MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ VIÊT TẮT A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN BA BỂ, TỈNH BẮC KẠN. 3 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND huyện Ba Bể 3 1.1.1. Chức năng 3 1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 3 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Ba Bể 6 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐNDUBND huyện Ba Bể 6 1.2.1. Chức năng 6 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 6 1.2.3. Cơ cấu tổ chức 7 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND HUYỆN BA BỂ, TỈNH BẮC KẠN 8 2.1. Hoạt động quản lý 8 2.1.1. Công tác văn thư 8 2.1.2. Công tác lưu trữ 9 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 10 2.2.1. Công tác văn thư 10 2.2.1.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 10 2.2.1.2. Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 15 2.2.1.3. Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi 16 2.2.1.4. Công tác tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 18 2.2.1.5. Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 19 2.2.2. Công tác lưu trữ 22 2.2.2.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 22 2.2.2.2. Xác định giá trị tài liệu 23 2.2.2.3. Chỉnh lý khoa học tài liệu 23 2.2.2.4. Bảo quản tài liệu lưu trữ 24 2.2.2.5. Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu TLLT 24 2.2.2.6. Công tác tổ chức khai thác sử dụng TLLT 24 CHƯƠNG 3. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI UBND HUYỆN BA BỂ VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 25 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được. 25 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư của Văn phòng HĐNDUBND huyện Ba Bể. 27 3.3. Một số khuyến nghị 27 3.3.1. Đối với UBND huyện Ba Bể: 27 3.3.2. Đối với bộ môn VTLT, Khoa Văn thư –Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 29 C. PHẦN KẾT LUẬN 30 PHỤ LỤC DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan báo cáo thực tập tốt nghiệp đề tài: “ Công tác Văn thư – Lưu trữ Văn phòng HĐND&UBND huyện Ba Bể” cơng trình nghiên cứu riêng tơi, kết nghiên cứu có tính độc lập riêng, khơng chép tài liệu chưa công bố nội dung đâu Các số liệu báo cáo sử dụng trung thực, rõ ràng, minh bạch, có tính kế thừa, phát triển từ tài liệu, tạp chí, cơng trình nghiên cứu cơng bố, website Tơi xin hồn toàn chịu trách nhiệm lời cam đoan danh dự Hà Nội, ngày 12 tháng năm 2017 Sinh viên Nông Thị Thúy MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CAM ĐOAN .1 MỤC LỤC BẢNG KÊ CHỮ VIÊT TẮT A PHẦN MỞ ĐẦU B PHẦN NỘI DUNG .3 CHƯƠNG 1: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN BA BỂ, TỈNH BẮC KẠN 1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND huyện Ba Bể 1.1.1.Chức 1.1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn .3 1.1.3.Cơ cấu tổ chức UBND huyện Ba Bể 1.2.Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Văn phòng HĐND&UBND huyện Ba Bể .6 1.2.1.Chức 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 1.2.3.Cơ cấu tổ chức CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND HUYỆN BA BỂ, TỈNH BẮC KẠN 2.1 Hoạt động quản lý 2.1.1 Công tác văn thư .8 2.1.2 Công tác lưu trữ 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 10 2.2.1 Công tác văn thư 10 2.2.1.1 Công tác soạn thảo ban hành văn 10 2.2.1.2 Công tác tổ chức quản lý giải văn đến 14 2.2.1.3 Công tác tổ chức quản lý giải văn 16 2.2.1.4 Công tác tổ chức quản lý sử dụng dấu 18 2.2.1.5 Công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 19 2.2.2 Công tác lưu trữ 21 2.2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ .21 2.2.2.2 Xác định giá trị tài liệu .22 2.2.2.3 Chỉnh lý khoa học tài liệu 23 2.2.2.4 Bảo quản tài liệu lưu trữ 23 2.2.2.5 Thống kê xây dựng công cụ tra cứu TLLT 23 2.2.2.6 Công tác tổ chức khai thác sử dụng TLLT 24 CHƯƠNG BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI UBND HUYỆN BA BỂ VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 25 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt .25 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư Văn phòng HĐND&UBND huyện Ba Bể 27 3.3 Một số khuyến nghị 27 3.3.1 Đối với UBND huyện Ba Bể: 27 3.3.2 Đối với môn VTLT, Khoa Văn thư –Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 29 C PHẦN KẾT LUẬN 30 PHỤ LỤC 31 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 35 BẢNG KÊ CHỮ VIÊT TẮT STT Tên cụm từ, chữ viết tắt VTLT HĐND&UBND UBND CCVC TLLT Giải thích chữ, cụm từ viết tắt Văn thư - Lưu trữ Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân Ủy ban nhân dân Công chức viên chức Tài liệu lưu trữ A PHẦN MỞ ĐẦU Văn thư – Lưu trữ cơng tác có ý nghĩa quan trọng quan lĩnh vực quản lý Hành Nhà nước Trong quan đơn vị công tác VTLT quan tâm, cơng tác thực hoạt động quản lý hành thơng qua văn bản, tài liệu Làm tốt công tác công văn giấy tờ đảm bảo cung cấp thông tin giải công việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan, tổ chức Ngày nay, với phát triển khoa học công nghệ, lĩnh vực đại hóa, hành nhà nước cần có phát triển để phù hợp Với vai trò quan trọng cơng tác VTLT lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng Nhà nước ta ln quan tâm, có chủ trương sách ngày đại công tác này, nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý Nhà nước quan Bác Hồ nói “ Học đơi với hành”, chân lý mn thủa hệ vận dụng có hiệu kết hợp với phương châm nhà trường “ Học thật, thi thật, đời làm thật” với phương châm gắn liền lý luận thực tiễn công tác đào tạo nhà trường: Lấy lý luận làm điểm tựa, làm sở cho thực tiễn ngược lại từ thực tiễn bổ sung cho kiến thức mới, cập nhập làm phong phú thêm kho tàng lý luận Nhằm trang bị cho sinh viên kiến thức kỹ trình tổ chức thực khâu nghiệp vụ công tác Văn thư Trường đại học Nội vụ Hà Nội tạo điều kiện cho sinh viên thực tập quan, tổ chức kéo dài hai tháng, từ ngày 10 tháng 01 năm 2017 đến ngày 10 tháng năm 2017 Đợi thực tập nhằm giúp cho sinh viên xâm nhập thực tế học hỏi kiến thức, bổ sung cho lý luận nghiệp vụ chuyên môn học trường, lớp Được đồng ý nhà trường tiếp nhận Văn phòng HĐND&UBND huyện Ba Bể, tơi có đợt kiến tập quy định thời gian việc thực hành nội dung đề cương thực tập mà thầy cô hướng dẫn Với thời gian thực tập dài đem lại cho kiến thức quý giá, kinh nghiệm thực tế mà đúc rút để bổ sung vào phần nghiệp vụ chuyên môn hướng dẫn giúp đỡ tận tình cán Văn phòng HĐND&UBND huyện Ba Bể đợt thực tập.Trong thời gian làm chuyên đề báo cáo cố gắng tơi chưa tiếp xúc nhiều với công việc thực tế, với thời gian thực tập không nhiều thiếu kinh nghiệm thực tế nên báo cáo tơi nhiều thiếu sót khơng tránh khỏi hạn chế định Vì vậy, tơi mong nhận giúp đỡ, đóng góp ý kiến cơ, chú, anh, chị quan thầy cô giáo Khoa Văn Thư – Lưu trữ Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội để tơi hồn thành tốt báo cáo thực tập Qua báo cáo thực tập xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy, cô Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội nói chung Khoa Văn thư – Lưu trữ nói riêng giảng dạy, giúp đỡ truyền đạt cho kiến thức vững nghiệp vụ công tác Văn thư – Lưu trữ để tự tin trường làm việc thực tế Tôi xin chân thành cảm ơn lãnh đạo Văn phòng HĐND&UBND huyện Ba Bể tồn thể cơ, chú, anh, chị giúp tơi có niềm tin lòng say mê nghề nghiệp nhận thức phẩm chất trách nhiệm người cán sau trường công tác đặc biệt xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cán VTLT Văn phòng HĐND&UBND huyện Ba Bể tận tình giúp đỡ, hướng dẫn để tơi hồn thành tốt đợt thực tập Tôi xin chân thành cảm ơn Ba Bể, ngày 12 tháng năm 2017 Nông Thị Thúy B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN BA BỂ, TỈNH BẮC KẠN 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND huyện Ba Bể 1.1.1 