Tiểu luận_ Vai trò của công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng

Bài tiểu luận trong học nghề công chứng với đề tài: Vai trò của công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng. Theo đó bài tiểu luận có các nội dung chính sau: Khái quát chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng; Thực trạng ứng dụng tại Việt Nam và giải pháp hoàn thiện.

HỌC VIỆN TƯ PHÁP KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC BÁO CÁO KẾT THÚC HỌC PHẦN Môn Đề tài: Vai trị cơng nghệ thơng tin hoạt động công chứng – Giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng Họ tên : Sinh ngày : Số báo danh : Lớp : Hà Nội, ngày tháng năm 2021 MỤC LỤ PHẦN MỞ ĐẦU PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG 1.1 Khái quát chung hoạt động công chứng 1.1.1 Khái niệm công chứng 1.1.2 Vai trò hoạt động công chứng 1.2 Khái quát chung ứng dụng công nghệ thông tin 1.2.1 Khái niệm ứng dụng công nghệ thông tin 1.2.2 Vai trò ứng dụng công nghệ thông tin đời sống 1.3 Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng 1.3.1 Tính ứng dụng cơng nghệ thơng tin hoạt động công chứng 1.3.2 Việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng số nước phát triển CHƯƠNG THỰC TẾ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG TẠI VIỆT NAM VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ 11 2.1 Thực tế ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng Việt Nam 11 2.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng Việt Nam 12 PHẦN KẾT LUẬN 15 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 16 PHẦN MỞ ĐẦU Xuất cách mạng công nghiệp lần thứ ba (từ năm 1969), công nghệ thông tin thực bủng nổ vào đầu kỷ 21 ngày giữ vị trí quan trọng sống xã hội phạm vi toàn cầu Thực tế nay, quốc gia giới đã, tiếp tục vận dụng công nghệ thông tin vào nhiều hoạt động, lĩnh vực đời sống nhằm đối đa hố hiệu cơng việc giảm sức nặng mặt lao động chân tay người Khơng nằm ngồi dịng xu đó, Việt Nam bước hoàn thiện, phát triển đưa công nghệ thông tin vận dụng nhiều lĩnh vực nữa, bao gồm hoạt động liên quan đến tính pháp lý hoạt động công chứng Trong hoạt động công chứng nước ta, việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin Chính phủ thể rõ nét Nghị số 172/NQ-CP ngày 19/11/2020 Chính sách phát triển nghề công chứng Điều chứng tỏ rằng, Chính phủ ngày có quan tâm sát hơn, mà có định hướng đưa cơng nghệ thơng tin áp dụng sâu lĩnh vực công chứng với mong muốn công nghệ thông tin trở thành công cụ hữu hiệu khắc phục tồn hoạt động công chứng truyền thống trước Hiểu thực tế đó, báo cáo kết thúc học phần này, em định lựa chọn đề tài: “Vai trị cơng nghệ thơng tin hoạt động công chứng – Giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng” Theo đó, phạm vi yêu cầu cho phép, báo cáo nghiên cứu tổng quan hoạt động công chứng, công nghệ thông tin; thực trạng áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG 1.1 Khái quát chung hoạt động công chứng 1.1.1 Khái niệm công chứng Trong phạm vi giới, thuật ngữ “cơng chứng” có nhiều cách hiểu khác Mỗi quốc gia lại có định nghĩa, phạm vi bao hàm hệ thống pháp luật cơng chứng khác Theo đó, đơn cử vài cách hiểu sau: Công chứng từ điển Luật học Hoa Kỳ “notarius”, hiểu “hoạt động công chứng viên” Trong luật Anh cổ từ “notarius” nói người làm chứng người có nhiệm vụ trích lục, chép loại tài liệu, giấy tờ Mặt khác, theo luật La Mã, công chứng lại coi “người ghi chép, thư ký, tốc ký, người ghi chép hoạt động nghị viện án, ghi chép theo lời người khác đọc, người soạn di chúc giấy chuyển nhượng sở hữu” Có thể thấy có nhiều cách hiểu khác quốc gia đưa hai điểm chung công