MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG CÔNG TY CPCTGT HẢI PHÒNG

Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng công ty cpctgt hải phòng 3.1 Định hớng chung Hiện đại hoá công tác quản lý trong doanh nghiệp nói chung cùng với việc nâng cao hiệu quả quản lý trong văn phòng nói riêng, cải tiến và nâng cấp cơ sở vật chất trong hoạt động của văn phòng chính là mục tiêu mà các doanh nghiệp trong và ngoài nớc luôn đặt ra trong mọi thời kỳ phát triển. Điểm yếu nhất của văn phòng nớc ta hiện nay là hoạt động văn phòng mang tính thụ động, bị động rất cao. Chức năng phục vụ hậu cần và công việc giấy tờ, sự vụ lấn át, chức năng thụ động xử lý thông tin. Do vậy, yêu cầu xây dựng để đổi mới văn phòng theo hớng hiện đại là rất cấp bách. Việc tổ chức hoạt động bộ máy quản lý ở văn phòng của Công ty CPCTGT Hải Phòng hiện nay, bên cạnh các mặt mạnh còn tồn tại không ít những hạn chế. Qua tìm hiểu và nghiên cứu thực tế, em xin mạnh dạn đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động Văn phòng tại Công ty. Trớc hết, định hớng chung để đa ra giải pháp cho phòng Tổ chức - Hành chính của Công ty nh sau: 3.1.1 Đầu t vào nâng cao chất lợng nhân sự Lao động là yếu tố năng động linh hoạt trong sản xuất, thực hiện tốt quản lý lao động trong sản xuất là sẽ đi đến thành công. Muốn vậy, chúng ta phải đầu t nâng cao chất lợng nhân sự hiệu quả trong văn phòng. Nhân viên làm việc trong văn phòng phải đảm bảo ngày càng hoàn thiện các tiêu chí sau: + Nhiệt tình, tâm huyết với nghề nghiệp.Bình tĩnh, sáng suốt xử lý thông tin. + Sáng tạo, năng động trong cơ chế mới.Luôn phát huy đợc nếp sống văn hoá trong giao tiếp cộng đồng, có lối sống lành mạnh, tôn trọng quy chế cộng đồng. + Làm việc có khoa học.Tiết kiệm thời gian. 1 Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 1 1 Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng + Muốn đổi mới, phát triển nghề nghiệp cần mở rộng, nâng cao kiến thức. Luôn đợc Công ty tạo điều kiện thuận lợi để mỗi nhân viên phát huy hết đợc năng lực của mình. 3.1.2 Đổi mới cơ cấu tổ chức quản lý Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp, là khâu then chốt tạo ra sự năng động của doanh nghiệp trong thời đại ngày nay. Do đó, văn phòng nhất thiết phải đợc đổi mới. Đổi mới phải khoa học, có hệ thống thống nhất là trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, phải hiện đại hoá bộ máy điều hành, đa tiến bộ kỹ thuật khoa học vào trong Văn phòng. Muốn đổi mới tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo các nguyên tắc. +Tính tối u: Giữa các khâu, các cấp quản lý phải đợc tổ chức mối liên hệ hợp lý để đảm bảo các cấp quản lý, mang tính năng động và đi sâu vào phục vụ cho hoạt động công tác. +Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải thích ứng linh hoạt với mọi tình huống trong và ngoài hệ thống. +Tính kinh tế: Gọn nhẹ, sử dụng kinh phí ít nhất và mang lại hiệu quả cao nhất. 3.1.3 Đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành trong công ty - Để công việc trong công ty đợc giải quyết nhanh chóng, chính xác, hiệu quả thì các công việc đợc chuyên môn hoá trong nhiệm vụ, quyền hạn của mình. - Xây dựng các chơng trình làm việc một cách cụ thể hơn thì mới có thể đợc diễn ra một cách khoa học, logic, chính xác, kịp thời. Đây là vấn đề cốt lõi mà phòng Tổ chức-Hành chính phải nắm vững và bám sát trọng tâm, trọng điểm. - Để tránh Văn phòng hoạt động một cách bị động thì lãnh đạo văn phòng phối hợp cùng nhân viên chuyên môn kiểm tra, rà soát để lãnh đạo chủ động nắm rõ tình hình thực tế, có quyết định kịp thời nhất. - Việc thực hiện các công việc trong văn phòng phải dựa trên qui chế hoạt động chung, qui trình tiêu chuẩn cho việc quản lý của các công ty. 2 Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 2 2 Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng 3.1.4 Đơn giản hoá các thủ tục làm việc Hiện nay Nhà nớc đã không ngừng cải tiến, đổi mới công tác thủ tục hành chính trên mọi lĩnh vực nhằm đảm bảo lợi ích cho ngời dân, tránh bao liêu, cửa quyền. Chính vì thế mọi doanh nghiệp đã và đang cải cách, đổi mới, đơn giản hoá các thủ tục hành chính nhng vẫn đảm bảo pháp luật chung của Nhà nớc và nội quy, qui chế của công ty. 3.1.5 Hiện đại hoá trang thiết bị làm việc và ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý. Trang thiết bị là công cụ đắc lực hỗ trợ cho văn phòng. Hiện nay, doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trờng thì việc đầu t mua sắm trang thiết bị là cần thiết. Trong khả năng của mình, các doanh nghiệp nên có sự đầu t đúng đắn về trang thiết bị nhằm đáp ứng đủ nhu cầu của công việc, không bị lãng phí mà vẫn đạt mục tiêu đề ra. Nói chung, trang thiết bị tơng đối hiện đại sẽ tạo ra môi trờng làm việc khoa học, văn minh, lịch sự, giảm thiểu lao động thủ công, tăng năng suất lao động mà còn nâng cao đợc sức khoẻ của cán bộ nhân viên để họ làm việc ổn định, lâu dài, yêu nghề, sáng tạo. - Việc đa CNTT vào trong lĩnh vực quản lý đang trở thành xu thế chung và các phần mềm quản lý đang đợc ứng dụng triệt để nhằm khai thác những lợi ích mà CNTT mang lại. - Căn cứ vào những lý luận cơ bản về văn phòng. - Căn cứ vào đờng lối, chính sách, chủ trơng của Đảng và Nhà nớc trong công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia. - Căn cứ vào mục tiêu, thực tiễn hoạt động của văn phòng . - Căn cứ vào giới hạn đề tài mà luận văn xin đa ra một vài giải pháp nhằm nâng cao hoạt động Văn phòng. 3.2 Giải pháp cụ thể 3.2.1 Đầu t vào nhân sự (*) Đổi mới tổ chức nhân sự. 3 Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 3 3 Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng Một số CBCNV của văn phòng vẫn còn bị ảnh hởng của lề lối làm việc cũ. Họ thực hiện mệnh lệnh, chỉ thị thực hiện công việc một cách thụ động. Khi chuyển sang cơ chế mới, họ không tránh khỏi lúng túng, làm việc kém hiệu quả trong khi khối l- ợng công việc ngày càng nhiều đòi hỏi có sự sáng tạo, năng động. Vì vậy, cần sắp xếp vị trí phù hợp với năng lực và nhiệm vụ của từng ngời. Thờng xuyên tạo điều kiện cho những nhân viên có năng lực phát huy sáng tạo của họ. Cần tuyển dụng thêm những nhân viên có trình độ học vấn và chuyên môn cao, có tinh thần trách nhiệm với công việc nhằm thay thế những ngời không đủ trình độ, năng lực để đảm nhận công việc đợc giao. Tạo môi trờng làm việc thuận tiện, thoải mái cho cán bộ công nhân viên. Thờng xuyên chăm lo đến đời sống, điều kiện vật chất và tinh thần cho họ. +Sắp xếp và bố trí cán bộ nhân viên trong văn phòng hợp lý: Để tiến hành công việc này có hiệu quả cần phải: - Đánh giá lại lao động về các mặt lao động nh :trình độ chuyên môn, năng lực, tuổi đời . - Tổ chức phân tích, đánh giá từng công việc về mức độ phức tạp và số lợng. - Xem xét thực tế công việc mà từng cá nhân, bộ phận đã phù hợp hay cha, nếu cha phù hợp thì tổ chức cho họ học tập để đảm bảo trình độ mà công việc đó yêu cầu hoặc bố trí công việc khác phù hợp hơn. Cần biết chính xác về năng lực làm việc của từng ngời và giao công việc cho đúng ngời đúng việc phù hợp với năng lực của họ. Từ đó, tạo điều kiện cho cán bộ nhân viên trong văn phòng say mê với công việc của mình và họ phấn khởi làm việc. Chú ý giúp đỡ họ thờng xuyên nâng cao về mặt chuyên môn, khoa học kỹ thuật trong quá trình làm việc.Tạo điều kiện thuận lợi, tăng cờng cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại.Việc bố trí nhân sự sao cho linh hoạt để không tạo ra khoảng trống trong quá trình làm việc, đảm bảo phát triển về quy mô cũng nh trong điều kiện cần thiết bố trí quá trình hoạt động của văn phòng phải có tính liên tục, căn cứ vào bố trí ngời. Giao việc rõ ràng cho từng nhân viên để gắn trách nhiệm với công việc. Bố trí nhân sự phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận để bố trí nhân viên cho thích hợp. 4 Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 4 4 Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng + Quản lý nhân sự trong văn phòng: Cán bộ lãnh đạo các bộ phận thực hiện nhiệm vụ quản lý cán bộ công nhân viên chặt chẽ. Thông qua việc kiểm tra đôn đốc nhân viên trong quá trình công tác, áp dụng nghiêm túc, thờng xuyên các hình thức khen thởng khi họ hoàn thành nhiệm vụ, nhằm khuyến khích nhân viên phát huy năng lực của mình cho sự phát triển của đơn vị. Đồng thời sử dụng các hình thức cảnh cáo, kỷ luật khi họ vi phạm nội quy, quy chế chung và riêng, đảm bảo tính nghiêm minh trong văn phòng. Bổ sung, hoàn thiện các nội quy, quy định và lề lối làm việc trong cơ quan, chỉ đạo việc thực hiện các nội quy, quy định một cách có nghiêm túc và đồng bộ. + Công tác đào tạo và tuyển dụng nhân sự trong văn phòng: Về công tác đào tạo nâng cao chuyên môn nghiệp vụ trên cơ sở phân loại lao động theo trình độ, tuổi đời đồng thời xem xét về điều kiện gia đình, bản thân và thời gian để còn có thể công tác ở đơn vị, từ đó xây dựng quy định kế hoạch đào tạo cán bộ cho phù hợp. Hiện nay, hầu hết các bộ phận trong văn phòng đều đợc trang bị máy điện thoại, máy vi tính, vì vấn đề hiện nay đòi hỏi nhiều thông tin cần thiết và kịp thời cho nên cơ quan cần phải có chính sách khuyến khích họ học thêm để nâng cao trình độ tin học văn phòng. Về công tác tuyển dụng: Công tác này có ảnh hởng lớn đến chất lợng lao động; để có đợc một đội ngũ cán bộ công nhân viên có đủ năng lực trình độ thì việc tuyển dụng lao động ở văn phòng cần đợc quan tâm đúng mức. Cụ thể: - Phải đảm bảo việc thực hiện đúng nội quy, quy định của Nhà nớc về công tác tổ chức thi tuyển, hợp đồng thử việc . đối với lao động đợc tuyển dụng. - Phải có ý thức tốt trong việc chấp hành những quy định riêng của cơ quan, đơn vị. - Phải xây dựng các tiêu chuẩn tuyển chọn: Có đủ trình độ chuyên môn, phẩm chất đạo đức tốt cũng nh phẩm chất chính trị. 3.2.2 Đổi mới cơ cấu tổ chức quản lý 5 Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 5 5 Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng Muốn xây dựng đợc bộ máy quản lý của văn phòng gọn nhẹ, có hiệu lực, khắc phục bệnh quan liêu, thiếu kỷ cơng, thiếu khoa học, tham nhũng và để thay đổi cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ và hiệu quả kinh tế thì đó là một vấn đề phức tạp, cha thể giải quyết đợc ngay trong thời gian ngắn. Tuy vậy, trong thời gian tới , văn phòng có thể từng bớc cơ giới hoá các tác nghiệp nh sau: +Tác nghiệp văn th: Sử dụng máy bóc phong bì thay tay, máy đăng ký công văn, máy đánh số, máy in địa chỉ, máy đóng tem, máy phân loại công văn. +Tác nghiệp sao in: Sử dụng các thiết bị văn phòng theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật: máy đánh chữ tự động, máy photocopy, máy sao chụp điện. +Chuyển giao văn bản: Sử dụng băng chuyền tự động, Telex, fax . Có thể nói, công việc của ngời Trởng phòng còn nhiều khó khăn và bộn bề, nên bố trí một th ký giúp việc cho trởng phòng thực hiện công việc thu thập, ghi chép thông tin, tài liệu và một số công việc khác khi cần thiết một cách nhanh chóng, kịp thời. 3.2.3 Đổi mới hoàn thiện công tác quản lý, điều hành trong công ty Công ty nên tổ chức cho cán bộ quản lý học tập nâng cao trình độ, khả năng quản lý chuyên nghiệp. Đặc biệt là về ngoại ngữ và tin học về phần mềm quản lý ứng dụng trong văn phòng. - Xây dựng mối quan hệ đoàn kết, giúp đỡ nhau trong công ty vì mục tiêu chung của công ty . - Ngời lãnh đạo cần tạo ra mối quan hệ tốt trong nội bộ văn phòng, động viên, giúp đỡ làm cho các nhân viên cảm thấy đợc quan tâm, chia sẻ vì nó sẽ là động lực giúp họ làm việc nhiệt tình, lao động hăng say. Đặc biệt, ngời lãnh đạo phải khéo léo trong việc phê bình nhân viên, tránh phê bình trớc mặt nhân viên khác. 3.2.4 Đơn giản hoá các thủ tục làm việc Mặc dù các nghiệp vụ đợc thực hiện theo đúng qui trình, nội quy hoạt động của văn phòng nhng đôi lúc khiến cho việc thực hiện một cách cứng nhắc, làm gián đoạn công việc nh : việc tiếp nhận các văn bản do bu điện hoặc đơn vị khác chuyển đến yêu cầu phòng Tổ chức - Hành chính ký nhận, nhng theo nội quy của phòng thì nhân 6 Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 6 6 Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng viên văn th có trách nhiệm ký nhận văn bản chuyển đến. Điều này sẽ khiến cho việc tiếp nhận văn bản trở nên thủ tục, mất thời gian chờ đợi nhất là trong trờng hợp nhân viên văn th đang giải quyết công việc với phòng ban khác hoặc với lãnh đạo. Do đó có thể điều chỉnh lại nội quy là trong trờng hợp nhân viên văn th vắng mặt tạm thời thì các nhân viên trong phòng Tổ chức Hành chính có thể kiểm tra đầy đủ văn bản và ký nhận đồng thời nhân viên đó chịu trách nhiệm về các văn bản đã nhận và bàn giao lại cho nhân viên văn th. 3.2.5 Hiện đại hoá trang thiết bị làm việc và ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý. - Thay thế một số trang thiết bị đã cũ, đầu t kho lu trữ để bảo quản tài liệu tốt hơn vì nhận thấy một số tài liệu bị mọt mối làm ảnh hởng đến văn bản bảo lu. Đầu t mới về thiết bị lu trữ hồ sơ bằng các giá, tủ Inox để tránh tình trạng tủ sắt ảnh hởng đến chất lợng bảo quản hồ sơ. - Hiện nay do không gian của văn phòng bị hạn chế đồng thời các trang thiết bị trong văn phòng lại quá cồng kềnh : máy tính, máy in làm ảnh hởng đến không gian của bàn làm việc của nhân viên, thiếu đi sự gọn nhẹ trong văn phòng. - áp dụng công nghệ tin học trong việc chuyển giao văn bản, trình duyệt văn bản, đăng kí và quản lý văn bản đến, văn bản đi, trong việc xây dựng các công cụ tra tìm tài liệu lu trữ, phục vụ sử dụng tài liệu và trong công tác thống kê tài liệu lu trữ. kết luận 7 Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 7 7 Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng Cùng với sự phát triển của nền kinh tế - xã hội và sự tiến bộ của khoa học quản lý ở mỗi quốc gia và trên thế giới, hoạt động văn phòng ngày càng đợc quan tâm. Nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng càng trở nên cấp thiết đối với các cơ quan, tổ chức trong thời gian gần đây nhằm đạt tới những mục tiêu mong đợi của tổ chức. Công ty CPCTGT Hải Phòng cũng đang cố gắng từng bớc đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý nhằm đạt năng suất cao trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh. Để thực hiện đợc điều đó, văn phòng Công ty giữ một vị trí hết sức quan trọng là bộ phận th- ờng trực, có chức năng tổng hợp, tham mu, hậu cần giúp cho hoạt động của công ty đợc thông suốt, liên tục và hiệu quả. Luận văn này đã tập trung nghiên cứu ba vấn đề nội dung: Một là : Lý luận chung về văn phòng và hoạt động văn phòng, bao gồm các khái niệm về văn phòng, vai trò của hoạt động văn phòng, ý nghĩa của việc tổ chức khoa học công tác văn phòng . Hai là :So sánh đối chiếu lý luận trên thực tế hoạt động văn phòng và công tác văn phòng ở Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng. Nhận thấy đợc những kết quả đã đạt đợc và những tồn tại yếu kém cần đợc khắc phục, cải tiến hành chính để văn phòng thực sự phát huy vai trò quan trọng của mình trong toàn bộ hoạt động của Công ty. Ba là: Trên cơ sở lý luận và thực tế hoạt động văn phòng đã đợc trình bày đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng. Trong khoá luận này tuy không thể mở rộng, đi sâu và nêu đầy đủ, sâu sắc mọi hoạt động của công tác văn phòng song thông qua toàn bộ nội dung đã trình bày, tôi mong muốn có thể đóng góp một phần nhỏ vào việc hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng của Công ty CPCTGT Hải Phòng. Chúng ta có quyền tin rằng với trình độ và nhận thức của các nhà quản lý, điều hành hiện nay công tác văn phòng sẽ ngày càng khẳng định vai trò quan trọng của mình trong hoạt động của doanh nghiệp và xã hội đồng thời đóng góp không nhỏ vào sự phát triển chung của kinh tế xã hội của đất nớc. 8 Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 8 8 Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng Tài liệu tham khảo 1.Thạc sĩ Trần Thị Ngà,(2006), Tổ chức Quản trị văn phòng, Bài giảng cho Lớp QT901P tại trờng Đại học Dân lập Hải Phòng, Giảng viên Học viện Hành chính Quốc gia. 2.Trờng Đại học kinh tế quốc dân/ khoa Quản trị kinh doanh(2005), Giáo trình quản trị văn phòng. 3.Học viện Hành chính quốc gia/ khoa văn bản và công nghệ hành chính,(2004), Giáo trình Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nớc. 4.Tiến sĩ Trần Thị Thanh Thuỷ,(2006),Văn hoá tổ chức và một số giải pháp phát triển văn hoá công sở,Tổ chức nhà nớc số 9/2006. 5.Mike Harvey,(2001), Quản trị văn phòng, NXB Thống kê, Hà Nội. 6.Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng,(2006), Sổ tay chất lợng Công ty. 7.Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng,(2006), Tài liệu Qui định chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn của các phòng ban, xí nghiệp của Công ty. 9 Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 9 9 Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng Mục lục 1. Các kí hiệu viết tắt trong bài luận văn: CPCTGT : Cổ phần Công trình Giao thông VB : Văn bản CBCNV : Cán bộ công nhân viên KH-KT : Khoa học kỹ thuật CNTT : Công nghệ thông tin BQL : Bản quản lý TC- HC : Tổ chức - Hành chính 2. Sơ đồ bảng biểu Hình Nội dung Trang Hình 1 Sơ đồ các yếu tố ảnh hởng đến hoạt động văn phòng 12 Hình 2 Bảng chỉ tiêu phản ảnh tình hình tài chính Công ty từ 2006 đến 2008 20 Hình 3 Quy trình công nghệ của Công ty 22 Hình 4 Cơ cấu tổ chức Công ty CPCTGT 24 Hình 5 Bảng thống kê nhân sự của Công ty tháng 1/2009 28 Hình 6 Cơ cấu tổ chức Văn phòng Tổ chức -Hành chính 30 Hình 7 Bảng thống kê số lợng công văn đi và công văn đến. 34 Hình 8 Mẫu sổ : Giao nhận tài liệu từ bên ngoài 50 10 Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 10 10 [...]...11 Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng Hình 9 Mẫu sổ: Sổ đăng ký văn bản mật 52 Hình10 Mẫu sổ : Sổ công văn đi 55 11 Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền 11 Lớp: QT 901P . Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt. QT 901P 3 3 Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng Một số CBCNV của văn phòng vẫn còn