Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty cổ phần đầu tư nam đình vũ

Ket-noi.com diễn đàn công nghệ, giáo dục LỜI MỞ ĐẦU Lí chọn đề tài Từ nước ta chuyển sang kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa có điều tiết nhà nước với nhiều thành phần kinh tế tự cạnh tranh việc trì, tìm kiếm mở rộng thị trường khách hàng nhà cung cấp yếu tố quan trọng Không ngoại trừ doanh nghiệp hay tổ chức kinh tế lại muốn hoạt động kinh doanh khơng có hiệu quả, không đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp Công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ khơng phải ngoại lệ Để trì phát triển lâu dài, bền vững bắt buộc doanh nghiệp phải thường xuyên, tích cực tạo dựng, vun đắp mối quan hệ phận văn phịng cơng ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ ln góp phần giúp cơng ty thực cơng tác văn phịng ln coi mặt tồn cơng ty Hoạt động văn phịng có vai trị đặc biệt quan trọng góp phần đem lại hiệu kinh doanh cho doanh nghiệp, tổ chức xã hội nói chung cơng ty Nam Đình Vũ nói riêng Chỉ cần lấy mảng nhỏ cơng tác văn phịng thu thập xử lý thông tin để làm chứng thấy tầm quan trọng văn phịng Hàng ngày cơng ty thường xuyên có văn đi, văn đến Nếu khơng có văn phịng mà cụ thể phòng văn thư nơi tiếp nhận xử lý giải số văn hoạt động cơng ty gặp khó khăn chí gây hậu nghiêm trọng Sau trình thực tập cơng ty Nam Đình Vũ em nhận thấy cơng tác văn phịng cơng ty thực hoạt động cần thiết Mặc dù công ty có nhiều cố gắng để hồn thiện cơng tác bên cạnh có nhiều vấn đề cần bổ sung đổi Là sinh viên thực tập sở em mong muốn am hiểu ỏi chưa có kinh nghiệm cố gắng đưa số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu cơng tác văn phịng công ty Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P Ket-noi.com diễn đàn cơng nghệ, giáo dục Đó lí em chọn nghiên cứu đề tài: " Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn phịng cơng ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ" Mục đích nghiên cứu Qua việc nghiên cứu, tìm hiểu sở lý luận văn phịng cơng tác văn phịng, từ phân tích, so sánh, đánh giá thực trạng cơng tác văn phịng cơng ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ để rút điểm mạnh, điểm yếu cơng tác văn phịng cơng ty nhằm vấn đề cần nghiên cứu, xem xét cần giải cơng tác văn phịng cơng ty Bên cạnh em xin phép đóng góp số ý kiến nhằm nâng cao hiệu công tác văn phịng cơng ty Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Cơ sở lý luận văn phòng nghiên cứu thực tiễn hoạt động văn phịng cơng ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ - Nghiên cứu lịch sử hình thành phát triển công ty - Cơ cấu tổ chức, chức nhiệm vụ ngành nghề kinh doanh cơng ty đặc biệt phận văn phịng công ty - Nghiên cứu thực trạng công tác văn phịng cơng ty như: cơng tác văn thư lưu trữ, công tác tham mưu tổng hợp, công tác hậu cần, - Đánh giá hiệu hoạt động văn phịng cơng ty như: Ưu điểm, mặt hạn chế nguyên nhân hạn chế Trên sở đưa số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu góp phần hồn thiện cơng tác văn phịng cơng ty Phương pháp nghiên cứu Luận văn sử dụng số phương pháp nghiên cứu sau - Phương pháp vật biện chứng - Phương pháp phân tích tổng hợp - Phương pháp thống kê - Phương pháp điều tra khảo sát - Phương pháp so sánh - Phương pháp mô tả Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P Ket-noi.com diễn đàn cơng nghệ, giáo dục Kết cấu đề tài Ngồi phần mở đầu, kết luận, giới thiệu tài liệu tham khảo, kết cấu luận văn gồm chương Chương I: Những vấn đề văn phòng Chương II: Thực trạng cơng tác văn phịng cơng ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ Chương III: Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu công tác văn phịng cơng ty CPĐT Nam Đình Vũ Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P Ket-noi.com diễn đàn công nghệ, giáo dục CHƯƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP Một số khái niệm 1.1 Khái niệm văn phòng Cùng với phát triển chung kinh tế khu vực giới, quan doanh nghiệp nước ta ln tự đổi mới, tự khẳng định để hồ nhập với phát triển Để đáp ứng yêu cầu nhiều quan, doanh nghiệp đời kéo theo hình thành hệ thống văn phịng quan doanh nghiệp với mục đích đảm bảo cho tồn phát triển Văn phịng phận phụ trách cơng việc giấy tờ, hành quan, văn phòng hiểu máy điều hành, tổng hợp giúp thủ trưởng điều hành hoạt động quan đơn vị Ngồi văn phòng hiểu loại hoạt động quan nhà nước tổ chức kinh tế xã hội Như thuật ngữ văn phòng hiểu theo hai nghĩa: Theo nghĩa rộng: Văn phòng máy giúp việc cho quan, tổ chức, doanh nghiệp đảm bảo cho pháp nhân thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cách có hiệu lực hiệu Theo nghĩa hẹp: Văn phòng trụ sở làm việc quan, tổ chức, doanh nghiệp, nơi giao tiếp hoạt động quan, tổ chức, cá nhân Do đó, định nghĩa khái qt văn phịng sau: " Văn phòng thực thể tồn khách quan tổ chức; máy điều hành tổng hợp quan, đơn vị; nơi thu nhận, xử lý thông tin nhằm hỗ trợ cho hoạt động quản lý nhà lãnh đạo; nơi chăm lo lĩnh vực dịch vụ, hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan, đơn vị thông suốt, hiệu quả" Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P Ket-noi.com diễn đàn công nghệ, giáo dục Trong công đổi cơng nghiệp hố, đại hố đất nước nhận thấy tổ chức cần hoạt động quản trị Doanh nghiệp - trọng tâm kinh tế cần đến hoạt động quản trị Một doanh nghiệp muốn hoạt động tốt cần có đóng góp khơng nhỏ văn phịng Mà văn phịng muốn hoạt động có hiệu cần phải quản lý tốt Vậy quản trị văn phịng gì? 1.2 Khái niệm quản trị văn phòng Quản trị văn phòng hiểu tác động chủ thể quản trị ( người) lên đối tượng quản trị ( lao động, yếu tố vật chất, phi vật chất ) văn phịng nhằm góp phần đạt mục tiêu đề doanh nghiệp Đó toàn hoạt động tổ chức, quản lý sử dụng thơng tin liệu để trì hoạt động doanh nghiệp nhằm đạt mục tiêu mong muốn Ngày thực tế hoạt động quản trị diễn sơi Sơi doanh nghiệp đứng trước nhiều hội mới, đồng thời phải đáp ứng nhiều đòi hỏi cao xã hội, phải đương đầu với nhiều thách thức ngày gay gắt Trong thời đại ngày để giành chỗ đứng phát triển nhà quản trị doanh nghiệp phải nhanh chóng mạnh dạn vận dụng nhiều lý thuyết quản trị doanh nghiệp Vai trò tầm quan trọng cơng tác văn phịng Chúng ta khẳng định văn phịng phận khơng thể thiếu doanh nghiệp cho dù doanh nghiệp nhà nước hay doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệp quy mô lớn hay nhỏ Văn phịng phịng hành " nhớ " thủ trưởng, tai, mắt doanh nghiệp Nếu văn phịng làm việc có lề nếp, kỷ cương khoa học cơng việc doanh nghiệp chạy đều, quản lý hành thơng suốt có hiệu Trong thời đại " bùng nổ thông tin" doanh nghiệp quan tâm đến việc thu thập, sử dụng thông tin để có định đắn, kịp thời hiệu cao cho đơn vị, cho xã hội Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P Ket-noi.com diễn đàn công nghệ, giáo dục Yếu tố định đến thành bại doanh nghiệp họ có lợi thông tin coi thông tin nguồn tài nguyên đặc biệt quan trọng doanh nghiệp Mà hoạt động thông tin gắn liền với công tác văn phịng hoạt động văn phịng có vị trí vơ quan trọng khơng ngoại trừ doanh nghiệp Văn phòng máy giúp việc tham mưu cho lãnh đạo để giải công việc quan Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo chiến lược sản xuất kinh doanh, chiến lược cạnh tranh thị trường, tham mưu vấn đề thưởng phạt CBCNV doanh nghiệp Văn phòng mặt doanh nghiệp, văn phòng thay mặt cho doanh nghiệp tham gia công tác đối nội, đối ngoại Ví dụ Giám đốc định việc khen thưởng CBCNV hoàn thành suất sắc nhiệm vụ giao định chuyển đến phận văn phịng, sau phận văn phịng có nhiệm vụ thơng báo cụ thể xuống cá nhân khen thưởng Văn phòng có trách nhiệm nghiên cứu, xem xét đề xuất vấn đề có liên quan đến doanh nghiệp, trách nhiệm giải công việc thủ trưởng giúp lãnh đạo quan đạo, điều hành công việc cách nhanh chóng kịp thời đạt hiệu cao Với cơng việc mang tính chất khơng quan trọng như: giải nghỉ phép cho CBCNV, giải thắc mắc khách hàng văn phịng giúp lãnh đạo giải nhằm giảm bớt gánh nặng cơng việc cho lãnh đạo Văn phịng cung ứng điều kiện vật chất như: nhà cửa, vật tư, phương tiện, máy móc, cơng cụ tài hoạt động hậu cần văn phòng Tuỳ vào trường hợp cụ thể khả cho phép mà văn phòng phải cung ứng đủ kịp thời trang thiết bị cho đơn vị, cá nhân II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ NỘI DUNG CỦA CÔNG TÁC VĂN PHỊNG Chức văn phịng Tuỳ theo quy mơ tổ chức tính chất hoạt động doanh nghiệp mà văn phịng hình thành lớn, nhỏ khác nhau, dù tổ chức theo cách văn phịng có ba chức sau Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P Ket-noi.com diễn đàn công nghệ, giáo dục - Chức tham mưu Hoạt động quan, doanh nghiệp phụ thuộc vào nhiều yếu tố yếu tố chủ quan thuộc người quản lý Do muốn có định đắn, khoa học người thủ trưởng cần vào yếu tố khách quan, ý kiến tham gia góp ý cấp quản lý, người trợ giúp tham mưu Những ý kiến văn phịng tập hợp, chọn lọc để đưa định chung nhằm cung cấp cho nhà lãnh đạo thông tin, phương án kịp thời hợp lý Hoạt động ln tỏ cần thiết hữu hiệu người lãnh đạo tập hợp ý kiến nhân viên cấp dưới, đưa định đắn, phù hợp với mong muốn nguyện vọng đông đảo CBCNV Bên cạnh hoạt động tham mưu văn phịng giúp cho nhà quản lý giải vấn đề phát sinh thực tế cách linh hoạt xác - Chức tổng hợp Kết việc tham mưu phải xuất phát từ thông tin đầu vào thông tin đầu ra, thông tin phản hồi lĩnh vực đối tượng mà văn phịng thu thập Những thơng tin cần phải văn phịng sàng lọc, phân tích tổng hợp, quản lý sử dụng theo yêu cầu nhà lãnh đạo lĩnh vực cụ thể Ví dụ thơng tin thị trường nhà quản lý áp dụng việc định sản xuất sản phẩm nào, giá Trong trình thu thập, xử lý sử dụng thơng tin văn phịng phải tn thủ theo nguyên tắc trình tự định: thu thập đầy đủ, phân loại chọn lựa nhanh chóng, kịp thời có chất lượng mang lại hiệu thiết thực cho doanh nghiệp - Chức hậu cần Hoạt động doanh nghiệp thiếu điều kiện vật chất như: nhà cửa, phương tiện, thiết bị, cơng cụ tài Các điều kiện quản lý xếp, phân phối không ngừng bổ sung để cung cấp đầy đủ, kịp thời cho nhu cầu hoạt động doanh nghiệp Nội dung công việc thuộc chức Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P Ket-noi.com diễn đàn công nghệ, giáo dục hậu cần văn phòng Đây hoạt động mang tính chất đặc thù văn phịng, có ý nghĩa quan trọng việc nâng cao hiệu hoạt động doanh nghiệp Doanh nghiệp muốn hoạt động cần có nguyên liệu, vật liệu, phương tiện, nguồn tài song hiệu hoạt động lại phụ thuộc vào phương thức quản lý sử dụng yếu tố văn phịng Chi phí thấp để đạt hiệu cao phương châm hoạt động cơng tác văn phịng Trụ sở phòng làm việc quan văn phòng phải có cách xếp phù hợp với loại cơng việc, với vị trí làm việc, điều kiện môi trường cụ thể cho dù thiết bị, phương tiện đơn sơ hay đại cần bố trí hợp lý, tiện lợi hiệu Có đem lại mơi trường làm việc tốt cho nhân viên kích thích họ làm việc hăng say, có hiệu đem lại suất lao động cao cho doanh nghiệp Ví dụ phịng Tổ chức Hành phải giao tiếp với khách, đối tác, CBCNV cơng ty nhiều địi hỏi phải bố trí vị trí lối vào thuận tiện rộng rãi có chỗ đỗ xe Những vật dụng thường xuyên nguồn tài cung cấp cho hoạt động doanh nghiệp văn phòng cung cấp phải sở định mức tiêu dùng kỳ hạn sử dụng Ví dụ máy đếm tiền phịng kế tốn sử dụng năm sau năm văn phịng phải cung cấp máy đếm tiền cho phịng kế tốn Tóm lại, Văn phòng đầu mối giúp lãnh đạo thực chức tham mưu, tổng hợp, hậu cần Các chức vừa độc lập, vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhằm khẳng định cần thiết, khách quan tồn tại, trì phát triển cơng tác văn phòng Nhiệm vụ văn phòng Từ chức chung tổ chức, người ta phân thành chức cụ thể, chi tiết Những chức cụ thể lại tồn điều kiện khơng gian, thời gian, lĩnh vực, tích chất, hình thức nội dung cụ thể nên gọi nhiệm vụ Theo chức văn phòng ta xác định nhiệm vụ chủ yếu văn phòng sau: Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P Ket-noi.com diễn đàn công nghệ, giáo dục 2.1 Văn phịng thực nhiệm vụ xây dựng chương trình tổ chức thực chương trình Văn phịng có nhiệm vụ quan trọng hàng đầu xây dựng chương trình cơng tác hàng năm, tháng, hàng q, hàng tháng lịch làm việc hàng tuần quan, doanh nghiệp Xây dựng chương trình làm việc doanh nghiệp hình thành cơng việc doanh nghiệp, mục tiêu định hướng hoạt động quản lý theo thời gian định Chương trình làm việc kế hoạch tác chiến giúp cho đạo điều hành lãnh đạo doanh nghiệp toàn diện, vừa đảm bảo thực thi nhiệm vụ trước mắt nắm bắt công việc thời gian dài Khi xây dựng chương trình làm việc văn phịng phải nêu mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp tiến độ cụ thể công việc mà cơng ty, phịng ban cần thực Xây dựng chương trình sát, việc khó song việc tổ chức thực tốt chương trình vạch lại cịn khó hơn.Vì ngồi việc xây dựng tốt nội dung chương trình kế hoạch hoạt động doanh nghiệp, văn phịng cịn phải thường xun đơn đốc theo dõi việc thực chương trình, đồng thời xây dựng thực tốt quy chế hoạt động doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp muốn tồn phát triển cần phải tuân thủ theo quy định chặt chẽ tổ chức, chế hoạt động điều kiện trì hoạt động Vì phải có nội quy, quy chế cụ thể để xác định mối quan hệ công tác doanh nghiệp phục vụ mục tiêu chung Văn phòng phải đầu mối việc xây dựng chương trình kế hoạch xây dựng quy chế hoạt động để đảm bảo hoàn thành kế hoạch toàn doanh nghiệp 2.2 Thu thập, xử lý, quản lý tổ chức sử dụng thông tin Thông tin nguồn, để người lãnh đạo đưa định sáng suốt, kịp thời hiệu Người lãnh đạo khơng thể có thời gian để thu thập xử lý thông tin từ nguồn tin khác mà cần phải có trợ giúp văn phịng Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P Ket-noi.com diễn đàn công nghệ, giáo dục Văn phòng coi " cổng gác thơng tin" doanh nghiệp nguồn thơng tin đến hay thu nhận, xử lý chuyển phát từ văn phòng Từ nguồn tin tiếp nhận, văn phịng phân loại thơng tin theo kênh thích hợp để chuyển phát hay lưu trữ Đây hoạt động quan trọng doanh nghiệp, định đến thành công hay thất bại hoạt động doanh nghiệp Vì văn phịng phải tn thủ theo quy định nghiêm ngặt văn thư lưu trữ thu nhận xử lý, bảo quản chuyển phát thông tin Nếu thông tin thu thập cách đầy đủ, kịp thời xử lý cách nghiêm túc, khoa học đáp ứng yêu cầu người quản lý người lãnh đạo só định sáng suốt ngược lại định người lãnh đạo không hiệu quả, gây hậu xấu đến mục tiêu doanh nghiệp 2.3 Thực nhiệm vụ biên tập, phát hành quản lý chịu trách nhiệm tính pháp lý văn Văn phương tiện ghi tin hữu hiệu xác Thơng tin văn bao gồm: Các thơng tin kinh tế, trị, xã hội, pháp lý quản lý Mọi doanh nghiệp sử dụng văn phương tiện hữu hiệu để thực truyền đạt định quản lý Tuy nhiên việc biên soạn, ban hành, xử lý lưu trữ văn nhiều doanh nghiệp bộc lộ nhiều hạn chế nội dung hình thức Hiện có luật ban hành văn văn hướng dẫn thống việc ban hành văn quản lý nhà nước Do nhân viên văn phịng cần phải nhanh chóng cập nhật để sửa đổi, bổ sung sai sót văn doanh nghiệp phù hợp với quy định chung nhà nước Ví dụ trước tiêu ngữ gạch chân nét đứt đoạn quy định văn tiêu ngữ nét liền, nhân viên văn phịng phải cập nhật từ nhỏ 2.4 Xây dựng, củng cố tổ chức máy văn phịng Muốn hồn thành tốt chức năng, nhiệm vụ văn phòng, tự thân văn phòng phải xây dựng cấu tổ chức, hợp lý, động hiệu Việc tổ chức máy văn phòng cần tuân thủ nguyên tắc tổ chức chung Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P 10 Nâng cao hiệu cơng tác văn phịng Đại học dân lập hải phịng Việc tổ chức hội họp cơng ty tiến hành sau: • Chuẩn bị cho hội nghị Văn phịng cơng ty chuẩn bị chương trình nghị - văn liệt kê chủ đề cần thảo luận phù hợp với cấu trúc hội nghị Trước khoảng hai tuần nội dung đưa lên, chủ toạ thư ký xếp đảm bảo u cầu sau: - Trình tự lơgic, nội dung phụ sau nội dung - Vấn đề đơn giản đặt trước - Vấn đề khơng cịn tranh cãi đặt trước - Vấn đề không quan trọng hay chưa cấp bách khơng để cuối • Tiến hành hội nghị - Đón khách: + Đối với hội nghị nhỏ cơng ty thường tổ chức chào đón người + Đối với hội nghị lớn cơng ty tổ chức chào mừng đại biểu hội nghị + Phân cơng người đứng đón đại biểu để phát tài liệu, giải đáp công việc cần thiết đại biểu - Điểm danh: Công ty áp dụng nhiều cách điểm danh hội nghị: + Phát hành thẻ đại biểu + Yêu cầu đại biểu nộp lại giấy mời + Nếu đại biểu đông phát tài liệu yêu cầu đại biểu ký - Duy trì thời gian hội nghị: + Đại hội bắt đầu giờ, nghỉ giải lao kết thúc + Không xê dịch thời gian phần hội nghị - Ghi biên + Căn vào tầm quan trọng tính chất hội nghị theo đạo chủ tịch đồn cơng ty áp dụng phương tiện ghi biên như: đánh máy, băng ghi âm, băng video Dù ghi cách ln đảm bảo tính trung thực, đầy đủ lơgic hội nghị + Biên đọc lại có xác nhận chủ toạ Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P 68 Nâng cao hiệu công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng - Chủ toạ hội nghị:Là người điều khiển hội nghị Nếu hội nghị lớn có đồn chủ tịch Dưới chương trình hội nghị cơng ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ tiến hành CHƯƠNG TRÌNH HỘI NGHỊ TRIỂN KHAI THU HÚT ĐẦU TƯ STT Nội dung Tuyên bố lý - Giới thiệu đại biểu - Khai mạc hội nghị - Trình bày báo cáo - Đại biểu phát biểu - Bổ sung ý kiến Thời gian 08h00 Người thực Tổng giám đốc 08h05 Trưởng phòng Tổ Ghi chức hành 09h00 Trưởng phịng kinh doanh Hội nghị thảo luận 09h30 Giải lao 10h15 Hội nghị tiếp tục làm việc 10h30 Nghỉ trưa 11h30 Hội nghị tham khảo số ý 14h00 Tổng giám đốc kiến khách mời Giải lao 15h15 10 Hội nghị tiếp tục thảo luận 15h30 11 Tổng kết hội nghị xác định 16h00 Tổng giám đốc công việc cần làm sau hội nghị 12 Bế mạc hội nghị 16h30 ( Nguồn: Phịng Tổ chức - Hành chính) • Công việc sau hội nghị Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P 69 Nâng cao hiệu công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng - Triển khai mệnh lệnh thông báo hội nghị - Sắp xếp lại văn bản, giấy tờ để lập hồ sơ hội nghị bao gồm: Giấy mời, danh sách đại biểu, báo cáo thức, báo cáo tham luận, chương trình làm việc, lời khai mạc, lời phát biểu cấp trên, định khen thưởng, lời bế mạc, lời cám ơn cấp dự, cám ơn người chuẩn bị giúp hội nghị thành công - Rút kinh nghiệm phận, cá nhân liên quan đến hội nghị • Cơng tác hội nghị thời gian qua đạt kết sau: - Thông qua việc tổ chức họp, ban lãnh đạo cơng ty đánh giá tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh công ty năm, quý hay tháng rút kinh nghiệm việc đạo thực - Ngồi thơng qua họp ban lãnh đạo cơng ty biết tâm tư, nguyện vọng đội ngũ cán công nhân viên, đảm bảo luồng thông tin hai chiều giám đốc cán công nhân viên • Bên cạnh kết đạt công tác tổ chức hội nghị công ty cịn số nhược điểm - Cán cơng nhân viên công ty chưa hiểu rõ tầm quan trọng việc tổ chức hội nghị khâu tổ chức tham gia chưa nghiêm túc, chí cịn có số cán quản lý thờ ơ, coi nhẹ việc tham gia hội nghị, hội họp - Các điều kiện phục vụ cho họp, hội nghị cịn thiếu thốn • Ngun nhân số nhược điểm là: - Khả tổ chức họp, hội nghị văn phòng chưa cao, lúng túng khâu đạo lên kế hoạch cho họp, hội nghị - Công tác tuyên truyền cho cán công nhân viên công ty chưa thực tốt nên tầm quan trọng họp, hội nghị bị xem nhẹ, chưa nhận thức hết vai trị Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P 70 Nâng cao hiệu công tác văn phịng 2.7 Cơng tác bảo vệ cơng tác phục vụ Đại học dân lập hải phịng 2.7.1 Cơng tác bảo vệ Như biết công tác bảo vệ công tác thực cần thiết quan trọng tổ chức công ty Nam Đình Vũ Cơng tác bảo vệ thực cách nghiêm túc CBCNV công ty yên tâm làm việc góp phần tạo kỷ cương kỷ luật lao động Nhân viên bảo vệ công ty Nam Đình Vũ thực đầy đủ quy định công ty công tác bảo vệ: Trước nhận ca hết làm nhân viên bảo vệ làm thủ tục bàn giao sổ giao ca tài sản nhận trường bảo vệ cách rõ ràng Khi có cố cắp, cháy nổ hay hư hại tài sản nhân viên bảo vệ phát xử lý kịp thời nguyên nhân trường hợp tự giải nhanh chóng báo cho văn phịng cơng ty xin ý kiến giải kịp thời • Nhận xét cơng tác bảo vệ công ty - Trong thời gian qua công tác bảo vệ thực tốt không để xảy tượng đáng tiếc làm mát hay hư hỏng tài sản, khơng có tượng ồn hay trật tự nơi làm việc • Đặc biệt dịp lễ tết nhân viên bảo vệ ln hồn thành tốt nhiệm vụ Cơng tác bảo vệ tồn số hạn chế - Nhân viên bảo vệ nhiều có tượng muộn sớm không bàn giao cách nghiêm túc Nhiều ngày ký nhận vào sổ giao ca lần - Trong làm việc theo quy định công ty có tượng cho nhân viên vào công ty cách tuỳ tiện 2.7.2 Công tác phục vụ Đối với cơng ty Nam Đình Vũ mơi trường xanh sạch, khơng khí lành nhân tố quan trọng góp phần nâng cao chất lượng cơng việc ảnh hưởng trực tiếp đến sức khoẻ tâm lý nhân viên công ty Công tác phục vụ công ty bao gồm: Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P 71 Nâng cao hiệu cơng tác văn phịng Đại học dân lập hải phịng - Nhân viên phục vụ đảm bảo nhu cầu nước uống cho phòng ban trước làm việc - Nhân viên phục vụ đảm bảo vệ sinh toàn mặt hành lang phân giao quản lý công ty khang trang, đẹp - Nhân viên phục vụ thường xuyên chăm sóc bồn hoa cảnh có cơng ty - Cơng tác phục vụ thực đầy đủ quy định bảo hộ lao động, vệ sinh lao động, phịng chống cháy nổ, ln hồn thành nhiệm vụ khác lãnh đạo giao • Cơng tác phục vụ đạt kết sau: - Môi trường làm việc công ty lành - Các bồn hoa, chậu cảnh xanh tươi - Nhân viên tạp vụ người chung tuổi nên chăm làm việc cách nhiệt tình Nước uống ln cung cấp đầy đủ, cốc chén ln • Bên cạnh cơng tác phục vụ tồn số vấn đề - Nhân viên tạp vụ nhiều làm việc mang tính nghĩa vụ cho xong việc, khơng với quy định cơng ty Có hơm nghỉ khơng có lý - Nhân viên tạp vụ sử dụng phương tiện hỗ trợ cịn lãng phí bừa bãi dẫn đến chi phí phục vụ cao • Ngun nhân hạn chế công tác bảo vệ công tác phục vụ - Do ý thức người lao động chưa cao - Do ban lãnh đạo công ty chưa thực quan tâm đến công tác này, đặc biệt cơng tác phục vụ Chính sách tiền lương nhân viên tạp vụ không trọng, lương thấp họ không thiết tha làm việc - Lãnh đạo cơng ty chưa có biện pháp xử lý nghiêm khắc với vi phạm nhân viên phụ trách công tác Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P 72 Nâng cao hiệu công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng Trên khái quát công tác văn phịng cơng ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ Qua thời gian thực tập công ty trực tiếp quan sát, tìm hiểu em rút nhận xét sau: Công ty bước đổi hồn thiện tổ chức hoạt động văn phịng nhằm phát huy hiệu làm việc ban lãnh đạo hiệu văn phòng Việc tổ chức hoạt động bước đầu đảm bảo việc thực thi quy định pháp luật doanh nghiệp, giải tốt mối quan hệ từ xuống dưới, mối quan hệ ngang dọc làm cho máy quản lý công ty hoạt động thống theo nguyên tắc mà công ty đề Tuy nhiên công ty chưa đưa phương pháp cách thức tác động cụ thể để hồn thiện nâng cao hiệu cơng tác văn phịng Qua tìm hiểu thấy thực trạng khó khăn đó, đồng thời em có hội quan sát tìm số nguyên nhân trình bày với tư cách sinh viên thực tập công ty tiếp thu kiến thức cô thầy giảng dạy, em xin đóng góp số ý kiến góp phần giải hạn chế yếu tồn cơng tác văn phịng phần chương mà em trình bày Em hy vọng ý kiến em giúp ích phần cho ban lãnh đạo cơng ty nhìn nhận hồn thiện hoạt