Báo cáo thực tập thư ký: Nghiệp vụ thư ký HĐNDUBND quận Tây Hồ

MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 1 B.NỘI DUNG 4 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HĐND UBND QUẬN TÂY HỒ 4 I.Chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây Hồ 4 1.Giới thiệu chung về HĐNDUBND Quận Tây Hồ 4 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây Hồ 6 II. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức Văn phòng HĐND UBND Quận Tây Hồ 12 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND UBND quận Tây Hồ 12 2. Bản mô tả công việc của Lãnh đạo Văn phòng HĐNDUBND Quận Tây Hồ 14 3. Bản mô tả công việc của các vị trí khác trong bộ máy của Văn phòng 17 Phần IICHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ TẠI HĐNDUBND QUẬN TÂY HỒ 22 I. Hoạt động tiếp khách, đãi khách 22 1. Tiếp khách 22 2. Đãi khách 27 II. Tổ chức hội họp 29 1. Quy trình tổ chức hội họp 29 2. Đánh giá về công tác tổ chức hội họp 32 III. Công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin và xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ tại UBND quận Tây Hồ 33 1. Công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin 33 2. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ tại UBND quận Tây Hồ. 36 IV. Công tác tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo tại HĐNDUBND quận Tây Hồ 40 1. Trước khi Lãnh đạo đi công tác. 41 2. Trong khi Lãnh đạo đi công tác. 43 3. Sau khi Lãnh đạo đi công tác về. 43 V. Kỹ năng giao tiếp của người thư ký trong hoạt động văn phòng tại HĐNDUBND quận Tây Hồ 43 1. Kỹ năng giao tiếp của người thư ký 44 2.Các phương tiện giao tiếp phi ngôn ngữ 47 3. Đánh giá về kỹ năng giao tiếp của người Thư ký 48 VI. Đánh giá mô hình tổ chức phòng làm việc tại UBND quận Tây Hồ 49 1. Đánh giá chung 49 2. Đánh giá về cách bố trí phòng làm việc của Lãnh đạo và Thư ký Văn phòng 50 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 51 I. Nhận xét, đánh giá chung về công tác văn phòng của người thư ký tại HĐNDUBND quận Tây Hồ 51 1. Ưu điểm 51 2. Hạn chế 52 II. Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 52 LỜI CẢM ƠN 54 PHỤ LỤC  

M C L C ỤC LỤC ỤC LỤC

A L I NÓI Đ U ỜI NÓI ĐẦU ẦU 1

B.N I DUNG ỘI DUNG 4

PH N I: KH O SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG C A HĐND& UBND QU N ẦU ẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HĐND& UBND QUẬN ỦA HĐND& UBND QUẬN ẬN TÂY HỒ 4

I.Ch c năng,nhi m v , quy n h n và c c u t ch c c a UBND Qu n Tây ệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây ụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây ền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây ạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây ơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây ấu tổ chức của UBND Quận Tây ổ chức của UBND Quận Tây ủa UBND Quận Tây ận Tây Hồ 4

1.Gi i thi u chung v HĐND&UBND Qu n Tây Hới thiệu chung về HĐND&UBND Quận Tây Hồ ệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây ền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây ận Tây ồ 4

2 Ch c năng, nhi m v , quy n h n và c c u t ch c c a UBND Qu n Tây ệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây ụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây ền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây ạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây ơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây ấu tổ chức của UBND Quận Tây ổ chức của UBND Quận Tây ủa UBND Quận Tây ận Tây Hồ 6

II Ch c năng, nhi m v và c c u t ch c Văn phòng HĐND & UBND ệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây ụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây ơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây ấu tổ chức của UBND Quận Tây ổ chức của UBND Quận Tây Qu n Tây Hận Tây ồ 12

1 Ch c năng, nhi m v , quy n h n và c c u t ch c c a Văn phòng ệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây ụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây ền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây ạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây ơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây ấu tổ chức của UBND Quận Tây ổ chức của UBND Quận Tây ủa UBND Quận Tây HĐND & UBND qu n Tây Hận Tây ồ 12

2 B n mô t công vi c c a Lãnh đ o Văn phòng HĐND&UBND Qu n Tây Hản mô tả công việc của Lãnh đạo Văn phòng HĐND&UBND Quận Tây Hồ ản mô tả công việc của Lãnh đạo Văn phòng HĐND&UBND Quận Tây Hồ ệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây ủa UBND Quận Tây ạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây ận Tây ồ 14

3 B n mô t công vi c c a các v trí khác trong b máy c a Văn phòngản mô tả công việc của Lãnh đạo Văn phòng HĐND&UBND Quận Tây Hồ ản mô tả công việc của Lãnh đạo Văn phòng HĐND&UBND Quận Tây Hồ ệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây ủa UBND Quận Tây ị trí khác trong bộ máy của Văn phòng ộ máy của Văn phòng ủa UBND Quận Tây 17

Ph n II ần II CHUYÊN Đ TH C T P: NGHI P V TH KÝ T I HĐND&UBND Ề THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ TẠI HĐND&UBND ỰC TẬP: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ TẠI HĐND&UBND ẬN ỆP VỤ THƯ KÝ TẠI HĐND&UBND ỤC LỤC Ư KÝ TẠI HĐND&UBND ẠI HĐND&UBND QU N TÂY H ẬN Ồ 22

I Ho t đ ng ti p khách, đãi kháchạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây ộ máy của Văn phòng ếp khách, đãi khách 22

1 Ti p kháchếp khách, đãi khách 22

2 Đãi khách 27

II T ch c h i h pổ chức của UBND Quận Tây ộ máy của Văn phòng ọp 29

1 Quy trình t ch c h i h pổ chức của UBND Quận Tây ộ máy của Văn phòng ọp 29

2 Đánh giá v công tác t ch c h i h pền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây ổ chức của UBND Quận Tây ộ máy của Văn phòng ọp 32

III Công tác thu th p, x lý, cung c p thông tin và xây d ng chận Tây ử lý, cung cấp thông tin và xây dựng chương trình, ấu tổ chức của UBND Quận Tây ựng chương trình, ươ cấu tổ chức của UBND Quận Tây ng trình, k ho ch công tác thếp khách, đãi khách ạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây ường kỳ tại UBND quận Tây Hồng kỳ t i UBND qu n Tây Hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây ận Tây ồ 33

1 Công tác thu th p, x lý và cung c p thông tinận Tây ử lý, cung cấp thông tin và xây dựng chương trình, ấu tổ chức của UBND Quận Tây .33

2 Xây d ng chựng chương trình, ươ cấu tổ chức của UBND Quận Tây ng trình, k ho ch công tác thếp khách, đãi khách ạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây ường kỳ tại UBND quận Tây Hồng kỳ t i UBND qu n ạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây ận Tây

Tây H ồ 36

IV Công tác t ch c chuy n đi công tác cho lãnh đ o t i HĐND&UBND ổ chức của UBND Quận Tây ếp khách, đãi khách ạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây ạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây qu n Tây Hận Tây ồ 40

1 Trưới thiệu chung về HĐND&UBND Quận Tây Hồc khi Lãnh đ o đi công tác.ạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây .41

2 Trong khi Lãnh đ o đi công tác.ạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây .43

3 Sau khi Lãnh đ o đi công tác v ạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây ền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây .43

V Kỹ năng giao ti p c a ngếp khách, đãi khách ủa UBND Quận Tây ường kỳ tại UBND quận Tây Hồi th ký trong ho t đ ng văn phòng t i ư ạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây ộ máy của Văn phòng ạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây HĐND&UBND qu n Tây Hận Tây ồ 43

