Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư ở HND tỉnh tuyên quang

MỤC LỤC BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT SỔ NHÂN SỰ TRONG VĂN PHÒNG CỦA HỘI NÔNG DÂN TỈNH TUYÊN QUANG LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài. 2 2. Mục tiêu của đề tài. 2 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu. 3 4. Nguồn tài liệu tham khảo. 3 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu. 3 6. Phương pháp nghiên cứu. 4 7. Bố cục của đề bài. 4 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 5 1.1Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập. 5 1.1.1 Chức năng 5 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 5 1.1.3 Cơ cấu tổ chức của HND tỉnh Tuyên Quang 6 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan. 8 1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng. 8 1.2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng. 10 1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng . 11 Phần II: CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN 14 A. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 14 B. KHẢO SÁT THỰC TRẠNG VĂN THƯ Ở HND TUYÊN QUANG. 18 2.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ của HND tỉnh Tuyên Quang. 18 2.2. Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan. 18 2.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan. 19 2.3.1. Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của cơ quan. 20 2.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan. 20 2.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của cơ quan. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá. 21 2.4 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản. 24 2.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi – đến. 25 2.4.2 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan đơn vị. 30 2.5 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu. 31 PHẦN III : KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 34 3.1 Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của cơ quan. 34 3.1.1.Ưu điểm 34 3.1.2.Nhược điểm 36 3.1.3 Nguyên nhân 37 3.2 Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 38 3.2.1 Định hướng chung. 38 3.2.2 Một số giải pháp cụ thể. 40 KẾT LUẬN 43 DANH SÁCH CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO 44 PHẦN III: PHỤ LỤC

MỤC LỤC

BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT

SỔ NHÂN SỰ TRONG VĂN PHÒNG CỦA HỘI NÔNG DÂN TỈNH TUYÊN QUANG

LỜI NÓI ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 2

2 Mục tiêu của đề tài 2

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 3

4 Nguồn tài liệu tham khảo 3

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu 3

6 Phương pháp nghiên cứu 4

7 Bố cục của đề bài 4

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 5

1.1Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập 5

1.1.1 Chức năng 5

1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 5

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của HND tỉnh Tuyên Quang 6

1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan 8

1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 8

1.2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 10

1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng 11

Phần II: CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN 14

A TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 14

B KHẢO SÁT THỰC TRẠNG VĂN THƯ Ở HND TUYÊN QUANG 18

2.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ của HND tỉnh Tuyên Quang 18

2.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 18

2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 19

2.3.1 Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của cơ

quan 20

2.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan 20

2.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của cơ quan So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá 21

2.4 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản 24

2.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi – đến 25

2.4.2 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan đơn vị 30

2.5 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 31

PHẦN III : KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 34

3.1 Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của cơ quan 34

3.1.1.Ưu điểm 34

3.1.2.Nhược điểm 36

3.1.3 Nguyên nhân 37

3.2 Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 38

3.2.1 Định hướng chung 38

3.2.2 Một số giải pháp cụ thể 40

KẾT LUẬN 43

DANH SÁCH CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO 44 PHẦN III: PHỤ LỤC

BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT STT Từ, cụm từ viết tắt Từ, cụm từ viết đầy đủ

SỔ NHÂN SỰ TRONG VĂN PHÒNG CỦA HỘI NÔNG DÂN TỈNH

LỜI NÓI ĐẦU

Song song với quá trình học tập và rèn luyện kiến thức trên lý thuyết, cácsinh viên đều được nhà trường tổ chức cho các buổi thực hành thực tế dưới sựhướng dẫn tận tình của giáo viên hướng dẫn và được thực tập tại các cơ quan trong

kì thực tập Đây là cơ hội giúp sinh viên bổ sung và nâng cao những kiến thứcthực tế bên ngoài ghế nhà trường và làm quen với môi trường làm việc mới từ đórèn luyện cho bản thân những kiến thức, kĩ năng cần thiết cho cuộc sống cũng nhưcông việc sau này

Thực tập tốt nghiệp là hoạt động giáo dục đặc thù nhằm góp phần hìnhthành, phát triển phẩm chất và năng lực nghề nghiệp cần thiết của sinh viên theomục tiêu đào tạo đã đề ra Hoạt động này có vai trò đặc biệt quan trọng không chỉvới quá trình học tập mà còn với cả sự nghiệp của sinh viên sau này Thực tập tốtnghiệp là cơ hội để sinh viên có thể áp dụng các kiến thức học được trong nhàtrường vào thực tế công việc, giúp sinh viên nhận biết được điểm mạnh, điểm yếucủa mình và cần trang bị thêm những kiến thức, kỹ năng gì để đáp ứng nhu cầucông việc

Trong năm học 2015-2016, thực hiện kế hoạch đào tạo của nhà trường khoaQuản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức đợt thực tập tốtnghiệp cho sinh viên khóa 1205 QTVB, kéo dài gần 3 tháng (từ ngày 04/01/2016 -11/3/2016) Là một sinh viên của lớp Quản trị văn phòng K1b em đã liên hệ được

và được Hội nông dân tỉnh Tuyên Quang tiếp nhận là nơi thực tập của mình

Đây là kết quả đầu tiên đánh dấu bước trưởng thành của em sau thời gianhọc tập và rèn luyện ở trường Do kiến thức bản thân còn hạn chế so với công việcthực tế và sự thiếu kinh nghiệm nên em cũng không tránh khỏi những thiếu sót vàhạn chế Em rất mong nhận được sự thông cảm, đóng góp của thầy cô giáo và củacán bộ trong cơ quan để bài báo cáo của em được hoàn chỉnh hơn, giúp em cóthêm những kinh nghiệm trong công việc và tạo điều kiện thuận lợi cho em trongquá trình công tác sau này

Em xin chân thành cảm ơn!

