Quản lý văn bản và tài liệu lưu trữ trong các trường mầm non (Tóm tắt, trích đoạn)

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN TÀO THỊ DUYÊN QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ TÀI LIỆU LƢU TRỮ TRONG CÁC TRƢỜNG MẦM NON LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lƣu trữ Hà Nội - 2016 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN TÀO THỊ DUYÊN QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ TÀI LIỆU LƢU TRỮ TRONG CÁC TRƢỜNG MẦM NON LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC Chuyên ngành: Lƣu trữ Mã số: 60 32 03 01 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS TS Vũ Thị Phụng Hà Nội - 2016 MỤC LỤC LUẬN VĂN NỘI DUNG TRANG A - PHẦN MỞ ĐẦU Lý lựa chọn đề tài Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài Phạm vi nghiên cứu đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề Nguồn tư liệu nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Đóng góp đề tài Bố cục đề tài B - PHẦN NỘI DUNG Chương Thành phần, nội dung văn tài liệu lưu trữ hình thành hoạt động Trường mầm non 1.1 Các khái niệm sử dụng luận văn 1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trường mầm non 1.3 Thành phần, nội dung ý nghĩa tài liệu hình thành Trường mầm non 15 1.4 Trách nhiệm Trường mầm non việc quản lý văn tài liệu lưu trữ 20 1.5 Tầm quan trọng việc quản lý văn tài liệu lưu trữ Trường mầm non 27 Chương Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác quản lý văn tài liệu lưu trữ Trường mầm non địa bàn thành phố Hà Nội 31 2.1 Giới thiệu trường địa điểm khảo sát 31 2.2 Thực trạng quản lý văn Trường mầm non địa bàn thành phố Hà Nội 32 2.3 Thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ Trường mầm non địa bàn thành phố Hà Nội 50 2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn tài liệu lưu trữ 57 2.5 Nhận xét, đánh giá thực trạng quản lý văn tài liệu lưu trữ 57 Chương Đề xuất giải pháp để quản lý tốt văn tài liệu lưu trữ Trường mầm non 61 3.1 Giải pháp nâng cao nhận thức vai trò công tác quản lý văn tài liệu lưu trữ Trường mầm non 61 3.2 Giải pháp quản lý 64 3.3 Giải pháp chuyên môn 68 C - PHẦN KẾT LUẬN 82 PHẦN TÀI LIỆU THAM KHẢO 83 PHẦN PHỤ LỤC 87 LỜI CẢM ƠN Để thực Đề tài: “Quản lý văn tài liệu lưu trữ Trường mầm non” tác giả nhận giúp đỡ từ nhiều phía: Trước hết tác giả xin gửi lời cảm ơn tới Giảng viên hướng dẫn PGS.TS Vũ Thị Phụng, người nhiệt tình dẫn, giúp đỡ đóng góp ý kiến cho tác giả nhiều suốt trình thực đề tài Xin trân trọng cảm ơn thầy giáo, cô giáo thuộc Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng - Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Hà Nội, người giúp đỡ chia sẻ nhiều thông tin quý báu giúp tác giả hoàn thành đề tài nghiên cứu Ngoài ra, tác giả trân trọng cảm ơn đồng tình ủng hộ giúp đỡ Ban Giám hiệu trường mầm non Hoa Mai nơi tác giả công tác; cán bộ, giáo viên, nhân viên Trường mầm non nơi tác giả đến khảo sát bạn học viên khóa Lưu trữ học K2013 đóng góp ý kiến cho tác giả suốt trình thực đề tài Luận văn khó tránh khỏi thiếu sót, tác giả mong nhận ý kiến phản hồi góp ý Xin trân trọng cảm ơn./ TÁC GIẢ Tào Thị Duyên LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu: “Quản lý văn tài liệu lưu trữ trường mầm non” công trình nghiên cứu riêng Trong luận văn có tham khảo số kết nghiên cứu, viết nhà khoa học, bạn học viên, đồng nghiệp sử dụng số thông tin tài liệu thích Lời cam đoan thật, sai xin hoàn toàn chịu trách nhiệm TÁC GIẢ Tào Thị Duyên DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT TMN: Trường mầm non QLVB: Quản lý văn TLLT: Tài liệu lưu trữ VTLT: Văn thư - Lưu trữ DMHS: Danh mục hồ sơ A - PHẦN MỞ ĐẦU Lý lựa chọn đề tài Trường mầm non sở giáo dục trẻ em từ ba tháng đến sáu tuổi Trường mầm non có vị trí quan trọng hệ thống giáo dục quốc dân Trong trình hoạt động Trường mầm non hình thành khối lượng văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ có giá trị nhiều mặt Tuy nhiên, từ thực tiễn Trường mầm non cho thấy: Cán bộ, giáo viên, nhân viên chưa quan tâm hiểu tầm quan trọng việc quản lý văn bản, tài liệu lưu trữ Điều thể trình giải công việc phận chuyên môn Ví dụ: giao phụ trách công việc soạn thảo số cán tự lựa chọn số kí hiệu văn theo ý thích không theo