Hoạch định chức năng nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng và các bộ phận thuộc Văn phòng của Văn phòng HĐND, UBND huyện Thạch Thất

Hoạch định chức năng nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng và các bộ phận thuộc Văn phòng của Văn phòng HĐND, UBND huyện Thạch Thất Hoạch định chức năng nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng và các bộ phận thuộc Văn phòng của Văn phòng HĐND, UBND huyện Thạch Thất

LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan tiểu luận kết trình nghiên cứu, tìm hiểu em Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng tiểu luận Hà Nội, ngày tháng năm 2018 Sinh viên thực NGUYỄN MINH HỒNG LỜI CẢM ƠN Với lịng kính trọng biết ơn sâu sắc, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến giảng viên môn kỹ hoạch định quản trị văn phòng hưỡng dẫn, bảo truyền đạt kiến thức kỹ bổ ích cho em trình học tập trình làm tiểu luận DANH MỤC VIẾT TẮT Từ/ Cụm từ viết Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân Ký tự viết tắt UBND HĐND PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong công xây dựng đổi đất nước, cùng với hội nhập quốc tế ngày diễn mạnh mẽ tồn cầu, địi hỏi quan, tổ chức phải không ngừng phấn đấu để đáp ứng với yêu cầu ngày cao xã hội Trên lĩnh vực hoạt động quản lý hành nhà nước nay, cơng tác hành văn phịng ln coi trọng Bởi cầu nối thông tin phục vụ cho hoạt động đạo, điều hành công việc hằng ngày quan, tổ chức giúp lãnh đạo hoạch định cơng việc rõ ràng, xác, đảm bảo khai thác sử dụng tốt nguồn thông tin thu thập ở khứ, lĩnh vực thiếu việc tạo dựng việc quản lý cơng tác hành quan Trong bất kỳ quan có văn phịng Văn phịng máy giúp việc quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo.Văn phịng có vai trị quan trọng quan, tổ chức Cơng tác văn phịng thực tớt sẽ động lực thúc đẩy phát triển, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động quan, đơn vị Ngược lại cơng tác văn phịng thực khơng tớt sẽ dẫn đến nhiều khó khăn hiệu đạt khơng mong ḿn Bởi mà cơng tác văn phịng khơng có đóng góp lớn cho quan, tổ chức mà cịn góp phần vào cơng xây dựng phát triển đất nước Công tác hoạch định chức nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng rất quan trọng, giúp cho Nhà quản trị Văn phòng hình thành máy làm việc với cấu hợp lý, nhiệm vụ chức quyền hạn phân công rõ ràng đảm bảo vận hành thông suốt, thực mục tiêu đề hiệu Do em xin trình bày tiểu luận với đề tài “Hoạch định chức nhiệm vụ quyền hạn, cấu tổ chức Văn phòng phận thuộc Văn phòng Văn phòng HĐND, UBND huyện Thạch Thất” Mục đích nghiên cứu Nắm chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng HĐND UBND huyện Thạch Thất Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động Văn phòng HĐND UBND huyện nhằm nghiên cứu cơng tác văn phịng, hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức từng phận thuộc phạm vi Văn phòng HĐND UBND huyện, để đúc kết rút kinh nghiệm mang tính khoa học khả thi cao, nhằm tăng cường hồn thiện cơng tác văn phịng Ủy ban nhân dân huyện Để nâng cao hiệu quản lý làm tư liệu tham khảo, phục vụ cho nghiên cứu khóa học sau Đánh giá trung thực, khách quan, xác định ưu nhược điểm thực trạng tổ chức quản lý, đạo, điều hành cơng tác văn phịng Văn phịng HĐND UBND huyện Từ đó, đưa sớ đề x́t, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu hoạt động cơng tác văn phịng Văn phịng HĐND UBND huyện Thạch Thất Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể thuộc phạm vi Văn phòng HĐND UBND huyện Thạch Thất -Phạm vi: chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể thuộc phạm vi quản lý Văn phòng HĐND UBND huyện Thạch Thất Lịch sử vấn đề nghiên cứu Đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu sinh viên trường đào tạo chuyên ngành Quản trị văn phòng khảo sát thực tế, thực tập UBND huyện Thạch Thất Tuy nhiên, đa phần nghiên cứu vấn đề đào tạo, bồi dưỡng nhân sự; công tác văn thư lưu trữ; chưa đề cập sâu đến công tác hoạch định nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Văn phòng 5.Phương pháp nghiên cứu Để nghiên cứu hoàn thành đề tài này, em sử dụng số phương pháp nghiên cứu sau: Phương pháp nghiên cứu tài liệu: tìm kiếm tiếp thu chắt lọc tài liệu có sẵn thư viện đặc biệt tham khảo báo cáo thực tập anh chị khóa trang wed uy tín 6.Bố cục đề tài Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo Phụ lục đề tài kết cấu gồm chương: Chương Cơ sở lý luận công tác hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Văn phòng phận trực thuộc Văn phòng Chương Thực trạng công tác hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Văn phòng phận trực thuộc Văn phòng HĐND- UBND huyện Thạch Thất Chương Nhận xét đề xuất kiến nghị CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG VÀ CÁC BỘ PHẬN TRỰC THUỘC VĂN PHÒNG 1.1 Khái niệm hoạch định Hoạch định trình ấn định mục tiêu xác định biện pháp tớt nhất để thực mục tiêu Như vậy, hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Văn phòng phận thuộc Văn phòng việc xây dựng, định ra, xếp bớ trí phận; thiết lập mới quan hệ phận; xác định chức năng, nhiệm vụ cho phận văn phòng để thực chức nhiệm vụ văn phòng, hướng tới mục tiêu chung quan 1.2 Cơ sở hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Văn phòng phận thuộc Văn phịng - Dựa vào quy mơ, đặc điểm hoạt động quan; - Chức nhiệm vụ Văn phòng theo quy định - Con người làm việc Văn phòng - Cơ chế hoạt động Văn phòng - Điều kiện sở vật chất - Nghiệp vụ Văn phịng 1.3 Nội dung, quy trình hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Văn phòng phận thuộc Văn phòng 1.3.1 Nội dung hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Văn phòng phận thuộc Văn phòng HĐND, UBND huyện Thạch Thất - Thiết lập rõ phận văn phòng, số lượng cụ thể phận, phận, cá nhân văn phòng phải đặt chức danh nhất định; - Xác định rõ chức nhiệm vụ cho từng phận, từng cá nhân phận văn phịng - Thiết lập mới quan hệ tương tác phận, cá nhân văn phịng 1.3.2 Quy trình hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Văn phòng phận thuộc Văn phòng HĐND, UBND huyện Thạch Thất * Hoạch định phận mục tiêu phận văn phòng Sau thu thập thông tin nghiên cứu để định phận chức cần thành lập văn phòng, nhà Quản trị văn phòng phải xác định mục tiêu cho phận chức dựa vào mục đích thành lập phận để làm phận có chức Nhà quản trị cần phải xác định: + Mục tiêu dài hạn, bản, lâu dài phận văn phòng + Mục tiêu trước mắt, cụ thể mà phận cần phải đạt để đảm bảo tồn trước tiên từng bước đạt mục tiêu bản, lâu dài Trên sở mục tiêu phải đạt ngắn hạn hay dài hạn, nhà Quản trị cần định số lượng cụ thể phận, số lượng biên chế cho từng phận, trình độ, kỹ đới với từng chức danh phận * Hoạch định chức nhiệm vụ phận Văn phòng Chức lý tồn tổ chức, nhà Quản trị cần phải hoạch định rõ phận văn phịng có tác dụng đới với hoạt động văn phịng quan Các phận phải thực nhiệm vụ Việc hoạch định chức năng, nhiệm vụ cho phận phải đảm bảo: + Mỗi phận cần có chức năng, nhiệm vụ cụ thể không trùng lặp, chồng chéo lên + Nhiệm vụ mội phận phải cụ thể, toàn diện, có nhiệm vụ bản, lâu dài, có nhiệm vụ theo thời gian, giai