1 Lý do chọn đề tài.

Ngày nay cùng với sự đi lên của đất nước, sự phát triển nhanh và mạnh củanền kinh tế thị trường là sự ra đời của các cơ quan, tổ chức với những quy mô lớn,nhỏ và các loại hình kinh doanh đa dạng và phong phú Mỗi cơ quan, tổ chức,doanh nghiệp đều có những cách tổ chức sắp xếp bộ máy hoạt động riêng cho phùhợp với tiến trình đi lên hội nhập của doanh nghiệp, tổ chức

Trong bất kỳ một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào văn bản, giấy tờ luôn

là cầu nối quan trọng giữa các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế,giữa nhà nước với nhân dân, giữa doanh nghiệp với khách hàng Vì vậy công tácvăn thư có vai trò rất lớn không thể thiếu trong các đơn vị hành chính sự nghiệp,các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh Bởi mọi văn bản giấy tờ đều tập trung vàođầu mối là bộ phận văn thư-lưu trữ để quản lý và sử dụng có hiệu quả Có thể nóicông tác văn thư là cánh tay đắc lực giúp cho ãnh đạo cơ quan nắm bắt được tìnhhình hoạt động của cơ quan Làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ,chính xác, kịp thời những quyết định quản lý Trên cơ sở đó ban lãnh đạo đưa rađược những quyết sách đúng đắn đảm bảo có lợi cho cơ quan tổ chức của mình

Để tìm hiểu rõ hơn về công tác tổ chức văn phòng, đặc biệt là công tác vănthư nắm bắt được những thuận lợi và khó khăn của nghành, trong đợt thực tập tốtnghiệp vừa qua tại văn phòng của Hội nông dân tỉnh Tuyên Quang em có điều kiệntìm hiểu về tình hình và thực trạng của công tác văn thư của Hội nông dân vẫn cònmột số hạn chế Điều đó đặt ra nhiệm vụ phải tập trung đổi mới, củng cố để nângcao hơn bộ máy và các nghiệp vụ của văn phòng để hoạt động hành chính được tốtnhất Với lý do trên em xin chọn đề tài “Tìm hiểu về công tác văn thư” của Hộinông dân tỉnh Tuyên Quang

2 Mục tiêu của đề tài.

Tìm hiểu những vấn đề cơ bản về công tác văn thư

Nghiên cứu cơ sở lý luận về hoạt động của công tác văn thư trong quản lývăn phòng của HND

Đánh giá thực trạng hoạt động công tác văn thư trong công tác văn phòng,hoạt động kiểm tra, hướng dẫn

Đề xuất các giải pháp và một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả của côngtác văn thư trong hoạt động tổ chức quản lý.

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.

Công tác văn thư của cán bộ, công chức, viên chức trong công tác văn phòngcủa HND tỉnh Tuyên Quang

Thực trạng hoạt động của HND tỉnh về công tác văn thư

Đánh giá hiệu quả hoạt động của văn thư tại Phòng Nội vụ về ưu điểm, hạnchế, và nguyên nhân hạn chế Trên cơ sở đó đưa ra một số đề xuất kiến nghị nhằmhoàn thiện nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư

Thời gian từ 04/01/2016 đến 11/3/2016

4 Nguồn tài liệu tham khảo.

- Một số báo cáo của khóa trước

- Đề tài dựa vào các tài liệu thu thập được từ HND tỉnh

- Các tài liệu về công tác văn thư và một số quy định của cơ quan

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu.

- Hiện nay, công tác văn thư đã trở thành một vấn đề nổi bật trong các cơquan hành chính nhà nước Nhà nước cũng đã có nững quy chế, quy định cụ thể vềcông tác văn thư giúp cho các cơ quan, tổ chức thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụcủa mình

- Đã có khá nhiều tác giả đã tìm hiểu và nghiên cứu về vấn đề nổi bật này

và cũng đã thu được nhiều kết quả đáng kể như là một số quấn sách:

+ Giáo trình “Nghiệp vụ văn thư-lưu trữ”- Trường CĐ VTLTTWW I(2006)

+ Nghiệp vụ văn thư- lưu trữ của Hoàng Lê Minh

+ Các tập bài giảng về “Lưu tữ TL KHKT”, “Lưu trữ TLNN”, “Lưu trữ TLĐảng và các tổ chức chính trị, xã hội” – Khoa Lưu trữ thường Cao đẳng Nội vụ HàNội (2008)

+Các văn bản của Đảng và Nhà nước ban hành về công tác văn thư

+ Và một số bài khóa luận nghiên cứu về công tác văn thư: Thực trạng vàbiện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81; Quá

trình khảo sát, thực hiện công tác văn thư- lưu trữ Tại Ủy ban nhân dân huyệnVình Tường…

Tuy nhiên, vấn đề áp dụng vào trong đời sống thực tế hay nói cách khác là

áp dụng vào hành chính nước ta hiện nay vẫn còn gặp rất nhiều vướng mắc Chính

về lẽ đó mà tất cả những người đã nghiên cứu về vấn đề này thấy rằng cần phải đisâu vào tìm hiểu về hệ thống công tác văn thư hiện nay, tìm ra nững ưu khuyếtđiểm trong việc áp dụng và thực hiện quy chế trong quản lý trên cơ sở đó dề xuấtnhững giải pháp và hướng đi cụ thể, rõ ràng, chính xác, thuận tiện hơn

6 Phương pháp nghiên cứu.

Để hoàn thành bài báo cáo em đã sử dụng các phương pháp sau:

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu

- Phương pháp thu thập thông tin

- Phương pháp tổng hợp, thống kê, phân tích

- Phương pháp so sánh, đánh giá

Ngoài ra báo cáo còn sử dụng các phương pháp bổ trợ như: phương phápphỏng vấn, phương pháp điều tra, khảo sát thực tế

7 Bố cục của đề bài.

Nội dung của bài báo cáo gồm có 3 phần chính:

Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của cơ quan

Phần II: Chuyên đề tự chọn

Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập.

