THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ NAM ĐÌNH VŨ

Phòng Tổ chức - hành chính là đơn vị tham mưu giúp việc cho tổng giám đốccông ty, về các công tác tổ chức, công tác cán bộ, thực hiện các chế độ chính sách của nhà nước đối với CBCNV, qu

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ NAM ĐÌNH VŨ

I KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CPĐT NAM ĐÌNH VŨ

1 Quá trình hình thành và phát triển.

Tên giao dịch: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ NAM ĐÌNH VŨTên quốc tế bằng tiếng anh: NAM DINH VU INVESTMENT JOINTSTOCK COMPANY

Mã số thuế 0200756782

Công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ thành lập theo giấy chứng nhận đăng

ký kinh doanh số 0203003559 ngày 16/10/2007 và chính thức đi vào hoạt độngngày 18/2/2008

Công ty được thành lập bởi 2 pháp nhân và 3 thể nhân để đầu tư, phát triển

và kinh doanh hạ tầng khu công nghiệp và cảng biển Nam Đình Vũ Đây là sự kếthừa và phát huy năng lực, kinh nghiệm của những đơn vị, cá nhân trong lĩnh vựcđầu tư, kinh doanh hạ tầng khu công nghiệp và cảng biển

Một là, Tổng công ty tài chính dầu khí Việt Nam (www.pvfc.com.vn): ngoàikhả năng huy động vốn đầu tư và cho vay tín dụng, hiện nay đang đầu tư và quản

lý khai thác nhiều dự án về đô thị, cảng biển và các nhà máy công nghiệp trên toànquốc Ngoài ra Công ty còn có hệ thống các công ty thành viên có nhiều kinhnghiệm trong các lĩnh vực đầu tư, kinh doanh bất động sản, huy động vốn và quản

lý dự án

Hai là, Tổng công ty cổ phần đầu tư Sao Đỏ (www.saodo-hp.com): Hiệnđang là chủ đầu tư 2 dự án Khu đô thị Anh Dũng 2 và Sao Đỏ 1 trên địa bàn thànhphố với tổng diện tích 17ha Các dự án do Sao Đỏ làm chủ đầu tư đều được đánhgiá có chất lượng và tiến độ tốt nhất trong các dự án phát triển trên địa bàn thànhphố, ngoài ra Sao Đỏ còn có các Công ty thành viên trong lĩnh vực xây lắp, Công tykinh doanh và khai thác vật liệu xây dựng đang hoạt động rất có uy tín và hiệu quả

Một trong 3 thể nhân đó là Ông Bùi Quang Khả: hiện đang là chủ tịch hộiđồng quản trị Công ty cổ phần du lịch quốc tế Hòn Dấu – là chủ đầu tư khu du lịchquốc tế Hòn Dấu tại thị xã Đồ Sơn, Hải Phòng Dự án có quy mô 96ha với tínhchất thi công lấn biển quy mô lớn , phức tạp và được đánh giá là dự án đầu tưnhanh và hiệu quả cao tại Hải Phòng

Công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ hiện đang là chủ đầu tư dự án khucông nghiệp phía nam bán đảo Đình Vũ - Hải Phòng, quy mô dự án khoảng 915ha.Hiện nay dự án đang trong giai đoạn lập quy hoạch chi tiết, thiết kế kỹ thuật thicông và chuẩn bị đầu tư thi công hạ tầng Đến nay công tác chuẩn bị đầu tư đãtương đối hoàn thành, dự kiến đến tháng 9/2009 sẽ đi vào khởi công Đây là dự ánlớn với tổng mức đầu tư hạ tầng gần 5000 tỷ

Như vậy trên cơ sở vận dụng kinh nghiệm, năng lực của các cổ đông, đốitác; Công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ đã hội tụ đầy đủ các yếu tố cần thiếtnhư tài chính, kinh nghiệm, năng lực quản lý và thu hút đầu tư Bên cạnh đó Công

ty đang đàm phán với 6 đối tác từ Việt Nam, Singapo, Đức, Nhật, Mỹ và HànQuốc trong lĩnh vực dịch vụ tư vấn thu hút đầu tư và chăm sóc khách hàng tại dựán

2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty.

Công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ là Công ty kinh doanh hạ tầng khucông nghiệp chuyên kinh doanh các ngành nghề sau:

- Xây dựng nhà các loại

- Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng

- Hoạt động xây dựng chuyên dụng khác như: Xây dựng hạ tầng kỹ thuậtkhu công nghiệp, khu đô thị mới, văn phòng, khách sạn, nhà hàng, khu du lịch, khuvui chơi giải trí, khu thương mại; Xây dựng công trình công nghiệp, giao thông ,thuỷ lợi

- Khai thác đá, cát, sỏi, đất sét

- Bán buôn các vật liệu và thiết bị lắp đặt trong xây dựng

- Bán buôn nhiên liệu rắn, lỏng, khí và các loại sản phẩm liên quan

- Vận tải hàng hoá ven biển và viễn dương;

- Vận tải hành khách ven biển và viễn dương;

- Vận tải hàng hoá đường thuỷ nội địa;

- Vân tải hành khách đường thuỷ nội địa;

- Vận tải hàng hoá bằng đường bộ;

- Vân tải hành khách bằng xe khách nội tỉnh, liên tỉnh

3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty CPĐT Nam Đình Vũ.

Công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ hoạt động dưới hình thức Công ty cổphần, cơ quan cao nhất là Đại hội đồng cổ đông, cơ quan giám sát giúp việc chođại hội đồng cổ đông là Ban kiểm soát, dưới Đại hội đồng cổ đông là Hội đồngquản trị, Ban tổng giám đốc và các bộ phận chức năng

Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chứcnăng

Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

TỔNG GIÁM ĐỐC

ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG

BAN KIỂM SOÁT

( Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính)

BỘ PHẬN TÀI CHÍNH

4 Nhiệm vụ của từng phòng ban.

4.1 Đại hội đồng cổ đông.

- Thông qua định hướng phát triển Công ty

- Quyết định các loại cổ phần và tổng số cổ phần từng loại được quyền bán và quyếtđịnh mức cổ tức hàng năm

- Bầu hoặc mãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, thành viên ban kiển soát

- Quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tàisản ghi trong báo cáo tài chính gần nhất

- Quyết định bổ sung hoặc sửa đổi điều lệ Công ty

- Thông qua báo cáo tài chính hàng năm

- Xem xét về những vi phạm của Hội đồng quản trị và ban kiểm soát

- Quyết định tổ chức lại hoặc giải thể Công ty

4.2 Hội đồng quản trị.

- Quyết định chiến lược Công ty

- Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới hạn

- Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ Công ty

- Duyệt chương trình, nội dung tài liệu phục vụ đại hội đồng cổ đông

- Kiến nghị, bổ sung, sửa đổi, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý điều hành hoạt độngsản xuất kinh doanh của Công ty

4.3 Tổng giám đốc.

- Là người đại diện theo pháp luật, có quyền điều hành cao nhất của Công ty, chịutrách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp luật về việc thực hiện cácquyền và nghĩa vụ của mình được giao

- Tổng giám đốc do Hội đồng quản trị bầu hoặc thuê người khác làm

4.4 Bộ phận kỹ thuật.

- Phòng kỹ thuật là đơn vị tham mưu: quản lý, hoạch định chiến lược trước mắt vàlâu dài về công tác kỹ thuật, xây dựng, duy trì và phát triển hệ thống chất lượng

+ Hoạch định chiến lược về chất lượng sản phẩm của công ty: đầu tư phương tiện,thiết bị và trang thiết bị công nghệ cho sản xuất, phương pháp quản lý kỹ thuật.

