ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN PHẠM VŨ TÀI LẬP VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂN BÌNH, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ CHU[.]
ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN PHẠM VŨ TÀI LẬP VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂN BÌNH, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, NĂM 2021 ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN PHẠM VŨ TÀI LẬP VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂN BÌNH, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC Mã số: 8320303 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS ĐỖ VĂN THẮNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, NĂM 2021 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài: “Lập quản lý hồ sơ điện tử Ủy ban nhân dân quận Tân Bình, thành phố Hồ Chí Minh” cơng trình nghiên cứu khoa học riêng tơi Các tài liệu kết nghiên cứu luận văn xác trung thực./ Tp Hồ Chí Minh, tháng năm 2021 Tác giả luận văn Phạm Vũ Tài MỤC LỤC NỘI DUNG TRANG MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Lịch sử vấn đề nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu 13 Đóng góp đề tài lý luận thực tiễn 15 Kết cấu đề tài 16 CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ LẬP VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP QUẬN/HUYỆN 16 1.1 Tài liệu điện tử hồ sơ điện tử 16 1.1.1 Tài liệu điện tử 16 1.1.2 Hồ sơ hồ sơ điện tử 24 1.2 Lập quản lý hồ sơ điện tử 28 1.2.1 Lập hồ sơ điện tử 28 1.2.2 Quản lý hồ sơ điện tử 33 1.3 Lập quản lý hồ sơ điện tử Ủy ban nhân dân cấp quận/huyện 35 1.3.1 Đặc điểm công tác lập quản lý hồ sơ điện tử Ủy ban nhân dân cấp quận/huyện 35 1.3.2 Các tiêu chí đánh giá chất lượng cơng tác lập quản lý hồ sơ điện tử Ủy ban nhân dân cấp quận/huyện 37 Tiểu kết chương 39 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TẠI ỦỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂN BÌNH 40 2.1 Khái quát Ủy ban nhân dân quận Tân Bình 40 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ tổ chức hoạt động UBND quận Tân Bình 40 2.1.2 Thành phần, nội dung tài liệu hình thành hoạt động UBND quận Tân Bình 48 2.2 Thực công tác lập quản lý hồ sơ điện tử UBND quận Tân Bình 51 2.2.1 Ban hành quy định, hướng dẫn lập quản lý hồ sơ điện tử 51 2.2.2 Bố trí bồi dưỡng nhân làm công tác lập quản lý hồ sơ điện tử 56 2.2.3 Thực quy trình nghiệp vụ lập quản lý hồ sơ điện tử 59 2.3 Nhận xét, đánh giá 67 2.3.1 Ưu điểm 67 2.3.2 Tồn tại, hạn chế 68 2.3.3 Nguyên nhân tồn tại, hạn chế 73 Tiểu kết chương 75 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LẬP VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂN BÌNH 76 3.1 Phương hướng, nhiệm vụ chung 76 3.2 Giải pháp 79 3.2.1 Các giải pháp đảm bảo điều kiện cần thiết cho công tác lập quản lý hồ sơ điện tử 79 3.2.2 Các giải pháp chuyên môn - kỹ thuật 85 Tiểu kết chương 92 KẾT LUẬN 93 TÀI LIỆU THAM KHẢO 95 PHỤ LỤC .103 DANH MỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT Chữ đầy đủ Chữ viết tắt Tài liệu lưu trữ TLLT Ủy ban nhân dân UBND Hội đồng nhân dân HĐND Văn thư lưu trữ nhà nước VTLTNN Chính phủ CP MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Đề tài luận văn thạc sĩ “Lập quản lý hồ sơ điện tử UBND