CÔNG tác văn THƯ của UBND HUYỆN CHỢ đồn

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 4 1.1. Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. 4 1.1.1. Sự ra đời. 4 1.1.2. Chức năng. 4 1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn. 5 1.1.4 Cơ cấu tổ chức. 5 1.2. Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng (đơn vị phụ trách công tác Văn thư) 7 1.2.1. Chức năng. 7 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn. 7 1.2.3. Vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng 9 Phần II : CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN 16 CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND HUYỆN CHỢ ĐỒN 16 2.2 Công tác Văn thư của cơ quan. 16 2.2.1 Công tác chỉ đạo về công tác Văn thư của cơ quan. 16 2.2.2 Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư. 17 2.2.3 Thực trạng công tác Văn thư của UBND huyện Chợ Đồn. 18 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 30 3.1. Đánh giá chung 30 3.1.1. Ưu điểm 30 3.1.2 Hạn chế: 31 3.1.3 Nguyên Nhân 32 3.2. Đề xuất, kiến nghị 32 3.2.1. Nội dung đề xuất 1. 32 3.2.2. Nội dung đề xuất 2. 34 3.2.2. Đề xuất 2. 38 3.3. Các kiến nghị 42 3.3.2.Đối với cơ quan. 42 3.3.3.Đối với Nhà trường: 43 PHỤ LỤC 46

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN Sự đời, chức năng, nhiệm vụ quan Sự đời Chức .4 1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn 1.1.4 Cơ cấu tổ chức 1.2 Chức nhiệm vụ Văn phòng (đơn vị phụ trách công tác Văn thư) 1.2.1 Chức 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn .7 1.2.3 Vị trí việc làm xây dựng mô tả công việc vị trí văn phòng Sơ đồ 15 Phần II : CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN .16 CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND HUYỆN CHỢ ĐỒN .16 2.2 Công tác Văn thư quan 16 2.2.1 Công tác đạo công tác Văn thư quan 16 2.2.2 Tình hình cán làm công tác Văn thư 17 2.2.3 Thực trạng công tác Văn thư UBND huyện Chợ Đồn 18 PHẦN III: 30 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ .30 3.1 Đánh giá chung .30 3.1.1 Ưu điểm .30 3.1.2 Hạn chế: 31 3.1.3 Nguyên Nhân 32 3.2 Đề xuất, kiến nghị 32 3.2.1 Nội dung đề xuất 32 Sinh viên: Dương Phúc Đạt Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.2.2 Nội dung đề xuất 34 3.2.2 Đề xuất 38 3.3 Các kiến nghị 42 3.3.2.Đối với quan 42 3.3.3.Đối với Nhà trường: .43 PHỤ LỤC 46 Sinh viên: Dương Phúc Đạt Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Cùng với phát triển đất nước giới hàng ngày bước tiến nhảy vọt khoa học công nghệ thông tin Nhu cầu thông tin trao đổi thông tin ngày lớn Đặc biệt năm gần theo phát triển khoa học công nghệ, công xây dựng đất nước theo đường công nghiệp hóa đại hóa, giúp người có tầm hiểu biết giải công việc nhanh chóng thuận tiện Ngày việc trao đổi thông tin trở thành nhu cầu tất yếu loài người với nhiều hình thức khác Hình thức trao đổi thông tin văn đời ngày làm phong phú trở thành phương tiện thiếu hoạt động quan nhà nước, tổ chức trị-xã hội, tổ chức kinh tế… Lý chọn đề tài: em thấy cần phải trau dồi thêm kiến thức chuyên môn nghiệp vụ muốn thử sức công việc thực tế mà tới trường em làm Trong thời gian thực tập Văn phòng HĐND-UBND huyện Chợ Đồn thực đề tài em có gặp thuận lợi khó khăn định sau: -Thuận lợi: Về công tác Văn thư: Khi đến thực tập quan em chị Hoàng Thị Kiều cán phụ trách công tác Văn thư dây bảo tận tình cho em thực hành toàn khâu