PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trước sự phát triển nhanh về kinh tế xã hội của đất nước nói chung và tỉnh Quảng Ninh nói riêng, trước tiến trình hội nhập quốc tế và những thành tựu của khoa học xã hội, khoa học kỹ thuật, công nghệ, đòi hỏi Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện, thị xã, thành phố (gọi chung là cấp huyện) phải có sự đổi mới mạnh mẽ, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ đặt ra trong tình hình mới. Tuy nhiên, hiện nay hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện còn có những hạn chế. Nguyên nhân là về mặt nhận thức một số nơi, một số người còn xem nhẹ công tác Văn phòng. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng chưa được quan tâm nghiên cứu đúng mức trong khi nhiệm vụ cải cách hành chính đặt ra ngày càng cao, tổ chức và hoạt động của Văn phòng chưa được kiện toàn đồng bộ với yêu cầu nhiệm vụ ….Do đó, việc nghiên cứu, đánh giá một cách khách quan, đầy đủ thực trạng, từ đó đưa ra các giải pháp để nâng cao chất lượng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện là một việc làm cần thiết trong giai đoạn hiện nay. Từ những nhận xét trên tôi đề nghị được nghiên cứu đề tài khoa học: “Hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện, tỉnh Quảng Ninh”. 2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Trong giai đoạn cải cách và hiện đại hóa nền hành chính hiện nay, công tác Văn phòng ngày càng được quan tâm, chú trọng nghiên cứu. Những vấn đề chung về quản trị Văn phòng được đề cập khá hệ thống qua các tài liệu như: “Quản trị hành chính Văn phòng” của Tiến sĩ Nguyễn Hữu Thân; giáo trình “Hành chính quản trị Văn phòng trong cơ quan hành chính nhà nước” của Học viện Hành chính; giáo trình “Quản trị Văn phòng” của đại học Kinh tế quốc dân … các tài liệu này đã cung cấp những kiến thức cơ bản nhất về Văn phòng, tạo cơ sở lý luận quan trọng cho việc tiếp cận, nghiên cứu và tìm hiểu về Văn phòng và công tác Văn phòng trong cơ quan hành chính nhà nước. 3. Mục đích và nhiệm vụ của luận văn 3.1. Mục đích: Luận văn góp phần làm sáng tỏ cơ sở khoa học về tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện Làm rõ, phân tích đánh giá thực trạng tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thị xã Quảng Yên, từ đó tìm ra nguyên nhân tồn tại trong công tác Văn phòng cấp huyện thuộc tỉnh Quảng Ninh. Đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện thuộc tỉnh Quảng Ninh. 3.1. Nhiệm vụ: Nghiên cứu lý luận về Văn phòng và hoạt động của Văn phòng cấp huyện Làm rõ cơ sở khoa học về hoạt động của Văn phòng cấp huyện; Phân tích thực trạng tổ chức và hoạt động của Văn phòng cấp huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Quảng Ninh; Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND đáp ứng nhu cầu thực tế hiện nay. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn 4.1. Đối tượng nghiên cứu Đối tượng của đề tài tập trung nghiên cứu là tổ chức và hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện, đặc biệt từ thực tiễn của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thị xã Quảng Yên. 4.2. Phạm vi nghiên cứu: Không gian: Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh Quảng Ninh. Đặc biệt của Văn phòng HĐND và UBND thị xã Quảng Yên. Thời gian: Trong khoảng thời gian từ năm 2011 đến nay. 5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn 5.1. Phương pháp luận: Phương pháp duy vật biện chứng, duy vật lịch sử của Chủ nghĩa Mác Lê Nin, tư tưởng Hồ chí Minh, quan điểm của Đảng Cộng sản Việt Nam về tổ chức bộ máy nhà nước và cải cách hành chính nhà nước trong thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế, thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. 5.2. Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp nghiên cứu lý thuyết. Phương pháp quan sát. Phương pháp thống kê. Phương pháp so sánh. Phương pháp tổng hợp… 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn Từ kết quả nghiên cứu, luận văn đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện tỉnh Quảng Ninh đặc biệt từ thực tiễn hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thị xã Quảng Yên. Những kết quả nghiên cứu của luận văn có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo cho cán bộ quản lý, công chức Văn phòng cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã và những người quan tâm việc đổi mới tổ chức và hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện. 7. Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, nội dung chính của đề tài gồm 03 chương: Chương 1: Lý luận chung về Văn phòng và hoạt động của Văn phòng Chương 2: Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện, tỉnh Quảng Ninh. Chương 3: Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện, tỉnh Quảng Ninh. CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN 1.1. Lý luận chung về Văn phòng 1.1.1. Khái niệm về Văn phòng CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND CẤP HUYỆN 2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỈNH QUẢNG NINH CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND CẤP HUYỆN, TỈNH QUẢNG NINH 3.1. Quan điểm, định hướng chung Thực hiện Chương trình Tổng thể cải cách hành chính Chính phủ đã ban hành một loại các văn bản như: Quyết định số 782003QĐTTg của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Đề án tuyên truyền chương trình tổng thể CCHC; Quyết định số 1812003QĐTTg của Thủ tướng Chính phủ về ban hành quy chế thực hiện cơ chế “một cửa” tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương; Quyết định số 932007QĐTTg của Thủ tướng Chính phủ về ban hành Quy chế thực hiện cơ chế “Một cửa, cơ chế một cửa liên thông”; Quyết định số 032007QĐBNV về việc ban hành Quy tắc ứng xử của cán bộ, công chức ... Triển khai thực hiện chỉ đạo của Chính phủ, UBND tỉnh Quảng Ninh đã ban hành một loạt các văn bản như: Quyết định 3291QĐUBND ngày 25102006 của UBND tỉnh Phê duyệt kế hoạch cải cách hành chính Nhà nước tỉnh Quảng Ninh giai đoạn II (20062010); Quyết định 850QĐUBND ngày 1942012 của UBND tỉnh ban hành kế hoạch cải cách hành chính Nhà nước tỉnh Quảng Ninh giai đoạn 20112015. Hàng năm đều ban hành Quyết định, Kế hoạch về công tác cải cách hành chính. 3.2. Kiến nghị, đề xuất một số giải pháp 3.2.1. Nhóm giải pháp đối với công tác quản lý nhà nước
PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trước phát triển nhanh kinh tế - xã hội đất nước nói chung tỉnh Quảng Ninh nói riêng, trước tiến trình hội nhập quốc tế thành tựu khoa học xã hội, khoa học kỹ thuật, cơng nghệ, địi hỏi Văn phịng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân cấp huyện, thị xã, thành phố (gọi chung cấp huyện) phải có đổi mạnh mẽ, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ đặt tình hình Tuy nhiên, hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân cấp huyện cịn có hạn chế Nguyên nhân mặt nhận thức số nơi, số người cịn xem nhẹ cơng tác Văn phòng Tổ chức hoạt động Văn phòng chưa quan tâm nghiên cứu mức nhiệm vụ cải cách hành đặt ngày cao, tổ chức hoạt động Văn phòng chưa kiện toàn đồng với yêu cầu nhiệm vụ ….Do đó, việc nghiên cứu, đánh giá cách khách quan, đầy đủ thực trạng, từ đưa giải pháp để nâng cao chất lượng hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân cấp huyện việc làm cần thiết giai đoạn Từ nhận xét đề nghị nghiên cứu đề tài khoa học: “Hiệu hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân cấp huyện, tỉnh Quảng Ninh” Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Trong giai đoạn cải cách đại hóa hành nay, cơng tác Văn phịng ngày quan tâm, trọng nghiên cứu Những vấn đề chung quản trị Văn phòng đề cập hệ thống qua tài liệu như: “Quản trị hành Văn phịng” Tiến sĩ Nguyễn Hữu Thân; giáo trình “Hành quản trị Văn phịng quan hành nhà nước” Học viện Hành chính; giáo trình “Quản trị Văn phịng” đại học Kinh tế quốc dân … tài liệu cung cấp kiến thức Văn phòng, tạo sở lý luận quan trọng cho việc tiếp cận, nghiên cứu tìm hiểu Văn phịng cơng tác Văn phịng quan hành nhà nước Mục đích nhiệm vụ luận văn 3.1 Mục đích: - Luận văn góp phần làm sáng tỏ sở khoa học tổ chức hoạt động Văn phòng HĐND UBND cấp huyện - Làm rõ, phân tích đánh giá thực trạng tổ chức hoạt động Văn phòng HĐND UBND thị xã Quảng n, từ tìm ngun nhân tồn cơng tác Văn phịng cấp huyện thuộc tỉnh Quảng Ninh - Đưa số giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng HĐND UBND cấp huyện thuộc tỉnh Quảng Ninh 3.1 Nhiệm vụ: - Nghiên cứu lý luận Văn phòng hoạt động Văn phòng cấp huyện - Làm rõ sở khoa học hoạt động Văn phòng cấp huyện; - Phân tích thực trạng tổ chức hoạt động Văn phòng cấp huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Quảng Ninh; - Đề xuất số giải pháp nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng HĐND UBND đáp ứng nhu cầu thực tế Đối tượng phạm vi nghiên cứu luận văn 4.1 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng đề tài tập trung nghiên cứu tổ chức hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân cấp huyện, đặc biệt từ thực tiễn Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân thị xã Quảng Yên 4.2 Phạm vi nghiên cứu: - Khơng gian: Văn phịng HĐND UBND cấp huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh Quảng Ninh Đặc biệt Văn phòng HĐND UBND thị xã Quảng Yên - Thời gian: Trong khoảng thời gian từ năm 2011 đến Phương pháp luận phương pháp nghiên cứu luận văn 5.1 Phương pháp luận: Phương pháp vật biện chứng, vật lịch sử Chủ nghĩa Mác- Lê Nin, tư tưởng Hồ chí Minh, quan điểm Đảng Cộng sản Việt Nam tổ chức máy nhà nước cải cách hành nhà nước thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế, thời kỳ cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước 5.2 Phương pháp nghiên cứu: - Phương pháp nghiên cứu lý thuyết - Phương pháp quan sát - Phương pháp thống kê - Phương pháp so sánh - Phương pháp tổng hợp… Ý nghĩa lý luận thực tiễn luận văn Từ kết nghiên cứu, luận văn đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân cấp huyện tỉnh Quảng Ninh đặc biệt từ thực tiễn hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân thị xã Quảng Yên Những kết nghiên cứu luận văn sử dụng làm tài liệu tham khảo cho cán quản lý, công chức Văn phòng cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã người quan tâm việc đổi tổ chức hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân cấp huyện Kết cấu luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, nội dung đề tài gồm 03 chương: - Chương 1: Lý luận chung Văn phòng hoạt động Văn phòng - Chương 2: Tổ chức hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân cấp huyện, tỉnh Quảng Ninh - Chương 3: Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân cấp huyện, tỉnh Quảng Ninh CHƯƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN 1.1 Lý luận chung Văn phòng 1.1.1 Khái niệm Văn phòng Văn phịng theo nghĩa rộng bao gồm tồn bộ máy đơn vị cao đến đội ngũ nhân làm quản trị hệ thống quản lý tổ chức, bao gồm tồn sở vật chất kỹ thuật môi trường phục vụ cho hoạt động tổ chức nói chung, cho hệ thống quản lý nói riêng Văn phịng có đầy đủ tư cách pháp nhân hoạt động đối nội, đối ngoại để thực mục tiêu tổ chức Văn phòng máy quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ cho điều hành lãnh đạo đồng thời đảm bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động quan, tổ chức 1.1.2 Vị trí, vai trị Văn phịng HĐND UBND cấp huyện hoạt động quản lý hành nhà nước dịa phương Trong cấu tổ chức HĐND, UBND, Văn phòng phận giúp việc HĐND UBND có chức tham mưu, đề xuất chương trình cơng tác Thường trực HĐND UBND, giúp Thường trực HĐND UBND giải công việc đảm bảo đạo, điều hành hoạt động HĐND UBND tập trung, thống có hiệu quả, pháp luật dảm bảo điều kiện sở, vật chất, kỹ thuật, kinh phí phục vụ hoạt động đạo điều hành HĐND UBND phòng, ban thuộc UBND 1.2 Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng HĐND UBND cấp huyện 1.2.1 Chức Văn phòng 1.2.1.1 Chức tham mưu tổng hợp Thực chức tham mưu tổng hợp, Văn phịng tiến hành hoạt động có tính nhiều mặt, có tính chất tổng hợp việc tham mưu tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, đạo tổ chức công việc lãnh đạo quan, tổ chức Như vậy, “tham mưu” bao gồm nội dung tham vấn, “tổng hợp” thống kê, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý Việc tách hai nội dung không cần thiết, nhiều trường hợp không thực dẫn tới phiến diện, chủ quan hoạt động định quản lý 1.2.1.2 Chức phục vụ hậu cầu Văn phòng vừa đơn vị nghiên cứu, đề xuất ý kiến với lãnh đạo, vừa đơn vị trực tiếp thực công việc sau lãnh đạo cho ý kiến phê duyệt Văn phòng mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn sở vật chất, kỹ thuật quan Các điều kiện vật chất nhà cửa, phòng họp, phương tiện, trang thiết bị, tài … yếu tố quan trọng đảm bảo vận hành bình thường công việc quan, tổ chức Chúng phải quản lý, xếp, phân phối không ngừng bổ sung, thay để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho nhu cầu hoạt động quan, tổ chức Đó chức hậu cần Văn phịng, hoạt động có ý nghĩa quan trọng việc nâng cao hiệu hoạt động quan, tổ chức 1.2.2 Nhiệm vụ Văn phịng 1.2.2.1 Xây dựng, tham mưu chương trình tổ chức thực chương trình cơng tác Văn phịng có nhiệm vụ hàng đầu xây dựng, tham mưu chương trình tổ chức thực chương trình công tác hàng tháng, quý, năm lịch làm việc hàng tuần cho lãnh đạo quan Chương trình, kế hoạch, lịch làm việc sở để lãnh đạo quan đạo, điều hành công việc cách chủ động, có kế hoạch Chương trình, kế hoạch, lịch làm việc giúp cho hoạt động lãnh đạo tồn quan có mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng, không lôi vào công việc vụ 1.2.2.2 Tham mưu tổ chức thực công tác văn thư, lưu trữ Công tác văn thư, lưu trữ có ý nghĩa đảm bảo cung cấp cách kịp thời, đầy đủ, xác thơng tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước quan nhanh chóng, xác, có suất, chất lượng đường lối, sách, nguyên tắc chế độ; bảo đảm giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước quan Công tác văn thư hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ cho công tác quản lý, bao gồm nội dung: Xây dựng ban hành văn bản, tổ chức quản lý giải văn bản, quản lý sử dụng dấu 1.2.2.3 Công tác thông tin báo cáo tổng hợp phục vụ đạo, điều hành lãnh đạo Thông tin sau thu thập phải xử lý, nghĩa thông tin phải kiểm tra, phân tích, đánh giá, xác định đối tượng cần khai thác, sử dụng; xử lý mặt kỹ thuật, bảo quản lưu trữ Thông tin cần sử dụng cách có hiệu cho hoạt động quan, tổ chức Văn phòng coi “cổng gác thơng tin” quan, đơn vị nguồn thông tin đến hay thu nhận, xử lý chuyển phát Văn phịng Cơng tác thơng tin báo cáo nhiệm vụ quan trọng Văn phòng, bao gồm việc thu thập, xử lý, biên tập tình hình kiện, hoạt động xẩy liên quan đến đối tượng quản lý 1.2.2.4 Cơng tác quản trị hành Văn phịng HĐND UBND cấp huyện phận lãnh đạo HĐND, UBND cấp huyện ủy quyền quản lý tài