+ Dừng thi công công trình nếu công việc không đảm bảo chất lượng và đảm bảo antoàn

+ Nghiên cứu, đề xuất các đơn vị cung cấp dịch vụ trong lĩnh vực thi công có hiệuquả đối với từng hạng mục công trình thuộc từng dự án

+ Đảm bảo tiến độ và chất lượng các hạng mục công trình của dự án

+ Nghiên cứu đề xuất các giải pháp thi công giảm giá thành và đẩy nhanh tiến độ

+ Cung cấp các giải pháp dịch vụ hạ tầng cho các nhà đầu tư trong khu công nghiệpNam Đình Vũ

+ Phối hợp với các cơ quan chức năng, đơn vị liên quan để kết nối hạ tầng cho dự án

4.5 Bộ phận kinh doanh.

Bộ phận kinh doanh là đơn vị tham mưu giúp việc cho Tổng giám đốc công

ty, có các nhiệm vụ như sau:

- Thiết lập kế hoạch kinh doanh

- Nghiên cứu thị trường phục vụ việc xây dựng các kế hoạch sản xuất, kinh doanhcủa Công ty

- Quảng bá, tiếp thị hình ảnh và thương hiệu của Công ty cũng như dự án đến vớikhách hàng

- Thu hút đầu tư và tổ chức các cuộc xúc tiến đầu tư

- Thực hiện các thủ tục đầu tư và các hoạt động hỗ trợ nhà đầu tư

- Thực hiện các dịch vụ hỗ trợ trước, trong và sau đầu tư của các nhà đầu tư

- Theo dõi các hợp đồng khách hàng

4.6 Bộ phận tài chính - kế toán.

Phòng tài chính - kế toán là đơn vị tham mưu giúp việc cho Tổng giám đốc công

ty về mặt quản lý tài chính, đảm bảo khả năng thanh toán và đáp ứng đầy đủ, kịp thờinguồn tài chính cho các hoạt động sản xuất kinh doanh Trong đó kế toán trưởng làngười chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Tổng giám đốc công ty về việc thựchiện pháp lệnh kế toán thống kê, về tổ chức mọi hoạt động kế toán của công ty

Phòng kế toán có nhiệm vụ như sau:

- Bộ phận kế toán – tài chính phải lập kế hoạch báo cáo dự trù kinh phí hàng thángtrình Tổng giám đốc phê duyệt

- Bám sát các kế hoạch tuần, tháng, quý để chủ động thanh quyết toán các hợp đồngtheo đúng với nội dung, không được trái với chế độ kế toán thống kê và nguyêntắc thanh quyết toán của nhà nước và điều lệ của Công ty

- Phải phối hợp kịp thời và thường xuyên với các phòng ban để đánh giá hiệu quảkinh doanh, giá thành, tìm ra khâu thất thoát yếu kém trong quản lý kinh doanh

Từ đó đề nghị với Tổng giám đốc Công ty có biện pháp điều chỉnh kịp thời NếuTổng giám đốc không điều chỉnh thì có quyền kiến nghị với Hội đồng quản trị

- Làm công tác hạch toán kế toán, báo cáo thống kê thực tế tại Công ty và báo cáo

từ ngày 23 – 30 hàng tháng về Công ty, cùng với bản kế hoạch cho tháng sau

- Phải thiết lập hệ thống phương pháp quản lý và thống nhất các bản báo cáo trìnhTổng giám đốc phê duyệt, là cơ sở để quản lý

- Trong quá trình thực hiện để phù hợp với tính năng động của Công ty mà vẫn đảm bảođược chế độ quản lý chặt chẽ, đề nghị liên tục cải tiến, đổi mới phương pháp, thay đổiphương pháp quản lý đều phải được Tổng giám đốc phê duyệt

4.7 Bộ phận Tổ chức – Hành chính.

Phòng Tổ chức - hành chính là đơn vị tham mưu giúp việc cho tổng giám đốccông ty, về các công tác tổ chức, công tác cán bộ, thực hiện các chế độ chính sách của nhà nước đối với CBCNV, quản lý hồ sơ lí lịch của CBCNV, công tác hànhchính, công tác văn thư lưu trữ, phục vụ xe con của công ty

Nhiệm vụ của phòng Tổ chức - hành chính:

- Tổ chức , đào tạo, tuyển dụng nhân sự

- Xây dựng, cập nhật, duy trì và cải tiến các chính sách về nhân sự các quá trình liênquan đến hoạt động của Công ty, chịu trách nhiệm hoàn tất các thủ tục liên quanđến giải quyết các chế độ cho cán bộ nhân viên theo quy định của luật Lao động

- Phụ trách công tác phát ngôn, tuyên truyền, tham gia các hoạt động xã hội và từthiện.

- Quản lý có hiệu quả các thiết bị, văn phòng phẩm

- Quản lý và sử dụng các con dấu đúng quy định

- Xây dựng các tổ chức xã hội và phong trào xã hội như: tổ chức công đoàn, hộithanh niên, hội phụ nữ, các phong trào thể thao…

- Soạn thảo các văn bản theo quy định của pháp luật, theo yêu cầu công việc củaphòng Tổ chức – Hành chính Quản lý công văn đến, công văn đi và các tài liệu cóliên quan trong Công ty; sắp xếp và quản lý, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý vănbản tài liệu lưu hồ sơ công ty

- Tiếp đón khách đến làm việc, trực điện thoai, tiếp nhận công văn đến

II HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY CPĐT NAM ĐÌNH VŨ

1 Tình hình lao động của công ty.

BẢNG CƠ CẤU LAO ĐỘNG

STT Tiêu chí

Năm 2008 Quý 1 năm 2009

Số lượng ( người)

Tỷ lệ ( %)

Số lượng

Tỷ lệ ( người)

Tỷ lệ ( %)

54,5 45,5

8 6

57,1 42,9

63,6 9,1 27,3

9 2 3

64,3 14,3 21,4

( Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính)

Qua bảng cơ cấu lao động trên ta thấy số lượng lao động của công ty là tươngđối ít nhưng so với thực trạng công việc là phù hợp Quy mô về nguồn nhân lựccủa công ty có xu hướng tăng lên 3 nhân viên tương ứng với 27,3% so với năm

2008 Sự thay đổi về nhân lực là do các nguyên nhân sau:

- Do nhu cầu công việc của công ty ngày càng nhiều và tương lai đến cuốinăm 2009 còn tuyển thêm nhiều nhân viên nữa, dần dần sẽ đầy đủ những vị trí như

sơ đồ 1

- Trong công ty có sự sắp xếp, bố trí lại đội ngũ

Ngoài ra bảng số liệu về lao động trên còn thể hiện một số khía cạnh của công ty:

Về giới tính:

Lao động nam có xu hướng tăng lên và luôn duy trì với số lượng lớn hơn laođộng nữ Nguyên nhân của tình trạng này là do đặc thù riêng của công ty, công tycần nhiều nhân viên phụ trách về kỹ thuật, thiết kế các bản vẽ, cần sức khoẻ để đikhảo sát, công tác xa nhà Lao động nam thường giữ những vị trí quan trọng như:Tổng giám đốc, trưởng phòng Lao động nữ thường phụ trách các công việc vănphòng, kế toán

Về trình độ:

Là một doanh nghiệp trẻ kinh doanh trên thị trường, cạnh tranh là yếu tố khôngthể thiếu, công ty đã dần khẳng định vị trí của mình trên thương trường trở thànhchủ đầu tư một dự án lớn với tổng mức đầu tư khá lớn Có được điều đó là nhờ vàocông tác tuyển dụng lao động có trình độ để đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao

mà công việc đặt ra Do vậy số lượng CBCNV có trình độ đại học luôn giữ vị trícao nhất và ngày càng có xu hướng tăng Cụ thể năm 2008 là 7/11 người tươngứng với 63,6% và sang quý 1 của năm 2009 là 9/14 tương ứng với 64,3% tức làtăng 0,7% Số CBCNV còn lại là trình độ cao đẳng và trung cấp

Về độ tuổi lao động:

Có thể nhận thấy ngay rằng đội ngũ CBCNV của công ty còn khá trẻ, không

nhân viên trẻ thường năng động, sáng tạo, dám nghĩ dám làm, nhiệt tình, thôngminh dễ dàng tiếp thu khoa học công nghệ hiện đại Bên cạnh đó họ lại thiếu kinhnghiệm, đôi khi lại bồng bột và nôn nóng dễ làm việc theo cảm tính và có xuhướng thích chuyển chỗ làm.

Về thời gian làm việc:

Công ty quy định thời gian làm việc của cán bộ nhân viên là 8 tiếng/ngày.Sáng từ 7h30 - 11h30, chiều từ 13h30 - 17h, nghỉ thứ 7, chủ nhật Cán bộ nhânviên không rời vị trí làm việc và đảm bảo giờ công, ngày công theo quy định

Về thu nhập bình quân của cán bộ nhân viên

Năm 2008: 3.200.000đ/người/tháng

Đến quý 1 năm 2009: 3.500.000đ/người/tháng

Như vậy mức bình quân của cán bộ công nhân viên cũng dần được cải thiện.Tuy nhiên mức tăng không đáng kể nhưng điều đó cũng có ý nghĩa rất lớn: đờisống của cán bộ nhân viên trong công ty đã dần ổn định và tăng lên, cũng có nghĩahoạt động kinh doanh của doanh nghiệp theo chiều hướng tốt Khi dự án triển khai

dự kiến mức thu nhập bình quân khoảng 4.000.000đ/người/tháng

2 Hoạt động kinh doanh

Mục tiêu của mọi doanh nghiệp là kinh doanh phải có lợi nhuận và công ty cổphần đầu tư Nam Đình Vũ cũng không loại trừ

Khác với các doanh nghiệp kinh doanh sản xuất đơn thuần chỉ cần có sảnphẩm làm ra, tiêu thụ trên thị trường hoặc kinh doanh một mặt hàng hay dịch vụ cóthời gian tương đối ngắn là có thể có doanh thu dù lỗ hay lãi Nhưng công ty cổphần đầu tư Nam Đình Vũ như đã trình bày ở trên là công ty kinh doanh hạ tầngkhu công nghiệp phía nam bán đảo Đình Vũ Có thể hiểu đơn giản như sau: công

ty thuê đất của nhà nước trong vòng từ 50 - 70 năm kể từ ngày cấp giấy phép xâydựng, rồi tiến hành xây dựng các nhà máy, nhà xưởng, và cho các chủ đầu tư vàokhu công nghiệp thuê lại để sản xuất kinh doanh tương tự như khu các khu côngnghiệp khác như khu công nghiệp Nomura - Hải phòng

Chính vì điều đó ngay từ khi mới đi vào hoạt động năm 2008 ban lãnh đạocông ty đã xác định công ty sẽ bị lỗ trong vòng 3 năm Dự án đang trong giai đoạnchuẩn bị khởi công dự kiến tháng 9/2009 chính thức khởi công, do đó rất nhiều chiphí mà công ty cần chi trong khi đó công ty lại chưa có một nguồn thu nào khác,

do đó lỗ là một vấn đề đương nhiên

Cụ thể là năm 2008 vừa qua công ty đã đạt lợi nhuận là ( - )1.811.037.198đồng Một số tiền khá lớn nhưng phù hợp đặc thù kinh doanh các ngành nghề củadoanh nghiệp Trong khi đó công ty đề ra kế hoạch là lợi nhuận có thể âm từ 1 tỷhai - 1 tỷ rưỡi Như vậy kết quả kinh doanh mà công ty đạt được vượt chỉ tiêu chophép nhưng điều đó cũng dễ hiểu vì công ty mới đi vào hoạt động chưa dự toánmột cách chính xác các khoản chi phí, do ý thức của mỗi người lao động và do thịtrường cũng như các nhà cung cấp biến đổi không ngừng

Năm 2009 dự án càng tiến gần tới ngày khởi công nhu cầu chi tiêu càng lớn,khả năng lợi nhuận kinh doanh lại âm là điều không tránh khỏi Nhưng trên thực tế

đó công ty cũng đã phần nào rút ra kinh nghiệm trong việc lựa chọn các dịch vụcũng như chi trả các chi phí thực sự cần thiết tránh lãnh phí, công ty tuyên truyềnvận động toàn thể nhân viên ra sức tiết kiệm mọi chi phí có thể như: tắt máy tính,điều hòa, bóng đèn, khi không sử dụng cũng góp phần không nhỏ vào việc tiếtkiệm chi phí và giảm bớt lợi nhuận âm của doanh nghiệp

Nhìn chung công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ là một doanh nghiệp trẻ nhưngđang đi đúng hướng đúng chiến lược đề ra Mặc dù kết quả kinh doanh đang âm ởnhững năm đầu nhưng điều đó không có nghĩa là doanh nghiệp làm ăn không hiệuquả mà là yêu cầu thực tế của công ty để công ty tiến bước trên con đường sắp tới

3 Những thuận lợi và khó khăn của công ty.

3.1 Thuận lợi

- Là doanh nghiệp trẻ nhưng với nhiều lợi thế kinh nghiệm, tài chính, và năng lựcquản lý từ 2 pháp nhân lớn, công ty hiện đang là chủ đầu tư dự án xây dựng vàkinh doanh hạ tầng khu công nghiệp Nam Đình Vũ Một dự án lớn với tổng mứcđầu tư dự kiến 5000 tỷ VND, thời gian thực hiện dự án từ 50 – 70 năm kể từ ngàycấp giấy phép đầu tư.

