Vai trò của công tác văn thư và tài liệu lưu trữ

Đối với các cơ quan hành chính nhà nước nói chung và các cơ quan hành chính nhà nước ở Việt Nam nói riêng, công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ, có vai trò vô cùng quan trọng hoạt động quản lý trên mọi lĩnh vực của các cơ quan. Qua tài liệu lưu trữ, cũng giúp con người tìm ra những chân lí, giá trị trong quản lý nhằm rút ngắn thời gian, tiết kiệm tiền của, thúc đẩy nhanh sự phát triển của khoa học quản lý và ứng dụng thành công, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước. Công tác văn thư được xem là một bộ mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung của cơ quan nói riêng. Công tác văn thư là công tác không thể thiếu được trong văn phòng và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của Văn phòng. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động các cơ quan, được xem như một bộ phận không thể tách rời của hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước

VAI TRÒ CỦA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO

VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

Tóm tắt:

Soạn thảo và ban hành văn bản là hoạt động quan trọng, không thể thiếu trong quản lý nhà nước nói chung, quản lí hành chính nhà nước nói riêng Nhưng

để thực hiện nó một cách hiệu quả thì sự đóng góp của tài liệu lưu trữ là vô cùng cần thiết Nó là nguồn sử liệu quan trọng quý giá, giúp quá trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính trở nên dễ dàng, tiết kiệm và chính xác hơn

Bài làm Đặt vấn đề

Lưu trữ là một thuật ngữ khá quen thuộc trong hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức, khi mỗi cơ quan, tổ chức được thành lập thì công tác lưu trữ cũng được hình thành như một điều tất yếu Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều Do đó, trong hoạt động quản lý công tác văn thư, lưu trữ được xem là "huyết mạch" của mỗi cơ quan, tổ chức

Đối với các cơ quan hành chính nhà nước nói chung và các cơ quan hành chính nhà nước ở Việt Nam nói riêng, công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ, có vai trò vô cùng quan trọng hoạt động quản lý trên mọi lĩnh vực của các cơ quan Chính

vì thế, ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Hồ Chí Minh, Chủ tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã ký Thông đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 về công tác công văn, giấy tờ, trong đó Người đã chỉ rõ "tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến

thiết quốc gia" và đánh giá "tài liệu lưu trữ là tài sản qúy báu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, cũng như khoa học kỹ thuật Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu là một công tác hết sức quan trọng" Xác định ý nghĩa to lớn và tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với xã hội và sự nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc, ngày 17 tháng 9 năm

2007, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 1229/QĐ-TTg về Ngày truyền thống của ngành Lưu trữ Việt Nam và lấy ngày 03 tháng 01 hàng năm là "Ngày Lưu trữ Việt Nam" Tuy nhiên, hiện nay trong suy nghĩ của không ít người, công tác này hình như mới có từ một vài năm trở lại đây và đó chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ đơn thuần của những người làm văn thư, lưu trữ nên chưa có những quan tâm, chú trọng, đầu tư xứng đáng Họ không nhận ra tầm quan trọng của việc lưu trữ tài liệu trong cơ quan hành chính nhà nước, từ đó không phát huy được hết tiềm năng và hiệu quả của công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ Do vậy, hoạt động ban hành văn bản hành chính của cơ quan hành chính nhà nước trong nhiều năm gần đây, gặp khá nhiều khó khăn và sai sót trong quá trình thu thập và xử lý thông tin Bài viết này tập trung bàn luận về “Vai trò của tài liệu lưu trữ trong hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản hành chính nhà nước”

1.1 Khái niệm lưu trữ và tài liệu lưu trữ

Lưu trữ được hiểu là giữ lại các loại tài liệu, văn bản, hồ sơ của cơ quan, của cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết

Theo luật lưu trữ năm 2011 “Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu bao gồm văn bản, dự

án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác” Còn “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa

chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”

