Tìm hiểu công tác văn thư – lưu trữ tại văn phòng hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân huyện trà lĩnh, tỉnh cao bằng

BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA BÁO CÁO KIẾN TẬP Họ tên sinh viên: Vi Thị Thủy Lớp: KH13 Quản lý cơng Niên khóa: 2012 – 2016 Địa điểm kiến tập:Văn phòng HĐND & UBND huyện Trà Lĩnh, tỉnh Cao Bằng Thời gian kiến tập: từ ngày 24/8/2015 đến ngày 04/9/2015 Giảng viên hướng dẫn: Th.S: Lương Ban Mai Đoàn kiến tập số: 13 Tên đề tài: Tìm hiểu cơng tác Văn thư – Lưu trữ Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Trà Lĩnh, tỉnh Cao Bằng Hà Nội, 2015 LỜI CẢM ƠN Sau năm miệt mài học tập giảng đường Trường Học viện Hành Quốc gia, dạy dỗ, bảo tận tình thầy giáo, cô giáo việc tạo điều kiện tốt để chúng em va chạm, cọ sát với thực tế, đợt kiến tập giúp chúng em có thêm kinh nghiệm, tiền đề cần thiết để chuẩn bị cho bước tiến tương lai Em xin gửi tới thầy cô giáo lòng biết ơn chân thành nhất, cảm phục lịng u nghề, u trị thầy cơ, thầy cô cống hiến hết tri thức, tuổi trẻ, dìu bước lớp lớp sinh viên Quá trình kiến tập chứng tỏ cho chúng em thấy “học phải đôi với hành”, “lý thuyết phải gắn liền với thực tiễn”, lý thuyết kiến thức bản, chung để áp dụng cho quan, mà thực tế quan khác lại có địi hỏi, u cầu khác Việc tạo điều kiện kiến tập giúp cho chúng em tránh bỡ ngỡ sau rời ghế nhà trường Qua đây, em xin chân thành cảm ơn tập thể cán nhân viên Văn phòng HĐND & UBND huyện Trà lĩnh bảo nhiệt tình, giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt kiến tập vừa qua Nhờ em học hỏi thêm nhiều điều bổ ích kinh nghiệm cơng việc, nhận thức đắn cơng tác Hành Văn phịng – Văn thư Bên cạnh em cịn có điều kiện quan sát, học tập tác phong, thái độ làm việc, ý thức kỷ luật, tinh thần trách nhiệm công việc người cán văn thư lưu trữ bảo thêm kỹ giao tiếp, tạo mối quan hệ Có hội vận dụng kiến thức học tập vào thực tế để nâng cao trình độ chun mơn thân Đó hành trang quý báu để em thêm mạnh dạn, tự tin, vững vàng bước tiếp đường chọn Hình thành em lịng u nghề, u ngành, u cơng việc niềm tin với hy vọng mãnh liệt cống hiến cho cơng cải cách hành chính, đổi đất nước Để có kinh nghiệm, hiểu biết, đồng thời để có báo cáo sâu sắc đầy đủ, em không ngừng cố gắng, với tinh thần ham học hỏi, kiên trì, nhẫn nại, rèn luyện tinh thần ý thức thân Cùng với giúp đỡ tận tình thầy giáo nhà trường cán bộ, chuyên viên Văn phòng HĐND & UBND huyện Trà Lĩnh Tuy nhiên thời gian có hạn, lại lần tiếp xúc trực tiếp với cơng việc hạn chế từ phía cá nhân em, nên báo cáo em không tránh khỏi thiếu sót, nhầm lẫn Chính vậy, em kính mong thầy giáo tham gia đóng góp ý kiến, chỉnh sửa bổ sung hạn chế tồn tại, để em hồn thành tốt báo cáo Giúp em củng cố, trang bị kiến thức, có nhìn khái qt, hệ thống, tồn diện đắn công tác Văn thư – Lưu trữ quan cách sâu sắc hoàn thiên Em xin chân thành cảm ơn ! MỤC LỤC A, MỞ ĐẦU Quản lý nhà nước dạng quản lý xã hội đặc biệt, mang tính quyền lực nhà nước, sử dụng pháp luật, sách để điều chỉnh hành vi cá nhân, tổ chức tất mặt đời sống xã hội, quan máy nhà nước thực hiện, nhằm phục vụ nhân dân trì ổn định phát triển xã hội Pháp luật công cụ chủ yếu mà nhà nước sử dụng để