đoạn, có nhiệm vụ giao theo từng lĩnh vực hoạt động, nhiệm vụ thường xuyên, đột xuất * Hoạch định lĩnh vực trọng tâm phận Để hoạt động văn phòng đạt hiệu cao phận chức cần phải đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ giao Nhà quản trị cần phải xác định lĩnh vực trọng tâm cho hoạt dộng phận từ sở để nhà quản trị giao nhiệm vụ cụ thể cho phận, sở để phận ưu tiên giải công việc * Hoạch định cấu trúc, cáu tổ chức cho phận Sau định phận, xác định mục tiêu, chức nhiệm vụ lĩnh vực trọng tâm cho phận, nhà quản trị phải tiến hành hoạch định cấu trúc, cấu tổ chức cho phận Nhà quản trị lựa chọn cấu tổ chức cho phận theo hình thức: Cơ cấu dọc, cấu ngang, cấu hỗn hợp Tuy nhiên, lựa chọn hình thức cấu tổ chức để xây dựng cấu trúc phận nhà quản trị phải đảm bảo phân công lao động phận: + Chức nhiệm vụ phận cần phân bổ rõ ràng + Phải xác định giới hạn nhiệm vụ phận + Chỉ rõ cấu lãnh đạo phận mấy người? Cụ thể ai? Số lượng biên chế + Trong phận trực thuộc phận chịu trách nhiệm trước phận nào, phận phải phối hợp công việc với phận nào, chịu trách nhiệm trước ? * Hoạch định mối quan hệ phận Hoạch định mối quan hệ phận cấu thành văn phịng việc xác định mối quan hệ nhà quản trị, lãnh đạo văn phịng đới với phận văn phịng, xác định chế phối hợp công việc phận văn phòng, xác định cách thức, quy trình phới hợp cơng việc phận với Việc hoạch định mối quan hệ phận cấu thành văn phòng nội dung quan trọng công tác hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Văn phòng phận thuộc văn phòng, việc xác định đúng đắn mối quan hệ phận sẽ tạo thuận lợi viêc phối hợp công việc phận, nâng cao hiệu làm việc văn phịng Mới quan hệ phận văn phòng cần phải đảm bảo chế thực hiện, thể thức hóa bằng văn để đảm bảo thực thuận tiện cho việc kiểm tra Đánh giá, dự báo phát triển, hoạt động phận để kịp thời chỉnh sửa, hoàn thiện Sau đưa phận cấu thành văn phòng vào hoạt động, nhà quản trị cần phải dự báo, theo dõi hiệu hoạt động phận, từ điều chỉnh, hồn thiện phận, nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Việc đánh giá, dự báo cần phải chú ý: + Nếu quan, văn phòng quan phát triển mục tiêu cần điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ máy văn phòng, phận trực thuộc văn phòng, điều chỉnh quan hệ, cấu trúc văn phịng + Nếu mơi trường có biến động, ảnh hưởng tới tồn quan, tổ chức, nhà quản trị cần xem xét điều chỉnh hoạt động phận phù hợp với tình hình thực tế + Trong điều chỉnh cần bớ trí sử dụng cán vào vị trí cách khách quan, đúng chức năng, nhiệm vụ, khả + Nếu máy hoạt động hiệu phận có trùng lặp chức nhiệm vụ cần có điều chỉnh việc phân cơng chức nhiệm vụ cho phận Nguyên tắc hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Văn phòng phận thuộc Văn phòng: + Các phận cá nhân văn phòng phải có chức danh cụ thể + Chức nhiệm vụ văn phịng cần phân cơng hợp lý cho phận, cá nhân phụ trách thực + Nhiệm vụ, trách nhiệm quyền hạn cá nhân phận văn phòng phải tương xứng + Có kiểm tra kịp thời để kiểm chứng việc thực nhiệm vụ, chức để xử lý vấn đề phát sinh, thúc đẩy tiến rút kinh nghiệm công tác hoạch định + Việc tuyển chọn cán văn phòng phải chặt chẽ, khoa học, sử dụng đúng cán bộ, tạo điều kiện cho người phát huy cao khả không ngừng phát triển mặt lực phẩm chất Yêu cầu hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Văn phòng phận thuộc Văn phòng: đảm bảo tính hiệu quả, tới ưu; đảm bảo tính ổn định; đảm bảo linh hoạt; đảm bảo tính kinh tế Công tác hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Văn phòng phận thuộc Văn phòng rất quan trọng, đảm bảo hoạt động hiệu Văn phịng có tác dụng: Trình UBND huyện ban hành quy chế làm việc UBND huyện; văn quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu Văn phịng UBND huyện Trình UBND huyện kế hoạch ngắn hạn, dài hạn, chương trình, dự án, đề án thuộc phạm vi quản lý UBND huyện Giúp Chánh Văn phòng tổng hợp đề xuất, kiến nghị giao ban thành phố Tổng hợp báo cáo tháng, quý, tháng, năm UBND huyện Theo dõi chế độ báo cáo định kỳ đơn vị ; đôn đốc, theo dõi ngành, địa phương thực ý kiến kết luận lãnh đạo UBND huyện họp giao ban, sơ kết Lập thông báo kết luận giao ban tuần, tháng, quý, tháng, năm đôn đốc, theo dõi ngành, địa phương thực ý kiến kết luận lãnh đạo UBND huyện họp giao ban, sơ kết thuộc lĩnh vực phân cơng theo dõi Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực cơng tác cải cách hành Nhà nước thuộc phạm vi Văn phòng; Chịu trách nhiệm báo cáo việc thực công việc giao trước lãnh đạo văn phòng Thực nhiệm vụ, quyền hạn khác lãnh đạo UBND, lãnh đạo văn phòng giao 2.3.3 Cơ cấu tổ chức Với chức nhiệm vụ giao cấu tổ chức phận Hành chính- Tổng hợp gồm: + 01 Trưởng phận + 03 chuyên viên 2.4 Hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức phận Quản trị - Tổ chức thuộc Văn phòng HĐND UBND huyện Thạch Thất 2.4.1 Chức Bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động HĐND UBND quận, Chủ tịch UBND huyện Quản lý tổ chức máy, biên chế cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi HĐND UBND huyện Quản lý tài chính, tải sản giao theo quy định pháp luật phân cấp UBND quận 2.4.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Quản lý sở vật chất, trang thiết bị đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động lãnh đạo, đơn vị phận chức thuộc phạm vi Văn phòng HĐND UBND huyện Quản lý tài sản, điện nước, phương tiện giao thông phục vụ cho hoạt động Văn phòng UBND huyện Quản lý, tổ chức biên chế cán công chức, xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc Văn phòng HĐND UBND huyện; thực chế độ tiền lương chế độ, sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức, vien chức thuộc phạm vi quản lý vủa Văn phòng HĐND UBND huyện Lập kế hoạch phong trào thi đua – khen thưởng Văn phòng HĐND UBND huyện Theo dõi, kiểm tra thực cơng tác y tế; cơng tác bảo vệ; phịng cháy chữa cháy; công tác thông tin liên lạc trực thuộc Văn phòng HĐND UBND huyện Chịu trách nhiệm báo cáo việc thực công việc giao trước lãnh đạo văn phòng Thực nhiệm vụ, quyền hạn khác lãnh đạo UBND, lãnh đạo văn phòng giao 2.4.3 Cơ cấu tổ chức Gồm: + 01 Trưởng phận + 02 chuyên viên 2.5 Hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức phận Tài – Kế tốnthuộc Văn phịng HĐND UBND huyện Thạch Thất 2.5.1 Chức Thực cơng tác quản lý tài kế tốn ; quản lý tài khoản phạm vi Văn phòng HĐND UBND huyện 2.5.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Lập kế hoạch mua sắm quản lý sử dụng trang thiết bị, dụng cụ, nhà cửa phục vụ cho hoạt động Văn phịng Thực cơng tác phịng chớng tham nhũng, thực hành tiết kiệm chớng lãng phí phạm vi quản lý Văn phịng Dự trù kinh phí hoạt động hằng năm Văn phịng Thực việc quản lý, chi tiêu, toán Tài Văn phịng Chịu trách nhiệm báo cáo cơng tác tài với lãnh đạo Văn phịng; Thực nhiệm vụ khác lãnh đạo Văn phòng giao 2.5.3 Cơ cấu tổ chức Gồm: + 01 Trưởng phận + 02 chuyên viên 2.6 Hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức phận Văn thư – Lưu trữ thuộc Văn phòng HĐND UBND quận Liên Chiểu 2.6.1 Chức Thực hiên quản lý công tác văn thư – lưu trữ 2.6.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Quản lý công tác Văn thư- lưu trữ Văn phòng Quản lý văn đi, đến; tiếp nhận xử lý công văn, văn đến; cập nhật phần mềm quản lý văn Tổ chức thực công tác lưu trữ văn phòng thu thập tài liệu, bảo quản tài liệu, tổ chức chỉnh lý, khai thác sử dụng tài liệu Tổ chức ứng dụng khoa học, công nghệ đại vào công tác Văn thư – Lưu trữ bằng phần mềm quản lý văn bản, lưu văn bản… Thực đúng chủ trương, sách Đảng, pháp luật Nhà nước công tác Văn thư- Lưu trữ Lập kế hoạch trình lãnh đạo phê duyệt bồi dưỡng, hướng dẫn công tác Văn thư – Lưu trữ cho cán bộ, cơng chức, viên chức thuộc Văn phịng HĐND UBND huyện Chịu trách nhiệm báo cáo việc thực cơng việc giao trước lãnh đạo văn phịng Thực nhiệm vụ, quyền hạn khác lãnh đạo UBND, lãnh đạo văn phòng giao 2.6.3 Cơ cấu tổ chức Gồm: + 01 Trưởng phận + 01 chuyên viên * Tiểu kết Trong chương 2, em nêu lên thực trạng công tác hoạch định chức , nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận trực thuộc Văn phòng HĐND- UBND huyện Thạch Thất.Những nội dung em trình bày chương giúp em rút số ưu nhược điểm Văn phòng HĐNDUBND huyện Thạch Thất cơng tác hoạch định.Vì em tìm sớ giải pháp tớt để trình bày ở chương tiếp CHƯƠNG NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm Với chức năng, nhiệm vụ quan tham mưu tổng hợp, máy giúp việc HĐND UBND huyện lãnh đạo UBND huyện quản lý, đạo, điều hành hoạt động kinh tế- xã hội, q́c phịng, an ninh địa bàn, Văn phịng HĐND UBND huyện năm qua liên tục hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ Thực chương trình công tác Huyện ủy HĐND huyện phát triển kinh tế- xã hội, Văn phòng HĐND UBND huyện chủ động, phối hợp với cấp, ngành, đoàn thể tham mưu cho UBND huyện xây dựng ban hành Chương trình cơng tác UBND huyện, đề nội dung công việc trọng tâm, tập trung triển khai chương trình, giải pháp tháo gỡ khó khăn cho doanh nghiệp, thúc đẩy phát triển sản xuất, kinh doanh xuất khẩu, đảm bảo an sinh xã hội thực nhiệm vụ ổn định kinh tế vĩ mô địa bàn huyện; Văn phòng tham mưu tổ chức nhiều Hội nghị, họp chuyên đề để đạo, điều hành giải nội dung vướng mắc, vấn đề phức tạp lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, q́c phịng, giải khiếu nại, tố cáo ; Chủ động xếp lịch làm việc lãnh đạo UBND huyện với ngành, đơn vị, UBND xã, Văn phòng UBND huyện khẩn trương thông báo ý kiến đạo UBND huyện để cấp, ngành nhân dân biết, thực Cơng tác tham mưu, tổng hợp Văn phịng ngày nâng cao chất lượng, khẳng định tính hiệu Trong năm qua, Văn phịng UBND huyện đẩy mạnh công tác cải cách hành chính, tham mưu cho UBND huyện ban hành Quy chế theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực văn bản, ý kiến đạo điều hành Tình hình tiến độ thực thống kê, báo cáo buổi giao ban hàng tuần có đề xuất kiểm tra, đơn đớc kịp thời Văn phịng tích cực ứng dụng CNTT cơng tác văn phịng, hướng tới xây dựng quyền điện tử, cài đặt phần mềm quản lý văn đạo UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện phần mềm hồ sơ công vụ mạng máy tính nội bộ; Áp dụng nguyên tắc tiếp nhận văn bản, giải công việc gửi kèm theo file điện tử hồ sơ công việc; tăng cường sử dụng hệ thớng “phần mềm văn phịng không giấy” nội quan để chuyển, nhận văn qua file điện tử đảm bảo thông tin nội kịp thời, đầy đủ, xác Do vậy, việc phối hợp xử lý công việc phận chuyên viên ngày chặt chẽ, thời gian đảm bảo, qua góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu công tác lãnh đạo, đạo, điều hành UBND huyện Với khối lượng công việc lớn, tính riêng văn bản, năm Văn phòng UBND huyện tiếp nhận khoảng 10.000 văn cấp