Chức Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành HĐND, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước HDND cấp quan Nhà nước cấp UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, văn quan Nhà nước cấp Nghị HĐND cấp nhằm đảm bảo thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn UBND thực chức quản lý Nhà nước địa phương, góp phần đảm bảo đạo, quản lý thống máy hành Nhà nước từ Trung ương tới sở 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn a Trong lĩnh vực kinh tế: Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm; Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; Tổ chức thực ngân sách địa phương; Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội xã , thị trấn b Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy lợi đất đai: Xây dựng chương trình khuyến khích phát triển nơng – lâm – ngư nghiệp; Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất,giải tranh chấp đất đai, tra đất đai; Xét duyệt quy hoạch thủy lợi c Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp: Xây dựng kế hoạch, quy hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn huyện; d Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải: Quản lý, khai thác, sử dụng cơng trình giao thơng, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng e Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch: Xây dựng, kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt đông thương mại du lịch địa bàn huyện; f Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thơng tin thể dục thể thao: Xây dựng, tổ chức kiểm tra, chương trình, đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thơng tin, thể dục thể thao, y tế, phát địa bàn huyện tổ chức thực sau cấp có thẩm quyền phê duyệt g Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường: Thực biện pháp ứng dụng tiến khoa học, công nghệ phục vụ sản xuất đời sống nhân dân địa phương; Tổ chức thực bảo vệ mơi trường; phòng, chống, khắc phục hậu thiên tai, bão lụt; h Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự an tồn xã hội: - Tơ chức phong trào quàn chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang quốc phòng tồn dân; thực kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện, quản lý lực lượng dự bị động viên; đạo việc xây dựng lực lượng quân dân tự vệ; - Tổ chức dăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; định việc nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân xử lý trường hợp vi phạm theo quy định pháp luật; - Tổ chức thực nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an tồn xã hội, xây dựng lực lượng cơng an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, tệ nạn xã hội hành vi vi phạm pháp luật khác địa phương; - Chỉ đạo kiểm tra việc thực quy định pháp luật quản lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, lại người nước địa phương; - Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an ninh, trật tự, an toàn xã hội j Trong việc thực sách dân tộc sách tơn giáo: - Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến sác, pháp luật dân tộc tôn giáo; - Tổ chức thực nhiệm vụ giao chương trình, kế hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội tỉnh vùng đồng bào dân tộc thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt; - Chỉ đạo kiểm tra việc thực sách dân tộc, sách tơn giáo; quyền tự tín ngưỡng, tơn giáo, theo khơng theo tôn giáo công dân địa phương; - Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự tín ngưỡng, tơn giáo lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái quy định pháp luật sách cảu Nhà nước theo quy định pháp luật k Trong việc thi hành pháp luật: - Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, luật, văn quy phạm pháp luật quan nhà nước cấp Nghị HĐND cấp; - Tổ chức thực đạo UBND xã, thị trấn thực cá biện pháp bảo vệ tài sản nhà nước, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, quyền