sản, công sản Nhà nước giao cho HĐND, UBND, đồng thời trực tiếp quản lý, sử dụng sở vật chất, trang thiết bị Văn phòng Thực cơng tác quản trị hành chính, Văn phịng có nhiệm vụ bảo đảm điều kiện vật chất kỹ thuật, phương tiện cho cán bộ, công chức làm việc thuận lợi, bảo đảm kinh phí chi tiêu cho quan, đơn vị theo kế hoạch duyệt quản lý vật tư, tài sản quan, đơn vị theo chế độ tài 1.2.2.5 Cơng tác lễ tân Việc giao tiếp đòi hỏi phải tuân theo quy tắc xử định để đảm bảo phép lịch lợi ích bên tham gia giao tiếp Đối tượng giao tiếp khách bên nội bộ, người đến giao dịch với quan, công dân đến đưa đơn thư khiếu nại, tố cáo … Chính hoạt động giao tiếp cần phải đảm bảo theo nghi thức nhà nước, phù hợp với truyền thống dân tộc tập quán quốc tế 1.2.3 Nguyên tắc lãnh đạo, hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân cấp huyện 1.2.3.1 Nguyên tắc làm việc theo chế độ thủ trưởng Chánh Văn phòng Thủ trưởng, lãnh đạo điều hành hoạt động Văn phòng theo chức năng, nhiệm vụ giao; chịu trách nhiệm cá nhân trước HĐND UBND huyện tồn cơng tác Văn phịng Giúp việc cho Chánh Văn phịng Phó Chánh Văn phịng, người Chánh Văn phịng phân cơng phụ trách phận cụ thể chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng trước pháp luật nhiệm vụ giao Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phịng (hoặc Phó Chánh Văn phòng phụ trách lĩnh vực) thực nhiệm vụ giao 1.2.3.2 Nguyên tắc làm việc theo chế độ thủ trưởng kết hợp với nguyên tắc lãnh đạo tập thể Chánh Văn phịng Phó Chánh Văn phịng bàn bạc, định tập thể cơng việc như: - Xây dựng chức năng, nhiệm vụ quy chế làm việc Văn phịng; - Chương trình, kế hoạch cơng tác tháng, q, năm Văn phịng; - Các vấn đề thực sách cán bộ, cơng chức Văn phịng - Các biện pháp thực hành tiết kiệm, chống lãng phí HĐND UBND cấp huyện 1.2.3.3 Nguyên tắc đảm bảo kỷ luật lao động, tuân thủ chế độ công tác cán bộ, công chức, viên chức người lao động Văn phịng Các cán bộ, cơng chức, người lao động làm việc Văn phòng HĐND UBND cấp huyện phải đảm bảo kỷ luật lao động; tự giác, tự chịu trách nhiệm thực nhiệm vụ, bảo đảm thực đầy đủ quy định, quy chế, nội quy, chế độ công tác quan 1.2.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức, hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân cấp huyện a) Môi trường bên tổ chức Một là, cấu tổ chức Hai là, đội ngũ cán bộ, công chức, người lao động Ba là, chế hoạt động Văn phòng Bốn là, sơ vật chất kỹ thuật b) Mơi trường bên ngồi Các yếu tố ảnh hưởng từ mơi trường bên ngồi gồm: Yếu tố sách, pháp luật, kinh tế- xã hội Một là, Chính sách, pháp luật Hai là, Trình độ phát triển kinh tế- xã hội Như vậy, với tác động yếu tố ảnh hưởng tới hoạt động Văn phòng quan, đơn vị đặc biệt Văn phịng quan hành nhà nước Vì vậy, cần vận dụng điều kiện thuận lợi, tác động tích cực, hạn chế ảnh hưởng tiêu cực để hoạt động quan, đơn vị Văn phòng đạt hiệu tốt mà tiết kiệm chi phí hoạt động 1.2.5 Mối quan hệ phối hợp Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân cấp huyện với quan đơn vị Quan hệ phối hợp Văn phòng HĐND UBND cấp huyện với đơn vị quan có ba chiều: - Mối quan hệ phối hợp ngang cấp nội UBND cấp huyện: - Mối quan hệ phối hợp ngang cấp quan, tổ chức có địa vị pháp lý tương ứng - Mối quan hệ phối hợp dọc hệ thống hành Nhà nước 1.2.6 Ý nghĩa việc tổ chức khoa học cơng tác Văn phịng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân hoạt động quan Văn phòng máy điều hành tổng hợp quan, đơn vị, hoạt động Văn phòng đa dạng, phong phú phức tạp, chất lượng làm việc Văn phòng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu hoạt động toàn thể quan Tổ chức khoa học cơng tác Văn phịng có ý nghĩa thiết thực, tạo điều kiện cho quan hoàn thành tốt mục tiêu đề - Công tác hành Văn phịng thực hiệu cơng việc quan ổn định hơn, giải phóng thời gian sức lực cho Thủ trưởng quan khỏi giải vụ, điều hành công việc khoa học - Cơng tác Văn phịng bao gồm việc tổ chức yếu tố vật chất biến đổi theo hoạt động Văn phòng, yếu tố tổ chức hợp lý, khoa học mang lại hiệu kinh tế giá trị thực tế to lớn TIỂU KẾT CHƯƠNG Thông qua định nghĩa Văn phịng, vị trí, chức Văn phòng nhằm xác định rõ khái vai trò Văn phịng nói chung Văn phịng quan hành Nhà nước nói riêng Văn phịng HĐND UBND cấp huyện dạng Văn phòng quan hành Nhà nước, máy làm việc HĐND UBND cấp huyện công tác quản lý nhà nước địa phương bao gồm chức năng, nhiệm vụ vai trò Văn phịng nói chung, đặc điểm quan hành Nhà nước nên nhiệm vụ Văn phịng quan có nét bật sau: - Cơng tác tham mưu tổng hợp Văn phịng chủ yếu tổ chức điều hành công việc quan, cụ thể như: Xây dựng chương trình, tổ chức thực chương trình cơng tác quan; công tác thông tin, báo cáo phục vụ lãnh đạo, đạo, điều hành HĐND UBND cấp huyện - Cơng tác hành chính, quản trị: Tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ quan theo quy định pháp luật; công tác thi đua khen thưởng, cơng tác quản lý tài chính, công sản theo quy định Nhà nước đảm bảo điều kiện, phương tiện làm việc cho toàn quan; công tác lễ tân, giao dịch với tổ chức, cá nhân nước CHƯƠNG THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND CẤP HUYỆN 2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỈNH QUẢNG NINH Quảng Ninh tỉnh có diện tích lớn Đơng Bắc nước ta (5938 km2), phía Tây giáp hai tỉnh Lạng Sơn (58km) Bắc Giang (71km); phía Đơng giáp vịnh Bắc Bộ với đường bờ biển dài 250km; phía Nam Tây Nam giáp hai tỉnh Hải Dương (21km) Hải Phịng (78km); phía Bắc giáp Trung Quốc với đường biên giới dài 130km * Tình hình phát triển kinh tế- xã hội tỉnh Quảng Ninh năm 2015 Tốc độ tăng trưởng kinh tế (GDP, giá so sánh 1994) ước tăng 8,8% đạt mức cao kế hoạch đề (kế hoạch 8-9%) cao năm trước (năm 2012: 7,4%; năm 2013: 7,5%) Văn hóa phát triển đa dạng, hướng, gắn kết chặt chẽ với lĩnh vực đời sống kinh tế - xã hội; tiếp tục thực vận động toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hóa; quảng bá mạnh mẽ hình ảnh, tiềm năng, mạnh Tỉnh, góp phần thu hút nguồn lực đầu tư phát triển kinh tế - xã hội Tỉnh Tiếp tục tập trung nâng cao chất lượng hoạt động thể thao, đặc biệt quan tâm thể thao thành tích cao Cơng tác dân số, kế hoạch hóa gia đình, chương trình y tế, chăm sóc sức khỏe nhân dân đảm bảo thực có hiệu 2.2 Thực trạng chung tổ chức hoạt động Văn phòng HĐND UBND huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Quảng Ninh 2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng HĐND UBND cấp huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Quảng Ninh Từ chức trên, Quy chế làm việc Văn phòng HĐND UBND cấp huyện thể chế hóa 10 nhiệm vụ, quyền hạn 2.2.2 Cơ cấu tổ chức máy nhiệm vụ Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân cấp huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Quảng Ninh Cơ cấu tổ chức Văn phịng gồm có: Chánh Văn phịng phụ trách chung Các Phó Chánh Văn phịng giúp Chánh Văn phịng điều hành cơng việc thuộc lĩnh vực phân cơng (số lượng Phó Chánh Văn phòng huyện, thị xã, thành phố khác nhau, phổ biến 03 Phó Chánh Văn phịng) Các phận chuyên môn, nghiệp vụ: Chuyên viên Tổng hợp, Kế tốn, Văn thư, lưu trữ, cơng nghệ thông tin, tạp vụ, lái xe, nhà ăn, bảo vệ… 2.2.3 Thực trạng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, người lao động làm việc Văn phòng HĐND UBND cấp huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Quảng Ninh Với chức năng, nhiệm vụ đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức người lao động làm việc Văn phòng HĐND UBND cấp huyện có số lượng biên chế tương đối đơng so với phịng, ban khác Theo số liệu thống kê tương đối đầy đủ: Tổng số lượng cán bộ, công chức, người lao động làm việc Văn phòng HĐND UBND cấp huyện, thành phố thuộc tỉnh Quảng Ninh khoảng 350 người Mỗi huyện biên chế làm việc Văn phòng khoảng từ 25 đến 32 người 2.2.4 Mối quan hệ lề nối làm việc Văn phòng HĐND, UBND cấp huyện Trong tổ chức điều hành thực theo nguyên tắc cấp phục tùng cấp trên, thủ trưởng giao nhiệm vụ cho cán nhân viên, cán nhân viên phải chấp hành báo cáo lại kết thực hiện, khó khăn vướng mắc q trình thực phải báo cáo cấp trực tiếp để giải Mọi cán bộ, công chức, viên chức, người lao động Văn phịng phải thực tốt cơng việc tham mưu chịu quản lý thống Chánh Văn phòng Các chế độ phục vụ, hậu cần: Văn thư, hội họp, tiếp khách, sử dụng tài sản, phương tiện, chi tiêu Chánh Văn phòng Phó Chánh Văn phịng điều hành định Khi chưa có ý kiến lãnh đạo Văn phịng phận khác không trực tiếp giải cơng việc Việc đón tiếp khách tập trung vào đầu mối Phó Chánh Văn phịng phụ trách hành chính, quản trị 2.2.5 Một số mối quan hệ chủ yếu Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân cấp huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Quảng Ninh với quan liên quan * Mối quan hệ Văn phòng HĐND UBND cấp huyện với Văn phòng UBND tỉnh * Mối quan hệ Văn phòng HĐND UBND UBND cấp huyện * Mối quan hệ Văn phòng HĐND UBND cấp huyện với quan thuộc UBND ban ngành, đoàn thể khác * Mối quan hệ Văn phòng HĐND UBND với HĐND UBND cấp xã, phường 2.2.6 Thực trạng hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân cấp huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Quảng Ninh 2.2.6.1 Công tác tổng hợp, báo cáo, đề xuất xử lý thông tin Công tác giúp lãnh đạo cho lãnh đạo UBND cập nhật thông tin điều kiện hoàn cảnh đồng thời tiết kiệm thời gian cho lãnh đạo UBND, nhiệm vụ thuộc chức tham mưu tổng hợp 2.2.6.2 Cơng tác xây dựng chương trình, lịch cơng tác, hoạt động Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân cấp huyện Chất lượng việc lập kế hoạch chủ yếu phục thuộc vào trình độ Chánh Văn phòng, cách giao việc lãnh đạo UBND lực phận Chuyên viên tổng hợp, mặt khác, thói quen lập kế hoạch cho cơng việc nên nhìn chung chất lượng việc lập kế hoạch mức trung bình Mặt tham mưu cho HĐND, UBND nội dung, thể thức văn tốt Song chưa thể tính kịp thời, tính khoa học, chưa tham mưu kế hoạch mang tính dài hạn, tính chiến lược, dừng lại kế hoạch ngắn hạn 2.2.6.3 Công tác tham mưu, ban hành văn Trong vấn đề này, Văn phòng vừa tham mưu cho HĐND, UBND ý tưởng, bố cục, vừa trực tiếp tổ chức thu thập thông tin, soạn thảo, in, ban hành Bởi vậy, tiến độ triển khai, nội dung, chất lượng, quy cách văn thường giao cho nhiều người làm chuyên viên tổng hợp Văn phòng, chun viên phịng, ban chun mơn lãnh đạo Văn phịng, lãnh đạo UBND trực tiếp soạn thảo Vì thế, hành văn, quy cách văn soạn thảo thưởng khơng có thống nhất, quy trình kiểm duyệt văn chưa chặt chẽ tuân thủ nghiêm ngặt Một số quan tham mưu văn cho lãnh đạo UBND không qua kiểm duyệt Văn phòng nên hay mắc lỗi thể thức; trình độ cán ảnh hưởng nhiều đến chất lượng văn 2.2.6.4 Công tác tổ chức hội nghị, họp Chức giúp việc điều hành cho UBND quy định nhiệm vụ Văn phòng Nội dung tiến trình việc thường bao gồm: - Tiến hành công việc chuẩn bị như: Xác định nội dung, thành phần tham dự, làm gửi giấy mời, chuẩn bị phòng họp văn kiện, tài liệu cần thiết, chuẩn bị bố trí ăn, cho khách mời … - Làm công tác tổ chức cho họp: - Làm công tác hậu cần phục vụ họp Việc tổ chức họp thường bị tác động nhiều yếu tố: - Tính chất, nội dung họp tác động đến việc chuẩn bị tài liệu, văn bản; - Số lượng đại biểu thời gian (dài, ngắn) tác động đến chuẩn bị hậu cần; - Sự đạo cấp (tính cụ thể, bao quát) tham mưu, phân công chuẩn bị Văn phịng (có chặt chẽ hay khơng) ảnh hưởng đến chất lượng, đặc biệt tính chủ động họp 2.2.6.5 Công tác tiếp công dân Hiệu công việc tổ chức tiếp công dân phụ thuộc nhiều vào trình độ nhận thức cơng dân (thực tế nhiều hạn chế), khả cán Văn phòng, lãnh đạo, đạo UBND, đặc biệt thói quen cơng dân; nhiều cơng dân muốn gặp người chủ động gặp riêng người mà khơng qua Văn phịng, gây đảo lộn lịch trình, cơng việc lãnh đạo UBND Những vấn đề khó khăn chủ yếu việc tổ chức tiếp công dân Tuy nhiên, hiểu biết pháp luật công dân ngày nâng lên, kinh nghiệm tổ chức tiếp công dân cán đúc kết tốt tạo điều kiện cho việc tiếp công dân ngày hiệu 2.2.6.6 Công tác văn thư, lưu trữ Đối với văn đến, Văn phòng phân loại đưa phận xử lý, phận xử lý xong chuyển lưu trữ Đối với văn đi, Văn phịng chế bản, trình ký, chuyển lưu Công tác giao cho 02 chuyên viên phụ trách Để làm việc chuyên viên văn thư phải nắm quy định trách nhiệm xử lý loại văn cụ thể ai, có kỹ đánh giá phân loại văn xác, kịp thời Phải có phối hợp chặt chẽ cán văn thư lưu trữ để kiểm sốt vị trí văn cần lưu trữ (ai giữ, đâu), chuyên viên lưu trữ phải có nghiệp vụ chun mơn cơng tác văn thư, lưu trữ 2.2.6.7 Công tác quản trị, hành Cơng tác quản trị, hành bao gồm: Việc quản lý, sử dụng, sửa chữa, mua sắm trang thiết bị, đồ dung, tài sản phục vụ cho hoạt động HĐND, UBND, tổ chức sử dụng nguồn nhân lực Văn phịng, quản lý nguồn kinh phí hoạt động máy HĐND, UBND Công tác quản trị tài địi hỏi phải đảm bảo ngun tắc, chế độ, tính pháp lý chung Về hình thức phải chặt chẽ, khoa học, ứng biến, xử lý nhanh, xác, hợp lý Nguồn vật chất, tài Văn phòng quản lý nhằm phục vụ cho hoạt động HĐND, UBND lãnh đạo HĐND, UBND định cân có hệ thống quy định thống lãnh đạo HĐND, UBND với lãnh đạo Văn phịng quản trị, hành 2.2.6.8 Văn phịng với vấn đề cải cách hành Cải cách hành nhiệm vụ cấp, ngành Văn phòng HĐND UBND cấp huyện chịu trách nhiệm tham mưu cho UBND hoạt động, có vai trị xun suốt cải cách hành chính, vừa tham mưu, vừa thực hiện, tập trung vào vấn đề cải cách thủ tục thẩm quyền định Văn phịng cách thức giải cơng việc Văn phòng mối quan hệ với quan, tổ chức cá nhân, công dân * Về thủ tục hành nội bộ: * Thủ tục thực thẩm quyền: * Thủ tục văn thư: 2.3 Thực trạng tổ chức hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân thị xã Quảng Yên 2.3.1 Đặc điểm tình hình thị xã Quảng Yên Thị xã Quảng Yên đơn vị hành ven biển nằm cửa ngõ tỉnh Quảng Ninh phía Tây Nam, có diện tích tự nhiên 314,2km2 Phía bắc giáp thành phố ng Bí huyện Hồnh Bồ, phía nam giáp đảo Cát Hải (Hải Phịng) cửa Nam Triệu, phía đơng giáp thành phố Hạ Long vịnh Hạ Long, phía tây giáp huyện Thủy Ngun (Hải Phịng) Thị xã có 19 đơn vị hành gồm 11 phường xã Dân số 13,9 vạn người với 7,6 vạn lao động độ tuổi ngành kinh tế quốc dân (chiếm 58,5% dân số) 2.3.2 Tình hình phát triển kinh tế- xã hội thị xã Quảng Yên năm 2015 Kinh tế thị xã có mức tăng trưởng so với kỳ, giá trị tổng sản phẩm (giá so sánh) ước 3.573,7 tỷ đồng, tăng 13,5% kỳ Tổng thu ngân sách Nhà nước địa bàn ước đạt 148 tỷ đồng Tổng mức đầu tư phát triển địa bàn ước đạt 4.238 tỷ đồng, tăng 76,6% so với kỳ Sản lượng lương thực đạt 56.911,1 Sản lượng thủy sản đạt đạt 22.062 tấn, tăng 26,3% kỳ Thị xã tổ chức tốt hoạt động tuyên truyền chào mừng Đại hội Đảng cấp ngày lễ lớn đất nước Thực tốt biện pháp nâng cao chất lượng giáo dục Các chương trình mục tiêu y tế quốc gia triển khai tiến độ Quốc phòng - an ninh đảm bảo, tai nạn giao thơng tiếp tục kiềm chế Chính sách hậu phương quân đội thực tốt 2.3.3 Tình hình thực nhiệm vụ Văn phịng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân thị xã Quảng n 2.3.3.1 Vị trí Văn phịng HĐND UBND thị xã Quảng Yên Văn phòng HĐND UBND thị xã quan chuyên môn, máy giúp việc HĐND UBND thị xã Văn phòng HĐND UBND thị xã có chức tham mưu tổng hợp cho HĐND UBND hoạt động HĐND, UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND đạo, điều hành Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý hoạt động HĐND, UBND quan nhà 10 nước địa phương; bảo đảm sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động HĐND UBND; giúp UBND thực chức quản lý nhà nước công tác dân tộc 2.3.3.2 Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng HĐND UBND thị xã Quảng Yên 2.3.3.2.1 Chức nhiệm vụ a) Tham mưu tổng hợp, giúp HĐND Thường trực HĐND b) Tham mưu tổng hợp, giúp UBND thị xã c) Tham mưu tổng hợp, giúp Chủ tịch UBND thị xã d) Bảo đảm thông tin phục vụ công tác lãnh đạo, đạo, điều hành UBND, Chủ tịch UBND e) Bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động HĐND, Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch UBND thị xã g) Tổ chức tiếp công dân cho Thị ủy, Thường trực HĐND UBND thị xã; theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc tổ chức thực định giải kiến nghị, khiếu nại, tố cáo có hiệu lực thi hành h) Xây dựng, ban hành văn thuộc thẩm quyền Văn phòng HĐND UBND thị xã theo quy định pháp luật i) Tổ chức việc phát hành, quản lý văn HĐND, Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch UBND thị xã k) Tổng kết, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn phòng Văn phòng phòng, ban, Văn phòng UBND phường, xã l) Quản lý tổ chức máy; thực chế độ tiền lương chế độ, sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật; bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cán bộ, công chức, viên chức nhân viên hợp đồng lao động thuộc Văn phòng HĐND UBND thị xã m) Quản lý tài chính, tài sản giao theo quy định pháp luật phân cấp UBND thị xã n) Thực nhiệm vụ, quyền hạn khác Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch UBND thị xã giao theo quy định pháp luật 2.3.3.2.2 Thực trạng tổ chức máy hoạt động Văn phòng HĐND UBND thị xã làm việc theo chế độ thủ trưởng; có 01 Chánh Văn phịng, 03 Phó Chánh Văn phòng Chánh Văn phòng Thủ trưởng quan, lãnh đạo tồn diện hoạt động Văn phịng, chịu trách nhiệm cá nhân trước HĐND, UBND thị xã công tác Văn phòng Chánh Văn phòng Chủ tịch UBND thị xã bổ nhiệm văn Giúp việc cho Chánh Văn phịng có Phó Chánh Văn phịng Phó Chánh Văn phịng Chánh Văn phịng đề nghị Chủ tịch UBND thị xã bổ nhiệm, miễn nhiệm Nhiệm vụ cụ thể Chánh Văn phịng, Phó Chánh Văn phòng HĐND UBND thị xã Quảng Yên cụ thể sau: * Đối với Chánh Văn Phòng: * Đối với Phó Chánh Văn Phịng phụ trách Tổng hợp: * Đối với Phó Chánh Văn Phịng phụ trách Hành chính, quản trị: * Đối với Phó Chánh Văn Phịng phụ trách Tiếp cơng dân: 11 2.3.3.3 Thực trạng hoạt động a) Xây dựng chương trình tổ chức thực chương trình cơng tác b) Cơng tác văn thư- lưu trữ * Cơng tác văn thư: Quy trình tiếp nhận giải văn đến HĐND UBND thị xã Quảng Yên quy định rõ ràng cụ thể, bao gồm bước sau: (1) Tiếp nhận đăng ký văn đến: (2) Phân loại sơ bóc bì văn đến: (3) Đóng dấu, ghi số ngày đến: (4) Đăng ký văn đến: (5) Trình chuyển giao văn đến: (6) Chuyển văn đến: Tại UBND thị xã, văn quản lý thực theo quy trình sau: (1) Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản: (2) Ghi số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản: (3) Nhân văn đi: (4) Đóng dấu mức độ khẩn, mật: văn sở liệu văn máy tính (6) Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát: (7) Lưu văn đi: c) Công tác chuẩn bị họp, hội nghị Hàng năm, Văn phòng HĐND UBND thị xã tổ chức 300 họp, hội nghị d) Cơng tác quản trị Văn phịng HĐND UBND thị xã giao quản lý tài sản UBND thị xã theo danh mục kiểm kê, thống kê hàng năm thể sổ sách kế toán theo quy định pháp luật Thường xuyên kiểm tra trang thiết bị, tài sản, kịp thời phát hư hỏng, báo cáo lãnh đạo để lập kế hoạch thay thế, sửa chữa theo quy định Hàng năm, phận Hành quản trị thuộc Văn phịng lập hồ sơ theo dõi tài sản giá trị tài sản báo cáo định kỳ hàng năm đột xuất theo quy định đ) Cơng tác thơng tin, báo cáo Chánh Văn phịng có trách nhiệm cung cấp thơng tin tình trạng hoạt động UBND thị xã, tình hình kinh tế xã hội địa phương cho đoàn thể nhân dân, quan thông tin đại chúng để thông tin cho nhân dân e) Công tác lễ tân, giao tiếp Văn phòng HĐND UBND thị xã giao nhiệm vụ: Theo đề yêu cầu lãnh đạo Thường trực HĐND, UBND đề nghị Thủ trưởng quan chun mơn, Văn phịng phối hợp với quan tổ chức chương trình, nội dung phục vụ đoàn khách, đoàn làm việc Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND thị xã Phối hợp với Cơng đồn quan tổ chức việc hiếu, hỉ cán cơng chức thuộc Văn phịng; chuẩn bị phương tiện phục vụ công việc quan 12 f) Công tác quản lý thu, chi ngân sách Bộ phận kế tốn Văn phịng hàng năm nhiệm vụ UBND thị xã giao kế hoạch ngân sách UBND thị xã duyệt, có trách nhiệm lập dự toán thu – chi đảm bảo phản ánh đầy đủ khoản thu- chi chế độ, tiêu chuẩn, hạn mức quan có thẩm quyền ban hành Khi lập dự toán phải theo quy định văn hướng dẫn Bộ Tài phải lập danh sách kèm theo thuyết minh chi tiết sở, tính tốn trình Chánh Văn phịng để gửi Phịng Tài chính- Kế hoạch thẩm tra g) Các lĩnh vực khác - Công tác thi đua khen thưởng: - Công tác tiếp công dân - Công tác tổng hợp hoạt động kinh tế- xã hội - Công tác dân tộc, tôn giáo, ngoại vụ 2.3.3.4 Cải cách hành tin học hóa hoạt động Văn phịng a) Cải cách hành nhà nước Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân thị xã b) Tin học hóa hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân thị xã 2.4 Đánh giá hiệu hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân thị xã 2.4.1 Mức độ hoàn thành nhiệm vụ theo kế hoạch Văn phòng HĐND UBND thị xã tham mưu cho HĐND UBND thị xã hoàn thành tốt nhiệm vụ theo kế hoạch đặt đặc biệt công việc phát sinh Theo số liệu thống kê, năm 2015, Văn phòng tham mưu, tổng hợp giúp HĐND UBND ban hành 8.200 văn loại; năm 2015 ban hành 8.700 văn loại; tiến độ triển khai, tính thực tiễn văn đánh giá cao, qua đem lại phát triển mặt kinh tế- xã hội thị xã 2.4.2 Số lượng văn tham mưu tổng hợp phục vụ công tác lãnh đạo, đạo, điều hành UBND HĐND Các văn HĐND UBND thị xã văn phịng tham mưu đảm bảo tính xác, kịp thời, thẩm quyền, tiến độ thời gian, chất lượng, thể tính xác, kịp thời việc lãnh đạo, đạo, điều hành HĐND, UBND Chủ tịch UBND tất mặt kinh tế- xã hội, quốc phịng, an ninh 2.4.3 Tính cải cách hoạt động tham mưu tổng hợp phục vụ công tác lãnh đạo, đạo UBND HĐND Văn phòng HĐND UBND thị xã thường xuyên đổi tổ chức hoạt động, thông qua họp quan, hội nghị cán công chức hàng năm, hoàn thiện, ban hành quy chế tổ chức hoạt động; thường xuyên cử cán bộ, công chức tham gia lớp đào tạo, tập huấn dài hạn, ngắn hạn; tham mưu cho UBND thị xã việc ứng dụng công nghệ thơng tin, triển khai thực quyền điện tử, đưa vào hoạt động Trung tâm Hành cơng thị xã (cơ quan trực thuộc Văn phòng); gương mẫu đầu việc chấp hành kỷ luật, kỷ cương hành chính, 13 chấp hành tốt nội quy, quy chế; thực hành tiết kiệm, chống tham nhũng, lãng phí; thường xuyên đề xuất thực cải cách thủ tục hành theo mục tiêu, yêu cầu, đáp ứng tốt địi hỏi đáng người dân doanh nghiệp 2.4.4 Tính kịp thời hoạt động cung cấp thông tin phục vụ quản lý hoạt động HĐND UBND Văn phòng HĐND UBND thị xã thực tốt việc cung cấp thông tin phục vụ quản lý hoạt động lãnh đạo HĐND, UBND, Chủ tịch UBND thị xã Việc tiếp nhận văn bản, đến HĐND UBND thị xã đảm bảo quy định Bình quân, ngày, phận Văn thư Văn phòng phát hành 200 văn loạt HĐND UBND; tiếp nhận 150 văn đến quan, đơn vị 2.4.5 Mức độ đáp ứng sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động HĐND UBND Qua đánh giá, nhận xét, Văn phòng HĐND UBND thị xã đáp ứng đầy đủ điều kiện sở vật chất, kỹ thuật phục vụ cho hoạt động lãnh đạo, đạo, điều hành HĐND UBND thị xã Các đồng chí lãnh đạo HĐND, UBND thị xã đánh giá cao phục vụ chu đáo, đầy đủ Văn phòng Tuy nhiên, phận nhỏ cán bộ, công chức chưa trang bị đầy đủ trang thiết bị, trang thiết bị cũ, lạc hậu, không cập nhật, nâng cấp thường xuyên đặc biệt thời đại bủng nổ công nghệ thông tin kỹ thuật đại Mặt khác, việc đạo công việc đột xuất, có tham gia nhiều đồng chí lãnh đạo HĐND, UBND thị xã Văn phịng lúng túng việc phục vụ, đặc biệt công tác điều động, bố trí phương tiện lại, bố trí kinh phí cho hoạt động ngoại giao, tiếp khách HĐND UBND thị xã 2.4.6 Hiệu phân bổ, sử dụng nguồn lực tài đáp ứng ứng yêu cầu hoạt động HĐND UBND Văn phòng thực tốt quy định Luật ngân sách Nhà nước lập, phê duyệt, phân bổ, toán thu, chi tài Tổ chức thực chế độ báo cáo tốn tài chính, báo cáo cơng khai tài hàng năm quy định Các hoạt động thường xuyên đột xuất HĐND UBND năm nhiều hạng mục, phải kể đến việc chi cho công tác tiếp khách, đối ngoại nên Văn phịng phải sử dụng nguồn tài chính, quản lý tài chính xác, quy định phải đảm bảo phục vụ tốt cho hoạt động HĐND UBND thị xã 2.4.7 Hiệu giải mối quan hệ phối hợp với quan chun mơn cấp Văn phịng HĐND UBND thị xã phối hợp tốt với quan, đơn vị kịp thời tham mưu cho HĐND, UBND công tác lãnh đạo, đạo, điều hành công việc thường xuyên đột xuất địa bàn; phối hợp tổ chức xây dựng thực chương trình kiểm tra, giám sát, sơ kết, tổng kết việc thực Quyết định, Chỉ thị, Đề án, Kế hoạch … ban hành thị xã đảm bảo theo quy định 14 TIỂU KẾT CHƯƠNG Qua nghiên cứu thực trạng tổ chức hoạt động Văn phòng HĐND UBND thị xã Quảng Yên khẳng định phận khơng thể thiếu q trình hoạt động quan quản lý nhà nước địa phương Đặc biệt giai đoạn nay, với phát triển mạnh mẽ khoa học kỹ thuật đặc biệt ứng dụng cơng nghệ thơng tin, hoạt động Văn phịng phải có nhiều chuyển biến đáp ứng yêu cầu phát triển Xuất phát từ thực trạng tổ chức hoạt động Văn phòng HĐND UBND thị xa, đặt vấn đề cần có giải pháp, kiến nghị thích hợp để nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng HĐND UBND cấp huyện nói chung (Văn phịng HĐND UBND thị xã Quảng Yên nói riêng) đáp ứng yêu cầu cải cách hành nhà nước 15 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND CẤP HUYỆN, TỈNH QUẢNG NINH 3.1 Quan điểm, định hướng chung Thực Chương trình Tổng thể cải cách hành Chính phủ ban hành loại văn như: Quyết định số 78/2003/QĐ-TTg Thủ tướng Chính phủ việc phê duyệt Đề án tuyên truyền chương trình tổng thể CCHC; Quyết định số 181/2003/QĐ-TTg Thủ tướng Chính phủ ban hành quy chế thực chế “một cửa” quan hành nhà nước địa phương; Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế thực chế “Một cửa, chế cửa liên thông”; Quyết định số 03/2007/QĐ-BNV việc ban hành Quy tắc ứng xử cán bộ, công chức Triển khai thực đạo Chính phủ, UBND tỉnh Quảng Ninh ban hành loạt văn như: Quyết định 3291/QĐ-UBND ngày 25/10/2006 UBND tỉnh "Phê duyệt kế hoạch cải cách hành Nhà nước tỉnh Quảng Ninh giai đoạn II (2006-2010); Quyết định 850/QĐ-UBND ngày 19/4/2012 UBND tỉnh ban hành kế hoạch cải cách hành Nhà nước tỉnh Quảng Ninh giai đoạn 2011-2015 Hàng năm ban hành Quyết định, Kế hoạch công tác cải cách hành 3.2 Kiến nghị, đề xuất số giải pháp 3.2.1 Nhóm giải pháp cơng tác quản lý nhà nước 3.2.1.1 Thay đổi nhận thức Văn phòng Để nâng cao hiệu hoạt động Văn phịng cần thay đổi nhận thức cán bộ, cơng chức vai trị Văn phịng cơng tác Văn phòng Để đạt thay đổi nhận thức cán bộ, công chức, UBND thị xã Quảng Yên nói riêng triển khai số biện pháp như: Triển khai đề tài nghiên cứu khoa học cơng tác Văn phịng giai đoạn nay; tổ chức hội thảo hoàn thiện nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng; đề cao vai trò, trách nhiệm Văn phòng hoạt động UBND thị xã, họp, làm việc… 3.2.1.2 Hoàn thiện thể chế Nhà nước cần xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn hướng dẫn nghiệp vụ, kỹ cơng tác Văn phịng Xây dựng văn nhằm cụ thể hóa nội dung, phân định phạm vi hoạt động Văn phòng với phòng, ban chuyên môn chế hoạt động, phối hợp Xây dựng quy định, làm rõ trách nhiệm UBND Văn phịng cấp huyện việc thực cơng tác Văn phịng Qua đó, góp phần nâng cao hiệu hoạt động Văn phịng tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm Cần xây dựng hệ thống tiêu chuẩn đánh giá hiệu hoạt động Văn phịng; xây dựng Chương trình, Đề án đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức phục vụ cho hoạt động Văn phịng Các văn Chính phủ mang tính định hướng, địa phương phải chủ động vào định hướng Chính phủ để ban hành quy định phù hợp với thực tiễn quản lý 16 3.2.2 Nhóm giải pháp Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân cấp huyện, tỉnh Quảng Ninh 3.2.2.1 Giải pháp nâng cao chất lượng nhân lực * Một số đề xuất nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức làm việc Văn phòng cấp huyện Một là, UBND cấp huyện cần nâng cao chất lượng tuyển dụng công chức, tuyển dụng cần gắn với vị trí việc làm Trên sở tiêu chuẩn vị trí cơng tác Văn phịng u cầu thực tế cơng việc, UBND cấp huyện cần có chế tuyển dụng công chức rõ ràng, thực quy trình Xây dựng mơ tả cơng việc cách chi tiết từ tuyển chọn yêu cầu vị trí cơng việc Văn phịng Hai là, hồn thiện quy định việc đánh giá cán bộ, công chức Văn phịng, cần có tiêu chuẩn riêng đánh giá cán Văn phịng Tiêu chí đánh giá phải xây dựng chi tiết dựa mục tiêu, nhiệm vụ quan Việc đánh giá phải tập trung vào kết thực cơng việc thay đánh giá hoạt động đơn lẻ Chất lượng công việc thể kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, thái độ với cơng việc, cách ứng xử, tính sáng tạo, khả làm việc theo nhóm … Dựa kết đánh giá, cấu vị trí việc làm xác định cụ thể, tạo sở cho việc tuyển dụng mới, thay người nghỉ hưu, đào tạo người chưa đảm bảo yêu cầu tiến hành tinh giản biên chế với tiêu chí định Cơng tác đánh giá khả thực thi nhiệm vụ thực theo định kỳ, đánh giá thực qua lãnh đạo quan, đồng nghiệp công dân, tổ chức Kết đánh giá sử dụng làm sở xem xét phân công công tác, tiềm phát triển, bồi dưỡng hay cho thơi việc Phải có chế tài cụ thể cho hành vi vi phạm đạo đức công vụ cán bộ, công chức Đồng thời, sở kết đánh giá, UBND huyện cần có hình thức khen thưởng, khuyến khích kịp thời cán bộ, cơng chức có thành tích đặc biệt cơng tác Đánh giá vai trị cán bộ, công chức việc thực chức trách, nhiệm vụ giao Ba là, UBND huyện phải thực tốt công tác đào tạo, bồi dưỡng, bước nâng cao trình độ chun mơn đội ngũ cán bộ, cơng chức làm cơng tác Văn phịng UBND cấp huyện phải tạo điều kiện cho cán bộ, công chức Văn phòng đào tạo, bồi dưỡng chuyên mơn, nghiệp vụ, kỹ hành … thơng qua lớp bồi dưỡng ngắn hạn, dài hạn; có kế hoạch cử cán bộ, cơng chức thuộc Văn phịng có đủ tiêu chuẩn đào tạo, bồi dưỡng nước Văn phòng cấp huyện cần định kỳ hàng năm đánh giá thực trạng đội ngũ cán bộ, công chức nhằm xác định trình độ chun mơn, khả đáp ứng yêu cầu công việc, lực thực tiễn giải cơng việc, từ có giải pháp đào tạo, đào tạo lại, luân chuyển cán cho phù hợp Điều quan trọng công tác quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức phải thật xuất phát từ yêu cầu công việc, sở lực cán bộ, công chức định hướng phát triển Cần khắc phục tình trạng cán bộ, cơng chức đào tạo không gắn với sử dụng mục đích đề hay đào tạo lý do, động cá nhân sau đào tạo nghỉ hưu, nghỉ việc 17 Ngoài ra, tự thân cán bộ, cơng chức làm việc Văn phịng phải khơng ngừng học tập, nâng cao trình độ chun mơn, rèn luyện phẩm chất đạo đức Đặc biệt, cán bộ, cơng chức Văn phịng cần bồi dưỡng thêm cơng nghệ thơng tin, khả sử dụng máy tính, khai thác thơng tin mạng có thơng tin đa chiều, toàn diện để tham mưu cho lãnh đạo UBND tốt Bốn là, UBND cấp huyện cần xây dựng lề lối làm việc khoa học, có trật tự, kỷ cương, dân chủ hoạt động cơng tác Văn phịng Lãnh đạo UBND huyện nên tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên Văn phòng tham gia hoạt động giao lưu văn hóa, nghệ thuật, thể thao để tăng hiểu biết, tạo tương trợ giúp đỡ hoàn thành nhiệm vụ Năm là, UBND cấp huyện cần có chế độ đãi ngộ xứng đáng cho đội ngũ cán bộ, cơng chức Văn phịng để thu hút người thực có khả vào làm việc để họ yên tâm, gắn bó với cơng việc, từ góp phần nâng cao hiệu hoạt động Văn phịng 3.2.2.2 Giải pháp hồn thiện mơ hình tổ chức văn phịng Kiện tồn máy Văn phòng điều kiện tối cần thiết để đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ Cơ cấu tổ chức máy thiết kế sản phẩm chủ quan người làm công tác tổ chức nên khơng thể hồn chỉnh, tối ưu ngay, vận hành thực tế máy phức tạp Lãnh đạo Văn phòng nhu cầu thực tế công việc kiến nghị với lãnh đạo quan việc xây dựng tổ chức máy bố trí cán hợp lý khoa học, chẳng hạn từ thực tế hoạt động Văn phòng cho thấy, có loại cơng việc Văn phịng khó hồn thành tốt giao nhiệm vụ công tác thi đua khen thưởng, cơng tác pháp chế địi hỏi phải có đội ngũ cán có trình độ định, mang tính đặc thù xu hướng tách phận thi đua khen thưởng nhập vào Phòng Nội vụ, thành lập Phòng Tư pháp tách khỏi cấu Văn phịng, tránh cho Văn phịng ơm đồm nhiều chức năng, khơng phù hợp với nghiệp vụ Văn phịng Để Văn phòng cấp huyện làm tốt nhiệm vụ mình, tổ chức máy cần hồn thiện số việc như: - Bổ nhiệm chức danh Kế toán trưởng thay cho chức danh Kế toán phụ trách: Theo Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 Chính phủ quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Luật Kế toán áp dụng lĩnh vực kế toán nhà nước quy định Khi thành lập đơn vị kế tốn phải bố trí người làm kế tốn trưởng, trừ đơn vị kế tốn có khối lượng cơng việc kế tốn khơng lớn theo quy định Bộ Tài Mặt khác, theo điều tra, đội ngũ cán bộ, công chức làm nhiệm vụ kế toán phụ trách UBND cấp huyện địa bàn tỉnh Quảng Ninh đáp ứng đủ tiêu chuẩn điều kiện quy định chức vụ Kế tốn trưởng trình độ chuyên môn thời gian công tác theo quy định 3.2.2.3 Giải pháp tổ chức máy, xây dựng đội ngũ cán - Phải đặc biệt chăm lo, xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức người lao động đủ lực, trình độ, phẩm chất đạo đức, trung thực, có tính sáng tạo, nhạy bén, tận tuỵ, nhiệt tình trách nhiệm cao với cơng việc giao, đồn kết nội quan Tạo điều kiện cho cán bộ, công chức quan phát huy khả năng, lực để phấn đấu hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ giao 18 - Thường xuyên, tập trung đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức đủ lực phẩm chất để đảm bảo hoàn thành hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ giao Xây dựng cấu tổ chức hợp lý, động hiệu Việc tổ chức máy cần tuân thủ nguyên tắc tổ chức chung quan để đảm bảo tính thống kế thừa - Hồn thiện trì nghiêm Quy chế làm việc quan, đổi phương pháp, lề lối làm việc Phân công nhiệm vụ cụ thể cho cán bộ, công chức, viên chức lao động theo Vị trí việc làm, gắn với kiểm điểm, nhận xét, đánh giá định kỳ hàng năm đảm bảo phản ánh thực chất - Xác định rõ trách nhiệm Chánh Văn phịng Phó Chánh Văn phòng hoạt động điều hành quan Quy định rõ trách nhiệm chủ trì, trách nhiệm phối hợp thành viên quan, phận để nâng cao tính chủ động, tinh thần trách nhiệm giải công việc, tránh đùn đẩy trách nhiệm thực thi nhiệm vụ Tăng cường công tác kiểm tra, đôn đốc việc thực nhiệm vụ giao thành viên quan Văn phòng, phận - Tổ chức tốt phong trào văn hóa, văn nghệ, thể thao, giảm bớt căng thẳng áp lực sau làm việc Xây dựng mơi trường làm việc đại, mang tính chuyên nghiệp thân thiện Trong thời đại bùng nổ thông tin, khoa học công nghệ phát triển nay, việc xây dựng củng cố tổ chức máy Văn phòng phải hướng tới mục tiêu đại hố cơng tác Văn phịng Vì vậy, việc chăm lo, bồi dưỡng cho cán Văn phịng có lực, trình độ, đạo đức nghề nghiệp, có lĩnh tinh thần trách nhiệm cao, trung thực, tận tuỵ, gương mẫu am hiểu kỹ thuật, nghiệp vụ hành cấp bách 3.2.2.4 Giải pháp tăng cường đầu tư vào trang thiết bị làm việc văn phòng, ứng dụng công nghệ thông tin * Đầu tư trang thiết bị làm việc * Ứng dụng công nghệ thông tin 3.2.2.5 Một số giải pháp hoàn thiện hoạt động cụ thể Văn phịng cấp huyện a) Hồn thiện cơng tác xây dựng kế hoạch, chương trình cơng tác * Đối với việc xây dựng kế hoạch, chiến lược Công tác lập kế hoạch ngày đề cao quản lý đại Kế hoạch lập cách đắn, hợp lý giúp nhà lãnh đạo, quản lý giảm đến mức tối đa bất trắc, tập trung lực lượng để thực mục tiêu định kiểm tra hoạt động quan cách thuận lợi, có Do vậy, Văn phòng cấp huyện cần đặc biệt quan tâm, nâng cao hiệu hoạt động công tác Để đảm bảo điều Văn phòng cần: - Coi trọng công tác thu thập thông tin, xây dựng sở liệu, yếu tố định việc xây dựng kế hoạch có sát với thực tế, có tính khả thi hay khơng - Chú trọng việc thảo luận thu thập ý kiến đơn vị liên quan họ người trực tiếp thực hiện, đưa kế hoạch vào đời sống Cán Văn phòng 19 cần lắng nghe, tiếp thu ý kiến họ để từ đề mục tiêu phương pháp, cách thức thực cho phù hợp - Nâng cao lực, trình độ cán bộ, công chức làm công tác tham mưu, tổng hợp Họ cần phải có tầm nhìn xa trơng rộng, phải lường trước biến đổi xẩy thực kế hoạch * Đối với việc xây dựng Chương trình cơng tác Thực tế, Chương trình cơng tác Văn phịng cấp huyện xây dựng đơi chồng chéo, chưa hợp lý, đưa nhiều vấn đề vào Chương trình khơng thực thực khơng hiệu Vì vậy, xây dựng Chương trình cơng tác Văn phịng cấp huyện cần: Xây dựng nội dung chương trình phải bám sát thể đúng, kịp thời thời gian, đường lối, chủ trương, sách Đảng Nhà nước Xác định định hướng công tác, mục tiêu trọng tâm cơng tác thời gian Đồng thời ý triển khai đồng tất lĩnh vực công tác UBND cấp huyện Chọn lọc, xếp theo thứ tự ưu tiên việc Phải xác định rõ quan chịu trách nhiệm chuẩn bị nội dung, đề án Không đưa nhiều vấn đề vào Chương trình để khơng thực Khi lập chương trình cần có quỹ thời gian dự trữ, dự phịng việc đột xuất Cần tính tốn thời gian sở, kiểm tra, đạo Phải đảm bảo ăn khớp chương trình Văn phịng cấp ủy huyện xây dựng với chương trình Văn phịng cấp huyện xây dựng Bảo đảm tính hệ thống chưng trình năm, tháng với chương trình hàng tháng, tuần để thực có kết mục tiêu đề chương trình năm b) Hồn thiện công tác thu thập, xử lý cung cấp thông tin Văn phịng cần tăng cường thu thập thơng tin từ nguồn khác, đặc biệt thông tin từ dư luận xã hội để thông tin sử dụng phục vụ cho cơng tác tham mưu, tổng hợp có phong phú, đa chiều, từ đưa ý kiến tham mưu sát với yêu cầu thực tế, đáp ứng nhu cầu, phù hợp với tâm tư, nguyện vọng nhân dân Đồng thời, Văn phòng cấp huyện cần tăng cường mối quan hệ, phối hợp với phòng, ban, quan, tổ chức khác để tạo điều kiện thuận lợi cho việc thu thập, xử lý cung cấp thông tin Việc ứng dụng công