Khó khăn của Công chứng viên trong việc xác định thông tin về chủ thể tham gia giao dịch dân sự

Chuyên đề kết thúc học phần Kỹ năng chung về công chứng, thông qua việc nghiên cứu lý luận và pháp luật về công chứng giao dịch dân sự, đánh giá khó khăn của công chứng viên trong việc xác định chủ thể tham gia giao dịch dân sự, chuyên đề đã đề xuất, kiến nghị một số giải pháp hoàn thiện

HỌC VIỆN TƯ PHÁP CƠ SỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH BỘ MÔN ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC BÁO CÁO KẾT THÚC HỌC PHẦN Môn học: “Kỹ chung cơng chứng” Chun đề: Khó khăn Công chứng viên việc xác định thông tin chủ thể tham gia giao dịch dân - Đề xuất giải pháp hoàn thiện pháp luật Họ tên: Sinh ngày …… tháng…….năm…… Số báo danh: Lớp: Hồ Chí Minh, ngày …… tháng………năm……… MỤC LỤC MỞ ĐẦU NỘI DUNG .4 CHƯƠNG LÝ LUẬN CHUNG VÀ PHÁP LUẬT VỀ CÔNG CHỨNG GIAO DỊCH DÂN SỰ .4 1.1 Khái niệm công chứng giao dịch dân 1.2 Nguyên tắc hành nghề công chứng giao dịch dân 1.3 Pháp luật Pháp luật xác định thông tin chủ thể tham gia giao dịch dân .6 CHƯƠNG KHĨ KHĂN CỦA CƠNG CHỨNG VIÊN TRONG VIỆC XÁC ĐỊNH CHỦ THỂ THAM GIA GIAO DỊCH DÂN SỰ 2.1 Khó khăn xác định lực hành vi dân chủ thể .9 2.2 Khó khăn kiểm tra hồ sơ chủ thể tham gia giao dịch dân 11 2.3 Ví dụ minh họa .15 CHƯƠNG NGUYÊN NHÂN VÀ KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT 16 3.1 Nguyên nhân dẫn đến bất cập .16 3.2 Kiến nghị hoàn thiện 19 KẾT LUẬN 20 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .21 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Công chứng viên người hành nghề công chứng – nghề cung cấp dịch vụ cơng thiết thực, đóng vai trị quan trọng phát triển kinh tế ổn định trật tự xã hội Theo đó, hoạt động cơng chứng có vai trị giúp phịng ngừa rủi ro, hạn chế vi phạm pháp luật quan hệ giao dịch dân sự, từ góp phần hạn chế tranh chấp phát sinh, hướng tới bảo vệ tốt quyền lợi ích hợp pháp tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch, có liên quan; qua ổn định phát triển kinh tế Trong hoạt động công chứng giao dịch dân sự, vấn đề xác định thông tin chủ thể (bao gồm thông tin cá nhân, lực hành vi dân sự,…) nội dung quan trọng để đảm bảo tính đắn, xác giao dịch điều kiện có hiệu lực giao dịch dân Tuy nhiên, Với thực tiễn xã hội ngày phát triển, đại, giao dịch dân đời sống trở nên đa dạng, phức tạp, thủ đoạn lừa dối tinh vi nước ta lại chưa có hệ thống thơng tin đồng nhất, chưa có xác giúp cơng chứng viên rà sốt kiểm tra khiến cho việc xác định thông tin chủ thể tham gia giao dịch gặp nhiều khó khăn Xuất phát từ thực tiễn nêu trên, em lựa chọn đề tài: “Khó khăn Cơng chứng viên việc xác định thông tin chủ thể tham gia giao dịch dân - Đề xuất giải pháp hoàn thiện pháp luật” để nghiên cứu vấn đề Mục đích nghiên cứu Qua trình nghiên cứu, học viên nhận thấy tranh chấp giao dịch dân ngày nhiều, điều đáng nói, tranh chấp liên quan đến việc chứng nhận hợp đồng, giao dịch công chứng viên có chiều hướng tăng, có nhiều văn cơng chứng bị Tịa án tun vơ hiệu lý chủ thể tham gia giao dịch không đủ điều kiện theo quy định Bộ luật Dân Do đó, đề tài chủ thể tham gia giao dịch dân ngày quan tâm giới học thuật phân tích khía cạnh khác Báo cáo tập trung phân tích khó khăn xác định thông tin chủ thể tham gia giao dịch q trình hành nghề cơng chứng viên, từ có đề xuất phù hợp nhằm hồn thiện pháp luật Phương pháp nghiên cứu Báo cáo xây dựng sở phương pháp luận vật biện chứng, vật lịch sử chủ nghĩa Mác - Lênin, sử dụng kết hợp riêng lẻ nhiều phương pháp nghiên cứu khoa học cụ thể phương pháp so sánh, thống kê, tổng hợp kỹ phân tích qua phân tích, khó khăn mà cơng chứng viên gặp phải xác định tư cách chủ thể tham gia hợp đồng, giao dịch dân Kết cấu báo cáo: Ngoài phần mở đầu, kết luận danh mục tài liệu tham khảo, nội dung Báo cáo gồm ba chương: Chương 1: Lý luận chung pháp luật công chứng giao dịch dân Chương 2: Kỹ cơng chứng viên cần có để xác định tư cách chủ thể tham gia hợp đồng, giao dịch dân Chương 3: Vướng mắc, giải pháp, kiến nghị việc xác định tư cách chủ thể tham gia hợp đồng, giao dịch dân NỘI DUNG CHƯƠNG LÝ LUẬN CHUNG VÀ PHÁP LUẬT VỀ CÔNG CHỨNG GIAO DỊCH DÂN SỰ 1.1 Khái niệm công chứng giao dịch dân Trước hết để hiểu công chứng giao dịch dân cần làm rõ hai khái niệm liên quan “công chứng” “giao dịch dân sự” Đối với công chứng Trong phạm vi giới, thuật ngữ “công chứng” có nhiều cách hiểu khác Mỗi quốc gia lại có định nghĩa, phạm vi bao hàm hệ thống pháp luật công chứng khác Theo đó, đơn cử vài cách hiểu sau: Công chứng từ điển Luật học Hoa Kỳ “notarius”, hiểu “hoạt động công chứng viên” Trong luật Anh cổ từ “notarius” nói người làm chứng người có nhiệm vụ trích lục, chép loại tài liệu, giấy tờ Mặt khác, theo luật La Mã, công chứng lại coi “người ghi chép, thư ký, tốc ký, người ghi chép hoạt động nghị viện án, ghi chép theo lời người khác đọc, người soạn di chúc giấy chuyển nhượng sở hữu” Có thể thấy có nhiều cách hiểu khác quốc gia đưa hai điểm chung công chứng “làm chứng” “ghi chép lại văn bản” Tại Việt Nam, nhà làm luật đưa khái niệm “công chứng” vào văn pháp luật để thống sử dụng Theo đó, Luật Cơng chứng năm 2014 quy định khoản Điều sau: “1 Công chứng việc công chứng viên tổ chức hành nghề cơng chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp hợp đồng, giao dịch dân khác văn (sau gọi hợp đồng, giao dịch), tính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội dịch giấy tờ, văn từ tiếng Việt sang tiếng nước từ tiếng nước sang tiếng Việt (sau gọi dịch) mà theo quy định pháp luật phải công chứng cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.” Theo khái niệm này, đối tượng hoạt động cơng chứng là: hợp đồng, giao dịch dân khác dịch giấy tờ Hay nói cách khác giao dịch dân thể dạng hợp đồng văn đối tượng hoạt động công chứng Đối với giao dịch dân Điều 116 Bộ luật Dân năm 2015 quy định cụ thể giao dịch dân sau “Giao dịch dân hợp đồng hành vi pháp lý đơn phương làm phát sinh, thay đổi chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự” Khái niệm áp dụng xuyên suốt nghiên cứu thực tiễn pháp luật nước ta Xuất phát từ hai khái niệm nêu hiểu “cơng chứng giao dịch dân sự” việc công chứng viên tổ chức hành nghề cơng chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp hợp đồng, giao dịch dân khác văn 1.2 Nguyên tắc hành nghề công chứng giao dịch dân Ngoài quy định chung pháp luật, lĩnh vực hoạt động chuyên ngành có quy định bắt buộc người có yêu cầu liên quan, bao gồm cá nhân, quan, tổ chức cán bộ, viên chức, người lao động làm việc lĩnh vực phải tn theo Hoạt động cơng chứng xác định nghề Vì vậy, cơng chứng viên, người làm việc tổ chức hành nghề công chứng phải tuân theo nguyên tắc hành nghề pháp luật quy định Luật công chứng áp dụng ngun tắc hành nghề cơng chứng nói chung việc công chứng giao dịch dân nói riêng sau: (i) Tuân thủ Hiến pháp pháp luật Nước ta nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa, Hiến pháp hệ thống pháp luật có vai trị, vị trí quan trọng việc điều chỉnh hành vi quan hệ xã hội Vì vậy, việc đảm bảo quyền lợi ích hợp pháp công dân, tổ chức quy định hiến pháp có quyền nhân thân, tài sản, quyền phi tài sản Hoạt động công chứng hàng ngày tiếp cận yêu cầu liên quan đến quyền công dân tổ chức Do đó, “việc thực trọn vẹn quy định để đảm bảo quyền hợp pháp công dân q trình tác nghiệp cơng chứng viên, nhân viên nghiệp vụ cơng chứng giao dịch dân thiết thực chấp hành hiến pháp”1 (ii) Khách quan, trung thực Yêu cầu đảm bảo tính khách quan, trung thực công chứng viên hành nghề công chứng nguyên tắc bắt buộc phải Lê Thị Hồi Ân (2011), “Giáo trình cơng chứng chứng thực”, Trường đại học Vinh, tr.6; thực Đối với tính khách quan thể xuyên suốt quy trình cơng chứng Theo thơng qua u cầu tính khách quan thực cơng chứng có ý nghĩa quan trọng việc đem lại hiệu đích thực mong muốn đáng người yêu cầu công chứng, phù hợp quy định pháp luật Bên cạnh đó, yêu cầu trung thực hành nghề công chứng công chứng viên, nhân viên nghiệp vụ công chứng thể hầu hết hoạt động hành nghề, chẳng hạn như: Khi nghiên cứu hồ sơ yêu cầu công chứng, công chứng viên, người giúp việc phải trung thành với nội dung thơng tin có; hay Thể xác ý chí tự nguyện, thỏa thuận bên hợp đồng, giao dịch sở phù hợp pháp luật đạo đức xã hội… (iii) Tuân theo quy tắc đạo đức hành nghề cơng chứng Ngồi quy định Luật cơng chứng văn quy phạm có liên quan, cơng chứng viên, người yêu cầu công chứng phải tuân theo quy tắc đạo đức hành nghề công chứng Quy tắc kim nam cho hành động trình hành nghề cơng chứng viên hoạt động cơng chứng nói chung cơng chứng giao dịch dân nói riêng (iv) Chịu trách nhiệm trước pháp luật người yêu cầu công chứng văn công chứng Xuất phát từ khái niệm công chứng phân tích thấy rằng, “khơng xác nhận có giao dịch, hợp đồng xác lập thực tế, tổ chức cá nhân giao kết hợp đồng, giao dịch, công chứng viên hành nghề cịn phải chịu trách nhiệm tính hợp pháp hợp đồng giao dịch cơng chứng đó”2 Công chứng viên chịu trách nhiệm với người yêu cầu công chứng kết cung cấp dịch vụ công