Nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư tại văn phòng cục kinh tế hợp tác và phát triển nông thôn bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn

MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài 1 2.Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2 3.Mục tiêu nghiên cứu 4 4.Nhiệm vụ nghiên cứu 4 5.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4 6.Giả thuyết nghiên cứu 5 7.Phương pháp nghiên cứu 5 8.Kết cấu của khóa luận 5 PHẦN NỘI DUNG 7 CHƯƠNG 1:NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 7 1.1.Một số văn bản hiện hành quy định công tác văn thư 7 1.2.Một số khái niệm 7 1.2.1. Khái niệm quản lý 7 1.2.2. Khái niệm công tác văn thư 9 1.2.3. Khái niệm văn bản 10 1.2.4. Khái niệm văn bản đi, văn bản đến 10 1.2.5. Khái niệm con dấu 11 1.2.6. Khái niệm hồ sơ và lập hồ sơ 11 1.2.7. Khái niệm lưu trữ cơ quan 12 1.3. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư 12 1.3.1. Vị trí của công tác văn thư 12 1.3.2. Ý nghĩa của công tác văn thư 12 1.4. Nội dung của công tác văn thư 13 1.5. Trách nhiệm quản lý Nhà nước về công tác văn thư 14 CHƯƠNG 2:THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG CỤC KINH TẾ HỢP TÁC VẰ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 16 2.1. Giới thiệu khái quát về Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn 16 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn 16 2.1.1.1. Vị trí và chức năng 16 2.1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn………………………………………………16 2.1.1.3. Cơ cấu tổ chức 20 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn 21 2.1.2.1. Chức năng 21 2.1.2.2. Nhiệm vụ 21 2.1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Cục 26 2.2. Tình hình quản lý công tác văn thư tại Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn 27 2.2.1. Tình hình ban hành các văn bản hiện hành quy định, hướng dẫn về công tác văn thư 27 2.2.2. Tình hình nhân sự thực hiện công tác văn thư 27 2.2.2.1. Tổ chức bộ phận văn thư 27 2.2.2.2. Bố trí nhân sự 28 2.3.Tình hình thực hiện các nghiệp vụ văn thư 29 2.3.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản 29 2.3.2. Quản lý và giải quyết văn bản 33 2.3.2.1. Quản lý và giải quyết văn bản đến 35 2.3.2.2. Quản lý văn bản đi 39 2.3.3. Công tác quản lý và sử dụng con dấu 42 2.3.4. Lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu 43 2.4. Nhận xét chung 46 2.4.1. Ưu điểm 46 2.4.2. Hạn chế 49 CHƯƠNG 3:MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ CÔNG TÁCVĂN THƯ TẠI CỤC KINH TÉ HỢP TÁC VÀ PHÁT TRIỂN 52 3.1. Quan tâm đến công tác nhân sự 52 3.2. Xây dựng và ban hành văn bản quy định hướng dẫn về nghiệp vụ 53 3.3. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, cán bộ, nhân viên đối với công tác văn thư 53 3.3.1. Nhận thức của lãnh đạo 53 3.3.2 . Nhận thức của nhân viên 54 3.4 . Các giải pháp khác 56 PHẦN KẾT LUẬN 57 1. Kết luận chung 57 2. Kiến nghị 57 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 59  

MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2

3 Mục tiêu nghiên cứu 4

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 4

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5

6 Giả thuyết nghiên cứu 5

7 Phương pháp nghiên cứu 5

PHẦN NỘI DUNG 7

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 7

1.1 Một số văn bản hiện hành quy định công tác văn thư 7

1.2 Một số khái niệm 7

1.2.1.Khái niệm quản lý 7

1.2.2.Khái niệm công tác văn thư 9

1.2.3.Khái niệm văn bản 10

1.2.4.Khái niệm văn bản đi, văn bản đến 10

1.2.5.Khái niệm con dấu 11

1.2.6.Khái niệm hồ sơ và lập hồ sơ 11

1.2.7.Khái niệm lưu trữ cơ quan 12

1.3 Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư 12

1.3.1.Vị trí của công tác văn thư 12

1.3.2.Ý nghĩa của công tác văn thư 12

1.4 Nội dung của công tác văn thư 13

1.5 Trách nhiệm quản lý Nhà nước về công tác văn thư 14

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN

PHÒNG CỤC KINH TẾ HỢP TÁC VẰ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 16

2.1 Giới thiệu khái quát về Cục và Văn phòng Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn 16

2.1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn 16

2.1.1.1 Chức năng 16

2.1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 16

2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức 20

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn 21

2.1.2.1 Chức năng 21

2.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 21

2.1.2.3 Cơ cấu tổ chức 26

2.2 Tình hình quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn 27

2.2.1 Tình hình ban hành các văn bản hiện hành quy định, hướng dẫn về công tác văn thư 27

2.2.2 Tình hình nhân sự thực hiện công tác văn thư 27

2.2.2.1 Tổ chức bộ phận văn thư 27

2.2.2.2 Bố trí nhân sự 28

2.3 Tình hình thực hiện các nghiệp vụ văn thư 29

2.3.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản 29

2.3.2 Công tác quản lý và giải quyết văn bản 33

2.3.2.1 Quản lý và giải quyết văn bản đến 35

2.3.2.2 Quản lý văn bản đi 39

2.3.3 Công tác quản lý và sử dụng con dấu 42

2.3.4 Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 42

2.4 Nhận xét 46

2.4.1 Ưu điểm 46

2.4.2 Hạn chế 49

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG CỤC KINH TÉ HỢP TÁC VÀ PHÁT TRIỂN 52

3.1 Về công tác nhân sự 52

3.2 Xây dựng và ban hành văn bản quy định hướng dẫn về nghiệp vụ 53

3.3 Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, nhân viên đối với công tác văn thư 53

3.3.1 Nhận thức của lãnh đạo 53

3.3.2 Nhận thức của cán bộ, nhân viên 54

3.4 Các giải pháp khác 56

PHẦN KẾT LUẬN 58

1 Kết luận chung 58

2 Kiến nghị 58

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 60 PHỤ LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

1

2

Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn

Văn phòng Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển

nông thôn

CKTHTVPTNTVPCKTHTVPTNT

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của tôi Những kết quả và số liệutrong khóa luận được thực hiện tại Văn phòng Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nôngthôn-Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn không sao chép bất kì nguồn nào khác.Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Nhà trường về sự cam đoan này

Hà Nội, tháng 3 năm 2016

Tác giả

Nguyễn Thị Quyên

LỜI CẢM ƠN

Được sự đồng ý của Khoa Quản trị văn phòng và sự hướng dẫn của cô giáo

Ths Nguyễn Thị Kim Chi tôi đã thực hiện đề tài “ Nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn-

Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn”

Với tình cảm và lòng biết ơn chân thành, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn tới:Các thầy cô giáo trong Khoa Quản trị văn phòng đã tạo điều kiện giúp đỡ tôihoàn thành chương trình học tập và có những kiến thức, kĩ năng cần thiết đểnghiên cứu, thực hiện khóa luận Đặc biệt là cô giáo Ths Nguyễn Thị Kim Chi,người đã tận tâm, nhiệt tình hướng dẫn và giúp đỡ tôi trong suốt thời gian thựchiện đề tài

Tôi xin trân trọng cảm ơn Lãnh đạo Cục, lãnh đạo Văn phòng Cục, cácchuyên viên Văn phòng Cục và toàn thể cán bộ, nhân viên Cục Kinh tế hợp tác vàPhát triển nông thôn đã ủng hộ, cộng tác và giúp đỡ tôi nhiệt tình trong quá trìnhđiều tra, khảo sát, thu thập các thông tin liên quan đến đề tài

Nhân đây tôi cũng xin gửi lời cảm ơn đến gia đình, bạn bè đã luôn quan tâm,giúp đỡ, động viên và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tôi trong suốt quá trình họctập và hoàn thành khóa luận

Mặc dù đã cố gắng rất nhiều, song khóa luận của tôi không tránh khỏi nhữngthiếu sót, hạn chế Kính mong nhận được sự đóng góp, ý kiến chỉ bảo của các thầy,

cô giáo, bạn bè và những người quan tâm để khóa luận được hoàn thiện hơn

Xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, tháng 3 năm 2016

Tác giả

Nguyễn Thị Quyên

Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lýnói chung và bộ phận Văn phòng nói riêng Trong Văn phòng, công tác văn thưkhông thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nộidung hoạt động của Văn phòng.

Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thôngtin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị

Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan đượcnhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, chế độ, giữ gìnđược bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việclợi dụng văn bản của Nhà nước để làm những việc trái với pháp luật

Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn là cơ quan trực thuộc Bộ Nôngnghiệp và Phát triển nông thôn, thực hiện chức năng tham mưu giúp Bộ trưởngquản lý nhà nước, chuyên ngành và thực thi nhiệm vụ quản lý nhà nước trong lĩnhvực kinh tế hợp tác, bố trí dân cư, di dân tái định cư và phát triển nông thôn thuộcphạm vi quản lý nhà nước của Bộ

Văn phòng Cục là đơn vị thuộc CKTHTVPTNT, thực hiện chức năng thammưu giúp Cục trưởng quản lý nhà nước và thực thi nhiệm vụ quản lý nhà nước vềchiến lược, qui hoạch, kế hoạch, đầu tư phát triển, tài chính, kế toán, hợp tác quốc

tế, nghiên cứu khoa học - công nghệ và môi trường trong lĩnh vực kinh tế hợp tác

và phát triển nông thôn trên phạm vi cả nước thuộc nhiệm vụ quản lý nhà nướcđược Bộ giao; hành chính, tổng hợp; quản lý vật tư, tài sản, trang thiết bị, phươngtiện, điều kiện làm việc được giao theo quy định hiện hành; công tác tổ chức cán

bộ, đào tạo, thi đua khen thưởng, kỷ luật của Cục

Đứng trước yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nướccũng như yêu cầu phải đổi mới, cải cách nền hành chính nói chung Việc nâng caohiệu quả quản lý công tác văn thư là rất quan trọng nhằm đảm bảo thông tin bằngvăn bản phục vụ kịp thời cho hoạt động chỉ đạo của lãnh đạo Cục, đồng thời nângcao chất lượng và hiệu quả hoạt động của Cục.

Được sự giúp đỡ của Nhà trường, Khoa Quản trị văn phòng, đặc biệt là sựgiúp đỡ tận tình của lãnh đạo và các chuyên viên trong Văn phòng Cục, trong haitháng thực tập, tôi đã tìm hiểuvề công tác văn thư tại Văn phòng Cục Kinh tế hợptác và Phát triển nông thôn-Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Từ đó đưa ranhận xét về ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân và đề xuất một số giải pháp nhằm nângcao hiệu quả quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Cục

Xuất phát từ những lý do trên, tôi xin chọn: “Nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn-Bộ Nông Nghiệp và Phát triển nông thôn” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp.

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Hiện tại có rất nhiều tài liệu, công trình nghiên cứu về công tác văn thư:

- Trước hết là giáo trình, tập bài giảng có liên quan như:

“Văn bản quản lý nhà nước-Những vấn đề lý luận và kỹ thuật soạn thảo” của Triệu Văn Cường, Nguyễn Cảnh Đương, Nguyễn Mạnh Cường và Lê

Văn In, NXB Giáo dục Việt Nam, Hà Nội (2010)

“Hướng dẫn kỹ thuật soạn thảo văn bản” của Trần Hà, NXB trẻ, Thành

phố Hồ Chí Minh (1996)

“Văn bản và lưu trữ học đại cương” của Vương Đình Quyền, NXB giáo

dục, Hà Nội (1996)

“ Xây dựng, ban hành, quản lý văn bản và công tác lưu trữ” của Nghiêm

Kỳ Hồng và Nguyễn Quốc Bảo (sưu tầm và tuyển chọn), NXB Chính trị quốc gia,

Hà Nội (1998)

“Phương pháp soạn thảo văn bản hành chính” của Lê Văn In và Phạm

Hưng, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội (1998)

“Công tác văn thư lưu trữ” (Giáo trình lớp ngắn hạn) của Cục văn thư lưu

trữ nhà nước, NXB chính trị quốc gia, Hà Nội (1999).

“ Tin học và đổi mới công tác văn thư” của Dương Văn Khảm, NXB

Chính trị quốc gia, Hà Nội (1994)

“Nghiệp vụ công tác văn thư (viết chung)” Nxb Lao động Xã hội (2001).

“Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước” của Nguyễn Văn Thâm,

NXB chính trị quốc gia, Hà Nội (2001)

“ Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của Vương Đình Quyền,

NXB Đại học Quốc gia Hà Nội (2005)

“Giáo trình kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản” của Lưu Kiếm

Thanh (chủ biên) và Nguyễn Văn Thâm, NXB Giao dục (2006)

“Giáo trình văn bản” của Triệu Văn Cường, Nguyễn Mạnh Cường, NXB

Giao thông vận tải (2009)

“Nghiệp vụ công tác văn thư” của trường Đại học Nội vụ Hà Nội, NXB

Giao thông vận tải, Hà Nội (2009)

“Soạn thảo văn bản và các mẫu tham khảo trong hoạt động quản lý và kinh doanh” của Lê Văn In, NXB Chính trị quốc gia (2010).

“Soạn thảo Và xử lý văn bản quản lý nhà nước” của Nguyễn Văn Thâm,

NXB Chính trị quốc gia (2010)

- Hai là một số văn bản hiện hành quy định về công tác văn thư (được liệt

kê chi tiết ở mục 1.1)

- Ba là các bài viết trên Tạp chí như:

“Thể thức văn bản và thể thức văn bản quản lý nhà nước-một số vấn đề

lý luận và thực tiễn” của Vương Đình Quyền, tạp chí Văn thư-lưu trữ Việt Nam,

- Bốn là các khóa luận tốt nghiệp, kỷ yếu hội thảo, báo cáo khoa học có:

Nguyễn Thị Trang Nhung “Công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn

bản của Tổng Công ty Điện Lực Việt Nam”, khóa luận tốt nghiệp năm 2006 Tư

liệu khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng-Trường Đại học Khoa học Xã hội vàNhân văn

Nguyễn Thị Mai “Quản lý và chỉ đạo công tác văn thư của Nhà nước hiện nay”, báo cáo khoa học sinh viên lần thứ 5, năm 2001 Tư liệu Khoa Lưu trữ

học và Quản trị văn phòng-Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

Hồ Văn Quýnh “Một số vấn đề về công tác văn thư, lưu trữ ở các doanh nghiệp ngoài quốc doanh”, kỷ yếu hội thảo Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn

phòng-Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

Có thể nói, các công trình, tài liệu nói trên đã nghiên cứu, đề cập đến nhữngvấn đề lý luận chung về công tác văn thư và phản ánh thực trạng quản lý công tácvăn thư tại một số cơ quan, doanh nghiệp Tuy nhiên trong đề tài này, tôi sẽ kếthừa, nghiên cứu, phản ánh thực trạng về quản lý công tác văn thư Từ đó, đề xuấtcác giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư tại VPCKTHTVPTNT

3 Mục tiêu nghiên cứu

Đề tài được thực hiện nhằm giải quyết những mục tiêu cơ bản sau:

Một là, khái quát, đánh giá thực trạng quản lý công tác văn thư tạiVPCKTHTVPTNT

Hai là, đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý công tácvăn thư tại CKTHTVPTNT nói riêng, tại các cơ quan Nhà nước nói chung

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện những mục tiêu trên, đề tài tập trung giải quyết những nhiệm

vụ cơ bản sau:

Một là, làm rõ những cơ sở lý luận về công tác văn thư

Hai là, khảo sát, phản ánh thực trạng quản lý công tác văn thư tạiVPCKTHTVPTNT

Ba là, nghiên cứu và đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý côngtác văn thư tại Văn phòng Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn-Bộ Nôngnghiệp và Phát triển nông thôn

