Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư của văn phòng HĐND – UBND huyện lục yên

MỤC LỤC BẢNG DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN MỞ ĐẦU 3 1. Lý do chọn đề tài 3 2. Mục tiêu của đề tài 4 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 4 4. Nguồn tài liệu tham khảo 5 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 5 6. Phương pháp nghiên cứu 5 7. Bố cục của đề tài 5 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN LỤC YÊN 6 I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN LỤC YÊN 6 1.1 Khái quát chung về huyện Lục Yên 6 1.1.1 Lịch sử hình thành 6 1.1.2 Vị trí địa lý 6 1.1.3 Địa hình 6 1.1.4 Điều kiện xã hội: 7 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lục Yên 8 1.2.1 Chức năng của UBND huyện Lục Yên 9 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Lục Yên 9 1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lục Yên 10 II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan thực tập 11 2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 11 2.1.1 Chức năng,nhiệm vụ,cơ cấu tổ chức của văn phòng 11 2.1.1.1 Chức năng 11 2.1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 11 2.1.1.3 Sơ đồ bộ máy tổ chức hoạt động của Văn phòngHĐNDUBND huyện Lục Yên 12 2.1.2 Vị trí việc làm và bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng 12 2.1.2.1 Nhân sự 12 2.1.2.2 Chế độ công tác, nhiệm vụ của các cán bộ, nhân viên trong Văn phòng: 13 2.1.2.3 Bản mô tả vị trí công việc của lãnh đạo Văn phòng và các chuyên viên văn phòng 20 PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA VĂN PHÒNG HĐNDUBND HUYỆN LỤC YÊN 27 2.1. Mô hình tổ chức công tác văn thư của Văn phòng HĐND – UBND huyện Lục Yên 27 2.2 Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư 28 2.2.1 Công tác soạn thảo văn bản 29 2.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản. 33 2.2.2.1 Quản lý văn bản đi 34 2.2.2.2 Quản lý văn bản đến 37 2.2.3 Quản lý và sử dụng con dấu 41 2.2.4 Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 43 2.3 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc quản lý chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan 44 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 47 3.1 Đánh giá chung 47 3.1.1 Ưu điểm 47 3.1.2 Nhược điểm 48 3.1.3 Nguyên nhân 49 3.2 Đề xuất, kiến nghị 49 KẾT LUẬN 51 PHỤ LỤC

MỤC LỤC BẢNG DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

LỜI NÓI ĐẦU 1

PHẦN MỞ ĐẦU 3

1 Lý do chọn đề tài 3

2 Mục tiêu của đề tài 4

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 4

4 Nguồn tài liệu tham khảo 5

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu 5

6 Phương pháp nghiên cứu 5

7 Bố cục của đề tài 5

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN LỤC YÊN 6

I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN LỤC YÊN 6

1.1 Khái quát chung về huyện Lục Yên 6

1.1.1 Lịch sử hình thành 6

1.1.2 Vị trí địa lý 6

1.1.3 Địa hình 6

1.1.4 Điều kiện xã hội: 7

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lục Yên 8

1.2.1 Chức năng của UBND huyện Lục Yên 9

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Lục Yên 9

1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lục Yên 10

II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan thực tập 11

2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 11

2.1.1 Chức năng,nhiệm vụ,cơ cấu tổ chức của văn phòng 11

2.1.1.1 Chức năng 11

2.1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 11

2.1.1.3 Sơ đồ bộ máy tổ chức hoạt động của Văn phòngHĐND-UBND

huyện Lục Yên 12

2.1.2 Vị trí việc làm và bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng 12

2.1.2.1 Nhân sự 12

2.1.2.2 Chế độ công tác, nhiệm vụ của các cán bộ, nhân viên trong Văn phòng: 13

2.1.2.3 Bản mô tả vị trí công việc của lãnh đạo Văn phòng và các chuyên viên văn phòng 20

PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN LỤC YÊN .27 2.1 Mô hình tổ chức công tác văn thư của Văn phòng HĐND – UBND huyện Lục Yên 27

2.2 Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư 28

2.2.1 Công tác soạn thảo văn bản 29

2.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản 33

2.2.2.1 Quản lý văn bản đi 34

2.2.2.2 Quản lý văn bản đến 37

2.2.3 Quản lý và sử dụng con dấu 41

2.2.4 Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 43

2.3 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc quản lý chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan 44

PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 47

3.1 Đánh giá chung 47

3.1.1 Ưu điểm 47

3.1.2 Nhược điểm 48

3.1.3 Nguyên nhân 49

3.2 Đề xuất, kiến nghị 49

KẾT LUẬN 51 PHỤ LỤC

BẢNG DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

LỜI NÓI ĐẦU

Trong công cuộc đổi mới đất nước các ngành, các lĩnh vực đều có nhữnghoạt động và những đổi mới để phù hợp với xu thế hiện đại hóa và phát triểncủa xã hội Cùng với xu thế đó ngành Quản trị văn phòng có những bước pháttriển và sự đổi mới về cách thức hoạt động để đáp ứng những yêu cầu của nềnhành chính hiện đại Quản trị văn phòng là một mặt trong bộ máy quản lý vàchiếm một phần lớn trong hoạt động của các cơ quan tổ chức, là một mắt xíchquan trọng trong bộ máy lãnh đạo của cơ quan, công tác chỉ đạo và quản lý điềuhành Công tác văn phòng luôn giữ vị trí, vai trò quan trọng trong mọi hoạt độngcủa cơ quan và người làm công tác văn phòng (cán bộ văn phòng) là nguồn nhânlực không thể thiếu Họ là cầu nối giữa cấp trên với cấp dưới, giữa lãnh đạo vớinhân dân

Công tác văn phòng có vị trí quan trọng trong mọi lĩnh vực của xã hội đónggóp cho sự phát triển kinh tế đất nước Vì vậy, để đáp ứng được những yêu cầukhắt khe trong trong công tác văn phòng đòi hỏi người làm công tác văn phòngphải nắm chắc kiến thức, những lý luận và nghiệp vụ trong công tác văn phòng

