Quản lý văn bản và tài liệu lưu trữ trong các trường mầm non

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN TÀO THỊ DUYÊN QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG CÁC TRƯỜNG MẦM NON LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lưu trữ Hà Nội - 2016 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN TÀO THỊ DUYÊN QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG CÁC TRƯỜNG MẦM NON LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC Chuyên ngành: Lưu trữ Mã số: 60 32 03 01 Người hướng dẫn khoa học: PGS TS Vũ Thị Phụng Hà Nội - 2016 MỤC LỤC LUẬN VĂN NỘI DUNG TRANG A - PHẦN MỞ ĐẦU Lý lựa chọn đề tài Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài Phạm vi nghiên cứu đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề Nguồn tư liệu nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Đóng góp đề tài Bố cục đề tài B - PHẦN NỘI DUNG Chương Thành phần, nội dung văn tài liệu lưu trữ hình thành hoạt động Trường mầm non 1.1 Các khái niệm sử dụng luận văn 1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trường mầm non 1.3 Thành phần, nội dung ý nghĩa tài liệu hình thành Trường mầm non 15 1.4 Trách nhiệm Trường mầm non việc quản lý văn tài liệu lưu trữ 20 1.5 Tầm quan trọng việc quản lý văn tài liệu lưu trữ Trường mầm non 27 Chương Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác quản lý văn tài liệu lưu trữ Trường mầm non địa bàn thành phố Hà Nội 31 2.1 Giới thiệu trường địa điểm khảo sát 31 2.2 Thực trạng quản lý văn Trường mầm non địa bàn thành phố Hà Nội 32 2.3 Thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ Trường mầm non địa bàn thành phố Hà Nội 50 2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn tài liệu lưu trữ 57 2.5 Nhận xét, đánh giá thực trạng quản lý văn tài liệu lưu trữ 57 Chương Đề xuất giải pháp để quản lý tốt văn tài liệu lưu trữ Trường mầm non 61 3.1 Giải pháp nâng cao nhận thức vai trị cơng tác quản lý văn tài liệu lưu trữ Trường mầm non 61 3.2 Giải pháp quản lý 64 3.3 Giải pháp chuyên môn 68 C - PHẦN KẾT LUẬN 82 PHẦN TÀI LIỆU THAM KHẢO 83 PHẦN PHỤ LỤC 87 LỜI CẢM ƠN Để thực Đề tài: “Quản lý văn tài liệu lưu trữ Trường mầm non” tác giả nhận giúp đỡ từ nhiều phía: Trước hết tác giả xin gửi lời cảm ơn tới Giảng viên hướng dẫn PGS.TS Vũ Thị Phụng, người nhiệt tình dẫn, giúp đỡ đóng góp ý kiến cho tác giả nhiều suốt trình thực đề tài Xin trân trọng cảm ơn thầy giáo, cô giáo thuộc Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng - Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Hà Nội, người giúp đỡ chia sẻ nhiều thơng tin q báu giúp tác giả hồn thành đề tài nghiên cứu Ngồi ra, tác giả trân trọng cảm ơn đồng tình ủng hộ giúp đỡ Ban Giám hiệu trường mầm non Hoa Mai nơi tác giả công tác; cán bộ, giáo viên, nhân viên Trường mầm non nơi tác giả đến khảo sát bạn học viên khóa Lưu trữ học K2013 đóng góp ý kiến cho tác giả suốt trình thực đề tài Luận văn khó tránh khỏi thiếu sót, tác giả mong nhận ý kiến phản hồi góp ý Xin trân trọng cảm ơn./ TÁC GIẢ Tào Thị Duyên LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu: “Quản lý văn tài liệu lưu trữ trường mầm non” cơng trình nghiên cứu riêng tơi Trong luận văn tơi có tham khảo số kết nghiên cứu, viết nhà khoa học, bạn học viên, đồng nghiệp sử dụng số thơng tin tài liệu thích Lời cam đoan thật, sai tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm TÁC GIẢ Tào Thị Duyên DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT TMN: Trường mầm non QLVB: Quản lý văn TLLT: Tài liệu lưu trữ VTLT: Văn thư - Lưu trữ DMHS: Danh mục hồ sơ A - PHẦN MỞ ĐẦU Lý lựa chọn đề tài Trường mầm non sở giáo dục trẻ em từ ba tháng đến sáu tuổi Trường mầm non có vị trí quan trọng hệ thống giáo dục quốc dân Trong trình hoạt động Trường mầm non hình thành khối lượng văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ có giá trị nhiều mặt Tuy nhiên, từ thực tiễn Trường mầm non cho thấy: Cán bộ, giáo viên, nhân viên chưa quan tâm hiểu tầm quan trọng việc quản lý văn bản, tài liệu lưu trữ Điều thể q trình giải cơng việc phận chun mơn Ví dụ: giao phụ trách cơng việc soạn thảo số cán tự lựa chọn số kí hiệu văn theo ý thích khơng theo quy định Hoặc phận chuyên môn sau giải công việc lưu giữ tài liệu theo cách tự phát, không nộp lưu vào lưu trữ quan dẫn đến tài liệu bị bó gói, bị rách nát, mát, thất lạc… Khi có đồn tra, kiểm tra, đánh giá chất lượng chăm sóc - ni dưỡng - giáo dục trẻ em việc tra tìm văn bản, tài liệu nhiều thời gian, cơng sức chí khơng tìm thấy Thơng qua số ví dụ trên, thấy công tác Văn thư - Lưu trữ, mà cụ thể vấn đề quản lý văn tài liệu lưu trữ Trường mầm non nói chung, phạm vi thành phố Hà Nội nói riêng chưa quan tâm chưa tổ chức tốt Là người đào tạo chuyên ngành Lưu trữ học Quản trị văn phịng, q trình cơng tác Trường mầm non, tơi mong muốn có điều kiện khảo sát đề xuất số biện pháp để giúp Trường mầm non tổ chức tốt công tác Văn thư - Lưu trữ Vì tơi chọn đề tài“Quản lý văn tài liệu lưu trữ Trường mầm non” làm luận văn tốt nghiệp Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu 2.1 Mục tiêu đề tài Một là: Làm rõ trách nhiệm Trường mầm non việc quản lý văn bản, quản lý tài liệu lưu trữ; Hai là: Khảo sát, đánh giá thực trạng quản lý văn tài liệu lưu trữ Trường mầm non địa bàn Hà Nội (qua khảo sát Quận Hà Đông); Ba là: Chỉ hạn chế, bất cập việc quản lý văn tài liệu lưu trữ Trường mầm non, từ đề xuất số biện pháp cụ thể giúp trường quản lý tốt 2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu - Nghiên cứu, tìm hiểu quy định hành quản lý văn bản, tài liệu lưu trữ có liên quan đến Trường mầm non; - Giới thiệu thành phần, nội dung, ý nghĩa hồ sơ, tài liệu hình thành trình hoạt động Trường mầm non; - Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác quản lý văn bản, tài liệu lưu trữ Trường mầm non - Đề xuất giải pháp để Trường mầm non quản lý tốt văn tài liệu lưu trữ Đối tượng nghiên cứu đề tài Trong đề tài này, nghiên cứu: - Quan điểm, nhận thức lãnh đạo cán bộ, giáo viên, nhân viên Trường mầm non quản lý văn tài liệu lưu trữ; - Các biện pháp quản lý văn tài liệu lưu trữ cho Trường mầm non địa thành phố Hà Nội Phạm vi nghiên cứu đề tài Tập trung