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng: Đề tài của tôi sẽ tập trung nghiên cứu những lý luận chung về

công tác văn thư và thực trạng quản lý công tác văn thư tại VPCKTHTVPTNT

Phạm vi: Do hạn chế về thời gian nên đề tài tập trung nghiên cứu về quản lý

công tác văn thư tại VPCKTHTVPTNT từ năm 2010 đến năm 2015

6 Giả thuyết nghiên cứu

Nếu quản lý công tác văn thư tốt sẽ góp phần bảo đảm thông tin phục vụđắc lực cho các hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành của CKTHTVPTNT, nângcao năng suất, chất lượng công việc

7 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện đề tài, ngoài các phương pháp chung được áp dụng trongnghiên cứu khoa học như: phương pháp tổng hợp, phương pháp phân tích chứcnăng, phương pháp phân tích hệ thống, phương pháp toàn diện và tổng hợp, đề tàicòn sử dụng các phương pháp cụ thể như:

- Phương pháp điều tra, khảo sát:

Được áp dụng trong khảo sát thực trạng quản lý công tác văn thư tạiVPCKTHTVPTNT Khảo sát các văn bản, tài liệu hình thành trong hoạt động củaCục và của Văn phòng Cục

- Phương pháp phỏng vấn:

Được áp dụng để phỏng vấn các cán bộ, chuyên viên, nhân viên trongVPCKTHTVPTNT Phỏng vấn trực tiếp bằng bảng hỏi để thu thập một số thôngtin về các vấn đề liên quan đến nhân sự và các nghiệp vụ công tác văn thư

- Phương pháp nghiên cứu và phân tích tư liệu có liên quan:

Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã nghiên cứu, đánh giá và phân tích các tưliệu, số liệu thực tế để đưa ra những lập luận mang tính khoa học Từ đó, đưa ra nhữnggiải pháp thích hợp để nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Cục

8 Kết cấu của khóa luận

Dựa trên kết quả nghiên cứu, khảo sát thực tế và tổng hợp các nguồn tài liệu,tôi cấu trúc khóa luận của mình như sau: Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tàiliệu tham khảo, phụ lục thì nội dung của khóa luận được trình bày trong 3 chương:

Chương 1 Trình bày cơ sở lý luận về công tác văn thư.

Trong chương này, tôi trình bày một số khái niệm liên quan đến công tácvăn thư như: khái niệm quản lý, công tác văn thư, văn bản đi, văn bản đến, condấu, hồ sơ, lập hồ sơ, lưu trữ cơ quan…; vị trí, ý nghĩa, nội dung, trách nhiệm quản

lý công tác văn thư Mục đích của chương này là nhằm trình bày ngắn gọn cơ sở lýluận về công tác văn thư, thông qua đó để hình dung được một cách khái quát vềcông tác văn thư

Chương 2 Trên cơ sở lý luận đã trình bày ở chương 1, tôi đi sâu vào khảo

sát thực trạng công tác văn thư tại VPCKTHTVPTNT Chương này trình bày cáckết quả khảo sát tình hình tổ chức công tác văn thư tại VPCKTHTVPTNT vớinhiều nội dung như: các văn bản nghiệp vụ quy định, hướng dẫn về công tác vănthư; tình hình nhân sự thực hiện công tác văn thư; công tác soạn thảo và ban hànhvăn bản; quản lý và giải quyết văn bản, quản lý và sử dụng con dấu; lập hồ sơ vànộp vào lưu trữ cơ quan Đây sẽ là những căn cứ, những cơ sở để tôi đưa ra nhữngnhận xét, đánh giá và giải pháp trong chương tiếp theo

Chương 3 Trên cơ sở khảo sát thực trạng, chương này đưa ra nhận xét và

các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư tạiVPCKTHTVPTNT

Nghiên cứu và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thưtại các cơ quan là cần thiết, ý nghĩa Tuy nhiên do hạn chế về thời gian cũng nhưkiến thức và kinh nghiệm thực tế còn chưa đầy đủ nên chắc chắn khóa luận khôngtránh khỏi những thiếu sót Vì vậy, tôi rất mong sự đóng góp ý kiến của các thầy

cô cùng bạn bè với hy vọng đề tài sẽ đạt chất lượng cao hơn

Trong quá trình thực hiện khóa luận này, tôi đã nhận được sự hướng dẫn tậntình của cô giáo Ths Nguyễn Thị Kim Chi cùng các thầy, cô giáo trong KhoaQuản trị văn phòng, cũng như sự giúp đỡ nhiệt tình của lãnh đạo Cục và các cán

bộ, chuyên viên trong Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn Qua đây, tôixin được chân thành cảm ơn sự giúp đỡ quý báu đó./

Hà Nội, ngày 15 tháng 3 năm 2016

Tác giả

Nguyễn Thị Quyên

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1

NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Một số văn bản hiện hành quy định công tác văn thư

Hiện nay, có rất nhiều văn bản của Đảng, Nhà nước quy định về công tác vănthư Tuy nhiên tôi tập trung nghiên cứu, dựa vào một số văn bản hiện hành sau:

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ

về công tác văn thư

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ

về sửa đổi, bổ sung một số điều của nghị định số 110/2004/NĐ-CP

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 về hướng dẫn

quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội Vụ

về hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức

- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ

về quản lý và sử dụng con dấu

- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ

sửa đổi, bổ sung một số điều của nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 28 tháng 8 năm

2001 về quản lý và sử dụng con dấu

- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-VPCP hướng dẫn về thể thức và kĩ

thuật trình bày văn bản

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 về thể thức và

ký thuật trình bày văn bản hành chính

1.2 Một số khái niệm

1.2.1 Khái niệm quản lý

Cùng với sự phát triển của phương thức xã hội hóa sản xuất và sự mở rộngtrong nhận thức của con người thì sự khác biệt về nhận thức và sự lý giải khái niệmquản lý càng trở nên rõ rệt

Xuất phát từ những góc độ nghiên cứu khác nhau, nhiều học giả trong vàngoài nước đã đưa ra rất nhiều giải thích không giống nhau về quản lý như sau:

Theo F.W Taylor (1856-1915): là một trong những người đầu tiên khai sinh

ra khoa học quản lý và là “ông tổ” của trường phái “quản lý theo khoa học” tiếpcận quản lý dưới góc độ kinh tế-kĩ thuật đã cho rằng: “Quản lý là hoàn thành côngviệc của mình thông qua người khác và biết được một cách chính xác họ đã hoànthành công việc một cách tốt nhất và rẻ nhất”

Theo Henrry Fayol (1886-1925): là người đầu tiên tiếp cận quản lý theo quytrình và là người có tầm ảnh hưởng to lớn trong lịch sử tư tưởng quản lý từ thời kìcận-hiện đại tới nay, quan niệm rằng: “ Quản lý là một tiến trình bao gồm tất cảcác khâu: lập kế hoạch, tổ chức, phân công điều khiển và kiểm soát các nỗ lực của

cá nhân, bộ phận và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực vật chất khác của tổ chức

để đạt được mục tiêu đề ra”

JH Donnelly James Gibson và J.M Ivancevich trong khi nhấn mạnh tới hiệuquả sự phối hợp hoạt động của nhiều người đã cho rằng: “ Quản lý là một quá trình

do một người hay nhiều người thực hiện nhằm phối hợp các hoạt động của nhữngngười khác để đạt được kết quả mà một người hành động riêng rẽ không thể nàođạt được”

Stephan Robbins quan niệm: “ Quản lý là tiến trình hoạch định, tổ chức,lãnh đạo và kiểm soát những hành động của các thành viên trong tổ chức và sửdụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đặt ra”

Robert Albanese: "Quản lý là một quá trình kỹ thuật và xã hội nhằm sử dụngcác nguồn, tác động tới hoạt động của con người và tạo điều kiện thay đổi để đạtđược mục tiêu của tổ chức"

