Công tác văn thư tại văn phòng hội đồng nhân dân ủy ban nhân dân HUYỆN ĐÀ BẮC

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu của đề tài 1 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 1 4. Nguồn tài liệu tham khảo 1 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu. 2 6. Phương pháp nghiên cứu. 3 7. Bố cục đề tài. 3 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND – UBND HUYỆN ĐÀ BẮC 4 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan 4 1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan 7 1.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 7 1.2.1.1. Công tác tham mưu tổng hợp cho Ủy ban nhân dân huyện 7 1.2.1.2. Văn phòng trong việc thực hiện chức năng hậu cần cho Ủy ban nhân dân huyện Đà Bắc. 7 1.2.1.3. Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Ủy ban nhân dân huyện Đà Bắc 8 1.2.1.4. Sơ đồ hóa công tác tổ chức Hội nghị (Hội thảo, cuộc họp) của Ủy ban nhân dân huyện Đà Bắc 8 1.2.1.5. Sơ đồ hóa công tác tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện 8 1.2.1.6. Công tác Lưu trữ của cơ quan 8 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng. 10 1.2.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng. 13 1.2.3.1. Xác định vị trí việc làm 13 1.2.3.2. Xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng 13 Phần II. TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ 22 2. 1. Tổng quan về công tác văn thư 22 2.1.1. Khái niệm công tác văn thư 22 2.1.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác Văn thư. 22 2.1.2.1. Vị trí: 22 2.1.2.2. Ý nghĩa: 22 2.1.3. Những yêu cầu đối với công tác Văn thư 23 2.1.3.1. Nhanh chóng 23 2.1.3.2. Chính xác 24 2.1. 3.3. Bí mật 24 2.1.3.4. Hiện đại 24 2.1.4. Hình thức tổ chức Văn thư 25 2.1.5. Nội dung của công tác văn thư 25 2.2. Thực trạng tình hình công tác văn thư của Văn phòng HĐND – UBND huyện Đà Bắc 26 2.2.1. Tổ chức quản lý về công tác văn thư 26 2.2.2. Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 26 2.2.3. Công tác xây dựng và ban hành văn bản. 26 2.2.4. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan. 29 2.2.5. Quản lý và giải quyết văn bản của văn phòng UBND huyện Đà Bắc. 32 2.2.6. Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ của cơ quan, đơn vị 36 2.2.7. Quản lý và sử dụng con dấu 38 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 40 3.1. Đánh giá chung về công tác hành chính văn phòng của Văn phòng HĐND – UBND huyện Đà Bắc. 40 3.1.1. Ưu điểm 40 3.1.2. Hạn chế: 41 3.1.3. Nguyên nhân 43 3.2. Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm. 44 PHẦN PHỤ LỤC 48

Báo cáo thực tập Khoa Quản trị Văn phòng MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC VIẾT TẮT .5 PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục tiêu đề tài Đối tượng, phạm vi nghiên cứu .1 Nguồn tài liệu tham khảo .1 Lịch sử vấn đề nghiên cứu .2 Phương pháp nghiên cứu Bố cục đề tài Phần I KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA VĂN PHỊNG HĐND – UBND HUYỆN ĐÀ BẮC 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan .4 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành văn phịng quan 1.2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng .6 1.2.1.1 Công tác tham mưu tổng hợp cho Ủy ban nhân dân huyện 1.2.1.2 Văn phòng việc thực chức hậu cần cho Ủy ban nhân dân huyện Đà Bắc 1.2.1.3 Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ Ủy ban nhân dân huyện Đà Bắc (phụ lục 03) 1.2.1.4 Sơ đồ hóa cơng tác tổ chức Hội nghị (Hội thảo, họp) Ủy ban nhân dân huyện Đà Bắc (phụ lục 04) 1.2.1.5 Sơ đồ hóa cơng tác tổ chức chuyến công tác cho Lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện (phụ lục 05) 1.2.1.6 Công tác Lưu trữ quan .8 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng 1.2.3 Xác định vị trí việc làm xây dựng mơ tả việc vị trí văn phịng .13 Báo cáo thực tập Khoa Quản trị Văn phòng 1.2.3.1 Xác định vị trí việc làm 13 1.2.3.2 Xây dựng mơ tả cơng việc vị trí văn phòng 13 Phần II 22 TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ .22 Tổng quan công tác văn thư 22 2.1.1 Khái niệm công tác văn thư 22 2.1.2 Vị trí, ý nghĩa cơng tác Văn thư 22 2.1.2.1 Vị trí: 22 2.1.2.2 Ý nghĩa: 22 2.1.3 Những yêu cầu công tác Văn thư .23 2.1.3.1 Nhanh chóng .23 2.1.3.2 Chính xác .24 2.1 3.3 Bí mật 24 2.1.3.4 Hiện đại .24 2.1.4 Hình thức tổ chức Văn thư .25 2.1.5 Nội dung công tác văn thư .25 2.2 Thực trạng tình hình cơng tác văn thư Văn phòng HĐND – UBND huyện Đà Bắc .26 2.2.1 Tổ chức quản lý công tác văn thư 26 2.2.2 Mơ hình tổ chức văn thư quan 26 2.2.3 Công tác xây dựng ban hành văn 26 2.2.4 Các bước quy trình soạn thảo văn quản lý quan 29 2.2.5 Quản lý giải văn văn phòng UBND huyện Đà Bắc .32 2.2.6 Tìm hiểu lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan, đơn vị 36 2.2.7 Quản lý sử dụng dấu 38 PHẦN III 40 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 40 3.1 Đánh giá chung cơng tác hành văn phòng Văn phòng HĐND – UBND huyện Đà Bắc .40 3.1.1 Ưu điểm 40 Báo cáo thực tập Khoa Quản trị Văn phòng 3.1.2 Hạn chế: 41 3.1.3 Nguyên nhân 43 3.2 Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 44 PHẦN PHỤ LỤC 48 Báo cáo thực tập Khoa Quản trị Văn phòng LỜI CẢM ƠN Cùng với việc đổi mới, nâng cao chất lượng dạy học, đồng thời thực câu châm ngôn “học đôi với hành”, trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên thực tập nhằm củng cố kiến thức, nâng cao nhận thức chuyên môn làm quen với thực tế Thực theo chương trình Khoa Quản trị Văn phòng, em bước vào tập kéo dài hai tháng Văn phòng Hội đồng nhân dân – Uỷ ban nhân dân huyện Đà Bắc Để hoàn thành đợt thực tập đề tài này, em nhận nhiều quan tâm giúp đỡ Trước tiên em chân thành cảm ơn thầy, cô giáo trường Đại học Nội vụ Hà Nội thầy, cô Khoa Quản trị Văn phòng trực tiếp giảng dạy, truyền đạt cho em kiến thức kinh nghiệm trình học tập Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô giáo – Giảng viên hướng dẫn - Thạc sỹ Lâm Thu Hằng, người tận tình hướng dẫn tạo điều kiện tốt để em hồn thành báo cáo Em xin cảm ơn cô chú, anh chị quan đặc biệt cô Đinh Thị Khuyến – cán hướng dẫn suốt trình thực tập em Cuối em mong nhận đóng góp ý kiến từ nhiều phía để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực Bàn Thị Mai Báo cáo thực tập Khoa Quản trị Văn phòng DANH MỤC VIẾT TẮT Cụm từ viết tắt UBND HĐND Cụm từ đầy đủ ỦY BAN NHÂN DÂN HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN Báo cáo thực tập Khoa Quản trị Văn phòng PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác văn thư lĩnh vực hoạt động thiếu hoạt động quản lý tất quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức Trong văn phịng cơng tác văn thư chiếm phần lớn hoạt động văn phòng mắt xích guồng máy hoạt động quản lý quan đơn vị Như công tác văn thư gắn liền với hoạt động quan xem phận quản lý Nhà nước có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Nhận thức vai trị, ý nghĩa tác