liệu lƣu trữ điện tử đƣợc khai thác dƣới dạng file liệu Nếu nhƣ tài liệu giấy ngƣời khai thác, sử dụng cần phải đến nơi để khai thác sử dụng tài liệu điện tử đảm bảo độ tin cậy tính xác thực thông qua việc kết nối mạng phần mềm ngƣời dễ dàng khai thác, sử dụng tài liệu Đối với Trƣờng ĐHHP việc khai thác tài liệu điện tử thông qua phần mềm quản lý văn Khi đơn vị có nhu cầu cần liên hệ trực tiếp với văn thƣ nhà trƣờng tài liệu đƣợc chuyển đến ngƣời cần cách nhanh chóng, xác kịp thời mà ngƣời khai thác không cần đến tận nơi để tìm kiếm Dù xa có đƣợc tài liệu đáng tin cậy mà cán bộ, giảng viên cần Đây ƣu điểm bật tài liệu lƣu trữ điện tử mà Trƣờng ĐHHP phát huy đƣợc để thỏa mãn nhu cầu cán bộ, giảng viên trƣờng Qua thấy việc khai thác sử dụng tài điện tử Trƣờng ĐHHP thông qua phần mềm: https://qlvb.hpnet.vn đƣợc nhà trƣờng phát huy tối đa lợi ích mà phần mềm mang lại 77 Footer Page 79 of 107 Header Page 80 of 107 Tiểu kết chƣơng Nhƣ thông qua phần mềm quản lý văn bản/ quản lý hồ sơ nêu nên đƣợc bƣớc quản lý tài liệu, hồ sơ điện tử Trƣờng ĐHHP Việc quản lý hồ sơ điện tử giúp lãnh đạo nhà trƣờng theo dõi đƣợc q trình giải cơng việc cán bộ, giảng viên Giúp cán văn thƣ vào hồ sơ điện tử theo dõi đƣợc hồ sơ hoàn thiện, hồ sơ chƣa hoàn thiện để từ nhắc nhở cán bộ, giảng viên hồn thiện công việc để Scan đƣa vào hồ sơ Quản lý hồ sơ điện tử giúp cho cán văn thƣ hƣớng dẫn trực tiếp phòng cách lập hồ sơ công việc giấy thông qua việc trực tiếp phần mềm Quản lý hồ sơ điện tử giúp cán văn thƣ chủ động trọng việc đáp ứng yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu độ tin cậy mà tài liệu điện tử mang lại Bên cạnh cuối năm vào thu hồ sơ, tài liệu giấy đƣợc xác tránh tình trạng đơn vị khơng giao nộp khơng nộp đầy đủ hồ sơ, tài liệu 78 Footer Page 80 of 107 Header Page 81 of 107 KẾT LUẬN Đối với tất quan, đƣợc thành lập công tác văn thƣ, lƣu trữ hoạt động thiếu, công tác phải ánh đầy đủ trung thực trình làm việc nhƣ kết làm việc quan Trƣờng ĐHHP đơn vị nghiệp hoạt động lĩnh vực đào tạo Mọi hoạt động nhà trƣờng thể qua công tác văn thƣ, lƣu trữ “công tác văn thƣ ngõ quan” Chính làm tốt cơng tác văn thƣ, lƣu trữ vấn đề đƣợc đặt Trƣờng ĐHHP Qua q trình khảo sát cơng tác văn thƣ, lƣu trữ thấy công tác chƣa đƣợc nhà trƣờng quan tâm mức tài liệu ln tình trạng bó gói mát Đặc biệt cán nhà trƣờng lúng túng công tác lập hồ sơ công việc quản lý tài liệu phải làm nhƣ đầu để tài liệu đƣợc sếp khoa học, không bị mất thất lạc Với lý trên, việc nghiên cứu danh mục hồ sơ quản lý hồ sơ điện tử đƣợc chọn làm đề tài cho luận văn thạc sĩ Qua nghiên cứu đề tài đặt giải đƣợc số vấn đề sau: Đề tài nghiên cứu cách có hệ thống số vấn đề lý luân công tác lập hồ sơ, xây dựng danh mục hồ sơ quản lý hồ sơ Đề tài khảo sát trực tiếp 11 phịng Trƣờng ĐHHP cơng tác lập hồ sơ quản lý hồ sơ Từ kết khảo sát này, đề tài đánh giá đƣợc thực trạng, phân tích ƣu điểm, hạn chế tìm ngun nhân hạn chế Để khắc phục tồn xây dựng đƣợc danh mục hồ sơ cho Trƣờng ĐHHP đƣa cách thức quản lý hồ sơ điện tử phần mềm để dựa vào nhà trƣờng lập đƣợc hồ sơ cơng việc quản lý tốt hồ sơ điện tử 79 Footer Page 81 of 107 Header Page 82 of 107 Bên cạnh việc xây dựng danh mục hồ sơ quản lý hồ sơ điện tử cho Trƣờng ĐHHP chúng tơi có số kiến nghị giúp cơng tác văn thƣ lƣu trữ ngày hoàn thiện nhƣ sau: Thứ nhất, lãnh đạo Trƣờng ĐHHP đặt công tác văn thƣ, lƣu trữ nói chung, cơng tác lập hồ sơ cơng việc nói riêng nhiệm vụ hàng ngày phải hồn thành để cán bộ, giảng viên có ý thức, trách nhiệm việc lập hồ sơ công việc Thứ hai, nhà trƣờng đƣa chế tài cụ thể cán bộ, giảng viên không lập hồ sơ cơng việc nhƣ cuối năm khơng đƣợc bình xét thi đua khơng hồn thành nhiệm vụ; khơng đƣợc nâng lƣơng trƣớc thời hạn,… Thứ ba, nhà trƣờng ban hành văn cụ thể hƣớng dẫn công tác văn thƣ lƣu trữ Thứ tƣ, nhà trƣờng mời giảng viên chuyên ngành văn thƣ, lƣu trữ, phối hợp với Chi cục văn thƣ lƣu trữ thành phố Hải Phòng mở buổi tập huấn công tác