1.1.1 Chức năng

Cơ quan Hội Nông dân tỉnh là cơ quan tham mưu giúp việc cho Ban Chấphành, Ban Thường vụ Hội Nông dân tỉnh tổ chức, chỉ đạo cán bộ, hội viên nôngdân các cấp trong tỉnh thực hiện các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luậtcủa Nhà nước, các chỉ thị, nghị quyết của Hội xây dựng tổ chức Hội và phong tràonông dân trong tỉnh

Vận động, giáo dục hội viên, nông dân phát huy quyền làm chủ, tích cực họctập nâng cao trình độ, năng lực về mọi mặt

Đại diện giai cấp nông dân thham gia xây dựng Đảng và Nhà nước, cụ thểlà:

+ Tham gia xây dựng đường lối chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luậtcủa Nhà nước liên quan đến nông nghiệp, nông thôn, nông dân

+ Tổ chức tuyên truyền, vận động nông dân thực hiện các chủ chương, chínsách, pháp luật

+ Kiểm tra, giám sát việc thực hiện các chủ trương, chính sách, pháp luật.+ Lựa chọn, giới thiệu những cán bộ, hội viên có đủ tiêu chuẩn để Đảng xemxét, kết nạp; tham gia các cơ quan Nhà nước, đóng góp ý kiến phê bình cán bộ,đảng viên

Chăm lo bảo vệ quyền và lợi ích chính đáng, hợp pháp của nông dân, cụ thểlà: Nắm bắt tâm tư, nguyện vọng chính đáng của nông dân để kịp thời phản ánh,kiến nghị, đề xuất với Đảng, Nhà nước những chủ trương chính sách và các biệnpháp giải quyết những bức xúc vướng mắc trong sản xuất và đời sống của nôngdân

1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

Nghiên cứu nắm vững Điều lệ Hội Nông dân Việt Nam, các chủ trương,

nghị quyết của Đảng, nghị quyết của Ban Chấp hành Hội Nông dân Việt Nam, củaTỉnh ủy, pháp luật của Nhà nước để tham mưu giúp cho Ban Chấp hành, BanThường vụ Hội Nông dân tỉnh về công tác xây dựng tổ chức Hội và phong tràonông dân trong tỉnh; trọng tâm là nhiệm vụ phát triển hội viên, xây dựng Hội, đàotạo, bồi dưỡng cán bộ Hội các cấp, nhất là cấp cơ sở; đẩy mạnh công tác tuyêntruyền, giáo dục cán bộ, hội viên.

Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc hoạt động của Hội Nông dân cáchuyện, thành phố và cơ sở trong việc thực hiện Điều lệ Hội Nông dân Việt Nam vàcác chương trình công tác của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Hội Nông dân tỉnh

Tham mưu tổ chức phong trào thi đua của Hội; phối hợp với các ngành,đoàn thể tỉnh, các huyện, thành ủy vận động hội viên, nông dân thi đua lao động,sản xuất, công tác góp phần thực hiện các mục tiêu kinh tế - xã hội của tỉnh

Nắm tâm tư, nguyện vọng chính đáng, hợp pháp của hội viên để phản ảnhkịp thời với cấp ủy Đảng và chính quyền; vận động hội viên, nông dân tham giaxây dựng Đảng, xây dựng chính quyền và xây dựng tổ chức Hội Nông dân cơ sởvững mạnh

Tổ chức dạy nghề và hỗ trợ việc làm cho nông dân theo quy định

Tổ chức phục vụ các hoạt động của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ HộiNông dân tỉnh, thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ, công tác tài chính, quản trị,quản lý và sử dụng tài sản cơ quan

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của HND tỉnh Tuyên Quang

- Lãnh đạo cơ quan gồm: 04 người (01 Chủ tịch và 03 Phó Chủ tịch)

- Ban Tổ chức – Kiểm tra: 03 người (Trưởng ban, Phó ban và 01 chuyênviên)

- Ban Kinh tế - Xã hội: 05 người (Trưởng ban, Phó ban và 03 chuyên viên)

- Ban Tuyên huấn: 03 (Trưởng ban và 02 chuyên viên)

- Trung tâm dạy nghề và hỗ trợ việc làm nông dân: 10 người

- Văn phòng: 06 người (Chánh Văn phòng và 05 cán bộ nhân viên)

* Sơ đồ tổ chức bộ máy của cơ quan:

( Xem phụ lục 01 ).

Chức năng, nhiệm vụ của từng ban ở HND tỉnh:

 Ban tổ chức- kiểm tra

- Tham mưu cho Ban Thường vụ về xây dựng củng cố tổ chức Hội và độingũ cán bộ, xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, sử dụng và thực hiện chínhsách cán bộ, công tác bảo vệ chính trị nội bộ

- Tham mưu về chỉ đạo thực hiện các chỉ thị, nghị quyết, hướng dẫn của cấptrên về công tác tổ chức, đề xuất phương hướng, giải pháp kiện toàn củng cố xâydựng tổ chức Hội vững mạnh

- Tham mưu cho Ban Thường vụ về công tác kiểm tra thực hiện Điều lệ Hội,các chỉ thị, nghị quyết của Đảng và Trung ương Hội Nông dân Việt Nam; kiểm tratài chính của Hội, các chương trình, dự án, quỹ Hội, quỹ hỗ trợ nông dân

- Tổng hợp, thống kê, lưu trữ tình hình tổ chức Hội các cấp trong tỉnh

- Tiếp nhận, tổng hợp, đề xuất giải pháp xử lý các đơn thư khiếu nại, tố cáocủa nông dân, trợ giúp pháp lý và tư vấn pháp luật, bảo vệ quyền và lợi ích hợppháp chính đáng của cán bộ, hội viên nông dân

- Theo dõi và hướng dẫn các chương trình dự án và các chương trình phốihợp có liên quan

- Hướng dẫn, tổng hợp công tác thi đua - khen thưởng

 Ban kinh tế- xã hội

- Tham mưu, triển khai, tổ chức thực hiện các chương trình, nhiệm vụ vềphát triển kinh tế - xã hội có liên quan đến nông nghiệp, nông dân, nông thôn

- Tham mưu việc chỉ đạo các phong trào nông dân thi đua sản xuất kinhdoanh giỏi, tổ chức thực hiện các chương trình, dự án, xây dựng và tổng kết các

mô hình điểm

- Theo dõi và hướng dẫn các chương trình phối hợp có liên quan

- Hướng dẫn, theo dõi chỉ đạo các phong trào văn hóa, xã hội, phòng, chốngcác tệ nạn xã hội, xây dựng đời sống văn hóa ở nông thôn

- Theo dõi, hướng dẫn thực hiện các chủ trương, chính sách của Đảng, phápluật của Nhà nước, chính sách hậu phương quân đội, an ninh, quốc phòng, tôngiáo, dân tộc

 Ban tuyên huấn

- Tham mưu giúp việc cho Ban Thường vụ về công tác phổ biến, tuyêntruyền các nghị quyết, chính sách của Đảng và Nhà nước, của Tỉnh ủy và Trungương Hội Nông dân Việt Nam

- Theo dõi, phát hiện, tuyên truyền các điển hình tiên tiến trong các phongtrào phát triển kinh tế - xã hội và công tác xây dựng Hội

- Lưu trữ, tổng hợp, biên soạn lịch sử, truyền thống phong trào nông dân vàHội Nông dân

- Theo dõi, phát hiện, tổng hợp tình hình tư tưởng, tâm tư nguyện vọng củacán bộ, hội viên nông dân, phản ánh kịp thời và định kỳ với Tỉnh ủy và Trungương Hội Nông dân Việt Nam

- Biên tập bản tin nội bộ về hoạt động của Hội

 Ban điều hành quỹ hỗ trợ nông dân

- Tổ chức dạy nghề, tập huấn nghề, phổ biến kiến thức khoa học công nghệtiên tiến cho hội viên nông dân

- Tổ chức các hoạt động dịch vụ hỗ trợ nông dân về vốn, vật tư, chế biến vàtiêu thụ sản phẩm

- Tổ chức và xây dựng hệ thống thông tin về các nhu cầu dịch vụ hỗ trợnông dân về thị trường giá cả, thị trường lao động, tư vấn giới thiệu việc làm

- Tổ chức tuyển dụng, dạy nghề, cung ứng lao động phục vụ cho công tácxuất khẩu lao động

1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan.

1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng.

- Điều kiện cơ sở vật chất của phòng: Điều kiện cơ sở vật chất được coi làmột căn cứ cấu thành tổ chức nói chung và văn phòng của HND tỉnh nói riêngnhằm phục vụ cho bộ máy văn phòng hoạt động:

+ Các phương tiện kỹ thuật: máy tính, máy in, máy photocoppy, máy hủy tàiliệu, điện thoại, máy fax, máy scan…

+ Các công cụ, dụng cụ làm việc: Bàn ghế, tủ đựng hồ sơ, văn phòng phẩm,

đồng hồ, quạt, điều hòa… Ngoài ra còn có các điều kiện làm việc khác như là: ánhsáng, nhiệt đọ, màu sắc, y tế…

Nhìn chung các trang thiết bị và cơ sở vật chất của văn phòng HND đượctrang bị tương đối đầy đủ và hiện đại tạo điều kiện tốt nhất cho cán bộ làm việc.Được sắp xếp rất hợp lý và khoa học đã tạo được điều kiện thuận lợi tốt nhất chocác cán bộ thực hiện công việc một cách nhanh chóng, chính xác không bị chồngchéo lên nhau

Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong phòng làm việc củavăn phòng HND tỉnh:

Ghi chú:

1 Cửa ra vào ( trước- sau)

2 Tủ đựng hồ sơ, tài liệu

- Hoạt động của văn phòng Văn phòng của HND tỉnh Tuyên Quang làmviệc theo chế độ thủ trưởng Chánh văn phòng: Là người đứng đầu văn phòng, lãnhđạo trực tiếp các nhân viên văp phòng như: cán bộ văn thư thường trực, kế toán,thủ quỹ…, và là người có nhiệm vụ quản lý điều hành toàn bộ hoạt động của vănphòng chịu trách nhiệm trước Chủ tịch HND tỉnh về toàn bộ kết quả hoạt động củavăn phòng Với các hoạt động chính như là:

+ Văn phòng thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảmbảo hậu cần

+ Văn phòng giúp cơ quan HND tỉnh xây dựng các chương trình công tácthường kỳ của cơ quan

+ Văn phòng tổ chức các cuộc hội họp cho cơ quan

+ Tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo HND tỉnh Tuyên Quang.+ Thực hiện các nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ

1.2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng.

a Chức năng, nhiệm vụ

- Tham mưu giúp việc Thường trực, Ban Thường vụ chỉ đạo, điều hành hoạtđộng của cơ quan và hệ thống Hội, xây dựng kế hoạch, chương trình công táctháng, quý, năm

- Tổng hợp, phát hành, lưu trữ văn bản, xây dựng các nghị quyết của BanChấp hành

- Giữ mối quan hệ với các Ban chuyên môn trong cơ quan và cơ sở, các Ban,ngành, đoàn thể cấp tỉnh có liên quan

- Theo dõi, quản lý công tác hành chính, quản trị, phục vụ, bảo vệ, đảm bảomọi hoạt động của cơ quan và Ban Chấp hành

b Cơ cấu tổ chức của văn phòng.

Văn phòng HND tỉnh Tuyên Quang bao gồm:

- 02 nhân viên lái xe.

* Sơ đồ tổ chức bộ máy văn phòng HND tỉnh Tuyên Quang.

(Xem phụ lục 02) 1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng

Chế độ công tác: Văn phòng HND tỉnh là một tổ chức thống nhất làm việctheo chế độ thủ trưởng, đề cao trách nhiệm của từng cá nhân

Nhiệm vụ của từng cá nhân:

a Chánh Văn phòng.

- Họ và tên: Đỗ Hồng Hạ

- Chức vụ: Chánh văn phòng HND tỉnh

Có chức năng và nhiệm vụ như sau:

- Chịu trách nhiệm trước Thường trực cơ quan về mọi hoạt động của Vănphòng; kiểm tra, đôn đốc các cán bộ phụ trách từng công việc

- Tổng hợp dự thảo báo cáo thực hiện nhiệm vụ của cơ quan và của Hội theotuần, tháng, quý, năm và chuyên đề; ghi chép biên bản họp Ban Chấp hành, BanThường vụ, họp giao ban của Hội Nông dân tỉnh

- Tổng hợp, soạn thảo các văn bản báo cáo lên cấp trên theo quy định

- Giúp lãnh đạo cơ quan trong công tác đối nội, đối ngoại, theo dõi và quản

lý tài sản công

- Chỉ đạo công tác văn thư lưu trữ, quản trị, hành chính, đón tiếp khách đến

cơ quan liên hệ công tác

- Đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất cho Thường trực, Ban Thường vụ, BanChấp hành tỉnh Hội và các Ban chuyên môn hoạt động

- Ký các văn bản do Thường trực cơ quan uỷ quyền

- Thực hiện nhiệm vụ khác do Thường trực phân công

b Cán bộ Văn thư – Lưu trữ thường trực.

Họ và tên: Bùi Thị Thanh Nga

Chức vụ: Cán bộ Văn thư, lưu trữ thường trực của văn phòng HND tỉnh

Có chức năng và niệm vụ như sau:

- Thực hiện đúng nghiệp vụ của công tác văn thư lưu trữ, giữ và bảo quảncác con dấu của cơ quan theo quy định.

- Nhận các loại văn bản, báo chí đến; phát hành các loại văn bản đi, kiểm trathể thức văn bản chính xác, kịp thời; tổng hợp số liệu công tác Hội

Đón tiếp và hướng dẫn khách, cán bộ, hội viên đến cơ quan liên hệ công tác Phô tô các văn bản khi được Thường trực hoặc Chánh Văn phòng có ý kiến, mở sổtheo dõi các loại văn bản phô tô

Thực hiện nhiệm vụ khác do Thường trực và lãnh đạo Văn phòng phân công

c Kế toán.

Họ và tên: Trần Thúy Hằng

Chức vụ: Kế toán văn phòng HND tỉnh

Có chức năng và nhiệm vụ như sau:

- Tham mưu về công tác tài chính, chi tiêu của cơ quan theo chính sách, chế

độ tài chính hiện hành của Nhà nước

- Tham mưu đề xuất, xây dựng kế hoạch, dự toán tài chính của cơ quan hàngnăm và kế hoạch dự toán tài chính theo chuyên đề

- Thực hiện nhiệm vụ khác do Thường trực và lãnh đạo Văn phòng phâncông, cùng lãnh đạo Văn phòng chịu trách nhiệm về mọi hoạt động tài chính của

cơ quan

d Thủ quỹ, thủ kho, tạp vụ.

Họ và tên: Lương Thị Tự,

Chức vụ: Thủ quỹ, tạp vụ của HND tỉnh

Có chức năng, nhiệm vụ như sau:

- Giữ gìn, bảo quản tốt các trang thiết bị phục vụ nghiệp vụ

- Trực tiếp quản lý tài sản, cấp phát văn phòng phẩm và các tài sản, vật tưkhác, không để hư hỏng, mất mát; thực hiện nghiêm túc việc thu, chi tài chính theoquy định Thường xuyên cập nhật đối chiếu sổ quỹ với kế toán kịp thời

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực và lãnh đạo Văn phòng phâncông

e Nhân viên lái xe.

Họ và tên: Trần Văn Dũng

Trần Tiến Sơn

Nhân viên lái xe, có chức năng và nhiệm vụ như sau:

- Có trách nhiệm quản lý xe ô tô cơ quan, đảm bảo lái xe an toàn khi đưađón lãnh đạo, cán bộ cơ quan đi công tác

- Chấp hành nghiêm Luật Giao thông đường bộ chịu trách nhiệm trước phápluật về an toàn khi lái xe tham gia giao thông

- Đảm bảo xe sạch, chăm sóc, bảo dưỡng xe định kỳ; phát hiện để tự sửachữa nhỏ, đề xuất sửa xe khi vượt quá khả năng của lái xe

- Thực hiện nhiệm vụ khác do Thường trực và Chánh Văn phòng phân công

Phần II: CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN (Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư ở HND tỉnh Tuyên Quang).

A.TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ chohoạt động của lãnh đạo quản lý, điều hành công việc trong cơ quan, tổ chức, là mộthoạt động không thể thiếu trong hoạt động quản lý của cơ quan Nắm bắt được tầmquan trọng của công tác văn thư lãnh đạo HND tỉnh Tuyên Quang đã chú trọng vềmặt này như cử cán bộ đi học bồi dưỡng thêm về nghiệp vụ, trang bị đầy đủ trangthiết bị văn phòng và ứng dụng công nghệ thông tin và trong công tác quản lý côngtác văn thư

Trong quá trình hoạt động của cơ quan, bất kể cơ quan đó là hành chính nhànước hay hành chính sự nghiệp thì văn phòng luôn giữ một vị trí đặc biệt quantrọng.nó có chức năng tham mưu tổng hợp nó có chức năng tham mưu,tổng hợp,giúp việc, hậu cần của một cơ quan tổ chức Xây dựng văn phòng mạnh là yếu tốrất quan trọng giúp cho cơ quan, tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo về lề lốilàm việc, nâng cao chất lượng công tác lãnh đạo Chính vì vậy việc tăng cường xâydựng và tổ chức các hoạt động văn phòng trong bất kỳ cơ quan nào cũng phải đượcđặc biệt quan tâm đến

Hoạt động văn phòng rất đa dạng và phong phú: bao gồm các tác nghiệp vàthủ tục hành chính liên quan đến các hoạt động quản trị công sở Sự am hiểu thuầnthục các kỹ thuật, nghiệp vụ hành chính văn phòng là cơ sở để tiến hành có hiệuquả các hoạt động công vụ khác, trong đó hoạt động văn thư được coi là một nộidung không kém phần quan trọng để tạo nên sự thành công trong hoạt động trongvăn phòng nói riêng và cơ quan nói chung

Quy định tại Nghị định 110/2004/CP về công tác văn thư :

Công tác văn thư quy định tại nghị định này bao gồm các công việc về soạnthảo,ban hành văn bản, quản lý văn bản tài liệu khác hình thành trong quá trìnhhoạt động của cơ quan tổ chức,quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư

Công tác văn thư hay còn gọi là công tác văn thư giấy tờ là toàn bộ các công

việc xây dựng và ban hành văn bản trong các cơ quan và việc xây dựng quản lý,quản lý giải quyết văn bản trong cơ quan đó và là một trong những phương tiệncần thiết trong hoạt động của Đảng và nhà nước các đoàn thể,tổ chức xã hội,kinh

tế, đơn vị lực lượng vũ trang để lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện chức năng nhiệm vụcủa mình

Công văn giấy tờ của một cơ, tổ chức ,đơn vị của nhà nước dùng để công bốtruyền đạt đường lối, chủ trương chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước đểliên hệ giữa các cơ quan, các ngành, các cấp để ghi chép kinh nghiệm đã được đúckết và ghi chép các tài liệu cần thiết Là cánh tay giúp đỡ cho lãnh đạo vì công văngiấy tờ, tài liệu phản ánh đầy đủ của một cơ quan,tổ chức nhiệm vụ và ưu khuyếtđiểm của cơ quan đó

Công tác văn thư là một mặt gắn liền với bộ máy quản lý và là một nội dungquan trọng trong hoạt động của cơ quan tổ chức Như vậy công tác văn thư có ảnhhưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý cũng như hiệu quả hoạt động của cơ quan,

tổ chức do đó công tác văn thư có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quảhoạt động của cơ quan, tổ chức

Công tác văn thư giúp cho việc giải quyết công việc của cơ quan được nhanhchóng chính xác, có năng xuất, và chất lượng đúng đường lối, chính sách, nguyêntắc và chế độ, đồng thời bảo đảm quản lý công việc của cơ quan được chính xác vàchặt chẽ, góp phần nâng cao hiệu quả và thành tích hoạt động của cơ quan

Làm tốt công tác văn thư có tác dụng tốt đối với toàn bộ hoạt động của một

cơ quan một tổ chức và đối với toàn xã hội

Công tác văn thư góp phần giữ gìn an toàn tài liệu và bí mật quốc gia nguồn

bổ xung chủ yếu vô tận những tài liệu có ý nghĩa trong công tác quản lý nhà nước

Làm tốt công tác công văn giấy tờ là giữ gìn tài liệu lưu trữ có tác dụng trựctiếp đến hiệu lực, hiệu quả của công tác quản lý lãnh đạo

Những yêu cầu đối với công tác văn thư:

Nhanh chóng :Trong bất kỳ một lĩnh vực hoạt động nào thì yêu cầu nhanh

chóng có ý nghĩa quan trọng trong quyết định sự thành công của cơ quan tổ chức.Nhưng đối với công tác văn thư thì yêu cầu nhanh chóng được coi là một nguyên

tắc trong hoạt động của cơ quan.Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụthuộc rất nhiều vào hoạt động công tác văn thư nếu diễn ra nhanh chóng thì thôngtin sẽ kịp thời với các đơn vị giải quyết văn bản và nó sẽ tạo điều kiện nâng caohiệu quả giải quyết công việc của cơ quan

Chính xác : Cùng với yêu cầu nhanh chóng trong quá trình hoạt động văn

thư của cơ quan,tổ chức thì yêu cầu chính xác cũng không kém phần quan trọng

Nội dung của văn bản phải chính xác tuyệt đối theo yêu cầu giải quyết côngviệc không trái với các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan, văn bản ban hànhphải có đầy đủ các thành phần thể thức do nhà nước quy định về kỹ thuật nghiệp

vụ, tất cả các khâu kỹ thuật nghiệp vụ của công tác văn thư phải đảm bảo chính xác

từ biên soạn đánh máy, đăng ký, chuyển giao đến tổ chức giải quyết và quản lý vănbản đều phải theo những quy định của pháp luật

Bí mật: Do xuất phát từ đặc thù một số lĩnh vực hoạt động nhất định nên

trong hoạt động của mình công tác văn thư đòi hỏi phải đảm bảo yêu cầu bí mật đểcho hoạt động của cơ quan được hiệu quả và giữ gìn được bí mật nhà nước.Giữ gìn

bí mật của cơ quan tổ chức là sự thành công của mỗi cơ quan đó

- Hình thức tổ chức văn thư

Hình thức tổ chức văn thư có ảnh hưởng không nhỏ đến toàn bộ quá trình xử

lý văn bản, giấy tờ cơ quan đến kết quả hoạt động của cơ quan do đó trong từng cơquan tổ chức phải lựa chọn hình thức công tác văn thư cho phù hợp trên cơ sở phântích cơ cấu tổ chức, số lượng văn bản đi và đến, chức năng nhiệm vụ của từng cơquan

Có rất nhiều hình thức tổ chức văn thư nhưng thông thường người ta ápdụng ba hình thức tổ chức là hình thức tổ chức tập trung, hình thức tổ chức phântán và hình thức tổ chức hỗn hợp

+Hình thức văn thư tập trung : Được áp dụng hầu hết các tác nghiệp chuyênmôn công tác văn thư được tập trung giải quyết ở một đơn vị hình thức này thôngthường được áp dụng tại một cơ quan, đơn vị có cơ cấu ít phức tạp có quy mô nhỏ

số lượng ít

+ Hình thức phân tán : Được áp dụng khi hầu hết các khâu nghiệp vụ được

giải quyết ở các đơn vị, tổ chức trực thuộc cơ quan, đơn vị cơ cấu phức tạp, nhiềuvăn bản đi đến có có nhiều cơ sở khác nhau

+ Hình thức hỗn hợp: Được áp dụng khi một số khâu nghiệp vụ chủ yếu nhưđánh máy, sao ,in đăng ký văn bản tổ chức thực hiện ở một số nơi còn các khâunghiệp vụ như theo dõi giải quyết văn bản lưu trong quá trình thực hiện ở các đơn

vị bộ phận khác nhau của cơ quan, hình thức này thông thường được áp dụng tạicác co quan, tổ chức trong hệ thống hành pháp quản lý hành chính nhà nước

Ở HND qua tìm hiểu công tác văn thư cũng như tiếp nhận công việc ở đâythì em thấy ở HND tỉnh áp dụng hình thức văn thư tập trung Hình thức tổ chứccông tác văn thư này có nhiều phù hợp với đặc thù hoạt động của HND và đã đemlại nhiều thành công trong hoạt động của cơ quan

Nội dung công tác văn thư

Công tác văn thư gồm 03 nhóm công việc sau :

- Thứ nhất: Xây dựng và ban hành văn bản

+ Soạn thảo văn bản

+ Trình duyệt và ký văn bản

+ Ban hành văn bản

- Thứ hai: Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản, nội dung này bao gồm:+ Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến

+ Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi

+ Tổ chức lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ

- Thứ ba: Tổ chức sử dụng con dấu

B KHẢO SÁT THỰC TRẠNG VĂN THƯ Ở HND TUYÊN QUANG.

Hiện nay việc ứng dụng phần mềm trong công tác văn phòng cũng như côngtác văn thư của HND tỉnh Tuyên Quang còn rất hạn chế Ở cơ quan chưa xây dựngđược phần mềm trong công tác quản lý của phòng Tất cả mọi thủ tục hành chínhcủa cơ quan đều được thực hiện bằng biện pháp thủ công nên rất mất thời gian vàoviệc này

Nhưng ngày nay với thành tựu của công nghệ tin học, máy tính và côngnghệ truyền thông đã làm cho hoạt động của văn phòng thay đổi căn bản Hầu hếtcông việc trong văn phòng đều có sự hỗ trợ của khoa học thông tin, của máy tính

và phương tiện hiện đại Đặc biệt cơ quan đã sử dụng phần mềm Microsoft một công cụ soạn thảo văn bản khá phổ biến trong các bộ phận soạn thảo văn bản.Ngoài ra thì cơ quan không có phần mềm nào khác nữa

Word-2.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ của HND tỉnh Tuyên Quang.

Công tác Văn thư-lưu trữ của HND tỉnh Tuyên Quang thực hiện nghiêm túcchặt chẽ và đúng theo quy định cuả nhà nước ban hành về công tác văn thư lưutrữ Ngoài ra cơ quan còn thực hiện theo quyết định số 23/2011/QĐ-HNDT ngày

06 tháng 04 năm 2011 của HND tỉnh Quy định về công tác văn thư- lưu trữ của cơquan tỉnh

2.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan.

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ choviệc chỉ đạo quản lý, điều hành văn bản của cơ quan Đối tượng của công tác vănthư là văn bản, công tác văn thư bao gồm toàn bộ các công việc về văn bản, giấy

tờ Công tác văn thư là một khâu quan trọng trong bộ máy hành chính nhà nướcnói chung và quản lý cơ quan đơn vị nói riêng Đây là bộ phận quan trọng khôngthể thiếu trong công tác văn phòng

Công tác văn thư đối với hoạt động của cơ quan ví như một sợi dây chuyềntrong một nhà máy tự động, sợi dây chuyền đó liên hệ tất cả các bộ phận với nhau,giữa các cơ quan cấp dưới với các cơ quan cấp trên, giữa các phòng với các ban…Nếu sợi dây chuyền đó ngừng hoạt động hoặc hoạt động không đồng đều sẽ ảnh

hưởng tới toàn bộ hoạt động của cơ quan Vì vậy công tác văn thư có tác dụng rấtlớn trong hoạt động của cơ quan.

Xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và hình thức làm việc, môhình tổ chức công tác văn thư của HND tỉnh được tổ chức theo mô hình tập trung(tập trung một đầu mối) Tất cả các công văn đi, đến của cơ quan đều qua văn thư

cơ quan đăng ký và làm thủ tục chuyển giao

Tất cả các công văn đi, đến của cơ quan trừ trường hợp pháp luật có quyđịnh khác đều được quản lý tập trung thống nhất tại văn thư cơ quan Các côngviệc văn thư thường làm như là: nhận công văn đến, chuyển giao công văn đi, đăng

ký vào sổ, cho số văn bản trình lãnh đạo ký…

Phòng làm việc của CBVT được bố trí gần cửa ra vào là một vị trí thuận lợicho việc tiếp nhận văn bản đến và đảm bảo thông tin bằng văn bản, ngoài ra ra cònthuận tiện cho việc đón tiếp khách đến liên hệ công tác

Với mô hình tổ chức văn thư tập trung của cơ quan đã tạo điều kiện rất thuậnlợi cho công văn, giấy tờ của cơ quan luôn được giải quyết nhanh chóng, kịp thời,chính xác nhằm nâng cao hiệu quả của cơ quan

Hình thức văn thư tập trung giúp cho việc tập hợp, quản lý, bảo quản vàphục vụ tra tìm tài liệu diễn ra một cách dễ dàng, thuận lợi hơn Tiết kiệm thời giancông sức cho cán bộ, công chức trong quá trình làm việc

Bên cạnh ưu điểm trên cũng có một số nhược điểm như là: công tác văn thưcủa HND tỉnh do 01 cán bộ văn thư quản lý với mô hình tổ chức văn thư tập trung,các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư nhiều khi còn dẫn đến tình trạng côngviệc quá nhiều, khiến cán bộ công tác văn thư giải quyết công việc còn tồn đọng,làm nhanh theo kịp thời gian tiến độ dễ dẫn đến đôi khi còn sai sót, nhầm lẫn trongcông việc

2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan.

Tất cả các văn bản đi, văn bản đến đều phải thông qua văn thư, văn phòngcủa HND tỉnh Tuyên Quang.Văn thư, văn phòng có trách nhiệm đăng ký văn bảnvào sổ công văn và chuyển vào địa chỉ người có trách nhiệm giải quyết

Văn phòng chỉ tiếp nhận các văn bản, giấy tờ có nội dung thuộc thẩm quyền

giải quyết của HND tỉnh Các văn bản do cán bộ chuyên môn trình, báo cáo lênHND và Chủ tịch; các phó Chủ tịch, phải được chuyển qua văn thư thẩm định vềthể thức, nội dung trước khi trình ký.

Các vấn đề chủ trương, chính sách đã được quyết định trong phiên họp củaHND đều được cụ thể hoá bằng các quyết định, chỉ thị của HND Văn phòng HNDhoặc cán bộ công chức theo dõi lĩnh vực có trách nhiệm dự thảo, trình Chủ tịchhoặc phó chủ tịch ký ban hành ngay trong ngày đối với văn bản thông thường vàchậm nhất là 5 ngày đối với văn bản quy phạm kể từ ngày phiên họp kết thúc Đốivới những văn bản phát hành của HND và Chủ tịch, văn thư phải ghi đầy đủ số,

ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm, đóng dấu và gửi đúng địa chỉ, đồng thời lưu trữ

Một số văn bản hành chính do HND tỉnh Tuyên Quag ban hành.

(Xem Phụ lục 03) 2.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan.

Thể thức văn bản do cơ quan ban hành tuân thủ chặt chẽ theo các quy định

có trong thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụquy định về kĩ thuật trình bày văn bản hành chính

Việc soạn thảo và ban hành văn bản tuân thủ chặt chẽ theo Quy định tại

Điều 1, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 8 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ vềsửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 củaChính phủ về công tác văn thư.

về thể thức, kĩ thuật trình bày văn bản Cần phải qua bộ phận chuyên viên tổng hợpchỉnh sửa trước khi ban hành.Và tuy đã được quy định rõ ràng về thẩm quyền vàban hành văn bản nhưng vẫn có một số văn bản không thuộc thẩm quyền ban hành

và có hiệu lực dẫn đến việc khó khăn trong việc truy cứu trách nhiệm khi có vấn đề

gì xảy ra

2.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của cơ quan So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá.

Soạn thảo văn bản là một khâu quan trọng trong hoạt động quản lý Chất

lượng văn bản có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu lực và hiệu quả công việc của cơquan quản lý Việc tiến hành soạn thảo văn bản phải được tiến hành một cách tỉ mỉ,thận trọng và khoa học nhằm thống nhất trong soạn thảo, đảm bảo về mặt nội dungcũng như về mặt kỹ thuật trình bày của văn bản

Soạn thảo văn bản ban hành văn bản là công việc rất quan trọng diễn ra hàng

ngày trong tất cả cơ quan chính quyền địa phương, đơn vị hành chính sự nghiệp và

tổ chức kinh tế công việc này ảnh hưởng rất lớn đến năng suất và chất lượng củahoạt động quản lý

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của văn phòng HND được xâydựng và thống nhất, tổ chức theo một quy trình khoa học, đảm bảo soạn thảo , banhành chính sác thực tế khách quan

a Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của cơ quan Bước 1: Tiến hành thu thập và xử lý thông tin để xây dựng văn bản.

 Thu thập thông tin: một cách đầy đủ từ các nguồn khác nhau:

- Tùy từng loại văn bản mà thu thập thông tin cho phù hợp

- Bên cạnh đó thu thập thông tin thực tế: Báo cáo, Tờ trình, quá trình hoạtđộng

 Xử lý văn bản:

- Đọc các thông tin mà đã thu thập được

- Xác định độ tin cậy và độ chính xác của thông tin

- Nếu thông tin thiếu phải bổ sung thêm

- Chọn lọc các thông tin có liên quan đến nội dung của văn bản (tránh đưa

ra các thông tin lạc hậu, hết hiệu lực vào nội dung văn bản)

Bước 2: Xây dựng đề cương và viết bản thảo văn bản.

Xây dựng đề cương văn bản áp dụng trong một số trường hợp sau: nhữngvăn bản quan trọng và những loại văn bản dài Đê từ đó có thể làm rõ được bố cục,nêu rõ được ý chính trong nội dung văn bản và không bỏ sót các ý Đồng thời sắpxếp nội dung được logic

Viết bản thảo: cán bộ chuyên môn căn cứ vào đề cương đã có viết bản dựthảo Sau khi dự thảo song tổ chức dự thảo xin ý kiến của các đơn vị liên quan

Bước 3: Trình bản thảo để lãnh đạo duyệt và cho ý kiến chỉ đạo để hoàn thiện văn bản.

Sau khi soạn thảo văn bản song, trước khi trình văn bản phải được duyệt:

- Lãnh đạo phụ trách trực tiếp (Trưởng hoặc Phó phòng) duyệt nội dungbản thảo

- Trưởng phòng Hành chính tổ chức (hoặc Chánh văn phòng) duyệt thểthức và tính pháp lý.

- Lãnh đạo cơ quan (Thủ trưởng và Phó thủ trưởng phụ trách lĩnh vực)duyệt và ký ban hành

- Có 3 chữ ký: ký nháy chịu trách nhiệm về nội dung, ký về thể thức củavăn bản và chữ ký của người có thẩm quyền

Bước 4: Nhân bản văn bản để ban hành văn bản.

- Trước khi nhân bản phải đưa xuống văn thư để ghi số văn bản, ngày,tháng, năm

- Nhân bản sau khi văn bản đã được ký duyệt

- Dựa vào nơi nhận để nhân bản văn bản

Bước 5: Hoàn thiện văn bản để ban hành.

Trước khi trình thủ trưởng thì cán bộ xem xét lại văn bản, nết sai sót thì cầnsửa chữa ngay, nếu không có gì sai xót thì lãnh đạo phòng ký tắt vào nội dung vănbản sau đó chuyển lên Trưởng phòng (Chánh văn phòng) kiểm tra, ký nháy, đóngdấu để ban hành

b So sánh với quy định hiện hành.

Việc soạn thảo và ban hành văn bản của HND tỉnh được tuân thủ chặt chẽ sovới quy định tại điều 1, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010của chính phủ về sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/ NĐ-CP ngày 08 tháng

04 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư

Nhận xét về quy trình soạn thảo văn bản của HND tỉnh Tuyên Quang

Ưu điểm:

-Tuân thủ chặt chẽ theo hướng dẫn số 15-HD/VP ngày 24 tháng 11 năm

2011 hướng dẫn về thể thức của HND Việt Nam Thể thức và kỹ thuật trình bày:Đại đa số văn bản ban hành đều đảm bảo về thể thức và kỹ thuật trình bày theođúng tiêu chuẩn quy định của Nhà nước, đó là văn bản được trình bày trên khổgiấy A4 có đầy đủ các yếu tố thể thức

- Quy trình soạn thảo văn bản: Việc soạn thảo văn bản được thực hiện đầy

đủ các bước theo quy định soạn thảo và ban hành văn bản, việc hoàn chỉnh các