Harol Koontz: "Quản lý là một nghệ thuật nhằm đạt được mục tiêu đã đề rathông qua việc điều khiển, chỉ huy, phối hợp, hướng dẫn hoạt động của nhữngngười khác" (Những vấn đề cốt yếu của quản lý NXB khoa học - Kỹ thuật, 1993)

Nguyễn Minh Đạo: "Quản lý là sự tác động chỉ huy, điều khiển, hướng dẫncác quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người nhằm đạt tới mục tiêu đã

đề ra" (Cơ sở khoa học quản lý, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội 1997)

Quản lý là việc đạt tới mục đích của tổ chức một cách có kết quả và hiệu quảthông qua quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các nguồn lực của

tổ chức" (Khoa học quản lý, tập I, Trường ĐH KTQD, Hà Nội 2001)

Từ những quan niệm này cho thấy, quản lý là một hoạt động liên tục và cầnthiết khi con người kết hợp với nhau trong tổ chức Đó là quá trình tạo nên sứcmạnh gắn liền các hoạt động của các cá nhân với nhau trong một tổ chức nhằm đạtđược mục tiêu chung

Từ các khái niệm trên, tôi xin đưa ra khái niệm quản lý như sau:

Quản lý là sự tác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể quản lý lên đối tượng và khách thể quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn lực, thời cơ của tổ chức để đạt mục tiêu đặt ra trong điều kiện môi trường luôn biến động.

1.2.2 Khái niệm công tác văn thư

Văn thư dùng để chỉ tên gọi chung của các loại văn bản bao gồm cả văn bản

do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra (đơn từ, nhật kí, di chúc…) và văn bản do cơquan Nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc lệnh…) để phục vụ cho quản lý, điềuhành công việc chung

Ngày nay, văn bản đã và đang là phương tiện được các cơ quan Đảng, Nhànước, các tổ chức chính trị-xã hội, các tổ chức kinh tế…dùng để ghi chép và truyềnđạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác Người

ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý đối với chúng như soạn thảo, duyệt, ký văn bản,chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ, lập hồ sơ…những công việc này được gọi

là công tác văn thư

Có rất nhiều định nghĩa, khái niệm đưa ra về công tác văn thư

Theo giáo trình “Nghiệp vụ văn thư” của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, NXBGiao thông vận tải, Hà Nội (2009): “Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tinbằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơquan Đảng, cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị-xã hội, đơn vị vũ trangnhân dân (dưới đây gọi chung là các cơ quan, tổ chức).” [2;13]

Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ

về công tác văn thư: “ Công tác văn thư quy định tại Nghị định này bao gồm cáccông việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hìnhthành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con

dấu trong công tác văn thư”.

Tuy nhiên, khóa luận của tôi thống nhất sử dụng khái niệm về công tác vănthư trong Nghị định số110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ

về công tác văn thư để tiến hành khảo sát công tác văn thư tại VPCKTHTVPTNT

1.2.3 Khái niệm văn bản

Hiện nay, có rất nhiều quan điểm khác nhau về văn bản

Theo từ điển “Thuật ngữ Lưu trữ Việt Nam” của Cục Lưu trữ Nhà nước xuấtbản năm 1992, đã đưa ra định nghĩa như sau về thuật ngữ “văn bản”:

Hiểu theo nghĩa rộng, văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngônngữ, có giá trị pháp lý

Hiểu theo nghĩa hẹp, văn bản là các công văn giấy tờ hình thành trong hoạtđộng của các cơ quan như Luật, Pháp lệnh, Lệnh, Nghị quyết, Nghị định, Quyếtđịnh, Chỉ thị, Thông tư, Thông báo, Kế hoạch, Báo cáo…

Theo giáo trình “Văn bản học và Lưu trữ học đại cương” do Nhà xuất bảnGiao dục ấn hành năm 1996, khái niệm “văn bản” được hiểu theo hai nghĩa:

Hiểu theo nghĩa rộng, văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngônngữ (tức là các loại chữ viết dùng để thể hiện ngôn ngữ của con người)

Hiểu theo nghĩa hẹp, văn bản là khái niệm dùng để chỉ công văn, giấy tờhình thành trong hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp (gọi chung là cơquan)

Hiện nay, thông thường văn bản được hiểu theo nghĩa hẹp được chấp thuậnnhiều hơn Song, dù văn bản được hiểu theo nhiều cách khác nhau, nhưng đều cóđiểm chung là:

- Là vật mang tin được ghi lại bằng ký hiệu ngôn ngữ

- Đều là công văn, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu được hình thành trong hoạt động

của cơ quan, tổ chức

- Dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin.

1.2.4 Khái niệm văn bản đi, văn bản đến

Theo Điều 2 của Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 vềhướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan:

Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội

bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành

Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm phápluật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản đượcchuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức

1.2.5 Khái niệm con dấu

Có rất nhiều quan điểm khác nhau về khái niệm con dấu Tuy nhiên khóaluận của tôi thống nhất sử dụng khái niệm con dấu theo giáo trình “Nghiệp vụ vănthư” của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội như sau:

- Con dấu là vật thể được khắc chìm hoặc nổi với mục đích tạo nên một

hình dấu cố định trên văn bản

- Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức

và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức vàcác chức danh nhà nước con dấu được quản lý theo quy định của Nhà nước

- Dấu là một thành phần thể thức của văn bản, thể hiện giá trị pháp lý của

văn bản [2;78]

1.2.6 Khái niệm hồ sơ và lập hồ sơ

Có nhiều quan điểm khác nhau về hồ sơ và lập hồ sơ Tuy nhiên theo Điều 2Luật Lưu trữ số 01/2011/QH 13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc Hội khóaXIII:

Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc,một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi,giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cánhân

Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành hồ sơ trong quá trình

theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theonhững nguyên tắc và phương pháp nhất định

1.2.7 Khái niệm lưu trữ cơ quan

Theo Khoản 4, Điều 2 Luật lưu trữ số 01/ 2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm

2011 của Quốc hội khóa XIII:

Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưutrữ của cơ quan, tổ chức

1.3 Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư

1.3.1 Vị trí của công tác văn thư

Công tác văn thư là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và hoạtđộng quản lý của từng cơ quan nói riêng Trong Văn phòng, công tác văn thưkhông thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần lớn trong nộidung hoạt động của Văn phòng Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt độngcủa các cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý nhà nước của mỗi

cơ quan, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà nước

1.3.2 Ý nghĩa của công tác văn thư

Công tác văn thư đảm bảo việc cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác nhữngthông tin cần thiết phục vụ quản lý nhà nước nói chung và mỗi cơ quan đơn vị nóiriêng Công tác quản lý nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết Thực tếcho thấy, thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau,trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản

Về mặt nội dung công việc, có thể sắp xếp công tác văn thư vào hoạt động đảmbảo thông tin cho công tác quản lý nhà nước mà văn bản chính là phương tiện chứađựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý

Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quanđược nhanh chóng, chính xác, nâng cao năng suất, đảm bảo chất lượng, đúng chế

độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, đồng thời hạn chế những vi phạm trongviệc sử dụng các văn bản giấy tờ để làm trái pháp luật

Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ thông tin về mọi hoạt động của cơquan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơquan Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nộidung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần

thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý minh chứng cho hoạt động của cơ quanmột cách chân thực.

Công tác văn thư làm tốt còn góp phần lưu giữ được toàn bộ hồ sơ, tài liệubằng văn bản, tạo điều kiện tốt nhất cho công tác lưu trữ của cơ quan Đây lànguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên các hồ sơ tài liệu có giá trị cho tài liệu lưutrữ cơ quan Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần phải tổ chức tốtviệc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan Nếu chất lượng hồ sơkhông tốt, văn bản giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ nộp vào lưu trữ cơquan sẽ thấp, gây khó khăn rất lớn cho công tác lưu trữ

Công tác văn thư còn góp phần làm giảm bớt các giấy tờ không cần thiết,tiết kiệm được công sức và tiền của cho cơ quan Đồng thời giữ gìn đầy đủ những

hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị để phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết các côngviệc trước mắt, lâu dài

Tóm lại, công tác văn thư đóng vai trò rất quan trọng đối với hoạt động của

bộ máy Nhà nước, các cơ quan Đảng, các tổ chức chính trị- xã hội, các doanhnghiệp… Làm tốt công tác này sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơquan, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính Nhà nước và thúc đẩy nhanhchóng công cuộc cải cách hành chính ở nước ta hiện nay

1.4 Nội dung của công tác văn thư

Văn bản là phương tiện thông tin có giá trị chủ yếu của hoạt động quản lý,nên bất cứ cơ quan, tổ chức nào cũng cần phải tổ chức và tiến hành công tác vănthư Theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chínhphủ về công tác văn thư, công tác văn thư gồm những công việc chính sau:

a Soạn thảo văn bản

- Thảo văn bản

- Duyệt, sửa chữa, hoàn thảo bản thảo đã duyệt

- Đánh máy, nhân bản, kiểm tra văn bản trước khi ký

- Ký văn bản.

b Quản lý và giải quyết văn bản

- Quản lý và giải quyết văn bản đến

+ Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

+ Trình, chuyển giao văn bản đến;

+ Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

- Quản lý văn bản đi

+ Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày,tháng của văn bản;

+ Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);

+ Đăng ký văn bản đi;

+ Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

+ Lưu văn bản đi

c Quản lý và sử dụng con dấu

- Các loại con dấu;

- Quản lý con dấu;

- Sử dụng con dấu.

d Lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành bao gồm:

- Mở hồ sơ;

- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải

quyết công việc vào hồ sơ;

- Kết thúc và biên mục hồ sơ.

1.5 Trách nhiệm quản lý Nhà nước về công tác văn thư

Theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chínhphủ về công tác văn thư, trách nhiệm quản lý công tác văn thư như sau:

Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về côngtác văn thư theo những nội dung quy định tại Điều 27 của Nghị định số 110/2004/NĐ-

CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư Cụ thể:

- Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy

phạm pháp luật về công tác văn thư;

- Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư;

- Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong

công tác văn thư;

- Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý

công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư;

- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp

luật về công tác văn thư;

- Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư;

- Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư.

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có trách nhiệm giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụthực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư

Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, các Bộ, cơ quan ngang Bộ,

cơ quan thuộc Chính phủ; cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chínhtrị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và ủy bannhân dân các cấp có trách nhiệm:

- Căn cứ quy định của pháp luật, ban hành và hướng dẫn thực hiện các chế

độ, quy định về công tác văn thư;

- Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư đối vớicác cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của mình; giải quyết khiếu nại, tố cáo

và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư theo thẩm quyền;

- Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vàocông tác văn thư;

- Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lýcông tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư;

- Tổ chức sơ kết, tổng kết về công tác văn thư trong phạm vi ngành, lĩnh vực

và địa phương

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Kinh

tế hợp tác và Phát triển nông thôn

Theo Quyết định số 669/2014/QĐ-BNN ngày 04/04/2014 của Bộ Nôngnghiệp và Phát triển nông thôn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu

tổ chức của CKTHTVPTNT Cục có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổchức sau:

2.1.1.1 Chức năng

CKTHTVPTNT là cơ quan trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nôngthôn, thực hiện chức năng tham mưu giúp Bộ trưởng quản lý nhà nước chuyênngành và thực thi nhiệm vụ quản lý nhà nước trong lĩnh vực kinh tế hợp tác, bố trídân cư, di dân tái định cư và phát triển nông thôn thuộc phạm vi quản lý nhà nướccủa Bộ CKTHTVPTNT có tư cách pháp nhân, có tài khoản và con dấu riêng, cókinh phí hoạt động theo quy định của pháp luật Trụ sở của Cục đặt tại thành phố

Hà Nội và bộ phận thường trực tại thành phố Hồ Chí Minh

Tổng hợp trình Bộ chương trình, đề án, kế hoạch về phát triển kinh tế hợptác, kinh tế hộ, kinh tế trang trại trong nông nghiệp, nông thôn và hướng dẫn, chỉđạo, kiểm tra thực hiện sau khi được phê duyệt

Về phát triển nông thôn:

Tổng hợp trình Bộ trưởng chương trình tổng thể phát triển nông thôn; quy

hoạch phát triển nông thôn theo vùng và lãnh thổ; các dự án điều tra cơ bản khácliên quan đến phát triển nông thôn Tham gia xây dựng chiến lược phát triển ngànhnghề, làng nghề nông thôn gắn với hộ gia đình và hợp tác xã;

Chủ trì, phối hợp với các các cơ quan liên quan xây dựng, trình Bộ cơ chế,chính sách về phát triển nông thôn;

Chủ trì quản lý các chương trình, dự án hoặc hợp phần của các chương trình,

dự án về xoá đói giảm nghèo; xây dựng nông thôn mới; chương trình xây dựng cơ

sở hạ tầng nông thôn; chương trình 135; thay thế, xoá bỏ cây có chứa chất ma tuý

và các chương trình, dự án khác theo sự phân công của Bộ;

Hướng dẫn, tổng kết thực tiễn mô hình về phát triển nông thôn

Về quy hoạch bố trí dân cư:

Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan xây dựng, trình Bộ cơ chế, chínhsách về quy hoạch và bố trí dân cư; quy định phân công, phân cấp thẩm định cácchương trình, dự án có liên quan đến di dân, tái định cư trong nông thôn; các dự ánđiều tra cơ bản và thiết kế quy hoạch về bố trí dân cư,

Tổng hợp trình Bộ trưởng kế hoạch bố trí, sắp xếp dân cư theo chương trình

dự án liên quan đến di dân, tái định cư trong nông thôn theo quy hoạch phát triểnkinh tế-xã hội; tái định cư các công trình thuỷ điện, thuỷ lợi lớn;

Hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra thực hiện các chương trình dự án về quy hoạch

bố trí dân cư; công tác di dân, tái định cư trong nông nghiệp, nông thôn theo quyhoạch phát triển kinh tế-xã hội của đất nước; hướng dẫn xây dựng khu dân cư; thựchiện các chương trình xây dựng cơ sở hạ tầng nông thôn theo phân công của Bộtrưởng;

Hướng dẫn, tổng kết các mô hình thực tiễn và đề xuất mở rộng mô hình

Quản lý thông tin khoa học công nghệ về chuyên ngành quản lý của Cục;Tham gia xây dựng dự thảo tiêu chuẩn quốc gia, quy chuẩn kỹ thuật quốcgia thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ theo phân công của Bộ trưởng.

Chỉ đạo thực hiện các quy định về chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thựchiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế, tài chính và cải cách thủ tục hành chính,đổi mới phương thức làm việc, hiện đại hoá công sở, ứng dụng công nghệ thông tinphục vụ hoạt động của Cục

Về quản lý nhà nước các tổ chức thực hiện dịch vụ công thuộc ngành, lĩnh vực quản lý của Cục:

Trình Bộ cơ chế, chính sách, quy chuẩn kỹ thuật về cung ứng dịch vụ công; vềthực hiện xã hội hoá các hoạt động cung ứng dịch vụ công trong ngành, lĩnh vực;

Ban hành định mức kinh tế-kỹ thuật, thời gian thực hiện cung ứng các dịch

Hướng dẫn, tạo điều kiện cho hội, tổ chức phi Chính phủ tham gia các hoạtđộng trong ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Cục; tổ chức lấy ý kiến vàtiếp thu việc đề xuất, phản biện của hội, tổ chức phi Chính phủ để hoàn thiện cácquy định quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực;

Kiến nghị việc xử lý các vi phạm pháp luật của hội, tổ chức phi Chính phủhoạt động trong ngành, lĩnh vực

Về tổ chức bộ máy, biên chế và cán bộ, công chức, viên chức:

Xây dựng dự thảo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức củaCục; đề xuất việc thành lập, tổ chức lại các tổ chức trực thuộc Cục;

Quyết định thành lập Tổ công tác của Cục; quy định cụ thể về nhiệm vụ tựchủ, điều lệ tổ chức và hoạt động cho các tổ chức sự nghiệp nhà nước thuộc Cụctheo quy định;

Trình Bộ kế hoạch biên chế hàng năm của Cục; quyết định phân bổ biên chếhành chính cho các cơ quan thuộc Cục;

Quyết định cử cán bộ, công chức, viên chức đi học tập, công tác ở nướcngoài theo phân cấp quản lý cán bộ của Bộ;

Quy định thẩm quyền và trách nhiệm của người đứng đầu các tổ chức thuộc Cục;Quyết định và thực hiện các biện pháp cụ thể để tăng cường kỷ luật, kỷcương hành chính; tổ chức thực hiện phòng, chống tham nhũng, chống lãng phí vàquan liêu, hách dịch, cửa quyền trong các đơn vị thuộc Cục;

Tổ chức thực hiện công tác tuyển dụng, sử dụng, điều động, luân chuyển,nghỉ hưu, chế độ tiền lương, khen thưởng và các chế độ khác đối với cán bộ, côngchức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Cục theo quy định của pháp luật, phâncấp của Bộ; đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ về chuyên ngành theo phâncông của Bộ trưởng;

Xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ của ngạch côngchức, viên chức thuộc ngành, lĩnh vực theo phân công của Bộ trưởng;

Báo cáo thực hiện về công tác tổ chức, cán bộ và biên chế theo quy định

Về thanh tra, kiểm tra:

Hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện chính sách, pháp luật về ngành, lĩnh

vực thuộc phạm vi quản lý của Cục theo quy định;

Giải quyết hoặc tham gia giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị của tổ chức,công dân liên quan đến ngành, lĩnh vực quản lý của Cục; tổ chức việc tiếp côngdân theo quy định của pháp luật;

Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện phân cấp quản lý về lĩnh vực thuộc phạm

vi quản lý của Cục và xử lý vi phạm theo quy định của pháp luật

Về quản lý tài chính, tài sản:

Trình Bộ dự toán ngân sách hàng năm và kế hoạch ngân sách trung hạn của Cục;Chịu trách nhiệm quyết toán các nguồn kinh phí do Cục trực tiếp quản lý;quản lý và chịu trách nhiệm về tài sản của nhà nước được giao cho Cục theo phâncấp của Bộ trưởng và quy định của pháp luật;

Thực hiện nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành và phâncông của Bộ trưởng

2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức của CKTHTVPTNT bao gồm:

Ban Lãnh đạo Cục: Cục trưởng và các Phó Cục trưởng

Các đơn vị trực thuộc Cục

- Văn phòng Cục

- Văn phòng tiêu ban di dân tái định cư Dự án thủy điện Sơn La

- Phòng Quy hoạch và bố trí dân cư

- Phòng Thanh tra, Pháp chế

- Phòng Kinh tế hợp tác

- Phòng Giảm nghèo và An sinh xã hội nông thôn

- Phòng Công tác phía Nam

Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn

(xem Phụ lục I)

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn

Theo Quyết định số 151/2014/QĐ-BNN ngày 13 tháng 8 năm 2014 của BộNông nghiệp và Phát triển nông thôn quy định chức năng, nhiệm vụ của Vănphòng Cục và Quyết định số 149/2014/QĐ-KTHT-VP ngày 13 tháng 8 năm 2014của CKTHTVPTNT quy định về chức năng, nhiệm vụ của phòng Kế hoạch tàichính Trên cơ sở sáp nhập phòng Kế hoạch tài chính vào Văn phòng Cục đã xâydựng lại văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng và đang trong giai

đoạn dự thảo (xem Phụ lục II).

2.1.2.1 Chức năng

Văn phòng Cục là đơn vị thuộc CKTHTVPTNT, thực hiện chức năng thammưu giúp Cục trưởng quản lý nhà nước và thực thi nhiệm vụ quản lý nhà nước vềchiến lược, qui hoạch, kế hoạch, đầu tư phát triển, tài chính, kế toán, hợp tác quốc

tế, nghiên cứu khoa học - công nghệ và môi trường trong lĩnh vực kinh tế hợp tác

và phát triển nông thôn trên phạm vi cả nước thuộc nhiệm vụ quản lý nhà nướcđược Bộ giao; hành chính, tổng hợp; quản lý vật tư, tài sản, trang thiết bị, phươngtiện, điều kiện làm việc được giao theo quy định hiện hành; công tác tổ chức cán

bộ, đào tạo, thi đua khen thưởng, kỷ luật của Cục

Hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện chiến lược, quihoạch, kế hoạch, chương trình, đề án, dự án, công trình quan trọng về kinh tế hợptác và phát triển nông thôn sau khi được phê duyệt; chủ trì quản lý các chươngtrình, dự án về kinh tế hợp tác và phát triển nông thôn theo phân công của Cụctrưởng và quy định của pháp luật;

Đề xuất danh mục các chương trình, dự án đầu tư thuộc phạm vi quản lý củaCục Phối hợp với cơ quan quản lý chuyên ngành thẩm định các chương trình, dự

án đầu tư thuộc phạm vi quản lý của Cục; thực hiện nhiệm vụ chủ đầu tư cácchương trình, dự án đầu tư được Cục giao;

Hướng dẫn các đơn vị về việc lập, thẩm định, phê duyệt qui hoạch, kế hoạchphát triển;

Phối hợp với các Phòng, bộ phận thuộc Cục hướng dẫn địa phương xâydựng và triển khai kế hoạch, qui hoạch về kinh tế hợp tác và phát triển nông thônthuộc nhiệm vụ của Cục

Hai là về Công tác tổng hợp

Xây dựng, theo dõi và đôn đốc chương trình công tác của Cục, Lãnh đạoCục, các nhiệm vụ được Lãnh đạo Cục giao cho các phòng, bộ phận; phối hợp vớicác phòng, bộ phận nắm tiến độ, kết quả thực hiện nhiệm vụ của Cục;

Xây dựng báo cáo tuần, tháng, quý theo quy định của Bộ và báo cáo sơ kết,tổng kết năm của Cục, báo cáo chỉ đạo điều hành của Cục Chuẩn bị nội dung giaoban hàng tuần, hàng tháng của Cục; đôn đốc các phòng, bộ phận thực hiện côngviệc được giao theo đúng thời gian quy định;

Tổng hợp, xây dựng báo cáo sơ kết, báo cáo năm về chỉ đạo điều hành củaCục; báo cáo, chương trình công tác hàng năm của ngành

Ba là về Công tác tài chính, kế toán

Tham mưu cho Cục trưởng thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về tàichính trong lĩnh vực kinh tế hợp tác và phát triển nông thôn; thực hành tiết kiệmchống lãng phí trong thực thi công vụ theo quy định của pháp luật;

Xây dựng dự toán ngân sách hàng năm và kế hoạch ngân sách trung hạn củaCục;

Xây dựng chế độ tài chính - kế toán trong lĩnh vực kinh tế hợp tác và pháttriển nông thôn;

Trực tiếp thực hiện nhiệm vụ thanh toán, quyết toán và quản lý các nguồnkinh phí được Bộ giao theo kế hoạch hàng năm;

Dự thảo quy chế chi tiêu nội bộ; kiểm tra, giám sát các nguồn kinh phí, phát

hiện ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán;

Quản lý, kiểm tra việc sử dụng tài sản của Nhà nước do Bộ giao Cục quản lýtheo các qui định hiện hành;

Thu thập xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng, nội dung công việc

kế toán tuân thủ các qui định hiện hành;

Phân tích xử lý số liệu kế toán, đề xuất các giải pháp quản lý tài chính ngànhtheo yêu cầu;

Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo qui định của pháp luật

Bốn là về Công tác hành chính

Thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, quản lý con dấu, tiếp nhận,

xử lý các loại văn bản đi và đến của Cục Dự thảo Quy chế làm việc và đôn đốccác phòng, bộ phận thực hiện quy chế làm việc của Cục

