SKKN nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư ở trường trung học phổ thôn

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THANH HOÁ TRƯỜNG THPT TRẦN ÂN CHIÊM SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THÔNG Người thực hiện: Phạm Thị Viên Chức vụ: Tổ trưởng tổ hành SKKN thuộc lĩnh vực (mơn): Khác THANH HỐ NĂM 2017 MỤC LỤC NỘI DUNG Mở đầu - Vài nét khái quát lịch sử hình thành phát triển trường THPT Trần Ân Chiêm 1.1 Lí chọn đề tài: 1.2 Mục đích nghiên cứu 1.3 Phương pháp nghiên cứu Nội dung sáng kiến kinh nghiệm 2.1 Cơ sở lí luận sáng kiến kinh nghiệm 2.2 Thực trạng vấn đề trước áp dụng sáng kiến kinh nghiệm 2.2.1 Đặc điểm tình hình chung 2.2.2 Thuận lợi: 2.2.3 Khó khăn: 2.3 Các giải pháp sử dụng để giải vấn đề 2.3.1 Tình hình hoạt động văn thư 2.3.2 Về việc tổ chức soạn thảo ban hành văn 2.3.3 Quản lý công văn đến 2.3.4 Công tác quản lý sử dụng dấu 2.3.5 Công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ 2.4 Hiệu sáng kiến kinh nghiệm hoạt động giáo dục, với thân, đồng nghiệp nhà trường Kết luận, kiến nghị 3.1 Kết luận 2.2 Kiến nghị Tài liệu tham khảo Phụ lục Trang 3 4 4 6 9 10 15 17 17 18 18 18 21 22 Mở đầu Vài nét khái quát lịch sử hình thành phát triển trường THPT Trần Ân Chiêm Trước yêu cầu thực tiễn để đáp ứng nguyện vọng, nhu cầu nhân dân huyện, Huyện ủy, HĐND UBND huyện Yên Định đề nghị cấp chuẩn bị điều kiện cho đời trường THPT Trần Ân Chiêm Chủ tịch UBND tỉnh Thanh Hóa Quyết định số 2014/QĐ-UBND ngày 10/8/2001 v/v thành lập trường THPT bán cơng Trần Ân Chiêm đóng địa bàn thị trấn Quán Lào huyện Yên Định, tỉnh Thanh Hóa Ngày 10/9/2001 với nổ lực tất giáo viên, cán nhân viên nhà trường, 12 lớp 10 với tổng số 630 học sinh triệu tập trường Thầy trị khơng quản khó khăn bắt tay vào làm việc để chuẩn bị cho khai giảng năm học Ngày 13/9/2001 Nhà trường tổ chức buổi học Ngày 14 /9/2001, tổ chúc khai giảng năm học lễ công bố thành lập trường THPT Trần Ân Chiêm Bên cạnh khó khăn nhà trường có nhiều thuận lợi Được quan tâm giúp đỡ ủng hộ nhiệt tình lãnh đạo UBND tỉnh, Sở GD&ĐT Thanh Hóa, đặc biệt quan tâm giúp đỡ lãnh đạo huyện phòng ban có liên quan nên trường sớm ổn định vào nề nếp Sự lãnh đạo sáng suốt làm việc nhiệt tình, khoa học BGH, với cố gắng nỗ lực đội ngũ giáo viên trẻ, cán nhà trường, công việc dần ổn định vào nề nếp Sau 16 năm phát triển trưởng thành, nhà trường không ngừng phấn đấu lên mặt Nổi bật đội ngũ cán bộ, giáo viên trưởng thành mặt Từ chỗ phải hợp đồng giáo viên dạy từ trường bạn Đến trường có đủ giáo viên với 62 đồng chí chia thành tổ chuyên môn, số học sinh 915 em/ 22 lớp Cơ cấu tổ chức máy biên chế: (xem phụ lục 01) 1.1 Lí chọn đề tài Trong giai đoạn trước tình hình ngày phát triển, đổi đất nước, thông tin ngày phát triển Đối với ngành Giáo dục Đào tạo cơng tác văn thư, lưu trữ địi hỏi phải có số kiến thức định để xử lý tốt thông tin, công việc cách kịp thời hiệu Nhờ lưu trữ tài liệu tạo điều kiện tốt để công tác Kiểm định chất lượng giáo dục nhà trường có hiệu cao Với tính chất đặc thù ngành Giáo dục Đào tạo, việc tiếp nhận loại văn nhiều, nên địi hỏi người làm cơng tác văn thư, nhà trường phải biết xếp, xử lý thông tin cách khoa học, nhanh chóng, xác giúp Thủ trưởng đơn vị kịp thời nắm bắt để có hướng giải cơng việc cách tốt nhằm giúp đơn vị hoàn thành nhiệm vụ Từ hoạt động quản lý hành nhà nước nay, lĩnh vực, việc đạo, điều hành, định, thi hành gắn liền với văn bản, đồng thời gắn liền việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với cơng tác văn thư lưu trữ nói chung Do đó, vai trị cơng tác văn thư hoạt động quản lý hành nhà nước có ý nghĩa quan trọng, cụ thể: - Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý - Nâng cao hiệu xuất, chất lượng công tác cán bộ, công chức - Góp phần gìn giữ bí mật nhà nước, quan - Góp phần giữ gìn cứ, chứng phục vụ công tác tra, kiểm sốt - Tạo tiền đề thuận lợi cho cơng tác lưu trữ Từ ý nghĩa trên, thấy quan tâm làm tốt công tác văn thư góp phần đảm bảo cho hoạt động hành nhà nước thơng suốt Do trường THCS cần có nhận thức đắn vị trí vai trị cơng tác văn thư để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư nhà trường vào nề nếp góp phần tích cực cao hiệu lực hiệu quản lý quan Trong công tác quản lý nhà trường, công tác văn thư giữ vai trò quan trọng, điều kiện thiếu nhằm giúp cho hiệu trưởng thu thập, xử lý thông tin cách đầy đủ, xác đề định quản lý có hiệu quả, góp phần hồn thành tốt nhiệm vụ nhà trường Bản thân