chứng “làm chứng” “ghi chép lại văn bản” Tại Việt Nam, nhà làm luật đưa khái niệm “công chứng” vào văn pháp luật để thống sử dụng Tuy nhiên, theo phát triển hệ thống pháp luật khái niệm có thay đổi qua thời gian, đơn cử số khái niệm khoảng thời gian 20 năm trở lại đay sau: Nghị định 75/2000/NĐ-CP Chính phủ ban hành ngày 08/12/2000 cơng chứng, chứng thực đưa khái niệm Điều sau: “Điều Công chứng, chứng thực Công chứng việc Phịng Cơng chứng chứng nhận tính xác thực hợp đồng giao kết giao dịch khác xác lập quan hệ dân sự, kinh tế, thương mại quan hệ xã hội khác (sau gọi hợp đồng, giao dịch) thực việc khác theo quy định Nghị định Chứng thực việc Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã xác nhận y giấy tờ, hợp đồng, giao dịch chữ ký cá nhân giấy tờ phục vụ cho việc thực giao dịch họ theo quy định Nghị định này.” Đến Luật Công chứng 2006, khái niệm công chứng nhắc đến hình thái ngắn gọn hơn: (2020) “Cơng chứng gì?”, website Cơng chứng viên Đào Duy An Link: https://daoduyan.com/2020/04/cong-chung-la-gi/ “Điều Công chứng Công chứng việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp hợp đồng, giao dịch khác (sau gọi hợp đồng, giao dịch) văn mà theo quy định pháp luật phải công chứng cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.” (Điều 2, Luật Công chứng 2006) Tuy nhiên đến năm 2014, Luật Công chứng thay Luật có hiệu lực hành, khái niệm công chứng lại lần sửa đổi: “1 Công chứng việc công chứng viên tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp hợp đồng, giao dịch dân khác văn (sau gọi hợp đồng, giao dịch), tính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội dịch giấy tờ, văn từ tiếng Việt sang tiếng nước từ tiếng nước sang tiếng Việt (sau gọi dịch) mà theo quy định pháp luật phải công chứng cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.” (Khoản Điều Luật Cơng chứng 2014) Có thể nhận thấy, khái niệm qua thời kỳ văn pháp luật Việt Nam khác nêu có khác hai yếu tố “cơ quan thực hoạt động công chứng” “đối tượng, phạm vi hoạt động công chứng” Điều xuất phát từ việc hoạt động công chứng nước ta qua thời kỳ lại có bước thay đổi phát triển Tuy nhiên, cần phải khẳng định tồn khác biệt nêu trên, khái niệm mang nội dung thuật ngữ “công chứng” mà quốc gia khác giới ghi nhận số đặc tính chung hoạt động công chứng Việt Nam, cụ thể: (i) Công chứng hoạt động mang yếu tố quyền lực nhà nước (ii) Công chứng thực việc chứng nhận tính xác thực, hợp pháp gioa dịch, hợp đồng văn giấy tờ theo quy định pháp luật Tuy nhiên, phủ định khái niệm nêu hệ thống pháp luật Việt Nam không vào chất hoạt động cơng chứng mà mang tính liệt kê, mơ tả hoạt động cụ thể Vì vậy, từ phân tích ví dụ đưa nêu phạm vi báo cáo này, thuật ngữ “cơng chứng” hiểu cách khái qt “hoạt động Công chứng viên thực việc tạo lập lưu giữ chứng cứ” 1.1.2 Vai trò hoạt động công chứng Xuất phát từ khái niệm đưa phân tích mục 1.1.1 nêu hiểu phần vai trị hoạt động cơng chứng xã hội nói chung hoạt động liên quan đến hợp đồng, giao dịch dân sự, dịch nói riêng Nhìn cách chung bao qt nhất, cơng chứng có số vai trị đây: Thứ nhất, công chứng tin cậy để xác nhận nhân thân, tư cách pháp nhân bên giao dịch Việc xác nhận nhân thân, tư cách pháp nhân bên giao dịch thường liên quan đến việc công chứng dịch, bảo văn bản, tài liệu như: giấy tờ pháp lý, văn bằng, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy chứng nhận quyền sở hữu động sản/bất động sản, giấy phép hành nghề, giấy đăng ký xe, Đây số dịch vụ thực nhiều Văn phịng cơng chứng lẽ có liên quan đến văn bản, tài liệu xuất thường xuyên sống ngày, có giá trị gắn liền với thân người Tuy nhiên, chối bỏ thực tiễn xuất nhiều hình thức cung cấp dịch vụ làm giả hồ sơ, tài liệu nhằm giúp đối tượng thực hành vi lừa đảo Do vậy, để đảm bảo tính tin cậy bên đối tác giao dịch hay xác nhận thông tin quan nhà nước cơng chứng hoạt động hữu hiệu, có giá trị chứng với mức độ tin cậy cao Thứ hai, cơng chứng giúp đảm bảo tính giá trị pháp lý hợp đồng, giao dịch, sao, dịch Một công việc công chứng viên “xác nhận tính hợp pháp hợp đồng, giao dịch” “xác nhận tính hợp pháp, khơng trái đạo đức dịch”, theo cơng chứng viên soạn thảo kiểm tra hợp đồng, giao dịch, bảo sao, dịch nhằm đảm bảo nội dung văn bản, tài liệu phù hợp với nguyên tắc, không trái với quy định pháp luật đạo đức xã hội Trường hợp phát sai sót, vi phạm, hoạt động cơng chứng khơng thực Ví dụ quy định việc ký kết hợp đồng mua bán bất động sản yêu cầu phải thực cơng chứng Khi đó, cơng chứng viên thực việc soạn thảo kiểm tra hợp đồng, đảm bảo hợp đồng soạn thảo ký kết theo quy định pháp luật liên quan đến hoạt động mua bán bất động sản Luật Kinh doanh bất động sản, Bộ luật Dân Thứ ba, công chứng giúp phòng ngừa việc gian lận, vi phạm giao dịch, hợp đồng Trước hết, vai trị nêu trên, với việc sốt xét, kiểm tra tính hợp pháp hợp đồng, văn bản, hoạt động công chứng đồng thời giúp phát mánh khoé gian lận, lừa đảo bên giao dịch trái với pháp luật Trong trường hợp có nội dung khó hiểu, gây hiểu đa nghĩa, mập mờ, dễ phát sinh tranh chấp trình thực hiện, cơng chứng viên có quyền đề xuất chỉnh sửa Ngoài việc vi phạm giao dịch, hợp đồng liên quan đến gạch xố, sửa hợp đồng không theo thoả thuận gây phát sinh tranh chấp bên, việc công chứng quan trọng để xác định nội dung văn xác, có giá trị pháp lý (đã cơng chứng trước đó) Điều đồng thời tạo dè chừng bên giao dịch có ý định thực việc chỉnh sửa trái pháp luật làm ảnh hưởng đến quyền lợi ích bên cịn lại đề cập Thứ tư, công chứng sở pháp lý để giải đắn tranh chấp Theo quy định khoản Điều Luật Công chứng 2014, “hợp đồng, giao dịch cơng chứng có giá trị chứng cứ; tình tiết, kiện hợp đồng, giao dịch công chứng chứng minh, trừ trường hợp bị Tịa án tun bố vơ hiệu” Như vậy, thấy pháp luật đề cao giá trị chứng minh văn bản, tài liệu công chứng hoạt động tố tụng Theo đó, hợp đồng, giao dịch cơng chứng có giá trị chứng mà khơng u cầu phải chứng minh lại tính pháp lý giao dịch, hợp đồng Thêm vào đó, khơng hợp đồng, giao dịch nói chung mà “những tình tiết, kiện hợp đồng, giao dịch công chứng” có giá trị tương đương Ví dụ, A B ký hợp đồng có cơng chứng vào ngày 15/01/2021 hoạt động tố tụng sự/vụ việc cần xác thực kiện ký hợp đồng vào thời điểm nêu kiện đương nhiên công nhận mà kiểm tra hay chứng minh lại có xác thời điểm thực hay khơng Có thể thấy, vai trị hoạt động cơng chứng quan trọng, mà nhu cầu sử dụng “công chứng” người dân ngày tăng lên Điều đòi hỏi hoạt động cơng chứng cần phải ngày hồn thiện để vừa tăng chất lượng hoạt động chứng cứ, xác thực vừa nâng cao hiệu quả, suất thực 1.2 Khái quát chung ứng dụng công nghệ thông tin 1.2.1 Khái niệm ứng dụng công nghệ thông tin Thuật ngữ “ứng dụng công nghệ thông tin” bao gồm tổ hợp thành phần “ứng dụng” “cơng nghệ thơng tin” Theo đó, “cơng nghệ thông tin”, theo mạng ngữ nghĩa Wordnet Search 3.1, Công nghệ thông tin (tiếng Anh information technology) hiểu “một nhánh ngành kỹ thuật sử dụng máy tính phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền tải thu thập thông tin” Tại nước ta, khái niệm công nghệ thông tin ghi nhận khoản Điều Luật Công nghệ thông tin năm 2006 sau: “Công nghệ thông tin tập hợp phương pháp khoa học, công nghệ công cụ kỹ thuật sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ trao đổi thông tin