01 02/03/2009 Giới thiệu nhân viên phòng kinh
PHIẾU ĐỀ NGHỊ MUA SẮM VĂN PHÒNG PHẨM
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
PHIẾU ĐỀ NGHỊ MUA SẮM VĂN PHÒNG PHẨM
Ngày tháng:...
Phòng ban yêu cầu:...
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT Độc lập - Tự do - Hạnh phúcKẾ HOẠCH MUA VĂN PHÒNG PHẨMSố:...Ngày tháng:... Người lập kế hoạch Chữ ký của lãnh đạo công ty
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
Mẫu14: Kế hoạch mua văn phòng phẩm.
( Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính)
Mẫu 15: Sổ giao nhận văn phòng phẩm.
SỔ GIAO NHẬN VĂN PHÒNG PHẨM
STT Ngày tháng Chủng loại Số lượng Ký nhận Ghi chú
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng ( Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính)
• Trong thời gian qua công tác hậu cần đã đạt được một số kết quả nhất định.
- Thực hiện tốt công tác quản lý Công ty.
- Văn phòng luôn đảm bảo những chuyến công tác của lãnh đạo được chu đáo, an toàn.
- Sắp xếp lịch đón khách, tiếp khách hợp lý, khoa học.
- Tổ chức hội nghị, các cuộc họp Công ty thành công tốt đẹp.
- Các điều kiện vật chất cần thiết như vật tư, phương tiện làm việc phát sinh đã được cung cấp đúng và đủ về số lượng và chất lượng.
- Các trang thiết bị được cung cấp và sửa chữa kịp thời đầy đủ đảm bảo duy trì hoạt động của Công ty.
- Do mọi kế hoạch cung cấp vật tư, phương tiện đều được lên kế hoạch cụ thể nên tránh được tình trạng cung ứng tràn lan, lãng phí.
• Bên cạnh những kết quả đã đạt được thì công tác hậu cần của công ty còn một số nhược điểm như sau:
- Chất lượng một số văn phòng phẩm còn hạn chế như: giấy in, giấy photo... dẫn đến tình trạng chậm trễ trong xử lý công việc.
- Thiết bị văn phòng chưa đáp ứng được công việc cụ thể như: có một máy in, một máy photo nên các bộ phận phải chờ đợi gây chậm trễ trong công việc, chỗ làm việc của văn thư kiêm lễ tân cần được trang bị máy tính để tiện thu thập thông tin tài liệu và tra tìm tài liệu trên máy.
- Đôi khi lịch làm việc của lãnh đạo sắp xếp chồng chéo không khoa học.
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
Ví dụ: Khi sử dụng xong máy in, máy photo, máy tính thì không tắt máy. Điều đó làm cho máy móc sẽ nhanh chóng hỏng hơn, tiêu tốn nhiều điện năng một cách không cần thiết. Điện thoại dùng trong công việc của công ty nhưng đôi khi vẫn còn sử dụng phục vụ cá nhân với ý thức không tiết kiệm. Nên nhiều khi khách hàng hoặc đối tác liên hệ không được ảnh hưởng xấu đến công việc.
Nguyên nhân của những hạn chế:
- Do văn phòng không tính toán kỹ nhu cầu văn phòng phẩm cũng như nhu cầu về in sao tài liệu hàng tháng của các phòng ban mà tổng kết và rút kinh nghiệm ở tháng sau.
- Do nhân viên văn thư đôi khi còn kém tinh thần trách nhiệm, thiếu khoa học và óc sáng tạo nên gây ùn tắc và gây khó khăn cho các nhân viên khác.
- Do thiếu vốn lao động nên gây khó khăn cho việc cung cấp đầy đủ các trang thiết bị cần thiết nhất là các trang thiết bị hiện đại đắt tiền.