Công tác văn thư tại UBND huyện lý nhân

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu của đề tài 2 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 3 4. Nguồn tài liệu tham khảo 3 5.Lịch sử ngkiên cứu 3 6. Phương pháp nghiên cứu 4 7. Bố cục của đề tài 4 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 5 TỔNG QUAN SƠ LƯỢC VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LÝ NHÂN 6 1. Điều kiện tự nhiên huyện Lý Nhân 6 2. Điều kiện kinh tế xã hội 7 PHẦN I:KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN LÝ NHÂN 12 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lý Nhân 12 1. Nhiệm vụ, quyền hạn của ủy ban nhân dân huyện Lý Nhân 12 2. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lý Nhân 14 II. Khảo sát tình hình tổ chức, hoạt động công tác hành chính của Văn phòng UBND huyện Lý Nhân 15 1.Tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND huyện Lý Nhân 15 2. Chức năng , nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng 18 2.1. Chức năng 18 2.2. Nhiệm vụ 18 2.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng 20 III. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòn 20 PHẦN II:TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ 23 1. Quản lý chỉ đạo công tác Văn thư 23 2. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 24 3.Quản lí văn bản 28 3.1 Quản lý văn bản đi 28 3.2. Quản lý văn bản đến 39 4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu. 47 PHẦN III:KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 53 I. Đánh giá chung 53 1. Về công tác văn phòng 53 2.Về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan 55 II. Những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 56 KẾT LUẬN 58 PHẦN PHỤ LỤC 1

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội MỤC LỤC Lưu Thị Hồng Nhung Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Trong thời đại lịch sử thông tin đóng vai trò quan trọng cho phát triển xã hội người Theo dòng chảy thời gian, giới có vận động phát triển không ngừng Nhu cầu tìm lại khứ, hiểu biết khám phá điều mẻ tất yếu tồn xã hội Tài liệu nguồn thông tin thiếu nhằm phục vụ hoạt động xã hội người Thông tin gửi nhận nhiều phương tiện khác Trong văn giấy tờ phương tiện chủ yếu phổ biến Thông tin văn thực nhờ công tác Văn thư quan Văn công cụ quản lý Nhà nước phổ biến cấp lãnh đạo Là phương tiện để cấp, ngành, quan thuộc lĩnh vực trao đổi thông tin; phục vụ hoạt động quan Công tác văn thư đảm bảo công tác quản lý, điều hành quan thông suốt qua việc tổ chức quản lý, giải văn Nhận thấy tầm quan trọng công tác Văn thư quản lý Nhà nước, đặc biệt tình hình đổi đất nước, vấn đề Đảng Nhà nước quan tâm 1.Lý chọn đề tài Công tác Văn thư hoạt động thông tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan Đảng, Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân Thông tin yếu tố góp phần lớn việc hoạt động quản lý Nhà nước, thông tin lưu giữ nhiều hình thức như: truyền miệng, khắc phiến đá, gỗ, để phục vụ cho sinh hoạt hàng ngày truyền kinh nghiệm cho hệ sau Hoạt động quản lý nhà nước thông tin trước hiểu theo khái niệm nôm na công việc mang tính chung chung công việc sổ sách, giấy tờ Ngày nay, xã hội ngày phát triển bước chiếm vị trí quan trọng xã hội công việc sổ sách, giấy tờ hiểu cụ thể tên công tác Văn thư Công tác Văn thư ngày