CÔNG tác văn PHÒNG của HĐND – UBND QUẬN tây hồ

MỤC LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT LỜI CẢM ƠN LỜI NÓI ĐẦU 1 CHƯƠNG 1. TÌM HIỂU VỀ HĐNDUBND QUẬN TÂY HỒ 3 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HĐND – UBND QUẬN TÂY HỒ 5 2.1..Tìm hiểu chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan và văn phòng 5 2.1.1.Chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ 5 2.1.1.1.Chức năng của UBND quận Tây Hồ 5 2.1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND quận Tây Hồ 6 2.1.1.3.Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ 6 2.1.2. Tìm hiểu về văn phòng UBND quận Tây Hồ và bộ phận văn thư tại UBND quận Tây Hồ 8 2.1.2.1. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng 8 2.1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng: 9 2.2.SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 13 2.2.1 Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành 14 2.2.2. Các loại văn bản của cơ quan 16 2.2.3.Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 16 2.2.4.Quy trình soạn thảo văn bản 18 2.3.Quản lý văn bản đi 19 2.3.1.Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng văn bản 19 2.3.2 Đăng ký Văn bản đi. 20 2.3.3.Nhân bản,đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn 21 2.3.4.Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 21 2.3.5.Lưu văn bản đi 22 2.4. Đăng ký văn bản đến 24 2.4.1. Tiếp nhận văn bản đến 24 2.4.2.Đăng ký văn bản đến 24 2.4.3.Trình, chuyển giao văn bản đến 25 2.4.4.Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giả quyết văn bản đến 25 2.5.Quản lý và sử dụng con dấu 27 2.5.1.Các loại dấu của cơ quan 27 2.5.2.Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu 28 2.5.3.Bảo quản con dấu 29 2.6. Lập hồ sở và gia nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 30 2.6.1. Các loại hồ sơ hình thành trong cơ quan, tổ chức 30 2.6.2.Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 31 2.6.3.Phương pháp lập hồ sơ 31 2.6.4.Nộp hồ sơ,tài liệu vào lưu trư cơ quan 31 2.7.Tìm hiểu về nghi thức nhà nước,kỹ năng giao tiếp 34 2.7.Tìm hiểu về nghi thức nhà nước,kỹ năng giao tiếp 34 2.7.1.Các quy định hiện hành của cơ quan về nghi thức nhà nước, giao tiếp trong công sở 34 2.7.1.1.Văn hóa trong làm việc 34 2.7.1.2.Văn hóa trong hội họp 34 2.7.1.3.Văn hóa trong giao tiếp, ứng xử 35 2.7.1.4. Văn hóa trng giữ gìn vệ sinh,an toàn nơi làm việc 35 2.7.1.5.Văn hóa trong sinh hoạt 36 2.8. Tìm hiểu về thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 37 2.8.1. Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức 37 2.8.2. Quản lý và sử dụng các trang thiết bị văn phòng 41 2.8.3.Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng của HĐND 42 CHƯƠNG 3. KẾT LUẬN 45 GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HĐNDUBND QUẬN TÂY HỒ 45 TÀI LIỆU THAM KHẢO 47

DANH MỤC VIẾT TẮT HĐND Hội đồng nhân dân UBND Uỷ ban nhân dân CB Cán CC Công chức VC Viên chức NV Nhân viên MỤC LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT LỜI CẢM ƠN LỜI NÓI ĐẦU .1 CHƯƠNG TÌM HIỂU VỀ HĐND-UBND QUẬN TÂY HỒ CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HĐND – UBND QUẬN TÂY HỒ 2.1 Tìm hiểu chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn cấu tổ chức quan văn phòng 2.1.1.Chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ 2.1.1.1.Chức UBND quận Tây Hồ 2.1.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn UBND quận Tây Hồ .6 2.1.1.3.Cơ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ 2.1.2 Tìm hiểu văn phòng UBND quận Tây Hồ phận văn thư UBND quận Tây Hồ 2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức Văn phòng 2.1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Văn phòng: 2.2.SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 13 2.2.1 Các loại văn quan tổ chức ban hành 14 2.2.2 Các loại văn quan 16 2.2.3.Thể thức kỹ thuật trình bày văn 16 2.2.4.Quy trình soạn thảo văn 18 2.3.Quản lý văn 19 2.3.1.Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng văn 19 2.3.2 Đăng ký Văn 20 2.3.3.Nhân bản,đóng dấu quan dấu mật, dấu khẩn 21 2.3.4.Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn .21 2.3.5.Lưu văn 22 2.4 Đăng ký văn đến 24 2.4.1 Tiếp nhận văn đến 24 2.4.2.Đăng ký văn đến 24 2.4.3.Trình, chuyển giao văn đến 25 2.4.4.Giải theo dõi, đôn đốc giả văn đến 25 2.5.Quản lý sử dụng dấu 27 2.5.1.Các loại dấu quan 27 2.5.2.Nguyên tắc quản lý sử dụng dấu .28 2.5.3.Bảo quản dấu 29 2.6 Lập hồ sở gia nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 30 2.6.1 Các loại hồ sơ hình thành quan, tổ chức .30 2.6.2.Xây dựng ban hành danh mục hồ sơ 31 2.6.3.Phương pháp lập hồ sơ 31 2.6.4.Nộp hồ sơ,tài liệu vào lưu trư quan 31 2.7.Tìm hiểu nghi thức nhà nước,kỹ giao tiếp 34 2.7.Tìm hiểu nghi thức nhà nước,kỹ giao tiếp 34 2.7.1.Các quy định hành quan nghi thức nhà nước, giao tiếp công sở 34 2.7.1.1.Văn hóa làm việc .34 2.7.1.2.Văn hóa hội họp .34 2.7.1.3.Văn hóa giao tiếp, ứng xử 35 2.7.1.4 Văn hóa trng giữ gìn vệ sinh,an tồn nơi làm việc 35 2.7.1.5.Văn hóa sinh hoạt .36 2.8 Tìm hiểu thiết bị văn phòng, phần mềm ứng dụng cơng tác văn phòng 37 2.8.1 Các loại thiết bị văn phòng sử dụng hoạt động quan, tổ chức 37 2.8.2 Quản lý sử dụng trang thiết bị văn phòng 41 2.8.3.Các phần mềm ứng dụng công tác văn phòng HĐND 42 CHƯƠNG KẾT LUẬN 45 GIẢI PHÁP NÂNG CAO CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA HĐND-UBND QUẬN TÂY HỒ 45 TÀI LIỆU THAM KHẢO 47 LỜI CẢM ƠN Qua khoảng thời gian kiến tập (từ 07/5/2017-07/6/2017) phòng Văn thư UBND quận Tây Hồ giúp hiểu biết, nắm bắt kỹ làm việc, đặc biệt qua khoảng thoài gian kiến tập, dù dài giúp tơi nâng cao trình độ Chun mơn cơng tác Văn phòng, giúp tơi học kiến thức công tác Văn thư – Lưu trữ, cơng tác Thư ký văn phòng nhằm giúp quan, đơn vị thực tốt công tác Lãnh đạo, đạo công việc hoạt động Quận Bên cạnh đó, tơi nhận giúp đỡ hướng dẫn nhiệt tình cách làm việc, lối sống cách giao tiếp Bác, cô, chú, anh chị quan, đơn vị giúp cho vững tin hơn, tự tin sống Cho tơi xin gửi lời cảm ơn tới Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức cho có khoảng thời gian kiến tập bổ ích này.Tơi xin cảm ơn tới Văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ nơi kiến tập, cảm ơn bác, cô, chú, anh chị giúp đỡ không ngừng thời gian qua, giúp tơi có thêm nhiều kiến thức bổ ích để chuẩn bị hành trang cho việc tương lai Trong khuôn khổ báo cáo này, kinh nghiệm thực tế thân hạn chế, chắn khơng tránh khỏi thiếu sót, Kính mong thầy, giáo tồn thể Cán bộ, công chức quan Văn phòng UBND quận Tây Hồ đóng góp ý kiến để báo cáo kiến tập tơi hồn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm 2017 Sinh viên Trần Công Khiêm LỜI NĨI ĐẦU Xã hội ngày phát triển ,thì vấn đề đào tạo đội ngũ cán trẻ Đảng Nhà nước ta quan tâm hàng đầu Vì hệ trẻ ngày khơng ngừng học tập, rèn luyện, tu dưỡng thân để phù hợp với phát triển đất nước Đặc biệt, đất nước ta thực cải cách Hành Quốc gia việc đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ Văn phòng vấn đề vơ quan trọng cấp thiết thiếu công đổi phát triển đất nước Bất kể quan tổ chức thiếu phận văn phòng Văn phòng nơi cung cấp lưu trữ nguồn thông tin quan