KHÁI QUÁT nội DUNG CÔNG tác lưu TRỮ và CHỨNG MINH VAI TRÒ của CÔNG tác lưu TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN lý

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI CHỦ ĐỀ 2: “KHÁI QUÁT NỘI DUNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ CHỨNG MINH VAI TRỊ CỦA CƠNG TÁC LƯU TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ” BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Công tác văn thư – lưu trữ Mã phách: Hà Nội - 2021 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT QĐ UBND Quyết định Uỷ ban nhân dân DANH MỤC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức Chi cục Văn th – Lưu trữ thành ph ố Hà Nội NỘI DUNG KHÁI QUÁT NỘI DUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1.1 Khái niệm Công tác lưu trữ Xét theo xu hướng hội nhập quốc tế theo tinh thần đổi đề Luật Lưu trữ nước ta (trong Luật Nhà nước ta công nhân quyền sở hữu tài liệu lưu trữ, bao gồm quyền sở hữu tư nhân tài liệu lưu trữ qui định phải lựa chọn tài liệu không sản sinh hoạt động quan, tổ chức mà tài liệu sản sinh hoạt động cá nhân), đưa định nghĩa chung khái niệm Công tác lưu trữ Việt Nam sau: Công tác lưu trữ hoạt động quan nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, đơn vị nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân cá nhân quản lý tiến hành (thực hiện) công việc liên quan tới thu thập, xác định giá trị, tổ chức khoa học, thống kê, bảo quản, sử dụng tài liệu Phông đưa trữ quốc gia Việt Nam tài liệu lưu trữ khác, Cách định nghĩa phát biểu dạng rút gọn sau: Công tác lưu trữ hoạt động quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp cá nhân tổ chức bảo quản, thu thập, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ Với định nghĩa nêu trên, nội hàm khái niệm Công tác lưu trữ bao gồm hai phương diện Phương diện thứ hoạt động quản lý nhà nước như: biên soạn văn quy phạm pháp luật, văn quản lý trình Nhà nước ban hành; tổ chức hướng dẫn, kiểm tra, tra việc thực quy định Nhà nước công tác lưu trữ; tổ chức nghiên cứu khoa học- công nghệ hợp tác quốc tế lưu trữ, quản lý đào tạo cán bộ, công chức viên chức lưu trữ Phương diện thứ hai bao gồm hoạt động nghiệp vụ như: thu thập xác định giá trị tài liệu lưu trữ; tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu, thống kê nhà nước tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Trên sở thống nội hàm định nghĩa nêu khái niệm Công tác lưu trữ để phân biệt với khái niệm Hoạt động lưu trữ - khái niệm sử dụng thức Luật Lưu trữ năm 2011 Việt Nam, phân tích thêm khái niệm Hoạt động lưu trữ Theo giải thích qui định khoản 1, điều 02 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 Quốc hội nước Cộng hịa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam khố XIII, kỳ họp thứ thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 Hoạt động lưu trữ “Hoạt động thư thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ” Trong đó, “Thu thập tài liệu trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử”; “Chinh lý tài liệu việc phân loại, xác định giá trị, xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức, cá nhân”; “Xác định giá trị tài liệu việc đánh giá giá trị tài liệu theo nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định quan có thẩm quyền để xác định tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản tài liệu hết giá trị” Các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ cịn lại khơng giải thích qui định cụ thể 1.2 Chức cơng tác lưu trữ Theo giáo trình lưu trữ học - Lý luận phương pháp, xuất M txcova năm 2012 (trang 21) E.M Burova tác giả khác Ý biên soạn, nêu rằng: trước đây, chức xã hội công tác lưu trữ, nhà khoa học phân thành hai chức bản: chức thứ bảo quản thông tin hồi cố cần thiết cho xã hội Chức thứ hai đảm bảo thông tin cho nhu cầu xã hội Trong kỷ XX công tác lưu trữ coi ngành hoạt động xã hội (của nhà nước) bao gồm phương diện trị, khoa học, pháp lý thực tiễn việc bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Hiện nay, theo khoản 01 điều Luật Lưu trữ Liên bang Nga số 125-Z “ Công tác lưu trữ Liên bang Nga”, ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2004) giáo trình lưu trữ học - Lý luận phương pháp xuất Matxcova 2012 (trang 21) E.M Burova tác giả khác biên soạn, khẳng định cơng tác lưu trữ có hai chức là: - Tổ chức bảo quản hoàn chỉnh an tồn tài liệu Phơng lưu trữ quốc gia tài liệu lưu trữ khác - Tổ chức sử dụng chúng vào mục đích quản lý xã hội, nghiên cứu khoa học nhu cầu đáng công dân Trong thực tiễn công tác lưu trữ nước ta, hai chức nêu khẳng định Hai chức thực mức độ ưu tiên khác tùy theo tình hình kinh tế-xã hội thời kỳ phát triển đất nước 1.3 Tính chất cơng tác lưu trữ - Tính chất khoa học: Tính chất khoa học công tác lưu trữ thể bật qua việc nghiên cứu tìm quy luật hoạt động xã hội phản ánh vào tài liệu lưu trữ để thực nội dung chuyên môn công tác lưu trữ như: thu thập, phân loại, xác định giá trị, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài :ệu lưu trữ Mỗi quy trình nghiệp vụ loại hình tài liệu lưu trữ có đặc thù riêng Khoa học lưu trữ đòi hỏi phải tìm tịi phát đặc điểm cụ thể loại hình tài liệu lưu trữ đề cách xác tổ chức khoa học cho loại hình tài liệu Ví dụ: Nội dung nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành khác với nội dung nghiệp vụ chinh lý tài liệu nghe - nhìn, tài liệu khoa học - công nghệ Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu, kế thừa kết nghiên cứu khoa học ngành khác toán học, lý, hoá, sinh, địa lý, tin học vào nghiệp vụ lưu trữ để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ đảm bảo thơng tin nhanh chóng, xác nội dung tài liệu lưu trữ để phục vụ cho việc tổ chức sử dụng có hiệu Để quản lý thống nghiệp vụ lưu trữ, công tác tiêu chuẩn hoá lưu trữ phải nghiên cứu cách đầy đủ Các tiêu chuẩn kho tàng, điều kiện bảo quản, an tồn cho loại hình tài liệu, tiêu chuẩn giá, tủ, bìa hồ sơ, cặp (hộp), sổ sách, thẻ trả tìm đặt cho cơng tác tiêu chuẩn hố ngành - Tính chất mật: Về lý luận, tài liệu có giá trị lịch sử phải sử dụng rộng rãi phục vụ nghiên cứu lịch sử, giúp cho hoạt động xã hội Tuy nhiên số tài liệu lưu trữ chứa đựng nhiều nội dung bí mật quốc gia, ngun tắc, chế độ công tác lưu trữ phải thể đầy đủ tính chất bảo vệ nội dung mật tài liệu; cán lưu trữ phải người giác ngộ quyền lợi giai cấp vô sản, quyền lợi dân tộc, ln cảnh giác cách mạng, có ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành nghiêm chỉnh quy chế bảo mật tài liệu lưu trữ Đảng Nhà nước 2 HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HÀ NỘI 2.1 Tổng quan Chi cục Văn thư – Lưu trữ Thành phố Hà Nội 2.1.1 Cơ cấu tổ chức Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức Chi cục Văn thư – Lưu tr ữ thành phố Hà Nội (Nguồn: Chi cục Văn thư – Lưu trữ Thành phố Hà Nội) Lãnh đạo Chi cục gồm: Chi cục trưởng số Phó Chi cục tr ưởng theo quy định Chi cục trưởng chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Nội vụ thành phố Hà Nội, trước pháp luật việc th ực chức trách, nhiệm v ụ, quyền hạn giao việc thực chức năng, nhiệm vụ c Chi cục Văn thư - Lưu trữ Phó Chi cục trưởng người giúp Chi cục trưởng ph ụ trách, theo dõi, đạo số mặt công tác, chịu trách nhiệm trước Giám đ ốc Sở Nội v ụ, trước Chi cục trưởng trước pháp luật nhiệm vụ phân công Khi Chi cục trưởng vắng mặt, Chi cục trưởng ủy nhiệm cho m ột Phó Chi c ục trưởng điều hành hoạt động quan, đơn vị Việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, điều động, khen thưởng, kỷ luật, cho từ chức, nghỉ hưu thực chế độ sách khác đối v ới chức vụ Chi cục trưởng Chủ tịch UBND Thành phố quy ết đ ịnh theo đề nghị Giám đốc Sở Nội vụ; Phó Chi cục trưởng, Giám đ ốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Giám đốc Sở Nội vụ quy ết đ ịnh theo quy định Đối với việc luân chuyển, điều động công ch ức n ội b ộ Chi cục, giao Chi cục trưởng định; Chi cục trưởng báo cáo, xin ý ki ến Giám đốc Sở trường hợp điều động, luân chuyển nội ch ức vụ Trưởng phịng, Phó trưởng phịng thuộc Chi cục Các phịng chun mơn, nghiệp vụ thuộc Chi cục Văn th - L ưu tr ữ: - Phịng Hành - Tổng hợp - Phịng Quản lý Văn thư Lưu trữ Đơn vị nghiệp trực thuộc: Trung tâm Lưu trữ lịch sử 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 2.1.2.1 Chức Chi cục Văn thư - Lưu trữ quan trực thuộc S Nội vụ có ch ức giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân Thành phố quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ Thành phố; trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử Thành phố thực hoạt động dịch vụ l ưu trữ theo quy định pháp luật 2.1.2.2 Nhiệm vụ Giúp Giám đốc Sở tham mưu, tổ chức thực nhiệm vụ cụ thể sau: a) Tham mưu UBND Thành phố ban hành hướng dẫn th ực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ theo quy định pháp lu ật; b) Tham mưu công tác quản lý lưu trữ thông tin số c quan, đơn vị nhà nước địa bàn Thành phố theo quy định c pháp luật; c) Thẩm định, trình cấp có thẩm quy ền phê ệt Danh m ục tài li ệu hết giá trị Lưu trữ lịch sử Thành phố, quy ết định h ủy tài liệu hết giá trị Lưu trữ lịch sử Thành phố theo quy định pháp luật; d) Thẩm định Danh mục tài liệu hết giá trị cần hủy Lưu tr ữ c quan quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào L ưu tr ữ lịch sử Thành phố; định việc hủy tài liệu có thơng tin trùng l ặp Lưu trữ lịch sử Thành phố theo quy định pháp luật; đ) Kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn th ư, lưu trữ; giải theo thẩm quyền báo cáo cấp có thẩm quy ền xem xét giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật văn th ư, l ưu trữ; e) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn th ư, lư u trữ; g) Tổ chức tập huấn, bồi dng nghiệp vụ văn th ư, lưu tr ữ đối v ới đ ội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ; h) Tổng hợp báo cáo, thống kê văn thư, lưu tr ữ theo quy đ ịnh c pháp -luật; i) Thực nhiệm vụ Lưu trữ lịch sử Thành phố, gồm: Trình cấp có thẩm quyền ban hành Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu phê duyệt Danh mục tài liệu nộp l ưu vào L ưu tr ữ l ịch s c Thành phố; hướng dẫn quan, tổ chức thuộc nguồn nộp l ưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu; thu thập, chỉnh lý, xác định giá tr ị, th ống kê, tu b ổ phục chế, bảo hiểm, bảo quản, giải mật tài liệu lưu tr ữ l ịch s t ổ ch ức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định pháp luật; k) Cấp, cấp lại, thu hồi chứng hành nghề lưu tr ữ cho cá nhân có đủ điều kiện theo quy định pháp luật; l) Thực hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định c pháp luaath m) Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ n) Thực công tác thi đua, khen th ưởng văn th ư, l ưu tr ữ o) Quản lý tổ chức máy, biên chế, tài chính, tài sản đ ược giao; thực chế độ sách cơng chức, viên ch ức, người lao đ ộng Chi cục theo phân cấp Giám đốc Sở Nội v ụ theo quy đ ịnh c pháp luật; p) Thực việc lập hồ sơ lưu trữ hồ sơ cá nhân công ch ức, viên chức, lao động hợp đồng đơn vị theo quy định; q) Thực cơng tác cải cách hành chính, phịng ch ống tham nhũng, thực hành tiết kiệm chống lãng phí đơn vị; ti ếp nh ận, tr ả k ết thủ tục hành chính, tiếp cơng dân, giải đơn thư khiếu nại, tố cáo, kiến nghị phản ánh xử lý vi phạm pháp luật thuộc lĩnh v ực văn th - lưu trữ theo quy định r) Chủ trì thực nhiệm vụ giải kiến nghị, phản ánh công dân, tổ chức nội dung thuộc chức năng, nhiệm v ụ c Chi cục; phối hợp với Thanh tra sở giải khiếu n ại, tố cáo c công dân, tổ chức nội dung thuộc chức năng, nhiệm vụ Chi c ục 2.1.3 Sự hình thành phát triển Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hà Nội tiền thân Phòng L ưu trữ thuộc Văn phòng UBND thành phố Hà Nội Ngày 15/6/1998, UBND thành phố Hà Nội ban hành Quyết định số 14/1998/QĐ-UB v ề vi ệc thành lập Trung tâm Lưu trữ thành phố Hà Nội trực thuộc Văn phòng UBND thành phố Hà Nội Ngày 10/12/2003 UBND thành ph ố Hà Nội ban hành Quyết định số 171/2003/QĐ-UB xác định lại ch ức năng, nhi ệm vụ, tổ chức máy Trung tâm Lưu trữ thành ph ố Hà Nội tr ực thu ộc Văn phòng UBND thành phố Hà Nội với chức giúp UBND Thành ph ố quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu tr ữ quản lý tài liệu l ưu tr ữ theo quy định pháp luật Thực Nghị số 15/2008/QH12 ngày 29/5/2008 Quốc hội việc điều chỉnh địa giới hành thành phố Hà Nội Ngày 08/9/2008, UBND thành phố Hà Nội ban hành Quyết định số 620/QĐUBND việc thành lập Trung tâm Lưu trữ thành phố Hà Nội tr ực thu ộc Sở Nội vụ thành phố Hà Nội sở hợp Trung tâm Lưu tr ữ tỉnh Hà Tây trực thuộc Sở Nội vụ Hà Tây với Trung tâm L ưu tr ữ thành ph ố Hà Nội trực thuộc Sở Nội vụ thành phố Hà Nội, có chức giúp Giám đ ốc Sở Nội vụ thực quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử Thành phố Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ thành phố Hà Nội thành lập theo Quyết định số 4415/QĐ-UBND ngày 09/9/2010 c Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội sở hợp Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ, Sở Nội vụ Trung tâm Lưu trữ thành phố Hà Nội Chi cục có chức giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND Thành phố quản quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ Thành phố; trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử Thành phố thực hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật Hiện nay, Chi cục có 02 phịng chun môn, nghiệp vụ 01 Trung tâm Lưu trữ lịch s Trong năm qua, Chi cục Văn thư - Lưu tr ữ ch ủ đ ộng, tích cực tham mưu trình UBND Thành phố ban hành văn qu ản lý, ch ỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ địa bàn Thành phố như: Chỉ th ị v ề tăng cường công tác văn thư, lưu trữ; Quy hoạch ngành Văn thư - Lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030; Đề án sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, địa bàn thành phố Hà Nội giai đoạn 2015 - 2020; Kế hoạch tri ển khai thực Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 Thủ tướng Chính phủ tăng cường công tác lập hồ sơ giao n ộp h sơ, tài li ệu vào l ưu trữ quan, lưu trữ lịch sử; văn hướng dẫn thực công tác văn thư, lưu trữ; công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu; bảo quản, khai thác, s dụng tài liệu lưu trữ; công tác tiêu huỷ tài liệu hết giá trị Công tác đào tạo, bồi dng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho cán qu ản lý, công chức, viên chức quan tâm, từ năm 2010 đến Sở Nội vụ m 25 lớp với gần 3.000 lượt người tham gia Công tác tiếp nhận giải thủ tục hành Chi cục thực minh bạch, quy trình, đảm bảo 100% yêu cầu tổ chức, cá nhân giải kịp thời, thời gian quy định C ông tác thu thập, chỉnh lý, bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu l ưu trữ t ừng bước quan, tổ chức cá nhân quan tâm, đảm bảo an toàn, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Đến nay, có 900 quan, tổ ch ức thu ộc danh mục nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử Thành phố; Lưu tr ữ lịch sử Thành phố bảo quản 68 phông tài liệu với 417.254 h s ơ, t ương ứng 5.587,82 mét tài liệu; nguồn tài liệu lưu trữ tài sản quý báu, có tác dụng to lớn việc nghiên cứu, tổng kết kinh nghi ệm, đ ịnh h ướng chiến lược, xây dựng chế, sách, chương trình, kế hoạch cơng tác lĩnh vực trị, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thu ật,… góp ph ần cho nghiệp xây dựng, kiến thiết đất nước Thủ đô Đề án sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, địa bàn thành phố Hà Nội giai đoạn 2015 - 2020 triển khai có hiệu quả; tổ ch ức th ẩm định trình Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội định công nhận 211 Đạo Sắc phong 13 sở thờ tự thuộc quận, huyện tài liệu lưu tr ữ quý, hi ếm tổ chức công bố trao định đơn vị Được quan tâm, đạo Cục Văn thư Lưu trữ nhà n ước Sở Nội vụ thành phố Hà Nội, với nô lực, cố gắng tập thể lãnh đ ạo, công chức, viên chức, người lao động, tập thể Chi cục Văn thư - Lưu trữ hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ Bộ Nội vụ, Cục Văn th Lưu trữ nhà nước, UBND thành phố Hà Nội, Sở Nội vụ Thành ph ố tặng th ưởng Cờ thi đua xuất sắc, Tập thể lao động xuất sắc, Bằng khen gi khen 2.2 Thực trạng công tác lưu trữ Chi cục Văn th – L ưu tr ữ thành phố Hà Nội Các quan, tổ chức bước quan tâm bố trí kho Lưu tr ữ, đầu tư mua sắm đầy đủ trang thiết bị bảo quản đảm bảo an toàn tài li ệu l ưu trữ như: giá, hộp, bình cứu hỏa, máy điều hịa, máy thơng gió, n ội quy qu ản lý kho, xếp hồ sơ, tài liệu gọn gàng giá, tủ; thuận lợi cho việc quản lý tra tìm phục vụ cho cơng tác chuyên môn Được quan tâm UBND Thành phố Sở Nội vụ, năm 2010 Chi cục Văn thư - Lưu trữ bước triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ, góp ph ần tạo ều ki ện thu ận l ợi cho công tác quản lý bảo quản tài liệu lưu trữ Bên c ạnh vi ệc ki ểm tra, vệ sinh tài liệu thực thường xuyên, nên không xảy tr ường hợp đáng tiếc làm mất, hư hỏng tài liệu, hàng năm Chi cục phối hợp với quan, tổ chức thuộc nguồn nộp l ưu chỉnh lý, l ựa ch ọn tài liệu lưu trữ lịch sử để chuẩn bị cho việc n ộp lưu ều ki ện kho bảo quản Chi cục đáp ứng Hiện nay, Chi cục thực “Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử quan nhà nước giai đoạn 2020-2025” đề m ục tiêu bảo đảm 100% lưu trữ lịch sử, lưu trữ chuyên ngành có gi ải pháp b ảo quản tài liệu lưu trữ điện tử với thời hạn bảo quản vĩnh viễn 2.3 Thực trạng công tác lưu trữ Chi cục Văn th – L ưu tr ữ thành phố Hà Nội 2.3.1 Kết đạt Thực quy định Trung ương thành phố Hà Nội, Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội chủ động hướng dẫn c quan, t ổ chức thuộc nguồn nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử tiến hành kiểm tra, l ựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn đến hạn giao nộp vào l ưu trữ lịch sử Năm 2020, Trung tâm thu thập phông l ưu tr ữ v ới t s ố 3.303 hồ sơ Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ Hà Nội Vũ Đ ức Tuyên cho biết, nay, Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà N ội bảo quản 85 phông tài liệu lưu trữ có giá trị, thời gian tài liệu l ưu tr ữ từ năm 1923 đến 2014 với 420.196 hồ sơ Những tài liệu phần lớn phản ánh kinh tế - xã h ội, an ninh quốc phòng giai đoạn khác thành phố Hà N ội t ỉnh Hà Tây cũ; đáp ứng khoảng 90% nhu cầu độc giả đến khai thác, s dụng tài liệu Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố quan tâm phát huy giá trị tài liệu nhiều hình thức: Phục vụ độc giả (bố trí phịng đọc rộng 30m2), trưng bày triển lãm tài liệu, đăng tải website c Chi cục Văn thư - Lưu trữ Hà Nội Năm 2020, Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội h ướng dẫn, thực thủ tục trình ký nhu cầu tra tìm thơng tin, tài li ệu l ưu tr ữ cho 355 lượt người với 530 hồ sơ, văn bản; từ đầu năm 2021 đ ến nay, số 173 lượt người với gần 200 hồ s ơ, văn b ản 100% th ủ t ục hành giải quy trình th ời hạn, khơng có h sơ chậm muộn Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố bước trở thành địa ch ỉ tin cậy cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ cho quan, tổ ch ức, cá nhân đến nghiên cứu, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ lịch s ph ục v ụ hoạt động quản lý quan, tổ chức, cá nhân địa bàn thành ph ố 2.3.2 Hạn chế Một số quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu chưa hợp tác, giao nộp tài liệu Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố, quan, đ ơn v ị theo ngành dọc địa bàn thành phố Tài liệu trước quan, tổ chức chưa lập, qu ản lý chặt chẽ nên việc giao nộp nhiều tài liệu hồ sơ không đầy đ ủ Bên cạnh đó, tài liệu kho số hóa m ột ph ần r ất nh ỏ nên khó khăn việc phục vụ độc giả theo thủ tục hành m ức độ 3, mức độ Đáng ý, hệ thống máy chủ Trung tâm đ ược trang bị từ lâu chưa nâng cấp nên đáp ứng lưu trữ điện tử thời gian tới ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ THÀNH PH Ố HÀ NỘI 3.1 Công tác đạo, quản lý đầu tư trang bị ph ương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ Trên sở nội dung công tác bảo quản tài liệu l ưu tr ữ; tùy theo tình hình cụ thể kho lưu trữ sở vật chất trang thiết b ị ph ục vụ công tác quản bảo tài liệu có, Thủ trưởng quan, tổ ch ức ch ỉ đ ạo xây dựng kế hoạch tổ chức thực việc bảo quản tài liệu phù h ợp với tình hình điều kiện quan mình, đối v ới c quan, t ổ chức tiến hành thực Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng, để bảo quản sử dụng tốt tài liệu lưu trữ sau chỉnh lý Nghiên cứu đầu tư mua sắm trang thiết bị, phương tiện bảo qu ản, quản lý hồ sơ, tài liệu cần thiết, tiết kiệm phát huy hiệu 3.2 Rà sốt, thống kê tình trạng vật lý tài liệu, tài liệu Rà sốt, thống kê tình trạng vật lý tài liệu, tài liệu có nguy c h hỏng cần có phương án tu bổ, phục chế để có kế hoạch đề xu ất th ực việc tu bổ tài liệu Ban hành văn đạo, quy định tổ chức thực nhiệm vụ bảo quản tài liệu lưu trữ quan; thường xuyên kiểm tra, theo dõi việc trì hoạt động bảo quản tài liệu góp ph ần b ảo v ệ nâng cao tuổi thọ sử dụng tốt nguồn tài liệu lưu trữ quan, tổ ch ức 3.3 Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ Thực giải pháp cơng nghệ để trì hoạt động c H ệ thống quản lý văn điều hành tác nghiệp, quản lý tài liệu l ưu tr ữ điện tử Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin bước đại hóa cơng tác lưu trữ; bảo đảm an tồn thơng tin 3.5 Bố trí kho lưu trữ trang thiết bị đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ Bố trí kho lưu trữ trang thiết bị đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, vệ sinh kho lưu trữ th ường xun, trì nhiệt độ, độ ẩm, phịng cháy chữa cháy theo quy định; đồng th ời t ổ ch ức sử dụng tài liệu hiệu quả, bảo đảm giữ gìn bí mật tài liệu lưu tr ữ theo quy định; bước chọn lọc để số hóa tài liệu, tạo điều kiện thuận l ợi ph ục vụ nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu tổ chức, cá nhân KẾT LUẬN Cơng tác lưu trữ có vai trò quan trọng hoạt đ ộng qu ản lý Công tác lưu trữ công việc thiếu họat đ ộng qu ản lý máy nhà nước Những công văn, tài liệu sau đ ược giải quy ết xếp thành hồ sơ đem nộp vào phận lưu tr ữ, phòng l ưu tr ữ quan để tra cứu sử dụng cần thiết gọi h sơ, tài li ệu lưu trữ Sẽ nhiều phiền tóai xảy ta thiếu s ự quản lý, l ưu tr ữ thông tin dạng hồ sơ, văn Tuy nhiên, ta không th ể l ưu trữ tất lưu trữ mãi khơng có người, không đủ chô, không cần thiết phải làm Vậy, phải xác định mục tiêu, đ ối t ượng sử dụng, nhằm tổ chức hệ thống quản lý lưu trữ hồ sơ mang tính chất phù hợp với u cầu họat động Tơi tìm hiểu công tác lưu trữ Chi cục Văn th – Lưu tr ữ thành phố Hà Nội Đánh giá công tác lưu trữ qua kết đ ạt đ ược vấn đề hạn chế công tác lưu trữ Đồng th ời đ ề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác lưu trữ Chi c ục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Chu Thị Hậu (2016), Giáo trình lý luận phương pháp cơng tác lưu trữ, NXB Lao động, Hà Nội http://ccvtlt.sonoivu.hanoi.gov.vn/chi-cuc-van-thu-luu-tru.html http://quanlydoanhnghiep.edu.vn/khai-niem-vai-tro-va-tinh-chat-cua-congtac-luu-tru/ ... th – Lưu trữ thành ph ố Hà Nội NỘI DUNG KHÁI QUÁT NỘI DUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1.1 Khái niệm Công tác lưu trữ Xét theo xu hướng hội nhập quốc tế theo tinh thần đổi đề Luật Lưu trữ nước ta (trong. .. nghĩa nêu khái niệm Công tác lưu trữ để phân biệt với khái niệm Hoạt động lưu trữ - khái niệm sử dụng thức Luật Lưu trữ năm 2011 Việt Nam, phân tích thêm khái niệm Hoạt động lưu trữ Theo giải thích... tài li ệu vào l ưu trữ quan, lưu trữ lịch sử; văn hướng dẫn thực công tác văn thư, lưu trữ; công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu; bảo quản, khai thác, s dụng tài liệu lưu trữ; công tác tiêu huỷ