khẳng định vị trí quan trọng Lưu Thị Hồng Nhung Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội hoạt động quản lý Nhà nước nói chung quan nói riêng Công tác Văn thư có ý nghĩa quan trọng việc đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thông tin cần thiết phục vụ cho quản lý Nhà nước nói chung quan nói riêng Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiết, cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thông tin chủ yếu xác thông tin văn Công tác Văn thư làm tốt góp phần giải công việc nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước Công tác Văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan Công tác Văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác Lưu trữ Theo kế hoạch nhà trường quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình cô cán Văn phòng UBND huyện Lý Nhân nơi thực tập Đặc biệt cô Nguyễn Thị Quế Anh- cán phòng văn thư lưu trữ UBND huyện Lý Nhân, có 10 tuần tìm hiểu kỹ nội dung công tác nghiệp vụ Văn thư Văn phòng UBND Huyện Lý Nhân Trong nghiệp vụ văn thư gồm có: xây dựng ban hành văn bản; quản lý giải văn – đến; quản lý sử dụng dấu; lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào kho lưu trữ quan Được giúp đỡ, hướng dẫn cán quan với vốn kiến thức trang bị trường định chọn đề tài “Công tác Văn thư Văn phòng UBND huyện Lý Nhân” Lý chọn đề tài thấy hay Vì làm tốt công tác Văn thư làm tốt công tác Lưu trữ Mục tiêu đề tài Đề tài khóa luận nghiên cứu nhằm đạt mục đích sau: - Tìm hiểu vấn đề công tác văn thư lưu trữ - Phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động văn thư lưu trữ UBND huyện Lý Nhân, thấy rõ ưu điểm hạn chế nhằm đưa vấn đề cần nghiên cứu giải UBND huyện Lý Nhân Lưu Thị Hồng Nhung Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Đối tượng, phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: đề tài tập trung nghiên cứu quy công tác văn thư Văn phòng UBND huyện Lý Nhân, tỉnh Hà Nam - Phạn vi nghiên cứu: Văn phòng UBND huyện Lý Nhân Nguồn tài liệu tham khảo - Cuốn: “Cẩm nang nghiệp vụ công tác văn phòng” dành cho HĐND UBND cấp – NXB Chính trị - Hành - Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 quản lý sử dụng dấu - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ban hành ngày 08/04/2004 Chính phủ công tác văn thư - Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư Quyết định 693/QĐ-BTP Bộ Tư pháp ngày 09 tháng năm 2015 việc ban hành Quy chế tổ chức họp hoạt động quan Bộ Tư pháp - Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2011 Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động, Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn - Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội vụ Hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức - Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 5.Lịch sử ngkiên cứu Có nhiều công trình nghiên cứu công tác văn thư lưu trữ, tieeuu biểu công trình sau: - Báo cáo Công tác Văn thư – Lưu trữ quản trị văn phòng Văn phòng ủy ban nhân dân Huyện Vĩnh Tường tác giả Đỗ Thị Thơm… Lưu Thị Hồng Nhung Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội - Đề tài Công tác văn thư văn phòng ubnd xã lai uyên, huyện Bến Cát, tỉnh Bình Dương Nguyễn Thị Kim Ngọc - Khóa luận Thực trạng công tác văn thư Tổng cục Thi hành án dân - Bộ Tư pháp Nguyễn Quốc Hỷ Phương pháp nghiên cứu Bài báo cáo sử dụng số phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp quan sát; - Phương pháp định nghĩa; - Phương pháp điều tra, khảo sát; - Phương pháp thống kê; - Phương pháp so sánh Bố cục đề tài Ngoài lời mở đầu kết luận, nội dung khóa luận em bao gồm 03 phần: Phần I: Khảo sát công tác văn phòng UBND huyện Lý Nhân Phần II: Tổ chức công tác văn thư Phần III: Kết luận đề xuấ kiến nghị Lưu Thị Hồng Nhung Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT UBND Uỷ ban nhân dân HĐND Hội đồng Nhân dân NXB Nhà xuất TCN Trước công nguyên PCT Phó chủ tịch CN-TTCN Công nghiệp- Trung tâm công nghiệp CNVCLĐ Công nhân viên chức lao động GT-VT Giao thông vận tải TC-KH Tài - Kế hoạch GD-ĐT Giáo dục – Đào tạo LĐTB-XH Lao động thương binh – xã hội TNMT Tài nguyên môi trường NN-PTNT Nông nghiệp phát triển nông thôn Lưu Thị Hồng Nhung Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội TỔNG QUAN SƠ LƯỢC VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LÝ NHÂN Hình ảnh: Bản đồ hành - kinh tế huyện Lý Nhân Điều kiện tự nhiên huyện Lý Nhân - Vị trí địa lý: Huyện Lý Nhân 06 đơn vị hành tỉnh Hà Nam Vị trí địa lý nằm phía Đông tỉnh, toạ độ 20 0,35’ độ vĩ Bắc, 106,5 độ kinh Đông Phía Nam giáp tỉnh Nam Định huyện Bình Lục, phía Tây giáp huyện Bình Lục Duy Tiên, phía Đông qua sông Hồng tỉnh Hưng Yên Thái Bình, phía Bắc giáp huyện Duy Tiên Diện tích tự nhiên toàn huyện 167,045 km2 -Địa hình: Vốn đất hình thành chỗ đất phù sa sông Hồng bồi đắp Đất đai tương đối đồng đều, hình thành vùng sinh thái khác nhau: vùng bãi bồi Lưu Thị Hồng Nhung Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đê sông Hồng bối sông Châu; vùng đồng chiêm trũng (chiếm 2/3 diện tích); vùng đất màu công nghiệp -Khí hậu thời tiết: Khí hậu huyện Lý Nhân nằm vùng nhiệt đới gió mùa, nóng ẩm, mưa nhiều, thuộc tiểu vùng khí hậu đồng Bắc Bộ, chịu ảnh hưởng sâu sắc gió mùa Đông Bắc gió mùa Đông Nam Mùa mưa từ tháng đến tháng 10, mùa khô từ tháng 11 đến tháng năm sau Nhiệt độ trung bình năm dao động từ 23,5 độ đến 24 độ, mùa hè nhiệt độ trung bình 27 độ có cao lên tới 36 độ, mùa đông nhiệt độ trung bình 18,9 độ Độ ẩm tháng chênh lệch không lớn, tháng khô ẩm chênh 12% Gió thay đổi theo mùa Điều kiện kinh tế xã hội Cùng với phát triển chung tỉnh Hà Nam, Lý Nhân đẩy mạnh trình công nghiệp hóa, đại hóa, tiếp tục phát triển kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa theo hướng mở cửa hội nhập quốc tế Trong bối cảnh vậy, Lý Nhân có lợi hội phát triển to lớn: a Lý Nhân vùng đất hình thành sớm, cư dân sinh sống từ thuở thời vua Hùng mở nước, người Lý Nhân phụ thuộc Đông Đô, Hà Nội, tiếp thu tinh hoa văn minh Thăng Long b Huyện Lý Nhân có số đình, đền công nhận di tích lịch sử - văn hoá - kiến trúc : đình Văn Xá - Đức Lý, đình Thọ Chương - Đạo Lý; đình Đông Lư, đền Bà Vũ - Chân Lý (thờ bà Vũ Thị Thiết vợ Chàng Trương chuyện “Người gái Nam Xương”, lễ hội vào ngày 10/2 âm lịch) Đáng lưu ý Lý Nhân có đền Trần Thương - Nhân Đạo thờ Hưng Đạo Đại Vương Trần Quốc Tuấn, đền hành hương từ Kiếp Bạc quê nhà Trần Bảo Lộc Đây lễ hội lớn vùng Lý Nhân, hạt nhân tuyến du lịch, nội đại, lễ hội tổ chức vào ngày 20 tháng âm lịch c Lý Nhân nằm gần trung tâm kinh tế - trị tỉnh tỉnh bạn như: thành phố Phủ Lý (Hà Nam), thành phố Hưng Yên (Hưng Yên), thành phố Lưu