Nâng cao chất lượng quản lý văn bản quản lý nhà nước tại văn phòng ủy ban nhân dân huyện ý yên

ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN Ý YÊN SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM ĐỀ TÀI: NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TẠI VĂN PHÒNG UBND HUYỆN Ý YÊN Họ tên : Nguyễn Văn Phong Đơn vị : Văn phòng UBND huyện Chức vụ : Chuyên viên Điện thoại: 03503.503890 Năm 2011 LỜI MỞ ĐẦU Văn quản lý Nhà nước loại hình văn quy định chặt chẽ yêu cầu cụ thể cho loại hình văn Vì vậy, quan Nhà nước từ Trung ương đến quyền sở quan tâm, có nhiều chuyển biến tích cực Công tác ban hành, tiếp nhận, xử lý văn quản lý Nhà nước quan nề nếp, đảm bảo yêu cầu theo quy định, đồng thời đáp ứng nhu cầu thực tế khách quan Bên cạnh đó, số quan, số địa phương, số ngành quan Nhà nước có thẩm quyền cao Quốc Hội ban hành văn chưa hợp lý, phải bổ sung sữa chữa nhiều lần nói chung hệ thống văn quản lý Nhà nước quan Nhà nước ta chưa ổn định, thường xuyên thay đổi nhiều nguyên nhân khách quan nguyên nhân chủ quan Đối với quyền sở, việc ban hành, tiếp nhận, xử lý văn quản lý Nhà nước thời gian qua đảm bảo số yêu cầu, tránh khỏi thiếu sót qui định quy định Nhà nước Có văn chưa đảm bảo nội dung, có văn sai thể thức, có văn chưa thẩm quyền chưa đến mức nghiêm trọng Chính lẽ đõ mà quyền sở cần phải có giải pháp để khắc phục nhằm nâng cao chất lượng số lượng văn bản, góp phần nâng cao hiệu lực hiệu quản lý Nhà nước nói chung, hiệu lực hiệu quản lý Nhà nước quyền sở nói riêng Nhằm mục đích nâng cao chất lượng hiệu quản lý văn quản lý nhà nước sở chọn đề tài: “ Nâng cao hiệu quản lý văn quản lý nhà nước Văn phòng UBND huyện Ý Yên” Với thời gian công tác Văn phòng UBND huyện thời gian nghiên cứu đề tài ít, nên đề tài nghiên cứu chưa sâu, chưa bao quát hết thực trạng đơn vị không tránh thiếu sót Tôi mong đóng góp, rút kinh nghiệm từ Hội đồng khoa học huyện ý kiến góp ý đồng nghiệp để đề tài hoàn thiện hơn./ Tôi xin chân thành cảm ơn! Trang 3/15 A./ LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC I Khái quát chung văn quản lý nhà nước: I.1 Khái niệm văn bản: Văn phương tiện ghi tin truyền đạt thông tin loại ngôn ngữ định Văn thể nhiều trạng thái khác ghi chất liệu khác Trạng thái thể văn là: Âm thanh, màu sắc, hình ảnh, chữ viết, ký hiệu Chất liệu để ghi chép văn vật có sẵn tự nhiên như: Vách đá, thân cây, xương động vật, mặt đất Văn ghi vật người tạo loại văn khắc gỗ, đá, loại giấy, băng ghi âm, ghi hình, đĩa từ máy vi tính, v.v I.2 Khái niệm văn quản lý nhà nước: Văn quản lý Nhà nước định quản lý thông tin quản lý thành văn (văn hoá), quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành, sửa đổi, bãi bỏ, theo thể thức, thủ tục, trình tự luật định Trong có chứa đựng quy tắc xử chung, làm phát sinh hệ pháp lý cụ thể Theo khái niệm văn quản lý nhà nước bao gồm tất văn tất quan lập pháp, hành pháp tư pháp I.3 Các loại văn quản lý Nhà nước : Để phân loại văn quản lý Nhà nước dựa vào nhiều tiêu trí khác Vì văn quản lý nhà nước chia thành nhiều loại khác Thí dụ: Phân loại văn theo loại quan ban hành chia thành loại: Văn quan lập pháp; Văn quan hành pháp; Văn quan Tư pháp Nếu phân loại theo hiệu lực pháp lý, chia văn quản lý Nhà nước thành: Văn luật; Văn luật; Văn áp dụng luật Trang 4/15 Trong quản lý Nhà nước, văn thường phân loại theo thể loại kết hợp với hiệu lực pháp lý chia thành loại sau: I.3.1 Văn quy phạm pháp luật: Văn quy pháp pháp luật văn quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, có quy tắc xử chung, Nhà nước đảm bảo thực hiện, nhằm điều chỉnh quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa Văn quy phạm pháp luật có đặc trưng sau đây: - Do quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành, theo tên loại luật định - Nội dung có chưa dựng quy tắc xử chung, bắt buộc thực - Đối tượng tác động rộng, thường người nhóm đông người có chung đặc điểm như: Quốc tịch, địa bàn, nghề nghiệp, thành phần - Được thực nhiều lần thực tế, thực văn không làm chấm dứt hiệu lực - Có hiệu lực thi hành từ văn có hiệu lực, không gian thời gian không xác định cụ thể - Theo điều luật ban hành văn quy phạm pháp luật (sửa đổi) phần số ký hiệu tắt phải có năm ban hành ghi đủ số, ghi ký hiệu tắt khác I.3.2 Văn cá biệt: Văn cá biệt văn chủ thể có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự định sở áp dụng pháp luật nhằm đưa định cá biệt cho trường hợp cụ thể như: Đề bạt, tăng lương, khen thưởng, kỷ luật, xác định quyền nghĩa vụ pháp lý cụ thể Văn cá biệt có đặc điểm sau: - Do quan (hoặc chức danh) có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự, tên loại văn định - Nội dung văn nhằm áp dụng quy phạm pháp luật đưa quy tắc xử riêng, nhằm giải công việc cụ thể - Chỉ đích danh đối tượng phải thi hành Trang 5/15 - Được thực lần - Hiệu lực không gian, thời gian xác định rõ văn - Không có năm ban hành phần số văn ký hiệu tắt I.3.3 Văn hành thông thường: Văn hành thông thường văn sử dụng quan: Đảng, Nhà nước, đoàn thể, tổ chức khắc phục vụ việc giải quan hệ giao dịch, trao đổi công tác, nêu yêu cầu để kết hợp với giải quyết, ghi chép việc, tượng xảy hoạt động quan, đơn vị - Xét giá trị pháp lý, văn hành thông thương thấp văn quy phạm pháp luật có ý nghĩa pháp lý cụ thể trình quản lý Nhà nước Những văn hành thông thường phương tiện, công cụ thường xuyên sử dụng quản lý Nhà nước, số lượng nhiều thể loại phong phú Văn hành thông thường có đặc điểm sau: - Thẩm quyền ban hành gồm tất quan, đơn vị - Nội dung có chứa đựng thông tin quy phạm Nhà nước - Nhằm cụ thể hoá thực thi văn quy phạm pháp luật giải tác nghiệp quản lý I.3.4 Văn chuyên môn, kỹ thuật: Văn chuyên môn kỹ thuật loại văn mang đặc thù chuyên môn kỹ thuật cao, quan chuyên môn quan kỹ thuật ban hành nhằm để quản lý lĩnh vực chuyên môn kỹ thuật Văn chuyên môn kỹ thuật có đặc điểm sau: - Do quan chuyên môn kỹ thuật ban hành - Mang đặc thù chuyên môn kỹ thuật cao - Được hình thành văn gồm nhiều trang, nhiều khổ giấy, nhiều chất liệu khác Trang 6/15 Tóm lại: Văn quản lý Nhà nước chia làm loại Trong loại lại có nhiều loại hình văn khác Thí dụ văn quy phạm pháp luật có tới 11 loại, văn hành thông thường có tới 20 loại, văn chuyên môn kỹ thuật có nhiều loại khác (hàng trăm loại) Hệ thống văn quản lý Nhà nước, sản phẩm trình quản lý Nhà nước, chứng để đánh giá hiệu lực, hiệu quản lý Nhà nước Nó có vai trò quan trọng, hình thức chủ yếu để quản lý Nhà nước II Các yêu cầu văn quản lý nhà nước: II.1 Văn quản lý Nhà nước ban hành phải thẩm quyền: Thẩm quyền ban hành văn gồm thẩm quyền pháp lý thẩm quyền chuyên môn Mỗi quan, đơn vị hệ thống máy Nhà nước có thẩm quyền định Nhà nước quy định cho phép ban hành số loại văn định, để điều chỉnh số mối quan hệ định Thí dụ: Quốc hội quyền ban hành loại văn quy phạm pháp luật là: Hiến Pháp, Luật (bộ luật), Nghị quyết; UBND huyện có quyền định cấp giấy quyền sử dụng đất, Đặc biệt văn quy phạm pháp luật Nhà nước quy định thẩm quyền chặt chẽ (theo luật ban hành văn quy phạm pháp luật 1996 (sửa đổi) Các thủ trưởng quan từ trung ương đến sở có quyền ban hành văn cá biệt để điều chỉnh mối quan hệ thuộc thẩm quyền quản lý Thí dụ: Chủ tịch nước ban hành lệnh ân xá cho phạm nhân, chủ tịch xã cấp giấy kết hôn, chứng sinh, thủ trưởng quan định khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức quan Văn chuyên môn văn kỹ thuật quan chuyên môn quan kỹ thuật có thẩm quyền ban hành Thí dụ: Chỉ có Bộ tài có quyền ban hành “hoá đơn đỏ” , có Bộ y tế có quyền ban hành y bạ, mẫu bệnh án ; Chỉ có Bộ giáo dục có quyền ban hành mẫu học bạ học sinh cấp Trang 7/15 Còn văn hành thông thường phần đặc điểm trình bày là: Tất quan, đơn vị có thẩm quyền ban hành để giải số vấn đề quản lý trao đổi thông tin, ghi chép, II.2 Yêu cầu nội dung: Một văn quản lý Nhà nước ban hành phải đảm bảo số yêu cầu nội dung sau: - Phù hợp với đường lối, chủ trương, sách Đảng, phù hợp với chế hành - Đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi cần điều chỉnh - Phù hợp với văn cấp trên, không chồng chéo, phù hợp với thực tế khách quan, đáp ứng nguyện vọng quần chúng nhân dân - Ban hành kịp thời - Nội dung văn phải có mục đích, đảm bảo tính khoa học, tính đại chúng, tính bắt buộc thực hiện, tính khả thi phải đảm bảo tính chuẩn mực II.3 Văn quản lý Nhà nước phải thể thức Nhà nước quy định: Thể thức văn tập hợp thành phần cấu thành văn bản, bao gồm thành phần chung áp dụng loại văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể số loại văn định theo quy định Khoản 3, Điều Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư Thể thức văn quản lý Nhà nước yếu tố cấu thành văn Để nghiên cứu thể thức văn chia văn thành yếu tố, phần khác cho phù hợp với mục đích phương pháp nghiên cứu Với yêu cầu mức độ đề tài văn chia thành yếu tố sau: (1) Quốc hiệu tiêu ngữ: Quốc hiệu ghi văn bao gồm dòng chữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” “Độc lập - Tự - Hạnh phúc” Trang 8/15 Quốc hiệu trình bày ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, phía trên, bên phải Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự - Hạnh phúc” trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ cỡ chữ 12, dòng thứ hai cỡ chữ 13; dòng thứ cỡ chữ 13, dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; đặt canh dòng thứ nhất; chữ đầu cụm từ viết hoa, cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài độ dài dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline), cụ thể: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hai dòng chữ trình bày cách dòng đơn (2) Tên quan ban hành văn (tác giả) Đối với Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ; Văn phòng Quốc hội; Hội đồng dân tộc, Ủy ban Quốc hội Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân cấp; Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Tập đoàn Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 91 không ghi quan chủ quản Tên quan, tổ chức ban hành văn bao gồm tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) (đối với tổ chức kinh tế công ty mẹ) tên quan, tổ chức ban hành văn a) Tên quan, tổ chức ban hành văn phải ghi đầy đủ viết tắt theo quy định văn thành lập, ví dụ: BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH NAM ĐỊNH Trang 9/15