trên, ngành, địa phương tổ chức đồn thể gửi đến Văn phịng chủ động xử lý trao đổi, làm việc trực tiếp với cấp, ngành, địa phương vấn đề cịn có ý kiến khác q trình tham mưu, đề xuất giúp UBND huyện ban hành gần 1.350 văn đạo, điều hành hoạt động tất lĩnh vực kinh tế- xã hội, q́c phịng, an ninh đảm bảo kịp thời, hiệu quả, để sai sót xảy Cơng tác hành chính, phục vụ có nhiều cớ gắng, đáp ứng kịp thời hoạt động lãnh đạo UBND huyện hoạt động thường xuyên quan Văn phòng Công tác nội vụ, lễ tân, hậu cần bảo đảm chu đáo, nhiệt tình, trọng thị; chất lượng phục vụ ngày tốt để lại ấn tượng tình cảm tớt đẹp đới với cán nhân dân ngồi huyện Bên cạnh đó, Văn phịng cịn tổ chức tớt lực lượng bảo vệ quan, bảo vệ bí mật tài liệu tài sản Nhà nước Đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn phịng ln trung thực, trách nhiệm, đồn kết, phấn đấu từng bước xây dựng tổ chức, máy quy chế làm việc Văn phòng, tham mưu cho Ủy ban nhân dân lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện thực tốt nhiệm vụ đề Văn phòng xây dựng đội ngũ cán bộ, cơng chức có phẩm chất trị vững vàng, có lực chun mơn trở lên, đáp ứng yêu cầu đạo tập trung, liệt ngày cao Bộ phận chuyên viên tuyển chọn, đáp ứng trình độ phẩm chất đạo đức Do vậy, chất lượng tham mưu, tổng hợp, tham gia xây dựng chương trình cơng tác lớn quận nâng lên; biên tập, thu thập xử lý thông tin, đảm bảo kịp thời, đúng pháp luật đúng thẩm quyền Bộ phận phục vụ trung thực, tận tụy, trách nhiệm với công việc giao Nhiều đồng chí cán bộ, cơng chức cơng tác ở Văn phòng phát triển làm cán chủ chốt ở quan, địa phương phát huy tớt 3.1.2 Nhược điểm Trong q trình tổ chức thực nhiệm vụ, Văn phòng HĐND UBND huyện tránh khỏi tồn tại, khuyết, nhược điểm Bên cạnh thành tích đạt được, cơng tác hành văn phịng huyện cịn sớ hạn chế, cần khắc phục số cá nhân chưa thực tích cực cơng việc, đơi cịn thời gian trớng, có lãnh đạo kiểm tra thực làm việc nghiêm túc Việc kiểm tra rà soát hạn chế bất cập việc thực nhiệm vụ quyền hạn bất cập cấu tổ chức Văn phòng chưa thực thường xuyên liên tục dẫn đến việc khơng kịp thời hồn thiện, chỉnh sửa Chưa chú trọng đến công tác đánh giá, dự báo phát triển, hoạt dộng phận để chỉnh sửa hồn thiện tổ chức Vẫn cịn hạn chế nhỏ việc chậm trễ cơng việc, khơng hồn thành đúng tiêu, thời hạn giao Công tác soạn thảo văn ban hành văn gặp nhiều lỗi sai quy trình lẫn thể thức Về việc tuân thủ giấc, nội quy làm việc sớ cán bộ, cơng chức cịn yếu kém, tình trạng muộn sớm diễn Quản lý cịn lỏng lẻo, cịn nhiều cán cơng chức cịn lơ cơng việc, chưa làm đúng vị trí chun mơn nghiệp vụ Cơ sở vật chất cũ kỹ, không đáp ứng đáp ứng không cao yêu cầu giải công việc Gần nửa số nhân Văn phòng lớn tuổi nên khả ứng dụng cơng nghệ thơng tin cịn hạn chế, ứng dụng công nghệ xuất lỗi kỹ thuật chưa biết cách xử lý Việc xếp, bớ trí, phân cơng cơng việc chưa hợp lý, chưa rõ ràng Chưa thể thức hóa bằng văn quy trình phới hợp cơng việc phận với Nâng lực lãnh đạo Nhà quản trị cịn thấp, chưa có đủ kinh nghiệm lực để hoạch định công việc rõ ràng 3.1.3 Nguyên nhân Do lực trình độ chun mơn cán cơng chức cịn yếu kém, tinh thần làm việc chưa cao, chưa cầu tiến; đạo củng cố tổ chức máy văn phịng sớ huyện cịn chưa kịp thời; Việc đào tạo, bồi dưỡng cán gặp khó khăn; việc quy hoạch, luân chuyển, quản lý, đánh giá thực sách cán cịn sớ điểm yếu kém; trang thiết bị cịn chưa đáp ứng yêu cầu ngày cao công việc; Chưa có nỗ lực phấn đấu sớ cán bộ, cơng chức văn phịng Suy nghĩ cho cơng việc thấp, chưa phân định rõ ràng nhiệm vụ.Còn hay đổ lỗi, đùn đẩy trách nhiệm cho nhau, không nhận trách nhiệm giải cơng việc có sai sót Sự phát triển kinh tế xã hội địi hỏi thay đổi, đổi công tác hoạch định Tuy nhiên công tác hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức chưa quan tâm, đầu tư đúng mức, phân công công việc chưa rõ ràng Nguồn nhân lực Văn phòng chưa đáp ứng hết công việc đáp ứng thường chậm trễ so với tiến độ người phải kiêm nhiệm nhiều công việc khác Trang thiết bị chưa đáp ứng yêu cầu ngày cao cơng việc UBND huyện Thạch Thất có nhiều phòng ban, việc mua sắm trang thiết bị tiêu tớn rất nhiều kinh phí nên chưa thể đầu tư sở vật chất trang thiết bị cho Văn phòng 3.2 Các giải pháp Với chức quan tham mưu, tổng hợp, phục vụ lãnh đạo, đạo, điều hành UBND huyện, địi hỏi người làm cơng tác Văn phịng phải cớ gắng, phát huy truyền thớng, tâm xây dựng Văn phòng huyện vững mạnh mặt để đáp ứng yêu cầu đạo tập trung, liệt ngày cao Để khắc phục nhược điểm sai sót cơng tác hoạch định, đảm bảo tính ổn định hiệu Văn phòng HĐND UBND huyện cần tập trung thực số giải pháp sau: Việc kiểm tra rà soát hoạt hạn chế bất cập việc thực nhiệm vụ quyền hạn bất cập cấu tổ chức Văn phòng cần thực thường xuyên liên tục để kịp thời thời hoàn thiện, chỉnh sửa nâng cao hiệu hoạt động Văn phịng Chú trọng đến cơng tác đánh giá, dự báo phát triển, hoạt động phận để kịp thời hồn thiện Văn phịng theo phát triển quan Thể thức hóa bằng văn quy trình phới hợp cơng việc phận với tạo thớng nhất quy trình làm việc Thường xuyên quán triệt, giáo dục trị tư tưởng cho Đảng viên, cán bộ, công chức, viên chức quan; nêu cao ý thức, tinh thần trách nhiệm, thực tốt chủ trương đường lới Đảng, sách Pháp luật Nhà nước Đẩy mạnh việc thực học tập làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh qua nhằm bồi dưỡng phẩm chất trị, đạo đức, lới sớng cho cán bộ, đảng viên, công chức, viên chức, người lao động quan Tập trung nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp phục vụ, xác định nhiệm vụ trị quan trọng then chớt quan Văn phịng HĐND UBND huyện Công tác tham mưu, tổng hợp, xử lý thông tin phải ln đảm bảo tính trung thực, khách quan Tiếp tục nâng cao chất lượng công tác quản lý văn đến; soạn thảo, ban hành văn đi, bảo đảm đúng quy định pháp luật nội dung thể thức, kịp thời, phù hợp với tình hình thực tiễn địa phương, tạo điều kiện thuận lợi cho sở tầng lớp nhân dân thực chấp hành Tổ chức thực nghiêm túc Quy chế theo dõi, kiểm tra việc thực văn ý kiến đạo, điều hành UBND huyện Chấp hành thực đúng Quy chế làm việc Văn phịng khơng để tồn đọng việc, khắc phục triệt để tình trạng văn chậm giải nhằm đảm bảo văn đạo UBND huyện ban hành triển khai thực nghiêm túc, có hiệu Tiếp tục rà sốt, xếp, phân cơng tổ chức, máy làm việc quan Văn phòng bảo đảm phù hợp với chức năng, nhiệm vụ theo quy định yêu cầu nhiệm vụ tình hình Thực việc phân cơng, phân nhiệm cho phịng, ban, phận từng cá nhân đảm bảo tính hợp lý, đúng người, đúng việc, đảm bảo nâng cao trách nhiệm từng cá nhân tập thể, đặc biệt trách nhiệm người đứng đầu phòng, ban, phận Tập trung xây dựng đội ngũ cán công chức, viên chức, chú trọng đội ngũ chuyên viên có phẩm chất trị vững vàng, có trình độ chun môn, nghiệp vụ nhằm đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ tình hình Đẩy mạnh cơng tác cải cách hành chính, nhất thủ tục hành chính, bảo đảm giải cơng việc nhanh chóng, kịp thời Tránh thủ tục rườm rà, nhiều loại giấy tờ Tích cực ứng dụng công nghệ thông tin công tác chuyên môn, nghiệp vụ, phấn đấu xử lý hầu hết văn bằng mạng nội Internet, từng bước xây dựng phủ điện tử; mở rộng kết nới hệ thống thông tin điện tử, nâng cao chất lượng tin chuyên mục Cổng thông tin điện tử huyện thu hút tạo điều kiện để người dân Doanh nghiệp tiếp cận thông tin tình hình kinh tế- xã hội chủ trương, sách thành phớ Hà Nội huyện Thạch Thất; từng bước xây dựng Cổng thông tin điện tử quận kênh thơng tin xác, kịp thời nhất địa bàn huyện Việc kiểm tra rà soát chức nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức văn phòng cần tiến hành liên tục thường xuyên bằng biện pháp nhất định nhằm hoàn thiện tổ chức văn phòng, nâng cao hiệu hoạt động văn phòng nhằm hướng tới mục tiêu quan Nâng cao chất lượng công tác hành quản trị, cơng tác quản lý, sử dụng trang thiết bị tài sản, công tác văn thư, lưu trữ, lái xe, bảo vệ Đẩy mạnh công tác xây dựng quan vững mạnh Tiếp tục đẩy mạnh phong trào thi đua cán bộ, công chức, viên chức Tập trung xây dựng Đảng sạch, vững mạnh, quan vững mạnh tồn diện Trong cơng tác hoạch định cần xác lập mối quan hệ phối hợp công việc chặt chẽ, đảm bảo cung cấp thông tin qua lại đầy đủ kịp thời phận cá nhân văn phòng *Tiểu kết: Qua ưu nhược điểm nêu trên, thấy hiểu tình hình cơng tác hoạch định Văn phòng HĐND- UBND huyện Thạch Thất Những ưu điểm cần ngày phát huy, mặt nhược điểm cần phải khắc phục Song giải pháp trình bày chương em hi vọng đóng góp phần vào cơng tác hoạch định Văn phòng HĐNDUBND huyện Thạch Thất KẾT LUẬN Công tác hoạch định chức nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng rất quan trọng, giúp cho Nhà quản trị Văn phịng hình thành máy làm việc với cấu hợp lý, nhiệm vụ chức quyền hạn phân công rõ ràng đảm bảo vận hành thông suốt, thực mục tiêu đề hiệu Việc hoạch định nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng phải đảm bảo lựa chọn khách quan hình thức, phương pháp, chế hoạt động, cấu tổ chức cho thích hợp nhất, tránh phiến diện, giản đơn chủ quan, ý chí, áp dụng máy móc hình thức tổ chức nơi sang nơi khác Công tác hoạch định chức nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức Văn phịng phải đảm bảo tính tới ưu hiệu quả, tính ổn định, tính linh hoạt, tiết kiệm Nâng cao nhân thức công tác đánh giá, dự báo phát triển, hoạt động phận để kịp thời hồn thiện Văn phịng theo phát triển quan TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật Tổ chức Chính quyền địa phương, sớ 77/2015/QH13 ngày 19 tháng năm 2015; Quy chế làm việc Văn phòng HĐND, UBND huyện Thạch Thất Hồ Ngọc Cần (chủ biên), LS Thomas, Ths Diễm Chi, TS Trần Nguyễn, Cẩm nang tổ chức quản trị hành văn phịng, Nxb Tài chính, Hà Nội, 2003 Tổ chức điều hành hoạt động công sở PGS TSKH Nguyễn Văn Thâm biên soạn NXB Chính trị, 2004 Ngũn Hữu Thân Giáo trình Quản trị văn phịng Nxb Thống kê, 2007 PHỤ LỤC Phụ lục 01 CHÁNH VĂN PHỊNG PHĨ CVP THAM MƯU - TỔNG HỢP Bộ phận Hành chínhtổng hợp Bộ phận Văn thưlưu trữ PHÓ CVP QUẢN TRỊ - TỔ CHỨC Bộ phận Tài chínhkế tốn Bộ phận quản trị- tổ chức ... năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Văn phòng phận thuộc Văn phòng 1.3.1 Nội dung hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Văn phòng phận thuộc Văn phòng HĐND, UBND huyện Thạch Thất. .. NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG VÀ CÁC BỘ PHẬN THUỘC VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN THẠCH THẤT 2.1 Kết cấu máy Văn phòng HĐND UBND huyện Thạch Thất Là quan chuyên môn thuộc UBND huyện. .. tác phận, cá nhân văn phịng 1.3.2 Quy trình hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Văn phòng phận thuộc Văn phòng HĐND, UBND huyện Thạch Thất * Hoạch định phận mục tiêu phận văn