- Là chủ dự án nằm trong quy hoạch phát triển khu kinh tế Đình Vũ – Cát Hải, phùhợp với quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã hội thành phố Do đó dự án rấtđược các cấp chính quyền xem xét và chú ý

- Công ty đã hội tụ đầy đủ đội ngũ lãnh đạo có năng lực và kinh nghiệm quản lý.Đội ngũ CBCNV trẻ có năng lực, nhiều nhiệt huyết và thiết tha cống hiến, thể hiệnmình

- Công ty có một cơ chế quản lý vững mạnh, công nhân viên công ty luôn được tạođiều kiện để phát huy năng lực, mọi người đều yên tâm làm việc trong không khídân chủ lành mạnh

- Dự án Công ty đang triển khai gặp rất nhiều thuận lợi và triển vọng đem lại hiệuquả kinh tế cao Cụ thể như sau:

- Nơi tiến hành dự án giáp với hệ thống cảng biển ( Chùa vẽ, Đình vũ và tương lai

có thêm cửa ngõ quốc tế Lạch Huyện ) gần cảng hàng không Cát Bi và gắn kết vớitrục đường cao tốc Hà Nội - Hải phòng….Do vậy, lợi thế về vị trí của dự án sẽ làyếu tố thu hút hàng đầu các nhà đầu tư

- Hiện nay khu vực đầu tư của Công ty chủ yếu là mặt nước và đầm nuôi trồng thuỷsản nên có nhiều thuận lợi trong công tác đền bù giải phóng mặt bằng, đẩy nhanhtiến độ và tiết kiệm chi phí

- Được hưởng nhiều chính sách ưu đãi của khu kinh tế trong quá trình đầu tư và thuhút đầu tư, đặc biệt là đơn vị thành viên của tập đoàn dầu khí trong lĩnh vực khaithác các sản phẩm hoá lỏng, chế tạo và lắp đặt các thiết bị cơ khí siêu trường, siêutrọng

- Công ty được ban quản lý dự án hỗ trợ tích cực từ việc chuẩn bị hồ sơ thành lậpkhu công nghiệp đến việc triển khai dự án, giải quyết các thủ tục đền bù giải phóngmặt bằng, làm đê biển, khai thác cát…….

- Các tổ chức kinh tế hoạt động trong khu phi thuế quan được xuất khẩu ra nướcngoài và nhập khẩu từ nước ngoài vào tất cả các hàng hoá, dịch vụ không thuộcdiện cấm không phải nộp thuế nhập khẩu, xuất khẩu Đồng thời không hạn chế thờigian lưu trữ hàng hoá trong Khu phi thuế quan, tàu nước ngoài được trực tiếp vàokhu cảng phi thuế quan nhận và giao hàng

- Trong xu thế hội nhập các thành phố lớn đã và đang là điểm dừng chân có hiệu quảcủa các nhà đầu tư trong và ngoài nước Trong đó Hải Phòng cũng không

ngoại trừ Do đó Công ty càng dễ dàng trong việc mời gọi đầu tư và mời gọi kháchhàng đến thuê cơ sở

3.2 Khó khăn

Bên cạnh những thuận lợi Công ty cũng gặp không ít khó khăn

- Một khó khăn mà hầu như doanh nghiệp nào cũng gặp phải là cuộc cạnh tranh trênthị trường ngày càng gay gắt, yêu cầu của khách hàng cũng ngày càng khắt khe

- Đội ngũ công nhân viên của công ty còn rất trẻ, bên cạnh những ưu điểm năngđộng sáng tạo trong công việc thì họ lại thiếu kinh nghiệm thực tiễn

- Suất đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng kỹ thuật cao

- Địa hình, địa chất nơi Công ty làm chủ đầu tư khá phức tạp, là khu vực thườngxuyên bị bão lũ và sóng gió nên cần phải ưu tiên thi công hệ thống đê bao trongthời gian ngắn, điều đó có thể làm tăng chi phí đầu tư

- Toàn bộ hệ thống đầu mối giao thông ngoài hàng rào Khu phụ thuộc rất lớn vàotiến độ của đường cao tốc Hà Nội - Hải phòng

III Thực trạng về hoạt động văn phòng tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ.

Hệ thống văn phòng công ty CPĐT Nam Đình Vũ được hình thành cùng với

sự ra đời của công ty Văn phòng công ty làm việc theo chế độ thủ trưởng do giám

Tuy nhiên mọi hoạt động về tham mưu, tổng hợp về nhiệm vụ hành chínhhầu như tập trung tại phòng Tổ chức - Hành chính Do vậy phần thực trạng luậnvăn chỉ đi sâu nghiên cứu hoạt động của phòng Tổ chức - Hành chính của công ty.

Có thể nói phòng Tổ chức - Hành chính là đại diện cho hoạt động văn phòng củacông ty

TRƯỞNG PHÒNG

BỘ PHẬN VĂN THƯ BỘ PHẬN BẢO VỆ BỘ PHẬN TẠP VỤ

1 Cơ cấu tổ chức phòng Tổ chức hành chính của công ty CPĐT Nam Đình Vũ

Để phù hợp với các điều kiện làm việc văn phòng của công ty được tổ chứcmột cách gọn nhẹ khoa học Điều đó được thể hiện qua sơ đồ cơ cấu tổ chức sau:

Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức

( Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính)

Trong cơ cấu tổ chức của công ty văn phòng có vị trí như một nhân tố trungtâm của các luồng thông tin và phục vụ hậu cần Có thể xem xét văn phòng nhưmột trạm trung chuyển giao lưu giữa nhiều đầu mối khác nhau cả bên trong và bênngoài công ty

Văn phòng công ty CPĐT Nam Đình vũ bao gồm: Trưởng phòng, bộ phận vănthư lưu trữ, bộ phận bảo vệ và bộ phận tạp vụ Chức năng cụ thể của từng bộ phậntrên như sau:

• Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính.

Trưởng phòng là người đứng đầu bộ phận văn phòng có nhiệm vụ quản lý, điềuhành toàn bộ hoạt động của văn phòng Ngoài ra trưởng phòng còn có quyền tổchức và điều hành toàn bộ các yếu tố có trong văn phòng cho phù hợp với yêu cầu,

• Bộ phận văn thư lưu trữ.

Nhân viên văn thư lưu trữ thực hiện các nhiệm vụ sau: xử lý bưu tín, biên tậpcác văn bản, chuẩn bị thư từ, các bản ghi nhớ, các văn bản, các báo cáo, thu thập

các dữ liệu trong và ngoài doanh nghiệp, đánh máy, sao in tài liệu chuẩn bị phát

hành, lập hồ sơ lưu trữ và tra cứu hồ sơ, chuẩn bị các cuộc họp, hội nghị,

2 Thực trạng công tác văn phòng tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ.

2.1 Công tác tham mưu, tổng hợp.

Công tác tham mưu tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ do phòng Tổ chức - Hànhchính đảm nhiệm Phòng Tổ chức hành chính đã thực hiện các công việc cụ thể

trong công tác này như sau:

- Giúp lãnh đạo lập chương trình công tác theo chức năng nhiệm vụ đượcgiao

- Tham mưu cho lãnh đạo để lãnh đạo ra những quyết định đúng đắn nhất, chính xác

nhất

Chương trình công tác đối với công ty là kế hoạch tác chiến giúp cho việc chỉđạo, điều hành của lãnh đạo được toàn diện, giúp công ty vừa đảm bảo nhiệm vụ

trước mắt vừa giúp lãnh đạo nắm bắt được mọi công việc trong thời gian dài

Tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ việc xây dựng chương trình công tác đượcthực hiện như sau:

- Đối với chương trình công tác năm: Dựa trên báo cáo chi tiết của từng cán bộ

chuyên trách về những kết quả đã đạt được của năm trước và kế hoạch hành độngnăm tới, cán bộ văn phòng trình lãnh đạo bản dự thảo chương trình làm việc củacông ty Sau khi có sự tham gia, đóng góp bổ sung ý kiến của lãnh đạo công ty, cán bộ văn phòng lập bản kế hoạch hoạt động cho công ty rồi gửi lên Tổng giámđốc Bản kế hoạch đó được giám đốc chính thức xét duyệt, được nhân bản và gửitới các phòng ban để mọi người nắm được hướng hoạt động phát triển của công tytrong năm tới

- Đối với chương trình công tác quý: Trong tháng cuối của quý, cán bộ công nhân

viên tự đánh giá tình hình thực hiện chương trình hoạt động của mình trong quý

đó Nêu kết quả đã đạt được, những mặt còn hạn chế, khó khăn cũng như nhữngthuận lợi đồng thời nghiên cứu, xem xét chương trình làm việc của quý tiếp theo.Dựa trên cơ sở những vấn đề được nêu trong chương trình công tác năm và nhữngvấn đề mới phát sinh, các cán bộ đề nghị lãnh đạo điều chỉnh chương trình làmviệc cho quý sau Cán bộ văn phòng thu thập ý kiến của các cán bộ và lãnh đạo rồitổng hợp, biên soạn chương trình công tác quý của toàn công ty rồi sau đó phâncông thực hiện

- Đối với chương trình công tác tháng: Vào ngày đầu tiên của tháng, Tồng giám đốc

công ty tổ chức cuộc họp giao ban để xây dựng chương trình công tác cho thángtiếp theo Cán bộ phòng Tổ chức hành chính soạn thảo chương tình công tác trìnhlãnh đạo phê duyệt rồi phân phối cho các bộ phận thực hiện

- Đối với chương trình công tác tuần: Văn phòng trực tiếp lập lịch công tác tuần

trình lên giám đốc Sau đó giám đốc xem xét văn bản, ký duyệt rồi chuyển xuốngvăn phòng Tiếp đó văn phòng in ấn, phát hành cho các phòng ban để các phòngban thực hiện

Ví dụ chương trình công tác cho công ty tuần 1 tháng 5 năm 2009 ( 02/5 07/5/2009)

-Trước tiên phòng tổ chức hành chính soạn thảo chương trình công tác có nộidung như sau:

STT Nội dung Đơn vị chuẩn bị Thời gian thực hiện

1 Họp hội đồng quản trị Phòng tổ chức hành chính 2/5

2 Trình lãnh đạo kế hoạch thu hút

3 Trình lãnh đạo bản quy hoạch khu

4 Tống giám đốc đi công tác Bắc

Sau khi soạn thảo xong bản dự thảo chương trình được gửi đến phòng kinh doanh, phòng kỹ thuât, phòng tổ chức hành chính, ban lãnh đạo để tham gia góp ý Khi có ý kiến tham gia hoặc nhận xét của lãnh đạo, văn phòng điều chỉnh, bổ sung và hoàn thiện bản dự thảo.

Tiếp đó văn phòng trình thủ trưởng ra quyết định ban hành Cuối cùng vănphòng giám sát, theo dõi và kiểm tra việc thực hiện chương trình của các phòngban, đơn vị, cá nhân được giao nhiệm vụ

Có thể thấy cán bộ phòng Tổ chức hành chính công ty cổ phần đầu tư NamĐình Vũ ngoài việc tham mưu cho lãnh đạo về những vấn đề có liên quan đếncông tác văn phòng mà còn có nhiệm vụ tổng hợp chương trình công tác chung chotoàn công ty trong từng năm, từng quý, từng tháng dựa trên cơ sở những kế hoạch

mà cán bộ chuyên trách đã đề ra

Những kết quả đã đạt được.

Công tác tham mưu tổng hợp tại công ty trong thời gian qua đã đạt được cáckết quả như sau:

- Xây dựng chương trình công tác không trùng lặp chồng chéo lên nhau

- Tham mưu cho lãnh đạo những ý kiến những đề xuất có ích

- Thực hiện nghiêm túc việc kiểm tra đôn đốc các đơn vị thực hiện chương trình đã

đề ra

- Các cán bộ văn phòng vẫn chưa chủ động tham gia đề xuất ý kiến, nhiều khi cócũng không tự giác

- Không phân công cụ thể nhiệm vụ giữa cán bộ văn thư và cán bộ văn phòng, nhiềukhi công việc không rõ ràng.

Nguyên nhân của những hạn chế.

Do ý thức tự giác của nhân viên còn kém

- Công ty chưa có những biện pháp nhằm kích thích khả năng sáng tạo và đề xuất ýkiến của cán bộ công nhân viên

2.2 Công tác thông tin, báo cáo.

Công tác thông tin.

Trong hoạt động của các công ty, doanh nghiệp nhu cầu về thông tin là rất quantrọng Nhu cầu này lại rất đa dạng và luôn luôn biến đổi, thông tin lúc này là có íchnhưng lúc khác lại là thừa Nó được xác định tuỳ thuộc vào từng loại công việc,phạm vi hoạt động và các yếu tố khác

Mục tiêu phục vụ cung cấp thông tin cho doanh nghiệp là nhằm đảm bảo chodoanh nghiệp được cung cấp thông tin một cách đầy đủ, cần thiết tạo điều kiện chodoanh nghiệp hoạt động có hiệu quả Mục tiêu này có thể thực hiện thông qua việcquản lý văn bản, vào các công nghệ hiện đại như: điện thoại, internet, máy fax

Cụ thể đối với công ty CPĐT Nam Đình Vũ công tác thông tin báo cáo đượcthực hiện theo các bước sau:

- Xây dựng và tổ chức nguồn tin

- Thu thập thông tin từ các nguồn

- Phân tích và xử lý thông tin

- Cung cấp và phổ biến thông tin

- Bảo quản và lưu trữ thông tin

Phòng Tổ chức hành chính xác định thông tin mà công ty cần để xây dựng và

tổ chức các nguồn tin khác nhau Là một công ty cổ phần trẻ trong xu thế tự docạnh tranh, và nhà nước có nhiều chính sách cải cách mở cửa kêu gọi đầu tư nướcngoài thì ngày càng nhiều doanh nghiệp tham gia vào lĩnh vực xây dựng kinhdoanh hạ tầng khu công nghiệp Do đó công ty có rất nhiều đối thủ cạnh tranh đểtrở thành chủ đầu tư chính thức của dự án lớn phía nam bán đảo Đình Vũ Vấn đềđặt ra là công ty cần rất nhiều thông tin về các đối thủ cạnh tranh, về khách hàng

có xu thế đầu tư tại khu công nghiệp và thông tin về các nhà cung cấp Có nhiềucách để thu thập thông tin từ các nguồn khác nhau Nhưng thông tin mà vănphòng công ty thu được rất nhiều, văn phòng đã phân tích, xử lý Đây là cơ hội chocán bộ văn phòng vận dụng sự sáng tạo để phân tích đánh giá nguồn tin để tài liệu

số liệu thu thập được thực sự có ích và xác định các sự việc một cách cụ thể Vănphòng đã báo cáo những thông tin có giá trị đã thu thập được Từ đó là căn cứ đểban lãnh đạo công ty đưa ra các giải pháp, phương án thích hợp nhất cho chiếnlược cạnh tranh cũng như chiến lược thu hút khách hàng của doanh nghiệp

Sau khi đã cung cấp đầy đủ những thông tin cho ban lãnh đạo thì văn phòng đãbảo quản và lưu trữ thông tin đã sử dụng đó Mục đích nhằm kéo dài thời gian sửdụng các nguồn tin không những để phục vụ cho ban lãnh đạo ra quyết định mà còn

để kiểm chứng thông tin, bổ sung cho các thông tin khác không phải chỉ một lần mànhiều lần Do vậy thông tin luôn được văn phòng bảo quản và lưu trữ cẩn thận theocác phương pháp khoa học như: lưu giữ các dữ liệu vào máy tính điện tử, phim ảnhhoặc có thể sắp xếp ngăn lắp vào hồ sơ, giá, tủ khi cần có thể tra cứu được ngay.Đối với công ty những thông tin đó rất quan trọng và cần thiết để hoạt động cóhiệu quả Nếu hệ thống văn bản được tổ chức khoa học tạo khả năng đánh giá mộtcách khách quan công tác thực tiễn của công ty, giúp công ty có được những thôngtin cần thiết để tiến hành vững chắc các hoạt động của mình, đưa ra các quyết định

có căn cứ khoa học Tuy nhiên hiện nay tại công ty hệ thống văn bản tổ chức chưađược khoa học nên đã không thể tạo môi trường thông tin tốt cho hoạt động quản

lý của công ty

Ngoài việc thu thập thông tin qua hệ thống văn bản của công ty thì thông tincũng được văn phòng thu nhận qua hệ thống các công nghệ hiện đại như: điệnthoại, internet, máy fax,

Về việc trao đổi thông tin giữa lãnh đạo cơ quan và nhân viên các phòng bantại công ty CPĐT Nam Đình Vũ rất được lãnh đạo công ty quan tâm Giám đốcthường xuyên trực tiếp đến các phòng ban xem xét và trao đổi về tình hình sảnxuất kinh doanh của doanh nghiệp

Người ta cho rằng trong thế giới thương mại công nghiệp và hiện đại này thìthông tin được coi là nguồn tài nguyên quan trọng nhất hiện có Với sự gia tăngcác yêu cầu thông tin và những phát triển kỹ thuật xử lý làm hoạt động văn phòngcàng có vị trí quan trọng

Đánh giá được tầm quan trọng đó của thông tin, ban lãnh đạo công ty luôn coitrọng đến việc thu nhận và xử lý thông tin Tuy nhiên do điều kiện mới đi vào hoạtđộng cần chi tiêu nhiều mà kinh phí lại có hạn nên công ty gặp không ít khó khăn

và có nhiều bất cập cần thay đổi trong công tác thông tin của công ty

Công tác báo cáo.

Như chúng ta đã biết công tác báo cáo là công tác bắt buộc trong quản lý nóichung và trong quản lý doanh nghiệp nói riêng Tại công ty CPĐT Nam Đình Vũđiều này được quy định cụ thể trong toàn bộ hệ thống công ty Một bản báo cáocủa một bộ phận trong công ty là những thông tin cần thiết để xây dựng báo cáotổng hợp gửi lên giám đốc Tại công ty công tác thông tin báo cáo được thực hiệnnhư sau:

- Báo cáo tháng gửi cho giám đốc công ty với nội dung thực hiện nhiệm vụ kế hoạchcủa các phòng ban trong công ty, tình hình thực hiện và kết quả thực hiện các quychế , quy định trong công ty

- Báo cáo quý đánh giá thực hiện nhiệm vụ, kế hoạch tài chính của công ty, dự kiếnnhiệm vụ công ty trong quý tiếp theo

- Báo cáo năm có nội dụng tương tự như báo cáo quý nhưng xét trên thời hạn mộtnăm được quy định hoàn chỉnh hơn, khái quát hơn.

Có thể khẳng định công tác thông tin báo cáo là khâu rất quan trọng trong chứcnăng tham mưu tổng hợp của văn phòng công ty CPĐT Nam Đình Vũ, nó quyếtđịnh đến hiệu quả chỉ đạo, điều hành của giám đốc công ty Do đó thông tin báocáo luôn được văn phòng công ty cập nhật hàng ngày giúp lãnh đạo nắm đượcthông tin, xử lý kịp thời các vấn đề nảy sinh trong quá trình quản lý

• Những kết quả đã đạt được từ hoạt động thông tin báo cáo của công ty.

- Văn phòng công ty đã giúp Tổng giám đốc công ty củng cố thông tin giữa cácphòng ban trong công ty, từng bước đảm bảo thông tin hai chiều, thực hiện chế độthông tin

- Văn phòng công ty cũng rất quan tâm đến việc củng cố công tác thông tin trong nội

bộ đặc biệt là từ cấp dưới lên cấp trên

- Công tác thông tin báo cáo tại công ty trong hơn một năm qua đã luôn đồng hànhcùng những quyết định đúng đắn của lãnh đạo công ty Kết quả mặc dù là công tytrẻ chưa có nhiều kinh nghiệm nhưng đã trở thành chủ đầu tư dự án khu côngnghiệp Nam Đình Vũ - dự án có quy mô và tổng mức đầu tư lớn

• Bên cạnh đó, công tác thông tin báo cáo, xử lý thông tin tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ cũng bộc lộ nhiều thiếu sót cần khắc phục.

- Một số bộ phận phòng ban vẫn chưa chấp hành tốt các quy đinh về chế độ thôngtin theo quy định của nhà nước và theo quy định của công ty, đôi khi thông tin cònchậm trễ, báo cáo chưa sát thực

- Công tác xử lý thông tin chưa được tiến hành đồng bộ với các hoạt động khác củacông ty Một số quyết định thông báo của lãnh đạo công ty ban hành chưa đượctriển khai kịp thời và thực hiện một cách nghiêm túc Ví dụ như: Giám đốc raquyết định thay đổi giờ làm việc trước đây thành buổi sáng từ 7h - 11h30, buổichiều từ 13h30 - 17h00 nhưng việc thực hiện quyết định này của mọi người trongcông ty vẫn chưa đồng bộ, vẫn có CBCNV đi muộn về sớm hoặc nghỉ tự do.

- Do năng lực tài chính của công ty còn hạn chế điều kiện về cơ sở vật chất kỹ thuậtcòn thiếu thốn nên việc thu nhận và xử lý thông tin qua các công nghệ hiện đại vẫnchưa hoàn thiện gây khó khăn và giảm tiến độ nhận và xử lý thông tin

• Sở dĩ công tác thông tin báo cáo của công ty gặp những thiếu sót trên là do một số nguyên nhân sau.

- Ban lãnh đạo công ty vẫn chưa thường xuyên hướng dẫn, đôn đốc các đơn vị thựchiện nghiêm túc chế độ thông tin báo cáo, chưa bàn bạc với các đơn vị để cải tiếnnâng cao chất lượng thông tin

- Cán bộ quản lý có năng lực còn yếu kém không đủ sức đảm đương nhiệm vụ,không xử lý tốt những vấn đề mới nảy sinh, gặp nhiều vấp váp trong thực tiễn

- Công tác thông tin báo cáo là khâu rất quan trọng trong chức năng tham mưu tổnghợp của văn phòng công ty CPĐT Nam Đình Vũ, nó quyết định đến hiệu quả chỉđạo, điều hành của Tổng giám đốc công ty Thông tin báo cáo đôi khi chưa đượccập nhật hàng ngày nên lãnh đạo không nắm bắt được thông tin kịp thời xử lý cácvấn đề nảy sinh trong quá trình quản lý

- Ban lãnh đạo cũng như các phòng ban chưa tổng kết rút ra kinh nghiệm, chưa ápdụng chính sách khen thưởng và kỷ luật đúng lúc

2.3 Xây dựng chương trình làm việc

Xây dựng chương trình làm việc của công ty là sự hình thành công việc củacông ty, là mục tiêu định hướng của hoạt động quản lý theo thời gian nhất định

Chương trình làm việc là kế hoạch tác chiến giúp cho sự chỉ đạo, điều hành củacông ty được toàn diện, vừa đảm bảo thực thi những nhiệm vụ trước mắt cũng nhưquán xuyến được công việc trong thời gian dài.

Văn phòng công ty xây dựng chương trình làm việc đã thể hiện rõ các mục tiêu,nhiệm vụ, biện pháp và tiến độ cụ thể đối với từng công việc mà công ty, đơn vị,phòng ban cần thực hiện Thực hiện xây dựng chương trình làm việc theo đúngnguyên tắc, giải quyết nhiều công việc theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao,nhanh chóng không đùn đẩy công việc cho người khác

Công tác xây dựng chương trình làm việc của công ty CPĐT Nam Đình Vũđược thực hiện theo trình tự sau đây:

- Chương trình công tác làm việc quý: trong tháng cuối của mỗi quý các bộ phận,

phòng ban trong công ty đánh giá tình hình thực hiện, chương trình làm việc củaquý đó, kết quả đạt được, những thiếu sót, khó khăn, thuận lợi đồng thời nghiêncứu xem xét chương trình làm việc của quý tiếp theo đã ghi trong chương trình kếhoạch năm và xem xét các vấn đề phát sinh mới để đề nghị ban giám đốc điềuchỉnh chương trình làm việc của quý sau Dự kiến chương trình làm việc được gửicho giám đốc chậm nhất là 15 ngày của tháng cuối quý

- Chương trình làm việc tháng: Hàng tháng các bộ phận, đơn vị trong công ty căn cứ

vào dự kiến chương trình làm việc quý, những vấn đề còn tồn đọng và phát sinh đểđiều chỉnh chương trình làm việc theo tháng sau Dự kiến chương trình làm việctháng được gửi cho giám đốc chậm nhất vào ngày 28 hàng tháng

Văn phòng công ty CPĐT Nam Đình Vũ thường xuyên phối hợp với các trưởngphòng kỹ thuật, trưởng phòng kinh doanh, để xây dựng chương trình làm việc củavăn phòng nói riêng và của toàn công ty nói chung

- Chương trình làm việc năm: Cuối năm văn phòng của công ty đã gửi báo cáo thống

kê của năm cũ và xây dựng chương trình làm việc cho năm mới lên giám đốc vàcác phòng ban đơn vị trong công ty để các đơn vị căn cứ vào đó thực hiện

• Công tác xây dựng chương trình làm việc của công ty đã đạt được những kết quả như sau

- Văn phòng của công ty đã phối hợp với ban lãnh đạo công ty trong việc quản lý, xâydựng, thực hiện chương trình làm việc tháng, quý, năm của công ty Các chương trìnhlàm việc đó đã bám sát trọng tâm, thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp giúp cho hoạt động của công ty thông suốt và hiệu quả

- Các chế độ hội họp, giao ban trong công ty, cũng như trong từng đơn vị phòng banđược thực hiện theo đúng lịch công tác đã đề ra Các phòng ban đơn vị đã có tráchnhiệm cao hơn trong việc cố gắng thực hiện theo đúng các chỉ tiêu, theo chươngtrình làm việc, theo kế hoạch đã đề ra

• Công tác xây dựng chương trình làm việc còn một số hạn chế.

- Việc thực hiện công việc theo kế hoạch nhiều khi không đem lại hiệu quả cao, lãnhđạo công ty không giải quyết hết việc và bị động do không lường trước đượcnhững công việc đột xuất Chương trình làm việc còn thiếu tính kế hoạch và biệnpháp tổ chức thực hiện

- Xây dựng chương trình làm việc hợp lý đã khó, tổ chức thực hiện và tổng hợp kếtquả đạt được lại còn khó hơn Công tác này ở công ty CPĐT Nam Đình Vũ cònnhiều hạn chế:

- Một tình trạng chung đó là bệnh thành tích cũng đang tồn tại trong các phòng bancủa công ty, nhiều nhiệm vụ chỉ đạt về mặt số lượng, hình thức còn chất lượng lạikhông đạt yêu cầu

- Việc xây dựng chương trình làm việc của công ty chưa được quan tâm và chú trọngđúng mức

- Xây dựng chương trình làm việc đôi khi chưa bám sát với thực tế, nhiều nội dungđưa vào không thực tiễn dẫn đến không thực hiện được

Nguyên nhân của những hạn chế trên là:

- Chưa có sự phối kết hợp thực sự nghiêm túc và chặt chẽ giữa văn phòng của công

ty với các phòng ban đơn vị khác

- Các đơn vị, bộ phận không chủ động đề xuất cho công ty những việc cần làm, biệnpháp tháo gỡ khó khăn, còn bị động chờ cấp trên giao nhiệm vụ rồi mới triển khai,

2.4 Công tác văn thư, lưu trữ.

Công tác văn thư, lưu trữ là nghiệp vụ chính trong hoạt động văn phòng của công

ty CPĐT Nam Đình Vũ Đây là đầu mối quan trọng trong các hoạt động quản lý văn

Soạn thảo nội dung văn bản Trình ký

In ấn và làm thủ tục ban hànhvăn bản

Ký văn bản

bản diễn ra trong công ty Nghiệp vụ văn thư lưu trữ bao gồm các nội dung sau:

2.4.1 Công tác văn thư.

Công tác văn thư tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ bao gồm 3 nội dung chínhnhư sau:

Xây dựng và ban hành văn bản

Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản

Quản lý và sử dụng con dấu

• Xây dựng và ban hành văn bản.

Quy trình xây dựng và ban hành văn bản của công ty được tiến hành như sau:Các phòng ban đơn vị trực tiếp soạn thảo nội dung văn bản Sau đó văn bản đượcchuyển lên bộ phận văn thư của công ty để xem xét về thể thức văn bản Tiếp đócán bộ văn thư trình lên trưởng phòng Tổ chức hành chính, trưởng phòng xem xét

về thủ tục văn bản và kiểm tra nội dung văn bản ( có thể ký nháy vào văn bản).Trưởng phòng Tổ chức hành chính trình văn bản lên Tổng giám đốc xem xét vềnội dung văn bản và thẩm quyền để ký Văn bản ký xong được chuyển về văn thư

để làm thủ tục đăng ký văn bản đi và ban hành văn bản kịp thời

Có thể khái quát quy trình này như sau:

Mẫu văn bản của công ty CPĐT Nam Đình Vũ.

Nội dung văn bản

Văn bản đến Phân loại Bóc bì

Công tác ban hành văn bản tại văn phòng Công ty đã đáp ứng được các yêucầu sau:

- Ngôn ngữ sử dụng là ngôn ngữ chính luận, phù hợp với từng loại văn bản, khôngdùng ngôn ngữ địa phương hay thể loại văn nói

- Nội dung văn bản ngắn gọn, nhưng đầy đủ thông tin, không lặp từ lặp ý

Tổ chức và giải quyết văn bản

Những công văn giấy tờ dùng để công bố, truyền đạt đường lối chủ trươngchính sách của công ty, để báo cáo liên hệ giữa các cấp, ngành bên trong cũng nhưbên ngoài cơ quan gọi chung là văn bản Vì vậy nếu văn bản không được giảiquyết một cách nghiêm túc, đúng quy trình, văn bản không đến đúng tay ngườinhận, bị thất lạc hoặc sửa đổi thì hậu quả khó có thể lường trước Do đó khi thựchiện công tác này công ty CPĐT Nam Đình Vũ luôn tuân thủ các nguyên tắc:

- Nguyên tắc hệ thống

- Nguyên tắc thời điểm hình thành

- Nguyên tắc tính giá trị văn bản

Công tác tổ chức và giải quyết văn bản tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ baogồm 2 công tác chính: Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến, văn bản nội bộ;

tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi

* Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.

Tất cả những văn bản mà công ty Nam Đình Vũ nhận được từ bên ngoài gửiđến đều được gọi là văn bản đến

Số lượng văn bản đến của Công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ trong năm qua tương đối nhiều, chủ yếu là: Quyết định, công văn, chỉ thị, thông báo

Quy trình xử lý văn bản đến của công ty được mô tả như sau:

- Trước hết, nhân viên văn thư xem qua một lượt ngoài bì mục đích xem các công

văn đến có đúng gửi cho công ty Nam Đình Vũ hay không Nếu không đúng thì trảlại cho nhân viên bưu điện Ngoài ra nhân viên văn thư còn xem các phong bì cócòn nguyên vẹn không Nếu thấy bì văn bản có hiện tượng bị bóc trước thì nhânviên văn thư lập biên bản trước người đưa văn bản

- Thứ hai, nhân viên văn thư phân loại sơ bộ văn bản: Nhân viên văn thư công ty

xem lướt rồi tiến hành phân loại văn bản đến, bao gồm văn bản phải đăng ký vàvăn bản không phải đăng ký

Công ty quy định như sau:

- Loại văn bản không phải đăng ký: bao gồm thư riêng, sách báo tạp chí, bản tin

- Loại văn bản phải đăng ký: bao gồm những văn bản ngoài phong bì đề tên công tyNam Đình Vũ và tên các lãnh đạo công ty

- Thứ ba, bóc bì và lấy văn bản ra: Tuy việc này tưởng trừng như đơn giản nhưng

nhân viên văn thư của công ty lại rất chú ý, cẩn thận khi thực hiện công tác nàyluôn đảm bảo nguyên tắc:

Những văn bản có dấu hiệu hoả tốc, dấu thượng khẩn, khẩn được bóc trước.Khi bóc bì nhân viên văn thư luôn cẩn thận không làm rách văn bản bên tronghoặc làm mật địa chỉ nơi gửi, mất dấu bưu điện

Và luôn đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu ghi trong văn bảnxem có khớp không

- Thứ tư, nhân viên văn thư đóng dấu đến vào văn bản mục đích xác định văn bản

đã qua văn thư, đồng thời ghi nhận ngày tháng văn bản gửi đến công ty Trong việcgiải quyết và xử lý văn bản đến công ty đã đảm bảo được nguyên tắc: Giám đốckhông xem các văn bản đến do trưởng phòng Tổ chức hành chính trình mà không

có dấu đến Nhân viên văn thư đã đóng dấu đúng quy định, dấu đến được đóng vàokhoảng trống dưới số và ký hiệu, trích yếu nội dung của văn bản hoặc khoảngtrống giữa tác giả và tiêu đề văn bản

- Thứ năm, trình văn bản đến cho giám đốc công ty để xin ý kiếm phân phối và giải

quyết văn bản Khi sắp xếp văn bản nhân viên văn thư luôn sắp xếp những văn bản

có dấu hoả tốc, thượng khẩn và khẩn ở vị trí trên cùng trong tập văn bản trình lênthủ trưởng

- Thứ sáu, đăng ký vào sổ văn bản đến: đây là một khâu quan trọng trong việc tổ

chức giải quyết và quản lý văn bản đến của công ty Nam Đình Vũ Đó là việc nhânviên văn thư ghi lại những thông tin cơ bản của văn bản, tài liệu và ấn định số kýhiệu văn bản, ngày tháng văn bản đến Nhân viên văn thư luôn đăng ký vào sổ vănbản đến nhằm mục đích nắm được số lượng văn bản, nội dung văn bản và đốitượng giải quyết văn bản để bất cứ lúc nào cũng có thể kiểm tra và tra cứu đượcvăn bản do đối tượng nào giải quyết, giải quyết đến đâu

- Thứ bẩy, đó là công tác chuyển giao văn bản đến: Nhân viên văn thư luôn trực tiếp

giao văn bản cho người hoặc bộ phận có trách nhiệm giải quyết không bao giờ nhờngười khác hoặc bộ phận khác chuyển hộ

Văn bản đến ngày nào nhân viên văn thư luôn phân phối và chuyển giao vănbản ngay trong ngày đó Trong trường hợp nếu văn bản đến muộn, số lượng nhiều,làm không kịp nhân viên văn thư đã xin ý kiến trưởng phòng để sang ngày hômsau và cất giữ cẩn thận

Trong trường hợp một văn bản liên quan đến một vài bộ phận hoặc một vàingười cùng giải quyết thì nhân viên văn thư lần lượt chuyển cho từng bộ phận,từng người hoặc tiến hành đồng thời cùng một lúc bằng cách nhân bản tài liệu đểtừng người, từng bộ phận có tài liệu và bản chính giao cho trưởng phòng

- Thứ tám, giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản: Văn bản lưu lại chỗ người

thực hiện cho đến khi giải quyết xong Trong thời gian này văn bản được bảo quảntrong hồ sơ của người thực hiện Khi văn bản được giải quyết xong nếu có yêu cầutrả lời bằng văn bản thì người thừa hành phải tóm tắt văn bản trả lời, kẹp dính vàovăn bản đó và chuyển bản sao văn bản trả lời cho nhân viên văn thư để lưu vào hồ

Một số mẫu sổ liên quan đến văn bản đến.

Mẫu 1: Dấu đến

( Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính)

Công ty Nam Đình Vũ có hai mẫu sổ văn bản đến:

Mẫu 2: Bìa sổ đăng ký văn bản đến

( Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính)

CÔNG TY CPĐT NAM ĐÌNH VŨ

Đ - Số đến

Ế - Ngày đến

N - Chuyển

CÔNG TY CPĐT NAM ĐÌNH VŨPhòng Tổ chức - Hành chính

SỔ VĂN BẢN ĐẾN

Số