Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư ở UBND huyện sơn dương

MỤC LỤC BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT A. LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 2 2. Mục tiêu của đề tài 2 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2 4.Nguồn tài liệu tham khảo 2 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 3 6. Phương pháp nghiên cứu 3 7.Bố cục của đề tài 4 B.NỘI DUNG 5 1.Lịch sử hình thành 5 2.Điều kiện tự nhiên 5 3.Điều kiện kinh tế, xã hội 6 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN SƠN DƯƠNG 9 1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Sơn Dương 9 1.1.1. Chức năng 9 1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 9 1.1.3.Cơ cấu tổ chức 13 1.2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND huyên Sơn Dương 15 1.2.1.Tổ chức và hoạt động của văn phòng 15 1.2.2.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Sơn Dương 20 1.2.2.1. Chức năng của văn phòng UBND huyện Sơn Dương 20 1.2.2.2.Nhiệm vụ của văn phòng UBND huyện Sơn Dương 21 1.2.2.3.Cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Sơn Dương 22 1.2.3.Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng UBND huyện Sơn Dương 23 1.2.3.1.Xác định vị trí việc làm 23 1.2.3.2.Bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng 24 Phần II. TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ 30 2.1. Mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Sơn Dương 30 2.2. Hệ thống hóa các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ của UBND huyện Sơn Dương. 31 2.3.Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi đến của văn phòng UBND huyện Sơn Dương 31 2.3.1.Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi 31 2.3.2.Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến 37 2.3.3. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ của cơ quan 45 2.4.Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 47 2.5.Quy định của UBND huyện Sơn Dương về công tác soạn thảo và ban hành văn bản . 48 2.6.Thẩm quyền ban hành văn bản, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, quy trình soạn thảo văn bản. 49 2.6.1.Thẩm quyền ban hành văn bản. 49 2.6.2.Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 49 2.6.3.Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 54 2.7.Chương trình công tác của UBND huyện Sơn Dương 54 2.8. Các hình thức văn bản và số lượng ban hành văn bản trong 4 năm trở lại đây (Từ năm 2012 đến năm 2015 ) 58 2.9.Trách nhiệm quản lý và nhiệm vụ của cán bộ, công chức làm công tác văn thư 59 2.9.1.Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư 59 2.9.2.Nhiệm vụ của cán bộ, công chức làm công tác văn thư. 59 2.10.Một số phần mềm quản lý văn bản ở văn phòng UBND huyện Sơn Dương 60 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 67 3.1. Đánh giá chung 67 3.3.1 Ưu điểm 67 3.3.2.Hạn chế 70 3.3.3. Nguyên nhân 72 3.2. Đề xuất, kiến nghị 72 Phần III. PHỤ LỤC LỜI CẢM ƠN

MỤC LỤC BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT

MỤC LỤC 1

BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT 4

A LỜI NÓI ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 2

2 Mục tiêu của đề tài 2

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2

4.Nguồn tài liệu tham khảo 2

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu 3

6 Phương pháp nghiên cứu 3

7.Bố cục của đề tài 4

B.NỘI DUNG 5

1.Lịch sử hình thành 5

2.Điều kiện tự nhiên 5

3.Điều kiện kinh tế, xã hội 6

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 9

CỦA UBND HUYỆN SƠN DƯƠNG 9

1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Sơn Dương 9

1.1.1 Chức năng 9

1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 9

1.1.3.Cơ cấu tổ chức 13

1.2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND huyên Sơn Dương 15

1.2.1.Tổ chức và hoạt động của văn phòng 15

1.2.2.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Sơn Dương 20

1.2.2.1 Chức năng của văn phòng UBND huyện Sơn Dương 20

1.2.2.2.Nhiệm vụ của văn phòng UBND huyện Sơn Dương 21

1.2.2.3.Cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Sơn Dương 22

1.2.3.Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng UBND huyện

Sơn Dương 23

1.2.3.1.Xác định vị trí việc làm 23

1.2.3.2.Bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng 24

Phần II TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ 29

2.1 Mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Sơn Dương 29

2.2 Hệ thống hóa các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ của UBND huyện Sơn Dương 31 2.3.Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi đến của văn phòng UBND huyện Sơn Dương 31

2.3.1.Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi 31

2.3.2.Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến 36

2.3.3 Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ của cơ quan 45

2.4.Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 47

2.5.Quy định của UBND huyện Sơn Dương về công tác soạn thảo và ban hành văn bản 48

2.6.Thẩm quyền ban hành văn bản, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, quy trình soạn thảo văn bản 49

2.6.1.Thẩm quyền ban hành văn bản 49

2.6.2.Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 49

2.6.3.Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 53

2.7.Chương trình công tác của UBND huyện Sơn Dương 54

2.8 Các hình thức văn bản và số lượng ban hành văn bản trong 4 năm trở lại đây (Từ năm 2012 đến năm 2015 ) 58

2.9.Trách nhiệm quản lý và nhiệm vụ của cán bộ, công chức làm công tác văn thư 59

2.9.1.Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư 59

2.9.2.Nhiệm vụ của cán bộ, công chức làm công tác văn thư 59

2.10.Một số phần mềm quản lý văn bản ở văn phòng UBND huyện Sơn Dương 60

Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 67

3.1 Đánh giá chung 67

3.3.1 Ưu điểm 67

3.3.2.Hạn chế 70

3.3.3 Nguyên nhân 72

3.2 Đề xuất, kiến nghị 72

Phần III PHỤ LỤC 75 LỜI CẢM ƠN 81

BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT STT Từ, cụm từ viết tắt Từ, cụm từ viết đầy đủ

A LỜI NÓI ĐẦU

Trong bối cảnh nhân loại đang đứng trước thềm thế kỷ mới, xu thế hội nhập và phát triển với các nước trên thế giới, đòi hỏi công tác phát triển đào tạo cán bộ văn phòng để có thể đáp ứng được cung cấp nguồn nhân lực cho các cơ quan nhà nước, các tổ chức, doanh nghiệp

Trước tình hình đó, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã mở ra khoa Quản trị văn phòng nhằm đào tạo đội ngũ cán bộ trẻ, năng động, sáng tạo, nhiệt tình trong công việc, có trình độ chuyên môn để phục vụ cho cơ quan Nhà nước Tuy bước đầu có gặp nhiều khó khăn nhưng nhà trường vẫn không ngừng đổi mới phương pháp dạy và học nhằm nâng cao hiệu quả giảng dạy cho cả giảng viên lẫn sinh viên

Cùng với việc đổi mới,nâng cao chất lượng day và học, đồng thời xác định "học đi đôi với hành", "lý thuyết gắn liền với thực tiễn"

Lấy lý luận làm cơ sở cho hoạt động thực tiễn và ngược lại từ thực tiễn bổ sung những kiến thức mới, cập nhật và làm phong phú thêm kho tàng lý luận Khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinh viên cuối khóa thực tập tại các cơ quan, tổ chức trong thời gian 3 tháng Thời gian thực tập tuy ngắn nhưng nhờ sự giúp đỡ của giáo viên hướng dẫn và cán bộ hướng dẫn đã tạo cơ hội cho em áp dụng lý thuyết được trang bị vào công tác tại

cơ quan Em bước đầu đã thực hành và làm khá tốt các công tác văn phòng và những công việc đơn giản như soạn thảo, in ấn, sắp xếp tài liệu… Qua đó em đã

tự rèn luyện kỹ năng làm việc và nâng cao hiểu biết của mình trong việc trao đổi nghiệp vụ, từ đó nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng của công tác văn phòng

Qua đây em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới các thầy, cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt là các thầy, cô trong khoa Quản trị văn phòng cùng toàn thể ban lãnh đạo và các cô, chú, anh, chị trong UBND huyện Sơn Dương đã tạo điều kiện, quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình cho em trong suốt thời gian thực tập vừa qua

Em xin chân thành cảm ơn!

1 Lý do chọn đề tài

Trong bất kỳ cơ quan,tổ chức nhà nước nào cũng như trong các doanh nghiệp thì văn bản giấy tờ luôn là cầu nối quan trọng giữa nhà nước với nhân dân, giữa doanh nghiệp với khách hàng

Làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan.Vì vậy, công tác văn thư, văn phòng có vai trò rất lớn không thể thiếu trong các đơn

vị hành chính sự nghiệp, các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh

Để đi sâu tìm hiểu rõ hơn về những thuận lợi và khó khăn trong công tác văn phòng, văn thư tại văn phòng UBND huyện Sơn Dương em đã chọn đề tài này

2 Mục tiêu của đề tài

Qua chuyến đi thực tế này em muốn nghiên cứu và tìm hiểu về các hoạt động và tổ chức của văn phòng Và đặc biệt em muốn tìm hiểu kỹ hơn về tổ chức Văn thư của cơ quan

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

Tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND huyện Sơn Dương và Văn phòng UBND huyện ; tìm hiểu khái quát về tổ chức

và hoạt động của văn phòng và tìm hiểu về công tác văn thư của UBND huyện Sơn Dương

4.Nguồn tài liệu tham khảo

Trong quá trình viết bài em có tham khảo một số tài liệu sau:

1.Quy chế công tác Văn thư và Lưu trữ số 02/2014/QĐ-UBND ngày 04/07/2014 của UBND huyện Sơn Dương

2.Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14/3/2009 của cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước- Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập

hồ sơ trong môi trường mạng

3.Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 6/5/2005 của Bộ Nội vụ- Văn phòng chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

4.Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của chính phủ về công tác văn thư.

5.Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 6/1/2005 của bộ trưởng bộ Nội

vụ ban hành chế độ báo cáo thống kê cơ sở công tác Văn thư, Lưu trữ

6.Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 1/4/2009 của chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 về quản lý

và sử dụng con dấu

7.Quy chế làm việc của UBND huyện Sơn Dương khóa XIX nhiệm kỳ 2011-2016

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu

Từ trước đến nay đã có rất nhiều tài liệu của các nhà giáo sư, tiến sĩ, thạc

sĩ và các bạn học sinh, sinh viên nghiên cứu về hoạt động công tác văn phòng,văn thư tại các cơ quan hành chính Nhà nước Ngày nay, xã hội ngày càng phát triển công việc sổ sách, giấy tờ cũng được chú trọng hơn Nó ngày càng khẳng định vị trí quan trọng của mình trong hoạt động quản lý Nhà nước nói chung và của từng cơ quan nói riêng

Hiểu rõ tầm quan trọng đó, em đã quyết định chọn công tác văn thư,văn phòng làm đề tài nghiên cứu cho mình trong kỳ thực tập cuối khóa này và em mong nó sẽ nhận được kết quả xứng đáng cho công sức mà mình đã bỏ ra

6 Phương pháp nghiên cứu

Do chủ đề nghiên cứu khá rộng nên trong quá trình làm bài em đã xử dụng một số phương pháp nghiên cứu như:

7.Bố cục của đề tài

Gồm 3 phần:

Phần I: Khảo sát công tác văn phòng ở UBND huyện Sơn Dương

Phần II: Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư ở UBND huyện Sơn DươngPhần III:Kết luận và đề xuất kiến nghị

B.NỘI DUNG

* Vài nét về đặc điểm của huyện Sơn Dương

Sơn Dương là huyện nằm ở phía Nam tỉnh Tuyên Quang, từ thị xã Tuyên Quang đi dọc theo quốc lộ 37 khoảng 30km sẽ đến huyện Sơn Dương

1.Lịch sử hình thành

Trước năm 1976, Sơn Dương thuộc tỉnh Tuyên Quang, năm 1976, Hà Giang và Tuyên Quang sáp nhập thành Hà Tuyên, Sơn Dương thuộc tỉnh Hà Tuyên

Năm 1991, tỉnh Hà Giang tách khỏi Hà Tuyên, Sơn Dương trở thành huyện của tỉnh Tuyên Quang

2.Điều kiện tự nhiên

Tài nguyên

Ở Sơn Dương đã phát hiện 12 điểm có quặng thiếc, tổng trữ lượng cả quặng gốc và quặng sa khoáng đạt xấp xỉ 28.239 tấn SnO2; quặng Barit có các điểm thăm dò gồm: Ao Sen, Hang Lương, Thiện Kế, Ngòi Thia, Đùng Bùng;

cao lanh – fenspat có rải rác ở Hào Phú (trữ lượng dự báo 1,411 triệu tấn) và Vân Sơn; ngoài ra còn có mỏ chì - kẽm …

3.Điều kiện kinh tế, xã hội

Tiềm năng kinh tế

Toàn huyện hiện có 47.172,6 ha đất lâm nghiệp, chiếm 59,86 % tổng diện tích tự nhiên, diện tích đất lâm nghiệp có rừng là 37.311 ha Trong đó diện tích rừng trồng: 20.320 ha chiếm 54,5 % diện tích; diện tích rừng tự nhiên 16.991 ha, chiếm 45,5 % diện tích Độ che phủ của rừng đạt 52 %

Đất đai ở Sơn Dương thích hợp cho việc trồng các loại cây như chè, mía, cây nguyên liệu giấy, các loại cây ăn quả như nhãn, vải…và chăn nuôi bò thịt

Sơn Dương cũng là nơi tập trung các cơ sở chế biến khoáng sản, sản xuất vật liệu xây dựng như: quặng thiếc, quặng Volfam, fenspat, Barit; khai thác đá, sỏi, cát, sản xuất gạch đất sét nung, sản xuất vôi bột… Ngoài ra còn có các cơ sở chế biến chè, đường, phân vi sinh và các ngành tiểu thủ công nghiệp như may mặc, gò hàn, sản xuất đồ mộc gia dụng

Sơn Dương có 2 tuyến đường bộ quan trọng là quốc lộ 37 từ Thái Nguyên

đi qua huyện Sơn Dương và quốc lộ 2C từ thị xã Vĩnh Yên lên Sơn Dương

Văn hoá, xã hội

Diện tích: 789,3km2

Dân số: 165.300 người (2004)

Mật độ dân số: 209 người/km2

Bao gồm thị trấn Sơn Dương và 32 xã: Vĩnh Lợi, Cấp Tiến, Thượng Ấm,

Tú Thịnh, Minh Thanh, Trung Yên, Tân Trào, Bình Yên, Lương Thiện, Hợp Thành, Kháng Nhật, Phúc Ứng, Hợp Hoà, Thiện Kế, Ninh Lai, Sơn Nam, Tuân

Lộ, Thanh Phát, Đông Thọ, Quyết Thắng, Đồng Quý, Vân Sơn, Văn Phú, Đông Lợi, Phú Lương, Hồng Lạc, Hào Phú, Sầm Dương, Lâm Xuyên, Tam Đa và Đại Phú

Sơn Dương là nơi sinh sống của 10 dân tộc gồm: Kinh, Tày, Nùng, Cao Lan, Dao, Hoa, H’ Mông, Sán Dìu, Mường, Ngán

Dân tộc Tày, Dao ở Sơn Dương thường làm nhà bằng thân cây mai, cây

vầu, cây tre Mái nhà khá dốc, kéo dài từ đỉnh nóc xoè gần kín thân nhà chính,

bà con thường làm nhà sàn hay nhà đất hoặc nửa sàn nửa đất nhưng điểm chung

là có rất nhiều sàn gác ở trên cao để đồ đạc hoặc làm kho chứa đồ

Nếu là nhà sàn, tường thường được làm bằng ván gỗ, phên vách nứa hoặc cây mai, vầu ken dày Nếu là nhà đất, tường được làm bằng vách nứa đập dập trộn hỗn hợp rơm, bùn, trấu rồi trát lên cốt tre

Người Sán Dìu ở Sơn Dương thường làm nhà gỗ truyền thống 5 gian, trong nhà lúc nào cũng có nồi cháo quanh bếp lửa, người Sán Dìu có lối hát soọng cô rất độc đáo

Hiện tại, Sơn Dương đang xây dựng làng văn hoá du lịch của người Sán Dìu kết hợp với du lịch sinh thái mạo hiểm của vùng đệm Vườn Quốc gia Tam Đảo

Tiềm năng du lịch

Sơn Dương có nhiều khu di tích lịch sử nổi tiếng như: khu di tích lịch sử Tân Trào – ATK; cụm di tích Bác Tôn; Ban thường trực Quốc Hội; mặt trận liên Việt ở xã Trung Yên; đình Hồng Thái; lán Nà Lừa; làng Sảo; cụm 43 điểm di tích tại xã Tân Trào; cụm di tích phủ Chủ tịch, Thủ tướng Chính phủ tại thôn Lập Binh, xã Bình Yên; cụm di tích Nha Công an và các bộ ngành ở xã Minh Thanh

Ngoài những di tích lịch sử, Sơn Dương còn có những thắng cảnh đẹp như thác Đát (suối Tiên) xã Hợp Hoà, thác Cao Ngỗi xã Đông Lợi.Khi đến thác Đát, du khách có cơ hội thưởng thức những món đặc sản như cá phèo, cá quy, ếch ảng

Quy hoạch vùng mía nguyên liệu trên 4.000 ha, năng suất bình quân trên

60 tấn/ha

Trong quy hoạch tổng thể phát triển du lịch tỉnh Tuyên Quang đến năm

2010 và định hướng đến năm 2020 có hướng phát triển khu du lịch sử- văn hoá

ở Sơn Dương gồm toàn bộ các di tích lịch sử cách mạng, văn hoá ở khu Tân Trào-ATK tại các xã Tân Trào, Trung Yên, Minh Thanh, Bình Yên, Hợp Thành,

Tú Thịnh

Nhằm góp phần tạo nên nền tảng vững chắc cho sự nghiệp xây dưng và phát triển của huyện, góp một phần nhỏ vào công cuộc xây dựng đất nước

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

CỦA UBND HUYỆN SƠN DƯƠNG 1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Sơn Dương

1.1.1 Chức năng

UBND huyện Sơn Dương với tư cách là cơ quan hành chính Nhà nước ở cấp huyện có chức năng quản lý hành chính Nhà nước trong phạm vi lãnh thổ của huyện mình theo hiến pháp ,luật, pháp lệnh và các văn bản của cơ quan quản

lý Nhà nước ở các lĩnh vực : kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng

Phát triển kinh tế công nghiệp,nông nghiệp,lâm nghiệp,văn hóa,giáo dục

và y tế

Về thu chi ngân sách của huyện

Đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội

Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của Nhà nước

1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

Ban tổ chức chính quyền tỉnh Tuyên Quang quy định UBND có nhiệm vụ

và quyền hạn trong việc thực hiện quản lý Nhà nước

Quản lý Nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực kinh tế, nông nghiệp, công nghiệp, lâm nghiệp, văn hóa giáo dục và y tế và các lĩnh vực xã hội khác.

• Trong lĩnh vực kinh tế

Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;

Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo

Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;

Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật;

Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn

• Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai

Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và

tổ chức thực hiện các chương trình đó;

Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;

Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật;

Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn;

Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình thuỷ

lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định của pháp luật.

• Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải

Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiện quy hoạch xây dựng đã được duyệt;

Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng

cơ sở theo sự phân cấp;

Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý đất ở

và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;

Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh

• Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch

Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du lịch trên địa bàn huyện;

Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;

Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn

• Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể thao

Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn; chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế

thi cử;

Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh do địa phương quản lý;

Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế, trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch hoá gia đình;

Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;

Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động;

tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhân đạo

• Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường

Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;

Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt;

Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn huyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại địa phương

• Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội

Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện; quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự

vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;

Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập

ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường hợp vi phạm theo quy định của pháp luật;

Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;

Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý

hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;

Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an ninh, trật tự, an toàn xã hội

• Trong việc thi hành pháp luật

Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;

Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội,

tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền

và lợi ích hợp pháp khác của công dân;

Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;

Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp luật;Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổ chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân; hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn

Phó chủ tịch ( Văn xã )-Bà Phạm Thị Nhị Bình: Quản lý các hoạt động

Văn hóa- xã hội trên toàn huyện và báo cáo chịu trách nhiệm trước chủ tịch UBND huyện.

Phó chủ tịch( phụ trách đất đai,TTXD, và GPMB )-Ông Hà Quang Chúc: Theo dõi, giải quyết các công việc về đất đai, thanh tra xây dựng, giải phóng mặt bằng trên địa bàn huyện và chương trình xây dựng cơ bản trước chủ tịch UBND huyện

Phó chủ tịch( Kinh tế )- Ông Nông Minh Hiền: Quản lý và giải quyết các vấn đề về kinh tế, báo cáo và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện

*UBND huyện Sơn Dương có các phòng ban, đơn vị sự nghiệp như sau:

*.Các đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện có 08 đơn vị, gồm:

Trung tâm văn hóa TT-TT

Đài truyền thanh

Hội chữ thập đỏ

Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất

Ban bồi thường và giải phóng mặt bằng

Trung tâm quản lý dự án đầu tư và xây dựng công trình

Ban quản lý chợ

Thư viện

*.Các cơ quan Đảng,Đoàn thể huyện gồm có:

VP Huyện ủy

Ban Tuyên giáo

Ban kiểm tra

Ban dân vận

Ban tổ chức

Hội nông dân

Hội cựu chiến binh

Hội liên hiệp phụ nữ

Liên đoàn lao động

Công tác văn phòng luôn nhận được sự chỉ đạo sát sao của Thường trực HĐND, các đồng chí lãnh đạo UBND huyện Trong năm, đã tập trung khắc phục những hạn chế của các năm trước, chấn chỉnh tác phong lề lối làm việc, cải tiến phương pháp nhằm từng bước nâng cao chất lượng công tác tham mưu và phục vụ Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, các bộ phận trong Văn phòng thường xuyên có sự đoàn kết, thống nhất, tương trợ giúp đỡ lẫn nhau nhằm hoàn thành nhiệm vụ được giao

Toàn thể cán bộ, công chức của Văn phòng đã thực hiện tốt việc xây dựng

cơ quan, đơn vị có nếp sống văn hoá, cơ quan an toàn, xây dựng gia đình văn

hoá tại nơi cư trú theo các tiêu chuẩn quy định Đã tổ chức vận động cán bộ, tham gia đầy đủ các phong trào thi đua của huyện Thực hiện quy chế dân chủ ở

cơ quan và các nội quy, quy định tại trụ sở làm việc, làm đầy đủ nghĩa vụ của người cán bộ công chức và người công dân nơi cư trú

*Kết quả thực hiện nhiệm vụ năm 2015

1 Thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp:

a Xây dựng chương trình công tác:

Đã tham mưu giúp UBND huyện xây dựng và triển khai chương trình công tác năm 2015 với các nhiệm vụ trọng tâm cần tập trung chỉ đạo, điều hành nhằm thực hiện thắng lợi các chỉ tiêu phát triển KT-XH, ANQP trên địa bàn

Xây dựng lịch công tác cụ thể hàng tuần, hàng tháng cho UBND huyện phù hợp theo chương trình công tác đã đề ra; đôn đốc các đơn vị, phòng, ban, phường, xã trong việc xây dựng các đề án, triển khai thực hiện nghị quyết, quyết định, chỉ thị, kết luận của UBND huyện

Thực hiện công tác tiếp công dân theo luật định; bố trí 01 cán bộ chuyên trách phục vụ công tác tiếp công dân Trong năm đã giúp UBND huyện duy trì tốt công tác tiếp dân, trực tiếp nhận đơn thư kiến nghị của công dân; nắm bắt và tổng hợp kịp thời những thắc mắc, kiến nghị và tham mưu cho UBND huyện từng bước giải quyết các ý kiến, kiến nghị của công dân

b Công tác tổ chức và phục vụ các cuộc họp của UBND:

Để tổ chức các kỳ họp đúng thời gian, đạt kết quả tốt, Văn phòng đã phối hợp với các phòng ban chuyên môn xây dựng các báo cáo, tờ trình, nghị quyết đảm bảo chất lượng Các văn bản, tài liệu phục vụ kỳ họp được gửi đến đại biểu UBND đúng thời gian quy định

Tham mưu giúp UBND huyện tổ chức các cuộc họp, hội nghị, họp UBND, họp giải quyết công việc và triển khai nhiệm vụ Các hội nghị và cuộc họp đều được chuẩn bị chu đáo về nội dung và khánh tiết

c Công tác thông tin tổng hợp và thực hiện chế độ báo cáo:

Công tác thông tin tổng hợp và thực hiện chế độ báo cáo của Văn phòng thường xuyên được duy trì thực hiện tốt Hàng tuần, hàng tháng, hàng quý Văn

phòng đều có báo cáo gửi các cơ quan cấp trên và Thường trực HĐND - UBND huyện, đơn vị có liên quan.

Các chuyên viên tổng hợp được phân công theo dõi các lĩnh vực công tác của UBND luôn chủ động bám sát chương trình công tác củaUBND huyện, giúp UBND xây dựng lịch công tác và theo dõi tình hình hoạt động của các phòng ban, đơn vị, phường, xã Giúp UBND kịp thời nắm bắt thông tin để lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động KT-XH, AN-QP trên địa bàn Chất lượng báo cáo được nâng lên, công tác xử lý thông tin cơ bản đảm bảo nhanh, kịp thời

d Công tác tham mưu soạn thảo, ban hành và đôn đốc thực hiện văn bản:

Thực hiện chức năng tham mưu, giúp UBND soạn thảo và ban hành các loại văn bản, bộ phận chuyên viên và lãnh đạo Văn phòng đã thường xuyên nghiên cứu, học tập kinh nghiệm nhằm từng bước nâng cao chất lượng các văn bản ban hành Các văn bản được soạn thảo, kiểm tra kỹ trước khi ban hành để hạn chế tối thiểu các sai sót về nội dung và thể thức

Ngoài các văn bản chỉ đạo, báo cáo định kỳ, Văn phòng thường xuyên phối hợp tốt với các phòng ban, đơn vị, xây dựng và ban hành các đề án, chương trình, kế hoạch theo sự phân công của UBND huyện và các báo cáo theo yêu cầu của tỉnh

2 Công tác văn thư - lưu trữ:

Trong năm 2015, Bộ phận văn thư - lưu trữ đã có nhiều cố gắng, thực hiện tốt việc quản lý công văn đi, công văn đến Việc chuyển giao, phân phối,

xử lý văn bản, tài liệu đến nơi nhận đúng quy định, đảm bảo chế độ bảo mật thông tin của Nhà nước (trong năm đã tiếp nhận 510 văn bản, sao lục 08 văn bản

và soạn thảo 55 văn bản có nội dung bí mật) Công tác quản lý công văn đi và đến đã được thực hiện trên phần mềm Văn phòng điện tử mOffice nên đã đảm bảo được tiến độ xử lý văn bản kịp thời, chính xác và khoa học hơn Thực hiện tốt chế độ theo dõi, lập hồ sơ lưu trữ, bảo quản tài liệu theo đúng quy trình

3.Công tác hành chính quản trị và phục vụ hậu cần:

Công tác hành chính quản trị và phục vụ hậu cần đảm bảo phục vụ tốt các

hoạt động của UBND và các phòng ban chuyên môn; đảm bảo yêu cầu công tác thường xuyên cũng như các nhiệm vụ đột xuất của UBND huyện.

Tham mưu cho UBND huyện tổ chức tiếp đón nhiều đoàn khách quốc tế, khách từ các tỉnh, thị xã, thành phố bạn trên cả nước đến thăm và làm việc với huyện Sơn Dương Công tác tiếp đón khách luôn đảm bảo nhiệt tình, chu đáo, để lại ấn tượng tốt cho khách và duy trì được mối quan hệ tốt với các đơn vị bạn

Thực hiện công tác quản lý nguồn kinh phí phục vụ công tác đảm bảo đúng theo quy định tài chính của nhà nước; quản lý sử dụng trụ sở làm việc, tài sản công, phương tiện, trang thiết bị phục vụ yêu cầu công tác

Công tác quản lý tài chính được thực hiện đúng theo quy định của nhà nước, đảm bảo nguyên tắc, công khai, rõ ràng và chính xác Thực hiện tốt chế độ quản lý sử dụng tài sản công; thường xuyên duy tu, bảo dưỡng, mua sắm thay thế trang thiết bị cần thiết phục vụ yêu cầu công tác

Tổ lái xe của Văn phòng luôn đảm bảo an toàn tuyệt đối việc đưa đón phục vụ các đồng chí Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND huyện và các phòng, ban đi công tác Lái xe luôn có ý thức giữ gìn xe sạch, chất lượng xe tốt, tinh thần trách nhiệm và thái độ phục vụ nhiệt tình, chu đáo

Văn phòng đã thực hiện việc bố trí, sắp xếp phòng làm việc tại trụ sở cho các phòng, ban chuyên môn hợp lý, đôn đốc các đơn vị thực hiện tốt nội quy, quy chế làm việc tại trụ sở; tăng cường công tác bảo vệ tài sản, vật tư và các trang thiết bị tại trụ sở Công tác bảo vệ đã có nhiều cố gắng và duy trì thực hiện chế độ trực theo ca hàng ngày, không để xảy ra mất mát tài sản trong khu vực cơ quan

Bộ phận lao công tạp vụ thường xuyên đảm bảo vệ sinh quét dọn sạch sẽ trụ sở, phòng họp và các phòng làm việc của lãnh đạo Có ý thức bảo vệ tài sản chung, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí Đảm bảo phục vụ nước uống trong sinh hoạt hàng ngày cũng như nước uống phục vụ các cuộc họp, hội nghị chu đáo, đầy đủ Thường xuyên chăm sóc cây cối, giữ gìn VSMT cảnh quan sạch đẹp tại khuôn viên trụ sở làm việc

*Nhiệm vụ công tác năm 2016

1 Chủ động bám sát chương trình hoạt động năm 2015, chương trình

công tác năm của UBND huyện để xây dựng kế hoạch cụ thể hàng tuần, hàng tháng giúp Lãnh đạo UBND chỉ đạo điều hành công việc chung của huyện Tập trung thực hiện tốt nhiệm vụ tham mưu giúp lãnh đạo huyện tổ chức tốt các ngày kỷ niệm, ngày lễ lớn trong năm 2016

2 Rà soát sửa đổi, bổ sung và thực hiện tốt quy chế làm việc của Văn

phòng, phát huy tinh thần tự giác học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn; duy trì mối đoàn kết, tương trợ lẫn nhau trong công tác; thực hiện nghiêm túc kỷ luật,

kỷ cương hành chính đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu nhiệm vụ được giao Tiếp tục quán triệt cán bộ thực hiện học tập tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh về nâng cao ý thức trách nhiệm, hết lòng, hết sức phụng sự Tổ quốc, phục vụ nhân dân

3 Quan tâm đôn đốc, kiểm tra “Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả” thực

hiện cơ chế “một cửa” của UBND huyện nhằm cải tiến và nâng cao chất lượng hoạt động, phối hợp với các phòng chuyên môn phấn đấu giải quyết 100% giao dịch đúng hạn Ban tiếp công dân tiếp tục tham mưu thực hiện tốt công tác tiếp công dân, tiếp nhận và xử lý đơn thư kịp thời; thường xuyên theo dõi, đôn đốc các phòng ban, đơn vị, phường, xã giải quyết các vụ việc khiếu nại, tố cáo, kiến nghị của công dân đảm bảo đáp ứng yêu cầu đề ra

4 Nâng cao hơn nữa chất lượng xây dựng chương trình công tác tuần,

tháng, quý, năm của UBND Bảo đảm sự phối hợp chặt chẽ giữa Văn phòng HĐND-UBND huyện với các đơn vị có liên quan

5 Duy trì thực hiện tốt chế độ thông tin báo cáo tuần, giao ban hàng

tháng, quý Chú trọng công tác tổng hợp và phản ánh thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời phục vụ cho công tác chỉ đạo điều hành của UBND huyện

6 Tăng cường công tác theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các phòng ban, đơn vị

phường, xã tổ chức thực hiện các văn bản, quyết định đã có hiệu lực pháp luật, các nội dung công việc, các ý kiến chỉ đạo, kết luận của UBND tỉnh, UBND huyện đảm bảo kịp thời đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ đề ra

7 Làm tốt công tác quản trị mạng, đảm bảo hệ thống mạng tin học nội bộ

Văn phòng điện tử mOffice thông suốt, đáp ứng nhu cầu thông tin liên lạc trong nội bộ cơ quan; duy trì tốt hoạt động của Trang thông tin điện tử huyện

Thực hiện tốt việc quản lý công văn đi, công văn đến hàng ngày; tổ chức khoa học việc theo dõi, quản lý, phân loại văn bản để tiện cho việc tra cứu Thực hiện tốt chế độ bảo mật công văn tài liệu, chế độ quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định pháp luật về công tác bảo vệ bí mật nhà nước

8 Thực hiện công tác quản lý tài chính, phục vụ hoạt động của

HĐND-UBND thành phố theo chủ trương tiết kiệm, chống lãng phí; làm tốt công tác phục vụ, hậu cần, giữ gìn trụ sở làm việc khang trang, sạch đẹp; đảm bảo an toàn tuyệt đối các chuyến công tác của lãnh đạo Thành phố Tăng cường đảm bảo an ninh, bảo vệ an toàn tài sản của tập thể, cá nhân trong trụ sở cơ quan

9 Tổ chức tốt việc tiếp đón khách quốc tế, khách của các đơn vị trong và

ngoài tỉnh đến tham quan và làm việc với UBND huyện

Nhận xét: Nhìn chung công tác tổ chức và hoạt động của văn phòng ở UBND huyện Sơn Dương được triển khai và thực hiện khá đầy đủ, chặt chẽ

1.2.2.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Sơn Dương

1.2.2.1 Chức năng của văn phòng UBND huyện Sơn Dương

Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện là cơ quan chuyên môn, bộ máy giúp việc của Ủy ban nhân dân huyện và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước; được cấp kinh phí hoạt động, chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân huyện; đồng thời chịu sự hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố

Văn phòng có chức năng tham mưu tổng hợp giúp Ủy ban nhân dân huyện về hoạt động của Ủy ban nhân dân huyện; tham mưu giúp Ủy ban nhân dân về công tác dân tộc; tham mưu giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ quản

lý và hoạt động của Ủy ban nhân dân và các cơ quan nhà nước ở địa phương;

đảm bảo cơ sở vật chất, kỷ thuật cho hoạt động của Ủy ban nhân dân huyện

1.2.2.2.Nhiệm vụ của văn phòng UBND huyện Sơn Dương

Văn phòng UBND huyện Sơn Dương có một số nhiệm vụ như sau:

1 Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, báo cáo sơ kết, tổng kết hoạt động, báo cáo kiểm điểm công tác chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân huyện và các báo cáo khác của Ủy ban nhân dân huyện theo sự chỉ đạo của Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện;

2 Chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện theo quy định của pháp luật Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định của pháp luật;

3 Xây dựng, trình Ủy ban nhân dân huyện thông qua và giúp Ủy ban nhân dân huyện kiểm tra, đôn đốc, tổng kết việc thực hiện Quy chế làm việc của

Ủy ban nhân dân huyện;

4 Theo dõi, nắm tình hình hoạt động chung của Ủy ban nhân dân huyện;

tổ chức việc thu thập, tổng hợp và cung cấp thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện; chịu trách nhiệm rà soát trình tự thủ tục, thể thức văn bản trước khi trình Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân xem xét, quyết định;

5 Giúp Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện tổ chức thực hiện Quy chế phối hợp công tác giữa Ủy ban nhân dân huyện với Thường trực Huyện ủy, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, các đoàn thể huyện và các cơ quan, tổ chức khác đóng trên địa bàn huyện;

6 Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của Ủy ban nhân dân huyện; các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan Giúp Ủy ban nhân dân huyện phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó;

7 Quản lý thống nhất về việc ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện; tham mưu giúp Ủy ban nhân huyện về công tác dân tộc; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tin học hóa

quản lý hành chính nhà nước theo quy định của pháp luật thuộc phạm vi của Văn phòng;

8 Chủ trì và phối hợp với phòng Nội vụ huyện và các cơ quan liên quan trong việc thực hiện rà soát thủ tục hành chính tại Ủy ban nhân dân huyện, xã - thị trấn;

9 Trình Ủy ban nhân dân huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác cải cách hành chính thuộc phạm vi của Văn phòng;

10 Giúp Chủ tịch và các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện tổ chức tiếp công dân, tiếp nhận các đơn thư khiếu nại theo quy định;

11 Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các họat động của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện; đảm bảo cơ sở vật chất, kỷ thuật cho hoạt động của Ủy ban nhân dân huyện theo quy định;

12 Tham dự và ghi biên bản các phiên họp của Ủy ban nhân dân huyện; tổng hợp, thông tin, báo cáo kết luận của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện và theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các kết luận đó;

13 Quản lý tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật;

14 Thực hiện nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện giao và theo quy định của pháp luật

1.2.2.3.Cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Sơn Dương

1.Văn phòng có Chánh Văn phòng , không quá 03 Phó Chánh văn phòng

và các công chức khác

a) Chánh Văn phòng là người đứng đầu cơ quan Văn phòng, chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện và trước pháp luật về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng

b) Các Phó Chánh Văn phòng là người giúp Chánh Văn phòng chỉ đạo một số mặt công tác và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về nhiệm vụ được phân công Khi Chánh Văn phòng vắng mặt, một Phó Chánh văn phòng được Chánh Văn phòng ủy nhiệm điều hành các họat động của Văn phòng Ủy

ban nhân dân huyện.

c) Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn nhiệm, cho từ chức, thực hiện chế độ, chính sách đối với Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng do Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện quyết định theo quy định của pháp luật

2 Công chức chuyên môn, nghiệp vụ làm công tác Văn phòng phải là những người có phẩm chất chính trị và đạo đức tốt, có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, am hiểu về ngành, lĩnh vực được phân công phụ trách, theo dõi; được

áp dụng chế độ, chính sách đãi ngộ theo quy định của pháp luật; được bố trí tương xứng với nhiệm vụ được giao

3 Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ nêu trên, đặc điểm tình hình cụ thể đơn vị, trình độ năng lực cán bộ, Văn phòng tổ chức thành các bộ phận gồm:

- Tổ Tiếp công dân;

- Tổ Tiếp nhận và trả kết quả;

- Tổ Tổng hợp;

- Tổ Kế toán – Tài vụ - Quản trị;

- Tổ hành chính – Văn thư – Lưu trữ;

xe, 01 bảo vệ Cụ thể như sau:

1.Chánh văn phòng- Ông Đỗ Quang Minh

2.Phó chánh văn phòng- Bà Trịnh Thị Duyên

3.Phó chánh văn phòng- Ông Hoàng Khánh Linh

4.Cán bộ Văn thư- Bà Trần Thị Lực

5.Chuyên viên Nội chính- Chị Đinh Thị Hồng Lê

6.Chuyên viên Xây dựng- Anh Đỗ Xuân Sơn

7.Chuyên viên Kinh tế - Anh Vũ Ngọc Toàn

8.Chuyên viên Nông Lâm Nghiệp- Anh Nguyễn Công Thành

9.Chuyên viên Văn xã- Anh Nguyễn Xuân Tiến

10 Kế toán- Chị Đỗ Thị Phương

11 Nhân viên phục vụ- Chị Lê Thị Thúy

12 Lái xe- Chú Lê Hồng Lục

13 Bảo vệ-Bác Bùi Công Khải

1.2.3.2.Bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng

Trong thời gian thực tập ở UBND huyện Sơn Dương thông qua quá trình quan sát thực tế công việc của các cô chú, anh chị trong văn phòng Sau đây em

sẽ mô phỏng lại cụ thể như sau:

1.Chánh văn phòng

Chánh văn phòng là người lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động của Văn phòng, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của Văn phòng theo đúng quy định pháp luật

Giúp Thường trực HĐND và Chủ tịch UBND huyện xây dựng chương trình công tác của HĐND, Thường trực HĐND và UBND huyện Tổng hợp xây dựng báo cáo năm của UBND huyện

Dự, ghi biên bản các cuộc họp của Thường trực HĐND và UBND huyện, chịu trách nhiệm về nội dung và kỹ thuật văn bản sau khi đã được Chủ tịch, Phó chủ tịch HĐND - UBND huyện kết luận trong hội nghị hoặc trong các buổi làm việc

Khi được Chủ tịch, Phó chủ tịch HĐND - UBND huyện ủy nhiệm truyền đạt các chủ trương của HĐND - UBND huyện cho các phòng, ban, các xã, thị trấn thực hiện và kiểm tra, đôn đốc thực hiện chủ trương đó

Quản lý và chịu trách nhiệm về phát hành tất cả các văn bản của HĐND - UBND huyện, khi cần thiết yêu cầu các phòng, ban, xã, thị trấn cung cấp tài liệu, báo cáo thông tin cho HĐND - UBND huyện Trả lại và hướng dẫn các ngành, các cấp những đề án văn bản chă đúng quy chế, chưa đạt yêu cầu, không hợp lệ hoặc không thuộc quyền giải quyết của HĐND - UBND huyện

Phối hợp với thanh tra huyện giúp Thường trực HĐND - UBND huyện trong tổ chức tiếp dân, tiếp nhận và giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân theo đúng quy định của pháp luật

Thừa lệnh của Thưởng trực HĐND - UBND huyện ký kết luận thông báo của Chủ tịch (Phó chủ tịch thay mặt Chủ tịch) HĐND - UBND huyện đối với một số công việc cụ thể, ký giấy giới thiệu, các công văn hành chính giao dịch, giấy mời họp của HĐND - UBND huyện, được ký vào các văn bản trình Chủ tịch, các Phó chủ tịch HĐND - UBND huyện ký.

Trực tiếp quản lý bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả theo cơ chế “một cửa” của UBND huyện

Quản lý và chịu trách nhiệm về hiệu quả sử dụng cán bộ, nhân viên trong Văn phòng theo chế đoọ Tổ chức thực hiện đầy đủ các chính sách, chế độ cho công chức, viên chức văn phòng, chăm lo đời sống vật chất, tinh thần và nâng cao trình độ của cán bộ, nhân viên văn phòng

2.Phó chánh văn phòng

Phụ trách hành chính quản trị, giúp Chánh văn phòng bảo đảm các điều kiện vật chất phục vụ cho sự hoạt động của Thường trực HĐND - UBND, các phòng ban chuyên môn của UBND huyện tiến hành bình thường, liên tục và hiệu quả

Thay thế điều hành hoạt động của Văn phòng HĐND - UBND huyện thực hiện nhiệm vụ của quyền Chánh văn phòng trong thời Chánh văn phòng đi vắng

Khi có công văn mời họp của Thường trực HĐND - UBND huyện,khách đến làm việc với Thường trực HĐND - UBND huyện, các phòng ban của HĐND - UBND huyện, chủ động chỉ đạo bộ phận phục vụ bố trí phòng họp, nơi

ăn, nghỉ cho đại biểu theo đúng quy định và sự chỉ đạo của Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND huyện

Chịu trách nhiệm quản lý chặt chẽ đúng nguyên tắc, chế độ về các điều kiện vật chất phục vụ cho hoạt động của cơ quan như văn phòng phẩm: giấy mực in, đánh máy, xăng dầu, vật rẻ mau hỏng, quản lý phòng khách, nhà ăn, hội trường, phòng họp, điện nước, mua sắm phương tiện, trang thiết bị cho cơ quan theo ý kiến chỉ đạo đảm bảo chất lượng, tiết kiệm

Giúp Chánh văn phòng đề xuất tham mưu từng bước xây dựng nơi ở, nơi làm việc trang bị tài sản cho các phòng ban đổi mới khang trang đảm bảo chất

lượng, thẩm mỹ và hiệu quả.

Lập kế hoạch, dự trù kinh phí các hội nghị trình lãnh đạo phê duyệt tổ chức quản lý, kiểm tra thanh quyết toán chế độ sinh hoạt trong các hội nghị, tiếp khách sau khi có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo HĐND - UBND huyện

Trực tiếp điều hành xe ô tô và phương tiện công cộng cho lãnh đạo HĐND - UBND huyện theo kế hoạch và chỉ đạo

Theo dõi công tác tôn giáo huyện: Phối hợp với các ngành chức năng, nắm bắt tình hình chương trình công tác, tham mưu đề xuất với lãnh đạo UBND trong quản lý nhà nước về hoạt động tôn giáo trên địa bàn huyện theo đúng đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước

Chủ động theo dõi, nắm bắt tình hình hoạt động và kết quả hoạt động các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng tổng hợp báo cáo tình hình định kỳ hàng tháng, hàng quý Được nghe truyền đạt (hoặc cung cấp tài liệu) về các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước cần thiết cho công tác Được tham dự các hộ nghị do HĐND - UBND huyện tổ chức

Được Chánh văn phòng giao phụ trách các công việc khác khi cần thiết,

ký thay Chánh văn phòng các công văn để đôn đốc, nhắc nhở các phòng, ban, ngành, xã, thị trấn chuẩn bị thông tin, báo cáo phục vụ cho HĐND - UBND huyện

3.Chuyên viên

Với chức năng và nhiệm vụ được giao, mỗi chuyên viên được phân công theo dõi phụ trách địa bàn ( gồm một số đảng bộ xã, thị trấn, cơ quan) Chủ động trong công tác, phối kết hợp chặt chẽ để cùng cơ quan UBND hoàn thành chương trình, kế hoạch đã đề ra và đề xuất ý kiến giải quyết các vụ việc khi xảy

ra tại địa bàn được phân công phụ trách Báo cáo bằng văn bản kết quả thẩm tra, xác minh của mỗi vụ việc để trình UBND cho ý kiến kết luận Đồng thời phải chịu trách nhiệm trước cấp trên về những văn bản xác minh được phân công giải quyết

Thường xuyên sâu sát cơ sở, nắm bắt kịp thời hoạt động của cấp huyện, UBND huyện trong địa bàn mình phụ trách Phản ánh kịp thời với lãnh đạo hoặc

tập thể cơ quan UBND những vấn đề phức tạp để thống nhất biện pháp giải quyết, đồng thời đảm bảo mối quan hệ công tác với các tổ chức thuộc Huyện trong lĩnh vực công tác theo chức năng, nhiệm vụ của mình.

Ngoài chức năng, nhiệm vụ của mỗi chuyên viên đã được UBND phân công, mỗi chuyên viên trong cơ quan thường xuyên học tập nghiên cứu để không ngừng nâng cao nhận thức, nghiệp vụ chuyên môn hoàn thành tốt nhiệm

vụ với chất lượng cao trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của cơ quan UBND và thực hiện nhiệm vụ cấp huyện giao Xuất phát từ tình hình cụ thể trong từng thời gian, lãnh đạo cơ quan có thể phân công cán bộ trong cơ quan đảm nhiệm công việc cần thiết nhằm hoàn thành nhiệm vụ chung của cơ quan

4 Nhân viên Văn thư- lưu trữ

Giúp Chánh văn phòng tổ chức, quản lý việc tiếp nhận công văn giấy tờ, báo cáo đến và đi đúng thể thức quy định và phân phối nhanh chóng đến đúng người có trách nhiệm giải quyết; Các nhu cầu lưu và khai thác tài liệu lưu trữ, thực hiện nghiêm quy chế bảo mật

Quản lý chặt chẽ thủ tục hành chính đảm bảo thể thức văn bản của HĐND

- UBND huyện khi phát hành và các văn bản của phòng, ban, ngành gửi đến Thường trực HĐND - UBND huyện

Thường trực hướng dẫn khách đến làm việc với HĐND - UBND và các phòng, ban chức năng Giúp Chánh văn phòng thực hiện công tác ngoại vụ, theo dõi quản lý đoàn khách ra vào cơ quan theo quy định của pháp luật

Đảm bảo thông tin liên lạc thường xuyên, kịp thời, chính xác

Thực hiện tốt các quy định về giữ gìn bí mật, quản lý tài sản và co dấu chặt chẽ đúng nguyên tắc và thẩm quyền

Tổ chức thu thập, chỉnh lý và bảo quản hồ sơ lưu trữ của HĐND- UBND huyện theo đúng pháp lệnh

5 Nhân viên Kế toán

Chịu trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh chế độ kế toán, chế độ thông tin báo cáo của Nhà nước ban hành

Tham mưu cho lãnh đạo HĐND - UBND huyện, lãnh đạo văn phòng

trong việc kiểm tra giám sát việc chấp hành các chế độ quản lý tài chính, sử dụng chi tiêu hợp lý, tiết kiệm đạt hiệu quả đáp ứng yêu cầu công tác.

Hàng tháng, quý, năm lập kế hoạch tài chính, thanh quyết toán đúng thời gian, thực hiện quản lý tài sản cơ quan, kiểm kê theo quy định của Nhà nước

Hướng dẫn thủ quỹ về nhiệm vụ cập nhật chứng từ, sổ sách, chế độ kiểm

kê kho quỹ, chế độ báo cáo kho quỹ

Theo dõi, tập hợp và quản lý chứng từ dứt điểm (kể cả chứng từ chưa quyết toán) Trực tiếp giúp Phó văn phòng phụ trách cơ sở vật chất, theo dõi quản lý tài sản cơ quan, đối chiếu theo dõi xăng, dầu, giấy, mực in theo mức khoán và thực tế sử dụng để thanh toán đúng, đủ, chặt chẽ Đầu hàng tháng báo cáo cụ thể với lãnh đạo cơ quan và Chánh văn phòng về thực trạng tài khoản (cân đối thu chi, công nợ)

6 Nhân viên phục vụ

Phục vụ tốt điều kiện làm việc của lãnh đạo HĐND - UBND huyện, phục

vụ tốt các hội nghị, các cuộc họp, làm việc đón tiếp khách của lãnh đạo HĐND - UBND huyện và Văn phòng

Quản lý giữ gìn vệ sinh tài sản được trang bị cho hội trường, phòng họp, phòng khách, nhà khách Chủ động tham mưu đề xuất với lãnh đạo văn phòng trang bị, thay thế bổ sung, nâng cấp tài sản để phục vụ tốt cho yêu cầu công tác của cơ quan

Theo dõi đôn đốc bảo vệ cơ quan làm vệ sinh và chăm sóc cây cảnh trong

cơ quan, giúp lãnh đạo Văn phòng kiểm tra đôn đốc các phòng ban UBND thực hiện công tác vệ sinh nội vụ

7 Nhân viên lái xe

Thực hiện nghiêm lệnh điều xe của lãnh đạo Văn phòng Đảm bảo an toàn

về người và tài sản, đảm bảo xe thường xuyên sạch khi đưa đón lãnh đạo cơ quan đi công tác

Mỗi lái xe phải có sổ theo dõi lịch trình xe để kiểm tra đối chiếu cuối tháng làm cơ sở cho việc quyết toán tiền xăng

Thường xuyên bảo quản, bảo dưỡng, kiểm tra kịp thời phát hiện hư hỏng

xe để báo cáo lãnh đạo giải quyết Trường hợp giải quyết trên đường đi công tác phải báo cáo lại ngay sau khi thực hiện xong nhiệm vụ.

Không tự ý sử dụng xe khi chưa có lệnh điều động của lãnh đạo cơ quan

và Văn phòng Chủ động đề xuất giải quyết kịp thời, đủ thủ tục quy định của nhà nướcvề lưu hành xe Chấp hành một số công việc khác do lãnh đạo Văn phòng phân công

8 Tổ bảo vệ

Chịu trách nhiệm phân công ca, kíp trực đảm bảo người trực 24/24 giờ tại

cơ quan Bảo vệ tuyệt đối an toàn tài sản cơ quan trong phạm vi trách nhiệm được quan tâm Giữ gìn bí mật về kho tàng, cơ sở vật chất của cơ quan

Đảm bảo thực hiện nội quy cơ quan, kịp thời phát hiện những biểu hiện xấu, tự ý ra vào cơ quan, vi phạm về môi trường vệ sinh cơ quan Nêu cao ý thức cảnh giác, nhiệt tình trách nhiệm, liên hệ chặt chẽ với cơ quan công an để hợp đồng tác chiến khi cần thiết

Kịp thời báo cáo lãnh đạo văn phòng xử lý những tình huống phát sinh trong khi làm nhiệm vụ, không tự ý giải quyết công việc ngoài nhiệm vụ được phân công bảo vệ cơ quan

Thực hiện đúng thẩm quyền, nhiệm vụ, chức trách của bảo vệ theo quy định của pháp luật

*Các bộ phận trên có sự phối hợp chặt chẽ đảm bảo sự hoạt động liên tục, thống nhất nhằm thực hiện chức năng nhiệm vụ chung của khối Văn phòng trong cơ cấu các phòng ban của UBND huyện

Phần II TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ

* THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở UBND HUYỆN SƠN DƯƠNG

2.1 Mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Sơn Dương

Bộ phận văn thư có vai trò và ý nghĩa rất lớn đối với sự phát triển và bộ mặt của cơ quan vì đó là đầu mối của giao tiếp, là bộ phận đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo cơ quan Chính vì vậy bất cứ một cơ quan nào dù quy mô lớn hay nhỏ cũng không thể thiếu bộ phận văn thư.

Công tác văn thư là công tác gắn liền với hoạt động phục vụ sự chỉ đạo điều hành công việc của cơ quan Văn phòng UBND huyện Sơn Dương tổ chức công tác văn thư theo mô hình tập trung một đầu mối ở văn thư cơ quan sau đó

sẽ chuyển giao văn bản đến nơi nhận Cách tổ chức này giúp văn thư cơ quan quản lý, kiểm soát chặt chẽ văn bản trong quá trình giải quyết công việc Tra cứu tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng, chính xác nhất, đồng thời nâng cao trách nhiệm của nhân viên khi làm công tác này cao hơn, công tác văn thư tại phòng văn thư cơ quan do 01 cán bộ chuyên trách có trình độ Trung cấp Văn thư – Lưu trữ đảm nhận

Tất cả các văn bản đến đều được tiếp nhận tập trung tại Văn thư để đăng

ký, chuyển giao xử lý và toàn bộ văn bản đi đều được đăng ký, phát hành tại Văn thư cơ quan

Phòng Văn thư của Văn phòng UBND huyện là một phòng khép kín,

được trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết để tiến hành chuyên môn như: Bàn ghế ngồi làm việc, điện thoại, quạt, máy tính, máy in, mày scan văn bản, giá tủ đựng tài liệu tạo ra một không gian làm việc yên tĩnh, tập trung cho cán bộ Văn thư, không gây ảnh hưởng đến người khác, đảm bảo tính kín đáo, bí mật của công tác Văn thư.

2.2 Hệ thống hóa các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ của UBND huyện Sơn Dương.

- Công văn số 60/VTLTNN – NVĐP ngày 24 tháng 01 năm 2014 của Cục

Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2014 đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

- Công văn số 298/VTLTNN – NVTW ngày 08/5/2013 của Cục Văn thư

và Lưu trữ Nhà nước về việc báo cáo tình hình công tác văn thư lưu trữ

- Thông tư số 09/2013/TT- BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội Vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công tác Văn thư, Lưu trữ và tài liệu lưu trữ

* NGHIỆP VỤ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở UBND HUYỆN SƠN

DƯƠNG

Trong quá trình thực tập ở UBND huyện Sơn Dương thông qua tìm hiểu

và nghiên cứu , sau đây em xin trình bày về nghiệp vụ công tác văn thư cụ thể như sau:

2.3.Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi đến của văn phòng UBND huyện Sơn Dương

2.3.1.Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi

Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản QPPL, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành ( Kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật ) do cơ quan, tổ chức phát hành

Mẫu sổ đăng ký văn bản đi của UBND huyện Sơn Dương

ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN SƠN DƯƠNG

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

NĂM

Từ ngày Đến ngày

Từ số Đến số

*sơ đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi

Trình ký văn bản đi

Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày, ghi số và ngày tháng

của văn bản

Đăng ký văn bản đi

Đóng dấu văn bản đi

Chuyển giao văn bản đi

Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưuKiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản

- Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản cán văn phòng cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản Nếu phát hiện

ra sai sót phải báo cho người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết

- Tuy nhiên, tại UBND huyện Sơn Dương hiện nay có nhiều văn bản do các đơn vị chức năng soạn thảo sai về thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày

- Kỹ thuật trình bày phải đảm bảo 9 yếu tố thể thức theo quy định tại thông tư 01/2011/TT-BNV

- Ghi số và ngày tháng văn bản: Mỗi văn bản được ghi một số và ngày tháng nhất định bằng chữ số Ả- rập

văn bản và được đánh liên tục từ số 01 của ngày đầu năm và kết thúc vào ngày

31 tháng 12 hàng năm

Tại UBND huyện Sơn Dương áp dụng hình thức ghi số riêng cho từng loại văn bản hành chính như: thông báo, quyết định, công văn…

• Ghi ngày tháng văn bản: Ngày tháng văn bản ghi sau địa danh, dưới Quốc hiệu; đối với những ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1,2 phải ghi them số 0 ở trước.

- Việc đóng dấu văn bản đi được quy định cụ thể tại Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08 năm 2011 Khi đóng dấu văn bản phải được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật

- Dấu cơ quan chỉ được đóng khi đã có chữ ký

- Việc đóng dấu chỉ mức độ “mật”, “khẩn”, “hỏa tốc” lên văn bản được thực hiện theo đúng quy định tại thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011

- Sau khi văn bản có chữ ký hợp lệ của người có thẩm quyền, văn thư cơ quan đóng dấu và làm thủ tục gửi đi Dấu được đóng rõ ràng, ngay ngắn trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái, đúng màu mực theo quy định của Nhà nước

- Đăng ký văn bản đi nhằm mục đích phục vụ cho việc ban hành văn bản Đăng ký văn bản đi là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng có liên quan

- Việc đăng ký đi có hai hình thức: Đăng ký truyền thống (bằng sổ) và đăng ký văn bản bằng máy vi tính

Ở UBND huyện Sơn Dương mới chỉ áp dụng hình thức đăng ký văn bản

Tên loại và trích yếu NDVB

Người ký

Nơi nhận

Đơn

vị nhận BL

Số bản

Lưu

hồ sơ

Ghi chú

23.TCD 05.01 Giải quyết

đơn Ma Văn A

Ông Minh

Minh Thanh, Tài nguyên,TT,

quả thực hiện kinh phí đối với người có

uy tín và di dân thực hiện định canh, định cư năm 2015

Ông Hiền

Dân tộc Tài chính 33 xã

thực hiện công tác từ thiện XH do báo dân tộc

và phát triển của UBDT tổ chức

Bà Bình

CT, Bà Bình

Xã Đồng Qúy

kiến nghị của

cử tri sau kỳ họp thứ 10,

QH khóa XIII

Ông Thụ

Tài chính kinh tế tài nguyên

Lập sổ đăng ký văn bản đi: Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản

đi hàng năm, UBND quy định về việc lập sổ đăng ký văn bản đi riêng cho mỗi loại văn bản

- Văn bản sau khi đăng ký vào sổ thì được chuyển ngay đến các đối tượng có liên quan Văn bản chuyển giao ra bên ngoài được bao gói cẩn thận; văn bản chuyển giao trong nội bộ cơ quan thì không cần bao gói

- Sắp xếp văn bản lưu: tập văn bản lưu được đặt trong bìa hồ sơ và có biên mục (đánh số tờ, viết mục văn bản, chứng từ kết thúc, bìa tập lưu)

Có 2 cách sắp xếp bản lưu: sắp xếp theo thời gian ban hành văn bản hoặc sắp xếp theo tên loại văn bản

cơ quan khi chưa được sự đồng ý của thủ trưởng cơ quan

*Nhận xét ưu, nhược điểm:

- Việc đưa thư, công văn, giấy mời đôi khi còn hạn chế, không kịp

- Việc đăng ký văn bản còn thiếu chính xác (thiếu số 0 ở trước đối với những ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1,2) ,cách trình bày sổ đăng ký văn bản chưa được đẹp và khoa học

2.3.2.Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến

Tất cả các văn bản bao gồm văn bản QPPL, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành ( kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến

Quy trình tổ chức và giải quyết văn bản đến ở UBND huyện Sơn Dương