động văn phịng Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P 73 Nâng cao hiệu cơng tác văn phịng Đại học dân lập hải phòng CHƯƠNG III MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CPĐT NAM ĐÌNH VŨ Giải pháp cấu Văn phịng cơng ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ có trưởng phịng, phận: văn thư lưu trữ, phận bảo vệ, tạp vụ Nhưng thực tế phận lại có nhân viên Là công ty kinh doanh hạ tầng khu công nghiệp, dự án mà công ty chủ đầu tư dần đến ngày khởi công kéo theo khối kượng công việc nhiều, nhiều giấy tờ công việc cần giải quyết, nhu cầu sức khoẻ người lao động nhu cầu thiết yếu cần ý Điều ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu cơng việc người lao động ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ cơng việc tồn cơng ty cá nhân, phận mắt xích tồn thể cơng ty Do theo em cơng ty cần có thêm phận phụ trách y tế để người lao động yên tâm làm việc Bên cạnh nhân viên văn thư làm việc khơng chun mơn lại kiêm vai trị lễ tân nên nhiều gây chậm trễ công tác xử lý Công ty cần bổ sung cán có trình độ đại học cơng tác văn phịng, có sức khoẻ nhiệt tình cơng việc để đảm bảo cơng tác văn phịng diễn thơng suốt hoạt động công ty diễn thông suốt Về việc thay đổi cấu văn phòng thể qua sơ đồ sau: TRƯỞNG PHÒNG BỘ PHẬN VĂN THƯ BỘ PHẬN BẢO VỆ Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P BỘ PHẬN Y TẾ BỘ PHẬN TẠP VỤ 74 Nâng cao hiệu cơng tác văn phịng Đại học dân lập hải phịng Nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán cơng nhân viên văn phịng Cơng ty cổ phần đầu tư Nam Đình vũ cơng ty cổ phần yếu tố người vơ quan trọng Bố trí người việc nâng cao hiệu cơng việc Tuy nhiên phịng Tổ chức hành cơng ty việc sử dụng người bố trí người có nhiều vấn đề chưa hợp lý Cụ thể nhân viên văn thư học chuyên ngành kế toán chưa đào tạo nghiệp vụ văn thư, cơng việc họ giải theo thói quen Trưởng phòng phải bảo sửa đổi nhiều đồng thời khơng có kinh nghiệm Trong Trưởng phịng phải bao qt nhiều vấn đề đơi thường xuyên phải giải hậu văn thư không hồn thành Nhân viên văn phịng cơng ty trẻ họ thiếu kinh nghiệm Hơn ngày với phát triển không ngừng khoa học cơng nghệ đội ngũ nhân viên văn phịng cần bồi dưỡng kiến thức thường xuyên để đáp ứng kịp cơng việc Ngồi cơng tác thơng tin cơng tác quan trọng, văn phịng nhân viên văn thư nơi thu thập tiếp xúc nhiều luồng thông tin chủ yếu dạng văn qua điện thoại, internet để đảm bảo cung cấp thơng tin cách nhanh xác Nhưng khơng phải có thơng tin tiếng việt mà nhiều thứ tiếng khác đặc biệt lĩnh vực kinh doanh công ty thu hút nhiều bạn hàng quốc tế yêu cầu biết ngoại ngữ máy vi tính trở lên cần thiết hết Do theo em để hoạt động doanh nghiệp thực có hiệu cơng ty cần tổ chức chương trình đào tạo, bồi dưỡng thường xuyên kiến thức văn phòng cho nhân viên Cụ thể phịng Tổ chức hành cần cử nhân viên học lớp bồi dưỡng nâng cao trình độ tin học, ngoại ngữ nghiệp vụ văn thư lưu trữ Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P 75 Nâng cao hiệu cơng tác văn phịng Đại học dân lập hải phịng Xây dựng mơi trường làm việc tốt góp phần phát huy khả sáng tạo đội ngũ CBCNV Môi trường làm việc tức môi trường vật chất lẫn môi trường tinh thần Mơi trường có ảnh hưởng lớn đến tâm lý người lao động Nó khiến người lao động hăng say cống hiến ngược lại họ chán nản làm việc theo thái độ nghĩa vụ không tâm huyết với công việc Để xây dựng mơi trường làm việc tốt phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau: Cán công nhân viên phải rèn cho đức tính u nghề, khơng ngừng học hỏi tìm tịi nâng cao trình độ chuyên môn, lực khả làm việc mệt mỏi, không ngừng đấu tranh chống tiêu cực có tổ chức Về phía ban lãnh đạo tạo điều kiện vật chất để phát huy lực nhân viên Đầu tư trang thiết bị cần thiết đại Lãnh đạo công ty cần cơng đưa sách khen thưởng kỷ luật người việc để phát huy khả cạnh tranh người Đặc biệt cơng ty có tượng muộn sớm, cịn số nhân viên khơng chấp hành nội quy mà lãnh đạo đề Lãnh đạo phải kỷ luật nghiêm minh trường hợp như: trước hết nhắc nhở, trừ thưởng chí trừ lương Đồng thời sách tiền lương sách hữu hiệu Cán công nhân viên phải hưởng mức lương phù hợp với mà họ cống hiến Trên thực tế sách tiền lương cơng ty thực tốt tạo cho nhân viên cảm giác an tâm làm việc Tóm lại, để nâng cao hiệu cơng tác văn phịng tồn thể cán cơng nhân viên cơng ty phải đồng lịng để công ty thực nhà thứ hai người Xây dựng mối quan hệ phát huy phối kết hợp phịng ban Cơng ty tổng thể gồm nhiều phòng ban đơn vị Cơng ty hoạt động có hiệu tức tổng thể thống từ xuống dưới, đặc biệt văn phịng đầu mối cơng việc mối quan hệ văn phịng phịng ban quan trọng góp phần thành công tất phận Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P 76 Nâng cao hiệu công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng Trên thực tế phối kết hợp phòng ban văn phòng chưa thực nghiêm túc Văn phòng có nhiệm vụ xây dựng đơn đốc kiểm tra việc thực chương trình phịng ban Nếu công việc tiến hành nhịp nhàng theo kế hoạch đảm bảo hoạt động kinh doanh doanh nghiệp cao mà hoạt động văn phịng thuận lợi khơng gặp trở ngại Vị dụ: Đơn giản phòng kỹ thuật muốn xem xét văn giấy tờ có liên quan đến cơng việc, phịng kỹ thuật nhân viên văn thư kết hợp khơng gây châm trễ cho phịng kỹ thuật Hay phòng kinh doanh muốn tổ chức họp hay hội nghị phải lên kế hoạch trước chuyển phòng Tổ chức hành sớm tốt để văn phịng lên kế hoạch cụ thể Hoặc có thay đổi chương trình phịng ban mà khơng thơng báo cho văn phòng kịp thời để văn phòng điều chỉnh gây tình trạng lênh lạc chương trình vừa tốn thời gian vừa tốn cơng sức tiền Giải pháp hoạt động 5.1 Công tác tham mưu tổng hợp Công tác tham mưu tổng hợp có ý nghĩa đặc biệt quan trọng Xây dựng chương trình cơng tác hợp lý giúp cho hoạt động cơng ty phịng ban diễn liên tục có hiệu Trên thực tế từ hạn chế nguyên nhân trình bày em xin đưa số ý kiến nhằm khắc phục hạn chế sau: - Cần phải phân chia công việc cách rõ ràng cụ thể cán văn phòng cán văn thư lưu trữ từ nhân viên chun sâu vào cơng việc Qua phận thuộc văn phịng có ý kiến đề xuất, tham mưu cho lãnh đạo vấn đề có liên quan đến nhiệm vụ tốt - Cán công nhân viên cần chủ động việc tham gia đề xuất góp ý, để khích lệ tinh thần nhân viên ban lãnh đạo cơng ty cần có hình thức khen thưởng khích lệ kịp thời ý kiến có tính sáng tạo đem lại hiệu cho công ty Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P 77 Nâng cao hiệu cơng tác văn phịng Đại học dân lập hải phịng - Khi lập chương trình cơng tác văn phịng cần vào kế hoạch chi tiết phịng ban để lập chương trình cho hợp lý Khi xây dựng cần tuân thủ nguyên tắc sau: - Nguyên tắc hệ thống: nguyên tắc đòi hỏi đồng thống kế hoạch, không để hoạt động bị trùng lặp hay chồng chéo lên nhau, thống theo hệ thống chiều dọc nội dung, cấp cấp - Nguyên tắc ưu tiên: Cụ thể cán văn phịng cần tìm nhiệm vụ trọng tâm kế hoạch, nhiệm vụ cần thực trước để ưu tiên - Nguyên tắc dự phòng: Thường nhân viên văn phịng phải tính tốn đến dự phịng yếu tố mặt thời gian điều kiện cần thiết khác Xây dựng chương trình cơng tác tn thủ nguyên tắc góp phần giúp cán văn phòng xây dựng kế hoạch tổng hợp đảm bảo yếu tố cụ thể, thiết thực phù hợp 5.2 Công tác thông tin, báo cáo Ngày thành tựu công nghệ thông tin tạo cho người có hội tốt để phát triển mặt, nâng cao chất lượng công việc Các nhà quản lý nhận thông tin nguồn lực bên cạnh nguồn lực khác như: nhân lực nguồn vốn, nguyên liệu Không thơng tin vượt lên hàng đầu Do thơng tin có vai trị quan trọng hoạt động quản lý, đảm bảo thống hoạt động cơng ty Bộ phận văn phịng muốn làm tốt công tác thông tin cần nắm vững nhu cầu thông tin ban lãnh đạo phận khác công ty, đồng thời xác định rõ loại thông tin cần thu thập nguồn cung cấp thơng tin Thơng thường có nhiều nguồn thơng tin khác nhau, văn phịng thu thập thơng tin phân loại theo lĩnh vực, vấn đề, từ xếp theo hệ thống để tránh thông tin trùng lặp xác định độ xác thơng tin Để cung cấp thông tin cho lãnh đạo phịng ban cơng ty nhân viên văn thư phải lưu lại thông tin cung cấp để tiện cho việc cung cấp lần sau làm chứng cần thiết Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P 78 Nâng cao hiệu cơng tác văn phịng Đại học dân lập hải phịng Để khắc phục yếu công tác thông tin báo cáo phận văn thư em xin đưa số biên pháp sau đây: - Trên thực tế công ty quản lý thông tin sổ sách, công ty trang bị hệ thống máy vi tính Máy vi tính phần lớn sử dụng soạn thảo văn mà không khai thác hết chức Cán văn phịng quản lý thơng tin hệ thống máy tính, dùng mật mã để bảo vệ thông tin mật hạn chế tình trạng rị rỉ thơng tin - Để không gây chậm trễ công tác lập báo cáo cán văn phịng, cơng ty cần đề quy định mặt thời gian việc giao nộp báo cáo chi tiết cán liên quan - Công ty nên đặt mua báo chí để cán cơng nhân viên cơng ty nắm bặt kịp thời thu thập thơng tin có ích cho cơng việc Hơn hệ thống mạng mà cơng ty sử dụng có chất lượng chưa cao, tốc độ truy cập chậm nên cần thay đổi nâng cấp để đáp ứng yêu cầu ngày cao thơng tin - Văn phịng cơng ty cần thu thập thông tin từ nhiều nguồn tin khác để thơng tin thu đầy đủ xác dễ dàng xử lý tình 5.3 Công tác văn thư lưu trữ Công tác văn thư lưu trữ cơng tác có nhiều mặt hạn chế Cán làm công tác văn thư cần phải học lớp đào tạo ngắn hạn để nâng cao nghiệp vụ Do làm việc trái ngành làm việc chủ yếu dựa thói quen nên nhiều xử lý không chuyên môn Đồng thời công ty cần tạo điều kiện cho nhân viên văn thư học thêm lớp nâng cao trình độ tin học văn phịng máy vi tính phương tiện chủ yếu giúp văn thư hồn thành cơng việc Hiện cơng ty nhiều tài liệu văn lưu phòng ban khơng gây tượng mối mọt khơng lưu trữ bảo quản theo tiêu chuẩn mà cịn gây bừa bãi, chật chội đơi cịn thất lạc, cơng tác lưu trữ cần trọng thực nghiêm túc Công ty nên sử dụng phịng lưu trữ có sẵn để thực nhiệm vụ Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P 79 Nâng cao hiệu cơng tác văn phịng Đại học dân lập hải phòng Theo cấu tổ chức cơng ty chia tủ lưu trữ công ty thành tủ khác để lưu trữ tài liệu văn phận Như vừa tiện cho tra cứu sử dụng tài liệu vừa bảo quản cẩn thận Hồ sơ liên quan đến phận phận phụ trách hướng dẫn nhân viên văn thư Và năm nhân viên văn thư phải lập danh sách danh mục hồ sơ • Thực quản lý bảo quản tài liệu - Quản lý: + Thực nghiêm quy chế quản lý ban hành văn bản, chấm dứt tình trạng văn khơng thơng qua văn phịng để đăng ký quản lý + Tăng cường kiểm tra chặt chẽ việc ban hành văn - Bảo quản: + Việc lưu giữ hồ sơ ngăn tủ cần thiết việc đưa biện pháp bảo quản hồ sơ lưu giữ quan trọng Bởi văn tài liệu giấy dễ bị rách, bị mối mọt hư hại tác động môi trường với tính chất lý hố tài liệu, đặc biệt điều kiện khí hậu nước ta + Đối với kho lưu trữ phải đảm bảo tiêu chuẩn: Nhiệt độ phịng từ 180C - 200C, phịng phải thống mát, thường xuyên vệ sinh, sử dụng chất hoá học chống ẩm mốc + Để bảo quản văn tài liệu có biện pháp sau: Kê tủ đựng hồ sơ có chân cao, thường xuyên dọn dẹp, hút bụi, sử dụng chất hút ẩm Sử dụng thuốc chống mối mọt chống mốc Duy trì nhiệt độ độ ẩm cách sử dụng máy lạnh quạt thơng gió Có thiết bị phịng cháy chữa cháy có hoả hoạn Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P 80 Nâng cao hiệu cơng tác văn phịng Đại học dân lập hải phòng KẾT LUẬN Hoạt động văn phịng đóng vai trị quan trọng hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp - yếu tố để nâng cao uy tín, vị thế, lực cạnh tranh doanh nghiệp thị trường Luận văn: " Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác văn phịng cơng ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ" tập trung đề cập đến số vấn đề bản: - Những vấn đề văn phòng - Phân tích đánh giá thực trạng cơng tác văn phịng cơng ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ bao gồm: - Thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh công ty - Thực trạng hoạt động văn phịng cơng ty - Đưa số ý kiến nhằm nâng cao hiệu công tác văn phòng bao gồm: Giải pháp cấu, nâng cao trình độ chun mơn cho cán cơng nhân viên, tăng cường phối kết hợp phòng ban, tạo môi trường làm việc tốt Giải pháp hoạt động như: tham mưu tổng hợp, công tác thông tin, báo cáo, công tác văn thư lưu trữ Qua em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới ban lãnh đạo công ty anh chị công nhân viên đặc biệt anh chị phịng Tổ chức hành tạo điều kiện hướng dẫn em làm quen thực tế trình thực tập sở Em xin chân trọng cảm ơn cô giáo hướng dẫn - Th.s Trần Thị Ngà tận tình hướng dẫn em suốt trình nghiên cứu làm luận văn Tuy nhiên lực thân nhiều hạn chế thời gian nghiên cứu, tiếp xúc với thực tế không nhiều nên nội dung luận văn khơng tránh khỏi sai sót chưa hoàn thiện Em mong nhận góp ý thây bạn Em xin chân thành cảm ơn! Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P 81 Nâng cao hiệu công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng TÀI LIỆU THAM KHẢO Bài giảng mơn Quản trị văn phịng - Th.S Trần Thị Ngà Bài giảng môn Nghiệp vụ thư ký - Ts Lương Quốc Việt Sách Quản trị văn phòng - PGS TS Nguyễn Hữu Tri Sách Nghiệp vụ văn phòng - PGS TS Nguyễn Hữu Tri Sách Quản lý cơng việc văn phịng - Nhà xuất trẻ Kỹ nghiệp vụ văn phịng - Vương Hồng Tuấn NXB trẻ Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P 82 ... trị văn Cơng tác tổ chức giải văn công ty CPĐT Nam Đình Vũ bao gồm cơng tác chính: Tổ chức quản lý giải văn đến, văn nội bộ; tổ chức quản lý giải văn * Tổ chức quản lý giải văn đến Tất văn mà công. .. số ý kiến nhằm nâng cao hiệu công tác văn phịng cơng ty Đối tư? ??ng phạm vi nghiên cứu - Cơ sở lý luận văn phòng nghiên cứu thực tiễn hoạt động văn phịng cơng ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ - Nghiên... tài: " Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn phịng cơng ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ" Mục đích nghiên cứu Qua việc nghiên cứu, tìm hiểu sở lý luận văn phịng cơng tác văn phịng, từ