phân công làm công tác văn thư (kiêm nhiệm công tác lưu trữ) trường THPT Trần Ân Chiêm huyện Yên Định tỉnh Thanh Hóa, xuất phát từ lý trên, trăn trở làm để quản lý loại văn đi, văn đến bảo quản, tổ chức khai thác, sử dụng tốt tài liệu lưu trữ nhà trường Từ đúc kết kinh nghiệm nhiều năm qua mạnh dạn đưa sáng kiến kinh nghiệm: “Nâng cao hiệu quản lý công tác văn thư trường trung học phổ thơng” 1.2 Mục đích nghiên cứu Nghiên cứu vấn đề này, mục đích nhằm đưa số phương pháp, biện pháp cụ thể cho việc nâng cao hiệu quản lý công tác văn thư - lưu trữ trường phổ thông 1.3 Phương pháp nghiên cứu: Để thực đề tài này, vận dụng số phương pháp sau: Nghiên cứu kĩ văn cấp như: Luật Lưu trữ, pháp lệnh lưu trữ quốc gia, văn quản lý công tác văn thư - lưu trữ, văn quản lý tiêu chuẩn, văn chung công tác văn thư - lưu trữ Chính phủ, Bộ - Ban - Ngành Đọc viết quản lý công tác văn thư - lưu trữ sách, báo Tham khảo số viết nhà nghiên cứu, nhà lưu trữ học, tạp chí Căn tình hình thực tế nhà trường Nội dung sáng kiến kinh nghiệm 2.1 Cơ sở lí luận sáng kiến kinh nghiệm Công tác văn thư khái niệm dùng để tồn cơng việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải văn bản, lập hồ sơ hành nhằm bảo đảm thông tin văn cho hoạt động quản lý quan, tổ chức công tác Văn thư hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, điều hành công việc quan, tổ chức Công tác văn thư khâu quan trọng hoạt động quan nào; ảnh hưởng trực tiếp đến suất, chất lượng quan Công tác văn thư thực tốt hoạt động quan thơng suốt, khơng bị chồng chéo Nội dung công tác văn thư: Một là: Soạn thảo ban hành văn Gồm: - Thảo văn - Duyệt văn - Đánh máy, in văn - Ký văn để ban hành Hai là: Quản lý văn a) Quản lý văn đến gồm: Tiếp nhận văn đến: - Tiếp nhận văn đến - Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến - Đóng dấu đến ghi số ngày đến Đăng ký văn đến - Đăng ký văn đến sổ - Đăng ký văn đến sở liệu quản lý văn đến máy vi tính Trình văn đến - Trình văn đến - Chuyển giao văn đến Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến - Giải văn đến - Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến b) Quản lý văn Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng, năm văn - Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn - Ghi số, ngày, tháng, năm văn Ghi số theo điểm a khoản Điều thông tư số 01/2011/TT- BNV; Ghi ngày, tháng, năm văn theo điểm b khoản Điều thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Đăng ký văn - Đăng ký văn sổ - Đăng ký văn sở liệu quản lý văn máy vi tính Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật - Nhân (nhân văn thường nhân văn mật) - Đóng dấu dấu quan, dấu giáp lai, dấu thu hồi - Đóng dấu mức độ khẩn, mật Làm thủ tục phát hành theo dõi việc chuyển phát văn - Làm thủ tục phát hình văn (chọn bì, trình bày bì, vào bì rán bì, đóng dấu mức độ khẩn, mật dấu khác lên bì) - Chuyển phát văn (chuyển trực tiếp cho cá nhân đơn vị quan; chuyển trực tiếp cho cá nhân, quan, tổ chức khác; chuyển qua đường bưu điện; chuyển máy Fax, qua mạng; chuyển văn mật) - Theo dõi việc chuyển văn Lưu văn Ba là: Quản lý sử dụng dấu - Bảo quản sử dụng loại dấu quan theo quy định Nhà nước; - Quản lý dấu Bốn là: Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Lập hồ sơ việc tập hợp, xếp văn bản, tài liệu hình thành lên hồ sơ q trình theo dõi, giải cơng việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định Hồ sơ gồm 04 loại: hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ nhân sự, hồ sơ chuyên ngành Lập hồ sơ gồm: xây dựng Danh mục hồ sơ; cập nhật văn đưa vào bìa hồ sơ; biên mục bên biên mục bên trơng hồ sơ; đánh số tờ cho văn tài liệu có hồ sơ; giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 2.2 Thực trạng vấn đề trước áp dụng sáng kiến kinh nghiệm 2.2.1 Đặc điểm tình hình chung Trong năm trước hầu hết trường học địa bàn tỉnh Thanh Hóa huyện Yên Định nói riêng chưa nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư - lưu trữ nên trường chưa bố trí cán làm cơng tác có chủ yếu cán giáo viên, cán kế toán làm kiêm nhiệm Từ cơng tác văn thư nhà trường cịn bề bộn nên khó tìm kiếm cần thiết bảo quản không đảm bảo, không gọn gàng ngăn nắp Những năm gần yêu cầu đổi ngành Giáo dục Đào tạo, đặc biệt thực Quyết định số 83/2008/QĐ-BGD-ĐT ngày 31/12/2008 ban hành Quy định quy trình chu kỳ kiểm định chất lượng sở giáo dục phổ thông Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo Từ đây, công tác văn thư - lưu trữ thật bắt đầu trọng 