nghiên cứu biện pháp “Quản lý văn tài liệu lưu trữ” phạm vi Trường mầm non cơng lập địa bàn thành phố Hà Nội Vì điều kiện thời gian luận văn thạc sĩ có hạn nên đến khảo sát tất Trường mầm non địa bàn thành phố mà khảo sát số Trường mầm non quận Hà Đông Do quận Hà Đông có 34 trường/17 phường nên tơi chọn khảo sát 10 trường/10 phường, trường đại diện cho phường trường đạt chuẩn quốc gia Trong có trường thành lập lâu, có trường thành lập Lịch sử nghiên cứu vấn đề Trường mầm non nằm hệ thống sở giáo dục nói chung, nay, chúng tơi thấy chưa có cơng trình nghiên cứu trực tiếp cơng tác Văn thư - Lưu trữ Trường mầm non Tuy nhiên, có số cơng trình nghiên cứu công tác Văn thư - Lưu trữ loại hình sở giáo dục đào tạo khác như: 150.CM Báo cáo phân tích, thống kê chuyên đề ngành, trường Vĩnh viễn 151.CM Sổ sách quản lý chăm sóc, ni dưỡng, giáo dục 20 năm 152.CM Cơng văn trao đổi chăm sóc, ni dưỡng, giáo dục 10 năm Hồ sơ dự kiến phát sinh 153.CM XIV TÀI LIỆU CỦA TỔ CHỨC ĐẢNG 154.TCĐ Tập văn đạo, hướng dẫn Đến văn tổ chức Đảng cấp gửi hết hiệu chung đến quan lực thi hành 155.TCĐ Hồ sơ Đại hội Vĩnh viễn Chương trình, kế hoạch báo cáo công tác 156.TCĐ Vĩnh viễn - Tổng kết năm, nhiệm kỳ 10 năm - Tháng, quý, tháng 157.TCĐ Hồ sơ tổ chức thực vận động lớn, thị, nghị Trung ương cấp uỷ Đảng Vĩnh viễn 158.TCĐ Hồ sơ thành lập/sáp nhập, công nhận tổ chức Đảng Vĩnh viễn 159.TCĐ Hồ sơ tiếp nhận, bàn giao công tác Đảng 10 năm 160.TCĐ Hồ sơ hoạt động kiểm tra, giám sát 20 năm 161.TCĐ Hồ sơ đánh giá, xếp loại tổ chức sở Đảng, Đảng viên 70 năm 162.TCĐ Hồ sơ đảng viên 70 năm 163.TCĐ Sổ sách (đăng ký Đảng viên, Đảng phí, ghi biên bản) 20 năm 111 Hồ sơ nguyên tắc 164.TCĐ Công văn trao đổi công tác Đảng 10 năm Hồ sơ dự kiến phát sinh 165.TCĐ XV TÀI LIỆU CỦA TỔ CHỨC CƠNG ĐỒN Tập văn đạo, hướng dẫn Đến văn 166.TCCĐ tổ chức Cơng đồn cấp hết hiệu lực thi hành gửi chung đến quan Hồ sơ nguyên tắc Vĩnh viễn 167.TCCĐ Hồ sơ Đại hội Chương trình, kế hoạch báo cáo công tác 168.TCCĐ Vĩnh viễn 10 năm - Tổng kết năm, nhiệm kỳ - Tháng, quý, tháng Hồ sơ tổ chức thực 169.TCCĐ vận động lớn, thực nghị tổ chức Cơng đồn Vĩnh viễn 170.TCCĐ Tài liệu tổ chức, nhân hoạt động tổ chức Cơng đồn Vĩnh viễn 171.TCCĐ Hồ sơ hội nghị cán bộ, công chức, viên chức hàng năm quan 20 năm 20 năm 172.TCCĐ Sổ sách 173.TCCĐ Công văn trao đổi công tác Cơng đồn 10 năm Hồ sơ dự kiến phát sinh 174.TCCĐ XVI TÀI LIỆU CỦA TỔ CHỨC ĐOÀN THANH NIÊN 175.ĐTN Tài liệu chung tổ chức Đoàn Đến văn hết hiệu niên lực thi hành 176.ĐTN Hồ sơ Đại hội Đoàn TNCSHCM Vĩnh viễn Chương trình, kế hoạch báo cáo cơng tác Đồn niên 177.ĐTN Vĩnh viễn 10 năm - Tổng kết năm, nhiệm kỳ - Tháng, quý, tháng 112 Hồ sơ nguyên tắc 178.ĐTN 179.ĐTN 180.ĐTN Hồ sơ tổ chức thực vận động lớn, thực nghị Đảng, Nhà nước, Đoàn Thanh niên Tài liệu tổ chức, nhân hoạt động Đoàn Thanh niên quan Sổ sách Vĩnh viễn 20 năm 20 năm Hồ sơ dự kiến phát sinh 181.