Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống
1
/ 19 trang
THÔNG TIN TÀI LIỆU
Thông tin cơ bản
Định dạng
Số trang
19
Dung lượng
219,81 KB
Nội dung
BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI: “TÌM HIỂU NỘI DUNG VÀ VAI TRỊ CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI SỞ NỘI VỤ THÀNH PHỐ HÀ NỘI” BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Công tác văn thư – lưu trữ Mã phách: Hà Nội - 2021 MỤC LỤC NỘI DUNG KHÁI QUÁT NỘI DUNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ .1 1.1 Một số khái niệm “Công tác lưu trữ” .1 1.2 Chức công tác lưu trữ 1.3 Tính chất cơng tác lưu trữ VAI TRỊ CỦA CƠNG TÁC VĂN THƯ TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH THÁI NGUYÊN 2.1 Tổng quan Sở Nội vụ tỉnh Thái Nguyên 2.1.1 Vị tri, chức 2.1.2 Cơ cấu tổ chức 2.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn 2.2 Thực trạng công tác l ưu tr ữ t ại S N ội v ụ t ỉnh Thái Nguyên năm 2020 2.2.1 Thu thập, chỉnh lý tài liệu lưu trữ 2.2.2 Bảo quản hồ sơ, tài liệu 10 2.2.3 Công tác sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, .10 2.2.4 Hoạt động dịch vụ lưu trữ 10 2.3 Đánh giá th ực tr ạng công tác l ưu tr ữ t ại S N ội v ụ thành ph ố Hà N ội 10 2.3.1 Ưu điểm 11 2.3.2 Tồn tại, hạn chế 11 3.ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI SỞ NỘI VỤ THÀNH PHỐ HÀ NỘI 12 3.1 Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán lưu trữ 12 3.2 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin 12 3.3 Bố trí, nâng c ấp kho l ưu tr ữ kiên c ố, đ ảm b ảo di ện tích, quy chuẩn 12 3.4 Thường xuyên kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ 13 KẾT LUẬN .14 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 15 NỘI DUNG KHÁI QUÁT NỘI DUNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1.1 Một số khái niệm “Công tác lưu trữ” Về khái niệm “công tác lưu trữ” tồn nhiều cách định nghĩa khác nhau.Về khái niệm “Công tác lưu trữ Việt Nam n ước ngồi tớ Liên xơ trước Liên bang Nga nay, có số đ ịnh nghĩa khác Dưới phân tích số định nghĩa Trước hết, Việt Nam, đề cập đến 04 định nghĩa cơng bố th ức giáo trình giảng dạy bậc đại học l ưu tr ữ h ọc T ển chuyên ngành văn thư - Lưu trữ Đó định nghĩa sau đây: Định nghĩa thứ nhất: - Theo giáo trình “Lý luận th ực tiễn công tác l ưu tr ữ” dùng cho sinh viên đại học lưu trữ nhà xuất Đại h ọc Giáo d ục chuyên nghiệp (nay nhà xuất Giáo dục) xuất 1990, Công tác l ưu tr ữ định nghĩa là: “một ngành hoạt động Nhà n ước (xã hội) bao g ồm tất vấn đề lý luận, pháp chế thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ” (trang 15) Định nghĩa có nội hàm sau đây: Công tác lưu tr ữ không ch ỉ hoạt động Nhà ước mà xã h ội.Nội dung ho ạt đ ộng bao gồm vấn đề lý luận, pháp chế th ực tiễn có liên quan đến vi ệc b ảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Định nghĩa thứ hai: Theo Từ điển Lưu trữ Việt Nam Cục L ưu tr ữ Nhà nước (nay Cục Văn th Lưu trữ Nhà n ước) xu ất b ản năn 1992, công tác lưu trữ định nghĩa theo hai nghĩa sau: - Hoạt động nghiệp vụ khoa học tổ chức khoa học, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho nhu cầu xã hội - Ngành hoạt động Nhà nước (xã hội) bao gồm mặt trị, khoa học, pháp chế thực tiễn tổ chức khoa học tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Định nghĩa (nghĩa thứ hai) có nội hàm tương t ự v ới n ội hàm khái niệm nêu giáo trình “Lý luận thực tiễn công ti e lưu trữ dùng cho sinh viên đại học lưu trữ nhà xuất Đại h ọc Giáo dục chuyên nghiệp (nay Nhà xuất Giáo dục) xuất in 1990 Đó là: Cơng tác lưu trữ không hoạt động Nhà n ước mà c xã h ội - Nội dung hoạt động bao gồm vấn đề lý luận, pháp chế thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản tổ ch ức sử d ụng tài liệu l ưu trữ Song, nghĩa thứ hai định nghĩa hai nội hàm rộng so với định nghĩa thứ chỗ bao gồm mặt trị có liên quan đến việc bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Điểm cần nhấn mạnh định nghĩa hai bắt đầu có phân biệt gi ữa hai ph ương di ện thuộc nội hàm khái niệm công tác lưu trữ Phương diện th ứ hoạt động nghiệp vụ lưu trữ phương diện thứ hai hoạt động quản lý Nhà nước lưu trữ Định nghĩa thứ ba: Theo từ điển “Tra cứu nghiệp vụ quản trị văn phòng văn thư - lưu trữ Việt Nam” Nhà xuất Thông tin Truyền thông ấn hành năm 2015, công tác lưu trữ “Tồn quy trình quản lý nhà nước quản lý nghiệp vụ lưu trữ, nhằm thu th ập, bổ sung,bảo quản, bảo vệ an toàn tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ (trang 128) Phân tích định nghĩa cho thấy, nội hàm khái niệm chi phản ánh phương diện hai phương diện công tác l ưu trữ (theo định nghĩa thứ hai) Đó là, bao hàm nội dung quản lý - qu ản lý nhà n ước quản lý nghiệp vụ lưu trữ nhằm thu thập, bổ sung, bảo quản, bảo vệ an tồn tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu lưu tr ữ Các mặt n ội dung khác mặt hoạt động như: trị, khoa h ọc, pháp ch ế th ực tiễn tổ chức khoa học tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ không bao hàm định nghĩa Định nghĩa thứ tư: Theo Điều 11 Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành “Quy ch ế mẫu v ề công tác văn thư, lưu trữ: “Công tác lưu trữ bao gồm công vi ệc v ề thu thập, chinh lý, xác định giá trị sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức” Phân tích cách giải thích cho thấy: - Cơng tác lưu trữ cơng việc có tính nghiệp vụ liên quan đ ến tài liệu lưu trữ hình thành quan, tổ ch ức, bao g ồm 04 lo ại công việc thu thập; chỉnh lý; xác định giá trị sử dụng tài liệu lưu trữ - Các loại công việc bảo quản thống kê nhà n ước đ ối v ới tài liệu lưu trữ không đề cập đến cách giải thích - Các tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động c cá nhân, gia đình dịng họ khơng đề cập đến cách gi ải thích Như vậy, theo cách giải thích nêu Thơng tư trên, nội hàm công tác lưu trữ bao gồm bốn loại cơng việc có tính ch ất nghiệp vụ liên quan đến tài liệu lưu trữ Có nghĩa cách gi ải thích ch ỉ đ ề cập cách chưa đầy đủ, phương diện nghiệp vụ, tới loại công việc liên quan tài liệu lưu trữ không đề c ập đ ến ph ương di ện quản lý nhà nước loại công việc Trong Thông tư qui định rõ chủ thể - đối tượng thực nghiệp vụ lưu trữ Đó bộ, quan ngang bộ, quan thuộc Chính ph ủ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Tập đoàn kinh tế nhà n ước đơn vị vũ trang nhân dân (sau gọi chung quan, tổ ch ức) Riêng tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp t ổ ch ức kinh t ế khác khơng bắt buộc hực vận dụng để th ực n ội dung hoạt động qui định Thông tư Trên sở thống nội hàm định nghĩa nêu v ề khái niệm Công tác lưu trữ để phân biệt với khái niệm Hoạt động l ưu tr ữ - khái niệm sử dụng thức Luật Lưu tr ữ năm 2011 c Việt Nam, phân tích thêm khái niệm Hoạt động lưu tr ữ Theo giải thích qui định khoản 1, điều 02 Luật Lưu tr ữ số 01/2011/QH13 Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam khoá XIII, kỳ họp thứ thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 Ho ạt động lưu trữ “Hoạt động thư thập, chỉnh lý, xác định giá tr ị, b ảo qu ản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ” Trong đó, “Thu th ập tài li ệu trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá tr ị đ ể chuy ển vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử”; “Chinh lý tài liệu vi ệc phân lo ại, xác định giá trị, xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức, cá nhân”; “Xác định giá tr ị tài li ệu việc đánh giá giá trị tài liệu theo nguyên tắc, ph ương pháp, tiêu chuẩn theo quy định quan có thẩm quyền để xác định nh ững tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản tài liệu hết giá tr ị” Các ho ạt động nghiệp vụ lưu trữ lại khơng giải thích nh ưng đ ược qui định cụ thể 1.2 Chức công tác lưu trữ Theo giáo trình lưu trữ học - Lý luận phương pháp, xuất M txcova năm 2012 (trang 21) E.M Burova tác gi ả khác Ýiên so ạn, nêu rằng: trước đây, chức xã hội công tác lưu trữ, nhà khoa học phân thành hai chức bản: chức th ứ bảo quản thông tin hồi cố cần thiết cho xã hội Chức th ứ hai đ ảm b ảo thông tin cho nhu cầu xã hội Trong kỷ XX công tác l ưu tr ữ đ ược coi ngành hoạt động xã hội (của nhà nước) bao gồm ph ương di ện trị, khoa học, pháp lý thực tiễn việc bảo quản tổ ch ức s dụng tài liệu lưu trữ Hiện nay, theo khoản 01 điều Luật Lưu tr ữ Liên bang Nga s ố 125-Z “ Công tác lưu trữ Liên bang Nga”, ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2004) giáo trình lưu trữ học - Lý luận phương pháp xuất t ại Matxcova 2012 (trang 21) E.M Burova tác gi ả khác biên so ạn, khẳng định cơng tác lưu trữ có hai chức là: - Tổ chức bảo quản hoàn chỉnh an tồn tài liệu Phơng l ưu tr ữ qu ốc gia tài liệu lưu trữ khác - Tổ chức sử dụng chúng vào mục đích quản lý xã hội, nghiên c ứu khoa học nhu cầu đáng cơng dân Trong thực tiễn công tác lưu trữ nước ta, hai chức nêu khẳng định Hai chức thực mức độ ưu tiên khác tùy theo tình hình kinh tế-xã hội thời kỳ phát triển đất nước 1.3 Tính chất cơng tác lưu trữ - Tính chất khoa học: Tính chất khoa học cơng tác l ưu tr ữ đ ược thể bật qua việc nghiên cứu tìm quy luật hoạt đ ộng xã h ội phản ánh vào tài liệu lưu trữ để thực nội dung chuyên môn công tác lưu trữ như: thu thập, phân loại, xác định giá trị, xây d ựng h ệ thống công cụ tra cứu, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài : ệu l ưu trữ Mỗi quy trình nghiệp vụ loại hình tài liệu lưu trữ đ ều có đặc thù riêng Khoa học lưu trữ đòi h ỏi ph ải tìm tịi phát hi ện đặc điểm cụ thể loại hình tài liệu lưu tr ữ đề m ột cách xác tổ chức khoa học cho loại hình tài liệu - Tính chất mật: Về lý luận, tài liệu có giá trị lịch sử phải đ ược s dụng rộng rãi phục vụ nghiên cứu lịch sử, giúp cho hoạt đ ộng xã h ội Tuy nhiên số tài liệu lưu trữ chứa đựng nhiều nội dung v ề bí mật quốc gia, nguyên tắc, chế độ công tác l ưu tr ữ ph ải th ể đầy đủ tính chất bảo vệ nội dung mật tài liệu; cán l ưu trữ phải người giác ngộ quyền lợi giai cấp vô sản, quy ền l ợi dân tộc, ln cảnh giác cách mạng, có ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành nghiêm chỉnh quy chế bảo mật tài liệu lưu trữ Đảng Nhà n ước 2 VAI TRỊ CỦA CƠNG TÁC VĂN THƯ TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH THÁI NGUYÊN 2.1 Tổng quan Sở Nội vụ tỉnh Thái Nguyên 2.1.1 Vị tri, chức Sở Nội vụ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Thái Nguyên, có chức tham mưu, giúp UBND tỉnh quản lý nhà n ước về: T ổ ch ức máy; vị trí việc làm; biên chế cơng chức, cấu ngạch công ch ức quan, tổ chức hành chính; vị trí việc làm, cấu viên ch ức theo ch ức danh nghề nghiệp số lượng người làm việc đơn v ị nghiệp công lập; tiền lương cán bộ, công chức, viên ch ức, lao động h ợp đồng quan, tổ chức hành chính, đơn vị nghiệp cơng l ập; c ải cách hành chính, cải cách chế độ cơng vụ, cơng ch ức; quy ền đ ịa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên ch ức cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn (sau gọi chung cấp xã); đào tạo, bồi d ưỡng cán bộ, công chức, viên chức cán bộ, công chức cấp xã; nh ững ng ười hoạt động không chuyên trách cấp xã; tổ chức hội, tổ ch ức phi ph ủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua - khen th ưởng công tác niên Sở Nội vụ có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng; ch ấp hành lãnh đạo, quản lý tổ chức hoạt động UBND tỉnh, đ ồng thời chấp hành đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp v ụ Bộ Nội vụ 2.1.2 Cơ cấu tổ chức - Lãnh đạo Sở có: Giám đốc 03 Phó Giám đốc - Các đơn vị thuộc Sở Nội vụ: + Phịng Tổ chức, biên chế tổ chức phi phủ; + Phịng Cơng chức, viên chức; + Phịng Xây dựng quyền cơng tác niên; + Phịng Cải cách hành chính; + Văn phịng Sở; + Thanh tra Sở + Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ - Các quan trực thuộc Sở Nội vụ: + Ban Thi đua - Khen thưởng; + Ban Tôn giáo; + Trung tâm Lưu trữ lịch sử Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan trực thuộc Sở Nội vụ thực theo quy định Thông tư số 15/2014/TTBNV - Đơn vị nghiệp: Thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Thái Nguyên thuộc Sở Nội vụ tỉnh Thái Nguyên: Trung tâm đơn vị nghiệp công lập, có t cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng để hoạt động theo quy đ ịnh c pháp luật Trung tâm Lưu trữ lịch sử có Giám đốc, 01 Phó Giám đ ốc viên chức thực công tác chuyên môn, nghiệp vụ 2.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn Nhiệm vụ quyền hạn Sở Nội vụ quy định rõ ràng nh sau: “1 Trình Ủy ban nhân dân Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh dự thảo định, thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm, hàng năm; đề án, dự án chương trình, biện pháp tổ chức thực nhiệm vụ cải cách hành ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Sở Nội vụ địa bàn tỉnh Tổ chức thực văn quy phạm pháp luật, quy ho ạch, k ế hoạch, đề án, dự án, chương trình phê ệt; thông tin, tuyên truyền, hướng dẫn, kiểm tra, phổ biến, giáo dục, theo dõi thi hành pháp luật lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà n ước đ ược giao Về tổ chức máy Về quản lý, sử dụng biên chế công chức, số lượng người làm việc đơn vị nghiệp công lập Về quản lý vị trí việc làm, cấu ngạch cơng chức, cấu ch ức danh nghề nghiệp viên chức (gọi chung cấu ch ức danh công ch ức, viên chức) Về tổ chức quyền Về cơng tác địa giới hành phân loại đơn v ị hành Về cán bộ, cơng chức, viên chức; cán bộ, công chức cấp xã người hoạt động không chuyên trách cấp xã 10 Về thực chế độ, sách tiền lương 11 Về cải cách hành chính; cải cách chế độ cơng vụ, cơng ch ức 12 Về công tác tổ chức hội; quỹ xã hội, quỹ từ thiện (gọi chung quỹ) 13 Về công tác văn thư, lưu trữ 14 Về công tác tôn giáo 15 Về công tác thi đua, khen thưởng 16 Về công tác niên 17 Thực hợp tác quốc tế công tác nội vụ lĩnh v ực giao theo quy định pháp luật theo phân công ho ặc ủy quy ền Ủy ban nhân dân cấp tỉnh 18 Thực công tác kiểm tra, tra, giải khiếu n ại, t ố cáo liên quan đến công tác nội vụ theo quy đ ịnh pháp lu ật theo s ự phân công ủy quyền Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; thực quy định phòng, chống tham nhũng, tiêu cực, quy đ ịnh th ực hành tiết kiệm, chống lãng phí; xử lý theo thẩm quyền vi ph ạm pháp lu ật, ho ặc tham mưu cho cấp có thẩm quyền xử lý vi phạm pháp luật lĩnh vực công tác giao theo quy định pháp luật 19 Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ công tác nội vụ lĩnh vực khác giao quan hành chính, đơn vị nghiệp công lập thuộc tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã Giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực chức quản lý nhà nước theo lĩnh vực công tác giao tổ ch ức c B ộ, ngành Trung ương địa phương khác đặt trụ sở địa bàn tỉnh 20 Tổng hợp, thống kê theo hướng dẫn Bộ Nội vụ tổ ch ức quan hành chính, đơn vị nghiệp công lập; số lượng đ ơn vị hành cấp huyện, cấp xã, số lượng thơn, tổ dân phố; số lượng, chất l ượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức cán bộ, công ch ức c ấp xã, nh ững người hoạt động không chuyên trách cấp xã; công tác văn th ư, lưu trữ nhà nước; công tác tôn giáo; công tác thi đua, khen th ưởng; công tác niên lĩnh vực khác giao 21 Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng tiến khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà n ước chuyên môn, nghiệp vụ giao 22 Chỉ đạo hướng dẫn tổ chức hoạt động dịch vụ công lĩnh vực công tác thuộc phạm vi quản lý Sở Nội v ụ 23 Thực công tác thông tin, báo cáo định kỳ, đ ột xu ất v ới Ủy ban nhân dân cấp tỉnh Bộ Nội vụ tình hình thực nhiệm vụ giao theo quy định 24 Quản lý tổ chức máy, biên chế công chức, cấu ngạch công chức, vị trí việc làm, cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp s ố lượng người làm việc quan, đơn vị thuộc, tr ực thu ộc S N ội vụ; quản lý hồ sơ, định việc tuyển dụng, tiếp nhận, sử dụng, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, biệt phái, nâng bậc l ương, bổ nhi ệm ngạch, chuyển ngạch, thay đổi chức danh nghề nghiệp, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng chế độ, sách khác đối v ới công chức, viên chức, người lao động thuộc thẩm quy ền quản lý c Sở Nội vụ theo quy định theo phân công ủy quy ền Ủy ban nhân dân cấp tỉnh 25 Quản lý chịu trách nhiệm tài chính, tài s ản đ ược giao theo quy định pháp luật theo phân công, phân cấp ủy quy ền c Ủy ban nhân dân cấp tỉnh 26 Quy định cụ thể mối quan hệ công tác trách nhiệm người đứng đầu quan, đơn vị thuộc, trực thuộc S Nội vụ theo quy định pháp luật 27 Thực nhiệm vụ, quyền hạn khác Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh giao theo quy định pháp luật.” 2.2 Thực trạng công tác l ưu trữ S N ội v ụ t ỉnh Thái Nguyên năm 2020 2.2.1 Thu thập, chỉnh lý tài liệu lưu trữ Thực Chỉ thị số 35/CT-TTg Thủ tướng Chính phủ; Kế hoạch số 251/KH-UBND ngày 25/12/2017 UBND thành phố th ực Ch ỉ thị số 35/CT-TTg Thủ tướng Chinh phủ tăng cường công tác lập h sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch s Các quan, tổ chức tăng cường công tác thu h s ơ, tài li ệu t ồn đọng bó gói phịng, ban vào Lưu trữ quan đ ược chỉnh lý hoàn chỉnh xếp, bảo quản theo quy định kho l ưu trữ quan Thực Kế hoạch số 06/KH-UBND ngày 09/01/2020 UBND thành phố Hà Nội công tác văn thư, lưu trữ năm 2020, t đầu năm, Trung tâm lưu trữ lịch sử tích cực, chủ động hướng dẫn c quan, t ổ thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lịch sử lưu trữ tiến hành kiểm tra, l ựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị quản vĩnh viễn đến hạn giao nộp Trong năm 2020, thu thập 06 phông lưu tr ữ với tổng số 3303 h s ơ, t ương đương 822 hộp 2.2.2 Bảo quản hồ sơ, tài liệu Các quan, tổ chức bước quan tâm bố trí kho Liwi tr ữ, đầu tư mua sắm đầy đủ trang thiết bị bảo quản an toàn tài liệu l ưu trữ như: giá, hộp, bình cứu hoả, máy điều hồ, máy thơng gió, nội quy qu ản lý kho, ; xếp hồ sơ, tài liệu gọn gàng nhằm thuận lượi cho việc qu ản lý tra tìm phục vụ cho cơng tác chun mơn 2.2.3 Công tác sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, Trong nằm 2020, Sở Nội vụ phối hợp với 06 quận công nh ận 834 đạo Sắc phong lưu giữ lại 79 sở thời tự, dòng họ đủ điều kiện, tiêu chuẩn 2.2.4 Hoạt động dịch vụ lưu trữ Thực công văn số 3320/SNV-CCVTLT ngày 31/12/2019 c S Nôi vụ hướng dẫn kiểm tra chất lượng hồ sơ, tài liệu lưu trữ, S Nội v ụ thẩm hồ sơ thực đăng ký thông tin hoạt động dịch v ụ L ưu tr ữ cho 05 đơn vị Tổ chức thẩm định chất lượng hồ sơ sau chỉnh lý theo đề nghị 03 quan, tổ chức với tổng số 14,571 hồ sơ, tương đương 772 mét 2.3 Đánh giá thực trạng công tác l ưu tr ữ t ại S N ội v ụ thành phố Hà Nội 2.3.1 Ưu điểm - Công tác tuyên truyền phô biến lưu trữ tổ chức quan tâm triển khai hình thức góp phần nâng cao nhận th ức trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức th ực nhiệm vụ - Thường xuyên rà soát, sửa đổi, bổ sung ban hành văn đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ phù hợp với quy đ ịnh hành - Công tác tập huấn nghiệp vụ lưu trữ tổ chức thường xuyên mở lớp cử công chức, viên chức tham gia đầy đủ, điều kiện cho cơng chức, viên chức nâng cao trình độ chuyên môn - Công tác lưu tr ữ c quan, t ổ ch ức quan tâm đ ầu t kinh phí để nâng cấp phòng, kho l ưu tr ữ; mua s ắm thi ết b ị b ảo qu ản; ch ỉnh lý tài liệu cịn tồn đọng - Ứng dụng cơng nghệ thông tin coog tác lưu tr ữ đ ược tăng cường, đáp ứng kịp thời công tác đạo, điều hành c quan, t ổ chức 2.3.2 Tồn tại, hạn chế - Một số quan, tổ chức chưa thực quan tâm công tác lưu trữ đơn vị nghiệp; chưa kịp thời s ửa đ ổi; bổ sung, ban hành phù hợp với quy định hành - Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ c quan; công tác thu thập, chỉnh lý, xác định tài liệu chưa lãnh đạo đ ạo liệt; công chức, viên chức chưa thực nghiêm theo quy định - Công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu quan, tổ ch ức ch ưa khoa học 3.ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI SỞ NỘI VỤ THÀNH PHỐ HÀ NỘI 3.1 Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán lưu trữ Để hoàn thành nhiệm vụ đặt ra, trình độ chun mơn nghiệp vụ đội ngũ cán công chức làm công tác lưu trữ cần nâng cao vấn đề sau: - Công chức tham mưu, thực chức quản lý nhà n ước l ưu tr ữ phải có trình độ đại học trở lên, có chun mơn phù h ợp, ưu tiên cho người có chun mơn lưu trữ, hành có kiến th ức c ần thiết khác phù hợp với công việc - Người làm công tác lưu trữ phải có trình độ trung cấp chun ngành l ưu trữ trở lên chuyên môn khác phải có chứng bồi d ưỡng nghiệp vụ lưu trữ kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc 3.2 Tăng cường ứng dụng công nghệ thơng tin Hiện nay, ngồi nhiệm vụ bảo quản an tồn việc tổ chức khai thác sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ tất yếu l ưu tr ữ l ịch s ử, l ưu trữ hành theo xu phát triển xã hội hội nh ập th ế gi ới Tài liệu lưu trữ số hóa bảo quản file điện tử nh PDF Đây hình thức lưu trữ ngày phổ biến thư viện quan lưu trữ giới 3.3 Bố trí, nâng cấp kho lưu trữ kiên cố, đảm bảo diện tích, quy chuẩn Về lâu dài, kho lưu trữ phải đảm bảo hệ th ống báo cháy kh ẩn cấp có lắp đặt hệ thống phòng cháy tự động, hệ th ống điện, hệ thống nước, chế độ nhiệt độ, độ ẩm, chế độ ánh sáng, chế độ thơng gió Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ kho cần quan tâm đ ến nh ững thiết bị: Cặp đựng tài liệu, giá để tài liệu, tủ đựng tài liệu, dụng cụ đo nhiệt độ độ ẩm, quạt thơng gió, máy hút ẩm, máy điều hồ khơng khí; d ụng c ụ làm vệ sinh tài liệu máy hút bụi, máy lọc bụi toàn kho phương tiện làm vệ sinh thơng thường khác Đồng thời, cần có biện pháp, kỹ thuật bảo quản phù hợp chống ẩm, nấm mốc, côn trùng, m ối, chuột, tổ chức lại tài liệu kho, xử lý tài liệu trước nh ập kho, x ếp tài liệu giá, lập sơ đồ giá kho, đưa tài liệu s d ụng, ki ểm tra tài liệu kho Giải phóng khơng gian l ưu tr ữ định kỳ hàng năm theo hướng thống kê, lựa chọn tài liệu hết giá trị để tiến hành tiêu huỷ 3.4 Thường xuyên kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ Để đảm bảo công tác lưu trữ thực tốt, số biện pháp trên, cần thường xuyên tiến hành việc kiểm tra xem số văn b ản tài liệu lưu trữ có quy định, quy trình th ực nghiệp vụ lưu tr ữ hay khơng, khơng kịp thời điều chỉnh cho phù h ợp Qua công tác kiểm tra, phận lưu trữ nói rút mặt h ạn ch ế đ ể kịp thời khắc phục, sửa chữa Thực sách khen thưởng cơng chức hồn thành tốt nhiệm vụ; khuyến khích tinh thần, tạo niềm đam mê, sáng t ạo công việc Đồng thời, xử lý nghiêm minh, kiểm điểm công ch ức vi ph ạm quy định lưu trữ KẾT LUẬN Trong năm qua, quan tâm, ch ỉ đạo c lãnh đ ạo, công tác lưu trữ Sở Nội vụ Thành phố Hà Nội đạt số thành công định Tuy nhiên, công tác lưu trữ số tồn tại, hạn chế Nh ững hạn chế ảnh hưởng không nhỏ tới mức độ an toàn tuổi th ọ c tài liệu Tơi chọn đề tài: “Tìm hiểu nội dung vai trị cơng tác lưu trữ Sở Nội vụ thành phố Hà Nội” để tập lớn kết thúc học phần Nhằm mục đích tìm hiểu thêm hoạt động công tác lưu trữ Sở Nội v ụ thành phố Hà Nội Và loại bỏ nguyên nhân để khắc phục hạn chế nêu Những tồn tại, hạn chế sớm khắc phục, nh ững ph ương pháp, biện pháp khoa học ứng dụng nâng cao hiệu công tác lưu trữ DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Chu Thị Hậu (2016), Giáo trình lý luận phương pháp cơng tác lưu trữ, NXB Lao động, Hà Nội https://www.moha.gov.vn/trang-chu.html http://ccvtlt.sonoivu.hanoi.gov.vn/bao-cao-so-3578bcsnv-ngay14122020-cua-so-noi-vu-thanh-pho-ha-noi-ve-ket-qua-thuc-hien-cong-tacvan-thu-luu-tru-nam-2020-va-phuong-huong-nhiem-vu-nam-.html ... tài: ? ?Tìm hiểu nội dung vai trị công tác lưu trữ Sở Nội vụ thành phố Hà Nội? ?? để tập lớn kết thúc học phần Nhằm mục đích tìm hiểu thêm hoạt động công tác lưu trữ Sở Nội v ụ thành phố Hà Nội Và loại.. .Hà Nội - 2021 MỤC LỤC NỘI DUNG KHÁI QUÁT NỘI DUNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ .1 1.1 Một số khái niệm ? ?Công tác lưu trữ? ?? .1 1.2 Chức công tác lưu trữ 1.3 Tính chất cơng tác lưu trữ. .. 15 NỘI DUNG KHÁI QUÁT NỘI DUNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1.1 Một số khái niệm ? ?Công tác lưu trữ? ?? Về khái niệm ? ?công tác lưu trữ? ?? tồn nhiều cách định nghĩa khác nhau.Về khái niệm ? ?Công tác lưu trữ Việt