1 Kỹ năng giao ti p c a ngếp khách, đãi khách ủa UBND Quận Tây ường kỳ tại UBND quận Tây Hồi th kýư 44

2.Các phươ cấu tổ chức của UBND Quận Tây ng ti n giao ti p phi ngôn ngệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây ếp khách, đãi khách ữ 47

3 Đánh giá v kỹ năng giao ti p c a ngền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây ếp khách, đãi khách ủa UBND Quận Tây ường kỳ tại UBND quận Tây Hồi Th kýư 48

VI Đánh giá mô hình t ch c phòng làm vi c t i UBND qu n Tây Hổ chức của UBND Quận Tây ệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây ạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây ận Tây ồ 49

1 Đánh giá chung 49

2 Đánh giá v cách b trí phòng làm vi c c a Lãnh đ o và Th ký Văn phòngền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây ố trí phòng làm việc của Lãnh đạo và Thư ký Văn phòng ệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây ủa UBND Quận Tây ạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây ư 50

PH N III: K T LU N VÀ Đ XU T KI N NGH ẦU ẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ ẬN Ề THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ TẠI HĐND&UBND ẤT KIẾN NGHỊ ẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ Ị 51

I Nh n xét, đánh giá chung v công tác văn phòng c a ngận Tây ền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây ủa UBND Quận Tây ường kỳ tại UBND quận Tây Hồi th ký t i ư ạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây HĐND&UBND qu n Tây Hận Tây ồ 51

1 u đi mƯu điểm ểm 51

2 H n chạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây ếp khách, đãi khách 52

II Đ xu t gi i pháp đ phát huy u đi m, kh c ph c nh ng nhền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây ấu tổ chức của UBND Quận Tây ản mô tả công việc của Lãnh đạo Văn phòng HĐND&UBND Quận Tây Hồ ểm ư ểm ắc phục những nhược điểm ụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây ữ ược điểmc đi mểm 52

L I C M N ỜI NÓI ĐẦU ẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HĐND& UBND QUẬN ƠN 54

PH L C ỤC LỤC ỤC LỤC

A LỜI NÓI ĐẦU

Những năm gần đây, Đảng, Nhà nước cũng như các Đoàn thể trong xã hộiđang chú trọng tới công tác Văn phòng Văn phòng của cơ quan , tổ chức cũnggiống như mắt xích liên kết chặt chẽ góp phần xây dựng tốt , hoàn chỉnh bộ máylãnh đạo của cơ quan Văn phòng còn là nơi cung cấp thông tin quan trọng, tin cậyphục vụ cho công tác quản lý, điều hành Nó giống như bộ máy làm việc của tổchức ,cơ quan Một tổ chức, cơ quan nào đi chăng nữa đều có sự liên kết với côngtác văn phòng giúp việc cho lãnh đạo, thủ trưởng cơ quan Văn phòng giữ vai tròhết sức quan trọng trong mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức; là nơi cung cấp vàlưu trữ nguồn thông tin tin cậy, cần thiết để thực hiện các mục tiêu và phục vụcông tác điều hành, quản lý của cơ quan Cũng chính nhờ sự phát triển của Vănphòng, sự xuất hiện của người Thư ký văn phòng là điều tất yếu không thể thiếuđược và vai trò của người Thư ký ngày càng được khẳng định rõ rệt Cùng với xuthế hội nhập và sự phát triển của thế giới, ngành Thư ký văn phòng đang ngày mộtphát triển và tự vươn lên khẳng định mình là một ngành đầy triển vọng, có mặt trêntất cả các đơn vị hành chính tại mỗi cơ quan, tổ chức

Lịch sử phát triển của nghề Thư ký có cách đây hàng trăm năm gắn liền với

sự phát triển của Chủ nghĩa tư bản Đó là đội ngũ của những người có trình độchuyên môn, khả năng giải quyết công việc và bản lĩnh nghề nghiệp bao gồm cáchoạt động như thư từ, đánh máy, lưu chứng từ, tổ chức các buổi hẹn, tổ chức cácchuyến đi công tác… để trợ giúp cho lãnh đạo, thủ trưởng

Ở Việt Nam, nghề Thư ký thực sự bắt đầu có cơ hội phát triển từ khoảngnăm 1986 Đây là năm đánh dấu sự chuyển đổi về cơ cấu kinh tế của Việt Namchuyển từ nền kinh tế tập trung, quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường, có

sự quản lý của Nhà nước, theo định hướng Xã hội chủ nghĩa - cùng với nó là sựthay đổi nhận thức nghề nghiệp, cơ hội thăng tiến và nhu cầu xuất hiện nhữngngười làm công tác trợ giúp lãnh đạo

Xã hội ngày càng phát triển thì người Thư ký càng có những yêu cầu, đòihỏi cao Với vai trò là người tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo và cơ quan thì bên

cạnh việc trao dồi và nâng cao để trở thành một Thư ký chuyên nghiệp thì ngườiThư ký phải có các kiến thức cơ bản đã được học như: phải luôn tự hoàn thiện bảnthân, rèn luyện các kỹ năng nghiệp vụ, phải biết đổi mới tư duy để phù hợp vớithời đại và môi trường xung quanh Nhận thấy được tầm quan trọng của Vănphòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã đào tạo ra chuyên ngành Quản trị vănphòng và một ngành năng động hơn là ngành Thư ký văn phòng Trường đã cungcấp cho xã hội một lực lượng đội ngũ tri thức trẻ ở nhiều ngành nghề khác nhautrong đó có ngành Thư ký văn phòng Sinh viên chuyên ngành Thư ký văn phòngđược đội ngũ giảng viên của nhà trường đào tạo một cách chuyên sâu về nghiệp

vụ, kỹ năng cần thiết của một người Thư ký hoạt động trong văn phòng của cơquan, tổ chức Để áp dụng lý thuyết đã được học vào thực tế, đồng thời cũng giúpsinh viên có cái nhìn tổng quan, đúng đắn nhất về phong cách cũng như môitrường làm việc sau khi ra trường Bên cạnh đó còn giúp sinh viên củng cố và vậndụng những kiến thức mình đã được học vào công việc, Nhà trường đã tổ chức chosinh viên đi thực tập tại các cơ quan, tổ chức

Dưới sự chỉ đạo của các thầy, cô giáo trong Khoa Quản trị văn phòng vàNhà trường Được sự đồng ý của Lãnh đạo HĐND&UBND quận Tây Hồ, em đãđược thực tập tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân Quận Tây Hồ

từ ngày 29/02/2016 đến ngày 29/4/2016 Đây là một cơ hội tốt để cho em học hỏi,tích lũy và cũng cố kiến thức về ngành Thư ký nói riêng và ngành Văn phòng nóichung, để sau này em có thể trở thành một nhân viên văn phòng chuyên nghiệp.Sau hai tháng thực tập, em đã học hỏi được rất nhiều điều bổ ích, tích lũy thêm chomình được nhiều kiến thức cũng như kinh nghiệm; kỹ năng giao tiếp, ứng xử nơicông sở Ngoài ra, em còn được tiếp xúc với các trang thiết bị hiện đại phục vụcông tác trong cơ quan như là máy tính, máy scan, máy in, máy fax… Các trangthiết bị này hỗ trợ rất nhiều trong quá trình làm việc của cơ quan Bên cạnh đó, emcòn rút ra được những kinh nghiệm trong quá trình làm việc, giúp em yêu quý vàtrân trọng nghề mình học hơn Trong thời gian kiến tập tại phòng Văn thư, dưới sựhướng dẫn của chị Nguyễn Thị Hương- Cán bộ Văn thư của UBND Quận Tây Hồ

em đã được tham gia trực tiếp vào quá trình công tác quản lý văn bản đến và đi của

cơ quan và công việc của một người Thư ký văn phòng Nhận thức được rõ côngviệc tại cơ quan thực tập, em đã nỗ lực, phấn đấu hoàn thành tốt công việc đượcgiao, tích cực tham gia học hỏi những công việc liên quan tới ngành mình học Từnhững trải nghiệm có được trong thời gian đi thực tập, em làm bài báo cáo nàynhằm tổng kết lại quá trình cũng như kết quả mà em được trải nghiệm và tích lũy

để gửi khoa Quản trị văn phòng

Do thời gian thực tập không dài và kinh nghiệm chưa nhiều nên khi thựchiện bài báo cáo này, em không tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế Em kínhmong nhận được sự giúp đỡ, cũng như những nhận xét của các thầy, các cô củakhoa Quản trị văn phòng để em có thể hoàn thiện hơn về các kỹ năng nghiệp vụ,cũng như những thiếu sót em mắc phải để em thực hiên ước mơ đóng góp mộtphần nhỏ bé của mình vào công cuộc xây dựng và đổi mới đất nước

Qua bài báo cáo này, em xin chân thành cảm ơn tới Nhà trường, tới cácthầy , các cô trong Khoa Quản trị văn phòng đã tận tình giúp đỡ em

Em cũng xin gửi lời cảm ơn đến HĐND& UBND Quận Tây Hồ, đến các cán

bộ, chuyên viên phòng Văn thư đã tận tình chỉ bảo, giúp đỡ em trong thời gianthực tập Đặc biệt đã cho em cơ hội được hòa nhập với môi trường làm việcchuyên nghiệp, giúp em tích lũy được các kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ vàkhắc phục những nhược điểm mà em còn tồn tại

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 29 tháng 4 năm 2016

Sinh viên

Nguyễn Thùy Linh

B.NỘI DUNG PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HĐND& UBND

QUẬN TÂY HỒ I.Chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây Hồ

1.Giới thiệu chung về HĐND&UBND Quận Tây Hồ

Th c hi n đựng chương trình, ệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây ường kỳ tại UBND quận Tây Hồng l i đ i m i c a Đ ng, t nh ng năm 1990 c a th kố trí phòng làm việc của Lãnh đạo và Thư ký Văn phòng ổ chức của UBND Quận Tây ới thiệu chung về HĐND&UBND Quận Tây Hồ ủa UBND Quận Tây ản mô tả công việc của Lãnh đạo Văn phòng HĐND&UBND Quận Tây Hồ ừ những năm 1990 của thế kỷ ữ ủa UBND Quận Tây ếp khách, đãi khách ỷ

XX, cùng v i nh p đ phát tri n kinh t , t c đ đô th hóa trên đ a bàn Hà N iới thiệu chung về HĐND&UBND Quận Tây Hồ ị trí khác trong bộ máy của Văn phòng ộ máy của Văn phòng ểm ếp khách, đãi khách ố trí phòng làm việc của Lãnh đạo và Thư ký Văn phòng ộ máy của Văn phòng ị trí khác trong bộ máy của Văn phòng ị trí khác trong bộ máy của Văn phòng ộ máy của Văn phòng

di n ra ngày càng nhanh Đ đáp ng yêu c u xây d ng, phát tri n th đôểm ầu xây dựng, phát triển thủ đô ựng chương trình, ểm ủa UBND Quận Tây trong th i kỳ công nghi p hóa – hi n đ i hóa, Đ ng và Nhà nờng kỳ tại UBND quận Tây Hồ ệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây ệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây ạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây ản mô tả công việc của Lãnh đạo Văn phòng HĐND&UBND Quận Tây Hồ ưới thiệu chung về HĐND&UBND Quận Tây Hồc đã ch đ ngủa UBND Quận Tây ộ máy của Văn phòng

m r ng n i thành – Thành ph Hà N i Ngày 28/10/1995, Chính Ph ra ộ máy của Văn phòng ộ máy của Văn phòng ố trí phòng làm việc của Lãnh đạo và Thư ký Văn phòng ộ máy của Văn phòng ủa UBND Quận Tây Ngh đ nh s 69/CP v vi c thành l p Qu n Tây H T ch c b máy c aị trí khác trong bộ máy của Văn phòng ị trí khác trong bộ máy của Văn phòng ố trí phòng làm việc của Lãnh đạo và Thư ký Văn phòng ền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây ệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây ận Tây ận Tây ồ ổ chức của UBND Quận Tây ộ máy của Văn phòng ủa UBND Quận Tây

Qu n chính th c đi vào ho t đ ng t tháng 01/1996.ận Tây ạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây ộ máy của Văn phòng ừ những năm 1990 của thế kỷ

Qu n Tây H n m phía Tây B c Thành ph Hà N i; phía Nam giáp Qu nận Tây ồ ằm ở phía Tây Bắc Thành phố Hà Nội; phía Nam giáp Quận ắc phục những nhược điểm ố trí phòng làm việc của Lãnh đạo và Thư ký Văn phòng ộ máy của Văn phòng ận Tây

Ba Đình; phía Đông B c và Đông Nam giáp huy n Đông Anh và huy n Gia Lâm;ắc phục những nhược điểm ệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây ệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây phía Tây giáp huy n T Liêm và Qu n C u Gi y Trên đ a bàn có nh ng di tíchệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây ừ những năm 1990 của thế kỷ ận Tây ầu xây dựng, phát triển thủ đô ấu tổ chức của UBND Quận Tây ị trí khác trong bộ máy của Văn phòng ữ

và d u tích l ch s văn hóa t ngàn đ i x a, góp ph n b i đ p nên tinh hoa vănấu tổ chức của UBND Quận Tây ị trí khác trong bộ máy của Văn phòng ử lý, cung cấp thông tin và xây dựng chương trình, ừ những năm 1990 của thế kỷ ờng kỳ tại UBND quận Tây Hồ ư ầu xây dựng, phát triển thủ đô ồ ắc phục những nhược điểmhóa Thăng Long – Hà N i N i đã và đang t a sáng tr thành khu du l ch n iộ máy của Văn phòng ơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây ỏa sáng trở thành khu du lịch nổi ị trí khác trong bộ máy của Văn phòng ổ chức của UBND Quận Tây

ti ng c a Th đô.ếp khách, đãi khách ủa UBND Quận Tây ủa UBND Quận Tây

Quận Tây Hồ có điều kiện môi trường thiên nhiên ưu đãi Nổi bật với HồTây rộng khoảng 526 ha được coi là "lá phổi của Thành phố" Từ xa xưa, Hồ Tây

đã giữ một vị trí quan trọng về du lịch nhờ vào vị trí và giao thông thuận lợi

Quận Tây Hồ là quận lớn thứ 4 về diện tích đất tự nhiên sau quận Hà Đông,Long Biên và Hoàng Mai Quận có khoảng 2.401 ha trong tổng số hơn 17.878 ha

(chiếm 13,4%) diện tích đất khu vực nội thành Hà Nội Gồm có 08 phường : Bưởi,Thụy Khuê, Yên Phụ, Tứ Liên, Nhật Tân, Quảng An, Phú Thượng, Xuân La

Sau hơn 19 năm xây dựng và phát triển dưới sự lãnh đạo của Đảng bộ ,chính quyền và nhân dân quận Tây Hồ đã chung tay góp sức xây dựng quậnTây Hồ ngày một lớn mạnh và phát triển trên tất cả các lĩnh vực như : Kinh

tế, văn hóa, chính trị - xã hội theo định hướng phát triển của Thủ đô Hà Nộiđến năm 2020 Quận Tây Hồ đến năm 2020 sẽ thuộc Quận phát triển củaThành phố Trong tương lai Tây Hồ sẽ là khu vực trung tâm của Thủ đô HàNội, Quận có điều kiện đặc biệt thuận lợi thu hút các nguồn lực để thúc đẩynhanh sự phát triển kinh tế - xã hội của Quận nói riêng và của Thủ đô Hà Nộinói chung

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây Hồ

a) Chức năng của UBND Quận Tây Hồ

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng Nhân dân và Uỷ ban nhân dân, ngày 26tháng 11 năm 2003, Uỷ ban nhân dân các cấp nói chung, Uỷ ban nhân dân quậnTây Hồ nói riêng là Cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương, quản lý phạm vi,lãnh thổ của Quận theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị quyết của Hội đồng nhândân quận và cơ quan cấp trên trong lĩnh vực: Kinh tế, Chính trị, An Ninh, Xã hội,Quốc phòng Gồm có:

- Phát triển Kinh tế Công nghiệp, Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Thươngnghiệp, Văn hoá, Xã hội, Giáo dục, Y tế và Dịch vụ;

- Thu chi ngân sách của địa phương;

- Tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật;

- Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của Nhà nước của các tổ chức vàcông dân, bảo vệ các quyền tự do, dân chủ của nhân dân;

- Về công tác thi hành án, giải quyết đơn thư khiếu nại

Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ do Hội đồng nhân dân quận Tây Hồ bầu ra, là

cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, là cơ quan Hành chính Nhà nước ở địaphương, chịu trách nhiệm trước cơ quan cùng cấp và cơ quan Nhà nước cấp trên

Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ thực hiện chức năng quản lý nhà nước trênđịa bàn quận Tây Hồ, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộmáy hành chính nhà nước từ trung ương đến địa phương, là cơ quan chấp hành,phục vụ giải quyết các thủ tục hành chính cho nhân dân của quận Tây Hồ

b) Nhiệm vụ , quyền hạn của UBND Quận Tây Hồ

UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thểLãnh đạo, cá nhân phụ trách UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ chỉ đạo điều hànhthực hiện các nhiệm vụ, công tác tuần, tháng, quý, năm đã đề ra, quản lý chỉ đạo,hướng dẫn các Phường trong hoạt động quản lý của Nhà nước UBND quận Tây

Hồ thực hiện nhiệm vụ của mình Theo Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày26/11/2003 gồm có:

- Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển Kinh tế, Xã hội, An ninh,Quốc phòng, Quốc phòng dài hạn và hàng năm của Quận Xây dựng kế hoạch đầu

tư và xây dựng các công trình trọng điểm của Quận trình HĐND cùng cấp thôngqua, quyết định, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch

- Xây dựng chương trình, công tác hàng năm của UBND Quận, các biệnpháp thực hiện Nghị Quyết của HĐND Quận về Kinh tế, Xã hội, An ninh, Quốcphòng… thông qua các báo cáo của UBND quận trước khi trình HĐND quận

- Xây dựng quy chế làm việc của UBND quận, công tác tổ chức bộ máy vàthực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và quy định của Nhà nước Bổnhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các tập thể, cá nhân do UBNDquận trực tiếp quản lý

- Kết luận những vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủ chốt

do UBND quản lý hoặc những vụ việc phức tạp theo quy định của Luật Khiếu nại

tố cáo

- Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đạo, điều hành của tập thể và mỗi cánhân thành viên của UBND quận hàng năm.

- Giải quyết những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyềncủa UBND quận

c) Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ

Gồm : 01 Chủ tịch, 03 Phó Chủ tịch, 05 Ủy viên và 12 phòng ,ban tham mưugiúp việc

*Chủ tịch UBND Quận Tây Hồ: Đồng chí Đỗ Anh Tuấn

Chủ tịch Uỷ ban nhân dân là người đứng đầu, lãnh đạo, quản lý, điều hành

và chịu trách nhiệm toàn diện các mặt hoạt động của Uỷ ban nhân dân Quận trước

Uỷ ban nhân dân Thành phố Hà Nội, Quận uỷ và Hội đồng nhân dân Quận và thựchiện các nhiệm vụ theo Quy chế làm việc của Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ;

- Chỉ đạo chung việc xây dựng chương trình, kế hoạch và thực hiện cácnhiệm vụ, chỉ tiêu phát triển kinh tế - xã hội của Quận; chỉ đạo chung công tác lập

dự toán ngân sách, bổ sung ngân sách cho các đơn vị, Uỷ ban nhân dân các phường

để thực hiện các nhiệm vụ phát sinh;

- Chỉ đạo công tác quy hoạch xây dựng, giới thiệu địa điểm xây dựng các dự

án trên địa bàn Quận;

- Trực tiếp chỉ đạo, điều hành các lĩnh vực công tác: Nội chính, An Quốc phòng, kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội, địa giới hành chính, đối ngoại,

ninh-công tác tổ chức bộ máy, cán bộ, ninh-công tác thi đua - khen thưởng, chương trìnhcông tác của Uỷ ban nhân dân Quận, chỉ đạo chung công tác tiếp dân, giải quyếtkhiếu nại - tố cáo của công dân;

- Đảm bảo mối quan hệ phối hợp giữa Uỷ ban nhân dân Quận với Quận uỷ,Thường trực Hội đồng nhân dân Quận;

-Trực tiếp làm nhiệm vụ: Chủ tịch Hội đồng thi đua - khen thưởng, Chủ tịchHội đồng nghĩa vụ quân sự Trưởng các Ban chỉ đạo khác được thành lập theochương trình kế hoạch công tác thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách;

- Trực tiếp phụ trách các đơn vị: Phòng Nội vụ, Phòng Tư pháp, Thanh traQuận, Công an Quận, Ban chỉ huy Quân sự Quận, Cơ quan thi hành án;

- Xử lý công việc có liên quan đến: Toà án nhân dân, Viện kiểm sát nhândân Quận;

- Là chủ tài khoản thu - chi ngân sách Quận Tây Hồ

*Phó Chủ tịch Đất đai – Quản lý đô thị: Đồng chí Nguyễn Lê Hoàng

- Chịu trách nhiệm về công tác quản lý Nhà nước trên các lĩnh vực công tác:Quản lý đô thị, Quản lý đất đai,Tài nguyên môi trường,Xây dựng cơ sở hạ tầng,Công tác giải phóng mặt bằng để thực hiện các dự án đầu tư xây dựng trên địa bànQuận do Uỷ ban nhân dân Quận làm chủ đầu tư, Tiếp dân và giải quyết đơn thưkhiếu nại , tố cáo có liên quan đến lĩnh vực công tác được phân công phụ trách;

- Trực tiếp phụ trách quản lý các đơn vị: Phòng Quản lý đô thị,Phòng Tàinguyên và Môi trường, Thanh tra xây dựng;Ban quản lý dự án Quận, Trung tâmphát triển quỹ đất và quản lý hạ tầng đô thị Quận;

- Xử lý công việc liên quan đến các ngành: Điện lực Tây Hồ, Công ty cổphần môi trường Tây Đô, Công ty cổ phần môi trường Sinh Thái, Thanh tra Giaothông vận tải số

*Phó Chủ tịch Kinh tế- Tài chính ngân sách: Đồng chí Nguyễn Đình Khuyến

- Trực tiếp phụ trách các đơn vị: Phòng Tài chính – Kế hoạch, Phòng Kinh

tế, Văn phòng HĐND & UBND Quận, Ban quản lý Dự án Xây dựng hạ tầng kỹthuật xung quanh Hồ Tây, Ban quản lý Chợ Quận;

- Xử lý công việc liên quan đến các ngành: Thống kê, Chi cục Thuế, Khobạc, Đội quản lý thị trường số 11, Trạm thú y

*Phó Chủ tịch Văn hóa thông tin xã hội: Đồng chí Phạm Xuân Tài

- Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch và tập thể UBND Quận, HĐND Quận vềcông tác quản lý Nhà nước trên lĩnh vực: Y tế, Giáo dục – Đào tạo, Văn hóa –Thông tin, Thể dục – Thể thao, Lao động, Thương binh và Xã hội, Đào tạo nghề,Dân số - Kế hoạch hóa gia đình, phòng chống tệ nạn xã hội, Bảo hiểm xã hội,Công tác tôn giáo và các vấn đề xã hội khác:

- Trực tiếp phụ trách các đơn vị Phòng Văn hóa – Thông tin, Phòng Giáodục – Đào tạo, Phòng Y tế, Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội, Trung tâm

Y tế, Trung tâm Dân số - Kế hoạch hóa gia đình, trung tâm Thể dục – Thể thao,Trung tâm Văn hóa, Trung tâm Dạy nghề, Hội Chữ thập đỏ;

- Xử lý công việc liên quan đến các ngành: Bảo hiểm xã hội, Ngân hànhchính sách xã hội Quận, Hội người mù

*Ủy viên UBND: Đồng chí Nguyễn Anh Tuấn(Trưởng Công an Quận).

*Ủy viên UBND: Đồng chí Nguyễn Văn Kha(Trưởng BCH Quân sự Quận).

*Ủy viên UBND: Đồng chí Lê Trung Đức(Trưởng phòng Tư pháp)

* Ủy viên UBND : Đồng chí Nguyễn Thanh Tịnh(TP.Nội Vụ)

*Ủy viên UBND : Đồng chí Phan Tuấn Ngọc(Chánh Thanh tra)

*Các phòng, ban chuyên môn

1)Văn phòng HĐND-UBND

2)Phòng Tư pháp

3)Phòng Nội vụ

4)Thanh tra nhà nước Quận

5)Phòng Lao động thương binh và xã hội

6)Phòng Giáo dục và Đào tạo

7)Phòng Văn hóa –Thông tin

a) Chức năng

Theo Mục 1, Điều 1 của Quyết định số 28/2010/QĐ-UBND ngày 26 tháng

10 năm 2010, quy định chức năng của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ

như sau:

“Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân là cơ quan chuyên mônthuộc Uỷ ban nhân dân quận, có chức năng tham mưu tổng hợp cho Hội đồng nhândân và Ủy ban nhân dân về hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân;tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Ủyban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của Hội đồng nhândân, Ủy ban nhân dân và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vậtchất, kỹ thuật cho hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân

b) Nhiệm vụ và quyền hạn

Tại Mục 2, Điều 1 của Quyết định số 28/2010/QĐ-UBND ngày 26 tháng 10 năm 2010, quy định cụ thể nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng HĐND &

UBND quận Tây Hồ Dưới đây là một số nhiệm vụ, quyền hạn cơ bản:

Xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch công tác tuần, tháng, năm củaThường trực HĐND & UBND quận, chương trình các kỳ họp của HĐND, UBNDquận Phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung các kỳ họp của HĐND & UBNDquận Tổ chức phục vụ các hoạt động của đoàn Đại biểu Quốc hội Hà Nội, HĐNDThành phố, HĐND quận

Thu thập và xử lý thông tin, phối hợp với các phòng, ban, ngành, UBNDphường chuẩn bị các báo cáo phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của UBNDQuận theo quy định của pháp luật Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ,đột xuất theo quy định và theo sự chỉ đạo của Thường trực HĐND & UBND Quận

Giúp UBND Quận theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản,

ý kiến chỉ đạo của UBND Quận tại các phòng, ban, ngành, Uỷ ban nhân dân cácphường

Tham mưu giúp UBND Quận về công tác dân tộc trên địa bàn và tổ chứcthực hiện Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22/6/2007 của Thủ tướng Chínhphủ về việc ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thôngtại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương…

Tổ chức việc tiếp dân, tiếp nhận, phân loại đơn dân nguyện, khiếu nại, tố cáocủa tổ chức, công dân… Quản lý việc tiếp nhận văn bản gửi đến và ban hành văn bảncủa Thường trực HĐND & UBND Quận; thực hiện công tác lưu trữ văn bản…

Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND & UBND Quận giao

c) Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ

Văn phòng HĐND & UBND Quận có Chánh Văn phòng và không quá 03Phó Chánh Văn phòng, các công chức chuyên môn và lao động hợp đồng theo quy

định của pháp luật làm việc trong các bộ phận, thực hiện chức năng, nhiệm vụ củaVăn phòng.

2 Bản mô tả công việc của Lãnh đạo Văn phòng HĐND&UBND Quận Tây Hồ

Lãnh đạo Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ gôm: 01 Chánh Vănphòng và 01 Phó chánh văn phòng phụ trách quản lý các lĩnh vực nhất định tronghoạt động của Văn phòng

a) Chánh Văn phòng:

* Trách nhiệm:

- Là người chịu trách nhiệm lãnh đạo, điều hành toàn diện hoạt độngcủa Văn phòng; chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND, lãnh đạoUBND Quận về toàn bộ kết quả hoạt động của Văn phòng;

- Trực tiếp chỉ đạo công tác tổ chức bộ máy và cán bộ; trực tiếp phụtrách các bộ phận: tham mưu – tổng hợp, kế toán – thủ quỹ, văn thư – lưutrữ, Tiếp dân, tiếp nhận và xử lý đơn thư tại bộ phận Tiếp dân của UBNDQuận, Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính tại bộphận “Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính” củaQuận; cải cách hành chính và ứng dụng phát triển công nghệ thông tin vàocông tác quản lý nhà nước tại UBND Quận

* Nhiệm vụ:

- Bố trí, sắp xếp đội ngũ cán bộ, công chức và nhân viên Văn phòng

có đủ năng lực, trình độ chuyên môn để phục vụ tốt công tác chỉ đạo, điềuhành của Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND Quận;

- Chỉ đạo việc theo dõi, tổng hợp và báo cáo tình hình trên địa bànQuận, phục vụ công tác điều hành của Thường trực HĐND, Chủ tịch, cácPhó Chủ tịch UBND Quận Truyền đạt các Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị,các ý kiến chỉ đạo của Thường trực HĐND và UBND Quận;

- Chỉ đạo chuẩn bị đầy đủ nội dung phục vụ các cuộc họp thườngxuyên, đột xuất của HĐND, UBND Quận, hoạt động của đoàn Đại biểu

Quốc hội Hà Nội, đoàn đại biểu HĐND Thành phố;

- Ký các văn bản theo sự ủy nhiệm của Thường trực HĐND, lãnh đạoUBND Quận;

- Là chủ tài khoản thu chi ngân sách của Văn phòng HĐND & UBND Quận;

- Chủ trì các cuộc họp, giao ban toàn thể Văn phòng để kiểm điểm,đánh giá kết quả công tác của đơn vị theo từng tháng, quý, năm

- Phối hợp với Thủ trưởng các đơn vị liên quan tham mưu cho đồngchí Phó Chủ tịch UBND Quận phụ trách về quản lý và xử lý các vi phạm vềđất đai, trật tự xây dựng; Tham gia các buổi cưỡng chế xử lý vi phạm hànhchính về đất đai, trật tự xây dựng;

- Điều hành tổ chức công tác tiếp dân, tiếp nhận đơn thư kiến nghị,khiếu nại, tố cáo của công dân, đôn đốc các phòng, ban, UBND các phườnggiải quyết đơn thư theo quy định; Phối hợp cùng Thanh tra Quận bố trí lịchtiếp dân của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND Quận;

- Quản lý, điều hành chuyên viên giúp việc đồng chí Phó Chủ tịchUBND Quận phụ trách công tác quản lý đất đai, trật tự xây dựng và cán bộtiếp dân thuộc Văn phòng;

- Chỉ đạo, điều hành chuyên viên các bộ phận: Tiếp nhận hồ sơ và trảkết quả giải quyết thủ tục hành chính; Trung tâm Công nghệ thông tin;

- Theo dõi, tổng hợp và phối hợp cùng các phòng, ban liên quan để đềxuất với UBND Quận các biện pháp đẩy mạnh công tác cải cách hành chínhtại UBND Quận, công tác ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý Nhànước tại UBND Quận;

- Tổng hợp các văn bản, tài liệu, báo cáo phục vụ hoạt động chỉ đạo,điều hành của Thường trực HĐND, Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND quận

- Là trưởng Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tụchành chính tại bộ phận “Một cửa” của UBND Quận, có nhiệm vụ điều hànhhoạt động tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hànhchính đảm bảo đúng quy định;

- Ký các văn bản thông thường và các văn bản trong phần việc đượcphân công phụ trách;

- Chủ trì các cuộc họp giao ban và họp kiểm điểm, đánh giá chất lượngchuyên viên của các bộ phận: Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủtục hành chính, Trung tâm Công nghệ thông tin

b) Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác hành chính.

* Trách nhiệm:

- Là người giúp việc cho Chánh Văn phòng trong lĩnh vực được giaoquản lý Chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và chịu trách nhiệm liênđới trước cấp trên về các phần việc được phân công phụ trách

- Trực tiếp chỉ đạo, điều hành các công việc: Hành chính, quản trị

* Nhiệm vụ:

- Giúp Chánh Văn phòng quản lý, điều hành nhân viên các bộ phận:Quản trị điện nước, giao thông, in ấn, đánh máy, lái xe, trực tổng đài điệnthoại, quản lý phòng họp, hội trường, phục vụ, nấu ăn, bảo vệ, chăm sócvườn hoa, cây cảnh;

- Giúp Chánh Văn phòng thực hiện công tác tiếp khách, hiếu, hỷ củaThường trực HĐND, lãnh đạo UBND Quận;

- Đảm bảo trang cấp đầy đủ trang thiết bị làm việc cho các phòng, banthuộc UBND Quận; Quản lý tài sản, trang thiết bị làm việc của cơ quanHĐND, UBND và các phòng, ban chuyên môn thuộc UBNF Quận Đề xuấtviệc thanh lý tài sản, mua sắm, sửa chữa, thay thế các trang thiết bị làmviệc, phương tiện phục vụ công tác của Thường trực HĐND và lãnh đạoUBND Quận;

- Chỉ đạo, điều hành, thực hiện công tác bảo vệ cơ quan, trông giữphương tiện cho cá nhân đến giao dịch tại Quận, đảm bảo an ninh trật tự,công tác phòng cháy chữa cháy, vệ sinh môi trường… tại cơ quan;

- Chỉ đạo, điều hành việc nấu ăn tại bếp ăn cơ quan, đảm bảo chấtlượng bữa ăn và vệ sinh an toàn thực phẩm, vệ sinh môi trường;

- Ký các văn bản thông thường và các văn bản trong phần việc đượcphân công phụ trách Chủ trì các cuộc họp giao ban bộ phận hành chính,quản trị; họp kiểm điểm, đánh giá chất lượng cán bộ, nhiên viên bộ phậnhành chính quản trị hằng năm.

3 Bản mô tả công việc của các vị trí khác trong bộ máy của Văn phòng a) Bộ phận chuyên viên

- Giúp lãnh đạo Văn phòng chuẩn bị dự thảo các báo cáo cho HĐND,UBND Quận; rà soát, chỉnh lý các văn bản theo chỉ đạo của lãnh đạo Vănphòng, của Thường trực HĐND, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND quậnđảm bảo thể thức và tính pháp lý của các văn bản;

- Đề xuất xây dựng lịch công tác tuần, nội dung chương trình công táctháng của khối được phân công theo dõi; chuẩn bị nội dung hoặc phối hợpvới các đơn vị liên quan chuẩn bị nội dung các buổi làm việc, cuộc họp, hộinghị Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận chủ trì;

- Soạn thảo các thông báo, văn bản truyền đạt ý kiến chỉ đạo củaThường trực HĐND, lãnh đạo UBND Quận trình Chánh hoặc Phó ChánhVăn phòng ký gửi tới các đơn vị liên quan để tổ chức thực hiện, đồng thờiđôn đốc, tổng hợp kết quả theo tiến độ;

- Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất khác do lãnh đạo Văn phòng phâncông, điều động khi cần thiết

b) Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành

- Hướng dẫn công dân về các văn bản pháp luật, thông tin, tra cứu, in

ấn, sao chụp văn bản hành chính theo yêu cầu của công dân, tổ chức theoquy định của Nhà nước;

- Thu phí, lệ phí theo quy định của Nhà nước;

- Báo cáo tình hình hoạt động và đề xuất biện pháp cải cách thủ tụchành chính tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tụchành chính với Chánh Văn phòng phụ trách;

- Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất khác do lãnh đạo Văn phòng phâncông, điều động khi cần thiết

- Thường trực tiếp, hướng dẫn cho công dân đến kiến nghị, khiếu nại,

tố cáo với UBND Quận theo đúng quy định và hướng dẫn của Nhà nước;

- Tiếp nhận các đơn thư dân nguyện, khiếu nại, tố cáo của công dân,

đề xuất với Chánh Văn phòng phụ trách báo cáo lãnh đạo Quận giao cácphòng, ban, ngành liên quan, UBND các phường xem xét, giải quyết theoquy định;

- Chuẩn bị nội dung đề xuất Chánh Văn phòng phụ trách bố trí lịch đểThường trực HĐND, lãnh đạo UBND Quận tiếp công dân theo quy định;

- Phối hợp với các đơn vị liên quan để tham mưu cho lãnh đạo Vănphòng, UBND Quận xử lý, trả lời các đơn dân nguyện, kiến nghị thuộc thẩmquyền của UBND Quận;

- Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất khác do lãnh đạo Văn phòng phâncông, điều động khi cần thiết

d) Bộ phận công nghệ thông tin

xử lý khi có sự cố xảy ra trên mạng diện rộng của Quận;

- Phối hợp, hướng dẫn các phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc,UBND các phường thực hiện duy trì hoạt động mạng máy tính diện rộng,thực hiện tin học hóa quản lý hành chính nhà nước;

- Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất khác do lãnh đạo Văn phòng phâncông, điều động khi cần thiết

e) Bộ phận kế toán, thủ quỹ

* Trách nhiệm:

Chịu trách nhiệm về phần việc được phân công trước Chánh Văn

- Thực hiện đối chiếu sổ sách với thủ quỹ và tiến hành việc kiểm quỹvào ngày 30 hàng tháng, có biên bản kiểm quỹ theo đúng quy định;

- Thực hiện các dự án mua sắm, sửa chữa trang thiết bị; tài sản và cáckhoản chi thường xuyên theo đúng quy định của Nhà nước;

- Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất khác do lãnh đạo Văn phòng phâncông, điều động khi cần thiết

+ Thủ quỹ:

- Chỉ được thực hiện chi kinh phí sau khi có đủ các thủ tục tài chính(chứng từ chi có đủ chữ ký của Chủ tài khoản và kế toán) Có trách nhiệmkiểm tra, phát hiện và từ chối cấp tiền trong các trường hợp chi sai chế độ,chứng từ không hợp lệ Thực hiện việc kiểm quỹ vào ngày 30 hàng tháng;

- Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất khác do lãnh đạo Văn phòng phâncông, điều động khi cần thiết

f) Bộ phận văn thư, lưu trữ

HĐND, lãnh đạo UBND quận, lãnh đạo Văn phòng đảm bảo đúng quy trình

xử lý văn bản đi, văn bản đến của cơ quan hành chính Nhà nước và quy địnhcủa UBND Quận;

- Quản lý và viết các loại giấy giới thiệu;

- Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định

- Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất khác do lãnh đạo Văn phòng phâncông, điều động khi cần thiết

phòng cháy chữa cháy, đảm bảo thông tin liên lạc thông suốt, vệ sinh…

Phần II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ TẠI HĐND&UBND

QUẬN TÂY HỒ

I Hoạt động tiếp khách, đãi khách

Tiếp khách, đãi khách có thể nói là nghiệp vụ mang tính đặc thù của ngườiThư ký Nó đòi hỏi khả năng khéo léo, tinh tế và kỹ năng giao tiếp cũng như cáchiểu biết xã hội rất cao Đây là hai nghiệp vụ quan trọng có tính chất quyết định sựđánh giá của đối tượng giao tiếp đối với cơ quan, thủ trưởng và môi trường vănhóa tại cơ quan

UBND quận Tây Hồ có số lượng khách khá lớn và đối tượng đến UBNDQuận cũng rất phong phú, đa dạng Việc tổ chức tiếp khách, đãi khách tại UBNDQuận không chỉ nhằm đáp ứng nhu cầu, giải quyết vấn đề, ý kiến, kiến nghị củakhách, mà trên cơ sở đó, người thư ký thu thập, chọn lọc những thông tin cần thiết,tham mưu cho Lãnh đạo góp phần nâng cao hiệu quả công việc trong việc thựchiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan

1 Tiếp khách

Tiếp khách là một trong những hoạt động cơ bản của người Thư ký nhằmđáp ứng nhu cầu giao tiếp thông tin của khác, mặt khác trên cơ sở những thông tinthu được góp phần vào việc thực hiện chức năng và nhiệm vụ của cơ quan

Trong quá trình thực tập, em đã được tham gia vào một số cuộc tiếp kháchtại UBND Quận Tuy không phải là người đầu tiên trong cơ quan thiết lập quan hệgiao tiếp với đối tượng giao tiếp nhưng Thư ký là người đầu tiên trong cơ quanthay mặt cho Lãnh đạo để bước đầu giải quyết công việc cho khách Thư ký cũnggiữ vai trò phân loại khách sơ bộ và bước đầu chuẩn bị cho quá trình giao tiếp tiếptheo nên ấn tượng Thư ký tạo được với khách sẽ ảnh hưởng tới đánh giá của khách

về chất lượng và phong cách làm việc của cả hệ thống Để mang lại hiệu quả tronghoạt động tiếp khách Thư ký cần:

- Xây dựng nội quy tiếp khách

- Chuẩn bị môi trường tiếp khách thích hợp

- Chuẩn bị các thông tin liên quan.

- Xác định thời gian tối thiểu và tối đa cho phép thực hiện hoạt độngtiếp khách

- Chuẩn bị tư thế tiếp khách

Một số các kỹ năng trong hoạt động tiếp khách của người Thư ký:

- Phân loại hình thức giao tiếp

- Phân loại đối tượng giao tiếp

- Ghi biên bản trong tiếp khách

- Phương pháp xây dựng các lịch hẹn gặp

a) Đón khách

Đây là giai đoạn mà ngay những hành vi đầu tiên đã có khả năng giúp Thư

ký bày tỏ tình cảm, sự thiện chí và bước đầu kiểm soát giao tiếp

Qua thời gian thực tập tại Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ, emnhận thấy một người Thư ký văn phòng nói chung và Thư ký của Văn phòngHĐND&UBND Quận nói riêng, họ đón khách, chào hỏi khách một cách lịch sựvới thái độ vui vẻ, niềm nở Bất cứ người khách nào cũng là nhân vật quan trọng

Vì vậy, dù cho người Thư ký đang bận nhưng vẫn chào hỏi khách, có thể khôngbằng lời nói, ngôn ngữ mà bằng cử chỉ để khách biết là người Thư ký đã thấy họ và

sẽ tiếp mình ngay sau khi xong việc

Nếu khách lần đầu tiên đến Quận, người thư ký giới thiệu tên và bộ phậnlàm việc của mình Bên cạnh đó người Thư ký khéo léo hỏi tên khách và mục đíchgiao tiếp Người thư ký ở đây không được phép bày tỏ sự khó chịu khi trả lờikhách mà phải trả lời một cách đầy đủ và lịch sự

Ví dụ: Anh chuyên viên của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ, khiđang lấy tài liệu để Chủ tịch UBND Quận đi họp gấp trên Thành phố ở dưới phòngVăn thư thì có một bác tuổi tầm trung niên đến hỏi lịch họp Cán bộ chuyên viênphòng Văn thư xem lịch tuần thì không có cuộc họp nào của bác trung niên đó…Sau đó, bác trung niên làm ầm lên và đã có những lời không hay về cán bộ văn

sau đó gọi điện để tìm hiểu hộ bác lịch họp Cuối cùng, là bác trung niên nhầm địađiểm họp và trước khi đi bác còn xin lỗi vì đã có những lời nói không hay Ở ví dụnày, anh chuyên viên rất bình tĩnh và giải quyết mọi chuyện một cách nhẹ lịch sự,nhẹ nhàng nhất.

b) Giải quyết công việc cho khách

Sau khi đón khách Thư ký phải chủ động phối hợp với khách thực hiện mụcđích chính mà cả hai bên hướng tới khi tham gia giao tiếp

UBND quận Tây Hồ luôn tuân thủ nguyên tắc thân thiện cởi mở, khi kháchđến làm việc tại cơ quan Người Thư ký cũng như những cán bộ văn phòng sau khiđón khách, chủ động hỏi khách những ý kiến muốn trình bày

Hiện nay, Thư ký có quyền giải quyết một số vấn đề nhưng không đượcphép vượt quá giới hạn và sự hiểu biết của mình Người Thư ký không được phép

để cho khách rời khỏi văn phòng lại có cảm giác công việc của họ không được giảiquyết và họ cảm thấy không được hài lòng

Một số kiểu tình huống và cách ứng xử trong hoạt động tiếp khách hay xảy

ra tại Văn phòng HĐND&UBND Quận Tây Hồ:

Đối với khách đến gặp Lãnh đạo Quận, Chánh Văn phòng mà không có hẹntrước, nếu Lãnh đạo, Chánh Văn phòng không có mặt hay vì một lý do nào đó màkhông thể tiếp khách được, người Thư ký có trách nhiệm trả lời một cách lịch sự,ghi vào sổ ghi chú là khách từ đâu đến, cần bàn việc gì để trình bày lại với ChánhVăn phòng, báo cáo lại với ban Lãnh đạo Quận Người Thư ký ở đây cũng nêu ramột cách tế nhị cho những khách đến mà không có thông báo trước về thời gianbiết; việc đó trước tiên liên quan đến lợi ích của họ, để lần sau trước khi đến làmviệc với ban Lãnh đạo Quận phải được thỏa thuận trước về mặt thời gian

Trong trường hợp khách phải ngồi đợi khi đến làm việc với cơ quan, Lãnhđạo cơ quan, người Thư ký thường thực hiện một số nghiệp vụ, kỹ năng để kháchkhông cảm thấy chán, khó chịu như lịch sự giao tiếp, mời khách ngồi vào bàn đểtiếp khách, mời trà, nước… Người Thư ký có một cách bố trí thẩm mỹ trên bàn

quan… Qua đây, có thể giúp nâng cao sự quan tâm, chú ý, thiện cảm của khách đốivới hoạt động của cơ quan; đồng thời làm cho khách có ấn tượng rằng mình đãđược quan tâm, chú ý Tuyệt đối không được để xảy ra sai lầm khi khách đã ngồichờ một thời gian dài mà không được để ý đến hoặc lại có lời than phiền.

Bên cạnh đó, thông thường người Thư ký tại UBND quận Tây Hồ phải thuxếp những giờ tiếp khách của Lãnh đạo với lý do chính đáng Người Thư ký phảithường xuyên rà soát lại thời gian của Lãnh đạo cho cẩn thận để tránh mâu thuẫn

và những buổi hẹn trùng nhau Khách thường dùng nhiều phương tiện để xin hẹn:

+ Nếu khách đến tận Văn phòng để hẹn thì người Thư ký UBND Quận phảighi vào phiếu hẹn: Ngày giờ, họ tên, nghề nghiệp của người xin hẹn và nội dungcần trao đổi, bàn bạc

+ Nếu khách xin hẹn bằng điện thoại thì sau khi tìm hiểu các nội dung,thông tin cần thiết, người Thư ký phải cho khách biết đầy đủ, chi tiết về buổi hẹn

+ Đối với những cuộc hẹn qua thư từ, văn bản, email… cũng được thực hiệntương tự

Khi tiếp khách tất nhiên sẽ không tránh khỏi những trường hợp ngoài dựđoán Một người Thư ký giỏi và có thể làm tốt nhiệm vụ là một người biết cáchlinh hoạt trong mọi tình huống đột xuất xảy ra

+ Trong trường hợp phải từ chối các cuộc hẹn, người Thư ký của Văn phòngHĐND&UBND Quận phải tỏ ra tế nhị, khéo léo trong lời ăn tiếng nói, phải trìnhbày ngắn gọn đủ cho khách hiểu vì sao phải từ chối buổi hẹn Đôi khi có nhữngngười khách cố tình không chịu nhượng bộ thì Thư ký phải linh hoạt đề ra nhữngphương pháp ứng xử thích hợp bằng khả năng của mình

Việc từ chối khách không có một khuôn mẫu nhất định, tùy từng trường hợp

cụ thể mà người Thư ký vận dụng khả năng của mình để giải quyết, tránh gây ra sựcăng thẳng hoặc sự hiểu lầm đối với khách

+ Đối với những khách đến than phiền về cung cách làm việc, thái độ cư xửcủa cán bộ, công chức trong cơ quan… thì thông thường không có hẹn trước, nhiềungười tỏ ra cáu kỉnh, đôi khi có thái độ thô lỗ, … Nếu không kiềm chế được người

Thư ký sẽ làm mất đi thiện chí của khách đối với uy tín làm việc của cơ quan

Điều quan trọng là người Thư ký phải bỏ qua thái độ cáu kỉnh của khách, mà

để cho khách trình bày chi tiết về những điều khách muốn than phiền và tỏ rathông cảm, muốn tìm hiểu về tình hình khi nghe khách nói, đừng bao giờ gắn mìnhhoặc cơ quan vào sự than phiền này

c) Kết thúc quá trình giao tiếp

Nếu như khi đón khách Thư ký phải bày tỏ tình cảm và cung cấp nhữngthông tin ban đầu thì ở giai đoạn này các nghi thức giao tiếp được thực hiện vớimục đích giúp Thư ký kết thúc quá trình giao tiếp Đây là giai đoạn cuối cùng củaquá trình giao tiếp nên sự tôn trọng và tạo ấn tượng tót với khách thể hiện chínhthái độ, hành vi, ngôn ngữ mà người Thư ký lựa chọn

Thông thường, khi đã giải quyết được vấn đề của khách một cách triệt đểtrong phạm vi thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ của mình, người Thư ký kết thúcquá trình giao tiếp bằng thái độ vui vẻ, không tỏ ra bị làm phiền về sự hiện diệncủa khách Mặt khác, công việc mới được giải quyết sơ bộ thì người Thư kýthường sử dụng hệ thống các câu hỏi với mục đích kiểm tra lại thông tin và thôngbáo một cách lịch sự cho khách biết giao tiếp đã kết thúc Chờ đợi thời gian giaotiếp tiếp theo

Vì vậy, tiếp khách là một công việc thường xuyên của người Thư ký khôngchỉ ở UBND quận Tây Hồ mà ở bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào Nghiệp vụ nàyđòi hỏi người Thư ký phải biết vận dụng những sự hiểu biết của mình để ứng xử,

áp dụng vào thực tiễn Không có một khuôn mẫu định sẵn nào trong tiếp khách, màngười Thư ký phải biết vận dụng khéo léo khả năng cũng như sự hiểu biết củamình để cho khách cảm giác thoải mái và có thiện cảm về cơ quan

Khi thực tập tại UBND Quận, một số trường hợp em đã được đảm nhậncông việc tiếp khách, đón khách, Điều này giúp em học hỏi được nhiều từ cáchpha trà, mời trà cũng như các kỹ năng giao tiếp Qua những lần tiếp khách, đónkhách, em rút ra được nhiều kinh nghiệm trong công việc sử dụng các nghi thức và

2 Đãi khách

Đãi khách không phải là một hoạt động phổ biến song đây là một công cụquan trọng, cần thiết cho công tác đối ngoại trong công sở Hiệu quả của hoạt độngnày có khả năng ảnh hưởng tới việc thiết lập các mối quan hệ phục vụ cho quátrình giải quyết công việc sau này Do lựa chọn hay không nên áp dụng hình thứcđãi khách và lựa chọn hình thức chiêu đãi nào thật không đơn giản Việc đãi kháchcũng có những quy định cơ bản không chỉ với Thư ký mà với tất cả ai tham giahoạt động đối ngoại của cơ quan.Khi có khách, để tổ chức việc đãi khách, ngườiThư ký văn phòng cần nắm được:

- Số lượng khách để bố trí nơi nghỉ

- Chuẩn bị địa điểm, phương tiện để tiến hành đưa và đón khách

- Chuẩn bị về mặt thời gian để thuận lợi cho khách và cho cả cơ quan

- Chuẩn bị kinh phí cho việc đãi khách và quyết toán

Ở Văn phòng HDDND&UBND quận Tây Hồ, tùy vào tính chất công việccủa khách, Quận sẽ tổ chức đãi khách Thông thường, tiệc có quy mô nhỏ sẽ được

tổ chức ngay tại Quận, song với những lần đãi khách có quy mô lớn hơn thì tiệcchiêu đãi sẽ được tổ chức tại một nhà hàng sang trọng gần Quận Bữa tiệc thể hiệntình cảm và thái độ hợp tác chân thành của cơ quan

Trong quá trình đãi khách, Thư ký phải thực hiện các công việc:

a) Lựa chọn hình thức đãi khách

Thông thường Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ sử dụng hai hìnhthức đãi khách cơ bản: giải khát, tiệc Thư ký phải dựa vào những thông tin tổnghợp để lựa chọn và trợ giúp lựa chọn hình thức đãi khách phù hợp với việc giảiquyết mối quan hệ giữa cơ quan với khách

b) Chuẩn bị đãi khách

Trong công tác chuẩn bị đãi khách, khối lượng công việc mà Thư ký phảithực hiện là khá nhiều và có ảnh hưởng lớn tới sự thành công trong quá trình giaotiếp của cơ quan và khách trên bàn tiệc cũng như sau này Người Thư ký phải