CHỨNG MINH VAI TRÒ của CÔNG tác văn THƯ TRONG hoạt động quản lý

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI CHỦ ĐỀ 1: “KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ CHỨNG MINH VAI TRỊ CỦA CƠNG TÁC VĂN THƯ TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ” BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Công tác văn thư – lưu trữ Mã phách: Hà Nội - 2021 NỘI DUNG KHÁI QUÁT NỘI DUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Khái niệm Công tác văn thư Công tác văn thư có chức đảm bảo thơng tin văn cho hoạt động quản lý, phục vụ cho lãnh đạo, đạo, điều hành công việc c quan, tổ chức Khái niệm công tác văn thư giải thích nhiều tài liệu khác Trong từ điển Thuật ngữ lưu trữ đại n ước Xã h ội Chủ nghĩa xuất tiếng Nga năm 1982 d ịch sang ti ếng Vi ệt cơng tác văn thư giải thích là: “Tồn cơng việc văn hố (lập văn bản) hoạt động quản lý c quan công vi ệc đ ể tổ chức văn quan đó.” Trong từ điển Thuật ngữ Hội đồng Lưu trữ quốc tế biên soạn, xuất Tiếng Anh năm 1988, dịch công tác văn thư, giải thích sau: “Quản lý văn lĩnh v ực quản lý hành tổng hợp liên quan đến đạt tính kinh tế hi ệu qu ả việc tạo ra, trì, sử dụng loại huỷ văn (tồn b ộ vịng đời văn bản) Ở Việt Nam, thuật ngữ công tác văn thư s dụng ph ổ biến hoạt động quản lý, ban hành văn th ức đ ược s dụng giải thích văn quy phạm pháp luật Nh vậy, khái niệm công tác văn thư đề cập tài liệu n ước n ước M ặc dù khái niệm chưa đồng cách diễn đạt nội hàm giải thích cơng tác văn thư hoạt động liên quan đến văn d ấu quan, tổ chức Vì vậy, để thống ta sử dụng theo khái niệm nêu Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính Phủ cơng tác văn thư khoản điều 1: “Công tác văn th bao g ồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động c quan, t ổ ch ức; qu ản lý sử dụng dấu công tác văn thư” 1.2 1.3 1.3.1 Nội dung công tác văn thư Công tác văn thư đảm bảo thông tin văn cho hoạt đ ộng quản lý, công tác văn thư vao gồm nội dung sau đây: - Soạn thảo văn bản, ban hành văn - Quản lý giải văn - Quản lý sử dụng dấu - Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan u cầu cơng tác văn thư Nhanh chóng Công tác văn thư ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quan, tổ chức để thực tốt công tác văn th ph ải đảm bảo u c ầu nhanh chóng Q trình giải công việc quan ph ụ thuộc nhiều vào khâu truyền đạt, xử lý thông tin, soạn thảo văn bản, quản lý gi ải văn Do đó, soạn thảo nhanh chóng, giải văn kịp th ời góp phần vào việc xử lý nhanh chóng cơng việc c quan Gi ải công việc chậm làm giảm hiệu cơng việc, th ậm chí có th ể gây ảnh hưởng tiêu cực cho quan, tổ chức 1.3.2 Chính xác Là hoạt động đảm bảo thông tin văn v ậy cơng tác văn thư địi hỏi u cầu xác Thơng tin xác ho ạt đ ộng qu ản lý đạt hiệu cao ngược lại Yêu cầu xác đối v ới công tác văn th bao gồm: - Về mặt nội dung: Nội dung văn phải thẩm quyền ban hành, không trái với hiến pháp, pháp luật ch ức năng, nhi ệm v ụ, quyền hạn quan ban hành Các số liệu, dẫn ch ứng văn b ản phải 0.00 chuẩn xác, chứng rõ ràng - Về mặt thể thức: Văn phải trình bày theo quy định nhà nước - Về mặt kỹ thuật nghiệp vụ: Việc đánh máy, in ấn văn phải xác khơng sai sót Đăng ký, bao gói, chuy ển giao ph ải xác tránh nhầm lẫn phải tuân thủ chế độ quy định Nhà n ước quy chế quan công tác văn thư 1.3.3 Bí mật Trong nội dung văn đi, văn đến quan có nhiều v ấn đề thuộc phạm vi bí mật quan, Nhà n ước Vì v ậy, t việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý, giải văn bản, bố trí phịng làm vi ệc cán văn thư đến việc lựa chọn cán văn thư quan phải đảm bảo yêu cầu quy định Pháp l ệnh bảo v ệ bí m ật Nhà nước quy định quan, tổ chức 1.3.4 Hiện đại Ngày nay, trước phát triển không ngừng khoa h ọc công ngh ệ, hoạt động ảnh hưởng trực tiếp tới việc điều hành, quản lý, cơng tác văn thư địi hỏi phải bước đại hoá Hiện đại hoá cơng tác văn thư ứng dụng cơng nghệ thông tin vào việc soạn th ảo, qu ản lý giải văn đồng thời đưa trang thiết bị đại vào s dụng cơng tác văn thư Bên cạnh đó, để việc đại hố cơng tác văn thư đáp ứng nhu cầu phát triển xã hội, cán b ộ, cơng ch ức, viên chức nói chung, cán văn thư nói riêng cần trang bị nh ững kiến thức chuyên môn nghiệp vụ nâng cao trình đọ tin học, có phong cách làm việc phù hợp với xu đại 1.4 1.4.1 Vị trí ý nghĩa cơng tác văn thư Vị trí công tác văn thư Công tác văn thư xác định hoạt động máy qu ản lý nói chung hoạt động quản lý quan nói riêng Trong văn phịng, cơng tác văn thư thiếu nội dung quan tr ọng, chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phịng Nh vậy, cơng tác văn thư gắn liền với hoạt động c quan, đ ược xem phận hoạt động quản lý, có ảnh hưởng trực tiếp đến ch ất lượng quản lý Nhà nước 1.4.2 Ý nghĩa công tác văn thư 1.4.2.1 Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý Trong hoạt động quản lý quan phải d ựa vào nguồn thơng tin Trong đó, nguồn thơng tin chủ yếu nhất, tin cậy nh ất, thống nguồn thông tin văn Hoạt đ ộng qu ản lý c quan trình giải công việc hàng ngày đ ều ph ải d ựa văn Thông tin văn xác vi ệc gi ải quy ết công việc hiệu 1.4.2 Nâng cao hiệu suất chất lượng cơng tá, giữ gìn bí m ật c Đảng Nhà nước hạn chế dịch bệnh quan liêu giấy tờ Văn pháp để giải công việc hoạt động quan, tổ chức Làm tốt công tác văn thư có ý nghĩa soạn thảo văn nhanh chóng, xác có đầy đủ nhằm rút ngắn th ời gian gi ải công việc mang lại hiệu suất công việc cao Ngược lại n ếu cơng việc nói thực khơng tốt ảnh hưởng đến hiệu suất chất lượng công việc Làm tốt cơng tác văn thư góp phần giảm bệnh quan liêu giấy tờ, hạn chế việc ban hành văn không phù h ợp v ới th ực tế, trái v ới quy định pháp luật, thiếu tính khả thi, lợi dụng văn để làm nh ững việc sai trái, vi phạm pháp luật, ảnh hưởng đến lợi ích qu ốc gia, c quan 1.4.2.2 Đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan cá nhân Nếu trình hoạt động quan, văn gi ữ l ại đ ầy đủ, nội dung văn xác, phản ánh hoạt động c quan cần thiết, văn chứng pháp lý ch ứng minh cho ho ạt động quan cách chân thực 1.4.3.3 Đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm t ốt công tác lưu trữ Trong trình hoạt động, quan cần phải tổ chức tốt việc lập hò sơ nọp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Hồ sơ lập hoàn chỉnh, văn giữ đầy đủ chất lượng tài liệu lưu tr ữ đ ược tăng lên nhiêu; đồng thời công tác lưu tr ữ có điều kiện thu ận l ợi đ ể tri ển khai mặt nghiêp vụ Ngược lại, chất lượng hồ s lập không t ốt, giữ lại khơng đầy đủ chất lượng hồ sơ tài liệu n ộp vào l ưu tr ữ khơng đảm bảo, gây khó khăn cho lưu trữ việc tiến hành hoạt động nghiệp vụ, làm cho tài liệu Phơng lưu trữ quốc gia khơng hồn ch ỉnh Nguồn tài liệu bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho lưu trữ quốc gia hồ sơ, tài liệu có giá trị lịch sử hình thành hoạt động c quan, t ổ chức thuộc nguồn nộp lưu 1.5 1.5.1 Trách nhiệm thực nhiệm vụ công tác văn thư c quan, tổ chức Trách nhiệm thủ trưởng quan - Trách nhiệm chung: Thủ trưởng quan người chịu trách nhiệm quản lý công tác văn thư phạm vi quan đạo nghiệp vụ công tác văn th c quan cấp đơn vị trực thuộc Công tác văn thư quan có làm tốt hay khơng, trước h ết thu ộc trách nhiệm thủ trưởng quan Để th ực nhiệm vụ này, th ủ trưởng quan giao Chánh văn phịng Trưởng phịng Hành tổ chức quản lý cơng tác văn thư phạm vi trách nhi ệm - Những nhiệm vụ cụ thể: Thủ trưởng quan có trách nhiệm đạo giải kịp thời xác văn đến quan Thủ trưởng quan có th ể giao cho cán cấp giải văn Thủ trưởng c quan ph ải ký văn quan trọng quan theo quy định nhà n ước Thủ trưởng quan giao cấp phó ký thay nh ững văn b ản mà theo quy định phải ký văn thuộc ph ạm vi lĩnh v ực công tác giao cho cấp phó phụ trách giao cho Chánh văn phịng (ho ặc Trưởng phịng Hành chính) quan ký thừa lệnh nh ững văn có nội dung khơng quan trọng Ngồi hai nhiệm vụ nêu trên, tuỳ theo điều kiện cụ thể quan, thủ trưởng quan làm số việc khác nh ư: Xem xét cho ý kiến việc phân phối, giải văn đ ến c quan, tham gia vào việc soạn thảo văn bản, duyệt văn bản, kiểm tra vi ệc ch ấp hành chế độ quy định công tác văn thư quan cấp d ưới, 1.5.2 đơn vị trực thuộc Trách nhiệm tránh văn phòng Chánh Văn phịng (hoặc Trưởng phịng Hành quan khơng có Văn phịng) người trực tiếp giúp Thủ trưởng quan tổ chức th ực nhiệm vụ công tác văn thư quan trực tiếp đ ạo nghiệp vụ công tác văn thư quan cấp đ ơn vị tr ực thuộc Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) ph ải trực ti ếp làm cơng việc sau: - Xem xét toàn văn đến để phân phối cho đơn vị, cá nhân báo cáo Thủ trưởng quan công việc quan trọng - Ký thừa lệnh Thủ trưởng quan số văn Thủ trưởng giao ký văn Văn phịng phịng Hành trực tiếp ban hành 2 VAI TRỊ CỦA CƠNG TÁC VĂN THƯ TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ C ỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM 2.1 Tổng quan Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam 2.1.1 Giới thiệu Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam (tên tiếng Anh Vietnam Dairy Products Joint Stock Company); tên khác: Vinamilk Mã chứng khốn HOSE: VNM, cơng ty sản xuất, kinh doanh sữa sản phẩm từ sữa thiết bị máy móc liên quan Việt Nam Theo thống kê Chương trình Phát triển Liên Hiệp Quốc , công ty lớn thứ 15 Việt Nam vào năm 2007 Vinamilk doanh nghiệp hàng đầu ngành công nghiệp chế biến sữa, chiếm 54,5% thị phần sữa nước, 40,6% thị phần sữa bột, 33,9% thị phần sữa chua uống, 84,5% thị phần sữa chua ăn 79,7% thị phần sữa đặc toàn quốc Ngoài việc phân phối mạnh nước với mạng lưới h ơn 220.000 điểm bán hàng phủ 63 tỉnh thành, sản phẩm Vinamilk xuất sang 43 quốc gia giới Mỹ, Pháp, Canada, Ba Lan, Đức, Nhật Bản khu vực Trung Đông, Đông Nam Á Sau 40 năm mắt người tiêu dùng, đến Vinamilk xây dựng 14 nhà máy s ản xuất, xí nghiệp kho vận, chi nhánh văn phòng bán hàng, m ột nhà máy sữa Campuchia (Angkormilk) văn phòng đại diện Thái Lan Trong năm 2018, Vinamilk cơng ty thuộc Top 200 cơng ty có doanh thu tỷ đô tốt Châu Á Thái Bình Dương 2.1.2 Lịch sử hình thành phát triển 2.1.2.1 Thời kỳ bao cấp(1976-1986) Năm 1976, lúc thành lập, Cơng ty Sữa Việt Nam (Vinamilk) có tên Công ty Sữa – Cà Phê Miền Nam, tr ực thuộc Tổng c ục Công nghi ệp Thực phẩm miền Nam, sau phủ quốc hữu hóa ba nhà máy sữa: Nhà máy sữa Thống Nhất (tiền thân nhà máy Foremost Dairies Vietnam S.A.R.L hoạt động từ 1965), Nhà máy Sữa Trường Thọ (tiền thân nhà máy Cosuvina Hoa kiều thành lập 1972) Nhà máy S ữa bột Dielac (đang xây dựng dang dở thuộc Nestle) Năm 1982, Công ty Sữa – Cà phê Miền Nam chuy ển giao v ề công nghiệp thực phẩm đổi tên thành xí nghiệp liên hiệp Sữa - Cà phê – Bánh kẹo I Lúc này, xí nghiệp có thêm hai nhà máy trực thuộc, là: - Nhà máy bánh kẹo Lubico - Nhà máy bột dinh dưỡng Bích Chi (Đồng Tháp) 2.1.2.2 Thời kỳ Đổi Mới (1986-2003) Tháng năm 1992, Xí nghiệp Liên hiệp Sữa – Cà phê – Bánh kẹo I thức đổi tên thành Cơng ty Sữa Việt Nam (Vinamilk) - tr ực thu ộc B ộ Công nghiệp nhẹ, chuyên sản xuất, chế biến sữa sản ph ẩm t s ữa Năm 1994, Công ty Sữa Việt Nam (Vinamilk) xây dựng thêm m ột nhà máy sữa Hà Nội để phát triển thị trường miền Bắc, nâng tổng số nhà máy trực thuộc lên nhà máy Việc xây dựng nhà máy n ằm chiến lược mở rộng, phát triển đáp ứng nhu cầu th ị tr ường Miền Bắc Việt Nam Năm 1996: Liên doanh với Công ty Cổ phần Đông lạnh Quy Nh ơn để thành lập Xí Nghiệp Liên Doanh Sữa Bình Định Liên doanh tạo ều kiện cho Công ty thâm nhập thành công vào thị tr ường Miền Trung Việt Nam Năm 2000: Nhà máy sữa Cần Thơ xây dựng Khu Cơng nghiệp Trà Nóc, Thành phố Cần Thơ, nhằm mục đích đáp ứng nhu cầu tốt người tiêu dùng đồng sông Cửu Long Cũng thời gian này, Cơng ty xây dựng Xí Nghiệp Kho V ận có đ ịa ch ỉ t ọa l ạc t ại: 32 Đặng Văn Bi, Thành phố Hồ Chí Minh Tháng năm 2001, cơng ty khánh thành nhà máy sữa Cần Thơ 2.1.2.3 Thời kỳ Cổ Phần Hóa (2003 - nay) Năm 2003: Cơng ty chuyển thành Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam (Tháng 11) Mã giao dịch sàn giao dịch chứng khốn VNM Cũng năm 2003, cơng ty khánh thành nhà máy sữa Bình Định Thành phố Hồ Chí Minh Năm 2004: Mua lại Cơng ty Cổ phần sữa Sài Gòn Tăng vốn ều lệ Công ty lên 1,590 tỷ đồng Năm 2005: Mua số cổ phần lại đối tác liên doanh Cơng ty Liên doanh Sữa Bình Định (sau gọi Nhà máy Sữa Bình Đ ịnh) khánh thành Nhà máy Sữa Nghệ An vào ngày 30 tháng năm 2005, có địa đặt Khu Cơng nghiệp Cửa Lò, tỉnh Nghệ An Liên doanh với SABmiller Asia B.V để thành lập Công ty TNHH Liên Doanh SABMiller Việt Nam vào tháng năm 2005 Sản phẩm liên doanh mang thương hiệu Zorok tung thị trường vào đầu gi ữa năm 2007 Năm 2006: Vinamilk niêm yết thị trường chứng khoán Thành phố Hồ Chí Minh vào ngày 19 tháng 01 năm 2006, vốn T Cơng ty Đầu tư Kinh doanh Vốn Nhà nước có tỷ lệ nắm gi ữ 50.01% vốn điều lệ Cơng ty Mở Phịng khám An Khang Thành phố Hồ Chí Minh vào tháng năm 2006 Đây phòng khám Việt Nam quản trị hệ thống thơng tin điện tử Phịng khám cung cấp dịch vụ nh tư vấn dinh dưỡng, khám phụ khoa, tư vấn nhi khoa khám sức kh ỏe Khởi động chương trình trang trại bị sữa việc mua lại trang trại Bò sữa Tuyên Quang vào tháng 11 năm 2006 - trang trại nhỏ với đàn bò sữa khoảng 1.400 Trang trại vào hoạt động sau mua lại Ngày 20 tháng năm 2006 Vinamilk đổi Logo thương hiệu công ty Năm 2007: Mua cổ phần chi phối 55% Công ty sữa Lam Sơn vào tháng năm 2007, có trụ sở Khu cơng nghiệp Lễ Mơn, Tỉnh Thanh Hóa Vinamilk bắt đầu sử dụng hiệu "Cuộc sống tươi đẹp" cho công ty Năm 2009: Phát triển 135.000 đại lý phân phối, nhà máy nhiều trang trại nuôi bò sữa Nghệ An, Tuyên Quang Đồng thời thay hiệu từ "Cuộc sống tươi đẹp" sang "Niềm tin Việt Nam" Năm 2010: Thay hiệu từ "Niềm tin Việt Nam" sang "V ươn cao Việt Nam" sử dụng đến Năm 2010 - 2012: Xây dựng nhà máy sữa nước sữa bột Bình Dương với tổng vốn đầu tư 220 triệu USD Thành lập Nhà máy Nước giải khát Việt Nam Năm 2012: Thay đổi Logo thay cho Logo năm 2006 Năm 2011: Đưa vào hoạt động nhà máy sữa Đà Nẵng với vốn đầu tư 30 triệu USD Năm 2013: Đưa vào hoạt động nhà máy Sữa Việt Nam (Mega) Khu cơng nghiệp Mỹ Phước 2, Bình Dương giai đoạn với cơng suất 400 triệu lít sữa/năm Năm 2016: Khánh thành nhà máy Sữa Angkormilk Campuchia Năm 2017: Khánh thành trang trại Vinamilk Organic Đà Lạt, trang trại bò sữa hữu Việt Nam Thành lập Trung tâm Sữa tươi nguyên liệu Củ Chi Năm 2018: Khánh thành Trang trại số thuộc Tổ hợp trang trại bị sữa cơng nghệ cao Vinamilk Thanh Hóa Khởi cơng dự án tổ hợp trang trại bị sữa Organic Vinamilk Lao-Jagro Lào Là công ty sản xuất sữa A2 Việt Nam Năm 2019: Khánh thành trang trại Bò Sữa Tây Ninh 2.1.3 Cơ cấu tổ chức công ty Hiện nay, cấu máy công ty Cổ phần sữa Việt Nam (Vinamilk) gồm: - Đại hội đồng cổ đông Đại hội đồng cổ đơng quan có thẩm quyền cao Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam - Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị tổ chức quản lý cao Công ty Vinamilk - Ban kiểm sốt Ban kiểm sốt Cơng ty Vinamilk bao gồm 04 (bốn) thành viên Đại hội đồng cổ đông bầu 2.1.4 Hoạt động kinh doanh Hoạt động kinh doanh cơng ty bao gồm ch ế bi ến, s ản xuất mua bán sữa tươi, sữa đóng hộp, s ữa bột, bột dinh d ưỡng, s ữa chua, sữa đặc, sữa đậu nành, thức uống giải khát sản phẩm t s ữa khác Các mặt hàng Vinamilk xuất sang số quốc gia Campuchia, Phillippines, Úc số nước Trung Đông Doanh thu xuất chiếm 13% tổng doanh thu công ty Năm 2011, Vinamilk mở rộng sản xuất, chuyển hướng sang phân khúc trái rau củ Không lâu sau phân khúc hàng mới, dịng sản phẩm đạt thành cơng v ới 25% thị phần kênh bán lẻ siêu thị Tháng năm 2012, công ty m r ộng sản xuất sang mặt hàng nước trái dành cho trẻ em 2.1.5 Các sản phẩm Vinamilk cung cấp 250 chủng loại sản phẩm với ngành hàng chính: - Sữa nước: Sữa tươi 100%, sữa tiệt trùng bổ sung vi ch ất, s ữa ti ệt trùng, sữa organic, thức uống cacao lúa mạch với nhãn hiệu ADM GOLD, Flex, Super SuSu - Sữa chua: sữa chua ăn, sữa chua uống với nhãn hiệu SuSu, Probi, ProBeauty, Vinamilk Star, Love Yogurt, Greek, Yomilk - Sữa bột: sữa bột trẻ em Dielac, Alpha, Pedia, Grow Plus, Optimum (Gold), bột dinh dưỡng Ridielac, sữa bột người lớn Diecerna đ ặc tr ị tiểu đường, SurePrevent, CanxiPro, Mama Gold, Organic Gold, Yoko - Sữa đặc: Ngôi Sao Phương Nam (Southern Star), Ông Thọ Tài Lộc - Kem phô mai: kem sữa chua Subo, kem Delight, Twin Cows, Nhóc Kem, Nhóc Kem Ozé, phơ mai Bị Đeo Nơ - Sữa đậu nành - nước giải khát: nước trái Vfresh, n ước đóng chai Icy, sữa đậu nành GoldSoy 2.2 Thực trạng thực công tác văn thư Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam 2.2.1 Công tác soạn thảo ban hành văn Về hình thức văn bản: Hiện nay, văn mà công ty Urenco ban hành ch ủ yếu văn hành gồm: định, thị, thơng báo, báo cáo, kế hoạch, cơng văn, tờ trình, loại hợp đồng, giấy mời, giấy giới thi ệu Về thể thức văn bản: Công ty Urenco áp dụng theo Thông t số 01/2011/TT- BNV Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kĩ thuật trình bày văn hành cơng tác xây dựng ban hành văn Công tác soạn thảo văn bản: Khi tiến hành soạn thảo ban hành văn bản, công ty Urenco tiến hành theo bước sau: - Xác định hình thức, nội dung độ mật, đ ộ kh ẩn văn cần soạn thảo - Thu nhập, xử lý thong tin có liên quan đến văn c ần so ạn th ảo - Soạn thảo văn bao gồm công việc sau xây d ựng đ ề c ương công việc, viết thảo - Duyệt thảo, chỉnh sửa thảo - Đánh máy, nhân văn - Kiểm tra văn trước ký ban hành - Ký văn - Ban hành văn 2.2.2 Quản lý văn Quy trình tổ chức quản lý văn Phòng Kế hoạch tổng h ợp bao gồm công việc sau: Trước tiên, kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản: Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn nhằm mục đích: đảm bảo văn Cơng ty ban hành trình bày đ ẹp, xác, tiêu chuẩn mà Nhà nước quy định ; giúp xử lý giải quy ết công vi ệc Cơng ty nhanh chóng, hiệu quả, xác Kiểm tra tr ước trình ký thức làm thủ tục phát hành, cán văn thư người ki ểm tra thẩm quyền ký văn Trước cán văn thư chuyên trách đóng dấu phát hành văn soát lại lần cuối tất yếu tố thể thức văn bản,kiểm tra thành phần thể thức bổ sung,kiểm tra hình thức văn xem có tr ường hợp sai sót hay khơng Nếu có, cán văn thư kịp th ời thơng báo cho đ ơn vị soạn thảo biết để sửa chữa khắc phục, có khó khăn báo cáo Chánh văn phịng người có trách nhiệm xem xét quy ết đ ịnh Tiếp theo, ghi số ngày tháng văn Ghi số ngày tháng văn nhằm mục đích giúp cho việc quản lý, tra tìm, xếp văn đ ược thuận lợi, dễ dàng Mỗi văn ghi số ngày tháng đ ịnh Số văn số thứ tự đăng ký văn Công ty ban hành năm, ghi chữ số Ả-rập, số 01 vào ngày đ ầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm Riêng với văn mật, s ố ghi đăng ký riêng Tiếp đến đóng dấu quan đóng dấu mức độ khẩn Việc đóng dấu lên chữ ký; đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn bản; đóng d ấu giáp lai, đóng dấu văn bản, tài liệu chuyên ngành th ực theo quy định Nghị định số 110/2004/ND-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư Việc đóng dấu mức độ kh ẩn văn thực theo quy định điểm a khoản 10 Mục II c Thông t liên tịch số 55 Khi đóng dấu cán văn thư cần thực theo nguyên tắc: Dấu đóng phải rõ rang, ngắn, chiều dung m ực d ấu quy định; đóng dấu vào văn bản, giấy tờ sau có ch ữ ký người có thẩm quyền ; khơng đóng dấu khơng chỉ; đóng dấu giáp lai, dấu nổi, dấu ướt lên loại văn Đóng lo ại d ấu khác: D ấu mật, dấu thu hồi, Dấu cán văn thư bảo quản hòm có khóa ch ắn ngồi làm việc, thường xuyên vệ sinh s dụng dấu theo quy định pháp luật Và đến đăng ký văn Đây công việc bắt buộc ph ải th ực trước chuyển giao văn đến đối tượng có liên quan nh ằm m ục đích: thuận tiện cho việc quản lý bảo quản; tra tìm văn đ ược nhanh chóng, dễ dàng; tạo điều kiện thuận lợi cho việc thống kê, theo dõi, đôn đốc việc giải văn Tất văn Công ty đăng ký vào s ổ theo mẫu in sẵn cách rõ ràng, đầy đủ cột, m ục theo quy đ ịnh Nhà nước Tiếp theo chuyển giao văn Tất văn c Công ty ban hành gửi tới đối tượng liên quan đảm bảo nguyên tắc xác, đối tượng kịp thời Cuối xếp, bảo quản phục vụ sử dụng l ưu Tất văn có đóng dấu đăng ký số ph ận văn th đ ều đ ược l ưu phận văn thư Bản lưu văn th có ch ữ ký tr ực tiếp người có thẩm quyền Đối với loại hợp đồng lưu l ưu phận văn thư Bản lưu văn văn th Công ty văn th đơn vị phải xếp theo thứ tự đăng ký lập hồ s theo quy đ ịnh hành Bản lưu cán văn thư xếp cẩn th ận, khoa h ọc, d ễ tra tìm Trong trình phục vụ sử dụng lưu, cán văn th l ập s ổ theo dõi 2.2.3 Quản lý văn đến Quy trình quản lý giải văn đến Phịng Kế hoạch Tổng hợp bao gồm cơng việc sau: - Tiếp nhận kiểm tra bì văn đến - Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến - Đăng ký văn đến - Trình văn đến - Sao văn đến - Chuyển giao văn đến - Giải theo dõi,đôn đốc việc giải văn đến 2.2.4 Quản lý sử dụng dấu Con dấu Công ty giao cho cán văn th (Phòng Kế ho ạch tổng hợp) trực tiếp quản lý, đóng dấu quan ch ịu trách nhi ệm trước Chủ tịch Công ty việc sử dụng dấu Công tác quản lý sử dụng dấu th ực tốt, cán văn thư tuân thủ theo nguyên tắc, quy định, dấu bảo quản an toàn vệ sinh thường xuyên 2.2.5 Lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lưu trữ Công ty Lập hồ sơ nội dung quan trọng cuối cơng tác văn thư; mắt xích nối liền công tác văn thư với công tác l ưu tr ữ có ảnh hưởng trực tiếp tới cơng tác lưu trữ Công ty Công ty sử dụng bốn phương pháp lập hồ sơ, : ph ương pháp lập danh mục hồ sơ phương pháp lập hồ sơ công việc, lập hồ s nguyên tắc phương pháp lập hồ sơ nhân 2.3 Đánh giá thực trạng công tác văn thư Công ty C ổ phần Sữa Việt Nam 2.3.1 Ưu điểm Công tác văn thư Công ty tiến hành bước nh ịp nhàng đồng bộ, chuyển giao văn đi, đến th ực hi ện nhanh chóng, k ịp thời để đảm bảo cho hoạt động công văn, giấy t Công ty đ ược l ưu thông Đồng thời cung cấp đầy đủ thông tin, bảo mật thông tin m ột cách tuyệt đối để đảm bảo cho công việc Công ty giải quy ết xác theo nguyên tắc chế độ, nhờ tiết kiệm thời gian cơng s ức cho cán q trình thi hành công vụ Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn th ngày quan tâm trang bị tương đối đầy đủ như: máy phô tô copy, máy fax, máy scan văn bản,máy vi tính, điện thoại, tủ đựng tài liệu, điều hịa, bình lọc nước Cơng tác xây dựng ban hành văn thực theo quy trình soạn thảo,ban hành văn quy định pháp luật Công tác lập hồ sơ bước đầu thực số cán chuyên môn trình giải cơng việc l ập h s công vi ệc theo lĩnh vực giao, thuận lợi cho trình giao n ộp h s vào Lưu trữ quan Công tác quản lý sử dụng dấu th ực tốt, cán văn thư tuân thủ theo nguyên tắc, quy định, dấu bảo quản an toàn vệ sinh thường xuyên 2.3.2 Hạn chế tồn Bên cạnh ưu điểm nêu cơng tác văn th Cơng ty cịn mặt tồn sau: - Cơng tác lập hồ sơ lưu trữ chưa thống phịng ban - Cán lãnh đạo có biểu xa rời thực tế, thiếu sâu sát nhân viên sở, nhiều giải công việc không theo điều tra, nghiên c ứu cụ thể - Công tác lập hồ sơ hành chưa thực quan tâm vào nề nếp Tài liệu hành chưa lập hồ sơ hoàn chỉnh Mặc dù từ Nghị định 142/CP công việc lập hồ sơ đặt th ức nh nhiệm vụ cán làm việc quan Nhà n ước nh ưng v ẫn khơng ý thực đầy đủ 3 ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA 3.1 VIỆT NAM Nâng cao nhận thức công tác văn th Nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng công tác văn th tăng cường trách nhiệm lãnh đạo Chú trọng công tác quán triệt để phổ biến số văn đ ược quan nhà nước có thẩm quyền ban hành cơng tác văn th ư, l ưu trữ văn hướng dẫn quản lý văn đi, văn đ ến vi ệc l ập 3.2 h sơ Nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ văn th Người giao soạn thảo văn phải bảo đảm v ề trình t ự, th ủ tục xây dựng ban hành văn bản; phải ký nháy/tắt vào cu ối văn b ản theo quy định; đảm bảo hiệu lực pháp lý (về nội dung th ể th ức) văn bản; thường xuyên làm tốt công tác tự đào tạo ch ỗ cho nhân viên làm công tác soạn thảo văn bản, đảm bảo kỹ thuật th ể th ức trình bày văn Lãnh đạo cần nắm rõ lực người làm công tác văn thư, lưu trữ để tổ chức đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho phù hợp với người Việc đào tạo nhân viên phải có tr ọng tâm, c ần ph ải xác định nội dung ưu tiên bồi d ưỡng đào t ạo Ngồi trình độ chun mơn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cần phải bổ túc thêm tin 3.3 học để đáp ứng yêu cầu công việc tốt Tăng cường ứng dụng công nghệ thơng tin Văn phịng cần chủ động lập kế hoạch báo cáo để mua sắm m ới thường xuyên bảo dưỡng, sửa chữa máy photocoppy để đảm bảo công 3.4 việc in, nhân văn không bị gián đoạn Thường xuyên kiểm tra, đánh giá công tác văn thư Để đảm bảo công tác văn thư thực tốt, số biện pháp trên, cần thường xuyên tiến hành việc kiểm tra xem số văn tài liệu có quy định, quy trình thực nghiệp vụ hay khơng, khơng kịp thời điều chỉnh cho phù hợp Qua công tác ki ểm tra, phận văn thư để rút mặt h ạn chế đ ể k ịp th ời kh ắc phục, sửa chữa Thực sách khen thưởng cơng chức hồn thành tốt nhiệm vụ; khuyến khích tinh thần, tạo niềm đam mê, sáng tạo công việc Đồng thời, xử lý nghiêm minh, kiểm điểm nh ững người vi phạm quy định văn thư KẾT LUẬN Công tác văn thư có vai trị quan trọng tất lĩnh v ực đời sống xã hội Đặc biệt, q trình hoạt động cơng ty đ ều s ản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị đ ược lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi nh ững g ốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị cao Do đó, cơng tác đóng vai trị khơng thể thiếu đối v ới Công ty Cổ ph ần S ữa Vi ệt Nam Tại Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam, công tác văn th th ực hi ện, tuân thủ theo quy định Nhà nước, đạt nh ững kết đáng ghi nhận giúp cho hoạt động Cơng ty hiệu quả, nhanh chóng DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Triệu Việt Cường (2016), Giáo trình Văn thư, NXB Lao động, Hà Nội https://www.vinamilk.com.vn/ ... dung công tác văn thư Công tác văn thư đảm bảo thông tin văn cho hoạt đ ộng quản lý, công tác văn thư vao gồm nội dung sau đây: - Soạn thảo văn bản, ban hành văn - Quản lý giải văn - Quản lý sử... KHÁI QUÁT NỘI DUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Khái niệm Công tác văn thư Công tác văn thư có chức đảm bảo thơng tin văn cho hoạt động quản lý, phục vụ cho lãnh đạo, đạo, điều hành công việc c quan,... cơng tác văn thư Vị trí cơng tác văn thư Cơng tác văn thư xác định hoạt động máy qu ản lý nói chung hoạt động quản lý quan nói riêng Trong văn phịng, cơng tác văn thư khơng thể thiếu nội dung