ĐTN Bản danh mục hồ sơ có 181 hồ sơ, bao gồm: ………… hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn ………… hồ sơ có thời hạn bảo quản 70 năm ………… hồ sơ có thời hạn bảo quản 20 năm ………… hồ sơ có thời hạn bảo quản 10 năm ………… hồ sơ có thời hạn bảo quản năm ………… hồ sơ có thời hạn bảo quản năm ………… hồ sơ có thời hạn bảo quản năm ……, ngày……tháng……năm 2016 HIỆU TRƯỞNG (Ký tên +đóng dấu) Nguyễn Thị H Hướng dẫn sử dụng: (1) Ghi tổng số hồ sơ có Danh mục (2) Ghi số lượng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, số lượng hồ sơ bảo quản có thời hạn Danh mục Cột 1: Ghi số ký hiệu hồ sơ bao gồm số thứ tự đánh chữ số Ả rập ký hiệu ghi số viết tắt đề mục lớn, đánh số hồ sơ đánh liên tục tồn danh mục, số 01, cuối đề mục để vài số trống để ghi bổ sung hồ sơ phát sinh 113 Cột 2: Ghi số thứ tự tên đề mục lớn, đề mục nhỏ; tiêu đề hồ sơ Các đề mục lớn đánh số liên tục chữ số La mã; đề mục nhỏ đánh số liên tục chữ số Ả rập Các tiêu đề hồ sơ đề mục cần xếp theo trình tự từ tiêu đề hồ sơ cơng việc chung, mang tính tổng hợp đến tiêu đề hồ sơ công việc cụ thể Cột 3: Ghi thời hạn bảo quản hồ sơ: vĩnh viễn thời hạn số năm cụ thể (70 năm, 20 năm, 10 năm, năm….); Cột 4: Ghi tên đơn vị cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ; Cột 5: Ghi thông tin đặc biệt thời hạn bảo quản, người lập hồ sơ, hồ sơ chuyển từ năm trước sang, hồ sơ loại mật, hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ dự kiến phát sinh… 114 Phụ lục số 3: DỰ THẢO PHƯƠNG ÁN PHÂN LOẠI TÀI LIỆU “THỜI GIAN - CƠ CẤU TỔ CHỨC” CHO PHÔNG LƯU TRỮ TRƯỜNG MẦM NON Theo giáo trình Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm, Nxb Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội - 1990 “Phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ kê nhóm tài liệu phơng phân loại xếp theo trật tự định dùng làm xếp tài liệu phơng đó” Khi phân loại, việc phân nhóm tài liệu phơng phải tiến hành bước gồm nhiều mức độ [2] Vận dụng phương án “Thời gian - Cơ cấu tổ chức” vào TMN trước hết tài liệu phơng phân chia theo thời gian năm học, sau phân chia tài liệu theo đơn vị tổ chức, cụ thể bước sau: Bước 1: Tài liệu phông chia theo năm học I Năm học 2010 - 2011 II Năm học 2011 - 2012 III Năm học 2012 - 2013 IV Năm học 2013 - 2014 V Năm học 2014 - 2015 Bước 2: Sau tài liệu chia theo năm học, sau chia tài liệu theo đơn vị tổ chức I Năm học 2010 - 2011 Tài liệu Hội đồng trường Tài liệu Ban giám hiệu Tài liệu Tổ văn phịng Tài liệu Tổ chun mơn Tài liệu tổ chức Đảng - Đoàn thể Bước 3: Sau tài liệu chia theo đơn vị tổ chức lại tiếp tục chia tài liệu theo mặt hoạt động/lĩnh vực công tác I Năm học 2010 - 2011 Tài liệu Hội đồng trường a Tài liệu mục tiêu, chiến lược phát triển trường b Tài liệu hoạt động giám sát Tài liệu Ban giám hiệu a Tài liệu quản lý giáo dục 115 b Tài liệu quản lý công tác bán trú c Tài liệu quản lý khác: Tài liệu Tổ văn phịng a Tài liệu cơng tác kế tốn: b Tài liệu cơng tác hành chính, thư - lưu trữ: c Tài liệu công tác y tế học đường: Tài liệu Tổ chuyên môn a Tài liệu cơng tác chun mơn chăm sóc - nuôi dưỡng b Tài liệu công tác chuyên môn giáo dục Tài liệu tổ chức Đảng - Đồn thể a Tài liệu cơng tác Đảng b Tài liệu cơng tác đồn thể Bước 4: Sau tài liệu chia theo mặt hoạt động/lĩnh vực cơng tác tiếp tục