ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG tác văn THƯ tại ủy BAN NHÂN dân TỈNH THÁI NGUYÊN 2021

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊN 2021 BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Công tác Văn thư – Lưu trữ UBND cấp Mã phách: Hà Nội - 2021 MỤC LỤC MỞ ĐẦU NỘI DUNG CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ CƠNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Khái niệm “Công tác văn thư” Công tác văn thư công tác công văn gi tờ, ho ạt đ ộng đ ảm b ảo thông tin văn phục vụ công tác lãnh đạo, ch ỉ đ ạo, quản lý ều hành công việc quan nhà nước, tổ ch ức tr ị, tổ ch ức trị - xã hội, tổ chức kinh tế đơn vị vũ trang nhân dân 1.2 Vai trị cơng tác văn thư Cơng tác văn thư có ý nghĩa việc cung cấp thông tin k ịp th ời, đ ầy đủ cần thiết để thực nhiệm vụ quan, tổ ch ức, có chức truyền đạt, phổ biến thông tin văn Làm tốt công tác văn th giúp giải cơng việc nhanh chóng, xác, kịp th ời, gi ữ gìn bí m ật qu ốc gia, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ Đặc biệt giữ lại đầy đ ủ ch ứng c ứ quốc gia Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa thực tiễn lớn, s dụng để quản lý nhà nước mặt đời sống xã hội, làm sở cho công tác huy ho ạch, k ế hoạch phát triển kinh tế văn hóa Tài liệu lưu tr ữ ph ản ánh th ật khách quan mang tính khoa học cao sử dụng để làm tư liệu tổng k ết, đánh giá tự nhiên, xã hội tư Nó gắn liền ph ản ánh cách trung thực trình hoạt động kiện lịch sử diễn khứ Tài liệu lưu trữ quốc gia di sản dân tộc, có giá tr ị đ ặc bi ệt nghiệp xây dựng bảo vệ tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa 1.3 Nội dung công tác văn thư Công tác văn thư bước đầu tạo nên sở giải quy ết nhanh gọn thủ tục hành Nếu cơng tác văn thư thực tốt góp phần ch ống lãng phí thời gian, tạo tiền đề cho cơng tác lưu tr ữ dễ dàng Nội dung công tác lưu trữ gồm: Soạn thảo ban hành văn bản; quản lý gi ải văn đến; quản lý giải văn đi; quản lý s dụng dấu; lập hồ sơ hành nộp tài liệu vào lưu tr ữ quan 1.3.1 Hoạt động soạn thảo ban hành văn Hoạt động soạn thảo ban hành văn quy phạm pháp luật quyền sở cần thực hiên theo quy trình chặt chẽ ph ức tạp theo quy định Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật c H ội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân năm 2004 Nghị định số 30/2020/NĐCP ngày tháng năm 2020 quy định chi tiết thi hành s ố ều c lu ật ban hành văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân Quy trình soạn thảo gồm 06 bước sau: Bước 1: Soạn thảo Bước 2: Lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo Bước 3: Thẩm định, kiểm tra dự thảo Bước 4: Xem xét, thông qua Bước 5: Công bố Bước 6: Gửi lưu trữ văn 1.3.2 Quản lý giải văn đến Văn đến tất văn bản, giấy tờ gửi đến quan, tổ ch ức gọi văn đến Thủ tục gồm bước: Bước 1: Tiếp nhận phân loại văn - Kiểm tra văn có gửi cho quan, đ ơn vị khơng Nếu nhằm gửi lại Nếu phong bì bị rách có hi ện t ượng b ị bóc cần có biện pháp xử lý kịp thời: báo với lãnh đạo đơn vị, lập biên trước người đưa văn - Phân loại sơ văn đến thường nhóm: Loại có dấu mức độ khẩn, mật (cần trình với lãnh đạo ngay); Lo ại sai thể thức; Loại thông thường; Loại tư liệu Bước 2: Đăng ký văn đến Mục đích việc đăng ký văn đến đ ể qu ản lý văn b ản ch ặt chẽ, giúp theo dõi tiến độ xử lý, giải văn đến, giúp tra tìm đ ược nhanh chóng Khi đăng ký văn đến phải ghi đầy đủ thông tin c ần thiết văn vào phương tiện đăng ký Sổ đăng ký văn đến g ồm loại sổ đăng ký văn quy phạm pháp luật; sổ đăng ký văn mật; sổ đăng ký văn thông thường; sổ đăng ký đ ơn, th ư; sổ chuy ển giao văn Bước 3: Trình văn đến Tất văn đến, sau đăng ký, tùy theo ch ế đ ộ văn th quan, tổ chức, cán phụ trách công tác văn th ph ải trình cho chánh văn phịng xem xét, nghiên cứu để đ ịnh h ướng gi ải Bước 4: Chuyển giao văn đến Văn đến phải giao đúng, trực tiếp cho đối tượng ch ịu trách nhiệm giải đối tượng phải ký nhận vào sổ chuy ển giao Nếu văn có dấu mật, ý chuy ển chuy ển bì có ghi dấu hi ệu mật đến người nhận xử lý Khi văn giải xong cần chuy ển lại cho văn thư để lập hồ sơ lưu trữ Bước 5: Tổ chức theo dõi văn đến Thủ trưởng quan, tổ chức có trách nhiệm đạo định kịp thời văn đến giao cho văn phịng, phịng hành theo dõi, đơn đốc việc giải văn đến Bước 6: Sao văn đến Gồm y chính; lục trích Sao y đ ầy đủ, xác nội dung văn bản, thực từ y b ản Sao lục sau đầy đủ, xác n ội dung văn b ản, đ ược thực từ y Trích sao ph ần n ội dung c văn từ 1.3.3 Thủ tục tiếp nhân văn Văn loại công văn, giấy tờ quan, đơn v ị ban hành g ửi Gồm bước: Bước 1: Kiểm tra lại văn - Mọi văn trước ban hành vào sổ gửi ph ải ki ểm tra lại thành phần thể thức văn Kiểm tra lại số; ký hiệu; tác gi ả; ngày, tháng, năm; nơi nhận; chữ ký thủ trưởng có khơng Bước 2: Vào sổ đăng ký văn - Vào sổ văn nhằm quản lý toàn văn g ửi c s sổ đăng ký văn để cung cấp thông tin cần thiết văn b ản quan, phục vụ cho lãnh đạo quản lý điều hành quan - Mẫu sổ đăng ký văn gồm cột: số, ký hiệu văn bản; ngày tháng; tên loại, trích yếu nơi dung; nơi nhận; đơn vị người nhận văn bản; ghi (nếu văn mật thêm cột mức độ mật) Ngồi việc lưu vào sổ đăng ký ta dùng máy vi tính đ ể đăng ký văn b ản đi, giúp thống kê, tổng hợp, tìm kiếm nhanh chống xác Bước 3: Chuyển văn - Phải gửi ngày, vào sổ đăng ký phát hành Có th ể g ửi qua đường dây nối mạng nội gửi trực tiếp đến cá nhân quan, đơn vị định gửi phải ký nhận vào sổ chuy ển - Sổ chuyển văn gồm cột: ngày tháng; số hiệu cơng văn ho ặc phiếu gửi; số lượng bì cơng văn; nơi nhận; ký nhận đóng dấu Bước 4: Sắp xếp bảng lưu văn - Mỗi văn sau ban hành phải lưu lại (01 để theo dõi công việc đơn vị thi hành, 01 phận văn thư để tra tìm c ần thiết Bản lưu phải Bản lưu xếp theo t ừng lo ại: tên loại, nguyên tắc, số hiệu loại công văn, năm để riêng năm 1.3.4 Quản lý sử dụng dấu Dấu thành phần biểu tính hợp pháp tính chân th ực c văn - Các nguyên tắc sau đóng dấu: Dấu đóng lên văn bản, giấy tờ sau có ch ữ ký c th ẩm quyền, khơng đóng dấu giấy trắng, giấy khống chỉ, vào văn bản, giấy tờ chưa hoàn chỉnh nội dung Dấu phải đóng rõ ràng, ngắn Đóng 1/3 đến 1/4 ch ữ ký v ề phía bên trái Chỉ người giao giữ dấu phép đóng dấu vào văn Chỉ đóng dấu vào văn quan xây dựng ban hành Khơng đóng dấu ngồi hành Trường hợp đặc bi ệt th ủ trưởng cho phép - Quản lý bảo quản dấu phải cẩn th ận: Không đem nhà riêng; phải có tủ khóa cẩn th ận; ch ỉ m ột ng ười ch ịu trách nhiệm cất giữ; không làm hư dấu; bị mờ phải báo cho quan công an gần biết; không đ ược s d ụng dấu để hoạt động phạm pháp (nếu có bị truy tố trước pháp luật) 1.3.5 Lập hồ sơ hành nộp tài liệu vào lưu trữ quan - Lập hồ sơ hành trình tập hợp, xếp tài li ệu hình thành trình theo dõi, giải công việc thành hồ sơ theo nh ững nguyên tắc phương pháp định Khi lập hồ sơ cần phải thu th ập đầy đủ thông tin vấn đề, việc, người cụ th ể - Sau năm công việc kết thúc bước sang năm m ới ph ải giao nộp tài liệu có giá trị vào lưu trữ quan Tóm lại, nội dung cơng tác văn thư gồm khâu quan trọng nói trên, khơng thể thiếu khâu nào, tác động qua lại lẫn có ý nghĩa to lớn công tác văn thư THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊN NĂM 2021 2.1 Tổng quan Uỷ ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh Thái Nguyên quan hành nhà nước nằm hệ thống hành Cộng hịa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam Đây quan hành nhà nước địa phương tỉnh Thái Nguyên, quan chấp hành Hội đồng nhân dân tỉnh Thái Nguyên, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quan nhà nước Trung ương Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên Hội đồng nhân dân tỉnh Thái Nguyên bầu Thủ tướng Chính phủ phê duyệt 2.1.1 Quyết định phê chuẩn kết bầu Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh Thái Nguyên nhiệm kỳ 2021 – 2026 Cụ thể, Quyết định số 1018/QĐ-TTg, Thủ tướng Chính phủ phê chuẩn kết bầu chức vụ Chủ tịch UBND tỉnh Thái Nguyên nhiệm kỳ 2021 - 2026 đồng chí Trịnh Việt Hùng, Ủy viên d ự khuy ết Ban Ch ấp hành Trung ương Đảng, Phó Bí thư Tỉnh ủy nhiệm kỳ 2020 - 2025, Ch ủ t ịch UBND tỉnh Thái Nguyên nhiệm kỳ 2016 - 2021 Tại Quyết định số 1019/QĐ-TTg, Thủ tướng Chính phủ phê chuẩn kết bầu chức vụ Phó Chủ tịch UBND tỉnh Thái Nguyên nhiệm kỳ 2021 2026 đồng chí: Đặng Xuân Trường, Ủy viên Ban Th ường v ụ T ỉnh ủy, Phó Chủ tịch Thường trực UBND tỉnh Thái Nguyên nhiệm kỳ 2016 2021; Lê Quang Tiến, Tỉnh ủy viên, Phó Chủ tịch UBND t ỉnh Thái Nguyên nhiệm kỳ 2016 - 2021; Dương Văn Lượng, Tỉnh ủy viên, Phó Ch ủ t ịch UBND tỉnh Thái Nguyên nhiệm kỳ 2016-2021 Trước đó, ngày 21/6, Kỳ họp thứ HĐND tỉnh khóa XIV, nhiệm kỳ 2021 - 2026 thực quy trình bầu ch ức danh thuộc th ẩm quy ền HĐND tỉnh Các đồng chí cán lãnh đạo chủ chốt UBND tỉnh đ ược bầu với số phiếu tín nhiệm tuyệt đối, gồm: Đồng chí Trịnh Vi ệt Hùng, Ủy viên dự khuyết BCH Trung ương Đảng, Phó Bí thư Tỉnh ủy, Ch ủ tịch UBND tỉnh khóa XIII, nhiệm kỳ 2016 - 2021, đại biểu HĐND tỉnh khóa XIV trúng cử chức Chủ tịch UBND tỉnh khóa XIV, nhiệm kỳ 2021 - 2026 v ới 66/66 phiếu, đạt 100%; đồng chí Đặng Xuân Trường, Ủy viên BTV T ỉnh ủy, Phó Chủ tịch Thường trực UBND tỉnh khóa XIII, nhiệm kỳ 2016 - 2021, đ ại biểu HĐND tỉnh khóa XIV trúng cử chức Phó Chủ tịch UBND t ỉnh khóa XIV, nhiệm kỳ 2021 - 2026 với 66/66 phiếu, đạt 100%; đ ồng chí Lê Quang Tiến, Phó Chủ tịch UBND tỉnh khóa XIII, nhiệm kỳ 2016 - 2021, Ủy viên BCH Đảng tỉnh, đại biểu HĐND tỉnh khóa XIV trúng c Phó Ch ủ t ịch UBND tỉnh khóa khóa XIV, nhiệm kỳ 2021 - 2026 v ới 66/66 phi ếu, đ ạt 100%; đồng chí Dương Văn Lượng, Phó Chủ tịch UBND t ỉnh khóa XIII, nhiệm kỳ 2016 - 2021, Ủy viên BCH Đảng tỉnh, đ ại bi ểu HĐND t ỉnh khóa XIV trúng cử Phó Chủ tịch UBND tỉnh khóa XIV, nhi ệm kỳ 2021 2026 với 66/66 phiếu, đạt 100% 2.1.2 Chức danh lãnh đạo UBND ủy viên UBND tỉnh Thái Nguyên Khóa XIV, nhiệm kỳ 2021-2026 * Lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên Khóa XIV, nhiệm kỳ 2021 – 2026: Đồng chí Trịnh Việt Hùng, Ủy viên dự khuyết BCH Trung ương Đảng, Phó Bí thư Tỉnh ủy, Chủ tịch UBND tỉnh Đồng chí Đặng Xuân Trường, Ủy viên BTV Tỉnh ủy, Phó Chủ tịch UBND tỉnh Đồng chí Dương Văn Lượng, Ủy viên BCH Đảng t ỉnh, Phó Ch ủ t ịch UBND tỉnh Đồng chí Lê Quang Tiến, Ủy viên BCH Đảng t ỉnh, Phó Chủ tịch UBND tỉnh * Ủy viên UBND tỉnh Thái Nguyên Khóa XIV, nhiệm kỳ 2021 – 2026: Đồng chí Nguyễn Bá Chính, Ủy viên Ban Ch ấp hành Đ ảng b ộ t ỉnh, Giám đốc Sở Công Thương Đồng chí Phạm Quốc Chính, Giám đốc Sở Khoa học Cơng ngh ệ Đồng chí Hà Văn Dương, Ủy viên Ban Ch ấp hành Đảng b ộ t ỉnh, Chánh Thanh tra tỉnh Đồng chí Nguyễn Văn Đồng, Ủy viên Ban Thường vụ T ỉnh ủy, Ch ỉ huy trưởng Bộ Chỉ huy Quân tỉnh 10 chức chuyên môn; sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật cơng tác văn th ư; số hóa tài liệu lưu trữ Sở Nội vụ: Xây dựng kế hoạch tổ chức tập huấn, bồi d ưỡng nghi ệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho công chức, viên ch ức làm công tác văn th ư, lưu trữ cấp tỉnh, huyện, xã Rà soát, đánh giá th ực trạng, t h ợp, nhu c ầu đào tạo, bồi dưỡng, nâng ngạch, thăng hạng theo tiêu chu ẩn ng ạch công chức chuyên ngành văn thư, chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ gửi Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước trước ngày 30/3/2021 Các quan, tổ chức: Xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng nghi ệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức thuộc thẩm quyền; phối h ợp với Sở Nội vụ xây dựng nội dung, chương trình tập huấn; rà sốt c công chức, viên chức làm công tác văn th ư, lưu tr ữ ch ưa đ ảm bảo tiêu chuẩn ngạch tham gia lớp đào tạo, bồi dưỡng để đáp ứng yêu c ầu công việc - Thanh tra, kiểm tra việc thực chế độ, quy định pháp luật văn thư, lưu trữ + Sở Nội vụ: xây dựng kế hoạch tra, kiểm tra, tổ ch ức tra, kiểm tra việc thực chế độ, quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ + Các quan, tổ chức: Xây dựng kế hoạch tự kiểm tra ti ến hành kiểm tra quan, đơn vị trực thuộc Thanh tra, kiểm tra việc quán triệt, triển khai văn Trung ương, UBND tỉnh; vi ệc ban hành văn đạo, hướng dẫn thực công tác văn th ư, l ưu tr ữ; việc thực nghiệp vụ công tác văn thư, nghiệp vụ công tác lưu tr ữ; 19 việc bổ sung, nâng cấp hệ thống, hạ tầng kỹ thuật để quản lý tài liệu điện tử; việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn th ư, l ưu tr ữ - Sở Nội vụ nghiên cứu, đề xuất triển khai thực ch ương trình, đề án văn thư, lưu trữ theo quy định + Tham mưu trình UBND tỉnh Quy hoạch công tác văn th ư, lưu tr ữ địa bàn tỉnh Thái Nguyên đến năm 2030; triển khai xây d ựng kho l ưu tr ữ số Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên; Đề án Xây dựng kho l ưu trữ chuyên dụng tỉnh Thái Nguyên + Tiếp tục thực Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Thái Nguyên từ năm 2015 tr trước (giai đoạn 2019-2021); triển khai Kế hoạch thực Đề án Lưu tr ữ tài liệu điện tử quan nhà nước địa bàn tỉnh Thái Nguyên giai đoạn 2020-2025; Đề án số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Thái Nguyên b) Quản lý tài liệu Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch s tỉnh - Các quan, tổ chức có trách nhiệm tổ ch ức việc lập h sơ n ộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan theo quy định Điều 9, Đi ều 11 Luật Lưu trữ năm 2011, Điều 29, Điều 30 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP - Các quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu có trách nhi ệm l ựa ch ọn hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn giao n ộp vào L ưu tr ữ l ịch s theo quy định Điều 21 Luật Lưu trữ năm 2011 Sở Nội v ụ có trách nhiệm thẩm định, phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào L ưu trữ lịch sử tỉnh - Các quan, tổ chức chủ động xây dựng kế hoạch chỉnh lý tài li ệu tồn đọng theo yêu cầu Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 Thủ 20 tướng Chính phủ việc tăng cường công tác lập hồ s giao nộp hồ s ơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử - Các quan, tổ chức thực tiêu hủy tài liệu hết giá tr ị đ ược loại sau chỉnh lý khoa học theo quy định pháp luật - Các quan, tổ chức chỉnh lý khoa học tài liệu theo nghiệp vụ l ưu trữ, bố trí kinh phí phù hợp để thực số hóa tài liệu lưu tr ữ xây dựng liệu đặc tả; ưu tiên lựa chọn hồ sơ, tài liệu có đặc điểm sau để số hóa: tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn, tài liệu có tần suất khai thác sử dụng cao, tài liệu bị h h ỏng n ặng ho ặc có nguy bị hư hỏng nặng, tài liệu bị mờ chữ hình ảnh cịn đ ọc đ ược tương đối đầy đủ thông tin Việc lựa chọn tài liệu lưu tr ữ c quan, tổ chức để số hóa sau có ý kiến tham gia Sở Nội vụ - Các quan, tổ chức chưa có kho lưu trữ, đề ngh ị bố trí di ện tích làm kho lưu trữ đầu tư trang thiết bị thiết y ếu đ ể qu ản lý, b ảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ Đối với quan, tổ ch ức có kho lưu trữ diện tích cịn nhỏ hẹp, đề nghị cải tạo, nâng c ấp, bổ sung thêm diện tích làm kho lưu trữ để tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan theo thời hạn quy định - Tăng cường tổ chức hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định pháp luật c) Bố trí kinh phí để thực công tác văn thư, công tác l ưu tr ữ Các quan, tổ chức tăng cường bố trí kinh phí cho cơng tác văn th dự toán ngân sách nhà nước năm theo quy định Điều 36, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP công tác lưu trữ theo quy định Điều 39, Luật Lưu trữ năm 2011, đặc biệt quan tâm kinh phí đầu tư thi ết bị 21 phục vụ quản lý tài liệu điện tử kinh phí để chỉnh lý giải quy ết d ứt điểm tài liệu lưu trữ tồn đọng, tích đống hình thành t năm 2015 tr v ề trước theo yêu cầu Chỉ thị số 35/CT-TTg; khơng bố trí kinh phí chỉnh lý tài liệu hình thành sau năm 2015 2.2.2 Nhiệm vụ trọng tâm a) Sắp xếp tổ chức máy công tác văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật b) Tiếp tục triển khai, quán triệt, thực nghiêm túc văn b ản Trung ương, UBND tỉnh đạo công tác văn th ư, lưu tr ữ c) Tiếp tục thực Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng c quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Thái Nguyên từ năm 2015 tr trước (giai đoạn 2019-2021); triển khai Kế hoạch thực Đề án Lưu tr ữ tài liệu điện tử quan nhà nước địa bàn tỉnh Thái Nguyên giai đoạn 2020-2025; Đề án số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Thái Nguyên d) Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn th ư, lưu trữ Hoàn thiện Hệ thống quản lý tài liệu điện tử theo quy định Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định khác pháp luật có liên quan, bảo đảm hạ tầng kỹ thuật để lập hồ sơ điện tử giao n ộp h s điện tử vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử theo quy định pháp luật e) Đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức theo tiêu chuẩn ch ức danh, vị trí việc làm đáp ứng yêu cầu quản lý th ực nghiệp v ụ công tác văn thư, lưu trữ điện tử quan, tổ ch ức tri ển khai, xây dựng phát triển Chính phủ điện tử, Chính ph ủ số 22 2.2.3 Tổ chức thực 2.2.3.1 Sở Nội vụ - Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra quan, tổ ch ức xây d ựng, tri ển khai tổ chức thực kế hoạch - Tham mưu xếp tổ chức máy thực công tác văn th ư, lưu trữ theo quy định pháp luật 2.2.3.2 Sở Thông tin Truyền thơng - Rà sốt, bổ sung, nâng cấp Hệ thống quản lý văn ều hành liên thông tỉnh Thái Nguyên quan nhà nước, bảo đảm lập hồ sơ điện tử giao nộp hồ sơ điện tử vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch s t ỉnh Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử theo quy định c pháp lu ật - Phối hợp với Sở Nội vụ quan, tổ chức, đơn vị có liên quan nghiên cứu, đề xuất xây dựng, trang bị hạ tầng kỹ thuật, an tồn, an ninh thơng tin, hoàn thiện hệ thống quản lý sở liệu phục v ụ quản lý tài liệu lưu trữ điện tử theo quy định pháp luật 2.2.3.3 Sở Tài Thẩm định dự tốn kinh phí phục vụ công tác văn th ư, lưu tr ữ quan, tổ chức; hướng dẫn, kiểm tra quan, tổ chức sử dụng kinh phí thực kế hoạch theo quy định hành UBND tỉnh yêu cầu Thủ trưởng sở, ban, ngành, đơn v ị nghiệp, doanh nghiệp nhà nước thuộc tỉnh, quan tổ ch ức tr ực thuộc Trung ương địa bàn tỉnh, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - ngh ề nghiệp; Chủ tịch UBND huyện, thành phố, thị xã triển khai th ực hi ện nghiêm túc Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 c UBND t ỉnh; kế hoạch UBND tỉnh để xây dựng kế hoạch tri ển khai th ực công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 cho phù h ợp v ới tình hình th ực tế quan, tổ chức; gửi kế hoạch công tác văn thư, lưu tr ữ năm 2021 Sở Nội vụ trước ngày 15/03/2021 23 2.3 Thực trạng thực công tác văn thư UBND tỉnh Thái Nguyên 2.3.1 Kết đạt Qua báo cáo kiểm tra thực tế cho thấy: - Các quan, đơn vị quan tâm đạo, phổ biến, triển khai đầy đủ quy định công tác VTLT, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP văn đạo UBND tỉnh, hướng dẫn Sở Nội vụ công tác VTLT đến công chức, viên chức thuộc quan, đơn vị - Ban hành đầy đủ văn đạo, hướng dẫn đối v ới công tác VTLT - Thể thức kỹ thuật trình bày văn th ực theo quy định Nghị định số 30/2020/NĐ-CP - Chất lượng soạn thảo, ban hành văn ngày tr ọng nâng cao - Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn th ư, l ưu tr ữ quan tâm, triển khai áp dụng phần mềm quản lý văn h ỗ tr ợ điều hành giúp cho việc tìm kiếm văn nhanh chóng - Cơng tác lập hồ sơ công việc giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ c quan, Lưu trữ lịch sử quan tâm thực - Việc bố trí kho lưu trữ trang thiết bị bảo quản hồ s ơ, tài liệu lưu trữ bổ sung kịp thời - Một số quan quan tâm xây dựng kế hoạch tổ ch ức ch ỉnh lý khoa học khối tài liệu tồn đọng 2.3.2 Hạn chế Tuy nhiên bên cạnh đó, việc thực chế độ, quy định pháp luật công tác văn thư lưu trữ số quan, đơn vị cịn bộc lộ số tồn tại, khó khăn, vướng mắc như: - Nhận thức chưa đầy đủ giá trị công tác lưu trữ quan, đơn vị cấp, ngành; phận không nhỏ cán b ộ, công ch ức, viên chức hàng ngày sản sinh khối lượng lớn tài liệu thuộc nhiều lĩnh vực 24 - Phần lớn quan chưa xây dựng quy ch ế v ề công tác văn thư lưu trữ Cũng có quan, đơn vị ban hành đ ược Danh mục hồ sơ có chế độ phụ cấp độc hại cho cán lưu tr ữ - Công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ nhiều điều ch ưa giải Ngun nhân kinh phí đào tạo cịn h ạn chế, l ớp bồi dưỡng không tổ chức thường xuyên, số lượng cán đông mà lớp tổ chức thời gian ngắn nên truy ền tải đ ược hết kiến thức kỹ cần thiết nghiệp vụ lưu trữ 2.3.3 Nguyên nhân hạn chế Khó khăn phần lớn nhận thức cán bộ, công ch ức, viên ch ức quan, đơn vị chưa ý thức việc lập hồ s công vi ệc nhiệm vụ thân, chưa coi hồ sơ, tài liệu tài s ản c quan, nhà nước cần phải lưu trữ cẩn thận hàng năm ch ưa giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành theo quy định Thật dễ nhận thấy tài liệu hình thành q trình gi ải cơng việc cán chun mơn lập h sơ, tài li ệu người người tự cất giữ, tra tìm T ại nhiều c quan cán b ộ nghỉ hưu thuyên chuyển công tác khơng có ch ịu trách nhiệm tài liệu bị thất lạc, mát Thực trạng nói gây nhiều khó khăn việc lựa ch ọn tài li ệu có giá trị đưa vào lưu trữ lịch sử việc tra tìm, khai thác tài li ệu lưu trữ phục vụ công tác chuyên môn 25 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊN 3.1 Nâng cao công tác tuyên truyền phổ biến văn b ản pháp luật cơng tác văn thư, lưu trữ Điển hình Luật Lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức lãnh đạo cấp người làm công tác lưu trữ vị trí, vai trị, tầm quan tr ọng công tác lưu trữ, giá trị tài liệu lưu trữ Bên cạnh Sở Nội vụ tham mưu với UBND tỉnh ban hành quy chế mẫu công tác văn thư lưu trữ quan phù h ợp v ới vi ệc th ực Luật Lưu trữ để quan đơn vị, tổ chức ban hành đ ược quy chế công tác văn thư lưu trữ quan đơn vị Có nh v ậy cơng tác lưu trữ thực vận hành hoạt động khoa học có ý nghĩa mặt đời sống 3.2 Tăng cường lực cho Chi cục Văn thư – L ưu tr ữ t ỉnh đào tạo cán làm công tác văn thư c quan Kiện toàn tổ chức văn thư lưu trữ, bố trí đầy đủ cán chuyên trách đảm nhiệm công tác lưu trữ quan, đơn vị t ừng bước trang b ị sở vật chất cho công tác lưu trữ tối thiểu phòng kho, h ộp c ặp giá kệ đựng tài liệu Cán lưu trữ chuyên trách đơn vị người thu th ập tài liệu hàng năm để đưa vào lưu trữ hành, đồng th ời ng ười có đủ trình độ chun mơn để tham mưu cho lãnh đạo đ ường lối đ ể giải khối tài liệu cịn tích đống quan 3.3 Các cấp ngành, quan đơn vị đảm bảo sở vật chất cho hoạt động văn thư lưu trữ 26 - Cơ sở vật chất cho lưu trữ lịch sử sở vật chất cho lưu tr ữ hành UBND tỉnh quan tâm tạo điều kiện để đề án xây d ựng kho l ưu tr ữ chuyên dụng tỉnh tiến hành thuận lợi - Các quan đơn vị bố trí phịng kho lưu trữ có đầy đủ điều ki ện trang thiết bị, vật dụng để bảo quản tài liệu an toàn dễ dàng tra c ứu s dụng - Dành khoản kinh phí phù hợp đầu tư cho công tác ch ỉnh lý, s ắp xếp tài liệu Ngoài việc giải đầy đủ chế độ ph ụ cấp trách nhiệm, độc hại, sách cho cán lưu trữ chuyên trách, kiêm nhi ệm có ý nghĩa ngành lưu trữ Sự quan tâm, động viên tinh th ần nâng cao đời sống góp phần tạo điều kiện để nh ững cán l ưu tr ữ thêm yêu nghề gắn bó lâu dài với cơng tác lưu trữ 3.4 Từng bước áp dụng công nghệ thông tin cơng tác văn thư Nhằm số hố tài liệu lưu trữ hỗ trợ cho công tác khai thác ph ục v ụ nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ nhân dân cán công ch ức viên chức tỉnh Tuy nhiên việc áp dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ đơn vị cần quan tâm đồng từ nhiều phía đặc biệt lãnh đạo quan đơn vị 3.5 Tăng cường kiểm tra, đạo, động viên khen thưởng kịp thời tăng cường công tác bồi dưỡng Các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư cần tổ chức thường xuyên hơn; đồng thời phối hợp hướng dẫn công tác lập h sơ công việc cho cán bộ, công chức, viên chức quan, đơn vị tỉnh Cần đ ưa công tác lập hồ sơ công việc trở thành hoạt động chuyên môn thường xuyên tất quan, đơn vị Việc lập hồ sơ công việc đưa thành m ột tiêu chí để đánh giá thi đua khen thưởng quan, đ ơn v ị hàng năm biện pháp để cải thiện dần tình trạng tài liệu bị ch ất đống 27 KẾT LUẬN Trong công đổi đất nước, ngành, lĩnh v ực ho ạt động có đóng góp định ln có s ự c ải ti ến đ ể v ươn t ới s ự hồn thiện Hồ vào xu năm gần nghiệp vụ cơng tác văn thư có bước phát triển phong phú đa dạng đáp ứng yêu c ầu c cải cách hành Công tác văn thư hoạt động bảo đ ảm thông tin văn bản, công nghệ thông tin phục vụ cho lãnh đ ạo, ch ỉ đ ạo, ki ểm tra quản lí điều hành cơng việc quan Đồng th ời công tác văn th xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung chiếm phần khơng nhỏ nội dung hoạt động văn phòng, ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý quan, m ột m xích quan trọng máy hoạt động lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào phần khơng nhỏ cơng tác văn thư có làm tốt hay khơng Vì cơng tác văn thư vừa mang tính trị vừa có tính nghi ệp vụ, kỹ thuật liên quan nhiều cán bộ, công chức, viên chức Làm tốt công tác văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, xuất, chất lượng, chế độ, giữ bí m ật Đ ảng Nhà n ước, quan, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ việc lợi d ụng văn Nhà nước để làm việc trái pháp luật góp phần vào việc thúc đẩy s ự phát triển kinh tế bảo vệ đất nước quốc gia Xuất phát từ thực trạng cơng tác văn th cịn chưa th ực cách hiệu Chính lựa chọn đề tài “Đánh giá thực trạng công tác văn thư Ủỷ ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên năm 2021” Thực nghiên cứu đề tài giúp phát huy thành công đạt khắc phục hạn chế Chính th ế tơi mong muốn đề tài tơi nghiên cứu đóng góp phần kiến thức giải pháp để thực tốt, hiệu việc công tác văn th l ưu tr ữ t ại c 28 quan nhà nước DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO http://thainguyen.gov.vn/vi_VN/trang-chu#1 https://luatvietnam.vn/hanh-chinh/nghi-dinh-30-2020-nd- cp-ve-cong-tac-van-thu-181212-d1.html https://luatvietnam.vn/hanh-chinh/nghi-dinh-30-2020-ndcp-ve-cong-tac-van-thu-181212-d1.html 29 ... thư THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊN NĂM 2021 2.1 Tổng quan Uỷ ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh Thái Nguyên quan hành nhà nước nằm hệ thống... phương tỉnh Thái Nguyên, quan chấp hành Hội đồng nhân dân tỉnh Thái Nguyên, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quan nhà nước Trung ương Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên Hội đồng nhân dân tỉnh Thái Nguyên. .. vụ công tác chuyên môn 25 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊN 3.1 Nâng cao công tác tuyên truyền phổ biến văn b ản pháp luật cơng tác văn