CHỨNG MINH ý NGHĨA của CÔNG tác văn THƯ TRONG tại VIỆN KIỂM sát ND

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI CHỦ ĐỀ 1: “KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ CHỨNG MINH Ý NGHĨA CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ” BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Công tác văn thư – lưu trữ Mã phách: 1 Hà Nội - 2021 2 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT BNV VKSTC VKSND Bộ Nội vụ Viện kiểm sát tối cao Viện kiểm sát nhân dân MỤC LỤC 4 NỘI DUNG KHÁI QUÁT NỘI DUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Khái niệm Công tác văn thư Công tác văn thư có chức đảm bảo thơng tin văn b ản cho hoạt động quản lý, phục vụ cho lãnh đạo, đạo, điều hành công vi ệc quan, tổ chức Khái niệm công tác văn thư giải thích nhiều tài liệu khác Trong từ điển Thuật ngữ lưu trữ đại n ước Xã h ội Chủ nghĩa xuất tiếng Nga năm 1982 dịch sang tiếng Vi ệt cơng tác văn thư giải thích là: “Tồn cơng việc văn b ản hố (l ập văn bản) hoạt động quản lý quan công vi ệc đ ể t ổ chức văn quan đó.” Trong từ điển Thuật ngữ Hội đồng Lưu tr ữ quốc tế biên soạn, xuất Tiếng Anh năm 1988, dịch công tác văn thư, giải thích sau: “Quản lý văn lĩnh vực quản lý hành tổng hợp liên quan đến đạt tính kinh tế hiệu qu ả việc tạo ra, trì, sử dụng loại huỷ văn b ản (toàn b ộ vòng đời văn bản) Ở Việt Nam, thuật ngữ công tác văn thư sử dụng ph ổ bi ến hoạt động quản lý, ban hành văn th ức đ ược s d ụng giải thích văn quy phạm pháp luật Như vậy, khái ni ệm công tác văn thư đề cập tài liệu nước n ước M ặc dù khái niệm chưa đồng cách diễn đạt nội hàm gi ải thích cơng tác văn thư hoạt động liên quan đến văn dấu quan, tổ chức Vì vậy, để thống ta sử dụng theo khái niệm đ ược nêu Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính Ph ủ công tác văn thư khoản điều 1: “Công tác văn th bao g ồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, t ổ ch ức; qu ản lý s dụng dấu công tác văn thư” 5 1.2 Nội dung công tác văn thư Công tác văn thư đảm bảo thông tin văn cho hoạt đ ộng quản lý, công tác văn thư vao gồm nội dung sau đây: - Soạn thảo văn bản, ban hành văn - Quản lý giải văn - Quản lý sử dụng dấu - Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 1.3 Yêu cầu công tác văn thư 1.3.1 Nhanh chóng Cơng tác văn thư ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quan, tổ chức để thực tốt công tác văn thư phải đảm bảo yêu c ầu nhanh chóng Q trình giải cơng việc quan phụ thuộc nhi ều vào khâu truyền đạt, xử lý thông tin, soạn thảo văn bản, quản lý gi ải văn Do đó, soạn thảo nhanh chóng, giải văn kịp th ời góp phần vào việc xử lý nhanh chóng cơng việc c c quan Gi ải công việc chậm làm giảm hiệu cơng việc, chí có th ể gây ảnh hưởng tiêu cực cho quan, tổ chức 1.3.2 Chính xác Là hoạt động đảm bảo thơng tin văn cơng tác văn thư địi hỏi u cầu xác Thơng tin xác ho ạt đ ộng qu ản lý đạt hiệu cao ngược lại Yêu cầu xác đối v ới công tác văn th bao gồm: - Về mặt nội dung: Nội dung văn phải th ẩm quy ền ban hành, không trái với hiến pháp, pháp luật chức năng, nhiệm v ụ, quyền hạn quan ban hành Các số liệu, dẫn chứng văn phải 0.00 chuẩn xác, chứng rõ ràng - Về mặt thể thức: Văn phải trình bày theo quy định nhà nước - Về mặt kỹ thuật nghiệp vụ: Việc đánh máy, in ấn văn phải xác khơng sai sót Đăng ký, bao gói, chuy ển giao ph ải xác 6 tránh nhầm lẫn phải tuân thủ chế độ quy định c Nhà n ước quy chế quan cơng tác văn thư 1.3.3 Bí mật Trong nội dung văn