văn thƣ, lƣu trữ giúp cán bộ, giảng viên hiểu cơng tác Thứ năm, lãnh đạo phịng Hành – Quản trị cán phụ trách công tác văn thƣ, lƣu trữ cần có trách nhiệm cơng việc phụ trách việc làm cụ thể: Tham mƣu để ban hành văn hƣớng dẫn công tác lập hồ sơ, cử cán phụ trách công tác văn thƣ, lƣu trữ đến đơn vị hƣớng dẫn cụ thể, 80 Footer Page 82 of 107 Header Page 83 of 107 TÀI LIỆU THAM KHẢO Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vƣơng Đình Quyền (1990): Lý luận thực tiễn cơng tác lưu trữ Nhà xuất Đại học Trung học chuyên nghiệp, Hà Nội Trịnh Thu Hà (2006): Lập hồ sơ hành ban Đảng trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương, Thực trạng giải pháp, Hà Nội Trần Thị Hằng (2007): Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ xác định thành phần tài liệu số hồ sơ hành Văn phịng Tập đồn Bưu viễn thơng Việt Nam, Hà Nội Lê Tuấn Hùng (2004): Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn – giải pháp để hồn thiện hệ thống thơng tin quản lý Bộ Khoa học Công nghệ, Hà Nội Hƣớng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 Cục văn thƣ lƣu trữ Nhà nƣớc việc quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng Dƣơng Văn Khảm (2011): Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Việt Nam, Nhà xuất Văn hóa thơng tin, Hà Nội Kế hoạch số 258/KH-CCVTLT ngày 13/11/2014 công tác văn thư, lưu trữ năm 2016-2020 Luật lƣu trữ (2011) Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam, số 12 Kiều Thị Ngọc Mai(2000): Vài ý kiến công tác quản lý tài liệu lập hồ sơ Cơ quan quản lý hành nhà nước Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam, số 10 TS Vũ Đăng Minh (2008): Xây dựng quy chế quản lý hồ sơ điện tử cán bộ, công chức Tạp chí Tổ chức nhà nƣớc số 11 81 Footer Page 83 of 107 Header Page 84 of 107 11 Tô Duy Nghĩa(2002): Một vài suy nghĩ việc lập hồ sơ vấn đề Uỷ ban Kiểm tra Trung ương Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam, số 12 Nghị định số 01/2013/NĐ – CP ngày 03/01/2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Lưu trữ 13 Nghị định số 110/2004/NĐ - CP Chính phủ công tác văn thư 14 Nghị định số 09/2010/ NĐ – CP sửa đổi số điều Nghị định 110/2004/NĐ – CP Chính Phủ cơng tác văn thư 15 TS Nguyễn Lệ Nhung,Cẩm nang tài liệu lưu trữ điện tử, lƣợc dịch 16 Nguyễn Thị Trang Nhung(2011): Nghiên cứu xây dựng Danh mục hồ sơ xác định Danh mục tài liệu hồ sơ ngân hàng nhà nước Việt Nam, Hà Nội 17 Vũ Thị Phụng(2008): Giá trị tài liệu lưu trữ trách nhiệm quan lưu trữ Việt Nam Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam, số 12 18 Hoàng Tùng Phong(2011): Xây dựng danh mục xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến Sở Nội vụ, Hà Nội 19 Vƣơng Đình Quyền(2005): Lý luận phương pháp cơng tác văn thư Nhà xuất Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội 20 Quyết định số 693/QĐ - UBND ngày 03 tháng năm 2015 UBND thành phố Hải Phịng việc Ban hành Quy định cơng tác văn thư, lưu trữ địa bàn thành phố Hải Phịng 21 Thơng tƣ số 09/2011/TT – BNV ngày 03 tháng năm 2011 Bộ Nội vụ Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức 22 Dƣơng Thị Bích Thủy(2009):Nghiên cứu xây dựng Danh mục hồ sơ xác định thành phần hồ sơ nhân Văn phòng UBND tỉnh Vĩnh Phúc, Hà Nội 23 Tổ chức tiêu chuẩn Quốc tế(2001),Tiêu chuẩn 15489 82 Footer Page 84 of 107 Header Page 85 of 107 24 Website: http://www.dhhp.edu.vn 25 Website: http://hicc.vn 26 Website: http://haiphong.gov.vn 27 Website: http://www.vanthuluutruhaiphong.gov.vn 28 Website: www.haiphong.gov.vn/sonoivu 29.Website: https://qlvb.hpnet.vn 83 Footer Page 85 of 107 Header Page 86 of 107 PHỤ LỤC Quyết định số 12/QĐ - ĐHHP ngày 11 tháng năm 2014 Hiệu trƣởng Trƣờng ĐHHP việc phân công nhiệm vụ công tác đồng chí Ban Giám hiệu Trƣờng ĐHHP Quyết định số 164/QĐ - ĐHHP ngày 29 tháng năm 2014 Hiệu trƣởng Trƣờng ĐHHP việc ban hành Quy chế tổ chức hoạt động Trƣờng ĐHHP Nhiệm vụ năm học 2015 - 2016 ngày 24 tháng năm 2015 84 Footer Page 86 of 107