Là một sinh viên của khoa Quản trị văn phòng, sau gần bốn năm học tập vàrèn luyện và nắm được các nghiệp vụ tại trường, sinh viên đã có kỹ năng cơ bản

về công tác văn phòng Để đưa các kiến thức đã được học và thực tế đòi hỏi sinhviên phải được thực hành trên thực tế Hiểu được tầm quan trọng đó Trường Đạihọc Nội vụ Hà Nội và khoa Quản trị văn phòng đã thực hiện kế hoạch tổ chức chosinh viên đi thực tập tại các cơ quan Khi đi thực tập, sinh viên có điều kiện ápdụng những kiến thức và kỹ năng đã học vào công việc thực tế ở mỗi cơ quan,doanh nghiệp khác nhau Qua đó, sinh viên tự đánh giá được trình độ, năng lựccủa bản thân trong môi trường làm việc mới đồng thời rèn luyện học hỏi thêmchuyên môn nghiệp vụ của người cán bộ trong công tác văn phòng cơ quan

Thực hiện Kế hoạch của trường về việc thực tập tốt nghiệp cho lớp đạihọc chính quy ngành Quản trị văn phòng Khóa 1, cùng với sự giúp đỡ của toànthể các thầy cô trong khoa Quản trị văn phòng và được sự đồng ý tiếp nhận củaUBND huyện Lục Yên, em đã đến thực tập tại Văn phòng HĐND-UBND huyện

Lục Yên từ ngày 04 tháng 01 năm 2016 đến ngày 11 tháng 03 năm 2016.Tuycông việc trên thực tế có nhiều điểm khác nhau so với những kiến thức đã đượchọc nhưng nhờ sự chỉ bảo và hướng dẫn tận tình của Lãnh đạo, các cô chú trongVăn phòng HĐND-UBND huyện và các phòng ban đã tạo điều kiện cho em họchỏi và hoàn thành kỳ thực tập này.

Bản báo cáo thực tập tốt nghiệp là kết quả trong thời gian em thực tập tạiVăn phòng HĐND-UBND huyện Lục Yên, với khả năng có hạn và trình độ lýluận còn non kém vì thế không tránh khỏi những sai sót Em rất mong nhậnđược sự đóng góp của thầy cô giáo giúp em hoàn thiện hơn về nghiệp vụ củamình

Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới ThS Lâm Thu Hằng – giảng viênhướng dẫn viết báo cáo thực tập, cùng toàn thể các thầy cô giáo khoa Quản trịvăn phòng và Ban lãnh đạo UBND huyện Lục Yên, các cán bộ Văn phòngHĐND-UBND huyện đã tạo điều kiện để em hoàn thành thời gian thực tập vàviết bản báo cáo thực tập tốt nghiệp này

Em xin chân thành cảm ơn./

Yên Bái, ngày 05 tháng 03 năm 2016

Sinh viên

Triệu Thị Nguồn

PHẦN MỞ ĐẦU

Công tác văn thư là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của mỗi

cơ quan, tổ chức: Các cơ quan, tổ chức dù lớn hay nhỏ nếu muốn thực hiện chứcnăng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủtrương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợpcông tác… Đặc biệt, đối với Văn phòng cấp Ủy, Văn phòng các tổ chức chínhtrị - xã hội là bộ phận trực tiếp giúp cơ quan tổ chức, điều hành bộ máy, có chứcnăng tham mưu, tổng hợp phục vụ lãnh đạo trong công tác chỉ đạo thì văn thư lạicàng trở nên quan trọng, giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng của cơquan

Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác nhữngthông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vịnói chung Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết.Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đónguồn thông tin chủ yếu nhất , chính xác nhất là thông tin bằng văn bản Về mặtnội dung công việc có thể xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tinquản lý Nhà nước mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổbiến những thông tin mang tính pháp lý

Để nắm rõ hơn về nghiệp vụ văn thư, em đã chọn đề tài “tìm hiểu tổ chứccông tác văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Yên” để làm để tàinghiên cứu

+ Góp phần giữ bí mật của cơ quan Tổ chức tốt công tác văn thư, quản

lý văn bản chặt chẽ, gửi văn bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc làgóp phần giữ gìn tốt bí mật của cơ quan

+ Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của cơ quan

+ Tạo diều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Nếu làm tốt công tác vănthư thì mọi công việc của cơ quan đều được văn bản hóa Giải quyết xong côngviệc , tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định

sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ làm tốt các khâu nghiệp vụ củamình

- Hơn nữa công tác văn thư còn đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin, gópphần nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác của cơ quan

Nhận thức được vai trò quan trọng của công tác văn thư đối với hoạt độngcủa cơ quan, em đã lựa chọn đề tài “tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư củaVăn phòng HĐND – UBND huyện Lục Yên” để phần nào hiểu rõ hơn nữa vềcông tác văn thư cũng như trau dồi thêm kiến thức chuyên ngành về nghiệp vụvăn thư, phục vụ cho công việc sau này

2 Mục tiêu của đề tài

- Tìm hiểu rõ về mô hình tổ chức công tác văn thư tại Văn phòng HĐND– UBND huyện Lục Yên

- Phân tích được thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng HĐND –UBND để đưa ra được những ưu điểm và hạn chế để từ đó đưa ra những giảipháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những hạn chế của công tác văn thư của

cơ quan

- Tìm hiểu, phân tích các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư Từ việcsoạn thảo văn bản, quản lý văn bản đi – đến, đến việc quản lý và sử dụng condấu…

- Vận dụng các kiến thức đã học để rèn luyện các kỹ năng, nghiệp vụcủa công tác văn thư vào thực tế

- Từ các công việc thực tế có thể trau dồi và nâng cao kiến thức đã đượctiếp thu trong quá trình học tại trường

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

Đề tài của em nghiên cứu chủ yếu về hoạt động của Văn phòng HĐND –UBND huyện Lục Yên, các bộ phận trực thuộc Văn phòng và đặc biệt là tổ chứccông tác văn thư của Văn phòng

4 Nguồn tài liệu tham khảo

- Tham khảo các giáo trình của nhà trường về Quản trị văn phòng, côngtác văn thư – lưu trữ

- Các văn bản, tài liệu của cơ quan như: Quy chế Văn thư – Lưu trữ của

cơ quan; các chương trình, kế hoạch của cơ quan

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu

- Tham khảo các bài báo; tạp chí Văn thư – Lưu trữ, tạp chí Nội Vụ đểxem cách họ nghiên cứu và đưa ra phương pháp nghiên cứu cho bản thân

- Từ lịch sử hoạt động của cơ quan

- Tham khảo các tài liệu khác đã nghiên cứu về công tác văn thư

6 Phương pháp nghiên cứu

Để nghiên cứu về đề tài này, em đã kết hợp các phương pháp để nghiêncứu đó là: Quan sát, phỏng vấn, thống kê, bảng hỏi, so sánh, đối chiếu và tổnghợp Qua sự kết hợp các phương pháp nghiên cứu đó, đề tài sẽ được nghiên cứusâu hơn, nắm rõ hơn về công tác văn thư của cơ quan

7 Bố cục của đề tài

Ngoài Phần mở đầu và kết luận, bài báo cáo của em được chia thành 3phần:

Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của UBND huyện Lục Yên

Phần II: Chuyên đề tự chọn: “ Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư của

Văn phòng HĐND – UBND huyện Lục Yên”

Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị

Năm 1910, Lục Yên là một trong 4 huyện của tỉnh Yên Bái

Ngày 16/12/1964, Hội đồng Chính phủ ban hành Quyết định số 117/CP,cắt 14 xã của Lục Yên về huyện Bảo Yên

Ngày 28/1/1967, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 21/NV vềviệc điều chỉnh các đơn vị cấp xã, cắt 2 xã An Phú và Phú Mỹ của huyện YênBình sáp nhập về huyện Lục Yên

Ngày 12/8/1991, tại kỳ họp thứ 9, Quốc hội khoá 8 quyết định chia tỉnhHoàng Liên Sơn thành hai tỉnh Lào Cai và Yên Bái, Lục Yên trở thành huyệncủa tỉnh Yên Bái

I.1.2 Vị trí địa lý

Lục Yên là huyện miền núi nằm ở phía Đông Bắc tỉnh Yên Bái, gồm 23

xã và 1 thị trấn Yên Thế Trung tâm huyện Lục Yên đặt tại thị trấn Yên Thếcách thành phố Yên Bái 93km và cách Hà Nội 270km, có tuyến quốc lộ 70 chạyqua nối Hà Nội-Việt Trì-Yên Bái-Lào Cai

Phía Bắc giáp với huyện Bắc Quang, Quang Bình tỉnh Hà Giang vàhuyện Bảo Yên tỉnh Lào Cai, phía Tây giáp với huyện Văn Yên tỉnh Yên Bái,phía Nam giáp với huyện Yên Bình tỉnh Yên Bái, phía Đông giáp với huyệnHàm Yên tỉnh Tuyên Quang

I.1.3 Địa hình

Địa hình của huyện bị chia cắt bởi 2 dãy núi chính chạy dọc theo hướngTây Bắc - Đông Nam, tạo ra các thung lũng, bồn địa bằng phẳng là nơi dân cưtập trung sản xuất và sinh sống từ lâu đời

Phía hữu ngạn sông Chảy là dãy núi Con Voi chạy dọc theo hướng Tây

Bắc Đông Nam, có độ cao trung bình 300 – 400m, đỉnh cao nhất 1,148m, đỉnhtròn, sườn thoải, độ dốc trung bình 400 Địa bàn bị chia cắt tạo thành nhữngthung lũng nhỏ và các khe suối Toàn bộ vùng này là đất đá cổ phong hóa mạnh,rừng tự nhiên còn 50% diện tích, có khả năng phát triển lâm nghiệp, cây côngnghiệp và nông nghiệp.

Phía tả ngạn sông Chảy là dãy núi đá lớn chạy dọc theo hướng Tây Bắc –Đông Nam có độ cao trung bình 935m, đỉnh cao nhất 1.035m, có độ dốc lớn,đỉnh nhọn, sườn núi bị cắt xẻ, có độ dốc 700 trở lên, hầu hết vùng núi đá có rừng

tự nhiên, độ che phủ rừng hiện tại là 42,6% Đây là dãy núi đá vôi có nguồn tàinguyên mỏ quý hiếm đã từng bước được đầu tư nghiên cứu, thăm dò và khaithác

Vùng đất thấp bằng phẳng được xen kẽ giữa 2 dãy núi và triền sông Chảyđất đai phì nhiêu là những khu tập trung dân cư sinh sống và sản xuất lâmnghiệp

Vùng hồ Thác Bà được hình thành từ năm 1970 sau khi xây dựng nhàmáy thủy điện Lục Yên có 11 xã ven, diện tích mạ nước do huyện quản lý là1.560,5ha

Do địa hình bị chia cắt gây không ít khó khăn chi việc xây dựng cơ sở hạtầng và phát triển kinh tế - xã hội như giao thông vận tải, điện, thông tin liên lạc,phát thanh truyền hình

I.1.4 Điều kiện xã hội:

Dân số của huyện Lục Yên năm 2008 là 105.104 người

Mật độ dân số bình quân là 130 người / km2

Toàn huyện có 16 dân tộc anh em cùng chung sống gồm: Kinh, Tày,Nùng … Dao, Mường, Thái, Cao Lan, Dáy, Ngái, Pa Cô, Pa Dí, Xá, Tu Dí, Lô

Lô, Mông Trong đó Tày chiếm 53,3%, Kinh chiếm 21,1%, Nùng chiếm 10,4%,Dao chiếm 14,5%, còn lại là các dân tộc khác

Năm 2008 số lao động trong độ tuổi lao động là 58.850 người chiếm 56%tổng số dân

Lao động có khả năng lao động là 57.680 người chiếm 98% tổng lao

I.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lục Yên

Trụ sở UBND huyện Lục Yên

1.2.1 Chức năng của UBND huyện Lục Yên

- Ủy ban nhân dân huyện Lục Yên là cơ quan hành chính Nhà nước ở địaphương, chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh và cơ quan nhà nước cấp trên

- Ủy ban nhân dân huyện Lục Yên chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp,Luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên nhằm đảm bảo thực hiện chủtrương, biện pháp phát triển Kinh tế - xã hội,củng cố quốc phòng, an ninh vàthực hiện các chính sách khác trên địa bàn huyện

- Ủy ban nhân dân huyện Lục Yên thực hiện chức năng quản lý Nhà nước

ở địa phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máyhành chính Nhà nước từ trung ương đến địa phương

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Lục Yên

- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình UBNDtỉnh phê duyệt; tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó

- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngânsách địa phương; phương án thu bổ, dự toán ngân sách cấp huyện; quyết toánngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương

- Xây dựng các chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâmnghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và tổ chức thực hiện các chương trình đó

- Chỉ đạo UBND xã, thị trấn thực hiện các biện pháp thực hiện các biệnpháp chuyển dịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồngrừng và khai thác lâm sản khác

- Giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia đình, giảiquyết các tranh chấp đất đai theo quy định của pháp luật

- Xét, phê duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của UBND xã

- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thôngtin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện saukhi được cấp có thẩm quyền phê duyệt

- Tổ chức,chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra,thanh tra nhà nước; tổchức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và thực nghị của công dân;hướng dẫn, chỉ đạo công tác hòa giải ở xã

- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồngnhân dân theo quy định của pháp luật.

- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấpcủa UBND cấp trên

- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ hành chính của huyện; xây dựng đề

án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính ở địa phương trìnhUBND tỉnh thông qua, xem xét và quyết định

- Quản lý, kiểm tra đối với việc sử dụng các chương trình công cộngđược giao trên địa bàn, tổ chức thực hiện các quyết định xử lý vi phạm trong xâydựng, lấn chiếm đất đai theo quy định của pháp luật; xây dựng trường phổ thôngquốc lập các cấp, xây dựng và sử dụng các chương trình công cộng, điện chiếusáng, cấp thoát nước, đường giao thông, an toàn giao thông

1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lục Yên

* Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lục Yên gồm:

- Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội

- Phòng Giáo dục và Đào tạo;

- Phòng Kinh tế và Hạ tầng;

- Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn;

- Phòng Tài nguyên và Môi trường;

- Phòng Văn hóa và Thông tin;

- Phòng Dân tộc

* Sơ đồ bộ máy cơ quan

(xem phụ lục 01)

II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan thực tập

2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng

2.1.1 Chức năng,nhiệm vụ,cơ cấu tổ chức của văn phòng

cơ quan Nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt độngcủa UBND huyện

Văn phòng có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và tài khoản giao dịch

mở tại Kho bạc nhà nước huyện Lục Yên; văn phòng chịu sự chỉ đạo, quản lý về

tổ chức, biên chế và công tác của UBND huyện

2.1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

- Xây dựng các chương trình làm việc của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủyban nhân dân huyện; giúp Thường trực Uỷ ban nhân dân huyện tổ chức thựchiện các chương trình đó

- Phối hợp với các ban của UBND để giúp chuẩn bị báo cáo của UBNDhuyện; tổ chức soạn thảo các văn bản do Chủ tịch UBND huyên giao

- Giúp UBND huyện theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộcUBND huyện và UBND xã, thị trấn trong việc chuẩn bị các văn bản; tham gia ýthực về nội dung trong quá trình soạn thảo các văn bản đó để UBND huyện xemxét, quyết định; kiểm tra trình tự,thủ tục chuẩn bị và thể thức các văn bản của cơquan chuyên môn thuộc UBND huyện và UBND xã, thị trấn trước khi trìnhUBND huyện quyết định hoặc để UBND huyện trình cấp có thẩm quyền quyếtđịnh

- Bảo đảm việc thu thập, cung cấp và xử lý thông tin được thường xuyên,kịp thời, chính xác phục vụ cho công tác chỉ đạo của UBND huyện; thực hiệnchế độ thông tin báo cáo theo quy định.

- Phối hợp với các cơ quan chức năng tổ chức, triển khai thực hiện cácvăn bản quy phạm, các nghị quyết, quyết định… của UBND huyện và các cơquan nhà nước cấp trên

- Phục vụ các kỳ họp, các buổi làm việc của UBND,Chủ tịch UBNDhuyện với các cơ quan chuyên môn, các đoàn thể nhân dân và UBND các xã, thịtrấn; biên tập và quản lý hồ sơ, tài liệu của các kỳ họp, phiên họp của UBND vàChủ tịch UBND huyện

- Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện vàVăn phòng các xã, thị trấn thực hiện công tác Văn thư-Lưu trữ, nghiệp vụ vănphòng theo quy định

- Bảo đảm các điều kiện, phương tiện làm việc cho UBND, Chủ tịchUBND huyện

- Phối hợp với phòng Nội vụ, phòng Tư pháp và các phòng chức năngthực hiện nhiệm vụ cải cách hành chính

- Chủ trì hoặc phối hợp với Thanh tra huyện giúp UBND huyện trong việc

tổ chức tiếp dân và tiếp nhận, giải quyết các đơn thư khiếu nại, tố cáo của côngdân theo quy định của pháp luật

- Quản lý tài chính, tài sản của Văn phòng theo quy định

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND huyện giao

2.1.1.3 Sơ đồ bộ máy tổ chức hoạt động của Văn phòngHĐND-UBND huyện Lục Yên

- Công tác tổ chức cán bộ ; khen thưởng, kỷ luật của đơn vị;

- Các bộ phận Tổng hợp; Văn thư - Lưu trữ; Tài vụ;

- Phụ trách bộ phận tiếp công dân và xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo, thựcnghị của công dân;

- Xử lý văn bản đến;

- Trực tiếp thẩm định, ký tắt các dự thảo văn bản thuộc thẩm quyền củaChủ tịch UBND huyện và Phó Chủ tịch thường trực UBND huyện;

- Công tác phát hành văn bản do HĐND, UBND huyện ban hành;

- Theo dõi công tác Hội chữ thập đỏ;

- Phụ trách lĩnh vực công nghệ,thông tin;

- Phối hợp với các ngành tham mưu xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế,văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng trên địa bàn huyện trong từng quý và cảnăm;

- Tham mưu xấy dựng Chương trình công tác của Thường trựcHĐND,UBND;

- Tham mưu cho lãnh đạo UBND huyện về công tác thực hiện kế hoạchnhà nước hàng năm; công tác kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị và các cơ sởtrong việc thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội trên địa bàn huyện;

- Tham dự các cuộc họp, các cuộc làm việc và đi cơ sở của Thường trựcHĐND,UBND huyện theo sự phân công; kiểm tra hoặc trực tiếp ghi biên bảncác cuộc họp và làm việc của Thường trực HĐND,UBND huyện;

- Thừa lệnh Chủ tịch UBND huyện ký các văn bản hành chính, thông báo,mời họp, sao lục theo thẩm quyền;

- Là chủ tài khoản cơ quan Văn phòng HĐND-UBND huyện

2 Phó Chánh Văn phòng:

Giúp việc cho Chánh Văn phòng, chịu trách nhiệm trước pháp luật vàtrước Chánh Văn phòng về các nhiệm vụ sau:

- Lĩnh vực Văn hóa - Xã hội theo sự chỉ đạo của UBND huyện;

- Công tác quản trị của Văn phòng HĐND-UBND huyện;

- Tổ chức phục vụ hoạt động của Thường trực Hội đồng nhân dân huyện;

- Chỉ đạo hoặc phối hợp thực hiện công tác xây dựng văn bản của Hộidồng nhân dân huyện (theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhân hoàn thành dự thảođến khi ban hành các văn bản trình các kỳ họp, báo cáo tháng, báo cáo giám sátcủa HĐND huyện); thông báo kết luận các cuộc họp và làm việc của Thườngtrực UBND huyện thuộc lĩnh vực được phân công;

- Tham dự các cuộc họp, các cuộc làm việc và đi cơ sở của Thường trựcHĐND, UBND và Chánh Văn phòng; kiểm tra hoặc trực tiếp ghi biên bản cáccuộc họp và làm việc của Thường trực HĐND, UBND huyện khi được phâncông tham dự;

- Thẩm định, ký tắt văn bản đi thuộc thẩm quyền của Thường trực HĐND

và đồng chí phó Chủ tịch UBND huyện phụ trách khối Văn hóa-Xã hội;

- Thừa lệnh Chủ tịch UBND huyện ký thay Chánh Văn phòng các văn bảnhành chính, thông báo, mời họp, sao lục theo thẩm quyền;

- Phụ trách công tác Văn phòng của Đảng bộ cơ sở cơ quan chính quyền;

- Ủy quyền chủ tài khoản đơn vị;

- Điều hành các hoạt động của Văn phòng khi Chánh Văn phòng đi vắng

3 Các cán bộ Văn phòng

- Các cán bộ trong Văn phòng có trách nhiệm tham mưu giúp lãnh đạoVăn phòng về các lĩnh vực văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng, thường xuyênnắm bắt kịp thời mọi hoạt động của các phòng, ban, ngành, giúp phó Chánh Vănphòng đôn đốc báo cáo của các ngành, UBND các xã, thị trấn, dự thảo, báo cáogiao ban và các văn bản khác khi được Lãnh đạo Văn phòng giao;

* Các bộ phận thuộc Văn phòng

a) Bộ phận tổng hợp:

- Chuyên viên trong bộ phận tổng hợp có trách nhiệm thường xuyên nắmtình hình hoạt động của các phòng ban, đơn vị, UBND các xã, thị trấn thuộc lĩnhvực được phân công theo dõi; phát hiện, đề xuất biện pháp xử lý các vấn đề cụthể; báo cáo với lãnh đạo Văn phòng để tham mưu cho Chủ tịch, các Phó Chủtịch UBND huyện trong đôn đốc, chỉ đạo các phòng ban, UBND các xã, thị trấnthực hiện tốt chủ trương, chính sách, pháp luật của Nhà nước, các chỉ đạo củathành phố và của huyện

- Được tham dự các cuộc họp lớn của UBND huyện, bàn về các vấn đềliên quan đến nhiệm vụ được phân công; được phép yêu cầu các phòng ban,UBND các xã, thị trấn cung cấp các tài liệu, thông tin, số liệu liên quan đếncông việc được giao; đôn đốc các phòng ban, đơn vị, xã, thị trấn trong xây dựngcác chương trình, kế hoạch, đề án, báo cáo các nội dung công tác liên quan đếnnhiệm vụ được giao; soạn thảo và chịu trách nhiệm về nội dung các thông báo,công văn truyền đạt ý thực chỉ đạo của Lãnh đạo UBND, các giấy mời họp củaUBND huyện; nêu ý kiến, thẩm tra độc lập đối với các dự thảo văn bản, báo cáo

lãnh đạo Văn phòng trình UBND huyện ký ban hành; tham mưu cho Lãnh đạoVăn phòng trong xây dựng lịch công tác của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBNDhuyện.

- Trong một số trường hợp cấp thiết: trực tiếp tham mưu cho các Phó Chủtịch UBND huyện trong xử lý, chỉ đạo giải quyết công việc liên quan đến lĩnhvực được phân công; truyền đạt ý thực của lãnh đạo UBND huyện và yêu cầucác phòng ban, các bộ phận khác của Văn phòng thực hiện theo yêu cầu trướckhi báo cáo lại Lãnh đạo Văn phòng để theo dõi, đôn đốc

b, Bộ phận công nghệ thông tin:

- Chuyên viên công nghệ thông tin (CNTT) có trách nhiệm đảm bảo hoạtđộng thường xuyên, hiệu quả của mạng thông tin nội bộ, các trang thiết bịCNTT trong cơ quan UBND huyện, duy trì hoạt động thường xuyên của trangweb và các phần mềm điều hành, tác nghiệp của UBND huyện; chịu trách nhiệmđưa các tài liệu, thông tin lên website của huyện theo nội dung phê duyệt củaBan biên tập; xử lý các sự cố về máy tính, mạng, các phần mềm; tham mưu, đềxuất lãnh đạo Văn phòng trong xây dựng và thực hiện kế hoạch, đề án ứng dụngCNTT trong phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành của UBND huyện

c) Bộ phận tiếp dân, xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân:

- Có trách nhiệm tiếp dân tại phòng tiêp dân của UBND huyện trong cácgiờ hành chính; trong thực hiện nhiệm vụ, có trách nhiệm ghi chép đầy đủ, cậpnhật nội dung các buổi tiếp dân của mình, tham dự và lập biên bản với các buổitiếp dân của lãnh đạo; vào sổ nội dung các đơn thư và đề xuất với Phó Vănphòng - trưởng bộ phận tiếp dân để tham mưu với Chủ tịch UBND huyện việc

xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân (bằng phiếu đề xuất chuyển đơn),cập nhật, theo dõi việc phân công giải quyết, giúp Chánh, Phó Văn phòng trongđôn đốc các phòng ban, xã, thị trấn trong giải quyết đơn thư của công dân; ứngdụng phần mềm CNTT trong quản lý đơn thư; báo cáo định kỳ với Chánh Vănphòng, Phó Văn phòng phụ trách và Thanh tra huyện về tình hình tiếp dân và xử

lý đơn thư tại bộ phận

- Thường xuyên giữ mối liên hệ giữa các phòng, ban, ngành khi được mời

hoặc khi lãnh đạo Văn phòng biên tập theo dõi đơn thư khiếu nại, tố cáo, tiếpnhận đơn thư của các cơ quan Nhà nước, tổ chức, công dân gửi đến UBNDhuyện, ghi nơi chuyển đơn thư và theo dõi việc giải quyết đơn thư của các cơquan đơn vị, giúp Lãnh đạo Văn phòng tổng hợp công tác tiếp dân, giải quyếtđơn thư khiếu nại, tố cáo theo định kỳ;

- Thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo đúng chủtrương, chính sách của Đảng, Pháp luật, của Nhà nước nhằm tạo điều kiện chonhân dân liên hệ công tác;

-Thực hiện một số nhiệm vụ khác khi được Lãnh đạo Văn phòng phâncông

d, Bộ phận Văn thư-Lưu trữ:

- Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đi:

+ Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình lãnh đạo xem xét, duyệt, ký banhành;

+ Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số, ngày, tháng, năm;+ Đóng dấu văn bản đi;

+ Đăng ký văn bản đi;

+ Chuyển giao văn bản đi;

+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ nghiên cứu sử dụng bản lưu;

+ Quản lý và làm thủ tục cấp giấy đi đường, giấy giới thiệu;

+ Lập và bảo quản sổ sách của cơ quan như sổ đăng ký văn bản đi, vănbản đến, sổ chuyển giao văn bản

- Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến:

+ Nhận văn bản đến, kiểm tra, phân loại, bóc bì, ghi số đến, ngày đến;+ Trình văn bản đến;

+ Đăng ký văn bản đến;

+ Chuyển giao văn bản đến;

+ Giúp Chánh Văn phòng giải quyết văn bản đến

- Đối với việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan:

+ Giúp Chánh Văn phòng lập danh mục hồ sơ và hướng dẫn việc lập hồ

sơ theo danh mục;

+ Giúp Chánh Văn phòng kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ và làm thủ tụcnộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;

+ Hoàn chỉnh các tập lưu văn bản để nộp vào lưu trữ của UBND huyệnLục Yên;

- Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan:

+ Bảo đảm an toàn con dấu của Ủy ban (bao gồm dấu Ủy ban, dấu Vănphòng, dấu chức danh, dấu Đảng ủy, dấu đến) và một số dấu khác;

+ Trực tiếp đóng dấu vào văn bản đi và các văn bản, giấy tờ khác của Ủyban;

e) Bộ phận Tài vụ:

Quản lý thu, chi ngân sách của cơ quan đảm bảo đúng Luật ngân sách vàcác văn bản qui định và sự quản lý, hướng dẫn về chuyên môn của cơ quan tàichính, kho bạc; tham mưu cho Chủ tài khoản và Chánh Văn phòng thực hiệnviệc chi trả lương, các khoản phụ cấp, tiền làm ngoài giờ, chế độ chính sách chocán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong cơ quan đảm bảo kịp thời,chính xác; chịu trách nhiệm về việc lập hồ sơ, sổ sách kế toán, kho quỹ, quản lýtài sản theo đúng các qui định; chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của các hợpđồng, chứng từ thanh toán trình Chủ tài khoản và Chánh Văn phòng ký duyệt;tham mưu cho Chủ tài khoản và Chánh Văn phòng về tính hợp pháp, hợp lý củacác quyết định chi theo đúng nguyên tắc tài chính; Chịu trách nhiệm quản lý antoàn quỹ tiền mặt; tham mưu việc mua sắm, sửa chữa tài sản khi có yêu cầu; ứngdụng CNTT trong quản lý hồ sơ, sổ sách kế toán, báo cáo; định kỳ hàng tháng,quý, 6 tháng báo cáo với Chủ tài khoản và Chánh Văn phòng về việc thu, chi tàichính, thông báo đến các đơn vị cùng chung tài khoản

+ Chịu trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh chế độ kế toán, chế độ thôngtin báo cáo của Nhà nước ban hành;

+ Tham mưu cho lãnh đạo HĐND - UBND huyện, lãnh đạo văn phòngtrong việc kiểm tra giám sát việc chấp hành các chế độ quản lý tài chính, sửdụng chi tiêu hợp lý, tiết kiệm đạt hiệu quả đáp ứng yêu cầu công tác;

+ Hàng tháng, quý, năm lập kế hoạch tài chính, thanh quyết toán đúngthời gian, thực hiện quản lý tài sản cơ quan, kiểm kê theo quy định của Nhànước;

+ Hướng dẫn thủ quỹ về nhiệm vụ cập nhật chứng từ, sổ sách, chế độkiểm kê kho quỹ, chế độ báo cáo kho quỹ;

+ Theo dõi, tập hợp và quản lý chứng từ dứt điểm (kể cả chứng từ chưaquyết toán) Trực tiếp giúp Phó Chánh Văn phòng phụ trách cơ sở vật chất, theodõi quản lý tài sản cơ quan, đối chiếu theo dõi xăng, dầu, giấy, mực in theomức khoán và thực tế sử dụng để thanh toán đúng, đủ, chặt chẽ Đầu hàng thángbáo cáo cụ thể với lãnh đạo cơ quan và Chánh văn phòng về thực trạng tài khoản(cân đối thu chi, công nợ)

f) Bộ phận tạp vụ, nhà ăn, lao động vệ sinh, bảo vệ:

- Bộ phận tạp vụ: chịu trách nhiệm việc đảm bảo vệ sinh phòng làm việc,trang thiết bị phòng làm việc của lãnh đạo HĐND, UBND huyện, các phònghọp, phòng khách của UBND huyện; mở, đóng cửa phòng khi có yêu cầu; quản

lý về tài sản, đảm bảo các điều kiện điện, nước, trang trí khánh tiết tại phòngkhách, các phòng họp phục vụ các hội nghị; nhân viên điện, nước có tráchnhiệm quản lý vận hành công trình điện, nước, các trang thiết bị dùng chung của

cơ quan; tham mưu cho lãnh đạo Văn phòng sửa chữa, mua sắm các trang thiết

bị này khi cần thiết

- Bộ phận nhà ăn: thực hiện nhiệm vụ do Phó Chánh Văn phòng giaotrong đảm bảo nấu ăn trưa cho cán bộ, công chức trong cơ quan và cơm tiếpkhách của UBND huyện; quản lý các tài sản, dụng cụ thuộc nhà ăn; chịu tráchnhiệm về vệ sinh an toàn thực phẩm

- Bộ phận lao động vệ sinh: chịu trách nhiệm vệ sinh toàn bộ khuôn viên,các khu vệ sinh trong cơ quan trong tất cả các ngày trong tuần, thời gian hoànthành công việc trước giờ làm việc buổi sáng

- Bộ phận bảo vệ: chịu trách nhiệm bảo vệ tuyệt đối an toàn tài sản của cơquan, cán bộ, công chức trong cơ quan theo các điều khoản trong hợp đồng; thờigian trực của từng người do bộ phận tự phân công; có sổ theo dõi tình hình và

bàn giao trong từng ca trực; chịu trách nhiệm trông giữ (không thu phí) phươngtiện cho khách, công dân đến giải quyết công việc tại cơ quan, phải chịu hoàntoàn trách nhiệm trong trường hợp làm mất, hư hỏng phương tiện của khách;chịu trách nhiệm kiểm tra giấy tờ, hướng dẫn khách, công dân đến giải quyếtcông việc.

g, Nhân viên lái xe:

- Thực hiện nghiêm lệnh điều xe của lãnh đạo Văn phòng Đảm bảo antoàn về người và tài sản, đảm bảo xe thường xuyên sạch khi đưa đón lãnh đạo cơquan đi công tác

- Mỗi lái xe phải có sổ theo dõi lịch trình xe để kiểm tra đối chiếu cuốitháng làm cơ sở cho việc quyết toán tiền xăng

- Thường xuyên bảo quản, bảo dưỡng, kiểm tra kịp thời phát hiện hư hỏng

xe để báo cáo lãnh đạo giải quyết Trường hợp giải quyết trên đường đi công tácphải báo cáo lại ngay sau khi thực hiện xong nhiệm vụ

- Không tự ý sử dụng xe khi chưa có lệnh điều động của lãnh đạo cơ quan

và Văn phòng Chủ động đề xuất giải quyết kịp thời, đủ thủ tục quy định của nhànước về lưu hành xe Chấp hành một số công việc khác do lãnh đạo Văn phòngphân công

2.1.2.3 Bản mô tả vị trí công việc của lãnh đạo Văn phòng và các chuyên viên văn phòng

đúng chức năng, nhiệm vụ nhằm đạt được hiệu quả trong công tác tránh việcchồng chéo trong giải quyết công việc.

* Mối quan hệ trong công việc

- Báo cáo thủ trưởng cơ quan về công tác văn phòng theo nhiệm vụ đượcgiao trong từng tuần, tháng, quý, năm và các công việc đột xuất

- Phân công công việc cho các cán bộ trong văn phòng, đôn đốc nhắc nhở

và kiểm tra giám sát hoạt động của văn phòng

- Khi vắng mặt thì phải ủy quyền cho Phó Chánh văn phòng hoặc thư kýthực hiện các công việc của văn phòng

* Chức năng

- Tham mưu, tổng hợp giúp Chủ tịch huyện trong chỉ đạo, điều hànhchung và truyền đạt các ý kiến chỉ đạo của cấp trên tới cấp dưới thuộc lĩnh vựcđược giao

- Quản lý việc sử dụng và bảo vệ cơ sở vật chất, tài sản của cơ quan, đảmvảo an ninh trật tự, an toàn lao động và phòng chống cháy nổ trong cơ quan

* Công việc cụ thể

- Giúp UBND quản lý và điều hành các nghiệp vụ về văn phòng, côngtác văn thư lưu trữ, an ninh cho cơ quan, tổ chức bộ máy và cơ sở vật chấttrong cơ quan

- Trao đổi, cung cấp thông tin cho báo chí theo thẩm quyền

- Theo dõi công tác của các phòng, ban trong UBND

- Giải quyết khiếu nại tố cáo trong các lĩnh vực được giao

* Quyền hạn

- Có thẩm quyền quyết định tất cả các công việc trong văn phòng

- Làm chủ tài khoản của Văn phòng

- Quản lý nhân viên trong văn phòng

- Chỉ đạo các hoạt động trong văn phòng

- Đề xuất khen thưởng kỉ luật, thuyên chuyển,… đối với cán bộ, nhân viêntrong văn phòng

- Quản lý thống nhất ban hành và công bố văn bản của HĐND & UBND

Ký một số văn bản nếu được Chủ tịch UBND ủy quyền.

* Tiêu chuẩn đảm nhiệm công việc

- Trình độ chuyên môn: tốt nghiệp đại học Kinh tế, Quản trị, Hành chính,Luật trở lên, thành thạo vi tính văn phòng

+ Có khả năng chịu áp lực cao trong công việc

+ Có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc

* Điều kiện làm việc:

+ Chỗ làm việc: đảm bảo tiêu chuẩn về phòng làm việc theo quy định củaChính phủ Phòng làm việc phải sạch sẽ, thoáng mát

+ Trang thiết bị: bàn làm việc, tủ đựng tài liệu, máy vi tính và các phầnmềm ứng dụng

* Thời gian làm việc: theo giờ hành chính

 Phó chánh văn phòng

* Tên công việc

- Mã số công việc: VP –PCVP

- Phòng ban: Văn phòng HĐND – UBND Huyện

* Tóm tắt công việc và chức năng, nhiệm vụ

- Hỗ trợ Chánh văn phòng tham mưu cho lãnh đạo UBND huyện trongviệc tổ chức thực hiện và kiểm soát hoạt động công tác xây dựng mô hình tổchức và điều hành hoạt động, công tác hành chính của UBND huyện và cácphòng ban thuộc UBND huyện

- Triển khai các công tác quản trị văn phòng – hành chính theo sự chỉ đạocủa lãnh đạo UBND huyện và CVP

- Hỗ trợ CVP trong việc quản lý và điều hành các hoạt động chung của bộphận Văn phòng.

- Thay mặt CVP trực tiếp quản lý và điều hành các công việc liên quanđến nghiệp vụ văn phòng

- Đề xuất, triển khai xây dựng, điều chỉnh, triển khai thực hiện hệ thốngnội quy và quy chế hoạt động của UBND huyện và VP

- Tổ chức thực hiện các công tác hành chính

- Xây dựng kế hoạch tổ chức, giám sát đảm bảo việc thực hiện an ninh trật

tự, an toàn lao động, công tác bảo đảm cơ sở vật chất, đảm bảo các trang thiết bịvận hành an toàn hiệu quả

* Mối quan hệ công việc

- Chịu trách nhiệm trước CVP

- Báo cáo tình hình hoạt động trong văn phòng và các công việc đột xuât

- Thay mặt Chánh văn phòng giám sát các nhân viên trong văn phòng

* Tiêu chuẩn đảm nhiệm công việc

- Trình độ chuyên môn: tốt nghiệp đại học trở lên chuyên ngành Hànhchính, Quản trị nhân sự

- Kỹ năng

+ Kỹ năng giao tiếp

+ Kỹ năng phân tích, tổng hợp, xử lý tình huồng

+ Khả năng làm việc độc lập và chịu được áp lực công việc cao

- Phẩm chất cá nhân

+ Cẩn thận và tỉ mỉ trong công việc

+ Chịu được áp lực công việc cao

*Điều kiện làm việc:

+ Chỗ làm việc: đảm bảo tiêu chuẩn về phòng làm việc theo quy định củaChính phủ Phòng làm việc phải sạch sẽ, thoáng mát

+ Trang thiết bị: bàn làm việc, tủ đựng tài liệu, máy vi tính và các phầnmềm ứng dụng

*Giờ làm việc: làm việc theo giờ hành chính

 Nhân viên Văn thư

* Tên công việc

- Mã số công việc: VP –VTLT

- Phòng ban: Văn phòng HĐND – UBND Huyện

* Tóm tắt công việc

- Chịu sự phân công công việc của Lãnh đạo văn phòng

- Quản lý văn bản đi, văn bản đến của cơ quan

- Quản lý và sử dụng con dấu

- Bảo quản tài liệu và kho lưu trữ

* Tiêu chuẩn đảm nhiệm công việc

- Trình độ: Tốt nghiệp cao đằng trở lên chuyên ngành văn thư lưu trữhoặc hành chính văn phòng, thành thạo vi tính

- Kỹ năng: thành thạo các nghiệp vụ về văn phòng và văn thư

- Phẩm chất cá nhân:

+ Có tính cần cù, siêng năng trong công việc

+ Có phẩm chất đạo đức tốt, trung thực trong công việc

*Điều kiện làm việc:

+ Chỗ làm việc: đảm bảo tiêu chuẩn về phòng làm việc theo quy định củaChính phủ Phòng làm việc phải sạch sẽ, thoáng mát

+ Trang thiết bị: bàn làm việc, tủ đựng tài liệu, máy vi tính và các phầnmềm ứng dụng

*Giờ làm việc: làm việc theo giờ hành chính

 Nhân viên Kế toán

* Tên công việc

- Mã số công việc: VP – KT

- Phòng ban: Văn phòng HĐND – UBND Huyện

* Tóm tắt công việc

- Chịu sự phân công công việc của Lãnh đạo văn phòng

- Chi trả tiền lương cho cán bộ công nhân viên trong văn phòng

- Báo cáo trước lãnh đạo về các khoản thu chi trong cơ quan

- Cấp kinh phí cho các hoạt động của cơ quan

* Tiêu chuẩn đảm nhiệm công việc

- Trình độ: Tốt nghiệp trung cấp trở lên chuyên ngành kế toán tổng hợp

- Kỹ năng:

+ Thành thạo các nghiệp vụ kế toán

+ Thành thạo tin học văn phòng

+ Các kỹ năng giao tiếp, xử lý và tổ chức công việc

- Phẩm chất cá nhân:

+ Có tính cần cù, siêng năng trong công việc

+ Có phẩm chất đạo đức tốt, trung thực trong công việc

*Điều kiện làm việc:

+ Chỗ làm việc: đảm bảo tiêu chuẩn về phòng làm việc theo quy định củaChính phủ Phòng làm việc phải sạch sẽ, thoáng mát

+ Trang thiết bị: bàn làm việc, tủ đựng tài liệu, máy vi tính và các phầnmềm ứng dụng

*Giờ làm việc: làm việc theo giờ hành chính

- Giải quyết các thủ tục hành chính cho cơ quan

- Nghiên cứu các thủ tục hành chính để cải cách các thủ tục hành chínhcho cơ quan

* Tiêu chuẩn đảm nhiệm công việc

- Trình độ: Tốt nghiệp cao đẳng trở lên chuyên ngành về hành chính văn

phòng hoặc quản trị văn phòng.

- Kỹ năng:

+ Thành thạo tin học văn phòng

+ Có kỹ năng tổ chức công việc và khả năng giải quyết, xử lý thông tin tốt+ Thực hiện tốt các nghiệp vụ về hành chính và văn phòng

+ Kỹ năng giao tiếp tốt

Phẩm chất cá nhân:

+ Có tính cần cù, siêng năng trong công việc

+ Có phẩm chất đạo đức tốt, trung thực trong công việc

*Điều kiện làm việc:

+ Chỗ làm việc: đảm bảo tiêu chuẩn về phòng làm việc theo quy định củaChính phủ Phòng làm việc phải sạch sẽ, thoáng mát

+ Trang thiết bị: bàn làm việc, tủ đựng tài liệu, máy vi tính và các phầnmềm ứng dụng

*Giờ làm việc: làm việc theo giờ hành chính