2.2.2 Thuận lợi: Hiện tổ Văn phịng có 06 người đảm nhận cơng tác sau: Hành Văn thư, lưu trữ, kế tốn, tài vụ, thư viện, y tế, bảo vệ, tạp vụ Điều kiện sở vật chất phục vụ cho hoạt động tổ: Văn phòng nhà trường Ban giám hiệu quan tâm đầu tư mua sắm trang thiết bị như: Máy tính, máy in, máy photocopy, máy chiếu, máy scan bàn ghế, hộp hồ sơ, bìa hồ sơ, cặp ba dây, keo dán, bút, chì…phục vụ cho CBCC, VC làm việc thực nghiệp vụ công tác chun mơn Máy tính kết nối Internet đặt Văn phòng dùng phần mềm liệu EMIS nhằm phục vụ cho việc theo dõi thông tin cán bộ, giáo viên, công nhân viên, điểm môn học thông tin cá nhân học sinh Mơ hình bố trí nơi làm việc tổ Văn phòng (xem phụ lục 02) Trường THPT Trần Ân Chiêm có 01 biên chế văn thư (kiêm nhiệm Lưu trữ) trình độ đại học Cơng tác văn thư chịu đạo Ban giám hiệu nhà trường Cán văn thư người trực tiếp xử lý công tác văn thư trường tổ chức hình thức tập trung Tất văn đến trường từ nguồn tập trung văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Văn phải qua phận văn thư thực thủ tục hành để phát hành Trường THPT Trần Ân Chiêm có chức đào tạo mà lãnh đạo nhà trường quan tâm tới công tác văn thư, lưu trữ tổ chức nghiệp vụ; mua sắm trang thiết bị văn phịng như: máy vi tính, máy in, máy photocopy, hệ thống mạng loại giá tủ, văn phịng phẩm…, bố trí nơi làm việc thuận lợi để cán văn thư thực công việc cách hiệu Thường xuyên nhắc nhở, kiểm tra để cán văn thư có ý thức, trách nhiệm cơng việc Ngồi ra, hàng năm lãnh đạo nhà trường tạo điều kiện để cán văn thư học bồi dưỡng nghiệp vụ nâng cao trình độ - Đối với việc ban hành văn quan: Ban hành văn theo hướng dẫn nghiệp vụ công tác Văn thư Các khâu nghiệp vụ công tác văn thư như: Đăng ký văn bản, đánh máy, kiểm tra thể thức, nội dung văn trước đóng dấu, làm thủ tục phát hành Công tác xây dựng ban hành văn phòng văn thư vào trình tự, văn hầu hết tuân thủ quy định Nhà nước Nhà trường có văn đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư chủ yếu Chính phủ, Bộ Nội vụ, Sở Giáo dục Đào tạo… cụ thể như: + Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác Văn thư; + Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; + Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành + Luật lưu trữ + Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/12/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan + Kế hoạch số 762/KH- SGD&ĐT ngày 08/5/2013 triển khai nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ ngành Giáo dục năm 2013 Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Thanh Hóa 2.2.3 Khó khăn: Các trường học địa bàn huyện hầu hết chưa có văn quy định hay quy chế riêng nhà trường khâu nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ Cán văn thư làm kiêm nhiệm thêm nhiều công việc khác như: lưu trữ, thủ quỹ …, ảnh hưởng tới tiến độ công việc hiệu làm việc không cao Các trang thiết bị văn phòng, phần mềm đại chưa sử dụng cách có hiệu Ví dụ: Khi điện, mạng Internet máy tính khơng thể sử dụng để thực nghiệp vụ quản lý văn bản, phần mềm như: Emis, Pmis, Sổ liên lạc điện tử… lúng túng việc sử dụng hướng dẫn phụ huynh học sinh cách truy cập để kiểm tra kết học tập em mình… Đối với văn mật, khẩn nhà trường sổ đăng ký riêng gây khó khăn cho việc bảo quản loại văn Những năm trước dấu nhà trường Hiệu trưởng đem theo họp Mặt khác nhà trường chưa tiến hành lập hồ sơ nên gây nhiều khó khăn hoạt động quan cần nghiên cứu, tìm văn bản, Thực trạng cơng tác lưu trữ trường Lưu trữ khâu cuối q trình xử lý thơng tin văn Tất văn đến qua xử lý, của văn (hay gọi chính) hồ sơ, tài liệu liên quan phải chuyển vào lưu trữ quan chọn lọc Tuy nhiên, trường THPT Trần Ân Chiêm công tác lưu trữ nhà trường không nhắc đến, tất tài liệu tình trạng bó gói, đóng bì… dẫn đến hư hỏng mát nhiều Tổ chức đạo công tác lưu trữ quan Hiện nhà trường chưa có đạo cơng tác lưu trữ, khơng có cán làm cơng tác lưu trữ có điểm hạn chế: Chưa có kho lưu trữ, tài liệu chưa phân loại mà bó gói để rải rác phịng làm mát, hư hỏng tài liệu, hồ sơ công việc khơng có ngồi tập lưu văn thư Thành phần, nội dung khối lượng tài liệu Do đặc thù quan đơn vị giáo dục, nội dung tài liệu chủ yếu là: - Hồ sơ học sinh - Hồ sơ cán giáo viên - Hồ sơ chuyên môn: Sổ sách, sổ điểm, giáo án - Tài liệu hành - Tài liệu nghe nhìn Khối lượng tài liệu lưu trữ không nhiều không thu thập đầy đủ chưa đầy đủ, nằm rải rác phòng như: Phòng hiệu trưởng, phịng hiệu phó, tổ mơn Tình hình tổ chức khoa học tài liệu: Vì khơng