chứng viên cho người yêu cầu công chứng Đối với nhà nước, văn bản, hợp đồng công chứng nhằm xác định giá trị pháp lý trước pháp luật vậy, công chứng viên đồng thời phải chịu trách nhiệm nội dung công chứng trước pháp luật, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật 1.3 Pháp luật Pháp luật xác định thông tin chủ thể tham gia giao dịch dân * Đối với chủ thể cá nhân: Ngân hàng pháp luật (2019), “Cơng chứng viên có phải chịu trách nhiệm tính hợp pháp hợp đồng cơng chứng?”, , truy cập ngày 13/01/2023; Thứ lực pháp luật dân cá nhân liên quan đến hoạt động công chứng Điều 16 Bộ luật Dân 2015 quy định lực pháp luật dân cá nhân: “1 Năng lực pháp luật dân cá nhân khả cá nhân có quyền dân nghĩa vụ dân Mọi cá nhân có lực pháp luật dân Năng lực pháp luật dân cá nhân có từ người sinh chấm dứt người chết” Theo đó, lực pháp luật dân cá nhân có từ sinh ra, khơng thay đổi với lý gì, gắn liền với tồn cá nhân khơng tự đi, trừ trường hợp cá nhân chết bị Tòa án tuyên bố chết Tuy nhiên, việc trường hợp Tịa án tun bố chết khôi phục lại người bị tuyên bố trở có u cầu Tịa án hủy định tun bố chết Theo Điều 18 Bộ luật Dân 2015: “Năng lực pháp luật dân cá nhân không bị hạn chế, trừ trường hợp Bộ luật này, luật khác có liên quan quy định khác”, có nghĩa “Năng lực pháp luật dân quy định chung cho tất chủ thể cá nhân cá nhân tự có tự chịu trách nhiệm, chuyển giao, không bị hạn chế, chủ thể tự thỏa thuận với việc hạn chế quyền nhân thân nhau”3 Thứ hai, lực hành vi dân cá nhân nhân liên quan đến hoạt động công chứng Điều 19 Bộ luật Dân 2015 quy định: “Năng lực hành vi dân cá nhân khả cá nhân hành vi xác lập, thực quyền, nghĩa vụ dân sự” Đối với cá nhân sinh ra, cá nhân có lực pháp luật nhau, nhiên, khả cá nhân hành vi để xác lập giao dịch tùy thuộc vào vấn đề độ tuổi, khả nhận thức, làm chủ hành vi Theo quy định Bộ luật Dân 2015 chia lực hành vi dân cá nhân thành loại lực hành vi dân đầy đủ, lực hành vi dân chưa đầy đủ, người bị mất/ hạn chế lực hành vi dân Điều 19 Bộ luật Dân 2015 quy định, “Năng lực hành vi dân cá nhân khả cá nhân hành vi xác lập, thực quyền, http://vkscantho.vn/vkscantho/index.php/news/Trao-doi-nghiep-vu/Nang-luc-phap-luat-dan-su-cua-ca-nhan-vanoi-dung-duoc-quy-dinh-theo-Bo-luat-Dan-su-nam-2015-1975 nghĩa vụ dân sự” Theo đó, tùy thuộc vào độ tuổi mà pháp luật quy định lực hành vi dân khác nhau, cụ thể: - Người thành niên từ đủ 18 tuổi trở lên “có lực hành vi dân đầy đủ”4, trừ trường hợp lực hành vi, người có khó khăn nhận thức, làm chủ hành vi, người bị hạn chế lực hành vi dân - Người từ 15 tuổi đến 18 tuổi có lực hành vi dân chưa đầy đủ, “tự xác lập, thực giao dịch dân sự, trừ giao dịch dân liên quan đến bất động sản, động sản phải đăng ký giao dịch dân khác theo quy định luật phải người đại diện theo pháp luật đồng ý”5 - Người từ 06 tuổi đến 15 tuổi “khi xác lập, thực giao dịch dân phải người đại diện theo pháp luật đồng ý, trừ giao dịch dân phục vụ nhu cầu sinh hoạt hàng ngày phù hợp với lứa tuổi”6; - Các cá nhân chưa đủ 06 tuổi chưa có lực hành vi dân khơng thể tự xác lập quyền, nghĩa vụ dân mà phải thông qua người đại diện theo pháp luật (như cha mẹ, người giám hộ…) - Ngồi ra, Bộ luật Dân cịn quy định người lực hành vi dân người bị hạn chế lực hành vi dân số trường hợp dựa theo phán Toà án Đới mức độ, quyền tham gia vào giao dịch dân cá nhân lại pháp luật quy định khác Cần lưu ý người xem mất, hạn chế lực hành vi dân theo tuyên bố Toà án Đối với người hay hạn chế lực hành vi dân sự, công chứng viên không nên dựa vào việc quan sát, tiếp xúc với họ, hỏi người yêu cầu công chứng dựa vào kết luận giám định y khoa mà đưa kết luận người mất, hay hạn chế lực hành vi dân mà phải xem xét dựa định Toà án * Đối với tổ chức: Khi tiếp nhận yêu cầu cơng chứng có chủ thể tổ chức, vấn đề công chứng viên cần quan tâm việc xác định tổ chức có quyền tham gia xác lập giao dịch hay khơng, có số nội dung mà công chứng viên cần quan tâm là: tư cách pháp nhân tổ chức; lực pháp luật cấu tổ chức, đại diện pháp nhân Khoản Điều 20 Bộ luật Dân 2015; Khoản Điều 21 Bộ luật Dân 2015; Khoản Điều 21 Bộ luật Dân 2015; Theo quy định Điều 74 Bộ luật Dân năm 2015, tổ chức xem pháp nhân đủ điều kiện: “a) Được thành lập theo quy định Bộ luật này, luật khác có liên quan; b) Có cấu tổ chức theo quy định Điều 83 Bộ luật này; c) Có tài sản độc lập với cá nhân, pháp nhân khác tự chịu trách nhiệm tài sản mình; d) Nhân danh tham gia quan hệ pháp luật cách độc lập” Thông thường để nhận biết tổ chức có phải pháp nhân hay khơng, thực tiễn công chứng viên xem nội dung văn quan nhà nước có thẩm quyền việc thành lập cho phép thành lập, đăng ký thành lập quy định pháp luật liên quan đến loại pháp nhân Nếu xác tổ chức tham gia giao dịch pháp nhân cần xem xét tiếp tổ chức có lực pháp luật dân để tham gia giao dịch yêu cầu công chứng không Khác với cá nhân, lực pháp luật dân pháp nhân bị hạn chế mục tiêu hoạt động pháp nhân, mục đích hoạt động thường quy định định thành lập, đăng ký hoạt động, điều lệ pháp nhân Mỗi loại pháp nhân (pháp nhân thương mại phi thương mại) có mục đích hoạt động đặc thù, pháp nhân phải quản lý, sử dụng, định đoạt tài sản mục đích chung loại pháp nhân CHƯƠNG KHĨ KHĂN CỦA CƠNG CHỨNG VIÊN TRONG VIỆC XÁC ĐỊNH CHỦ THỂ THAM GIA GIAO DỊCH DÂN SỰ 2.1 Khó khăn xác định lực hành vi dân chủ thể a Đối với cá nhân Một nhiệm vụ công chứng viên công chứng giao dịch dân “chứng nhận người tham gia hợp đồng, giao dịch hồn tồn tự nguyện, có lực hành vi dân sự”7 Theo đó, vào thời điểm giao kết giao dịch dân đó, chủ thể tham gia giao dịch dân phải xác định có lực hành vi dân Công chứng viên cần kiểm tra độ tuổi khả nhận thức, minh mẫn, tỉnh táo chủ thể tham gia giao dịch dân để bước đầu xác định lực hành vi dân Thông thường, giấy tờ tùy thân chủ thể (mà cước công dân sử dụng phổ biến) thể nội dung công chứng viên cần Điều 46 Luật Công chứng 2014; xác minh Tuy nhiên, độ tuổi, ngồi cước cơng dân dựa vào loại giấy tờ để xác định thông tin chủ thể hay không? Giấy khai sinh hiểu “giấy tờ hộ tịch gốc cá nhân”8, hồ sơ, giấy tờ cá nhân có nội dung thông tin họ tên, ngày/tháng/năm sinh, quê quán phải phù hợp với Giấy khai sinh cá nhân Đối với cơng dân qn nhân, sĩ quan hay cơng an cịn có Giấy chứng minh sĩ quan nhân dân, công an nhân dân cung cấp gia nhập ngành sĩ quan, cơng an Mặc dù sử dụng để chứng minh độ tuổi thực tế bên cung cấp loại giấy tờ công chứng giao dịch dân Đồng thời, pháp luật chưa quy định cụ thể giấy tờ tùy thân mà cá nhân cần cung cấp yêu cầu công chứng giao dịch dân (cụ thể phân tích Mục 2.1 Báo cáo này) Ngồi vấn đề độ tuổi, lực hành vi dân thể qua khả nhận thức, thực hành vi, cá nhân tham gia vào giao dịch dân Một điều kiện có hiệu lực giao dịch dân đó là: “Chủ thể tham gia giao dịch dân hoàn toàn tự nguyện”9 Để bên thứ ba, cụ thể công chứng xác định chủ thể không bị cưỡng ép lừa dối hay đe dọa tham gia giao dịch dân hay khơng phải người bị hạn chế lực hành vi dân khó khăn mang tính cảm tính Điều thường kiểm chứng thông qua phản ứng, biểu cảm chủ thể nhạy bén cơng chứng viên Nói cách khác, khả thực giao dịch dân chủ thể vào thời điểm giao kết hoàn toàn phụ thuộc vào đánh giá chủ quan công chứng viên Công chứng viên chưa có sở liệu để đánh giá khách quan nhận thức, tính tự tự nguyện bên, trường hợp khơng có lực hành vi dân đầy đủ không bên chủ động cung cấp tài liệu, thông tin mắt thường cơng chứng viên không nhận Trong số trường hợp đặc biệt, việc xác định chủ thể có đầy đủ lực hành vi dân có quy định riêng Cụ thể, giao dịch liên quan đến bất động sản, tài sản nguồn thu nhập chủ yếu gia đình u cầu “phải có thỏa thuận tất thành viên gia đình người thành niên có lực hành vi dân đầy đủ, trừ trường hợp luật có quy định khác”10 Nói cách khác, thành viên từ đủ 18 tuổi trở lên phải đồng thuận giao dịch dân thực có hiệu lực Tuy nhiên, theo quy định pháp luật đất đai lại quy định: “Người có tên Giấy chứng nhận người ủy quyền Điều Nghị định 123/2015/NĐ-CP; Khoản Điều 117 Bộ luật Dân 2015; 10 Khoản Điêu 212 Bộ luật Dân 2015; 10 theo quy định pháp luật dân quy định khoản Điều 64 Nghị định số 43/2014/NĐ-CP thực việc ký hợp đồng, văn giao dịch quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất thành viên hộ gia đình sử dụng đất đồng ý văn văn cơng chứng chứng thực theo quy định pháp luật”11 Như vậy, có mâu thuẫn Bộ luật Dân đất đai xác định chủ thể tham gia giao dịch dân Nếu Bộ luật Dân không yêu cầu tất thành viên gia đình phải đồng ý giao kết giao dịch dân mà “người thành niên” cần tham gia Nếu theo quy định Thơng tư 02/2015/TT-BTNMT lại yêu cầu cần chấp thuận tất thành viên, kể người 18 tuổi chưa có lực hành vi dân đầy đủ Bộ luật Dân có ngoại lệ luật khác có quy định luật quy định nghị định thông tư Điều khiến cho cơng chứng gặp khó khăn xác định chủ thể giao dịch bất động sản tài sản nguồn thu nhập chủ yếu gia đình b Đối với pháp nhân Về mặt lý luận, pháp nhân công nhận lực pháp luật dân kể từ có định thành lập Pháp nhân tham gia giao dịch dân thông qua người đại diện theo pháp luật người đại diện theo ủy quyền Do đó, cơng chứng viên kiểm tra tư cách chủ thể pháp nhân khơng dừng lại thơng tin tổ chức mà cịn thơng tin, tài liệu liên quan đến người đại diện Hiện pháp luật cơng chứng cịn quy định sơ sài việc xác định tư cách pháp nhân, không phân chia cụ thể trường hợp chủ thể giao dịch dân cá nhân hay pháp nhân phải kiểm tra giấy tờ 2.2 Khó khăn kiểm tra hồ sơ chủ thể tham gia giao dịch dân Để thực công chứng giao dịch dân nói chung, người yêu cầu công chứng phải cung cấp hồ sơ theo quy định pháp luật, bao gồm tài liệu ghi nhận thông tin chủ thể tham gia giao dịch dân mối quan hệ người yêu cầu công chứng với bên giao dịch dân Tuy nhiên, Luật Công chứng 2014 bộc lộ bất cập vấn đề sau: a Thứ nhất, xác minh giấy tờ tuỳ thân * Đối với cá nhân khoản Điều 14 Thông tư số 02/2015/TT-BTNMT ngày 27/01/2015 Bộ trưởng Bộ Tài nguyên Môi trường quy định chi tiết số điều Nghị định số 43/2014/NĐ-CP Nghị định số 44/2014/NĐ-CP 11 11 Theo điểm c Khoản Điều 40 Luật Công chứng 2014 quy định hồ sơ yêu cầu công chứng giao dịch dân soạn sẵn bao gồm: “Bản giấy tờ tùy thân người yêu cầu công chứng” “Giấy tờ tuỳ thân” thuật ngữ phổ biến đời sống lại chưa có quy phạm pháp luật giải thích từ ngữ bao gồm giấy tờ gì, có giá trị pháp lý Thay vào đó, Điều Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định chi tiết số điều biện pháp thi hành pháp luật hộ tịch lại liệt kê loại giấy tờ chứng minh nhân thân gồm có: “hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ cước cơng dân giấy tờ khác có dán ảnh thông tin cá nhân quan có thẩm quyền cấp, cịn giá trị sử dụng (sau gọi giấy tờ tùy thân)” Nói cách gián tiếp, pháp luật hộ tịch quy định loại “giấy tờ tuỳ thân để chứng minh nhân thân” sử dụng thủ tục hành Mặc dù không quy định liên kết thuật ngữ giấy tờ tuỳ thân pháp luật công chứng với pháp luật hộ tịch thực tiễn hành nghề, công chứng viên dựa vào quy định Nghị định 123/2015/NĐ-CP để thực kiểm tra thông tin giấy tờ tuỳ thân chủ thể tham gia giao dịch Thiếu sót quy định pháp luật không ảnh hưởng đến hoạt động công chứng cần hồn thiện để đảm bảo tính chặt chẽ Hoạt động kiểm tra công chứng viên trở nên bất tiện giao dịch dân ghi nhận chủ thể tham gia theo thông tin cước công dân yêu cầu công chứng họ lại cung cấp Hộ chiếu, chứng minh nhân dân hay giấy tờ khác đáp ứng đủ yêu cầu chứng minh nhân thân theo pháp luật hộ tịch Đặc biệt, nêu, sĩ quan, qn đội hay cơng an nhân dân cịn có loại giấy tờ pháp lý khác Giấy chứng minh họ nằm ngành quân đội/công an Khi ấy, cơng chứng viên chấp nhận hồ sơ mà chủ thể xuất trình khơng hay buộc phải cung cấp giấy tờ tuỳ thân có thơng tin xác giao dịch dân ghi nhận Thậm chí, khách hàng giải thích thơng tin giao dịch dân giấy tờ cũ hay bị mất, hỏng, nát liệu cơng chứng viên có chấp nhận thơng tin loại giấy tờ khác khơng hay cần phải có thêm xác nhận bên giao dịch dân Đây vấn đề cịn gây bối rối cho cơng chứng viên trình hành nghề phụ thuộc vào nhạy bén, kinh nghiệm xử lý công chứng viên yêu cầu hoạt động văn phịng cơng chứng mà có cách xử lý khác Tuy nhiên, phủ nhận quy định giấy tờ tuỳ thân cịn thiếu sót chưa có hướng dẫn cụ thể, làm kéo dài thời gian xác minh công chứng viên hay gây xúc cho chủ thể có liên quan Do đó, việc pháp luật khơng quy định cụ thể “Giấy tờ tuỳ thân” gồm loại giấy tờ 12 giấy tờ khác có giá trị tương đương sử dụng trường hợp vơ hình trung gây cản trở cho hoạt động công chứng viên khi kiểm tra thông tin chủ thể tham gia giao dịch dân * Đối với pháp nhân: Xét nguyên tắc pháp luật doanh nghiệp, việc xác minh thơng tin dựa Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, văn phê duyệt việc tham gia giao dịch dân sự, ủy quyền ký kết giao dịch dân (nếu có) Tuy nhiên, với giao dịch dân sự, quan có thẩm quyền phê duyệt giao dịch dân khác tùy thuộc vào quy định pháp luật, Điều lệ công ty, quy chế nội giá trị giao dịch dân Điều xác định công chứng viên tiếp cận hồ sơ pháp lý doanh nghiệp mà thực tế điều thực liên quan đến tính bảo mật thơng tin tổ chức theo quy định Luật Doanh nghiệp Cơng chứng viên khó kiểm tra cách xác, đầy đủ cá nhân đại diện cho pháp nhân ký kết giao dịch dân có phù hợp với định tổ chức hay khơng mà dừng lại việc kiểm tra giấy tờ tùy thân cá nhân Đây vướng mắc lớn cho cơng chứng viên trình hành nghề b Thứ hai, xác định chủ thể giao dịch dân liên quan đến tài sản sở hữu chung “Sở hữu chung sở hữu nhiều chủ thể tài sản”12, theo quy định pháp luật, có loại tài sản sở hữu chung gồm: sở hữu chung cộng đồng; sở hữu chung hộ gia đình, sở hữu chung vợ chồng Với hình thức sở hữu chung, pháp luật quy định nguyên tắc xác lập sở hữu chung theo thoả thuận bên Giao dịch dân giao kết có đối tượng liên quan đến tài sản thuộc sở hữu chung tất thành viên cá nhân tất thành viên đồng ý uỷ quyền tham gia giao dịch Thông thường, người đại diện theo uỷ quyền thay mặt đồng sở hữu tham gia giao dịch dân Vấn đề phát sinh công chứng viên phải kiểm tra thông tin chủ thể giấy uỷ quyền phải có sở xác minh đồng sở hữu tự nguyện uỷ quyền đồng ý để người đại diện tham gia vào giao dịch dân định Trong trường hợp đồng sở hữu cá nhân việc kiểm tra dễ dàng, số lượng thành viên đồng sở hữu nhiều, nội dung uỷ quyền thường viết tay, người uỷ quyền cung cấp văn uỷ quyền để đối chiếu thông tin Theo quy định, giấy uỷ quyền thực công 12 Theo Khoản Điều 207 Bộ luật Dân 2015; 13 chứng, chứng thực, cung cấp văn uỷ quyền cơng chứng viên chưa đủ để xác minh lực pháp luật, lực hành vi dân người uỷ quyền, tính tự tự nguyện giao kết hợp đồng Khi ấy, công chứng viên cần thêm thời gian để xác minh thông tin đồng sở hữu trước người uỷ quyền tham gia vào giao dịch dân khác yêu cầu công chứng Với loại tài sản chung có cách thức, giấy tờ pháp lý kiểm tra khác Ví dụ: tài sản chung vợ chồng, công chứng viên yêu cầu cung cấp thêm giấy chứng nhận đăng ký kết hôn văn phân chia tài sản thời kỳ nhân (nếu có) Tuy nhiên, việc xác minh hoàn toàn phụ thuộc vào kinh nghiệm xử lý công việc quy trình văn phịng cơng chứng mà chưa có hướng dẫn cụ thể pháp luật, dẫn tới rủi ro bị bỏ sót trường hợp nội dung cần xác minh Trong trường hợp đồng sở hữu tổ chức, pháp nhân thơng tin chủ thể tham gia giao dịch thường người đại diện theo pháp luật người đại diện theo uỷ quyền Theo đó, mức độ kiểm tra công chứng viên khác nhau, dừng lại việc xác nhận người người đại diện theo pháp luật uỷ quyền tham gia giao dịch dân phải kiểm tra phạm vi uỷ quyền cá nhân phù hợp với ý chí tổ chức hay chưa Tương tự kiểm tra thông tin cá nhân, việc kiểm tra thông tin tổ chức khơng có thống c Thứ ba, tình trạng giả mạo giấy tờ Đến nay, có khơng vụ án xét xử tội “Lừa đảo chiếm đoạt tài sản” gắn liền với hành vi làm giả giấy tờ, bao gồm giấy tờ, dấu ghi nhận thông tin chủ thể tham gia giao dịch dân Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, Chứng minh nhân dân Có thể kể đến ví dụ hành vi làm giả giấy tờ sau: “Thời gian qua, TP Cần Thơ tỉnh lân cận xuất nhóm đối tượng lừa đảo chiếm đoạt tài sản với thủ đoạn tìm số điện thoại người cần bán đất, bán nhà nhiều nguồn khác để xin sổ đỏ photocopy mang làm giả Sau đó, đồng bọn lấy tên giả, sử dụng số điện thoại khuyến liên hệ gặp chủ đất để xem vị trí đất, nhà sổ đỏ để đặt cọc Lợi dụng chủ đất cảnh giác, đối tượng tráo lấy sổ đỏ thật Sau đó, chúng thuê người đóng giả chủ đất để ủy quyền, chuyển nhượng cho người khác với giá rẻ thị trường Thực xong giao dịch đối tượng tắt điện thoại di động Do sổ đỏ thật nên Văn phịng cơng chứng, Phịng Tài nguyên Môi trường không phát Khi chủ đất phát hợp đồng chuyển nhượng, cầm cố, chấp tài sản 14 qua nhiều người khác nhau”13 Theo đó, cần lơ bỏ qua bước kiểm tra thông tin chủ thể giao dịch dân sự, đối tượng lừa đảo dễ dàng qua mặt cơng chứng viên có xác nhận từ văn phịng cơng chứng – yếu tố có tính tin cậy cao người dân thường phụ thuộc vào xác nhận nhà nước mà khơng có cảnh giác với đối tượng tham gia giao dịch với Các hành vi giả mạo thực công chứng giao dịch dân ngày tinh vi, khó phát mắt thường Bà Nguyễn Thị Phương Ngọc (Chủ tịch Hội Cơng chứng viên tỉnh Bình Dương) nhận định: “để nhận biết xác giấy tờ thật - giả cần phải có chuyên gia lĩnh vực phải dùng đến trang thiết bị hỗ trợ nhận biết giấy tờ giả phát được”14 Đây tình trạng nhức nhối xã hội, gây thiệt hại vô to lớn với số người bị hại vụ lừa đảo lên đến hàng trăm, hàng nghìn người Thực tế, lừa đảo ngày có tính tổ chức tinh vi khiến cho công chứng viên dù thực nghiệp vụ khả cho phép không nhận diện thông tin chủ thể tham gia giao dịch dân Vậy trường hợp này, cơng chứng viên có trách nhiệm giao dịch dân mà có cá nhân giả mạo người yêu cầu công chứng, giả mạo người tham gia giao dịch dân giấy tờ thể thông tin chủ thể, Luật Cơng chứng 2014 có quy định chung xác định sau: “1 Tổ chức hành nghề công chứng phải bồi thường thiệt hại cho người yêu cầu công chứng cá nhân, tổ chức khác lỗi mà công chứng viên, nhân viên người phiên dịch cộng tác viên tổ chức gây trình cơng chứng Cơng chứng viên, nhân viên người phiên dịch cộng tác viên gây thiệt hại phải hoàn trả lại khoản tiền cho tổ chức hành nghề công chứng chi trả khoản tiền bồi thường cho người bị thiệt hại theo quy định pháp luật; trường hợp khơng hồn trả tổ chức hành nghề cơng chứng có quyền u cầu Tịa án giải quyết.” 2.3 Ví dụ minh họa Đức Sơn (2022), “Giấy tờ giả 'lọt cửa' văn phịng cơng chứng: Hệ lụy khôn lường”, 14 Lê Na (2022), “Nhiều thủ đoạn hịng qua mặt cơng chứng: Từ làm giấy tờ giả đến đóng giả người cần giao dịch”, < https://baobinhduong.vn/nhieu-thu-doan-hong-qua-mat-cong-chung-tu-lam-giay-to-gia-den-dong-gianguoi-can-giao-dich-a267808.html>; 13 15 Để làm rõ khó khăn cơng chứng viên q trình hành nghề thực xác minh thông tin chủ thể tham gia giao dịch dân sự, học viên đưa số ví dụ sau: Ví dụ 1: Cơng chứng văn uỷ quyền mà người uỷ quyền nước ngồi Bà Lan Ơng Phương hai vợ chồng kết hôn vào năm 1997 Trong thời kỳ hôn nhân, hai vợ chồng góp vốn thành lập cơng ty cổ phần X, Bà Lan sở hữu cổ phần chiếm 40% vốn điều lệ công ty Trong trình kinh doanh, cần vay vốn để thực đầu tư sản xuất, Ơng Phương có nhu cầu cầm cố cổ phần phổ thông Công ty làm biện pháp bảo đảm Tuy nhiên, lúc Bà Lan định cư Úc thời gian chưa có kế hoạch bay Việt Nam Do đó, Bà Lan Đại sứ quán Việt Nam Úc để thực xác lập Giấy uỷ quyền công chứng giao dịch dân sự, ký bên người uỷ quyền (khơng có chữ ký Ơng Phương) gửi Việt Nam Ông Phương dùng Giấy uỷ quyền ký kết Hợp đồng cầm cố tài sản với bên cho vay thực công chứng hợp đồng cầm cố văn phịng cơng chứng theo u cầu bên cho vay Để kiểm tra thông tin chủ thể tham gia giao dịch dân sự, công chứng viên cần xác định về: (i) thông tin giấy tờ tuỳ thân Bên cho vay Ông Phương; (ii) thơng tin người uỷ quyền cho Ơng Phương – Bà Lan tình trạng quan hệ nhân Bà Lan Ơng Phương Thơng thường, cơng chứng viên yêu cầu Ông Phương cung cấp thêm hộ chiếu Bà Lan, giấy chứng nhận đăng ký kế hôn để đối chiếu thông tin Mặc dù vậy, trường hợp gặp vướng mắc việc công chứng viên không xác minh Bà Lan trạng thái thực văn uỷ quyền này, liệu Bà có bị đe doạ hay cưỡng phải làm nội dung uỷ quyền hay khơng Ngồi ra, với tình trạng làm giả hồ sơ thơng tin nay, cơng chứng viên xác minh thông tin cách vấn đề khơng có tính chắn, khơng thể loại trừ hồn tồn rủi ro q trình hành nghề Ví dụ 2: Cơng chứng giao dịch bán tài sản bất động sản Theo yêu cầu bên bán bên mua, Văn phịng cơng chứng thực soạn thảo hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất tài sản gắn liền với đất nhà nơi Văn phịng cơng chứng đặt trụ sở Do có sẵn thơng tin bên, Cơng chứng viên yêu cầu hai bên có mặt đồng thời văn phịng cơng chứng để điểm tay ký tên vào hợp đồng mà không đối chiếu lại thực tế giấy tờ pháp lý trước lúc ký ghi lời chứng 16 Có thể thấy, hành vi thiếu sót cơng chứng viên khơng phù hợp với nguyên tắc hành nghề công chứng, gián tiếp tạo điều kiện thực hành vi giả mạo, gian dối tham gia giao kết hợp đồng Nhưng xét quy định pháp luật cơng chứng viên có tách trắc q trình xác minh thơng tin chủ thể tham gia giao dịch dân hay khơng cịn phải xem xét nhiều yếu tố khác tính mẫn cán trình hành nghề hay cố ý qua loa CHƯƠNG NGUYÊN NHÂN VÀ KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT 3.1 Nguyên nhân dẫn đến bất cập Việc xác minh thông tin chủ thể tham gia giao dịch dân tưởng chừng khơng phức tạp lại để lại nhiều hậu nghiêm trọng Nguyên nhân dẫn đến khó khăn cơng chứng viên hành nghề kể đến sau: a Một là, thiếu ứng dụng cơng nghệ q trình hành nghề công chứng Với phát triển khoa học công nghệ ứng dụng công nghệ thủ tục hành chính, việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin hoạt động điều tất yếu sách hoạt động công chứng sử dụng công nghệ xây dựng sở liệu chung, gồm sở liệu quốc gia dân cư sở liệu công chứng Theo Khoản Điều Luật Căn cước công dân 2014: “Cơ sở liệu quốc gia dân cư tập hợp thông tin tất công dân Việt Nam chuẩn hóa, số hóa, lưu trữ, quản lý sở hạ tầng thông tin để phục vụ quản lý nhà nước giao dịch quan, tổ chức, cá nhân” Dựa thông tin sở liệu, công dân quản lý thông qua mã số định danh cá nhân với tổng hợp đầy đủ thông tin giấy phép lái xe, giấy khai sinh, địa thường trú… Đây vừa sở vừa phương tiện hỗ trợ quan trọng để công chứng viên kiểm tra xác minh thông tin chủ thể tham gia giao dịch dân Dù có chủ trương từ sớm thực tế đến năm 2020 ghi nhận tình trạng quản lý sở liệu cơng dân riêng lẻ, chưa có hệ thống Mãi triển khai thực cấp cước công dân gắn chip, sở liệu dần hình thành, đến “Theo thống kê Cục Quản lý hành trật tự xã hội (C06, Bộ Cơng an), tính đến ngày 28/11/2022, 12 bộ, ngành, doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp viễn thông 16 địa phương kết nối thức với sở liệu quốc gia dân cư […] Trung tướng Tô Ân Xô, Chánh văn phịng kiêm người phát ngơn Bộ Cơng an, cho biết Bộ Công 17 an chuẩn bị xong CSDL đảm bảo phép kết nối Tuy nhiên, đơn vị khác chưa làm liệu, chưa có CSDL riêng để kết nối Một số địa phương, sở ngành kết nối tốt, ngành thuế, BHYT… ông Xô cho biết sang năm 2023 bỏ hồn tồn SHK giấy có nhiều lợi ích, nhiên đầu khơng thể tránh phiền phức cho người dân, cá biệt.”15 Ngoài Cơ sở liệu quốc gia dân cư, Nhà nước cịn có sách xây dựng Cơ sở liệu công chứng để khai thác thông tin công chứng giao dịch dân nước, cụ thể: “Cơ sở liệu công chứng bao gồm thơng tin nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch tài sản thông tin biện pháp ngăn chặn áp dụng tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch công chứng.”16 Theo Báo cáo tổng kết năm năm thực Luật Công chứng 2014, Bộ Tư pháp ghi nhận có: “47 điạ phương hồn thành việc xây dựng sở liệu cơng chứng, cịn 16 địa phương chưa hoàn thành nhiệm vụ Mặc dù thống kê cho thấy tỷ lệ địa phương hoàn thành việc xây dựng sở liệu công chứng đạt cao (74,6%) sở liệu hạn chế, chưa phát huy đầy đủ hiệu hoạt động cơng chứng”17 Dù có nhiều chủ trương ứng dụng công nghệ hoạt động công chứng kết đạt chưa đáp ứng kỳ vọng xu thời đại cần thiết phải sớm hoàn thành mục tiêu đề đồng hóa liệu cơng dân, giao dịch dân thực công chứng b Hai là, quy định pháp luật chưa rõ ràng thiếu chặt chẽ Như phân tích, có khơng vướng mắc liên quan đến quy định pháp luật hành, bao gồm việc quy định kiểm tra giấy tờ tùy thân, xác định chủ thể tham gia giao dịch dân liên quan đến bất động sản… Do đó, để cơng chứng viên có sở pháp lý đầy đủ trình kiểm tra, xác định chủ thể tham gia giao dịch dân cần thiết phải hồn thiện quy định pháp luật có liên quan đến giao dịch dân Hơn nữa, hoạt động cơng chứng cịn phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm quy tắc văn phòng cơng chứng mà chưa có hướng dẫn thống định hướng từ quan nhà nước kiểm tra tính hợp Sỹ Đông (2022), “Đã chuẩn bị xong sở liệu quốc gia dân cư”, https://thanhnien.vn/da-chuan-bi-xongco-so-du-lieu-quoc-gia-ve-dan-cu-post1527507.html 16 Điều 62 Luật Công chứng 2014; 17 Cần đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng, 15 18 pháp thông tin giao dịch dân Những văn nghiệp vụ công chứng chủ yếu nêu chi tiết loại sách tham khảo khó tiếp cận tốn chi phí Điều khiến cho người hành nghề cảm thấy khơng chắn thiếu định hướng thực công việc c Ba là, lực hành nghề công chứng viên chưa đáp ứng nhu cầu Theo số liệu thống kê từ năm 2015 đến năm 2021, “Bộ Tư pháp tổ chức khóa đào tạo, bồi dưỡng nghề cơng chứng cho 5.272 người; bổ nhiệm 3.235 công chứng viên (CCV) Đến nay, nước thành lập 1.202 tổ chức hành nghề cơng chứng, có 118 Phịng cơng chứng 1.084 Văn phịng cơng chứng (VPCC), tăng 10 lần so với thời điểm trước thực xã hội hóa cơng chứng.”18 Với gia tăng số lượng, tính cạnh tranh hành nghề cơng chứng viên tăng lên đáng kể, vơ tình có tác dụng ngược khiến công chứng viên áp dụng “chiêu trị” khác để thu hút khách hàng Theo đó, việc cơng chứng giao dịch dân dễ dàng hơn, yêu cầu đơn giản xác minh chủ thể giao dịch dân sự, chí không kiểm tra giấy tờ tùy thân mà chuẩn bị cho đủ hồ sơ công chứng Năng lực công chứng viên mà giảm sút khơng hiệu quả, không thực nguyên tắc hành nghề Trong đó, quy định xử phạt cơng chứng viên chưa đủ sức răn đe thực tế Khi có tiếp tay cơng chứng viên, hậu nghiêm trọng tình trạng giao dịch dân giả mạo ngăn chặn, kiểm sốt 3.2 Kiến nghị hồn thiện Thứ nhất, hoàn thiện sở liệu hoạt động công chứng Vấn nạn làm giả hồ sơ gây hậu nghiêm trọng với xã hội quan nhà nước lại khơng có cơng cụ phù hợp để kiểm tra xác minh mà chủ yếu dùng bắt mắt thường Hơn nữa, công chứng viên chưa có hệ thống thơng tin, liệu chung đầy đủ để đối chiếu, kiểm tra thông tin công dân, thông tin giao dịch dân mà chủ thể tham gia giao dịch dân thực Nhằm đối phó với hành vi gian dối người yêu cầu công chứng, công chứng viên cần hỗ trợ tận dụng lợi ứng dụng công nghệ trình hành nghề Việc cần thực nhanh để khơng phục vụ cho cơng chứng mà cịn hoạt động quản lý nhà nước nói chung Thứ hai, hồn thiện quy định pháp luật Với bất cập hệ thống pháp luật hành công chứng, giao dịch dân sự, Nhà nước ta cần sớm có Lê Sơn (2021), Những gam màu ‘sáng tối’ hoạt động công chứng, < https://baochinhphu.vn/nhung-gammau-sang-toi-trong-hoat-dong-cong-chung-102299379.htm> 18 19