dụng cơng tác văn thư hoạt động máy quản lý Nhà nước nói chung, quan tổ chức nói riêng Em định chọn đề tài “Cơng tác Văn thư Văn phịng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân” Đây vấn đề mà Văn phòng HĐND –UBND đặc biệt quan tâm Mục tiêu đề tài - Khảo sát cơng tác hành văn phịng Văn phịng HĐND – UBND - Tìm hiểu cơng tác văn thư - Đánh giá thực trạng tình hình cơng tác hành văn phịng Văn phịng HĐND - UBND đặc biệt công tác văn thư để thấy điểm mạnh hạn chế từ đưa số giải pháp để khắc phục nhược điểm phát huy ưu điểm Đối tượng, phạm vi nghiên cứu - Đối tượng: Cơng tác Văn phịng, Cơng tác văn thư Văn phòng HĐND – UBND huyện Đà Bắc - Phạm vi nghiên cứu: Văn phòng HĐND – UBND huyện Đà Bắc Nguồn tài liệu tham khảo - Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn Sinh viên thực hiện: Bàn Thị Mai Lớp Quản trị Văn phòng K1b Báo cáo thực tập Khoa Quản trị Văn phòng thể thức kỹ thuật trình bày văn hành - Thơng tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan - Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13/9/2012 Bộ Công an hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP - Nghị đinh 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP - Nghị định số 110/2013/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2004 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP - Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011 - Vương Đình Quyền, Lý luận phương pháp cơng tác văn thư, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2005 Ngồi báo cáo cịn tham khảo từ số báo cáo khóa trước, website Lịch sử vấn đề nghiên cứu Lĩnh vực có số cơng trình khoa học đăng tải giáo trình, sánh chuyên khảo, luận văn, tạp chí như: - Lê Văn In – Phạm Hưng, Phương pháp soạn thảo văn hành chính, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 1998 - Vương Đình Quyền, Lý luận phương pháp cơng tác văn thư, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2005 - Cục Lưu trữ Nhà nước, Cẩm nang công tác văn thư Báo cáo kết đề tài cấp ngành Hà Nội, 1998 - Cục Lưu trữ Nhà nước Công tác Văn thư – Lưu trữ Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội, 1999 - PGS.TS Dương Văn Khảm Công tác Văn thư – Lưu trữ Nxb Văn hóa – Thông tin, Hà Nội, 2006 Sinh viên thực hiện: Bàn Thị Mai Lớp Quản trị Văn phòng K1b Báo cáo thực tập Khoa Quản trị Văn phòng Phương pháp nghiên cứu Báo cáo chủ yếu sử dụng phương pháp: Phương pháp thống kê, phương pháp phân tích, phương pháp tổng hợp, phương pháp so sánh khảo sát thực tế trình giải vấn đề đặt tiểu luận Bố cục đề tài Hai tháng thực tập, em tổng kết lại trình tìm hiểu em Văn phịng Hội đồng nhân dân - Uỷ ban nhân dân huyện Đà Bắc thành báo cáo thực tập Ngoài phần mở đầu báo cáo gồm phần sau: Phần I: Khảo sát cơng tác văn phịng Ủy ban nhân dân huyện Đà Bắc Phần II: Tìm hiểu tổ chức công tác văn thư Phần III: Kết luận đề xuất kiến nghị Phần Phụ Lục Sinh viên thực hiện: Bàn Thị Mai Lớp Quản trị Văn phòng K1b Báo cáo thực tập Khoa Quản trị Văn phòng Phần I KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND – UBND HUYỆN ĐÀ BẮC 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan a) Chức Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phịng, an ninh thực sách khác địa bàn Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở b) Nhiệm vụ, quyền hạn - Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: + Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thơng qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch đó; + Lập dự tốn thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; tốn ngân sách địa phương + Tổ chức thực ngân sách địa phương - Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi đất đai, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: + Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cấp thơng qua chương trình khuyến khích phát triển nơng nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp địa phương tổ chức thực chương trình đó; + Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân hộ gia đình, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật; - Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Sinh viên thực hiện: Bàn Thị Mai Lớp Quản trị Văn phòng K1b Báo cáo thực tập Khoa Quản trị Văn phòng + Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn huyện; + Xây dựng phát triển sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ xã, thị trấn; - Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: + Tổ chức lập, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn địa bàn huyện; quản lý việc thực quy hoạch xây dựng duyệt; + Quản lý, khai thác, sử dụng công trình giao thơng kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp; - Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: + Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ du lịch địa bàn huyện; + Kiểm tra việc thực quy tắc an toàn vệ sinh hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn - Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hố, thơng tin thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: + Xây dựng chương trình, đề án phát triển văn hố, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát địa bàn huyện + Quản lý công trình cơng cộng phân cấp; hướng dẫn phong trào văn hoá, hoạt động trung tâm văn hố - thơng tin, thể dục thể thao + Thực kế hoạch phát triển nghiệp y tế; quản lý trung tâm y tế, trạm y tế, kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch bệnh - Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: + Thực biện pháp ứng dụng tiến khoa học, công nghệ phục vụ sản xuất đời sống nhân dân địa phương; + Tổ chức thực bảo vệ mơi trường; phịng, chống thiên tai, bão lụt - Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự, an toàn xã hội, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: + Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang quốc phịng tồn dân + Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; định việc nhập ngũ, Sinh viên thực hiện: Bàn Thị Mai Lớp Quản trị Văn phòng K1b Báo cáo thực tập Khoa Quản trị Văn phòng quả, hiệu suất công việc nâng lên rõ rệt cán sử dụng chưa thực chuyên nghiệp nên cịn gây khó khăn việc tìm kiếm văn số lỗi định nhầm số, Scan văn nhiều lúc nhầm văn nơi gửi đến Cơ quan thiếu máy tiêu hủy tài lại để phục vụ cho việc đảm bảo giữ gìn bí mật tài liệu quan Ngồi ra, số máy in, máy vi tính… không bảo dưỡng nên thường xuyên xảy tượng trục trặc nên làm chậm tiến độ giải công việc cần sử dụng đến Việc cập nhật văn chưa thường xuyên, tượng thất lạc trình chuyển giao, ký nhận Tình trạng theo dõi, giải văn đến chưa đầy đủ, không lập phiếu xử lý văn Về thể thức văn chưa tuân thủ theo quy định, soạn thảo văn chỉnh sửa nhiều gây thời gian, cách dùng từ chưa chuẩn xác * Tình hình chung cán văn phịng: Qua khảo sát em thấy số cán bộ, nhân viên chưa đào tạo chuyên môn mà họ đảm nhận nên gây khó khăn q trình giải công việc làm giảm