có kho tàng cán lưu trữ chuyên trách, cán chưa quán triệt việc nộp lưu Tài liệu nằm rải rác phịng chun mơn đơn vị trực thuộc Với tài liệu thu thập chưa lập hồ sơ, cịn tình trạng bó gói, cặp ba dây Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu: Do việc chưa tổ chức khoa học tài liệu, vị trí quan đơn vị không lớn, cán giáo viên, học sinh không nhiều nên việc khai thác tài liệu Tài liệu thường xuyên khai thác sổ điểm, học bạ, hồ sơ cán bộ… Tình hình bảo quản tài liệu: Nhà trường chưa có phịng lưu trữ, kho lưu trữ, phương tiện đựng tài liệu bìa, cặp, hộp, giá, tủ chưa trang bị theo đầy đủ tiêu chuẩn ngành Chính tài liệu khơng bảo quản tốt, số tài liệu thu thập mưa bão, thời gian đến tình trạng vật lý khơng cịn ngun vẹn, ố vàng, rách mép, nhoè mực 2.3 Các giải pháp sử dụng để giải vấn đề Qua thời gian công tác văn thư nhận thấy: Để làm tốt nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ cán làm công việc cần phải có tinh thần, trách nhiệm cao hiểu công tác văn thư, lưu trữ quản lý văn theo phạm vi, nhiệm vụ chức đơn vị cách nhanh chóng, xác bí mật Cụ thể thân tơi tổ chức thực công tác văn thư, lưu trữ sau: 2.3.1 Tình hình hoạt động văn thư Tất văn đến trường từ nguồn tập trung văn thư trường để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Tất văn phải qua phận văn thư trường để thực thủ tục hành để phát hành - Cơng văn đến phải đăng ký vào sổ “ Sổ đăng ký văn đến” theo mẫu quy định kịp thời chuyển đến quan, cá nhân để giải - Công văn phải đăng ký vào sổ “Sổ đăng ký văn đi”, trước chuyển phải lưu gốc phịng văn thư * Mơ hình bố trí làm việc văn thư quan (xem phụ lục 03) 2.3.2 Về việc tổ chức soạn thảo ban hành văn Với chức năng, nhiệm vụ mỉnh để đảm bảo trình hoạt động quan thông suốt, trường chủ động quan tâm tới khâu ban hành văn lưu văn Hiệu trưởng phó hiệu trưởng người có trách nhiệm đạo đơn đốc q trình soạn thảo văn quan kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn Việc soạn thảo, ban hành văn tiến hành theo bước: Bước 1: Chuẩn bị viết thảo Căn vào yêu cầu công việc, phạm vi đối tượng khả thực văn thực tế để xác định văn có thật cần thiết để ban hành hay không Căn vào thẩm quyền ban hành văn bản, xác định hình thức văn ban hành để soạn thảo văn phù hợp với thẩm quyền đơn vị Bước 2: Tiến hành thu thập thơng tin cần thiết có liên quan tới văn ban hành Bước 3: Căn vào thông tin tổng hợp để xây dựng đề cương soạn thảo văn Bước Tiến hành soạn thảo văn Việc soạn thảo văn giao cho cán Văn thư trường soạn thảo Bước Sữa chữa duyệt thảo Khi hoàn thành thảo người soạn thảo phải trình hiệu trưởng phó hiệu trưởng xin ý kiến phê duyệt mặt nội dung văn để thể tính chân thực văn Sau trình lãnh đạo xem xét ký nháy nội dung thể thức lãnh đạo đưa xuống văn thư kiểm tra lại lần làm thủ tục phát hành văn Nếu văn sai mặt thể thức văn thư sữa lại văn xin chữ ký người có thẩm quyền Như việc làm nhiều thời gian không khoa học, gây ảnh hưởng tới chất lượng tiến độ ban hành văn Song bên cạnh bộc lộ mặt hạn chế, hầu hết cán giáo viên nhà trường xem nhẹ thể thức kỹ thuật trình bày văn nên dẫn đến tình trạng văn khơng có tính pháp lý, khơng với thành phần thể thức văn chẳng hạn như: Thiếu trích yêu, thiếu nơi nhận ngày tháng ghi chưa đầy đủ 2.3.3 Quản lý công văn đến Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho công tác quản lý quan nhà nước, tổ chức trị, kinh tế, xã hội, đơn vị vũ trang * Công văn đi: Tất văn quan ban hành tập trung thống tai văn thư quan để làm thủ tục đóng dấu, ghi số, đăng ký, lưu văn làm thủ tục chuyển giao văn bản, theo dõi việc giải thực theo nguyên tắc nhanh chóng, xác, đối tượng, tiết kiệm thời gian theo qui trình nhà nước Để thực công việc việc tổ chức, quản lý, giải văn có hiệu quả, xác, nhanh chóng, suất đại cơng tác quản lý văn thực qua bước sau: Trình văn Các văn quan bàn giao cho cán văn thư soạn thảo,in ấn sau đưa trình ký hiệu trưởng, phó hiệu trưởng ký trước ban hành Cán văn thư người trực tiếp đưa văn trình ký sau đo cán văn thư làm thủ tục phát hành văn Kiểm tra thể thức, ghi số, ngày tháng ban hành văn Văn trước ký ban hành, cán văn thư phải thực việc kiểm tra lại thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn Nếu phát có sai sốt kịp thời báo cáo cho lãnh đạo xem xét, giải Tất văn quan đánh số thứ tự theo hệ thống số chung quan phận văn thư quản lý Tại trường THPT Trần Ân Chiêm số đánh theo số thứ tự loại văn Khơng có trường hợp đánh số lộn Ngày, tháng, năm văn ghi qui định Những ngày 10 tháng thêm số đằng trước, cỡ chữ kiểu chữ trình bày theo qui định nhà nước Đóng dấu văn Dấu thành phần thiếu thể thức văn Nó pháp lý thể tính chân thực văn Thơng qua việc đóng dấu lên văn biết vị trí quan hệ thống máy nhà nước, đồng thời thể tính quyền lực quan Trước đóng dấu văn thư phải xem xét lại tồn nội dung, thể thức chữ ký xem có hợp lệ khơng đóng dấu Trường hợp khơng hợp lệ đề nghị xem xét sửa lại 10 Bảng biểu thống kê số lượng văn quan ban hành năm gần đây: Năm 2014 2015 2016 Báo cáo 0 Thông báo 12 17 13 Cơng văn 39 35 38 Tờ trình 0 Quyết định 25 29 21 Nhìn chung cơng tác quản lý chặt chẽ xác nên thuận tiện cho việc nghiên cứu tra tìm - Mẫu bìa sổ “ đăng ký văn CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do- Hạnh phúc SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm 2013 Từ số …………… đến số………… Từ ngày…………… đến ngày……… Quyển số:…………… - Phần đăng ký bên Tên loại Số, ký Ngày trích hiệu văn tháng văn yếu nội bản dung văn Nơi, Nơi nhận Người ký người nhận lưu Ghi (1)Ghi số ký hiệu công văn (2) Ghi ngày tháng ban hành văn (3) Ghi tên loại trích yếu văn (4) Ghi tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn (5) Ghi tên người ký văn (6) Ghi tên đơn vị cá nhân nhận lưu (7) Ghi điều cần thiết Việc quản lý văn quản lý chặt chẽ, xác nên thuận lợi cho việc nghiên cứu tra tìm Chuyển giao văn 12 Việc chuyển giao văn đảm bảo nguyên tắc nhanh chóng, xác, đối tượng, tiết kiệm thời gian, ưu tiên chuyển giao văn “ khẩn” trước, văn gửi quan ban hành để chuyển giao nội chuyển giao bên ngồi cần có bì văn Tất văn quan cán văn thư tổ chức chuyển giao Sắp xếp, bảo quản sử dụng lưu Các loại văn quan ban hành ra, ký đóng dấu, làm thủ tục lưu phịng văn thư bản, văn phòng văn thư văn Tất loại văn lưu phòng văn thư xếp theo số, tên loại, sau để tài liệu vào cặp, hộp bảo quản giá, tủ phòng văn thư Giá tủ phòng văn thư xếp theo thứ tự giá tài liệu quay bên để dễ lấy, dễ tìm thuận lợi cho việc nghiên cứu sử dụng cần thiết Văn lưu văn thư văn gốc có chữ ký trực tiếp lãnh đạo * Công văn đến: Những văn đến quan (kể qua đường bưu điện hay lãnh đạo hợp mang về) đảm bảo nguyên tắc tập trung đầu mối phòng văn thư để cán công tác văn thư kiểm soát số lượng văn gửi đến quan Các văn đến trường giải cách nhanh chóng, kịp thời, thống nhất, bí mật theo quy định nhà nước Văn đến quan từ nhiều nguồn khác nhau: qua đường bưu điện, người họp mang văn thư quan khác mang đến Kiểm tra, phân loại, bóc bì đóng dấu đến Khi văn đến quan cán văn thư người trực tiếp nhận văn bản, phải kiểm tra số lượng, địa gửi văn đến Nếu phát có sai sót kịp thời làm biên báo cáo lại với nhân viên bưu điện, cán phụ trách để giải Sau tiến hành kiểm tra xong phân loại bì văn Những loại bì văn gửi đích danh, đơn vị riêng ra, khơng phép bóc bì văn Cịn văn gửi chung quan cán văn thư tiến hành bóc bì, đóng dấu đến, ghi rõ ngày tháng đăng ký vào sổ “ không đăng ký văn đến” Việc bóc bì văn áp dụng thực theo quy định nhà nước Những bì văn có đóng dấu khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc phải bóc trước giải trước Cán văn thư dùng kéo cắt bì văn bản, trước cắt phải phải dồn văn phía bên trái để tránh tình trạng quan gửi nội dung bên văn bản, cón loại văn khơng bóc bì cán văn thư thực chuyển giao trực tiếp cho đơn vị, cá nhân Nếu văn có liên quan đến hoạt động trường văn trình lên hiệu trưởng, phó hiệu trưởng sau lại chuển xuống văn thư làm thủ tục đăng ký văn Đối với văn gửi đến có kèm theo phiếu gửi sau nhận phải đăng ký xá nhận, đóng dấu chuyển trả lại quan gửi đến Các văn đến quan chuyển trực tiếp lên lãnh đạo cho ý kiến giải văn gửi đến nên khơng có dấu văn đến Đăng ký văn đến Việc đăng ký văn có phương pháp : đăng ký số đăng ký máy tính Trường THPT Trần Ân Chiêm quan nhà nước nhỏ, cấp sở 13 nên có số lượng văn đến ít, điều kiện cịn thiếu thốn, đội ngũ cán chưa đào tạo chuyên sâu lĩnh vực nên việc đăng ký văn áp dụng thep phương án truyền thống bắng số Mẫu văn theo quy định gồm cột Do số lượng văn đến hàng năm nên trường THPT Trần Ân Chiêm lập số “ sổ đăng ký văn đến” Mẫu bìa văn đến CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN NĂM : ……… Từ số……….đến số……… Từ ngày…… đến ngày…… Quyển số :………… - Phần đăng ký bên Số, ký Ngày Tác giả hiệu tháng Số đến văn văn đến bản Tên loại Nơi Ký Ghi tháng trích văn nhận nhận yếu nội dung (1) Ngày, tháng đến: Ngày ghi văn đến quan (2) Số đến: Số thứ tự văn đến ghi văn đến (3) Tác giả văn : Tên quan đăng ký văn (4) Số, ký hiệu văn đên: Là số, ký hiệu ghi đến (5) Ngày, tháng văn bản: Là ngày tháng văn đến (6) Đơn vị người nhận: Ghi tên cá nhân đơn vị giải văn (7) Tên loại trích yếu nội dung: Tên loại tóm tắt nội dung văn (8) Ký nhận: Chữ ký người trực tiếp nhận văn (9) Ghi chú: Ghi điều cần lưu ý Trình văn đến Ngày, 14 Sau đăng ký văn đến vào sổ văn phải đưa lên trình hiệu trưởng người giao nhiệm vụ xem xét, cho ý kiến phân phối, đạo, giải văn Khi có ý kiến đạo hiệu trưởng, cán văn thư tiến hành đăng ký tiếp vào cột thiếu làm thủ tục văn chuyển văn đến đối tượng có liên quan giải văn Sao văn đến Tất văn đến trường trung học phổ thồn Trần Ân Chiêmđược áp dụng hình thức in photo photo chụp dấu chữ ký văn có giá trị thông tin tham khảo Sao văn trường hình thức y Các hình thức văn nhà trường áp dụng theo công việc văn quan Thể thức văn quy định nghị định 110, khoản 4, 5, điều điều 11 Chuyển giao văn đến Văn có ý kiến lãnh đạo Văn thư in chuyển giao văn đến ln cho người có trách nhiệm giải văn Đảm bảo nguyên tắc nhanh chóng, kịp thời, đối tượng Trường THPT Trần Ân Chiêm quan nhỏ nên có văn đến, có ý kiến đạo lãnh đạo cán văn thư photo chuyển trực tiếp văn đến đối tượng có liên quan Theo dõi đôn đốc, giải văn đến Cán văn thư người có trách nhiệm kiểm tra, theo dõi việc giao nhận tài liệu kịp thời, xá, thủ tục, đặc biệt văn khẩn phải thường xuyên báo cáo tiến độ giải cơng việc với hiệu trưởng phó hiệu trưởng Khi cần thiết trả lời quan nhận qua văn Thực tế việc quản ký văn trường THPT Trần Ân Chiêm thực tốt Các văn đến cán văn thư chuyển đến cá nhân, ban chức có nhiệm vụ giải quyết, sau phận văn thư làm cơng tác gửi để đảm bảo tính thời văn hiệu hoạt động công việc Có thể thấy q trình quản lý, giải văn đến trường tiến hành tương đối chặt chẽ, quy định nhà nước Tuy nhiên cịn số hạn chế Việc đăng ký cơng văn vào sổ đăng ký văn đến chưa thật với cột mục Bảng biểu thống kê số lượng văn đến quan ban hành năm gần đây: Năm 2014 2015 2016 Báo cáo 19 56 33 Thông báo 12 15 13 Công văn 14 12 Tờ trình Quyết định 10 12 13 2.3.4 Công tác quản lý sử dụng dấu Con dấu thành phần quan trọng nhất, thiếu văn để đảm bảo tính hợp pháp tính chân thực văn Như Nghị định 58/ 2001/NĐ- CP ngày 24/8/2001 Chính phủ qui định cụ thể việc quản lý sử dụng dấu Nghị định nêu rõ “Con dấu thể vị trí pháp lý hoạt động giá trị pháp lý vă , giấy tờ quan nhà nước chức danh Nhà nước” Trường THPT Trần Ân Chiêm nói chung phịng văn thư nói riêng tổ chức sử dụng dấu theo nguyên tắc, quản lý dấu theo qui định Pháp luật Dấu quan lãnh đạo quan quản lý, văn thư người giữ bảo quản dấu Hiện nhà trường sử dụng số loại dấu sau : - Dấu quan - Dấu chức danh - Dấu họ tên - Dấu nhận xét Dấu quan tập trung sử dụng, bảo quản văn thư Cán Văn thư đóng dấu vào văn bản, giấy tờ có chữ ký người có thẩm quyền phải tự tay đóng dấu vào văn Văn thư khơng phép đóng dấu khống chỉ, đóng dấu lên văn chưa có chữ ký, nội dung chưa đầy đủ mặc thể thức văn bản, giấy tờ khơng hợp lệ Việc đóng dấu cán văn thư thực nhanh chóng, rõ ràng, ngắn, chiều mực dấu Khi đóng dấu lên chữ ký phải đóng chùm lên 1/3 chữ ký Khi đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn chính, dấu đóng lên trang văn chùm lên phần tên quan, tổ chức tên phụ lục Dấu tròn quan sau sử dụng xong cán văn thư cất vào két sắt lau chui thường xuyên, sử dụng dấu để ngăn kéo bàn loại dấu khác treo giá có hình chóp nón quay để thuận tiện cho việc sử dụng lại không gây hư hại đến dấu, dễ bị bụi bám vào dấu bị nhòe, gây khó khăn cho việc bảo quản sử dụng 16 Hình ảnh: Các loại dấu trường THPT Trần Ân Chiêm 2.3.5 Công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ Lập hồ sơ khâu cuối công tác văn thư lại khâu mở đầu cơng tác lưu trữ Nó mắt xích kết nối công tác văn thư công tác lưu trữ Làm tốt cơng tác lập hồ sơ tạo điều kiện tốt để lưu trữ Nhưng thực tế công tác văn thư Trường THPT Trần Ân Chiêm, cán văn thư làm công việc như: Lấy tờ bìa hồ sơ ghi nội dung cơng việc ngồi xếp tài liệu có liên quan đến cơng việc cho vào Ví dụ: Liên quan đến việc tra tổ văn phòng năm học 2015 - 2016 Cán văn thư lấy tờ bìa hồ sơ ghi: Hồ sơ việc tra tổ Văn phòng năm học 2015 - 2016 Và hồ sơ gồm có văn như: Công văn hướng dẫn tra Kế hoạch tra tổ văn phòng Quyết định tra Biên tra Báo cáo kết tra Ví dụ: Hồ sơ tuyển sinh vào lớp 10 THPT Công văn hướng dẫn Sở GD&ĐT Thanh Hóa v/v tuyển sinh 10 Kế hoạch tuyển sinh Thông báo tuyển sinh Danh sách học sinh nộp hồ sơ Quyết định thành lập Hội đồng tuyển sinh Biên họp Kết tuyển sinh 17 2.4 Hiệu sáng kiến kinh nghiệm hoạt động giáo dục, với thân, đồng nghiệp nhà trường Qua thời gian công tác trường THPT Trần Ân Chiêm với nhiệm vụ phân công làm văn thư gần 16 năm nhận thấy đạt hiệu sau: Cơng tác văn thư có nhiều ưu điểm tích cực góp phần lớn vào việc nâng cao hiệu suất, chất lượng công việc, hiệu hoạt động quan Góp phần giúp ban giám hiệu hồn thành nhiệm vụ nhiều năm học thời gian quy định từ trường công nhận đạt chuẩn Quốc gia đến Hồ sơ, sổ sách đầy đủ lưu trữ có hệ thống, khoa học tạo điều kiện thuận lợi cơng việc tìm kiếm, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hóa, xã hội Đồng thời cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động nhà trường Giúp cho cán giáo viên nhà trường nâng cao hiệu suất công việc giải quyết, xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ, tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc cách có hệ thống, qua cán bộ, cơng chức kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: Năng suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước Tạo cơng cụ để kiểm sốt việc thực thi quyền lực nhà trường, tổ chức, cá nhân góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động nhà trường phục vụ việc kiểm tra, tra, giám sát Công tác văn thư Trường THPT Trần Ân Chiêm thực theo quy định nhà nước, góp phần đảm bảo cho hoạt động tồn quan diễn thơng suốt, liên tục, không bị ùn tắc hay chồng chéo Đội ngũ cán nhà trường đáp ứng yêu cầu công việc đặt Việc phân công công việc cán phòng tương đối rõ ràng tạo điều kiện nâng cao hiệu chất lượng cơng việc, tránh tình trạng chồng chéo công việc, đồng thời nâng cao tinh thần trách nhiệm cán công việc giao Điều kiện làm việc trang thiết bị, sở vật chất trang bị đầy đủ, phục vụ đắc lực cho công tác quản lý lãnh đạo công việc cán bộ, nhân viên Công tác văn thư nhận quan tâm đặc biệt lãnh đạo như: trang bị tốt thiết bị phòng làm việc giải cơng việc nhanh chóng, xác, tiết kiệm thời gian dễ dàng Việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn thực theo quy định, quy trình quản lý văn đảm bảo quy định nhà nước Việc quản lý văn nhà trường tiến hành chặt chẽ, văn - đến đăng ký vào sổ đầy đủ để theo dõi quản lý từ khâu kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày phát văn văn có sai sót cán văn thư khơng làm thủ tục đăng ký phát hành mà chuyển trả lại đơn vị soạn thảo 18 Kết luận, kiến nghị 3.1 Kết luận Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thông tin cần thiết, giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan, đơn vị, tổ chức… đảm bảo cung cấp thông tin văn có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quan góp phần cải cách thủ tục hành nâng cao chất lượng hiệu cơng tác quản lý giảm tối thiểu bệnh quan liêu giấy tờ Có vai trị quan trọng liên quan đến lĩnh vực hoạt động tồn quan Làm tốt cơng tác văn thư góp phần giải công việc quan nhanh chóng, chất lượng xác, đảm bảo ngun tắc bí mật Đảng, Nhà nước quan tổ chức, giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan, đơn vị Công tác văn thư lưu trữ cần thiết nên địi hỏi phải có cán văn thư có trình độ, kiến thức định Ln phát huy tính sáng tạo, bồi dưỡng tính chủ động, xây dựng phong cách làm việc người cán văn phịng có phẩm chất đạo đức tốt u ngành u nghề 3.2 Kiến nghị Từ lý thuyết đến thực hành, lý luận đến thực tiễn trình phức tạp khơng thống theo trình tự Bởi lý luận thực tiễn ln có địi hỏi phải linh hoạt sáng tạo việc vận dụng lý thuyết vào thực tiễn Tơi xin có vài ý kiến đóng góp với quan nơi tơi thực tập sau: - Lãnh đạo Trường cần quan tâm việc cử cán Văn thư trường tham gia lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, nâng cao chất lượng hiệu công việc - Củng cố hệ thống trang thiết bị phục vụ cơng tác quan, bố trí xếp thời gian làm việc thích hợp, tránh tình trạng công việc tải giải không kịp lại có lúc khơng có việc để làm, thời gian bị bỏ trống - Nhà trường nên phổ biến việc lập hồ sơ hành đến cán giáo viên, nhân viên - Cơ sở vật chất cần cải tiến, tu bổ nhằm nâng cao hiệu làm việc, sở hạ tâng bố trí phịng làm việc, mở rộng điện tích, trang thiết bị đầy đủ phương tiện hoạt động phục vụ cơng tác phịng Văn thư Cán Văn thư phải không ngừng nắm bắt văn qui định công tác Văn thư tránh việc tụt hậu - Bố trí cán làm cơng tác lưu trữ thực sách dối với cán bộ, công chức, viên chức; - Ban hành chế độ thực chế độ đãi ngộ cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ chế thi đua khen thưởng cán văn thư nhà trường: Để cán văn thư, lưu trữ yên tâm, gắn bó với nghề phải có sách đãi ngộ thích đáng cho đội ngũ cán văn thư, lưu trữ, cụ thể chế độ tiền lương, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại, nguy hiểm ngành lưu trữ Ngồi ra, tính chất cơng việc địi hỏi đội ngũ cán văn thư, lưu trữ cần phải bố trí ổn định việc phân cơng nhiệm vụ cho cán văn thư, lưu trữ phải cụ 19 thể, rõ ràng, phù hợp với trình độ để cán văn thư, lưu trữ phát huy hết lực cho cơng việc - Lãnh đạo nhà trường nên ban hành quy chế, ban hành văn quy định khâu nghiệp vụ chuyên môn như: quy định công tác lưu trữ, thành phần tài liệu danh mục phòng ban thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ quan - Phân cơng hợp lý cơng việc cán làm văn thư kiêm nhiệm thêm nhiều công việc nên ảnh hưởng tới tiến độ công việc hiệu làm việc không cao - Lãnh đạo nhà trường nên bổ sung thực nghiêm quy chế làm việc quan, trọng đến việc xây dựng, hồn thiện quy trình, tiếp nhận, xử lý ban hành văn cách hợp lý khoa học, cải tiến việc in ấn, chụp phát hành loại văn bản, giấy tờ theo tinh thần triệt để tiết kiệm, chống lãng phí, khắc phục bệnh hình thức - Ứng dụng khoa học cơng nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ: Hầu hết nhà trường ứng dụng máy tính vào việc soạn thảo văn số quan, tổ chức bước đầu ứng dụng công nghệ thông tin vào việc lập sở liệu, quản lý văn đi, văn đến Trong đó, khả ứng dụng công nghệ thông tin vào việc xử lý văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ công tác văn thư lập hồ sơ môi trường mạng chưa khai thác tối đa để vừa tạo điều kiện quản lý thông tin phục vụ cho quản lý vừa tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn ngày gia tăng; việc ứng dụng công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ để nâng cao suất chất lượng, hiệu công việc Trên tất kinh nghiệm trình làm cơng tác văn thư trường THPT Trần Ân Chiêm, trực tiếp thực hiện, nghiên cứu đúc kết nhiều năm công tác Đây đề tài cịn mẻ nên q trình viết chắn cịn nhiều thiếu sót mong đóng góp đồng nghiệp để đề tài hồn thiện, đạt hiệu Tôi xin chân thành cảm ơn! Thanh Hóa, ngày 20 tháng năm 2017 Xác nhận HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG THPT TRẦN ÂN CHIÊM Tôi xin cam đoan sáng kiến kinh nghiệm viết khơng chép người khác NGƯỜI VIẾT Phạm Thị Viên 20 Tài liệu tham khảo Luật Lưu trữ Việt Nam năm 2011; Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2001; Lý luận phương pháp công tác văn thư, PGS.TS Vương Đình Quyền, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội, 2006; www.luutruvn.gov.vn Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác Văn thư; Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Thơng tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/12/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Kế hoạch số 762/KH-SGD&ĐT ngày 08/5/2013 triển khai nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ ngành Giáo dục năm 2013 Sở Giáo dục Đào tạo Thanh Hóa 21 PHỤ LỤC Phụ lục 01 Sơ đồ tổ chức máy quan văn phòng quan Sơ đồ tổ chức máy trường Trần Ân Chiêm Hiệu trưởng Phó hiệu trưởng Phó hiệu trưởng Tổ Tổ Tổ Tổ Tổ Tốn Hóa - Tin Lý - Sinh Thể Văn - Sử Địa - Anh - Cơng dân Văn phịng TỔ VĂN PHỊNG Tổ trưởng Kế tốn Văn thư lưu trữ Thủ quỹ Phụ tá thí nghiệm – Thư viện Bảo vệ Tạp vụ 22 Phụ lục 02 Sơ đồ bố trí nơi làm việc văn phịng quan Khu học tập giảng dạy Khu học Bảo vệ tập giảng dạy Cổng Phòng P Hiệu trưởng PhòngP hiệu trưởng Phịng kế tốn Phịng văn thư Phịng Hội đồng Hành lang Phịng hiệu trưởng Phịng Thư viện Phịng thí vụ Phịng Y tế Phịng thí nghiệm Phụ lục 03 Sơ đồ mơ hình tối ưu nơi làm việc văn thư quan 23 10 11 11 12 5 1 Cửa vào Máy photocopy Bàn làm việc Máy vi tính Ghế Ngăn kéo Máy in Tủ sắt đựng tài liệu Két sắt 10 Cửa sổ 11 Tủ gỗ đựng tài liệu 12 Máy Scan 24 ... lưu trữ quốc gia, văn quản lý công tác văn thư - lưu trữ, văn quản lý tiêu chuẩn, văn chung công tác văn thư - lưu trữ Chính phủ, Bộ - Ban - Ngành Đọc viết quản lý công tác văn thư - lưu trữ sách,... tác văn thư để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư nhà trường vào nề nếp góp phần tích cực cao hiệu lực hiệu quản lý quan Trong công tác quản lý nhà trường, cơng tác văn thư giữ vai... 2.3.3 Quản lý công văn đến Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho công tác quản lý quan nhà nước, tổ chức trị, kinh tế, xã hội, đơn vị vũ trang * Công văn đi: Tất văn quan