quận Tân Bình, thành phố Hồ Chí Minh” học viên thực lý sau đây: Thứ nhất, với phát triển bùng nổ khoa học công nghệ, bối cảnh cách mạng công nghiệp lần thứ tư (gọi 4.0) tạo khối lượng tài liệu điện tử khổng lồ hoạt động quan, tổ chức, cá nhân chúng cần quản lý, lưu trữ cách khoa học Đối với Việt Nam nói chung thành phố Hồ Chí Minh nói riêng đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính, đẩy mạnh việc thực phủ điện tử dịch vụ công trực tuyến, đó, khối lượng tài liệu điện tử hình thành, luân chuyển sử dụng ngày nhiều Việc lập quản lý hồ sơ điện tử đầy đủ, có hệ thống, giúp cán bộ, công chức, viên chức giải cơng việc hàng ngày nhanh chóng, suất, chất lượng hiệu Tuy nhiên, quan quản lý mặt nhà nước UBND quận, huyện công tác lập quản lý hồ sơ điện tử thiếu thống nhất, đồng bộ, chưa quy định làm ảnh hưởng đến trình hoạt động, giải công việc quan, tổ chức Thứ hai, Ủy ban nhân dân quận Tân Bình quận thành phố Hồ Chí Minh, quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước nhân dân quận Tân Bình, Hội đồng nhân dân cấp quan hành nhà nước cấp Với chức quản lý hành nhà nước mặt trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phịng…trong q trình hoạt động, UBND quận Tân Bình sản sinh nhiều văn bản, tài liệu, đặc biệt số lượng lớn tài liệu điện tử phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan Các tài liệu cần lập hồ sơ, quản lý cách khoa học để phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng quan cán bộ, công chức, viên chức Thứ ba, năm gần UBND quận Tân Bình quan đầu việc thực lập quản lý hồ sơ điện tử, đạt số kết đáng kể: danh mục hồ sơ ban hành, văn thư quan số cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc sau giải xong, công việc kết thúc năm, số hồ sơ nộp lưu lưu trữ quan để quản lý Tuy nhiên, bên cạnh số nội dung đạt được, qua trình khảo sát, tác giả luận văn nhận thấy, công tác lập hồ sơ điện tử UBND quận Tân Bình cịn nhiều tồn tại, hạn chế, làm ảnh hưởng đến việc lưu trữ, bảo quản, khai thác sử dụng thông tin tài liệu điện tử, là: - Nhiều cán bộ, công chức, viên chức không thực lập hồ sơ sau giải cơng việc; có lập hồ sơ chất lượng hồ sơ chưa cao, nội dung hồ sơ không đầy đủ, hồ sơ khơng có mục lục văn bản, chưa đánh số tờ, khơng có chứng từ kết thúc - Hoạt động đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn công tác lập quản lý hồ sơ điện tử chưa quan tâm, có chăng, trọng nghiệp vụ liên quan đến lập quản lý hồ sơ giấy Do đó, trình độ cán bộ, cơng chức, viên chức chưa đáp ứng yêu cầu, dẫn đến việc lập hồ sơ điện tử hiệu quả, thiếu chất lượng - Công tác xây dựng ban hành văn đạo, hướng dẫn cơng tác văn thư nói chung, công tác lập quản lý hồ sơ điện tử nói riêng cịn chậm, khơng đáp ứng u cầu thực tế công việc Những tồn tại, hạn chế nêu gây khó khăn lớn đến việc khai thác sử dụng thông tin hồ sơ điện tử, ảnh hưởng trực tiếp hiệu hoạt động quan, đơn vị, đặc biệt việc phát triển phủ điện tử bối cảnh cải cách hành điện tử UBND quận Tân Bình Việc nghiên cứu, khảo sát tình hình thực tế, làm rõ ưu, khuyết điểm hoạt động lập quản lý hồ sơ điện tử, tìm phân tích ngun nhân tồn tại, hạn chế, từ đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng hiệu công tác lập hồ sơ điện tử việc làm cấp thiết Từ lý đó, học viên