đi, văn đến c quan có nhi ều v ấn đề thuộc phạm vi bí mật quan, Nhà nước Vì vậy, t việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý, giải văn bản, bố trí phịng làm vi ệc cán văn thư đến việc lựa chọn cán văn thư quan phải đảm bảo yêu cầu quy định Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước quy định quan, tổ chức 1.3.4 Hiện đại Ngày nay, trước phát triển không ngừng khoa học công ngh ệ, hoạt động ảnh hưởng trực tiếp tới việc điều hành, quản lý, cơng tác văn thư địi hỏi phải bước đại hoá Hiện đại hoá cơng tác văn thư ứng dụng cơng nghệ thông tin vào việc soạn th ảo, qu ản lý giải văn đồng thời đưa trang thiết bị đại vào s dụng cơng tác văn thư Bên cạnh đó, để việc đại hố cơng tác văn thư đáp ứng nhu cầu phát triển xã h ội, cán bộ, cơng ch ức, viên chức nói chung, cán văn thư nói riêng cần trang bị nh ững kiến thức chuyên môn nghiệp vụ nâng cao trình đọ tin học, có phong cách làm việc phù hợp với xu đại 1.4 Vị trí ý nghĩa cơng tác văn thư 1.4.1 Vị trí công tác văn thư Công tác văn thư xác định hoạt động c b ộ máy qu ản lý nói chung hoạt động quản lý quan nói riêng Trong văn phịng, công tác văn thư thiếu nội dung quan tr ọng, chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng Nh vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động quan, đ ược xem phận hoạt động quản lý, có ảnh hưởng trực tiếp đ ến chất lượng quản lý Nhà nước 7 1.4.2 Ý nghĩa công tác văn thư 1.4.2.1 Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý Trong hoạt động quản lý quan phải dựa vào nguồn thơng tin Trong đó, nguồn thơng tin chủ yếu nh ất, tin c ậy nh ất, thống nguồn thông tin văn Hoạt đ ộng qu ản lý c quan q trình giải cơng việc hàng ngày ph ải d ựa văn Thông tin văn xác vi ệc gi ải quy ết công việc hiệu 1.4.2.2 Nâng cao hiệu suất chất lượng công tá c, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước hạn chế dịch bệnh quan liêu gi tờ Văn pháp để giải công việc hoạt động c quan, tổ chức Làm tốt cơng tác văn thư có ý nghĩa soạn thảo văn nhanh chóng, xác có đầy đủ nhằm rút ngắn th ời gian gi ải công việc mang lại hiệu suất công việc cao Ngược lại cơng việc nói thực không tốt ảnh h ưởng đến hi ệu su ất ch ất lượng công việc Làm tốt công tác văn thư góp phần giảm bệnh quan liêu giấy tờ, hạn chế việc ban hành văn không phù hợp với th ực tế, trái v ới quy định pháp luật, thiếu tính khả thi, lợi dụng văn để làm nh ững việc sai trái, vi phạm pháp luật, ảnh hưởng đến lợi ích qu ốc gia, c quan 1.4.2.1 Đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan cá nhân Nếu trình hoạt động quan, văn gi ữ l ại đầy đủ, nội dung văn xác, phản ánh hoạt động c c quan cần thiết, văn chứng pháp lý ch ứng minh cho ho ạt động quan cách chân thực 1.4.2.2 Đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt cơng tác lưu trữ 8 Trong q trình hoạt động, quan cần phải tổ chức tốt việc lập hò sơ nọp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Hồ sơ lập hoàn ch ỉnh, văn giữ đầy đủ chất lượng tài liệu l ưu tr ữ đ ược tăng lên nhiêu; đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận l ợi đ ể tri ển khai mặt nghiêp vụ Ngược lại, chất lượng hồ sơ lập không tốt, gi ữ lại không đầy đủ chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào l ưu tr ữ khơng đ ảm bảo, gây khó khăn cho lưu trữ việc tiến hành hoạt đ ộng nghi ệp vụ, làm cho tài liệu Phông lưu trữ quốc gia khơng hồn ch ỉnh Ngu ồn tài liệu bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho lưu trữ quốc gia hồ s ơ, tài liệu có giá trị lịch sử hình thành hoạt động c quan, tổ ch ức thu ộc nguồn nộp lưu 1.5 Trách nhiệm thực nhiệm vụ công tác văn th quan, tổ chức 1.5.1 Trách nhiệm thủ trưởng quan - Trách nhiệm chung: Thủ trưởng quan người chịu trách nhiệm quản lý công tác văn thư phạm vi quan đạo nghiệp vụ công tác văn th c quan cấp đơn vị trực thuộc Công tác văn thư quan có làm tốt hay khơng, tr ước h ết thu ộc trách nhiệm thủ trưởng quan Để thực nhiệm vụ này, th ủ trưởng quan giao Chánh văn phịng Trưởng phịng Hành tổ chức quản lý cơng tác văn thư phạm vi trách nhi ệm c - Những nhiệm vụ cụ thể: Thủ trưởng quan có trách nhiệm đạo giải kịp thời xác văn đến quan Thủ trưởng quan có th ể giao cho cán cấp giải văn Thủ trưởng quan phải ký văn quan trọng quan theo quy định nhà n ước Thủ trưởng quan giao cấp phó ký thay nh ững văn b ản mà theo quy định phải ký văn thuộc ph ạm vi lĩnh v ực công 9 tác giao cho cấp phó phụ trách giao cho Chánh văn phịng (ho ặc Trưởng phịng Hành chính) quan ký th ừa lệnh nh ững văn có n ội dung khơng quan trọng Ngồi hai nhiệm vụ nêu trên, tuỳ theo điều kiện cụ th ể quan, thủ trưởng quan làm số việc khác nh ư: Xem xét cho ý kiến việc phân phối, giải văn đến quan, tham gia vào việc soạn thảo văn bản, duyệt văn bản, ki ểm tra vi ệc ch ấp hành chế độ quy định công tác văn thư quan cấp dưới, đơn vị trực thuộc 1.5.2 Trách nhiệm tránh văn phòng Chánh Văn phịng (hoặc Trưởng phịng Hành quan khơng có Văn phịng) người trực tiếp giúp Thủ trưởng quan tổ ch ức th ực nhiệm vụ công tác văn thư quan trực tiếp ch ỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư quan cấp đơn vị trực thuộc Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) phải trực tiếp làm cơng việc sau: - Xem xét toàn văn đến để phân phối cho đơn vị, cá nhân báo cáo Thủ trưởng quan công việc quan trọng - Ký thừa lệnh Thủ trưởng quan số văn Thủ trưởng giao ký văn Văn phịng phịng Hành tr ực ti ếp ban hành 1.6 Vai trị cơng tác văn thư Hiệu hoạt động văn thư ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu hoạt động quản lý tổ chức Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ nh ững thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý, điều hành Công tác văn thư vừa có chức đảm bảo thơng tin cho ho ạt đ ộng tổ chức vừa có chức truyền đạt, phổ biến thơng tin văn b ản 10 10 CHỨNG MINH Ý NGHĨA CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ TẠI VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỈNH SƠN LA 2.1 Khái quát Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh Sơn La 2.1.1 Giới thiệu chung Viện kiểm sát nhân dân tỉnh S ơn La đ ược thành l ập theo Quy ết định số 2204/QĐ-VKSTC ngày 12/12/1962 c Vi ện tr ưởng Vi ện ki ểm sát nhân dân tối cao, ban đ ầu Vi ện ki ểm sát nhân dân khu t ự tr ị Thái Mèo, sau đổi thành khu t ự trị Tây Bắc Ch ặng đ ường xây d ựng phát triển ngành Kiểm sát nói chung, Ki ểm sát S ơn La nói riêng g ắn li ền với nghiệp cách mạng Việt Nam Để thực đường lối cách m ạng Việt Nam với hai nhiệm vụ chiến lược: Xây d ựng ch ủ nghĩa xã h ội mi ền Bắc, hoàn thành cách mạng dân tộc, dân ch ủ mi ền Nam, ngày 26/7/1960 Chủ tịch H Chí Minh ký L ệnh cơng b ố Lu ật t ổ ch ức Vi ện kiểm sát nhân dân, hệ th ống Viện ki ểm sát nhân dân t trung ương đ ến cấp huyện thành lập theo hệ th ống c quan hành nhà n ước Hiến pháp năm 1959 Luật tổ ch ức Viện ki ểm sát nhân dân năm 1960 quy định: Viện kiểm sát nhân dân có ch ức năng, nhi ệm v ụ ki ểm sát vi ệc tuân theo pháp luật, th ực hành quy ền công t ố nhà n ước Hiến pháp, Luật tổ chức Viện kiểm sát năm 1980 1992 quy đ ịnh: Vi ện ki ểm sát nhân dân tiếp tục thực chức kiểm sát vi ệc tuân theo pháp lu ật; ki ểm sát việc ban hành văn quy ph ạm pháp lu ật c c quan có th ẩm quyền Hiến pháp năm 2013, Luật tổ ch ức Vi ện ki ểm sát nhân dân năm 2014 quy định: Viện kiểm sát nhân dân t ập trung th ực hi ện ch ức thực hành quyền công tố kiểm sát ho ạt đ ộng t pháp 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ Viện kiểm sát nhân dân quan thực hành quy ền công tố, kiểm sát hoạt động tư pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam 12 12 Viện kiểm sát nhân dân có nhiệm vụ bảo vệ Hiến pháp pháp luật, bảo vệ quyền người, quyền công dân, bảo vệ chế độ xã hội chủ nghĩa, bảo vệ lợi ích Nhà nước, quyền lợi ích hợp pháp tổ ch ức, cá nhân, góp phần bảo đảm pháp luật chấp hành nghiêm chỉnh th ống 2.1.2.1 Chức thực hành quyền công tố Viện ki ểm sát nhân dân Thực hành quyền công tố hoạt động Viện kiểm sát nhân dân tố tụng hình để thực việc buộc tội Nhà nước đối v ới người phạm tội, thực từ giải tố giác, tin báo v ề tội phạm, kiến nghị khởi tố suốt trình kh ởi tố, điều tra, truy tố, xét xử vụ án hình Viện kiểm sát nhân dân thực hành quyền công tố nhằm bảo đảm: a) Mọi hành vi phạm tội, người phạm tội phải phát hiện, kh ởi tố, điều tra, truy tố, xét xử kịp th ời, nghiêm minh, người, t ội, pháp luật, không làm oan người vô tội, không đ ể l ọt t ội ph ạm người phạm tội; b) Không để người bị khởi tố, bị bắt, tạm gi ữ, tạm giam, bị h ạn chế quyền người, quyền công dân trái luật Khi thực chức thực hành quyền cơng tố, Viện kiểm sát nhân dân có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: a) Yêu cầu khởi tố, hủy bỏ định khởi tố không kh ởi tố vụ án trái pháp luật, phê chuẩn, không phê chuẩn quy ết đ ịnh kh ởi t ố b ị can Cơ quan điều tra, quan giao nhiệm vụ tiến hành số hoạt 13 13 động điều tra; trực tiếp khởi tố vụ án, khởi tố bị can nh ững trường hợp Bộ luật tố tụng hình quy định; b) Quyết định, phê chuẩn việc áp dụng, thay đổi, hủy bỏ biện pháp hạn chế quyền người, quyền công dân vi ệc gi ải quy ết t ố giác, tin báo tội phạm, kiến nghị khởi tố việc kh ởi tố, điều tra, truy tố theo quy định Bộ luật tố tụng hình sự; c) Hủy bỏ định tố t ụng trái pháp lu ật khác vi ệc giải tố giác, tin báo v ề t ội ph ạm, ki ến ngh ị kh ởi t ố vi ệc khởi tố, điều tra C quan điều tra, c quan đ ược giao nhi ệm v ụ ti ến hành số hoạt động ều tra; d) Khi cần thiết đề yêu cầu điều tra yêu cầu Cơ quan điều tra, quan giao nhiệm vụ tiến hành số hoạt động điều tra th ực hiện; đ) Yêu cầu quan, tổ chức, cá nhân hữu quan cung cấp tài liệu đ ể làm rõ tội phạm, người phạm tội; e) Trực tiếp giải tố giác, tin báo tội phạm, kiến nghị kh ởi tố; tiến hành số hoạt động điều tra để làm rõ quy ết đ ịnh vi ệc buộc tội người phạm tội; g) Điều tra tội phạm xâm phạm hoạt động tư pháp, tội ph ạm tham nhũng, chức vụ xảy hoạt động tư pháp theo quy đ ịnh luật; h) Quyết định việc áp dụng thủ tục rút gọn giai đoạn điều tra, truy tố; i) Quyết định việc truy tố, buộc tội bị cáo phiên tòa; 14 14 k) Kháng nghị án, định Tòa án tr ường h ợp Vi ện kiểm sát nhân dân phát oan, sai, bỏ lọt tội phạm, người ph ạm t ội; l) Thực nhiệm vụ, quyền hạn khác việc buộc tội đ ối v ới người phạm tội theo quy định Bộ luật tố tụng hình 2.1.2.2 Chức kiểm sát hoạt động tư pháp Viện kiểm sát nhân dân Kiểm sát hoạt động tư pháp hoạt động Viện kiểm sát nhân dân để kiểm sát tính hợp pháp hành vi, quy ết định c c quan, t ổ chức, cá nhân hoạt động tư pháp, th ực từ ti ếp nhận giải tố giác, tin báo tội phạm, kiến nghị khởi tố suốt trình giải vụ án hình sự; việc giải quy ết v ụ án hành chính, vụ việc dân sự, nhân gia đình, kinh doanh, th ương mại, lao động; việc thi hành án, việc giải quy ết khiếu n ại, tố cáo hoạt động tư pháp; hoạt động tư pháp khác theo quy định c pháp lu ật Viện kiểm sát nhân dân kiểm sát hoạt động tư pháp nhằm bảo đảm: a) Việc tiếp nhận, giải tố giác, tin báo tội phạm kiến nghị khởi tố; việc giải vụ án hình sự, vụ án hành chính, vụ việc dân sự, nhân gia đình, kinh doanh, thương mại, lao động; vi ệc thi hành án; việc giải khiếu nại, tố cáo hoạt động tư pháp; ho ạt động tư pháp khác thực quy định pháp lu ật; b) Việc bắt, tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù, chế độ tạm gi ữ, tạm giam, quản lý giáo dục người chấp hành án ph ạt tù theo quy định pháp luật; quyền người quyền, lợi ích hợp pháp khác người bị bắt, tạm giữ, tạm giam, người chấp hành án phạt tù không b ị luật hạn chế phải tôn trọng bảo vệ; 15 15 c) Bản án, định Tịa án có hiệu lực pháp luật ph ải đ ược thi hành nghiêm chỉnh; đ) Mọi vi phạm pháp luật hoạt động t pháp ph ải đ ược phát hiện, xử lý kịp thời, nghiêm minh Khi thực chức kiểm sát hoạt động tư pháp, Viện ki ểm sát nhân dân có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: a) Yêu cầu quan, tổ chức, cá nhân thực hoạt động t pháp theo quy định pháp luật; tự kiểm tra việc tiến hành hoạt động tư pháp thuộc thẩm quyền thông báo kết cho Viện kiểm sát nhân dân; cung cấp hồ sơ, tài liệu để Viện kiểm sát nhân dân ki ểm sát tính hợp pháp hành vi, định hoạt động tư pháp; b) Trực tiếp kiểm sát; xác minh, thu thập tài liệu để làm rõ vi ph ạm pháp luật quan, tổ chức, cá nhân hoạt động t pháp; c) Xử lý vi phạm; yêu cầu, kiến nghị quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền khắc phục, xử lý nghiêm minh vi phạm pháp luật ho ạt động tư pháp; kiến nghị quan, tổ chức hữu quan áp dụng biện pháp phòng ngừa vi phạm pháp luật tội phạm; d) Kháng nghị án, định Tịa án có vi phạm pháp lu ật; kiến nghị hành vi, định Tịa án có vi ph ạm pháp luật; kháng ngh ị hành vi, định có vi phạm pháp luật quan, ng ười có thẩm quyền khác hoạt động tư pháp; đ) Kiểm sát việc giải khiếu nại, tố cáo hoạt động tư pháp; giải khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền; e) Thực nhiệm vụ, quyền hạn khác kiểm sát hoạt động tư pháp theo quy định pháp luật 16 16 2.1.2.3 Kháng nghị, kiến nghị Viện kiểm sát nhân dân Trường hợp hành vi, án, định quan, cá nhân có thẩm quyền hoạt động tư pháp có vi ph ạm pháp lu ật nghiêm tr ọng, xâm phạm quyền người, quyền công dân, l ợi ích Nhà n ước, quy ền lợi ích hợp pháp tổ chức, cá nhân Viện kiểm sát nhân dân ph ải kháng nghị Cơ quan, người có thẩm quyền phải giải kháng nghị Viện kiểm sát nhân dân theo quy định pháp luật Trường hợp hành vi, định quan, tổ chức, cá nhân hoạt động tư pháp có vi phạm pháp luật nghiêm trọng khơng thu ộc trường hợp kháng nghị quy định khoản Điều Viện kiểm sát nhân dân kiến nghị quan, tổ chức, cá nhân khắc ph ục vi ph ạm pháp luật xử lý nghiêm minh người vi phạm pháp luật; phát s h ở, thiếu sót hoạt động quản lý kiến nghị quan, tổ ch ức h ữu quan khắc phục áp dụng biện pháp phòng ngừa vi ph ạm pháp lu ật t ội phạm Cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan có trách nhiệm xem xét, giải quyết, trả lời kiến nghị Viện kiểm sát nhân dân theo quy đ ịnh c pháp luật 2.1.3 Cơ cấu tổ chức Lãnh đạo viện gồm: 01 viện trưởng 02 phó viện trưởng Các phịng gồm: phòng 1, phòng 2, phòng 3, phòng 7, phòng 8, phòng 9, phòng 15, phòng tra khiếu tố Gồm 01 văn phòng tổng hợp 2.2 Thực trạng công tác văn thư Viện kiểm sát tỉnh Sơn La Vệc triển khai áp dụng văn công tác văn th ư, l ưu tr ữ Viện kiểm sát tỉnh Sơn La thực đảm bảo quy định K ịp th ời phổ biến, quán triệt quy định công tác văn th cho cán bộ, cơng chức, tồn đơn vị 17 17 Cán văn thư, lưu trữ kiện tồn, củng cố; trình độ cơng chức làm cơng tác văn thư, lưu trữ viện tỉnh huy ện, thành ph ố có nhiều chuyển biến tích cực, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ c đ ơn vị; công tác hướng dẫn lập hồ sơ công việc giao nộp h sơ, tài liệu vào Lưu trữ, Lưu trữ quan thực thường xuyên đơn vị ý thực nghiêm túc; sở vật chất, trang thiết bị ph ục v ụ cho công tác văn thư, lưu trữ trang bị tương đối đầy đủ, góp ph ần vi ệc tra cứu tài liệu dễ dàng Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Sơn La kịp thời quán triệt đến đơn vị thực quy định Nhà nước, VKSND tối cao công tác văn thư, soạn thảo văn như: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐCP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung m ột số điều Ngh ị định số 110/2004/NĐ-CP; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể th ức kỹ thuật trình bày văn hành chính, Nghị định 30/2020/NĐ-CP; Thơng tư số 07/2012/TTBNV, ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn quản lý văn b ản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; Quyết định số 393/QĐ-VKSTC ngày 01/7/2016 Viện trưởng VKSND tối cao việc ban hành Quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn hành ngành Kiểm sát nhân dân; Quyết định số 381/QĐ-VKSTC ngày 10/10/2017 Viện trưởng VKSND tối cao việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ ngành Kiểm sát nhân dân 2.3 Đánh giá công tác lưu trữ Viện kiểm sát tỉnh Sơn La 2.3.1 Kết đạt Tổ chức máy nhân làm công tác văn thư nay: Công tác văn thư Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Sơn La bố trí Văn phịng tổng hợp Viện kiểm sát tỉnh Lãnh đạo Viện quan tâm, tr ọng đ ến công tác văn thư, lưu trữ; bố trí 01 biên chế làm cơng tác văn th ư; 01 h ợp 18 18 đồng làm công tác lưu trữ kiêm văn thư Đơn vị thực chế đ ộ ph ụ cấp độc hại năm cán làm công tác lưu tr ữ Đầu tư kinh phí tổ chức, đạo ứng dụng công nghệ công tác văn thư, lưu trữ: Tình hình đầu tư kinh phí cho hoạt động văn th thời gian qua lãnh đạo Viện tỉnh quan tâm ý, nh đ ầu tư sửa chữa cải tạo kho lưu trữ, trang bị giá, tủ đựng tài liệu, mua sắm thiết bị, phương tiện bảo quản phục vụ việc s dụng tài li ệu l ưu tr ữ, máy photo, máy Scan, máy vi tính Đơn vị ứng dụng phần mềm quản lý văn ANA t năm 2016 đến tháng 7/2018 ứng dụng phần mềm quản lý văn điều hành VNPT-iOffice 4.0 cơng tác văn thư sử dụng tồn ngành Ki ểm sát nhân dân tỉnh Sơn La Kết qua thời gian triển khai ứng d ụng đ ến có khoảng 100% văn đến gi ữa VKSND c ấp t ỉnh v ới VKSND cấp huyện, thành phố ngược lại VKSND cấp huy ện đ ạt kho ảng 30% văn điện tử hóa để thực hồn tồn môi trường mạng Đối với công tác soạn thảo ban hành văn bản: Công tác xây dựng, ban hành văn ngày nâng cao chất l ượng nội dung th ể thức; kỹ thuật trình bày, soạn thảo văn th ực theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ nội vụ, Nghị định 30/2020/NĐ-CP;Quyết định số 