quản trị công tác văn thư tại UBND huyện quảng xương, tỉnh thanh hóa – thực trạng và giải pháp

LỜI MỞ ĐẦU Thực tập cuối khóa là khâu không thể thiếu trong quá trình đào tạo ở các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp. Đây là khoảng thời gian mỗi sinh viên có thể vận dụng kiến thức lý thuyết đã được học vào thực tế, được độc lập thích nghi với môi trường mới, và được tự mình thử sức với những công việc chuyên môn liên quan tới nghề nghiệp sau này. Nhận thức rõ tầm quan trọng của thực tập cuối khóa đối với mỗi sinh viên, đã. Em đã chọn UBND huyện Quảng Xương, tỉnh Thanh Hóa là nơi tiến hành thực tập, tại đây được sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của các anh chị, cô chú trong cơ quan, em không chỉ hoàn thành tốt những công việc được giao, mà còn được hướng dẫn hướng làm tốt báo cáo tốt nghiệp cuối khóa của mình. Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy Phạm Văn Thắng đã tận tình chỉ bảo và giúp đỡ em trong quá trình hoàn thiện báo cáo thực tập. Và em cũng xin gửi lời cảm ơn tới các cán bộ, công chức trong văn phòng UBND huyện Quảng Xương, đặc biệt là chị Đoàn Thị Lan Nhung, chị Hoàng Thị Duyên đã tạo điều kiện, hướng dẫn để em có thêm những kỹ năng nghiệp vụ, để em tự tin hơn khi giao tiếp với lãnh đạo và mọi người trong cơ quan. Được phân công thực tập tại phòng Văn thư của UBND huyện, em được trực tiếp tham gia như một nhân viên thực sự, nhờ vậy em đã hiểu rõ được chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cũng như nhưng công việc cụ thể mà cán bộ văn thư phải hoàn thành. Đồng thời, qua thực tế em nhận thấy công tác này tại UBND huyện Quảng Xương đã và đang hoạt động tương đối hiệu quả, tuy nhiên vẫn còn những mặt cần khắc phục. Vì vậy, em mạnh dạn chọn đề tài “Quản trị công tác văn thư tại UBND huyện Quảng Xương, tỉnh Thanh Hóa – Thực trạng và giải pháp” làm báo cáo tốt nghiệp của mình. Trên cơ sở đánh giá những thành công và những điểm còn tồn tại, em đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả của công tác văn thư tại UBND huyện Quảng Xương. Do thời gian thực tập không nhiều và khả năng lí luận còn chưa cao nên bản báo cáo không tránh khỏi những khiếm khuyết, rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô và các bạn để bản báo cáo được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn. MôC LôC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I : BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẬP 3 CHƯƠNG I: QUÁ TRÌNH THỰC TẬP 3 I. MỤC TIÊU QUÁ TRÌNH THỰC TẬP 3 II. QUÁ TRÌNH THỰC TẬP CHI TIẾT 3 III. NHỮNG VIỆC ĐÃ LÀM TRONG QUÁ TRÌNH THỰC TẬP 5 CHƯƠNG II: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG VÀ 7 VĂN PHÒNG UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG 7 I. ĐẶC ĐIỂM TỰ NHIÊN, KINH TẾ XÃ HỘI HUYỆN QUẢNG XƯƠNG 7 1. Vị trí địa lý, điều kiện tự nhiên 7 2. Đặc điểm kinh tế, xã hội 8 3. Mục tiêu phát triển kinh tế 2012 8 II. UBND huyện Quảng Xương 9 III. VĂN PHÒNG HĐND UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG 10 1. Vị trí, chức năng 10 2. Nhiệm vụ 11 3. Tổ chức bộ máy 11 4. Mối quan hệ công tác 12 PHẦN II: BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ 13 CHƯƠNG I : NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 13 I. VĂN PHÒNG 13 1. Khái niệm về văn phòng 13 2. Vị trí, vai trò của Văn phòng 13 3. Hoạt động chủ yếu của văn phòng 13 II. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 14 1. Khái niệm công tác văn thư 14 2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư 14 2.1. Nội dung của công tác văn thư 14 2.2. Nhiệm vụ của công tác văn thư 14 3. Tổ chức công tác văn thư 15 3.1. Biên chế công tác văn thư 15 3.2. Hình thức tổ chức công tác văn thư 15 4. Yêu cầu của công tác văn thư 15 5. Vị trí ý nghĩa của công tác văn thư 16 5.1. Vị trí của công tác văn thư 16 5.2. ý nghĩa của công tác văn thư 16 CHƯƠNG II : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG – TỈNH THANH HÓA 17 I. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG – THANH HÓA 17 1. Cách bố trí cán bộ, phòng làm việc và trang thiết bị trong phòng Văn thư 17 2. Tổ chức công tác văn thư tại UBND huyện Quảng Xương Tỉnh Thanh Hoá 18 2.1 Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến 18 2.2. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi 19 2.3 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 21 2.4 Tổ chức hồ sơ, lưu trữ tại phòng lưu trữ. 21 II. ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG, THANH HÓA 22 1. Những mặt đạt được 22 2. Những mặt còn tồn tại 23 CHƯƠNG III : KIẾN NGHỊ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG 26 1. Trong công tác văn thư 26 2. Cơ sở vật chất, kỹ thuật 29 KẾT LUẬN 30 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 32

LỜI MỞ ĐẦU Thực tập cuối khóa khâu khơng thể thiếu trình đào tạo trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp Đây khoảng thời gian sinh viên vận dụng kiến thức lý thuyết học vào thực tế, độc lập thích nghi với mơi trường mới, tự thử sức với cơng việc chun môn liên quan tới nghề nghiệp sau Nhận thức rõ tầm quan trọng thực tập cuối khóa sinh viên, Em chọn UBND huyện Quảng Xương, tỉnh Thanh Hóa nơi tiến hành thực tập, hướng dẫn, bảo tận tình anh chị, quan, em khơng hồn thành tốt cơng việc giao, mà hướng dẫn hướng làm tốt báo cáo tốt nghiệp cuối khóa Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy Phạm Văn Thắng tận tình bảo giúp đỡ em q trình hồn thiện báo cáo thực tập Và em xin gửi lời cảm ơn tới cán bộ, cơng chức văn phịng UBND huyện Quảng Xương, đặc biệt chị Đoàn Thị Lan Nhung, chị Hoàng Thị Duyên tạo điều kiện, hướng dẫn để em có thêm kỹ nghiệp vụ, để em tự tin giao tiếp với lãnh đạo người quan Được phân cơng thực tập phịng Văn thư UBND huyện, em trực tiếp tham gia nhân viên thực sự, nhờ em hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn công việc cụ thể mà cán văn thư phải hoàn thành Đồng thời, qua thực tế em nhận thấy công tác UBND huyện Quảng Xương hoạt động tương đối hiệu quả, nhiên cịn mặt cần khắc phục Vì vậy, em mạnh dạn chọn đề tài “Quản trị công tác văn thư UBND huyện Quảng Xương, tỉnh Thanh Hóa – Thực trạng giải pháp” làm báo cáo tốt nghiệp Trên sở đánh giá thành cơng điểm cịn tồn tại, em đưa số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư UBND huyện Quảng Xương Do thời gian thực tập không nhiều khả lí luận cịn chưa cao nên báo cáo không tránh khỏi khiếm khuyết, mong nhận đóng góp ý kiến thầy bạn để báo cáo hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn PHẦN I : BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẬP CHƯƠNG I : QUÁ TRÌNH THỰC TẬP I MỤC TIÊU QUÁ TRÌNH THỰC TẬP - Nắm vững cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ mối quan hệ quan thực tập; - Nắm vững quy trình cơng vụ quan quản lý Hành Nhà nước; - Nắm thủ tục hành chính, thể chế hành liên quan đến quan; - Thực hành kỹ hành với vai trị cơng chức quan hành Nhà nước với yêu cầu cụ thể mà quan thực tập giao cho; - Tạo mối quan hệ mực với cán bộ, công chức, viên chức đơn vị thực tập, với nhân dân q trình thực thi cơng vụ II.QUÁ TRÌNH THỰC TẬP CHI TIẾT Thời gian thực tập : từ 26/03/2012 đến 18/5/2012 STT Thời gian Tuần Nội dung công việc 1,2 Từ 26/03 Gặp Đ/C Nguyễn Đình Dự - Chánh văn phịng UBND Huyện, đến 06/04 trình giấy giới thiệu liên hệ thực tập báo cáo kế hoạch thực tập Bắt đầu làm quen với phịng ban, với cán bộ, cơng chức, viên chức quan thực tập, mong muốn giúp đỡ tận tình hoạt động Được phân công thực tập phận Văn Thư UBND Huyện Được cán Văn thư Đoàn Thị Lan Nhung hướng dẫn cơng việc phịng Văn thư Chọn đề tài báo cáo thực tập Nộp đề cương sơ lược cho thầy, cô hướng dẫn thực tập qua Tuần 3,4 Từ 09/4 Email Thực hành vào sổ văn đến, văn theo quy trình ngày Bắt đầu sử dụng thành thạo loại máy phục vụ công tác văn đến thư 20/4 Trao đổi với anh chị quan để có phương pháp hồn thiện cơng việc Tìm hiểu sơ lược Văn phòng UBND cấu, hoạt động, nhiệm vụ quyền hạn… Tuần 5,6 Từ 23/4 - Hoàn thiện đề cương tiến hành viết báo cáo Tiếp tục công việc thành thạo ngày Trực tiếp soạn thảo văn theo yêu cầu Phó Chánh văn đến phịng 04/5 Được cán quản lý cổng thông tin điện tử UBND Huyện hướng dẫn trực tiếp cách thức làm việc thông qua mạng nội Website Trực tiếp gửi giấy mời, công văn khẩn tới xã, thị trấn Huyện Tiến hành xin tài liệu cho đề tài báo cáo Khảo sát tình hình chung phận liên quan tới đề tài báo cáo thực tập Tuần 7,8 Từ 07/5 18/5 Tiếp tục hoàn thiện báo cáo thực tập gửi thầy cô - Chào người quan thực tập, cảm ơn tận tình ngày cán bộ, công chức quan thực tập đến - Nộp báo cáo hoàn thiện cho thầy cô III NHỮNG VIỆC ĐÃ LÀM TRONG QUÁ TRÌNH THỰC TẬP + Hai tháng thực tập UBND Huyện Quảng Xương – Thanh Hóa, em nhận thấy thực tập không đơn giản đến, xem học hỏi cách làm việc nhiều ý kiến trước đó, hai tháng qua thực trải nghiệm đáng q với em bước vào cơng việc thức sau + Trước thực tập, thực suy nghĩ em công việc cán văn thư thật đơn giản nhàn nhã Nhưng trực tiếp tham gia anh chị đơn vị thực tập, em thấy không đơn em nghĩ Văn thư – thực công việc bận rộn, không ngừng nghỉ, cán khơng thể vắng mặt khâu muốn cơng việc hồn thành Đây công việc cần khéo léo giao tiếp, tận tụy, tỉ mỉ khâu, cần nhạy bén để ứng phó với tình đột xuất… Là sinh viên Học viện Hành chính, trau dồi kiến thức lý thuyết nhiều lĩnh vực lớn đời sống xã hội, Kinh tế, xã hội, Tơn giáo, Văn hóa, Y tế… bên cạnh cịn trau dồi thêm kĩ phục vụ công việc sau : Soạn thảo ban hành văn bản, ứng dụng tin học QLHC… Những lí thuyết giúp em nhiều trình thực tập Vì đồng chí Chánh văn phịng, đồng chí Phó chánh văn phòng đề nghị em cho ý kiến số lĩnh vực, em mạnh dạn đưa lí thuyết đào tạo từ Học viện người hưởng ứng Lý thuyết học thực tiễn cơng việc có mối liên hệ rõ, thực tập vị trí cán văn thư, em phải tiếp nhận văn tất phịng ban chun mơn tất lĩnh vực, nhờ nắm bắt lý thuyết lĩnh vực mà em dễ dàng cho cơng việc Tuy thời gian nắm bắt lý thuyết cịn bước quản lý văn đến, đi, dấu… em nắm Và em thấy thực tế thực cán văn thư nhiều điều chưa đúng, chưa chuẩn với quy định pháp luật Quy trình công tác nhiều bị đảo lộn bị tình cảm chi phối nhiều Nhất công tác giải quản lý văn việc gọi điện xin số văn trước, hay xin chèn số vào ngày trước diễn nhiều lần Đơi lần có thắc mắc khơng học, song câu trả lời nhận lại “đã thành thói quen” Dưới hướng dẫn, bảo tận tình đồng chí cán bộ, cơng chức, viên chức đơn vị thực tập, em làm quen với công việc cán văn thư trực tiếp tham gia làm việc nhân viên thức., Những cơng việc em làm qua thời gian thực tập cụ thể : - Hiểu rõ cấu tổ chức, hoạt động, chức nhiệm vụ, quyền hạn, quy chế làm việc UBND Huyện Quảng Xương - Biết cách phân loại sổ ; cho số văn bản; vào sổ văn loại văn đến, theo phận, ban ngành… - Trực tiếp tham gia kiểm tra thể thức văn bản, đóng dấu văn văn đầy đủ yêu cầu - Biết cách sử dụng loại máy : Máy photocopy, máy fax, máy scan, máy in - Trực tiếp tham gia quản lý cổng thơng tin điện tử Huyện - Tìm kiếm tham khảo tài liệu UBND Huyện tiến hành viết báo cáo thực tập - Hoàn thành đợt thực tập, báo cáo thực tập thời gian quy định CHƯƠNG II KHÁI QUÁT CHUNG VỀ UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG VÀ VĂN PHÒNG UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG ĐẶC ĐIỂM TỰ NHIÊN, KINH TẾ XÃ HỘI HUYỆN QUẢNG XƯƠNG I Vị trí địa lý, điều kiện tự nhiên Tháng năm 2012, phần diện tích dân số huyện Quảng chuyển thành phố Thanh Hoá Sau chia tách địa giới, huyện Quảng Xương 198,20 km² 227.971 người, với 35 xã thị trấn Với chiều dài bờ biển dọc Huyện 22km, có nhiều cửa sơng bãi bồi, có khu du lịch Nam Sầm Sơn, hệ thống giao thông thuận tiện với quốc lộ 1A, quốc lộ 45 quốc lộ 47 Phía Bắc giáp Khu cơng nghiệp Lễ Mơn, Thành phố Thanh Hóa Huyện Hoằng Hóa, phía đơng bắc giáp Thị xã du lịch Sầm Sơn, phía tây giáp Đơng Sơn Nơng Cống, phía Nam giáp khu công nghiệp động lực Nghi Sơn- Tĩnh Gia Đồng thời, huyện có vị trí trọng yếu An ninh - Quốc phòng Tỉnh, xem lợi đặc biệt quan trọng để thu hút đầu tư phát triển kinh tế, củng cố Quốc phòng Đặc điểm kinh tế, xã hội - Về kinh tế : Năm 2011 , Tốc độ tăng trưởng kinh tế đạt 17,0% năm có tốc độ tăng trưởng cao từ trước tới nay, ngành nông, lâm, thuỷ sản tăng 4,9%; CN - TTCN - XDCB tăng 21,5%; dịch vụ - thương mại tăng 17,5% Tỷ trọng ngành nông, lâm, thuỷ sản chiếm 36,2%, giảm 3,8%; công nghiệp - xây dựng chiếm 29,6%, tăng 2,1%; dịch vụ chiếm 34,2%, tăng 1,7% so với kỳ Thu nhập bình quân đầu người đạt 14,5 triệu đồng, đạt mục tiêu đề - Đặc điểm xã hội + Dân số : Đầu năm 2012, chia tách địa giới hành nên dân số Huyện lại 227.971 người + Giáo dục y tế : Giáo dục : Kết cấu hạ tầng phục vụ cho việc giảng dạy học tập ngày xây dựng hoàn thiện; Y tế : Hầu hết xã có sở khám chữa bệnh, đáp ứng nghiệp chăm sóc sức khoẻ người dân + Giải việc làm, xóa đói giảm nghèo tiếp tục quan tâm, giải việc làm cho gần 7.000 lao động, đạt 100% kế hoạch Tỷ lệ hộ nghèo giảm 17,59%, giảm 3,55% so với đầu năm Mục tiêu phát triển kinh tế 2012 Tốc độ tăng trưởng kinh tế đạt 17,5 % trở lên Giải việc làm cho 7.000 lao động Giảm hộ nghèo từ % trở lên Thu nhập bình quân đầu người đạt 17,0 triệu đồng Tỷ lệ tăng dân số giảm 0,06% Số trường công nhận đạt chuẩn quốc gia 10 trường trở lên Khai trương xây dựng 15 làng, đơn vị văn hoá Xây dựng 05 xã chuẩn quốc gia y tế II UBND huyện Quảng Xương UBND huyện Quảng Xương HĐND huyện bầu quan chấp hành HĐND huyện, chịu đạo trực tiếp HĐND huyện, huyện ủy Quảng Xương, chấp hành nghiêm túc thực kịp thời, có hiệu Nghị quyết, chủ trương, sách Có trách nhiệm báo cáo tồn hoạt động với HĐND huyện, huyện ủy thực chức quản lý nhà nước tất mặt UBND huyện bao gồm: - Thường trực HĐND- UBND huyện: 01 Chủ tịch UBND huyện; 04 phó chủ tịch - Các phịng thuộc UBND huyện: Phịng tra; Phịng Nội vụ; Phịng tư pháp; Phịng Nơng nghiệp; Phịng giáo dục- đào tạo; Phịng Tài ChínhKế hoạch; Phịng y tế; Phịng Cơng thương; Phịng văn hóa- thơng tin; Phịng Tài ngun mơi trường; Văn phịng HĐND- UBND; Văn phịng đăng kí quyền sử dụng đất; Phịng Lao động - Thương binh XH Sơ đồ tổ chức máy UBND huyện Quảng Xương: Chủ tịch UBND huyện 1) Phó chủ tịch văn xã Phịng Nội Vụ Phó chủ tịch kinh tế Phịng Nơng nghiệpPTNT Phịng Lao độngTB- XH Phịng tài chínhkế hoạch Phịng tư pháp Phịng tra Phó chủ tịch xây dựng Phịng cơng thương Phó chủ tịch nơng nghiệpnơng thơn P tài ngunmơi trường Phịng giáo dục- đào tạo Phịng y tế VP đăng kí q sử dụng đất Phịng văn hóaThơng tin Văn phịng HĐNDUBND (1) TTr HĐND- UBND huyện Quảng Xương (2) Các phòng thuộc UBND huyện Quảng Xương III VĂN PHÒNG HĐND- UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG Vị trí, chức Văn phịng HĐND- UBND huyện quan chuyên môn, máy giúp việc thường trực HĐND UBND huyện Có chức tham mưu hoạt động thường trực HĐND UBND huyện, điều hòa, phối hợp hoạt động chung quan, ngành, phòng ban cấp huyện (gọi chung phòng), UBND xã, thị trấn; tham mưu giúp HĐND UBND, chủ tịch HĐND- UBND huyện đạo, điều hành hoạt động với số tài liệu phịng ban chun mơn, gây cản trở cho việc lưu trữ, tra cứu * Đối với cán trực tiếp tham gia cơng tác văn thư Phịng văn thư bố trí 02 cán bộ, song chưa đáp ứng hết cơng việc hàng ngày, cịn kiêm nhiệm nhiều công việc Cán văn thư làm việc cịn bị chi phối tình cảm, đơn cử trường hợp văn sai thể thức cách bản, nhiều lỗi : thể thức, lỗi tả…., cán văn thư biết rõ tiến hành cho số đóng dấu Ví dụ : Quyết định số 666/ QĐ – UBND UBND huyện Quảng Xương việc cho vay vốn từ quỹ hỗ trợ việc làm ( Xem phụ lục 1) Trong định này, lẽ phải in đậm tên quan ban hành văn UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG, tên nước CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM, cán soạn văn lại không in đậm Thứ hai, phải dấu phẩy ( , ) định lại dấu chấm ( ) Thứ ba, điều lùi vào phải dùng tab lại khơng; bên cạnh chữ Nơi nhận phải cỡ chữ 11 in nghiêng lại 14 đứng đậm Tờ trình số 14/TTr – UBND ban hành ngày 23/03/2012 phòng NN PTNT việc phê duyệt tốn kinh phí miễn thu thủy lợi năm 2011 (Xem phụ lục 2) sai nhiều thể thức văn bản, cán văn thư chấp nhận Theo thông tư 01, phần tên loại trích yếu nội dung, mẫu Tờ trình khơng có dấu ngoặc kép phần trích yếu, lại có Thứ hai, danh từ nhắc đến tờ trình : Chính phủ, Sở Tài chính, Huyện… yêu cầu phải viết hoa lại khơng; Thứ chữ Nơi nhận phải cỡ chữ 11 in nghiêng lại 14 đứng đậm Như nói văn sai nhiều thể thức văn bản, theo quy định cán văn thư phải yêu cầu người lập văn chỉnh sửa lại, cán văn thư cho số đóng dấu Cơng việc nhiều mức phụ cấp công việc lương, thưởng cán văn phòng tương đối thấp * Cơ sở vật chất, kỹ thuật Việc tổ chức xếp khơng gian nơi làm việc văn phịng cịn nhiều bất cập, không tạo khối liền mạch, thống khoảng cách phòng lãnh đạo, phòng chuyên mơn cách xa… vậy, thiếu đạo, kiểm tra giải cơng việc gặp nhiều khó khăn hạn chế CHƯƠNG III : KIẾN NGHỊ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG 1.Trong công tác văn thư Phân loại rõ ràng loại sổ đăng ký văn Dù phân loại rõ ràng cho loại văn văn văn đến, nhiên sổ đăng ký văn chung chiếm số lượng lớn Như sổ đăng ký chung Thông báo – Báo cáo – Kế hoạch, năm có 500 số phân cho ba loại Năm 2010 sổ chung Thông báo – Báo cáo – Kế hoạch đăng ký 576 số, đến năm 2011 sổ đăng ký 598 số Khi tiến hành rà soát, tra cứu thơng tin Báo cáo hay kế hoạch nói riêng, cán văn thư nhiều thời gian lật, giở sổ để thống kê số dành cho Báo cáo, Kế hoạch hay Thông báo Như bất tiện cho việc tra cứu tài liệu kiểm sốt văn Vì cán văn thư nên lập riêng cho loại sổ đăng ký, đầy đủ thơng tin ngày tháng năm, trích yếu nội dung… Lập sổ ký nhận văn đến rõ ràng Khi nhận văn đến từ nhân viên bưu điện, cán văn thư ký nhận từ sổ nhân viên bưu điện chưa có sổ để nhân viên bưu điện chứng nhận Khi ký nhận cán văn thư chưa thống kê số văn nhận Vì vậy, cán văn thư nên lập sổ theo dõi số lượng văn đến để tiện cho việc đối chiếu, khơng để sót văn Có thể lập sổ với nội dung sau : Ngày tháng Số lượng văn đến Ký nhận Ghi Lập phiếu trình lãnh đạo, phịng ban chun mơn có văn đến Khi văn đến chuyển qua cho Chánh văn phòng để phân giao nhiệm vụ, cán văn thư UBND huyện Quảng Xương khơng có phiếu trình lãnh đạo Việc khơng có phiếu trình lãnh đạo cán văn thư lãnh đạo dẫn đến bị thất lạc văn bản, có thiếu sót văn khơng có phiếu trình để đối chứng Thực tế UBND huyện Quảng Xương, cán văn thư trình lãnh đạo phân phối văn tìm gặp đưa trực tiếp Một số lần văn bị rách, thiếu tờ sau định, công văn đến… ảnh hưởng không nhỏ tới việc thực nội dung văn Vì vậy, cán văn thư cần lập phiếu trình lãnh đạo có văn đến, mục đích việc xác nhận xác số lượng văn bản, thời gian gửi văn bản, xác nhận giao – nhận văn bản, cho việc đối chứng có vấn đề xảy Bên cạnh đó, sau lãnh đạo phân cơng cơng việc cá nhân, phịng ban chun mơn cần lập phiếu gửi, việc tưởng đơn giản hạn chế phần lớn sai sót trình thực thi cơng vụ Dùng phần mềm quản lý, lưu văn đến, Việc quản lý, giải văn UBND huyện Quảng Xương đơn giản thực thông qua sổ sách, giấy tờ Mọi văn lưu vào sổ, đóng hộp để lưu Khi muốn tìm văn đó, cán văn thư phải vào kho lưu trữ Việc tiếp tục tốn nhiều thời gian cơng sức, tính rủi ro cao Vì vậy, việc quản lý văn phần mềm dành cho quan hành nhà nước hữu dụng Văn phòng UBND huyện Quảng Xương cần tiến hành cập nhật cách thức quản lý để công tác nhanh chóng, thuận tiện Phần mềm Lotusnote phần mềm quản lý văn đến, nhanh chóng mang lại hiệu cao, quan HCNN Rất nhiều huyện, thị, thành ứng dụng phần mềm nhiều lợi ích mà mang lại vậy, UBND huyện Quảng Xương cử cán tập huấn sử dụng phần mềm, cập nhật chương trình phục vụ quản lý văn Có sổ lưu giấy mời họp Giấy mời họp UBND huyện Quảng Xương năm gần không lưu lại vào sổ theo dõi, mà đưa trực tiếp lên cổng thông tin điện tử Huyện Song việc đưa giấy mời lưu không thường xuyên Giấy mời xem loại văn đi, có ý nghĩa quan trọng việc tổng kết, đánh giá, báo cáo cơng tác UBND huyện Vì vậy, cán văn thư cần tiến hành lưu đồng thời vào sổ sách để văn lưu có hệ thống Thanh tra, kiểm tra thường xuyên toàn văn đến, UBND huyện, tránh tình trạng thiếu sót, sai sót q trình quản lý, sử dụng văn Tổ chức kiểm tra theo đợt : với tất cán bộ, cơng chức phịng ban chun mơn việc soạn thảo văn nội dung hình thức văn bản, UBND Huyện vào q tổ chức đợt thi, kiểm tra, tập trung vào soạn thảo văn quy phạm pháp luật nhằm kiểm tra trình độ cán bộ, đồng thời qua rà sốt từ nâng cao chất lượng cho cá nhân soạn thảo văn bản, tránh tình trạng văn mang xuống phịng văn thư bị gửi trả lại Cần có chế tài xử lý nghiêm cá nhân làm sai quy định : xin số trước, chèn số… Có trường hợp văn cho số từ năm 2010, 2011 đến hết quý năm 2012 có văn chèn Hay định xây dựng nông thơn Quảng Xương có từ năm 2011 đến tháng năm 2012 có văn chuyển xuống phòng văn thư để tổ chức lưu Những vấn đề cần có chế tài kiểm sốt chặt chẽ, tránh tình trạng trùng số gây nhầm lẫn, khó kiểm sốt Đối với cán trực tiếp tham gia cơng tác văn thư Mở lớp tập huấn, bồi dưỡng kiến thức, kĩ soạn thảo văn bản, tra cứu thông tin văn Huyện trang điện tử Từ hình thành chun mơn định cho cán bộ, công chức Đồng thời phổ biến văn luật, thông tư… cho cán bộ, công chức nắm điều nên làm, điều không nên làm Cần có cán chun trách quản lý cổng thơng tin điện tử Nếu năm 2011 có 01 cán văn thư phịng văn thư có 02 cán thực cơng việc Song tình trạng tải công việc diễn Nguyên nhân cán chuyển vào phòng văn thư kiêm nhiệm nhiều công việc, bên cạnh sử dụng, quản lý loại máy móc phục vụ hoạt động UBND, cịn làm ln nhiệm vụ quản lý mail cổng thông tin điện tử Huyện… Như vậy, kiêm nhiệm nhiều mà cán khơng thực chun mơn phịng văn thư Vì vậy, cần phải bố trí thêm cán chuyên trách quản lý cổng thông tin điện tử để cán văn thư có thời gian chun tâm vào nhiệm vụ Có sách đãi ngộ với cán văn thư, khối lượng công việc lớn lương thưởng không đủ đáp ứng nhu cầu lực cản cho cơng việc Vì việc nên cần phải tổ chức khen thưởng với cá nhân hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ Khi có động lực lợi ích kinh tế, cán văn thư tập trung hồn thành tốt cơng việc 1.Cơ sở vật chất, kỹ thuật Tổ chức thực hiên đại hóa cơng tác văn phịng : Văn phịng cần thực nghiêm túc đại hóa cơng tác văn phịng đặc biệt cần thực nghiêm túc hiệu đề án 112 phủ sử dụng đồng hiệu hệ thống mạng LAN cho việc trao đổi thông tin, báo cáo phòng ban quan Bố trí cho cán văn thư 01 máy tính để nhập liệu văn bản, lưu văn theo hệ thống mơ hình huyện, thị khác Cần tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin mạnh mẽ cơng tác văn phịng đăc biệt công tác văn thư, lưu trữ để đảm bảo việc tra cứu máy dễ dàng nhanh chóng tra cứu sổ Bố trí phịng lưu trữ văn gần phịng văn thư Dù phòng lưu trữ văn Huyện di chuyển từ tầng xuống tầng dãy nhà A UBND Huyện, song cách xa so với phòng làm việc cán văn thư ( Khu nhà B – UBND Huyện), cần điều chuyển phòng lưu trữ gần để tiện cho công tác tra cứu, bảo quản Tổ chức xây dựng xếp phòng cách khoa học hợp lý, phòng ban máy văn phòng cần đảm bảo liền mạch gần tiện cho việc theo dõi lãnh đạo, đồng thời tạo cho nhân viên, cán văn phòng làm giờ, cho giải công việc nhanh thuận tiện KẾT LUẬN Thông tin, điều tất – lẽ - dĩ – ngẫu thiếu thành bại cá nhân, tổ chức Thành cơng hay thất bại đơn vị ngày tuỳ thuộc lớn vào khả chiếm lĩnh lợi thông tin, khả sử dụng thông tin cho hoạt động Lẽ nên đơn vị, tổ chức ngày nâng cao cơng tác văn phịng trợ giúp đắc lực cho việc tìm kiếm, lưu trữ, bảo quản sử dụng nguồn lực thơng tin cho tồn hoạt động – Đặc biệt cơng tác Văn thư Chúng ta sống thời đại kinh tế tri thức, giới kết nối Một cá nhân khó thay đổi tất cả, chung tay người, cấp, ngành điều quan trọng để xây dựng công tác văn thư nói riêng hoạt động cơng vụ nói chung hệ thống, đại thực bền vững Cơng tác văn thư Văn phịng UBND huyện Quảng Xương thực có hiệu quả, góp phần khơng nhỏ vào thành cơng hoạt động UBND Huyện Tuy nhiên bên cạnh kết đạt được, nhiều vấn đề lĩnh vực chưa giải thoả đáng Nó địi hỏi cần có cải tiến, chấn chỉnh để phù hợp với tình hình Nâng cao hiệu công tác văn thư trở thành nhiệm vụ quan trọng không UBND huyện Quảng Xương mà vấn đề nên – cần quan tâm đơn vị Một lần nữa, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cô Nguyễn Thu Hà, thầy La Đức Đại tận tình bảo giúp đỡ em trình hoàn thiện báo cáo thực tập Và em xin gửi lời cảm ơn tới cán bộ, công chức văn phòng UBND huyện Quảng Xương, đặc biệt chị Đoàn Thị Lan Nhung, chị Hoàng Thị Duyên tạo điều kiện, hướng dẫn để em có thêm kỹ nghiệp vụ, để em tự tin giao tiếp với lãnh đạo người quan Do khả tổng hợp luận giải chưa thực tốt, đồng thời thời gian thực tập chưa nhiều nên báo cáo tránh khỏi sai sót, em mong nhận đóng góp Thầy, Cơ để báo cáo hồn thiện có tính ứng dụng thực tiễn Em xin chân thành cảm ơn DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Luật tổ chức HĐND UBND 2.Thông báo số 140/TB-UBND ngày 17 tháng năm 2012 UBND huyện Quảng Xương việc điều chỉnh, bổ sung công tác thành viên UBND huyện, nhiệm kỳ 2011 - 2016 3.Kế hoạch phát triển kinh tế Huyện Quảng Xương năm 2012 4.Cổng thông tin điện tử Huyện Quảng Xương: http://quangxuong.thanhhoa.gov.vn/ 5.Website Cục văn thư lưu trữ Nhà nước :http://www.archives.gov.vn 6.Văn số 144/ KH-UBND ban hành ngày 20 tháng năm 2012 UBND huyện Quảng Xương Kế hoạch thực công tác văn thư lưu tr nm 2012 Giáo trình hành văn phòng quan Nhà nớc- Học viện Hành Nhận xét, đánh giá Giảng viên hớng dẫn viết báo c¸o thùc tËp …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… Gi¶ng viên hớng dẫn Nhận xét, đánh giá Trởng đoàn …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… Trởng đoàn MụC LụC ... kiện tốt cho công tác lưu trữ quan CHƯƠNG II : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG – TỈNH THANH HÓA I THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG – THANH HĨA Cách... nhiệm vụ công tác văn thư 2.1 Nội dung công tác văn thư Nội dung công tác văn thư công tác liên quan đến công tác quản lý giải văn quan, đơn vị thư? ??ng bao gồm nội dung sau: - Tiếp nhận giải văn đến... trữ II LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ Khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho công tác quản lý quan nhà nước, tổ chức trị, kinh tế, xã hội, đợn