Thực trạng công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Đầu tư Nam Đình Vũ

Thuận lợi

Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng - Là doanh nghiệp trẻ nhưng với nhiều lợi thế kinh nghiệm, tài chính, và năng lực. - Là chủ dự án nằm trong quy hoạch phát triển khu kinh tế Đình Vũ – Cát Hải, phù hợp với quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã hội thành phố. - Công ty có một cơ chế quản lý vững mạnh, công nhân viên công ty luôn được tạo điều kiện để phát huy năng lực, mọi người đều yên tâm làm việc trong không khí dân chủ lành mạnh.

- Nơi tiến hành dự án giáp với hệ thống cảng biển ( Chùa vẽ, Đình vũ và tương lai cú thờm cửa ngừ quốc tế Lạch Huyện ) gần cảng hàng khụng Cỏt Bi và gắn kết với trục đường cao tốc Hà Nội - Hải phòng….Do vậy, lợi thế về vị trí của dự án sẽ là yếu tố thu hút hàng đầu các nhà đầu tư. - Hiện nay khu vực đầu tư của Công ty chủ yếu là mặt nước và đầm nuôi trồng thuỷ sản nên có nhiều thuận lợi trong công tác đền bù giải phóng mặt bằng, đẩy nhanh tiến độ và tiết kiệm chi phí. - Được hưởng nhiều chính sách ưu đãi của khu kinh tế trong quá trình đầu tư và thu hút đầu tư, đặc biệt là đơn vị thành viên của tập đoàn dầu khí trong lĩnh vực khai thác các sản phẩm hoá lỏng, chế tạo và lắp đặt các thiết bị cơ khí siêu trường, siêu trọng.

- Các tổ chức kinh tế hoạt động trong khu phi thuế quan được xuất khẩu ra nước ngoài và nhập khẩu từ nước ngoài vào tất cả các hàng hoá, dịch vụ không thuộc diện cấm không phải nộp thuế nhập khẩu, xuất khẩu. Đồng thời không hạn chế thời gian lưu trữ hàng hoá trong Khu phi thuế quan, tàu nước ngoài được trực tiếp vào khu cảng phi thuế quan nhận và giao hàng.

Khó khăn

Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng - Công ty được ban quản lý dự án hỗ trợ tích cực từ việc chuẩn bị hồ sơ thành lập. - Trong xu thế hội nhập các thành phố lớn đã và đang là điểm dừng chân có hiệu quả của các nhà đầu tư trong và ngoài nước. Do đó Công ty càng dễ dàng trong việc mời gọi đầu tư và mời gọi khách hàng đến thuê cơ sở.

Thực trạng công tác văn phòng tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ

• Công tác văn thư, lưu trữ
• Công tác tổ chức hội nghị

Có thể thấy cán bộ phòng Tổ chức hành chính công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ ngoài việc tham mưu cho lãnh đạo về những vấn đề có liên quan đến công tác văn phòng mà còn có nhiệm vụ tổng hợp chương trình công tác chung cho toàn công ty trong từng năm, từng quý, từng tháng dựa trên cơ sở những kế hoạch mà cán bộ chuyên trách đã đề ra. Do vậy thông tin luôn được văn phòng bảo quản và lưu trữ cẩn thận theo các phương pháp khoa học như: lưu giữ các dữ liệu vào máy tính điện tử, phim ảnh hoặc có thể sắp xếp ngăn lắp vào hồ sơ, giá, tủ khi cần có thể tra cứu được ngay. Nếu hệ thống văn bản được tổ chức khoa học tạo khả năng đánh giá một cách khách quan công tác thực tiễn của công ty, giúp công ty có được những thông tin cần thiết để tiến hành vững chắc các hoạt động của mình, đưa ra các quyết định có căn cứ khoa học.

Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng Ngoài việc thu thập thông tin qua hệ thống văn bản của công ty thì thông tin cũng được văn phòng thu nhận qua hệ thống các công nghệ hiện đại như: điện thoại, internet, máy fax,. Có thể khẳng định công tác thông tin báo cáo là khâu rất quan trọng trong chức năng tham mưu tổng hợp của văn phòng công ty CPĐT Nam Đình Vũ, nó quyết định đến hiệu quả chỉ đạo, điều hành của giám đốc công ty. - Công tác thông tin báo cáo là khâu rất quan trọng trong chức năng tham mưu tổng hợp của văn phòng công ty CPĐT Nam Đình Vũ, nó quyết định đến hiệu quả chỉ đạo, điều hành của Tổng giám đốc công ty.

Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng Chương trình làm việc là kế hoạch tác chiến giúp cho sự chỉ đạo, điều hành của công ty được toàn diện, vừa đảm bảo thực thi những nhiệm vụ trước mắt cũng như quán xuyến được công việc trong thời gian dài. Trong việc giải quyết và xử lý văn bản đến công ty đã đảm bảo được nguyên tắc: Giám đốc không xem các văn bản đến do trưởng phòng Tổ chức hành chính trình mà không có dấu đến. Nhân viên văn thư luôn đăng ký vào sổ văn bản đến nhằm mục đích nắm được số lượng văn bản, nội dung văn bản và đối tượng giải quyết văn bản để bất cứ lúc nào cũng có thể kiểm tra và tra cứu được văn bản do đối tượng nào giải quyết, giải quyết đến đâu.

Trong trường hợp một văn bản liên quan đến một vài bộ phận hoặc một vài người cùng giải quyết thì nhân viên văn thư lần lượt chuyển cho từng bộ phận, từng người hoặc tiến hành đồng thời cùng một lúc bằng cách nhân bản tài liệu để từng người, từng bộ phận có tài liệu và bản chính giao cho trưởng phòng. Chúng ta biết rằng lưu trữ là sự lựa chọn tài liệu, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan để làm bằng chứng tra cứu thông tin trong quá khứ khi cần thiết. - Bảo quản và bảo vệ an toàn tài liệu: Khu vực lưu trữ tài liệu của Công ty cao ráo, thoáng mát và nhân viên văn thư thường xuyên lau chùi, quét dọn kho lưu trữ, tủ đựng hồ sơ và đôi khi sử dụng thuốc chống ẩm mối mọt.

Theo quy định của công ty cứ sau ba năm nhân viên văn thư lại thống kê, loại bỏ những tài liệu không còn giá trị đem đi tiêu huỷ nhằm hạn chế chi phí bảo quản, diện tích, đồng thời hàng năm nhân viên văn thư đã bổ sung tài liệu cần thiết vào hồ sơ như sửa đổi về lao động, tiền lương. Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng Để duy trì quản lý, để công việc của văn phòng được diễn ra trôi chảy thì bất cứ một công ty nào cũng chú trọng đến công tác hậu cần của mình. Nó thể hiện khả năng giao tiếp của lãnh đạo và cán bộ công nhân viên của công ty với các tổ chức kinh tế, xã hội, bạn hàng đồng thời quyết định đến yếu tố thành công trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.

Nhân viên bảo vệ công ty Nam Đình Vũ đã thực hiện đầy đủ những quy định của công ty về công tác bảo vệ: Trước giờ nhận ca và hết giờ làm nhân viên bảo vệ đã làm các thủ tục bàn giao bằng sổ giao ca các tài sản đã nhận và hiện trường bảo vệ một cỏch rừ ràng. - Công tác phục vụ đã thực hiện đầy đủ những quy định về bảo hộ lao động, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ,..và luôn hoàn thành các nhiệm vụ khác khi được lãnh đạo giao. Việc tổ chức hoạt động như hiện nay bước đầu đã đảm bảo việc thực thi những quy định của pháp luật đối với doanh nghiệp, giải quyết tốt các mối quan hệ từ trên xuống dưới, các mối quan hệ ngang dọc làm cho bộ máy quản lý của công ty hoạt động thống nhất theo đúng nguyên tắc mà công ty đã đề ra.

Qua tìm hiểu thấy được thực trạng và khó khăn đó, đồng thời em có cơ hội quan sát tìm ra được một số nguyên nhân như đã trình bày ở trên thì với tư cách là một sinh viên thực tập ở công ty được tiếp thu những kiến thức do cô thầy giảng dạy, em xin đóng góp một số ý kiến góp phần giải quyết những hạn chế yếu kém còn đã và đang tồn tại trong công tác văn phòng ở phần chương 3 mà em trình bày dưới đây.