Khóa luận: Công tác văn thư tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 1 3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 3 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. 4 6. Phương pháp nghiên cứu của đề tài 4 7. Kết cấu của khóa luận 5 PHẦN NỘI DUNG 8 Chương 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 8 1.1. Lý luận chung về công tác văn thư 8 1.1.1. Khái niệm công tác văn thư 8 1.1.2. Nội dung CTVT 9 1.1.3. Trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 9 1.2. Vai trò của công tác văn thư đối với hoạt động của Trường ĐHNVHN 13 1.2.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 13 1.2.1.1. Vị trí của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 13 1.2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 13 1.2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 15 1.2.2. Nhiệm vụ của công tác văn thư tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 17 1.2.3. Vai trò của công tác văn thư trong quá trình hoạt động của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 18 1.2.3.1. Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 18 1.2.3.2. Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 18 1.2.3.3. Công tác văn thư được làm tốt sẽ góp phần giữ gìn bí mật cơ quan 19 1.2.3.4. Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ của Trường phát triển 19 TIỂU KẾT CHƯƠNG 1 20 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 21 2.1. Tổ chức hoạt động quản lí công tác văn thư tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 21 2.1.1. Nhận thức của lãnh đạo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội về công tác văn thư 21 2.1.2. Tổ chức bộ phận thực hiện công tác văn thư tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 22 2.1.2.1. Căn cứ tổ chức bộ phận thức hiện công tác văn thư 22 2.1.2.2. Bố trí nhân sự thực hiện công tác văn thư 22 2.1.3. Công tác xây dựng, ban hành, phổ biến các văn bản quy định hướng dẫn về công tác văn thư tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 23 2.1.3.1. Xây dựng, ban hành các văn bản hướng dẫn về công tác văn thư 23 2.1.3.2. Tổ chức triển khai thực hiện các văn bản hướng dẫn về công tác văn thư 24 2.1.4. Công tác thanh tra, kiểm tra, đánh giá công tác văn thư tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 24 2.2. Tổ chức thực hiện hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 25 2.2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản 25 2.2.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản 28 2.2.2.1. Tổ chức quản lý văn bản đi 28 2.2.2.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 32 2.2.3. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 39 2.2.4. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 41 2.2.5. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư 45 2.3. Đánh giá chung về công tác văn thư tại Trường ĐHNVHN 46 2.3.1. Ưu điểm 46 2.3.2. Hạn chế 49 2.3.3. Nguyên nhân 52 TIỂU KẾT CHƯƠNG 2 53 Chương 3. MỘT SỐ ĐỀ XUẤT VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 54 3.1. Nhóm giải pháp về tổ chức quản lý 54 3.1.1. Kiện toàn tổ chức bộ phận văn thư Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 54 3.1.2. Tổ chức lớp bồi dưỡng nhằm nâng cao nhận thức cho cán bộ công chức, viên chức 55 3.1.3. Hoàn chỉnh hệ thống văn bản quy định và hướng dẫn công tác văn thư tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 55 3.1.4. Tăng cường đôn đốc, kiểm tra, theo dõi, xử lý vi phạm và khen thưởng thường xuyên về công tác văn thư 56 3.2. Nhóm giải pháp về cơ sở vật chất, kinh phí 57 3.3. Nhóm giải pháp về nghiệp vụ 58 3.3.1. Nâng cao chất lượng việc soạn thảo và ban hành văn bản 58 3.3.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản 58 3.3.3. Nâng cao hiệu quả của việc quản lý và sử dụng con dấu 58 3.3.4. Tổ chức lập hồ sơ mà nộp lưu vào lưu trữ cơ quan 58 TIỂU KẾT CHƯƠNG 3 59 PHẦN KẾT LUẬN 60 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 62 PHẦN PHỤ LỤC

MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 1

3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 3

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 3

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

6 Phương pháp nghiên cứu của đề tài 4

7 Kết cấu của khóa luận 5

PHẦN NỘI DUNG 8

Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 8

1.1 Lý luận chung về công tác văn thư 8

1.1.1 Khái niệm công tác văn thư 8

1.1.2 Nội dung CTVT 9

1.1.3 Trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 9

1.2 Vai trò của công tác văn thư đối với hoạt động của Trường ĐHNVHN 13

1.2.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 13

1.2.1.1 Vị trí của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 13

1.2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội .13

1.2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 15

1.2.2 Nhiệm vụ của công tác văn thư tại Trường Đại học Nội

vụ Hà Nội 171.2.3 Vai trò của công tác văn thư trong quá trình hoạt động của TrườngĐại học Nội vụ Hà Nội 181.2.3.1 Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý củaTrường Đại học Nội vụ Hà Nội 181.2.3.2 Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và chấtlượng công tác của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 181.2.3.3 Công tác văn thư được làm tốt sẽ góp phần giữ gìn bí mật cơ quan 191.2.3.4 Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữcủa Trường phát triển 19TIỂU KẾT CHƯƠNG 1 20

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 21

2.1 Tổ chức hoạt động quản lí công tác văn thư tại Trường Đại học Nội

vụ Hà Nội 212.1.1 Nhận thức của lãnh đạo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội về côngtác văn thư 212.1.2 Tổ chức bộ phận thực hiện công tác văn thư tại Trường Đại họcNội vụ Hà Nội 222.1.2.1 Căn cứ tổ chức bộ phận thức hiện công tác văn thư 222.1.2.2 Bố trí nhân sự thực hiện công tác văn thư 222.1.3 Công tác xây dựng, ban hành, phổ biến các văn bản quy địnhhướng dẫn về công tác văn thư tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 232.1.3.1 Xây dựng, ban hành các văn bản hướng dẫn về công tác văn thư .232.1.3.2 Tổ chức triển khai thực hiện các văn bản hướng dẫn về công tácvăn thư 24

2.1.4 Công tác thanh tra, kiểm tra, đánh giá công tác văn thư tại Trường

Đại học Nội vụ Hà Nội 24

2.2 Tổ chức thực hiện hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 25

2.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 25

2.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản 28

2.2.2.1 Tổ chức quản lý văn bản đi 28

2.2.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 32

2.2.3 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 39

2.2.4 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 41

2.2.5 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư 45

2.3 Đánh giá chung về công tác văn thư tại Trường ĐHNVHN 46

2.3.1 Ưu điểm 46

2.3.2 Hạn chế 49

2.3.3 Nguyên nhân 52

TIỂU KẾT CHƯƠNG 2 53

Chương 3 MỘT SỐ ĐỀ XUẤT VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 54

3.1 Nhóm giải pháp về tổ chức quản lý 54

3.1.1 Kiện toàn tổ chức bộ phận văn thư Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 54 3.1.2 Tổ chức lớp bồi dưỡng nhằm nâng cao nhận thức cho cán bộ công chức, viên chức 55

3.1.3 Hoàn chỉnh hệ thống văn bản quy định và hướng dẫn công tác văn thư tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 55

3.1.4 Tăng cường đôn đốc, kiểm tra, theo dõi, xử lý vi phạm và khen thưởng thường xuyên về công tác văn thư 56

3.2 Nhóm giải pháp về cơ sở vật chất, kinh phí 57

3.3 Nhóm giải pháp về nghiệp vụ 58

3.3.1 Nâng cao chất lượng việc soạn thảo và ban hành văn bản 58

3.3.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản 58

3.3.3 Nâng cao hiệu quả của việc quản lý và sử dụng con dấu 58

3.3.4 Tổ chức lập hồ sơ mà nộp lưu vào lưu trữ cơ quan 58

TIỂU KẾT CHƯƠNG 3 59

PHẦN KẾT LUẬN 60

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 62 PHẦN PHỤ LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài

Như chúng ta đã biết, công tác văn thư có ý nghĩa hết sức quan trọng, là

công tác thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý của cơ quan,

tổ chức Mọi văn bản giấy tờ đều tập trung vào đầu mối bộ phận văn thư đểquản lý được thống nhất và sử dụng có hiệu quả Do đó công tác văn thư làcánh tay đắc lực giúp lãnh đạo nắm bắt được tình hình hoạt động của cơ quan.Hiệu quả quản lý của các cơ quan, tổ chức một phần phụ thuộc vào công tácvăn thư có làm tốt hay không, do đó công tác văn thư ngày càng được quantâm hơn Đặc biệt trong công cuộc cải cách hành chính Nhà nước hiện naycông tác văn thư đang là một trong những trọng tâm được đổi mới Công tácvăn thư là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý, công tác văn thư gắn liềnvới hoạt động của cơ quan và có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng côngviệc của cơ quan Nội dung của công tác văn thư gồm: soạn thảo và ban hànhvăn bản; quản lý và giải quyết văn bản; quản lý và sử dụng con dấu; lập hồ sơ

và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội công tác văn thư được xác định làmột hoạt động quan trọng trong bộ máy quản lý Tất cả các hoạt động củaTrường có văn bản giấy tờ đều liên quan đến công tác văn thư Với sự pháttriển của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội qua các thời kì cho đến nay thì côngtác văn thư đã đạt được rất nhiều thành tựu quan trọng nhưng bên cạnh đó vẫntồn tại một số hạn chế, bất cập làm ảnh hưởng không nhỏ tới quá trình hoạtđộng của Trường Từ những lý do trên, với mong muốn nâng cao hiệu quả

công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tác giả lựa chọn “Công tác văn thư tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội” làm đề tài khóa luận của

mình

2.Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Công tác văn thư không phải là một vấn đề mới mà đang dành được sự

quan tâm nghiên cứu nhằm mục đích hoàn thiện hệ thống cơ quan quản lýcũng như phát triển các nghiệp vụ của công tác này Nhiều công trình nghiêncứu ở quy mô khác nhau đã góp phần quan trọng cả về cơ sở lý luận và thựctiễn Trong đó những công trình liên quan đến khóa luận của tác giả đã tổnghợp bao gồm:

Về cơ sở lý luận, công tác văn thư đã được đề cập đến trong một sốsách giáo trình, sách chuyên khảo như:

“Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của PGS Vương Đình

Quyền, Nhà xuất bản Quốc gia Hà Nội, năm 2011;

Từ điển “Giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ” của PGS.TS Dương

Văn Khảm, Nhà xuất bản Văn hóa Thông tin, năm 2011;

“Giáo trình văn thư” của PGS.TS Triệu Văn Cường, Nhà xuất bản Lao

động, năm 2016 Tuy nhiên các công trình nghiên cứu khoa học và các sáchchuyên khảo chỉ nghiên cứu về công tác văn thư dưới góc độ lý luận chung,

áp dụng đối với tất cả các loại hình cơ quan, tổ chức còn việc nghiên cứu lýluận về công tác văn thư cho các loại hình cơ quan riêng biệt thì còn rất ít

Bên cạnh những hệ thống lý luận về công tác văn thư còn phải kể đếncác công trình nghiên cứu của các chuyên gia về công tác văn thư, các Báocáo khoa học, Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Khoa Lưu trữ học và Quảntrị Văn phòng Trường Đại học Xã hội và Nhân văn hiện đang được bảo quảntại phòng tư liệu của Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng Các khóa luậntốt nghiệp nghiên cứu về công tác văn thư hầu hết thường nghiên cứu về côngtác văn thư ở loại hình cơ quan hành chính sự nghiệp như:

Tác giả Chu Hồng Phương, sinh viên khóa 49-BQP niên khóa

2005-2009 với đề tài khóa luận “Quản lý giải quyết văn bản và lập hồ sơ hiện hành tại Quân khu 4”;

Tác giả Mai Thị Thu Huyền, sinh viên khóa QH-2006-X (năm 2010)

với đề tài khóa luận “Thực trạng công tác văn thư ở UBND Huyện Hậu Lộc,

Tỉnh Thanh Hóa”;

Tác giả Lương Thị Hiền, sinh viên khóa QH-2008-X (năm 2012) với đề

tài khóa luận “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Tổng liên đoàn Lao động Việt Nam”;

Tác giả Cao Thị Thu, sinh viên khóa QH-2009-X (năm 2013) với đề tài

khóa luận “Xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ cơ quan Bộ Lao Động-Thương binh và Xã hội”.

Qua khảo sát các nguồn tài liệu trên cho thấy hầu hết các công trình,bài viết chỉ tập trung vào một số chủ đề chủ yếu như lý luận và thực tiễn côngtác văn thư, nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại một cơ quan tổ chức cụthể mà chưa có đề tài nào tiến hành đi sâu khảo sát, nghiên cứu công tác vănthư tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Có thể nói, kết quả nghiên cứu củacác công trình trên đây là nguồn tài liệu tham khảo quý báu, cung cấp cái nhìntổng quan về tình hình công tác văn thư tại Việt Nam nói chung và một số cơquan, tổ chức nói riêng Đề tài của tác giả có kế thừa kết quả nghiên cứu củacác công trình nói trên nhưng không trùng lặp

3.Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Một là, hệ thống một số vấn đề lý luận chung về công tác văn thư vàvai trò của công tác văn thư đối với hoạt động của Trường Đại học Nội vụ HàNội;

Hai là, khảo sát và đánh giá tình hình thực tế công tác văn thư tạiTrường Đại học Nội vụ Hà Nội;

Ba là, thông qua việc đánh giá những ưu điểm, hạn chế của công tácvăn thư tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đề xuất một số giải pháp nhằmnâng cao hiệu quả công tác văn thư tại các trường đại học nói chung vàtrường Đại học Nội vụ Hà Nội nói riêng

4.Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện mục tiêu nói trên, đề tài tập trung giải quyết những nhiệm

vụ sau:

Một là, hệ thống và phân tích một số vấn đề lý luận chung về công tácvăn thư;

Hai là, nghiên cứu những quy định của Nhà nước về công tác văn thư;

Ba là, tổ chức điều tra, khảo sát thực trạng công tác văn thư tại TrườngĐại học Nội vụ Hà Nội để đánh giá, phân tích ưu điểm, hạn chế của công tácnày;

Bốn là, trên cơ sở nghiên cứu lý luận, quy chế pháp lý và khảo sát thực

tế, tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thưtại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

5.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.

5.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của khóa luận là công tác văn thư tại Trường Đạihọc Nội vụ Hà Nội, cụ thể là tình hình tổ chức công tác văn thư và các nghiệp

vụ trong công tác văn thư

Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư của Trường Đại họcNội vụ Hà Nội

6.Phương pháp nghiên cứu của đề tài

Trong quá trình nghiên cứu, tác giả đã sử dụng các phương pháp sau:

Phương pháp điều tra, khảo sát: qua quá trình thực tập tại Trường Đại

học Nội vụ Hà Nội tác giả đã có cơ hội trực tiếp soạn thảo các văn bản hànhchính tại đây, khảo sát thực trạng công tác văn thư của Trường Đại học Nội

vụ Hà Nội, được tham khảo các loại văn bản hướng dẫn chỉ đạo nghiệp vụ

văn thư của Nhà nước nói chung và văn bản chỉ đạo công tác văn thư củaTrường nói riêng, đồng thời tiếp cận các khâu trong nghiệp vụ văn thư để có

sự đánh giá về thực trạng tình hình công tác văn thư của Trường Đại học Nội

vụ Hà Nội

Phương pháp phân tích: từ quá trình khảo sát cùng với các loại tài liệu

thu thập được tác giả đã tiến hành nghiên cứu, phân tích cụ thể các khâunghiệp vụ văn thư dựa trên tình hình thực tế công tác văn thư của Trường Đạihọc Nội vụ Hà Nội để hiểu được bản chất của đối tượng nghiên cứu, từ đóđưa ra kết luận

Phương pháp tổng hợp: từ những kết quả phân tích từng vấn đề, tôi đã

tổng hợp lại để có cái nhìn khách quan nhất về đối tượng nghiên cứu là côngtác văn thư Phân tích và tổng hợp là hai quá trình ngược nhau nhưng lại bổsung cho nhau để đưa kết quả nghiên cứu tốt nhất

Phương pháp so sánh: ngoài nguồn tài liệu đã thu thập được tại Trường

Đại học Nội vụ Hà Nội tôi còn tham khảo thêm các nguồn tài liệu của TrườngĐại học Xã Hội và Nhân văn để có sự so sánh, đối chiếu khách quan nhất

Ngoài các phương pháp trên, trong quá trình nghiên cứu đề tài, tác giảcòn sử dụng kết hợp một số phương pháp khác như: mô tả, phỏng vấn

7.Kết cấu của khóa luận

Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, phần nội dung chính của đề tàiđược bố cục thành 3 chương:

Chương 1: Lý luận chung về công tác văn thư và vai trò của công tác văn thư đối với hoạt động của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Trong chương này, tác giả nghiên cứu về những vấn đề lý luận chungnhất về công tác văn thư, vai trò của công tác văn thư trong hoạt động củaTrường Đại học Nội vụ Hà Nội Từ đó làm rõ được cơ sở khoa học và sự cầnthiết của công tác văn thư trong hoạt động của Trường ĐHNVHN

Chương 2: Thực trạng của công tác văn thư tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Với những thông tin thu thập được, tác giả tập trung mô tả thực trạngcông tác văn thư tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: Công tác tổ chức bộphận phụ trách công tác văn thư; Công tác xây dựng, ban hành, phổ biến cácvăn bản quy định hướng dẫn về công tác văn thư; Công tác thanh tra, kiểmtra, đánh giá công tác văn thư; Tình hình tổ chức hoạt động nghiệp vụ côngtác văn thư như soạn thảo và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyếtvăn bản, tổ chức quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưutrữ cơ quan Qua đó, tác giả đánh giá ưu điểm, hạn chế còn tồn tại làm cơ sở

để đề xuất các giải pháp tại chương 3

Chương 3: Một số đề xuất và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Từ kết quả nghiên cứu ở chương 1 và 2 (căn cứ vào cơ sở khoa học và

cơ sở thực tiễn công tác văn thư tại Trường ĐHNVHN), tác giả đánh giáchung về công tác văn thư đề xuất một số giải pháp tổng thể nhằm nâng caohiệu quả công tác văn thư tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội như: Nhóm giảipháp về tổ chức quản lý; Nhóm giải pháp về cơ sở vật chất, kinh phí; Nhómgiải pháp về nghiệp vụ Trong các giải pháp tổng thể nêu trên, tác giả đề xuấtcác giải pháp cụ thể như: Kiện toàn tổ chức bộ phận văn thư; Tổ chức lớp bồidưỡng nhằm nâng cao nhận thức cho CBCC; Hoàn chỉnh về hệ thống văn bảnquy định và hướng dẫn công tác văn thư; Tăng cường đôn đốc, kiểm tra, theodõi, xử lý vi phạm và khen thưởng thường xuyên về công tác văn thư; Nângcao chất lượng việc soạn thảo và ban hành văn; Tổ chức quản lý và giải quyếtvăn bản; Nâng cao hiệu quả của việc quản lý và sử dụng con dấu; Tổ chức lập

hồ sơ mà nộp lưu vào lưu trữ cơ quan

Trong quá trình thực hiện đề tài khóa luận, tác giả đã nhận được sự giúp

đỡ hết sức tận tình của các ông, bà Phòng Hành chính - Tổng hợp đặc biệt là các

cán bộ văn thư Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã cung cấp thông tin, số liệuthực tiễn phản ánh công tác văn thư tại Trường ĐHNVHN

Qua đây, tác giả cũng xin trân trọng cảm ơn các thầy cô giáo trong KhoaVăn thư - Lưu trữ Trường ĐHNVHN đã truyền thụ kiến thức khoa học về côngtác văn thư để tác giả có kiến thức lý luận chung nhất về công tác văn thư

Đặc biệt, tác giả xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Thạc sĩ Nguyễn ThịHồng là người hướng dẫn khoa học đã giúp tác giả lựa chọn và tổ chức thực hiện

đề tài

Bên cạnh những thuận lợi, tác giả đã gặp những khó khăn nhất địnhtrong quá trình khảo sát, thu thập thông tin như trình độ nhận thức và thờigian khảo sát còn hạn chế nên chưa tiếp cận được hết một số quy trình nghiệp

vụ công tác văn thư Với những khó khăn nêu trên khóa luận không thể tránhkhỏi một số thiếu sót nhất định Vì vậy, tác giả rất mong nhận được sự chỉbảo, góp ý của các thầy, cô giáo để khóa luận hoàn thiện hơn

Hà Nội, ngày 19 tháng 4 năm 2017

Sinh viên

Đinh Thu Anh

PHẦN NỘI DUNG Chương 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI

HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 1.1 Lý luận chung về công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư

Trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức hiện nay, trên mọi lĩnh vực,các công việc từ chỉ đạo đến điều hành, quyết định, thi hành đều bằng vănbản Văn bản là phương tiện quan trọng và cần thiết trong hoạt động quản lýnhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả công tác của cơquan

Công tác văn thư có chức năng đảm bảo thông tin bằng văn bản chohoạt động quản lý, phục vụ cho lãnh đạo trong việc chỉ đạo, điều hành, quản

lý các công việc của cơ quan, tổ chức

Khái niệm công tác văn thư đã được đề cập rất nhiều trong các tài liệutrong nước và ngoài nước Ở Việt Nam, khái niệm công tác văn thư đã đượccác nhà nghiên cứu đề cập đến rất nhiều trong các cuốn sách giáo trình, sách

chuyên khảo về công tác văn thư - lưu trữ Trong cuốn sách “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của PGS Vương Đình Quyền, Nhà xuất bản

Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2011 đã định nghĩa công tác văn thư “là kháiniệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành vănbản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảocho hoạt đông quản lý của các cơ quan, tổ chức”[12,8] Trong cuốn Từ điển

“Giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ” của PGS.TS Dương Văn Khảm, Nhà

xuất bản Văn hóa Thông tin, năm 2011 công tác văn thư đã được định nghĩa

“là toàn bộ các quy trình quản lý nhà nước và quản lý nghiệp vụ công tác vănbản giấy tờ”[11,8] Tại Khoản 2, Điều 1 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP

ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định về công tác văn thư “baogồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệukhác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý

và sử dụng con dấu trong công tác văn thư”[8,1]

Các khái niệm nói trên tuy có nhiều điểm khác biệt nhưng đều thốngnhất ở nội hàm của công tác văn thư là hoạt động liên quan đến văn bản vàcon dấu trong cơ quan, tổ chức nên để thống nhất ta sẽ sử dụng khái niệmđược nêu tại Khoản 2, Điều 1 của văn bản hợp nhất 01/VBHN-BNV ngày 25tháng 2 năm 2014 của Bộ Nội vụ về Nghị định công tác văn thư quy địnhcông tác văn thư “bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản;quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các

cơ quan, tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư”[6,1]

1.1.2 Nội dung CTVT

Công tác văn thư là công tác đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạtđộng quản lý, công tác văn thư bao gồm những nội dung sau đây:

- Soạn thảo văn bản, ban hành văn bản;

- Quản lý và giải quyết văn bản;

- Quản lý và sử dụng con dấu;

- Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan[14,13]

1.1.3 Trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.

1.1.3.1 Trách nhiệm của Lãnh đạo Trường

Lãnh đạo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cụ thể là Hiệu trưởng làngười chịu trách nhiệm quản lý công tác văn thư trong phạm vi Trường và chỉđạo nghiệp vụ công tác văn thư ở các đơn vị, phòng ban, trung tâm và các đơnvị trực thuộc Trường

Lãnh đạo Trường có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời và chính

xác các văn bản đến Trường ĐHNVHN Lãnh đạo Trường sẽ xem xét, cho ýkiến và phân phối việc giải quyết văn bản cho đơn vị hoặc cán bộ chuyên môntrong Trường và chịu trách nhiệm chung về việc giải quyết văn bản đó Đốivới việc soạn thảo và ban hành văn bản thì Lãnh đạo Trường cũng tham giavào việc soạn thảo, duyệt văn bản và kiểm tra việc chấp hành quy định vềcông tác văn thư trong Trường.