chia tài liệu theo vấn đề Cứ chia tài liệu vấn đề tương đương với hồ sơ/đơn vị bảo quản I Năm học 2010 - 2011 Tài liệu Hội đồng trường a Tài liệu phát triển trường - Tài liệu mục tiêu phát triển trường - Tài liệu chiến lược phát triển trường b Tài liệu hoạt động giám sát - Tài liệu giám sát tài chính, tài sản - Tài liệu giám sát thực quy chế dân chủ Tài liệu Ban giám hiệu a Tài liệu quản lý giáo dục - Tài liệu chung công tác quản lý giáo dục - Tài liệu quản lý công tác giáo dục - Tài liệu công tác đánh giá (đánh giá chuẩn Hiệu trưởng, chuẩn phó hiệu trưởng, chuẩn giáo viên mầm non) - …… b Tài liệu quản lý công tác bán trú - Tài liệu chung quản lý công tác bán trú - Tài liệu quản lý công tác bán trú - Tài liệu quản lý bếp ăn - Tài liệu phòng cháy, chữa cháy - …… 116 Qua bước tiến hành trên, hệ thống lại để thấy rõ phương án phân loại tài liệu “Thời gian - Cơ cấu tổ chức” Phông Lưu trữ Trường mầm non sau: I Năm học 2010 - 2011 Tài liệu Hội đồng trường a Tài liệu phát triển trường - Tài liệu mục tiêu phát triển trường (tài liệu mục tiêu phát triển trường giai đoạn năm học) - Tài liệu chiến lược phát triển trường (tài liệu chiến lược phát triển trường giai đoạn năm học) b Tài liệu hoạt động giám sát - Tài liệu giám sát tài chính, tài sản - Tài liệu giám sát thực quy chế dân chủ Tài liệu Ban giám hiệu a Tài liệu quản lý giáo dục - Tài liệu chung công tác quản lý giáo dục - Tài liệu quản lý công tác giáo dục (Sổ Quản lý công tác giáo dục; sơ đồ mạng lưới chuyên môn; danh sách giáo viên định biên nhóm, lớp; bảng tổng hợp theo dõi chuyên cần, dự giờ, đánh giá trẻ lớp; biên họp chuyên môn hàng tháng; sổ dự /phiếu dự lớp; tập lưu kế hoạch tổ chức hoạt động nhóm lớp - Tài liệu công tác đánh giá (đánh giá chuẩn Hiệu trưởng, chuẩn phó hiệu trưởng, chuẩn giáo viên mầm non) - Tài liệu tra hoạt động chuyên môn (thanh tra toàn diện, tra mặt hoạt động giáo viên) b Tài liệu quản lý công tác bán trú - Tài liệu chung quản lý công tác bán trú - Tài liệu quản lý công tác bán trú (tập kế hoạch tháng, kế hoạch năm chăm sóc - ni dưỡng; sổ quản lý chăm sóc - nuôi dưỡng; sơ đồ mạng lưới tham gia công tác bán trú; danh sách nhân viên tham gia công tác bán trú) - Tài liệu quản lý bếp ăn (hợp đồng cung ứng thực phẩm, sổ xây dựng thực đơn, tập lưu loại chứng từ phục vụ công tác bán trú, sổ tính định lượng dinh dưỡng, sổ lưu mẫu thức ăn, sổ đánh giá chất lượng thực phẩm, bảng kê thực đơn chợ, biên lai thu chi bán trú, giấy báo nộp tiền ăn…) - …… c Tài liệu quản lý khác: - Tài liệu phổ cập Giáo dục mầm non cho trẻ em tuổi gồm: Các văn đạo, Quyết định thành lập ban đạo phổ cập giáo dục; sổ theo dõi phổ cập giáo dục mầm non; phiếu điều tra phổ cập giáo dục mầm non theo hộ gia đình; biểu mẫu thống kê phổ cập giáo dục mầm non từ 0-5 tuổi; biểu mẫu thống 117 kê đội ngũ cán quản lý, giáo viên nhân viên; biểu mẫu thống kê tiêu chuẩn phòng học, sở vật chất - Tài liệu công tác tuyển sinh (Kế hoạch tuyển sinh, thông báo tiêu tuyển sinh, định thành lập hội đồng tuyển sinh, báo cáo công tác tuyển sinh, danh sách trúng tuyển) - Tài liệu quản