quản lý xã hội, để quản lý xã hội đạt mục tiêu nhà nước ban hành nhiều văn quy phạm pháp luật khác lĩnh vực cụ thể Các văn quy phạm pháp luật thường biểu dạng văn bản, tài liệu Do đó, cơng tác Văn thư – Lưu trữ quan hành nhà nước có vai trị quan trọng quản lý nhà nước Qua thời gian kiến tập tìm hiểu trực tiếp thực số công việc phận văn thư Văn phòng HĐND & UBND huyện Trà Lĩnh Em xin chọn đề tài báo cáo: “ Tìm hiểu cơng tác Văn thư – Lưu trữ Văn phòng HĐND & UBND huyện Trà Lĩnh, tỉnh Cao Bằng” nhằm hiểu rõ số vấn đề công tác văn thư, đồng thời để phục vụ cho trình học tập, giúp thân có thêm tài liệu tham khảo kiến thức thực tiễn Nội dung Báo cáo Kiến tập gồm phần: mở đầu, nội dung kết luận Trong đó, phần nội dung có chương: Chương I, Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ Văn phòng HĐND & UBND huyện Trà Lĩnh, tỉnh Cao Bằng Chương II, Thực trạng nội dung công tác Văn thư – Lưu trữ Văn phòng HĐND & UBND huyện Trà Lĩnh, tỉnh Cao Bằng Chương III, Một số đánh giá công tác Văn thư – Lưu trữ Văn phòng HĐND & UBND huyện Trà Lĩnh, tỉnh Cao Bằng Tuy nhiên, điều kiện thời gian kiến tập, thời gian nghiên cứu tài liệu hạn chế nên báo cáo không tránh khỏi tồn tại, khuyết điểm định Vì vậy, Em mong nhận góp ý Em xin chân thành cảm ơn ! B, NỘI DUNG Chương I Vị trí, cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ Văn phòng HĐND & UBND huyện Trà Lĩnh, tỉnh Cao Bằng 1, Vị trí Văn phịng HĐND & UBND quan tham mưu, tổng hợp giúp UBND huyện thực nhiệm vụ sau: + Tổ chức phục vụ hoạt động UBND đạo, điều hành hoạt động chung máy Hành Nhà nước; giúp Chủ tịch UBND tổ chức việc điều hành, phối hợp hoạt động quan chuyên môn cấp, HĐND & UBND cấp xã để thực chương trình, kế hoạch cơng tác UBND, Chủ tịch huyện + Tham mưu giúp UBND huyện công tác ngoại vụ, Văn thư – Lưu trữ Văn phòng HĐND & UBND huyện Trà Lĩnh chịu đạo, hướng dẫn chuyên môn quan chuyên môn cấp tỉnh công tác ngoại vụ, Văn thư – Lưu trữ 2, Cơ cấu tổ chức Văn phòng HĐND & UBND huyện Trà Lĩnh có cán bộ, cơng chức thực chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Trong có: + 01 Chánh Văn phịng + 01 Phó Chánh Văn phòng + Các Chuyên viên phận Văn thư – Lưu trữ, kế toán, tổng hợp, tạp vụ, lái xe, bảo vệ… 3, Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng HĐND & UBND quan tham mưu, tổng hợp HĐND & UBND Tham mưu cho Chủ tịch UBND đạo, điều hành , cung cấp thông tin phục vụ quản lý hoạt động HĐND, UBND quan nhà nước địa phương; đảm bảo sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động HĐND & UBND Tham mưu giúp HĐND & UBND huyện xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng quỹ năm Đôn đốc các quan chuyên môn huyện thực chương trình, kế hoạch cơng tác HĐND & UBND huyện Thu thập thông tin, xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo phục vụ lãnh đạo, đạo, điều hành HĐND & UBND huyện.Có ý kiến thẩm tra độc lập đề án, văn quan soạn thảo trình HĐND, UBND huyện đảm bảo tính hợp lý nội dung thể thức văn theo quy định pháp luật 4, Tổ chức biên chế văn phòng Văn phịng UBND huyện có Chánh văn phịng, khơng q 03 Phó Chánh Văn phịng cơng chức chun mơn + Chánh văn phòng người đứng đầu quan, chịu trách nhiệm trước Pháp luật, UBND huyện toàn hoạt động nhiệm vụ giao Văn phịng + Phó Chánh văn phịng người giúp việc cho Chánh văn phịng, Chánh văn phịng phân cơng phụ trách lĩnh vực công tác trực tiếp thực số nhiệm vụ chuyên mơn phịng Phó Chánh văn phịng chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng Pháp luật lĩnh vực công tác phân công phụ trách + Việc bổ nhiệm Chánh văn phịng, Phó chánh văn phịng Chủ tịch UBND huyện định theo quy định Đảng – Nhà nước công tác cán + Số lượng biên chế: Căn vào yêu cầu nhiệm vụ, đặc điểm tình hình địa phương, Chủ tịch UBND huyện định cụ thể số lượng biên chế Văn phòng UBND tổng số biên chế quản lý nhà nước, huyện UBND tỉnh giao + Trên sở chức – nhiệm vụ Văn phòng UBND, số lượng biên chế giao, Chánh văn phòng xác định cụ thể cấu tổ chức phòng báo cáo UBND huyện để xem xét bố trí cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên đảm bảo tiêu chuẩn ngạch công chức, viên chức phù hợp với chức danh đảm nhận bao quát đầy đủ lĩnh vực cơng tác phịng Chương II Thực trạng nội dung công tác Văn thư – Lưu trữ Văn phòng HĐND UBND huyện Trà Lĩnh, tỉnh Cao Bằng 1, Thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ Văn phòng HĐND UBND huyện Trà Lĩnh, tỉnh Cao Bằng Tại UBND huyện Trà Lĩnh công tác văn thư thực theo quy định pháp luật công tác văn thư Mọi hoạt động phận Văn thư Chánh văn phịng, Phó Chánh văn phịng UBND huyện đạo điều hành Nhằn giải công việc đảm bảo tính xác kịp thời đơn thư, văn đến thơng qua Phó Chánh văn phòng xem xét đưa ý kiến đạo sau Văn thư phát hành, đăng ký làm thủ tục có liên quan Cơng tác văn thư UBND huyện tổ chức theo mô hình tập trung đầu mối, tất văn đi, đến tập trung phận văn thư thực hoạt động kiểm tra phát văn bản, đồng thời theo dỗi tiến độ giải qyết văn Bộ phận văn thư có nhiệm vụ giải văn đến như: tiếp nhận, phân loại, bóc bì, đóng dấu trình lên Phó Chánh Văn phịng phịng ban khác có trách nhiệm giải Công tác văn thư không nội dung hoạt động Văn phòng mà phận hoạt động quản lý UBND huyện Trà Lĩnh ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng quản lý UBND huyện Vì văn quy phạm pháp luật ban hành phải đảm bảo thẩm quyền thể thức tuân thủ theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Nghiệp vụ quản lý văn đi, đến thực theo hướng dẫn Cục trưởng Cục Văn thư – Lưu trữ nhà nước công văn số 425/VTLT- NVTW ngày 18 tháng năm 2005 hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến Việc tiếp nhận xử lý, soạn thảo ban hành văn áp dụng theo quy trình tiếp nhận, xử lý, soạn thảo ban hành Văn phịng Chính phủ Ngồi khâu nghiệp vụ việc sử dụng dấu phải thực theo quy định Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày tháng năm 2004 Chính phủ công tác Văn thư Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Nghiệp vụ cuối quan trọng công tác văn thư lập hồ sơ Việc lập hồ sơ có vai trị vai trị quan trọng cơng tác lưu trữ, giúp cho việc tra cứu nhanh chóng, xác giải kịp thời hiệu 2, Nội dung công tác Văn thư – Lưu trữ 2.1, Công tác soạn thảo ban hành văn Việc soạn thảo văn phải vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Trà Lĩnh, văn ban hành phải xác nội dung phản ánh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan Việc soạn thảo văn phải đảm bảo hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn theo quy định pháp luật Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 công tác văn thư Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành 2.2, Tổ chức quản lý giải văn Việc tổ chức, quản lý giải văn thực theo Công văn số: 425/VTLTNN-NVTW việc hướng dẫn, quản lý văn đi, văn đến Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước ngày 18 tháng năm 2005 2.2.1, Đánh máy in văn Đăng ký vào sổ giao nhận tài liệu đánh máy Giữ bí mật nội dung tài liệu đánh máy 2.2.2, Chuẩn bị trình ký Tất văn trước trình ký lãnh đạo phải kiểm tra lại tồn nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn lỗi tả Đơn vị, cá nhân soạn thảo có trách nhiệm kiểm tra tồn nội dung văn ký nháy vào cuối nội dung văn Bộ phận phụ trách pháp chế kiểm tra quy trình ký nháy vào cuối dịng "Lưu" văn Đối với UBND huyện Trà Lĩnh nguyên tắc ký văn phải quy trình thẩm quyền quy trình tổ chức trình ký 2.2.3, Đóng dấu văn Việc sử dụng dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý văn bản, thủ tục hành quan hệ giao dịch quan với Ở UBND huyện Trà Lĩnh có loại dấu như: Dấu UBND huyện, dấu văn phòng, dấu đến, dấu mức độ mật, dấu chức danh số loại dấu khác Trước đóng dấu văn Văn thư cần phải kiểm tra lại mặt thể thức kỹ thuật trình bày văn Dấu đóng vào văn có chữ ký hợp lệ người có thẩm quyền Trước đóng dấu vào văn phải kiểm tra loại dấu cần dùng loại dấu có giá trị pháp lý khác 2.2.4 Đăng ký văn Đây công việc bắt buộc phải thực trước chuyển giao văn đến đối tượng có liên quan Trước tiến hành cơng việc đăng ký cần phải đánh số văn UBND huyện việc đánh số văn thực sau: + Văn quy phạm pháp luật HĐND ban hành Ký hiệu văn xếp sau: Số thứ tự văn / Năm ban hành / Tên viết tắt loại văn – Tên viết tắt quan ban hành văn Ví dụ: Số: 12/2015/QĐ-HĐND + Đối với văn hành thì: Số thứ tự văn / Tên viết tắt tên loại văn – Tên viết tắt quan ban hành văn Ví dụ: Số: 28/BC-UBND Tất văn UBND huyện Trà Lĩnh phải tập trung Văn thư Văn phòng HĐND & UBND huyện để lấy số chung theo hệ thống số chung UBND huyện Trà Lĩnh không lấy số riêng theo lĩnh vực chuyên môn soạn thảo văn Hiện UBND huyện sử dụng phương pháp đăng ký văn phương pháp truyền thống (phương pháp lập sổ) theo quy định công văn 425 2.2.5.Chuyển giao văn Tất văn UBND ban hành gửi tới đối tượng có liên quan phải thực theo nguyên tắc chung: “chính xác, đối tượng, kịp thời” Để tiến hành việc chuyển giao văn thuận tiện trước chuyển giao văn cần thực công việc cụ thể sau: * Lựa chọn trình bày bì đưa văn vào bì.( Tùy vào số lượng văn hay nhiều mà lựa chọn bì cho thích hợp) * Lập sổ chuyển giao văn * Lưu văn bản: Mỗi văn UBND huyện Trà Lĩnh ban hành phải giữ lại 01 để lưu Văn thư giữ lại có chữ ký người có thẩm quyền để lưu cuối năm nộp vào lưu trữ quan * Đối với việc đăng ký văn nội Là văn quan ban hành gửi cho đơn vị quan nhằm truyền đạt thông tin hoạt động nội quan Văn nội UBND huyện Trà Lĩnh đăng ký riêng cán Văn thư làm thủ tục ban hành vào sổ đăng ký văn nội chuyển giao tới đơn vị 2.3, Tổ chức quản lý giải văn đến Văn đến UBND huyện Trà Lĩnh tổ chức quản lý giải triệt để thống theo quy định Nghị định 110/2004/NĐ-CP công tác văn thư Văn bao gồm tất văn quy phạm pháp luật, văn hành chính, văn chuyên ngành, đơn thư gửi quan Tất văn đến tập trung văn phòng UBND huyện Trà Lĩnh cán Văn thư phụ trách tiếp nhận phó chánh văn phịng kiểm tra cho ý kiến đạo Để quản lý thống trình giải văn đến UBND huyện Trà Lĩnh cần phải tuân theo quy trình giải văn đến sau: 2.3.1 Tiếp nhận văn kiểm tra bóc bì văn đến Về nguyên tắc tất loại văn đến đểu phải tập trung văn thư Khi tiếp nhận văn cán văn thư cần kiểm tra số lượng tình trạng bì, nơi nhận dấu niêm phong (nếu có) văn mật phải kiểm tra đối chiếu trước nhận ký nhận Mục đích việc kiểm tra văn để tránh trường hợp xảy sai xót giúp cho việc xử lý giải văn nhanh chóng 2.3.2 Bóc bì, phân loại, đóng dấu đến Sau tiếp nhận văn kiểm tra sơ cán Văn thư cần tiến hành bóc bì u cầu việc bóc bì phải nhanh chóng với quy định pháp luật cần phải ý tới việc bóc bì văn có dấu thượng khẩn, hỏa tốc… Văn thư bóc văn thông thường; văn gửi chung cho quan Đối với văn mật, việc tiếp nhận bóc bì thực theo quy định Thơng tư số 02 ngày 13 tháng năm 2002 Bộ Công An hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ- CP Chính phủ 2.3.3 Đóng dấu đến ghi số đến Mục đích xác nhân văn đến quan Văn thư giúp cho việc đăng ký quản lý kiểm tra, tra tìm văn dễ dàng Nguyên tắc tất văn đến thuộc diện đăng ký Văn thư phải đóng dấu đến ghi số đến, ngày đến Vị trí đóng dấu: Dấu đến đóng ngắn rõ ràng vào khoảng trống số ký hiệu văn trích yếu nội dung văn vào phía bên phải địa danh ngày tháng 2.3.4 Đăng ký văn đến Công việc đăng ký văn đến công việc bắt buộc phải làm trước chuyển giao văn đến đơn vị cá nhân có liên quan Đối với UBND huyện Trà Lĩnh áp dụng phương pháp đăng ký truyền thống lập sổ Về nguyên tắc tất văn đến phải đăng ký vào sổ theo mẫu in sẵn cách rõ ràng, đầy đủ cột mục theo mẫu in sẵn quy định 2.3.5 Trình văn đến Mục đích: Là để lãnh đạo nắm toàn nội dung văn đến xem xét phân phối cho ý kiến đạo phân công trách nhiệm tổ chức thực Đối với văn liên quan đến nhiều đơn vị cá nhân cần xác định đơn vị cá nhân chủ trì, đơn vị, cá nhân tham gia thời hạn giải đơn vị 2.3.6 Chuyển giao văn đến Theo nguyên tắc chuyển giao văn đến sau lãnh đạo UBND cho ý kiến đạo hướng dẫn thực cán Văn thư, văn phòng thống kê phải tập trung chuyển tận tay tới cán bộ, cơng chức chun mơn có trách nhiệm giải 2.3.7 Theo dõi tiến độ giải văn đến Thường xuyên đôn đốc nhắc nhở phận chức công chức chuyên môn giao nhiệm vụ phải giải vấn đề liên quan đến nội dung văn với quy định sách Kịp thời xử lý thơng tin phản hồi để báo cáo lãnh đạo UBND huyện nhằm đưa biện pháp giải điều chỉnh Đối với việc giải văn đến Chành văn phòng UBND huyện Trà Lĩnh người trực tiếp giúp lãnh đạo UBND kiểm tra tổng hợp tình hình giải văn đến UBND huyện Trà Lĩnh Cán Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu văn đến bao gồm: Tổng số văn đến, văn đến giải quyết, văn đến đến hạn chưa giải báo cáo để lãnh đạo cho ý kiến 2.3.8 Sao văn đến Việc văn đến UBND huyện Trà Lĩnh áp dụng phương pháp Sao y Sao lục (chủ yếu lục) Sao lục đầy đủ, xác nội dung văn bản, thực từ y trình bày theo thể thức quy định 2.4 Công tác quản lý sử dụng dấu Con dấu có vai