Các văn bản quan trọng sẽ được Lãnh đạo Trường kí để ban hành Lãnhđạo Trường sẽ giao cho cấp phó kí thay những văn bản thuộc phạm vi lĩnhvực công tác của cấp phó phụ trách hoặc giao cho Trưởng phòng Hành chính– Tổng hợp của Trường kí thừa lệnh những văn bản có nội dung không quantrọng

1.1.3.2 Trách nhiệm của Trưởng phòng Hành chính-Tổng hợp

Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp là người được Lãnh đạo TrườngĐHNVHN ủy quyền tổ chức và quản lý CTVT tại Trường có trách nhiệm:

- Tham mưu cho Lãnh đạo Trường trong việc thực hiện CTVT: tham

mưu cho Lãnh đạo Trường ban hành các văn bản hướng dẫn chỉ đạo về CTVT

và trực tiếp chỉ đạo, hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra và đôn đốc các cá nhân, bộphận và đơn vị thực hiện các quy định về CTVT (công tác soạn thảo và banhành VB, công tác quản lý và sử dụng con dấu, công tác lập hồ sơ và giao nộp

hồ sơ vào lưu trữ)

- Tham mưu cho Lãnh đạo Trường trong quyền hạn của mình, quyết

định các hoạt động và cấp kinh phí cho các hoạt động của CTVT gồm: cơ sởvật chất, trang thiết bị, áp dụng khoa học- kĩ thuật, các phương tiện hiện đại

và công nghệ thông tin, bồi dưỡng và đào tạo cán bộ làm CTVT chuyên trách

và cán bộ liên quan đến CTVT

- Xem xét và chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Trường và trước pháp

luật về thể thức, kĩ thuật trình bày và thủ tục ban hành VB

- Kí thừa lệnh các VB theo sự ủy quyền của Lãnh đạo Trường, thực

hiện các nhiệm vụ khác liên quan đến CTVT do Lãnh đạo Trường phân công.

1.1.3.3 Trách nhiệm của Trưởng đơn vị

Trưởng đơn vị là người chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Trường vềtoàn bộ nội dung CTVT của đơn vị mình đồng thời là người trực tiếp chỉ đạo,đôn đốc và kiểm tra cán bộ, nhân viên của đơn vị mình thực hiện tốt cácnhiệm vụ quản lý VB, tài liệu của đơn vị Cụ thể:

- Tổ chức giải quyết VB và đôn đốc việc giải quyết các VB đến thuộc

đơn vị mình

- Tổ chức soạn thảo VB thuộc trách nhiệm của đơn vị và chịu trách

nhiệm trước Lãnh đạo Trường và trước pháp luật về nội dung văn bản do đơnvị mình soạn thảo

- Chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ của đơn vị mình và thực

hiện các nhiệm vụ khác liên quan đến CTVT do Lãnh đạo Trường phân công

1.1.3.4 Trách nhiệm của cán bộ công chức, viên chức

Theo quy định của pháp luật tất cả các cán bộ công chức, viên chức củaTrường Đại học Nội vụ Hà Nội phải thực hiện đầy đủ và nghiêm túc nhữngnội dung của CTVT có liên quan đến công việc của cá nhân mình Cụ thể:

- Tham gia soạn thảo văn bản liên quan đến lĩnh vực mình được phân

công, phụ trách theo sự phân công của người có thẩm quyền

- Tiếp nhận và giải quyết kịp thời, đúng quy định các VB đến thuộc

chức trách, nhiệm vụ của mình và phối hợp với các đơn vị khác giải quyết VBđúng thời gian quy định

- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định

của pháp luật

- Thực hiện nghiêm túc mọi quy định cụ thể về CTVT của nhà nước và

cơ quan đã ban hành và đảm bảo giữ gìn bí mật, an toàn VB tài liệu của cơquan đơn vị

- Thực hiện nghiêm túc các quy định cụ thể trong quy chế văn thư - lưu

trữ của Trường ĐHNVHN.

1.1.3.5 Trách nhiệm của văn thư

Văn thư Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có trách nhiệm tham mưu giúpTrưởng phòng Hành chính – Tổng hợp tổ chức và quản lý CTVT trongTrường và tham gia soạn thảo các quy định của cơ quan về tổ chức và quản lýCTVT; Tham gia giúp Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp triển khai thựchiện các quy định của nhà nước và quyết định của Lãnh đạo Trường vềCTVT; trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ cụ thể của công tác văn thư như:

Quản lý và giải quyết văn bản đến:

- Tiếp nhận, đăng kí VB đến.

- Trình, chuyển giao VB đến cho các đơn vị, cá nhân.

- Giúp Trưởng phòng HC - TH theo dõi, đôn đốc việc giải quyết VB đến.

Quản lý văn bản đi:

- Tiếp nhận các dự thảo VB, trình người có thẩm quyền kí, ban hành

- Kiểm tra thể thức và kĩ thuật trình bày VB; ghi số, ngày tháng trong VB

- Đăng kí VB đi; nhân bản VB, đóng dấu và làm thủ tục phát hành;

theo dõi việc chuyển phát VB đi

- Lưu VB đi (sắp xếp bảo quản, phục tra cứu sử dụng VB lưu).

Quản lí và sử dụng con dấu: văn thư sẽ giúp Lãnh đạo Trường quản lí

và sử dụng con dấu theo đúng quy định của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

và pháp luật

Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan:

- Giúp cấp trên lập kế hoạch và theo dõi, đôn đốc công tác lập hồ sơ và

giao nộp hồ sơ vào lưu trữ

- Lập hồ sơ những việc mình được phân công phụ trách (tập lưu VB đi).

- Giúp Lãnh đạo Trường quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định.

- Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng kí và quản lý VB.

- Làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ nhân viên

trong cơ quan theo đúng quy định.

1.2 Vai trò của công tác văn thư đối với hoạt động của Trường ĐHNVHN

1.2.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.2.1.1 Vị trí của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục Đại học công lậpthuộc hệ thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ có chức năng: Tổchức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ Đại học và sau Đại họctrong lĩnh vực công tác nội vụ và các ngành nghề khác có liên quan; hợp tácquốc tế; nghiên cứu khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ khoa học côngnghệ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là đơn vị sự nghiêp có thu, có tư cáchpháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng tại kho bạc nhà nước và ngân hàng

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặt trụ sở chính tại thành phố Hà Nội(Số 36, Đường Xuân La, Phường Xuân La, Quận Tây Hồ, Hà Nội)

1.2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Theo Quyết định số 347/QĐ-BNV ngày 19 tháng 4 năm 2012 của BộNội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức củaTrường Đại học Nội vụ Hà Nội thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu sau:

- Xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển Trường qua từnggiai đoạn, kế hoạch hoạt động hàng năm

- Tổ chức đào tạo nguồn nhân lực có trình độ Đại học và sau Đại họccác ngành, lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ và các ngành nghề kháctheo nhu cầu của xã hội khi được các cơ quan có thẩm quyền cho phép

- Xây dựng và triển khai các chương trình bồi dưỡng chuyên mônnghiệp vụ đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế

- Cấp, xác nhận văn bằng, chứng chỉ theo thẩm quyền.

- Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảngviên của trường đủ về số lượng, cân đối về cơ cấu trình độ, cơ cấu ngànhnghề, cơ cấu độ tuổi và giới, đạt chuẩn về trình độ được đào tạo; tham gia vàoquá trình điều động của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đối với nhàgiáo, cán bộ, nhân viên

- Tuyển sinh và quản lý người học

- Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực theo quy định của phápluật; sử dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế đầu tư xây dựng cơ sở vật chấtcủa Trường, mở rộng sản xuất, kinh doanh và chỉ cho các hoạt động giáo dụctheo quy định của pháp luật

- Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật theo đúng yêu cầu chuẩn hóa, hiệnđại hóa

- Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liệu, trang thiết bị dạy – học phục

vụ các nghành đào tạo của trường và nhu cầu xã hội

- Phối hợp với gia đình người học, các tổ chức, cá nhân trong hoạtđộng giáo dục và đào tạo

- Tổ chức cho công chức, viên chức và người học tham gia các hoạtđộng xã hội phù hợp với ngành nghề đào tạo và nhu cầu của xã hội

- Tự đánh giá chất lượng giáo dục và chịu sự kiểm định chất lượnggiáo dục của cơ quan có thẩm quyền; xây dựng và phát triển hệ thống đảmbảo chất lượng của nhà trường; tăng cường các điều kiện đảm bảo chất lượng

và không ngừng nâng cao chất lượng đào tạo của nhà trường

- Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ; ứng dụng, phát triển vàchuyển giao công nghệ; tham gia giải quyết những vấn đề về kinh tế - xã hộicủa địa phương và đất nước; thực hiện dịch vụ khoa học, sản xuất kinh doanhtheo quy định của pháp luật

- Liên kết với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao,

y tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạovới sử dụng, phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội, bổ sung nguồn tàichính cho nhà trường.