suất hiệu hoạt động quan Cán công nhân viên cịn làm việc thụ động, sáng tạo, chưa mạnh dạn đề xuất ý kiến, làm việc theo cách thủ công Cán văn thư làm việc lâu năm họ chưa đào tạo bản, chuyên sâu nghiệp vụ văn thư – lưu trữ Họ làm việc kinh nghiệm tích lũy lâu năm, khơng đào tạo quy nên đơi giải cơng việc theo cảm tính Nhiều khơng có mặt văn phịng để giải cơng việc * Soạn thảo ban hành văn bản: Thể thức kỹ thuật trình bày văn nhiều phịng, ban đơn vị cịn sai sót cán công chức chưa thật quan tâm nghiêm túc thực theo quy định Việc thực bước soạn thảo văn chưa kỹ nên nhiều văn không đảm bảo yêu cầu cơng việc đưa ra, cịn sai mặt thể thức Sinh viên thực hiện: Bàn Thị Mai 42 Lớp Quản trị Văn phòng K1b Báo cáo thực tập Khoa Quản trị Văn phịng ngơn ngữ sử dụng văn * Công tác văn thư - lưu trữ Quá trình chuẩn bị ban hành văn phải làm làm lại nhiều lần không sát với thực tế thiếu sót q trình ban hành Tình trạng văn sai thể thức nhiều, sai quy cách văn Mạng internet phục vụ cho việc quản lý văn chưa thông suốt nên gây tồn đọng công việc, chậm chễ không giải kịp thời Khi cán Văn thư chuyển giao văn bản, có sổ chuyển giao văn cán Văn thư lại không mang theo để thực việc ký nhận, chuyển Bưu điện nên nhiều quan, đơn vị, cá nhân khơng nhận văn khơng xác định nguyên nhân đâu, quy trách nhiệm cho Tài liệu tồn đọng, tích đống chưa phân loại chỉnh lý tồn bản, phổ biến đơn vị tồn chung quan Tình trạng gây nhiều khó khăn cho việc tra tìm khai thác sử dụng việc lựa chọn tài liệu có giá trị để đưa vào lưu trữ, kéo dài việc mát, thất lạc, hư hỏng tài liệu lưu trữ có giá trị khó tránh khỏi Việc bố trí văn phịng hợp lý, nhiên chưa thực cách toàn diện chế độ bảo mật tài liệu, cần phải kết nối văn phòng với phòng ban chức khác cách linh động để giúp cập nhật thông tin tối đa hỗ trợ hoạt động để đạt kết tốt Kho lưu trữ chưa trang bị số máy hút ẩm, máy điều hòa, máy hút bụi… nên việc bảo quản tài liệu cịn gặp nhiều khó khăn, dễ bị hao mịn, hỏng hóc tài liệu khơng bảo quản lâu dài 3.1.3 Nguyên nhân Nguyên nhân Thủ trưởng quan chưa thực quan tâm đến công tác quản lý hoạt động thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ; đội ngũ cán làm công tác văn thư, lưu trữ địa bàn thiếu số lượng so với khối lượng công việc ngày mà họ giải quyết.và chưa đáp ứng yêu cầu trình độ chun mơn Cán văn phịng ln phải tình trạng áp lực cơng việc lớn, khối Sinh viên thực hiện: Bàn Thị Mai 43 Lớp Quản trị Văn phòng K1b Báo cáo thực tập Khoa Quản trị Văn phịng lượng cơng việc nhiều, chất lượng cơng việc phải giải địi hỏi độ nhanh chóng, xác, kịp thời chế độ, sách đãi ngộ, phương tiện, điều kiện làm việc chưa thỏa đáng, lãnh đạo văn phịng gần gũi, cởi mở với nhân viên chưa khuyến khích lực, tinh thần làm việc nhân viên Một số cán có tâm lý chuyển sang phịng ban, đơn vị khác khơng tâm huyết, nhiệt tình thực công việc, nên hiệu công việc bị hạn chế Cán quan cập nhật không thường xuyên văn pháp luật nhà nước công tác văn thư, lưu trữ đưa chúng vào thực tế công việc chưa mạnh dạn đề xuất tham mưu cho lãnh đạo thực quy định Nhiều hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ chế độ thông tin báo cáo chậm thực hiện; nội dung báo cáo sơ sài, chưa phản ánh tình hình quan, tổ chức Do ảnh hưởng chế độ bao cấp nên phong cách làm việc nhiều cán ỷ lại, tinh thần trách nhiệm chưa cao Cơ quan quan niệm “con ông cháu cha” nên nhiều cán đảm nhận vị trí dù khơng phải ngành nghề theo học làm giảm hiệu suất