393/QĐ-VKSTC ngày 01/7/2016 VKSND tối cao quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn hành ngành Kiểm sát nhân dân Qua kiểm tra, theo dõi th vi ệc thực kỹ thuật trình bày văn nội dung văn Vi ện kiểm sát hai cấp thực theo quy định, mang lại hiệu thiết thực, phục vụ công tác quản lý điều hành quan 19 19 Công tác quản lý văn đi, đến: Viện kiểm sát tỉnh áp dụng phần mềm quản lý văn điều hành VNPT-iOffice 4.0 quản lý đăng ký văn đến sổ phần mềm giúp cho việc x lý, cập nh ật c sở liệu công tác văn thư khoa học h ơn, đạt đ ược nhiều hiệu qu ả thiết thực Đối với văn đến hoàn toàn điện tử n ội VKSND cấp năm 2018 đến chiếm khoảng 70% tổng s ố văn đ ến, góp phần nâng cao số công nghệ thông tin c Viện ki ểm sát nhân dân hai cấp Số lượng văn đến Viện kiểm sát hai cấp, bình quân khoảng 8.000 văn bản/năm Các văn tiếp nhận chuy ển cho người có thẩm quyền xử lý đảm bảo xác giữ bí mật theo quy định; lãnh đạo Viện trọng đến việc theo dõi, đơn đ ốc q trình giải văn đến, giao cho đơn vị, cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, tham mưu, giải văn đến theo th ời h ạn quy đ ịnh S ố lượng văn đơn vị bình quân khoảng 4.500 văn bản/năm; Qu ản lý văn sử dụng hệ thống sổ đăng ký theo ph ần mềm qu ản lý văn ANA phần mềm quản lý văn điều hành VNPT-iOffice 4.0; Lưu văn (bản gốc) văn thư đơn vị xếp th ứ tự theo quy đ ịnh 2.3.2 Hạn chế tồn Nhận thức số lãnh đạo đơn vị, cán bộ, Kiểm sát viên công tác văn thư tầm quan trọng tài liệu lưu trữ có th ời ểm ch ưa đ ầy đủ, dẫn đến việc đạo, hướng dẫn, thực nhiệm vụ văn th ư, lưu trữ đơn vị chưa quan tâm trọng mức Có thời điểm Viện kiểm sát tỉnh chưa kịp thời ban hành văn đạo, hướng dẫn thực công tác văn thư như: Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ quan; Quy chế công tác văn th ư, l ưu trữ 20 20 dẫn đến đơn vị trực thuộc lúng túng việc tổ ch ức th ực nhiệm vụ công tác văn thư 21 21 ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM THỰC HIỆN TỐT CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỈNH SƠN LA 3.1 Nâng cao nhận thức công tác văn thư Nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng công tác Văn th tăng cường trách nhiệm lãnh đạo Viện, lãnh đ ạo Phòng, nh ất Chánh Văn phịng Phó Văn phịng phụ trách cơng tác Văn th đ ối v ới công tác đơn vị Từ lãnh đạo Viện đến lãnh đạo Phòng ph ải ch ấp hành quy định công tác Văn thư theo quy định Nhà n ước, Ngành Chú trọng công tác quán triệt để phổ biến m ột s ố văn b ản quan nhà nước có thẩm quyền ban hành công tác văn th 3.2 Nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ văn th Cán bộ, công chức giao soạn thảo văn phải bảo đảm trình tự, thủ tục xây dựng ban hành văn bản; phải ký nháy/t vào cu ối văn theo quy định Đảm bảo hiệu lực pháp lý (về nội dung th ể thức) văn bản; thường xuyên làm tốt công tác tự đào t ạo t ại ch ỗ cho công chức làm công tác soạn thảo văn bản, đảm bảo kỹ thu ật th ể th ức trình bày văn Cần nắm rõ lực công ch ức làm công tác văn th để tổ chức đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho phù h ợp v ới t ừng người Việc cử cơng chức đào tạo phải có trọng tâm, c ần ph ải xác đ ịnh nội dung ưu tiên bồi dưỡng đào tạo Ngồi trình đ ộ v ề chuyên môn nghiệp vụ văn thư, công chức cần phải bổ túc thêm tin học để đáp ứng yêu cầu công việc tốt hơn; cần có sách khuy ến khích động viên tinh thần vật chất nhằm nâng cao tinh th ần làm vi ệc c công chức kiêm nhiệm văn thư 3.3 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin 22 22 Thực chủ trương “Số hóa hồ sơ vụ án hình sự” theo Thơng tư liên tịch số 03/2018/TTLT-BCA-VKSNDTC-TANDTC-BQP ngày 01/02/2018 hướng dẫn trình tự, thủ tục th ực ghi âm ghi hình có âm thanh; sử dụng, bảo quản, lưu trữ kết ghi âm ghi hình có âm q trình điều tra, truy tố, xét xử Kiểm sát viên ti ến hành t ố tụng nghiên cứu, khai thác, cập nhật tài liệu bất c ứ lúc mà không phụ thuộc vào hồ sơ giấy; phục vụ tối đa cho hoạt động tranh t ụng phiên tòa; lưu trữ gọn gàng, lâu, tránh mối mọt ph ục v ụ tốt cho công tác đạo điều hành việc lãnh đạo đơn vị dễ dàng ti ếp c ận h sơ Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác l ưu tr ữ thu h ẹp không gian lưu trữ, đồng thời, công tác quản lý tài liệu l ưu tr ữ ch ặt chẽ hơn, truy xuất nhanh Khai thác sử dụng có hiệu trang thiết bị có cho cơng tác văn thư như: máy tính, máy Scanner, điện thoại, máy fax, máy photocoppy,… theo tiêu chuẩn Nhà nước Ngành văn th K ịp th ời sửa chữa máy móc hư hỏng, máy photocoppy Văn phòng c ần ch ủ động lập kế hoạch báo cáo lãnh đạo viện để mua sắm m ới th ường xuyên bảo dưỡng, sửa chữa máy photocoppy để đảm bảo công việc in, nhân văn không bị gián đoạn 3.4 Đào tạo, tập huấn công chức làm công tác văn thư Do cán bộ, công chức liên quan đến công tác văn thư VKSND tỉnh, công chức kiêm nhiệm chưa tập huấn cơng tác văn th ư, cần thường xun tổ chức lớp tập huấn công tác văn th k ết h ợp v ới phổ biến quy định bảo vệ bí mật nhà nước nhằm trang bị kiến thức cần thiết cho cán làm công tác văn thư 3.5 Thường xuyên kiểm tra đánh giá công tác văn thư 23 23 Để đảm bảo cơng tác văn thư thực tốt, ngồi số biện pháp trên, cần thường xuyên tiến hành việc kiểm tra xem s ố văn b ản tài liệu Thực sách khen thưởng cơng chức hồn thành tốt nhiệm vụ; khuyến khích tinh thần, tạo niềm đam mê, sáng t ạo công việc Đồng thời, xử lý nghiêm minh, kiểm điểm công ch ức vi ph ạm quy định văn thưđặc biệt việc đảm bảo tài liệu mật ngành Kiểm sát nhân dân 24 24 KẾT LUẬN Công tác văn thư công việc không th ể thiếu ho ạt đ ộng văn phòng Người làm cơng tác địi hỏi phải có chun mơn nghiệp vụ, phải nắm bắt xác yêu cầu công tác văn th nhà n ước quan tổ chức Có thể khẳng định cơng tác văn th có vai trị quan tr ọng, thiếu hoạt động đơn vị, tổ ch ức đoàn th ể Cán b ộ, Ki ểm sát viên quan tâm làm tốt cơng tác văn thư góp ph ần th ực t ốt công tác quản lý đạo điêu hành lãnh đạo Viện, đ ồng th ời th ực hi ện có hiệu nhiệm vụ cải cách hành tư pháp Ngành Do việc nâng cao chất lượng công tác văn thư điều cần thiết Đ ể nâng cao ch ất lượng công tác văn thư đòi hỏi phấn đấu, đồng tâm c t ập th ể t Lãnh đạo Viện đến cán công chức quan đ ơn v ị 25 25 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Triệu Việt Cường (2016), Giáo trình Văn thư, NXB Lao động, Hà Nội https://vkssonla.gov.vn/ 26 26 ... công tác văn thư, lưu trữ ngành Kiểm sát nhân dân 2.3 Đánh giá công tác lưu trữ Viện kiểm sát tỉnh Sơn La 2.3.1 Kết đạt Tổ chức máy nhân làm công tác văn thư nay: Công tác văn thư Viện kiểm sát. .. điều kiện tốt cho công tác lưu trữ Nguồn bổ sung tài liệu l ưu tr ữ chủ yếu từ giai đoạn văn thư 11 11 CHỨNG MINH Ý NGHĨA CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ TẠI VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỈNH... dung công tác văn thư Công tác văn thư đảm bảo thông tin văn cho hoạt đ ộng quản lý, công tác văn thư vao gồm nội dung sau đây: - Soạn thảo văn bản, ban hành văn - Quản lý giải văn - Quản lý sử dụng