Tổ chức và hoạt động công tác Văn thư tại Văn phòng Hội đồng nhân dân huyện Đà Bắc

Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan

• Tổ chức và hoạt động của văn phòng
• Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng
• Vị trí, ý nghĩa của công tác Văn thư
• Những yêu cầu đối với công tác Văn thư

UBND huyện Đà Bắc đã bố trí 01 phòng trong trụ sở làm việc của UBND huyện làm Kho lưu trữ, với diện tích Kho là 30m2 vừa dùng làm kho lưu trữ vừa là phòng đọc, được trang bị đầy đủ giá, tủ, hộp để đựng tài liệu (6 giá đôi đựng tài liệu với chiều dài 6,4m, 1 tủ trưng bày tư liệu và cặp ba dây), bình chữa cháy…. đảm bảo cho việc bảo quản tài liệu. Kho Lưu trữ UBND huyện Đà Bắc đã xây dựng được quy chế về sử dụng tài liệu và nội quy mượn tài liệu tại kho. Hình thức tổ chức sử dụng chủ yếu là tài liệu thường được cung cấp dưới dạng Photocopy hoặc sao y bản chính, không cho mượn bản chính, trường hợp cần bản chính để làm việc hoặc đem đi công chứng thì phải làm phiếu mượn tài liệu trong đó nêu mục đích mượn tài liệu, các tài liệu cần mượn và thời gian sử dụng, có ý kiến phê duyệt của Lãnh đạo Văn phòng thì cán bộ lưu trữ mới cung cấp. Thực tế ở Kho lưu trữ UBND huyện Đà Bắc chỉ mới xây dựng được công cụ tra cứu là mục lục hồ sơ. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào tra tìm tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ huyện chưa thực hiện. lượng tài liệu đưa ra sử dụng là 500 văn bản và một số hồ sơ. Nhìn chung công tác tổ chức sử dụng tài liệu của Kho lưu trữ UBND huyện Đà Bắc đã dần đi vào nề nếp, tuy chưa xây dựng được các công cụ tra cứu khoa học và chưa bố trí các trang thiết bị đầy đủ cho công tác này, nhưng với lòng nhiệt tình, tận tụy phục vụ của cán bộ lưu trữ, nên công tác tổ chức tra cứu tài liệu tương đối đảm bảo. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu ở kho lưu trữ UBND huyện Đà Bắc còn đơn giản vì ở đây chưa có phòng đọc riêng, số lượng độc giả khai thác sử dụng không nhiều, chủ yếu phục vụ yêu cầu lãnh đạo của cấp ủy, các cán bộ làm công tác nghiên cứu tổng hợp, lấy tư liệu lịch sử hoặc muốn tham khảo mới có yêu cầu. Bên cạnh đó việc phối hợp giữa Văn phòng HĐND và UBND huyện và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện trong việc thực hiện công tác lưu trữ chưa nhịp nhàng, dẫn đến ở các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện văn bản không được lưu trữ và lập hồ sơ hàng năm còn tồn tại, các văn bản mới nhất về công tác lưu trữ không được cập nhật kịp thời ví dụ như cơ quan vẫn chưa cập nhật Luật lưu trữ 01/2011/QH13 để áp dụng vào thực tế. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng. Văn phòng HĐND và UBND huyện là cơ quan chuyên môn, bộ máy giúp việc của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân huyện và Chủ tịch, các Phó Chủ tịch HĐND, UBND huyện. Văn phòng HĐND và UBND huyện có chức năng tham mưu tổng hợp cho HĐND và UBND huyện về hoạt động của HĐND, UBND; tham mưu về chỉ đạo, điều hành cho Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND huyện và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND, UBND huyện. Văn phòng HĐND và UBND huyện có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước theo quy định của pháp luật. - Tham mưu, giúp Thường trực HĐND huyện tổ chức hoạt động của HĐND,. các ban của HĐND huyện, đại biểu HĐND huyện theo quy định của pháp luật và thẩm quyền của HĐND huyện, cụ thể:. + Phối hợp với các ban của HĐND huyện, giúp thường trực HĐND huyện chuẩn bị báo cáo, chương trình, nội dung kỳ họp HĐND huyện. Tổ chức soạn thảo các văn bản do Chủ tịch HĐND và Chủ tịch UBND giao trực tiếp. + Giỳp Thường trực HĐND huyện, UBND huyện theo dừi, đụn đốc cỏc cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện và UBND các xã, thị trấn trong việc tham mưu chuẩn bị các văn bản báo cáo chuyên đề do thường trực HĐND, UBND huyện giao và tham gia đóng góp ý kiến về thủ tục, thẩm quyền và nội dung trong quá trình sọan thảo văn bản trước khi trình HĐND, thường trực HĐND và UBND huyện xem xét, quyết định. + Tổ chức phục vụ các kỳ họp HĐND huyện, phiên họp và làm việc của Thường trực HĐND huyện. + Tham mưu tổ chức và thực hiện các hoạt động kiểm tra, giám sát của Thường trực HĐND và các ban HĐND huyện, tiếp xúc cử tri trước và sau kỳ họp HĐND. - Tham mưu giúp UBND huyện chỉ đạo, điều hành chung, thống nhất của bộ máy hành chính nhà nước ở địa phương theo quy định của pháp luật và thẩm quyền của UBND huyện, cụ thể:. + Kiểm tra, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, phòng, ban thuộc UBND huyện, UBND các xã, thị trấn thực hiện các Chương trình, Kế hoạch công tác của UBND huyện. + Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác. + Dự kiến chương trình và thành phần phiên họp UBND thường kỳ, đột xuất trình Chủ tịch UBND huyện quyết định. - Đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND huyện theo quy định của pháp luật. - Xây dựng hệ thống dữ liệu, bảo mật, lưu trữ hồ sơ tài liệu, biên bản các kỳ họp HĐND, phiên họp của UBND và Chủ tịch UBND huyện theo quy định của pháp luật. - Giúp UBND huyện quản lý tổ chức, điều hành Bộ phận Tiếp nhận và trả. kết quả của huyện theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông. - Tham mưu giỳp UBND huyện và chịu trỏch nhiệm theo dừi thực hiện và kiểm tra Quy chế làm việc của UBND huyện, của các phòng, ban chuyên môn huyện, của UBND các xã, thị trấn và các quy chế liên tịch của UBND huyện với Mặt trận, các đoàn thể huyện và các cơ quan chức năng khác trên địa bàn huyện. - Thực hiện chế độ trách nhiệm ủy nhiệm của Chủ tịch HĐND và Chủ tịch UBND huyện đối với Chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện:. + Tổ chức truyền đạt các chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước. + Thừa lệnh Chủ tịch HĐND và Chủ tịch UBND ký ban hành các văn bản hành chính nhà nước thông thường theo sự ủy nhiệm của Chủ tịch HĐND, Chủ tịch UBND huyện và theo quy định của pháp luật. - Quản lý thống nhất việc ban hành, công bố văn bản của HĐND, UBND và Chủ tịch UBND huyện. - Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật và bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng theo quy định của pháp luật. - Thực hiện quản lý tài chính, tài sản cơ quan theo quy định của pháp luật. - Phối hợp với Thanh tra huyện tham mưu cho UBND, Chủ tịch UBND huyện trong việc giải quyết khiếu nại, tố cáo theo quy định pháp luật. - Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Chủ tịch HĐND, UBND huyện và đồng chí Phó Chủ tịch UBND huyện phụ trách Văn phòng giao. c) Cơ cấu tổ chức. - Lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND huyện gồm có Chánh Văn phòng và một Phó Chánh Văn phòng, làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ và chế độ thủ trưởng. Chánh Văn phòng HĐND và UBND chịu trách nhiệm trước HĐND, UBND, Chủ tịch UBND huyện và trước pháp luật về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao và toàn bộ họat động của Văn phòng. Phú Chỏnh Văn phũng giỳp Chỏnh Văn phũng phụ trỏch và theo dừi một số. mặt công tác; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công. Khi Chánh Văn phòng vắng mặt, Phó Chánh Văn phòng được Chánh Văn phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Văn phòng. Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn nhiệm, từ chức, thực hiện chế độ, chính sách đối với Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng do Chủ tịch UBND huyện quyết định theo quy định của pháp luật. - Giúp việc cho Chánh Văn phòng và Phó Chánh Văn phòng có các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ sau:. + Bộ phận tổng hợp. + Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng. Xác định vị trí việc làm. Xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng a) Chánh văn phòng. - Tiếp nhận hồ sơ của tổ chức, đơn vị được thực hiện bằng Phiếu biên nhận hoặc ký sổ giao nhận hồ sơ (theo thoả thuận giữa 2 bên giao nhận). - Nhập hồ sơ vào sổ tiếp nhận hàng ngày. Nếu sử dụng công cụ hỗ trợ là phần mềm tin học quản lý hồ sơ thì phải nhập hồ sơ theo yêu cầu của chương trình. - Chịu trách nhiệm chuyển hồ sơ đã nhận đến các Phòng chuyên môn chính theo đúng quy trình, thời gian. - Hướng dẫn, giải thích các yêu cầu về thủ tục hồ sơ, quy trình giải quyết, thời gian giải quyết theo quy định của Đề án cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa” cho tổ chức, đơn vị một cách tận tình, chu đáo với thái độ tôn trọng, trên tinh thần phục vụ tốt nhất, nhanh nhất, thuận lợi nhất. - Niêm yết công khai các nội dung hướng dẫn về điều kiện, trình tự, thủ tục hành chính; thời gian giải quyết các hồ sơ công việc thuộc trách nhiệm của Văn phòng UBND huyện tại phòng làm việc của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. - Tổ chức việc trả kết quả giải quyết hồ sơ cho tổ chức, đơn vị theo đúng thời hạn đã ghi trong Phiếu biên nhận. - Phối hợp cùng các chuyên viên cập nhật các thông tin về hồ sơ, về quá trình luân chuyển hồ sơ theo chương trình phần mềm tin học được cung cấp. * Quyền hạn: - Được quyền thực hiện nhiệm vụ sau đó báo cáo lại cho cấp trên trực tiếp và chịu trách nhiệm trước cấp trên về công việc tương ứng. - Được hưởng chế độ theo quy định của nhà nước. * Yêu cầu: - Tốt nghiệp Đại học trở lên ngành Quản trị Văn phòng, Dịch vụ pháp lý, Hành chính. - Sức khỏe tốt, có phẩm chất đạo đức tốt. - Sử dụng thành thạo tin học văn phòng. TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ 2. Tổng quan về công tác văn thư. Khái niệm công tác văn thư. Công tác Văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân. Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản;. quản lý, xử lý văn bản đến, văn bản đi, tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư. Vị trí, ý nghĩa của công tác Văn thư. Công tác Văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và hoạt động quản lý của từng cơ quan nói riêng. Trong Văn phòng, công tác văn phòng như không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng. Như vậy, công tác Văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước, do đó công tác Văn thư có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan. a) Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước nói chung của mỗi cơ quan, đơn vị nói riêng. Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết. Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. b) Làm tốt công tác văn thư góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ. gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm những việc trái pháp luật. c) Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác trong cơ quan. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực. d) Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ.

Thực trạng tình hình công tác văn thư của Văn phòng HĐND – UBND huyện Đà Bắc

Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) cần được ghi vào phiếu riêng. Công tác trình, chuyển giao văn bản của cơ quan đảm bảo nhanh chóng, đúng đối tượng, chặt chẽ. Giải quyết và theo dừi, đụn đốc việc giải quyết văn bản đến. Chủ tịch và cỏc Phú Chủ tịch giao cho Chỏnh Văn phũng trực tiếp theo dừi, đôn đốc, tổng hợp tình hình việc giải quyết văn bản đến. b) Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi. Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản, cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc một số đặc điểm khỏc hỡnh thành trong quỏ trỡnh theo dừi, giải quyết cụng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân.

Đánh giá chung về công tác hành chính văn phòng của Văn phòng HĐND – UBND huyện Đà Bắc

Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm

- Cần phải được quan tâm sâu sắc hơn nữa của Lãnh đạo cơ quan, cần phải đưa ra một số hình thức xử phạt có thể quy về kinh tế để mỗi cá nhân tự giác tìm hiểu kỹ các văn bản quy định về soạn thảo và ban hành văn bản quy phạm pháp luật, về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản cũng như cán bộ nhân viên không chú tâm vào công việc của mình, khắc phục tính ỷ lại của cán bộ, nhân viên. Em hy vọng những đề xuất này sẽ được Lãnh đạo HĐND – UBND huyện quan tâm, xem xét và tạo điều kiện để nó có thể trở thành hiện thực giúp công tác văn phòng ngày một hoàn thiện hơn nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội, và thực sự trở thành một mắt xích quan trọng, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Ủy ban nhân dân huyện Đà Bắc./.