Năm là về Công tác quản trị

Quản lý nhà làm việc của cơ quan, ô tô, trang thiết bị làm việc được giaotheo quy định hiện hành;

Xây dựng kế hoạch và thực hiện, theo dõi việc mua sắm, sửa chữa, thanh lýtài sản, trang thiết bị làm việc và vật rẻ tiền mau hỏng; tham gia kiểm kê tài sản;

Điều xe ô tô phục vụ công tác sau khi được Lãnh đạo Cục duyệt lịch, theodõi cấp phát xăng dầu cho các xe ô tô;

Chủ trì về công tác hậu cần, phục vụ cơ quan, các cuộc họp, hội nghị, hộithảo được giao

Sáu là về Công tác tổ chức cán bộ

Dự thảo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Cục và cácđơn vị trực thuộc; xây dựng đề án thành lập, tổ chức lại, giải thể các tổ chức thuộcCục theo quy định;

Tổng hợp, xây dựng Đề án vị trí việc làm; tham mưu cho Cục trong việcquản lý biên chế công chức và hợp đồng lao động 68/2000/NĐ-CP, cơ cấu côngchức theo ngạch trong Cục và các tổ chức thuộc Cục trên cơ sở quyết định giaobiên chế công chức hàng năm của Bộ và theo quy định của pháp luật;

Tham mưu cho Cục trong việc tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức và

người lao động thuộc phạm vi quản lý của Cục theo phân cấp của Bộ và quy địnhcủa pháp luật;

Tham mưu cho Cục trong việc quy hoạch, bổ nhiệm, miễn nhiệm theo phâncấp của Bộ trưởng và quy định pháp luật;

Thực hiện các chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức và người laođộng: chế độ tiền lương, nâng lương, nâng bậc, chuyển xếp ngạch, hưu trí, tang lễ,thuyên chuyển, tiếp nhận, điều động, tuyển dụng công chức theo quy định; theo dõicông tác bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế đối với công chức, viên chức và người laođộng của Cục;

Tham mưu cho Cục thực hiện công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn,nghiệp vụ đối với công chức của Cục theo quy định; thực hiện các thủ tục về đàotạo, bồi dưỡng cán bộ công chức Cục; thực hiện các thủ tục cử công chức, ngườilao động đi học tập, công tác ở nước ngoài theo phân cấp của Bộ;

Tham mưu cho Cục quy định thẩm quyền và trách nhiệm của người đứngđầu các tổ chức thuộc Cục theo phân cấp của Bộ;

Thực hiện các biện pháp cụ thể để tăng cường kỷ luật, kỷ cương hành chínhtrong các đơn vị thuộc Cục;

Tham mưu cho Cục về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cácngành kinh tế hợp tác và phát triển nông thôn; tổng hợp, xây dựng tiêu chuẩn chuyênmôn, nghiệp vụ công chức thuộc ngành kinh tế hợp tác và phát triển nông thôn

Bảy là về Cải cách hành chính

Tham mưu, xây dựng kế hoạch và phối hợp với các phòng, bộ phận thựchiện nhiệm vụ cải cách hành chính của Cục theo chương trình cải cách hành chínhđược phê duyệt;

Chủ trì, phối hợp với các phòng, bộ phận thực hiện tiêu chuẩn hệ thống quản

lý chất lượng ISO theo quy định;

Chủ trì, phối hợp với các phòng, bộ phận thực hiện các quy định về đổi mớiphương thức làm việc, hiện đại hoá công sở, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thôngtin phục vụ hoạt động của Cục

Tám là về Công tác thông tin, tuyên truyền, quản lý cơ sở dữ liệu

Tham mưu cho Cục về quản lý và vận hành văn phòng điện tử, website củaCục;

Thực hiện nhiệm vụ quản trị văn phòng điện tử, website của Cục;

Chủ trì công tác thống kê, quản lý cơ sở dữ liệu về kinh tế hợp tác và pháttriển nông thôn;

Đầu mối chủ trì tổ chức các hoạt động thông tin tuyên truyền với các cơquan thông tin tuyên truyền của Bộ và các cơ quan thông tin đại chúng về các lĩnhvực quản lý nhà nước của Cục

Chín là về Công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật

Dự thảo Quy chế xét khen thưởng của Cục Hướng dẫn, tổng hợp và đề xuấttrình Hội đồng Thi đua khen thưởng, Hội đồng sáng kiến Cục về công tác thi đua,khen thưởng của Cục và ngành;

Hướng dẫn, tổng hợp và đề xuất trình Hội đồng kỷ luật Cục về công tác kỷluật đối với cán bộ, công chức của Cục

Mười là về Hợp tác quốc tế và hội nhập quốc tế

Tổng hợp, xây dựng chương trình, dự án hợp tác quốc tế thuộc phạm vi quản

lý của Cục;

Tham mưu cho lãnh đạo Cục về tham gia đàm phán để ký kết các điều ước,thỏa thuận quốc tế thuộc phạm vi quản lý của Cục; tổ chức thực hiện các điều ước,thỏa thuận quốc tế theo phân công của Bộ trưởng;

Tổ chức thực hiện hợp tác, hội nhập kinh tế quốc tế; các chương trình, dự ánquốc tế tài trợ theo phân cấp của Bộ trưởng và quy định pháp luật

Mười một là về thực hiện nhiệm vụ quản lý đối với hoạt động của hội, tổ chức phi Chính phủ theo phân công của Bộ trưởng

Hướng dẫn, tạo điều kiện cho hội, tổ chức phi chính phủ tham gia các hoạtđộng trong ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Cục; tổ chức lấy ý kiến vàtiếp thu việc đề xuất, phản biện của hội, tổ chức phi Chính phủ để hoàn thiện cácquy định quản lý nhà nước về lĩnh vực kinh tế hợp tác và phát triển nông thôn;

Tham gia ý kiến về công nhận Ban vận động thành lập Hội và Điều lệ Hội

thuộc lĩnh vực được giao quản lý theo quy định;

Tham gia nghiên cứu, xây dựng cơ chế, chính sách pháp luật về kinh tế hợptác và phát triển nông thôn

Mười hai là về Khoa học - công nghệ

Tổng hợp, xây dựng chương trình, kế hoạch, đề tài nghiên cứu khoa học,ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ, kỹ thuật về kinh tế hợp tác và phát triểnnông thôn;

Chủ trì thẩm định đề cương, đề tài nghiên cứu; đặt hàng cho các tổ chức, cánhân thực hiện; nghiệm thu, quản lý kết quả và triển khai kết quả nghiên cứu, ứngdụng tiến bộ công nghệ, kỹ thuật về kinh tế hợp tác và phát triển nông thôn; chủ trìtriển khai thực hiện các chương trình, đề tài, dự án được phân công;

Quản lý thông tin khoa học, công nghệ, quản lý về công nghệ cao về lĩnhvực thuộc phạm vi quản lý của Cục;

Tổng hợp, xây dựng dự thảo định mức kinh tế - kỹ thuật, tiêu chuẩn quốcgia, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Cục

Mười ba là về Quản lý tổ chức, hoạt động dịch vụ công

Xây dựng cơ chế, chính sách, quy chuẩn kỹ thuật về cung ứng dịch vụ công;

về thực hiện xã hội hoá các hoạt động cung ứng dịch vụ công;

Đề xuất về quy hoạch mạng lưới tổ chức sự nghiệp, dịch vụ công trong lĩnhvực kinh tế hợp tác và phát triển nông thôn;

Ban hành định mức kinh tế-kỹ thuật, thời gian thực hiện cung ứng các dịch

Cơ cấu tổ chức của VPCKTHTVPTNT bao gồm:

Ban Lãnh đạo Văn phòng: Chánh văn phòng và các Phó Chánh văn phòng Các bộ phận trực thuộc Văn phòng gồm:

Bộ phận: Văn thư-Hành chính

2.2.1 Tình hình ban hành các văn bản hiện hành quy định, hướng dẫn

về công tác văn thư

Trong quá trình quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn về nghiệp vụ công tác văn thư,Văn phòng Cục chủ yếu dựa trên các văn bản hiện hành của Nhà nước quy định vềcông tác văn thư đã được đề cập ở mục 1.1 Ngoài ra, CKTHTVPTNT đã nghiêncứu, xây dựng và ban hành một số văn bản hướng dẫn nghiệp vụ sau:

- Một là Quy trình tiếp nhận xử lý, quản lý văn bản đi-đến (Mã số:

Quy trình kiểm soát hồ sơ được xây dựng nhằm mục đích thống nhất trình

tự, thủ tục trong việc lập, quản lý và lưu trữ hồ sơ của Cục, xác định trách nhiệmcủa cán bộ công chức, trưởng các phòng, bộ phận trong việc lập, quản lý và lưu trữ

hồ sơ của Cục hàng năm

2.2.2 Tình hình nhân sự thực hiện công tác văn thư

2.2.2.1 Tổ chức bộ phận văn thư

Trong bất kì cơ quan, tổ chức nào, việc tổ chức bộ phận văn thư hoàn toànphụ thuộc vào hình thức tổ chức công tác văn thư được áp dụng ở cơ quan đó.

Hình thức tổ chức là cách thức tổ chức các đơn vị, bộ phận hoặc cán bộchuyên trách để thực hiện một số khâu của công tác văn thư mang tính nghiệp vụthuần túy như tiếp nhận, vào sổ, chuyển giao, đánh máy văn bản… Hiện nay ởnước ta có ba hình thức tổ chức công tác văn thư, đó là: hình thức tổ chức tậptrung, hình thức tổ chức phân tán và hình thức tổ chức hỗn hợp

Qua khảo sát thực tế tại VPCKTHTVPTNT, tôi thấy Cục đã thành lập một

bộ phận phụ trách công tác văn thư chuyên trách, bộ phận này trực thuộc Vănphòng Cục Về hình thức tổ chức, công tác văn thư tại Cục được tổ chức theo hìnhthức văn thư hỗn hợp, tức là vừa có văn thư chung của Cục trực thuộc Văn phòngCục, vừa bố trí cán bộ kiêm nhiệm công tác văn thư ở các phòng theo sự phân côngcông việc Giữa văn thư cơ quan và văn thư của các phòng có sự phân công cụ thể

về xử lý văn bản Có những khâu nghiệp vụ, những loại văn bản thì phân cho vănthư cơ quan xử lý; một số khâu nghiệp vụ, một số loại văn bản được giao cho vănthư các phòng trực tiếp xử lý Văn thư cơ quan có nhiệm vụ tiếp nhận văn bản docác nơi gửi tới, chuyển giao văn bản ra ngoài, theo dõi việc giải quyết những vănbản quan trọng Văn thư phòng có nhiệm vụ tiếp nhận, vào sổ văn bản đến gửiriêng cho đơn vị, theo dõi việc giải quyết các văn bản có nội dung liên quan đếnchức năng, nhiệm vụ của phòng mình, đồng thời có trách nhiệm trình ký, xin chữ

ký nháy, lưu văn bản đi để theo dõi và nộp một bản xuống văn thư để văn thư lưu

2.2.2.2 Bố trí nhân sự

Để triển khai, thực hiện các nghiệp vụ công tác văn thư, CKTHTVPTNT đã

bố trí nhân sự làm công tác văn thư cơ quan Trong đó có: 1 văn thư chuyên trách

và 2 văn thư kiêm nhiệm Văn thư chuyên trách tốt nghiệp Đại học, nhưng khôngphải Đại học chuyên ngành Văn thư Lưu trữ Tuy nhiên đã được tham gia các lớpbồi dưỡng ngắn hạn về Văn thư Lưu trữ do Bộ Nông nghiệp và Phát triển nôngthôn tổ chức tập huấn Văn thư kiêm nhiệm thứ nhất tốt nghiệp Trung cấp, văn thưkiêm nhiệm thứ hai tốt nghiệp Đại học Cả hai văn thư kiêm nhiệm đều không tốtnghiệp chuyên ngành Văn thư Lưu trữ và không qua các lớp đào tạo, bồi dưỡng về

Văn thư Lưu trữ Chủ yếu do văn thư chuyên trách hướng dẫn.

Ngoài ra, tại các đơn vị (phòng) có cử một chuyên viên phụ trách kiêmnhiệm văn thư của đơn vị Văn thư đơn vị (phòng) không được đào tạo chuyên vềVăn thư Lưu trữ, chỉ dựa trên sự hướng dẫn công việc của lãnh đạo và kinh nghiệmcủa những cán bộ, nhân viên trước đó

2.3 Tình hình thực hiện các nghiệp vụ văn thư

2.3.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản

Thứ nhất là thẩm quyền và thủ tục, trình tự ban hành văn bản

Để giải quyết công việc thường ngày và đảm bảo thông tin cho hoạt độngcủa Cục, việc soạn thảo và ban hành văn bản là rất cần thiết Đây là công tác quantrọng có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng văn bản và kết quả của công việc cầngiải quyết Do vậy các văn bản được ban hành cần phải tuân thủ các yêu cầu vànguyên tắc như: chính xác, đủ ý, văn bản ban hành phải đúng thẩm quyền, phảituân thủ các quy định của pháp luật và thể thức văn bản theo các quy định chungcủa Nhà nước Mặt khác để văn bản được soạn thảo chính xác đòi hỏi người soạnthảo văn bản phải nắm được nội dung và cách giải quyết công việc, tức là phải cóhiểu biết về chuyên môn trên từng lĩnh vực, đồng thời phải nắm được quy trình thủtục ban hành văn bản

Các loại văn bản mà Cục ban hành bao gồm:

- Văn bản hành chính: Quyết định, Thông báo, Báo cáo, Kế hoạch, Đề án,

Dự án, Chương trình, Quy chế, Quy định, Hướng dẫn, Thông báo, Giấy mời, Côngvăn hành chính, Giấy giới thiệu, Giấy chứng nhận, Công điện, Biên bản

- Các văn bản chuyên nghành: bao gồm các văn bản liên quan đến chức

năng, nhiệm vụ của Cục

Trình tự ban hành văn bản là các bước mà cơ quan quản lý nhà nước cóthẩm quyền ban hành nhất thiết phải tiến hành trong công tác xây dựng và banhành văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động củamình Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản còn được gọi là quy trình xây dựngvăn bản

Tại CKTHTVPTNT, công tác soạn thảo và ban hành văn bản đã được thực

hiện theo một quy trình thống nhất, bao gồm các bước sau:

- Phân công nhiệm vụ và chuẩn bị soạn thảo văn bản

- Viết bản thảo

- Trình duyệt bản thảo

- Trình ký văn bản

- Hoàn thiện thể thức và ban hành văn bản

Thứ hai là phân công nhiệm vụ và chuẩn bị soạn thảo

Văn bản của Cục được ban hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao.Văn bản thuộc lĩnh vực nghiệp vụ của đơn vị nào thì do đơn vị đó soạn thảo Đốivới văn bản chung của Cục do lãnh đạo Cục ủy quyền cho đơn vị nào soạn thảo thìđơn vị đó soạn thảo, tuy nhiên thường là do Văn phòng Cục soạn thảo

- Đối với văn bản quy phạm pháp luật: trong quá trình soạn thảo văn bản

công chức phải thực hiện theo các quyết định của cơ quan cấp trên

- Đối với đề án, dự án, chương trình: tổ chức lấy ý kiến tham gia bằng văn

bản hoặc tổ chức họp

Thứ tư là trình duyệt bản thảo

Văn bản sau khi soạn thảo xong, do lãnh đạo các phòng duyệt nội dung vàchịu trách nhiệm về nội dung chuyên môn được giao, tính pháp lý, thể thức và kỹthuật trình bày văn bản Ký tắt và ghi rõ họ tên vào dưới phần nơi nhận của vănbản trước khi trình lãnh đạo Cục, ghi rõ số bản phát hành vào dưới phần nơi nhận