nghệ thông tin giải pháp để việc thu thập thơng tin, truyền, nhận thơng tin nhanh chóng, thuận lợi c) Hồn thiện cơng tác tổ chức hội họp Thực tế, Văn phòng cấp huyện số tồn tại, hạn chế thực cơng tác như: Thiếu kinh phí, nội dung, tài liệu phục vụ họp đơi cịn thiếu sót, đại biểu mời họp không tham dự … Do vậy, để hồn thiện cơng tác Văn phịng cấp huyện cần: - Lựa chọn, xác định tổ chức hay không tổ chức họp để tránh việc tổ chức họp nội dung nghèo nàn, không cần thiết; - Xác định rõ thành phần dự họp, từ góp phần nâng cao chất lượng họp giảm chi phí khơng cần thiết; 20 - Xác định rõ nội dung, tính chất họp để chuẩn bị tài liệu phục vụ họp đầy đủ, hợp lý Nếu tài liệu dài phải kèm theo tóm tắt để đại biểu nắm nội dung; - Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động này, tổ chức họp trực tuyến để tiết kiệm thời gian, chi phí lại d) Hồn thiện cơng tác xây dựng văn Trên thực tế, văn xem phương tiện thông tin, công cụ quan trọng hoạt động quản lý nhà nước địa phương Vì vậy, nâng cao chất lượng soạn thảo, ban hành văn quản lý nhà nước UBND huyện yêu cầu quan trọng, mang tính mật thiết Để nâng cao chất lượng văn bản, phải thay đổi nhận thức cán bộ, cơng chức vai trị văn bản, muốn phải làm số việc như: - Đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ, công chức làm công tác tham mưu, tổng hợp kỹ năng, nghiệp vụ soạn thảo văn thông qua lớp bồi dưỡng ngắn hạn, dài hạn mở địa phương sở đào tạo nghiệp vụ soạn thảo có uy tín - Tổ chức rà sốt, đánh giá văn theo định kỳ, nhờ góp phần loại bỏ văn UBND huyện ban hành khơng cịn hiệu lực thi hành, phát văn có nội dung trái pháp luật để kịp thời đình việc thi hành, sửa đổi, hủy bỏ, bãi bỏ văn bản, đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp thống hệ thống pháp luật - Thực chuẩn hóa văn bản, nhờ giúp cho q trình soạn thảo văn thuận lợi, nhanh chóng hơn, đảm bảo thống thể thức văn loại Văn phòng cần phối hợp với Phòng Tư pháp thực mẫu hóa văn thuộc thẩm quyền ban hành UBND cấp huyện quan khác thuộc huyện hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày để có thống phù hợp với quy định Nhà nước theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành e) Hồn thiện cơng tác Văn thư, lưu trữ UBND cấp huyện cần xây dựng quy chế công tác văn thư Quản lý, phát hành sử dụng tiết kiệm, có hiệu loại văn bản, giấy tờ hành quan UBND huyện cần triệt để thực việc gửi, trao đổi, xử lý văn bản, giấy tờ hành quan hành nhà nước, tổ chức khác thông qua mạng tin học, bước thay việc dùng văn giấy, giấy tờ hành truyền đạt thông tin, giải công việc liên quan, cụ thể như: - Sử dụng mạng nội để cập nhật đầy đủ văn quy phạm pháp luật, văn đạo cấp để phục vụ cho việc tra cứu cán bộ, công chức thừa hành công vụ, nhằm hạn chế đến chấm dứt tình trạng chụp văn nhận từ quan cấp gửi quan thuộc UBND cấp huyện - Quy định cụ thể quản lý chặt chẽ việc chụp gửi văn quy phạm pháp luật, loại văn bản, giấy tờ hành nội ngồi quan 21 - Quy định cụ thể danh mục quan, tổ chức, cá nhân “nơi nhận” văn loại văn Văn quản quy phạm pháp luật gửi đến quan, tổ chức có chức năng, thẩm quyền tổ chức thực hiện, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản, không gửi đến quan, tổ chức khác để biết để tham khảo - Rà soát thủ tục hành chính, quy định rõ ràng, cụ thể cơng khai hóa giấy tờ cần thiết cho việc giải công việc cá nhân, tổ chức, loại bỏ giấy tờ bất hợp lý, không thật cần thiết f) Hồn thiện cơng tác lễ tân, giao tiếp Trong tổ chức hoạt động nhà nước, lễ tân, giao tiếp nghi lễ, công cụ quan trọng để quan tiếp xúc với đối tác Việc thực tốt công tác lễ tân, giao tiếp có ý nghĩa quan trọng tạo khơng khí cởi mở, gây cảm tình khách đến làm việc mà không nghiêm túc nơi công sở đồng thời tạo môi trường giao tiếp thực văn minh, văn hóa nơi cơng sở Để hồn thiện cơng tác này, UBND cấp huyện cần quy định rõ ràng thủ tục, quy chế tiếp khách, tiếp công dân trụ sở UBND cấp huyện, phân định rõ ràng việc: Đón tiếp ban đầu, bố trí thời gian tiếp, số việc Văn phịng tiếp … g) Hồn thiện cơng tác thi đua khen thưởng h) Hồn thiện cơng tác quản lý tài chính, cơng sản Thực cơng khai, dân chủ hoạt động tài Văn phịng cấp huyện Dân chủ hóa hoạt động tài cơng khai hóa thu, chi tài Việc ban hành quy chế cơng khai tài cần thiết nhằm phát huy quyền làm chủ cán bộ, công chức việc tham gia quản lý quan Tuy nhiên, hoạt động tham mưu, tổng hợp Văn phòng hoạt động mang tính chất đặc biệt quan trọng, phục vụ cho lãnh đạo UBND huyện, ngân sách cho hoạt động tham mưu, tổng hợp tương đối nhiều nên phạm vi, mức độ công khai đến đâu, với đối tượng vấn đề cần phải xem xét cân nhắc cẩn thận để vừa đảm bảo dân chủ vừa đảm bảo hiệu hoạt động tham mưu, tổng hợp Văn phòng 3.2.2.6 Giải pháp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 vào hoạt động Văn phòng Văn phòng HĐND UBND cấp huyện với tư cách quan giúp việc HĐND, UBND cấp huyện, có mối quan hệ với nhiều quan, đồn thể, tổ chức trị, trị xã hội người dân Sản phẩm công tác cán bộ, cơng chức Văn phịng cấp huyện phần lớn vấn đề liên quan đến chế, sách, đến hoạt động đạo, điều hành UBND huyện Do đó, việc xây dựng quy trình làm việc khoa học theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 giúp cho lãnh đạo UBND huyện kiểm tra, kiểm sốt q trình giải công việc phạm vi chức năng, nhiệm vụ giao, nâng cao chất lượng công tác uy tín Văn phịng cấp huyện 22 KẾT LUẬN Đáp ứng u cầu cơng cải cách hành trước xu hội nhập quốc tế, việc nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng cấp huyện yêu cầu tất yếu Với chức quan tham mưu, giúp việc trực tiếp cho UBND cấp huyện công tác đạo, điều hành hoạt động quan, thực chức quản lý nhà nước địa phương, Văn phòng HĐND UBND cấp huyện cần phải hoàn thiện tốt mặt tổ chức hoạt động để đáp ứng tốt cánh tay đắc lực, mặt UBND cấp huyện Xuất phát từ ý nghĩa tầm quan trọng nhằm mục đích nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng HĐND UBND cấp huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Quảng Ninh, đối chiếu mục tiêu, yêu cầu công tác cải cách hành luận văn trình bày vấn đề chung nêu bật vị trí, vai trị Văn phịng cấu quan hành nhà nước địa phương, qua đưa số giải pháp mang tính cụ thể hồn thiện tổ chức hoạt động Văn phòng tạo điều kiện cho Văn phòng HĐND UBND cấp huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Quảng Ninh nói chung thị xã Quảng n nói riêng hồn thành tốt chức năng, nhiệm vụ giai đoạn Tuy nhiên, cịn hạn hẹp kinh nghiệm quản lý hành nhà nước thời kỳ mới, vừa học vừa làm, vừa làm vừa tìm tịi rút kinh nghiệm nên khơng thể tránh khỏi thiếu sót Tuy nhiên, với tinh thần cầu thị, hi vọng luận văn có đóng góp định vào cơng cải cách hành chính, góp phần làm cho hoạt động HĐND, UBND cấp huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Quảng Ninh ngày ổn định hiệu 23 ... Mối quan hệ Văn phòng HĐND UBND UBND cấp huyện * Mối quan hệ Văn phòng HĐND UBND cấp huyện với quan thuộc UBND ban ngành, đoàn thể khác * Mối quan hệ Văn phòng HĐND UBND với HĐND UBND cấp xã, phường... hiệu hoạt động tham mưu, tổng hợp Văn phòng 3.2.2.6 Giải pháp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 vào hoạt động Văn phòng Văn phòng HĐND UBND cấp huyện với tư cách quan giúp việc HĐND,... dân cấp huyện, tỉnh Quảng Ninh 3.2.2.1 Giải pháp nâng cao chất lượng nhân lực * Một số đề xuất nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, cơng chức làm việc Văn phịng cấp huyện Một là, UBND cấp huyện