quy định Hoặc phận chuyên môn sau giải công việc lưu giữ tài liệu theo cách tự phát, không nộp lưu vào lưu trữ quan dẫn đến tài liệu bị bó gói, bị rách nát, mát, thất lạc… Khi có đoàn tra, kiểm tra, đánh giá chất lượng chăm sóc - nuôi dưỡng - giáo dục trẻ em việc tra tìm văn bản, tài liệu nhiều thời gian, công sức chí không tìm thấy Thông qua số ví dụ trên, thấy công tác Văn thư - Lưu trữ, mà cụ thể vấn đề quản lý văn tài liệu lưu trữ Trường mầm non nói chung, phạm vi thành phố Hà Nội nói riêng chưa quan tâm chưa tổ chức tốt Là người đào tạo chuyên ngành Lưu trữ học Quản trị văn phòng, trình công tác Trường mầm non, mong muốn có điều kiện khảo sát đề xuất số biện pháp để giúp Trường mầm non tổ chức tốt công tác Văn thư - Lưu trữ Vì chọn đề tài“Quản lý văn tài liệu lưu trữ Trường mầm non” làm luận văn tốt nghiệp Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu 2.1 Mục tiêu đề tài Một là: Làm rõ trách nhiệm Trường mầm non việc quản lý văn bản, quản lý tài liệu lưu trữ; Hai là: Khảo sát, đánh giá thực trạng quản lý văn tài liệu lưu trữ Trường mầm non địa bàn Hà Nội (qua khảo sát Quận Hà Đông); Ba là: Chỉ hạn chế, bất cập việc quản lý văn tài liệu lưu trữ Trường mầm non, từ đề xuất số biện pháp cụ thể giúp trường quản lý tốt 2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu - Nghiên cứu, tìm hiểu quy định hành quản lý văn bản, tài liệu lưu trữ có liên quan đến Trường mầm non; - Giới thiệu thành phần, nội dung, ý nghĩa hồ sơ, tài liệu hình thành trình hoạt động Trường mầm non; - Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác quản lý văn bản, tài liệu lưu trữ Trường mầm non - Đề xuất giải pháp để Trường mầm non quản lý tốt văn tài liệu lưu trữ Đối tƣợng nghiên cứu đề tài Trong đề tài này, nghiên cứu: - Quan điểm, nhận thức lãnh đạo cán bộ, giáo viên, nhân viên Trường mầm non quản lý văn tài liệu lưu trữ; - Các biện pháp quản lý văn tài liệu lưu trữ cho Trường mầm non địa thành phố Hà Nội Phạm vi nghiên cứu đề tài Tập trung nghiên cứu biện pháp “Quản lý văn tài liệu lưu trữ” phạm vi Trường mầm non công lập địa bàn thành phố Hà Nội Vì điều kiện thời gian luận văn thạc sĩ có hạn nên đến khảo sát tất Trường mầm non địa bàn thành phố mà khảo sát số Trường mầm non quận Hà Đông Do quận Hà Đông có 34 trường/17 phường nên chọn khảo sát 10 trường/10 phường, trường đại diện cho phường trường đạt chuẩn quốc gia Trong có trường thành lập lâu, có trường thành lập Lịch sử nghiên cứu vấn đề Trường mầm non nằm hệ thống sở giáo dục nói chung, nay, thấy chưa có công trình nghiên cứu trực tiếp công tác Văn thư - Lưu trữ Trường mầm non Tuy nhiên, có số công trình nghiên cứu công tác Văn thư - Lưu trữ loại hình sở giáo dục đào tạo khác như: Ví dụ: Công văn số 969/PGD&ĐT-MN Phòng Giáo dục Đào tạo quận Hà Đông ngày 19/10/2015 việc tăng cường quản lý công tác chăm sóc, nuôi dưỡng, giáo dục trẻ mầm non + Nhóm tài liệu quan hữu quan: văn quan trường tiểu học, trung học sở địa bàn phường, trạm y tế phường…gửi đến trường nhằm trao đổi, hợp tác công tác chăm sóc, nuôi dưỡng, giáo dục trẻ Ví dụ: Kế hoạch số 95/KH-BCĐ Ban đạo bảo vệ chăm sóc sức khỏe nhân dân phường Vạn Phúc ngày 16/9/2014 triển khai chiến dịch tiêm vắc xin Sởi - Rubella (MR) tiêm chủng mở rộng phường Vạn Phúc năm 2014 - 2015 + Nhóm tài liệu quan quản lý hành ban hành để đạo, phối hợp công tác quản lý hành Ví dụ: Công văn số 2460/UBND-NV UBND quận Hà Đông ngày 24/12/2015 việc thực chế độ báo cáo, thống kê công tác văn thư - lưu trữ tài liệu lưu trữ năm 2015 + Nhóm tài liệu TMN ban hành để thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Ví dụ: Báo cáo số 11/BC-MNHM Trường mầm non Hoa Mai ngày 06/5/2015 tình hình giáo dục mầm non năm học 2014 - 2015 - Theo loại hình tài liệu: + Tài liệu hành chính: tài liệu chiếm tỷ lệ nhiều trường mầm non, có nội dung phản ánh hoạt động, tổ chức quản lý chăm sóc, nuôi dưỡng, giáo dục trường Ví dụ: Các kế hoạch chuyên môn tháng, quý năm nhà trường, báo cáo sơ kết, tổng kết Trường mầm non + Tài liệu khoa học, kỹ thuật: loại tài liệu chiếm tỷ lệ nhà trường Ví dụ: Các vẽ xây dựng, sửa chữa công trình xây dựng nhà trường, viết sáng kiến kinh nghiệm nhà trường + Tài liệu nghe nhìn: chiếm tỷ lệ trường mầm non Ví dụ: Các ảnh, video tổ chức kiện dịp lễ nhà trường như: Khai giảng, 20/10, 20/11, tết trung thu, 8/3, tết thiếu nhi, tổng kết năm học… 16 + Tài liệu điện tử: chiếm tỷ lệ nhiều nhà trường TMN, tất phận chuyên môn sử dụng máy tính trình sản sinh lưu trữ tài liệu Ví dụ: Các thư điện tử trường gửi đi, công văn gửi đến nhà trường qua đường thư điện tử, tài liệu quản lý nhân sự, tài liệu quản lý học sinh, tài liệu tính phần ăn trẻ, tài liệu thu tiền học phí, tài liệu quản lý tài sản để gửi, nhận qua phần mềm điện tử 1.3.2 Nội dung tài liệu Tài liệu hình thành hoạt động Trường mầm non gồm có: - Tài liệu định hướng phát triển, mục tiêu hoạt động năm nhiều năm; - Tài liệu công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, quản trị công sở; - Tài liệu công tác chuyên môn (Chăm sóc - Giáo dục - Nuôi dưỡng); - Tài liệu công tác tổ chức cán bộ; - Tài liệu công tác thi đua, khen thưởng; - Tài liệu công tác tài chính, kế toán, lao động, tiền lương; - Tài liệu công tác quy hoạch, kế hoạch, thống kê; - Tài liệu công tác nghiên cứu khoa học; - Tài liệu công tác tuyển sinh; - Tài liệu công tác y tế học đường; - Tài liệu công tác tra giải khiếu nại, tố cáo; - Tài liệu tổ chức Đảng, Công đoàn, Đoàn niên 1.3.3 Ý nghĩa tài liệu lưu trữ hình thành hoạt động TMN TLLT ý nghĩa lớn xã hội thông qua việc khai thác thông tin khứ có TLLT mà có ý nghĩa ngành Giáo dục Trường mầm non, cụ thể sau: * Ý nghĩa hoạt động quản lý: - TLLT TMN nguồn thông tin thiếu hoạt động quản lý hàng ngày, hàng lãnh đạo thường xuyên khai thác sử dụng thông tin khứ, thông tin dự báo tài liệu lưu trữ để hoạch định chương trình, kế hoạch; ban hành định quản lý, … 17 Ví dụ: Từ hồ sơ nhân giúp Ban lãnh đạo TMN có để phân công nhiệm vụ cho cấp phù hợp trình độ chuyên môn đào tạo - TLLT giúp nhà quản lý rút kinh nghiệm để tổ chức triển khai thực chương trình, kế hoạch đề Ví dụ: Các Báo cáo thống kê hàng năm giúp Ban lãnh đạo TMN có để rút kinh nghiệm có phương hướng năm - TLLT chứng, giúp quan, tổ chức việc tra, kiểm tra, đánh giá kết xử lý vi phạm trình hoạt động Ví dụ: Hồ sơ công tác tài minh chứng có đoàn tra, kiểm tra tình hình thu - chi quan * Ý nghĩa hoạt động chăm sóc, nuôi dưỡng, giáo dục trường mầm non: - TLLT TMN để Ban giám hiệu nhà trường điều hành hoạt động chăm sóc, nuôi dưỡng, giáo dục cháu Ví dụ: Từ sổ sách, chứng từ tính phần ăn trẻ giúp Ban giám hiệu nhà trường cân đối thực đơn trẻ phù hợp độ tuổi - TLLT để nghiên cứu xây dựng kế hoạch phát triển trường Thông qua TLLT trường củng cố truyền thống nhà trường, xây dựng hình ảnh nhà trường từ thành lập Ví dụ: Những ảnh chụp từ thành lập Trường để xây dựng kế hoạch phát triển trường giúp cho cán bộ, giáo viên, nhân viên tìm hiểu lịch sử Trường - TLLT góp phần bảo vệ bí mật thông tin ngành giáo dục, trường mầm non cán bộ, giáo viên, nhân viên trường Ví dụ: Hồ sơ cán dự nguồn Hiệu trưởng, nguồn Phó Hiệu trưởng lưu giữ bí mật có định thức - TLLT phản ánh trình hoạt động TMN thông qua hoạt động chăm sóc, nuôi dưỡng, giáo dục trẻ em giúp cho thấy rõ trình nuôi dạy trẻ Trường + Các giải pháp quản lý trẻ góp phần nâng cao chất lượng giáo dục toàn diện mặt, điều giúp trẻ sớm phát triển thể chất trí tuệ cách hướng mạnh mẽ 18 + Các giáo án, giảng giáo viên giúp cho đội ngũ cán bộ, giáo viên nâng cao kiến thức chăm sóc, nuôi dưỡng, giáo dục trẻ TMN đạt kết cao Thông qua giáo án, giảng giúp cô có phương pháp diễn giảng dựa nội dung giảng; giáo viên chủ động sử dụng phương pháp đàm thoại câu hỏi dự tính trước kích thích tư phù hợp độ tuổi trẻ; giúp giáo viên hoạch định kỹ trước lên lớp để cô sử dụng đồ dùng, thiết bị, phương tiện dạy học hợp lý, phù hợp tiến độ lịch trình giảng dạy; giúp giáo viên thành công việc phát huy tính động, chủ động, tích cực trẻ điều giúp trẻ không bị nhồi nhét kiến thức Ngoài viết sáng kiến kinh nghiệm tri thức, kỹ năng, kỹ xảo mà người viết tích lũy thực tiễn công tác giáo dục giảng dạy Bằng hoạt động cụ thể, trường khắc phục khó khăn biện pháp thông thường giải được, góp phần nâng cao hiệu cán bộ, giáo viên, nhân viên Trường mầm non Những kết đạt thể qua tài liệu lưu trữ Trường mầm non chứng thực tiễn để Ban giám hiệu đạo, thực hoạt động chăm sóc, nuôi dưỡng, giáo dục trẻ mầm non Bên cạnh khối tài