chọn đề tài “Lập quản lý hồ sơ điện tử Ủy ban nhân dân quận Tân Bình, thành phố Hồ Chí Minh” để làm luận văn Thạc sĩ ngành Lưu trữ học Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu 2.1 Mục tiêu nghiên cứu Trên sở khảo sát, phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động lập quản lý hồ sơ điện tử UBND quận Tân Bình, thành phố Hồ Chí Minh luận văn đề giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động lập quản lý hồ sơ điện tử 2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu Thứ nhất, nghiên cứu, tổng hợp hệ thống sở lý luận, quy định pháp lý cần thiết lập quản lý hồ sơ điện tử, làm rõ vận dụng sở UBND cấp quận Thứ hai, nghiên cứu, phân tích đánh giá thực trạng công tác lưu trữ điện tử lập hồ sơ lưu trữ điện tử UBND quận Tân Bình, nêu rõ ưu điểm, hạn chế nguyên nhân Thứ ba, đề giải pháp nhằm nâng cao hiệu việc lập quản lý hồ sơ điện tử UBND quận Tân Bình Đối tượng phạm vi nghiên cứu 3.1 Đối tượng nghiên cứu đề tài: Đề tài nghiên cứu công tác lập quản lý hồ sơ điện tử UBND quận Tân Bình, thành phố Hồ Chí Minh 3.2 Phạm vi nghiên cứu: - Về nội dung: Đề tài giới hạn nghiên cứu thực trạng công tác lập quản lý hồ sơ điện tử phần mềm HCMeGov UBND quận Tân Bình, tìm hiểu nguyên nhân hạn chế đề xuất giải pháp khắc phục mà không sâu vào hoạt động lưu trữ bảo mật hồ sơ điện tử - Về không gian: hoạt động lập quản lý hồ sơ điện tử phòng ban, đơn vị trực thuộc UBND quận Tân Bình, thành phố Hồ Chí Minh - Về thời gian: Về thời gian, tác giả luận văn tiến hành khảo sát việc lập quản lý hồ sơ điện tử UBND quận Tân Bình từ tháng 10 năm 2015 đến tháng 10 năm 2020 Ngày 14 tháng 10 năm 2015 thời điểm Chính phủ ban hành Nghị 36a/NQ-CP Chính phủ điện tử, với mong muốn công khai, minh bạch hoạt động quan nhà nước môi trường mạng, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân quan, tổ chức Một với nhiệm vụ, mục tiêu chủ yếu nêu Nghị số 36a/NQ-CP xây dựng hệ thống điện tử thông suốt, kết nối liên thông văn điện tử, liệu điện tử từ Chính phủ đến cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã Văn sở pháp lý quan trọng cho việc quản lý thống nguồn tài liệu điện tử sản sinh hoạt động quan tổ chức Đây sở để học viên lựa chọn giới hạn thời gian nghiên cứu luận văn Lịch sử vấn đề nghiên cứu Công tác lập hồ sơ quản lý hồ sơ điện tử thời gian qua nhà khoa học, nhà quản lý, người làm công tác văn thư, lưu trữ quan tâm nghiên cứu nhiều góc độ, lý luận thực tiễn Cho đến nay, có nhiều cơng trình nghiên cứu khoa học, sách, giáo trình, báo, luận văn thạc sĩ,… viết công tác lập quản lý hồ sơ điện tử Cụ thể: - Sách, giáo trình: Nguồn tài liệu nước ngoài: + Tác giả Wilkinson cộng với sách: Document Computing: Technologies for Managing Electronic Document Collections (Điện tốn tài liệu: Cơng nghệ quản lý sưu tập hồ sơ điện tử -tg) xuất năm 1998, nhà xuất Springer tập hợp khái niệm, nghiên cứu thực hành từ lĩnh vực khác bao gồm tính tốn tài liệu, truy xuất thơng tin, thủ thư, quản lý hồ sơ Bên cạnh đó, nhóm tác giả sâu nghiên cứu khía cạnh quan trọng điện tốn tài liệu khuyến nghị cơng nghệ kỹ thuật để quản lý tài liệu, nhấn mạnh vào quy trình phù hợp máy tính sử dụng để tạo, truy cập xuất tài liệu; mô tả chất tài liệu điện tử, thành phần cấu trúc chúng, cách chúng