- Xây dựng, quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu về đội ngũ công chứcviên chức, các hoạt động đào tạo, khoa học công nghệ và hợp tác quốc tế củanhà trường, về quá trình học tập và phát triển sau tốt nghiệp của người học;tham gia dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong lĩnh vực đào tạo của Trường

- Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ; chuyển giao, chuyển nhượng kếtquả hoạt động khoa học và công nghệ, công bố kết quả hoạt động khoa học vàcông nghệ; bảo vệ lợi ích của Nhà nước và xã hội, quyền và lợi ích hợp phápcủa cá nhân trong hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ của Nhà Trường

- Được Nhà nước giao hoặc cho thuê cơ sở vật chất; được miễn giảmthuế, vay tín dụng theo quy định của pháp luật

- Chấp hành pháp luật về giáo dục; thực hiện xã hội hóa giáo dục

- Giữ gìn, phát triển di sản và bản sắc văn hóa dân tộc

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật và Quy chếlàm việc của Bộ Nội vụ

- Tổ chức thực hiện hoạt động hợp tác quốc tế theo quy định của phápluật

- Thực hiện chế độ báo cáo Bộ Nội vụ và các cơ quan quản lý nhànước về hoạt động của Trường theo quy định của pháp luật

- Thực hiện nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao

1.2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Ban giám hiệu, gồm: Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng

- Hội đồng khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác

- Các phòng chức năng:

Phòng Quản lý đào tạo

Phòng Tổ chức cán bộ

Phòng Hành chính – Tổng hợp

Phòng Kế hoạch – Tài chính

Phòng Quản trị - Thiết bị

Phòng Khảo thí và bảo đảm chất lượng

Phòng Quản lý khoa học và sau đại học

Phòng Hợp tác quốc tế

Phòng Công tác sinh viên

- Các khoa:

Khoa Văn thư – lưu trữ

Khoa Quản trị văn phòng

Khoa Văn hóa – Thông tin và xã hội

Khoa Nhà nước và pháp luật

Khoa Tổ chức quản lý nhân lực

Khoa Hành chính học

Khoa Khoa học Chính trị

Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng

Khoa Tổ chức xây dựng chính quyền

- Các tổ chức khoa học – công nghệ và dịch vụ:

Viện Nghiên cứu và phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Trung tâm Tin học

Trung tâm Ngoại ngữ

Trung tâm Thông tin Thư viện

Tạp chí Đại học Nội vụ

Ban Quản lý ký túc xá

- Các cơ sở đào tạo trực thuộc:

Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng và dạy nghề

Cơ sở Trường Đại học Nội vụ tại Miền Trung

Cơ sở Trường Đại học Nội vụ tại thành phố Hồ Chí Minh

- Đảng Bộ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Công đoàn trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Các tổ chức đoàn thể và tổ chức xã hội khác

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (Phụ lục số 01)

1.2.2 Nhiệm vụ của công tác văn thư tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Mục tiêu chung của công tác văn thư tại Trường Đại học Nội vụ HàNội là đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của Trường Hoạt động củaTrường tổ chức có hiệu quả hay không phụ thuộc chủ yếu vào công tác này

Công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội bao gồm toàn bộcác công việc liên quan đến văn bản như soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý

và tổ chức văn bản và tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động củaTrường; quản lý và sử dụng con dấu; lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơquan Lãnh đạo Trường chỉ đạo, quản lý, điều hành các công việc đều dựa vàovăn bản cho nên văn bản là phương tiện quan trọng và rất cần thiết trong hoạtđộng quản lý, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả công tác củaTrường Quá trình giải quyết công việc của Trường phụ thuộc nhiều vào khâutruyền đạt, xử lý các thông tin, soạn thảo văn bản, quản lý và giải quyết vănbản Do đó, chất lượng và hiệu quả công việc gắn liền với công tác văn thư,ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của Trường

Tuy nhiên, để hoạt động của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ngày càngphát triển thì các nghiệp vụ công tác văn thư của Trường cần đạt được nhữngnhiệm vụ cụ thể như sau:

- Soạn thảo và ban hành văn bản theo đúng nội dung, thể thức và kĩthuật trình bày văn bản;

- Quản lý và giải quyết văn bản đi - đến nhanh chóng, đúng thời hạn,đảm bảo đúng quy trình nghiệp vụ;

- Quản lý và sử dụng con dấu nghiêm túc, đúng theo quy định của phápluật;

- Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đầy đủ, đúng thời hạntheo quy định

1.2.3 Vai trò của công tác văn thư trong quá trình hoạt động của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.2.3.1 Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Trong hoạt động quản lý của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thì côngtác văn thư có một vai trò hết sức quan trọng Sự hình thành công tác văn thưtrong hoạt động của Trường là một tất yếu khi con người sử dụng văn bản làmphương tiện thông tin chủ yếu cho hoạt động quản lý Thông tin phục vụ chohoạt động quản lý của Trường có thể có nhiều loại hình và được cung cấp bởirất nhiều nguồn, đặc biệt nguồn thông tin được thể hiện dưới hình thức vănbản quản lý là nguồn thông tin chủ yếu và đáng tin cậy nhất bởi chúng liênquan chặt chẽ với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và chứa đựng đầy đủ cácyếu tố pháp lý

Nguồn thông tin văn bản này để đến được lãnh đạo, cán bộ, viên chứctrong Trường hoặc các cơ quan cấp trên hay cấp dưới đều phải qua các khâuxử lý của công tác văn thư như: soạn thảo, duyệt, kí văn bản, tiếp nhận, vào

Sổ đăng kí văn bản, chuyển giao, giải quyết văn bản… Điều này chứng tỏrằng công tác văn thư thực hiện chức năng đảm bảo thông tin cho hoạt độngquản lý và đó chính là nhiệm vụ cơ bản của công tác này

1.2.3.2 Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Trong hoạt động của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thì văn bản là căncứ chủ yếu để giải quyết công việc nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ củaTrường Do đó, hiệu suất và chất lượng công tác của cơ quan nói chung, của

từng cán bộ công chức viên chức nói riêng có quan hệ chặt chẽ với công tácvăn thư Nếu các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư làm tốt như tiếp nhận,chuyển giao, giải quyết văn bản được kịp thời và chính xác; soạn thảo văn bảnđảm bảo chất lượng; vào sổ văn bản đi- đến được rõ ràng; lập hồ sơ hợp lý;các quy định về quản lý văn bản được chấp hành nghiêm túc thì sẽ đảm bảothông tin văn bản đầy đủ, kịp thời và chính xác cho hoạt động quản lý củaTrường Đại học Nội vụ Hà Nội Do đó sẽ góp phần nâng cao chất lượng vàhiệu quả công tác của cơ quan Ngược lại nếu một khâu nào đó của công tácvăn thư không được xử lý tốt thì sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động quản lýcủa Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đặc biệt khi công tác văn thư được tinhọc hóa để thay thế cho phương pháp thủ công truyền thống thì chắc chănhiệu suất và chất lượng hoạt động quản lý của Trường sẽ được nâng cao rõrệt.

1.2.3.3 Công tác văn thư được làm tốt sẽ góp phần giữ gìn bí mật

1.2.3.4 Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ của Trường phát triển

Theo quy định, tài liệu hình thành trong hoạt động của Trường Đại họcNội vụ Hà Nội sau khi đã giải quyết xong, đối với những tài liệu còn có giá trịnghiên cứu, sử dụng thì cần lập hồ sơ và giao nộp vào lưu trữ cơ quan Vì

vậy, tài liệu trong giai đoạn văn thư là nguồn bổ sung chính cho lưu trữ cơquan Do đó giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ có liên quan chặt chẽvới nhau Muốn cho công tác lưu trữ được tiến hành thuận lợi thì cần phải làmtốt công tác văn thư Trước hết là làm tốt các khâu soạn thảo, ban hành vănbản, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan Nếu nhưvăn bản soạn thảo có nội dung chính xác, các thành phần thuộc thể thức vănbản được thể hiện đầy đủ và đúng đắn thì sẽ đảm bảo cho tài liệu lưu trữ có

độ chính xác cao Do đó sẽ góp phần nâng cao chất lượng của tài liệu lưu trữnói chung và tạo điều kiện thuận lợi cho việc nghiên cứu sử dụng

Nếu các văn bản có giá trị hình thành trong hoạt động của cơ quanđược lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ cơ quan đầy đủ, đúng hạn sẽtạo điều kiện để sớm đưa tài liệu phục vụ các yêu cầu nghiên cứu, sử dụngcủa Trường

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG

ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 2.1 Tổ chức hoạt động quản lí công tác văn thư tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.1.1 Nhận thức của lãnh đạo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

về công tác văn thư

Có nhiều suy nghĩ cho rằng, công tác văn thư chỉ là công việc sự vụ,giấy tờ, không quan trọng nên không ít người đánh giá không đúng đối vớinhững người làm công tác văn thư mà không biết được rằng họ là nhữngngười hy sinh thầm lặng Chúng ta cứ nhìn vào kết quả A, kết quả B củanhiều người mà quên mất rằng để đạt được những kết quả đó, có phần đónggóp không nhỏ của những người làm công tác văn thư Để văn bản đến đượcchuyển giao đúng thời gian, văn bản đi phát hành kịp thời, tài liệu lưu trữđược giữ gìn, bảo quản, hệ thống khoa học, thuận lợi cho việc tra cứu, cungcấp thông tin… thì những người làm công tác này luôn nỗ lực, tận tình, cẩnthận, chu đáo, miệt mài nhưng cũng không ít áp lực, khổ cực Thế nhưng,những đóng góp của họ lại chưa được ghi nhận xứng đáng và luôn chịu nhiềuthiệt thòi

Hơn nữa, đối với không ít người, công việc được giao đã giải quyếtxong là hết trách nhiệm mà chưa ý thức được rằng phải lập hồ sơ, quản lý đốivới những văn bản, tài liệu được hình thành và cũng không nghĩ rằng nhữngtài liệu hôm nay sẽ có giá trị cho mai sau nên chưa có ý thức trân trọng, bảo

vệ tài liệu những tài liệu đó Hiện nay, không ít tài liệu được hình thành tronghoạt động của các cơ quan, tổ chức được chất đống, bỏ trong bao tải, thùngcát ton…

Với tiền thân là Trường Trung học Văn thư - Lưu trữ trong những nămgần đây Lãnh đạo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã có sự quan tâm tới công

tác văn thư nhưng còn chưa sát sao Công tác văn thư của Trường Đại họcNội vụ Hà Nội từ các khâu nghiệp vụ như soạn thảo, ban hành văn bản; sựquản lý và tổ chức giải quyết văn bản; sự quản lý và sử dụng con dấu; việc lập

hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ vẫn còn một số hạn chế nhất định

2.1.2 Tổ chức bộ phận thực hiện công tác văn thư tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.1.2.1 Căn cứ tổ chức bộ phận thức hiện công tác văn thư

Để giúp Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức thực hiệncông tác văn thư của Trường, ngày 09 tháng 11 năm 2012, Hiệu trưởngTrường Đại học Nội vụ Hà Nội ban hành Quyết định số 983/QĐ - ĐHNV quyđịnh về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Phòng Hànhchính – Tổng hợp, một trong những nhiệm vụ của Phòng Hành chính – Tổnghợp là tổ chức thực hiện công tác văn thư tại Trường

Quyết định số 983/QĐ - ĐHNV quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính – Tổng hợp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội(Phụ lục số 2)

Theo Quyết định này, bộ phận văn thư – lưu trữ được giao nhiệm vụgiúp Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp trong việc thực hiện công tácvănthư – lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội với hai mảng công việc cơbản: công tác văn thư và công tác lưu trữ

2.1.2.2 Bố trí nhân sự thực hiện công tác văn thư

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội bố trí 02 nhân sự thuộc bộ phận văn thư

- lưu trữ thuộc phòng Hành chính - Tổng hợp phụ trách công tác văn thư-lưutrữ của Trường Cô Nguyễn Thị Thanh đã tốt nghiệp hệ đại học tại chứcngành Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng của Trường Đại học Khoa học Xãhội và Nhân văn Cô Hoàng Thị Thúy Lan đã tốt nghiệp Trường Cao đẳngVăn hóa Du lịch Hà Nội ngành Việt Nam học, học xong lớp bồi dưỡng ngắnhạn về nghiệp vụ văn thư – lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và

được cấp chứng chỉ văn thư – lưu trữ Mặ dù có một người làm văn thư củaTrường Đại học Nội vụ Hà Nội chưa được đào tạo đúng chuyên ngành vănthư lưu trữ nhưng có nhiều kinh nghiệm trong việc thực hiện các nghiệp vụvăn thư lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

2.1.3 Công tác xây dựng, ban hành, phổ biến các văn bản quy định hướng dẫn về công tác văn thư tại Trường Đại học Nội vụ

Một số văn bản quản lý nhà nước hướng dẫn cho công tác văn thư củaNhà nước đang được Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thực hiện như:

1.Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chínhphủ quy định về công tác văn thư;

2.Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 8 tháng 2 năm 2010 sửa đổi bổsung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm

2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

3.Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 1 tháng 7 năm 2016 của Chínhphủ về quản lý và sử dụng con dấu;

4.Văn bản hợp nhất 01/VBHN-BNV ngày 25 tháng 2 năm 2014 của BộNội vụ “Nghị định về công tác văn thư”;

5.Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 1 năm 2011 của Bộ Nội

vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

6.Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội

vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ

7.Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 năm 4 năm 2013 của Bộ Nội

vụ về việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan

có 23 điều quy định đầy đủ về các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư Quychế ra đời là căn cứ quan trọng để công tác văn thư tại Trường được tiến hànhchuẩn chỉnh, thống nhất

2.1.3.2 Tổ chức triển khai thực hiện các văn bản hướng dẫn

về công tác văn thư

Tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội việc tổ chức triển khai thực hiệncác văn bản hướng dẫn về công tác văn thư tương đối tốt Các khâu nghiệp vụcông tác văn thư từ soạn thảo và ban hành văn bản, quản lí văn bản đi - đến,quản lí sử dụng con dấu, tổ chức lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơquan được thực hiện đúng quy định của pháp luật hiện hành nhưng vẫn cònnhiều hạn chế do số lượng văn bản hướng dẫn về công tác văn thư như đã nêutrên là chưa đủ để triển khai thực hiện công tác văn thư một cách hiệu quảnhất

2.1.4 Công tác thanh tra, kiểm tra, đánh giá công tác văn thư tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Bộ Nội vụ là cơ quan chủ quản về công tác văn thư đã tiến hành thanhtra, kiểm tra, đánh giá về công tác văn thư tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2 năm/1 lần Bộ Nội vụ thanh tra, kiểm tra chủ yếu đối với các nghiệp vụ củacông tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội như ghi số, lưu, sắp xếp,

thống kê, tra tìm, lưu và nhận văn bản của Trường, các hồ sơ được lưu và nộplưu đã phản ánh đúng quá trình giải quyết công việc của Trường để nhắc nhở,xử lý vi phạm.

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội dù đã có sự quan tâm tới công tác vănthư nhưng vẫn chưa tổ chức thanh tra, kiểm tra, đánh giá đối với công tác nàydẫn đến việc một số khâu nghiệp vụ của công tác văn thư còn chưa được chútrọng đúng mức

2.2 Tổ chức thực hiện hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

Công tác soạn thảo văn bản của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đãđược chú trọng Căn cứ tính chất, nội dung và thẩm quyền ban hành văn bảncủa văn bản cần soạn thảo thì Hiệu trưởng sẽ giao cho một đơn vị hoặc một cánhân soạn thảo văn bản và được kiểm tra chặt chẽ theo một quy trình khoahọc, trình tự các bước có mối quan hệ logic

Tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chủ yếu ban hành các văn bản hànhchính thông thường: Quyết định, Công văn, Thông báo, Báo cáo, Tờ trình, Kếhoạch, Giấy mời, Phiếu gửi, Biên bản, Giấy giới thiệu.v trong giải quyết cáccông việc của mình Chính vì vậy, chủ thể ban hành, cá nhân, đơn vị soạnthảo phải đảm bảo trình tự thủ tục xây dựng và ban hành văn bản của TrườngĐại học Nội vụ Hà Nội là rất cần thiết và quan trọng Bởi vì, một mặt đảmbảo tính hợp pháp và pháp lý của văn bản, mặt khác đây là điều kiện quantrọng quyết đinh chất lượng của một văn bản Việc xác định trình tự, thủ tụccho việc soạn thảo, ban hành văn bản cho một cơ quan, tổ chức là tương đốikhó Tùy theo tính chất, nội dung và hiệu lực pháp lý của từng văn bản mà cóthể xây dựng một quy trình ban hành sao cho thích hợp

*Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội khi soạn thảo văn bản thực hiện chủ

yếu theo:

- Văn bản hợp nhất 01/VBHN-BNV ngày 25/02/2014 của Bộ Nội vụ

“Nghị định về công tác văn thư”;

- Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 của Bộ Nội vụ hướngdẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

- Quyết định số 1138/QĐ-ĐHNV ngày 6/11/2013 của Hiệu TrưởngTrường Đại học Nội vụ Hà Nội ban hành quy chế văn thư lưu trữ Trường Đạihọc Nội vụ Hà Nội

*Quy trình soạn thảo văn bản

Bước 1 Chuẩn bị soạn thảo

Phân công soạn thảo: căn cứ tính chất, nội dung của văn bản, chức năngnhiệm vụ của đơn vị cần soạn thảo Lãnh đạo Trường sẽ phân công cho đơn vịhoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản

Người soạn thảo văn bản sẽ có trách nhiệm xác định mục đích, tínhchất, nội dung của vấn đề cần soạn thảo; xác định tên loại, trích yếu nội dungcủa văn bản; nội dung, độ mật, khẩn của văn bản Khi xác định xong nhữngvấn đề đó thì người soạn thảo sẽ thu thập thông tin, lựa chọn thông tin có liênquan trực tiếp tới nội dung văn bản

Bước 2 Xây dựng bản thảo

Cán bộ chuyên viên căn cứ mục đích và thông tin đã thu thập liên quantrực tiếp đến nội dung văn bản để soạn thảo văn bản Khi soạn thảo văn bảnxong cán bộ chuyên viên sẽ kiểm tra về thể thức, kĩ thuật trình bày, mục đíchvăn bản có đáp ứng yêu cầu của vấn đề cần soạn thảo hay không

Đối với những văn bản quan trọng có liên quan trực tiếp đến nhiều đơnvị, cá nhân trong Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thì cán bộ chuyên môn sẽ đềxuất với Trưởng đơn vị soạn thảo tham mưu cho Lãnh đạo Trường tổ chứcviệc tham khảo ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan (Góp ý bằng vănbản; họp) Đơn vị chủ trì soạn thảo sẽ tổng hợp ý kiến để chỉnh sửa văn bản

cho phù hợp Ví dụ như đối với việc xây dựng quy chế văn thư lưu trữ củaTrường Đại học Nội vụ Hà Nội cán bộ chuyên môn sẽ đề xuất với Trưởngđơn vị soạn thảo tham mưu cho Lãnh đạo Trường tổ chức việc tham khảo ýkiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan(Góp ý bằng văn bản; họp) Đơn vịchủ trì soạn thảo sẽ tổng hợp ý kiến để chỉnh sửa văn bản cho phù hợp.

Bước 3 Trình duyệt bản thảo

- Sau khi cán bộ chuyên viên soạn thảo xong sẽ trình Trưởng đơn vịsoạn thảo xem xét và chịu trách nhiệm nội dung của văn bản trước Lãnh đạoTrường và trước pháp luật, nếu duyệt thì ký tắt vào phần sau của chữ cuốicùng nội dung bản thảo(./.) Trước khi trình Lãnh đạo Trường kí văn bảnTrưởng đơn vị đề xuất về mức độ khẩn, đối tượng nhận văn bản, các thông tinliên quan

- Trình Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp kiểm tra lần cuối và chịutrách nhiệm về thể thức, kĩ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản trướcLãnh đạo Trường và trước pháp luật, sau đó ký nháy vào vị trí cuối cùng ở

“Nơi nhận” Nếu bản thảo được đồng ý, Lãnh đạo Trường ký nháy vào gócbên trái của bản thảo, nếu không đồng ý thì cán bộ chuyên viên phải thảo lại

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội làm việc theo chế độ thủ trưởng nênLãnh đạo Trường sẽ có thẩm quyền duyệt và kí ban hành tất cả văn bản củaTrường Trong một số trường hợp Lãnh đạo Trường sẽ ủy quyền cán bộ phụtrách dưới mình một cấp kí thừa ủy quyền (TUQ) một số văn bản Việc kíthừa ủy quyền được quy định bằng (Giấy ủy quyền) và giới hạn trong mộtthời gian nhất định Bên cạnh đó Chánh văn phòng, Trưởng phòng Hànhchính Tổng hợp hoặc Trưởng đơn vị cũng có thể kí thừa lệnh (TL) một số vănbản thay cho Lãnh đạo Trường Việc giao ký thừa lệnh được quy định rõtrong Quy chế văn thư lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khi kí văn bản Lãnh đạo Trường sẽ kí bằng bút mực xanh để xác địnhbản gốc văn bản, khi trình kí văn bản cán bộ chuyên môn sẽ nộp hồ sơ trình kí

gồm các tài liệu có liên quan đến văn bản Nếu thấy cần bổ sung, sửa đổi bảnthảo đã được duyệt cán bộ chuyên môn soạn thảo văn bản sẽ trình lãnh đạoTrường quyết định Lần trình kí duyệt tiếp theo phải mang bản thảo có búttích bổ sung, sửa đổi lần trược để đối chiếu.

Bước 4 Hoàn thiện thể thức và làm thủ tục phát hành

Cán bộ chuyên môn sẽ hoàn thiện bản thảo và trình kí ban hành vănbản chính thức Sau đó văn thư sẽ ghi số, ngày tháng văn bản, nhân bản vănbản theo số lượng được quy định, đóng dấu và làm thủ tục phát hành văn bản.Cuối cùng bản gốc sẽ được văn thư sẽ lưu 01 bản tại văn thư, đơn vị soạn thảo

sẽ lưu 01 bản chính

2.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản

Số lượng văn bản đi-đến của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giai đoạn 2011-2016:

2.2.2.1 Tổ chức quản lý văn bản đi

* Quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi

Bước 1 Kiểm tra thể thức và kĩ thuật trình bày; ghi số và ngày,

tháng, năm của văn bản

- Trước khi văn bản được phát hành, văn thư sẽ có trách nhiệm kiểmtra về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản để văn bản khi ban hành đảm bảođúng thể thức và kĩ thuật trình bày, nếu phát hiện sai xót thì văn thư sẽ báovới Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp xem xét, giải quyết Các văn bảnkhông đảm bảo về thể thức và kĩ thuật trình bày sẽ phải sửa lại trước khi banhành văn bản

Việc kiểm tra thể thức và kĩ thuật trình bày của Trường Đại học Nội vụ

Hà Nội được tiến hành theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản đối với văn bản hànhchính và theo quy định của ngành đối với các văn bản chuyên ngành

- Ghi số, ngày tháng, năm văn bản là yêu cầu bắt buộc đối với tất cảcác văn bản đi của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Văn thư quản lý thốngnhất việc ghi số văn bản, tất cả văn bản được ghi số theo hệ thống số chungcủa Trường Việc ghi số, kí hiệu của văn bản được văn thư thực hiện theoThông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn về thể thức và kĩthuật trình bày văn bản đối với văn bản hành chính Ngày tháng năm văn bảnchính là ngày tháng năm mà văn bản đó được ban hành

Bước 2 Đăng kí văn bản đi

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thực hiện việc Đăng ký văn bản đi chủyếu bằng cơ sở dữ liệu đăng kí văn bản trên máy tính

Cơ sở dữ liệu đăng kí văn bản đi

Bước 3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

Văn bản đi của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội được nhân bản theođúng số lượng văn bản ban hành được xác định ở phần Nơi nhận của văn bảntheo đúng thời gian quy định Còn đối với văn bản mật việc nhân bản đượcthực hiện đúng theo Khoản 1, Điều 8, Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ

độ khẩn mật được văn thư Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thực hiện theo cácvăn bản hướng dẫn của Nhà nước.

Bước 4 Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Qua thực tế khảo sát, văn thư làm thủ tục phát hành văn bản theo đúngquy định của Nhà nước gồm: lựa chọn bì, trình bày bì và viết bì, vào bì và dánbì

Văn thư sẽ dựa theo số lượng văn bản đi nhiều hay ít và độ dày của vănbản mà lựa chọn bì thích hợp Khi trình bày bì không viết tắt những từ khôngthông dụng, không xuống dòng tùy tiện và không dùng phong bì hẹp hoặc quámỏng Khi đưa văn bản vào bì và dán bì thì tùy theo số lượng và độ dày vănbản để lựa chọn cách gấp văn bản đưa vào bì, khi gấp văn bản cầ lưu ý để mặtchữ vào trong, không làm nhàu văn bản Đối với văn bản có dấu hiệu “Khẩn”,

“Thượng khẩn”, “Hỏa tốc’’(Hỏa tốc hẹn giờ) thì ngoài bì đóng dấu chỉ mức

độ khẩn như trong văn bản Đối với văn bản “Mật’’ và “Tối mật” thì làm một

bì và ngoài bì đóng dấu kí hiệu mức độ mật Văn bản Tuyệt mật văn thư sẽlàm hai bì:

Bì trong sẽ ghi rõ số, kí hiệu của văn bản, tên người nhận, đóng dấu

“Tuyệt mật” Nếu là tài liệu gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết thìđóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”.Bì ngoài ghi như gửi văn bảnthường

Đối với việc chuyển phát văn bản đi thì văn bản sau khi có chữ kí, đượcđóng dấu, ghi số, kí hiệu, ngày tháng và đăng kí vào số phải được gửi ngayđến các đối tượng có liên quan đến văn bản Việc chuyển phát văn bản củaTrường Đại học Nội vụ Hà Nội được thực hiện ngay trong ngày văn bản được

kí, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo, văn thư sẽ lập sổ chuyển giaovăn bản, khi đi chuyển giao văn bản thì người nhận văn bản sẽ ghi ngày nhậnđược văn bản và kí nhận văn bản vào cột kí nhận; Trường hợp gửi qua fax,

email… thì văn thư gửi bản chính ngay sau đó.

Văn thư là người chịu trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đicủa Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Theo yêu cầu của người có thẩm quyền

ký ban hành văn bản văn thư sẽ lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phátvăn bản đi Đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản sẽ xác định những văn bản

đi cần lập Phiếu gửi để trình người có thẩm quyền ký ban hành văn bản quyếtđịnh Đối với những văn bản có đóng dấu “Tài liệu thu hồi” văn thư Trườngluôn theo dõi và thu hồi đúng thời hạn; kiểm tra để đảm bảo văn bản không bịthiếu, thất lạc Đối với văn bản mật thì việc chuyển giao và theo dõi văn bản

sẽ lập sổ riêng, người nhận kí nhận văn bản

Bước 5 Lưu văn bản đi

Đối với việc lưu văn bản đi thì bản gốc sẽ lưu tại văn thư của Trường

và đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đã đăng kí, 1 bản chính sẽ lưu trong hồ sơtheo dõi và giải quyết công việc của các đơn vị Văn thư sẽ lập sổ theo dõiviệc sử dụng bản lưu tùy theo số lượng văn bản đi của Trường, tập lưu vănbản sẽ được chia theo tháng, quý hoặc theo năm Văn thư quản lý chặt chẽ cáctập lưu văn bản phục vụ yêu cầu tra cứu, sử dụng của Lãnh đạo và các cánhân trong Trường Khi sử dụng các tập lưu văn bản đi sẽ được ghi sổ và kýnhận đầy đủ đảm bảo cho việc theo dõi, kiểm tra Cá nhân bên ngoài Trườngmuốn sử dụng các tập lưu văn bản này phải có giấy giới thiệu của cơ quan, tổchức và phải được sự đồng ý của Lãnh đạo Trường

Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (Phụ lục số 4)

2.2.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến

*Quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến

Văn bản đến cơ quan có thể qua nhiều đường khác nhau nhưng đềuphải qua bộ phận văn thư Khi đó văn thư có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra,phân loại, bóc bì, đóng dấu đến và vào sổ quản lý văn bản đến Sau đó văn

bản được chuyển tới người có thẩm quyển giải quyết, văn thư tiến hành sao,nhân bản văn bản đến, chuyển đến các đơn vị, cá nhân.

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trong quá trình hoạt động tiếp nhận mộtsố lượng tương đối lớn văn bản đến của các cơ quan cấp trên để lãnh đạo, chỉđạo cũng như văn bản trao đổi của các cơ quan có liên quan Để giải quyết tốtcác công việc các văn bản đến được tổ chức, quản lý rất chặt chẽ đảm bảothông tin cho hoạt động quản lý và bảo quản tài liệu phục vụ cho hoạt độnghàng ngày của cơ quan Qua quá trình khảo sát em thấy công tác quản lý vănbản đến của Trường được thực hiện như sau:

Bước 1 Tiếp nhận văn bản đến

- Tiếp nhận văn bản:

Cán bộ văn thư chịu trách nhiệm tiếp nhận văn bản đến và kiểm tra mộtcách cẩn thận xem phong bì có bị bóc trước không Việc bóc bì được tiếnhành cẩn thận đảm bảo không bị mất dấu bưu điện, số, ký hiệu của văn bản đãghi ngoài bì Sau khi bóc bì sẽ kiểm tra địa chỉ, số lượng văn bản có đầy đủ,chính xác không Với những trường hợp sai sót thì sẽ báo cáo ngay choTrưởng phòng Hành chính – Tổ chức để có phương án giải quyết kịp thời.Sau khi đã kiểm tra xong thì cán bộ văn thư sẽ tiến hành phân loại thànhnhững văn bản cần đăng kí vào sổ và thư từ riêng Cán bộ văn thư luôn bóc bìnhững văn bản có dấu khẩn hoặc hỏa tốc trước để đảm bảo nội dung văn bảnđược giải quyết kịp thời

- Phân loại sơ bộ văn bản, bóc bì

- Đối với các công văn khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, ghi lại số văn bảntên cơ quan và báo cáo ngay lãnh đạo để biết có ý kiến xử lý

- Đóng dấu đến: để tạo điều kiện cho việc quản lý văn bản được chặtchẽ tất cả công văn đến Trường đều được văn thư đóng dấu đến rõ ràng, ngayngắn vào khoảng trống dưới mục trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặckhoảng giấy trống dưới số, kí hiệu (đối với những văn bản có tên loại) văn

bản hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.Trên mẫu dấu đên văn thư sẽ ghi số, ngày đến và ghi các thông tin: số đến,ngày tháng năm đến, chuyển.

Mẫu dấu đến của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

ĐẾN Số:

Ngày:

Chuyển:

Lưu hồ sơ số:………

Nội dung của dấu đến:

- Tên cơ quan nhận văn bản: Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Số đến: Là số thứ tự đăng kí văn bản đến và được đánh liên tục bắtđầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày cuối cùng trong năm

- Ngày đến: Là ngày, tháng, năm cơ quan, tổ chức nhận được văn bảnhoặc đơn thư được giải quyết Đối với ngày dưới 10 và tháng 1, 2 phải thêmsố 0 ở trước để trảnh việc sửa chữa Đối với những văn bản “KHẨN”, văn thư

cơ quan sẽ ghi chính xác giờ, phút nhận được để khi cần thiết (vấn đề giảiquyết văn bản chậm trễ) có thể quy trách nhiệm cho các đối tượng có liênquan

- Chuyển đến: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyếttheo ý kiến phân phối của người có thẩm quyền

- Lưu hồ sơ số: Ghi số kí hiệu hồ sơ mà văn bản được lập theo danhmục hồ sơ của Trường Tuy nhiên hiện nay Trường chưa lập được danh mục

hồ sơ

Bước 2 Đăng kí văn bản đến

Theo thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ

Nội vụ hướng dẫn việc quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vàLưu trữ cơ quan thì căn cứ vào số lượng văn bản đến hàng năm Trường Đạihọc Nội vụ Hà Nội sẽ lập các loại sổ cho phù hợp Tất cả văn bản sau khiđược văn thư tiếp nhận sẽ được đăng kí vào sổ để tiện theo dõi.

Qua việc khảo sát số lượng văn bản đến Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đã tiếp nhận qua từng năm văn thư chuyên trách của Trường đã lập hai sổ: Sổđăng kí văn bản đến từ các cơ quan và Sổ đăng kí văn bản mật đến

Khi đăng kí văn bản đến cần ghi đầy đủ, rõ ràng, chính xác, không viếtbằng bút chì bút mực đỏ, không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng