Tìm hiểu công tác văn thư – lưu trữ tại văn phòng hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân huyện trà lĩnh, tỉnh cao bằng

Bên cạnh đó em còn có điều kiện quan sát, học tập tác phong, thái độ làm việc, ý thức kỷ luật, tinh thần trách nhiệm trong công việc của người cán bộ văn thư lưu trữ và được chỉ bảo thêm

BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

BÁO CÁO KIẾN TẬP

Họ và tên sinh viên: Vi Thị Thủy.

Lớp: KH13 Quản lý công.

Niên khóa: 2012 – 2016.

Địa điểm kiến tập:Văn phòng HĐND & UBND

huyện Trà Lĩnh, tỉnh Cao Bằng.

Thời gian kiến tập: từ ngày 24/8/2015 đến ngày 04/9/2015 Giảng viên hướng dẫn: Th.S: Lương Ban Mai.

Đoàn kiến tập số: 13.

Tên đề tài:

Tìm hiểu công tác Văn thư – Lưu trữ tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân

huyện Trà Lĩnh, tỉnh Cao Bằng.

Hà Nội, 2015

LỜI CẢM ƠN Sau 3 năm miệt mài học tập trên giảng đường Trường Học viện Hành chính Quốc gia, dưới sự dạy dỗ, chỉ bảo tận tình của các thầy giáo, cô giáo cũng như việc tạo mọi điều kiện tốt nhất để chúng em được va chạm, cọ sát với thực tế, đợt kiến tập này đã giúp chúng em có thêm kinh nghiệm, những tiền đề cần thiết để chuẩn bị cho những bước tiến trong tương lai Em xin gửi tới các thầy cô giáo lòng biết ơn chân thành nhất, cũng như sự cảm phục lòng yêu nghề, yêu trò của các thầy cô, các thầy cô đã cống hiến hết tri thức, tuổi trẻ, dìu bước lớp lớp sinh viên Quá trình kiến tập đã chứng tỏ cho chúng em thấy

“học phải đi đôi với hành”, “lý thuyết phải gắn liền với thực tiễn”, bởi lý thuyết chỉ là những kiến thức cơ bản, chung nhất để áp dụng cho mọi cơ quan, mà thực tế ở mỗi cơ quan khác nhau lại có những đòi hỏi, yêu cầu khác nhau.

Việc được tạo điều kiện đi kiến tập đã giúp cho chúng em tránh được những bỡ ngỡ sau khi rời ghế nhà trường Qua đây, em xin chân thành cảm ơn tập thể cán bộ nhân viên Văn phòng HĐND & UBND huyện Trà lĩnh đã chỉ bảo nhiệt tình, giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt kiến tập vừa qua Nhờ đó em đã học hỏi thêm được rất nhiều điều bổ ích về kinh nghiệm trong công việc, nhận thức đúng đắn hơn về công tác Hành chính Văn phòng – Văn thư Bên cạnh đó em còn có điều kiện quan sát, học tập tác phong, thái độ làm việc, ý thức kỷ luật, tinh thần trách nhiệm trong công việc của người cán bộ văn thư lưu trữ và được chỉ bảo thêm các kỹ năng cơ bản trong giao tiếp, tạo mối quan hệ Có cơ hội vận dụng các kiến thức đã được học tập vào thực tế để nâng cao trình độ chuyên môn của bản thân.

Đó là những hành trang quý báu để em thêm mạnh dạn, tự tin, vững vàng bước tiếp con đường mình đã chọn Hình thành trong em lòng yêu nghề, yêu ngành, yêu công việc

và một niềm tin với hy vọng mãnh liệt được cống hiến hết sức mình cho công cuộc cải cách hành chính, đổi mới đất nước.

Để có được những kinh nghiệm, sự hiểu biết, đồng thời để có một bản báo cáo sâu sắc và đầy đủ, em đã không ngừng cố gắng, với tinh thần ham học hỏi, kiên trì, nhẫn nại, rèn luyện tinh thần và ý thức của bản thân Cùng với sự giúp đỡ tận tình của các thầy cô giáo nhà trường và các cán bộ, chuyên viên Văn phòng HĐND & UBND huyện Trà Lĩnh Tuy nhiên thời gian có hạn, lại là lần đầu tiên được tiếp xúc trực tiếp với công việc

và do hạn chế từ phía cá nhân em, nên bài báo cáo của em không tránh khỏi những thiếu sót, nhầm lẫn Chính vì vậy, em kính mong các thầy cô giáo tham gia đóng góp ý kiến,

chỉnh sửa bổ sung những hạn chế còn tồn tại, để em có thể hoàn thành tốt bản báo cáo Giúp em củng cố, trang bị kiến thức, có cái nhìn khái quát, hệ thống, toàn diện và đúng đắn về công tác Văn thư – Lưu trữ trong cơ quan một cách sâu sắc và hoàn thiên hơn.

Em xin chân thành cảm ơn !

MỤC LỤC

A, MỞ ĐẦU 1

B, NỘI DUNG 2

Chương I Vị trí, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND & UBND huyện Trà Lĩnh, tỉnh Cao Bằng 2

1, vị trí 2

2, Cơ cấu tổ chức 2

3, Chức năng, nhiệm vụ 2

4, Tổ chức biên chế của văn phòng 3

Chương II Thực trạng và nội dung công tác Văn thư – Lưu trữ tại Văn phòng HĐND & UBND huyện Trà Lĩnh, tỉnh Cao Bằng 4

1, Thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Trà Lĩnh, tỉnh Cao Bằng 4

2, Nội dung công tác Văn thư – Lưu trữ 5

2.1, Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 5

2.2, Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi 5

2.3, Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 7

2.4, Công tác quản lý và sử dụng con dấu 9

2.5, Công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 9

Chương III Một số đánh giá về công tác Văn thư – Lưu trữ tại Văn phòng HĐND & UBND huyện Trà Lĩnh, tỉnh Cao Bằng 10

1, Ưu điểm 10

2, Nhược điểm 10

C, KẾT LUẬN 11

A, MỞ ĐẦU

Quản lý nhà nước là một dạng quản lý xã hội đặc biệt, mang tính quyền lực nhà nước, sử dụng pháp luật, chính sách để điều chỉnh hành vi của các cá nhân, tổ chức trên tất cả các mặt của đời sống xã hội, do các cơ quan trong bộ máy nhà nước thực hiện, nhằm phục vụ nhân dân duy trì sự ổn định và phát triển của xã hội

Pháp luật là một công cụ chủ yếu mà nhà nước sử dụng để quản lý xã hội, để quản lý xã hội đạt mục tiêu thì nhà nước ban hành rất nhiều văn bản quy phạm pháp luật khác nhau trong từng lĩnh vực cụ thể Các văn bản quy phạm pháp luật thường được biểu hiện dưới dạng các văn bản, tài liệu Do đó, công tác Văn thư – Lưu trữ trong các cơ quan hành chính nhà nước có vai trò rất quan trọng trong quản

lý nhà nước

Qua thời gian kiến tập được tìm hiểu và trực tiếp thực hiện một số công việc tại bộ phận văn thư của Văn phòng HĐND & UBND huyện Trà Lĩnh Em xin chọn

đề tài báo cáo: “ Tìm hiểu công tác Văn thư – Lưu trữ tại Văn phòng HĐND &

UBND huyện Trà Lĩnh, tỉnh Cao Bằng” nhằm hiểu rõ một số vấn đề về công tác

văn thư, đồng thời để phục vụ cho quá trình học tập, giúp bản thân có thêm tài liệu tham khảo và kiến thức thực tiễn

Nội dung bài Báo cáo Kiến tập gồm 3 phần: mở đầu, nội dung và kết luận Trong đó, phần nội dung có 3 chương:

Chương I, Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND &

UBND huyện Trà Lĩnh, tỉnh Cao Bằng

Chương II, Thực trạng và nội dung công tác Văn thư – Lưu trữ của Văn

phòng HĐND & UBND huyện Trà Lĩnh, tỉnh Cao Bằng

Chương III, Một số đánh giá về công tác Văn thư – Lưu trữ Văn phòng

HĐND & UBND huyện Trà Lĩnh, tỉnh Cao Bằng

Tuy nhiên, do điều kiện về thời gian kiến tập, thời gian nghiên cứu tài liệu còn hạn chế nên bài báo cáo không tránh khỏi những tồn tại, khuyết điểm nhất định Vì vậy, Em mong nhận được sự góp ý của cô

Em xin chân thành cảm ơn !

B, NỘI DUNG

Chương I

Vị trí, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND & UBND

huyện Trà Lĩnh, tỉnh Cao Bằng.

1, Vị trí.

Văn phòng HĐND & UBND là cơ quan tham mưu, tổng hợp giúp UBND huyện thực hiện các nhiệm vụ sau:

+ Tổ chức phục vụ các hoạt động của UBND trong chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của bộ máy Hành chính Nhà nước; giúp Chủ tịch UBND tổ chức việc điều hành, phối hợp hoạt động của các cơ quan chuyên môn cùng cấp, HĐND & UBND cấp xã để thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của UBND, Chủ tịch huyện

+ Tham mưu giúp UBND huyện về công tác ngoại vụ, Văn thư – Lưu trữ

Văn phòng HĐND & UBND huyện Trà Lĩnh chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn về chuyên môn của cơ quan chuyên môn cấp tỉnh về công tác ngoại vụ, Văn thư – Lưu trữ

2, Cơ cấu tổ chức.

Văn phòng HĐND & UBND huyện Trà Lĩnh có các cán bộ, công chức thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Trong đó có:

+ 01 Chánh Văn phòng

+ 01 Phó Chánh Văn phòng

+ Các Chuyên viên của bộ phận Văn thư – Lưu trữ, kế toán, tổng hợp, tạp vụ, lái

xe, bảo vệ…

3, Chức năng, nhiệm vụ.

Văn phòng HĐND & UBND là cơ quan tham mưu, tổng hợp của HĐND & UBND Tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành , cung cấp thông tin

phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND & UBND

Tham mưu giúp HĐND & UBND huyện xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng quỹ và cả năm Đôn đốc các các cơ quan chuyên môn huyện thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác của HĐND & UBND huyện

Thu thập thông tin, xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của HĐND & UBND huyện.Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, các văn bản do cơ quan soạn thảo trình HĐND, UBND huyện đảm bảo tính hợp lý về nội dung và thể thức văn bản theo quy định của pháp luật

4, Tổ chức biên chế của văn phòng.

Văn phòng UBND huyện có Chánh văn phòng, không quá 03 Phó Chánh Văn phòng và các công chức chuyên môn

+ Chánh văn phòng là người đứng đầu cơ quan, chịu trách nhiệm trước Pháp luật, UBND huyện về toàn bộ hoạt động và nhiệm vụ được giao của Văn phòng

+ Phó Chánh văn phòng là người giúp việc cho Chánh văn phòng, được Chánh văn phòng phân công phụ trách một hoặc một số lĩnh vực công tác và trực tiếp thực hiện một số nhiệm vụ chuyên môn của phòng

Phó Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng và Pháp luật

về lĩnh vực công tác được phân công phụ trách

+ Việc bổ nhiệm Chánh văn phòng, Phó chánh văn phòng do Chủ tịch UBND huyện quyết định theo quy định của Đảng – Nhà nước về công tác cán bộ

+ Số lượng biên chế: Căn cứ vào yêu cầu nhiệm vụ, đặc điểm tình hình của địa phương, Chủ tịch UBND huyện quyết định cụ thể số lượng biên chế của Văn phòng UBND trong tổng số biên chế quản lý nhà nước, của huyện được UBND tỉnh giao

+ Trên cơ sở chức năng – nhiệm vụ của Văn phòng UBND, số lượng biên chế được giao, Chánh văn phòng xác định cụ thể cơ cấu tổ chức của phòng báo cáo UBND huyện để xem xét bố trí cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên đảm bảo tiêu chuẩn ngạch công chức, viên chức phù hợp với chức danh đảm nhận và bao quát đầy đủ các lĩnh vực công tác của phòng

Chương II.

Thực trạng và nội dung công tác Văn thư – Lưu trữ tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Trà Lĩnh, tỉnh Cao Bằng.

1, Thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Trà Lĩnh, tỉnh Cao Bằng.

Tại UBND huyện Trà Lĩnh công tác văn thư luôn được thực hiện theo đúng các quy định của pháp luật về công tác văn thư Mọi hoạt động của bộ phận Văn thư đều do Chánh văn phòng, Phó Chánh văn phòng và UBND huyện chỉ đạo điều hành Nhằn giải quyết các công việc đảm bảo tính chính xác và kịp thời thì các đơn thư, văn bản đến đều được thông qua Phó Chánh văn phòng xem xét và đưa ra ý kiến chỉ đạo sau đó Văn thư mới phát hành, đăng ký và làm các thủ tục có liên quan Công tác văn thư của UBND huyện được tổ chức theo mô hình tập trung về một đầu mối, tất cả các văn bản đi, đến đều được tập trung tại bộ phận văn thư rồi thực hiện hoạt động kiểm tra rồi mới phát văn bản, đồng thời theo dỗi tiến độ giải qyết văn bản Bộ phận văn thư có nhiệm vụ giải quyết các văn bản đến như: tiếp nhận, phân loại, bóc bì, đóng dấu rồi trình lên Phó Chánh Văn phòng và các phòng ban khác có trách nhiệm giải quyết

Công tác văn thư không chỉ là một nội dung hoạt động của Văn phòng mà còn là một bộ phận hoạt động quản lý của UBND huyện Trà Lĩnh ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng quản lý của UBND huyện Vì vậy các văn bản quy phạm pháp luật khi ban hành phải đảm bảo đúng thẩm quyền và thể thức tuân thủ theo Thông

tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 5 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính Nghiệp vụ quản lý văn bản đi, đến được thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn thư – Lưu trữ nhà nước tại công văn số 425/VTLT- NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 về hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến

Việc tiếp nhận xử lý, soạn thảo và ban hành văn bản áp dụng theo quy trình tiếp nhận, xử lý, soạn thảo và ban hành của Văn phòng Chính phủ Ngoài các khâu nghiệp vụ trên thì việc sử dụng con dấu cũng phải thực hiện theo quy định tại Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác Văn thư và Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu

Nghiệp vụ cuối cùng và quan trọng nhất của công tác văn thư là lập hồ sơ Việc lập hồ sơ có vai trò rất vai trò quan trọng trong công tác lưu trữ, giúp cho việc tra cứu nhanh chóng, chính xác giải quyết kịp thời và hiệu quả

2, Nội dung công tác Văn thư – Lưu trữ.

2.1, Công tác soạn thảo và ban hành văn bản.

Việc soạn thảo văn bản phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Trà Lĩnh, các văn bản ban hành đều phải chính xác về nội dung và phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan

Việc soạn thảo văn bản phải đảm bảo về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định của pháp luật tại Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày

08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư và Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày

19 tháng 01 năm 2011 về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

2.2, Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi.

Việc tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi được thực hiện theo Công văn

số: 425/VTLTNN-NVTW về việc hướng dẫn, quản lý văn bản đi, văn bản đến của

Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước ngày 18 tháng 7 năm 2005

2.2.1, Đánh máy in văn bản

Đăng ký vào sổ giao nhận tài liệu đánh máy

Giữ bí mật nội dung tài liệu đánh máy

2.2.2, Chuẩn bị trình ký.

Tất cả các văn bản trước khi trình ký lãnh đạo đều phải kiểm tra lại toàn bộ nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và lỗi chính tả

Đơn vị, cá nhân soạn thảo có trách nhiệm kiểm tra toàn bộ nội dung văn bản

và ký nháy vào cuối nội dung văn bản Bộ phận phụ trách pháp chế kiểm tra quy trình và ký nháy vào cuối dòng "Lưu" trong văn bản

Đối với UBND huyện Trà Lĩnh nguyên tắc ký văn bản phải đúng quy trình

và đúng thẩm quyền trong quy trình tổ chức trình ký

2.2.3, Đóng dấu văn bản.

Việc sử dụng các con dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý của văn bản, thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan với nhau Ở UBND huyện Trà Lĩnh có các loại dấu như: Dấu UBND huyện, dấu văn phòng, dấu đến, dấu chỉ mức độ mật, dấu chức danh và một số loại dấu khác Trước khi đóng dấu văn bản Văn thư cần phải kiểm tra lại về mặt thể thức kỹ thuật trình bày của văn bản Dấu chỉ được đóng vào các văn bản đã có chữ ký hợp lệ của người có thẩm quyền

Trước khi đóng dấu vào văn bản phải kiểm tra loại dấu cần dùng vì mỗi loại dấu có giá trị pháp lý khác nhau

2.2.4 Đăng ký văn bản đi

Đây là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng có liên quan Trước khi tiến hành công việc đăng ký cần phải đánh số văn bản đối với UBND huyện thì việc đánh số văn bản được thực hiện như sau: + Văn bản quy phạm pháp luật do HĐND ban hành Ký hiệu của văn bản được sắp xếp như sau:

Số thứ tự của văn bản / Năm ban hành / Tên viết tắt của loại văn bản – Tên viết tắt của cơ quan ban hành văn bản

Ví dụ: Số: 12/2015/QĐ-HĐND

+ Đối với văn bản hành chính thì:

Số thứ tự của văn bản / Tên viết tắt của tên loại văn bản – Tên viết tắt của cơ quan ban hành văn bản

Ví dụ: Số: 28/BC-UBND

Tất cả các văn bản đi của UBND huyện Trà Lĩnh đều phải tập trung tại Văn thư của Văn phòng HĐND & UBND huyện để lấy số chung theo hệ thống số

chung của UBND huyện Trà Lĩnh không được lấy số riêng theo từng lĩnh vực chuyên môn soạn thảo văn bản

Hiện nay ở UBND huyện vẫn sử dụng phương pháp đăng ký văn bản đi bằng phương pháp truyền thống (phương pháp lập sổ) theo quy định tại công văn 425

2.2.5.Chuyển giao văn bản đi

Tất cả các văn bản đi của UBND ban hành được gửi tới các đối tượng có liên quan phải được thực hiện theo một nguyên tắc chung: “chính xác, đúng đối tượng, kịp thời” Để có thể tiến hành việc chuyển giao văn bản được thuận tiện thì trước khi chuyển giao văn bản cần thực hiện những công việc cụ thể như sau:

* Lựa chọn và trình bày bì đưa văn bản vào bì.( Tùy vào số lượng văn bản đi

ít hay nhiều mà lựa chọn bì cho thích hợp)

* Lập sổ và chuyển giao văn bản đi

* Lưu văn bản: Mỗi văn bản do UBND huyện Trà Lĩnh ban hành đều phải giữ lại 01 để lưu Văn thư giữ lại bản chính có chữ ký của người có thẩm quyền để lưu cuối năm nộp vào lưu trữ cơ quan

* Đối với việc đăng ký văn bản đi nội bộ

Là các văn bản do chính cơ quan ban hành ra gửi cho các đơn vị trong cơ quan nhằm truyền đạt thông tin hoạt động nội bộ trong cơ quan

Văn bản nội bộ của UBND huyện Trà Lĩnh được đăng ký riêng do cán bộ Văn thư làm thủ tục ban hành vào sổ đăng ký văn bản đi nội bộ và chuyển giao tới các đơn vị

2.3, Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến

Văn bản đến UBND huyện Trà Lĩnh được tổ chức quản lý giải quyết triệt để

thống nhất theo quy định của Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư Văn

bản bao gồm tất cả các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, đơn thư gửi cơ quan Tất cả các văn bản đến đều tập trung tại văn phòng UBND huyện Trà Lĩnh do cán bộ Văn thư phụ trách tiếp nhận và phó chánh văn phòng kiểm tra và cho ý kiến chỉ đạo Để có thể quản lý thống nhất quá trình giải quyết văn bản đến ở UBND huyện Trà Lĩnh thì cần phải tuân theo quy trình giải quyết văn bản đến như sau: