Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư ở UBND huyện sơn dương

MỤC LỤC BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT A. LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 2 2. Mục tiêu của đề tài 2 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2 4.Nguồn tài liệu tham khảo 2 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 3 6. Phương pháp nghiên cứu 3 7.Bố cục của đề tài 4 B.NỘI DUNG 5 1.Lịch sử hình thành 5 2.Điều kiện tự nhiên 5 3.Điều kiện kinh tế, xã hội 6 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN SƠN DƯƠNG 9 1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Sơn Dương 9 1.1.1. Chức năng 9 1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 9 1.1.3.Cơ cấu tổ chức 13 1.2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND huyên Sơn Dương 15 1.2.1.Tổ chức và hoạt động của văn phòng 15 1.2.2.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Sơn Dương 20 1.2.2.1. Chức năng của văn phòng UBND huyện Sơn Dương 20 1.2.2.2.Nhiệm vụ của văn phòng UBND huyện Sơn Dương 21 1.2.2.3.Cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Sơn Dương 22 1.2.3.Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng UBND huyện Sơn Dương 23 1.2.3.1.Xác định vị trí việc làm 23 1.2.3.2.Bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng 24 Phần II. TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ 30 2.1. Mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Sơn Dương 30 2.2. Hệ thống hóa các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ của UBND huyện Sơn Dương. 31 2.3.Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi đến của văn phòng UBND huyện Sơn Dương 31 2.3.1.Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi 31 2.3.2.Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến 37 2.3.3. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ của cơ quan 45 2.4.Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 47 2.5.Quy định của UBND huyện Sơn Dương về công tác soạn thảo và ban hành văn bản . 48 2.6.Thẩm quyền ban hành văn bản, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, quy trình soạn thảo văn bản. 49 2.6.1.Thẩm quyền ban hành văn bản. 49 2.6.2.Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 49 2.6.3.Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 54 2.7.Chương trình công tác của UBND huyện Sơn Dương 54 2.8. Các hình thức văn bản và số lượng ban hành văn bản trong 4 năm trở lại đây (Từ năm 2012 đến năm 2015 ) 58 2.9.Trách nhiệm quản lý và nhiệm vụ của cán bộ, công chức làm công tác văn thư 59 2.9.1.Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư 59 2.9.2.Nhiệm vụ của cán bộ, công chức làm công tác văn thư. 59 2.10.Một số phần mềm quản lý văn bản ở văn phòng UBND huyện Sơn Dương 60 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 67 3.1. Đánh giá chung 67 3.3.1 Ưu điểm 67 3.3.2.Hạn chế 70 3.3.3. Nguyên nhân 72 3.2. Đề xuất, kiến nghị 72 Phần III. PHỤ LỤC LỜI CẢM ƠN

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT MỤC LỤC BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT A LỜI NÓI ĐẦU .1 Lý chọn đề tài 2 Mục tiêu đề tài .2 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 4.Nguồn tài liệu tham khảo Lịch sử vấn đề nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu .3 7.Bố cục đề tài B.NỘI DUNG .5 1.Lịch sử hình thành 2.Điều kiện tự nhiên 3.Điều kiện kinh tế, xã hội Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN SƠN DƯƠNG .9 1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Sơn Dương 1.1.1 Chức .9 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 1.1.3.Cơ cấu tổ chức .13 1.2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng UBND huyên Sơn Dương 15 1.2.1.Tổ chức hoạt động văn phòng 15 1.2.2.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng UBND huyện Sơn Dương .20 1.2.2.1 Chức văn phòng UBND huyện Sơn Dương 20 1.2.2.2.Nhiệm vụ văn phòng UBND huyện Sơn Dương 21 1.2.2.3.Cơ cấu tổ chức văn phòng UBND huyện Sơn Dương 22 Trần Thị Quyên Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.2.3.Xác định vị trí việc làm xây dựng mô tả việc vị trí văn phòng UBND huyện Sơn Dương 23 1.2.3.1.Xác định vị trí việc làm 23 1.2.3.2.Bản mô tả việc vị trí văn phòng 24 Phần II TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ 29 2.1 Mô hình tổ chức văn thư UBND huyện Sơn Dương 29 2.2 Hệ thống hóa văn quản lý công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện Sơn Dương 31 2.3.Quy trình quản lý giải văn đến văn phòng UBND huyện Sơn Dương 31 2.3.1.Quy trình quản lý giải văn .31 2.3.2.Quy trình quản lý giải văn đến 36 2.3.3 Lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan 45 2.4.Tổ chức quản lý sử dụng dấu 47 2.5.Quy định UBND huyện Sơn Dương công tác soạn thảo ban hành văn 48 2.6.Thẩm quyền ban hành văn bản, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, quy trình soạn thảo văn 49 2.6.1.Thẩm quyền ban hành văn .49 2.6.2.Thể thức kỹ thuật trình bày văn 49 2.6.3.Quy trình soạn thảo ban hành văn .53 2.7.Chương trình công tác UBND huyện Sơn Dương .54 2.8 Các hình thức văn số lượng ban hành văn năm trở lại (Từ năm 2012 đến năm 2015 ) 58 2.9.Trách nhiệm quản lý nhiệm vụ cán bộ, công chức làm công tác văn thư 59 2.9.1.Trách nhiệm quản lý, thực công tác văn thư 59 2.9.2.Nhiệm vụ cán bộ, công chức làm công tác văn thư 59 2.10.Một số phần mềm quản lý văn văn phòng UBND huyện Sơn Dương 60 Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ .67 3.1 Đánh giá chung 67 3.3.1 Ưu điểm 67 3.3.2.Hạn chế 70 3.3.3 Nguyên nhân 72 Trần Thị Quyên Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.2 Đề xuất, kiến nghị 72 Phần III PHỤ LỤC 75 LỜI CẢM ƠN 81 Trần Thị Quyên Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT STT Từ, cụm từ viết tắt Từ, cụm từ viết đầy đủ UBND Uỷ ban nhân dân GVHD Giáo viên hướng dẫn CNTT Công nghệ thông tin QĐ Quyết định NĐ Nghị định KT Ký thay CV Công văn VX Văn xã Trần Thị Quyên Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A LỜI NÓI ĐẦU Trong bối cảnh nhân loại đứng trước thềm kỷ mới, xu hội nhập phát triển với nước giới, đòi hỏi công tác phát triển đào tạo cán văn phòng để đáp ứng cung cấp nguồn nhân lực cho quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp Trước tình hình đó, trường Đại học Nội vụ Hà Nội mở khoa Quản trị văn phòng nhằm đào tạo đội ngũ cán trẻ, động, sáng tạo, nhiệt tình công việc, có trình độ chuyên môn để phục vụ cho quan Nhà nước Tuy bước đầu có gặp nhiều khó khăn nhà trường không ngừng đổi phương pháp dạy học nhằm nâng cao hiệu giảng dạy cho giảng viên lẫn sinh viên Cùng với việc đổi mới,nâng cao chất lượng day học, đồng thời xác định "học đôi với hành", "lý thuyết gắn liền với thực tiễn" Lấy lý luận làm sở cho hoạt động thực tiễn ngược lại từ thực tiễn bổ sung kiến thức mới, cập nhật làm phong phú thêm kho tàng lý luận Khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên cuối khóa thực tập quan, tổ chức thời gian tháng Thời gian thực tập ngắn nhờ giúp đỡ giáo viên hướng dẫn cán hướng dẫn tạo hội cho em áp dụng lý thuyết trang bị vào công tác quan Em bước đầu thực hành làm tốt công tác văn phòng công việc đơn giản soạn thảo, in ấn, xếp tài liệu… Qua em tự rèn luyện kỹ làm việc nâng cao hiểu biết việc trao đổi nghiệp vụ, từ nhận thức rõ tầm quan trọng công tác văn phòng Qua em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy, cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt thầy, cô khoa Quản trị văn phòng toàn thể ban lãnh đạo cô, chú, anh, chị UBND huyện Sơn Dương tạo điều kiện, quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình cho em suốt thời gian thực tập vừa qua Em xin chân thành cảm ơn! Trần Thị Quyên Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lý chọn đề tài Trong quan,tổ chức nhà nước doanh nghiệp văn giấy tờ cầu nối quan trọng nhà nước với nhân dân, doanh nghiệp với khách hàng Làm tốt công tác công văn, giấy tờ đảm bảo cung cấp thông tin giải công việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan.Vì vậy, công tác văn thư, văn phòng có vai trò lớn thiếu đơn vị hành nghiệp, doanh nghiệp sản xuất kinh doanh Để sâu tìm hiểu rõ thuận lợi khó khăn công tác văn phòng, văn thư văn phòng UBND huyện Sơn Dương em chọn đề tài Mục tiêu đề tài Qua chuyến thực tế em muốn nghiên cứu tìm hiểu hoạt động tổ chức văn phòng Và đặc biệt em muốn tìm hiểu kỹ tổ chức Văn thư quan Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND huyện Sơn Dương Văn phòng UBND huyện ; tìm hiểu khái quát tổ chức hoạt động văn phòng tìm hiểu công tác văn thư UBND huyện Sơn Dương 4.Nguồn tài liệu tham khảo Trong trình viết em có tham khảo số tài liệu sau: 1.Quy chế công tác Văn thư Lưu trữ số 02/2014/QĐ-UBND ngày 04/07/2014 UBND huyện Sơn Dương 2.Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14/3/2009 cục Văn thư Lưu trữ nhà nước- Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng 3.Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 6/5/2005 Bộ Nội vụ- Văn phòng phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Trần Thị Quyên Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 4.Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 phủ công tác văn thư 5.Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 6/1/2005 trưởng Nội vụ ban hành chế độ báo cáo thống kê sở công tác Văn thư, Lưu trữ 6.Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 1/4/2009 phủ sửa đổi, bổ sung số điều nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 quản lý sử dụng dấu 7.Quy chế làm việc UBND huyện Sơn Dương khóa XIX nhiệm kỳ 2011-2016 Lịch sử vấn đề nghiên cứu Từ trước đến có nhiều tài liệu nhà giáo sư, tiến sĩ, thạc sĩ bạn học sinh, sinh viên nghiên cứu hoạt động công tác văn phòng,văn thư quan hành Nhà nước Ngày nay, xã hội ngày phát triển công việc sổ sách, giấy tờ trọng Nó ngày khẳng định vị trí quan trọng hoạt động quản lý Nhà nước nói chung quan nói riêng Hiểu rõ tầm quan trọng đó, em định chọn công tác văn thư,văn phòng làm đề tài nghiên cứu cho tập cuối khóa em mong nhận kết xứng đáng cho công sức mà bỏ Phương pháp nghiên cứu Do chủ đề nghiên cứu rộng nên trình làm em xử dụng số phương pháp nghiên cứu như: Phương pháp vấn Phương pháp quan sát Phương pháp thống kê Phương pháp bảng hỏi Phương pháp so sánh, Phương pháp đối chiếu Phương pháp phân tích tổng hợp Việc sử dụng phương pháp nhằm làm sáng tỏ cho đề tài nghiên cứu Trần Thị Quyên Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 7.Bố cục đề tài Gồm phần: Phần I: Khảo sát công tác văn phòng UBND huyện Sơn Dương Phần II: Tìm hiểu tổ chức công tác văn thư UBND huyện Sơn Dương Phần III:Kết luận đề xuất kiến nghị Trần Thị Quyên Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội B.NỘI DUNG * Vài nét đặc điểm huyện Sơn Dương Sơn Dương huyện nằm phía Nam tỉnh Tuyên Quang, từ thị xã Tuyên Quang dọc theo quốc lộ 37 khoảng 30km đến huyện Sơn Dương 1.Lịch sử hình thành Trước năm 1976, Sơn Dương thuộc tỉnh Tuyên Quang, năm 1976, Hà Giang Tuyên Quang sáp nhập thành Hà Tuyên, Sơn Dương thuộc tỉnh Hà Tuyên Năm 1991, tỉnh Hà Giang tách khỏi Hà Tuyên, Sơn Dương trở thành huyện tỉnh Tuyên Quang 2.Điều kiện tự nhiên Vị trí địa lý Phía Đông Sơn Dương giáp với tỉnh Thái Nguyên; phía Tây giáp tỉnh Phú Thọ; phía Nam giáp tỉnh Vĩnh Phúc; phía Bắc giáp huyện Yên Sơn Địa hình Địa hình Sơn Dương có đặc thù vùng chuyển tiếp trung du miền núi, rừng núi chiếm 3/4 diện tích đất tự nhiên Địa hình chia thành vùng, vùng phía Bắc huyện có địa hình đồi núi cao, độ dốc lớn, xen lẫn núi đá vôi; vùng phía Nam có địa hình đồi núi bát úp, có độ dốc thấp, thoải dần Khí hậu Chia thành mùa rõ rệt, mùa đông hanh khô, mùa hè nóng ẩm mưa nhiều Nhiệt độ trung bình hàng năm từ 22 - 240c (cao từ 33 - 350c, thấp từ 12 - 130c) Lượng mưa bình quân hàng năm 1.500mm - 1.800mm Trên điạ bàn huyện có sông lớn chảy qua sông Lô sông Phó Đáy, hệ thống suối, khe, lạch tạo nguồn nước phong phú, thuận lợi cho phát triển sản xuất nông, lâm nghiệp Tài nguyên Ở Sơn Dương phát 12 điểm có quặng thiếc, tổng trữ lượng quặng gốc quặng sa khoáng đạt xấp xỉ 28.239 SnO2; quặng Barit có điểm thăm dò gồm: Ao Sen, Hang Lương, Thiện Kế, Ngòi Thia, Đùng Bùng; Trần Thị Quyên Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cao lanh – fenspat có rải rác Hào Phú (trữ lượng dự báo 1,411 triệu tấn) Vân Sơn; có mỏ chì - kẽm … 3.Điều kiện kinh tế, xã hội Tiềm kinh tế Toàn huyện có 47.172,6 đất lâm nghiệp, chiếm 59,86 % tổng diện tích tự nhiên, diện tích đất lâm nghiệp có rừng 37.311 Trong diện tích rừng trồng: 20.320 chiếm 54,5 % diện tích; diện tích rừng tự nhiên 16.991 ha, chiếm 45,5 % diện tích Độ che phủ rừng đạt 52 % Đất đai Sơn Dương thích hợp cho việc trồng loại chè, mía, nguyên liệu giấy, loại ăn nhãn, vải…và chăn nuôi bò thịt Sơn Dương nơi tập trung sở chế biến khoáng sản, sản xuất vật liệu xây dựng như: quặng thiếc, quặng Volfam, fenspat, Barit; khai thác đá, sỏi, cát, sản xuất gạch đất sét nung, sản xuất vôi bột… Ngoài có sở chế biến chè, đường, phân vi sinh ngành tiểu thủ công nghiệp may mặc, gò hàn, sản xuất đồ mộc gia dụng Sơn Dương có tuyến đường quan trọng quốc lộ 37 từ Thái Nguyên qua huyện Sơn Dương quốc lộ 2C từ thị xã Vĩnh Yên lên Sơn Dương Văn hoá, xã hội Diện tích: 789,3km2 Dân số: 165.300 người (2004) Mật độ dân số: 209 người/km2 Bao gồm thị trấn Sơn Dương 32 xã: Vĩnh Lợi, Cấp Tiến, Thượng Ấm, Tú Thịnh, Minh Thanh, Trung Yên, Tân Trào, Bình Yên, Lương Thiện, Hợp Thành, Kháng Nhật, Phúc Ứng, Hợp Hoà, Thiện Kế, Ninh Lai, Sơn Nam, Tuân Lộ, Thanh Phát, Đông Thọ, Quyết Thắng, Đồng Quý, Vân Sơn, Văn Phú, Đông Lợi, Phú Lương, Hồng Lạc, Hào Phú, Sầm Dương, Lâm Xuyên, Tam Đa Đại Phú Sơn Dương nơi sinh sống 10 dân tộc gồm: Kinh, Tày, Nùng, Cao Lan, Dao, Hoa, H’ Mông, Sán Dìu, Mường, Ngán Dân tộc Tày, Dao Sơn Dương thường làm nhà thân mai, Trần Thị Quyên Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 3.1 Đánh giá chung Sau thời gian thực tập UBND huyện Sơn Dương, thời gian nhiều, song đợt thực tập mang lại cho em nhiều điều bổ ích, nhiều kết khả quan chuyên ngành Quản trị văn phòng Đợt thực tập cho em có hội học hỏi kiến thức thực tế, bổ sung cho phần lý luận, học hỏi phong cách làm việc cán Văn phòng, tự hoàn thiện công tác chuyên môn để trở thành Cán Văn phòng cán chuyên trách Văn thư – Lưu trữ thực thụ tương lai Trước hết, đợt thực tập tạo điều kiện giúp em trải nghiệm xâm nhập thực tế, làm quen cụ thể hoá phần lý luận học, đem kiến thức thầy cô giảng dạy lớp áp dụng vào công việc thực tế quan Tuy thời gian ngắn em thực hành đầy đủ khâu Nghiệp vụ công tác Văn phòng, công tác văn thư Thông qua trình thực tiễn em nhận thấy công tác văn phòng tổ chức công tác văn thư tổ chức, thực chặt chẽ, trình tự theo bước quy định hành nhà nước Song bên cạnh tồn số thiếu sót mà UBND huyện Sơn Dương cần xem xét điều chỉnh lại cho phù hợp nhằm nâng cao chất lượng, công tác văn phòng 3.3.1 Ưu điểm Trong thời gian thực tập Văn phòng UBND huyện Sơn Dương em Ban lãnh đạo toàn cô chú, anh chị cán văn phòng tạo điều kiện giúp đỡ để em có hội tiếp xúc với công việc thực tế hiểu sâu công việc tầm quan trọng công tác văn phòng quan Dựa sở thông tin thu thập được, sau em xin có vài nhận xét công tác văn phòng UBND huyện Sơn Dương có ưu điểm sau: Nhìn chung công tác văn phòng UBND huyện Sơn Dương thực tốt Hệ thống văn quản lý văn phòng ban hành với chức năng, nhiệm vụ quy định Nhà nước tạo hành lang pháp lý vững để cán Trần Thị Quyên 67 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội , công chức, viên chức thực theo quy định Giữa phòng ban chức phận có phối hợp nhịp nhàng công tác Khi cần thiết phối hợp làm việc Đây nhân tố quan trọng hoạt động văn phòng tiền đề, sở vững để tạo nên nhịp nhàng đồng công việc Trên sở chức năng, nhiệm vụ giao, đồng thời quan tâm, đạo UBND Huyện ,Tỉnh, Văn phòng UBND huyện thực tốt nghiệp vụ công tác văn phòng Việc ứng dụng tin học văn phòng đưa vào áp dụng, triển khai diện rộng Văn phòng UBND huyện Sơn Dương áp dụng hình thức ứng dụng công nghệ thông tin việc gửi nhận số loại văn thông thường giấy mời họp, lịch công tác tuần, báo cáo tuần Việc bố trí cán bộ,công chức phụ trách mảng công việc hợp lý Cán công chức bồi dưỡng kiến thức tin học quan dự án phát triển ứng dụng CNTT Nghiệp vụ văn phòng coi trọng ý đổi Công tác văn thư Lưu trữ phat huy tốt hiệu công việc chung toàn quan Cụ thể như: Công tác soạn thảo văn UBND huyện Sơn Dương thực tương đối tốt, văn ban hành quy trình, thủ tục ban hành văn Các văn có đầy đủ yếu tố thể thức, có hiệu lực pháp lý cao, thông tin văn bảo đảm an toàn, bí mật, tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải công việc Các văn UBND huyện Sơn Dương ngày hoàn thiện hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày, tính pháp lý đảm bảo Trước chuyển giao văn đi, cán văn thư kiểm tra lại toàn nội dung thành phần thể thức văn ghi sổ, ngày tháng, đóng dấu, đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản.Chính mà tình trạng văn ngày tháng năm ban hành, văn thiếu chữ ký hạn chế tối đa Trần Thị Quyên 68 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Việc đăng ký văn UBND huyện Sơn Dương cán văn thư đăng ký sổ đăng ký văn Qua khảo sát em thấy UBND huyện Sơn Dương vào số lượng ban hành văn năm mà lập thành loại sổ Các loại sổ lập theo năm, năm dùng riêng, số thứ tự đánh từ ngày đến ngày cuối năm Việc đăng ký văn tiến hành thường xuyên theo ngày Công việc đăng ký văn UBND huyện Đông Sơn đăng ký vào sổ xác đủ thể thức tạo điều kiện thuận lợi cho công việc giải nhanh chóng Việc quản lý sử dụng dấu thực nghiêm túc, không tình trạng đóng dấu khống lên văn bản, giấy tờ chưa ghi nội dung; dấu đóng lên văn bản, giấy tờ sau có chữ ký hợp lệ người có thẩm quyền Các văn quan thường lưu lại gốc quan, sau xếp theo trật tự định đưa vào cặp, hộp để lên giá đựng tài liệu nhằm giúp cho việc tra tìm tài liệu thuận lợi, dễ dàng Các văn đến UBND huyện Sơn Dương sau đăng ký vào sổ cán văn thư lưu vào máy tính Hình thức đăng ký giúp lưu giữ khối lượng tài liệu lớn thời gian dài, tiết kiệm thời gian việc tra tìm tài liệu cần thiết Việc tổ chức quản lý giải văn bản( đi, đến), lập hồ sơ hành thực nghiêm túc theo quy định Việc đăngg ký văn (đi, đến) làm cẩn thận; loại văn đăng ký vào sổ riêng Việc lập hồ sơ trước hết thực phòng ban chuyên viên đảm nhiệm; có ưu điểm chuyên viên lập hồ sơ hiểu rõ công việc phải làm lập hồ sơ cách dễ dàng, nhanh chóng Các khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ thực đầy đủ, chuyên nghiệp khoa học Tài liệu lưu trữ thực đầy đủ, chuyên nghiệp Trần Thị Quyên 69 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội khoa học Tài liệu lưu trữ chỉnh lý , xếp khoa học, diện tích kho lưu trữ chế độ bảo quản tài liệu bước đạt tiêu chuẩn quy định, việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ quan tâm Về chất lượng cán UBND huyện Sơn Dương có cán Văn thư – Lưu trữ có trình độ chuyên môn, có nghiệp vụ nên công tác Văn thư – Lưu trữ tiến hành hiệu Cán văn phòng có phẩm chất trị tốt ( có 15 đồng chí đảng viên), có tinh thần trách nhiệm với công việc cao, đào tạo qua lớp nghiệp vụ văn phòng nên không lãnh đạo tốt công tác Văn thư – Lưu trữ mà làm tốt công tác ngoại giao, tiếp khách, giúp lãnh đạo cần thiết Về quan tâm, đạo lãnh đạo UBND huyện Sơn Dương có kế hoạch đạo, hướng dẫn công tác Văn thư – Lưu trữ như: đào tạo, bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho Cán thông qua hội nghị tổng kết tập huấn công tác Văn thư – Lưu trữ đưa Cán tập huấn cấp tỉnh Về trang thiết bị UBND huyện Sơn Dương trang bị thiết bị văn phòng đại máy tính, máy in, máy scan, giá, tủ đựng tài liệu 3.3.2.Hạn chế Bên cạnh ưu điểm đạt công tác văn phòng UBND huyện Sơn Dương tồn số hạn chế sau: Công tác quản lý kiểm tra chưa thật chặt chẽ dẫn tới tình trạng số cán chưa thực tâm vào công việc Trong làm việc bỏ lý cá nhân; sử dụng điện thoại quan dùng vào việc cá nhân hành Một phận không nhỏ cán bộ, công chức viên nhà nước chưa đề cao trách nhiệm thực nhiệm vụ, công việc mình, ý thức kỷ luật lao động kém; vi phạm quy định quan, nhà nước sử dụng thời gian làm việc làm việc riêng, muộn, sớm, chơi game, đánh bài, uống rượu bia làm việc ảnh hưởng đến hiệu quả, chất lượng công tác tác phong, uy tín cán bộ, công chức, viên chức quan Đặc thù hoạt động văn phòng đòi hỏi cán phải có khả tổng hợp toàn diện phần lớn cán lại điều chuyển từ nhiều ngành nghề Trần Thị Quyên 70 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội khác sang, chưa có chuyên môn vững vàng quản lý nhà nước nên khả tổng hợp thông tin hạn chế Cơ chế thu thập thông tin chậm yếu, chưa cập nhật thông tin cần thiết lên trang thông tin điện tử huyện Năng lực viết văn yếu, việc soạn thảo văn chưa thống Tình trạng văn ban hành chưa tuân thủ quy định nhà nước nội dung thể thức văn tồn Điều gây khó khăn lớn cho cán văn thư thực việc đăng ký văn Việc lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lưu trữ quan chưa tiến hành triệt để, có nhắc nhở lãnh đạo cấp Việc ứng dụng CNTT vào UBND huyện chưa đồng bộ, số cán phòng ban chưa biết cách sử dụng, khai thác phần mềm quản lý dẫn đến số sai sót Vẫn tình trạng số văn thức, kỹ thuật trình bày, kiểu trình bày, phông chữ, cỡ chữ chưa với quy định Thông tư 01/2011/TTBNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ Ví dụ cụ thể sau: Theo quy định ngày nhỏ 10 phải viết thêm số trước số văn có ngày nhỏ 10 lại thiếu số đằng trước Trước gạch đầu dòng (-) Các văn soạn thiếu thống nhiều phương diện thể thức, tên loại, ngôn ngữ, văn phong Các văn giấy tờ giải chậm Một số máy móc trang thiết bị văn phòng cũ chưa thay Cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư thiếu như: Chưa có máy hủy tài liệu, Trong công tác văn thư ,việc đăng ký văn chưa thực máy vi tính; công tác lưu trữ, việc quản lý tra tìm tài liệu lưu trữ máy tính chưa áp dụng rộng rãi từ dẫn đến hiệu chưa cao công tác đăng ký văn đến UBND huyện Sơn Dương số hạn chế là: chưa lập sổ theo dõi giải văn đến mà nhắc nhở chưa làm tốt công tác quản lý văn bản, tổ chức giải văn chưa Trần Thị Quyên 71 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sát 3.3.3 Nguyên nhân Một số cán nhân viên Văn phòng UBND huyện Sơn Dương chưa nắm rõ chức mình, họ có kinh nghiệm lâu năm có người hoàn toàn chưa đào tạo, bồi dưỡng qua chuyên môn nghiệp vụ mà có đào tạo lại không chuyên ngành, nghiệp vụ cán thực thi điều hành yếu kém, chưa ngang tầm với yêu cầu thực tế Cơ sở vật chất hạn chế, chưa có hệ thống thống nhất, cách bố trí phòng chưa hợp lý, cách quản lý công việc chưa chặt chẽ, có chưa đầu tư cách thỏa đáng Máy tính phòng trang bị gần đầy đủ việc ứng dụng CNTT chưa khai thác khả mà tin học đem lại cho hoạt động văn phòng Việc quản lý lao động, giấc làm việc quan lỏng lẻo yếu dẫn đến lãng phí thời gian lao động, giảm suất, hiệu công việc 3.2 Đề xuất, kiến nghị Nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng UBND huyện,chính nâng cao lực quản lý Nhà nước, đạo điều hành UBND huyện Hiệu quản lý Nhà nước UBND cấp huyện tách rời hiệu hoạt động Văn phòng UBND huyện Do đó, đề xuất, kiến nghị giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng việc làm thiết thực phù hợp với xu hướng phát triển chung Qua khảo sát thực tế em thấy để làm tốt công tác Văn thư, Quản trị văn phòng UBND huyện Sơn Dương cần làm tốt số công việc sau: - Lãnh đạo UBND huyện cần quan tâm sát đến công tác văn thư quan Ban hành chủ chương, hướng dẫn nghiệp vụ công tác cách cụ thể, sâu sát Tổ chức đưa Cán tập huấn cấp trên, trọng đào tạo, bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho cán Văn thư, cần thu hút đầu tư cấp cho công tác - Hàng năm cần tổ chức công tác kiểm tra thực công tác cán Văn thư kiểm tra việc lập hồ sơ công việc phòng, ban Trần Thị Quyên 72 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quan, cần ban hành văn hướng dẫn, đôn đốc xây dựng đề án nhằm đưa công tác Văn thư vào hoạt động có nề nếp, hiệu - Thường xuyên tổ chức sơ kết, tổng kết năm, cuối năm công tác Văn thư để rút kinh nghiệm, đánh giá việc làm được, việc chưa làm để có kế hoạch khen thưởng biểu dương cá nhân, phòng ban có thành tích cao đưa giải pháp khắc phục hình thức xử lý nghiêm khắc cá nhân, phòng ban vi phạm góp phần nâng cao lực trách nhiệm cuả cán - Bổ sung biên chế: Trước tiên, vấn đề mà Văn phòng UBND huyện Sơn Dương cần giải tình trạng thiếu biên chế Khối lượng công việc văn phòng lớn mà số lượng nhân viên văn phòng không đủ để đáp ứng nhu cầu công việc; Văn phòng UBND huyện Sơn Dương cần đề nghị UBND huyện xét tuyển thêm 02 biên chế vào Văn phòng, gồm 01 chuyên viên phụ trách công tác dân tộc 01 chuyên viên tổng hợp -Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng trình độ nhân viên : Văn phòng cần xây dựng kế hoạch đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên Phần lớn nhân viên văn phòng có trình độ trung cấp, cao đẳng, việc đào tào bồi dưỡng nâng cao lực cho nhân viên điều văn phòng nên thực Cần có kế hoạch đào tạo ngắn hạn bổ sung kiến thức nghiệp vụ cho nhân viên, tạo điều kiện cho nhân viên tiếp cận với đổi công tác văn phòng tăng tính chuyên nghiệp hoạt động văn phòng Kế hoạch đào tạo, cử nhân viên học nâng cao cần đảm bảo không ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng Văn phòng cần trọng mục tiêu: Quan tâm tới lực thực tiễn nhân viên cấp - Quản lý đầu vào: Công tác tuyển dụng có ảnh hưởng tới chất lượng nhân viên, văn phòng cần quan tâm mức Vì công tác tuyển dụng văn phòng thông qua hình thức thi viên chức, công chức, văn phòng không trực tiếp tuyển dụng, nên để đảm bảo chất lượng nhân viên lãnh đạo văn phòng cần lập yêu cầu ứng viên vị trí cần tuyển, chuyển cho Trần Thị Quyên 73 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phòng Nội vụ Việc hạn chế tình trạng nhân viên không đáp ứng nhu cầu công việc Tuy nhiên phải thực tổ chức thi cán công chức cách nghiêm túc, đảm bảo tính dân chủ, công khai, chọn người đủ tiêu chuẩn vào máy Nhà nước Ngoài ra, lãnh đạo văn phòng cần phải nắm vững tình hình nhân viên văn phòng kết làm việc, tình hình thực nội quy quy chế văn phòng, tác phong làm việc nhân viên Thực sách khuyến khích nghỉ hưu trước tuổi người sức khỏe yếu, hạn chế lực nhằm tạo đồng chất lượng nguồn nhân Nâng cao nhận thức cán bộ, công chức, viên chức vị trí vai trò Văn phòng: tác động tới ý thức làm việc người, cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ, góp phần vào công tác quản lý, đạo điều hành UBND huyện, xây dựng quê hương ngày giàu đẹp Muốn đạt chất lượng nguồn nhân mong muốn, giải pháp cần phải có đổi sách sử dụng, quản lý nguồn nhân lãnh đạo văn phòng - Cần trang bị thêm thiết bị văn phòng đại nhằm phục vụ cho công tác văn thư Kho lưu trữ huyện cần trang bị thiết bị bảo quản tài liệu như: cặp, hộp, giá đựng tài liệu, bình ôxi, quạt thông gió, biện pháp chống ẩm, chống mốc nhằm bảo vệ an toàn tài liệu xử lý kịp thời tình xảy với tài liệu - Đưa công nghệ tin học vào phục vụ công tác văn thư – lưu trữ nhiều để công tác tiến hành nhanh chóng, xác, kịp thời, bí mật đại đáp ứng nhu cầu đòi hỏi ngày cao Trần Thị Quyên 74 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần III PHỤ LỤC Phụ lục 01: Sơ đồ cấu tổ chức UBND huyện Sơn Dương CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH THƯỜNG TRỰC VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND PHÒNG NÔNG NGHIỆP VÀ PTNT PHÓ CHỦ TỊCH PHÒNG TƯ PHÁP THANH TRA PHÒNG NỘI VỤ PHÒNG DÂN TỘC Trần Thị Quyên PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ HOẠCH PHÒNG LAO ĐỘNG TB VÀ XH PHÒNG TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO PHÓ CHỦ TỊCH PHÒNG KINH TẾ VÀ HẠ TẦNG PHÒNG VĂN HÓA VÀ THÔNG TIN PHÒNG Y TẾ Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 02: Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng UBND huyện Sơn Dương CHÁNH VĂN PHÒNG PHÓ VĂN PHÒNG TỔNG HỢP CHUYÊN VIÊN HĐND; CHUYÊN VIÊN NỘI CHÍNH CHUYÊN VIÊN VHXH; CHUYÊN VIÊN NÔNG LÂM NGHIỆP Trần Thị Quyên PHÓ VĂN PHÒNG HÀNH CHÍNH CHUYÊN VIÊN GIAO THÔNG XÂY DỰNG THỦY LỢI CÁN BỘ TIẾP DÂN CHUYÊN VIÊN KINH TẾ KẾ TOÁN THỦ QUỸ NHÂN VIÊN ĐÁNH MÁY NHÂN VIÊN VĂN THƯ LƯU TRỮ NHÀ KHÁCH Lớp: Quản trị Văn phòng K1D BẢO VỆ LÁI XE Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỘT SỐ HÌNH ẢNH VỀ UBND HUYỆN SƠN DƯƠNG Trần Thị Quyên Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trần Thị Quyên Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trần Thị Quyên Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỘT SỐ VĂN BẢN CỤ THỂ DO UBND HUYỆN SƠN DƯƠNG BAN HÀNH Trần Thị Quyên Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Thực tập điều kiện hội để sinh viên biết vận dụng kiến thức học trường vào quan.Đồng thời thông qua việc thực tế giúp cho sinh viên làm quen với môi trường làm việc ,từ rèn luyện cho thân kiến thức,kỹ cần thiết cho sống công việc sau Thời gian thực tập ngắn nhờ giúp đỡ giáo viên hướng dẫn cán hướng dẫn tạo hội cho em bước đầu làm quen với công tác văn phòng em nhanh chóng hòa nhập với môi trường làm việc cảm thấy tự tin giao tiếp nhiều Qua em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến : Cô Lâm Thu Hằng – GVHD kiến tập quý thầy cô giảng viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội hướng dẫn ,truyền đạt kiến thức để em hoàn thành tốt đợt kiến tập ngành nghề Chú Đỗ Quang Minh – Chánh văn phòng UBND huyện Sơn Dương; Hoàng Khánh Linh; cô Trịnh Thị Duyên- Phó Chánh văn phòng UBND huyện Sơn Dương cô Trần Thị Lực – Cán văn thư tạo điều kiện thuận lợi , giúp đỡ em suốt thời gian em thực tập Văn phòng Ngoài em cảm ơn tất cô , anh chị chuyên viên công tác quan nơi em kiến tập tận tình giúp đỡ , hướng dẫn em nghiệp vụ chuyên môn Cuối em xin gửi lời cảm ơn đến gia đình,bạn bè đông viên em trình em kiến tập để em hoàn thành tốt trình thực tế Em xin chân thành cảm ơn ! Trần Thị Quyên Lớp: Quản trị Văn phòng K1D