CHỨNG MINH VAI TRÒ của CÔNG tác lưu TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN lý tại uỷ BAN NHÂN dân cấp xã HIỆN NAY

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI CHỦ ĐỀ 2: “CHỨNG MINH VAI TRỊ CỦA CƠNG TÁC LƯU TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ HIỆN NAY” BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Công tác văn thư – lưu trữ Mã phách: Hà Nội - 2021 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT BNV HĐND UBND TT Bộ Nội vụ Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân Thông tư CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ CƠNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Một số khái niệm Công tác văn thư 1.1.1 Tại nước Ở nước ngoài, trước hết Liên Xô trước Liên bang Nga nay, khái niệm "Cơng tác lưu trữ” hiểu th ức nh nào? Dưới 04 định nghĩa khái niệm “Công tác lưu trữ” Liên Xô trước đây, Liên bang Nga phân tích, so sánh nh s ự nhận xét chúng tơi định nghĩa Bốn đ ịnh nghĩa mà nêu lựa chọn dựa vào tính cơng bố th ức chúng B ởi lẽ bốn định nghĩa thức đưa vào giáo trình giảng d ạy bậc đại học chuyến ngành lưu trữ học qui đ ịnh văn b ản qui phạm pháp luật Chính phủ Liên bang Nga Định nghĩa thứ năm: Theo Từ điển thuật ngữ lưu trữ nước xã hội chủ nghĩa M 1982, trang 19, thuật ngữ thứ 19, tiếng Nga Công tác lưu trữ: “Ngành hoạt động xã hội (nhà n ước), bao g ồm mặt trị, khoa học, pháp luật thực tiễn c việc b ảo qu ản t ổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ”, Phân tích định nghĩa cho thấy: Cơng tác lưu trữ ngành hoạt động mang tính xã hội, song th ời kỳ xã hội tồn nhà n ước hoạt động hoạt động Nhà n ước (có tính ch ất cơng quy ền) Nghĩa ngành hoạt có tính chất nhà nước đồng thời có tính xã h ội, nh ưng khơng phải hoạt động cá nhân Hoạt động có mặt: trị, khoa học, pháp luật th ực tiễn - Hoạt động nêu hoạt động có liên quan đến hai loại cơng việc bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Định nghĩa thứ sáu: - Theo giáo trình Lý luận thực tiễn công tác lưu tr ữ Liên xơ, M.1980 - Cuốn giáo trình tham khảo, sử dụng phổ biến n ước ta t năm 80 kỷ XX đến nay, Công tác l ưu trữ định nghĩa là: "Một ngành hoạt động nhà nước bao gồm mặt tr ị, khoa học, pháp luật thực tiên tổ chức tài liệu lưu tr ữ công vi ệc t ổ chức lưu trữ (Trang 04) Phân tích định nghĩa cho thấy: - Công tác lưu trữ ngành hoạt động mang tính nhà n ước (có tính chất cơng quyền) Nghĩa ngành hoạt có tính ch ất nhà h ước mà khơng bao gồm tồn xã hội, khơng phải hoạt động cá nhân - Hoạt động có mặt hoạt động như: trị, khoa h ọc; pháp luật; thực tiễn - Hoạt động nêu hoạt động có liên quan đến hai loại công việc: tổ chức tài liệu lưu trữ cơng việc tổ ch ức Trên hai định nghĩa sử dụng th ức phổ biến thời kỳ Xơ viết áp dụng vào lý luận thực tiễn công tác l ưu trữ Việt Nam Định nghĩa thứ bảy: Theo khoản 01 điều Luật Liên bang Nga số 125-fz “Công tác lưu trữ Liên bang Nga”, ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2004): “Công tác lưu trữ Liên bang Nga (sau g ọi công tác l ưu trữ - hoạt động quan nhà n ước, quy ền t ự qu ản đ ịa phương, tổ chức cá nhân lĩnh vực tổ chức bảo quản, thu th ập, thống kê sử dụng tài liệu Phông lưu trữ Liên bang Nga tài liệu lưu trữ khác” Định nghĩa thứ tám: Trong giáo trình Lưu trữ học- Lý luận ph ương pháp, xuất Moscova 2012 (trang 21) E.M Burova tác gi ả khác biên soạn sử dụng định nghĩa nêu Luật nêu v ề khái niệm Công tác lưu trữ Liên bang Nga là: “hoạt động c quan nhà nước, quan tự quản địa phương, tổ chức công dân lĩnh vực tổ chức bảo quản, thu thập, thống kê sử dụng tài liệu Phông lưu trữ Liên bang tài liệu lưu trữ khác” Phân tích hai định nghĩa 07 08 thấy rõ: Công tác lưu trữ hoạt động không tổ ch ức l ưu tr ữ mà bao gồm hoạt động quan quản lý nhà n ước từ Trung ương đến địa phương hoạt động công dân - Lĩnh vực hoạt động tổ chức công dân nêu bao g ồm 04 nội dung như: Tổ chức bảo quản, thu thập, th ống kê s dụng không tài liệu Phông lưu trữ Liên bang mà tài li ệu l ưu trữ khác Như nay, khái niệm công tác lưu trữ Liên bang Nga có nội hàm rộng so với cách định nghĩa tr ước Nó cụ th ể hóa phạm vi chủ thể, nội dung lĩnh vực đối tượng hoạt động l ưu trữ Cụ thể là, phạm vi chủ thể, trước ngành hoạt có tính chất nhà nước mà khơng bao gồm tồn xã hội, khơng ph ải hoạt động cá nhân bao gồm không quan nhà n ước, tổ ch ức mà cịn cơng dân, có nghĩa tr ước ch ỉ qui đ ịnh trách nhiệm hoạt động lưu trữ trách nhiệm tổ chức lưu trữ mà ch ưa nêu rõ trách nhiệm quan quản lý lưu trữ công dân Về nội dung lĩnh vực hoạt động, gồm 04 nội dung nh ư: tổ ch ức bảo quản, thu thập, thống kê sử dụng Về đối tượng hoạt động không nêu chung chung tài liệu lưu trữ mà nêu cụ thể tài liệu thuộc Phông l ưu tr ữ Liên bang Nga tài liệu lưu trữ khác, nghĩa kể tài li ệu không thu ộc Phông lưu trữ Liên bang Nga Ở tài liệu thuộc Phông l ưu tr ữ Liên bang Nga qui định Luật nêu là: “Tài liệu lưu trữ xác định giá trị, thuộc diện thống kê nhà nước bảo quản vĩnh viễn” (Điều khoản Luật nêu trên) Ở nước phương Tây, theo quan điểm chúng tơi, có thuật ngữ coi gần đồng nghĩa với thuật ngữ Cơng tác l ưu tr ữ Đó thu ật ngữ “Archive(s) administration” Thuật ngữ Hội đồng lưu trữ quốc tế thức đưa vào Từ điển “Thuật ngữ lưu tr ữ ”, xu ất b ản năm 1988 tiếng Anh tiếng Pháp (KG, Saur Munchen-Newyork-LondonParis 1988, trang 20, thuật ngữ 32) Thuật ngữ giải thích theo hai nghĩa sau: - The theoretical and practical study of policies, procedures and problems relating to archival functions.- Các nghiên c ứu lý lu ận th ực tiễn sách, thủ tục vấn đề liên quan đến ch ức lưu trữ - The direction and management of archives - Chỉ đạo quản lý tổ chức lưu trữ 1.1.2 Tại Việt Nam Về khái niệm “công tác lưu trữ” tồn nhiều cách đ ịnh nghĩa khác nhau.Về khái niệm “Công tác lưu tr ữ Việt Nam n ước ngồi tớ Liên xơ trước Liên bang Nga nay, có số định nghĩa khác Dưới phân tích m ột số định nghĩa Tr ước h ết, Việt Nam, đề cập đến 04 định nghĩa cơng bố th ức giáo trình giảng dạy bậc đại học lưu tr ữ h ọc T ển chuyên ngành văn thư - Lưu trữ Đó định nghĩa sau đây: Định nghĩa thứ nhất: - Theo giáo trình “Lý luận thực tiễn cơng tác l ưu tr ữ” dùng cho sinh viên đại học lưu trữ nhà xuất Đại học Giáo d ục chuyên nghiệp (nay nhà xuất Giáo dục) xuất 1990, Công tác l ưu tr ữ định nghĩa là: “một ngành hoạt động Nhà nước (xã h ội) bao g ồm tất vấn đề lý luận, pháp chế thực tiễn có liên quan đến vi ệc bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ” (trang 15).Định nghĩa có nội hàm sau đây:Cơng tác lưu trữ không hoạt động c Nhà ước mà cịn xã hội.Nội dung hoạt động bao gồm v ấn đ ề lý lu ận, pháp chế thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản tổ ch ức s dụng tài liệu lưu trữ Định nghĩa thứ hai: Theo Từ điển Lưu trữ Việt Nam Cục Lưu tr ữ Nhà nước (nay Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước) xuất năn 1992, công tác lưu trữ định nghĩa theo hai nghĩa sau: - Hoạt động nghiệp vụ khoa học tổ chức khoa học, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho nhu cầu xã h ội - Ngành hoạt động Nhà nước (xã hội) bao gồm m ặt tr ị, khoa học, pháp chế thực tiễn tổ chức khoa học tổ ch ức sử d ụng tài liệu lưu trữ Định nghĩa (nghĩa thứ hai) có nội hàm tương t ự v ới n ội hàm khái niệm nêu giáo trình “Lý luận th ực ti ễn công ti e lưu trữ dùng cho sinh viên đại học l ưu trữ nhà xu ất b ản Đ ại h ọc Giáo dục chuyên nghiệp (nay Nhà xuất Giáo dục) xuất in 1990 Đó là: Cơng tác lưu trữ khơng hoạt động Nhà n ước mà xã h ội - Nội dung hoạt động bao gồm vấn đề lý luận, pháp ch ế thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản tổ ch ức s d ụng tài liệu l ưu trữ Song, nghĩa thứ hai định nghĩa hai nội hàm rộng h ơn so v ới đ ịnh nghĩa thứ chỗ bao gồm mặt trị có liên quan đến việc bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Điểm cần nhấn mạnh định nghĩa hai bắt đầu có phân biệt hai ph ương di ện thuộc nội hàm khái niệm công tác lưu trữ Phương diện th ứ hoạt động nghiệp vụ lưu trữ phương diện th ứ hai hoạt động quản lý Nhà nước lưu trữ Định nghĩa thứ ba: Theo từ điển “Tra cứu nghiệp v ụ qu ản tr ị văn phòng văn thư - lưu trữ Việt Nam” Nhà xuất Thông tin Truyền thông ấn hành năm 2015, cơng tác lưu tr ữ “Tồn quy trình quản lý nhà nước quản lý nghiệp vụ lưu trữ, nhằm thu th ập, bổ sung,bảo quản, bảo vệ an tồn tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu l ưu trữ (trang 128) Phân tích định nghĩa cho th ấy, nội hàm khái ni ệm chi phản ánh phương diện hai phương diện công tác lưu trữ (theo định nghĩa thứ hai) Đó là, bao hàm nội dung quản lý - quản lý nhà n ước quản lý nghiệp vụ lưu trữ nhằm thu thập, bổ sung, bảo quản, bảo vệ an toàn tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Các mặt n ội dung khác mặt hoạt động như: trị, khoa học, pháp ch ế th ực tiễn tổ chức khoa học tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ không bao hàm định nghĩa Định nghĩa thứ tư: Theo Điều 11 Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành “Quy chế m ẫu công tác văn thư, lưu trữ: “Công tác lưu trữ bao gồm công việc v ề thu thập, chinh lý, xác định giá trị sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức” Phân tích cách gi ải thích cho thấy: - Công tác lưu trữ công việc có tính nghiệp vụ liên quan đến tài liệu lưu trữ hình thành quan, tổ chức, bao gồm 04 lo ại công việc thu thập; chỉnh lý; xác định giá trị sử dụng tài li ệu l ưu tr ữ - Các loại công việc bảo quản thống kê nhà n ước đ ối v ới tài liệu lưu trữ không đề cập đến cách giải thích - Các tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt đ ộng c cá nhân, gia đình dịng họ khơng đề cập đến cách giải thích Như vậy, theo cách giải thích nêu Thơng tư trên, n ội hàm công tác lưu trữ bao gồm bốn loại cơng việc có tính ch ất nghi ệp v ụ liên quan đến tài liệu lưu trữ Có nghĩa cách gi ải thích ch ỉ đ ề cập cách chưa đầy đủ, phương diện nghiệp vụ, t ới lo ại công việc liên quan tài liệu lưu trữ không đề cập đ ến ph ương di ện quản lý nhà nước loại công việc Trong Thông t qui định rõ chủ thể - đối tượng thực nghiệp vụ l ưu tr ữ Đó bộ, quan ngang bộ, quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Tập đoàn kinh t ế nhà n ước đơn vị vũ trang nhân dân (sau gọi chung quan, tổ ch ức) Riêng tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp tổ ch ức kinh tế khác không bắt buộc hực vận dụng để th ực n ội dung hoạt động qui định Thông tư Trên sở thống nội hàm định nghĩa nêu khái niệm Công tác lưu trữ để phân biệt v ới khái niệm Ho ạt đ ộng lưu trữ - khái niệm sử dụng thức Luật Lưu trữ năm 2011 Việt Nam, phân tích thêm khái niệm Hoạt đ ộng l ưu tr ữ Theo giải thích qui định khoản 1, điều 02 Luật Lưu tr ữ số 01/2011/QH13 Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam khố XIII, kỳ họp thứ thơng qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 Ho ạt động lưu trữ “Hoạt động thư thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo qu ản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ” Trong đó, “Thu thập tài liệu trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá tr ị đ ể chuy ển vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử”; “Chinh lý tài li ệu vi ệc phân lo ại, xác định giá trị, xếp, thống kê, lập cơng cụ tra cứu tài li ệu hình thành hoạt động quan, tổ chức, cá nhân”; “Xác định giá tr ị tài liệu việc đánh giá giá trị tài liệu theo nguyên tắc, ph ương pháp, tiêu chuẩn theo quy định quan có thẩm quyền để xác định nh ững tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản tài liệu hết giá tr ị” Các ho ạt động nghiệp vụ lưu trữ cịn lại khơng giải thích nh ưng đ ược qui định cụ thể 1.2 Chức công tác lưu trữ Theo giáo trình lưu trữ học - Lý luận phương pháp, xuất t ại M txcova năm 2012 (trang 21) E.M Burova tác gi ả khác Ýiên so ạn, nêu rằng: trước đây, chức xã hội công tác lưu tr ữ, nhà khoa học phân thành hai chức bản: chức thứ bảo quản thông tin hồi cố cần thiết cho xã hội Chức th ứ hai đảm b ảo thông tin cho nhu cầu xã hội Trong k ỷ XX công tác l ưu tr ữ đ ược coi ngành hoạt động xã hội (của nhà nước) bao gồm ph ương di ện trị, khoa học, pháp lý th ực tiễn việc bảo quản t ổ ch ức s dụng tài liệu lưu trữ Hiện nay, theo khoản 01 điều Luật Lưu trữ Liên bang Nga s ố 125-Z “ Công tác lưu trữ Liên bang Nga”, ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2004) giáo trình lưu trữ học - Lý luận ph ương pháp xu ất b ản t ại Matxcova 2012 (trang 21) E.M Burova tác giả khác biên so ạn, khẳng định cơng tác lưu trữ có hai chức là: - Tổ chức bảo quản hoàn chỉnh an tồn tài liệu Phơng lưu tr ữ quốc gia tài liệu lưu trữ khác - Tổ chức sử dụng chúng vào mục đích quản lý xã hội, nghiên c ứu khoa học nhu cầu đáng cơng dân Trong thực tiễn cơng tác lưu trữ nước ta, hai chức nêu khẳng định Hai chức th ực m ức độ ưu tiên khác tùy theo tình hình kinh tế-xã hội th ời kỳ phát triển đất nước 1.3 Tính chất cơng tác lưu trữ - Tính chất khoa học: Tính chất khoa học cơng tác l ưu tr ữ đ ược thể bật qua việc nghiên cứu tìm quy luật hoạt động xã h ội phản ánh vào tài liệu lưu trữ để thực nội dung chuyên môn công tác lưu trữ như: thu thập, phân loại, xác định giá trị, xây d ựng h ệ thống công cụ tra cứu, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài : ệu l ưu trữ Mỗi quy trình nghiệp vụ loại hình tài liệu lưu tr ữ có đặc thù riêng Khoa học lưu trữ địi hỏi ph ải tìm tòi phát hi ện đặc điểm cụ thể loại hình tài liệu lưu trữ đ ề m ột cách xác tổ chức khoa học cho loại hình tài liệu - Tính chất mật: Về lý luận, tài liệu có giá trị lịch sử phải s dụng rộng rãi phục vụ nghiên cứu lịch sử, giúp cho hoạt động xã h ội Tuy nhiên số tài liệu lưu trữ cịn chứa đựng nhiều nội dung v ề bí mật quốc gia, nguyên tắc, chế độ công tác lưu tr ữ ph ải th ể đầy đủ tính chất bảo vệ nội dung mật tài liệu; cán l ưu trữ phải người giác ngộ quyền lợi giai cấp vô sản, quy ền l ợi dân tộc, cảnh giác cách mạng, có ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành nghiêm chỉnh quy chế bảo mật tài liệu lưu trữ Đảng Nhà n ước ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ HIỆN NAY 2.1 Căn pháp lý - Luật Lưu trữ có hiệu lực thi hành từ 01/7/2012 - Thông tư số 14/2011/TT-BNV Quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn 2.1.1 Về quản lý tài liệu lưu trữ Ngày 11/11/2011 kỳ họp thứ Quốc hội Nước cộng hoà xã h ội ch ủ nghĩa Việt Nam khóa XIII biểu thông qua Dự th ảo Luật L ưu tr ữ có hiệu lực thi hành từ 01/7/2012 Kế thừa lấy Pháp l ệnh L ưu tr ữ Quốc gia năm 2001 làm tảng sở xây dựng Luật, v ề qu ản lý tài li ệu lưu trữ xã, phường, thị trấn Luật Lưu trữ quy định: “1 Tài liệu hình thành trình hoạt động Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp xã, phường, thị trấn lựa chọn lưu trữ Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn Người làm lưu trữ Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, th ị trấn phải có đủ tiêu chuẩn chun mơn, nghiệp vụ l ưu tr ữ hưởng chế độ, quyền lợi theo quy định pháp luật Người làm lưu trữ Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, ph ường, th ị trấn có nhiệm vụ hướng dẫn việc lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, chỉnh lý, thống kê, bảo quản phục vụ sử dụng tài liệu lưu tr ữ theo quy định pháp luật lưu trữ.” Cùng với quy định Luật Lưu trữ, ngày 08/11/2011 Bộ Nội v ụ ban hành Thông tư số 14/2011/TT-BNV Quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn Tại Điều xác định nguyên tắc quản lý hồ sơ, tài li ệu Thông t quy định: “Tài liệu hình thành hoạt động HĐND UBND cấp xã phải quản lý tập trung Lưu trữ UBND cấp xã Các ho ạt đ ộng nghiệp vụ công tác lưu trữ thu thập; chỉnh lý, xác định giá tr ị tài liệu; thống kê; bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu phải th ực hi ện thống theo quy định Thông tư pháp luật hi ện hành” 2.1.2 Về trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ Về trách nhiệm quản lý hồ sơ, tài liệu Thông tư quy định: Trách nhiệm Chủ tịch UBND cấp xã Chủ tịch UBND cấp xã chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động HĐND UBND cấp xã, đạo việc th ực quy định Nhà nước công tác văn thư, lưu tr ữ đ ịa ph ương Trách nhiệm Chủ tịch HĐND cấp xã Chủ tịch HĐND cấp xã có trách nhiệm đạo việc quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động HĐND theo Quy chế công tác văn th lưu trữ HĐND UBND cấp xã Trách nhiệm công chức làm công tác văn thư, lưu tr ữ UBND cấp xã Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ UBND cấp xã ch ịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND cấp xã việc th ực nhiệm v ụ đ ược quy định Điều Thông tư Trách nhiệm cán bộ, công chức người hoạt đ ộng không chuyên trách cấp xã Cán bộ, công chức người hoạt động không chuyên trách cấp xã trình theo dõi, giải quy ết cơng việc có trách nhi ệm th ực quy định Thông tư quy định khác c pháp lu ật v ề công tác văn thư, lưu trữ Nghiêm cấm việc chiếm giữ, tiêu hủy trái phép, làm hư hại hồ sơ, tài liệu lưu trữ sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích trái v ới l ợi ích Nhà nước, quyền lợi ích hợp pháp tổ ch ức, cá nhân” Đi ều 2.1.3 Về trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ kho lưu trữ cấp xã Về trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ kho lưu tr ữ đối v ới cấp xã Điều 14Thông tư 14/2011/TT-BNV quy định: “1 Tài liệu lưu trữ cấp xã phải bảo vệ, bảo quản an toàn kho lưu trữ 2 Kho bảo quản tài liệu lưu trữ phải đáp ứng điều kiện b ảo vệ, bảo quản an tồn tài liệu thơng tin tài liệu l ưu tr ữ a) Phòng, kho bảo quản tài liệu lưu trữ phải bố trí độc lập trụ sở UBND cấp xã với diện tích tối thiểu 20m2; b) Vị trí phịng kho bảo quản tránh nơi ẩm th ấp chịu tác động trực tiếp ánh sáng mặt trời; c) Phòng kho bảo quản phải đảm bảo chắn, không bị đột nhập; không bị ảnh hưởng mưa bão, ngập lụt; không bị loại trùng phá hoại; d) Phịng kho bảo quản phải đảm bảo có trang bị quạt thơng gió; đ) Kho phải có đủ giá (kệ), bìa, hộp, cặp bảo quản tài liệu; e) Trang bị đủ phương tiện, thiết bị phòng cháy, ch ữa cháy Phải thực chế độ vệ sinh kho; thực trì bi ện pháp phịng chống côn trùng phá hoại tài liệu” Từ thực tế nhiệm vụ, công việc quy định pháp luật nêu Đối với công tác văn thư, lưu trữ cấp xã nay, đòi h ỏi m ỗi đơn vị cần phải có cơng chức đảm nhiệm công việc văn th ư, l ưu tr ữ hàng ngày 2.1.4 Về nhiệm vụ công chức làm công tác văn thư, l ưu tr ữ Tại Điều Thông tư quy định nhiệm vụ công ch ức làm công tác văn thư, lưu trữ UBND cấp xã sau: “Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ UBND cấp xã có nhiệm v ụ: Tham mưu cho Chủ tịch UBND cấp xã thực ch ức quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ UBND cấp xã, bảo đ ảm s ự th ống quản lý theo lĩnh vực chuyên môn 2 Tham mưu cho Chủ tịch UBND cấp xã việc quản lý hồ s ơ, tài liệu HĐND UBND cấp xã Quản lý văn đi, đến; quản lý hồ sơ, tài liệu kho l ưu tr ữ cấp xã; hướng dẫn cán bộ, công chức UBND cấp xã lập hồ sơ công vi ệc; tổ chức xếp có hệ thống, bảo quản hồ sơ, tài liệu an tồn để ph ục vụ lâu dài cho cơng tác HĐND UBND cấp xã Phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ tổ chức cá nhân” 2.2 Thực trạng công tác lưu trữ Uỷ ban nhân dân xã hi ện 2.2.1 Kết đạt - Nhiệm vụ công tác lưu trữ với khối lượng công việc tương đối nhiều kịp thời tham mưu UBND xã ban hành nhiều văn ch ỉ đạo cho quan, tổ chức, giúp cho công tác quản lý nhà n ước v ề văn thư, lưu trữ ngày nề nếp, ổn định - Việc thực nghiệp vụ ưu trữ ngày vào nề nếp, khoa học như: giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan, lưu trữ lịch sử có nhi ều tiến bộ, - Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý tài liệu 2.2.2 Hạn chế cịn tồn - Chỉ số UBND xã, phường, thị trấn bố trí cơng ch ức Văn phòng - Thống kê kiêm nhiệm làm văn thư, lưu trữ, đa s ố đ ều b ố trí người khơng chun trách làm cơng tác văn thư, lưu trữ kiêm nhiệm vụ khác, với mức phụ cấp không vượt hệ số 1,0 mức lương tối thi ểu chung - Hầu hết người bố trí làm văn thư, lưu trữ khơng đào tạo nghiệp vụ văn thư, lưu trữ - Việc triển khai thực quy định đơn vị cấp xã gặp nhiều khó khăn người, trình độ chun mơn th ực nhiệm vụ, sở vật chất kinh phí 2.2.3 Nguyên nhân hạn chế - Thực tế nay, người đứng đầu đơn vị cấp xã nh ững nguyên nhân chủ quan, khách quan gặp công tác quản lý h sơ tài liệu lưu trữ thuộc đơn vị quản lý - Cịn có nguyên nhân quy định pháp luật ch ưa đ ược c ụ thể chi tiết như: Tại Nghị định số 92/2009/NĐ-CP ngày 22 tháng 10 năm 2009 Chính phủ quy định chức danh, số lượng, m ột số chế đ ộ, sách cán bộ, công chức xã, phường, th ị trấn nh ững ng ười hoạt động không chun trách cấp xã 2.3 Vai trị cơng tác lưu trữ hoạt động qu ản lý t ại Uỷ ban nhân dân xã Theo quy định hành, khối lượng công việc người làm công tác văn thư, lưu trữ UBND cấp xã lớn, v ừa có nhiệm v ụ tham mưu, hướng dẫn vừa trực tiếp thực tất nội dung công tác văn thư, lưu trữ Song với việc bố trí nh ững người hoạt động không chuyên trách trực tiếp thực công tác UBND c ấp xã quy định Nhà nước liệu họ có đảm đương tất c ả nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật hay khơng Đó câu hỏi lớn đặt đối v ới c quan qu ản lý c ấp Nhưng chắn điều có bố trí hợp lý có nh ững ch ế độ đãi ngộ, sách phù hợp người làm cơng tác văn th ư, l ưu trữ UBND cấp xã yên tâm cơng tác với lịng nhiệt tình tinh th ần trách nhiệm cao, góp phần tích cực đưa cơng tác văn thư, l ưu tr ữ địa phương vào nề nếp 3 ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ TẠI CÁC UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ HIỆN NAY 3.1 Tăng cường quản lý, tra, giám sát Quản lý công tác lưu trữ trách nhiệm không th ủ trưởng c quan mà trách nhiệm cá nhân quan, đ ơn v ị Để xây dựng kế hoạch UBND xã dựa văn ch ỉ đạo cấp, ngành, quy định nhà nước công tác lưu trữ bao gồm văn pháp lý có yêu cầu cán bộ, nhân viên l ưu tr ữ đ ối tượng liên quan đến công tác lưu trữ phải thực nghiêm túc nh ằm đảm bảo tính thống hoạt động quản lý nhà n ước công tác lưu trữ Tăng cường tra, kiểm tra việc chấp hành quy định quản lý lưu trữ có sở đánh giá trách nhiệm người đứng đầu quan, phận để chấn chỉnh, nâng cao hiệu quản lý công tác l ưu tr ữ 3.2 Nâng cao nhận thức, trình độ nghiệp vụ cán bộ, công ch ức hoạt động công tác lưu trữ Đổi nhận thức cho cán bộ, công chức công tác lưu tr ữ nhiều hình như: Phổ biến, trao đổi họp, hội nghị Qua giúp cán bộ, cơng chức hiểu rõ tầm quan trọng công tác văn th ư, l ưu trữ từ có ý thức thực tốt quy định lưu tr ữ Tăng cường công tác bồi dưỡng cán bộ, giáo viên, nhân viên thông qua việc c cán bộ, công chức dự buổi tập huấn huyện, khuyến khích tự học tập bồi d ưỡng Giáo dục ý thức kỷ luật tính tích cực lao động cho cán b ộ, nhân viên lưu trữ 3.3 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ Chỉ đạo quan, đơn vị đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin xử lý văn đi, đến, hệ thống mạng nội Tăng cường đầu tư hạ tầng công nghệ thông tin lĩnh v ực quản lý tài liệu điện tử mà cụ thể hệ thống quản lý văn điều hành phải ổn định, tích hợp đầy đủ tính hệ thống, b ảo đ ảm b ảo quản tuyệt đối toàn liệu KẾT LUẬN Công tác lưu trữ nhiệm vụ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức cách khoa h ọc h s ơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng quan xã hội N ội dung công tác lưu trữ bao gồm việc thu th ập, bảo quản t ổ ch ức sử dụng tài liệu hình thành trình hoạt động quan, đ ơn v ị Trong hoạt động quản lý hành nhà nước nay, m ọi lĩnh vực, hầu hết công việc từ đạo, điều hành, quy ết đ ịnh, thi hành gắn liền với văn bản, có nghĩa g ắn li ền vi ệc so ạn th ảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với cơng tác văn th l ưu tr ữ nói chung Do đó, vai trị cơng tác lưu tr ữ đ ối v ới ho ạt đ ộng c UBND xã quan trọng Tôi đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu th ực công tác lưu trữ UBND xã Mỗi quan hành nhà nước cần phải có nhận thức đắn vị trí vai trị cơng tác lưu trữ để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác l ưu trữ quan, đơn vị vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý UBND xã DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Chu Thị Hậu (2016), Giáo trình lý luận phương pháp cơng tác lưu trữ, NXB Lao động, Hà Nội http://sonoivu.vinhphuc.gov.vn/ct/cms/chuyenmon/Lists/VanThuLuuTru/View_detail.asp x?ItemID=222 http://xalocyen.hatinh.gov.vn/tin-tuc-79/nang-cao-hieu-qua-cong-tac-van-thu-luu-trutai-ubnd-xa-416 ... PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ TẠI CÁC UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ HIỆN NAY 3.1 Tăng cường quản lý, tra, giám sát Quản lý công tác lưu trữ trách nhiệm không th ủ trưởng... khơng chun trách cấp xã 2.3 Vai trị công tác lưu trữ hoạt động qu ản lý t ại Uỷ ban nhân dân xã Theo quy định hành, khối lượng công việc người làm công tác văn thư, lưu trữ UBND cấp xã lớn, v ừa... chỉnh quy chế bảo mật tài liệu lưu trữ Đảng Nhà n ước ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ HIỆN NAY 2.1 Căn pháp lý - Luật Lưu trữ có hiệu lực thi hành từ 01/7/2012