trọng tin cậy nhất, thường xuyên phục vụ cho Lãnh đạo đạo, quản lý, điều hành công việc quan Sau thời gian học tập, rèn luyện trường với chuyên ngành Quản trị văn phòng, em xin kiến tập phận văn thư thuộc Văn phòng Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân quận Tầy Hồ, thành phố Hà Nội tiếp nhận Hiện nay, hoạt động quan tổ chức, công tác Văn thư thiếu nội dung quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến việc giải công việc đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời, xác thông tin cần thiết để phục vụ cho việc quản lý nhà nước Xuất phát từ nhu cầu thực tế cơng tác Văn thư đòi hỏi phải có đội ngũ cán có trình độ chun mơn nghiệp vụ cao Qua thời gian kiến tập hướng dẫn chuyên viên Đặng Thanh Hằng Nguyễn Thị Hương, em không nắm bắt thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động làm báo cáo kiến tập mà giúp em học hỏi nghiệp vụ công tác Văn thư, nâng cao kỹ , hiểu biết hành nhà nước.Đồng thời Trong thời gian làm Chuyên đề báo cáo kiến tập cố gắng lần thực chuyên đề nên báo cáo em thiếu sót khơng tránh khỏi hạn chế định Vì em mong nhận giúp đỡ, nhận xét từ quý thầy, cô Nhà trường; đóng góp ý kiến cơ, chú, anh, chị quan để em hồn thành tốt trình kiến tập Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy, cô giáo trường cô, chú, anh, chị quan phòng Văn thư – nơi em kiến tập giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt kiến tập qua em học hỏi kinh nghiệm quý báu, thực tế Em xin chân thành cảm ơn! CHƯƠNG 1: TÌM HIỂU VỀ HĐND-UBND QUẬN TÂY HỒ **Tìm hiểu UBND quận Tây Hồ * Giới thiệu Khái quát hình thành Phát triển Uỷ Ban Nhân Dân Quận Tây Hồ: Quận Tây Hồ vùng đất có bề dày lịch sử, nơi hội tụ dân cư đất việt, góp phần làm nên văn minh sơng Hồng rực rỡ, gắn liền với phát triển thăng long Hà Nội Uỷ Ban Nhân Dân Quận Tây Hồ đơn vị Hành thành lập theo Nghị định số 69/CP Chính phủ ban hành ngày 28/10/1995 Uỷ ban nhân dân Thành phố Hà Nội, giao cho nhiệm vụ quản lý Nhà nước địa bàn ngày 01 tháng 01 năm 1996 Khi thành lập, Quyết định số 4428/QĐ-UBND Thành phố Hà Nội ban hành ngày 15/12/1995 thành lập phòng, ban chun mơn giúp việc trực thuộc UBND quận Tây Hồ, UBND quận có 12 phòng ban chun mơn, 08 đơn vị nghiệp đoàn thể thực chức năng, nhiệm vụ Quận Tây Hồ với diện tích tự nhiên 2.393,7 có 110.000 người cư trú địa bàn 08 Phường: Bưởi, Yên Phụ, Thụy Khuê, Tứ Liên, Quảng An, Nhật Tân, Xuân La, Phú Thượng Quận Tây Hồ có Hồ Tây với diện tích khoảng 526 ha, nằm trọn địa giới quận, cảnh quan thiên nhiên đẹp Hà Nội nước Quận Tây Hồ thành lập năm 1995 nơi tập trung nhiều di tích danh thắng, di tích Văn Hóa – Lịch sử có giá trị Thủ đô Hà Nội Sau 15 năm xây dựng phát triển, quận Tây Hồ có bước phát triển mạnh với thành tựu quan trọng nhiều lĩnh vực trở thành trung tâm Dịch vụ - Du lịch Văn hóa cửa Thủ Hà Nội UBND quận Tây Hồ thành phố Hà Nội thành lập theo Nghị định 69/CP Chính phủ ngày 28/10/1995 UBND thành phố Hà Nội giao nhiệm vụ quản lý Nhà nước địa bàn Quận ngày 01/10/1996 Là điểm thành lập mà từ đầu UBND quận Tây Hồ nhận lãnh đạo, đạo sát Đảng – Chính quyền quan tâm, giúp đỡ sở, Ban, Ngành thành phố Hà Nội.Và quận tương đối thuận lợi cho phát triển ngành kinh tế, đặc biệt phát triển thương mại,du lịch dịch vụ Quận Tây Hồ nằm vị trí phía Bắc thủ Hà Nội với diện tích tự nhiên 2.393,7ha, địa giới Quận xác định: - Phía Bắc giáp với huyện Đơng Anh; - Phía Nam giáp với quận Ba Đình; - Phía Đơng giáp với quận Long Biên - Phía Tây giáp với quận Bắc Từ Liêm Ngay từ thành lập hệ thống quan Đảng, quyền đồn thể Quận vừa xây dựng kiện toàn