cơng việc Đội ngũ nhân viên chưa trẻ hóa nhiều Việc đầu tư kinh phí cho cơng tác văn thư, lưu trữ hạn chế so với nhu cầu thực tế để triển khai thực đồng cho quan Thủ trưởng đơn vị chưa thấy rõ tầm quan trọng việc lập hồ sơ công việc nên khơng có kiên đạo, kiểm tra cán bộ, công chức thực cách nghiêm túc chưa lấy việc lập hồ sơ công việc thực trở thành tiêu chí thi đua, khen thưởng Mặt khác, số CBCC, VC chưa quen lập hồ sơ cơng việc khơng quan tâm nên q trình lập hồ sơ gặp khó khăn, lúng túng, khơng thực đầy đủ Đây nguyên nhân dẫn đến tài liệu tồn đọng, tích đống, gây tốn kém, lãng phí kinh phí chỉnh lý sau 3.2 Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Với giá trị thực tế kiểm chứng, tồn văn phòng Sinh viên thực hiện: Bàn Thị Mai 44 Lớp Quản trị Văn phòng K1b Báo cáo thực tập Khoa Quản trị Văn phòng tất yếu khách quan Bởi lẽ, văn phòng mặt, phận thiếu quan, tổ chức Văn phịng HĐND – UBND nơi tiếp nhận thơng tin đa chiều từ quan, đơn vị khác gửi đến quan văn tài liệu từ phòng ban, đơn vị trực thuộc Ủy ban nhân dân Chính vậy, cấp có thẩm quyền cần quan tâm tạo điều kiện giúp đỡ đến cơng tác hành văn phịng quan Đồng thời, Lãnh đạo văn phòng thường xuyên thăm hỏi, động viên, nhắc nhở triển khai công tác hành văn phịng quan, góp phần nâng cao hiệu hoạt động Ủy ban nhân dân huyện Để phát huy ưu điểm khắc phục hạn chế nêu trên, em xin đưa số đề xuất nhằm nâng cao chất lượng hiệu công việc hướng tới mục tiêu đề sau: * Về trang thiết bị sử dụng trang thiết bị văn phòng: Tăng cường đầu tư sở vật chất kinh phí phục vụ cơng tác văn thư, lưu trữ, hoàn thiện kho lưu trữ quan để thu thập bảo quản tài liệu quan Ủy ban nhân dân cần mua sắm đầy đủ trang thiết bị, văn phòng phẩm cần thiết cho hoạt động văn phòng, đặc biệt cần bổ sung thêm máy tiêu hủy tài liệu để đảm bảo tài liệu không bị phát tán tiết kiệm diện tích phịng làm việc kho lưu trữ Đồng thời, phải hoàn chỉnh hệ thống trang thiết bị văn phịng phục vụ cho cơng tác văn phịng, thiết bị cũ thường xuyên trục trặc, Văn phòng HĐND – UBND cần tiến hành bảo dưỡng, sửa chữa thay * Về cán văn phòng: - Cơ quan cần tuyển thêm cán để cơng việc thực cách nhanh chóng, xác hiệu Mỗi cán tâm vào cơng việc mà khơng phải làm nhiều công việc dễ rối loại mà hiệu công việc không cao - Cần đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ vi tính cho cán văn thư việc làm cấp bách cần phải thực Cơ quan tạo điều kiện mặt thời gian, Sinh viên thực hiện: Bàn Thị Mai 45 Lớp Quản trị Văn phòng K1b Báo cáo thực tập Khoa Quản trị Văn phịng kinh phí để cán văn thư học trung tâm tin học - Thường xuyên cử cán bộ, nhân viên văn phịng tham gia lớp tập huấn chun mơn, nghiệp vụ cơng tác hành văn phịng, văn thư - lưu trữ - Đồng thời trẻ hóa đội ngũ cán làm cơng tác văn phịng, đem lại cho quan nhiều lợi họ nhân viên trẻ, có lực nhiệt huyết làm việc, có sức sáng tạo, có trình độ kiến thức để lĩnh hội đầy đủ tri thức tiến nhân loại cách nhanh chóng * Cơng tác văn thư – lưu trữ: - Cần phải quan tâm sâu sắc Lãnh đạo quan, cần phải đưa số hình thức xử phạt quy kinh tế để cá nhân tự giác tìm hiểu kỹ văn quy định soạn thảo ban hành văn quy phạm pháp luật, thể thức kỹ thuật trình bày văn cán nhân viên khơng tâm vào cơng việc mình, khắc phục tính ỷ lại cán bộ, nhân viên - Để góp phần giải phóng khơng gian lưu trữ cuối năm nhân viên văn thư – lưu tư phải thống kê, lựa chọn giấy tờ tài liệu hết giá trị để tiến hành tiêu hủy Phải thực cách thận trọng theo quy trình thẩm định kiểm tra chặt chẽ Lập kế hoạch xử lý tài liệu tích đống thực kế hoạch nộp lưu tài liệu chỉnh lý vào lưu trữ quan lưu trữ lịch sử quy định, bố trí kho lưu trữ để bảo quản lâu dài tài liệu - Đưa công tác lập hồ sơ công việc trở thành hoạt động chuyên môn thường xun quy định tiêu chí để bình xét thi đua hàng năm cán bộ, công chức, viên chức tất quan, tổ chức hàng năm - Cán Văn thư chuyển giao văn cần thực nghiêm túc hơn, tiến hành việc ký nhận đối chuyển giao để đảm bảo văn chuyển đi, mát biết nguyên nhân từ đâu - Đồng thời, đẩy mạnh công tác kiểm tra, đánh giá, giám sát việc thực cơng tác hành văn phịng Ủy ban nhân dân huyện Đà Bắc Thường xuyên có biện pháp động viên khuyến khích kịp thời để tạo nên động lực tinh thần thi đua làm việc có hiệu lập thành tích đội ngũ cán bộ, công chức Sinh viên thực hiện: Bàn Thị Mai 46 Lớp Quản trị Văn phòng K1b Báo cáo thực tập Khoa Quản trị Văn phòng văn phòng Phân chia công việc cách thống nhất, tránh chồng chéo Xây dựng quy chế chặt chẽ, môi trường làm việc nghiêm túc, hiệu quả, phát huy tinh thần làm việc học tập cán công chức Tổ chức giải nghỉ giải lao; bồi dưỡng ăn trưa; tăng thêm phụ cấp cho cán nhân viên Trên số ý kiến, đề xuất thân mà em vận dụng kiến thức học Trường vào thực tế cơng việc Văn phịng HĐND – UBND huyện Đà Bắc Em hy vọng đề xuất Lãnh đạo HĐND – UBND huyện quan tâm, xem xét tạo điều kiện để trở thành thực giúp cơng tác văn phịng ngày hồn thiện nhằm đáp ứng nhu cầu ngày cao xã hội, thực trở thành mắt xích quan trọng, góp phần nâng cao hiệu hoạt động Ủy ban nhân dân huyện Đà Bắc./ Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực hiện: Bàn Thị Mai 47 Lớp Quản trị Văn phòng K1b Báo cáo thực tập Khoa Quản trị Văn phòng PHẦN PHỤ LỤC Phụ lục 01 Sơ đồ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân huyện Đà Bắc Phụ lục 02 Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng Phụ lục 03 Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ Ủy ban nhân dân huyện Đà Bắc Phụ lục 04 Sơ đồ hóa cơng tác tổ chức Hội nghị (Hội thảo, họp) Ủy ban nhân dân huyện Đà Bắc Phụ lục 05 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện Đà Bắc Phụ lục 06 Quy trình quản lý giải văn đến Phụ lục 07: Quy trình quản lý giải văn Phụ lục 08 Hình ảnh phần mềm quản lý văn đến Phụ lục 09 Hình ảnh trang thiết bị phòng văn thư Phụ lục 10 Văn sai thể thức Phụ lục 11 Văn sai thể thức Phụ lục 12 Quy chế công tác văn thư Sinh viên thực hiện: Bàn Thị Mai 48 Lớp Quản trị Văn phòng K1b Báo cáo thực tập Khoa Quản trị Văn phòng Phụ lục 01 SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐÀ BẮC ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐÀ BẮC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC PHỊNG NỘI VỤ ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP VP HĐND – UBND HUYỆN ĐÀI TR.THANH TRUYỀN HÌNH TRUNG TÂM VH - THỂ THAO PHỊNG TÀI CHÍNH – KH PHỊNG KINH TẾ VÀ HẠ TẦNG TRẠM KHUYẾN NƠNG KH LÂM TRUNG TÂM DẠY NGHỀ PHỊNG LAO ĐỘNG TB - XH PHÒNG NN VÀ PTNT HỘI CHỮ THẬP ĐỎ SỰ NGHIỆP GD VÀ ĐÀO TẠO PHÒNG TƯ PHÁP PHÒNG TÀI NGUYÊN VÀ MT PHÒNG GIÁO DỤC ĐÀO TẠO PHỊNG VH VÀ THƠNG TIN THANH TRA NHÀ NƯỚC PHÒNG DÂN TỘC PHÒNG Y TẾ Sinh viên thực hiện: Bàn Thị Mai 49 Lớp Quản trị Văn phòng K1b Báo cáo thực tập Khoa Quản trị Văn phòng Phụ lục 02 SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG HĐND – UBND HUYỆN ĐÀ BẮC Chánh văn phịng Phó chánh văn phòng Bộ phận tổng hợp Bộ phận văn thư – Lưu trữ Sinh viên thực hiện: Bàn Thị Mai 50 Bộ phận hành – Quản trị Bộ phận tiếp nhận trả kết Lớp Quản trị Văn phòng K1b Báo cáo thực tập Khoa Quản trị Văn phịng Phụ lục 03 Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ Ủy ban nhân dân huyện Đà Bắc Bước Văn phòng Ủy ban nhân dân yêu cầu phòng, ban xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ gửi Văn Phòng Bước Cán đơn vị xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ gửi Văn phịng Bước Văn phòng tổng hợp, xây dựng dự thảo chương trình cơng tác thường kỳ Ủy ban nhân dân gửi lại đơn vị lấy ý kiến dự thảo Bước Các đơn vị hỏi ý kiến dự thảo có trách nhiệm trả lời gửi Văn phịng hồn thiện chương trình cơng tác thường kỳ trình Lãnh đạo Ủy ban nhân dân xem xét Bước Sauk hi lãnh đạo xem xét, Văn phòng hồn thiện thủ tục gửi phịng ban chun mơn để triển khai thực chương trình Phụ lục 03 công tác thường kỳ Ủy ban nhân dân huyện Sinh viên thực hiện: Bàn Thị Mai 51 Lớp Quản trị Văn phòng K1b Báo cáo thực tập Khoa Quản trị Văn phòng Phụ lục 04 Sơ đồ hóa cơng tác tổ chức Hội nghị (Hội thảo, họp) Ủy ban nhân dân huyện Đà Bắc Mục đích, yều cầu cần đạt Nội dung Thời gian, địa điểm Lập kế hoạch Kinh phí Dự kiến đơn vị phối hợp Khách mời Xác định thống chủ đề hội nghị, lập kế hoạch xin tổ chức hội nghị Chương trình hội nghị Chuẩn bị nội dung báo cáo Chuẩn bị tài liệu Chẩn bị truyền thông Chuẩn bị tổ chức Xử lý thông tin hội nghị hội nghị Đánh giá nội dung hội nghị Đánh giá hiệu hội nghị Kiến nghị tổ chức đơn vị dự hội nghị nội dung hội nghị Sinh viên thực hiện: Bàn Thị Mai 52 Phát hành giấy mời văvănvăn Chuẩn bị hội trường Đặt ăn uống, bố trí nghỉ ngơi Tổ chức đón tiếp đại biểu Phát tài liệu Điều khiển, dẫn chương trình Ghi Biên hội nghị Thông báo ý kiến kết luận Lớp Quản trị Văn phòng K1b Báo cáo thực tập Khoa Quản trị Văn phòng Phụ lục 05 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến cơng tác cho lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện Đà Bắc Bước Văn phòng Bước Văn phòng Bước Văn phòng Bước Bước Lập kế hoạch tổ chức chuyến lãnh đạo Chuẩn bị chuyến công tác Phân chia trách nhiệm thời gian lãnh đạo vắng Trong thời gian lãnh đạo công tác Văn phịng đơn đốc cá nhân, đơn vị thực nhiệm vụ liên hệ với lãnh đạo suốt q trình cơng tác Lãnh đạo phân cơng cơng tác Kết thúc chuyến cơng tác Văn phịng tốn kinh phí báo cáo tình hình hoạt động lập hồ sơ Văn phòng Sinh viên thực hiện: Bàn Thị Mai 53 Lớp Quản trị Văn phòng K1b Báo cáo thực tập Khoa Quản trị Văn phòng Phụ lục số 06 SƠ ĐỒ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN Bước 1: Tiếp nhận, kiểm tra bì văn đến Bước 2: Phân loại, bóc bì văn đến Quy trình quản lý giải văn đến Bước 3: Đóng dấu đến, ghi số ngày đến Bước 4: Đăng ký văn đến Bước 5: Trình, chuyển giao văn đến Bước 6: Giải quyết, theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Sinh viên thực hiện: Bàn Thị Mai 54 Lớp Quản trị Văn phòng K1b Báo cáo thực tập Khoa Quản trị Văn phòng Phụ lục 07 SƠ ĐỒ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày ghi số, ngày, tháng văn Quy trình quản lý giải văn Bước 2: Đóng dấu văn Bước 3: Đăng ký văn Bước 4: Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Bước 5: Sắp xếp, bảo quản phục vụ sử dụng lưu Sinh viên thực hiện: Bàn Thị Mai 55 Lớp Quản trị Văn phòng K1b Báo cáo thực tập Khoa Quản trị Văn phòng Phụ lục 08 Hình ảnh phần mềm quản lý văn Sinh viên thực hiện: Bàn Thị Mai 56 Lớp Quản trị Văn phòng K1b