CÔNG tác văn THƯ tại ủy BAN NHÂN dân TỈNH THANH hóa

MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 1 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1 4. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 2 5. Phương pháp nghiên cứu 2 6. Bố cục của đề tài 2 CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND TỈNH THANH HÓA 3 1.1. Lý luận chung về công tác văn thư 3 1.1.1. Khái niệm, vai trò, ý nghĩa nội dung công tác văn thư 3 1.1.2. Yêu cầu, nội dung và tầm quan trọng của công tác văn thư 4 1.2. Khái quát về văn phòng UBND Tỉnh Thanh Hóa 5 1.2.1. Khái quát về UBND tỉnh Thanh Hóa 5 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa 6 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG UBND TỈNH THANH HÓA 9 2.1. Sự chỉ đạo của UBND tỉnh Thanh Hóa đối với công tác văn thư 9 2.1.1. Tổ chức và biên chế cán bộ văn thư chuyên trách 9 2.1.2. Bố trí nơi làm việc và các trang thiết bị phục vụ công tác văn thư 10 2.2. Soạn thảo văn bản 11 2.2.1. Các loại văn bản của văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa 11 2.2.2. Quy trình soạn thảo văn bản 12 2.3. Quản lý văn bản đi, đến 14 2.3.1. Quản lý văn bản đi 14 2.3.2. Quản lý văn bản đến 16 2.3.3. Quản lý văn bản mật 21 2.4. Quản lý và sử dụng con dấu 22 2.5. Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ 23 CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND TỈNH THANH HÓA 25 3.1. Một vài nhận xét về công tác văn thư tại UBND tỉnh Thanh Hóa 25 3.1.1. Ưu điểm 25 3.1.2. Hạn chế 27 3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác văn thư tại UBND tỉnh Thanh Hóa 28 3.2.1. Đối với lãnh đạo văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa 28 3.2.2. Đối với văn thư chuyên trách 29 3.2.3. Đối với công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ 29 KẾT LUẬN 31 TÀI LIỆU THAM KHẢO 32

Đề tài CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THANH HĨA LỜI CẢM ƠN Với lịng biết ơn sâu sắc nhất, xin gửi đến quý thầy khoa Hành Chính Học - Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Đặc biệt xin chân thành cảm ơn TS Bùi Thị Ánh Vân dành hết tâm huyết để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho tơi suốt q trình học tập trường Nếu khơng có hướng dẫn dạy dỗ, giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi Tôi nghĩ tiểu luận tơi khó hồn thiện Một lần xin chân thành cảm ơn cơ! Tơi xin cảm ơn ban lãnh đạo tồn thể cán bộ, công chức, viên chức UBND Tỉnh Thanh Hóa nhiệt tình giúp đỡ, tạo điều kiện tốt cho tơi tìm hiểu thực tế UBND Tỉnh Trong suốt trình nghiên cứu Với tảng kiến thức cịn hạn chế, trình độ lý luận kinh nghiệm thực tiễn chưa cao nên tiểu luận khơng thể tránh khỏi sai sót, tơi mong nhận ý kiến đóng góp quý thầy cô để học thêm nhiều kinh nghiệm quý báu LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng tơi Các số liệu kết đề tài trung thực Hà Nội, ngày tháng năm 2016 Sinh viên MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài 2.Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 3.Đối tượng phạm vi nghiên cứu 4.Lịch sử vấn đề nghiên cứu .2 5.Phương pháp nghiên cứu 6.Bố cục đề tài CHƯƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND TỈNH THANH HÓA .3 1.1 Lý luận chung công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm, vai trò, ý nghĩa nội dung công tác văn thư .3 1.1.2 Yêu cầu, nội dung tầm quan trọng công tác văn thư 1.2 Khái qt văn phịng UBND Tỉnh Thanh Hóa .5 1.2.1 Khái quát UBND tỉnh Thanh Hóa .5 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa CHƯƠNG THỰC TRẠNG CƠNG TÁC VĂN THƯ .9 TẠI VĂN PHỊNG UBND TỈNH THANH HĨA 2.1.Sự đạo UBND tỉnh Thanh Hóa cơng tác văn thư 2.1.1.Tổ chức biên chế cán văn thư chuyên trách .9 2.1.2.Bố trí nơi làm việc trang thiết bị phục vụ công tác văn thư 10 2.2.Soạn thảo văn .11 2.2.1.Các loại văn văn phịng UBND tỉnh Thanh Hóa 11 2.2.2.Quy trình soạn thảo văn 12 2.3.Quản lý văn đi, đến 14 2.3.1.Quản lý văn 14 2.3.2.Quản lý văn đến 16 2.3.3.Quản lý văn mật 21 2.4.Quản lý sử dụng dấu .21 2.5.Công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ 23 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND TỈNH THANH HÓA 25 3.1 Một vài nhận xét công tác văn thư UBND tỉnh Thanh Hóa 25 3.1.1.Ưu điểm 25 3.1.2.Hạn chế 27 3.2.Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác văn thư UBND tỉnh Thanh Hóa 28 3.2.1.Đối với lãnh đạo văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa .28 3.2.2.Đối với văn thư chuyên trách 29 3.2.3.Đối với công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ 29 KẾT LUẬN 31 31 TÀI LIỆU THAM KHẢO 32 DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT UB Ủy ban UBND Ủy ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân ĐHKHXH & NV Trường ĐH Khoa học xã hội & Nhân văn PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác văn thư – lưu trữ có vai trị đặc biệt quan trọng quan, tổ chức Mỗi quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung q trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan với văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Hiện nay, đảm nhiệm công tác văn thư UBND tỉnh Thanh Hóa Điều thuận lợi cho tơi công tác thu thập tư liệu công tác văn thư Đồng thời việc nghiên cứu tìm giải pháp để nâng cao hiệu cơng tác văn thư UBND tỉnh Thanh Hóa việc làm cần thiết Đã có nhiều tác giả nghiên cứu công tác văn thư – lưu trữ quan Quản lý Nhà nước, nhiên đến chưa có đề tài đề cập đến công tác văn thư lưu trữ UBND Tỉnh Thanh Hóa Và thuận lợi bước vào Đại học Liên thông Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, học môn Phương pháp nghiên cứu khoa học Tuy tín chỉ, học phần giúp bạn lớp phương pháp, cách thức tiến hành đề tài nghiên cứu khoa học Vì lý trên, định chọn “Công tác văn thư UBND tỉnh Thanh Hóa” làm đề tài cho tiểu luận Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Bài tiểu luận hướng tới mục đích sau: - Tìm hiểu vấn đề cơng tác văn thư - Khảo sát thực tiễn công tác văn thư – lưu trữ UBND tỉnh Thanh hóa, thấy rõ ưu điểm hạn chế nhằm đưa vấn đề cần nghiên cứu giải UBND Tỉnh Thanh Hóa Đối tượng phạm vi nghiên cứu * Đối tượng nghiên cứu Cơng tác văn thư UBND Tỉnh Thanh Hóa * Phạm vi nghiên cứu - Không gian: UBND tỉnh Thanh Hóa - Thời gian: Những năm gần (từ năm 2005 – 2015) Lịch sử vấn đề nghiên cứu Tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội, q trình học tập, tơi tiếp cận với nhiều sách giáo trình viết cơng tác văn thư Tiêu biểu Nghiệp vụ công tác văn thư (tác giả: Triệu Văn Cường, Nguyễn Thị Kim Chi / 2009) Cuốn sách nguồn tư liệu giúp sở lý luận để thực đề tài Các “Văn đến” “Văn đi” UBND tỉnh Thanh Hóa từ năm 2005 – 2015, cung cấp cho số liệu cụ thể công tác văn thư Hơn nữa, làm việc UBND tỉnh Thanh Hóa, nên tơi có hội thuận lợi việc khảo sát thực tế Có thể nói,các văn Văn phịng UBND tỉnh Thanh Hóa giúp tơi thơng tin cần thiết xác để hồn thành tiểu luận Phương pháp nghiên cứu Bài tiểu luận sử dụng phương pháp nghiên cứu sau: Phương pháp vật biện chứng; Phương pháp điều tra, khảo sát; Phương pháp thống kê; Phương pháp so sánh Bố cục đề tài Ngoài phần Mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, tiểu luận gồm chương: Chương 1: Cơ sở lý luận chung công tác văn thư khái quát UBND tỉnh Thanh Hóa Chương 2: Thực trạng cơng tác văn thư văn phịng UBND Tỉnh Thanh Hóa Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư UBND tỉnh Thanh Hóa Chương LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND TỈNH THANH HĨA 1.1 Lý luận chung cơng tác văn thư 1.1.1 Khái niệm, vai trò, ý nghĩa nội dung cơng tác văn thư Theo giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư, công tác văn thư định nghĩa sau: “Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cơng tác quản lý, bao gồm tồn cơng việc xậy dựng văn bản, giải văn hình thành hoạt động quan nhà nước, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang Hay nói cách khác công tác văn thư phận văn bả giấy tờ, phần trình sử lý thơng tin” [1; Tr 7] Bất nhắc đến công tác văn thư nghĩ đến công việc liên quan đến văn giấy tờ, bao gồm: ban hành văn bản, tổ chức quản lý giải văn Lập hồ sơ hành nhằm đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quan, tổ chức Và thiếu nội dung cơng tác văn thư ảnh hưởng khơng tốt chí gây nên hậu khôn lường hoạt động khác quan Theo kiến thức học, hiểu rằng, công tác văn thư mặt hoạt động máy quản lý nói chung nội dung hoạt động văn phịng Cơng tác văn thư thiếu được, chiếm phần lớn hoạt động văn phịng mắt xích hoạt động quản lý quan Nếu hiểu không công tác văn thư làm ảnh hưởng đến suất lao động quản lý quan nhà nước Công tác văn thư đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, xác thơng tin cần thiết phục vụ quản lý nhà nước quan, đơn vị nói chung Thơng tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thơng tin chủ yếu nhất, xác nguồn thơng tin văn Ở góc độ khác, “làm tốt công tác văn thư hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng việc lợi dụng văn nhà nước để làm trái pháp luật” [1; Tr 9] Đồng thời, văn giữ lại đầy đủ, nội dung xác, phản ánh chân thực hoạt động quan cần thiết, chứng pháp lý hữu dụng cho quan 1.1.2 Yêu cầu, nội dung tầm quan trọng công tác văn thư * Yêu cầu công tác văn thư Công tác văn thư phận cơng tác văn giấy tờ Do q trình thực cần đảm bảo yêu cầu: Nhanh chóng, xác, bí mật đại - Yêu cầu Nhanh chóng: Văn phải nhanh chóng, giải văn phải kịp thời góp phần vào giải nhanh cơng việc - u cầu Chính xác: Nội dung văn phải xác tuyệt đối mặt pháp lý, không trái với văn Dẫn chứng trích dẫn văn phải xác, số liệu đầy đủ, chứng rõ ràng - Yêu cầu Bí mật: Có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật văn phịng, nhà nước nên q trình tiếp nhận, gửi, phát hành, bảo quản văn phải đảm bảo bí mật, khơng để lọt vào tay người khơng có trách nhiệm - u cầu tính đại: Đó việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư * Nội dung công tác văn thư Theo sách giáo trình học cơng tác văn thư, cơng tác văn thư gồm nội dung sau: Xây dựng ban hành văn (như: soạn thảo văn bản, duyệt văn bản, đánh máy văn bản, ký ban hành văn bản); Tổ chức quản lý giải văn (bao gồm: quản lý tổ chức giải văn đến quản lý, tổ chức giải văn đi, văn mật, văn nội quản lý hồ sơ); Quản lý sử dụng dấu [1; Tr 16 – 17] Để công tác văn thư đạt kết cao, cán văn thư phải thực nhiệm vụ: + Nhận, bóc bì, đóng dấu vào sổ cơng văn đến + Sơ phân loại văn bản, trình lãnh đạo phê duyệt, chuyển giao theo dõi việc giải văn đến + Làm thủ tục gửi văn đi, chuyển giao cơng văn , tài liệu + Đánh máy, rà sốt văn bản, in tài liệu Ví dụ: - Tờ trình số 158/TTr-CTBD cơng ty bóng đá hóa việc xin tạm ứng nguồn kinh phhis đào tạo bóng đá trẻ năm 2016 Theo báo cáo thống kê văn phịng UBND tỉnh khối lượng văn đến UB từ năm 2012 – 2015 sau: 2012 2013 2014 2015 Các ban chuyên môn tỉnh 651 570 301 212 Bộ, quan ngang 3054 3093 3013 3022 Cục – vụ - viện 191 240 208 245 Chính phủ 808 935 988 948 Cơng dân 188 231 124 157 Công ty 674 676 306 157 Huyện-thị xã-thành phố 2637 2505 1898 1819 Huyện-thị-thành ủy 58 52 47 31 HĐND 50 19 10 93 Sở-Ban-Ngành 8704 11950 9394 10059 Các thành phần quan khác 27591 32564 25293 23935 Tổng 44606 52853 41582 40687 * Quy trình quản lý cơng văn đến - Thủ tục tiếp nhận, phân loại xếp công văn đến + Đối với cơng văn gửi đích danh người nhận: Văn thư khơng bóc bì mà thực việc đăng ký: địa gửi, số cơng văn ghi ngồi phong bì (nếu có), số đăng ký bưu điện (đối với thư đảm bảo,chuyển phát nhanh) ngày đến, tên người nhận thực việc chuyển công văn cho người nhận ngày Đối với công văn gửi hỏa tốc, văn thư điện thoại báo cáo người nhận biết chuyển công văn cho người nhận sau nhận đăng ký song + Đối với loại công văn khác,văn thư bóc bì thực theo quy trình nghiệp vụ: Đối với công điện, công văn hỏa tốc, giấy mời họp cận ngày,sau nhận 18 văn bản, văn thư báo cáo trực tiếp điện thoại để báo cáo chánh văn phịng người có thẩm quyền để xử lý, khơng để chậm trễ , sau báo cáo trưởng phòng để biết Các loại văn khác, văn thư thực việc xếp, phân loại theo thứ tự: Giấy mời họp Công văn khẩn Công văn quan trung ương: phủ, thủ tướng phủ, văn phịng phủ, ngành trung ương,các tổ chức trị xã hội quan khác Công văn quan cấp tỉnh: Tỉnh ủy, HĐND tỉnh, sở, ban ngành cấp tỉnh, tổ chức trị xã hội quan khác Công văn quan cấp huyện Công văn doang nghiệp, tổ chức,cá nhân, khác (nếu có phong bì,văn thư ghim phong bì với công văn) Đối với văn thư khiếu nại, tố cáo:Văn thư bóc bì, ghim phong bì với đơn thư chuyển cho phó chánh văn phịng phụ trách nội xử lý + Thủ tục cập nhật, trình chuyển giao cơng văn đến Đối với công văn đến ngày cần tuân thủ bước sau: Văn thư kiểm tra loại ngày từ đầu công văn không thuộc thẩm quyền giải UBND tỉnh,chủ tịch UBND tỉnh,văn phịng UBND tỉnh, cơng văn gửi vượt cấp, công văn không đảm bảo thủ tục hành sai thể thức, ký khơng thẩm quyền, không dấu, không số, không ghi ngày tháng.Những loại công văn này, văn thư làm”phiếu gửi lại văn bản”ghi rõ lý do, đính kèm cơng văn đến, trình trưởng phịng hành ký gửi lại cho tổ chức, công dân Đối với văn đảm bảo yếu tố nội dung thể thức sau phân loại, văn thư đóng dấu đến.Dấu đến đóng vào khoảng trống số, ký hiệu trích nội dung Sau đóng dấu đến, văn thư vào sổ, ngày tháng năm cập nhật liệu cơng văn đến vào máy tính.Dữ liệu cơng văn đến cập nhật đầy đủ nội 19 dung thông tin như: số ngày, ngày đến, quan ban hành, số hiệu công văn,công văn ban hành,ngày ban hành, trích nội dung, người ký, chức vụ người ký, mức độ mật, khẩn (nếu có) Cơng văn đến phải cập nhật hết ngày, xong trước nghỉ buổi chiều 30p, sau hoàn tất bước văn thư trình lên tránh văn phịng để xin ý kiến phân phối văn bản.trong trường hợp chánh văn phịng vắng ủy quyền cho phó chánh văn phòng thường trực xem xét phân phối văn đến Chánh văn phịng có trách nhiệm phân loại văn trình chủ tịch, phó chủ tịch theo ngun tắc: Nội dung văn thuộc lĩnh vực chủ tịch, phó chủ tịch thuộc lĩnh vực sử lý (Theo định chủ tịch UBND tỉnh việc phân công công tác cho thành viên UBND tỉnh) + Đối với công văn chủ tịch, phó chủ tịch,chánh văn phịng, phó chánh văn phịng chuyển ra, văn thư vào ý kiến phân phối ghi vào góc trái văn mà thực việc cập nhật tên quan, đơn vị, tên người nhận, ngày giao nhận công văn đưa vào máy tính trước chuyển vào sổ giao nhận công văn đến chuyển cho địa nhận Những cơng văn chủ tịch, phó chủ tịch chuyển cho văn phịng (khơng đích danh người xử lý) văn thư trình chánh văn phịng + Đối với văn mang độ mật,văn thư mở sổ để điền đầy đủ thông tin,số, kiếu hiệu, ngày tháng năm ban hành văn bản, quan ban hành, trích yêu nộ dung, số đăng ký văn đến, ngày tháng văn đến, độ mật, ngày giao nhận văn bản, chữ ký họ tên người giao, chữ ký họ tên người nhận,theo dõi việc giao, nhận, chụp chịu trách nhiệm yêu cầu người nhận văn bản, người định chụp văn ký vào sổ theo dõi + Đối với công văn cần luân chuyển thường trực, văn thư lập phiếu luân chuyển, theo dõi ngày tháng giao nhận văn bản.Nếu yêu cầu luân chuyển + Có yêu cầu cần phải nhanh mặt thời gian, văn thư chụp gửi cho người với phiếu luân chuyển + Đối với hồ sơ giải thủ tục hành chính, thuộc đối tượng thực 20 theo chế “Một cửa” văn thư chuyển thẳng cho chuyên viên xử lý theo quy định Có thể thấy việc quản lý văn đến trải qua nhiều quy trình.Tuy nhiên thời gian văn thư tiếp nhận văn đến với việc phối văn cho lãnh đạo, phòng ban chức giải không ngày.Văn thư quản lý công văn đến theo quy trình tiến độ cơng việc, trường hợp sai sót để chuyển văn chậm, chuyển vòng 2.3.3 Quản lý văn mật Ở UBND tỉnh Thanh Hóa khơng có quy định riêng quản lý văn mật, số lượng văn mật đến không nhiều.Tuy nhiên quy chế làm việc văn phịng củng có quy định riêng “đối với văn mật, thực theo quy định bảo vệ bí mật nhà nước” [2; Tr 23] Như theo văn quản lý tài liệu mật văn phịng UBND tỉnh thực theo thông tư số 33/2015/TT-BCA.về hướng dẫn thực số điều nghị định số 33/2002/ NĐ-CP 28/3/2002 phủ quy định quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước cụ thể sau: Văn mật gửi kèm theo phiếu gửi, ghi rõ nơi gửi, số phiếu, nơi nhận, số ký hiệu văn gửi đi,đóng dấu độ mật văn vào góc bên phải tờ phiếu Đối với văn mật làm phong bì, ngồi bì đóng dấu ký hiệu chữ C in hoa, nét đậm khơng đóng dấu mật Đối với văn tuyệt mật, tối mật gửi phong bì, ghi rõ số kí hiệu văn bản, tên quan, đơn vị người nhận, đóng dấu độ mật theo độ mật văn Khi tiếp nhận cơng văn mật, văn thư kiểm tra bì công văn, số lượng thể chức văn bản.Nếu bì làm thủ tục nhập vào máy tính cơng văn thường, bì bì để nguyên vẹn chuyển trực tiếp đến người nhận đơn vị nhận Việc quản lý văn mật văn phòng UBND tỉnh thực theo quy định phủ, thơng tin quản lý, chuyển giao văn mật đảm bảo an tồn, khơng có trường hợp thơng tin bị lộ 2.4 Quản lý sử dụng dấu Tổ chức quản lý sử dụng dấu nhiệm vụ quan 21 trọng công tác văn thư, dấu thể vị trí pháp lý, khẳng định giá trị pháp lý văn bản, giấy tờ quan, tổ chức, cá nhân * Các loại dấu UBND tỉnh Thanh Hóa: - Dấu có hình quốc huy: Dấu UBND tỉnh - Dấu văn phòng: Dấu tròn khơng có hình quốc huy - Dấu chức danh: Dấu chủ tịch, phó chủ tịch, chánh văn phịng, phó chánh văn phịng - Ngồi cịn có loại dấu khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, mật, tối mật, tuyệt mật, mời họp, dấu công văn đến … * Quy định quản lý dấu Con dấu UBND tỉnh, văn phịng UBND tỉnh Thanh Hóa giao cho nhân viên văn thư quản lý, sử dụng đóng dấu Nhân viên văn thư chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng đóng dấu theo quy định điều 25,điều 26 Nghị định 110/NĐ-CP ngày 08/04/2011 phủ cơng tác văn thư Mọi trường hợp vi phạm việc quản lý, sử dụng đóng dấu bị sử lý theo quy định pháp luật Ngoài quy chế làm việc văn phịng UBND tỉnh điều củng có quy định quản lý sử dụng dấu [2; Tr 11] Văn thư người trực tiếp đóng dấu vào văn đủ thủ tục trưởng phịng hành đạo phát hành thường trực UBND tỉnh lãnh đạo văn phòng trực tiếp u cầu.Khơng đóng dấu vào văn cán công chức quan người quan trực tiếp đưa đến.Trường hợp chưa rõ phải xin ý kiến trưởng phịng hành lãnh đạo văn phịng có liên quan Cán văn thư có nhiệm vụ xem xét kỹ văn trước đóng dấu, văn phải đảm bảo yếu tố hình thức thể thức, chữ ký người ban hành tránh đóng dấu nhầm 22 * Bảo quản giữ gìn dấu Việc bảo quản giữ gìn dấu UBND tỉnh hóa tương đối tốt.Dấu sau đóng song cất vào két sắt, điều thực nghiêm túc loại dấu dấu quốc huy,dấu văn phòng.Con dấu thường xuyên vệ sinh tra mực cẩn thận 2.5 Công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ Hai công tác văn thư lưu trữ có quan hệ chặt chẽ với nhau, việc lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành thực quy định điều 21, điều 22, điều 23 Nghị định 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 phủ cơng tác văn thư Trong q trình theo dõi, giải công việc, cán bộ, công chức, viên chức phải lập hồ sơ công việc phân cơng, nộp hồ sơ tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hành văn phòng theo yêu cầu nội dung thời gian quy định Nhân viên làm nhiệm vụ lưu trữ có nhiệm vụ [2; Tr 7]: - Định kỳ tháng 01 hàng năm xây dựng bảng danh mục hồ sơ hành mà đơn vị, cá nhân thuộc văn phòng UBND tỉnh phải lập năm trình chánh văn phịng UBND tỉnh ký ban hành thực - Định kỳ tháng 02 hàng năm dự thảo văn trình chánh văn phịng ký thơng báo cho cán bộ, cơng chức quan phải tự kiểm tra lại toàn hồ sơ, tài liệu giữ, lập danh mục hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hành.Cán lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn cán bộ, công chức quan xếp, giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành theo quy định - Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc, cán bộ, công chức văn phòng UBND tỉnh thực việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành văn phòng.Tổ chức tiếp nhận tài liệu, thực việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành theo chế độ thường xuyên, phục vụ khai thác giao nộp hồ sơ trung tâm lưu trữ tỉnh theo quy định pháp luật - Thống kê danh mục văn đến, văn năm, đóng sổ lưu Việc lập hồ sơ nộp lưu tài liệu vào lưu trữ quan giúp cho cán 23 quan ý thức giá trị tài liệu, biết xếp theo lơ gic cơng việc, từ phục vụ cơng việc tìm tra tài liệu cách nhanh chóng, hiệu Đồng thời củng góp phần tích lũy tài liệu lưu trữ cho quan Tuy nhiên thực tế việc lập hồ sơ công việc hầu hết cán quan chưa thực triệt để, số cán lơ cơng việc lưu trữ mình, cất giữ cách bừa bãi khơng khoa học, dẫn đến tình trạng dồn đống không phân loại tài liệu, tài liệu đến hạn nộp vào lưu trữ quan không đủ điều kiện tiêu chuẩn để nộp lưu Công tác nộp hồ sơ công việc nộ lưu hồ sơ nhiệm vụ quan trọng công tác văn thư, có ảnh hưởng đến hoạt động quan, đơn vị Vì văn phịng UBND tỉnh hóa có biện pháp tích cực, quản lý chặt chẽ việc lập hồ sơ lưu hồ sơ chắn hoạt động UBND tỉnh tốt tương lai * Tiểu kết Trong chương tơi trình bày thực trạng cơng tác văn thư UBND tỉnh Thanh Hóa Những nội dung trình bày chương giúp nhận mặt tích cực hạn chế cơng tác văn thư quan sở Điều giups triển khai chương thuận lợi đề giải pháp để nâng cao hiệu công tác văn thư UBND tỉnh Thanh Hóa 24 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND TỈNH THANH HÓA 3.1 Một vài nhận xét công tác văn thư UBND tỉnh Thanh Hóa 3.1.1 Ưu điểm Qua khảo sát cơng tác văn thư UBND tỉnh Thanh Hóa, tơi nhận thấy địa phương đạt số ưu điểm bật sau: - Về xây dựng quy chế làm việc: UBND tỉnh ban hành quyêt định số 2292/2011/QĐ-UBND phê chuẩn quy chế làm việc UBND tỉnh Thanh Hóa nhiệm kì 2011 – 2016; Quyết định số 1529/QĐ-UBND phê chuẩn quy chế làm việc văn phịng UBND tỉnh Thanh Hóa Trong quy chế có quy định rõ nguyên tắc làm việc cách thức giải công việc UBND tỉnh văn phòng UBND tỉnh,quan hệ phối giải công việc sở, ban, ngành,UBND cấp huyện, thị,thành phố thuộc UBND tỉnh Đồng thời củng quy định rõ chế độ hội họp báo cáo, làm việc, tiếp khác, công tác cán Đây xem quy chế đầy đủ hoàn chỉnh Trong quy chế làm việc, UBND tỉnh rà soát, bổ sung sữa đổi cho phù hợp với tình hình thực tế, đảm bảo nguyên tắc tập trung dân chủ, phân công nhiệm vụ cụ thể rõ ràng cho thành viên UBND tỉnh, cán công chức, khắc phục chồng chéo, chùng lặp đạo, điều hành, thực công việc, nâng cao tính chủ động trách nhiệm cá nhân thành viên, cán công chức UBND tỉnh giải công việc UBND tỉnh Thanh Hóa tổ chức văn thư theo hình thức tập trung, giúp cho việc quản lý,xử lý giải văn – đến đảm bảo nguyên tắc tập trung, thống văn thư quan, tạo điều kiện cho việc tra tìm thơng tin hành nhanh chóng, kịp thời Tổ chức văn thư quy củ chặt chẽ Đội ngủ văn thư ngườ trẻ tuổi,có trình độ chuyên môn vững vàng, đào tạo ngành nghề, có lịng u nghề đặc biệt có ý thức tổ chức kỹ luật cao Do họ ln hồn thành tốt 25 nhiệm vụ cấp giao cho - Sự đạo UBND tỉnh Thanh Hóa công tác văn thư Do lãnh đạo văn phịng UBND tỉnh quan tâm đến cơng tác văn thư nên có nhiều văn ban hành nhằm chấn chỉnh, đưa công tác văn thư vào khuôn khổ, nề nếp Văn phịng UBND tỉnh ln cập nhật thông tin mới, văn ban hành quan cấp công tác văn thư.Từ có kế hoạch tập huấn, phổ biến tuyên truyền rộng rãi đến ban, ngành, sở, UBND cấp.Nhờ cơng tác văn thư UBND tỉn Thanh Hóa ln ln phủ tun dương khen ngợi - Tình hình soạn thảo ban hành văn Số lượng văn hành ban hành năm UBND tỉnh lớn, ngày tăng Song chất lượng văn ban hành đảm bảo mặt thể thức, nội dung, thẩm quyền ban hành Bởi lẽ công tác soạn thảo văn UB, người giao soạn thảo văn (chủ yếu chuyên viên) thực quy trình doạn thảo ban hành văn quy chế làm việc văn phịng, từ trường hợp văn bản, văn qua khâu thẩm định bị gửi trả.Nhân viên phụ trách phát hành văn chịu trách nhiệm thẩm tra hình thức thể thức văn làm việc nghiêm túc chặt chẽ - Đối với việc công văn đến Hiện nay, việc quản lý việc – đến văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa thực máy tính thông qua phần mềm “Quản lý công văn đến hồ sơ cơng việc” [2; Tr 109] Qua hàng ngày, tuần, tháng chuyên viên kiểm tra tiến độ xử lý cơng việc lãnh đạo văn phịng kiểm tra, đơn đốc nhắc nhở, xử lý hồ sơ hết hạn trả lời Các hồ sơ chậm kiểm tra, làm rõ nguyên nhân xem xét trách nhiệm cụ thể.Việc ứng dụng phần mềm tin học theo dõi trình luân chuyển văn đi, đến tiến độ xử lý công việc giúp thường trực UBND lãnh đạo văn phịng UBND tỉnh đánh giá tình hình giải thủ tục hành chính, góp phần nâng cao trách nhiệm máy tham mưu giúp việc lãnh đạo 26 giải côn việc công dân tổ chức - Đối với văn mật Mặc dù so với văn hình thành trình hoạt động UB việc quản lý văn mật văn thư ý Công tác thông tin bảo mật quán triệt thực tốt Mọi thông tin giữ gìn tuyệt đối người có thẩm quyền xem xét phân phối - Quản lý dấu Cán văn thư quản lý dấu chặt chẽ theo quy định nhà nước củng quy định quan.con dấu đảm bảo an toàn làm việc Khi cán văn thư ngồi hộp đựng dấu cất cẩn thận vào két sắt khóa lại cẩn thận Ngồi cơng văn thông thường theo quy định, công văn từ quan, đơn vị, cá nhân đưa đến, đươc văn thư xin đạo đồng chí chánh phó chánh văn phịng - Cơng tác lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ văn phòng UBND tỉnh nhiều tồn Tuy nhiên riêng phịng văn thư, cơng tác có nhiều chuyển biến tiến Đối với văn thư quản lý công văn tập lưu văn lập theo loại số, lưu gốc, phụ lục đính kèm Đồng thời văn thư củng lưu phiếu phát hành văn hàng ngày Đối với văn thư quản lý công văn đến, văn giấy tờ sau giải song cho vào cặp bìa cứng theo ngày, tháng Đến tháng năm sau,phòng văn thư tập hợp lưu Việc làm giúp văn thư quản lý chặt chẽ văn bản, tránh tình trạng thất lạc, thời gian tìm văn có nhu cầu 3.1.2 Hạn chế Mặc dù cơng tác soạn thảo văn có nhiều tiến song văn soạn thảo sai sót nội dung, thể thức, xấu kỹ thuật trình bày tùy tiện chấm câu, sai ngữ pháp, sai tả Lỗi sai thường phần thể thức,cách ghi số kí hiệu, sai dùng phơng chữ, biểu chữ văn 27 …số lượng văn phải đính cịn nhiều Điều chuyên viên chịu trách nhiệm phát hành văn thẩm định, xem xét trả lại cho chuyên viên soạn thảo văn Vẫn số trường hợp viết phiếu phát hành, số chuyên viên không cẩn thận viết sai khơng rõ địa chỉ, dẫn đến tình trạng văn gửi bị bưu điện gửi lại * Quản lý văn đến Việc nhập củng chuyển văn đến hoàn toàn máy tính, bên cạnh thuận lợi cịn khơng bất cập sinh Với khối lượng văn đến nhiều ngày, văn thư đơi cịn nhập khơng nội dung thơng tin văn bản, cịn nhiều sai sót tả, nhầm lẫn ký hiệu, gây khó khăn cho việc kiểm tra Vẫn văn bảo chụp, mờ,xấu, mờ chữ, thiếu trang, bi nghiêng, ghim lệch trang Văn thư đơi cịn chưa cương loại khỏi quy trình ban hành văn chụp xấu, văn thư đóng dấu cịn tình trạng đóng dấu bị nghiêng, bị nhịe * Tình hình lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ lưu trữ Đây vấn đề bất cập công tác văn thư văn phịng UBND tỉnh Thanh Hóa Hầu hết cán quan chưa thực việc lập hồ sơ công việc lưu nộp tài liệu vào lưu trữ Do UBND tỉnh chưa xây dựng danh mục hồ sơ dự kiến khiến cho việc lập hồ sơ chưa thực triệt để Nhiều cán lơ việc lưu giữ tài liệu để dẫn đến tình trạng tài liệu dồn đống khơng phân loại tài liệu Chính điều làm cho cán lưu trữ phải khó khăn vất vả tiến hành lập hồ sơ lưu trữ 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư UBND tỉnh Thanh Hóa 3.2.1 Đối với lãnh đạo văn phịng UBND tỉnh Thanh Hóa Văn phịng UBND tỉnh Thanh Hóa phải khơng ngừng thông tin, tuyên truyền nâng cao nhận thức vị trí, ý nghĩa, tầm quan trọng,của cơng tác văn thư, ý thức cán công chức công tác Trước mắt cần tập trung phổ biến số văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành cơng tác văn thư Nghị định 110, thông tư số 01/2011/TT-BNV, 28 văn hướng dẫn việc quản lý văn – đến, nộp hồ sơ hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Trên sở văn đó, lãnh đạo văn phịng cần phải ban hành văn quy định chi tiết khâu nghiệp vụ công tác văn thư củng chịu trách nhiệm cán văn thư tiến hành giải công việc Nhằm khắc phục tình trạng soạn thảo văn cịn nhiều hạn chế sai sót thể thức, nội dung Theo tơi, lãnh đạo văn phịng UBND tỉnh Thanh Hóa cần có biện pháp thiết thực nhằm nâng cao ý thức nữa, củng kỹ soạn thảo cán quan, ví dụ mở lớp đào tạo ngắn ngày kỹ soạn thảo trình bày văn bản, ban hành văn quy định ban hành công tác soạn thảo ban hành văn bản… Lãnh đạo văn phịng cần tích cực hướng dẫn, tra kiểm tra thực quản lý cơng tác văn thư văn phịng.Định kỳ vào cuối năm kết hợp với văn phịng UBND huyện, thị, thành phố, sở, ban, ngành tổng kết công tác văn thư để đánh giá kết đạt Đề biện pháp để tích cực củng cố đẩy mạnh công tác văn thư Biểu dương, khen ngợi tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc, nhằm động viên, khuyến khích cán cơng chức làm tốt cơng tác 3.2.2 Đối với văn thư chuyên trách Cán văn thư cần phải tuân thủ nghiêm ngặt quy trình quản lý văn đồng thời có viện pháp khắc phục thiếu sót tiến hành cơng việc.Đối với văn sai phạm cần phải sử lý xin ý kiến đạo lãnh đạo văn phòng 3.2.3 Đối với công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ Phịng hành cần nhanh chóng xây dựng danh mục hồ sơ dự kiến, sau lấy ý kiến cán chuyên viên đạo lãnh đạo văn phịng.Từ lập bảng danh mục hồ sơ mẫu cho quan.Văn phòng củng nên đưa chế tài xử phạt cán công chức không lập hồ sơ không chịu giao nộp hồ sơ vào lưu trữ để dần đưa công tác vào tâm thức thành thói quen cán cơng chức.Bên cạnh đó, lãnh đạo văn phịng củng nên tạo 29 điều kiện thường xuyên cho cán lưu trữ tham gia nhiều lớp tập huấn công tác Đây nhận xét kiến nghị thân công tác văn thư UBND tỉnh Thanh Hóa dựa sở, phân tích, so sánh, đánh giá kết mà tơi thu từ q trình khảo sát thực tế * Tiểu kết Trong chương 3, nêu số nhận xét, phân tích ưu điểm, nhược điểm công tác văn thư UBND tỉnh Thanh Hóa Từ đó, tơi mạnh dạn đưa số giải phấp nhằm góp phần nâng cao hiệu cơng tác văn thư UBND tỉnh Thanh Hóa 30 KẾT LUẬN Trong tiểu luận Công tác văn thư UBND tỉnh Thanh Hóa, tơi trình bày thành ba chương: Chương bao gồm hai nội dung bản: Lý luận công tác văn thư khái qt UBND tỉnh Thanh Hóa Chương 2, tơi trình bày thực trạng cơng tác văn thư UBND tỉnh Thanh Hóa Những nội dung trình bày chương giúp tơi nhận mặt tích cực hạn chế công tác văn thư quan sở Điều giúp triển khai chương thuận lợi đề giải pháp để nâng cao hiệu công tác văn thư UBND tỉnh Thanh Hóa Chương gồm hai nội dung chính: Những nhận xét (ưu điểm, nhược điểm) công tác văn thư UBND tỉnh Thanh Hóa số giải phấp nhằm góp phần nâng cao hiệu công tác văn thư UBND tỉnh Thanh Hóa Là cơng trình khoa học đầu tiên, có nhiều sai sót Tuy nhiên, tơi hy vọng tiểu luận có đóng góp nho nhỏ cho công việc thường nhật bạn bè đồng nghiệp cơng tác văn phịng UBND tỉnh Thanh Hóa 31 TÀI LIỆU THAM KHẢO TS.Triệu Văn Cường ThS Nguyễn Thị Kim Chi (2009), Nghiệp vụ công tác văn thư, NXB Giao thông vận tải, Hà nội UBND tỉnh Thanh Hóa (2005 – 2015), Các văn “đến đi”, UBND tỉnh Thanh Hóa, Thanh Hóa 32