1.2 Khái niệm hành chính nhà nước và việc ban hành văn bản hành chính

nhà nước

Hành chính nhà nước là hoạt động thực thi quyền hành pháp của nhà nước,

đó là hoạt động chấp hành và điều hành của hệ thống hành chính nhà nước trong quản lý xã hội theo khuôn khổ pháp luật nhà nước nhằm phục vụ nhân dân, duy trì

sự ổn định và phát triển của xã hội Hành chính nhà nước là một bộ phận của quản

lý nhà nước, nó là một hoạt động đa dạng, liên quan đến nhiều lĩnh vực, nhiều ngành, nghề khác nhau Do đó, trong quá trình hoạt động các cơ quan hành chính nhà nước, để đảm bảo hoạt động quản lý hành chính diễn ra hiệu quả và hợp pháp, các cơ quan hành chính nhà nước thường xuyên soạn thảo và ban hành văn bản hành chính, văn bản hành chính nhà nước là một trong những công cụ để cơ quan hành chính nhà nước sử dụng thể hiện quyền lực của mình, ghi chép và truyền đạt

ý chí, mệnh lệnh của các cơ quan theo đúng thể thức và thẩm quyền luật định

2.1 Vai trò của tài liệu lưu trữ trong hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản hành chính nhà nước.

Quản lý hành chính nhà nước là hoạt động hành chính của cơ quan thực thi quyền lực nhà nước (quyền hành pháp) để quản lý, điều hành các lĩnh vực của đời sống xã hội theo quy định của pháp luật Đây là hoạt động thường xuyên taọ ra các tài liệu, văn bản có giá trị pháp lí quan trọng Bên cạnh đó, để đảm bảo hoạt động quản lí hành chính diễn ra thuận lợi và hiệu quả, nó luôn luôn cần những tài liệu, mang thông tin chính xác làm cơ sở để sử dụng qyền lực và nhiệm vụ của mình một cách hợp pháp , hợp lí Trong khi đó, tài liệu lưu trữ chỉ thực sự có ý nghĩa khi được đưa ra phục vụ, sử dụng thông tin rộng rãi vì nó chứa đựng những tiềm năng

về thông tin quá khứ và thông tin dự báo, có độ chính xác cao và có giá trị đặc biệt Bởi vậy có thể nói, tài liệu lưu trữ có vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước, cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời, thế nhưng cũng chính các hoạt động trong quản lí hành chính nhà nước, cụ thể là trong

công tác soạn thảo và ban hành văn bản là nơi để tài liệu lưu trữ được sử dụng một cách hợp lý và đúng đắn nhất Vai trò quan trọng của tài liệu lưu trữ trong hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản được thể hiện một cách rõ ràng như sau:

Một là, Tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin có giá trị pháp lý, tính chính xác

và độ tin cậy cao phục vụ cho việc soạn thảo, ban hành các văn bản quản lý hành chính nhà nước theo đúng các quy định của pháp luật

Như chúng ta đã biết, mọi hoạt động quản lý của các cơ quan hành chính nhà nước đều phải dựa trên cơ sở Hiến pháp và pháp luật Cho nên, các văn bản hành chính được ban hành yêu cầu đầu tiên trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản là đảm bảo tính hợp pháp và mức độ chính xác về cả thể thức lẫn nội dung Mặt khác các văn bản này, phản ánh toàn bộ kết quả quả quá trình hoạt động

và quản lý mọi lĩnh vực của cơ quan Do đó, trong quá trình soạn thảo văn bản việc khai thác thông tin , thu thập và thông tin có thể được lấy từ nhiều nguồn khác nhau, bởi hoạt động của hành chính nhà nước là rất rộng và đa dạng Bên cạnh đó, những thông tin này cần được đảm bảo dộ tin cậy và chính xác cao mới có thể đưa vào văn bản ban hành Như vậy, trong trường hợp này, các cơ quan hành chính thường chọn lọc và sử dụng nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ của cơ quan vì tính chính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi, nhanh chóng, tiết kiệm Ở đây, vai trò quan trọng của tài liệu lưu trữ thể hiện ngay khi định hướng nội dung, xác định nhu cầu ban hành văn bản quản lý nhà nước cần phải nghiên cứu các chủ trương, đường lối của Đảng liên quan đến vấn đề đó thông qua các tài liệu lưu trữ, bảo đảm văn bản được xây dựng trên cơ sở chính trị và pháp luật theo đúng định hướng Xã hội chủ nghĩa