lý học sinh khuyết tật học hòa nhập thực theo công văn số 3667/SGDĐT ngày 14/10/2009 Sở GD&ĐT (nếu có): Danh sách học sinh học hịa nhập năm học, kế hoạch giáo dục trẻ khuyết tật học hòa nhập; hồ sơ trẻ khuyết tật nhóm lớp - Tài liệu phịng cháy chữa cháy: Kế hoạch phòng cháy chữa cháy, định thành lập đội phòng cháy chữa cháy chỗ, phương án chữa cháy, báo cáo cơng tác phịng cháy chữa cháy - Tài liệu quản lý nhân sự: Sơ yếu lý lịch, định tuyển dụng, định bổ nhiệm, định tăng lương… - Tài liệu công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật - Tài liệu đạo, thực phong trào thi đua - Tài liệu công tác tổ chức cán - Tài liệu xây dựng - Tài liệu thành lập đổi tên trường - Tài liệu sáng kiến kinh nghiệm -…… Tài liệu Tổ văn phòng: a Tài liệu cơng tác kế tốn: - Tài liệu chung cơng tác kế toán - Tài liệu quản lý tài sản, sở vật chất, tài - Tập tài liệu liên quan đến tra, kiểm tra, kiểm toán - Tập chứng từ tài liệu liên quan đến thu, chi ngân sách, sử dụng vốn kinh phí (quyết tốn sử dụng kinh phí, tốn quỹ ngân sách Nhà nước, toán vốn đầu tư) - Tập chứng từ kế toán chủ yếu chứng từ gốc chứng từ ghi sổ gồm: chứng từ tính phần ăn trẻ; chứng từ ngân sách; chứng từ thu học phí; chứng từ chăm sóc bán trú; chứng từ mua nước uống; chứng từ học phí tiếng anh cho trẻ tuổi; chứng từ học khiếu - Tập tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế với Nhà nước - Tài liệu đóng bảo hiểm xã hội cho cán bộ, giáo viên, nhân viên - b Tài liệu cơng tác hành chính, văn thư - lưu trữ: - Tài liệu chung cơng tác hành chính, văn thư - lưu trữ - Tài liệu công tác hành - Tài liệu cơng tác văn thư 118 - Tài liệu công tác lưu trữ - …… c Tài liệu công tác y tế học đường: - Tài liệu chung công tác y tế học đường - Tài liệu phòng chống tai nạn thương tích (kế hoạch năm; kế hoạch thực Thơng tư 13/2010/TT-BGDĐT phịng, chống tai nạn, thương tích nhà trường; kế hoạch công tác y tế học đường; kế hoạch phịng chống suy dinh dưỡng béo phì) - Tài liệu theo dõi sức khỏe trẻ (Sổ theo dõi sức khỏe, biểu đồ, bảng tổng hợp theo dõi sức khỏe trẻ - Tài liệu công tác vệ sinh an toàn thực phẩm - Tài liệu công tác bảo vệ môi trường - …… Tài liệu Tổ chun mơn chăm sóc - ni dưỡng - giáo dục a Tài liệu công tác chuyên môn chăm sóc - ni dưỡng - Tài liệu chung cơng tác chăm sóc - ni dưỡng - Sổ, phiếu xuất nhập - kho - Sổ ghi kiểm thực bước -… b Tài liệu công tác chuyên môn giáo dục - Tài liệu chung công tác giáo dục - Tập kế hoạch giáo dục: kế hoạch năm, kế hoạch tháng, kế hoạch trọng tâm - Sổ dự lớp - Sổ theo dõi nhóm, lớp - Sổ theo dõi chất lượng trẻ - Sổ theo dõi sức khỏe trẻ - Sổ họp hội đồng, sinh hoạt chuyên môn (của trường, tổ), sổ dự - Sổ theo dõi tài sản nhóm, lớp - Sổ Bé ngoan - Tài liệu cá nhân trẻ/Tập lưu sản phẩm trẻ (thơng qua tạo hình, làm quen với tốn, bé tập tơ, tập tơ chữ sản phẩm khác hồn thành q trình hoạt động, phiếu khảo sát trẻ…) - …… Tài liệu tổ chức Đảng - Đoàn thể a Tài liệu công tác Đảng - Tài liệu chung công tác Đảng - Hồ sơ đại hội Đảng - Tài liệu tổ chức thực vận động lớn, thị, nghị cấp ủy Đảng 119 - Tài liệu đánh giá, xếp loại tổ chức sở Đảng, đảng viên - b Tài liệu cơng tác Cơng đồn - Tài liệu chung cơng tác cơng đồn - Tài liệu đại hội Cơng đồn - Tài liệu hội nghị cán bộ, cơng nhân viên chức hàng năm Trường - Tài liệu tổ chức thực vận động lớn, nghị cơng đồn cấp cơng đồn Trường - c Tài liệu cơng tác Đồn TNCSHCM - Tài liệu chung tổ chức Đoàn - Tài liệu đại hội Đoàn TNCSHCM - Tài liệu tổ chức thực vận động lớn, thực nghị Đảng, Nhà nước, Đoàn niên - 120 Phụ lục số 4: PHIẾU KHẢO SÁT Kính chào Anh/Chị Hiện nghiên cứu đề tài “Quản lý văn tài liệu lưu trữ trường mầm non địa bàn thành phố Hà Nội” để làm luận văn thạc sỹ Rất mong Anh/Chị bớt chút thời gian giúp tơi hồn thiện phiếu khảo sát I THÔNG TIN CHUNG VỀ TRƯỜNG: Tên trường: Năm thành lập: Cơ quan chủ quản trường: Địa trường: Website: Loại hình trường: - Cơng lập: - Ngồi công lập: Chức trường: Cơ cấu tổ chức: - - - - - - - - - - Họ tên người viết phiếu khảo sát: 10 Chức danh công tác người viết phiếu khảo sát: 121 II VĂN BẢN QUẢN LÝ LIÊN QUAN ĐẾN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ: 11 Quy chế văn thư, lưu trữ: - Có: - Không: 12 Hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ: - Có: - Khơng: 13 Bảng thời hạn bảo quản tài liệu: - Có: - Khơng: III ĐỘI NGŨ NHÂN VIÊN VĂN THƯ, LƯU TRỮ: 14 Số lượng người: - Biên chế: - Hợp đồng: - Văn thư chuyên trách: - Văn thư Kiêm nhiệm: 15 Trình độ: - Trên đại học: - Đại học: - Cao đẳng: - Trung cấp: 16 Chuyên ngành đào tạo: - Văn thư/Lưu trữ: - Hành văn phịng: - Quản trị văn phòng: - Thư ký văn phòng: - Lưu trữ học QTVP: - Chuyên ngành khác: IV CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN: 17 Quy định việc soạn thảo, ban hành văn bản: - Có: - Khơng: 18.Những văn nhà trường ban hành: 19 Quản lý văn đi: Số lượng trung bình năm gần đây)/năm: /năm 20 Quản lý văn đến: Số lượng trung bình năm gần đây)/năm: /năm 21 Công cụ đăng ký văn đi, đến: - Số loại sổ: (kể tên loại sổ): - Ứng dụng tin học cơng tác quản lý văn đi, đến: + Có: + Không: 122 22 Danh mục hồ sơ hàng năm: - Đã xây dựng: - Chưa xây dựng: 23 Lập hồ sơ hành: - Đã lập hồ sơ: - Chưa lập hồ sơ: 24 Quản lý dấu: - Dấu Hiệu trưởng quản lý: - Dấu văn thư quản lý: - Dấu kế toán quản lý: 25 Con dấu có để khóa tủ khơng? - Có: - Khơng: V CƠNG TÁC QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ: 26 Hình thức tổ chức lưu trữ tài liệu thực nào: - Tài liệu tập trung lưu trữ phận văn thư: - Các tài liệu quan trọng lưu trữ phận văn thư tài liệu khác phận chuyên môn tự lưu trữ bảo quản: - Các tài liệu hình thành hoạt động phận chun mơn phận chun mơn tiến hành bảo quản lưu trữ: - Công tác quản lý tài liệu lưu trữ chưa thực hiện, hầu hết việc lưu trữ tự phát: 27.Hàng năm nhà trường có tiến hành thu thập, bổ sung tài liệu khơng? - Có: - Khơng: 28 Tài liệu thu thập, bổ sung vào lưu trữ quan năm gần từ năm 2011 đến năm 2015:……………………………… Mét giá tài liệu, đó: - Tài liệu hành chính:……………… mét giá - Tài liệu khoa học kỹ thuật:……………… mét giá - Tài liệu phim ảnh, ghi âm:……………….(Băng, đĩa, ảnh, cuộn phim…) 29 Thủ tục giao nhận tài liệu: - Có mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu: - Khơng có mục hồ sơ tài liệu nộp lưu: - Có biên gian nhận tài liệu: - Khơng có biên gian nhận tài liệu: 30.Nhà trường có thường chỉnh lý tài liệu khơng? - Có: - Không: 123 31 Phân loại, lập hồ sơ chỉnh lý tài liệu: - Tài liệu chỉnh lý hoàn chỉnh:……mét giá/tủ, gồm……hồ sơ (đơn vị bảo quản) - Tài liệu chưa chỉnh lý hoàn chỉnh:……mét giá/tủ 32 Xác định giá trị tài liệu: - Cơ quan tiến hành công tác xác định giá trị tài liệu lần:……… - Thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu: Có: Khơng: - Danh mục tài liệu loại: Có: Khơng: - Thủ tục tiêu hủy tài liệu: Có: Khơng: 33 Tài liệu lưu trữ xếp, thống kê theo cách nào? - Sắp xếp theo thời gian: - Sắp xếp theo công việc giải quyết: - Sắp xếp theo đơn vị: - Sắp xếp theo Tên loại văn bản: 34 Các văn bản, tài liệu có lập hồ sơ khơng? - Có: - Khơng: - Ý kiến khác: 35 Hồ sơ có quy định thời hạn bảo quản khơng? - Có: - Khơng: 36 Thống kê cơng cụ tra tìm tài liệu: - Cơng cụ tra tìm tài liệu truyền thống: + Mục lục hồ sơ: Có: Khơng: + Các thẻ tra tìm tài liệu: Có: Khơng: + Sách hướng dẫn nội dung tài liệu lưu trữ: Có: Khơng: - Ứng dụng tin học việc tra tìm tài liệu lưu trữ: Có: Không: 37 Tài liệu lưu trữ bảo quản nào? - Lập thành hồ sơ để vào cặp hộp giá, tủ: - Để bó gói cặp ba dây, bao tải, thùng tôn…: - Được lưu trữ cẩn thận máy vi tính: 38.Tổ chức khai thác sử dụng: - Có: - Khơng: 38 Hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ: - Đọc chỗ: - Cho mượn: 124 VI: NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN TRONG VIỆC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ: * Thuận lợi: - Anh/Chị có gặp thuận lợi thực cơng việc khơng? + Có: + Khơng: - Trong thực công việc nay, Anh/Chị gặp thuận lợi sau đây: + Chuyên môn đào tạo phù hợp với công việc giao: + Được Ban giám hiệu quan tâm tạođiều kiện vềcơ sở vật chất: + Đượctrao đổi, học hỏi kinh nghiệm qua đồng nghiệp: + Được tham gia tập huấn nâng cao trình độ chun mơn: + Ý kiến khác: * Khó khăn: - Anh/Chị có gặp khó khăn thực cơng việc khơng? + Có: + Không: - Trong thực công việc nay, Anh/Chị gặp khó khăn sau đây: + Chuyên môn đào tạochưa phù hợp với công việc giao: + Chưa cóđiều kiện phát huy hết khả chun mơn, nghiệp vụ: + Cơ sở VC cịn hạn chế nên khó thực nghiệp vụ chuyên môn: + Thu nhập thấp so với đồng nghiệp quan: + Thu nhập thấp so với thời gian khả thân: + Đơi lúc bị giao việc ngồi chun mơn nghiệp vụ: + Ý kiến khác: * Đề xuất, kiến nghị: Xin trân trọng cảm ơn! 125 ... quản lý tốt văn tài liệu lưu trữ Trường mầm non Từ thực trạng quản lý văn tài liệu lưu trữ Trường mầm non, luận văn đề xuất số giải pháp như: Nâng cao nhận thức vai trị cơng tác quản lý văn bản, ... viên văn thư TT 10 Trường mầm non Trường mầm non Biên Giang Trường mầm non Hà Cầu Trường mầm non Hoa Sen Trường mầm non Kiến Hưng Trường mầm non Phú Lãm Trường mầm non Phú Lương Trường mầm non. .. tác văn thư, lưu trữ; đội ngũ nhân viên văn thư, lưu trữ; công tác quản lý văn bản; công tác quản lý tài liệu lưu trữ; thuận lợi khó khăn việc quản lý văn bản, tài liệu lưu trữ cách vấn phát