liệu hành chính, tài liệu công trình xây dựng Trường mầm non phục vụ cho việc tu bổ, sửa chữa, khôi phục, nâng cấp công trình xây dựng trường Ví dụ: Trường mầm non muốn xây dựng thêm phòng học hay nâng cấp, sửa chữa phải vào thiết kế trước * Đối với quan Quản lý giáo dục cấp trên: - TLLT Trường mầm non chứa đựng thông tin công tác giáo dục đào tạo, nghiên cứu khoa học, công tác tổ chức cán bộ, tài chính… Đây công cụ đắc lực để phòng Giáo dục Đào tạo, Sở Giáo dục Đào tạo ban hành văn đạo công tác chăm sóc, nuôi dưỡng, giáo dục Ví dụ: Từ sáng kiến kinh nghiệm trường mầm non giúp quan quản lý giáo dục cấp xem xét để ứng dụng thực tiễn, phục vụ công tác chăm sóc - nuôi dưỡng - giáo dục tốt - Trong lĩnh vực giáo dục đào tạo, TLLT nguồn thông tin có nhiều giá trị Để xây dựng chiến lược kế hoạch phát triển giáo dục, nhà quản lý cần khai thác tài liệu dân số, chương trình kết đào tạo 19 Ví dụ: Từ hồ sơ phổ cập giáo dục trẻ tuổi trường giúp quan quản lý giáo dục cấp làm để đề xuất kinh phí đầu tư, mở rộng trường, lớp cho phù hợp với tình hình dân số địa phương * Đối với xã hội: Trong lĩnh vực quản lý xã hội, TLLT góp phần cung cấp thông tin cho việc nghiên cứu hình thành phát triển TMN qua thời kỳ Ví dụ: Tài liệu lưu trữ Trường mầm non Hoa Mai có từ năm thành lập 1994, nhiên để có tên Trường tại, nhà trường trải qua lần đổi tên Từ trường mầm non Công ty len Hà Đông chuyển sang thành trường mầm non bán công Công ty Len, trước trường phục vụ cho đối tượng em cán bộ, công nhân viên Tổng công ty dệt may Việt Nam sau có thay đổi địa giới hành tên trường mầm non bán công Công ty len không phù hợp nên lại thay đổi thành Trường mầm non bán công Hoa Mai sau có Quyết định số 3629/QĐ-UBND UBND quận Hà Đông việc chuyển đổi trường mầm non bán công sang loại hình mầm non công lập tự chủ địa bàn quận Hà Đông trường lại lần đổi tên thành Trường mầm non Hoa Mai để đáp đứng nhu cầu gửi trẻ nhân địa phương Ngoài tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin đáng tin cậy để quan nhà nước giải chế độ, sách cho những gia đình thương binh, liệt sĩ, hộ nghèo, em cán - chiến sĩ công tác đảo Trường Sa đối tượng xã hội đặc biệt khác Ví dụ: Tập báo cáo trường mầm non Hoa Hồng từ năm 2010 đến năm 2015 việc toán kinh phí, thực sách miễn giảm học phí, hỗ trợ chi phí học tập theo Nghị định 49/2010/NĐ-CP Qua giá trị tài liệu nêu trên, khẳng định tài liệu trường mầm non có ý nghĩa quan trọng không nghiệp giáo dục mà toàn xã hội 1.4 Trách nhiệm trường mầm non việc quản lý văn tài liệu lưu trữ Một yếu tố quan trọng giúp Nhà nước quản lý thống công tác quản lý văn (QLVB) TLLT tạo hành lang pháp lý buộc quan, tổ chức phải thực hiện, có Trường mầm non (TMN) Như biết, quan, tổ chức muốn thực tốt hoạt động hàng ngày cần phải có quy định cụ thể trách nhiệm đơn vị, cá nhân gắn với công việc liên quan 20 Qua nghiên cứu văn hành công tác văn thư - lưu trữ, vận dụng quy định liên quan đến trách nhiệm công tác QLVB TLLT quan, tổ chức Từ thấy rõ trách nhiệm đơn vị, cá nhân Trường mầm non thực nhiệm vụ giao 1.4.1 Trách nhiệm TMN liên quan đến công tác Quản lý văn a Trách nhiệm TMN trình tự, thủ tục ban hành soạn thảo văn Theo Nghị định hợp số 01/VBHN-BNV Bộ Nội vụ ngày 25/02/2014 công tác văn thư quy định trách nhiệm quan, tổ chức công tác văn thư, kiểm tra văn trước ký ban hành ký ban hành sau: Tại điều Nghị định hợp số 01/VBHN-BNV quy định: - Người đứng đầu quan, tổ chức, phạm vi quyền hạn giao, có trách nhiệm đạo công tác văn thư, đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư - Mọi cá nhân trình theo dõi, giải công việc có liên quan đến công tác văn thư, phải thực nghiêm chỉnh quy định nghị định quy định khác pháp luật công tác văn thư Như vậy, theo quy định trên, trường mầm non, trách nhiệm đạo công tác văn thư, đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư thuộc Hiệu trưởng nhà trường Những cá nhân trình theo dõi, giải công việc liên quan đến công tác văn thư nhân viên văn thư, phận chuyên môn (nhân viên y tế, nhân viên kế toán, nhân viên nuôi dưỡng, giáo viên) phải thực quy định công tác văn thư Trách nhiệm kiểm tra văn trước ký ban hành quy định điều Nghị định hợp số 01/VBHN-BNV sau: - Thủ trưởng đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm nội dung văn trước người đứng đầu quan, tổ chức trước pháp luật - Chánh Văn phòng; Trưởng Phòng Hành quan, tổ chức Văn phòng; người giao trách nhiệm giúp người đứng đầu quan, tổ chức quản lý công tác văn thư quan, tổ chức khác phải kiểm tra chịu trách nhiệm thể thức, kỹ thuật trình bày thủ tục ban hành văn trước người đứng đầu quan, tổ chức trước pháp luật” 21 Liên hệ vào Trường mầm non, việc soạn thảo văn thường nhân viên văn thư soạn thảo văn chung nhà trường Phó Hiệu trưởng phụ trách chuyên môn soạn thảo văn liên quan đến vấn đề chăm sóc, nuôi dưỡng, giáo dục trẻ; nhân viên kế toán soạn thảo văn liên quan đến công tác kế toán; nhân viên y tế học đường soạn thảo văn liên quan đến công tác y tế; công đoàn soạn thảo văn liên quan đến công tác công đoàn; đoàn niên soạn thảo văn liên quan đến công tác đoàn Như vậy, vận dụng theo quy định vào Trường mầm non Dù người soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng trước pháp luật thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành nội dung văn Tổ trưởng tổ văn phòng nhân viên văn thư phải kiểm tra chịu trách nhiệm thể thức, kỹ thuật trình bày thủ tục ban hành văn trước Hiệu trưởng trước pháp luật Vận dụng điều 10 Nghị định hợp số 01/VBHN-BNV vào Trường mầm non: Hiệu trưởng có thẩm quyền ký tất văn quan, tổ chức Hiệu trưởng giao cho Phó Hiệu trưởng ký thay (KT.) văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách số văn thuộc thẩm quyền Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng ký thay chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng trước pháp luật b Trách nhiệm TMN liên quan đến công tác quản lý văn Vận dụng điều 15 Nghị định hợp số 01/VBHN-BNV quy định giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến vào Trường mầm non: - Hiệu trưởng có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến Phó Hiệu trưởng giao đạo giải văn đến theo ủy nhiệm Hiệu trưởng văn đến thuộc lĩnh vực phân công phụ trách - Căn nội dung văn đến, Hiệu trưởng định giao cho phận chuyên môn giải Bộ phận chuyên môn có trách nhiệm nghiên cứu, giải văn đến theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định Trường mầm non - Hiệu trưởng giao cho Tổ trưởng tổ văn phòng nhân viên văn thư thực công việc sau: + Xem xét toàn văn đến báo cáo văn quan trọng, khẩn cấp; 22 + Phân loại văn đến cho phận chuyên môn giải quyết; + Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến c Trách nhiệm TMN liên quan đến công tác quản lý sử dụng dấu Vận dụng điều 11 Thông tư số 07/2010/TT-BCA Bộ Công an ngày 05/02/2010 quy định chi tiết thi hành số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 quản lý sử dụng dấu sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 vào trường mầm non: - Mẫu dấu Trường mầm non đăng ký quan Công an thông báo mẫu dấu với Kho bạc nhà nước trước sử dụng dấu - Con dấu Trường mầm non quản lý chặt chẽ trụ sở nhà trường; có quy định cụ thể quản lý, sử dụng dấu Trường hợp cần sử dụng dấu trụ sở nhà trường để giải công việc phải phép Hiệu trưởng - Chỉ giao dấu cho nhân viên văn thư sử dụng đóng vào văn bản, giấy tờ có nội dung, có chữ ký người có thẩm quyền nhà trường, không đóng dấu khống đóng dấu trước ký - Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày định có hiệu lực, Trường mầm non chia tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, kết thúc nhiệm vụ, chuyển đổi hình thức sở hữu Hiệu trưởng phải giao dấu Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho quan Công an nơi cấp dấu d Trách nhiệm TMN liên quan đến công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ Trách nhiệm quy định Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam; Nghị định hợp số 01/VBHN-BNV; Thông tư số 07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, cụ thể sau: Vận dụng điều điều 12 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 vào Trường mầm non: - Người giao giải quyết, theo dõi công việc quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc giao nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu 23 trữ quan; trước nghỉ hưu, việc chuyển công tác khác phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm quan, tổ chức - Hiệu trưởng có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ quan, tổ chức; đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan - Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ công việc kết thúc, thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu giao nộp vào Lưu trữ quan (Tức phận Văn thư - Lưu trữ Trường mầm non) - Lưu trữ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu lập Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu - Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu lập thành 02 bản; đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ quan giữ 01 Vận dụng điều 22 Nghị định hợp số 01/VBHN-BNV quy định Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành quan, tổ chức TMN thì: - Các đơn vị cá nhân quan, tổ chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hành quan, tổ chức theo thời hạn quy định - Trường hợp đơn vị cá nhân cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hành quan, tổ chức thời hạn giữ lại không hai năm; - Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước nghỉ hưu, việc hay chuyển công tác khác phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm Vận dụng điều 23 Nghị định hợp số 01/VBHN-BNV điều 18, 19, 20, 21 Thông tư số 07/2012/TT-BNV vào Trường mầm non thì: - Hiệu trưởng người có trách nhiệm quản lý, đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan - Phó Hiệu trưởng giáo viên, nhân viên giao trách nhiệm lập hồ sơ công việc giao phải nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan theo quy định (Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình toán hồ sơ, tài liệu xây dựng bản) 24 - Các Tổ trưởng chuyên môn trường chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng việc lập hồ sơ, bảo quản giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị vào lưu trữ hành quan Trong trình theo dõi, giải công việc, cá nhân phải lập hồ sơ công việc Trong trường hợp phận chuyên môn (Phó hiệu trưởng, giáo viên, nhân viên) có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc phải Hiệu trưởng đồng ý phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho nhân viên văn thư kiêm nhiệm lưu trữ; thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu phận chuyên môn không 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu Ở trường mầm non Chánh văn phòng hay Trưởng phòng hành mà có Tổ trưởng văn phòng Tổ trưởng văn phòng phải thực nhiệm vụ tham mưu cho Hiệu trưởng việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành phận chuyên môn Vận dụng điều 23 Thông tư số 07/2012/TT-BNV vào Trường mầm non, nhân viên văn thư có trách nhiệm: - Xây dựng Danh mục hồ sơ (DMHS) Trường mầm non Đầu năm học, nhân viên văn thư gửi DMHS cho cán bộ, giáo viên, nhân viên làm lập hồ sơ Trên sở DMHS, nhân viên văn thư chuẩn bị bìa hồ sơ giao cán bộ, giáo viên, nhân viên có trách nhiệm lập hồ sơ - Kiêm nhiệm phần việc lưu trữ quan để hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ trường 1.4.2 Trách nhiệm TMN liên quan đến công tác quản lý TLLT Vận dụng điều Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 quy định trách nhiệm người đứng đầu quan, tổ chức vào Trường mầm non Hiệu trưởng phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn có trách nhiệm quản lý lưu trữ, áp dụng biện pháp nhằm nâng cao hiệu việc thu thập, quản lý, bảo quản sử dụng TLLT; ban hành quy chế công tác lưu trữ quan, tổ chức Vận dụng điều 10 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 điều 24 Thông tư số 07/2012/TT-BNV quy định trách nhiệm lưu trữ quan vào Trường mầm non, nhân viên văn thư có trách nhiệm: - Giúp Hiệu trưởng hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu 25 - Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ - Tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo định Hiệu trưởng - Tiếp nhận, hoàn chỉnh xếp hồ sơ, tài liệu: + Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu từ đơn vị, cá nhân lập Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu Trường hợp phát thiếu hồ sơ yêu cầu đơn vị, cá nhân bổ sung báo cáo người có thẩm quyền giải + Hoàn chỉnh hồ sơ lập Mục lục hồ sơ Hoàn chỉnh hồ sơ bao gồm: Viết bìa theo mẫu (chỉnh sửa thông tin bìa hồ sơ cần), đánh số tờ hồ sơ Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phải viết chứng từ kết thúc biên mục văn hồ sơ Lập Mục lục hồ sơ bảo quản vĩnh viễn riêng hồ sơ bảo quản có thời hạn riêng + Sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào hộp (cặp), ghi dán nhãn hộp, đưa lên giá Mặc dù Trường mầm non nhân viên văn thư không hưởng chế độ lưu trữ không hưởng lương ngạch văn thư kiêm nhiệm lưu trữ nhân viên văn thư phải làm công việc liên quan đến hoạt động lưu trữ Xét khía cạnh nhân viên văn thư phải có trách nhiệm giúp việc cho Hiệu trưởng giống trách nhiệm quy định lưu trữ quan Theo quy định đến thời hạn nộp lưu, lưu trữ quan phải giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử, nhiên TLLT Trường mầm non không thuộc Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử hồ sơ, tài liệu lưu trữ phận lưu trữ trường Vận dụng điều 15 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 quy định chỉnh lý tài liệu vào Trường mầm non Hiệu trưởng có trách nhiệm đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý Tài liệu sau chỉnh lý phải bảo đảm yêu cầu sau đây: + Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ; + Được xác định thời hạn bảo quản; + Hồ sơ hoàn thiện hệ thống hoá; + Có Mục lục hồ sơ, sở liệu tra cứu Danh mục tài liệu hết giá trị Vận dụng điều 28 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 quy định trách nhiệm hủy tài liệu hết giá trị vào Trường mầm non Hiệu trưởng Trường mầm non người định huỷ tài liệu hết giá trị Lưu trữ quan 26 Vận dụng điều 25 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 quy định trách nhiệm bảo quản TLLT vào Trường mầm non Hiệu trưởng TMN có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết thực biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn TLLT bảo đảm việc sử dụng TLLT Vận dụng điều 27 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 vào Trường mầm non TMN có tài liệu lưu trữ phải định chế độ thống kê lưu trữ Số liệu báo cáo thống kê năm tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 1.5 Tầm quan trọng việc quản lý văn tài liệu lưu trữ Trường mầm non Ngay từ ngày đầu nước nhà giành độc lập, Hồ Chí Minh Chủ tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa ký Thông đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 công tác công văn, giấy tờ Trong Người rõ "Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia" đánh giá "Tài liệu lưu trữ tài sản qúy báu, có tác dụng lớn việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác phương châm sách mặt trị, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu công tác quan trọng" Có thể nói, QLVB TLLT có vai trò quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội, có lĩnh vực giáo dục mầm non Bởi TMN trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Đây gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan trọng nhiều nên Trường mầm non thành lập, công tác QLVB TLLT tất yếu hình thành Hoạt động quản lý chăm sóc, nuôi dưỡng, giáo dục TMN thực thông qua hệ thống văn Vì tổ chức QLVB tác động trực tiếp đến hiệu hoạt động TMN Nếu trường tổ chức quản lý văn tốt, văn nguồn thông tin làm sở cho việc triển khai hoạt động chăm sóc, nuôi dưỡng, giáo dục trường Qua đó, định quản lý, định hoạt động chăm sóc, nuôi dưỡng, giáo dục TMN xác, kịp thời đáp ứng lợi ích, yêu cầu 27 quan quản lý cấp Ngược lại, công tác tổ chức QLVB TMN thực không tốt ảnh hưởng xấu tới hoạt động trường Như biết, công tác văn thư bao gồm nội dung như: Sọan thảo ban hành văn bản, quản lý giải văn bản, quản lý sử dụng dấu, lập hồ sơ Việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn đến, văn đi, quản lý, sử dụng dấu, phát hành văn trách nhiệm người làm văn thư; việc cho ý kiến đạo, phân phối giải văn đến, ký văn để phát hành thuộc thẩm quyền Hiệu trưởng; việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ trách nhiệm cá nhân giao giải công việc… Như để thấy rằng, tất cá nhân Từ Hiệu trưởng đến giáo viên, nhân viên tham gia thực nội dung công tác văn thư, chịu trách nhiệm với công việc giao để khẳng định công tác văn thư riêng người làm văn thư Qua để thấy rằng, Văn thư - Lưu trữ (VTLT) phận thiếu hoạt động TMN công việc tập thể không riêng cá nhân Làm tốt công tác quản lý văn tài liệu lưu trữ sẽ: - Bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thông tin cho hoạt động quản lý Ban giám hiệu Trong hoạt động TMN, từ việc đề chủ trương, sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với quan cấp trên, đạo đơn vị cấp triển khai, giải công việc… phải dựa vào nguồn thông tin có liên quan Thông tin đầy đủ, xác kịp thời hoạt động quan đạt hiệu cao, lẽ thông tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thông tin chủ yếu nhất, xác thông tin từ văn Vì văn phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý - Góp phần giải công việc Trường mầm non nhanh chóng, tiến độ, suất, hiệu quả, sách, chế độ phòng chống nạn quan liêu giấy tờ, mệnh lệnh hành - Góp phần giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước TMN Mọi chủ trương, đường lối Đảng Nhà nước phản ánh văn Việc giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước TMN quan trọng Tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn chặt chẽ, gửi văn đối tượng, không để mát, thất lạc góp phần giữ gìn tốt bí mật Đảng, Nhà nước TMN - Giúp Trường mầm non xây dựng hình ảnh Trường từ thành lập rút học kinh nghiệm hoạt động quản lý chăm sóc, nuôi dưỡng, giáo dục trẻ 28 - Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng hoạt động TMN Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động TMN Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn xác, phản ảnh trung thực hoạt động TMN cần thiết, tài liệu chứng pháp lý quan Bởi quan quản lý ngành cần xây dựng ban hành hướng dẫn để TMN áp dụng tốt công tác quản lý văn tài liệu lưu trữ TMN pháp lý để phục vụ công tác tra, kiểm tra làm minh chứng để đánh giá TMN - Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ phát triển Nếu làm tốt công tác văn thư, công việc TMN văn hoá Giải xong công việc, tài liệu lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ quan quy định tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành khâu nghiệp vụ phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày lâu dài sau Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa phát huy giá trị thông qua việc tổ chức khai thác sử dụng Dựa vào tài liệu lưu trữ TMN, từ xây dựng tiêu chuẩn để chăm sóc, nuôi dưỡng, giáo dục trẻ thực tiễn để giải đáp thắc mắc phụ huynh cần Ví dụ: Thông qua tài liệu tính phần ăn trẻ, sổ theo dõi sức khỏe, biểu đồ tăng trưởng trẻ, sổ theo dõi chất lượng nhóm lớp minh chứng để giải đáp thắc mắc phụ huynh phát triển thể chất lẫn tinh thần/trí tuệ trẻ Trong thực tế nay, với phát triển khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin Những văn điện tử lưu hành, văn phòng không giấy hình thành Công việc phận văn thư, lưu trữ giảm tải không mà người làm văn thư, lưu trữ vai trò, vị trí Trường mầm non tất văn đi, đến hình thức phải tập trung đầu mối phận văn thư lưu trữ lưu trữ quan Như vậy, văn tài liệu TMN pháp nhân độc lập TMN đủ tiêu chuẩn đơn vị hình thành phông độc lập Tài liệu lưu trữ TMN có giá trị cần thiết để quản lý chưa có văn cụ thể Nhà nước hướng dẫn cách quản lý từ văn tài liệu lưu trữ TMN cần nâng cao tầm quan trọng việc quản lý TLLT, có phát huy tối đa giá trị TLLT 29 Tiểu kết chƣơng 1: Ở chương I, nêu khái niệm quản lý văn bản, quản lý tài liệu lưu trữ trình bày vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Trường mầm non; thành phần, nội dung, ý nghĩa tài liệu hình thành hoạt động Trường mầm non; từ làm rõ trách nhiệm Trường mầm non việc quản lý văn tài liệu lưu trữ Nội dung chương giúp Trường mầm non nắm hiểu quy định hành tầm quan trọng công tác quản lý văn tài liệu lưu trữ để từ có ý thức trách nhiệm quản lý tốt văn bản, tài liệu hình thành trình hoạt động giao 30 ... tác văn thư, lưu trữ; đội ngũ nhân viên văn thư, lưu trữ; công tác quản lý văn bản; công tác quản lý tài liệu lưu trữ; thuận lợi khó khăn việc quản lý văn bản, tài liệu lưu trữ cách vấn phát... tác quản lý văn tài liệu lưu trữ đơn vị nghiệp trường học; có Trường mầm non - Giúp cho nhân viên văn thư, lưu trữ Trường mầm non nắm hiểu quy định Nhà nước công tác quản lý văn bản, tài liệu lưu. .. viên Trường mầm non quản lý văn tài liệu lưu trữ; - Các biện pháp quản lý văn tài liệu lưu trữ cho Trường mầm non địa thành phố Hà Nội Phạm vi nghiên cứu đề tài Tập trung nghiên cứu biện pháp “Quản