số” Tiếp đó, “ứng dụng” hiểu theo cách đơn giản việc áp dụng nội dung, vấn đề vào thực tiễn sống Như vậy, hiển hoạt động “ứng dụng cơng nghệ thơng tin việc sử dụng, áp dụng tập hợp phương pháp khoa học, công nghệ công cụ kỹ thuật sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ trao đổi thông tin số vào thực tế sống” Để tránh hiều lầm, cần phải nhìn nhận rõ việc ứng dụng công nghệ thông tin “một hay vài kỹ riêng lẻ cá nhân thực hiện” mà “một hoạt động mang tính chiến lược, kế hoạch mang tính tổng thể, liên quan đến nhiều đối tượng”2 1.2.2 Vai trị ứng dụng cơng nghệ thông tin đời sống Công nghệ thông tin xuất cách mạng công nghiệp lần thứ giới (1969), mà giới nhìn thấy phát triển mức độ định công nghệ điện tử Vào đầu năm kỷ 21, công nghệ thông tin bắt đầu thực bùng nổ, đem lại nhiều giá trị vận dụng đời sống xã hội Trong sống ngày nay, thấy cơng nghệ thơng tin diện hầu hết lĩnh vực sống từ giải trí, văn hố, xã hội đến giáo dục, Điều xuất phát từ việc công nghệ thơng tin giúp đơn giản hố cơng việc giảm tiêu hao sức lao động người; vậy, hoạt động công nghệ thông tin mang tính xác cao đạt tốc độ đáng nể nên chất lượng hiệu công việc từ mà tăng lên Với phát triển khơng ngừng ngày hồn thiện cơng nghệ thơng tin giới nói chung nước ta nói riêng, khơng vơ lý khẳng định đến công nghệ thông tin giữ vị trí, tầm quan trọng định, mang vai trò to lớn phát triển văn minh nhân loại 1.3 Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động cơng chứng 1.3.1 Tính ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng Được sinh nhằm mục đích “sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ trao đổi thông tin số”, bên cạnh với tốc độ phát triển nhanh chóng thật khơng ngoa nhận định “ở đâu có thơng tin người tìm giải pháp ứng dụng cơng nghệ”4 Bên cạnh đó, xét chất cơng chứng hoạt động liên quan đến việc thu thập khai thác thông tin, xuất công nghệ thông tin hoạt động công chứng ngoại lệ Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động cơng chứng áp dụng nhiều nội dung nhiều hoạt động khác nhau, ví dụ như: (2020) “Ứng dụng cơng nghệ thơng tin hoạt động công chứng?”, website Công chứng viên Đào Duy An Link: https://daoduyan.com/2020/03/ung-dung-cong-nghe-thong-tin-trong-hoat-dong-cong-chung/#_edn1 Như Như Một ứng dụng vào việc tiếp nhận thông tin yêu cầu công chứng Hiểu cách đơn giản, người có nhu cầu cơng chứng thay phải đến trực tiếp Văn phịng quan có thẩm quyền cơng chứng u cầu cơng chứng nhà, nhận lịch hẹn tư vấn, hỗ trợ cụ thể từ phía cơng chứng viên trước đến trụ sở công chứng Điều giúp người dân tiết kiệm công sức tránh phải lại nhiều lần thiếu hồ sơ, cung cấp không hồ sơ tài liệu tiết kiệm thời gian tránh trường hợp phải chờ đợi, xếp hàng lâu Hai ứng dụng vào việc truyền tải thông tin (bao gồm nội bên ngồi) Việc truyền tải thơng tin liên quan đến trao đổi hồ sơ, tài liệu trao đổi nội dung công việc hỗ trợ công việc, giải đáp thắc mắc công chứng viên với người tổ chức với khách hàng Theo đó, thay phải gặp mặt trực tiếp, chuyển tận tay tài liệu hồ sơ trao đổi cơng việc cơng nghệ thơng tin giúp thực hồn tồn thơng qua hệ thống điện tử, tiết kiệm thời gian, công sức cho người thực Ba ứng dụng vào việc xử lý thông tin Đối với hoạt động này, công nghệ thông tin thường vận dụng vào việc soạn thảo văn so sánh, đối chiếu tài liệu, thay phải viết tay văn hay so sánh, đối chiếu tài liệu theo hình thức truyền thống dễ bỏ xót lỗi sai nhỏ cơng nghệ thơng tin giúp người dùng kiểm soát nội dung soạn thảo tả chức khác, việc so sánh đối chiếu văn trở nên dễ dàng Bốn ứng dụng vào việc lưu trữ thông tin Nghề công chứng cần phải xử lý nhiều cơng