SLIDE THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG UBND HUYỆN VĨNH THẠNH

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG UBND HUYỆN VĨNH THẠNH

THỰC TRẠNG CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHỊNG UBND HUYỆN VĨNH THẠNH CẤU TRÚC NỘI DUNG Giới thiệu UBND huyện Vĩnh Thạnh Văn phòng HĐND – UBND Huyện Vĩnh Thạnh Thực trạng thực nghiệp vụ Công tác văn thư Đề xuất giải pháp, kiến nghị CHƯƠNG I GIỚI THIỆU VỀ HUYỆN VĨNH THẠNH Vĩnh Thạnh nằm phía Tây bắc tỉnh Bình Định, vĩ độ 13058’ Bắc kinh độ 1080 Đông Tây Tây bắc giáp thị xã An Khê huyện K’Bang (Gia Lai) Đơng Đơng bắc nối liền huyện Hồi Ân, Phù Mỹ, Phù Cát Nam sát cánh huyện Tây Sơn UBND HUYỆN VĨNH THẠNH P CHỦ TỊCH P CHỦ TỊCH CHỦ TỊCH P CHỦ TỊCH CÁC ỦY VIÊN UBND CƠ QUAN CHUN MƠN THUỘC UBND HUYỆN VĂN PHỊNG UBND PHỊNG TÀI CHÍNHKẾ HOẠCH PHỊNG CƠNG THƯƠNG PHỊNG TƯ PHÁP PHỊNG TÀI NGUNMƠI TRƯỜNG PHỊNG LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH-XÃ HỘI PHÒNG NỘI VỤ PHÒNG GIÁO DỤC-ĐÀO TẠO PHÒNG Y TẾ PHỊNG DÂN TỘC PHỊNG THANH TRA PHỊNG VĂN HĨATHƠNG TIN-THỂ THAO PHỊNG NƠNG NGHIỆPPHÁT TRIỂN NƠNG THƠN * Chú thích: : Quan hệ cấp trên, cấp : Quan hệ tương tác, hỗ trợ CHÁNH VĂN PHỊNG PHĨ CHÁNH VĂN PHÒNG CÁC BỘ PHẬN VĂN PHÒNG BỘ PHẬN VĂN THƯ – LƯU TRỮ BỘ PHẬN PHỤC VỤ BỘ PHẬN TỔNG HỢP VI TÍNH BỘ PHẬN TÀI VỤ CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CƠNG TÁC VĂN THƯ Mơ hình tổ chức Công tác văn thư quan - Công tác văn thư UBND huyện tổ chức theo hình thức tập trung - Tồn cơng đoạn thao tác nghiệp vụ xử lý văn thực nơi chung cho quan (Văn phòng) người đảm nhiệm (Cán văn thư quan)  Ưu điểm - Phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, vị trí phạm vi thẩm quyền quan - Giảm bớt chi phí cho việc thực cơng tác văn thư, giúp cải tiến tổ chức lao động - Tạo điều kiện cho chun mơn hóa  Nhược điểm - Tạo khối lượng công việc nhiều, cán văn thư quan khó đảm nhận hết, gây sức ép công việc lớn cho người cán 3.3 Ưu điểm nhược điểm việc quản lý sử dụng dấu  Ưu điểm - Nhìn chung cơng tác quản lý sử dụng dấu quan giống với lý thuyết học với quy định nhà nước - Các dấu quan giữ cẩn thận không trầy xước, làm mất, dấu cất giữ hộc tủ riêng - Việc quản lý sử dụng dấu chặt chẽ tủ khóa an tồn Được cán Văn thư cất giữ cẩn thận, không để bừa bãi đóng dấu mang sử dụng - Cán Văn thư làm việc nghiêm túc Nhược điểm  - Một số trường hợp cán Văn thư đóng dấu vượt q 1/3 chữ ký phía bên trái, dấu đóng bị lệch - Vẫn cịn tượng cán văn thư giao chìa khóa dấu cho người khơng có thẩm quyền, chun mơn giữ chí cịn sử dụng dấu để đóng lên văn nên nguy hiểm - Một số trường hợp cán Văn thư mà quên khóa tủ đựng dấu Lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lưu trữ quan   4.1 Nội dung công tác lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào quan - Biên soạn tài liệu, hướng dẫn lập hồ sơ: + Lập bảng danh mục hồ sơ; + Mở hồ sơ; + Kết thúc biên mục hồ sơ: kiểm tra, bổ sung văn thiếu; lựa chọn, bãi bỏ tài liệu khơng cịn giá trị; sau xếp thứ tự văn bản; đánh số tờ văn bản; lập mục lục văn bản; viết chứng từ kết thúc viết bìa hồ sơ 4.2 Thực trạng lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Văn phòng UBND huyện Vĩnh Thạnh - Thực tế Văn phòng UBND huyện Vĩnh Thạnh việc lập hồ sơ chủ yếu Bộ phận tổng hợp - Vi tính thực cơng việc có nội dung quan trọng, nhạy cảm, thời gian giải dài, nhiều cấp giải quyết…  - Tờ bìa hồ sơ tự làm khơng theo mẫu quy định Việc tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu hành chủ yếu thực phận văn phòng, quan, ban, nghành huyện chưa tổ chức nộp lưu tài liệu vào lưu trữ hành theo quy định 4.3 Ưu điểm nhược điểm  Ưu điểm - Công tác lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ tốt tài liệu lưu trữ theo năm ban hành, theo loại, có cặp hộp đựng hồ sơ riêng thuận tiện cho việc tra cứu cần giúp tiết kiệm thời gian cơng việc tra cứu nhanh chóng xác khoa học - Nghiệp vụ công tác Văn thư thực đảm bảo theo quy định nhà nước Có đội ngũ cán ln tận tình hướng dẫn giúp đỡ nhân viên gặp khó khăn - Cán Văn thư ln thực theo nghiệp vụ Cơng việc thực theo quy trình có phối hợp phịng  Nhược điểm - Kho lưu trữ chưa xếp cách khoa học - Vẫn tượng lơ việc vệ sinh kho lưu trữ - Chưa lập sổ đăng ký văn đến “mật” - Thể thức ban hành văn UBND ban hành cịn thiếu sót số điểm, chưa thống với quy định nhà nước - Tất công đoạn công tác lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan cịn làm việc thủ cơng nhiều áp dụng công nghệ thông tin vào giải công việc - Quy định chế độ nộp lưu tài liệu, hồ sơ đến hạn chưa có - Tờ bìa hồ sơ tự làm khơng theo mẫu qui định - Các quan, ban ngành huyện chưa tổ chức nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ hành theo qui định CHƯƠNG III ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ ĐỐI VỚI UBND HUYỆN VĨNH THẠNH - Cán lãnh đạo cần phải quan tâm công tác Văn thư trữ để tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên, nhận thức tầm quan trọng cơng tác Văn thư, có phối hợp cán bộ, phòng ban, ngành, đoàn thể UBND huyện Vĩnh Thạnh - Mỗi cán phải có ý thức rèn luyện trình độ nghiệp vụ, trau dồi đạo đức, không ngừng học hỏi, trau dồi kinh nghiệm - Những người đứng đầu quan: Chánh Văn phịng, Phó Chánh Văn phịng,…cần phải chủ động nữa, phải tăng cường đôn đốc, kiểm tra tính chủ động, tinh thần trách nhiệm cán - Hàng năm, cử cán Văn phòng học để tiếp thu kiến thức mới, nâng cao trình độ chun mơn - Duy trì áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 vào hoạt động Văn phòng ĐỐI VỚI NHÀ TRƯỜNG - Tạo điều kiện thuận lợi cho sinh viên tiếp xúc với thực tế nhiều nhằm trau dồi kinh nghiệm, khả thực công việc để giúp sinh viên thực tập không bị bỡ ngỡ giảm thiểu thiếu sót q trình thực tập - Tổ chức buổi thăm quan học tập rút kinh nghiệm từ quan điển hình phong cách, kỹ làm việc địa bàn tỉnh Khánh Hịa - Nên bố trí thêm thời gian thực tập theo trình độ Cao đẳng phải thực tập tháng (08 tuần) trở lên nhà trường lại tổ chức đợt thực tập có 04 tuần sinh viên chưa có đủ thời gian để chuẩn bị, tiếp thu công việc, chưa chủ động, chưa rút nhiều kinh nghiệm thực tiễn ảnh hưởng đến chất lượng thực tập - Cần cho sinh viên rèn luyện kỹ đóng dấu văn bản, kỹ photo copy, tổ chức thực hành đóng loại dấu để thực tập sinh viên khơng cịn bỡ ngỡ nghiệp vụ - Cung cấp trang thiết bị văn phòng để sinh viên tiếp cận thực hành ... thiệu UBND huyện Vĩnh Thạnh Văn phòng HĐND – UBND Huyện Vĩnh Thạnh ? ?Thực trạng thực nghiệp vụ Công tác văn thư Đề xuất giải pháp, kiến nghị CHƯƠNG I GIỚI THIỆU VỀ HUYỆN VĨNH THẠNH ? ?Vĩnh Thạnh. .. BỘ PHẬN VĂN THƯ – LƯU TRỮ BỘ PHẬN PHỤC VỤ BỘ PHẬN TỔNG HỢP VI TÍNH BỘ PHẬN TÀI VỤ CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ Mơ hình tổ chức Cơng tác văn thư quan - Công tác văn thư UBND huyện tổ... tự văn bản; đánh số tờ văn bản; lập mục lục văn bản; viết chứng từ kết thúc viết bìa hồ sơ 4.2 Thực trạng lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Văn phòng UBND huyện Vĩnh Thạnh - Thực tế Văn