trò quan trọng việc ban hành văn bản, dấu đóng vào văn nhằm thể vị trí pháp lý UBND huyện khẳng định tính chân thực hiệu lực thi hành văn để tránh kẻ gian làm giả mạo giấy tờ UBND huyện Trà Lĩnh thực theo quy định Nhà nước vấn đề sử dụng dấu Nghị định số 58/2001/NĐ- CP ngày 24 tháng năm 2001 quản lý sử dụng dấu Chính phủ ban hành ngày 24/8/2001 Hiện cán Văn thư UBND huyện Trà Lĩnh giữ loại dấu sau: Dấu quan (UBND huyện Trà Lĩnh); Dấu chức danh (Chủ tịch, Các phó chủ tịch, Chánh văn phịng, Các phó chánh văn phịng); Dấu đến; Dấu mật, tối mật; Dấu thu hồi 2.5 Công tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Hồ sơ tập văn có liên quan vấn đề, việc hay người hình thành trình giải vấn đề, việc kết hợp lại có điểm giống hình thức Do khối lượng văn hàng năm ban hành nhiều việc lập hồ sơ hành có tác dụng nâng cao chất lượng hiệu suất công tác cán bộ, viên chức; giúp UBND huyện quản lý chặt chẽ đồng thời tạo điều kiện thuận tiện cho công tác lưu trữ Vì lập hồ sơ có chất lượng tốt đáp ứng yêu cầu nghiên cứu sử dụng lưu trữ tài liệu lập hồ sơ cần phải đảm bảo yêu cầu sau: + Phản ánh chức năng, nhiệm vụ UBND huyện Trà Lĩnh + Đảm bảo mối liên hệ khách quan văn + Các văn hồ sơ phải giá trị + Văn hồ sơ phải bảo đảm thể thức văn Chương III Một số đánh giá công tác Văn thư – Lưu trữ Văn phòng HĐND & UBND huyện Trà Lĩnh, tỉnh Cao Bằng 1, Ưu điểm + Trong hoạt động quản lý văn đi, văn đến Việc giải văn đi, đến cán Văn thư thực theo quy định Nhà nước UBND huyện để Tất văn đến đăng ký đầy đủ vào sổ đóng dấu đến Đối với văn chưa theo yêu cầu cán Văn thư trình lãnh đạo cho ý kiến giải tránh tình trạng văn bị thất lạc cịn với văn mật đảm bảo theo quy trình chặt chẽ + Trong hoạt động quản lý dấu Do dấu có vai trị quan trọng nên Chánh văn phịng UBND huyện Trà Lĩnh ln kiểm tra việc bảo quản sử dụng dấu cán Văn thư có phù hợp hay khơng Việc quản lý sử dụng dấu cán Văn thư thực theo quy định Nhà nước ban hành + Về nơi làm việc Văn phòng làm việc UBND huyện Trà Lĩnh bố trí tương đối thống mát, rộng rãi thuận tiện cho việc lại 2, Nhược điểm + Trong việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin cịn hạn chế chưa đáp ứng yêu cầu tra cứu nhanh chóng, xác + Về sở vật chất cịn thiếu nhiều ảnh hưởng đến hiệu công việc cơng tác Văn thư + Trình độ chun mơn cán Văn thư thường xuyên tham gia đợt tập huấn UBND huyện xong trình độ chun mơn cán Văn thư cịn có hạn chế định + Chất lượng máy móc chưa đảm bảo như: Máy in, máy tính + Chưa có chế độ phụ cấp sách đãi ngộ cho cán Văn thư C, KẾT LUẬN Văn thư – Lưu trữ cơng tác có ý nghĩa quan trọng thường xuyên quan lĩnh vực quản lý hành nhà nước; hoạt động quản lý hành thơng qua văn bản, tài liệu, góp phần nâng cao chất lượng quản lý định đến hiệu hoạt động máy nhà nước Nước ta nhà nước pháp quyền, pháp luật công cụ chủ yếu để nhà nước quản lý xã hội Các văn quy phạm pháp luật phương tiện để quan nhà nước sử dụng để thực công tác quản lý Vì vậy, cơng tác Văn thư - Lưu trữ góp phần đảm bảo cho hoạt động hành thơng suốt Hồ sơ, tài liệu để kiểm tra, theo dõi cơng việc cách có hệ thống từ đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý mục tiêu, yêu cầu cải cách hành Việt Nam