lợi ích hợp pháp khác công dân; - Chỉ dạo việc thực công tác hộ tịch địa bàn; - Tổ chức, đạo thực công tác thi hành án theo quy định pháp luật; - Tổ chức, đạo việc thực công tác kiểm tra, tra nhà nước; tổ chức tiếp dân, giải kịp thời khiếu nại, tố cáo kiến nghị công dân; hướng dẫn, đạo cơng tác hòa giải xã, thị trấn l Trong việc xây dựng quyền quản lý địa giới hành chính: - Tổ chức thực việc bầu cử đại biểu Quốc hộ, đại biểu HĐND theo quy định pháp luật; - Quy định tổ chức máy nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể quan chuyên môn thuộc UBND cấp theo hướng dẫn UBND cấp trên; - Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp UBND cấp trên; - Quản lý hồ sơ, mốc, giới, đồ địa giới hành huyện; - Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành địa phương trình HĐND cấp thơng qua để trình cấp xem xét, định 1.1.3 Cơ cấu tổ chức UBND huyện Ba Bể Hiện UBND huyện Ba Bể bao gồm: 01 Chủ tịch UBND huyện; 02 Phó chủ tịch UBND huyện; 11 Phòng chun mơn; đơn vị nghiệp • Sơ đồ cấu tổ chức UBND huyện Ba Bể: Phụ lục số Các phòng chun mơn thuộc UBND huyện giúp UBND huyện thực chức quản lý Nhà nước nhiều lĩnh vực địa bàn huyện theo quy định Pháp luật Các phòng chịu quản lý, đạo trực tiếp UBND huyện 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Văn phòng HĐND&UBND huyện Ba Bể 1.2.1 Chức Theo quy định Nghị định số 14/2008/NĐ-CP: Văn phòng HĐND&UBND huyện quan tham mưu tổng hợp cho Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân hoạt động Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân đạo, điều hành Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ quản lý hoạt động Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân quan nhà nước địa phương; bảo đảm sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân Văn phòng HĐND - UBND có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng; chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế hoạt động HĐND UBND huyện 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn - Tổ chức phục vụ hoạt động HĐND, Thường trực HĐND, Ban HĐND, đại biểu HĐND tham mưu số công việc Chủ tịch HĐND huyện giao - Tổ chức hoạt động UBND Chủ tịch UBND huyện đạo, điều hành hoạt động chung máy hành nhà nước; giúp Chủ tịch UBND huyện tổ chức việc điều hoà, phối hợp hoạt động quan chuyên môn thuộc UBND huyện - Hướng dẫn HĐND UBND xã, thị trấn địa bàn thực chương trình, kế hoạch công tác HĐND, UBND, Chủ tịch HĐND, Chủ tịch UBND huyện - Bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động HĐND UBND huyện - Giúp HĐND UBND huyện báo cáo tình hình thực nhiệm vụ địa phương với huyện uỷ, HĐND UBND tỉnh VTLT Văn phòng UBND huyện giao cho phụ trách quản lý Phông UBND huyện Ba Bể Nội dung tài liệu Văn phòng HĐND&UBND huyện cơng tác xây dựng bản, nơng lâm, tiếp dân, nội chính, tổng hợp chung, quản trị - hành Hàng năm Văn phòng tiến hành thu thập tài liệu đơn vị chuyên môn vào cuối năm Tài liệu nộp lưu vào lưu trữ quan vòng năm kể từ công việc kết thúc (đối với tài liệu hành chính) Nguồn thu tài liệu vào lưu trữ UBND huyện Ba Bể: - Cơ quan cấp trên: HĐND – UBND tỉnh Bắc Kạn; Sở Nội vụ tỉnh Bắc Kạn; Ban Tuyên giáo tỉnh Bắc Kạn; Sở Tài Chính; Sở Nông nghiệp phát triển nông thôn,; Sở Văn hóa; Sở Giao thơng vận tải; - Cơ quan ngang cấp: HĐND - UBND huyện tỉnh - Cơ quan cấp dưới: Các phòng ban thuộc UBND huyện như: Phòng Nơi vụ, phòng Tư pháp, Phòng Tài – Kế hoạch, phòng Y tế, phòng Cơng thương, phòng Dân tộc… UBND cấp xã, thị trấn; Các phòng, ban thuộc UBND xã, thị trấn; Các trường mầm non, tiểu học, THCS thuộc địa bàn huyện Các loại tài liệu nộp lưu UBND huyện như: tài liệu thương mại, du lịch; tài liệu tổng hợp; tài liệu xuất, nhập khẩu; tài liệu xây dựng quyền bầu cử; tài liệu cải cách hành chính; tài liệu địa giới hành chính; tài liệu quân sự, quốc phòng; tài liệu cơng tác niên; tài liệu lâm nghiệp; tài liệu thú ý; tài liệu quản lý sử dụng nhà ở, đất ở… => Do diện tích kho lưu trữ huyện nhỏ, hẹp, trang thiết bị sở vật chất để phục vụ cho cơng tác lưu trữ thiêu, chưa đảm bảo u cầu theo quy định nên việc thu thập hồ sơ, tài liệu lưu trữ từ quan, đơn vị vào lưu trữ quan gặp nhiều khó khăn cho việc đảm bảo an toàn hồ sơ, tài liệu Do đó, kho lưu trữ chủ yếu hồ sơ, tài liệu Văn phòng HĐND&UBND huyện, đa số hồ sơ tài liệu lưu trữ phòng ban chun mơn 2.2.2.2 Xác định giá trị tài liệu Tài liệu sản sinh trình hoạt động UBND huyện Ba Bể cơng cụ phục vụ cho việc giải công việc hàng ngày Sau công việc giải xong số tài liệu có giá trị phải lựa chọn để đưa vào bảo quản KLT hành UBND huyện phục vụ cho khai thác, sử dụng lâu dài Những tài liệu khơng có giá trị phải loại làm thủ tục tiêu hủy 22 Xác định giá trị tài liệu dựa nguyên tắc, tiêu chuẩn phương pháp lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho loại tài liệu 2.2.2.3 Chỉnh lý khoa học tài liệu Chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng, tich đống quan, đơn vị ngày quan tâm, số đơn vị đã xây dựng kế hoạch chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống theo quy định Phòng Nội vụ, phòng Tài – Kế hoạch huyện Một số quan, đơn vị tiến hành chỉnh lý Phòng Nội vụ, phòng Tài – Kế hoạch huyện tiêu hủy tài liệu lưu trữ hành hết giá trị theo quy định pháp luật Tuy nhiên khó khăn kinh phí thực cơng tác chỉnh lý việc bố trí cơng chức, viên chức làm cơng tác văn thư, lưu trữ phòng chun mơn, đơn vị, UBND xã, thị trấn không đảm bảo số lượng chất lượng dẫn đến việc thực lưu trữ gặp nhiều khó khăn, tình trạng hồ sơ, tài liệu tích đống quan, đơn vị, UBND xã, thị trấn địa bàn huyện chưa giải dứt điểm Hiện hầu hết số lượng tài liệu tồn đọng quan, đơn vị địa bàn huyện chưa chỉnh lý Việc hệ thống hóa tài liệu kho chỉnh lý tài liệu, thu thập tài liệu vào lưu trữ quan; tiêu hủy tài liệu hết giá trị; khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nhiều khó khăn 2.2.2.4 Bảo quản tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ sử dụng biện pháp khoa học để kéo dài tuổi thọ bảo đảm an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ tốt yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu Hiện UBND huyện Ba Bể tổ chức kho chứa tài liệu để bảo quản tài liệu UBND huyện Tại Kho lưu trữ huyện trang bị số thiết bị bảo quản như: cặp, hộp, giá, tủ đựng tài liệu, bình chữa cháy .tạo điều kiện thuận lợi để bảo quản tốt tài liệu kho Tuy nhiên, điều kiện kinh phí hạn chế nên trang thiết bị bảo quản chưa trang bị đầy đủ, quan chưa thật quan tâm sâu sắc đến việc bảo quản TLLT 2.2.2.5 Thống kê xây dựng công cụ tra cứu TLLT 23 Thống kê tài liệu lưu trữ áp dụng công cụ, phương tiện chun mơn nghệp vụ để nắm xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tào liệu hệ thống bảo quản cơng tác lưu trữ Phòng Cơng cụ tra cứu tài liệu chủ yếu Kho lưu trữ UBND huyện Mục lục hồ sơ 2.2.2.6 Công tác tổ chức khai thác sử dụng TLLT Qua khảo sát thực tế, nhận thấy công tác tổ chức khai thác sử dụng UBND huyện Ba Bể tổ chức theo hình thức cho mượn, cán cần sử dụng tài liệu để nghiên cứu đến Kho mượn tài liệu, nghiên cứu Văn phòng photo mang nhà Ở chưa xây dựng phòng đọc riêng chưa tổ chức triển lãm tài liệu hiệu cơng tác chưa cao Đối tượng nghiên cứu chủ yếu cán quan, phục vụ cho công việc hàng ngày quan khai thác khối lượng định Để đáp ứng nhu cầu khai thác sử dụng độc giả UBND huyện cần quan tâm đến việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu nói riêng cơng tác lưu trữ nói chung 24 CHƯƠNG BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI UBND HUYỆN BA BỂ VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt Trong thời gian thực tập Văn phòng HĐND&UBND huyện Ba Bể từ ngày 10 tháng 01 năm 2017 đến ngày 10 tháng năm 2017, nhận thức tầm quan trọng công tác Văn thư – Lưu trữ Bản thân nỗ lực , cố gắng làm tốt khâu nghiệp vụ đem lý luận học tập vận dụng vào thực tiễn Do thời gian thực tập có hạn nên khâu nghiệp vụ công tác Văn thư – lưu trữ chưa tìm hiểu kỹ nhiều khâu khơng thực tập như: đăng ký văn phần mềm quản lý văn đi, chuyển văn điện tử qua mạng, soạn thảo văn bản… Những công việc thực thời gian thực tập quan: * Công tác văn thư: - Quản lý giải văn đi: Ngay từ ngày đến thực tập quan tơi ln có ý thức làm việc cẩn thận, xác để tạo lòng tin cán Văn thư – Lưu trữ quan, tinh thần trách nhiệm cao đó, tơi cô, tin tưởng giao cho việc kiểm tra số, kí hiệu, ghi ngày tháng đóng dấu vào văn bản, viết bì chuyển giao văn qua đường bưu điện => Kết quả: Đóng dấu nhiều văn thời gian thực tập quan (khoảng 300 văn bản), biết quy trình chuyển phát văn quan - Quản lý giải đến: Trong thời gian thực tập chưa tiếp cận đầy đủ bước học mà bóc bì cơng văn đến đóng dấu đến vào văn nhập văn đến vào phần mềm quản lý văn đến qua mạng => Kết quả: Đóng dấu khoảng 500 văn bản, đăng kí khoảng 500 văn Các công việc khác giao : - Trình ký văn bản; - Phân phát cơng văn đến tới phòng ban quan; 25 - Trực điện thoại; - Chuyển văn gửi bưu điện; - Phôtô văn tài liệu; - Nhân bản, đóng dấu văn đi; Kết quả: Tơi thành thạo công việc giao thời gian thực tập quan, giúp sau trường làm khơng bỡ ngỡ nhiều cơng việc thực tế • Cơng tác lưu trữ: - Sau hướng dẫn thực khâu nghiệp vụ công tác văn thư, cán phụ trách công tác VTLT quan hướng dẫn khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ như: xếp văn tài liệu ngắn vào cặp đựng tài liệu, làm thẻ tra tìm tài liệu, đưa tài liệu lên kho, xếp tài liệu lên giá, vệ sinh tài liệu kho, thực chỉnh lý tài liệu viết mục lục hồ sơ, loại bỏ tài liệu hết giá trị,… Kết quả: Tôi xếp khoảng 50 cặp hồ sơ, tài liệu lên giá Đây lần làm quen với cơng việc thực tế ngồi sách giảng thầy cô giáo, áp dụng từ lý thuyết đến thực tiễn trình khó khăn, song đợt thực tập giúp tơi thực q trình đó, đưa kiến thức sách vào thực tế công việc, giúp rèn luyện thêm chuyên môn nghiệp vụ mình, tạo điều kiện giúp tơi tự tin kỳ thi tốt nghiệp tới công tác sau Đợt thực tập giúp mở rộng tầm nhìn chiều sâu yêu cầu người làm công tác VTLT giấy tờ, làm tăng thêm niềm yêu nghể khơng suy nghĩ chán chường nghề chun giấy tờ sổ sách khô cứng 26 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư Văn phòng HĐND&UBND huyện Ba Bể 3.3 Một số khuyến nghị Qua thực tế quan sát, thấy thực trạng cơng tác VTLT Văn phòng HĐND&UBND huyện Ba Bể, ưu điểm mặt hạn chế tồn cơng tác Xuất phát từ tồn trên, sau xin đưa số kiến nghị nhằm góp phần nâng cao hiệu công tác Văn thư lưu trữ Văn phòng HĐND&UBND huyện Ba Bể nói riêng cơng tác Văn thư lưu trữ nói chung: 3.3.1 Đối với UBND huyện Ba Bể: - Thứ nhất, trọng việc xây dựng kế hoạch, đạo thực công tác Văn thư- lưu trữ: Hàng năm, thực đạo, hướng dẫn Sở Nội vụ tỉnh Bắc Kạn tiến hành xây dựng, ban hành kế hoạch để thống thực công tác VTLT đảm bảo công tác soạn thảo văn bản, quản lý giải văn đi, đến, quản lý sử dụng dấu, lập hồ sơ theo quy định pháp luật địa bàn huyện - Thứ hai, nâng cao chất lượng đội ngũ cán công chức,viên chức công tác Văn thư – Lưu trữ, bố trí biên chế cơng chức chuyên trách làm văn thư, lưu trữ sở: Nâng cao nhận thức, trình độ chun mơn nghiệp vụ cho cán công tác VTLT; đổi phương pháp nâng cao trình độ nhiều hình thức đến quan để phổ biến, trao đổi, mở lớp tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ,công nghệ thông tin cho đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ huyện xã, thị trấn, đưa tin trang web ngành; tăng cường cử cán chuyên trách tham gia lớp tập huấn, bồi dưỡng Sở Nội vụ tổ chức Qua đó, giúp cán hiểu rõ tầm quan trọng công tác VTLT - Thứ ba, đầu tư sở vật chất, trang thiết bị, sửa chữa kho tàng, phòng chống cháy nổ; bố trí kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ hàng năm để thực 27 chỉnh lý khối tài liệu tồn đọng , tích đống Để thực tốt cơng tác VTLT đòi hòi phải có hệ thống trang thiết bị nâng cao chất lượng hiệu cơng việc Vì vậy, Văn phòng HĐND&UBND huyện Ba Bể cần tham mưu cho lãnh đạo quan việc đầu tư trang thiết bị , sở vật chất để đảm bảo việc thực khâu nghiệp vụ cách nhanh chóng, xác - Thứ tư, đại hóa cơng tác VTLT Các quan, đơn vị, UBND xã, thị trấn, trường học trực thuộc triển khai thực văn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng; Văn số 169/HD- VTLTNN ngày 10/3/2010 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Hướng dẫn xây dựng sở liệu lưu trữ Tiếp tục triển khai có hiệu phần mềm Quản lý văn hồ sơ công việc quản lý văn đi, đến quản lý hồ sơ công việc Nghiên cứu, đề xuất triển khai thực đề án, sáng kiến kinh nghiệm văn thư, lưu trữ - Thứ năm, tăng cường công tác tra, kiểm tra, giám sát cơng tác VTLT Phòng Nội vụ tham mưu cho UBND huyện xây dựng kế hoạch tổ chức thực hướng dẫn, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị, UBND xã, thị trấn - Thứ sáu, tuyên truyền, phổ biến vai trò, ý nghĩa tầm quan trọng TLLT cơng tác VTLT Từ nâng cao tinh thần trách nhiệm cán việc thực khâu nghiệp vụ - Thứ bảy, tuyên truyền, phổ biến pháp luật công tác VTLT Tiếp tục tuyên truyền, phổ biến văn quy phạm pháp luật ban hành công tác VTLT; Xây dựng, ban hành văn hướng dẫn công tác VTLT như: Kế hoạch thực công tác VTLT, Danh mục hồ sơ quan hàng năm, quy chế công tác VTLT quan, Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu, Xây dựng Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào 28 Lưu trữ lịch sử, xây dựng nội quy kho Lưu trữ quan, văn thư quan, quy định tổ chức, sử dụng tài liệu, hướng dẫn công chức, viên chức lập hồ sơ công việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, tiếp tục xây dựng tổ chức thực Đề án Quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ, đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng tích đống sở thực tế tài liệu ngân sách địa phương địa bàn huyện 3.3.2 Đối với môn VTLT, Khoa Văn thư –Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Như Hồ Chí Minh nói: “Học đôi với hành”, lý thuyết đôi với thực hành Để nâng cao trình độ chun mơn việc xử lý khâu nghiệp vụ, nhà trường cần đưa buổi thực hành vào môn học, sinh viên tiếp cận nhiều với công việc thực tế Trong buổi học, cần lồng ghép tiết học thực hành với kiến thức vừa học giúp sinh viên nhớ lâu ngồi làm việc khơng bị bỡ ngỡ Bên cạnh đó, giúp sinh viên có sáng tạo xử lý khâu nghiệp vụ, không bị gò bó khn mẫu định Khoa cần liên hệ với quan, tổ chức, tạo điều kiện cho sinh viên thực tế, kiến tập, thực tập để chia sẻ kinh nghiệm ngành nghề, để tìm hiểu hoạt động cơng tác VTLT quan, tổ chức Nhà trường cần đầu tư thêm trang thiết bị đại máy vi tính, máy photo, máy scan, máy fax để sinh viên thực hành thao tác xử lý giải văn máy tính Trang bị hệ thống máy chiếu phòng học để sinh viên có điều kiện xem hình ảnh thực tế, từ hình dung chân thực cơng việc thực tế mà làm Ngồi kiến thức chuyên môn nghiệp vụ VTLT, nhà trường nên mở hội thảo định hướng cơng việc giúp cho sinh viên có nhìn khách quan nghề nghiệp mà theo học, đồng thời giúp cho sinh viên có thêm niềm tin, niềm đam mê yêu nghề Trên số ý kiến đề xuất riêng tôi, tin với quan tâm cấp Lãnh đạo ngày góp phần nâng cao cơng tác VTLT quan nói chung cơng tác Văn thư Văn phòng HĐND&UBND huyện Ba Bể nói riêng, đáp ứng nhu cầu phát triển xã hội ngày 29 C PHẦN KẾT LUẬN Trong thời gian tơi thực tập Văn phòng HĐND&UBND huyện Ba Bể làm quen với công việc quan Tuy thời gian thực tập không dài thật có ý nghĩa thân tơi, giúp tơi trưởng thành nhiều Đó hội cho tơi bạn có điều kiện xâm nhập thực tế, làm quen với chuyên môn cụ thể hóa phần lý thuyết học Có thể nói đợt kiến tập giúp tơi hiểu sâu chuyên ngành VTLT Từ thấy tầm quan trọng công tác lĩnh vực quản lý hành Nhà nước quan, để tơi ý thức trách nhiệm hệ trẻ lớn Đợt thực tập diễn thuận lợi, thực hành khâu nghiệp vụ công tác Văn thư Bên cạnh tơi có thêm kinh nghiệm q báu, học hỏi cách giao tiếp, ứng xử công sở, tạo điều kiện cho sinh viên tự tin làm việc sau trường Để hoàn thành báo cáo, tơi xin bày tỏ lòng biết ơn đến thầy, cô giáo Khoa Văn thư - Lưu trữ Nhà trường tạo điều kiện thuận lợi cho tơi có mơi trường học tập để tiếp thu kiến thức làm tảng cho đợt kiến tập Tơi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến cấp lãnh đạo, cán Văn phòng HĐND&UBND huyện Ba Bể tạo điều kiện giúp đỡ đợt thực tập Nhờ quan tâm, giúp đỡ tận tình cán quan gặt hái nhiều kết hoàn thành báo cáo cách thuận lợi Đặc biệt, xin gửi lời cảm ơn hướng dẫn tận tình Cán Văn thư Văn phòng HĐND&UBND huyện Ba Bể Song kiến thức hạn chế khơng tránh khỏi thiếu sót mong nhận góp ý chân thành thầy giáo để báo cáo tơi hồn chỉnh Xin chân thành cảm ơn! 30 PHỤ LỤC Phụ lục số 01 Sơ đồ cấu tổ chức UBND huyện Ba Bể Chủ tịch UBND Phó Chủ tịch Phó Chủ tịch Phó Chủ tịch Phòng Tư pháp Văn phòng HĐND- UBND Đài Truyền TH Phòng NN&PTNT Phòng Tài ngun – Mơi trường Thanh tra Phòng Văn hóa Phòng Nội vụ Ban QL ĐT&XD Phòng Cơng thương Phòng Kế hoạch – Tài Ban QL Chợ Bến xe Phòng Dân tộc Phòng Y tế Trung tâm dạy nghề Phòng Giáo dục – Đào tạo Phòng Lao động TBXH Phụ lục số 02 Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng HĐND - UBND huyện Ba Bể, tỉnh Bắc Kạn Chánh Văn phòng Hà Ngọc Việt Phó Chánh Văn phòng Phó Chánh Văn phòng Mã Thị Thương Oanh Hoàng Văn Dũng Bộ phận chuyên viên tổng hợp Chun viên nơng lâm Bộ phận hành - quản trị Cán văn thư - lưu trữ Cán hành Chun viên tổng hợp cơng tác tiếp dân, nội quản trị Cán kế tốn Nhân viên lái xe Chuyên viên xây dựng Nhân viên bảo vệ Nhân viên lễ tân, tạp vụ Ghi chú: Mối quan hệ quản lý Phụ lục số 03 Mẫu dấu đến Văn phòng HĐND&UBND huyện Ba Bể Phụ lục số 04 Tài liệu hết giá trị chờ tiêu hủy Kho Lưu trữ UBND huyện Ba Bể Phụ lục số 05 Kho Lưu trữ tài liệu UBND huyện Ba Bể Phụ lục số 06 Phòng Văn thư Văn phòng HĐND&UBND huyện Ba Bể Phụ lục số 07 Giá đựng liệu phòng Văn thư Văn phòng HĐND&UBND huyện Ba Bể Phụ lục số 08 Mẫu bì chuyển phát văn UBND huyện Ba Bể DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Cổng thông tin điện tử huyện Ba Bể Công văn 283/VTLTNN – NVTW ngày 19/5/2004 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành Cơng văn số 879/VTLTNN – NVĐP ngày 19/12/2006 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc hướng dẫn tiêu hủy tài liệu hết giá trị Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 thông tư Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kĩ thuật soạn thảo văn Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ việc sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/ NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Quy chế công tác Văn thư - Lưu trữ UBND huyện Ba Bể 10 Vương Đình Quyền (2011) Lý luận phương pháp công tác văn thư, Nhà xuất Đại học Quốc gia Hà Nội 11 Đào Xuân Chúc cộng (1990) Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội 12 Nguyễn Minh Phương (2014) Quản lý giải văn quan, tổ chức, Nhà xuất Chính trị Quốc gia 13 Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (2009) Nghiệp vụ văn thư, Nhà xuất Văn hóa Thơng tin 14 Hướng dẫn 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng năm 2015 Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước quản lý văn đến lập hồ sơ môi trường mạng 15 Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam ... văn Các công việc khác giao : - Trình ký văn bản; - Phân phát cơng văn đến tới phòng ban quan; 25 - Trực điện thoại; - Chuyển văn gửi bưu điện; - Phôtô văn tài liệu; - Nhân bản, đóng dấu văn đi;... - Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; - Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước; -. .. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư; - Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính