thông vận tải Bản phô tô
... ... ... ... ... ... ...
( Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính)
BẢNG TỔNG KẾT SỐ LƯỢNG VĂN BẢN ĐI CỦA CÔNG TY CPĐT NAM ĐÌNH VŨ TRONG THỜI GIAN QUA. NAM ĐÌNH VŨ TRONG THỜI GIAN QUA.
STT Tên văn bản Năm 2008 Quý 3/2009
1 Quyết định 40 10
2 Nghị quyết 40 8
3 Thông báo 30 10
4 Tờ trình 10 2
5 Giấy mời 25 5
6 Giấy giới thiệu 50 15
7 Biên bản 10 4
8 Báo cáo 10 2
9 Kế hoạch 30 10
TỔNG GIÁM ĐỐC
TRƯỞNG PHÒNG TCHC
BỘ PHẬN VĂN THƯ
CHUYỂN VĂN BẢN ĐI
P. KINH DOANHP. KỸ THUẬT P. KỸ THUẬT
P. KẾ TOÁN
P.KHÁC
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
Có thể tóm tắt quá trình quản lý và giải quyết văn bản đi của công ty như sau:
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
( Nguồn: Phòng tổ chức - Hành chính)
• Nội dung thứ ba là quản lý và sử dụng con dấu.
Con dấu là một công cụ xác định tư cách pháp nhân của các chức danh cá nhân hay công ty nói chung.
Để đảm bảo tính pháp lý của công ty thì cán bộ văn thư công ty Nam Đình Vũ đã quản lý và sử dụng con dấu như sau:
- Cán bộ văn thư sau khi đã xác định thẩm quyền ký văn bản để đóng dấu cho chính xác, dấu được đóng lên 1/3 - 1/4 chữ ký về phía bên trái. Tại công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ việc quản lý và sử dụng con dấu được tiến hành khá nghiêm túc, chưa có hiện tượng dấu đóng ngược, dấu đóng mờ tức là phải đóng lại, chỉ đóng những văn bản đã có chữ ký của lãnh đạo và không có hiện tượng đóng dấu khống vào văn bản.
3 2 3 2 1 1 1 1 4
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
- Cán bộ văn thư luôn giữ gìn con dấu sạch sẽ, cất giữ cẩn thận. Khi hết giờ con dấu được cất vào tủ có khoá cẩn thận, chắc chắn.
- Khi cán bộ văn thư nghỉ thì nhân viên văn thư đã báo với trưởng phòng tổ chức, khi đó bàn giao cho trưởng phòng sử dụng và quản lý con dấu.
- Phạm vi hoạt động và giao dịch của Công ty trên nhiều lĩnh vực nên việc sử dụng con dấu cũng tương đối nhiều. Do đó để quản lý con dấu chặt chẽ, Công ty có " Sổ theo dõi việc đóng dấu"
Mẫu 12: Bìa sổ theo dõi việc đóng dấu
CÔNG TY CPĐT NAM ĐÌNH VŨ Phòng Tổ chức - Hành chính
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
( Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính)
Mẫu 13: Nội dung sổ theo dõi việc đóng dấu
STT Thời gian Số lượng Nội dung vănbản Người trình vănbản Người đóngdấu Ghi chú
1 2 3 4 5 6 7