việc liên quan đến tính pháp lý u cầu đảm bảo lưu trữ đầy đủ, xác để làm đối chiếu sau này, tài liệu, thông tin cần lưu trữ lớn Nếu việc lưu trữ thực thủ cơng theo thời gian, số lượng hồ sơ tài liệu q lớn khơng cịn khả để tiếp tục lưu trữ, đồng thời việc tìm lại thơng tin để xử lý vụ việc cung trở nên khó khăn Bằng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động lưu trữ, cơng chứng viên thực hoàn toàn hệ thống điện tử, giảm khối lượng cơng việc, đồng thời giúp việc tìm kiếm thơng tin trở nên khoa học, dễ dàng Năm ứng dụng vào việc tra cứu thông tin Hoạt động công chứng thường cần sử dụng nhiều thông tin để thực hiện, ví dụ đơn giản việc tra cứu quy định pháp luật, thông qua công nghệ thông tin cơng chứng viên dễ dàng tiếp cận quy định pháp luật cần sử dụng, quy định hết hiệu lực hay ban hành từ lâu trước mà khơng cần phải thu thập văn giấy lưu trữ để sử dụng sau Sáu ứng dụng vào việc xác thực thông tin Việc xác thực thông tin thơng tin pháp lý pháp nhân, thông tin việc đăng ký biện pháp bảo đảm tài sản bảo đảm, Thông qua công nghệ thơng tin, cơng chứng viên dễ dàng việc đối chiếc, xác thực thông tin Có thể nói việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào hoạt động công chứng (ngay việc áp dụng song song với phương thức truyền thống) giúp công chứng viên tập trung trạng thái cao vào việc “xác nhận ý chí hành vi chủ thể” mà không cần bận tâm vào việc xác thực, đánh giá hồ sơ Và đương nhiên, với hỗ trợ tối đa cơng nghệ thông tin, hiệu chất lượng công việc công chức chắn cao 1.3.2 Việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng số nước phát triển Như đề cập trên, số quốc gia giới nói chung nước phát triển nói riêng thực việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng Việc ứng dụng tạo đổi nâng cao hiệu thực công tác công chứng đất nước Tuy nhiên việc áp dụng quốc gia lại có mức độ, phạm vi hoạt động khác tuỳ thuộc vào sách tình hình thực tiễn quốc gia Dưới số ví dụ tiêu biểu: Tại Mỹ, việc ứng dụng cơng nghệ thông tin vào hoạt động công chứng thực thức lần bang Virgina vào ngày 01/7/2012 sau lan rộng bang khác nước Mỹ Cụ thể đạo luật công chứng điện tử công chứng từ xa (hay cịn gọi việc ứng dụng cơng nghệ thông tin vào hoạt động công chứng) áp dụng 36 bang Mỹ.5 Tại châu Âu, nhiều nước Tây Ban Nha, Đức, Pháp, Italia, Malta, áp dụng cơng chứng điện tử Theo đó, tảng chữ ký số dùng chung thức ban hành liên minh châu Âu vào tháng 7/2016 giúp việc cơng chứng thực có giá trị công nhận quốc gia thành viên Một số mạng lưới thông tin công chứng liên minh châu Âu để hỗ trợ hoạt động công chứng thiết lập như: “Mạng lưới đăng ký di chúc châu Âu (RERT – www.arert.eu) kết nối liệu quốc gia điều khoản di chúc cuối cấp độ châu Âu Mạng lưới cho phép tìm xác định sớm tốt di chúc cuối thực công dân châu Âu; kết nối giấy chứng nhận đăng ký bất động sản châu Âu Trang web cung cấp thông tin cách đăng ký tìm kiếm di chúc quốc gia thuộc Liên minh Châu Âu Mạng công chứng châu Âu tăng cường (ENN – www.enn-rne.eu) để trả lời câu hỏi thực tế cơng chứng viên có hồ sơ xuyên quốc gia (2020) “Ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng?”, website Công chứng viên Đào Duy An Link: https://daoduyan.com/2020/03/ung-dung-cong-nghe-thong-tin-trong-hoat-dong-cong-chung/#_edn1 10 Giải pháp Eufides (eufides.eu) nhằm tạo điều kiện hợp tác xuyên biên giới châu Âu cách thiết lập tảng làm việc hợp tác môi trường an tồn hai cơng chứng viên từ hai quốc gia khác giải vấn đề xuyên biên giới”6 Có thể nhận thấy rằng, để thực việc áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động cơng chứng quốc gia nêu địi hỏi phải có sở pháp lý hệ thống thơng tin đồng tương đối hoàn chỉnh Qua ứng dụng này, cơng chứng viên hồn tồn dễ dàng tìm kiếm, tiến cận thơng tin hệ thống sở liệu khổng lồ với quy trình chặt chẽ Các công việc liên quan đến hoạt động cơng chứng tối đa hố thực theo chu trình khép kín với cơng nghệ thơng tin mà không cần tài liệu, văn giấy Như 11 CHƯƠNG THỰC TẾ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG TẠI VIỆT NAM VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ 2.1 Thực tế ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng Việt Nam Hiện nhà nước ta quan tâm đẩy mạnh việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin nói chung hoạt động cơng chứng nói riêng, điều thể qua số văn sau: Tại Luật Công nghệ thông tin năm 2006, Điều quy định sách Nhà nước ứng dụng phát triển công nghệ thông tin thể rõ tinh thần khuyến khích, tạo điều kiện ứng dụng cơng nghệ thông tin vào hoạt động đời sống Hay Nghị số 172/NQ-CP ngày 19/11/2020 Chính phủ sách phát triển nghề cơng chứng, Chính phủ đưa số nhiệm vụ giải pháp nhằm “phát triển nghề công chứng ổn định, bền vững nhằm tạo thuận lợi cho cá nhân, tổ chức tiếp cận dịch vụ cơng chứng, bảo đảm an tồn pháp lý cho bên tham gia giao dịch, đáp ứng yêu cầu cải cách tư pháp” tăng cường tạo điều kiện thuận lợi cho việc ứng dụng công nghệ thơng vào hoạt động cơng chứng Bên cạnh đó, Luật Công chứng 2014 bước đầu đề cập đến việc ứng dụng Điều 32 quyền sử dụng sở liệu công chứng tổ chức hành nghề công chứng, Điều 33 nghĩa vụ chia sẻ số thông tin nguồn gốc tài sản giao dịch để đưa vào sở liệu công chứng tổ chức hành nghề công chứng Điều 62 sở liệu công chứng Tuy nhiên quy định thực tế sơ sài tồn nhiều vướng mắc, bất cập trình áp dụng Đơn cử “cơ sở liệu công chứng” thừa nhận nhắc tới quy định lại khơng có điều khoản nhắc đến chế tạo lập, thực Quy định vậy, thực tế sở liệu công chứng đưa vào sử dụng khai thác hầu hết tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Điều góp phần việc “cung cấp thơng tin tình trạng pháp lý tài sản, thông tin ngăn chặn chia sẻ thơng tin hoạt động cơng chứng”8 Nhìn chung, Việt Nam, hoạt động công chứng ứng dụng công nghệ thông tin bao gồm: Chính phủ (2020), Nghị số 172/NQ-CP ngày 19/11/2020 Chính phủ sách phát triển nghề cơng chứng (2021) “Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng”, website Cổng TTĐT Hải Châu I Link: https://haichau1.danang.gov.vn/web/guest/chi-tiet?id=1701&_c=59,60,61,62,63,64,65,89 12 Một việc tiếp nhận thông tin giao tiếp với khách hàng: thực qua email, tin nhắn, gửi tài liệu Hai xử lý thông tin: soạn thảo, in ấn văn Ba tra cứu thông tin: tra cứu văn pháp luật, liệu ngăn chặn từ sở liệu công chứng, liệu mẫu dấu, chữ ký, hồ sơ lưu trữ Bốn lưu trữ thông tin: quản lý sổ lưu trữ, sổ theo dõi công văn, thư tín Năm hoạt động quản lý: quản lý thu chi, quản lý lao động, tiền lương Có thể thấy, đánh giá thực tế, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng Việt Nam thực tế thực số hoạt động đơn giản, mức độ sơ khai, có chủ trương thể ý tưởng chưa có mộ chiến lược hay kế hoạch chi tiết lộ trình áp dụng, phương thức áp dụng đưa 2.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng Việt Nam Xuất phát từ thực tế ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng nước ta đưa mục 2.1 nêu trên, theo trình độ phát triển đất nước học tập từ quốc gia khác, phạm vi báo cáo em đưa số giải pháp, định hướng nhằm nâng cao hiệu việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng Việt Nam Những giải pháp sở pháp lý, lẽ vấn đề có tác động lớn đến việc áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng nước, điều kiện cần để áp dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực cơng chứng cách có hiệu Cần phải làm rõ giải pháp đưa đồng thời cần phải xác định rõ nhu cầu thực tế có Một số giải pháp đề xuất sau: Thứ nhất, tạo điều kiện hỗ trợ tối đa cho việc tiếp cận thông tin công chứng viên, coi sở để tăng tính hiệu việc đảm bảo an tồn cho giao dịch Theo đó, trước hết cơng chứng viên cần tiếp cận thông tin sở liệu dân cư, giao dịch công chứng, đăng ký tài sản bảo đảm nguồn sở liệu có ảnh hưởng, liên quan trực tiếp đến hoạt động công chứng Điều lời giải cho toán giấy tờ giả, vấn nạn thực trạng nhức nhối lĩnh vực công chứng Bên cạnh đó, với việc tiếp cận trực tiếp tra cứu thơng tin, thủ tục hành việc xin xác minh thơng tin, trích lục, trích đo, tối giản hố, cơng chứng viên người dân tiết kiệm thời gian, công sức, đồng thời quan hành nhà nước giảm tải khối lượng công việc, Mặc dù mặt lý thuyết việc xây dựng, lưu trữ, cập nhật tồn thơng tin liệu nêu khơng thể ngành cơng chứng thực lý thẩm quyền khả giới hạn Do vậy, điêu cần thiết phải tạo chế 13 quan quản lý nhà nước nhằm phối hợp, chia sẻ khai thác thông tin cần thiết nêu phạm vi định theo cách thức hợp lý Thứ hai, xây dựng chế pháp lý chặt chẽ, khoa học đồng phạm vi quốc gia, đồng với hệ thống pháp luật liên quan đến hoạt động thu thập sử dụng liệu nhằm bảo mật thông tin Việc xây dựng chế pháp lý liên quan đến việc thu thập sử dụng liệu thông tin cần phải phù hợp với thực tế hoạt động; bao quát trường hợp xảy chế cần áp dụng phạm vi nước thay một vài tỉnh thành đơn lẻ để tạo thống công tác áp dụng tiếp cận thông tin địa phương Bên cạnh đó, việc quy định giữ bí mật nội dung chứng chứng không nên đặt văn chuyên ngành trực tiếp Luật Công chứng mà cần đưa vấn đề vào nhiều văn khác Bộ luật Dân sự, Bộ luật Tố tụng dân sự, Luật An tồn thơng tin mạng, Bố luật Hình sự, Bộ luật Tố tụng hình sự, Luật cước công dân, Luật trẻ em, để tạo hành lang pháp lý thống nhất, cần thiết cho việc bảo vệ thông tin cá nhân Như vậy, thay tiếp tục thể thực trạng thơng tin cơng chứng bị khai thác tuỳ tiện tràn lan nay, với xuất hệ thống quy định tạo chế giám sát chặt chẽ quan quản lý đồng thời người sở hữu thơng tin cơng chứng cần bảo mật Thứ ba, cần cho phép ứng dụng công nghệ thông tin vào số giai đoạn, công việc định hoạt động cơng chứng Theo đó, số giai đoạn xem xét áp dụng tiếp nhận yêu cầu công chứng, lưu trữ hồ sơ cơng chứng, giao tiếp Lấy ví dụ đơn giản liên quan đến việc số hố thơng tin lưu trữ, hoạt động giúp giảm bớt gánh nặng cho việc quản lý khối lượng hồ sơ đồ sộ ngành công chứng nhiều đồng thời đơn giản hố việc tìm kiếm lại thơng tin lưu trữ Khơng vậy, việc số hố thực phạm vi quốc gia làm tăng tính hiệu cho hoạt động kiểm tra, giám sát, báo cáo, thống kê quan chức lĩnh vực công chứng Thứ tư, cần phải chuẩn hoá hệ thống liệu ứng dụng công nghệ thông tin phạm vi quốc gia thay đơn lẻ số địa phương Thực tế phủ nhận lĩnh vực cơng chứng xuất tồn quốc khơng số địa phương, việc ứng dụng công nghệ vào hoạt động công chứng cần phải chuẩn hố áp dụng thực tế tồn đất nước Điều không giúp cải thiện chất lượng cơng chứng địa phương mà cịn tăng hiệu công việc nội dung liên quan cần có liên kết nhiều địa phương khác Ví dụ tài sản bất động sản, Luật Công chứng quy định riêng lẻ địa phương, nhiên cần nhìn nhận rủi ro pháp lý phạm vi hoạt động lừa đảo khơng riêng lẻ hay giới hạn địa lý định Theo đó, tổ chức hành 14 nghề công chứng chịu trách nhiệm trang bị sở hạ tầng, phần cứng, sở liệu phần mềm cần có giúp sức đầu tư cấp độ quốc gia Thứ năm, nghiên cứu, xây dựng ban hành chuẩn kiến thức ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng phổ biến phạm vi nước Đây giải pháp thực cần thiết lẽ tiền đề, tảng giúp công chứng viên hiểu giá trị công nghệ thông tin cách thức áp dụng công nghệ vào thực tế công việc hiệu quả, an toàn phù hợp Những kiến thức đưa thay dựa sách vở, nghiên cứu hàn lâm cần phải đảm bảo tính chuẩn xác, liên hệ lấy từ thực tế công việc hàng ngày tổ chức hành nghề công chứng Việc phổ biến kiến thức đưa vào yêu cầu đào tạo tổ chức hành nghề công chứng, chương trình đào tạo trường đại học, học viên liên quan đến lĩnh vực pháp lý nói chung ngành cơng chứng nói riêng Trong q trình xây dựng hoàn thiện lại sở pháp lý theo hướng nêu trên, nhà làm luật cần nên có tham khảo hệ thống pháp luật, thực tiễn áp dụng thành công quốc gia khác giới để qua học hỏi, tiếp thu nội dung phù hợp với thực tế nước ta trình độ cơng nghệ thông tin thực hoạt động công chứng Cũng cần phải nhìn nhận việc áp dụng cơng nghệ thông tin vào thực tiễn hoạt động công chứng cịn nước ta, khơng thể tránh khỏi thiếu sót, chưa thích hợp ban đầu Do vậy, Chính phủ quan nhà nước nói chung tổ chức hành nghề cơng chứng cơng chứng viên nói riêng cần phải có đồng lịng, kiên trì thực sẵn sàng đổi mới, hồn thiện Có việc ứng dụng cơng nghệ thông tin vào lĩnh vực công chứng nước ta trở nên dễ dàng, thuận tiện phát triển nhanh chóng, đạt mục tiêu, chức năng, vai trị 15 PHẦN KẾT LUẬN Trên toàn nội dung Báo cáo kết thúc học phần với chủ đề “Vai trị cơng nghệ thông tin hoạt động công chứng – Giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng” Thông qua nội dung phân tích, nghiên cứu tìm hiểu phạm vi báo cáo khẳng định việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng thực cần thiết nên quan tâm hoàn thiện đẩy mạnh Điều không nhằm nâng cao hiệu cơng tác thực hiện, mà cịn giúp người hành nghề công chứng tránh vướng mắc, rủi ro việc thực theo phương pháp truyền thống trước Tuy nhiên, cần phải nhìn nhận với, việc vận dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng cịn Việt Nam, khơng thể tránh khỏi khó khăn ban đầu trình thực Chúng ta cần phải xem xét học hỏi, nghiên cứu từ thực tế áp dụng từ nước trước thành công kết hợp với thực tế hoạt động nước ta để dần hoàn thiện đưa phương án tốt nhất, bước tốt vấn đề 16 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Chính phủ (2014), Luật Cơng chứng Chính phủ (2006), Luật Cơng chứng Chính phủ (2006), Luật Cơng nghệ thơng tin Chính phủ (2000), Nghị định 75/2000/NĐ-CP Chính phủ ban hành ngày 08/12/2000 cơng chứng, chứng thực Chính phủ (2020), Nghị số 172/NQ-CP ngày 19/11/2020 Chính phủ sách phát triển nghề công chứng (2020) “Công chứng gì?”, website Cơng chứng viên Đào Duy An Link: https://daoduyan.com/2020/04/cong-chung-la-gi/ (2021) “Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng”, website Cổng TTĐT Hải Châu I Link:https://haichau1.danang.gov.vn/web/guest/chitiet? id=1701&_c=59,60,61,62,63,64,65,89 Wordnet Search 3.1 Link:http://wordnetweb.princeton.edu/perl/webwn? s=information+technology&sub=Search+WordNet&o2=&o0=1&o8=1&o1=1&o7=&o 5=&o9=&o6=&o3=&o4=&h 17 ... dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng 1.3.2 Việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng số nước phát triển CHƯƠNG THỰC TẾ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG... VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG 1.1 Khái quát chung hoạt động công chứng 1.1.1 Khái niệm công chứng 1.1.2 Vai trò hoạt động công chứng ... thu thập khai thác thông tin, xuất công nghệ thông tin hoạt động công chứng ngoại lệ Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động cơng chứng áp dụng nhiều nội dung nhiều hoạt động khác nhau,