Một yêu cầu khác trong soạn thảo và ban hành văn bản hành chính nhà nước là các vấn đề phải xuất phát từ yêu cầu thực tiễn, phải phù hợp với điều kện của xã hội khi ban hành Điều này trong tài liệu lưu trữ cũng phản ánh được thực trạng xã hội qua các giai đoạn được lưu trữ, từ đó dựa vào những thông tin sẵn có trong tài liệu lưu trữ, làm cơ sở để soạn thảo các văn bản hành chính có nội dung phù hợp với xã hội, tiết kiệm được thời gian đi thu thập , khảo sát lấy lại thông tin

Hơn nữa, toàn bộ nguồn tài liệu lưu trữ đã được chọn lọc kỹ lưỡng khi lưu trữ, nên

có thể đảm bảo độ chính xác cao, và nó giúp cho quá trình soạn thảo văn bản hành chính trở nên nhanh chóng , được đảm bảo về nội dung

Hai là, Tài liệu lưu trữ giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng, đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước

ở nước ta hiện nay

Mặc dù đời sống kinh tế, văn hóa, xã hội luôn luôn thây đổi qua từng giai đoạn phát triển Thế nhưng các văn bản hành chính khi được soạn thảo luôn có một khuôn mẫu nhất định theo quy định pháp luật, có những nguyên tắc khi soạn thảo

và ban hành văn bản không thay đổi Như vậy, những tài liệu lưu trữ là phương tiện, giúp người soạn văn bản xử lý và giải quyết công việc nhanh chóng, hạn chế những lỗi sai cơ bản trong soạn thảo Mặt khác, tài liệu lưu trữ là nơi ghi lại những thông tin được chọn lọc trong quá khứ một cách chính xác, vì thế, đây sẽ là cơ sở

để soạn thảo một văn bản hành chính mới với nội dung có nguồn thông tin đầy đủ,

dễ dàng chỉ ra những hạn chế từ văn bản cũ, bổ sung và hoàn thiện cho văn bản mới Từ đó, giúp các nhà quản lí có thể kiểm tra và đánh giá công việc và năng lực của cán bộ, công chức trong cơ quan, cũng như dựa vào các tài liệu lưu trữ trong quá khứ mà dự báo, ban hành văn bản một cách hợp pháp, hợp lí, tránh lặp lại những sai lầm đã xảy ra

Ví dụ để ban hành Quyết định Số: 22/2013/QĐ-TTg về việc hỗ trợ người có công với cách mạng về nhà ở, cần dựa vào một số tài liệu, văn bản đã được ban hành trước đó như: Luật Tổ chức Chính phủ năm 2001; Luật Nhà ở năm 2005; Pháp lệnh Sửa đổi, bổ sung Pháp lệnh Ưu đãi người có công với cách mạng của Ủy ban thường vụ Quốc hội; Nghị quyết số 494/NQ-UBTVQH13 Đây là nững tài liệu

được lưu trữ, làm cơ sở pháp lý cho việc soạn thảo và ban hành quyết định số: 22/2013/QĐ-TTg về việc hỗ trợ cho người có công về nhà ở

Ba là, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục

vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát

Tài liệu lưu trữ còn là cơ sở hỗ trợ công tác thanh tra, kiểm tra hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước Thông qua các tài liệu lưu trữ các nhà quản lí đánh giá những thành công, thất bại của từng văn bản, từng quy định; tìm hiểu nguyên nhân để kế thừa, phát huy giá trị tích cực, hạn chế đến mức thấp nhất những tác động tiêu cực, những thiệt hại có thể xảy ra cho xã hội của văn bản mới Những tài liệu lưu trữ cũng góp phần giúp các cơ quan thanh tra, kiểm tra dễ dàng giám sát các hoạt động của cơ quan hành chính qua từng giai đoạn Nếu có những hoạt động, hành vi vi phạm pháp luật, tài liệu lưu trữ sẽ cung cấp bằng chứng cụ thể, giúp đánh giá một cách khách quan, kịp thời để đưa ra các biện pháp xử lý

Bốn là, góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật quốc gia

Trong hoạt động của quản lý nhà nước luôn luôn phải đảm bảo bí mật nhà nước, để bảo vệ những tin tức, vụ việc, tài liệu, vật, địa điểm, thời gian, lời nói có nội dung quan trọng thuộc lĩnh vực chính trị, quốc phòng, an ninh, đối ngoại, kinh

tế, khoa học, công nghệ, các lĩnh vực khác không công bố hoặc chưa công bố và nếu bị tiết lộ thì gây nguy hại cho cơ quan, tổ chức nói riêng và cho Nhà nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam nói chung, và trong hoạt động hành chính nhà nước cũng vậy Thông thường sản phẩm được hình thành trong hoạt động của các cơ quan hành chính, chủ yếu là văn bản, tài liệu, do đó phần lớn các nội dung thuộc bí mật nhà nước đều được văn bản hóa, được phản ánh cụ thể trong các văn bản, tài liệu Như vậy, từ tài liệu lưu trữ có thể xác định được các văn bản có chứa

bí mật nhà nước, từ đó biết cách lựa chọn ngôn ngữ, cách thức soạn thảo và ban hành văn bản mới Làm tốt hơn công tác bảo vệ bí mật nhà nước

3.1 Kết luận

Soạn thảo và ban hành văn bản là hoạt động quan trọng, không thể thiếu trong quản lý nhà nước nói chung, quản lí hành chính nhà nước nói riêng Nhưng

để thực hiện nó một cách hiệu quả thì sự đóng góp của tài liệu lưu trữ là vô cùng cần thiết Nó là nguồn sử liệu quan trọng quý giá, phản ánh được toàn cảnh bức tranh về quá trình quản lý nhà nước, là thước đo trình độ quản lý trong mỗi thời kỳ lịch sử ở mỗi quốc gia Với ý nghĩa đó, tài liệu lưu trữ không chỉ góp phần quan trọng trong việc soạn thảo và ban hành văn bản, tài liệu lưu trữ còn có vai trò ghi lại và truyền bá cho thế hệ mai sau những truyền thống văn hoá quản lý, kinh nghiệm quản lý nhà nước, từ đó phát huy, kế thừa những giá trị tốt để nâng cao trình độ quản lý Qua tài liệu lưu trữ, cũng giúp con người tìm ra những chân lí, giá trị trong quản lý nhằm rút ngắn thời gian, tiết kiệm tiền của, thúc đẩy nhanh sự phát triển của khoa học quản lý và ứng dụng thành công, nâng cao hiệu quả quản

lý nhà nước

Danh mục tài liệu tham khảo

[1] Vương Đình Quyền, (2011), Lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội Hà Nội

[3] Quyết định Số: 22/2013/QĐ-TTg về Hỗ trợ người có công cách mạng về nhà ở [4] http://skhcn.daknong.gov.vn/tin-tuc-su-kien/hoat-dong-khcn-cua-tinh/1665-

tam-quan-trong-cua-cong-tac-van-thu-luu-tru-trong-hoat-dong-quan-ly-hanh-chinh-nha-nuoc

[5].http://www.archives.gov.vn/Pages/Tin%20chi%20ti%E1%BA%BFt.aspx? itemid=7&listId=64c127ef-bb13-4c45-820f-d765e28eb7cc&ws=content

[2] Luật số: 01/2011/QH13, Luật lưu trữ

VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN

PHÒNG CHÍNH PHỦ

Tóm tắt

Văn phòng Chính phủ là một trong những cơ quan giúp việc quan trọng của Chính phủ, có nhiệm vụ quản lí chặt chẽ các lại văn bản, tài liệu của Chính phủ, bảo đảm thông tin thường nhật để phục vụ kịp thời cho các hoạt động hành chính

Vì vậy, trong quá trình hoạt động sản sinh ra các văn bản, giấy tờ, tài liệu thông tin quan trọng Nên muốn có một kết quả tốt trong hoạt động của mình, Văn phòng Chính phủ cần xác định rõ vai trò và làm tốt công tác văn thư

Bài làm Đặt vấn đề

Công tác văn thư là một hoạt động nghiệp vụ quan trọng trong các cơ quan ,

tổ chức Đó là một trong những công tác mang tính khoa học, chính trị và tính bảo mật cao, công tác văn thư đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác , kịp thời phục vụ hoạt động quản lí của các lãnh đạo hoặc người đứng đầu cơ quan Mặc dù tính chất hoạt động khác nhau, nhưng trong quá trình hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức các giấy tờ, văn bản luôn được sản sinh ra rất nhiều Do vậy, công tác văn thư luôn luôn được chú trọng, và bảo đảm hoạt động hiệu quả

Văn phòng Chính phủ là một trong những cơ quan giúp việc quan trọng của Chính phủ, có nhiệm vụ quản lí chặt chẽ các lại văn bản, tài liệu của Chính phủ, bảo đảm thông tin thường nhật để phục vụ kịp thời cho các hoạt động hành chính Bởi Chính phủ là cơ quan hành chính cao nhất của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, là cơ quan chấp hành và điều hành của Quốc hội Trong hoạt động quản lí hành chính nhà nước Chính phủ quản lí tất cả các lĩnh vực trong xã hội, vì vậy trong quá trình này sản sinh ra các văn bản, giấy tờ, tài liệu thông tin quan trọng có thể mang bí mật Nhà nước và cơ quan.Tuy nhiên, khái niệm về văn thư và vai trò của nó lâu nay vẫn chưa được cụ thể, rõ ràng Do đó, để hiểu rõ hơn

vai trò của công tác văn thư trong hoạt động hành chính nhà nước, bài viết này, sẽ nghiên cứu về vai trò quan trọng của công tác văn thư trong hoạt động của văn phòng chính phủ, một trong những cơ quan giúp việc về công tác văn thư, giấy tờ của Chính phủ

1.1 Khái quát chung về văn phòng chính phủ

Văn phòng Chính phủ là một cơ quan ngang Bộ trong Chính phủ Việt Nam, thực hiện nhiệm vụ là bộ máy giúp việc của Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ

Văn phòng Chính phủ có chức năng tham mưu tổng hợp, giúp Chính phủ tổ chức các hoạt động chung của Chính phủ; tham mưu tổng hợp, giúp Thủ tướng Chính phủ (bao gồm các Phó Thủ tướng Chính phủ) lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động của Chính phủ và hệ thống hành chính nhà nước từ Trung ương đến cơ sở; bảo đảm thông tin, phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và cung cấp thông tin cho công chúng theo quy định của pháp luật; bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ

1.2 Công tác văn thư trong văn phòng chính phủ

Công tác văn thư là toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lí của các cơ quan, tổ chức Công tác văn thư có chức năng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lí, hiệu quả của hoạt động quản lí cao hay thấp phụ thuộc một phần vào công tác văn thư có được là tốt hay không Đây là công tác vừa mang tính chính trị, vừa mang tính khoa học và có tính chất nghiệp vụ lỹ thuật, lien quan đến nhiều cán bộ, công chức Để làm tốt công tác này, đòi hỏi sự hiểu biết về kiến thức lý luận và phương pháp tiến hành các chuyên môn nghiệp vụ

Trong văn phòng chính phủ, công tác văn thư đặt dưới sự quản lí của văn phòng với mục đích nâng cao hiệu quả của công tác văn thư trong quá trình giải quyết các công việc liên quan đến văn bản, giấy tờ đáp ứng nhu cầu thực tế của