Thị Hồng Nhung Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Nam Định (Nam Định), giao thông thuận tiện cho đường bộ, đường thuỷ, hoàn thành cầu Yên Lệnh qua sông Hồng mở rộng quốc lộ 38A Là nơi giao lưu kinh tế trọng điểm tỉnh lân cận như: Hưng Yên, Nam Định, Thái Bình Dự báo đến năm 2010, tốc độ tăng trưởng Lý Nhân đạt khoảng 12% - 14%/năm Lý Nhân hình thành cụm CN - TTCN xã Hòa Hậu, giao hết diện tích cho nhà đầu tư với diện tích 6,3 ha, dần mở rộng địa phương khác Đồng Lý, Phú Phúc, Nhân Bình, thu hút nhiều nhà đầu tư đến đầu tư Nguồn nhân lực dồi dào, nơi cung cấp nguồn lực có trình độ cao đáp ứng yêu cầu trình công nghiệp hoá - đại hoá đất nước, đưa kinh tế Lý Nhân phát triển ngang tầm với khu vực Lý Nhân tập trung xây dựng làng nghề truyền thống như: dệt xã Hòa Hậu, làm bánh đa nem xã Nguyên Lý, sản xuất đồ mộc xã Nhân Khang, Xuân Khê, đan cót xã Đạo Lý ; khôi phục phát triển trồng có nguồn gen quý như: chuối Ngự Đại Hoàng, quýt hương Văn Lý Sự phát triển nhanh kinh tế thị trường tác động mạnh đến kinh tế - xã hội Lý Nhân mặt: - Tạo liên kết thị trường hội nhập kinh tế Lý Nhân vào thị trường vùng nước Điều không tạo hội mở rộng thị trường tiêu thụ nông sản, thực phẩm mạnh phát triển Lý Nhân, mà mở hội lớn cho việc cung cấp, bổ sung nguồn lực phát triển cho tỉnh nhà tỉnh lân cận - Sự phát triển kết nối hệ thống kết cấu hạ tầng theo hướng đại hóa đồng hóa - Tạo nên giao lưu văn hóa, xã hội thúc đẩy nâng cao dân trí, văn hóa, giáo dục - đào tạo lĩnh vực xã hội khác - Mở khả xu hướng chuyển dịch dòng vốn đầu tư, phát triển lan toả trung tâm kinh tế, thương mại với chuyển dịch sở công nghiệp đến vùng ngoại vi Với xu hướng chuyển giao công nghệ Lưu Thị Hồng Nhung Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội kỹ thuật, thu hút lao động nông nghiệp vùng nông thôn sang lĩnh vực công nghiệp, dịch vụ mở rộng khả khai thác tài nguyên, nguồn lực toàn huyện Những tác động tạo cho Lý Nhân có khả năng, hội nguồn lực lớn việc khai thác, phát huy nguồn lực nội khai thác, thu hút nguồn lực từ bên để thúc đẩy chuyển dịch cấu kinh tế huyện theo hướng công nghiệp hóa đẩy nhanh công nghiệp hóa, đại hóa kinh tế huyện d Trong năm đổi vừa qua nay, kinh tế xã hội Lý Nhân có bước phát triển quan trọng, tạo tảng tạo đà cho Lý Nhân phát triển giai đoạn tới, đẩy mạnh công nghiệp hóa, đại hóa e Các thể chế kinh tế - xã hội tiếp tục đổi mới, tăng cường Các cấp quyền nhân dân huyện có nỗ lực, tâm to lớn việc xây dựng phát triển quê hương Lý Nhân ngày giàu mạnh - Về giao thông vận tải: Mạng lưới giao thông nông thôn phát triển mạnh, tạo điều kiện thuận lợi để huyện phát triển kinh tế nông thôn Là điểm gần trung tâm kinh tế - trị tỉnh tỉnh bạn như: thành phố Phủ Lý (Hà Nam), thành phố Hưng Yên (Hưng Yên), thành phố Nam Định (Nam Định), giao thông thuận tiện cho đường bộ, đường thuỷ, hoàn thành cầu Yên Lệnh qua sông Hồng, mở rộng quốc lộ 38A dự án đường 499 (Đức Lý - Thái Bình) Bên cạnh Lý Nhân số khó khăn hệ thống đường huyện, đường liên xã, cầu cống qua sông, mương xuống cấp cần đầu tư xây dựng - Về mạng lưới giáo dục đào tạo: Lý Nhân phát triển quy mô trường lớp chất lượng đào tạo, quê hương phong trào "hai tốt"; huyện có 38 trường công nhận chuẩn Quốc gia, đặc biệt trường THCS Bắc Lý Nhà nước hai lần phong tặng danh hiệu Anh hùng Lao động Huyện