máy, vừa thực chức năng, nhiệm vụ cơng tác lãnh đạo tổ chức thực nhiệm vụ lĩnh vực trị - kinh tế, văn hố xã hội – an ninh quốc phòng CHƯƠNG THỰC TRẠNG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA HĐND – UBND QUẬN TÂY HỒ 2.1 Tìm hiểu chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn cấu tổ chức quan văn phòng 2.1.1.Chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ 2.1.1.1.Chức UBND quận Tây Hồ UBND quận Tây Hồ quan hành Nhà nước Quận, quản lý nhà nước phạm vi lãnh thổ Quận theo hiến pháp,luật, pháp lệnh Nghị HĐND Quận Là quan quản lý Nhà nước cấp lĩnh vực: Chính trị, kinh tế, an ninh xã hội quốc phòng cụ thể - Về phát triển kinh tế, cơng nghiệp, lâm nghiệp, thương nghiệp, văn hố, giáo dục, y tế dịch vụ, công nghiệp môi trường…; - Về thu chi ngân sách địa phương địa bàn Quận theo quy định pháp luật đồng thời phối hợp với quan hữu quan đảm bảo việc thu đúng, thu đủ thu kịp thời loại thuế loại thu khác; - Vế tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành pháp luật, với văn quan nhà nước cấp Nghị HĐND cấp; - Đảm bảo an ninh, trị, trật tự an toàn xã hội: thực nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang nhân dân xây dựng lực lượng quốc phòng tồn dân, thực chế độ nghĩa vụ quân Đồng thời quản lý hộ khẩu, hộ tịch địa phương toàn Quận, quản lý việc cư trú người ngồi địa phương; - Phòng chống thiên tai, lũ lụt, bảo vệ tài sản Nhà nước tổ chức công dân, bảo vệ quyền tự dân chủ nhân dân; - Về công tác thi hành án, giải đơn thư, khiếu nại công dân theo thẩm quyền Quận; Về quản lý tổ chức biên chế lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội cho cán đơn vị thuộc phường lưu vào tập lấy tên tập lưu Địa phương; văn quan khác gửi tới trường học địa bàn quận, công ty, doanh nghiệp lưu vào tâp lấy tên tập lưu văn Khác * Ưu điểm: - Danh mục hồ sơ thiết lập hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ quan nên dễ dàng hơn, độ xác cao - Việc xếp tài liệu hồ sơ theo trật tự định nên có hệ thống chặt chẽ * Nhược điểm: - Công tác giao, nhận đưa hồ sơ vào lưu trữ quan chậm trễ so với quy định - Phần mềm quản lý văn bản, tài liệu lưu trữ nâng cấp thường xuyên bị lỗi, chưa kiểm soát hết văn bản, mạng thường xuyên bị tải * Giai pháp - Hồ sơ quan cần phải chuyển vào kho lưu trữ số lượng nhiều tránh thất thoát tài liệu văn để lâu - Công tác giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cần phải tiến hành cách nhanh chóng triệt để, khơng chậm trễ so với quy đinh đặt - Cần phải xếp sồ sơ tài liệu theo hệ thống định, không để lộn xộn loại văn bản, ảnh hưởng đến việc tra tìm văn sau 33 2.7.Tìm hiểu nghi thức nhà nước,kỹ giao tiếp 2.7.1.Các quy định hành quan nghi thức nhà nước, giao tiếp công sở 2.7.1.1.Văn hóa làm việc + Khơng làm muộn, không sớm, làm việc thời gian quy định, khơng làm việc riêng, khơng tụ tập nói chuyện,đọc báo, khơng sử dụng máy viii tính vào việc riêng làm việc + Trang phục đến quan gọn gàng, lịch sự, đeo thẻ công chức, không dép lê quan + Mỗi CC,VC,NV quan tự giác chấp hành nghiêm chỉnh nội quy quan.Quy chế làm việc văn phòng phải có chương trình, lịch làm việc hàng ngày theo thời gian,tuần, tháng, quý, năm.Có ý thức tổ chức kỷ luật, nghiêm chỉnh chấp hành đạo, giao nhiệm vụ thủ trưởng quan + Không hút thuốc phòng làm việc, khơng uống rưu bia làm việc 2.7.1.2.Văn hóa hội họp + Tổ chức họp đến họp quy định.Không tự ý bỏ họp 34 khơng có lý đáng khơng cho phép người chủ trì họp + Muốn phát biểu phải đồng ý chủ trì họp, khơng chen nói cắt ngang người khác phát biểu + Khơng làm việc riêng, khơng nói chuyện riêng gây tiengs