nghiệp vụ công tác Văn thư giúp em rút nhiều kinh nghiệm mội trường làm việc thực tế -Khó khăn: Do công tác Lưu trữ UBND huyện Chợ Đồn chưa thực quan tâm, công tác Lưu trữ cán Văn thư kiêm nhiệm phụ trách Trong trình thực tập em tham gia xếp tài liệu kho hướng dẫn , tài liệu lại lộn xộn chưa chỉnh lý chưa xếp lần nên em phải tự tìm hiểu , tự thực dựa kiến thức học trường Mục tiêu đề tài: “ Học phải đôi với hành” kiến thức học lớp phải áp dụng vào thực tiễn công việc quan tổ chức, qua làm quen với môi trường làm việc thực tế, củng cố tổng hợp Sinh viên: Dương Phúc Đạt Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lại kiến thức, làm hội để em rút học kinh nghiệm từ môi trường làm việc thực tế Đối tượng, phạm vi nghiên cứu: - Nghiên cứu lịch sử hình thành - Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn HDND- UBND huyện Chợ Đồn - Đánh giá hiệu công tác văn thư huyện Chợ Đồn Nguồn tài liệu tham khảo: - Cuốn Quản trị văn phòng, luật ban hành văn - Tài liệu thu thập quan - Các phương tiện như: internet, báo Lịch sử vấn đề nghiên cứu: Mặc dù công tác văn thư, lưu trữ có từ lâu, tồn song song với chiều dài lịch sử dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành quan, tổ chức trách nhiệm thực thuộc tất cá nhân quan, tổ chức Nhưng nay, suy nghĩ không người, công tác có từ vài năm trở lại công việc vụ, giấy tờ đơn người làm văn thư, lưu trữ nên chưa có quan tâm, trọng, đầu tư xứng đáng Đây suy nghĩ, quan niệm chưa đánh giá công tác văn thư, lưu trữ, cần thiết phải nhìn nhận lại Như biết, công tác văn thư bao gồm nội dung như: Quản lý văn đến, văn đi, quản lý sử dụng dấu, lập hồ sơ Theo đó, việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn đến, văn đi, quản lý, sử dụng dấu, phát hành văn trách nhiệm người làm văn thư; việc cho ý kiến đạo, phân phối giải văn đến, ký văn để phát hành thuộc thẩm quyền thủ trưởng quan, tổ chức; việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ trách nhiệm cá nhân giao giải công việc… Như để thấy rằng, tất cá nhân, từ thủ trưởng đến nhân viên quan, tổ chức tham gia thực nội dung công tác văn thư, chịu trách nhiệm với công việc giao để khẳng định công tác văn thư không Sinh viên: Dương Phúc Đạt Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phải riêng người làm văn thư Cũng với suy nghĩ, công tác văn thư, lưu trữ công việc vụ, giấy tờ, không quan trọng nên không người đánh giá người làm công tác văn thư, lưu trữ mà họ người hy sinh thầm lặng Chúng ta nhìn vào kết A, kết B nhiều người mà quên để đạt kết đó, có phần đóng góp không nhỏ người làm văn thư, lưu trữ Để văn đến chuyển giao thời gian, văn phát hành kịp thời, tài liệu lưu trữ giữ gìn, bảo quản, hệ thống khoa học, thuận lợi cho việc tra cứu, cung cấp thông tin… người làm công tác nổ lực, tận tình, cẩn thận, chu đáo, miệt mài không áp lực, khổ cực Thế nhưng, đóng góp họ lại chưa ghi nhận xứng đáng người thiệt thòi quan, tổ chức, khen thưởng ít, khiển trách nhiều Phương pháp nghiên cứu: quan sát, thống kê, thu thập tài liệu Bố cục đề tài Phần I: Khảo sát công tác văn phòng quan Phần II: Công tác văn thư huyện Chợ Đồn Phần III: Kết luân đề xuất kiến nghị Qua em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban giám hiệu trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, thầy cô giáo,giảng viên chuyên ngành Quản trị văn phòng, bác, cô, chú, anh, chị Văn phòng HĐND-UBND huyện Chợ Đồn giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt thực tập viết báo cáo này./ Em xin chân thành cảm ơn! Chợ Đồn, ngày 05 tháng năm 2016 Sinh viên Dương Phúc Đạt Sinh viên: Dương Phúc Đạt Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN Sự đời, chức năng, nhiệm vụ quan Sự đời Huyện Chợ Đồn nằm phía Tây tỉnh Bắc Kạn Có diện tích tự nhiên 90.337 ha.Có địa dư hành giáp danh với 02 huyện, 01thị xã tỉnh, 01 huyện thuộc tỉnh Thái Nguyên 02 huyện thuộc tỉnh Tuyên Quang cụ thể là: Phía Đông giáp với huyện Bạch Thông Thị xã Bắc Kạn, phía Nam giáp với tỉnh Định Hóa thuộc tỉnh Thái Nguyên, phía Tây giáp với huyện Chiêm Hóa, Na Hang thuộc tỉnh Tuyên Quang, phía Bắc giáp với huyện Ba Bể thuộc tỉnh Bắc Kạn Toàn huyện có 21 xã 01 thị trấn cụ thể là: Tình hình an ninh trị, trật tự an toàn xã hội giữ vững, ổn định Các trường học, sở y tế huyện xây dựng khang trang Chức UBND cấp huyện mắt xích quan trọng việc phát huy hiệu lực quyền địa phương, bảo đảm cho hoạt động quản lý hành nhà nước thông suốt từ Trung ương đến sở Theo quy định điều 123 Hiến pháp năm 1992: UBND HĐND cấp bầu ra, quan hành địa phương, chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Pháp luật, văn quan quản lý cấp Nghị HĐND cấp Như UBND huyện Chợ Đồn giống UBND cấp huyện nước: Là quan chấp hành HĐND cấp huyện quan quản lý hành địa phương Chức chủ yếu UBND huyên là: Quản lý hành nhà nước lĩnh vực dời sống, xã hội địa phương Pháp luật Nghị HĐND cấp Sinh viên: Dương Phúc Đạt Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn - Quản lý nhà nước lĩnh vực trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh quốc phòng địa phương - Tuyên truyền, giáo dục, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, Pháp luật, văn quan nhà nước cấp Nghị HĐND huyện quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân - Đảm bảo an ninh trị trật tự an toàn xã hội, thực nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang, xây dựng quốc phòng toàn dân, thực nghĩa vụ quân sự, nhiệm vụ hậu cần chỗ, nhiệm vụ động viên sách hậu phương, quản lý hộ hộ tịch địa phương, quản lý việc lại cư trú người nước địa phương - Quản lý công tác tổ chức lao động tiền lương, đào tạo đôị ngũ cán công chức, viên chức nhà nước - Tổ chức đạo công tác thi hành án địa phương theo quy định pháp luât, phối hợp với quan hữu quan để đảm bảo thu đúng, thu đủ, kịp thời loại thuế khoản thu khác địa phương - Thực việc quản lý hành chính, xây dựng đề án phân vạch địa giới địa phương - UBND huyện chịu trách nhiệm báo cáo công tác trước HĐND huyện UBND tỉnh 1.1.4 Cơ cấu tổ chức Căn vào Nghị định 14/2008/NĐ- CP Chính phủ quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Quyết định 1589/QĐ- UBND việc ban hành Quy chế làm việc huyện Chợ Đồn Cơ cấu tổ chức UBND huyện Chợ Đồn bao gồm: - 01 Chủ tịch - 02 Phó Chủ tịch, đó: + 01 Phó Chủ tịch Thường trực phụ trách lĩnh vực kinh tế + 01 Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh vực văn hoá- xã hội Sinh viên: Dương Phúc Đạt Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chủ tịch UBND người trực tiếp lãnh đạo điều hành công việc UBND, chịu trách nhiệm cá nhân thực nhiệm vụ, quyền hạn mình, với tập thể UBND chịu trách nhiệm trước HĐND huyện trước quan nhà nước cấp Phó Chủ tịch thành viên khác UBND huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn Chủ tịch UBND phân công phải chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện việc thực nhiệm vụ, quyền hạn giao, đồng thời chịu trách nhiệm tập thể hoạt động UBND huyện trước HĐND huyện quan nhà nước cấp Các quan chuyên môn thuộc UBND huyện chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác UBND huyện; đồng thời đạo, kiểm tra nghiệp vụ quan chuyên môn cấp Thủ trưởng quan chuyên môn thuộc UBND huyện chịu trách nhiệm báo cáo công tác UBND huyện, quan chuyên môn cấp báo cáo công tác trước HĐND cấp yêu cầu Các phòng ban chuyên môn UBND huyện Chợ Đồn bao gồm - 13 phòng: + Phòng Nội vụ + Phòng Tư pháp + Phòng Tài chính- Kế hoạch + Phòng Tài nguyên Môi trường + Phòng Lao động Thương binh Xã hội + Phòng Văn hoá Thông tin + Phòng Giáo dục Đào tạo + Phòng Y tế + Phòng Công thương + Phòng Nông nghiệp Phát triển nông thôn + Thanh tra nhà nước + Văn phòng HĐND UBND + Phòng Dân tộc - 01 Ban: Sinh viên: Dương Phúc Đạt Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Ban Quản lý Dự án đầu tư xây dựng Các phòng, ban có chức tham mưu, giúp việc cho UBND huyện theo lĩnh vực phụ trách Thực chức quản lý nhà nước theo ngành, theo lĩnh vực Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện công tác chuyên môn Sơ đồ tổ chức máy quan ( Phụ Lục I) 1.2 Chức nhiệm vụ Văn phòng (đơn vị phụ trách công tác Văn thư) 1.2.1 Chức Văn phòng HĐND - UBND huyện máy làm việc tổng hợp trực tiếp UBND huyện, bao gồm chức năng: Văn phòng HĐND - UBND huyện quan tham mưu, giúp việc cho UBND huyện; thực chức quản lý Nhà nước địa phương số nhiệm vụ cụ thể theo phân công ủy quyền lãnh đạo UBND cấp huyện Quản lý công tác hành chính, giúp thường trực UBND huyện kiểm tra, đôn đốc việc thực Quy chế làm việc đơn vị, phòng ban thuộc phạm vi quản lý UBND huyện 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Tổ chức thực văn quy phạm pháp luật, quy hoạch kế hoạch sau phê duyệt, thông tin tuyên truyền phổ biến, giáo dục pháp luật lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý Giúp UBND huyện theo dõi, tổng hợp tình hình, kết mặt công tác UBND phòng ban trực thuộc để làm báo cáo tháng, quý, năm Điều hành công tác hành chính, quản trị, đảm bảo điều kiện mặt vật chất, phương tiện cho hoạt động HĐND UBND huyện, với ban HĐND chuẩn bị tài liệu cho kỳ họp HĐND huyện, phục vụ đoàn đại biểu tỉnh, đoàn đại biểu cấp HĐND huyện tiếp xúc cử tri Dự thảo chương trình công tác cho UBND huyện tuần, tháng, quý, năm… Xây dựng chương trình, biện pháp tổ chức thực nghiệp vụ cải Sinh viên: Dương Phúc Đạt Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cách hành Nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý Quản lý tài sản, trang thiết bị quan HĐND UBND huyện phòng ban đoàn thể Giúp UBND cấp huyện thực chịu trách nhiệm việc thẩm định, đăng ký, cấp giấy phép kinh doanh thuộc phạm vi trách nhiệm thẩm quyền quan chuyên môn theo quy định pháp luật Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ lĩnh vực quản lý công tác Văn thư, Lưu trữ, công tác quản trị hành chính, công tác đảm bảo an ninh trật tự quan theo nguyên tắc quy định Nhà nước Tổ chức việc tiếp công dân, tiếp khách, tiếp nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo công dân, phối hợp với ngành, phòng ban chuyên môn nghiên cứu đề xuất hướng giải theo quy định pháp luật Thực số nhiệm vụ khác UBND cấp huyện giao - Cơ cấu tổ chức Văn phòng HĐND - UBND quan chuyên môn hoạt động theo chế độ thủ trưởng, thành viên Văn phòng HĐND - UBND huyện chịu trách nhiệm cá nhân phân công công tác, Chủ tịch UBND huyện phân công trước HĐND - UBND huyện, với thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể mặt hoạt động UBND huyện, huyện ủy HĐND huyện Trong cấu tổ chức, Văn phòng HĐND - UBND huyện Chợ Đồn bao gồm: - Chánh Văn phòng - 01 Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác tổng hợp - 01 Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác Hành quản trị + Bộ phận chuyên viên tổng hợp HĐND + Bộ phận chuyên viên tổng hợp UBND phụ trách kinh tế, nội + Bộ phận chuyên viên tổng hợp UBND phụ trách văn hóa – xã hội + Bộ phận Văn thư + Bộ phận Lưu trữ + Bộ phận Đánh máy Sinh viên: Dương Phúc Đạt Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sơ chờ tài liệu hình thành cách: Căn vào bảng Danh mục hồ sơ (đối với quan, tổ chức lập Danh mục hồ sơ), vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, công việc giao giải (đối với quan chưa lập Danh mục hồ sơ) Việc mở hồ sơ tiến hành sau công việc bắt đầu diễn Do UBND huyện Chợ Đồn chưa xây dựng Danh mục hồ sơ nên cán bộ, công chức lập hồ sơ cần phải vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn công việc giao giải kế hoạch công tác năm mà tiến hành mở hồ sơ Bước 2.Thu thập, cập nhật văn đưa vào hồ sơ Để lập hồ sơ cách hoàn chỉnh có chất lượng cao, cán bộ, công chức trình giải công việc cần phải kịp thời thu thập văn tài liệu đưa vào hồ sơ Văn thuộc hồ sơ đưu vào hồ sơ Khi thu thập văn cần cố gắng thu thập nhiều văn có liên quan đến công việc lập hồ sơ tốt Nguồn thu: Bao gồm văn đi, đến, phim, ảnh (nếu có), mua, thu từ quan truyền thông… Các văn cần thu vào hồ sơ: Theo quy định điều 15 chương Thông tư số: 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Thông tư Bộ Nội Vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan bao gồm văn sau: • • • • • • • Văn Quy phạm pháp luật Văn Hành Văn chuyên ngành Băng, đĩa ghi âm, ghi hình Phim, ảnh Bản vẽ, thiết kế Bản đồ Trách nhiệm thu thập hồ sơ, tài liệu vào hồ sơ: Người phụ trách giải công việc thu thập văn bản, tài liệu lập hồ sơ công việc Văn bản, tài liệu thu thập đưa vào hồ sơ phải có giá trị Sinh viên: Dương Phúc Đạt 35 Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bước 3: Kết thúc hồ sơ Khi công việc giải xong người lập hồ sơ có trách nhiệm: 1.Kiểm tra văn bản, tài liệu có hồ sơ nhằm: Loại bỏ trùng, nháp, thảo có gốc (trừ văn quan trọng có bút tích sửa chữa, đạo Lãnh đạo quan Bổ sung văn thiếu Xem xét lại thời hạn bảo quản hồ sơ Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu có hồ sơ 2.Phân chia đơn vị bảo quản xếp văn có hồ sơ: Đơn vị bảo quản đơn vị thống kê nghiệp vụ Lưu trữ đồng thời dùng để quản lý tra tìm tài liệu Cách phân chia : Nếu hồ sơ dầy lớn 03 cm chia thành đơn vị bảo quản khác nhau, chia đơn vị bảo quản phải vào quan hệ nội dung, thời gian, giá trị tài liệu đặc điểm chung để phân chia Mỗi đơn vị bảo quản phải đầy đủ yếu tố cấu thành hồ sơ độc lập Việc xếp văn bản, tài liệu hồ sơ nhằm mục đích cố định trật tự văn hồ sơ, bảo đảm mối liên hệ văn với làm cho hồ sơ phản ánh vấn đề, việc cách rõ ràng, giúp việc nghiên cứu, sử dụng tài liệu tài liệu Có 05 cách xếp văn bản, tài liệu hồ sơ sau:  Sắp xếp theo tên loại văn  Sắp xếp theo thời gian ban hành văn bản: Văn ban hành trước xếp trước, văn ban hành sau xếp sau  Sắp xếp theo bảng chữ cái: Áp dụng tập báo cáo xã: Báo cáo cuối năm, báo cáo nhân sự, báo cáo nâng lương…Thì xếp theo thứ tự tên xã  Sắp xếp theo tầm quan trọng văn  Sắp xếp theo diễn biến trình tự giải công việc 3.Biên mục hồ sơ: Nhằm mục đích: Quản lý chặt chẽ văn bản, tài liệu Sinh viên: Dương Phúc Đạt 36 Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hồ sơ thuận lợicho việc tra tìm văn bản, tài liệu cần Trước biên mục cần kiểm tra hồ sơ lần cuối xem văn bản, tài liêu hồ sơ xếp hay chưa, văn bản, tài liệu hồ sơ đầy đủ hay thiếu…Việc biên mục hồ sơ gồm biên mục bên bên Các công việc phải làm biên mục bên hồ sơ là:  Đánh số tờ: Số tờ đánh chữ số Ả Rập, đánh liên tục số 01, đánh số tờ sử dụng bút chì đen, mềm vào góc bên phải, phía bên mặt trước tờ văn bản, tài liệu Trường hợp đánh trùng số sót số phải thêm chữ a, b, c vào ghi vào chứng từ kết thúc  Ghi mục lục văn bản: Nhằm mục đích để giới thiệu cách có hệ thống thành phần, nội dung thông tin cần thiết văn vị trí xếp chúng hồ sơ, giúp quản lý chặt chẽ văn bản, tài liệu hồ sơ, tra tìm nhanh chóng cần Mẫu mục lục văn bản: STT Số ký Ngày Tác giả Tên loại trích yếu Tờ Ghi hiệu văn tháng văn văn nội dung văn số bản  Viết chứng từ kết thúc: Chưng từ kết thúc thông kê, tổng hợp số lượng văn bản, tài liệu tình trạng vật lý văn bản, tài liệu có hồ sơ Chứng từ kết thúc để cuối hồ sơ Mục đích việc viết chứng từ kết thúc: Là để thống kê số lượng văn bản, tài liệu có hồ sơ, phục vụ việc kiểm tra, quản lý, bảo văn bản, tài liệu có hồ sơ theo dõi tình trạng vật lý văn bản, tài liệu có hồ sơ để có biện pháp xử lý kịp thời, tránh việc trao đổi, giả tạo văn bản, tài liệu có hồ sơ  Chứng từ kết thúc in sẵn khổ giấy A4 in vào sau cánh bìa hồ sơ theo mẫu chung thống Biên mục bên ngoài: Viết bìa hồ sơ: Bìa hồ sơ thiết kế in theo tiêu chuẩn Quốc gia: TCVN 9521-2012 Chữ viết bìa hồ sơ phải đẹp mắt, rõ ràng, dễ đọc, thành phần bìa hồ sơ phải đầy đủ, xác Bìa hồ sơ viết băng mực màu đen, khó Sinh viên: Dương Phúc Đạt 37 Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phai, viết kiểu chữ có nét nét đậm 3.2.2 Đề xuất Do UBND huyện Chợ Đồn chưa lập Danh mục hồ sơ nên gây khó khăn lớn việc lập hồ sơ Đây khâu nghiệp vụ bắt buộc thiếu công tác Văn thư nhận thức nên việc lập hồ sơ UBND huyện Chợ Đồn chưa thực Qua thời gian thực Văn phòng HĐND-UBND huyện Chợ Đồn em tìm hiểu, nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, bảng phân công nhiệm vụ Văn phòng bảng thời hạn bảo quản mẫu Thông tư số:13/2011/TT-BNV ngày 24 tháng 10 năm 2011 Bộ Nội Vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành hoạt động UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Em mạnh dạn xây dựng Danh mục hồ sơ dự kiến cho Văn phòng HĐND-UBND huyên Chợ Đồn sau: (tham khảo danh mục UBND) Sinh viên: Dương Phúc Đạt 38 Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Số, ký hiệu hồ sơ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tên đề mục, tiêu đề hồ sơ I.Văn phòng Thời hạn Đơn vị, bảo quản người lập Ghi 1.Công tác Văn thư-Lưu 01-VP trữ Hồ sơ nguyên tắc công tác Văn thư Lưu trữ 02-VP UBND huyện Chợ Đồn Tập lưu Quyết định UBND huyện Chợ Đồn 03-VP năm 2014 Tập lưu Công văn UBND huyện Chợ Đồn 04-VP năm 2014 Tập lưu Quyết định HĐND huyện Chợ Đồn 05-VP năm 2014 Tập lưu Báo cáo HĐND huyện Chợ Đồn 06-VP năm 2014 Tập lưu Nghị HĐND huyện Chợ Đồn 07-VP năm 2014 Tập lưu Kế hoạch HĐND huyện Chợ Đồn năm 2014 2.Công tác tham mưu 08-VP Hồ sơ việc tham mưu cho Lãnh đạo UBND công tác Văn thư - lưu trữ năm 2014 Sinh viên: Dương Phúc Đạt 39 Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 09-VP Hồ sơ việc tham mưu cho Lãnh đạo HĐNDUBND công tác tiếp công dân, giải đơn thư, tố cáo UBND huyện Chợ Đồn năm 2014 Hồ sơ việc tham mưu cho Lãnh đạo UBND công tác Lãnh đạo, 09-VP điều hành việc chấp 70 năm Ô.Đặng Đình Phong hànhvà thực chức quản lý Nhà nước UBND huyện Chợ Đồn năm 2014 Hồ sơ việc tham mưu cho 10-VP Lãnh đạo UBND việc thực đề B.Phan Thị án sách dân tộc Tuyên miền huyện núi Chợ UBND Đồn năm 2014 Công tác chăm sóc sức khỏe Tập văn công tác 11-VP chăm sóc sức khỏe B.Phan Thị UBND huyện Chợ Đồn Tuyên năm 2014 Công tác tuyển dụng cán Hồ sơ việc tuyển dụng 12-VP cán Văn phòng Ô.Đặng HĐND-UBND huyện Chợ Đình Phong Đồn năm 2014 Sinh viên: Dương Phúc Đạt 40 Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Công tác xây dựng kế hoạch hoạt động Tập tài liệu chương 13-VP 14-VP trình, kế hoạch công tác Ô.Đặng tháng đầu năm 2014 Tập tài liệu chương Đình Phong trình, kế hoạch công tác Ô.Đặng tháng cuối năm 2014 công tác Tài - Kế Đình Phong toán Hồ sơ việc xin cấp kinh 15-VP phí để mua thêm trang thiết bị vệ sinh B.Hoàng UBND huyện Chợ Đồn Thị Tình năm 2014 Hồ sơ việc xét chế độ, 16-VP sách cho cán bộ, công chức,viên chức B.Hoành Văn phòng HĐND-UBND Thị Tình huyện Chợ Đồn năm 2014 Hồ sơ việc cấp kinh phí 17-VP mua sắm trang thiết bị phục vụ hoạt động B.Hoàng Văn phòng HĐND-UBND Thị Tình huyện Chợ đồn năm 2014 Công tác sở, vật chất Hồ sơ việc đề nghị mua 18-VP 01 máy vi tính thay Ô Nông cho máy vi tính Văn Dương hỏng Văn phòng HĐND-UBND huyện Chợ Đồn năm 2014 Sinh viên: Dương Phúc Đạt 41 Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Các công tác khác Hồ sơ Hội nghị tổng kết 19-VP công tác tháng đầu năm B.Phan Thị triển khai phương Tuyên hướng nhiệm vụ tháng cuối năm 2014 UBND huyện Chợ Đồn Hồ sơ Hội nghị tổng kết 20-VP công tác năm 2014 B.Phan Thị UBND huyên Chợ Đồn Hồ sơ Hội nghị tổng kết Tuyên công tác năm 2014, triển 21-VP khai công tác năm 2015 Ô Ma Đình nhiệm kỳ 2010-2015 Liêu HĐND huyện HĐND xã, thị trấn 3.3 Các kiến nghị 3.3.2.Đối với quan Trước hết Lãnh đạo quan cần phải quan tâm sát đến công tác Văn thư quan.Thường xuyên mở lớp tập huấn nghiệp vụ Văn thư cho cán bộ, công chức UBND huyện thu hút đầu tư vào công tác Hàng năm cần tổ chức kiểm tra việc thực công tác Văn thư cán bộ, công chức UBND, có chế đọ khen thưởng, kỷ luật để khuyến khích người làm tốt răn đe người thiếu ý thức Đối với công tác Văn thư UBND huyện Chợ Đồn - Cần thiết phải sử dụng loại sổ: Sổ chuyển giao văn đi, đến, sổ theo dõi việc giải văn đến - Cần thiết phải xây dựng Danh mục hồ sơ cho UBND huyện Chợ Đồn Sinh viên: Dương Phúc Đạt 42 Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Yêu cầu cán bộ, công chức UBND huyện lập hồ sơ đầy đủ - Nên bố chí công chức chuyên trách làm công tác Văn thư để phát huy tối đa khả chuyên môn nghiệp vụ tham mưu cho Lãnh đạo UBND việc quản lý thực công tác Văn thư UBND nhằm nâng cao hiệu công việc 3.3.3.Đối với Nhà trường: Trong thời gian thực tập Văn phòng HĐND-UBND huyện Chợ Đồn quan tâm, bảo tận tình anh, chị, chú, bác làm việc Văn phòng em rút nhiều học mới, nâng cao hiểu biết khâu nghiệp vụ công tác Văn thư môi trường làm việc thực tế quan Tuy nhiên số khó khăn chưa khắc phục em xin đưa số đề xuất ý kiến kiến nghị sau: Do tính chất, yêu cầu công việc ứng dụng công nghệ thông tin công việc ngày cao theo em: Nhà trường xây dựng học phần môn học cần trọng nhiều đến việc tăng học phần môn học “Tin học ứng dụng Kỹ thuật soạn thảo văn máy vi tính” nhiều Đồng thời cần tạo điều kiên cho sinh viên chúng em tiếp xúc học cách sử dụng thành thạo trang thiết bị Văn phòng như: máy phô tô, máy fax, máy in, máy quét tài liệu…Vì thời đại công nghiệp hóa đại hóa ngày phát triển khoa học công nghệ thông tin đay công cụ gắn liền với công tác văn phòng quan Ở trường cần cho sinh viên thực hành nhiều khâu nghiệp vụ công tác văn phòng có trường chúng em không bỡ ngỡ sử dụng phương tiện hữu ích nhằm phát huy tối đa khả công việc phục vụ cho phát triển đất nước Đợt thực tập lần diễn thuận lợi, em thực hành số khâu nghiệp vụ công tác Văn thư, đặc biệt thành lớn em bạn sau đợt thực tập vân dụng khả kiến thức công việc thực tế Sau khoảng thời gian 03 tuần chúng em làm thay đổi Kho Lưu trữ UBND huyện Chợ Đồn mà mỡ hỗn độn Sinh viên: Dương Phúc Đạt 43 Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thành gọn gàng, ngăn nắp, Tài liệu vệ sinh sẽ, phân loại theo trình tự xếp gọn gàng lên giá, đáp ứng phần yêu cầu công tác Lưu trữ Báo cáo thực tập thành mà em thu sau thời gian dài học lý thuyết trường sau trình thực tập Văn phòng HĐND-UBND huyện Chợ Đồn Tuy nhiên với vốn kiến thức ỏi thiếu kinh nghiệm công việc, nên khuôn khổ báo cáo không tránh khỏi thiếu sót định Vì em kính mong nhận đóng góp ý kiến tất người, đặc biệt góp ý thầy, cô giáo, giảng viên khoa Quản trị a văn phòng nói riêng thầy, cô giáo, giảng viên trường Đại học Nội Vụ Hà Nội nói chung, đóng góp ý kiến Lãnh đạo UBND anh, chị làm việc Văn phòng HĐND-UBND huyện Chợ Đồn để giúp em nâng cao kiến thức học, vững vàng chuyên môn nghiệp vụ Qua em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban giám hiệu Nhà trường, thầy, cô giáo, giảng viên khoa Quản trị văn phòng nói riêng thầy, cô giáo, giảng viên trường Đại học Nội Vụ Hà Nội nói chung tận tình dạy tạo điều kiện cho em thực tập quan, tổ chức giúp em nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ học hỏi nhiều kinh nghiệm làm việc quý báu Đồng thời em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến anh Đặng Đình Phong Chánh Văn phòng HĐND-UBND huyện Chợ Đồn tạo điều kiện tiếp nhận em thực tập Văn phòng HĐND-UBND huyện, cám ơn chị Hà Thị Kiều cán bộ, công chức phụ trách công tác Văn thư UBND huyện Chợ Đồn tận tình bảo cho em thực hành khâu nghiệp vụ công tác Văn thư thời gian em đến thực tập, giúp em hiểu rõ tầm quan trọng công tác Văn thư việc quản lý, điều hành hoạt động quan, tổ chức Cám ơn Lãnh đạo UBND huyện tất bác, cô, chú, anh, chị làm việc UBND huyện Chợ Đồn giúp đỡ em hoàn thành đợt thực tập này./ Em xin chân thành cảm ơn! Chợ Đồn, ngày 10 tháng năm 2016 Sinh viên: Dương Phúc Đạt 44 Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên Dương Phúc Đạt Sinh viên: Dương Phúc Đạt 45 Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Phụ luc I Sơ đồ cấu tổ chức Sinh viên: Dương Phúc Đạt Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ Lục II Sinh viên: Dương Phúc Đạt Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ Lục III Sinh viên: Dương Phúc Đạt Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục IV Sinh viên: Dương Phúc Đạt Lớp: QTVP K1D