hoàn thành phổ cập trung học sở vào năm học 1999 - 2000 Hiện toàn Lưu Thị Hồng Nhung 10 Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Các tập lưu văn văn thư quan, tổ chức tập lưu định, tập lưu thị, tập lưu công văn coi hồ sơ * Một số loại hồ sơ: - Hồ sơ công việc: Là tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc có đặc trưng tên loại, tác giả… hình thành trình giải công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị - Hồ sơ nguyên tắc: Là tập hợp văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn mặt công tác nghiệp vụ định, dùng làm pháp lý, tra cứu giải công việc quan - Hồ sơ nhân sự: Là tập văn bản, tài liệu có liên quan đến cá nhân cụ thể ; - Các hồ sơ chuyên môn, kỹ thuật khác: hồ sơ công trình, hồ sơ bệnh án, hồ sơ thiết kế thi công… b Nội dung việc lập hồ sơ yêu cầu hồ sơ lập - Nội dung việc lập hồ sơ công việc: + Mở hồ sơ Căn vào Danh mục hồ sơ UBND huyện Lý Nhân, đơn vị thực tế công việc giao, cán bộ, công chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ Cán bộ, công chức trình giải công việc tiếp tục đưa văn hình thành có liên quan vào hồ sơ Lưu Thị Hồng Nhung 51 Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Mẫu danh mục hồ sơ: UBND HUYỆN LÝ NHÂN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM VĂN PHÒNG Độc lập – tự – Hạnh phúc DANH MỤC HỒ SƠ NĂM S TT Ký hiệu hồ sơ Tiêu đề hồ sơ Thời hạn Người bảo lập hồ sơ Ghi quản Bản danh mục hồ sơ gồm có hồ sơ, bao gồm: hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời Duyệt Ngày tháng năm CHÁNH VĂN PHÒNG (Ký tên đóng dấu * Nhận xét: Hồ sơ, tài liệu để rải rác phòng chuyên môn chưa chỉnh lý, ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn hạn chế Phần lớn phòng, ban, phận, cán công nhân viên chưa lập hồ sơ công việc làm, hồ sơ tài liệu tình trạng bó gói, gây không khó khăn cho công tác bảo quản, khai thác sử dụng Một số tổ chức, cá nhân chưa nhận thức đầy đủ tầm quan trọng công tác lưu trữ giá trị tài liệu lưu trữ; việc chấp hành quy định công tác Lưu Thị Hồng Nhung 52 Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội lập hồ sơ công việc công chức chưa nghiêm, tình trạng hồ sơ, tài liệu rời lẻ, tồn đọng, tích đống phổ biến, gây khó khăn cho việc khai thác, tra tìm tài liệu Công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan chưa đồng Hình ảnh: Hồ sơ tài liệu để thành đống chưa giao nộp vào lưu trữ quan Lưu Thị Hồng Nhung 53 Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Đánh giá chung Trong thời gian thực tập UBND huyện Lý Nhân, em nhân thấy công tác văn phòng quan có vai trò quan trọng, với hiểu biết sinh viên năm thứ trường Đại học Nội vụ Hà nội, em xin đua số nhận xét công tác văn phòng UBND huyện Lý Nhân sau: Về công tác văn phòng * Ưu điểm: - Văn phòng HĐND- UBND huyện Lý Nhân nhìn chung có thành tích bật quan công tác văn phòng tôt, hiệu - Tại phòng, cán phòng phân công nhiệm vụ cách cụ thể chi tiết, nên cá nhân phòng đếu gắng sức hoàn thành nhiệm vụ cách tốt đạt hiệu cao - Môi trường phòng bố trí thoáng mát, lành với chậu cảnh xanh đẹp giúp cán phòng có không gian thoáng mát để làm việc tốt - Nhìn chung, trang thiết bị văn phòng năm gần đại hóa để đáp ứng yêu cầu công việc, giúp hoàn thành nhanh chóng - Hơn phòng tổ chức nâng cao trình độ chuyên môn cho cán phòng việc cử cán học trường lớp uy tín nước, không nâng cao trình độ chuyên môn mà đào tạo cán giỏi cho quan, nâng cao trình độ trị, ý thức công việc cá nhân quan có cấp, chứng học ngành học - Công tác soạn thảo ban hành văn thực theo quy định, đảm bảo yêu cầu bước soạn thảo văn quy định nhà nước ban hành - Phòng thực tốt nhiệm vụ giải vấn đề cho nhân Lưu Thị Hồng Nhung 54 Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội dân hoàn thành kế hoạch lãnh đạo giao phó - Ngoài phòng làm tốt công tác tham mưu cho lãnh đạo phòng vấn đề quan, lãnh đạo phòng bố trí nhân viên thực công tác thu thập, xử lý thông tin cách hiệu để chủ tịch UBND huyện vào thông tin để giải công việc hiệu - Xây dựng đầy đủ, kịp thời chương trình công tác thường kỳ, chương trình công tác năm UBND huyện.Công tác thực nội quy văn phòng thực cách nghiêm túc, cán phòng có ý thức thực nội quy cách nghiêm chỉnh tạo mối quan hệ tốt đẹp cán với - Mối quan hệ lãnh đạo cán hòa hợp thoải mái đồng nghiệp với quyền lực hay sợ sệt cán với lãnh đạo - Lãnh đạo phòng liên tục tổ chức thi nhân viên giỏi trao phần thưởng cho đạt thành tích cao nhât nhằm tạo cảm giác thoải mái vui vẻ cho nhân viên sau ngày mệt nhọc công việc - Phòng thường xuyên thay đổi cách làm việc nhằm tạo môi trường cho cán phòng làm việc hiệu * Nhược điểm: Bên cạnh mặt đạt công tác Hành văn phòng có số hạn chế: - Việc chuẩn bị nôi dung cho làm việc, giao ban chưa đáp ứng yêu cầu, thời gian chậm - Việc ban hành văn thức chậm chưa đảm bảo thời gian quy định theo quy chế - Trang thiết bị hạn chế việc đăng kí văn dùng phương pháp truyền thống mà chưa ứng dụng công nghệ thông tin vào việc đăng kí Lưu Thị Hồng Nhung 55 Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 2.Về công tác văn thư, lưu trữ quan * Ưu điểm: - Công tác Văn thư quan giải cách nhanh chóng kịp thời dảm bảo hoạt động công văn, giấy tờ quan lưu thông Đồng thời cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, bảo mật đảm bảo cho công việc quan giải cách nhanh chóng, xác, đường lối, sách, nguyên tác chế độ Nhờ tiết kiệm thời gian công sức cho cán bộ, công chức cho trình thi hành công vụ Bên cạnh môi trường làm việc cải thiện, phòng làm việc trang bị hện đại Cán văn thư lưu trữ người có trình độ kinh nghiệm công việc nên việc tổ chức, quản lý giải văn đi, văn đến hoàn thành kịp thời đáp ứng công việc Mặc dù quan có khối lượng văn nhiều, công tác văn thư lưu trữ hoạt động có hiệu quả, quy trình thực chặt chẽ, đảm bảo nhanh chóng, xác, tạo thuận lợi cho việc nghiên cứu giúp cho máy quan thực tốt nhiệm vụ - Công tác văn thư, lưu trữ công tác vô quan trọng quan.mọi giấy tờ xử lý văn thư lưu lưu trữ quan.Nhờ quan tìm giấy tờ cách dễ dàng Vì vậy, công tác văn thư đáp ứng yêu cầu chung, phục vụ cho việc giám sát, quản lý đạo, điều hành UBND huyện tất lĩnh vực kinh tế, văn hoá, quốc phòng, an ninh * Nhược điểm: - Hiện UBND huyện Lý Nhân chưa có văn quy định hay hướng dẫn vế công tác văn thư mà vào văn nhà nước ban hành công tác văn thư - Một số văn bản,giấy tờ không văn thư, lưu trữ đưa vào sổ sách - Không gian làm việc văn thư, lưu trữ chật hẹp không đáp ứng hết việc lưu trữ văn quan Lưu Thị Hồng Nhung 56 Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội - Việc lưu trữ văn chưa thống nên số giấy tờ bị thất lac, không tìm thấy - Một số khâu nghiệp vụ chưa làm tốt như: công tác lập hồ sơ chưa đảm bảo yều cầu, tài liệu xếp theo tên loại thời gian, chưa đưa vấn đề cụ thể nên khó phản ánh hoạt động quan mang tính chất chung chung, việc tra tìm văn trở nên khó khăn - Phần lớn phòng, ban, phận, cán công nhân viên chưa lập hồ sơ công việc làm, hồ sơ tài liệu tình trạng bó gói, gây không khó khăn cho công tác bảo quản, khai thác sử dụng - Một số vấn đề mà quan chưa làm như: công tác lập hồ sơ hành, tình hình tổ chức sử dụng tài liệu, tình hình tổ chức khoa học tài liệu, giao nộp tài liệu II Những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Trong thời gian thực tập Văn phòng HĐND - UBND huyện Lý Nhân, em thu nhiều kiến thức thực tế bổ ích Em thấy Văn phòng UBND huyện phận quan trọng cấu tổ chức làm việc UBND huyện Lý Nhân Đây quan chuyên môn giúp việc cho lãnh đạo, tìm hiểu, thống kê xử lý thông tin cho lãnh đạo cần giải công việc.Ngoài văn phòng phận quan trọng việc quản lý đào tạo nhân quan Mọi việc quan thông qua Văn phòng huyện Phòng phận hậu cần quan, đảm bảo công tác tôt cho lãnh đạo cho quan Chính em xin đưa số đề xuất với quan để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm: - Cần ban hành số văn hướng dẫn, đạo thực công tác văn thư cho UBND huyện Lý Nhân - Việc xây dựng công tác tháng cần ấn định cụ thể ngày tổ chức họp tháng nhằm giúp quan xã, thị trấn thuận tiện việc Lưu Thị Hồng Nhung 57 Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội bố trí lịch công tác đơn vị mình, đồng thời giúp Văn phòng chủ động phát giấy mời phối hợp với đơn vị chuẩn bị nội dung - Hiện quan sử dụng hình thức thủ công việc soạn thảo quản lý văn bản, quan nên đầu tư thêm số trang thiết bị đại để quản lý công tác soạn thảo văn quan - Ở phòng chưa có phần mềm quản lý công tác phòng, nên cần trang bị thêm để hoạt động công tác triển khai nhanh chóng - Lãnh đạo phòng cần thường xuyên kiểm tra công tác văn bản, văn thư phòng ban chuyên môn - Các cán phòng nên nâng cao ý thức trách nhiệm với công việc, khả chủ động việc xử lý, giải tình khó hay gặp phải - Cần thường xuyên họp chi để đánh giá lực, phẩm chất công việc cán phòng Từ khen thưởng người có thành tích cao, phê bình cán không hoàn thành tốt nhiệm vụ giao - Có chế độ nhằm khuyến khích vật chất tinh thần để tạo cho cán bộ, chuyên viên có động làm việc, tạo tâm lý thỏa mái công việc thực quy định quan - Tiếp tục đổi chế hoạt động để nâng cao chất lượng, hiệu quả, tiết kiệm thời gian làm việc - Đẩy mạnh tăng cường đối ngoại để tăng vai trò phận hoạt động quan - Phòng làm việc nhân viên văn thư, lưu trữ phải đảm bảo sẽ, thoáng mát Nhất phòng văn thư cần thêm thiệt bị khoa học để đảm bảo cho việc lưu trữ tài liệu không bị hỏng môi trường, nhiệt độ Trên đề xuất cá nhân em, em hy vọng đề xuất nêu góp phần khắc phục nhược điểm phát huy ưu điểm Văn phòng HĐND UBND huyện Lý Nhân Lưu Thị Hồng Nhung 58 Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội KẾT LUẬN Trên tổng hợp báo cáo cá nhân em trình thực tập UBND huyện Lý Nhân công tác văn phòng thời gian qua Thông qua báo cáo em hy vọng phản ánh tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành UBND huyện từ việc phân tích công tác văn phòng UBND huyện phần giúp UBND huyện Lý Nhân tìm giải pháp để nâng cao hiệu hoạt động công tác văn phòng Để đất nước ngày phát triển hơn, kể đến công sức hệ trẻ Mỗi sinh viên ý thức trách nhiệm thân với nghiệp đất nước, cách phát huy hết khả năng, lực ham học hỏi nhà trường, sách mà công việc sống hàng ngày Trong trình thực tập em tiếp xúc, quan sát trực tiếp làm khâu nghiệp vụ liên quan đến lĩnh vực văn thư lưu trữ giúp em thấy giá trị công việc, ngày thấy gắn bó yêu nghề mà theo học tâm rèn luyện để trở thành nhân viên văn phòng không vững chuyên môn nghiệp vụ mà có trách nhiệm công việc Hơn dịp thực tập giúp em học hỏi nhiều điều đặc biệt kỹ mềm giao tiếp với đồng nghiệp, cấp trên, với khách tiền đề yếu tố thiếu để dẫn đến thành công đặc biệt văn phòng Sau thực tập xong em thấy yêu gắn bó với nghề mà chọn em tin tưởng vào lựa chọn nghề nghiệp thấy vinh dự sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Qua em thu thập nhiểu kiến thức bổ ích, nhờ mà em học hỏi phong cách làm việc khoa học, nâng cao trình độ chuyên môn tạo mối quan hệ với đồng nghiệp quan, kết hợp hài hòa thực tiễn lý luận để chuẩn bị tốt cho công việc sau trường Lưu Thị Hồng Nhung 59 Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Sau đợt thực tập này, với dạy truyền đạt kiến thức thầy cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, với truyền dạy kiến thức thực tế UBND huyện Lý Nhân em tự tin bước đường chọn Một lần em xin gửi lời tri ân đến cô Lâm Thu Hằng – giảng viên hướng dẫn thực tập; thầy, cô giáo môn; thầy cô giáo khoa trang bị cho em kiến thức lý luận để em hoàn thành tốt báo cáo này, sở điều kiện hành trang em bước vào đời Đồng thời, em xin chân thành cảm ơn tới cán bộ, nhân viên Văn phòng HĐND - UBND huyện Lý Nhân, đặc biệt cô Nguyễn Thị Quế Anh người trực tiếp hướng dẫn em suốt thời gian thực tập vừa qua tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt thực tập hoàn thành báo cáo thực tập Mặc dù có nhiều cố gắng, xong thời gian kiến thức có hạn nên tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận giúp đỡ, đóng góp ý kiến thầy, cô giáo bạn để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Lý Nhân, ngày 11 tháng năm 2016 Sinh viên Lưu Thị Hồng Nhung Lưu Thị Hồng Nhung 60 Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội PHẦN PHỤ LỤC PHỤ LỤC 01 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA UBND HUYỆN LÝ NHÂN PHÓ CHỦ TỊCH CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH PHÒNG Y TẾ PHÒNG LĐTB - XH PHÒNG GD - ĐT PHÒNG NN - PTNT PHÒNG Lưu Thị Hồng Nhung Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội TN - MT PHÒNG THANH TRA PHÒNG TC - KH PHÒNG CÔNG THƯƠNG PHÒNG TƯ PHÁP PHÒNG VĂN HÓA THÔNG TIN PHÒNG NỘI VỤ VP HĐND - UBND Lưu Thị Hồng Nhung Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Chú thích: Lưu Thị Hồng Nhung Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Thể mối quan hệ đạo từ xuống Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội PHỤ LỤC 03 SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG UBND HUYỆN LÝ NHÂN CHÁNH VĂN PHÒNG PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG VĂN HÓA – XÃ HỘI KINH TẾ BỘ PHÂN TỔNG HỢP BỘ PHẬN KẾ TOÁN Chú thích: Lưu Thị Hồng Nhung BỘ PHẬN VĂN THƯ – LƯU TRỮ BỘ PHẬN PHỤC VỤ (HẬU CẦN, NHÀ KHÁCH) BỘ PHẬN QUẢN TRỊ MẠNG BỘ PHẬN BẢO VỆ Thể mối quan hệ đạo từ xuống Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội PHỤ LỤC 11 PHÒNG LÀM VIỆC CỦA CÁN BỘ VĂN THƯ Lưu Thị Hồng Nhung Lớp ĐH QTVP K1A