ồ,ảnh hưởng đến tâp trung theo dõi người, không trao đổi điện thoại di động họp + Khơng hút thuốc phòng họp, hội nghị 2.7.1.3.Văn hóa giao tiếp, ứng xử + Giao tiếp ứng xử có văn hóa với đồng nghiệp quan, với CB,NV đến liên hệ cơng tác.Nói lịch sự, thẳng thắn, không tùy tiện, thiếu văn hóa, thiếu tơn trọng người khác + Khi tiếp xúc với CB,nhân dân để giải cơng việc phải có thái độ hòa nhã, niềm nở,biết lắng nghe tiếp thu ý kiến.Giai công việc nhanh gọn, dứt điểm, trình tự + Có tinh thần đồn kết trí nội đơn vị, tương trợ giúp đỡ đồng nghiệp công tác sinh hoạt Không sử dụng điện thoại phòng làm việc trao đổi việc cá nhân lâu,ảnh hưởng đến việc tiếp nhận thông tin cảu quan 2.7.1.4 Văn hóa trng giữ gìn vệ sinh,an toàn nơi làm việc + Sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp, vệ sinh phòng làm việc, trụ sở làm việc + Phòng làm việc phải có thùng đựng rác bỏ rác nơi quy định + Thực chế độ làm vệ sinh phòng làm việc, trang thiết bị làm việc hàng ngày, hàng tuần + Thực hành tốt tiết kiệm sử dụng điện,nước, văn phòng phẩm, sở vật chất trang thiết bị làm việc khác quan + Lau dọn bàn ghế, xếp hồ sơ tài liệu, tắt điện đồ dùng điện trước + Thực tốt nội quy phòng cháy chữa cháy quan 35 2.7.1.5.Văn hóa sinh hoạt + Tích cực tham gia phong trào thi đua, hoạt động xã hội, hoạt động nhân đạo từ thiện, hoạt động VHVN – TDTT tổ chức Cơng đồn, đồn thành niên quan tổ chức phát động + Tham gia hưởng ứng phong trào “ Toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hóa”,phong trào xây dựng “ Nếp sống văn hóa cơng nghiệp CNVC – LĐ Thủ đơ”.Tiếp tục thực quy ước nếp sống văn minh việc cưới, việc tang, lễ hội….Thực nghiêm túc sách dân số - KHHGĐ Tham gia phòng chống tệ nạn xã hội ma túy, mại dâm, cờ bạc… + Không gây tiếng ồn, náo động làm ảnh hướng đến người khác * * Nhận xét * Ưu điểm - Việc đề quy chế, quy định hành nhà nước, giao tiếp công sở mang lại hiệu cao công tác hành nhà nước, CB,NV quan chấp hành theo lề lối, trật tự,kỹ cương định, tạo nên văn hóa cơng sở tốt đẹp, lành mạnh.Cùng với việc thực đầy đủ cac nội quy đề ra, mang lại hiệu cao công tác văn phòng quan, làm giờ, k làm việc riêng giờ… tạo nên chất lượng công việc nâng lên nhiều Giao tiếp ứng xử nơi công sở, tạo nên văn hóa hành nhà nước tốt đẹp * Nhược điểm - Tuy nhiên, quy chế đề cách cụ thể chưa vào thực tiễn cho lắm, nhiều CB,NV quan tình trạng làm muộn nhiều,đang làm việc riêng làm việc, làm việc không quy định.Dẫn đến hiệu quả, chất lượng công việc chưa cao.Giao tiếp công sở chưa thực lành mạnh số CB,CC,VC lối nói tùy tiện, thiếu lịch sự, thiếu văn minh… * Giai pháp - Cơ quan cần phải có phận phụ trách kiểm tra ý thức kỷ luật thường 36 xuyên CB,CC,VC ; làm hay khơng, làm việc có sát với công việc giao hay không? - Cần phải đưa mạnh tay hình thức kỷ luật phù hợp với cá nhân, đơn vị, phận không chấp hành quy chế, quy định nhà nước, quan - Cần phải nâng cao ý thức, trách nhiệm cá nhân công tác hành 2.8 Tìm hiểu thiết bị văn phòng, phần mềm ứng dụng cơng tác văn phòng 2.8.1 Các loại thiết bị văn phòng sử dụng hoạt động quan, tổ chức - Máy Scan - Máy Fax * Máy fax thiết bị có khả nhận diện ký tự theo màu trắng đen, màu đen màu có ký tự, màu trắng màu khơng có ký tự, vẽ lại y gốc - Máy Scan hình ảnh Đây thiết bị có khả số hóa hình ảnh, tài liệu, đưa vào máy tính để lưu xử lý văn bản.Thiết bị dần trở nên thơng dụng cho người dùng máy tính cá nhân thông thường 37 - Máy in văn bản,tài liệu Máy in sử dụng công nghệ laze máy in dùng in giấy, hoạt động dựa nguyên tắc dùng tia laze để chiếu lên trống từ, trống từ quy qua ống mực, để mực hút vào trống, giấy chuyển động qua trống mực bám vào giấy, công đoạn cuối sấy khô mực để mực bám chặt vào giấy trước 38 - Máy tính để bàn kết nối mạng Được thiết lập có từ máy vi tinh trở lên kết nối với để chia sẻ tài nguyên: máy in, máy fax, tệp tin, liệu….Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng mức độ đại hóa văn phòng ngành, lĩnh vực, địa phương, quan mà sử dụng mạng máy tính nối mạng diện rộng ( WAN) mạng nội bộ( LAN) để phụ vị cho nhu cầu chia sẻ, khai thác truyền nhân thông tin 39 - Tủ để hồ sơ, tài liệu văn phòng 40 2.8.2 Quản lý sử dụng trang thiết bị văn phòng - Cơ quan ban hành quy chế, quy đinh sử dụng trang thiết bị * Nội dung: a) Trang thiết bị làm việc: Bàn ghế ngồi làm việc, tủ đựng tài liệu, tủ trưng bày, giá đựng công văn, giá đựng tài liệu, bàn ghế họp, tiếp khách; máy vi tính để bàn, máy vi tính xách tay, máy in, máy quét, máy fax, máy photocopy, máy hủy tài liệu; máy chiếu, chiếu, thiết bị trang âm; điện thoại, thiết bị kết nối internet b) Các thiết bị thuộc hệ thống kỹ thuật hạ tầng quan Bộ: Cấp điện, chiếu sáng, trang âm, điện thoại, bảng thơng tin điện tử, mạng internet, cấp nước, vệ sinh, báo cháy, chữa cháy, theo dõi an ninh c) Các trang thiết bị khác: Máy thu hình, tủ lạnh, máy đun nước uống… Các tài sản vật chất vơ hình mà việc sử dụng trả tiền điện, nước, điện thoại, internet, phần mềm tin học Tài sản công quy chế không bao gồm nhà công vụ, phương tiện vận chuyển (xe ôtô loại xe chuyên dùng) Nguyên tắc,quy định quản lý sử dụng tài sản công Mỗi tài sản công quan Bộ giao cho đơn vị, tổ chức cá nhân quan Bộ quản lý sử dụng Tài sản công quan Bộ quản lý thống nhất, có phân cơng, phân cấp quyền hạn, trách nhiệm đơn vị quản lý Văn phòng Bộ với đơn vị, cá nhân giao trực tiếp sử dụng tài sản Tài sản công phải đầu tư, trang bị, sử dụng mục đích, tiêu chuẩn, định mức, chế độ bảo đảm công bằng, hiệu tiết kiệm; bảo dưỡng, sửa chữa bảo vệ theo chế độ quy định Việc xác định giá trị tài sản công quan hệ mua, bán, lý thực theo chế thị trường phù hợp với quy định pháp luật Thực công khai, minh bạch việc quản lý sử dụng tài sản công quan Bộ Mọi hành vi vi phạm chế độ quản lý sử dụng tài sản công phải bị 41 xử lý nghiêm minh - Cơ quan thành lập phận chuyên trách trang thiết bị - Tình hình kiểm tra, bảo dưỡng, bảo trì trang thiết bị diễn thường xuyên Hàng tháng đội chuyên phụ trách mảng trang thiết bị có trách nhiệm kiểm tra thường xuyên tất loại trang thiết bị văn phòng, có dấu hiệu hư hỏng, hay trục trặc phận đó, bên phụ trách sửa chữa, bảo trì bảo dưỡng ngay, để đảm bảo cho tiến trình cơng việc văn phòng diễn quy trình, với quy định nahf nước 2.8.3.Các phần mềm ứng dụng công tác văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ - Phần mềm quản lý văn điều hành tác nghiệp: Phân hệ Văn cho phép tạo lập, quản lý Văn đến, Tờ trình, Văn đi, phân loại văn bản, giao cấp xử lý theo dõi tiến độ xử lý, đánh giá kết xử lý - Phần mềm cho phép quản lý văn đi, văn đến theo nhiều sổ văn đi, văn đến; sổ văn đi, sổ văn số thứ tự văn tự động nhảy tăng dần - Các trường thông tin mô tả văn đi, văn đến theo chuẩn mô tả Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ban hành Đối với văn có trường như: Số KHVB, Ngày VB, Trích yếu ND, Đơn vị soạn, Nới nhận, …Đối với văn đến: Số đến, Ngày đến, Số KHVB, Ngày VB, Trích yếu ND, Nới gửi, Đơn vị nhận, Tác giả,… - Phần mềm cho phép gắn nội dung toàn văn văn đi, văn đến theo định dạng file: text, file ảnh, file pdf…vào hệ thống - Quản lý hồ sơ công việc: Quản lý danh mục hồ sơ công việc đơn vị theo năm, cho phép chọn văn từ sổ văn đi, văn đến đưa vào hồ sơ công việc - Phần mềm quản lý đơn thư khiếu nại, tố cáo; Phần mềm quản lý tiếp dân đơn thư khiếu nại tố cáo QLKT – phiên NF 1.0( gọi tắt QLKT) DTSoft dùng để quản lý, Tra cứu, Tổng hợp 42 thông tin tiếp dân, đơn thư khiếu nại, tố cáo Phần mềm công cụ hiệu quả, giúp người quản lý tiếp dân đơn thư khiếu nại tố cáo theo dõi, báo cáo với quan cấp cách nhanh nhất.Trường hợp muốn tìm kiếm đơn thư khiếu nại hay vụ việc phần mềm QLKT cần hai thao tác tìm kết - Phần mềm chuyển nhận văn bản; Có chức tạo lập văn bản,tìm kiếm văn bản, đặc biệt chức truyền văn bản, thông tin đến quan tổ chức đơn vị khác - Phần mềm quản lý hồ sơ hành “ cửa” cấp phường; xã nhằm phục vụ trực tiếp cơng tác tiếp nhận, xử lý hồ sơ hành chính, đồng thời cung cấp thông tin cho người dân (và tổ chức liên quan) thủ tục hành thuộc thẩm quyền UBND phường, xã ; tình hình giải hồ sơ lĩnh vực hộ tịch; đất đai; xây dựng nhà ở; chứng thực; lao động, thương binh xã hội…và hồ sơ hành thơng thường (được quy định thủ tục hành cấp phường, xã) - Phần mềm quản lý đối tượng phạm tội không giam giữ; Phần mềm giúp việc quản lý thông tin tội phạm ngày dễ dàng hiệu quả,nhất phường, quận, thành phố lớn, số dân đông, tuwf việc tiếp nhận cá nhân ( Quản lý thông tin cá nhân),cho đến quản lý trình phạm tội, xuất báo cáo thống kê theo yêu cầu đơn vị * *Nhận xét; * Ưu điểm: Nhìn chung trang thiết bị sử dụng văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ trang bị cách đầy đủ đại, phù hợp với xu hướng cải cách hành nhà nước, khơng người mà tất trang thiết bị cải tiến.Đáp ứng nhu cầu cầu việc, lượng văn giấy tờ quan ngày cao * Hạn chế: - Tuy máy móc trang thiết bị có đại, dường thủ tục giải công việc hành rườm ra,chưa rút ngắn tình trạng 43 giấy tờ quan.Mặc dù trang thiết bị nhiều quy trình giải cơng việc chưa thực gọn nhẹ,nhanh chóng, nhiều giai đoạn, nhiều quy trình rườm - CB,VC,CC quan chưa thực am hiểu quy trình ,cách sử dụng trang thiết bị văn phòng, lúng túng sử dụng trang thiết bị giải văn giấy tờ Dẫn đến chậm tiến trình cơng việc, chất lượng cơng việc không cao * Giai pháp - Cần phải thay số trang thiết bị văn phòng có dấu hiệu hư hỏng,dẫn đến khó giải cơng việc - Đội lắp đặt, bảo trì bảo dưỡng trang thiết bị cần hướng dẫn cụ thể tới CB,NV quan biết cách sử dụng trang thiết bị cho hợp lý, phù hợp với công việc, tránh hư hỏng, tốn tài sản công 44 CHƯƠNG KẾT LUẬN GIẢI PHÁP NÂNG CAO CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA HĐND-UBND QUẬN TÂY HỒ - Những công việc kiến tập UBND quận Tây Hồ * Trong thời gian kiến tập UBND quận Tây Hồ em làm quen với cơng việc quan Qúa trình kiến tập, giúp em học hỏi công việc Chuyên môn, Nghiệp vụ, cách ứng xử, giao tiếp công sở, tạo điều kiện cho em sinh viên trường tự tin bước vào công tác Về cơng tác soạn thảo Văn Văn phòng có trách nhiệm kiểm tra lại thể thức lần cuối trước ban hành Văn Tổ chức đăng ký quản lý Văn đi, đến Đây trọng tâm trình thực tập, để giúp cho cơng tác Văn thư nhanh chóng, kịp thời đăng ký Văn đến vào sổ Cán Văn phòng giao cho em đăng ký Văn đi, Văn đến Ngồi đóng dấu phong bì gửi tài liệu đến quan, đăng ký loại Văn cơng tác Văn phòng Cũng giúp em tự tin sau trường làm có vốn kinh nghiệm dù chưa cao hành trang để tơi vững bước cho công việc sau * Bên cạnh đó, q trình kiến tập em bác, chú, anh chị quan dẫn cho em nhiều không công việc mà cách ứng xử ngày, chác chuẩn mực nhất,mỗi ngày đến văn phòng kiến tập ngày em học hỏi điều bổ ích, thực tốt đầy ý nghĩa với tơi Tất giao, em với tất tinh thần, trách nhiệm