Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại UBND huyện thủy nguyên, thành phố hải phòng

Trong những năm gần đây, công tác cải cách hành chính ở Việt Nam trở thành nhiệm vụ trọng tâm, xuyên suốt trong chương trình công tác của Chính phủ và các bộ, ngành, địa phương. Quan điểm, mục tiêu, nhiệm vụ của cải cách hành chính ở nước ta đã được đề cập trong các văn kiện Hội nghị Trung ương 8 khoá VII, Hội nghị Trung ương 3 và 7 khoá VIII, trong các nghị quyết Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VIII, IX và X. Hội nghị Trung ương 8 khoá VII xác định cải cách nền hành chính là nhiệm vụ trọng tâm của việc xây dựng và hoàn thiện nhà nước đã đề ra mục tiêu: xây dựng một nền hành chính trong sạch, có đủ năng lực, sử dụng đúng quyền lực và từng bước hiện đại hóa để quản lý có hiệu lực, hiệu quả công việc của nhà nước, thúc đẩy xã hội phát triển lành mạnh, đúng hướng, phục vụ đắc lực đời sống nhân dân, xây dựng nếp sống và làm việc theo pháp luật trong xã hội. Cải cách hành chính ở Việt Nam được triển khai trên nhiều nội dung: cải cách thể chế, cải cách tổ chức bộ máy hành chính, xây dựng và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, cải cách tài chính công, hiện đại hóa nền hành chính, trong đó cải cách công tác Văn phòng tại các cơ quan hành chính Nhà nước là một khâu quan trọng và được đặt ra ngay từ giai đoạn đầu của tiến trình cải cách. Bởi, Văn phòng có vị trí quan trọng trong hoạt động của một cơ quan, đơn vị. “Công tác Văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ Văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng....cho nên phải luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, năng lực công tác và giữ bí mật, để phấn đấu thực hiện tốt nhiệm vụ được giao”. Trong tình hình hiện nay, câu nói lúc sinh thời của Chủ tịch Hồ Chí Minh vào dịp Tết Nguyên đán năm 1950 khi Người đến thăm Văn phòng Trung ương Đảng tại Chiến khu Việt Bắc càng có ý nghĩa hơn bao giờ hết, đó vừa là lời căn dặn sâu sắc, vừa là kim chỉ nam cho hành động trong thực hiện nhiệm vụ của cán bộ Văn phòng. Là một bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị xã hội, các công ty trong và ngoài nước…Văn phòng gắn liền với quá trình ra đời, tồn tại và phát triển của cơ quan, đơn vị, có vị trí, vai trò quan trọng đặc biệt, có cơ cấu tổ chức chặt chẽ. Văn phòng không chỉ đơn thuần thực hiện các công việc giấy tờ, hành chính mà

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHỐ LUẬN TỐT NGHIỆP GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI UBND HUYỆN THỦY NGUN, THÀNH PHỐ HẢI PHỊNG Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS NGUYỄN HỮU DANH Sinh viên thực : TRẦN THỊ YẾN Mã số sinh viên, khóa, lớp : 1305QTVB074, 2013 - 2017, ĐH.QTVP13B HÀ NỘI - 2017 LỜI CẢM ƠN Trong q trình hồn thành khóa luận mình, tơi nhận nhiều giúp đỡ, quan tâm Thầy (Cơ), gia đình bạn bè.Với lịng biết ơn sâu sắc tơi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Thầy (Cô) trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tận tâm truyền đạt thực thức kinh nghiệm cho tơi suốt q trình học tập trường Đặc biệt, xin chân thành cảm ơn Ths Nguyễn Hữu Danh tận tình, chu đáo hướng dẫn tơi có tảng kiến thức tốt để lựa chọn, xây dựng đề tài hồn thiện khóa luận tốt nghiệp Đợt thực tập diễn thuận lợi, thực hành khâu nghiệp vụ đề cương cách thuận lợi Bên cạnh tơi có thêm kinh nghiệm quý báu, rèn luyện tác phong làm việc cán Văn phòng nhanh nhẹn, tự tin khéo léo, tự chau dồi thực thức chuyên môn để thành công công tác sau Đó tảng để tơi hồn thành khóa luận Có thành đó, tơi xin bày tỏ lịng biết ơn chân thành đến cấp lãnh đạo, Cán Văn phòng ban nghành khác UBND huyện Thủy Nguyên, tạo điều kịên giúp đỡ trình thực tập hồn thiện khóa luận tốt nghiệp Mặc dù có nhiều cố gắng để thực khóa luận cách hồn chỉnh Song kiến thức cịn hạn chế lại chưa có nhiều kinh nghiệm nghiên cứu khoa học nên khóa luận tơi khơng tránh khỏi thiếu sót mong nhận góp ý chân thành thầy (cô) giáo chuyên nghành thầy (cô) khoa Quản trị Văn phòng Xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu riêng Các nội dung nghiên cứu, kết đề tài trung thực chưa cơng bố hình thức trước Những số liệu bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá tác giả thu thập từ nguồn khác có ghi rõ phần tài liệu tham khảo Ngồi ra, khóa luận cịn sử dụng số nhận xét, đánh số liệu tác giả khác, quan tổ chức khác có trích dẫn thích nguồn gốc Nếu phát có gian lận tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm khóa luận Hà Nội, ngày 20 tháng năm 2017 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT UBND Ủy ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân CBCC Cán bộ, công chức CBCCVC Cán bộ, công chức, viên chức CQQLHCNN Cơ quan quản lý Hành Nhà nước CNTT Cơng nghệ thơng tin CCHC Cải cách hành XHCN Xã hội chủ nghĩa HTQLCL Hệ thống quản lý chất lượng TPHC Trưởng phòng hành QLNN Quản lý Nhà nước QPPL Quy phạm pháp luật MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề Mục tiêu nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu 5 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu .6 Phương pháp nghiên cứu Cấu trúc dự kiến đề tài PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHỊNG VÀ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN HIỆN NAY .8 1.1 Cơ sở lý luận Văn phòng 1.1.1 Khái niệm Văn phòng .8 1.1.2 Vị trí, vai trị Văn phòng 1.1.3 Chức Văn phòng .11 1.1.4 Nhiệm vụ Văn phòng .13 1.2 Cơng tác văn phịng 14 1.2.1 Khái niệm cơng tác Văn phịng 14 1.2.2 Nội dung Cơng tác văn phịng 15 1.2.3 Vị trí vai trị cơng tác Văn phịng 21 Tiểu kết chương 22 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI UBND HUYỆN THỦY NGUYÊN- THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG 23 2.1 Tổng quan UBND huyện Thủy Nguyên Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên 23 2.1.1 Tổ chức hoạt động UBND huyện Thủy Nguyên .23 2.1.2 Tổ chức hoạt động Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên .25 2.2 Thực trạng cơng tác Văn phịng UBND huyện Thủy Ngun 26 2.2.1 Thực trạng tổ chức máy văn phòng 26 2.2.2 Tổ chức thực nghiệp vụ Văn phòng 32 2.2.3 Công tác cải cách hành 62 Tiểu kết chương 64 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI UBND HUYỆN THỦY NGUN 65 3.1 Nhận xét chung .65 3.1.1 Ưu điểm 65 3.1.2 Hạn chế 69 3.1.3 Nguyên nhân 72 3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu cơng tác Văn phịng UBND huyện Thủy Nguyên 73 3.2.1 Nâng cao nhận thức cơng tác Văn phịng 73 3.2.2 Nâng cao chất lượng đội ngũ CBCC; trọng đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ tinh thần trách nhiệm công việc 74 3.2.3 Hoàn thiện sở pháp lý 76 3.2.4 Tăng cường đầu tư sở vật chất, trang thiết bị Văn phòng .77 3.2.5 Giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thơng tin cơng tác Văn phịng 78 3.2.6 Giải pháp hoàn thiện nghiệp vụ Văn phòng 79 Tiểu kết chương 82 PHẦN KẾT LUẬN 83 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 84 PHỤ LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong năm gần đây, cơng tác cải cách hành Việt Nam trở thành nhiệm vụ trọng tâm, xuyên suốt chương trình cơng tác Chính phủ bộ, ngành, địa phương Quan điểm, mục tiêu, nhiệm vụ cải cách hành nước ta đề cập văn kiện Hội nghị Trung ương khoá VII, Hội nghị Trung ương khoá VIII, nghị Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VIII, IX X Hội nghị Trung ương khoá VII xác định cải cách hành nhiệm vụ trọng tâm việc xây dựng hoàn thiện nhà nước đề mục tiêu: xây dựng hành sạch, có đủ lực, sử dụng quyền lực bước đại hóa để quản lý có hiệu lực, hiệu công việc nhà nước, thúc đẩy xã hội phát triển lành mạnh, hướng, phục vụ đắc lực đời sống nhân dân, xây dựng nếp sống làm việc theo pháp luật xã hội Cải cách hành Việt Nam triển khai nhiều nội dung: cải cách thể chế, cải cách tổ chức máy hành chính, xây dựng nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, cải cách tài cơng, đại hóa hành chính, cải cách cơng tác Văn phịng quan hành Nhà nước khâu quan trọng đặt từ giai đoạn đầu tiến trình cải cách Bởi, Văn phịng có vị trí quan trọng hoạt động quan, đơn vị “Cơng tác Văn phịng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán lãnh đạo nắm tình hình Cán Văn phịng nắm tình hình sai lãnh đạo giải công việc nêu cao tinh thần trách nhiệm, lực cơng tác giữ bí mật, để phấn đấu thực tốt nhiệm vụ giao” Trong tình hình nay, câu nói lúc sinh thời Chủ tịch Hồ Chí Minh vào dịp Tết Nguyên đán năm 1950 Người đến thăm Văn phòng Trung ương Đảng Chiến khu Việt Bắc có ý nghĩa hết, vừa lời dặn sâu sắc, vừa kim nam cho hành động thực nhiệm vụ cán Văn phòng Là phận thiếu cấu tổ chức quan nhà nước, tổ chức trị - xã hội, cơng ty ngồi nước…Văn phịng gắn liền với q trình đời, tồn phát triển quan, đơn vị, có vị trí, vai trị quan trọng đặc biệt, có cấu tổ chức chặt chẽ Văn phịng khơng đơn thực cơng việc giấy tờ, hành mà giao nhiều chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, vừa giúp việc, tham mưu, vừa đôn đốc, kiểm tra; “đầu mối công việc” lãnh đạo, thủ trưởng quan, đơn vị ủy quyền “thừa lệnh” triển khai, giải nhiều nội dung công việc quan trọng; hiệu hoạt động Văn phòng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu hoạt động chung toàn quan, đơn vị… Đứng trước thách thức thời kỳ đẩy mạnh cải cách hành Nhà nước, đạo lãnh đạo UBND huyện Thủy Ngun cơng tác Văn phịng ngày trọng phát triển hoàn thiện mặt góp phần nâng cao hiệu quả, chất lượng hoạt động UBND huyện nói riêng hoạt động quản lý nhà nước nói chung Nâng cao hiệu cơng tác Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên yêu cầu cấp bách nỗ lực chung UBND huyện Thủy Nguyên việc nâng cao hiệu lực, hiệu hoạt động quản lý hệ thống hành nhà nước nói riêng, lẽ, làm tốt cơng tác văn phịng đảm bảo thơng tin thơng suốt, xác, kịp thời cho hoạt động quan, nâng cao tinh thần, thái độ phục vụ công tác CBCC làm cơng tác văn phịng UBND huyện Thủy Nguyên Tuy nhiên, qua thời gian thực tập tốt nghiệp Văn phịng UBND huyện Thủy Ngun, tơi nhận thấy cơng tác Văn phịng cịn tồn nhiều hạn chế, khối lượng công việc quan nhiều đồng nghĩa với việc khối lượng công việc Văn phịng tăng theo mà vấn đề nâng cao hiệu cơng tác Văn phịng UBND huyện Thủy Nguyên cần thiết UBND huyện Thủy Nguyên môi trường làm việc lý tưởng mà mong muốn làm việc sau tốt nghiệp Đại học, tơi hy vọng góp phần cơng sức cơng hồn thiện cơng tác Văn phịng UBND huyện Thủy Ngun, ngồi tính cấp thiết để cải thiện cơng tác Văn phịng UBND huyện Thủy Nguyên lý quan trọng mà định lựa chọn nghiên cứu đề tài báo cáo khóa luận tốt nghiệp “Giải pháp nâng cao hiệu cơng tác văn phịng UBND huyện Thủy Nguyên, Thành phố Hải Phòng” Lịch sử nghiên cứu vấn đề Cơng tác văn phịng hoạt động quan, tổ chức khơng cịn vấn đề lạ, ngược lại hoạt động xã hội quan tâm trở thành mục tiêu phấn đấu Đảng Nhà nước công xây dựng phát triển Đất nước, đặc biệt giai đoạn Bên cạnh làm tốt cơng tác quản lý, tổ chức Văn phòng khâu quan trọng để thực có hiệu cơng việc khác quan Chính vậy, vấn đề cơng tác văn phịng năm gần nhiều tập trung nghiên cứu, có số tác giả tác phẩm gây ý, đóng góp vào cơng hoàn thiện nâng cao chất lượng tổ chức quản lý, thực cơng tác Văn phịng, nghiên cứu chủ yếu chia thành hai nguồn sau: Một là, cơng trình nghiên cứu lý luận cơng tác văn phịng - TS Nguyễn Thị Ngọc An, “Giáo trình Quản trị Hành Văn phịng”, NXB Lao động- Xã hội, 2006: Cuốn Giáo trình Quản trị hành văn phịng có bố cục gồm phần Nội dung trình bày đại cương quản trị hành văn phịng, quản trị hành văn phòng cách khoa học nghiệp vụ hành văn phịng - TS Nghiêm Hồng Kỳ, “ Mấy vấn đề cơng tác Văn phịng, Văn thư, Lưu trữ thời kỳ đổi mới”, NXB Chính trị quốc gia, 2003: Thực trạng cơng tác Văn phịng nói chung công tác Văn thưu, lưu trữ nới riêng giai đoạn đất nước ta bước vào thời kỳ đổi mới, đồng thời tác giả đề xuất số giải pháp để khắc phục hạn chế - Giáo trình “Quản trị Hành Văn phịng”, Trường Đại học Sài GịnKhoa Thư viện- Văn phịng: Nội dung giáo trình đề cập đến hai vấn đề vấn đề chung cơng tác văn phịng chức Quản trị hành Văn phịng - Trần Thị Thu Phương, “Nghiệp vụ hành Văn phịng”, NXB Tổng hợp TP HCM, 2008 Nội dung giáo trình kiến thức tổng quát hành văn phòng kỹ cần thiết để tổ chức cơng tác hànhh văn phịng quan, đơn vị - Nguyễn Thành Độ- Nguyễn Ngọc Diệp- Nguyễn Phương Hiền, “Giáo trình Quản trị Văn phịng”, NXB Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, 2012 Giáo trình nghiên cứu vấn đề lý luận quản trị Văn phòng chủ yếu doanh nghiệp - PGS TS Nguyễn Hữu Tri, “Quản trị Văn phòng”, NXB Khoa học Kỹ thuật Tài liệu trang bị kiến thức cách thức tổ chức, điều hành hoạt động đối tượng văn phòng theo hướng hiệu lực, hiệu Hai là, báo cáo, khóa luận tốt nghiệp, viết nghiên cứu thực trạng cơng tác Văn phịng nước ta - Nguyễn Văn Thâm, “Bài giảng Quản trị Hành Văn phịng: Nội dung giảng cơng bố website http://baigiang.violet.vn/present/show/entry_id/9305584, chủ yếu nói đến vấn đề đại cương quản trị hành Văn phịng; Hoạch định- Tổ chức hành Văn phịng- Nghiệp vụ hành Văn phịng; Cơng tác Văn thưLập hồ sơ công việc- Công tác lưu trữ; Kỹ thuật soạn thảo văn hành - Ts Lưu Kiếm Thanh,bài viết“Cơng tác Văn phịng bối cảnh đại hóa hành Nhà nước”, Tạp chí Tổ chức Nhà nước, 2008 Bài viết nêu nhận định tác giả vấn đề tối ưu tối ưu hóa cơng tác văn phịng bối cảnh đại hóa hành - Nhị Triều, viết “Xây dựng văn phịng đại nhìn từ mục tiêu cải cách hành chính”, PC Quảng Nam, 2013 Trong viết, tác giả đưa giải pháp để xây dựng văn phòng đại phù hợp với yêu cầu đổi mới, phù hợp với chủ trương cải cách hành - Trương Hồng Hoa Dun, viết“Vấn đề đại hóa văn phòng Việt Nam nay”, Khoa QTVP- Trường Đại học Duy Tân, 2014 Tác giả nêu số hạn chế hoạt động văn phòng nước ta đề xuất giải pháp đại hóa văn phịng - Phạm Thị Huyền, Khóa luận tốt nghiệp, “Thực trạng số giải pháp nâng cao hiệu cơng tác văn phịng cơng ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành”, Trường Đại học Dân lập Hải Phịng, 2013 Tác giả phân tích, đánh giá thực trạng cơng tác văn phịng cơng ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành để thấy điểm mạnh điểm yếu tồn từ đề xuất kiến nghị nhằm nâng cao hiệu hoạt động công tác văn phịng cơng ty - Phạm Thị Ánh Nguyệt, Khóa luận tốt nghiệp,“Nghiên cứu thực trạng giải pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác văn phịng Sở Tài ngun Mơi trường Hải Phịng”, Trường Đại học Hải Phịng Bài khóa luận nghiên cứu lý luận văn phịng phân tích nội dung hoạt động văn phịng Sở Tài ngun Mơi bị, sở vật chất, phần mềm phục vụ họp tránh rủi ro Bố trí mua sắm, đầu tư thay thiết bị cũ, khơng cịn khả sử dụng Lãnh đạo Văn phịng phải có mặt xuyên suốt trình hội họp diễn để kiểm sốt tình hình, điều hành, đạo cần thiết + Lãnh đạo Văn phịng đơn đốc, nhắc nhở bố trí CBCC nhanh chóng xây dựng báo cáo, thơng báo kết luận sau họp đến đơn vị liên quan Trong trường hợp khẩn cấp, nên gửi báo cáo, thơng báo qua mơi trường mạng để đảm bảo tính kịp thời sau tiến hành gửi trực tiếp + Sau họp, lãnh đạo UBND huyện nên tổ chức góp ý, rút kinh nghiệm hạn chế cơng tác tổ chức Văn phịng, tìm nguyên nhân để khắc phục cho lần sau - Đối với cơng tác quản trị hành phục vụ hậu cần khác: Để khắc phục hạn chế làm tốt mọt số nhiệm vụ khác cơng tác hậu cần, Văn phịng UBND huyện Thủy Nguyên cần thực việc sau: Về quản lý sở vật chất, trang thiết bị: + Lãnh đạo Văn phịng có trách nhiệm thường xun theo dõi tình hình tổ chức sử dụng trang thiết bị, sở vật chất CBCC phòng, ban, đơn vị + Xây dựng kế hoạch mua sắm trang thiết bị để thay cho thiết bị cũ, khơng cịn khả sử dụng nâng cấp, sữa chữa thiết bị, máy móc bị hỏng, bị bỏ khơng để tránh lãng phí + Quản lý kiểm sốt chặt chẽ: Hàng năm, Văn phịng, tiến hành thống kê, xác định loại, số lượng cụ thể, tình trạng hoạt động sở vật chất, phương tiện, thiết bị để xây dựng kế hoạch sử dụng cho năm Xây dựng ban hành quy định, quy chế quản lý, sử dụng kinh phí, trang thiết bị, phương tiện để có chế tài xử lý trường hợp lạm dụng tài sản công vào việc riêng, quy định trách nhiệm cụ thể cho cá nhân, đơn vị liên quan quản lý sử dụng Về công tác bảo đảm an ninh, trật tự cho quan: Lãnh đạo Văn phòng nên thường xuyên thăm hỏi, động viên nhân viên bảo vệ, quán triệt lại nguyên tắc, quy định công tác bảo vệ quan phận bảo vệ; bảo đảm điều kiện sở vật chất, nơi làm việc, trang thiết bị, phương tiện nghiệp vụ phục vụ tốt cho 81 hoạt động phận bảo vệ Chủ trì, phối hợp với Cơng an huyện thường xuyên tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, huấn luyện chuyên môn nghiệp vụ cho đội bảo vệ; tổ chức thực văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ Bộ Công an công tác bảo đảm an ninh, trật tự quan + Thường xuyên tổ chức lớp tập huấn, cử đội ngũ bảo vệ tạp vụ tham gia chương trình bồi dưỡng kỹ giao tiếp, ứng xử để nâng cao văn hóa ứng xử phận này, tạo thiện cảm người tiếp xúc khách đến liên hệ cơng tác, góp phần xây dựng văn hóa cơng sở tồn diện - Đối với công tác Văn thư, lưu trữ: + Tổ chức hội nghị phổ biến, triển khai văn công tác văn thư, lưu trữ; công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ + Xây dựng, cải tạo nâng cấp hệ thống kho, mua sắm trang thiết bị bảo quản tài liệu + Thực biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ + Chỉnh lý tài liệu tồn đọng; tăng cường kiểm tra chất lượng tài liệu chỉnh lý + Ứng dụng CNTT công tác văn thư, lưu trữ + Tăng cường sở vật chất, trang thiết bị dại phục vụ công tác Văn thư, lưu trữ +Tăng cường tra, kiểm tra, đạo việc thực quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ; tập trung vào việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử thành phố Tiểu kết chương Công tác Văn phòng xem lĩnh vực phức tạp hoạt động quan, tổ chức, đòi hỏi Lãnh đạo cấp đặc biệt Lãnh đạoVăn phịng phải có quan tâm, đạo quán tầm nhìn chiến lược mà ngồi kết đạt khó tránh khỏi sai sót hạn chế cịn tồn Đứng góc độ sinh viên ngành Quản trị Văn phịng tơi đưa nhận xét, kiến nghị cơng tác Văn phịng dựa sở khảo sát thực tế, phân tích, đánh giá thực trạng tình hình hoạt động Văn phịng UBND huyện Thủy Ngun Tơi mong muốn đóng góp UBND huyện Thủy Nguyên quan, tổ chức khác qun tâm, ghi nhận, sóm đưa vào thực tiễn để khắc phục hạn chế tồn tại, góp phần nâng cao hiệu cơng tác Văn phòng 82 PHẦN KẾT LUẬN UBND huyện Thủy Nguyên quan HCNN Việt Nam đứng trước thách thức đất nước bước vào thời kỳ đẩy mạnh Cơng nghiệp hóa - Hiện đại hóa , địi hỏi phải có hành đủ mạnh, giải nhanh gọn, đảm bảo tính xác, hiệu công việc nhiều mặt đời sống kinh tế, xã hội Đặc biệt công cải cách hành Nhà nước giai đoạn nay, cơng tác văn phịng góp phần quan trọng việc không ngừng cải tiến, phát huy hiệu chất lượng quản lý, điều hành công việc quan, đơn vị Do đó, việc xây dựng hồn thiện, nâng cao hiệu cơng tác Văn phòng hoạt động quan, tổ chức đặc biệt quan HCNN yêu cầu thiết quan trọng Sau thời gian thực tập Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên nghiên cứu, tìm hiểu thực trạng cơng tác Văn phịng UBND huyện Thủy Ngun khn khổ khóa luận tốt nghiệp, tơi tập trung hoàn thành nội dung sau: Thứ nhất: Những vấn đề lý luận chung vị trí, vai trị văn phịng cơng tác văn phịng hoạt động quan, tổ chức Thứ hai: Vận dụng sở lý luận kiến thức tiếp thu trình học tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; kết hợp với ý kiến đóng góp tổng hợp từ kết vấn, thảo luận, trao đổi với lãnh đạo Văn phòng, CBCC Văn phịng UBND huyện Thủy Ngun tơi nghiên cứu, tìm hiểu thực trạng cơng tác Văn phịng UBND huyện Thủy Nguyên Thứ ba: Đề xuất số giải pháp, kiến nghị với UBND huyện Thủy Nguyên Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên để nâng cao hiệu cơng tác Văn phịng thời gian tới Với hiểu biết có hạn, lại chưa có kinh nghiệm thực tế nên chắn viết cịn có thiếu sót, giải pháp đưa khó đầy đủ hồn hảo Tuy nhiên, tơi hy vọng khóa luận phần có giá trị Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên việc nâng cao hiệu cơng tác Văn phịng Ngồi ra, tơi mong muốn nhận đóng góp thầy (cơ) độc giả để khóa luận hồn thiện 83 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO TS Nguyễn Thị Ngọc An (2006), “Giáo trình Quản trị Hành Văn phịng”, NXB Lao động- Xã hội Bộ Nội vụ (2011), Thông tư 01/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 09/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức, ngày 03/6/2011 Bộ Tài (2010),Thơng tư số 97/2010/TT-BTC Bộ Tài Quy định chế độ cơng tác phí, chế độ chi tổ chức hội nghị quan nhà nước đơn vị nghiệp cơng lập, ngày 06/7/2010 Chính phủ (2004), Nghị định 110/2004/NĐ- CP Chính phủ Công tác văn thư, ngày 08/4/2004 Chủ tịch Hồ Chí Minh (10-1947), Tác phẩm “Sửa đổi lối làm việc”, NXB Sự thật Nguyễn Hữu Danh, Tập Bài giảng Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trương Hoàng Hoa Duyên(2014), viết“Vấn đề đại hóa văn phịng Việt Nam nay”, Khoa QTVP- Trường Đại học Duy Tân Nguyễn Thành Độ- Nguyễn Ngọc Diệp- Nguyễn Phương Hiền (2012), Giáo trình Quản trị Văn phòng, NXB Trường Đại học Kinh tế Quốc dân 10 Phạm Thị Huyền (2013), Khóa luận tốt nghiệp, “Thực trạng số giải pháp nâng cao hiệu cơng tác văn phịng cơng ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành”, Trường Đại học Dân lập Hải Phòng 11 TS Nghiêm Hồng Kỳ (2003), Giáo trình “ Mấy vấn đề cơng tác Văn phịng, Văn thư, Lưu trữ thời kỳ đổi mới”, NXB Chính trị quốc gia 12 Ngô Văn Long (2011), báo cáo thực tập “Thực trạng cơng tác quản trị hành văn phòng trung tâm ứng dụng tiến khoa học cơng nghệ Bình Dương”, Trường Trung cấp Kinh tế- Công nghệ Đông Nam 13 Trần Thị Thu Phương (2008), Giáo trình Nghiệp vụ hành Văn phịng, NXB Tổng hợp TP HCM 84 14 Quốc hội (2006), Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11, ngày 29/6/2006 15 Quốc hội (2008), Luật ban hành văn quy phạm pháp luật số 17/2008/QH12 , ngày 03/06/2008 16 Quốc hội (2014), Luật Doanh nghiệp số 68/2014/QH13, ngày 26/11/2014 17 Quốc hội (2015), Luật tổ chức Chính quyền địa phương số 77/2015/QH13, ngày 19/6/2015 18 Quốc hội (2011), Luật lưu trữu số 01/2011/QH13, ngày 25/11/2011 19 Võ Việt Sang (2014), báo cáo thực tập “Công tác soạn thảo quản lý văn văn phòng UBND xã Lai Uyên, huyện Bến Cát, tỉnh Bình Dương”, Trường Trung cấp Kinh tế- Cơng nghệ Đông Nam 20 TS Lưu Kiếm Thanh (2008), viết “Cơng tác Văn phịng bối cảnh đại hóa hành Nhà nước”, Tạp chí Tổ chức Nhà nước 21 Thủ tướng Chính phủ (2006), Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg Thủ tướng Chính phủ Quy định chế độ họp hoạt động CQQLHCNN, ngày 25/6/2006 22 Thủ tướng Chính phủ (2015), Quyết định số 58/2015/QĐ-TTg Thủ tướng Chính phủ quy định quản lý, sử dụng máy móc, thiết bị quan Nhà nước, ngày 17/11/2015 23 Nhị Triều (2013), viết “Xây dựng văn phịng đại nhìn từ mục tiêu cải cách hành chính”, PC Quảng Nam 24 PGS TS Nguyễn Hữu Tri (2005), “Quản trị Văn phòng”, NXB Khoa học Kỹ thuật 25 Từ điển “Bách khoa Việt Nam” (2005), NXB từ điển Bách khoa 26 UBND huyện Thủy Nguyên (2016), “Dự thảo Báo cáo kết triển khai công tác CCHC tháng đầu năm, phương hướng, nhiệm vụ CCHC tháng cuối năm 2016”, tháng 6/2016 27 UBND huyện Thủy Nguyên (2016), Kế hoạch số 19/KH- UBND ứng dụng CNTT hoạt động quan nhà nước huyện năm 2016, ngày 29/01/2016 85 28 UBND huyện Thủy Nguyên (2016), Kế hoạch số 61/ KH- UBND việc kiểm tra công tác CCHC năm 2016 việc chấp hành kỷ luật, kỷ cương, thi hành công vụ CBCC, ngày 29/04/2016 29 UBND huyện Thủy Nguyên (2016), Quyết định số 01/2016/QĐ-UBND UBND huyện Thủy Nguyên việc ban hành quy chế làm việc UBND huyện Thủy Nguyên, nhiệm kỳ 2016- 2021, ngày 15/7/2016 30 UBND huyện Thủy Nguyên (2016), Quyết định số 1172/ QĐ- UBND UBND huyện Thủy Nguyên Về việc tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND huyện Thủy Nguyên, ngày 01/4/2015 31 UBND huyện Thủy Nguyên(2015), Quy chế Làm việc phân cơng nhiệm vụ Văn phịng Ủy ban nhân dân huyện Thủy Nguyên, ngày 07/9/2015 32 UBND huyện Thủy Ngun, Quy trình Quản lý cơng văn đi- đến (Mã số: QT.VP.01) 33 Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên(2016), “Báo cáo thống kê công tác Văn thư, lưu trữ năm 2016 Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên (Ban hành kèm theo Thông tư số 09/2013/ TT- BNV ngày 32/10/2013 Bộ Nội vụ)”, Thủy Nguyên 86 PHỤ LỤC PHIẾU KHẢO SÁT 01 Nội dung câu hỏi Đáp án lựa chọn √ Số lượng (25) Tỷ lệ % 10 40% 12 48% 3, Tương đối hài lòng 12% d, Khơng hài lịng 0% Số lượng (25) Tỷ lệ % 1, Tốt 19 76% thông tin phục vụ hoạt động 2, Khá 20% 4% 0% 1, Rất hài lòng Anh (chị) cảm thấy mơi trường 2, Hài lịng làm việc tại? PHIẾU KHẢO SÁT 02 Nội dung câu hỏi Đáp án lựa chọn √ Chất lượng công tác tổ chức quản lý, điều hành lãnh đạo theo anh (chị) Văn 3, Trung bình phịng đạt hiệu mức nào? d, Kém PHỤ LỤC 02 Sơ đồ cấu tổ chức máy UBND huyện Thủy Nguyên Chủ tịch Bùi Văn Vi Phó chủ tịch phụ trách Nội chính- Bùi Dỗn Nhân Phó chủ tịch phụ trách Kinh tế Phó chủ tịch phụ trách VH- XH Nguyễn Ngọc Hương Đinh Chính Quyền Phịn g Kinh tế hạ tầng Phịng Nơng nghiệp PTNT Phịng Tài Kế hoạch Phịn g Tài ngu n Mơi trường Phòn g Nội vụ Phòn g Tư pháp Văn phịng UBND Than h tra huyện Phịn g Văn hóa Thơn g tin Phịng LĐTB &XH Phịng Giáo dục & Đào tạo Phòng Y tế PHỤ LỤC 04 Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng UBND huyện Thủy Ngun CHÁNH VĂN PHỊNG PHĨ CHÁNH VĂN PHỊNG BỘ PHẬN MỘT CỨA BỘ PHẬN VĂN THƯ LƯU TRỮ BỘ PHẬN TỔNG HỢP PHĨ CHÁNH VĂN PHỊNG BỘ PHẬN QUẢN TRỊ MẠNG BỘ PHẬN KẾ TỐN PHĨ CHÁNH VĂN PHỊNG BỘ PHẬN LÁI XE BỘ PHẬN BẢO VỆ BỘ PHẬN TẠP VỤ PHỤ LỤC 06 Lưu đồ Quy trình xây dựng Chương trình cơng tác năm UBND huyện Thủy Ngun Lưu đồ Trách nhiệm Đăng ký CTCT năm CTCT năm UBND TP Hải Phòng Phiếu đăng ký CTCT đơn vị Dự thảo CTCT năm Lãnh đạo Chuyên viên Nghị Huyện ủy Đăng ký Trưởng đơn vị (trước 15/12) Chánh Văn phịng (trước 20/12) Chương trình cơng tác năm Lãnh đạo (trước 27/12) PHỤ LỤC 08 Lưu đồ Quy trình xây dựng Chương trình cơng tác tháng UBND huyện Thủy Nguyên Lưu đồ Trách nhiệm Đăng ký công tác năm CTCT quý Phiếu đăng ký CTCT tháng đơn vị Dự thảo CTCT tháng Lãnh đạo Chuyên viên CTCT tháng trước Đăng ký Trưởng đơn vị Chánh Văn phòng (giữa tuần cuối hàng tháng) Chương trình cơng tác tháng Lãnh đạo (trước ngày 25 hàng tháng) PHỤ LỤC 09 Lưu đồ Quy trình xây dựng Chương trình cơng tác tuần/ lịch làm việc tuần lãnh đạo UBND huyện Thủy Nguyên Lưu đồ Trách nhiệm CTCT tháng, yêu cầu thực tế giao Đăng ký CTCT tuần đơn vị Lịch công tác tuần cấp Đăng ký Trưởng đơn vị (trước 15h thứ hàng tuần) Chánh Văn phòng Dự thảo CTCT tuần Lãnh đạo Chương trình cơng tác tuần Lãnh đạo Cổng thông tin điện tử Văn thư PHỤ LỤC 16 Lưu đồ diễn biến giá trị tài liệu yêu cầu xác định giá trị tài liệu UBND huyện Thủy Nguyên UBND huyện Thủy Nguyên Tài liệu hình thành theo chức năng, nhiệm vụ Lập danh mục hồ sơ Tài liệu phục vụ yêu cầu quản lý Lập hồ sơ, loại tài liệu hết giá trị khỏi hồ sơ Tài liệu kết thúc trình phục vụ công việc Ghi thời hạn bảo quản Thu tài liệu vào lưu trữ quan Kiểm tra thời hạn bảo quản, lựa chọn TL nộp lưu, loại hủy TL hết giá trị Hủy TL hết giá trị Giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử Kiểm tra giá trị tài liệu nộp lưu, loại hủy tài liệu hết giá trị Hủy TL hết giá trị Hủy TL hết giá trị PHỤ LỤC 17 Sơ đồ quy trình tổ chức hội họp UBND huyện Thủy Nguyên Lập kế hoạch Lãnh đạo phê duyệt Chuẩn bị cho hội họp Tổ chức hội họp Gửi giấy mời cho Đại biểu Nội dung hội họp Danh sách khách mời Kinh phí tổ chức Khánh tiết Chuẩn bị nhân Cơ sở vật chất Chuẩn bị tài liệu có liên quan Chuẩn bị sau hội họp ... THỰC TRẠNG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI UBND HUYỆN THỦY NGUYÊN- THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG 2.1 Tổng quan UBND huyện Thủy Nguyên Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên 2.1.1 Tổ chức hoạt động UBND huyện Thủy Nguyên... quyền hạn UBND huyện Thủy Nguyên nhiên, tình hình cơng tác Văn phịng UBND huyện Thủy Ngun cịn tồn số hạn chế Từ đó, đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên... Cơ sở lý luận cơng tác Văn phịng hoạt động quan Chương 2: Thực trạng công tác Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu cơng tác Văn phịng UBND huyện Thủy Nguyên PHẦN NỘI