cao Vừa làm, vừa học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm từ vốn hiểu biết rộng lớn cán lâu năm ngành Dưới sụ đạo tận tình chuyên viên văn thư Chị Nguyễn Thị Hương, chị Đặng Thanh Hằng thuộc phận Văn phòng, tơi thấy lớn lên nhiều công việc Đây học đầu đời bổ ích giúp tơi có hành trang vững trường, làm, tự trải nghiệm 45 học vào thực tế công việc ** Nhận xét * Ưu điểm: Xử lý thơng tin Văn bản, giấy tờ nhanh chóng, xác, thái độ khách thân thiện cởi mở, chương trình kế hoạch chuyến cơng tác xếp phù hợp hiệu cao * Nhược điểm: Hiệu giải công việc chưa nhanh chóng, thủ tục rườm rà, phức tạp *- Những ý kiến đề xuất, kiến nghị Trong thời gian kiến tập từ ngày 01/6 đến 22/6/2016 quan, bên cạnh thuận lợi, khó lăn với Ưu điểm, Nhược điểm tơi xin có vài ý kiến đóng góp với quan em kiến tập UBND quận Tây Hồ cần quan tâm việc cử Cán nhân viên quan tham gia lớp đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ Chuyên môn nâng cao chất lượng hiệu công việc Củng cố hệ thống trang thiết bị phục vụ công tác quan, bố trí xếp thời gian làm việc thích hợp, tránh tình trạng cơng việc q tải, giải khơng kịp, lại có lúc khơng có việc để làm, thời gian bị bỏ trống làm việc Về sở vật chất cần cải tiến, tu bổ nhằm nâng cao hiệu làm việc, sở hạ tầng, bố trí phòng làm việc, mở rộng diện tích, trang bị đầy đủ phương tiện hoạt động phục vụ cho công việc tổ chức Tiếp khách, Hội nghị lớn quan Văn phòng Cán Văn phòng phải khơng ngừng nắm bắt thay đổi thể thức Văn Trên số ý kiến đề xuất riêng tôi, tin với quan tâm cấp Lãnh đạo ngày góp phần nâng cao nũa cơng tác Văn phòng nói chung Cơng tác Văn thư – Lưu trữ, Thư ký Văn phòng … nói riêng đáp ứng nhu cầu phát triển xã hội ngày 46 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Văn hợp số 01/VBHN – BNV ngày 25/02/2014 Bộ Nội Vụ công tác văn thư Thông tư số 01/20011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội Vụ công tác văn thư Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT – BNV – VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội Vụ văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Báo cáo số 15/BC-UBND quận Tây Hồ tổng kết công tác năm 2015 phương hướng nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2016 Quy định số 146/VP Văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ Quy định việc tra tìm,khai thác, sử dụng tài liệu, hồ sơ kho lưu trữ UBND quận Luật Lao động Quận Tây Hồ Cơng đồn văn phòng HĐND&UBND Quận Tây Hồ soạn thảo: Quy ước nếp sống văn hóa nơi công sở http://donga.edu.vn/Thongbao/tabid/1892/cat/1173/ArticleDetailId/12 460/ArticleId/12458/Default.aspx Phần mềm quản lý hồ sơ “một cửa” http://cloudoffice.com.vn/ Phần mềm quản lý văn 10 http://123.25.28.52/cnvb_02/admin/login.php phần mềm chuyển nhận văn 11 http://thuvienphapluat.vn/van-ban/Tai-chinh-nha-nuoc/Quyetdinh-5576-QD-BGDDT-Quy-che-quan-ly-su-dung-tai-san-cong-131751.aspx 47 ... chức UBND quận Tây Hồ 2.1.1.1.Chức UBND quận Tây Hồ 2.1.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn UBND quận Tây Hồ .6 2.1.1.3.Cơ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ 2.1.2 Tìm hiểu văn phòng UBND. .. xây dựng 2.1.2 Tìm hiểu văn phòng UBND quận Tây Hồ phận văn thư UBND quận Tây Hồ 2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức Văn phòng Văn phòng UBND quận quan chuyên môn trực thuộc UBND quận, chịu trách nhiệm điều... trên, Văn phòng HĐND, UBND quận uỷ quyền thực số nhiệm vụ khác giao thêm quyền hạn HĐND, UBND quận quy định cụ thể văn *Cơ cấu tổ chức Văn phòng HĐND &UBND Quận Văn phòng UBND Quận Tây Hồ làm nhiệm